Manual de UsoSistema de Evaluación de

Factores de Riesgo PsicosocialIST

El sistema permite, entre muchos aspectos:

Aplicar el cuestionario en un lugar de trabajo, de acuerdo a la metodologíaSUSESO/ISTAS 21.

Administrar los procesos de evaluación que se lleven a cabo en toda laorganización, a través de diferentes niveles de usuario. (Usuario “Empresa”y usuario “Comité”)

Tabular automáticamente todas las respuestas de los trabajadores.

Segmentar los lugares de trabajo de acuerdo a su ubicación geográfica,departamentos o estamentos.

Resguardar el anonimato, la confidencialidad y dar confianza a laorganización y al trabajador que la información que se responde esanónima, confidencial, y que no es posible hacer seguimiento de IP.

Bienvenido al Software de Evaluación de Factores de Riesgo Psicosocial para empresas adherentes al IST

Acceso al Software

Una vez constituidos el/los Comité/s de Aplicación en su empresa uorganización, acceda a encuestas.istcomunidades.cl para hacer uso de laherramienta, haciendo clic en “Acceso al Sistema de Evaluación de FactoresPsicosociales”

Para registrar su empresa uorganización, haga clic en “¿Suempresa no está registrada?,regístrela aquí”.

Más adelante, volverá a estapantalla para acceder al software,ya sea como empresa o comocomité.

Registro empresa u organización

Rellene los campos solicitados. Si tiene algunaduda, haga clic en los signos de interrogación.

El usuario y contraseña que ingrese le daránacceso a toda la información que su empresa uorganización genere en este software.

Al email del administrador principal llegarán lasnotificaciones de los emails secundarios, ademásde la modificación y recuperación de todas lascontraseñas.

Los emails secundarios recibirán notificacionesde: Acceso al software Registro de nuevos comités y lugares de trabajo Finalización de la medición en cada lugar detrabajo.

Recuerde aceptar las condiciones de uso antes deenviar.

Solicitud de acceso y registro de empresa

Una vez registrado, el sistema le enviará un email recordando el usuario y lacontraseña. Ahora podrá acceder al sistema como Empresa.

El siguiente paso es registrar los Comités de Aplicación en el software.Recuerde que estos deben estar previamente constituidos en su organización.Para más información, haga clic en “Cómo constituir un Comité de Aplicaciónen su organización”.

Desde esta pantalla usted podrá:

Registrar comités Registrar lugares de trabajo Descargar Excel consolidado de resultados de su organización

Más adelante, desde esta pantalla, podrá monitorear las evaluaciones querealicen los Comités de Aplicación de su organización.

Registro de Comités de Aplicación

Rellene el formulario con los datos delComité.

Cada Comité debe tener un usuario ycontraseña únicos, y estos deben serdiferentes al de la empresa.

En la casilla “emails”, ingrese los correosde todos los integrantes del Comité,separados por comas y espacios. A todosellos llegará el usuario y contraseña deacceso a su Comité.

Si desea crear otro comité, haga clic en“Registrar y crear otro comité”. Cuandofinalice, haga clic en “Registrar”.

Podrá entrar en el sistema y registrarComités tantas veces como seanecesario.

Formulario registro de Comités

En el caso que su organización posea un soloComité de aplicación, haga clic en la casilla“Mi empresa tiene un solo Comité deAplicación”.

Usted podrá ver en la pantalla de administración los Comités que haregistrado.

El siguiente paso es registrar los Lugares de Trabajo que cada comité evaluará.

En esta etapa, los integrantes de los Comités ya habrán recibido en sus emailsla notificación del registro de su Comité en el Software, así como el usuario ycontraseña para acceder a él.

Registro de Lugares de Trabajo

Desde este punto, cada Comité podrá acceder al Software con su usuario ycontraseña.

Una vez que ingrese, el Comité podrá registrar la cantidad de Lugares de Trabajopara evaluar como necesite haciendo clic en “Registrar nuevo lugar de trabajo”.

Rellene los campos y siga las instrucciones que aparecen en los signosRecuerde que un lugar de trabajo puede tener más de una unidad geográfica.

Si desea hacer pruebas del software, haga clic en “Lugar de trabajo de prueba”.

Para más información sobre Lugares de Trabajo, departamentos, estamentos yunidades geográficas, clic aquí.

Una vez registrados los lugares de trabajo, podrá visualizarlos en esta pantalla.

Ahora ya puede comenzar la evaluación.Recuerde que la difusión y sensibilización a los trabajadores es fundamental paraconseguir al menos el 60% de respuestas que exige la metodología SUSESO/ISTAS 21.

Haga clic en para generar y descargar los códigos aleatorios, que tendrá que sortearentre los trabajadores del lugar de trabajo.

Antes de generar los códigos, procure revisar que los datos del Lugar de Trabajo seancorrectos, en especial el número de trabajadores y la fecha de finalización, ya quedespués no podrá modificarlos.

El sistema generará un 10% más de códigos que el número de trabajadores, con el finde cubrir posibles pérdidas de códigos.

Ahora podrá imprimir los códigos que ha descargado. Deberá imprimirlos y recortarlospara poder “sortearlos” entre los trabajadores y de esta forma garantizar el anonimatodel cuestionario y que cada trabajador rellene un solo cuestionario.Recuerde a los trabajadores que la pérdida del código supone perder la oportunidadde participar en el proceso.

Cada trabajador ya puede contestar el cuestionario. Podrá hacerlo desde cualquiercomputador, tablet, celular u otro dispositivo con acceso a internet, ingresando a lapágina encuestas.istcomunidades.cl e introduciendo su código.

Al responder el cuestionario, el trabajador deberá contestar todaspreguntas.

En el caso que no haya contestado alguna pregunta, el sistema le avisará.

El sistema lo dirigirá a la página de inicio, lo que permite que más personas puedancontestar el cuestionario desde el mismo dispositivo.

Al finalizar, le indicará que el cuestionario ha sido recepcionado exitosamente.

El comité podrá hacer seguimiento de los avances de cada uno de los lugares de trabajo que se encuentren en evaluación.

Estado de avance

Finalizado el plazo de evaluación, y obtenida la representatividad requerida, podrácerrar la evaluación del lugar de trabajo haciendo clic en .El ícono cambiará a para indicar que la evaluación está cerrada.

Podrá cerrar la evaluación antes del plazo de finalización, en aquel caso de alcanzar el100% de los cuestionarios respondidos.

Cierre de la evaluación

Una vez finalizada la evaluación, el íconode informe cambiará de color a .

Ahora puede acceder al informe deresultados.

En la pantalla de informe, podrá:

Descargar informeVer detalle de informeDescargar Excel

Informe de resultados

El software proporciona complementariamente, un ranking de las preguntas demayor ponderación en el nivel de riesgo en cada una de las dimensiones, así comoen el global del cuestionario.

Detalle de informe

Hospital

Instituto de Seguridad del Trabajo

Ingreso manual de cuestionarios (Opcional)

En caso que en un lugar de trabajo haya aplicado el cuestionario en formato papel,existe la opción de ingresar las respuestas en el Software. Para ello, desde la pantallaprincipal, haga clic en “Lugar de trabajo manual” e ingrese la información solicitada.

Finalizado lo anterior, en el listado de Lugares de trabajo, aparecerá el ícono .Esta opción le permitirá traspasar uno a uno las respuestas de los cuestionariosaplicados en papel.

Al finalizar, podrá obtener el informe de resultados haciendo clic en el ícono .

Al acceder al Software como “Empresa”, podrá monitorear todas lasevaluaciones que realicen los Comités de Aplicación en su organización, revisarsus estados de avance, acceder a sus resultados, modificar información delproceso, entre otros.

Monitoreo de avances de los Comités de Aplicación