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MANUAL DE USO CORREO

INSTITUCIONAL

CÓDIGO PMO-MA-G10-

L6-01 VERSIÓN 2.1

FECHA Junio de 2014 Página 1 de 41

MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL

CAPITULO 2.3

ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES A TRAVES DE

OUTLOOK

Versión 2.1

Junio de 2014



INSTITUCIONAL

CÓDIGO PMO-MA-G10-

L6-01 VERSIÓN 2.1


INTRODUCCIÓN

El correo electrónico como forma de comunicación masiva, alternativa e

informal, facilita la difusión de información de persona a persona y / o de

persona a grupo.

Este medio cobra gran importancia ya que reduce el empleo de recursos

tangibles como papel e intangibles como el tiempo.

El envío y recepción de información vía correo electrónico tiene la misma

responsabilidad que cualquier entrega personal de documento físico.

Este documento pretende instruir al usuario sobre el manejo básico del correo

institucional provisto a la Superintendencia de Notariado y Registro, para el

envío y recepción de mensajes expresamente de la entidad.

PARA TENER EN CUENTA:

Es responsabilidad del usuario mantener el correo debidamente

depurado y leerlo al menos una vez al día para estar informado sobre

las novedades de la entidad

Si usted presenta inconvenientes o dudas sobre el uso o funcionamiento

de este servicio de correo electrónico, por favor no dude en

consultarnos.

DATOS DEL SOPORTE:

MARCELA MARTÍNEZ – CATALINA SÁNCHEZ

LEONARDO PANCHE – DIEGO OTALORA

Correo: [email protected]

Teléfono: (1) 328 21 21 Extensiones: 1224 – 1225 – 1381 - 1066 Celular: 318 206 70 26

mailto:[email protected]



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ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES A TRAVES DE OUTLOOK

Aunque la funcionalidad es similar al entorno Webmail, a continuación un

vistazo a las demás versiones de Outlook.

Por favor haga click encima del Cliente de Correo deseado

Outlook Express

Outlook 2000

Outlook 2003

Outlook 2007

Outlook 2010

Outlook 2013



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COMPONENTES DE LA VENTANA DE CREACION DE

MENSAJES

OUTLOOK EXPRESS

ENVIAR: Envía los mensajes.

CORTAR: Corta un fragmento de texto seleccionado en el Mensaje

COPIAR: Copia un fragmento de texto seleccionado en el Mensaje

PEGAR: Pega lo copiado sea en el mensaje o de otro programa.

DESHACER: Deshace el ultimo cambio realizado si se ha cometido un

error.

COMPROBAR NOMBRES DE LA LIBRETA: Si bien se puede ingresar la cuenta

de correo completa, también se puede escribir el nombre del remitente,

esta opción nos ayuda a comprobar que las cuentas de correo están

bien escritas, aunque solo aplica para los contactos agregados a la

libreta o para los funcionarios de la Superintendencia.

ORTOGRAFIA: realiza la revisión ortográfica del mensaje.

ADJUNTAR: Permite anexar archivos tales como documentos, imágenes,

etc.

PRIORIDAD (Alta y Baja): estas opciones marcan por anticipado la

importancia o prioridad del correo a ser leído y contestado.

Enviar

Cortar

Copiar

Pegar

Deshacer

Comprobar

Nombres de la Libreta

Ortografía

Adjuntar

Importancia del Mensaje



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A continuación, los campos de destinatarios y asunto

PARA: es el destinatario principal a recibir el mensaje. si hay mas de una

cuenta de correo, deben ser separadas con punto y coma “;”

CC (Con Copia): son los destinatarios que recibirán el mensaje con fines

informativos.

CCO ( Con Copia Oculta): Son los destinatarios que recibirán el mensaje

con fines informativos pero no serán visto por los demás destinatarios

copiados en el mensaje.

ASUNTO: es el título del mensaje, o un breve resumen de este.

Edición del contenido del mensaje:

Al igual que un procesador de texto tal como Word, contiene variedad de

opciones para editar el mensaje de correo, tal como tipos de letra como son

negrita, cursiva, alineación, tipo de fuente, tamaño, viñetas, numeración etc.



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ENVIAR MENSAJES DE CORREO

Es necesario estar en la pantalla principal del correo, y hacer click en el botón

“nuevo”.

Hacer click en Crear Correo.

Aparecerá la ventana donde se edita y redacta el correo.



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1. Seleccionar el o los archivos a adjuntar

2. Click en Adjuntar

ADJUNTAR ARCHIVOS

Al igual que Webmail, el límite de tamaño de los archivos adjuntos a enviar en

un mensaje es de 9 Megas (Mb) ó 9.000 Kilobytes (Kb) y el procedimiento es

similar. Sin embargo los clientes de correo tales como Outlook Express, 2000,

2003 y 2007 no tienen límite de cantidad de archivos adjuntos siempre y

cuando no superen el tamaño indicado anteriormente

Para esto, hacer click en el botón de adjuntar que por lo general es un clip,

ubicado en la ventana de redacción y edición del mensaje a enviar:



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Una vez este todo listo para enviar hacemos click en el botón enviar.

NOTA:

Mientras se realiza el envío de mensajes por favor no cerrar el cliente de

correo hasta que haya finalizado.



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Después de enviar el mensaje de correo, verificar en la Bandeja de Entrada

de su cuenta de correo mensajes de Administrador de Sistema o Microsoft

Exchange indicando errores en la entrega de su mensaje.

Si aparece mensaje de error al intentar entregar el mensaje de correo

o este se queda en “Bandeja de Salida” por favor reportarlo

inmediatamente al personal de Soporte Correo.



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RECIBIR MENSAJES

Una vez configurado los cl ientes de correo, automáticamente

comprueba si hay mensajes nuevos para leer o para enviar. Sin

embargo en caso de no hacerlo, usted puede forzar la

s incronización haciendo click en el icono enviar y recibir.

NOTA:

Durante el proceso de recepción y envío de mensajes de correos en el

cliente Outlook, estará visible el aviso de progreso de estas tareas.

Importante: Mientras se realiza la recepción de mensajes por favor no cerrar

el cliente de correo hasta que la descarga haya finalizado.

Si aparece mensaje de error durante el proceso de envío o recepción

por favor reportarlo inmediatamente al personal de Soporte Correo.



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Para ver los mensajes de correo usted puede ubicarse encima del mensaje que

desea leer y hacer doble click encima de este:

A diferencia de Webmail, los archivos adjuntos de un mensaje desde un cliente

de correo Outlook no tienen la opción de vista preliminar. Por lo tanto usted

debe abrir y/o guardar los archivos adjuntos del mensaje.

Para esto, es necesario hacer click derecho sobre el documento adjunto,

seleccionar “Abrir” para visualizarlo o “guardar como” si queremos

guardar el archivo.

Doble click encima



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MENSAJES

OUTLOOK 2000






error.






Guardar Firma

Contenido del Mensaje

Enviar Imprimir

Cortar,

Copiar y pegar

Libreta de Direcciones

Importancia Alta y baja

Opciones

Campos de Destinatario y Asunto



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etc.







informativos.











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“nuevo”.

Hacer click en Crear Correo.


ADJUNTAR ARCHIVOS





cuando no superen el tamaño indicado anteriormente.



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2.Seleccionar el o los archivos a adjuntar

3. Click en Adjuntar






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Nota:






Si aparece mensaje de error al intentar entregar el mensaje o este se

queda en “Bandeja de Salida” por favor reportarlo inmediatamente al

personal de Soporte Correo.



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RECIBIR MENSAJES





NOTA:









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Doble click encima








guardar el archivo.

Doble click para abrir o click derecho para guardar



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MENSAJES

OUTLOOK 2003






error.








etc.



Enviar Guardar

Imprimir Cortar,

Copiar y

pegar Firma Adjuntar

Libreta de

Direcciones y

Comprobar

Nombres Importancia

Alta y baja

Opciones

Edición del

contenido del mensaje




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informativos.











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“nuevo”.


ADJUNTAR ARCHIVOS








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Nota:

2. Seleccionar el o los

archivos a adjuntar

3.Click en Adjuntar



INSTITUCIONAL

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Si aparece mensaje de error al intentar entregar el mensaje de correo por

favor reportarlo inmediatamente al personal de Soporte Correo



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RECIBIR MENSAJES





NOTA:







INSTITUCIONAL

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Doble click encima










guardar el archivo.



INSTITUCIONAL

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MENSAJES

OUTLOOK 2007






error.








etc.


Edición del

contenido del mensaje

Libreta de

Direcciones y

Comprobar Nombres

Adjuntar

Ortografía

Importancia

Alta y baja


Enviar

Guardar



INSTITUCIONAL

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informativos.











INSTITUCIONAL

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“nuevo”.


ADJUNTAR ARCHIVOS








INSTITUCIONAL

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2.Seleccionar el o los archivos a adjuntar

3.Click en Adjuntar



INSTITUCIONAL

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L6-01 VERSIÓN 2.1



Nota:





INSTITUCIONAL

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o el mensaje se queda en bandeja de salida por favor reportarlo

inmediatamente al personal de Soporte Correo



INSTITUCIONAL

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RECIBIR MENSAJES


comprueba si hay mensajes nuevos para lee r o para enviar. Sin





NOTA:





Si aparece mensaje de error durante el proceso de envío o recepción por

favor reportarlo inmediatamente al personal de Soporte Correo.



INSTITUCIONAL

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Para abrir los mensajes, puede hacer doble click encima de cada uno






guardar el archivo.

Doble click encima



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MENSAJES

OUTLOOK 2010 y 2013





DESHACER: Deshace el último cambio realizado si se ha cometido un

error.









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etc.







informativos.

CCO (Con Copia Oculta): Son los destinatarios que recibirán el mensaje










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“nuevo”.




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ADJUNTAR ARCHIVOS










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Nota:





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o el mensaje se queda en “Bandeja de Salida” por favor reportarlo

inmediatamente al personal de Soporte Correo.



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RECIBIR MENSAJES Una vez configurado los cl ientes de correo, automáticamente




NOTA:









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guardar el archivo.

Doble click encima

manual de uso correo institucional … · este documento pretende instruir al usuario sobre el...

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