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Manual de supervisión de obra - Indice

Manual de Supervisión de Obra 1 Indice 3 Capítulo 1 3 Definición. 3 Metodología. 4 Necesidades. 4 Actividades de control. 4 Controles de calidad 8 Controles de tiempo. 10 Controles de costo. 12 Ubicación de la supervisión en el esquema operativo de la obra. 14 Alcances de la función del supervisor. 14 Perfil del supervisor. 16 Relaciones de trabajo. 17 Contratos 17 Componentes del contrato. 17 Análisis de responsabilidades. 18 Aspectos legales. 18 Revisiones, verificaciones y comprobantes. 20 Verificaciones. 20 Comprobaciones. 21 Capítulo 2. Manual de funciones y procedimientos para la supervisión de obra 21 Funciones de la supervisión antes del arranque de los trabajos de campo. 22 Funciones de la supervisión que solo se realizarán al principio de la obra. 22 Funciones de la supervisión durante el proceso constructivo. 22 Funciones de la supervisión para la terminación y entrega de la obra. 23 Funciones y procedimientos de la supervisión que realizará antes del arranque de los

trabajos de campo. 29 Funciones y procedimientos de la supervisión que solo se realizarán al principio de la

obra. 30 Funciones y procedimientos de la supervisión durante el proceso constructivo. 36 Funciones y procedimientos de la supervisión para la terminación y entrega de la obra. 39 Capítulo 3. Bitácora de obra 39 Prólogo 40 La bitácora - definición - 40 Uso de la bitácora de obra 41 Formatos de la bitácora de obra

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Manual de supervisión de obra - Indice

43 Reglas para el uso correcto de la bitácora de obra 48 Reglas de la supervisión 52 Reglas de la residencia de obra 54 Apertura de libreta de bitácora de obra 54 Cierre de la bitácora 55 Tipos de notas y ejemplos 60 Reglamento de la bitácora de obra 62 Reglamentación de la obra por la bitácora 64 Capítulo 4. Diario de obra 64 Instructivo 64 La libreta 65 Diferenciación de partes 66 Operación del diario de obra 71 Instructivo para el uso de formatos de diario de obra 71 Introducción 72 Instructivo de uso 72 Libro base diario de obra 73 Repuesto de diario de obra


Manual de supervisión de obra - Capítulo 1

1.1 Definición. Según el diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, "Supervisar es ejercer la inspección superior en determinados casos". Lo anterior nos define con claridad la ubicación del Supervisor. Conocer las definiciones en este caso es tan importante como actuar conforme al significado. La palabra "SUPERVISION" es compuesta, los significados de los componentes: "VISAR" (del latín visus), "reconocer o examinar un instrumento, certificación, etc., poniéndole el visto bueno", en otras palabras, poner el visto bueno después de examinar. "SUPER", (del latín super), "Elemento compositivo que entra en la formación de algunas voces españolas con el significado de PREEMINENCIA". Preeminencia significa as u vez "PRIVILEGIO, EXTENSION, VENTAJA O PREFERENCIA" que goza uno respecto a otro por razón o mérito especial. Con este conjunto de significados compondremos una conclusión aplicable a nuestro tema, ésta nos ayudará a ubicarnos y así comprender en su cabal dimensión el valor real de la supervisión. El "PRIVILEGIO o PREFERENCIA", los consideramos válidos debido a que hemos sido comisionados por quien patrocina la obra. La "RAZON o MERITO ESPECIAL", será por la cual, el contratante de la obra nos ha colocado en la misma con objeto de proteger sus intereses. El "MERITO", no es otra cosa que nuestros conocimientos técnicos a nivel profesional, suficientes para estar en posibilidad de "EXAMINAR" y otorgar el "VISTO BUENO". Para establecer las características definitorias de la supervisión de acuerdo a lo expuesto, determinaremos el objetivo primordial de la misma. LA SUPERVISION ES LA ACTIVIDAD DE VIGILANCIA Y COORDINACION DE ACTIVIDADES DEL CUMPLIMIENTO A TIEMPO DE LAS CONDICIONES TECNICAS Y ECONOMICAS PACTADAS ENTRE QUIEN ORDENA Y FINANCIA LA OBRA Y QUIEN LA EJECUTA A CAMBIO DE UN BENEFICIO ECONOMICO. Materiales indispensables para concretar la obra. Abreviando, diremos que los objetivos básicos de la supervisión son: controlar calidad, tiempo y costo. 1.2 Metodología. Es principalmente empírica transmitida por el ejercicio cotidiano en las obras mismas o dentro del seno de las empresas o instituciones dedicadas a la construcción. Esto no quiere decir que no existan cursos de capacitación o literatura técnica al respecto, lo que sucede es que los cursos son insuficientes y, por lo general, específicos (cursos sobre supervisión de concretos, laboratorios de control, soldaduras, etc.), y por lo que se refiere a la literatura técnica existen algunos manuales un tanto técnicos además de genéricos. Debido a estas carencias se ha diseñado el presente manual de manera que le proporcione a los lectores una metodología práctica y aplicable a la supervisión.



1.3 Necesidades. Es fundamental para el supervisor contar con una metodología acorde a la responsabilidad del cargo, además de aplicarla a todas las funciones cotidianas, basando toda su actividad en el cumplimiento de la normatividad vigente. Por razones prácticas, se han dividido las funciones del supervisor en: Actividades de control, información y de administración interna. A continuación analizaremos cada una de estas partes. 1.4 Actividades de control. Comprenden, como ya se mencionó, los controles de calidad, tiempo y costo, los cuales operaremos de acuerdo a las siguientes descripciones: 1.5 Controles de calidad Estos controles son regulados por las especificaciones, la mano de obra utilizada, así como por las normas técnicas reglamentarias que tradicionalmente expiden los fabricantes de materiales, maquinaria y equipos. En la industria de la construcción se carece de muchos elementos de control de calidad en forma práctica, es preciso fomentar la preparación y circulación de manuales impresos, lo que permitiría que el personal de campo contara con lo indispensable para el desempeño de su función. Es de todos sabido que las especificaciones que acompañan los proyectos son incompletas en mayor o menor grado, se han visitado frentes de obra en los que se construyen cientos de viviendas con solo unas cuantas hojas manuscritas que contienen especificaciones particulares y otro tanto, de especificaciones generales; documentos que ni el residente ni el supervisor consultan, lo mencionamos con el afán de que nos ubiquemos en la realidad. Para resolver nuestras carencias es preciso conocerlas. Haremos una exposición sobre la manera de controlar las obras en forma ideal, en la inteligencia de que nuestra obligación será tender a conseguirlo, acercarnos lo más posible a dicha situación imaginaria. Para iniciar y antes de hacer consideraciones sobre los controles de calidad, creemos adecuado definirla. “Calidad” no es otra cosa que “Excelencia” o sea, “la mejor manera de hacer algo”, dicen los expertos en este tema que es más fácil, más barato y desde luego más rápido hacer las cosas bien y al primer intento. Cualquier cosa que se elabore de manera diferente a la mejor ya sea de carácter técnico o administrativo implica un sobre costo al requerir de correcciones, así como otro costo más al producir un retraso a todo el proceso constructivo, además de que no quedará de ninguna manera igual o mejor que si se hubiese hecho bien y cumpliéndose lo especificado.



Debemos entender que es mejor prevenir todas las situaciones y estar realmente preparados para cuando deba realizarse cada parte del proceso constructivo, con esto queremos decir que es mejor trabajar todo lo necesario al inicio de la obra anteponiéndonos a los problemas y asegurándonos de contar con cuanto haga falta. Hemos hablado de calidad y es importante decir que los controles de esta son diferentes según el momento en que se aplican, en primer término tenemos la comprobación de la calidad que se presenta después de realizado el procedimiento constructivo como en el caso del concreto. Cuando comprobamos que una losa está bien colocada a los 7 o 14 días de hecha. En segundo término tenemos el denominado control de calidad que significa estar muy pendientes, vigilando que todo se elabore a tiempo, con los materiales debidos y por medio de los procedimientos adecuados. En tercer y último término el aseguramiento de calidad de carácter preventivo que se aplica estableciendo procedimientos sencillos que nos proporcionen anticipadamente la certeza de que los materiales son los indicados y cumplen las normas, los procedimientos son los correctos y el orden de ejecución es el lógico y conforme al programa de obra. El orden para efectuar las labores de acuerdo al método de aseguramiento de calidad es el siguiente: 1. Contar con especificaciones completas de todos los conceptos; especificación significa

explicar, determinar y fijar de modo preciso y único la manera de efectuar una labor. Carecer de especificaciones representa que cada quien habrá de hacer las cosas como mejor le parezca o como mejor le convenga; como la función de la supervisión es precisamente evitar esto, nos es imperioso y debemos exigir especificaciones que merezcan tal nombre ya que son los parámetros con los cuales habremos de exigir el cumplimiento de calidad sin necesidad de discutir sobre lo incumplido.

Recordemos que no podemos pedir algo que no está escrito y no es conocido antes de iniciar los trabajos, en atención a lo mencionado consideramos que un supervisor habrá de exigir que se proporcionen especificaciones completas, exigencia que habrá de hacer por escrito una vez analizado el contenido de los anexos técnicos del contrato y con la anuencia y apoyo del coordinador de supervisión. Es preciso por tanto, revisar con cuidado las especificaciones y con base en este estudio determinar los faltantes para marcarlos en el reclamo que se realice.

En caso de que no se le proporcionen las especificaciones como las solicita, el supervisor podrá presionar por medio de la bitácora, oficios o minutas, con respaldo del coordinador de supervisión por las oficinas centrales de su empresa; tienen la fuerza de la razón, las necesita para el buen desempeño de su función y todo es por el bien de la obra.

La especificación correcta debe contar con una descripción pormenorizada del procedimiento señalando con toda claridad como debe efectuarse el trabajo, con que herramientas, en que momento, que actividades previas se requieren, como debe quedar terminado el trabajo, en su caso, a que pruebas debe ser sometido; es frecuente que requiera croquis acotado o mejor aún fotografías, también debe mencionar los materiales a utilizar precisando dimensiones, calidad y si es necesario marca, nombre comercial, modelo y tipo. Una especificación que dice tal “modelo o similar” es inaceptable ya que como similar puede interpretarse cualquier cosa.



Por último, debemos decir que es importante revisar la correspondencia entre las especificaciones y el catalogo de conceptos del presupuesto para cerciorarse de que lo que se solicita para realizar sea lo mismo que se costeó.

2. Procedemos a seleccionar los conceptos más importantes de la obra, para este fin se

utiliza el siguiente criterio: una primera selección la realizamos haciendo una lista que contenga el 20% de los conceptos que más costo representan conforme al presupuesto; la segunda selección será efectuar otra lista con el 20% de los conceptos que requieren pruebas de tipo funcional u operativo (este es el caso de puertas, ventanas, chapas, calentadores, regaderas, circuitos eléctricos, etc.), la tercera selección corresponde a los conceptos más importantes (20%) de acabados, otra lista se hará con el 20% de conceptos con mayor precio unitario, otro más con el 20% de aquellos que tienen que ver con la estabilidad de la estructura y por último, una que incluya el mismo porcentaje de conceptos por los que en obras anteriores similares ha habido más quejas; el siguiente paso consiste en realizar una lista con los conceptos que estén comprendidos en las seis relaciones anteriores, a la que añadimos los conceptos considerados en 5 listas, después en 4 listas, en 3 y así hasta obtener una lista con el 20% del total de conceptos; estos serán automáticamente definitivos.

Con esta relación final habremos de elaborar un plan de trabajo que será el que rija en adelante nuestro desempeño por lo que a revisión y control de calidad se refiere. El plan de trabajo debe basarse en la conjunción entre el programa de obra y la lista de aspectos fundamentales (20%), más adelante explicaremos como es que la aplicación de la “Regla de Pareto” no significa que habrá sectores desatendidos.

3. Otro auxiliar fundamental para nuestra función en los que se refiere a control de

calidad lo constituye el uso de la estadística para la determinación de cuanto y como debemos revisar el universo de acciones comprendido en el desarrollo de la obra a nuestro cargo: esta ciencia es conveniente que cualquier supervisor que tenga deseos de efectuar su labor en forma profesional, estudie la materia al menos en sus aspectos fundamentales ya que el éxito de un control eficiente descansa en buena medida en su aplicación práctica; al respecto nos concretamos a exponer en forma sencilla y un tanto rudimentaria un procedimiento que contribuirá a facilitarnos la labor de revisión, aumentando considerablemente la eficiencia al cubrirse más elementos con menos esfuerzo.

El procedimiento consiste en observar los siguientes pasos: A). Tomaremos como ejemplo el caso de un conjunto habitacional de 100 viviendas por la

facilidad de que cada una de ellas representa el 1%, para aplicar el método estadístico, primero definimos el elemento a revisar, por ejemplo, los castillos tipo K-1, supongamos que en cada casa existen 5 unidades de este tipo, por lo tanto el universo (se entiende por universo el total de unidades idénticas en el conjunto), es de 500 unidades (100 casas por 5 castillos cada una), se trata de determinar cuantos castillos debemos revisar de manera que sean una muestra representativa del universo (la estadística prevé una serie de procedimientos para la determinación de un mínimo confiable), como base de partida y en tanto estudiamos a fondo estadística, consideraremos válido usar la condicionante de la regla de Pareto, esto significa que revisaremos el 20% de los elementos (100 en el ejemplo que nos ocupa, según las fórmulas y procedimientos de estadística podremos revisar un porcentaje más



reducido), ahora debemos decidir cuales serán los 100 de entre los 500 (es esta la parte más importante del procedimiento), existen diferentes métodos de determinación, el más apropiado para nuestro ejemplo es “El método del Azar”

El primer paso consiste en numerar los 500 castillos en un plano de conjunto; el segundo paso es cortar 500 papelitos pequeños y numerarlos, doblarlos y meterlos en una caja, revolverlos y sacar 100 de ellos con los números de los seleccionados elaboramos una lista y los subrayamos en el plano. Así habremos obtenido una muestra representativa por el método del azar; ahora bien, habremos de revisar detalladamente y en todos sus aspectos constructivos (materiales, procedimientos y acabados), solamente los pertenecientes a la muestra (100 piezas). Como la obra no se efectúa en un día queremos suponer que el tiempo destinado entre el armado del primer castillo y el descimbrado del último será del orden de 4 meses, o sea, aproximadamente de 96 días, pero como el proceso consta de armado, cimbrado, colado y descimbrado, supongamos que lleva 4 días por unidad lo cual nos conduce a deducir que cada día habrá 4 castillos en proceso (en diferentes fases), concluimos que tenemos 4 días para revisar 4 castillos con detalle y de acuerdo a esta frecuencia controlar perfectamente el procedimiento en sus aspectos de calidad ya que en caso de detectar anomalías inmediatamente las anotaremos en bitácora y obligaremos al constructor a realizar los trabajos debidamente. Consideraciones adicionales

• El constructor no debe conocer por ningún motivo cuales son los castillos comprendidos en nuestra muestra.

• Escogimos un ejemplo de los elementos más abundantes de una obra y sin embargo

el tiempo requerido fue relativamente reducido.

• Si llegase a presentarse una situación conflictiva en la obra debido a que el constructor no obedece las indicaciones de la supervisión respecto al control de calidad ejercido sobre la fabricación de un elemento, quizás nos veamos en la necesidad de ampliar la muestra o hasta de revisar todos los elementos. Esta situación no debemos permitirla y antes de que exista necesidad de hacer tal revisión, como supervisores habremos de recurrir a lo considerado para tales situaciones obligando al constructor a acatar las indicaciones que se le dicten. La aplicación de la estadística en la manera descrita y sobre el 20% de conceptos conforme a la “Regla de Pareto”, nos asegura una supervisión con menor esfuerzo y controlando adecuadamente los trabajos.

4. Para terminar lo referente a controles de calidad, mencionaremos lo relacionado a la elaboración de muestras. Es muy conveniente para todos los participantes en el proceso de construcción de obra, funcionar bajo un sistema de muestras, esto significa que para la realización de cada concepto de la obra es necesario que el constructor realice muestras que serán revisadas por el supervisor durante la fabricación y al quedar terminadas (de ser posible la muestra se queda como testigo para establecer comparaciones durante el proceso constructivo), esta costumbre



contribuye a conservar la calidad y evita discusiones que convierten el trabajo de supervisión en un debate constante, cansado y desgastante.

1.6 Controles de tiempo. Son regulados por el programa de obra que debe estar contenido en los anexos técnicos del contrato, el cual debe ser lo suficientemente claro para que se expresen en el mismo, tanto el procedimiento constructivo, como los diferentes frentes de trabajo. La función del supervisor consiste en vigilar que el avance se realice cuando menos como lo establece el citado programa y en caso contrario proceder, en primer término, a informar al contratante; en segundo término a obligar al contratista a adoptar las medidas adecuadas con el fin de corregir la desviación y a mantener una vigilancia estricta de su comportamiento y en caso de persistir las desviaciones, tomar medidas eficaces hasta corregirlas. La forma más práctica de atender este objetivo básico es con las siguientes recomendaciones: 1. Cuando se recibe la documentación en la oficina de campo, comprobar si se incluye el

programa de obra y los colaterales de recursos humanos, materiales, equipo y herramienta, así como el financiero. Una vez localizados, debemos someterlos a una revisión cuidadosa para asegurarnos de que cumplan los siguientes requisitos: Contener todos los conceptos a ejecutar. Corresponder a la realidad respecto al tiempo de obra y a las condiciones en que se pretende llevar a cabo. En otras palabras, asegurarnos de que el programa es lógico en su planteamiento, factible de concretarse y contiene todos los elementos necesarios.

2. En caso de que adolezca de insuficiencias o carencias debemos, por escrito, exigir que se complete o corrija, y si fue hecho por cumplir el requisito, habremos de demostrarlo y condicionar al responsable para que elabore un verdadero programa que cumpla con las necesidades de obra y refleje la estructura de desglose de actividades y el catálogo de conceptos previamente establecidos.

3. De ninguna manera debemos aceptar presiones para supeditar los tiempos de desarrollo de los trabajos de construcción a un programa sin validez ya que no contaríamos con un documento confiable para medir el avance de los trabajos, además de que si la obra no se termina en tiempo, el constructor contará con argumentos que utilice para justificar su responsabilidad. Así mismo, el aceptar un documento implica corresponsabilidad contractual, con ello tendremos que asumir la responsabilidad.

Consideramos conveniente y para efectos internos de nuestra labor, que complementemos, de ser necesario, el citado programa para que contemos con un auténtico aliado en el cumplimiento de nuestro trabajo. El programa debe ser aceptado y firmado por el constructor.



Una vez que contemos con un programa adecuado, se recomienda como mínimo efectuar un corte semanal de todos los paquetes, actividades o conceptos en proceso, para así poder avaluar el avance real de la obra. Para efectuar este corte se requiere de un recorrido por la obra durante el cual anotamos los avances en cada uno de los citados conceptos por unidad, por sección o de la manera que se adecue al tipo de obra. La labor de cuantificar avances es parte fundamental de nuestra función. Sin duda en la práctica diaria se van adquiriendo maneras muy personales de realizar el trabajo, válidas siempre y cuando no se pierda efectividad o se caiga en extremos como el muy común de ya no revisar y solo de memoria calcular el avance de obra. Existe el método denominado “Regla de Pareto”. Se basa en el principio de que en el 20% de los conceptos de un presupuesto cualquiera está contenido el 80% del volumen de obra; por lo tanto, para esta selección debemos emplear todo el tiempo necesario. Cuando tengamos la seguridad de haber logrado el fin perseguido, podremos reducir de forma importante el tiempo utilizado en elaboración de avances de obra, aumentando nuestra efectividad pues podremos desarrollar mejor las demás responsabilidades que implica nuestro cargo. Es importante hacer las siguientes observaciones respecto a la regla de Pareto: 1. Es aplicable a todas las actividades que debe realizar un supervisor.

2. Debe tenerse criterio analítico para su aplicación ya que según el caso, se deberá decidir

el tratamiento a dar al 80% de contenidos en los de menor importancia jerárquica. Es fundamental conservar el orden absoluto en todos los aspectos, los registros de avance de obra deben ser claros y comprensibles para cualquier persona. El pasar en limpio las notas tomadas durante un recorrido de campo cuando aún el recuerdo se conserva fresco en la mente y en caso de requerir aclarar algo es factible volver a la obra para asegurarse de algún aspecto que quedó confuso, siempre dará la tranquilidad de contar con todos los elementos comprobatorios respecto a los controles ejercidos y en ejercicio. Por lo que se refiere a controles de tiempo, debemos implementar de común acuerdo con nuestro coordinador de supervisión un procedimiento a seguir. En caso de detectarse desviaciones en el programa de trabajo, este procedimiento debe operar de la siguiente manera: 1. Al primer síntoma de desviación proceder a efectuar un análisis de las causas que lo

generan ya que estas pueden ser producto de una incongruencia en el programa debido a un error de planeación o de apreciación en la elaboración del programa: en este caso bastará con asentar los detalles en el diario de obra y efectuar la corrección correspondiente al programa. Ahora bien, cuando se trata de una desviación verdadera por atraso de obra, debemos determinar las causas probables o definitivas y como tales asentarlas en la bitácora, inmediatamente se informa al coordinador de obra y se espera dentro del plazo concedido la respuesta del constructor en la bitácora, una vez lograda, dialogamos con



el representante para determinar las causas verdaderas, así como las soluciones factibles y obligamos al establecimiento de un compromiso formal para la rectificación del desvío detectado en el programa, este compromiso es preciso anotarlo en la bitácora para constancia. Por último habrá que darle seguimiento a las medidas adoptadas hasta la corrección total. En caso de que el retraso persista, repetir el procedimiento. Actuando conforme a lo descrito, protegemos los intereses del cliente o contratante.

2. Cuando las causas de desviación en tiempo no son imputables al constructor y si se tratara de condiciones climatológicas, debemos cerciorarnos de la magnitud del problema. El resultado de nuestras investigaciones y observaciones debemos hacerlo del conocimiento del coordinador de obra y acordar con él sobre el tiempo a conceder, asentándolo en la bitácora. Nuestra posición debe ser firme y al contratista se le permitirá exponer sus motivos, atendiéndolos con toda seriedad y desde luego si llegaran a ser válidos, debemos reconsiderar nuestro dictamen apoyándonos en argumentos reales. Si las causas de desviación no son por condiciones climatológicas pero tampoco imputables al constructor, debemos investigar motivos, dimensionar el problema e inclusive medir posibles consecuencias o persistencia del problema y con estos elementos proceder conforme a como se describió en el párrafo anterior. Nos hemos extendido en este tema de control de tiempo debido a que consideramos que sus efectos son irreversibles, ya que los atrasos representan sobrecostos.

1.7 Controles de costo

El parámetro comparativo para efectuar el control de los costos de obra es “El presupuesto” que emitido por el contratante a manera de catálogo de precios unitarios autorizados sirve de base para efectos de pago y liquidación de la obra, es importante que el presupuesto sea vigente en las fechas de las distintas revisiones; el fundamento sobre el que se inicia la labor de revisión es el presupuesto cuyo importe total corresponde con el monto del contrato de obra. Al inicio de la obra y una vez recibidos los “Anexos técnicos” debemos proceder a revisar el presupuesto que debe ser verificado en sus cuatro columnas, la primera corresponde al catálogo de conceptos, es importante verificar que esté completo ya que cualquier omisión generará obras extras con todas las consecuencias que resultan en contra del programa financiero de la obra y las complicaciones a la supervisión, en sus actividades de control, representando más trabajo para el supervisor. Conviene señalar las omisiones para que se consideren desde el principio del proceso constructivo, simultáneamente debemos cerciorarnos de que los conceptos estén claramente redactados, contengan todos los elementos de cada actividad del proceso constructivo y que sea compatible con los elementos correspondientes del catálogo de precios unitarios.



La siguiente columna es la de las unidades, es suficiente con asegurarse que sea la unidad correcta en cada caso. Si hay duda, hay que fijarse si se trata de un error de mecanografía o un error de elaboración. En el primer caso, basta con tachar y corregir y en el segundo, se amerita hacer la observación por los conductos adecuados hasta clarificar la situación. La siguiente columna es la de cantidad y debe contener el resultado de las cuantificaciones de proyecto. Estas es necesario que se anexen al presupuesto con objeto de que podamos revisar y clarificar todas las dudas y asegurarnos de que todo está correcto (para esta revisión no olvidar usar la regla de Pareto). Si las diferencias detectadas en la revisión son poco trascendentes basta con tomar nota de ellas y considerarlas cuando comparemos los generadores de obra ejecutada con los de proyecto para determinar las obras extraordinarias o las deductivas según el caso. Ahora bien, si encontramos que existen muchas diferencias y errores o insuficiencias debemos proceder a rechazar el documento pues no tiene validez ni es confiable, anotamos lo correspondiente en la bitácora y regresamos el presupuesto con un oficio, poniendo previamente en conocimiento al coordinador de supervisión y las oficinas centrales de la empresa por su intermedio. A nuestro juicio, por ningún motivo debemos aceptar un presupuesto cuyos generadores de proyecto no tienen validez y en caso de vernos obligados a servirnos de semejante documento es importante hacer de conocimiento que estamos trabajando una obra en tales condiciones y no perder ocasión de recalcar o recordar la situación dejando todas las constancias posibles. La siguiente columna corresponde a los “Precios Unitarios” y como ya dijimos, debemos estar seguros de que estos corresponden a los del catálogo de conceptos. La última columna es la de importe y sobre esta, a la supervisión solo le resta verificar las operaciones aritméticas, para este fin recomendamos como el procedimiento más adecuado efectuar todas las operaciones en miles de pesos de manera que un error menor podrá pasar desapercibido pero un gran error se detectará de inmediato. Desde luego esta revisión deberá ser más detallada cuando se trata de un presupuesto unitario prototipo repetitivo que después habrá de ser multiplicado decenas o centenas de veces. Como última revisión es la verificación de que el importe total del presupuesto corresponda con el monto del contrato. Es aconsejable que en la columna de importe se desglose en los elementos de su estructura (material, mano de obra y equipo), esto facilita el control y forma una estadística invaluable de las obras. Por lo que se refiere al finiquito, por una parte lo trataremos adelante y por la otra solo quisiéramos hacer aquí una reflexión: si hemos trabajado con sistema y orden durante el desarrollo de los trabajos y sobre todo al inicio, habremos logrado el control de la obra cuando sea hora de elaborar el finiquito, solo tendremos que realizar un trabajo de recopilación de documentos; con esto queremos decir que la mejor manera de asegurar el control es ir finiquitando conceptos una vez que estos se van terminando en su realización o en otras palabras, trabajar un poco más al principio y no muchísimo más al final, sobre todo



que de esta segunda forma habrá muchas situaciones imposibles de reconstruir y entonces estaremos inventando los datos necesarios para cerrar el ejercicio de la obra. En defensa de los intereses de quien nos contrata es conveniente que efectuemos ocasionalmente una verificación de los rendimientos considerados en los precios unitarios vigentes, para este fin es conveniente proceder de la siguiente manera: 1. Considerar por medio de la regla de Pareto los conceptos más importantes de la obra

que lleven implícita mano de obra en campo. Una vez seleccionado un concepto, investigar cuantos operarios están efectuando el mismo trabajo en la obra, designar entre ellos 2 o 3 al azar.

2. Presentarse en la mañana a primera hora en donde laboran los seleccionados y marcar en donde inician el día, estar pendientes en el transcurso de la jornada para cerciorarse de que están trabajando regularmente.

3. Presentarse al final de la jornada y medir cuidadosamente lo avanzado, si se considera prudente se puede repetir el procedimiento.

4. Promediar los resultados de todos los seleccionados y los días en que se efectuó la prueba, estos datos compararlos con los considerados en el precio unitario del catálogo de conceptos y si existen diferencias considerables informarlo al coordinador de supervisión para que determine lo procedente.

5. Con los datos obtenidos elaborar un reporte detallado. Para no olvidar y programar este tipo de acciones, es importante incluirlas cuando planeemos el trabajo de supervisión y así estaremos pendientes de ellas oportunamente en diferentes momentos del desarrollo de los trabajos de construcción.

1.8 Ubicación de la supervisión en el esquema operativo de la obra El esquema operativo de una obra debe incluir todas las actividades desde que la obra es aprobada para iniciarse, hasta el vencimiento del plazo de garantía concedido al usuario para reclamar sobre los vicios ocultos, ahí se consignarán todas las actividades y sus responsables. A la supervisión le corresponde el papel de vigilar de manera profesional que las obras se realicen como está pactado en el contrato. La supervisión será responsable de que las obras se efectúen bien, a tiempo y al costo justo, para ello ha sido contratada y se le proporcionan legalmente las siguientes herramientas: Intervención en la bitácora, único documento que forma parte del contrato y puede modificar las condiciones pactadas en el mismo. Privilegio de ser el informante oficial del contratante quien aporta los medios económicos y es autoridad para ordenar por cuenta del dueño lo necesario para que la obra marche dentro de las previsiones establecidas en el contrato y sus anexos técnicos.



1. Capacidad para certificar acontecimientos. Autoridad para juzgar si los materiales y la calidad de la mano de obra corresponden a lo establecido en las especificaciones. Representatividad para responder a nombre del contratante en el frente de trabajo. Por lo descrito deducimos que en los asuntos de nuestra competencia somos la autoridad en la obra y contamos con lo necesario para que el constructor nos respete ampliamente, por lo tanto no debemos someternos ante intimidaciones o amenazas como tampoco debemos abusar de la autoridad que nos confiere el contratante al nombrarnos su representante técnico. 2. Ética profesional del supervisor. La especialidad profesional del supervisor merece el mayor respeto y es preciso acrecentarlo por medio de una actuación verdaderamente profesional, honesta, transparente e incorruptible por parte de todos aquellos que pertenecemos al gremio. Desdichadamente nuestra imagen está deteriorada y muchas personas asocian supervisión con corrupción por algunos “colegas” que se han dedicado al abuso de la posición ocupada sobre todo por lo que se refiere a la autorización de pagos cometiendo con ello auténticos fraudes en contra de los intereses del contratante y deseamos ser muy claros, respecto a las diferentes maneras de corromperse cuando no se tienen bien fundamentados los principios. Existen desde las más sutiles y aparentemente inocuas, hasta las más complicadas y maquiavélicas, sin dejar a un lado las más descaradas, como ejemplo de las primeras tenemos el caso de aceptar una comida en un restaurante, en el segundo caso, el del constructor que está al acecho del primer error del supervisor para “ayudarlo” a salir del apuro y así comprometerlo de por vida o el caso extremo cuando es el supervisor quien toma la iniciativa y descaradamente le insinúa al constructor por ejemplo, que su coche ya tiene las llantas muy gastadas y que es muy peligroso andar así o que van a hospitalizar a su abuelita urgentemente; en todos los casos estamos procediendo en forma corrupta, rebajando nuestra condición a niveles peligrosos y cometiendo como ya se dijo, auténticos fraudes. ¿Qué no será más sano prepararnos mejor para obtener beneficios económicos en forma legítima y perdurable contando además con una conciencia limpia y todo lo que esto significa? Si procedemos en forma equivocada, meditemos si valió la pena favorecer el enriquecimiento de otros a cambio de auténticas migajas que al menos nunca se ha sabido de algún supervisor que salga de apuros económicos por estos medios y en cambio sí se conoce de colegas que por su esfuerzo han podido desarrollarse profesionalmente. Los principios universales a los que nos referimos son tan conocidos y los principales son la lealtad, la verdad, la entrega, la fidelidad, la honestidad y la tenacidad, por citar solo algunos de los más trascendentes. Las definiciones y contenido de cada uno de ellos son producto de un auténtico curso de moral que no es el tema central de este texto, sin embargo se ha considerado preciso mencionarlo por la profunda preocupación que nos aflige por dignificar la función del



supervisor en el ámbito de la industria de la construcción, al respecto debemos mencionar que en otras industrias como la automotriz, la textil o la química, el supervisor ocupa una posición de auténtico privilegio y si analizamos el motivo de la diferencia llegaremos a la conclusión de que los equivocados somos nosotros y el error consiste en la falta de una organización básica tradicional que se arraigue entre todos los que componemos esta industria de la construcción. Por los que se refiere a las normas, estas deben ser elaboradas en las empresas con la participación de todos sus empleados con objeto de que se involucren en ellas y así las adopten en calidad de propias, asegurando de esta manera su aplicación exitosa. Las normas son las reglas del juego y consideramos que en la mayoría de las empresas existen y en algunos casos quizás solo requieren de difundirlas y actualizarlas para hacerlas funcionales y sacarles todo el provecho que se obtiene por su observación. 1.9 Alcances de la función del supervisor. Implícitos en el texto han quedado delimitados los alcances fundamentales de la supervisión, solo agregaremos que para cada situación en el desarrollo de nuestro trabajo el contrato celebrado entre la empresa supervisora y la institución contratante limita con claridad el alcance de nuestra responsabilidad. 1.10 Perfil del supervisor. Conforme a las condiciones operativas vigentes para la industria de la construcción, el supervisor debe ser un profesionista en cualquiera de las carreras relacionadas con la construcción, con capacidad suficiente para vigilar el cumplimiento de los compromisos contractuales y controlar el desarrollo de los trabajos; en atención a estos requerimientos deducimos que el supervisor debe ser un profesional con las siguientes características:

• Experiencia. La suficiente para comprender e interpretar todos los procedimientos constructivos contenidos en las especificaciones y planos de proyecto a utilizarse.

• Capacidad de organización. La necesaria para ordenar todos los controles que

deben llevarse para garantizar una obra a tiempo, de acuerdo a la calidad especificada y al costo previsto.

• Seriedad. Para representar con dignidad al contratante en todo lo que respecta al

desarrollo de la obra.

• Formalidad. Para cumplir con todas las obligaciones que adquiere al ocupar el cargo. Conviene señalar el compromiso de informar oportuna y verazmente al contratante sobre los avances e incidentes del desarrollo de los trabajos.

• Honestidad. Ya que habrá de autorizar obras y el pago de los trabajos realizados.

• Criterio técnico. Para distinguir acertadamente entre alternativas, cual es la más

adecuada y propia sin perder de vista los intereses de quien nos ha contratado.



• Ordenado. Para poder controlar toda la documentación que requiere la función encomendada.

Existen algunas otras condiciones pero consideramos que el hecho de cumplir con las enunciadas es más que suficiente para que un supervisor merezca el cargo. Capacitación Todo supervisor debe capacitarse constantemente y no solo nos referimos a cursos técnicos, sino también a la auto capacitación que es sin duda la mejor manera de superarse, es difícil habituarse, sin embargo debemos empeñarnos seriamente para conseguirlo, los más beneficiados seremos nosotros mismos. Recomendamos elaborar un programa al respecto y hacerlo de conocimiento de los directivos de la empresa para solicitar apoyo en la medida de lo posible (uno de estos apoyos puede ser la constitución de una biblioteca circulante de la empresa), pero no basta hacer el citado programa, se requiere del coraje suficiente para cumplirlo y en este sentido nadie puede ayudarnos. Aprovechando el tema quisiéramos mencionar otras atribuciones que debe cultivar el supervisor; la primera de ellas es la de “PENSAR”, meditar siempre al inicio de una labor y de vez en cuando sobre la manera más eficaz de efectuar o mejorar la citada labor. Pensar y meditar, se ha convertido en una práctica en desuso, olvidando lo fundamental que es para poder evolucionar; otra atribución a cultivar se refiere a la aplicación de la lógica en auxilio directo de la función de supervisor, parecerá un tanto fuera de lugar la observación para algunos escépticos, pero es importante sin discusión, que puedan convencerse por medio del sistema de probar y comprobar. Estamos convencidos de los beneficios que aporta el manejo de esta ciencia en nuestra labor diaria, creemos adecuado que un plan de capacitación podrá iniciarse con un acercamiento a la “lógica práctica”. La tercera atribución se refiere a la capacidad analítica que es necesaria para poder comprender la razón de cada uno de los procedimientos así como para entender las causas que generan un problema determinado, es esta una capacidad de gran utilidad para la aplicación del criterio necesario para discernir entre alternativas. No es posible tomar decisiones sin un verdadero conocimiento de causa y no es posible tener un verdadero conocimiento de causa sin haber analizado antes las causas del problema. Para efectuar un análisis se requiere desmenuzar el problema en todos sus componentes directos e indirectos, es una labor meticulosa que precisa de concentración y una buena dosis de paciencia y en ocasiones extremas hasta de obstinación, pero es la única vía para descifrar las causas últimas o más profundas de una situación problemática y se vuelve una práctica indispensable para obtener el conocimiento; podemos asegurar que quien desea superarse no se arrepentirá nunca de haber adquirido un espíritu analítico por costumbre.



1.11 Relaciones de trabajo. Conforme pasa el tiempo cada vez se vuelve más necesario el trabajo en equipo, en la mayoría de las situaciones de la vida profesional se depende de otras personas para desarrollar nuestras labores, así mismo, casi siempre existen otros que dependen de nosotros para desarrollar a su vez el trabajo que les corresponde. Con base en estas consideraciones intuimos la importancia que tiene la relación entre las partes, por lo cual podemos asegurar que de este factor dependerá en gran parte la efectividad productiva de un equipo de trabajo empeñado en la realización de una obra. Este equipo de trabajo como unidad comprende a todos los participantes de la empresa constructora, de la empresa supervisora, los subcontratistas y los trabajadores. De cada una de estas entidades deben considerarse desde los dirigentes hasta los de más bajo rango o desde el maestro hasta el último de los peones. Entre todas estas personas existe una relación que si la observamos en conjunto comprenderemos que se trata de una compleja red como una gigantesca telaraña; es claro que del trabajo de todos y cada uno dependerá el éxito de la obra. Podemos suponer lo que puede suceder si la relación entre todas estas partes se convierte en un conflicto, la multiplicación de los conflictos será tal que degenerará en un auténtico caos. Si bien esta situación es irreal por extrema, ahora imaginemos lo que sucedería en el caso contrario cuando todas las relaciones se vuelvan armónicas y conscientes de que el fin de todo es la realización eficiente del proyecto en construcción; admitimos que se trata de otra situación tan irreal y extrema como la primera, por lo tanto, lo importante será la tendencia hacia donde se encaminen los esfuerzos del trabajo de equipo. La única manera de lograr este enfoque es por la vía del convencimiento, el avance dependerá de que la mayoría de los participantes estén convencidos de que es importante para todos, la consecución de la obra en forma armónica. Ciertamente estas ideas expresadas son muy bonitas, pero ¿Cómo es posible volverlas realidad? desde luego que para poder hacer algo es indispensable que nosotros mismos estemos convencidos de la utilidad que representa esta acción; la realización de un plan de de trabajo ayudará mucho, y para la elaboración del citado plan es preciso efectuar un análisis del problema en cada caso particular. Dicho análisis habrá de surgir de interrogantes como: ¿qué se trata de hacer?, ¿porqué es necesario?, ¿por donde es mejor empezar?, ¿qué hay que hacer en primer término?, ¿en caso de que no resulte una acción que se debe hacer?, etc. Cuando terminemos todas estas preguntas habremos de darle una respuesta a cada una, estas preguntas son las acciones del plan de trabajo, solo faltará unir las respuestas en forma congruente para integrar el plan de acciones y solo restará llevarlo a cabo. Por poco que logremos en el empeño de mejorar las relaciones del equipo de trabajo será mucho a favor de las metas propuestas.



CONTRATOS 1.12 Componentes del contrato. Los componentes de un contrato deben relacionarse en un resumen breve donde se anotan los nombres del contratante y el contratado, el tipo de contrato y el objeto o materia del contrato, las declaraciones, mediante las cuales cada una de las partes (contratante y contratado), anotan sus datos generales, nombran sus representantes legales y señalan sus intenciones y capacidades para celebrar el compromiso, “la materia del contrato”, en esta parte se anotan los alcances, el monto y el lugar donde se realizan los trabajos así como un desglose general de estos, “el clausulado”, la parte más extensa del contrato, en donde se anotan las condiciones y previsiones que habrán de valer para regular el compromiso y la relación establecida entre las partes; las cláusulas deben referirse a la forma de pago, los incrementos, los plazos de ejecución, las personas autorizadas para revisar y supervisar los trabajos, las prórrogas, las calidades, los proyectos y materiales, las penas por incumplimiento, las garantías y por último, los procedimientos en caso de suspensión o rescisión y las condiciones para efectuar la cancelación del contrato una vez cumplido; terminando con las fechas y las firmas autorizadas que validan el compromiso. Interpretación El contrato es un documento que establece en forma inalterable la forma en que debe realizarse la relación entre las partes que lo suscriben, es un documento eminentemente preventivo y desde luego está elaborado con un lenguaje de tipo jurídico con la intención de poderse manejar en dado caso en forma legal para la defensa de las partes. Los contratos deben firmarse con la intención de cumplirlos y su condición primordial es la conservación del equilibrio entre las partes, solo de esta manera podrán funcionar como instrumentos legales ya que si se elaboran favoreciendo a una de las partes dejarán de tener validez ante cualquier tribunal, esto no quiere decir que las condiciones del compromiso establecido no sean distintas, sino por el contrario, son diferentes pero conservan un trato equitativo entre quien ordena y quien ejecuta a cambio de un pago que debe corresponder con justicia a los trabajos realizados y a los tiempos en que habrán de efectuarse dichos trabajos. 1.13 Análisis de responsabilidades. Este es el aspecto que debemos estudiar con mayor atención como supervisores técnicos de obra, como ya expusimos, los contratos son los instrumentos donde se anota el compromiso entre dos partes, una que solicita y paga un servicio y otra que a cambio de una retribución económica se compromete a proporcionar los servicios en cuestión. Ahora bien, si consideramos el contrato celebrado entre el contratante y el constructor, nosotros, la supervisión ocupamos el lugar del contratante y se nos ha solicitado nuestros servicios para asegurar que el constructor cumpla cabalmente con las responsabilidades que con toda claridad le han sido estipuladas en el contrato, por lo tanto, es imperioso que nosotros en nuestro papel de vigilantes del cumplimiento de dichas obligaciones y responsabilidades, las conozcamos a la perfección y hasta su último detalle, de otra manera estaremos incurriendo en una grave irresponsabilidad con respecto al compromiso



establecido entre nuestra empresa (de la cual somos parte integrante fundamental), y el contratante. En otras palabras, es como obligar al constructor a cumplir con su responsabilidad, cuando la conocemos plenamente. En atención al compromiso que adquirimos respecto a lo descrito, deducimos la importancia que tiene el realizar un análisis cuidadoso del contrato de obra. La lista de responsabilidades o compromisos debemos tenerla siempre a mano, si es posible pegada a la pared frente a nuestro lugar de trabajo. Pueden estar seguros que en muchas ocasiones el tenerla a la vista y analizada evitará discusiones estériles con el contratista. 1.14 Aspectos legales. Como es natural, los contratos son elaborados usando términos jurídicos y al interpretar su contenido debemos considerar esta situación, debemos aprender a entender este lenguaje y a deducir las implicaciones técnicas contenidas en dicho idioma. Consideramos propio solicitar a nuestra empresa que se nos facilite una conferencia dictada por un abogado, quien podrá ilustrarnos al respecto, se insiste un tanto en este tema por las ventajas que implica, nos vuelve más profesionales y nos coloca en posición de someter a un constructor o supervisor que pretenda manipular o eludir sus responsabilidades contraídas contractualmente. 1.15 Revisiones, verificaciones y comprobaciones. a. Tipos de revisión. “Revisión significa ver una situación con atención y cuidado o examinar con intención de corregir o enmendar”, en esencia nuestra función como supervisores consiste precisamente en revisar todo el proceso constructivo desarrollado en un frente de trabajo, por consecuencia, nuestra unidad básica de trabajo es la revisión; conforme a la naturaleza de la función de la supervisión es necesario efectuar diferentes tipos de revisión las cuales dependen de la comprobación requerida según el caso particular, estos tipos de revisión son en términos generales las revisiones obligatorias, las selectivas y las ocasionales y describiremos cada uno de estos tipos en los siguientes párrafos, pero antes señalaremos la importancia de registrar cada revisión con todas sus observaciones y resultados en una libreta de campo habilitada ex profeso, estas notas deberán efectuarse en perfecto orden y conservarse para realizar cualquier aclaración posterior o simplemente para que cuando nos veamos en la necesidad de efectuar una nueva revisión sobre el mismo tema contemos con datos y elementos rápidamente localizables sobre la forma en que se realizó la revisión anterior. b. Revisiones obligatorias. Como supervisores estamos obligados a efectuar revisiones sobre los elementos críticos determinantes o lo que denominamos de alto riesgo, como ejemplo típico de este tipo de acciones tenemos el caso de la revisión de armados y cimbras antes de colar el concreto, esta revisión es obligada por costumbre, inclusive frecuentemente solicitada por el mismo



constructor debido a que el concreto tapará el armado de varilla y la varilla en el armado determina la estabilidad del elemento (aspecto crítico), y en el interior del colado quedarán ahogadas instalaciones hidráulicas y eléctricas que es necesario revisar que se encuentren completas y correctamente colocadas, por último existen una serie de condiciones que deben preverse para garantizar el resultado del colado como son: la artesa, el calzado del armado, la solidez del trabajo de cimbra, sus niveles, etc. etc., podemos considerar otras revisiones como obligatorias y serán como el caso de la colocación de un colector de drenaje antes de tapar la zanja en donde está alojado. Para evitar omisiones es conveniente que al inicio de la obra elaboremos una lista de revisiones obligatorias y anotemos en bitácora la orden que obliga al contratista a solicitar con tiempo la autorización. c. Revisiones selectivas. Este tipo de revisiones las efectuamos sin previo aviso al constructor sobre todos los elementos que hayamos seleccionado como los más importantes del proceso constructivo conforme al método de Pareto y se consideran selectivas debido a que no revisaremos a detalle cada uno de los elementos fabricados o instalados sino que de acuerdo a la aplicación rudimentaria de la estadística que describimos anteriormente, solo revisaremos los elementos que resulten en la determinación de la muestra. Como posibles ejemplos de este tipo de revisión podemos considerar castillos, muros, puertas, y marcos, redes hidráulicas, pozos de visita, etc., todo dependerá de los que particularmente hemos designado como los más significativos (20%). d. Revisiones ocasionales. Bajo esta denominación agruparemos todas las revisiones de elementos que no queden comprendidas en las anteriores tipificaciones, podríamos considerarlos como los conceptos de menor significación y seguramente entre ellos estarán los herrajes de arnés eléctrico, chapas, lavaderos, tapas de registro, sardineles, etc. Para la revisión de todos estos conceptos conviene tener una lista donde queden comprendidos en el orden en que lógicamente se van realizando conforme al programa de obra y procurar la revisión de un número muy limitado de cada uno de ellos en determinadas fechas que en nuestro programa de trabajo destinamos para tal fin. Para controlar con mayor eficiencia este tipo de elementos conviene condicionar al contratista para que nos realice una muestra de cada uno de ellos y nos avise para revisarla antes de su ejecución masiva, por ejemplo, nos avisará que en la casa Nº “X” se ha colocado el primer lavadero, procedemos a revisarlo con cuidado y a aprobar la muestra, posteriormente en los días destinados a revisiones menores veremos dos o tres más para asegurarnos que están colocados de manera idéntica al de la casa muestra. En caso de detectar alguna irregularidad en el concepto que nos ocupa, obligaremos al constructor a revisar todos y corregirlos, dejando constancia de ello en la bitácora.



1.16 Verificaciones. Con esta denominación consideramos las revisiones que tienen un carácter de certificación, como ejemplo podemos mencionar la revisión de un concepto de obra que en una ocasión anterior en nuestro carácter de supervisores rechazamos por estar inconvenientemente realizada. 1.17 Comprobaciones. La comprobación más clásica que se pretenda en el proceso de construcción es la del resultado de los reportes de laboratorio sobre los cilindros de muestra tomados del concreto utilizado para colar una losa, de esta manera comprobamos y nos aseguramos de que la resistencia de proyecto ha sido conseguida. Otro ejemplo es el del grado de compactación de una plataforma que queda comprobado por medio de la correspondiente prueba de laboratorio.



2. Manual de funciones y procedimientos para la supervisión de obra. El objetivo del presente manual de funciones y procedimientos de la supervisión es la de disponer de un documento que defina detalladamente las funciones de la supervisión y establezca los procedimientos básicos que ordenen, simplifiquen y normen actividades. El manual se estructura en 4 partes fundamentales de acuerdo a su secuencia e importancia de las actividades, estas partes son: Primera etapa. Funciones de la supervisión, antes del arranque de los trabajos de campo (preconstrucción). Segunda etapa. Funciones de la supervisión que solo se realizan al principio de la obra (para puesta en marcha). Tercera etapa. Funciones de la supervisión durante el proceso constructivo (construcción). Cuarta etapa. Funciones de la supervisión para la terminación y entrega de la obra (liquidación y finiquito). 2.1 Funciones de la supervisión antes del arranque de los trabajos de campo. a). Revisión conceptual y estructural del diseño y microanálisis de planos (cuantificación de

obra civil y electromecánica). b). Revisión de especificaciones y métodos constructivos.

Recomendaciones a la Ingeniería. c). Comentarios, conclusiones y cuantificación del proyecto ejecutivo. d). Revisión, verificación, comentarios e informe al presupuesto base y autorización de

conceptos fuera de catálogo. e). Revisión e informe detallado del programa de obra. f). Revisión del programa de erogaciones. g). Información del estado que guardan los trámites oficiales (permisos, licencias, etc.). h). Revisión en el lugar de la obra de los servicios municipales de la zona. i). Verificación de la entrega del proyecto ejecutivo completo a la residencia de obra. j). Control de planos. k). informe del contrato de obra. l). Integración y control de archivos.



2.2 Funciones de la supervisión que solo se realizan al principio de la obra. a). Coordinar y exponer a la residencia de construcción el proyecto ejecutivo. b). Levantamiento topográfico, verificando la planimetría (poligonal de apoyo, su grado de precisión y la nivelación, especialmente la de la descarga de drenaje). c). Reunión de trabajo (entrega de documentación). 2.3 Funciones de la supervisión durante el proceso constructivo. a). Verificar que se lleven en obra los elementos de orden (organización, de oficina, mobiliario, archivo, avances gráficos, programas). b). Apertura de bitácora y control de las misma. c). Entrega al contratista del terreno conde se efectuará la obra. d). Control de los recursos humanos y equipo. e). Establecimiento de las juntas periódicas de obra. f). Control de programas e informes de la obra. g). Generadores y estimaciones. h). Verificación de calidad. i). Control de presupuestos. j). Análisis de precios unitarios. k). Investigación de mercados. l). Escalamientos. m). Reclamaciones. 2.4 Funciones de la supervisión para la terminación y entrega de la obra. a). Verificación con personal de la coordinación y del contratante que la obra ha quedado terminada. b). Atender las reclamaciones e inconformidades de la contratista. c). Fijar multas y deductivas en el caso de que existan. d). Certificación de la ejecución de detalles.



e). Fijar fechas reales de recepción. f). Finiquito de los trabajos administrativamente. g). Manuales de mantenimiento y operación. h). Finiquito supervisión. 2.5 Funciones y procedimientos de la supervisión que se realizarán antes del

arranque de los trabajos de campo. A). Revisión conceptual y estructural del diseño.

La dirección de obras obtendrá el proyecto ejecutivo de la dirección de proyectos, así como las especificaciones generales y particulares, estudios de mecánica de suelos, levantamientos topográficos, memorias descriptivas y catálogo de conceptos.

La dirección de obras turnará a través de la coordinación de la obra con quince días de anticipación al inicio de la obra a la gerencia de supervisión asignada, toda la información del proyecto ejecutivo para su revisión y complementación con el propósito de:

a). Que los boletines técnicos expedidos por la Dirección de Proyectos estén integrados al proyecto.

b). Revisión y evaluación del proyecto, siguiendo un orden lógico de planos; iniciando con los topográficos, arquitectónicos, estructurales, instalaciones y acabados, marcando las anotaciones que se identifiquen como errores, dudas o faltantes.

B). Revisión de especificaciones y métodos constructivos.

Recomendaciones a la Ingeniería.

Cotejar que exista congruencia entre memorias descriptivas, especificaciones, normas de construcción, materiales a utilizar y procedimientos constructivos contra los planos de proyecto. Así mismo, proponer simplificaciones o cambios convenientes para la obra, factibilidad de realizarse de acuerdo al programa financiero y de tiempo.

Una vez revisado el proyecto y las especificaciones, turnar por escrito a la Coordinación de la obra, la lista de observaciones apoyando a la Dirección de Proyectos en la entrega, coordinación y cambios al proyecto, con la contratista; proponiendo e instrumentando procedimientos para agilizar la elaboración y aprobación de planos.

Una vez contratada e iniciada la construcción, y de existir aún aclaraciones o adecuaciones al proyecto, la Gerencia de Supervisión apoyará a la Dirección de Proyectos para agilizar y resolver los pendientes.

La Gerencia de Supervisión elaborará en los formatos correspondientes, el informe ejecutivo semanal, el cual contemplará todo lo relativo a revisión de proyectos, así como faltantes, adecuaciones y soluciones en obra, apoyado en la bitácora



correspondiente y turnándolo oportunamente a la Coordinación de obra para su autorización y conocimiento.

C). Comentarios, conclusiones y cuantificaciones del proyecto ejecutivo.

Será obligación de la Gerencia de Supervisión llevar a cabo la cuantificación de la obra proyectada con el siguiente orden:

1). Obras preliminares, terracerías y cimentación.

2.) Estructura.

3). Albañilería.

4). Acabados.

5). Cancelería de aluminio y vidriería.

6). Carpintería y cerrajería.

7). Instalación hidrosanitaria.

8). Instalación eléctrica – lámparas.

9). Aire acondicionado.

10) Instalación telefónica, intercomunicación y sonido.

11). Instalación de gas.

12). Instalaciones especiales.

13). Obra común (pasillos de intercomunicación y obras exteriores).

14). Equipamiento y mobiliario.

Las partidas que se generen como consecuencia del desglose de las actividades antes enunciadas deberán ser identificadas mediante una codificación.

La cubicación deberá hacerse en generadores previamente aprobados a fin de detectar cualquier error u omisión.

La cubicación deberá hacerse con base en un juego de planos exclusivamente para esta actividad, marcando con colores los elementos o áreas que se vayan cubicando; estos planos se conservarán para cualquier aclaración.

Una vez que se tenga la cubicación deberán realizarse comparaciones paramétricas.

Acero contra concreto en los diferentes elementos. Losas contra pisos. Muros contra recubrimientos.



Cimbra contra concretos. Etc.

Lo anterior para verificar que exista correspondencia entre las cantidades de obra de las partidas relacionadas.

Teniendo la cubicación anterior se comparará contra las cantidades del catálogo de conceptos y de existir diferencias significativas se turnarán por escrito a la Coordinación de obra y al contratista para su conocimiento.

Toda la documentación de planos, cubicaciones, croquis y resumen deberá quedar en poder de la Gerencia de Supervisión como parte de su archivo de obra.

D). Revisión e informe de presupuesto base y autorización de conceptos fuera de catálogo.

La Gerencia de Supervisón analizará el presupuesto entregado por la Dirección de Obras de acuerdo al siguiente procedimiento:

a). Revisión del catálogo de conceptos con base en la revisión previa del proyecto y sus especificaciones. Verificará que todos los conceptos de obra estén incluidos en el catálogo y que su descripción sea completa y precisa.

b). Verificar los precios unitarios del presupuesto con los presentados en los análisis de precios respectivos.

c). Cuando se detecten diferencias en precios unitarios, importes y cantidades parciales o totales, se turnarán por escrito a la Coordinación de obra, indicando los ajustes necesarios que deberán hacerse en le presupuesto. Así mismo, si se detectan precios unitarios altos o bajos respecto al mercado, los señalará para un posterior análisis por la Subdirección de obras.

d). Cuando se determine la existencia de conceptos de obra fuera de catálogo se informará a la Coordinación de obra, proporcionándole una relación de estos, así como su volumen, costo estimado y justificación técnica; la Coordinación de obra turnará a la subdirección de precios unitarios los conceptos y análisis para su revisión y/o aprobación.

Una vez autorizados los conceptos y precios unitarios, la Gerencia de Supervisión actualizará el presupuesto el cual controlará durante el desarrollo de la obra.

E). Revisión e informe detallado del programa de obra.

La Gerencia de Supervisión verificará que el programa maestro de obra entregado por la contratista a la Subdirección de obras contenga:

a). Volumen de obra. b). Conceptos por partidas con su porcentaje respectivo. c). Unidades de tiempo en días calendario. d). Recursos. e). Erogaciones mensuales. ). Personal y equipo por mes.



g). Holguras parciales y totales. h). Rendimientos.

i de la revisión del programa resultaran incongruencias, por no corresponder al programa de cada actividad con los recursos y rendimientos, se harán del conocimiento de la Coordinación de obra por escrito, para efectuar las correcciones necesarias.

La Gerencia de Supervisión elaborará el programa maestro de obra y el de equipamiento del inmueble y lo presentará a la Coordinación de obra para su revisión y aprobación; este será realizado mediante el sistema de ruta crítica.

La Gerencia de Supervisión con la Dirección de equipamiento (en su caso), realizará la relación de equipo y mobiliario que se utilizará.

El programa maestro de obra deberá permanecer actualizado semanalmente y servirá como base para el establecimiento de sanciones.

F). Revisión del programa de erogaciones.

De acuerdo al programa maestro, se elaborará uno de erogaciones, la Gerencia de Supervisión revisará las cantidades, importes y operaciones numéricas parciales y totales que respaldan al programa, verificando que coincidan con el presupuesto base.

La Gerencia de Supervisión entregará por escrito sus observaciones a la Coordinación de obra, indicando en su caso, las incongruencias detectadas y las correcciones que deban efectuarse, solicitando su autorización para llevarlas a cabo.

G). Información de estado que guardan los trámites oficiales (permisos, licencias, etc.).

La Gerencia de Supervisión recabará ante la Dirección de Proyectos los requisitos que exigen las dependencias para otorgar las licencias y permisos, iniciando el trámite de acuerdo a la prioridad para la ejecución de las obras, para lo cual deberá contar con copia de las escrituras del predio o documentos que acrediten la propiedad.

Se deberá investigar la factibilidad de servicios de agua, drenaje, energía eléctrica, teléfono, bomberos, etc.

Se realizarán trámites para la obtención de:

• Predial. • Uso del suelo. • Alineamiento y número oficial. • Licencia de construcción. • Permisos (si se requieren), para ocupación de la vía pública. • Licencias para conexión de redes municipales de agua y drenaje. • Autorización de C.F.E. • Autorización de Teléfonos de México.



• Autorización de la Secretaría de Comercio para proyecto de instalación de gas y generación de energía eléctrica.

• Autorización de sistema contra incendio.

La Gerencia de Supervisión, para la tramitación y obtención de estos permisos y licencias verificará con la Dirección de Proyectos, que estos se hayan realizado de acuerdo con el reglamento de construcciones del D.F. o el vigente local tomando en consideración como excepción, el tipo de suelo, vientos y zonas sísmicas.

La Gerencia de Supervisión gestionará ante la Dirección de Proyectos las firmas de peritos responsables necesarias así como el seguimiento de pago de las cuotas y contribuciones para licencias y permisos. Una vez obtenidos los documentos, firmas de perito y copias de pagos, iniciarán los trámites hasta obtener la aprobación de estos.

Se informará por escrito a la Coordinación de la obra semanalmente del estado que guardan los trámites.

H). Revisión en el lugar de la obra, de los servicios de la zona.

La Gerencia de Supervisión de acuerdo a la fecha establecida por la Coordinación de la obra llevará a cabo una visita al sitio de desarrollo de la obra, conjuntamente con el personal de la Subdirección de obras y de las empresas que intervendrán en la construcción del inmueble, verificando la existencia de interferencias u obstáculos físicos que impidan la ejecución de la obra.

De acuerdo con las referencias que integre la Coordinación de niveles, mojoneras y colindancias se hará un levantamiento verificando la correspondencia del proyecto con el predio, oficializando la entrega de este a la contratista.

La empresa supervisora procederá a rendir un informe en el cual se defina con que servicios cuenta o carece la zona.

La supervisión conjuntamente con el personal de la empresa constructora definirá la localización de las oficinas de campo, de los servicios sanitarios para el personal de obra y en su caso, de la localización de un comedor para los trabajadores.

La empresa constructora presentará su proyecto de oficinas de campo, sanitarios y comedor para que sean aprobadas por la supervisión; en caso de existir restricciones de espacio dentro del propio terreno, la Gerencia de Supervisión lo comunicará por escrito a la Coordinación proponiéndole por lo menos dos alternativas de solución.

I). Verificación de la entrega del proyecto ejecutivo completo a la residencia.

La Gerencia de Supervisión hará entrega del proyecto ejecutivo completo a la residencia de la empresa constructora levantando para tal efecto una minuta, o a través de la bitácora de obra.



J). Control de planos.

La Gerencia de Supervisión deberá contar en campo con una copia de todo el proyecto ejecutivo así como de los planos de detalles constructivos, que se vayan quedando durante el proceso constructivo.

Para tal fin se deberá contar en obra con un planero en donde puedan agrupar todos aquellos planos que correspondan a un mismo diseño (estructural, arquitectónico, aire acondicionado, etc.). Los planos deben tener de origen una clave o nomenclatura la cual puede ser dada por los proyectistas y servir para su identificación.

Independientemente de lo anterior se debe contar con un listado en donde estén referidos todos los planos del proyecto ejecutivo. En el caso de sustitución de planos por cambios importantes al proyecto, al plano original se le deberá colocar en forma visible el letrero de anulado y fecha de anulación así como la indicación de que plano lo sustituye.

Se deberá llevar un control en planos de las modificaciones que se lleven a cabo; en forma aparte una codificación de los cambios por plano, indicando en que consistió la modificación, quien la ordenó y la fecha de la misma, así mismo se deberá indicar en forma sintetizada las consecuencias de dicho cambio (costo, incremento de precio, tiempo de ejecución, etc.).

K). Informe del contrato de obra.

La Gerencia de Supervisión revisará el contrato de obra a fin de conocer los alcances del mismo y poder verificar los siguientes puntos:

• Autorización de la inversión. • Convocatoria del concurso. • Acta primera y segunda (apertura y adjudicación). • Tabla comparativa de precios unitarios de las propuestas recibidas. • Dictamen y justificación del fallo. • Registro del padrón de contratistas. • Contrato y convenio realizados en su caso. • Fianza de garantía del anticipo otorgado. • Presupuesto original o modificado en su caso. • Planos del proyecto original o modificado en su caso. • Especificaciones generales y especificaciones de obra. • Programa de construcción. • Presupuesto de construcción.

Con toda la información anterior la Gerencia de Supervisón dará un informe completo a la Coordinación.



L). Integración y control de archivos.

La Gerencia de Supervisión integrará un archivo en sus oficinas centrales y de obra, que contenga toda la información recibida al principio de la obra y durante su realización y manteniéndolo actualizado para su entrega al término de su gestión.

El archivo se integrará conteniendo lo siguiente:

• Directorio y organigrama de la empresa o dependencia contratante, contratistas,

dependencias, Gerencia de Supervisión y cualquier otro que tenga relación con la obra.

• Contratos: todos los contratos vigentes de la obra, así como las fianzas certificando que los datos concuerden.

• Programas y documentación de seguimiento y control relacionada. • Especificaciones generales, particulares y boletines. • Presupuestos originales, catálogo de precios unitarios actualizado, convenios

ampliatorios, rendimientos observados. • Laboratorio. Todos los reportes de pruebas, agrupados de acuerdo a su tipo, con los

comentarios y conclusiones de cada uno. • Circulares y oficios. En orden cronológico, todos aquellos que se reciban en la obra o

sean enviados por la supervisión. • Minutas, borradores y minutas definitivas y firmadas por los participantes en cada

junta periódica, ordinaria o extraordinaria. • Informes de obra (semanales y mensuales). • Administración interna, administración y correspondencia internas de la Gerencia de

Supervisión. Currículo del personal. Este archivo deberá estar clasificado y señalizado por separadores, indicando su contenido o clave correspondiente. 2.6 Funciones y procedimientos de la supervisión que solo se realizarán al

principio de la obra. A). Coordinar y exponer a la residencia de construcción el proyecto ejecutivo.

La Gerencia de Supervisión llevará a cabo las reuniones que fueren necesarias a fin de exponer en forma amplia los alcances del proyecto ejecutivo, dando una explicación somera del criterio que se siguió para el diseño estructural, las razones que sirvieron de base para dar la solución arquitectónica, los criterios de diseño y los de instalaciones.

Se levantará minuta de tal exposición.

B). Levantamiento topográfico.

La Gerencia de Supervisión ordenará a la contratista que realice y entregue el levantamiento de la poligonal y nivelación del terreno, a fin de cotejarlo en campo y contra los planos de proyecto y de existir diferencias, turnar por escrito a la Dirección de Proyectos o firma de ingeniería que lo haya diseñado para que se instrumenten los cambios necesarios.



Cuando le sean autorizadas las soluciones procederá a adecuar costos y niveles informándolo oficialmente a la contratista.

El levantamiento y nivelación deberán conservarse como auxilio en la cuantificación de los volúmenes de obra ejecutada.

C). Reuniones de trabajo.

La Gerencia de Supervisión, de acuerdo a las normas y políticas de la Dirección de obras, acordarán la periodicidad y día en que se realizarán las reuniones de trabajo en la obra, estableciendo en la primera reunión las bases relativas a autoridad, sistemas de comunicación, responsabilidades y organigramas; lo anterior para el buen entendimiento y apoyo de ambas partes.

Las reuniones serán dirigidas por la Gerencia de Supervisión.

La Gerencia de Supervisión elaborará la orden del día con los asuntos importantes a tratar.

2.7 Funciones y procedimientos de la supervisión que realizará durante el

proceso constructivo. A). Apertura de bitácora y control de la misma.

La Gerencia de Supervisión recabará de la Coordinación de la obra la bitácora para su utilización en el control de la obra.

De no contar la Coordinación con bitácora, la Gerencia de Supervisión la proporcionará.

El libro de bitácora debe cumplir con los siguientes requisitos básicos:

• Las hojas originales deben estar foliadas. • Se debe contar con un original y al menos dos copias; una para el contratista y otra

para el contratante. • Las hojas deberán ser desprendibles, no así la original. • En las primeras hojas debe haber espacio para anotar los datos indicativos del

contrato del que forma parte la bitácora, el mínimo de datos requeridos son: nombre de los contratistas, fecha de contrato, alcances, monto y plazo de ejecución.

• En el margen izquierdo deberá existir una columna para anotar el número de nota y la fecha.

• Sobre el margen derecho conviene destinar un espacio para dibujar un croquis explicativo, cuando así lo requiera la nota.

• En la parte superior de cada hoja es recomendable que haya dos renglones para anotar el nombre del frente de obra y el número de contrato.

• Todas las notas deben seguirse consecutivamente, respetando el orden sin excepción.

• Todas las notas de bitácora deben estar fechadas en el día en que se efectúa el asiento.



• No se deben aceptar notas con tachaduras o enmendaduras, una nota con estas irregularidades se debe considerar nula.

• Firmas. Es necesario que legalmente las primeras firmas sean las de las personas que firman el contrato. La segunda consideración se refiere a aquellos que son responsables superiores de la obra. Por una parte nos referimos al Jefe de Supervisión y por otra al Superintendente o Gerente de Construcción, que son los que firman la bitácora para abrirla y cerrarla, para autorizar a los supervisores y residentes responsables de cada contrato. La tercera consideración se refiere al supervisor y al residente responsables del contrato en cuestión, que son aquellos que usarán cotidianamente la bitácora de obra.

B). Verificar que se lleven en obra los elementos de orden:

• Manual del supervisor. • Control por bitácora. • Diario de obra. • Libreta de campo. • Directorio de la obra. • Archivo de la obra.

C). Entrega al contratista del terreno donde se ejecutará la obra.

La Gerencia de Supervisión conjuntamente con un representante del contratante, procederá a llevar a cabo la entrega al contratista del terreno donde se realizará la obra.

Para tal fin se levantará una minuta. A la entrega física del terreno se adjuntará un levantamiento en donde se marquen las condiciones topográficas del lugar, se indiquen bancos de materiales, bancos de nivel y accesos a los servicios municipales.

D). Control de los recursos humanos y equipo.

La Gerencia de Supervisión registrará diariamente y por cada frente de trabajo las cantidades y categorías de personal, así como cantidades y características del mismo para verificar que la ejecución de la obra se realice con los recursos programados, elaborando un registro de los rendimientos observados para establecer causas de desviación y medidas correctivas.

Verificará que el arribo de los materiales a la obra corresponda con fechas y cantidades programadas, llevando a cabo su registro y en caso de observar diferencias que incidan negativamente en la obra, ordenará a la contratista su corrección.

La Gerencia de Supervisión analizará la sustitución de materiales, atendiendo a especificaciones, costo y plazo de entrega, en beneficio de la obra.



Verificará la utilización adecuada de materiales y equipos suministrados por la Subdirección de obras.

E). Juntas de obra.

Las juntas de obra se deben preparar cuidadosamente, en particular cuando se trate de obras en las que participan en las juntas numerosos grupos de especialistas. En cualquier caso es preciso elaborar una orden del día en la que se mencionen los temas que habrán de tratarse en la reunión. Al elaborar la lista de temas no hay que olvidar incluir los pendientes que quedaron asentados en la reunión anterior y para complementar la lista, se sugiere se coloque en algún lugar apropiado, una hoja blanca con un título que diga “Temas que se desean tratar en la próxima junta de obra”. Una vez elaborada la orden del día de la junta, con los puntos que se van a tratar, es importante que el supervisor a cargo de ella tenga preparados todos los elementos que se necesitan en cada reunión, como planos, minutas de obra, juntas, cuantificaciones, etc. Es importante que para tales juntas se cuente con un local adecuado, así como que en él se encuentre lo necesario, un número adecuado de sillas, papelería, y desde luego, copias del acta anterior en cantidad suficiente, así como lo necesario para elaborar la minuta. No hay que olvidar que las juntas son responsabilidad de la supervisión. Hay que recordar que el supervisor es el defensor de los intereses de quien lo contrató para representarlo al frente del proceso constructivo de un inmueble de su propiedad. La Gerencia de Supervisión de acuerdo con las políticas de la Dirección de obra, acordará la periodicidad y día en que se realizarán las reuniones de trabajo en obra pero como mínimo se deberá tener una junta de obra semanal. Independientemente de las juntas de trabajo en obra, la Gerencia de Supervisión llevará a cabo semanalmente reuniones de trabajo con el coordinador de la obra y en las oficinas de la Dirección de Proyectos y Subdirección de obras para revisar y resolver dudas de proyecto, situaciones de la ejecución de obra, control presupuestal y trámites administrativos, levantando la minuta correspondiente, haciendo el seguimiento de los puntos tratados hasta su cumplimiento.

F). Control de programas e informes de obra.

La Gerencia de Supervisión, realizará semanalmente un análisis comparativo entre las cantidades de obra ejecutada, sus importes y avances, con relación a las cantidades de obra programadas, indicando la detección de diferencias, cuantificando la magnitud y estudiando su causa.

En caso de que la obra presente atrasos por causas imputables a la contratista, la Gerencia de Supervisión con base al contrato y a la ley y Reglamento de Obras



Públicas calculará la sanción y la turnará a la Coordinación, presentando alternativas de solución a las desviaciones, formulará pronósticos y ordenará a la contratista las acciones que deberá tomar, notificando todo esto por escrito a la Coordinación. Deberá asistir a la Coordinación de obras en la solicitud de reprogramación de contratista y proveedores, en la investigación de soportes legales y técnicos para hacer un ajuste en tiempo. De acuerdo a los resultados, turnará a la Coordinación de obra sus observaciones para su revisión y aprobación.

El programa actualizado deberá permanecer en la residencia de la supervisión en un tablero a la vista y turnará una copia a sus oficinas centrales.

Informe semanal.

Será un informe que presentará a la Coordinación la Gerencia de Supervisión, en forma tabular del estado de avance programado y real de obra y financiero.

El informe semanal contendrá la siguiente información:

Fecha oficial de inicio de obra, fecha real del inicio, tendencia de terminación y desviaciones al programa. Contendrá datos básicos de información, recursos, calidad, proyectos, precios unitarios, estimaciones y avances porcentuales. Informe de producción. Contendrá el programa de obra por partidas, porcentajes de las partidas, porcentajes de avances, recursos humanos y materiales, reporte diario de mano de obra directa e indirecta y equipo disponible en obra. Reporte de días y horas de lluvia y desviaciones al programa por actividad. Informe financiero. En este informe se deberá indicar el monto del contrato, importe total programado, valor real de la obra a la fecha y desviaciones al programa financiero. Se deberá informar de anticipos, estimaciones, precios unitarios y tendencias durante el desarrollo de la obra. Se integrará en este informe las observaciones trascendentales de acuerdo a: Proyecto, programa de obra, avance, calidad de la obra y observaciones gerenciales.

Informe mensual. La Coordinación de obras definirá la estructura, forma, tamaño y contenido del informe para unificar el criterio en todas y cada una de las obras. Se presentará los días 30 de cada mes incluyendo los formatos de resumen, control administrativo, de contratos, avance físico de la obra, avance financiero, así como una sección de conclusiones. Se presentará un informe fotográfico así como un vídeo casete con duración de 3 a 5 minutos, mostrando lo más relevante y el avance global de la obra.



Dentro del informe se integrarán los conceptos, importes y períodos por estimación de cada obra y contrato. Como documentación complementaria se anexarán copias de hojas de bitácora, minutas, memorandums, resultados de laboratorio, control de trámites oficiales, generadores y estimaciones.

G). Generadores y estimaciones.

1). La Gerencia de Supervisión verificará las medidas físicas exactas de los diferentes conceptos de obra ejecutada, cerrándolas al quedar terminada cada actividad, preferentemente los realizará al mismo tiempo con la contratista, firmando ambos de común acuerdo.

2). Los volúmenes excedentes se oficializarán en bitácora con la autorización

correspondiente por parte de la Coordinación, indicando claramente su justificación.

La Gerencia de Supervisión actualizará las cantidades de obra del presupuesto incorporando las excedentes.

3). Respecto a conceptos fuera de catálogo, la Gerencia de Supervisión procederá de

la siguiente manera:

• Serán autorizados únicamente por la Coordinación, considerando la opción de la Dirección Arquitectónicas y de Instalaciones.

• Anotar en bitácora el concepto y la razón de su ejecución. • Realizar una descripción detallada del concepto y sus especificaciones. • Revisar las cantidades de obra y precios unitarios de los conceptos fuera de

catálogo calculados por la contratista y en su caso llevar a cabo su conciliación.

• Presentar por escrito a la Coordinación la relación de conceptos solicitando su autorización.

• Notificar oficialmente a la contratista la autorización de ejecución de los conceptos fuera de catálogo para que dé inicio a los trabajos.

• Actualizar las cantidades de obra del presupuesto agrupando los conceptos nuevos. La Gerencia de Supervisión asumirá la responsabilidad de autorizar conceptos fuera de catálogo, cuando el procedimiento antes descrito origine la suspensión de la obra, incidiendo negativamente en su desarrollo, turnando de inmediato a la Coordinación de obras el justificante técnico.

• La Gerencia de Supervisión cotejará las cantidades de obra ejecutada durante cada período, contra los volúmenes que presente la contratista en las estimaciones, verificando su correspondencia.

• La Gerencia de Supervisión incorporará los conceptos fuera de catálogo, autorizados por la supervisión de obras para actualizarlo.

• La Gerencia de Supervisión llevará a cabo el seguimiento de las estimaciones en revisión en las oficinas del contratante.



H). Verificación de calidad.

Control de calidad de los materiales.

La Gerencia de Supervisión, dentro de sus alcances de control de calidad, llevará a cabo acciones preventivas que tienen por objeto prever resultados tanto en materiales como en procedimientos constructivos, para lo cual deberá realizar lo siguiente:

1). Verificará la bodega del contratista para certificar que los materiales se encuentren

bien estibados y protegidos. 2). Seleccionar las muestras y la ejecución de pruebas en los materiales naturales o

elaborados por la contratista.

A manera enunciativa pero no limitativa se relacionan los siguientes materiales:

• Acero de refuerzo. • Agregados para la elaboración de concreto (cemento, arena, grava y agua). • Tabique, tabicón o bloque. • Tubería de concreto para drenaje. • Tubería de asbesto para agua potable. • Materiales para rellenos. • Materiales para base o sub-base de pavimentos. • Concreto premezclado. • Concreto fabricado en obra. • Estructura de acero. Radiografía de soldaduras. • Asfalto para pavimento. • Otros.

3). Revisará los resultados de las pruebas, verificando que cumplan los requerimientos

de calidad establecidos en los planos y especificaciones del proyecto y normas nacionales o internacionales aplicadas.

Verificará que en los resultados se anoten las observaciones necesarias.

4). Cuando los resultados de las pruebas indiquen que los materiales no son

satisfactorios, informará a la Coordinación y a la contratista el rechazo de estos con el debido respaldo técnico, indicando la necesidad de retiro, reemplazo o corrección y en su caso, el plazo para su ejecución, estableciendo que será por parte de la contratista.

5). Aprovechará o rechazará en su caso, los bancos de materiales para terracerías y

pavimentos antes de su envío a la obra.

6). Entregará oportunamente los resultados del laboratorio de materiales.

7). Cuando se considere que existen dudas respecto a algún material visitará conjuntamente con la contratista la fábrica o distribuidor para verificar sus instalaciones y el proceso de elaboración.



8). Adjuntará a los reportes para la Subdirección de obras el original de los resultados de laboratorio y asignará una copia para el archivo de obra.

9). Control presupuestal.

La Gerencia de supervisión llevará el control presupuestal de acuerdo a lo siguiente:

• Supervisar y controlar los contratos establecidos. • Establecer y mantener un control presupuestal por contrato. • Elaborar cuadros informativos por partida del costro total de la obra actualizado a

pesos de acuerdo a los incrementos que se presenten, así como el concentrado de estimaciones de conceptos.

• Mantener actualizados el programa de erogaciones, el programa financiero y actualizar los mismos periódicamente para cada contrato de obra.

• Estimar y controlar el posible cambio de los montos de contratos y órdenes de cambio, notificando a la Coordinación las variaciones, evaluar y efectuar recomendaciones cuando existan reclamaciones del contratista.

• Supervisar, controlar y conciliar con los contratistas los precios unitarios extraordinarios considerando la mano de obra, materiales, equipo y herramienta, conforme a lo que dispone la Ley de Obras Públicas y su reglamento, así como las Reglas Generales para la contratación de servicios relacionados con la Obra Pública.

• Revisar, evaluar y dictaminar los estudios de ajustes y precios unitarios conforme a la Ley de Obras Públicas y su reglamento (en su caso).

• Solicitará a la contratista las estimaciones con la periodicidad que indique la Dirección de obras de acuerdo al avance de la obra, sin rebasar el período que indica la Ley de Obras Públicas (30 días naturales). Estas irán acompañadas por una memoria fotográfica y generadores. Si la contratista no presenta estimaciones, la supervisión las elaborará y turnará a la Subdirección de obras.

• Manejar otros costos de ingeniería de servicios que puedan ser necesarios, después de haber complementado el presupuesto definitivo.

• Elaboración de reporte mensual en función de las actividades desarrolladas, así como también, se entregarán las solicitudes ya evaluadas de ajuste de precios y obras complementarias en un plazo no mayor a 10 días calendario después de su presentación.

2.8 Funciones y procedimientos de la supervisión para la terminación y entrega

de la obra. Faltando el 5% para concluir la obra, La Gerencia de Supervisión deberá solicitarle a la contratista presente por escrito la terminación de obra. Contando con dicha solicitud, la Gerencia de Supervisión se avocará a llevar a cabo las siguientes acciones: 1). Verificación con personal del contratante que la obra ha quedado terminada.

• Se recorrerá la obra para verificar que esté totalmente terminada, en este recorrido estarán presentes la Coordinación de la obra, representantes del contratante, la Gerencia de Supervisión, la Constructora y proveedores de equipos (en su caso).



En caso de que se detecten conceptos inconclusos o equipos que no queden bien, conjuntamente con la contratista o proveedor harán el levantamiento correspondiente y se exigirá un programa para concluirlos al que se dará seguimiento diario.

• Verificará que los equipos suministrados por el contratante y por los contratistas se

encuentren instalados.

• Planeará, coordinará y verificará que los equipos, sistemas e instalaciones se les hagan las pruebas pre operacionales, elaborando una lista de deficiencias y un programa para su ajuste.

• Comunicará al personal de operación y mantenimiento, así como a los proveedores,

las modificaciones y ajustes necesarios al equipo, instalaciones y sistemas.

• Se levantará una minuta de los puntos que pudieran quedar pendientes y de esta forma poder llevar un seguimiento diario de ellos. Se formulará un programa de detalles pendientes.

2). Atender las reclamaciones e inconformidades de los contratistas.

La Gerencia de Supervisión deberá atender y dar trámite a las inconformidades que se pudieran presentar con la terminación de obra, elaborando para tal efecto un informe a la Coordinación de la obra y anexando su punto de vista sobre las mismas.

3). Fijar multas y deductivas en el caso de que existan.

En caso de presentarse al termino o liquidación de obra la existencia de deductivas o multas originadas con responsabilidad de la contratista, será obligación de la Gerencia de Supervisión aplicar dichas deductivas y multas mediante un respaldo técnico o administrativo. Así mismo, la Gerencia de Construcción deberá verificar si existen adeudos de la contratista con el contratante a fin de proceder a su análisis para la liquidación de obra.

4). Fijar fechas reales de recepción.

La Gerencia de Supervisión notificará a la Coordinación de obras cuando cada uno de los contratistas y proveedores hayan completado satisfactoriamente su trabajo y se elaborará y coordinará el programa para la recepción de los trabajos: obra civil, acabados, instalaciones, pruebas y prácticas de los equipos y sistemas. La anterior recepción se llevará a cabo incluyendo personal de supervisión de obra y del área operativa de la dirección de mantenimiento. Para tal efecto se levantará un acta de entrega de los trabajos al contratante.



5). Finiquito de los trabajos administrativos.

La Gerencia de Supervisión preparará y turnará a la Subdirección de obras el reporte final de terminación de obra en el cual incluirá:

• La verificación de que las instalaciones han sido desmanteladas y las zonas que

ocupaban se encuentren limpias y acondicionadas. • Entrega de bitácora cerrada.

• Entrega de diario de obra cerrado.

• Estimación de liquidación autorizada.

• El balance de materiales y/o equipos suministrados por el contratante, aprobados.

• Entrega de planos autorizados de cómo se efectuó la obra, dibujando las

modificaciones sobre planos originales.

• Relación y entrega de llaves y materiales.

• Memoria descriptiva sobre el desempeño de la contratista.

• Copia de permisos oficiales.

• Estado financiero (estimaciones).

• Comprobantes de liquidaciones cubiertas al IMSS e INFONAVIT.

• Expediente de pruebas de laboratorio.

• Expediente de órdenes de cambios. 6). Manuales de mantenimiento y operación.

Para cada uno de aquellos equipos especiales adquiridos para su instalación en obra, la supervisión recabará el manual de mantenimiento en el cual estarán las características y especificaciones de sus componentes, así como el modo de operar dicho equipo.

7). Finiquito de supervisión.

Una vez elaborada el acta de recepción, la Gerencia de Supervisión solicitará por escrito el acta de finiquito de sus servicios. Es obligación de la Gerencia de Supervisión obtener del proyectista y los contratistas y entregar al contratante, todos los documentos oficiales necesarios que le amparen en cualquier momento para salir a salvo de cualquier contingencia.



3. Bitácora de obra Prologo La bitácora de obra existe por una razón muy sencilla que podemos resumir de la siguiente manera: en conjunto, los técnicos que intervienen directa o indirectamente en la extensión de los procesos constructivos, no contemplan en planos, especificaciones, programas y presupuestos, de lo que será la obra terminada. Al no prever en planos y/o especificaciones lo que habrá de resultar una vez construido, nos vemos en la necesidad de complementar al contrato con una serie de documentos técnicos que permiten durante el desarrollo de los trabajos, contar con un conducto legal a fin de controlar y modificar lo establecido inicialmente para ajustarlo a la realidad. Este conducto legal es la bitácora de obra. Al iniciar este prologo con esta reflexión se pretende transmitir la inquietud por conocer a profundidad los problemas de la industria de la construcción. La bitácora de obra es apenas uno de los varios elementos que forman parte de los sistemas de control del desarrollo de las obras. Sin embargo consideramos que se trata del elemento más determinante para la buena marcha de los trabajos, por su carácter legal que, para efectos técnicos, tiene la misma igualdad que el contrato. El presente manual tiene como objetivo el difundir la técnica elemental indispensable para el manejo y el correcto aprovechamiento de la bitácora de obra, el instrumento más preciado y efectivo para el control de la construcción. Cuando se encuentra una libreta de bitácora elaborada con propiedad, tenemos la seguridad que refleja una obra limpia, ordenada y ejecutada conforme a un buen ejercicio del oficio de la construcción. Como el contrato que establece el pacto entre las partes, una que tiene la responsabilidad de realizar el trabajo (la contratista) y otra que ordena y se compromete a pagar por la construcción (el contratante), la bitácora de obra finca también la razón de su existencia en la necesaria intervención de los representantes de ambas partes que por este conducto, se comunican en forma oficial y legal en todo lo que afecta al desarrollo de la obra y proceda para salvaguardar los intereses encomendados. La supervisión de obra, como representante del contratante, se vale de la bitácora para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el control de la misma. La bitácora como instrumento de control, fue concebida pensando en la supervisión. Para el residente de obra, del contratista, la bitácora debe servir para protegerse de órdenes verbales que con frecuencia se desconocen a la hora de presentar su costo al cobro. También lo es útil para exigir los elementos que le sean indispensables para realizar la construcción y que el contratante tiene obligación de proporcionar, y la contratista usará la



bitácora para inconformarse cuando no esté de acuerdo con lo que se le ordena, siempre y cuando tenga motivos debidamente fundamentados. En resumen, la bitácora de obra es un instrumento de carácter jurídico para establecer un orden y un equilibrio entre el contratante o su representante la supervisión y la contratista.

La Bitácora Definición. Bitácora es un término marítimo que se refiere a un armario donde se guarda la aguja de navegar. El cuaderno o libro de bitácora es, también en términos marítimos, un libro en el que se apunta el rumbo, velocidad, maniobra y demás accidentes de la navegación. En construcción, la bitácora de obra es una libreta que forma parte del contrato. Se utiliza para anotar en ella cualquier situación que se presente durante el desarrollo de los trabajos de construcción que sea diferente a lo establecido en los anexos técnicos de contratación. Diciéndolo en otras palabras, se anota en ella todo lo que resulte distinto a lo previsto a la firma del contrato. La bitácora tiene otras funciones que son diferentes para cada parte. En lo que se refiere al contratante, éste podrá, por medio de la supervisión, dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo, así como también respecto a situaciones causadas por motivos ajenos a la responsabilidad de la contratista. Pero indudablemente, la función más importante de la bitácora para el supervisor, es la de manejar una herramienta de control. Partiendo de este enfoque, podemos definir la bitácora como el más preciado instrumento para el control del desarrollo de la obra. Ella permite mantener las riendas que controlan el avance de la obra y obtener los resultados preconcebidos. La contratista se servirá de la bitácora para solicitar elementos que le sean indispensables para realizar su trabajo. También se vale de ella para señalar cualquier inconformidad que tenga respecto a las órdenes emitidas por la supervisión, en representación técnica del contratante. El contratante directamente o a través de su representante en obra (supervisión), hará uso de la bitácora para manifestar su inconformidad con la calidad de la obra, con el avance del programa de obra y en general con todo lo relativo a la aplicación de normas, planeación y costo de la construcción. Uso de la bitácora de obra. Hemos señalado que la bitácora forma parte del contrato de obra, por consiguiente, al finalizar los trabajos de construcción, el contenido de la bitácora complementará los términos y condiciones establecidos en el texto del contrato y, por tal razón, deben estar firmados por las misma personas autorizadas legalmente para firmar el instrumento de compromiso denominado “contrato”.



En esta forma consideramos que se ha establecido la importancia y trascendencia, así como las posibles consecuencias, de cada intervención en la bitácora. Cabe mencionar que las circunstancias son idénticas para cada una de las partes que intervienen en el manejo de la bitácora. En lo que se refiere a la supervisión, hemos dicho y ahora reiteramos que la bitácora es el instrumento por excelencia para ejercer el control de la obra a su cargo. Cada uno de los asientos en la bitácora es importante, por lo tanto, debemos cuidar la elaboración y el contenido de todos los asientos sin excepción. Técnicamente, la bitácora de obra es un medio oficial y legal de comunicación entre el Contratante y la Contratista. Está vigente durante el desarrollo de la obra y su objetivo último es el de oficializar todos los elementos que integrarán el finiquito del contrato, un instrumento que, as u vez, trata de la relación de costos reales autorizados que determinan el valor final de la obra misma. Dada la seriedad que debe tener la bitácora, es importante reiterar que su uso debe limitarse a asuntos importantes relacionados con la obra. Formatos de la bitácora de obra Los podemos clasificar en tres tipos: En el primer tipo encontramos el formato diseñado e impreso conforme a las necesidades de una institución, una dependencia, o una empresa que contrata obra regularmente. Estas libretas, por lo general ya tienen el número de copias que son necesarias de acuerdo a las necesidades particulares, e inclusive está indicado el destino de cada una de dichas copias por ejemplo: “Departamento de construcción”, “Delegación regional”, “Jefatura de zona”, etc. El segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en papelerías especializadas. El tercer tipo serían los formatos improvisados. En cualquiera de los tres casos se deben cumplir las condiciones descritas a continuación: 1. Las hojas originales deben estar foliadas. 2. Se debe contar con un original y al menos dos copias, una para el contratista y otra

para el contratante. 3. Las hojas copia deben ser desprendibles, no así la original. 4. En las primeras hojas debe haber espacio para anotar los datos indicativos del

contrato del que forma parte la bitácora. El mínimo de datos requeridos son: nombre de los contratantes, fecha del contrato, alcances, monto y plazo de ejecución.

5. En el margen izquierdo deberá existir una columna para anotar el número de la nota y

la fecha.



Esta son condiciones imprescindibles para una bitácora. Las siguientes son meramente recomendaciones: 6. Sobre el margen derecho conviene destinar un espacio para dibujar un croquis

explicativo, cuando así lo requiera la nota. 7. En la parte superior de cada hoja es recomendable que hayan dos renglones para

anotar el nombre del frente de obra y el número de contrato. 8. Si ello fuera posible, sería muy conveniente que si se trata de bitácoras mandadas a

hacer ex profeso, se hagan con el papel especial que no requiere de papel carbón. Comprendemos que debe tratarse de un material costoso, pero el personal administrativo debe entender a su vez la dificultad que representa el manejar papel carbón en una obra.

9. El tamaño de las libretas de bitácora constituye un problema. En ocasiones son

insuficientes y en otras sobran muchas hojas. En el primer caso será necesario abrir otra u otras libretas e indicar en cada una de las hojas, justo antes del número, la leyenda correspondiente: “Libreta 2ª.”, “Libreta 3ª”, etc. Aquellos que manejen obras de tamaño similar repetidamente, deberán ordenar su fabricación de acuerdo a la necesidad que les indique su experiencia, de manera que siempre se use una solo libreta.

10. Las pastas deben ser duras y resistentes al maltrato, y de preferencia de algún

material capaz de resistir la humedad. 11. En caso de trabajarse en un solo frente de obra en donde existen muchos contratistas,

y por consiguiente se manejan muchas libretas de bitácora, se recomienda que en los lomos y en las pastas frontales se prevea espacio para pegarles etiquetas de colores, sobre las que se escribirán los datos indicativos en letras del mayor tamaño posible. Esto ahorrará tiempo para identificarlas pues las fracciones de minutos perdidas diariamente pueden significar horas al final de la obra. Estos detalles son importantes si deseamos ser eficientes.

Los siguientes puntos se refieren a prohibiciones respecto a las libretas de bitácora. Como supervisores profesionales no debemos permitir que se ponga en entredicho nuestra principal herramienta de control. En este sentido debemos ser muy estrictos. 12. El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar a utilizarlas, ya que puede

haber errores de imprenta, en cuyo caso es conveniente desechar la libreta. Si fuese necesario foliarla a mano, se procederá a realizar esto por triplicado y con tinta indeleble, cuidando de no omitir ningún número.

13. En el caso de que se utilice una libreta de bitácora improvisada, es conveniente, para

proteger los asientos, que en la parte superior – junto al número de folio - firmen cada hoja aunque sea con antefirma cada una de las partes (residente y supervisor).

14. Si no hay libreta de bitácora no puede iniciarse la obra.



En caso de no haberse recibido oportunamente por cualquier razón, será válido iniciar con una libreta improvisada que reúna las condiciones mencionadas y después, cuando se reciba la libreta oficial, hacer el traspaso de una a otra, poniendo especial cuidado en asentar una nota final en la bitácora improvisada mediante la cual se realiza el traspaso e inutilizar el resto de las hojas.

Para terminar este tema solo diremos que de acuerdo a la experiencia lograda durante muchos años en la revisión de infinidad de obras en toda la República Mexicana, con más frecuencia que la deseable hemos encontrado libretas de bitácora que no cumplen con los requisitos mínimos. Reflexionando al respecto llegamos a la conclusión de que en muchas ocasiones la bitácora no recibe la debida importancia, empezando por un manifiesto descuido en lo más elemental, como es el formato mismo. Por lo tanto consideramos fundamental recalcar su importancia y despertar conciencia al respecto, sobre todo por las consecuencias que traería el no aprovechar las virtudes de este instrumento de trabajo. Reglas para el uso correcto de la bitácora de obra Bajo este título haremos una lista de una serie de reglas indispensables para el uso adecuado de la bitácora de obra. La intención es facilitar a los supervisores el uso correcto y el pleno aprovechamiento de la misma. Ya que la bitácora es manejada por los representantes de las dos partes que firman un contrato, indicamos reglas que conciernen a ambas, en la inteligencia de que las referentes a la supervisión no son esenciales, mientras que es conveniente conocer las de la contraparte, para que nos sea posible establecer el equilibrio que priva en la relación bipartita desde el contrato mismo. Reglas generales. 1. Apertura y cierre. Es imprescindible que las bitácoras sean abiertas con una nota

especial al caso. Nos limitaremos a señalar esta regla como básica; los detalles de cómo hacerlo los describiremos más adelante en su subcapítulo.

El cierre de la bitácora es igualmente, por lo tanto, también le dedicaremos nuestra atención en particular en su debida oportunidad. Por lo pronto, indicaremos la necesidad de realizarlo.

2. Seriado de notas. Todas las notas deben seriarse consecutivamente, respetando el

orden sin excepción. Esta regla tiene por objeto su identificación inequívoca al momento que se requiera. No debe existir nota sin número.

3. Fechado. Todas las notas de bitácora deben estar fechadas en el día que se efectúe el

asiento. 4. Escritura. Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a máquina o con

tinta que pueda borrarse, mucho menos con lápiz. Es importante además tener cuidado en escribir con letra de molde que sea fácilmente legible y sin abreviaturas. Cualquier persona debe ser capaz de leer todo lo escrito.



5. Errores. Cuando se comete un error de redacción de intención o de ortografía, la nota

debe anularse por tener “error”. De inmediato se abre la siguiente nota repitiendo lo asentado, esta vez sin errores. En lo posible se debe evitar tener que proceder como se indica, pero llegado el caso es imprescindible hacerlo.

6. Tachaduras o enmendaduras. En la bitácora se aplican las mismas reglas que para

la expedición de un cheque bancario. Una nota con tachaduras o enmendaduras automáticamente es legalmente nula, con todas las consecuencias que puede acarrear el hecho. No hay que correr riesgos. Si por alguna razón se precisa tachar algo se debe proceder de acuerdo a lo indicado en el punto 5 de esta relación.

7. Sobre posiciones o adiciones. No está permitido sobreponer ni añadir nada a las

notas de bitácora, ni entre renglones, ni en los márgenes, ni en ningún otro sitio. Si hubiere la necesidad de agregar algo, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen.

8. Firmas. Haremos cuatro consideraciones respecto a quienes deben firmar en la

bitácora. Primera: es necesario legalmente que las primeras firmas sean las de las personas que firman el contrato. Esta importante condición se requiere para vincular el contrato con la bitácora.

Se habrá observado que es costumbre firmar los anexos técnicos por las mismas personas legal y notarialmente autorizadas para firmar el contrato, con objeto de que dichos anexos formen parte integral del multicitado contrato. Por idéntica razón, la legalidad de la bitácora debe fincarse en el reconocimiento oficial de quienes están jurídicamente facultados para hacerlo. Al lado de sus firmas indicarán a quién transmiten la autoridad para continuar con el manejo de la bitácora de obra. Esta indiscutible condición por desgracia es muy poco atendida, y consideramos que ha llegado el momento de exigir su observancia por principios de orden.

La segunda consideración se refiere a aquellos que son responsables superiores de la obra. Por una parte nos referimos al Coordinador o Jefe de Supervisión, por la otra al Superintendente o Gerente de Construcción, que son quienes firman la bitácora para abrirla, cerrarla, para autorizar a los supervisores y residentes responsables de cada contrato y para desautorizarlos cuando dejen de prestar sus servicios nombrando a los sustitutos asignados.

Se recomienda que su participación en la bitácora se restrinja exclusivamente a estas funciones, con el objeto de evitar contradicciones. Si desean asentar algo, basta con que se lo ordenen a sus subordinados autorizados por ellos mismos. Únicamente falta mencionar que son ellos – el Coordinador y el Superintendente – quienes están autorizados por los firmantes del contrato a representar los intereses del contratado y el contratante respectivamente.

La tercera consideración, y la más importante, se refiere al supervisor y al residente los cuales son responsables del contrato en cuestión. Son ellos quienes usarán cotidianamente la bitácora de obra y quienes se valdrán de esta para controlar la obra en todos los sentidos. Serán los celosos guardianes del orden en la misma y todos sus superiores deben procurar abstenerse de intervenir directamente en la libreta, pues si



lo hacen atentan contra el orden establecido y autorizan lo que ellos mismos autorizaron.

Reiteramos que el Supervisor y el Residente son los únicos que deben manejar la bitácora, teniendo toda la libertad y la consiguiente responsabilidad.

La cuarta y última consideración respecto a las firmas es para la intervención de la auditoria técnica de cualquiera de las partes que llegase a visitar la obra y que tendrá facultad para intervenir en la bitácora. Esta facultad queda restringida a dar fe de su visita en determinada fecha y nada más.

Solo resta hacer la observación de que cuando existen varios supervisores y/o residentes en una obra a cargo de un mismo contrato, no es recomendable que todos firmen, ya que se presta a confusiones, repeticiones y contradicciones. Llegado este caso, recomendamos que se nombre un responsable de cada parte, y únicamente éste asiente notas en la bitácora.

9. Inutilización de espacios sobrantes. Al completarse el llenado de cada una de las

hojas de la bitácora, es indispensable cancelar todos los espacios sobrantes. Esto se logra cruzándolos con rayas diagonales para inutilizarlos.

10. Retiro de copias. Inmediatamente que se ha llenado cada una de las hojas de la

bitácora, es menester retirar las copias y remitirlas a las oficinas centrales de la empresa responsable de la supervisión y las del contratista.

Esta práctica evita que por un extravío por descuido o intencional de la libreta de la bitácora, se pierda el control de la obra. Por esto mismo es necesario que las copias sean legibles y por tanto, el supervisor y el residente deben vigilar que así sea. Hacemos hincapié en esto porque es muy frecuente encontrar bitácoras con hojas escritas y de las cuales no se han retirado las copias, y no en pocos casos, la libreta se encuentra con todos los originales y copias a pesar de estar ocupada en su mayor parte.

11. Validaciones. Como sabemos, existen diversos medios de comunicación, de

transmisión de órdenes y de información. Los más comunes son: los oficios, las minutas de las juntas, los memorandums, las curriculares y las comunicaciones telefónicas. Ahora bien, ninguno de estos medios tiene la validez oficial y legal respecto al contrato de obra y, a pesar de su importancia, solo tienen una validez relativa respecto a la bitácora de obra. Por este motivo es importante validar cualquiera de los medios mencionados, cuando así se requiera, por medio de una nota de bitácora en la cual citamos el medio utilizado y lo convertimos en parte integral de la bitácora.

De acuerdo a la importancia del tema y a nuestro propio criterio, procederemos a mencionar únicamente el documento y su tema central, o bien a anexar copia por triplicado al original y copias de la libreta, o en caso extremo transcribir todo el documento en la bitácora. En esta forma quedará manejada apropiadamente toda la información generada en torno a la obra.

Aquí es necesario describir el procedimiento a seguir para validar las órdenes telefónicas de nuestros superiores. El primer paso consiste en poner por escrito las



órdenes que se transmiten telefónicamente y, antes de cortar la comunicación, leer lo escrito a nuestro interlocutor para ver si se han comprendido sus órdenes. A continuación se debe transcribir íntegramente la orden recibida y elaborar un memorandum con copia, mencionando la fecha en que se ha recibido esa orden telefónica.

El tercer paso es llevar o remitir al ordenante el memorandum, para obtener el acuse de recibo, de preferencia del superior mismo, o al menos por su secretaria o su intermediario en jerarquía, y si la distancia no permite este procedimiento, enviar un telegrama con copia que se hace sellar en la oficina de telégrafos. La última parte del procedimiento será el esperar una respuesta confirmándonos la orden o aclarándonos algo que no hubiésemos comprendido bien.

Si no tenemos respuesta, significará que todo está correcto y quedamos así protegidos para posibles reclamaciones futuras. Este procedimiento nos evitará responsabilidades que no nos corresponden y evitará reclamaciones posteriores. No hay que olvidar que a las palabras se la lleva el viento.

12. Notas apremiantes. Cuando sea necesario escribir una nota de particular

importancia y que por sus características es preciso dar conocimiento de ella a las autoridades de las oficinas centrales de cualquiera de las empresas, se procederá a anular el resto de la hoja correspondiente para remitirla con carácter de urgente.

13. Cantidad de notas. Algunos colegas expresan preocupación por saber que cantidad

de notas es conveniente o recomendable asentar en bitácora. Algunos piensan que si se hacen muchos asientos es síntoma de que se puso especial empeño en el control de la obra. Otros argumentan que si hay pocas notas significa que la obra se ha realizado en orden y no ha sido necesario utilizar la bitácora. Es indudable que ambos criterios están equivocados. La bitácora de obra no es un espacio para demostrar mucho trabajo, ya que no se paga por hoja llenada ni tampoco es un medidor de problemas. Tal como hemos explicado al principio de este escrito, en la bitácora se asentará todo lo necesario conforme a los principios que le dan razón de existir, por lo tanto su extensión será determinada por factores definidos por las situaciones que, durante el desarrollo de la obra, resulten distintas a las previstas originalmente en los anexos técnicos del contrato.

14. Frecuencia de las notas de bitácora. A las consideraciones mencionadas en el

punto anterior añadiríamos que es común encontrar bitácoras que casi no han sido utilizadas. Estamos seguros de que en estos casos solo se toma la bitácora como un engorroso requerimiento y no se ha descubierto su utilidad para el control efectivo de la obra.

15. Seriedad. Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se requiere

para manejar una bitácora de obra, por consiguiente recomendamos que, antes de hacer un asiento se medite sobre la necesidad de hacerlo. Si decidimos hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos decir. Por ningún motivo consideramos apropiado escribir la nota directamente en la bitácora. Es necesario hacer primero un borrador de ella, para asegurarnos que estamos diciendo precisamente lo que queremos dejar asentado.



La libreta de bitácora nunca debe utilizarse para asuntos intrascendentes, y mucho menos para ventilar agravios o hacer agresiones. La bitácora no es el sitio para desarrollar pleitos personales, y es muy frecuente encontrar asentadas en ella agresiones personales y sus respuestas.

16. Compromiso de uso de la bitácora de obra. Tanto el residente como el supervisor

están comprometidos a utilizar la bitácora. De ninguna manera deberá permitirse que se evada la responsabilidad de realizar asientos para no comprometerse. Los encargados de hacer que se cumpla este ordenamiento son los coordinadores o jefes de supervisión y los superintendentes o gerentes de construcción, cada quien respecto a sus subordinados. Es conveniente aclarar que si una de las partes observa que la contraparte elude el uso de la bitácora, es prudente no hacer nada y dejar que ese hecho quede evidente por si mismo. Pero si el objetivo primordial es hacer que la obra se ejecute lo mejor posible, será válido intentar por los debidos conductos que esta actitud se modifique por el bien de la obra misma.

17. Redacción. Este es un asunto de capital importancia. Hemos tenido ocasión de

observar, una vez que se ha terminado la obra, que a una de las partes se le interroga sobre un asiento que hizo en la bitácora y las respuestas más frecuentemente dadas son de que se intentaba decir otra cosa, que se olvidó el hacer una aclaración o de que “hay varias formas de interpretar el escrito”. Estas respuestas y otras por el estilo están motivadas por errores de redacción, y todas dan como resultado afectaciones económicas a veces muy costosas para cualquiera de las partes.

Cabe reconocer que en la mayoría de los casos es el contratista el que se ve beneficiado en estas situaciones, aunque existen casos en que ocurre lo contrario. Por lo tanto es importante aprender a redactar correctamente, ya sea en forma autodidacta, para lo cual existen muchos libros, o tomando cursos sobre el tema. No podemos ser profesionales en nuestro trabajo si presentamos deficiencias en este sentido.

18. Ortografía. Un supervisor que se precie de serlo, está obligado a manejar bien la

ortografía. Aunque puede considerarse que este asunto es de segunda importancia hacemos especial énfasis en él pues significa mucho para la imagen que proporciona de quien escribe con faltas ortográficas, y recordemos que algunos asientos serán leídos por mucha gente. A este respecto recomendamos a los supervisores que adquieran un libro sobre el tema y lo estudien, o que tomen un curso. Una de las formas para reforzar este conocimiento es leer bastante, ya que aquel que lee mucho acaba escribiendo sin faltas.

19. Cerrado de asientos en la bitácora. Todas y cada una de las notas deben quedar

cerradas, esto es, resueltas. Naturalmente que nos referimos a notas que traten asuntos que deben atenderse. Es también fundamental cerrarlas a la brevedad posible dejando resueltos los problemas o situaciones que las motivaron.

A nosotros, como supervisores, nos afecta mucho nuestro tiempo y nuestra concentración el hecho de estar arrastrando asuntos pendientes de resolver, una razón suficiente para que pongamos especial atención en cerrar las notas lo más pronto posible.



El no atender a esto en forma eficiente da como resultado que con el tiempo es tal el número de problemas no solucionados que acabamos bloqueados y perdemos de manera efectiva el control de los eventos y, en consecuencia, el de la obra misma y la bitácora deja de ser el principal instrumento de control para convertirse en nuestro verdugo. Nunca dejemos cabos sueltos.

20. Custodia de la libreta de bitácora. Por su carácter de instrumento de control y por

las razones por las que fue creada, la bitácora de obra debe quedar bajo custodia del supervisor. En algunas dependencias esto está reglamentado para que el responsable sea el residente, algo que nos parece incorrecto pero que, en última instancia, no nos afecta substancialmente.

Independientemente de quien la custodie, lo importante es que realmente esté disponible para ambas partes y a este respecto es conveniente reglamentar en cada caso cómo, cuándo y dónde se encuentra la libreta, para tener el libre acceso a ella en horas de trabajo, desde luego en el mismo lugar en el que se desarrolla la obra. De hecho, es absolutamente incorrecto sacar la libreta de la obra, salvo en casos excepcionales cuando no hay un lugar para guardarla. Se debe tener en cuenta que custodia no quiere decir propiedad, y que es un asunto muy grave ocultar la libreta, lo que afecta por igual a cualquiera de las partes que intervienen en el proceso de construcción.

21. Bitácora unitaria por contrato. Solo está permitida una bitácora por cada uno de

los contratos. No podrá existir una libreta utilizada por dos contratos, aunque se trate de la misma constructora o del mismo frente. Si los contratos son pequeños, las libretas habrán de ser pequeñas, pero siempre unitarias.

22. Hábito de lectura. Debe hacerse una costumbre el leer cada día lo anotado en la

libreta de bitácora. Esta regla deberá seguirse siempre, lo cual nos evitará sorpresas desagradables. Queremos aprovechar la ocasión para hacerla extensiva a toda documentación que se maneje relacionada con la obra durante el desarrollo de la misma.

Uno de los aspectos más significativos de este tema es el que se refiere a las especificaciones, pues de nada servirá un excelente trabajo de integración de éstas, para que después no se lean y por lo tanto no se apliquen en la realización de los trabajos de campo. El hábito de la lectura no es malo y lo consideramos imprescindible para cualquier profesionista que desee superarse.

Las reglas que continúan ya no son generales, sino particulares, en primer lugar para el supervisor, y en segundo para los residentes, y en esta forma se completan las reglas de uso de la bitácora de obra.

Reglas de la supervisión

1º Órdenes. El uso más frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al contratista lo que debe realizar, sobre todo cuando, por cualquier motivo, es menester ejecutar procedimientos distintos o utilizar materiales diferentes a los señalados en el proyecto ejecutivo.



También es frecuente ordenar la aceleración de un proceso que se retrasa en cuanto a su tiempo o secuencia de ejecución. Digamos para concluir que por medio de la bitácora el supervisor ordena lo necesario para corregir desviaciones que se presenten en tiempo, costo o calidad.

Consideramos conveniente aclarar que el supervisor nunca solicita, pide y mucho menos suplica por medio de la bitácora. Cualquier palabra diferente a “ordenar” representa una distorsión a la función que desempeña y no debe usarse aunque se hieran susceptibilidades. Recordemos que la supervisión está en la obra para ordenar, debe hacerlo con cortesía, pero siempre ordenando.

2º Certificaciones. En la libreta de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia o a solicitud del contratista. Recomendamos que siempre que se certifique algo es porque se tiene seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. No está permitido equivocarse cuando se está actuando prácticamente en calidad de notario. La responsabilidad en estos casos es enorme y se sugiere revisar a lo menos dos veces lo que se asevera y, de ser posible, se acumulen pruebas que respalden la certificación.

Esto puede hacerse por medio de fotografías o, tratándose de fenómenos atmosféricos, obteniendo copias de los reportes respectivos de las oficinas meteorológicas de la zona. Si se tratara de huelgas, por medio de las oficinas de los Sindicatos. Como cada caso es diferente, habrá que buscar la forma de obtener lo necesario para proteger nuestro trabajo y nuestras decisiones.

3º Autorizaciones. Es frecuente que la supervisión dé autorizaciones por conducto de la

bitácora. De hecho, debe hacerse rutinariamente sobre aspectos críticos, como son autorizaciones de colados de concreto, compactación de rellenos, bancos de nivel, trazos para la fijación de vértices de los inmuebles y todo aspecto crítico de cada proyecto en particular.

Este tipo de autorizaciones regulares en el desarrollo de los trabajos, requieren una

cuidadosa revisión previa para asegurarse de que todo está correcto. Si bien es cierto que tenemos la facultad para autorizar estas ejecuciones críticas, también es cierto que en el momento de autorizarlas somos corresponsables con el constructor en el resultado final de los trabajos, por consiguiente, estas revisiones deben efectuarse con un sistema o guía que nos garantice el haber cubierto toda eventualidad o irregularidad para ordenar su corrección antes de autorizar.

Existen otros tipos de autorizaciones y estas son las que se refieren a aspectos no

rutinarios, o sea que son asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos. También puede tratarse de órdenes recibidas por a través de nuestros superiores reconocidos tanto de nuestras empresas como directamente del contratante.

En estos casos debemos proceder basados en las siguientes reflexiones que orientarán cada acción.



Si bien es cierto que somos los responsables de la bitácora y en ella emitimos las órdenes, también es cierto que no estamos facultados para modificar nada de lo comprendido en los anexos técnicos. Por lo tanto, si actuamos transmitiendo una orden o modificando un plano, nosotros a la vez requerimos imprescindiblemente que se nos autorice para poder hacerlo.

De no proceder así, estaremos tomando atribuciones que no nos corresponden y adquiriendo responsabilidades que no son nuestras, ya que si se le paga a un calculista estructural para diseñar y responsabilizarse por la estructura de la obra, no podemos nosotros, como supervisores, modificar alguna parte de dicha estructura por nuestra cuenta, ya que de esta forma nos volvemos automáticamente los únicos responsables de dicha estructura eximiendo al calculista de su responsabilidad.

En caso de cualquier reclamación posterior, el calculista podría argumentar –con toda razón- que no se construyó lo que él ordenó.

Un asunto como el que describimos puede ser muy delicado y esperamos que sea lo

suficientemente ilustrativo como para dejarnos como regla el no tomar responsabilidades ajenas y que si transmitimos una orden o una autorización de un tercero a la bitácora, es porque contamos con autorizaciones firmadas y oficiales que nos respaldan plenamente.

4º Informaciones. Eventualmente, el supervisor utiliza la bitácora para informar al

contratista sobre alguna situación, evento, cambio de personal, visita oficial, revisión especial, etc. Cuando sea necesario asentar una nota de este tipo debemos observar como regla el que se anotarán en la bitácora únicamente las informaciones que representen afectación al programa, al presupuesto o a la calidad de la obra. De no ser así, es necesario transmitir esta información por cualquier medio de los reconocidos, absteniéndose de ocupar espacio en la bitácora.

5º Prevenciones. Es muy saludable en asuntos de construcción el prevenir situaciones o anticiparse a posibles problemas. El uso de la bitácora por parte del supervisor no debe marginarse de este principio. Ocasionalmente veremos la conveniencia de anticiparnos, haciéndole saber al contratista sobre algún material o equipo que debe tener listo para una fecha futura.

En el manejo de este tipo de notas, que son también advertencias, debemos cuidar su limitación a aspectos realmente significativos y trascendentes dentro del proceso constructivo.

6º Control por bitácora de obra. Este tema que, como hemos dicho, es el central

desde el enfoque de la supervisión, en realidad comprende un poco de todos los temas que ya hemos tratado anteriormente, más un tanto de lo suyo propio.

El control entonces se ejercerá valiéndonos de todos los temas según las necesidades de cada momento del desarrollo. Cada supervisor tendrá su estilo y criterio particulares para aprovechar lo expuesto dosificando debidamente las opciones.

Lo único que nos restaría por tratar es el procedimiento que debe observarse cuando

nos encontramos con un contratista que se niega a obedecer las órdenes o hace caso omiso de las mismas. Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo, pero desgraciadamente abundan aquellas en las que la supervisión carece de recursos para



manejar el problema y no en pocos casos, termina representando el papel lastimero al quedar atrapada en un juego establecido por el contratista para su propio beneficio.

Procederemos a exponer un procedimiento adecuado; pero antes recordamos o

hacemos saber a los supervisores que ante un contratista que se rebela contra el orden establecido se debe, antes que nada, conservar la serenidad y actuar inteligentemente. No olviden que como supervisores que recibieron esta designación por parte del contratante (dueño del dinero para realizar los trabajos), son los que tienen el mando, y si proceden debidamente, el que acaba por quedar mal es el contratista de quien, por cierto, jamás debemos amedrentarnos por sus amenazas.

Los pasos a seguir son los siguientes: I. Todo parte de una orden rutinaria o extraordinaria que se le da al contratista por

medio de la bitácora de obra, precisa para que la orden proceda, que la supervisión mencione en la nota un plazo RAZONABLE para su cumplimiento.

II. Una vez vencido el plazo concedido y habiendo comprobado que no se atendió la orden

emitida, procederemos a asentar una segunda nota en la bitácora, haciendo referencia a la primera y concediendo un nuevo plazo, igual o menor que el anterior.

Simultáneamente deberá informarse del asunto a nuestros superiores. Por último se tratará de convencer con amabilidad al contratista para que cumpla con su obligación o nos exprese el motivo por el cual se resiste a cumplirla. Si en su explicación encontramos argumentos sólidos y convincentes, debemos ser razonables y reconsiderar la orden, ya se para ampliarle el plazo o bien para buscar alguna solución al problema en su conjunto para no dejar cabos sueltos. Cuando se presente un caso así, debemos tener mucho cuidado en que los argumentos sean realmente RAZONABLES.

III. Si llegase a vencerse el segundo plazo concedido, procederemos a asentar una última

nota en la bitácora, haciendo referencia a las notas anteriores, conminando a la atención inmediata del problema y señalando una sanción en caso de no actuar conforme a lo ordenado en un nuevo plazo que deberá ser, de preferencia, menor al segundo concedido (en caso extremo será de la misma duración que el segundo). Las sanciones más apropiadas y efectivas serán las de no autorizar la estimación inmediata, el no conceder prórrogas, y la más drástica puede ser la rescisión del contrato por incumplimiento. Desde luego puede haber muchas otras y la que se use dependerá de las circunstancias, del tipo de obra y del criterio del supervisor. Procederemos después a informar al contratante y, de común acuerdo con éste, se podrá por alguna de las siguientes alternativas: citar a un ajunta urgente al personal técnico directivo de la constructora para tratar el asunto. Esta reunión debe convocarse para la fecha más próxima posible y conviene hacerlo, además de por vía telefónica por escrito y con acuse de recibo, y con copias marcadas para el director general de la constructora y para el contratante. En esta reunión se tratará de resolver, por medio de la cordialidad, pero en forma inflexible, el problema. Encontraremos en ella, además, ocasión para poner al tanto de los acontecimientos a los directivos de la constructora, los cuales es común que no estén al tanto o que tengan versiones deformadas de estos problemas de parte de su personal de campo, o



bien actúan de total acuerdo con ellos. Indudablemente que la presión ejercida en la reunión motivará un cambio en la resistencia ofrecida. En caso de que hubiera ignorancia de los hechos, se reclamará al residente su actitud inconveniente y tendrá que someterse al orden establecido en la obra. Además, para la supervisión, quedará el precedente en contra del residente y, en caso de repetirse un problema de esta naturaleza, quedará expuesto a que se solicite su substitución, facultad que en la mayoría de los formatos de contrato se otorga al supervisor. La segunda alternativa consiste en el mismo procedimiento, pero por medio de oficios. Esta tiene efectos más limitados y más lentos, pero es también muy útil y tiene la ventaja de dejar huella por escrito. Si manejamos adecuadamente estos recursos, podemos estar seguros de que no será necesario asentar más notas en la bitácora exigiendo atención al problema cuyo desarrollo hemos analizado. Para terminar con el tema de control de obra por medio de la bitácora, diremos que su uso correcto y aprovechamiento dependen del conocimiento pleno de los procedimientos y recursos por parte del supervisor, así como de su criterio el que administrará el empleo de los citados recursos en la forma y en el momento más conveniente sin exagerar en ningún sentido. Terminemos diciendo que es necesario que el supervisor no sea ni ingenuo ni cándido. Lo complejo del control de obra requiere destreza y experiencia, inteligencia y profesionalismo.

Reglas de la residencia de obra

1º Solicitudes. La residencia de obra utiliza la libreta para solicitar a la supervisión elementos necesarios para ejecutar la obra. Esta forma de uso es más frecuente por parte del personal de campo del contratado. También se comprende en este tipo de uso, las solicitudes de autorización, de certificación, de constancia, de información y de revisión, por medio de las cuales el contratista hace peticiones de Visto Bueno de los trabajos que realiza, Visto Bueno que al serle otorgado, le exime de la total responsabilidad sobre lo ejecutado. Y decimos total, porque una vez aceptado por la supervisión, la responsabilidad se comparte, aunque el último responsable seguirá siendo el contratista. Al menos así tendrá atenuante a su favor.

2º Aceptaciones. En la bitácora, el contratista acepta órdenes o instrucciones giradas

por la supervisión, e implícitamente se obliga a cumplir lo requerido. Ahora bien, si no está totalmente de acuerdo en lo ordenado, tiene derecho a aceptar bajo protesta, pero es necesario que en la nota siguiente exponga los motivos por los que no está totalmente de acuerdo y podrá, si lo desea, solicitar una reconsideración de lo ordenado, o bien una explicación de los motivos que impiden que se atienda a su solicitud.

3º Inconformidades. En caso de que el contratista esté en total desacuerdo con la

orden que recibe, podrá recurrir a asentar una inconformidad. Desde luego que tendrá que explicar suficientemente los motivos, ya que la inconformidad lleva explícita la solicitud de anulación.



La supervisión está obligada a contestar ya sea anulando, modificando o reiterando la orden. En el último caso deberá darse una amplia explicación de las razones que obligan a la reiteración.

En el caso de que supervisión no conteste la inconformidad, el contratista podrá solicitar respuesta repetidamente, y si esto tampoco da resultado, tendrá opción de recurrir a un procedimiento como el presentado para la supervisión en el punto 6º de esta relación, denominado “Control por bitácora de obra”, con la diferencia de que solicitará la reunión en vez de convocarla, y de que en caso de no ser escuchado podrá recurrir, en última instancia, al contratante y a la demanda legal, si el caso lo amerita y si así lo considera necesario el contratista en defensa legítima de sus intereses.

En una situación de esta naturaleza la supervisión se verá en graves dificultades si no

tiene elementos suficientes y amplios para apoyar su postura, y pero aún si actuó con negligencia e irresponsabilidad al no contestar a la inconformidad.

4º Exigencias. En algunas ocasiones el contratista puede exigir por medio de la bitácora.

Estas ocasiones se presentan cuando la supervisión, por algún motivo injustificado, no le entrega soluciones a problemas concretos de la obra, y debido a esto se retrasan los trabajos lesionando los intereses del contratista por retraso del programa o por la provocación de tiempos muertos que mantengan a los trabajadores inactivos, sin el reconocimiento económico correspondiente. Lo mismo es aplicable cuando la supervisión ha ofrecido oficialmente una solución y no ha cumplido.

5º Advertencias. Existe la posibilidad de que el contratista asiente en la bitácora

advertencias cuando se le ordene algo que, a su juicio, puede acarrear determinadas consecuencias. También se puede presentar la ocasión cuando no se le suministre información o elementos necesarios a tiempo, lo cual puede tener efectos negativos o lesivos posteriormente.

Aquí terminamos la exposición de las reglas principales sobre el uso regular de la

bitácora de obra. La intención ha sido incluir en estas reglas las situaciones que se presentan con mayor frecuencia, y en caso de ocurrir algo extraordinario, nuestra recomendación es que el supervisor recurra a su coordinador o jefe de supervisión para decidir el procedimiento a seguir, que sea adecuado a las circunstancias particulares de la obra en cuestión y la situación extraordinaria. Nunca actuemos solos cuando los acontecimientos salgan del cauce normal o del previsto durante el desarrollo de la obra.



Apertura de la libreta de bitácora de obra La apertura de la bitácora se realiza con un primer asiento en el cual se menciona el principio de la relación entre las partes (esto no significa que no coincida con el inicio de la obra, ya que regularmente la apertura se efectúa días antes del arranque de los trabajos y no en pocos casos, en forma incorrecta pero frecuente, la obra se inicia antes de que se designen los supervisores). En otras palabras, la apertura de la bitácora indica el inicio de la relación entre los representantes del contratante y el personal de campo de la empresa constructora. De esta manera queda definida la “apertura”. En lo que respecta al contenido de este primer asiento, diremos que en él deben relacionarse los siguientes datos: Primeramente los datos de las partes: nombres de las empresas, direcciones y teléfonos. Después, los datos indicativos del contrato y su alcance, en la forma descriptiva más precisa posible. A continuación una descripción detallada del terreno o lugar en donde se llevarán a cabo los trabajos, incluyendo todas las características principales y las particulares que se observen y que se considere que puede afectar de alguna manera la ejecución de los trabajos a realizarse. Esta parte de la nota de apertura es muy poco acostumbrada, pero la consideramos fundamental, sobre todo porque protege la primera intervención de la supervisión en la obra. En caso de que la supervisión se designe cuando la obra ya ha sido iniciada, en este lugar se debe anotar un corte completo de los trabajos ya realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre irregularidades observadas durante la primera revisión, quedando así deslindad nuestra responsabilidad a partir de ese momento. La siguiente parte de la nota de apertura debe ser la declaración de inicio de bitácora. Por último se hará el registro de las personas autorizadas, el cual debe comprender un mínimo de dos por cada una de las partes. Como ya hemos mencionado, las más convenientes son por la supervisión, el supervisor responsable y su coordinador o jefe de supervisión, y por la contratista, el residente a cargo del contrato y el superintendente o gerente técnico o de construcción. Cierre de la bitácora Cuando de ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la entrega de la misma, y cuando ya no queda ningún pendiente, o sea que todas las notas sin excepción han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento final o cierre de la bitácora. Esta última nota debe expresar que por medio de ella se da por finiquitada la relación técnica de campo, habiéndose cumplido en todo lo que en ella se consignó. Después se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión, se anexa al finiquito de la obra, para ser entregada al contratante, quien la guardará en su archivo para cualquier aclaración posterior. Con esto damos por terminada la obra en lo que a actividades de campo se refiere.



Tipos de notas y ejemplos Los tipos de notas de bitácora ya han sido clasificados en las reglas. En este capítulo haremos un análisis del contenido que deben tener cada una de las notas según su tipo. Iniciaremos este análisis por la nota más compleja. Se trata de la orden de corrección de un elemento que ha sido ejecutado con defectos. Primero procederemos a presentar un desglose de las partes que imprescindiblemente debe contener el asiento: 1. Clasificación de la nota. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la

finalidad de la nota. En este caso se tratará de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: “SE ORDENA”. En otros casos: “SE INFORMA”, o bien “SE CERTIFICA”, etc.

2. Descripción del asunto. A continuación escribimos el asunto que motivó la nota. La redacción tipo sería, por ejemplo: “la reparación de la arista de la losa”, o “la substitución del aplanado”, etc. Se trata en esta parte de expresar el motivo de la orden que se emite.

3. Ubicación. Consiste en mencionar la ubicación del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto aparece cuando se trata de un elemento repetido muchas veces, por ejemplo, trabes y muros. Por lo reiterativo de la mención de estos elementos es preciso mencionar su ubicación con datos suficientes para que se puedan localizar sin equívocos. Por lo tanto es indispensable indicar la ubicación en forma muy clara, de manera que no se preste en ninguna forma a permitir eludir responsabilidades al argumentarse, por ejemplo: “es que yo había entendido que era del otro lado”, o bien: “como no está muy claro, yo creí que se trataba del otro edificio”, o a veces: “pensé que era en el tercer nivel y no en el quinto”, etc., etc. Para evitar problemas indiquemos con toda claridad. Más vale exagerar que pecar por falta de datos.

4. Causas del problema. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas del problema, en forma breve pero abarcando con precisión cuales fueron las causas y refiriendo éstas a la o a las especificaciones o planos que no fueron observados y cumplidos, por lo cual se motivó el error o la deficiencia. Un ejemplo sería: “Las oquedades en la contratrabe fueron causadas por el uso de agregados de tamaño máximo de 1” cuando que en la especificación del plano estructural ES-01 dice que el agregado máximo será de ½”. Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo lo necesario hasta tener la plena y absoluta seguridad de escribir en la bitácora lo que es absolutamente cierto. Habrá ocasiones en que esta investigación nos obligue a consultar al calculista o al especialista externo, a los fabricantes o a quienes sea necesario hasta conocer la verdadera causa de la deficiencia y poder emitir el dictamen. Estos casos extremos pueden presentarse, pero el proceso de investigación se inicia aplicando nuestros conocimientos e interrogando al contratista al respecto y, de no encontrar respuesta satisfactoria, en segunda instancia recurriremos a nuestros superiores y al responsable del proyecto y de las especificaciones, y por último a ayudas externas. Lo realmente importante es encontrar las causas.



5. Solución exigida. El siguiente paso consiste en anotar la solución que debe efectuarse para subsanar el problema. Para esa solución debemos proceder paralelamente y en forma idéntica a como lo indicamos en el párrafo anterior, con el fin de determinar las causas del problema. Únicamente añadiremos que es preciso anotar en la bitácora todos los datos necesarios para su corrección. De hecho habremos de generar una especificación completa y particular y, si fuese necesario, se hará referencia a las especificaciones generales de la obra.

6. Plazo para la solución. Inmediatamente después de la solución descriptiva, se establece un plazo máximo para su ejecución. El plazo determinado debe de ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Recomendamos anotarlo señalando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esa fecha el problema deberá estar resuelto. No recomendamos anotar cantidades al determinar los plazos, decir por ejemplo: “en 72 horas” o “para la semana próxima”, ya que nos obligamos a hacer cuentas para saber cuándo se vence el plazo.

7. Prevención. Se trata sin duda de la parte más importante de la nota de bitácora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ella la supervisión crece y cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con carácter preventivo es como se presta un servicio eficiente y profesional. El espíritu que predomina en la acción preventiva del supervisor se fundamenta en la siguiente reflexión: “Si hemos encontrado un error o defecto, hemos investigado las causas y determinado una solución para subsanarlo, ¿Por qué no aprovechamos la experiencia y tomamos las medidas necesarias para que no vuelva a presentarse otro caso igual?”. Ahorraremos dinero, evitaremos pérdidas de tiempo, no nos veremos en la necesidad de hacer remiendos y trabajaremos menos, todo en beneficio directo de la obra, del propietario, del constructor y del supervisor. Como se puede constatar, todos los efectos son positivos y sanos. Asentar la parte preventiva de la nota de bitácora tiene cierto grado de dificultad, debido a que es necesario meditar la forma en que es más conveniente realizar el trabajo que nos ocupa, requiriéndose analizar el proceso hasta observar ese proceso durante su ejecución, en busca de elementos que nos permitan perfeccionarlo y racionalizarlo. Así mismo es recomendable consultar al respecto con el residente de la obra. Es él quien finalmente será el responsable de efectuar las modificaciones preventivas y nada sería mejor que él aceptara de antemano y que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse.

8. Responsabilidad de la nota y consecuencias económicas. La última parte del texto de la nota de bitácora corresponde a señalar quien cubrirá el costo de las modificaciones, reparaciones, substituciones o lo que represente económicamente la nota misma.



Por lo general y salvo contadas excepciones, se genera con las órdenes emitidas un costo extra, sobre todo si son reparaciones o substituciones. Debe señalarse en la nota quién es el que debe pagar esto. El cargo podría hacerse al contratista si ocurre que por no haber observado el plano o no haber seguido el procedimiento indicado en las especificaciones, o bien por no haber utilizado los materiales indicados en el presupuesto, fue él quien generó el problema, y será con cargo al contratante cuando se trate de modificaciones a los planos, especificaciones o materiales, inclusive cambios de proyecto, o cuando habiéndose seguido debidamente las instrucciones de la especificación y empleado los materiales aprobados, el resultado fue distinto y no es posible lograr lo que se pidió. En cualquiera de los casos la supervisión deberá cuantificar los volúmenes de materiales y trabajo y anotarlos en la bitácora. En caso de tener los precios autorizados para todos los conceptos incluidos en cada caso particular, deberá anotar también el costo inicial. Sobre lo dicho cabe la posibilidad de que algunos se pregunten: ¿Qué caso tiene anotar el costo, o los elementos del costo, cuando el cargo es al contratista? Hay cierta razón para esta objeción. En realidad no es necesario, pero si queremos llevar nuestro trabajo con la mayor perfección, estos datos nos servirán posteriormente para acumularlos y mostrarle al contratista a cuanto asciende el costo de sus errores y defectos, y de esta manera acabaremos con discusiones frecuentes cuando intentan que se les reconozcan pérdidas porque, argumentan, “no era posible construir la obra en cuestión y obtener una utilidad decorosa”. Los datos citados también nos servirán en caso de que se presente el improbable caso de que el contratante les reconozca un pago que se había cargado en su contra. Como puede constatarse, hemos dejado la parte del costo al final de la nota de bitácora. No es fortuito. Se procede así para que cuando se elabore el finiquito se nos facilite el trabajo, en vez de andar buscando el costo entre todos el texto de cada nota, bastará con leer el último renglón de cada una.

9. Croquis explicativo. Se recomienda dibujar en la bitácora uno o varios croquis que acompañen al texto como auxiliares para mejorar la comprensión. En situaciones especiales puede ser indispensable dibujar un croquis de tal tamaño que no quepa en la hoja de la bitácora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en hoja aparte; se valida después el dibujo con la firma de cada una de las partes bajo un texto que debe decir: “Este croquis forma parte de la nota X de la página No. Y de la bitácora de obra del contrato…” A continuación se le manda sacar las copias necesarias. Una vez obtenidas se anexan a la bitácora en el sitio respectivo (original y copias), indicando en la nota de bitácora que se adjunta el croquis respectivo engrapado a esa página. Por el cumplimiento de idénticos lineamientos, podemos validar y anexar fotografías, en caso de requerirse, con la condición de tener las reproducciones necesarias y firmar cada una de ellas antes de engraparlas a la bitácora.



10. Sanciones. Hemos colocado este tema en décimo lugar porque solo lo consideramos cuando las circunstancias nos obliguen. Añadiremos que cada una de las sanciones debe ser meditada analizando sus posibles efectos secundarios, sus consecuencias y su procedencia legal –es decir si, de acuerdo al contrato, el supervisor tiene facultades para aplicar la sanción-. Una vez decidido lo que hay que anotar, lo que procede y ya que hemos medido sus efectos, únicamente nos resta redactar correctamente. Con esto no pretendemos desalentar el uso de la sanción, sino solo recalcar que se trata de un punto delicado que amerita cuidado en su manejo. Se comprende que una sanción tiene carácter de amenaza y por lo tanto provoca ataques; midamos bien el alcance de nuestras facultades antes de provocar un ataque innecesario contra nosotros mismos. Utilicemos este recurso siempre que se justifique.

11. Seguimientos. Los seguimientos se manejan fuera de la libreta de bitácora. Son indispensables puesto que se han concedido plazos a los que se debe vigilar que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente al residente y lo más conveniente es llevarlos en el diario de obra destinándoles una sección del mismo por medio de un separador que aísle unas cuantas hojas. En el margen izquierdo de éstas anotaremos consecutivamente los números de las notas en las que se otorgó algún plazo, utilizando un renglón para cada una. Seguidamente se describirá, en la forma más breve, el elemento a revisar para tener referencia al contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo. El seguimiento se logra cuando adquirimos el hábito de leer todas las mañanas qué notas vencen ese día para verificar su cumplimiento. Si el resultado es positivo, escribiremos en la hoja de seguimiento “Cumplido” y, a continuación, el número de nota de bitácora en el que damos por finiquitado el asunto (nota de cierre). En caso de que no se haya realizado aún lo ordenado, se escribirá “Pendiente, pasa a nota número…” y pondremos el número correspondiente al siguiente asiento en que reclamamos el incumplimiento, según el procedimiento descrito en el punto 6º “Control por bitácora de obra”. Este seguimiento, llevado con orden, nos evita la posibilidad de olvidos cuyas consecuencias habremos de lamentar al término de la obra, cuando se esté elaborando el finiquito. Los otros tipos de notas de bitácora quedan comprendidos parcialmente en lo descrito, debido a que se trata de asientos menos complicados. Por ejemplo, una certificación se reduce a considerar los puntos 1, 2, 3 y 9 del análisis precedente, con la particularidad de iniciarse diciendo “Se certifica”. Una autorización de colado después de la revisión de armados y cimbras es muy simple y puede reducirse a un texto igual o similar al siguiente: “Se autoriza el colado de la losa ubicada en el cuerpo W, tercer nivel entre los ejes A y D en sentido longitudinal, y 3 y 5



en sentido transversal una vez que se revisó la cimbra, encontrándose correctos los armados e instalaciones”. Si hubiese alguna falla menor se indicaría diciendo por ejemplo: “Antes de iniciar el colado deberán colocarse tres puntales sobre el eje B repartidos proporcionalmente”, o bien, “Antes de iniciar el colado deberán calzar el armado en el perímetro del vano para el domo central”. Si la falla o carencia fuese mayor y requiriera una nueva revisión antes de autorizar el colado (por faltarle bastones al armado de la losa, o por estar incompleta la colocación de tuberías eléctricas, o por algún otro asunto de importancia que signifique riesgo sobre la calidad del producto), simplemente no autorizamos por bitácora, sino que lo anotamos en el diario de obra como recordatorio y, una vez cumplidos todos los requisitos, entonces autorizamos. En lo que respecta a las notas de información, el único requisito consiste en iniciar el texto con las palabras “Se informa”, lo cual nos sirve para diferenciar e identificar las notas. En estos casos no existe estructura formal, lo que se hace es simplemente anotar la información. Después de esta análisis de las notas de bitácora y antes de presentar un ejemplo típico, queremos hacer una recomendación tan importante y significativa que podemos considerarla norma fundamental: debido a que no se permite legalmente hacer tachaduras, enmendaduras, borrones o superposiciones en la libreta de bitácora, y con el fin de evitar la necesidad de hacer composturas, NUNCA HAY QUE ESCRIBIR DIRECTAMENTE EN LA BITÁCORA. Nuestra sugerencia es añadir otra sección al diario de obra con páginas suficientes para anotar en borrador las notas. Ahí sí se nos está permitido agregar y componer todo lo que se necesite y corregir la redacción hasta asegurarnos de que lo escrito es precisamente lo que queremos decir. Después, bastará con copiar esto a la bitácora. En el caso de que a pesar de las precauciones tomadas se cometa algún error en la trascripción, esa nota debe anularse, para lo cual procederemos de la siguiente manera: interrumpimos la escritura en el momento en que cometamos o detectemos la equivocación, después utilizando los dos o tres renglones inferiores escribiremos la leyenda: “Esta nota se anula por tener error” trazando las palabras diagonalmente, con objeto de que destaquen y llamen la atención. A continuación procederemos a transcribir correctamente la nota para firmarla pues, como es obvio, el asiento erróneo no se firma. Damos ahora un ejemplo de nota de bitácora completa, señalando en cada una de sus partes, entre paréntesis y con minúsculas, a que sección del análisis practicado corresponde. Nota No. “X” Se ordena a la contratista (1. Clasificación de la nota) resanar la arista exterior al frente de la columna tipo K-3 (2. Descripción del asunto), ubicada en la intersección de los ejes F y 6 del primer nivel del edificio de talleres electromecánicos (3. Ubicación) que se desprendió, según dictamen del perito oficial de la obra, Ing. Gerardo González, debido al retiro prematuro de la cimbra (4. Causas del problema).



El resane habrá de efectuarse con mezcla fina cemento-arena en proporción 1:1, agregándole aditivo RTY tipo M de la marca ACMME, a rezón de un litro por kilo de cemento. Previamente deberá limpiarse y humedecerse la superficie y a la mezcla se le añadirá agua suficiente para que adquiera consistencia de pasta. Una vez colocada se le dará forma con una llana y se perfilará la arista con una escuadra de madera fabricada ex profeso a 90 grados para evitar irregularidades o abultamientos en los paños de la columna (5. Solución exigida). Este trabajo deberá estar terminado a más tardar el lunes 18 de abril de 2005 (6. Plazo de solución). (La supervisión pasará a revisar el día 16 de abril). Para evitar que se repita este problema, el contratista deberá, de ahora en adelante, esperar 4 días para retirar las cimbras en las columnas que se elaboren. El control se llevará a cabo de la siguiente manera: el contratista se obliga a marcar con pintura roja la fecha del colado en un costado visible de la forja, a la altura de un metro y medio para iniciar. Se anotará la fecha y los ejes que corresponden a esa columna. Cuando se cambie la cimbra de lugar se marcará la siguiente posición y la fecha inmediatamente abajo (7. Prevención). La reparación se hará por cuenta del contratista sin derecho a reclamación alguna. El costo que representa la medida correctiva en bien de la calidad de la obra también será con cargo al contratista y sin incremento a los precios unitarios (debido a que es más cara la reparación que la prevención). (Elementos de costo de la reparación: aquí se anotará una lista con los materiales necesarios, cantidades de estos y mano de obra requerida para los trabajos preventivos, así como la posible necesidad de aumentar el número de juegos de cimbra. Se remata la nota con la siguiente frase:) Costos a cargo del contratista (8. Responsabilidad de la nota y consecuencias económicas).

Reglamento de la bitácora de obra Debido a que la libreta de bitácora es operada por dos personas que representan a dos entidades distintas, es necesario reglamentar su uso para evitar malos entendidos y manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y lesionen la labor de control de la misma, en perjuicio de quien sea responsable de la supervisión. El establecimiento de este reglamento y su correspondiente validación, se efectúa en la misma libreta de bitácora, inmediatamente después de la nota de apertura. De esta forma se logra oficializar e integrar al contrato las reglas que lo componen. Se necesita que el constructor acepte y firme estos preceptos por lo tanto es conveniente comentarlos y lograr su convencimiento antes de anotarlos. En caso de existir oposición recordemos que tenemos conductos para forzar la aceptación, si esta no se otorga por un simple afán de oposición y sin esgrimir razones válidas. Conforme a nuestra experiencia, no habrá impugnación en la mayoría de los casos, debido a que al principio de la relación existe entre las partes cordialidad y expectativas sobre la manera en que se desarrollarán dichas relaciones, en consecuencia habrá disponibilidad para firmar un reglamento coherente, equilibrado y bien intencionado respecto a la finalidad del esfuerzo común.



En lo que respecta a la elaboración del reglamento proporcionaremos algunas reglas que consideramos que nunca deben faltar. Cada supervisor podrá complementarlas con otras, producto de su propia iniciativa, por las condiciones y tipo de obra que tiene a su cargo. Con el tiempo enriquecerá su acervo con reglas que irá deduciendo conforme a las experiencias vividas en la obra inmediata anterior. Volviendo al reglamento de la bitácora de obra, procederemos a enlistar las reglas básicas que nos servirán para iniciar nuestra primera aplicación. Estas reglas no tienen ningún orden prioritario y se dan únicamente en calidad de ejemplo.

• Disponibilidad. La libreta de bitácora estará disponible en las oficinas de obra de la supervisión los días hábiles de 8:00 a 18:00 horas, excepto los sábados, cuando el horario será de 8:00 a 15:00 horas. Cualquier cambio temporal o definitivo se comunicará por memorandum, o en la misma libreta de bitácora, con 24 horas de anticipación.

• Firmado. Todas las autorizaciones en bitácora deberán ser firmadas por ambas

partes. La emisora (indistintamente cualquiera de las partes), como responsable del asiento, y la receptora de enterada o conforme. En caso de inconformidad, se contestará en la siguiente nota, por lo tanto, se concede un plazo de 48 horas para firmar. En caso contrario se acepta automáticamente el contenido del asiento en cuestión, perdiéndose el derecho a la inconformidad o a la aceptación bajo protesta.

• Retiro de copias. Las hojas originales de la bitácora deberán estar siempre

adheridas a la libreta. Queda estrictamente prohibido desprenderlas. Esa copias serán destinadas de la siguiente manera: la primera para el contratista y la segunda para el contratante (puede haber bitácoras con más copias, cada una de las cuales lleva impreso al pie su destinatario).

Los interesados deberán retirarlas una vez que estén completas y firmadas si no se ha cumplido el plazo de 48 horas (ver párrafo anterior). No se admitirán quejas de ninguna de las partes al no tener en su poder las copias respectivas después de 48 horas de emitido el último asiento.

• Inviolabilidad de los asientos. Está prohibido escribir en la bitácora sobre cualquiera de las notas ya firmadas, aún cuando éstas hayan sido emitidas por el mismo que las altera.

• Claridad de la copias. Es responsabilidad de quien escribe una nota en la bitácora

cerciorarse de que las hojas de carbón están colocadas correctamente, así como de que hasta en la última hoja pase con claridad lo asentado. La letra debe ser de molde y fácilmente legible.

• Instrumentos de escritura. Los asientos en la libreta de bitácora deberán hacerse

obligatoriamente con bolígrafo. No se deberá escribir con plumón, lápiz ni pluma fuente. El color de la tinta deberá ser preferentemente negro. Queda prohibido el azul cuando la bitácora va a ser copiada y el rojo cuando va a ser microfilmada.



El hacer el reglamento de bitácora con al menos las reglas que mencionamos nos evitará problemas y discusiones innecesarias. No hay razón para no aprovechar las ventajas que esto representa. Si se invierte un poco de tiempo al inicio de la obra se pueden evitar dificultades y un ahorro de tiempo que puede sumar varias obras al finalizar la obra. Una recomendación práctica para terminar: es conveniente encadenar de alguna manera un bolígrafo negro a la libreta de bitácora, hay que destinar un lugar fijo en donde ésta puede encontrarse durante el día (puede mandarse construir una pequeña mesa para ella), y debe tenerse siempre a mano papel carbón.

Reglamentación de la obra por la bitácora Sirviéndonos de la bitácora podemos reglamentar muchas de las labores cotidianas de la obra. Todos los involucrados en ésta obtendremos las ventajas que representa el orden y la supervisión saldrá particularmente beneficiada al facilitársele en forma significativa el control de los eventos. Para lograr esto integramos un reglamento que anotaremos en la bitácora a continuación del reglamento de la misma que ha sido descrito en el sub-capítulo anterior. La intención de este nuevo reglamento es regular toda actividad repetitiva de carácter administrativo técnico interno, como las siguientes: autorización de estimaciones, elaboración de generadores de obra extra y extraordinaria, solicitud de revisiones de armados, presentación de muestras de acabados, prueba de instalaciones, elaboración de cortes de obra, etc. También podrán adicionarse reglas respecto a seguridad e higiene, o a necesidades de la supervisión para ejercer el control de la obra, o requerimientos indispensables para cumplir con la obligación de rendir información periódica. La reglamentación de todos estos aspectos obliga al contratista a atender oportunamente las necesidades que tenemos para cumplir nuestro cometido, y también nos obligan a respetar un orden que nosotros mismos estamos estableciendo. Este reglamento puede ser algo extenso. No debemos preocuparnos por tal motivo. Cada regla que queda formalizada nos evitará el tener que decidir, al momento que surja un problema, como vamos a resolverlo o que procedimiento vamos a emplear. Ante la imposibilidad de describir todos los aspectos que requieren de una regla, sobre todo por lo variado de los tipos de obra, solo citaremos algunos ejemplos aislados para ilustrar la manera en que deben realizarse:

• Estimaciones semanales. La presentación de los borradores de estimación semanal acompañada de sus respectivos generadores deberá hacerse los miércoles de cada semana, en la oficina de obra de la supervisión, entre las 12:00 y las 15:00 horas. La supervisión contará con un plazo de revisión que vence los jueves a las 14:00 horas para la entrega de la estimación aprobada, o con las correcciones correspondientes en un memorandum anexo. La residencia podrá optar por pasar en limpio la estimación con las correcciones indicadas, o hacer las reclamaciones en ese mismo momento con objeto de llegar a un acuerdo final y no retrasar el trámite.

• Generadores de obra extraordinaria. La elaboración de los generadores que

justifiquen obras extraordinarias, deberán hacerse en forma conjunta para acelerar su autorización y trámite de cobro. El contratista se obliga a solicitar por bitácora la



revisión con 24 horas de anticipación, mencionando que concepto desea cuantificar. La supervisión se obliga a efectuar la medición conjunta, dejando aprobado el concepto al término de la citada revisión. Se aclara que solo se aceptarán trabajos autorizados previamente para su ejecución por la propia supervisión.

• Revisión de armados. Para poder colar losas, trabes, contratrabes, columnas o

zapatas, será necesaria la autorización de la supervisión. Esta se otorgará previa revisión de cimbras y armados y la revisión se llevará a cabo solo por solicitud en bitácora, indicando la ubicación precisa del elemento por colar. Esta solicitud deberá presentarse con un mínimo de 24 horas de anticipación. La supervisión se obliga a revisar como máximo dos horas antes del inicio del colado.

• Muestras de acabados. Para poder iniciar la colocación de cualquiera de los

acabados señalados en el plano respectivo, el contratista se obliga a elaborar una muestra de determinado tamaño, según el caso, que permita calificar el trabajo. La supervisión la revisará aceptándola o haciendo las correcciones que considere pertinentes, en cuyo caso se elaborará otra muestra en distinto sitio, y así las veces que sea necesario hasta la aprobación, con la cual el contratista podrá iniciar formalmente la ejecución del concepto, obligándose a conservar las muestra hasta que se haya ejecutado el último tramo y la supervisión revise la totalidad del trabajo.

• Prueba de instalaciones hidráulicas. Una vez terminado un tramo de instalación

hidráulica, el contratista deberá preparar lo necesario para su prueba y avisar con 24 horas de anticipación a la supervisión, para que ésta asista al momento de cargar la instalación y colocar los manómetros correspondientes, los cuales no podrán ser retirados hasta que la supervisión misma lo ordene y certifique por bitácora la aceptación del trabajo.

Insistimos en que estos puntos solo se proporcionan en calidad de ejemplos de la inmensa variedad de casos que deben reglamentarse. Son las condiciones y las circunstancias de cada obra las que determinan la extensión del reglamento.



4. Diario de obra

4.1 Diario de obra instructivo. El diario de obra es un instrumento de trabajo de la supervisión en el que se concentra toda información relevante referente al desarrollo de un proceso constructivo. En el diario de obra deben quedar inscritos todos los datos útiles para aclaraciones posteriores. Antes de describir los detalles sobre la composición y la forma de operar del diario de obra es conveniente determinar la diferencia entre bitácora de obra y diario de obra, ya que frecuentemente se confunde la función de ambos. Según hemos explicado, la bitácora se utiliza para anotar en forma oficial y legal todas las situaciones que modifican o afectan las condiciones originales del proyecto ejecutivo que están contenidas en el contrato y sus anexos técnicos, mientras que el diario se utiliza para anotar todos los datos y eventos ocurridos en la obra que sean importantes, iguales o distintos a los previstos en el proyecto ejecutivo. Lo anotado en el diario carece de carácter oficial; no es parte del contrato ni sirve directamente para alguna reclamación legal. Por las características de su contenido, el diario de obra puede considerarse como una relación cronológica de los acontecimientos, una auténtica historia del frente de obra. La libreta Se debe utilizar de preferencia una libreta de pastas duras, ya que ésta deberá resistir el trato duro a que se someterá durante el período constructivo. No necesariamente se utilizará una sola libreta, su número variará de acuerdo con la complejidad y duración de la obra, así como al número de supervisores que integren el equipo de trabajo. En el caso en que se prevea la necesidad de varias libretas, se puede optar por utilizar una para cada capítulo del diario de obra que se mencionará más adelante, o bien una por cada especialidad. No es recomendable el uso de carpetas de argollas con hojas desprendibles, que aunque tienen la ventaja de que se le puede añadir el número de hojas necesarias, tienen la enorme desventaja de que las hojas pueden desprenderse y no solo desordenarse, sino también perderse. Es conveniente cuidar siempre de utilizar letra clara para las anotaciones, sobre todo si son varios los miembros del equipo de supervisión. No se debe olvidar que cualquier persona debe comprender sin dificultad lo asentado sin necesidad de tener que recurrir al que hizo la anotación, quien bien puede haber cambiado de puesto o hasta haber abandonado la empresa. El diario deberá servir también como medio de comunicación entre el supervisor y su coordinador, otro motivo por lo que es preciso que todo lo anotado sea de fácil comprensión. No es imprescindible que las hojas estén foliadas, pero si es recomendable con objeto de poder diferenciar asuntos o para una fácil localización de los mismos. Si se van a utilizar varias libretas, es conveniente que sus pastas sean de diferente color para poder identificarlas fácilmente. En el caso de no poder lograr esto, se necesitará marcarlas de manera muy visible, incluso en los lomos, pues de lo contrario se perderá tiempo en localizarlas y la acumulación de éste es costoso.



Diferenciación de partes La libreta de diario de obra debe estar compuesta de varias secciones, cada una de ellas destinada a una función específica. Consideramos indispensables las siguientes: A). Diario de obra. Parte principal del instrumento de trabajo; consistente en una sección

en la que existirá un número suficiente de hojas para contener la duración de todo el proceso, más un excedente para el caso de atrasos; sugerimos calcular un mínimo de dos páginas por semana, aunque sería ideal dedicar una página para cada día de actividades.

Pueden numerarse y fecharse previamente, o hacer esto al momento de asentar un hecho. Este último procedimiento nos permite extender la nota todo lo necesario, pero dificulta posteriormente la identificación por fecha. Más adelante se explicará detalladamente y se darán ejemplos sobre que es lo que debe anotarse y como hacerse la anotación.

B). Borradores de notas de bitácora. En el diario de obra debe existir una sección

destinada a la elaboración previa de asientos de bitácora que puede servir para corregir la redacción y asegurarnos de que lo escrito es precisamente lo que se quiere decir. Una vez hecho esto, basta copiar el texto a la libreta de bitácora mientras que los borradores permanecen en esta sección del diario de obra.

La extensión de esta sección debe calcularse en poco más de la mitad de la extensión

total de la bitácora, debido a que los supervisores intervienen en la bitácora con mayor frecuencia que los constructores. Se recomienda escribir los borradores a renglón abierto para dar espacio para las correcciones, de manera que éstas sean siempre legibles.

C). Seguimiento de bitácora. Esta sección se destina a llevar un seguimiento de todas

aquellas notas que no quedan cerradas en ellas mismas, o que sean certificaciones, informaciones o cualquier asiento que no requiera de una nueva nota para cerrarlo. La sección de seguimiento de bitácora no necesita ser muy extensa. De acuerdo a la experiencia se necesitan de dos renglones cuando mucho por cada nota de bitácora que deba cerrarse posteriormente.

El destinar ocho hojas para este propósito será suficiente si se trata de una obra con

programa a diez meses, que es el lapso más común, se puede agregar o disminuir según el caso con base a este cálculo.

D). Banco de datos. Una parte del diario de obra se utiliza como banco de datos, es

decir, las informaciones que nos son importantes y necesarias durante el desarrollo de la construcción. Podemos clasificarlos en:

1. Datos de origen, que son aquellos que están contenidos en los anexos técnicos

del contrato (proyecto ejecutivo), es decir, los niveles de desplante, vértices de trazo, resistencia del concreto de algún elemento especial, diámetro de paso de tubería en contratrabes, altura de una buña, claro de una ventana tipo, etc.

2. Datos de proceso, que son los que se van generando durante la construcción y

que resultan con confirmación o variación respecto a los datos de origen (proyecto ejecutivo); también pueden adquirir relevancia algunos datos que por algún motivo se vuelven importantes, por ejemplo, que la profundidad del colector principal en donde se debe descargar sea distinto a lo previsto debido a cambios ordenados por las autoridades, o el dato que se refiera al área en donde se encontró un manto rocoso bajo el nivel natural del terreno.

3. Datos de uso regular, como es el caso de datos básicos para cálculos, por

ejemplo sustitución de aceros, proporciones de mezclas, unidades de aparejo, etc.



Es muy conveniente tener al alcance de la mano este tipo de información de uso corriente con objeto de no perder el tiempo localizándola.

4. Datos generales, nos referimos a la información básica del proyecto, número de

edificios del conjunto, metros cuadrados construidos, número de prototipos, anchos de vialidades, superficie del terreno y algunos otros datos que incluyen desde el número de los contratos, montos, alcances y fechas hasta plazos límite de entrada en operación, información toda esta, que frecuentemente se necesita y que no tiene caso conservar en la memoria.

Con excepción de los datos de proceso, para las demás partes que componen la libreta se puede calcular el espacio necesario en el diario de obra, ya que se trata de información que debe anotarse al inicio de los trabajos, por lo cual solo será necesario separar unas siete u ocho páginas de la libreta. Las secciones deberán de ser diferenciadas por medio de separadores, de preferencia de colores diferentes y con una uña que sobresalga, para lograr un manejo ágil de la libreta.

4.2 Operación del diario de obra Con objeto de orientar a los supervisores sobre el aprovechamiento del diario de obra, mencionaremos a continuación algunos de los datos que es importante consignar: 1). Acontecimientos relevantes. Todo hecho que se considere de singular importancia o que signifique un logro en el avance de los trabajos. Un hecho lo sería el colado de la losa tapa de la cisterna, que representa el inicio de la etapa de acabados en obras exteriores, o bien el colado de la última losa de azotea, con la cual se termina el uso de cimbra; en fin, muchos otros sucesos cuyo enlistado sería demasiado largo. También se puede considerar como hecho relevante los fenómenos naturales: lluvias extraordinarias, heladas, ventarrones, así como otros hechos de carácter eventual, como escasez de cemento, falta de agua, disminución de personal por ser época de cosechas, y otros similares. Así mismo, podemos referirnos a modificaciones importantes que afecten el desarrollo de la obra: suspensiones parciales o totales de los trabajos, pruebas de laboratorio extraordinarias o de materiales recibidos, y muchas otras situaciones que se deben considerar. Es aconsejable tener la ubicación en el tiempo de tales acontecimientos, lo cual se logra automáticamente al quedar asentados por fecha; es conveniente contar también con una breve descripción de los hechos en el menor número de palabras, así como también los datos, medidas, cantidades, nombres o todo lo que tenga importancia al respecto. Se trata de ocupar el mínimo espacio anotando todo dato que pueda ser de utilidad en el futuro. 2). Actividades del supervisor. Se refiere a dejar constancia de actividades no regulares. Hablamos por ejemplo del inicio de revisiones encaminadas al establecimiento de un examen especial de los concretos debido a que los reportes del laboratorio revelan una tendencia a la baja, o del momento en que se procede a realizar un inventario del material suministrado por el fabricante. Todas estas actividades deben quedar asentadas en su momento en el tiempo y en sus alcances. Ocasionalmente será necesario mencionar la procedencia de orden de ejecución, quienes las llevaron a cabo y cuánto tiempo emplearon en hacerlo.



3). Visitas a la obra. En los frentes de trabajo se reciben con alguna frecuencia diversos tipos de visitas oficiales que deben quedar registradas. Es conveniente anotar quiénes visitaron el centro de trabajo, de que entidad o dependencia provenían, el motivo de la visita, las instrucciones giradas, en fin, todos los incidentes y pormenores acontecidos, de manera que sea posible reconstruir los hechos posteriormente al momento en que se requiera. Es común que durante este tipo de visitas se giren instrucciones verbales por parte de las autoridades. Al no quedar registradas, en algunas ocasiones se presentan dificultades para demostrar con qué base se autorizaron las modificaciones ordenadas y hasta los propios autores de este tipo de órdenes verbales frecuentemente las desconocen, por lo que el supervisor se ve en dificultades para explicar en qué fundamentó órdenes que pueden representar inversiones muy elevadas. Es importante regularizar estas intervenciones por lo cual expondremos dos formas de hacerlo. NOTA: el punto anterior se refiere específicamente a las obras públicas. La primera en el caso de que los visitantes efectúen una inspección detallada a la localidad en que se realizan los trabajos, hay tiempo para elaborar una minuta de la visita en la que se incluyan las instrucciones giradas. Esta se presenta a firma para corroboración o aclaración, si es que no se han entendido bien las instrucciones giradas. En este caso se harán las correcciones pertinentes y se presentará nuevamente para firma. En esta segunda situación a nuestro juicio bastante frecuente, si se procede como se indica, se tiene la seguridad de tener las instrucciones correctas y la ventaja de fincar la responsabilidad en quien generó la orden. Cuando no es posible tener acceso a la autoridad en cuestión, por tratarse de un funcionario de alto nivel, se puede recurrir a otros funcionarios que lo acompañen o, con mayor facilidad, a algunos de nuestros superiores que sin duda forman parte de la comitiva oficial, o de quienes acompañan extraoficialmente a dicha comitiva. La segunda recomendación es para el caso de que no hubiera tiempo para recabar una firma o una responsiva sobre las órdenes recibidas. Se deberá entonces redactar el acta de visita y enviarla por correo o llevarla uno mismo a la persona que giró las instrucciones, marcando copia para todos aquellos que resulten interesados en el asunto (si se puede obtener acuse de recibo es mejor). Se esperará respuesta un tiempo prudencial: si se procede aceptando lo instruido quedamos automáticamente protegidos. Si por el contrario se niega que las instrucciones sen procedentes, se podrá cancelar lo realizado evitando seguir trabajando en forma errónea. Ahora bien, si no se obtiene respuesta se enviará un nuevo comunicado, haciendo referencia al primero, requiriendo nuevamente la confirmación de la instrucción y añadiendo que “en el caso de que no se reciba respuesta se dará por entendido que las órdenes son válidas”, y así, bajo la responsabilidad del girador quedamos exonerados. Es muy importante que para este segundo envío se obtenga el acuse de recibo. Se debe normar un criterio que determine la magnitud y trascendencia de las instrucciones recibidas. Cuando se trate de circunstancias que no afecten el desarrollo de los trabajos, posiblemente no sea necesario proceder en la forma recomendada; debemos reconocer que muchas veces las instrucciones tienen un soporte lógico y hasta técnico que las ubica dentro de la esfera de nuestra competencia como supervisores responsables del desarrollo constructivo y entonces, más que buscar un respaldo a la autorización debemos agradecer el habernos abierto los ojos. Ahora bien, en ausencia de estas condiciones hay que tener mucho cuidado para decidir en que casos nos apegamos al procedimiento aquí descrito; no hay que olvidar que es



frecuente que asuntos que aparentan carecer de importancia la adquieren con el tiempo, acarreando problemas que se pudieron haber evitado. Si se quiere ser práctico en lo referente a este asunto, se puede utilizar el diario de obra durante la visita y al recibir órdenes, escribir en él, en forma concisa, las instrucciones recibidas para que sean firmadas al instante. 4). Llegada importante de materiales, equipos o maquinaria. En el diario de obra se deben anotar las cantidades significativas de materiales así como su fecha de recibo, particularmente cuando llegan posteriormente a lo programado. Estos datos evitarán discusiones respecto al otorgamiento de prórrogas o al realizar el finiquito, lográndose a la vez un control efectivo sobre el proceso constructivo. La recomendación es igualmente válida para el insumo que sea vital en la construcción y que su carencia provoque retrasos en uno o varios aspectos, por lo tanto quedan comprendidos en esto los arribos de maquinaria, las válvulas de la red de agua potable, los calentadores de agua, e inclusive la llegada de un técnico. 5). Recepción de documentos. Otro punto que se debe controlar con el diario de obra es la documentación que regularmente llega al frente de trabajo. Entendemos por documentación desde licencias y permisos de construcción, circulares institucionales, boletines de proyectos, hasta oficios, memorandums, planos con modificaciones y toda suerte de escritos de los cuales hay que tener constancia de la fecha en que se recibieron. Por principio de orden todo documento que ingresa a la oficina de supervisión debe registrarse, indicando la fecha, la procedencia y, en forma muy concreta, el asunto de que se trata o las características principales del plano que se recibe. Recomendamos dejar dos o tres renglones de espacio destinado a cada fecha en el diario de obra; para este fin es conveniente separarlos por medio de una raya de color muy vivo para que destaque. 6). Comunicaciones entre supervisores y coordinador. El diario de obra también servirá para hacer oficial la comunicación entre los integrantes del equipo de supervisión. Según es costumbre, un coordinador de supervisión tiene a su cargo varios frentes de obra, por consiguiente estará solo por un momento en cada oficina que tenga a su cargo; todavía más esporádicamente si los frentes de trabajo se encuentran en ciudades distintas, por lo tanto se requiere de un medio de comunicación en donde dejar instrucciones por escrito. Esta práctica de anotar las órdenes tiene la ventaja de contribuir al control eficiente que debe tener el coordinador con las obras y con el personal de supervisión a cargo de ellas. A los supervisores les sirve como guía de trabajo, como efectivo deslinde de responsabilidades sobre las instrucciones recibidas y de referencia a las fechas en que éstas fueron dadas, lo cual les proporcionará datos para defenderse si llegasen a requerir aclaraciones. Cuando por algún motivo el supervisor no se encuentre durante la visita del coordinador, éste solo necesitará anotar en el diario de obra sus órdenes para hacérselas saber al supervisor; esta es la razón por la que el diario de obra deberá estar siempre en la oficina de supervisión, al alcance del coordinador, pero sin que esto signifique que cualquiera tenga acceso a él.



Por ese mismo conducto el supervisor podrá dejar constancia de su ausencia o de cualquier otro dato importante del que deba enterarse el coordinador. Los temas que deben manejarse son los que tienen importancia para el buen desempeño de las funciones de supervisión las que, operando como un equipo técnico de trabajo, se pueden referir a políticas de trabajo de la empresa, a órdenes giradas por la gerencia de supervisión o por la dirección de la empresa, formas de proceder ante un evento próximo, señalamientos referentes a atrasos en el cumplimiento de las obligaciones contractuales –tanto del contrato de obra como el propio de la supervisión-, requerimientos sobre órdenes administrativas (por ejemplo, envío de comprobaciones de caja chica o datos necesarios para las estimaciones del contrato de supervisión), autorizaciones solicitadas con antelación por los supervisores, etc. Todo aquel asunto que en un futuro pueda representar un tema de discusión, o que su olvido pueda acarrear consecuencias para cualquiera de las partes o para el buen desempeño de la empresa a la que se pertenece o los intereses de quien contrata o, más genéricamente, para la buena marcha del desarrollo constructivo a nuestro cargo. 7). Vaciado de la libreta de campo. La libreta de campo es un cuadernillo manuable que siempre se lleva consigo durante los recorridos de obra. En él se anotan todos los datos importantes, observaciones, mediciones, número de fotografías, en fin, todo aquello que se recaba en la obra y que no se puede –ni se debe intentar- retener en la memoria. Por ejemplo, de los datos en la libreta se obtiene la información necesaria para calcular el avance de la obra y, con esa base, se pueden autorizar las estimaciones o revisar generadores desde la oficina de campo. También se pueden anotar datos como los diferentes niveles de una cepa de drenaje y tantos otros temas técnicos que cotidianamente suceden de diferente manera en cada frente de trabajo. Siendo necesariamente manuable no se puede esperar que la libreta de campo contenga gran número de hojas, lo cual motiva a usar más de una libreta por cada obra completa. Esto puede acarrear el problema del extravío de alguna de ellas. Este problema se minimiza si tomamos como hábito el vaciar al diario de obra los datos más importantes, logrando a la vez mantener éste al día, así como tener los datos importantes por duplicado, para el caso de pérdida de alguno de estos dos instrumentos de trabajo del supervisor. Para concluir queremos hacer una reflexión respecto al tema de los rendimientos de la mano de obra en especial. Los supervisores saben que toda labor de control de precios se basa en buena medida en los datos válidos sobre rendimientos que manejen los analistas de costos y también saben que dichos rendimientos son un antiguo tema de discusiones sobre las que difícilmente se llega a un acuerdo. También están conscientes de ser los indicados para emitir una opinión técnica y oficial al respecto, en defensa de los intereses de quien nos confía la administración de los fondos al otorgarnos la facultad de determinar el importe de los pagos parciales y por consecuencia la liquidación de los trabajos, nos es indispensable cuidar que la obra se realice utilizando solo la mano de obra estrictamente indispensable. Por consiguiente, si se quiere que el servicio de los supervisores se considere profesional, es importante llevar un record de los rendimientos de los procedimientos más importantes en la libreta de campo y en el diario de obra, con objeto de informar sobre los resultados en el frente de trabajo y contribuir a que la mano de obra sea pagada en forma justa. Recomendamos inclusive anticiparnos a los requerimientos sobre rendimientos, para lo cual debemos registrar la información sobre aquellos procesos que de antemano sabemos que por su importancia es casi un hecho que se nos solicitará tarde o temprano.



El diario de obra es un auxiliar de trabajo del que se sirve el supervisor para descargar su memoria y dejar constancia de datos importantes, órdenes y directrices ubicadas perfectamente en el tiempo; de esta manera se puede resumir en pocas palabras lo que significa para nosotros el diario de obra. A este resumen que define lo escrito en este subcapítulo, añadiremos una recomendación a los supervisores: no consideren al diario de obra como un trabajo más que realizar, sino como un instrumento de orden que permite realizar nuestra función con profesionalismo y ejercer el control de la obra a nuestro cargo en forma eficiente y más fácil. Entendiendo de esta manera el diario de obra podemos comprender cual es la razón de su existencia y servirnos de él aprovechando todas sus cualidades. Como complemento de este subcapítulo, abordaremos a continuación cuatro temas que consideramos muy importantes y los relacionaremos con el diario de obra puesto que representan también principios fundamentales de orden. Agenda del supervisor Otro de los principios de orden que consideramos de importancia capital para el buen desempeño del supervisor es la agenda en la que se programan las actividades. Esta agenda que bien puede estar integrada a la libreta de campo constituye otra herramienta de trabajo indispensable y útil para la formalidad de los compromisos que se establezcan tanto con el constructor como con el coordinador o cualquier otro representante de las entidades relacionadas con la obra. La agenda constituye toda una programación y planeación del desempeño del supervisor; su manejo parte de la base de un análisis. Se podrá ver que las actividades del supervisor pueden ser agrupadas en actividades rutinarias periódicas (elaboración de informes, revisión de generadores de estimaciones, etc.); actividades rutinarias diarias (recorridos de campo, revisión y actualización de bitácora y diario de obra); actividades previsibles (revisión de armados, verificación de niveles de desplante); actividades imprevisibles (muy diversas; algunas de ellas se sabe que ocurrirán pero no cuando, y otras no se pueden predecir). A su vez todas las actividades se presentan con diferentes características en una o en varias etapas que mencionamos a continuación. Primera etapa. Actividades pre-iniciales, antes del arranque de los trabajos de campo. Segunda etapa. Actividades iniciales, aquellas que solo se realizan al principio de la obra. Tercera etapa. Actividades regulares durante el proceso constructivo, a esta etapa corresponden la mayoría de las actividades rutinarias. Cuarta etapa. Actividades para la terminación, entrega de obra y finiquito de la misma. Una vez separadas las actividades e identificadas por sus características, y tras acomodarlas en sus respectivas etapas, se procede a estimarles un tiempo de ejecución, después se procede a darles fecha y a anotarlas en la agenda, o sea a ubicarlas en el tiempo, siempre que esto sea posible. Por ejemplo, sabemos de antemano que el recorrido de campo es una actividad diaria, por lo tanto se anotan todos los días hábiles; se sabe también que los informes deben elaborarse digamos los días 3 o 4 de cada mes y las estimaciones, suponiendo que sean quincenales, se reciben a revisión los días 6 y 21 de cada mes. En todos estos casos se puede destinar un tiempo y una fecha y dejarse ya anotados en la agenda. El resto del espacio se destinará a actividades imprevisibles. También es conveniente ubicar actividades de las que se tiene idea de la fecha en que se efectuarán. En esos casos se recomienda señalarlas aproximadamente en la fecha para posteriormente anotarlas en el lugar correspondiente.



Es comprensible que algunos encontrarán difícil habituarse al uso de la agenda, sin embargo, ante la ineludible necesidad de servirnos de ella como instrumento de orden se requiere de un esfuerzo. Tampoco consideramos adecuado que la agenda sea un instrumento rígido de carácter obsesivo, actitud que la convertiría en estorbo más que en beneficio. Debemos utilizarla con criterio y servirnos de ella en la medida en que nos signifique una ayuda de memoria, un principio de orden. Finalmente queremos mencionar la correspondencia y los lazos de unión que existen entre los elementos de orden. Nos referimos a la bitácora, el diario de obra, la libreta de campo y la agenda del supervisor. Cuando están bien controlados existe una relación entre estos diferentes instrumentos que permite seguir con toda claridad y precisión el desarrollo de un evento o el desenvolvimiento de un problema y la manera en que se atendió y resolvió.

4. In Al El cocoinhtenoqupa Evunqude A ge A usdepréx NodeExpe

NOTA ACLARATORIA: a partir del siguiente capítulo, se mencionan las instruccionessobre los diferentes formatos que desarrolló la empresa que elaboró este manual y que por lo mismo no se incluyen, ya que fueron hechos para uso exclusivo de su personal. De cualquier forma, me pareció importante incluir el instructivo pues de esta manera cualquiera que lea detenidamente el contenido de cada uno de los formatos, estará en condiciones de elaborar los suyos propios.

3 Instructivo para el uso de formatos de diario de obra

troducción

personal de campo (supervisores o residentes de obra).

diario de obra ha sido creado pensando antes que nadie en los supervisores o residentes, mo los responsables de conducir un proceso constructivo contando solo con sus nocimientos y experiencia profesional, con frecuencia trabajando en lugares remotos e óspitos, obligados a tomar decisiones importantes y trascendentales por las que tarde o

mprano tendrán que rendir cuentas, las más de la veces cuando la memoria traiciona y s es difícil hacer una exposición ordenada, cronológica y fundamentada de los motivos e nos impulsaron a tomar tal o cual decisión que para colmo, quizás en su momento no recía ser trascendente.

ita este tipo de penalidades tan desagradables llevando tus registros cotidianamente en diario de obra, liberando tu mente de la necesidad de memorizar datos y fechas para e empeñes en encontrar una mejor manera de cumplir con tus responsabilidades al frente la obra.

los mandos intermedios (superintendentes, coordinadores de supervisión, rentes de construcción o supervisión).

ustedes, les corresponde la responsabilidad de todo lo que sucede en campo, sin ser tedes los que realizan las cosas, están obligados a dirigir a cierta distancia el desarrollo los trabajos, así como a adiestrar a su gente en el desempeño de sus funciones, oporcionándoles al mismo tiempo todos los elementos que requieran para alcanzar el ito en su labor.

dejen de aprovechar las ventajas que proporciona un diario de obra respecto al control la misma y su correspondiente registro de las incidencias del desarrollo constructivo. iste en el diario de obra una sección dedicada a la comunicación entre ustedes y el rsonal a su cargo, aprovéchenla y aprovechen todos los demás elementos contenidos en



el diario de obra para ordenar las funciones del personal de campo, como por ejemplo la sección “Reflexión semanal para mejorar” o los “planes de capacitación”, y recuerden que una vez instaurado el diario de obra, cuando visiten el frente de trabajo, bastará un vistazo a este, para darse una idea clara y precisa del desempeño de sus subordinados. Instructivo de uso El diario de obra ha sido diseñado en 2 secciones. Para facilitar su operación, la primera la hemos denominado libro base y la segunda repuesto, de tal forma que una obra que por su magnitud y duración sea extensa tendrá un libro base y varios repuestos. A continuación explicamos en detalle cada una de las partes que componen cada sección. Libro base diario de obra Primera parte. Introducción. Segunda parte. Instructivo de uso. Tercera parte. Hoja de registro. Se trata de una hoja en donde se anotarán los datos indicativos de la obra. Estos datos frecuentemente son requeridos durante el proceso constructivo, siendo muy práctico concentrarlos en el diario de obra, lo cual, permitirá localizarlos fácilmente. Cuarta parte. Banco de datos. Esta parte está compuesta de tres elementos que por sus características han sido colocados en el libro base y una en el repuesto, los datos de origen y los datos de uso regular son los contenidos en el libro base. Datos de origen. Son aquellos datos fundamentales para el inicio de la obra cuya validez persistente, está vigente durante todo el desarrollo de la construcción, la mayoría viene implícito en el proyecto ejecutivo particularmente en los planos de topografía y trazo, otros datos los determinaremos en campo, sobre todo durante la primera fase de los trabajos. Datos de uso regular. Procurando coadyuvar la efectividad del personal técnico de la obra, hemos dividido esta subsección en dos, en primer término ubicaremos recomendaciones y tablas ya impresas, que son de indiscutible utilidad durante el proceso constructivo, en segundo término hemos dejado hojas en blanco, para que el usuario del diario de obra anote toda suerte de datos que conoció o determinó durante la construcción, que considere que en un futuro habrá de necesitarlos cuando esté en otro frente de trabajo, por esa razón, esta subsección está encuadernada de manera que pueda ser desprendida, para llevarla y adicionarla al diario de obra de la próxima obra, de esta existirá un constante enriquecimiento de este acervo de datos, sin necesidad de escribirlos muchas veces o tenerlos dispersos o en una libreta que quien sabe donde quedó. Quinta parte. Directorio de obra. En él anotaremos los nombres, direcciones y teléfonos de todas aquellas personas que de alguna manera tienen o tendrán alguna relación con el proceso constructivo y por lo tanto, en cualquier momento con más o menos urgencia nos veremos precisados de dirigirnos a ellos. Hemos agrupado en este directorio a los integrantes conforme a su participación en la obra por entidades con las siguientes subdivisiones: “contratante de la obra”, “empresa contratista”, “empresa supervisora”,



“autoridades locales”, “suministro de servicios públicos”, “subcontratistas”, “servicios de diseño”, “ingenierías y perito responsable”, y por último “urgencias” por si llegase a requerirse. Sexta parte. Planes de capacitación. Debido a la enorme importancia que representa la capacitación técnica del personal de campo para la eficacia y la eficiencia, hemos incorporado un control para que sirva de registro de avances al respecto, consideraremos tanto la auto capacitación de acuerdo a un plan preestablecido como la capacitación que debe implementarse a nivel empresa para todo su personal. El personal de campo quizás no pueda incorporarse totalmente al plan debido a la lejanía de algunos frentes de obra, sin embargo algún material se les podría enviar y lo controlarán en el primer formato, existe otro formato para elaborar un plan de auto capacitación y darle seguimiento formalmente. Repuesto de diario de obra Primera parte. Hoja de registro. Tiene como finalidad fundamental dejar constancia de las fechas que delimitan el plazo de validez del repuesto de diario de obra así como relacionar cada repuesto con su antecesor y su predecesor en caso de existir estos. Segunda parte. Registro por día. Este formato es el principal de todo el conjunto de ayudas de orden contenidas en el diario de obra, por consiguiente, al ser la columna vertebral del sistema ha sido objeto de un cuidadoso diseño en base a la experiencia adquirida durante muchos años en el manejo de obras de todas magnitudes. El registro por día debe utilizarse en forma cotidiana para asentar las incidencias de la obra. Es muy importante no dejar pasar nunca un día sin anotar lo correspondiente, hay que convertir en un hábito este requisito de trabajo y de orden, podemos asegurar que aunque sea un poco pesado adquirir la costumbre de registrar diariamente, nunca nos arrepentiremos de haberlo hecho, por el contrario, en cuanto pase un poco de tiempo y logremos apreciar las enormes virtudes de este principio de orden, nos volveremos acérrimos promotores de su uso. Describiremos cada uno de los apartados que componen el formato con objeto de que se aprovechen al máximo. A). Registro por día. Espacio principal del formato; su finalidad consiste en anotar los incidentes del día, si fuera insuficiente, usar dos páginas, cuidando en tal caso de hacer una anotación al término del espacio para indicar que continúa en la siguiente página. B). Actividades del personal de campo. Los técnicos responsables de la obra y usuarios del diario de obra, relacionarán en esta sección sus actividades cotidianas y los incidentes relacionados con el trabajo profesional a su cargo. C). Pendientes. Pequeño espacio destinado a anotar los pendientes importantes que no estén resueltos aún y requieran atención especial y próxima. D). Relevantes. Para asentar acontecimientos muy importantes los cuales sin duda, serán buscados con frecuencia y si quedan anotados en este ligar serán localizados con facilidad.



E). Libreta de campo. Espacio para anotar los datos trascendentes, que durante el día han sido escritos en la libreta de campo, con lo cual ya quedan registrados por duplicado. Estos datos que por ser vitales para el desarrollo de la obra deben manejarse constantemente y no podemos arriesgarnos a que puedan extraviarse. F). Visitas de obra. Se deja el margen inferior para anotar los nombres de quienes visiten en forma oficial el frente de trabajo. G). Clave. El número aquí anotado tiene por objeto individualizar el repuesto de diario de obra, proporcionándole identidad propia para efectos de control. H). Fecha. De primordial importancia para el diario de obra, nunca debe omitirse fecha de una hoja ya que invalida en buena medida lo asentado en el resto del formato. I). Personalización. Espacio destinado a la impresión del logotipo de la empresa que opera el diario de obra, en caso de que no se ocupe, los usuarios podrán utilizarlo para cualquier finalidad que consideren de utilidad. Tercera parte. Semanario en síntesis. Formato diseñado para reportar en forma condensada los acontecimientos de la semana. Está impreso por un solo lado y tiene copia en papel autocopiante para evitar la necesidad de recurrir al papel carbón. El objeto de esa síntesis es el envío periódico a las oficinas centrales de la empresa de la información más importante respecto a lo sucedido y realizado en el frente de trabajo. Esta acción permite a los directivos y mandos intermedios estar al tanto de las incidencias del desarrollo, así mismo evita muchas de las llamadas telefónicas para solicitar información con toda la complicación y costo que esto significa sobre todo cuando las obras son foráneas, por consecuencia hablamos de una agilización operativa a nivel empresa, que es muy deseable fomentar. El semanario en síntesis se compone de las siguientes secciones: I). Semanario. Dividido en cada uno de los días hábiles de la semana para que se haga un resumen de lo asentado en el registro diario. El secreto para un aprovechamiento óptimo está en la habilidad para resumir sin perder el sentido de lo descrito a la vez que se conserve integra la sustancia de los acontecimientos. II). Registro de avances. También se trata de una síntesis, en este caso, numérica porcentual de los avances de la obra durante la semana que se reporta. Esta sección se divide en dos partes; la superior tiene como objetivo informar sobre el trabajo desarrollado exclusivamente durante el lapso semanal establecido, y en la parte inferior se repiten los datos, pero acumulándolos a los avances anteriores de manera que el resultado es un avance total de la obra hasta la fecha de reporte. Los elementos que integran el registro de avances son capítulos de la obra y porcentajes de avance de obra, al respecto haremos una observación a cada uno de ellos, sobre los capítulos diremos que es necesario considerar un máximo de diez capítulos. Si la obra tuviese por su complejidad un mayor número de capítulos, habremos de agruparlos de una manera que resulte en los 10 espacios disponibles o menos, si existiera la ineludible obligación de reportar algunos, en especial que estén agrupados con otros en el capítulo, debemos reportarlos en las hojas del semanario en síntesis si fuese un solo extra. Hemos dejado un renglón más en la parte superior (registro semanal) para tal fin, por lo que se refiere a la columna de registro porcentual de avance. Una recomendación:



recuerden que después del 99% sigue el 100%, con esto queremos decir que determinen los porcentajes con cuidado desde el inicio de la obra, para evitar verse cerca del final acorralados contra el 100%. III). Recepción de documentación o planos. Espacio para acuse de recibo de oficios, presupuestos, planos, etc., que sean importantes o que lleguen con retraso. IV). Envío de documentación o planos. Aquí dejamos constancia como ayuda de memoria de lo que remitimos desde la oficina de obra, no olvidar señalar el destinatario. V). Visitas de obra. Anotar en este margen los nombres y entidades a que pertenecen, de quienes se hayan presentado a la obra en la semana. VI). Arribos de material y equipos. Solamente aquellos que sean críticos o secuenciales para el avance de los trabajos. VII). Clave. (ver punto G de reporte diario). VIII). Fechas semana. Para señalar la fecha inicial y final de la semana que se reporta. Cuarta parte. Anotaciones y reflexiones. Formato que cumple una doble función, en su mitad superior tiene espacio para anotar temas que no sean muy relevantes y que no se hayan podido anotar en el formato de registro por día. La mitad inferior del formato está destinada a reflexiones semanales para mejorar, sabemos que se trata de una costumbre difícil de adoptar, pero es muy trascendental esforzarse al respecto ya que a nuestro juicio, esta sección de carácter preventivo es la única que podrá ayudarnos a ser más eficientes y a no repetir los errores, capitalizando la experiencia. Quinta parte. Banco de datos. En la cuarta parte de la descripción del libro base, de este mismo instructivo se trata sobre el banco de datos contenido ahí y se menciona la otra sección incluida en el registro, se refiere a: Datos de proceso. Se trata de dos formatos, el primero está impreso con datos útiles para el personal de campo, y tiene como finalidad servir de libro de consulta técnica, y el segundo tiene espacio suficiente para permitir la anotación de todo dato importante de la obra que sea necesario conservar. Sexta parte. Relaciones con bitácora. Consta de dos elementos que están ligados a la operación de la bitácora. I. Seguimiento de bitácora. Este formato se ha diseñado con objeto de dar seguimiento

a compromisos establecidos por bitácora, los cuales habrán de cumplirse en determinado plazo. El formato se ha dividido en cinco partes en el sentido vertical, la primera sirve para anotar el número de nota inicial de la serie, en la segunda anotamos la fecha y en la tercera, el tema genérico en forma ultra concentrada; la cuarta columna sirve para anotar fecha y número de hojas subsecuentes en caso de que fuese necesario efectuar varios asientos entes de dar por terminado el asunto, la última columna será para



indicar siempre que el asunto ha sido atendido y se finiquita con esa nota de manera que si la última columna no ha sido llenada, ese asunto no ha sido resuelto aún. Bastará con revisar diariamente este formato para saber que vencimientos tenemos próximamente fijándonos en la última fecha de cada renglón e ignorando aquellos cuya columna ha sido llenada.

II. Borradores de hojas relevantes de bitácora. Este formato tiene por objeto asegurarnos de que lo que escribimos en bitácora que tenga carácter de trascendente, no se escriba de primera intención, quede constancia de cómo se redactó y corrigió para tener la certeza de que lo anotado es lo que queremos decir, lo cual, podemos comprobar ante nuestros superiores mostrando este formato.

Séptima parte. Prontuario de comunicaciones con superiores. Este formato funciona igual que la bitácora de obra y sirve para dejar constancia de órdenes emitidas por superiores jerárquicos de la empresa. Octava parte. Artículos. En esta sección se incluyen artículos de interés general para su difusión entre el personal de campo, se editan diferentes, iniciando con 10 distintos y aumentando su número cada nueva edición de diario de obra, son indispensables con objeto de que los usuarios los conserven cuando el repuesto sea enviado al término de la obra.


manual de supervisin de obra · pdf file73 repuesto de diario de obra 2005 2. ......

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