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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ULEAM

PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Apertura de actividades del Plan Operativo anual para el siguiente año fiscal

Plan Operativo Anual aprobado por Consejo Universitario, y envío de matrizPOA Institucional a las Unidades Académicas y Departamentos Centrales

FUNCIÓN:

ADMINISTRATIVA

COD: PPP-02Rev: 1.0 29/12/2014

ÁREA:PLANIFICACIÓN

INSTITUCIONAL

GESTIÓN DEPLANIFICACIÓN

No.

1.0

2.0

3.0

3.1

3.2

3.4

ACTIVIDAD

OBJETIVO

Optimizar el proceso de Planificación Operativa Institucional estableciendodirectrices, metodología y otorgando asesora miento en la elaboración de losplanes operativos individuales de las unidades académicas y administrativas, para

posteriormente consolidar y formular el plan operativo anual de la Universidad.

ALCANCE

Aplicable a nivel táctico y operativo a directivos y colaboradores de la universidadque elaboran la planificación anual de su unidad y al personal de Planeamiento

encargado de su consolidación.

RESPONSABILIDADESH. Consejo Universitario

a) Analizar el contenido del Plan Operativo Anual Institucional.b) Aprobar el Plan Operativo Anual Institucional.

Rectora) Disponer la apertura o inicio de las actividades inmersas en la formulación

del Plan Operativo Anual (POA) de cada periodo.b) Participar en los talleres en conjunto con las autoridades y directivos para

asuntos inherentes a la planificación universitaria.

Vicerrectores, Decanos de Unidades Académicas, Directores Departamentales y

Jefes de Unidades y Sección.a) Participar en los talleres inherentes a la planificación universitaria para

definir lineamientos financieros, económicos, sociales, políticos y técnicos.b) Elaborar los objetivos y planes operativos de su unidad de acuerdo a los

lineamientos financieros, económicos, sociales, políticos y técnicos delplan operativo Institucional, vinculados con los objetivos estratégicos

institucionales definidos en el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional.c) Efectuar la toma de decisiones en relación a los resultados obtenidos y

logros alcanzados, evidenciados en la matriz de control y seguimientoPOA, determinando las medidas de acciones correctivas y preventivassobre el rendimiento de las estrategias implementadas.

d) Garantizar el cumplimiento del POA priorizando los programas y proyectosque alinean sus recursos hacia los objetivos institucionales.

e) Ingresar la información en el instrumento de formulaciónf) Socializar con sus colaboradores los Planes Operativos elaborados para

concienciarlos, apoyarlos y motivarlos en su ejecución.

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UNIDAD DE

TRABAJO

Fecha Emisión: Elaborado Por/ j Revisado Por: / \ Aprobado Por:Analista OylVT*] . Analista de PlanificacióriCtí^? Director Planeamiento

Asistente Informático V Académica, Directo^Qv»/ /O^ , Académico Pa9 1 <te 7

29/12/2014 úflfVV ^^

iInicio:

Fin:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ULEAMPROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL



FUNCIÓN:

ADMINISTRATIVA

COD: PPP-02Rev: 1.0 29/12/2014

ÁREA:

PLANIFICACIÓNINSTITUCIONAL


No.

3.4

3.4

ACTIVIDAD

g) Solicitar la aprobación de recursos para los proyectos a implementarh) Entregar a Planeamiento la información que sustente los planes

operativos elaborados para su consolidación y aprobación.

Director del Departamento de Planeamiento Académico.a) Dirigir la elaboración y actividades del Plan Operativo Anual POA.b) Elaborar y difundir cronogramas de actividades del POA para el siguiente

año fiscal.c) Convocar a las autoridades, decanos y directores departamentales para la

elaboración del POA Institucional.d) Con los insumes obtenidos en los talleres inherentes al plan institucional,

elaborar los lineamientos financieros, económicos, sociales, políticos ytécnicos del plan operativo Institucional para la formulación de losobjetivos y planes operativos de las Unidades Académicas, UnidadesAdministrativas y Secciones vinculados con los objetivos estratégicosinstitucionales definidos en el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional.

e) Analizar y evaluar con los Analistas de Planificación y Estadísticas loscriterios determinados para la elaboración del POA Institucional.

f) Receptar y evaluar POAS de Unidades Académicas y Administrativas.g) Documentar el Plan Operativo Anual con los insumos emitidos desde las

carreras y departamentos de coordinación central.h) Convocar a las autoridades, Decanos y Directores Departamentales a taller

de Socialización del POA Institucional.i) Cerrar el período de etapa de formulación del POA y enviar el Documento

al Señor Rectorj) Difundir el POA a las Unidades Académicas y Departamentos

Centrales para su cumplimiento a través de la operatividad de losPOAS de cada unidad académica y administrativa, y publicarlo encoordinación con el Departamento de Relaciones Públicas.

Analista de Planificación y Estadísticasa) Coordinar y apoyar la ejecución de cronograma de las actividades del POA

Institucional.b) Ejecutar el Plan de inducción y capacitación para la formulación del POA

de las unidades académicas y administrativas.c) Documentar el Plan Operativo Anual con los insumos emitidos desde las

unidades académicas y administrativas.

UNIDAD DETRABAJO

Fecha Emisión: Elaborado Por:/"', Revisado Por: . v Aprobado Por:Analista OyMlW i Analista de PlanificaciórtyJ'3 Director Planeamiento

Asistente Informático \, D\retXar/I)\/M -. ^^Académico Pá9 2 de 7

29/12/2014 sJ-tiy^f ^^

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Inicio:

Fin:





FUNCIÓN:ADMINISTRATIVA

COD: PPP-02Rev: 1.0 29/12/2014

ÁREA:PLANIFICACIÓNINSTITUCIONAL

GESTIÓN DE

PLANIFICACIÓN

No.

3.5

4.04.1

4.2

4.3

ACTIVIDAD

Jefe de Relaciones Públicasa) Coordinar con el Departamento de Planeamiento Académico la

socialización y difusión a la comunidad universitaria del contenido del PlanOperativo Anual aprobado por el Consejo Universitario a través de lapágina web institucional.

DEFINICIONES

Plan Nacional de Desarrollo: de acuerdo al artículo 120 de la Constitución Políticade la República del Ecuador es el instrumento al que se sujetarán las políticas,programas y proyectos públicos; la programación y ejecución del presupuesto delEstado; la inversión y la asignación de los recursos públicos; y coordina lascompetencias exclusivas entre el Estado central y los gobiernos autónomosdescentralizados. Su observancia será de carácter obligatorio para el sectorpúblico e indicativo para los demás sectores.

Es un documento práctico con directrices claras que rescata la planificación parano duplicar esfuerzos y evitar el desperdicio de recursos, articula las políticaspúblicas con la gestión y la inversión pública, ha sido denominado como PlanNacional del Buen Vivir 2013-2017 y contiene 12 Objetivos Nacionales, que serelacionan con el desempeño de las metas nacionales, con las distintas propuestasde acción pública sectorial y territorial, y principalmente con la necesidad deconcretar los desafíos derivados del actual marco constitucional.

PEDÍ (Plan Estratégico de Desarrollo Institucional): Es una herramienta quepermite ordenar las actividades, proyectos y tareas en función de los objetivosinstitucionales, fijando metas e indicadores de gestión, que permitan evaluar losresultados de la gestión institucional, para lo cual es necesario definir políticas yestrategias.

Se constituye en el horizonte institucional en el que todos los planes, objetivosoperativos y metas de las Unidades Académicas, Administrativas y Secciones sedeben alinear para aportar al cumplimiento de los mismos.

POA (Plan Operativo Anual): La planificación operativa se concibe como ladesagregación del plan estratégico en actividades, proyectos, programas que seejecutan total o parcialmente en un ejercicio fiscal. Define políticas, metas,indicadores operativos, acciones, tareas, responsables, en función de lasactividades y proyectos.

UNIDAD DE

TRABAJO

Fecha Emisión: Elaborado Por/Ji Revisado Por: . Aprobado Por:Analista OyNf1 Analista de Planificaciones ü Director Planeamiento

Asistente Informático -t Académica, DirectorpyWK ^ .-Académico Pá9 3 de 7IfAlf f <& /

29/12/2014 ^^ (-22'

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Inicio:

Fin:




FUNCIÓN:

ADMINISTRATIVA

COD: PPP-02Rev. 1.0 29/12/2014

ÁREA:

PLANIFICACIÓNINSTITUCIONAL


No.

4.4

5.05.1

ACTIVIDAD

Sistema de Planificación Operativa InstitucionalEl Sistema de Planificación Operativa Institucional es un conjunto de procesosintegrales que expresan responsabilidades, normas y procedimientos decumplimento general para la formulación, revisión, control y evaluación de losplanes operativos elaborados por las Unidades Académicas, UnidadesAdministrativas, Departamentos, y Secciones de la Universidad Laica Eloy Alfaro deManabí.

POLÍTICAS, CONTROL Y REGISTROSPolíticasPara la formulación y aprobación del Plan Operativo Institucional se requiere:

a) Institucionalizar el proceso de planificación mediante normas yprocedimientos que orienten la elaboración del Plan Operativo Anual(POA).

b) Se definirán lineamientos financieros, económicos, sociales, políticos ytécnicos para la elaboración del plan operativo institucional, que serviránde base para la formulación de los objetivos y planes operativos de lasUnidades Académicas, Unidades Administrativas y Secciones.

c) Utilizar el Plan estratégico de desarrollo institucional como ayuda en laelaboración del plan operativo anual

d) Asesorar y coordinar con las unidades académicas y administrativas lacorrecta elaboración de los planes operativos a través delacompañamiento personalizado y sesiones de trabajo, que garanticen laelaboración y formulación de planes, programas y proyectos a corto plazo.

e) Incluir en el Sistema de Planificación Operativa Institucional todas lasnormas, directrices y parámetros de medición establecidas por lasentidades gubernamentales de control.

f) Todos los programas, proyectos y actividades a nivel táctico y operativoque se apliquen dentro de la Institución estarán enmarcados dentro de loslineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y los determinados en elSistema de Planificación Estratégica de Desarrollo Institucional.

g) La Dirección Financiera aprobará el presupuesto para los proyectos aejecutarse de acuerdo a la planificación anual.

h) Consolidar y formular el plan operativo anual de la universidad, mediantela integración de los planes operativos de las unidades académicas yadministrativas.

i) El Honorable Consejo Universitario aprobará el Plan OperativoInstitucional.

UNIDAD DETRABAJO

Fecha Emisión: Elaborado Porf Revisado Por: ,. Aprobado Por:Analista Oylvf^V Analista de Planificación^tóí Director Planeamiento

Asistente Informático 4- Académica, DirectorO/M/V /~}. / Académico Pag. 4 de 7/¡í/l 1 %S

29/12/2014 (á'±^ -^

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Inicio:

Fin:





FUNCIÓN:ADMINISTRATIVA

COD: PPP-02Rev: 1.0 29/12/2014


GESTIÓN DE

PLANIFICACIÓN

No.

5.2

5.3

6.0

7.0

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

ACTIVIDAD

j) El Seguimiento y cumplimiento de los planes operativos individuales seráresponsabilidad de cada uno de sus directivos y estarán monitoreados porla Dirección de Planeamiento encargada del seguimiento y cumplimientodel Plan Operativo Anual Institucional.

k) El Plan Operativo Anual Institucional será debidamente difundido acorde ala Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública(LOTAIP).

Controlesa) Verificación de actividades de las unidades académicas y administrativas

de la universidad para cumplir con los objetivos específicos del PEDÍb) Presupuesto aprobado por Dirección Financiera para cada una de las

actividades

Registrosa) Matriz POA Institucional.b) Planificación anual individual de las unidades académicas y administrativas

de la universidad.c) Resolución de aprobación del POA Institucional por el H. Consejo

Universitario.

REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS

El procedimiento será revisado en el término de un año a partir de su emisión, oantes si se cambia a mejora el sistema administrativo.

PROCEDIMIENTOS

Dispone la apertura de actividades del Plan Operativo anual para el siguiente añofiscal.

Elabora el cronograma de actividades del Plan Operativo Anual Institucional (POA),

Aprobación y difusión del cronograma de actividades con respecto al PlanOperativo Anual Institucional (POA) para el siguiente año fiscal.

Convoca a las Autoridades, Decanos y Directores Departamentales a los tallerespara la elaboración del POA Institucional.

Analiza y evalúa con los Analistas de Planificación y estadísticas criterios ylineamientos determinados para la elaboración del POA Institucional.

UNIDAD DE

TRABAJO

RECTOR

DIRECTOR/A YANALISTAS DE

PLANEAMIENTO

DIRECTOR/A DEPLANEAMIENTO

ACADÉMICO


ACADÉMICO


ACADÉMICO

Fecha Emisión: Elaborado Pon'A Revisado Por: , Aprobado Por:Analista OyM^ \a de Planificacióncj/^ • Director Planeamiento

Asistente Informático T Académica, Director •QyM/7 (~&>> ./ Académico Pag. 5 de 7

29/12/2014 <¿ÍL¿5L. ~~^^

fflEiiA'íí^Qj

Inicio:

Fin:




FUNCIÓN:

ADMINISTRATIVA

COD: PPP-02Rev: 1.0 [ 29/12/2014



No.

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

ACTIVIDAD

Difunde los lincamientos y recomendaciones para la elaboración de los POASindividuales a las Unidades Académicas y Administrativas.

Atiende a los coordinadores de las diferentes unidades académicas yadministrativas, brindado asesoramiento y apoyo en la ejecución de lasactividades del POA Individual.

Recepta y analiza y consolida los POA de las Unidades Académicas yAdministrativas

Documenta el Plan Operativo Anual con los insumes emitidos desde las UnidadesAcadémicas y Administrativas

Convoca a las Autoridades, Decanos, Directores Departamentales a un taller desocialización del POA institucional.

Participa en el taller de socialización del POA institucional.

Cierra el periodo de etapa de formulación del POA, para enviarlo al Rector.

Recibir el Plan Operativo Anual (POA), para ser enviado al Honorable del ConsejoUniversitario.

Recibir, analizar y aprobar el contenido del Plan Operativo Anual Institucional. Si elcontenido esta correcto ir al paso 7.15 caso contrario devolver el documento conlas observaciones respectivas para su adecuación. Ir al paso 7.9

Ingreso del Plan Operativo Anual Institucional en el sistema de Planificación eInversión Pública SIPelP del SENPLADES

Difundir el POA a las Unidades Académicas y Departamentos Centrales parasu cumplimiento a través de la operatividad de los POAS de cada unidadacadémica y administrativa.

UNIDAD DETRABAJO

DIRECTOR/A DE

PLANEAMIENTO

ACADÉMICO

ANALISTAS DE

PLANIFICACIÓN Y

ESTADÍSTICAS.

DIRECTOR/A Y

ANALISTAS DE

PLANEAMIENTO

DIRECTOR/A Y

ANALISTAS DE

PLANEAMIENTO

DIRECTOR/A DE

PLANEAMIENTO

ACADÉMICO

RECTOR,

VICERRECTORES,

DECANOS Y DIRECTORES

DEPARTAMENTALES

DIRECTOR/A O DE

PLANEAMIENTO

ACADÉMICO

RECTOR

H. CONSEJO

UNIVERSITARIO

DIRECTOR/A DE

PLANEAMIENTOACADÉMICO

DIRECTOR/A DE

PLANEAMIENTO

ACADÉMICO

Fecha Emisión: Elaborado Por:/- Revisado Por: a Aprobado Por:Analista OyM^ , Analista de Planificación;^ - Director Planeamiento

Asistente Informático 4 Académica, Directójr/QyM /^L^x' Académico Pag. 6 de 7

29/12/2014 CD» ^

iInicio:

Fin:




FUNCIÓN:

ADMINISTRATIVA

COD: PPP-02

Rev: 1.0 29/12/2014


GESTIÓN DE

PLANIFICACIÓN

No.

7.17

8.0

9.0

ACTIVIDAD

Publicar el POA en coordinación con el Departamento de Relaciones Públicas. FINDEL PROCEDIMIENTO

INDICADORES DE GESTIÓN

Indicador:índice de Cumplimiento en la formulación del POA de la ULEAM

Fórmula de cálculo:% de avance de los objetivos cumplidos a la fecha de medición

LISTA DE DISTRIBUCIÓN01 RECTOR02 VICERRECTORES03 UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS04 ANALISTA DE PLANEAMIENTO

Fecha Emisión:

29/12/2014

Elaborado Pof: s\a OyM n

A*lst*nteJnfpmutlco

Revisado Por:Analista de Planificación:^Académica, Director/OyM i

UNIDAD DETRABAJO


ACADÉMICO, JEFA DELDEPARTAMENTO DE

RELACIONES PÚBLICAS

Aprobado Por:Director Planeamiento

/-\o Pag. 7 de 7

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

1.0

DESCRIPCIÓN

Implementación delManual para laFormulación y

Aprobación del PlanOperativo Anual.

ELABORADO POR:Matta"SaláB

.Analista OyM

Carmen AragundiAsistente

Informático

A

FECHA: 29/12/2014

FECHA:

FECHA:

REVISADO POR:

Ma. Elena LucasAnalista de

PlanificaciónAcadémica

Ing. Medardo SilvaDirector OyM x"

FECHA: 07/02/20K/

FECHA:

FECHA:

FIRMAS:

jl/r^wf

< APROBADO POR:

leda. Gardenia Cedeño/ Directora

PlaneamientoAcadémico

FECHA: 27/02/2015

FECHA:

FECHA:

FIRMAS:

A^

FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA INSTITUCIONAL)

DIRECTOR(A) DEPLANEAMIENTO

ANALISTA DEPLANEAMIENTO

ELABORA EL CRONOGRAMA DEACTIVIDADES DEL POA

£ZAPRUEBA Y DIFUNDE EL

CRONOGRAMA DEACTIVIDADES DEL POA

PARA EL SIGUIENTE AÑOFISCAL

ir

co^AUTORELABOF

INS

DIFUNDEY RECOM

LAELABROAS INC

UNID.ADM

CON\I

DE SOCIPOAIN

«OCA A LASDADES PARA LAÍACIÓN DEL POATITUC ONAL

^LANALIZA Y EVALÚA LOS CRITERIOS

DETERMINADOS PARA LA ELABORAC ÓNDEL POA INSTITUCIONAL

r~OS LINEAMIENTOS

ENDACIONES PARAORAC ÓN DE LOSVIDUALES DE LAS

ACADÉMICAS YNISTRATIVAS

ir

ASESORA Y APOYAEN LA FORMULACIÓN

DEL POA DEUNIDADES

ACADÉMICAS YADMINISTRATIVAS

RECEPTA, EVALÚA Y CONSOLIDA LOSPOAS DE UNID. ACADÉMICAS Y

ADMINISTRATIVAS

1 r

DOCUMENTA EL PLANCON LOS INSUMOS EMUNID. ACADÉMICAS Y

í~

/OCA A LOS/OS AL TALLER<\LIZACIÓN DELSTITUCIONAL

1

CIERRA EL PERIODO DEFORMULACIÓN DEL POAY ENVÍA EL DOCUMENTO

AL RECTOR

INGRESA EL POAINSTTUCIONALAL

SIPe P DELSENPLADES

1DIFUNDE EL POA A LAS

UNIDADES ACADÉMICAS YDPTOS CENTRALES, COORDINACON EL DEP. DE RELACIONES

PÚBLICAS SU PUBLICCIÓN EN LAPAGINA WEB INSTITUCIONAL

C )

OPERATIVO ANUAL

ADMINISTRATIVAS

Fecha Emisión: Elaéprado (Por:

07/02/2015 AÍ iteyM

VICERRECTORES,DECANOS Y DIRECTORES

DEPARTAMENTALES

PARTICIPA EN LOS

INSTITUC

PARTICIPA EN EL

INSTITUCIC

1 'Revisadcyfiór/

Analista de J^cieátfiieAcadémicoj/Sírector C

RECTOR

C INICIO J

DISPONE LA APERTURADE ACTIVIDADES DEL

ANUAL (POA) PARA ELSIGUIENTE AÑO FISCAL

TALLERES PARA)N DEL POAONAL

TALLER DEDEL POANAL

RECIBE EL PLANOPERATIVO ANUAL

INSTITUCIONAL PARAPRESENTARLO AL

CONSEJOUNIVERSITARIO

SI

1

CONSEJOUNIVERSITARIO

ANALIZA ELCONTENIDO DEL

* PLAN OPERATIVOANUAL

.x'X sS. N0/APRUEBA B^^^s^ POA S

Aprobado Por:1 U«— -_ \ —

nlodt¡¡íaA Director Planeamiento)yM Académico

manual de procedimientos uleam procedimiento: …€¦ · planes operativos individuales de las...

Documents