manual de procedimientos -...

Manual de Procedimientos

Secretaría de Gobierno Municipal

H. Ayuntamiento Municipal; Gestión 2012 – 2015 Dirección de Desarrollo Administrativo Página 1 de 91




ORGANIGRAMA ESPECÍFICO SECRETARÍA DE GOBIERNO MUNICIPAL




E1-01

Nombre del Procedimiento Proporcionar asesoría jurídica a las delegaciones del ayuntamiento de Tapachula.

Propósito Coordinar a las delegaciones jurídicas en los procedimientos jurídicos-administrativos

Alcance Desde la recepción de la solicitud hasta la entrega de la tarjeta informativa

Área Responsable Coordinación de Asesores/Oficina del C. Secretario

Descripción del Procedimiento

Número de Actividad

Actividad Observaciones

1 2 3 4

Recibe del titular de la dependencia, a través del delegado jurídico oficio de solicitud de asesoría, se entera y resguarda. Realiza los estudios necesarios relacionados con la solicitud, determina el procedimiento jurídico y recaba visto bueno del Secretario de Gobierno. Proporciona asesoría jurídica-administrativa al delegado y da seguimiento a la solicitud. Realiza tarjeta informativa, en original y copia, dando a conocer las actividades realizadas, firma y turna: -Original de tarjeta informativa: Secretario de Gobierno Municipal -Copia de tarjeta informativa: Archivo

TERMINA PROCEDIMIENTO





Diagrama de Flujo





Lineamientos

No existen lineamientos para este procedimiento.


Formatos

No existen formatos para este procedimiento.




E2-01

Nombre del Procedimiento Elaboración de acta administrativa de comparecencia

Propósito Lograr un acuerdo armonioso entre particulares

Alcance Desde la recepción de la queja del ciudadano hasta la entrega del acta administrativa de comparecencia

Área Responsable Juzgado Administrativo Municipal/Dirección de Asuntos Jurídicos




1 2

3

Recibe del ciudadano de manera económica queja, analiza y determina: ¿La queja es de carácter administrativo? No, informa de manera económica al ciudadano que no procede su queja y da otras opciones.

FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, entrega formato de solicitud de queja para requisitar y continúa con la actividad No. 2 Recibe del ciudadano formato de solicitud de queja requisitado, solicita documentación personal y datos completos del indiciado, obtiene datos, abre expediente y resguarda. Elabora citatorio, de acuerdo a la agenda, para audiencia conciliatoria de comparecencia de ley, en original y copia, sella, firma y envía:

-Original de citatorio: Indiciado -Copia de citatorio: Expediente

La documentación personal son: copia de INE, comprobante de domicilio; los datos del indiciado son: nombre completo y domicilio.







4

Realiza audiencia conciliatoria de comparecencia de ley, elabora acta administrativa, en tres tantos originales, sella, firma, recaba firma de quejoso e indiciado y distribuye: 1ª - Original de acta administrativa de comparecencia: Expediente 2ª .- Original de acta administrativa de comparecencia: Quejoso 3ª .- Original de acta administrativa de comparecencia: Indiciado






Diagrama de Flujo





Lineamientos

Para la elaboración del acta administrativa de comparecencia se deberá observar:

El artículo 209 Fracción V del Bando Municipal y Buen Gobierno del Municipio de Tapachula.

Que las quejas deben ser de carácter administrativo: problemas familiares, vecinales y deudas económicas entre particulares, que no rebasen la cuantía de $5,000.





Formatos




E2-02

Nombre del Procedimiento Trámite de acta administrativa para constancias de identidad, origen y vecindad.

Propósito Elaborar un documento oficial que sirva como comprobante para el trámite que al ciudadano convenga.

Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud hasta la entrega del acta administrativa.





1

2

3 4

Recibe del ciudadano, a través del Departamento de Identidad Ciudadana, oficio de solicitud de acta administrativa, se entera y abre expediente. Comunica de manera económica al ciudadano la documentación requerida para realizar el trámite correspondiente.

Recibe documentación, analiza y determina:

¿Es correcta?

No, informa al ciudadano la documentación faltante y regresa a la actividad No 2

Sí, resguarda documentación, agenda cita de audiencia conciliatoria de comparecencia de ley y continúa con la actividad No. 4

Realiza audiencia conciliatoria de comparecencia de ley, entrevista por separado a los testigos, analiza y determina:

¿Es consistente la información?

No, informa de manera económica al ciudadano la improcedencia de su trámite.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Sí, entrega al ciudadano orden de pago para el trámite del acta administrativa y turna a la ventanilla de la Secretaría de Hacienda Municipal y continua con la actividad No. 5

La documentación requerida es: original de acta de nacimiento, original comprobante de domicilio, Credencial de elector y de dos testigos.







5

Recibe comprobante de pago, elabora acta administrativa en original y copia, sella, firma, recaba firmas del ciudadano, testigos y distribuye:

-Original de acta administrativa: Ciudadano -Copia de acta administrativa: Expediente





Nombre del Procedimiento Trámite de acta administrativa para constancias de identidad, origen, vecindad.

Diagrama de Flujo





Lineamientos

Para el trámite del acta administrativa se deberá observar el artículo 209 Fracción V del Bando Municipal y Buen Gobierno del Municipio de Tapachula y la Ley de Ingresos del Municipio de Tapachula Chiapas.


Formatos

No existen formatos para este procedimiento




E2-03

Nombre del Procedimiento Trámite de constancia de ingreso

Propósito Otorgar una constancia al ciudadano manifestando el ingreso que percibe por su actividad económica.

Alcance Desde la recepción de la solicitud de la constancia de ingreso hasta la entrega del documento al ciudadano.





1

2 3 4 5

Recibe de manera económica del ciudadano solicitud de constancia de ingresos y comunica la documentación requerida para el trámite. Recibe documentación requerida, analiza y determina: ¿Es correcta la documentación? No, comunica al ciudadano la documentación faltante. FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, resguarda documentación, agenda cita de audiencia y continúa con la actividad No. 3 Realiza audiencia conciliatoria de comparecencia de ley y entrevista a los testigos. Elabora orden de pago de los derechos del trámite, entrega al ciudadano y turna a la ventanilla de la Secretaría de Hacienda Municipal. Recibe comprobante de pago, elabora constancia de ingreso en original y copia, sella, firma y distribuye: -Documentación y Original de constancia de ingreso: Ciudadano -Copia de constancia de ingreso: Archivo

TERMINA PROCEDIMIENTO.

La documentación requerida en original y dos copias: acta de nacimiento, credencial de elector del solicitante y dos testigos, y comprobante de domicilio.

En la audiencia se entrevista a los testigos quienes avalan lo que manifiesta el ciudadano





Diagrama de Flujo





Lineamientos

No existen lineamientos para este procedimiento


Formatos





E2-04

Nombre del Procedimiento Asesoría jurídica a la ciudadanía en asuntos contenciosos.

Propósito Brindar orientación legal a los ciudadanos en el trámite de su contestación y/o demanda

Alcance Desde la recepción de solicitud de petición de asesoría jurídica hasta la entrega del informe de actividades realizadas.

Área Responsable Departamento de Apoyo Legal Gratuito/Dirección de Asuntos Jurídicos.




1 2

3

4

Recibe de manera económica del ciudadano solicitud de petición de asesoría jurídica, analiza y determina: ¿Es procedente la asesoría? No, comunica de manera económica al ciudadano la improcedencia.

FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, solicita de manera económica la documentación necesaria, en original, y continúa con la actividad No.2 Recibe de manera económica documentación, obtiene datos y resguarda. Elabora contestación y/o demanda, en original y copia, recaba firma del ciudadano y distribuye: -Original de contestación y/o demanda y documentación: : Ciudadano -Copia de contestación y/o demanda: Archivo

Da seguimiento en la asesoría jurídica hasta finalizar el proceso y registra en archivo correspondiente.

No se brinda asesoría de carácter mercantil.

La documentación solicitada es de acuerdo al tipo de asesoría.







5

Elabora informe semanal de las actividades realizadas, firma y sella en original, obtiene fotocopia en tres tantos y turna: -Original del informe : Titular de la Secretaria de Gobierno Municipal 1ª Copia del informe: Presidente Municipal 2ª Copia del informe: Director de Asuntos Jurídico 3ª Copia del informe: Archivo






Diagrama de Flujo





Lineamientos

Para brindar la asesoría jurídica a la ciudadanía en asuntos contenciosos se observara la normatividad y leyes locales vigentes del Estado de Chiapas.


Formatos





E2-05

Nombre del Procedimiento Trámite para la expedición de constancias

Propósito Expedir constancias de identidad, origen, vecindad, domicilio fiscal, dependencia económica y bajo recursos; de acuerdo a la solicitud del ciudadano.

Alcance Desde recibir del interesado solicitud de constancia hasta elaborar el reporte semanal de la expedición de constancias emitidas.

Área Responsable Departamento de Identidad Ciudadana/Dirección de Asuntos Jurídicos




1

2

3 4

Recibe del ciudadano solicitud de expedición de constancia y comunica la documentación requerida. Recibe del ciudadano la documentación requerida, analiza y determina: ¿Es correcta la documentación? Sí, abre expediente, resguarda documentos y continúa con la actividad No. 5 No, comunica al ciudadano tramitar el acta administrativa ante el Juzgado Administrativo Municipal para continuar con su trámite y continúa con actividad No. 3. Elabora oficio de trámite de acta administrativa, en original y copia, firma y distribuye: -Original de oficio de envío: Ciudadano -Copia de oficio de envío: Archivo

Recibe del ciudadano original de acta administrativa expedida por el Juzgado Administrativo Municipal y resguarda en expediente.

En solicitudes de constancias de Domicilio fiscal, Dependencia Económica, Bajo Recursos, para las últimas tres constancias deberán solicitarse por

escrito. La documentación es de acuerdo a la constancia solicitada.







5 6 7

8 9

10

11

Requisita formato de constancia de veracidad, recaba firma del ciudadano y resguarda en expediente. Requisita orden de pago, en original y dos copias, entrega al ciudadano y turna a las ventanillas de la Secretaria de Hacienda Municipal. Recibe del ciudadano boleta de pago, en original y dos copia, selladas y firmadas, y distribuye: -Original de boleta de pago : Expediente 1ª Copia de orden de pago : Ciudadano 2ª Copia de orden de pago: Archivo

Registra en el libro de control los datos del documento a expedir, elabora constancia, en dos tantos originales, firma, sella y resguarda. Elabora oficio de envío para recabar firma y sello del Secretario de Gobierno, en original y copia, anexa constancia y envía: -Original de oficio de envío y -Original de constancia: Secretario de Gobierno Municipal -Copia de oficio de envío: Archivo

Recibe de la Secretaria de Gobierno Municipal constancia firmada y sellada; y resguarda. Registra en el libro de control el nombre y firma de quien recibe y distribuye: 1ª Original de constancia: Ciudadano 2ª Original de constancia: Expediente

Los formatos de constancia de veracidad son: CI-I, CO-I y CV-I.

La constancia correspondiente será entregada en un plazo

de 72 Horas.







12

Elabora reporte semanal de constancias emitidas, firma y sella, obtiene fotocopia y distribuye: -Original de reporte: Secretaría de Gobierno Municipal -Copia de reporte: Archivo





Nombre del Procedimiento Trámite para la expedición de Constancia correspondiente

Diagrama de Flujo




Nombre del Procedimiento Trámite para la expedición de constancias.

Lineamientos

Para el trámite de expedición de constancias se deberá observar el artículo 60 frac.10 de la ley orgánica municipal en el Estado de Chiapas.




Nombre del Procedimiento Trámite para la expedición de constancia correspondiente

Formatos




E2-06

Nombre del Procedimiento Trámite de regularización de colonias

Propósito Que el ayuntamiento reconozca la posesión al ciudadano

Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud de regularización de colonia del comité de colonia hasta la entrega

Área Responsable Departamento de regularización y tenencia de la tierra/Dirección de Asuntos Jurídicos




1

2 3 4

5

Recibe del Comité de colonia, a través de la Secretaria de Gobierno Municipal, oficio de solicitud de regularización de colonia, se entera y resguarda. Agenda reunión en las instalaciones del Departamento de Regularización y Tenencia de la Tierra, comunica a los integrantes del comité e informa los requisitos. Recibe en las instalaciones del departamento al comité de colonia, explica el proceso del trámite y recibe los documentos solicitados. Revisa los documentos recibidos y, de acuerdo a los lineamientos, determina: ¿Está completa la documentación?

No, comunica al comité de colonia documentación faltante, agenda reunión y regresa a la actividad No. 3 Sí, integra los expediente y continúa con la actividad no. 5 elabora oficio de dictamen de factibilidad de colonia, en cuatro tantos originales , recaba firma del Secretario de Gobierno Municipal, obtiene una fotocopia, abre expediente y envía: -1ª Original de oficio de Factibilidad: Comisión Federal de Electricidad -2ª Original de oficio de Factibilidad: Comité de Agua Potable y Alcantarillado del Municipio de Tapachula

Documentación requerida: copia de la escritura de la propiedad, boleta predial actualizada, certificado de libertad o gravamen, planos de lotificación, planos de curvas a desnivel, plano de polígono, oficio de anuencia del propietario, original de fracciomatico, copia de credenciales y curp de los integrantes del comité. Los dictámenes de factibilidad son: agua potable, servicio de energía eléctrica, zona de riesgo, y uso de suelo habitacional







6 7

-3ª Original de oficio de Factibilidad: Dirección de Protección Civil -4ª Original de oficio de Factibilidad: Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología -Copia de oficio de factibilidad, y -originales de documentos recibidos: Expediente

Recibe de las dependencias correspondientes oficio de entrega, anexo dictamen de factibilidad correspondiente, fotocopia y resguarda. Analiza el dictamen de cada dependencia y determina: ¿Es factible el dictamen de protección civil?

No, elabora oficio de informe de no factibilidad, en original y copia, rubrica y envía: -Original de oficio de Informe de no factibilidad: Comité de colonia -Copia del oficio de Informe de no factibilidad : Expediente

FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, elabora proyecto de dictamen de regularización de la tenencia de la tierra, en original y copia, anexo dictámenes de factibilidad, rubrica y envía: -Original de proyecto de dictamen, y -Originales de dictámenes dependencias: Secretaría de Gobierno Municipal -Copia de proyecto de dictamen: Expediente

Continúa con la actividad No. 8

El dictamen de protección civil es el que determina el seguimiento del tramite







8 9

10

11

Recibe del Secretario de Gobierno Municipal oficio de aceptación del proyecto, anexo extracto del acuerdo de Cabildo, fotocopia y resguarda.

Elabora oficio de aceptación del trámite de regularización de tenencia de la tierra, en original y copia, y envía:

-Original de oficio de aceptación: Comité de colonia -Copia de oficio de aceptación: Expediente

Elabora oficio de solicitud de claves catastrales individuales, en original y copia, anexo copia del extracto del acuerdo de cabildo y la documentación soporte, firma y envía:

-Original de oficio de solicitud, -Copia de extracto de acuerdo de cabildo, y -Documentación soporte: Dirección de Catastro Urbano y Rural -Copia de oficio de solicitud: Expediente

Recibe de la Dirección de Catastro Urbano y Rural, oficio de respuesta de claves catastrales individuales, analiza y determina:

¿Existe documentación pendiente de solventar? Sí, Comunica de manera económica al comité de colonia la documentación a solventar, da seguimiento y regresa a la actividad No.8 No, Elabora convenio de regularización, en original y copia, rubrica y continúa con la actividad No. 12

La documentación soporte es: copia de la escritura de lotificación, copia de la boleta predial global, copia impresa y digital del plano de lotificación, copia del plano de polígono, original de fraccionamatico y de manera digital

En el oficio de respuesta informan los documentos que hay que solventar, y la cantidad a pagar.







12

13

14

15

16

17

Elabora oficio de envío de convenio de regularización, en original y copia, anexo copia del extracto de acuerdo de cabildo y convenio de regularización, firma y envía: -Original de oficio de envío, -Original de convenio de regularización -Copia de extracto de acuerdo de Cabildo: Secretaría de Gobierno Municipal -Copia de oficio de envío, y -Copia de convenio de regularización: Expediente

Elabora oficio de notificación de documentación requerida, para integrar expedientes de trámite de lote legal de manera individual, en original y copia, , rubrica y envía: -Original de oficio de notificación: Comité de colonia -Copia de oficio de notificación: Expediente

.

Recibe de manera económica documentación requerida del comité de colonia, resguarda, elabora y entrega orden de pago de manera individual y turna a la ventanilla de la Secretaría de Hacienda Municipal para realizar el pago. Recibe comprobante de pago e integra al expediente de trámite de lote legal individual y resguarda.

Elabora certificado de lote legal, en original y copia, recaba firma del beneficiario y resguarda. Elabora oficio de envío, en original y copia, firma, anexa certificado de lote legal y envía: -Original de oficio de envío -Original de certificado de lote legal: Secretaría de Gobierno Municipal -Copia de oficio de envío, y -Copia de certificado de lote legal: Expediente

La documentación requerida es: contrato de compra-venta o documento que acredite la posesión, copia de CURP e INE, original de acta de nacimiento y plano del predio.

El certificado de lote legal se envía a la Secretaria de Gobierno Municipal para recabar firma y sello de él y Presidente Municipal.







18

19

20

21

22

23

24

25

Recibe oficio de entrega de certificado de lote legal, anexo certificados firmados y sellados; y resguarda. Integra expedientes individuales, elabora lista de beneficiarios, en original y copia, y resguarda

Elabora oficio de envío, en original y copia, anexa expedientes individuales para escrituración, rubrica, recaba firma del Secretario de Gobierno Municipal, y envía: -Original del oficio de envío,

-Original de expediente individuales, y -Lista de beneficiarios: Colegio de Notarios Públicos -Copia del oficio de envío, -Copia de expediente individuales, y -Copia de lista de beneficiarios: Expediente

Recibe del Colegio de Notarios Públicos oficio de entrega, adjunto escrituras originales, se entera y resguarda. Agenda evento de entrega de escrituras y comunica de manera económica al comité de colonia. Elabora oficio de entrega, en original y copia, rubrica, recaba firma del Secretario de Gobierno Municipal, anexa escrituras originales y resguarda. Acude al evento de entrega de escrituras, recaba firma de recibido de los beneficiarios, toma evidencias fotográficas y distribuye: -Original de oficio y Escritura: Beneficiario

-Copia de oficio: Expediente

Elabora tarjeta informativa, en original y copia, firma, anexa evidencias fotográficas y envía: -Original de Tarjeta informativa -evidencias fotográficas Secretario de Gobierno Municipal -Copia de tarjeta informativa Archivo


El expediente contiene: certificado de lote legal en copia fiel, boleta predial individual, avaluó catastral y/o cedula avaluó, plano individual, copia de CURP e INE, copia de certificado de libertad gravamen.





Diagrama de Flujo





Lineamientos

Para el trámite de regularización de colonias deberá observarse el Reglamento de Regularización de la Tenencia de la Tierra para el Municipio de Tapachula.


Formatos

No existe formatos para este procedimiento




E2-07

Nombre del Procedimiento Trámite para la Cartilla de Identidad del Servicio Militar Nacional

Propósito Cumplir con las obligaciones militares del interesado

Alcance Desde la recibir al interesado hasta elaborar informe mensual de estadística de cartillas tramitadas.

Área Responsable Departamento de Reclutamiento Militar/Dirección de Asuntos Jurídicos




1

2

3

4

Recibe del interesado de manera económica solicitud de trámite de Cartilla de Identidad de Servicio Militar Nacional y da a conocer documentación requerida para el trámite. Recibe del interesado documentación requerida, abre expediente, analiza y determina: ¿Es correcta la documentación? No, informa al interesado que no procede el trámite por falta de documentos. FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, integra la documentación, abre expediente y continua con la actividad No. 3 Requisita formato de Cartilla de Identidad del Servicio Militar Nacional, recaba firma y huella del interesado en cartilla, registra en base de datos de Excel el numero consecutivo y agenda cita de 25 días para recoger la Cartilla de Identidad del Servicio Militar Nacional. Elabora lista de cartillas tramitadas de acuerdo a base de datos de Excel, en original y copia, y resguarda.

La documentación requerida es en original y dos copias de: acta: de nacimiento, comprobante de domicilio, constancia o certificado de estudios, cinco fotografías tamaño cartilla a color, INE y CURP, en caso de ser remiso y ser originario de otro estado entregar constancia de no registro de la junta municipal de su zona

El formato de la cartilla

de identidad se

constituye de una hoja

principal, duplicado

(hoja azul), y triplicado

(hoja amarilla), hoja

para anotaciones

matriculada, hoja de

instrucciones y pasta

verde.







5

6 7 8

Elabora oficio de envío de documentos para firma del Presidente Municipal, en original y copia, anexo lista de cartillas tramitadas y formatos de Cartilla de Identidad del Servicio Militar Nacional, rubrica y envía: -Original del oficio de envío de cartillas. -Original de lista de cartillas tramitadas -Original de formatos de cartilla: Secretaría de Gobierno Municipal -Copia del oficio de envió de cartillas, y -Copia de la lista de cartillas: Expediente

Recibe del Secretario de Gobierno Municipal oficio de entrega, anexo formatos de Cartilla de Identidad del Servicio Militar Nacional firmados por Presidente Municipal y resguarda. Entrega de manera económica al interesado Cartilla de Identidad de Servicio Militar Nacional, recaba firma en libro de entrega de cartilla y libro de control diario. Elabora informe mensual de estadística de cartillas tramitadas en el mes y lista de cartilla de envió para revisión, en original y copia, rubrica y envía: -Original de informe de estadística y -Original de lista de cartilla para revisión: Zona Militar -Copia de informe de estadística y -Copia de lista de cartilla para revisión: Expediente


El Secretario de Gobierno Municipal recaba la firma del Presidente Municipal.





Diagrama de Flujo





Lineamientos

Para el trámite para la Cartilla de Identidad del Servicio Militar Nacional se deberá observar el instructivo para el alistamiento de los jóvenes en edad militar, anticipados y remisos.


Formatos

No se presenta formatos para este procedimiento.




E2-08

Nombre del Procedimiento Apoyo en logística del sorteo de servicio militar

Propósito Cumplir con las obligaciones militares del interesado

Alcance Desde la recepción de manera económica del interesado hasta elaborar informe de estadística de cartillas tramitadas en el mes.

Área Responsable Departamento de Reclutamiento Militar/Dirección de Asuntos Jurídicos




1 2 3

Recibe de la Comandancia de la 36/a Zona Militar oficio de solicitud, para realizar logística del sorteo del servicio militar, se entera y resguarda Accede a la base de datos de inscripciones en Excel, elabora lista de sorteo, imprime documento, en cinco tantos, y resguarda Elabora oficio de envío, en tres tantos originales, rubrica, recaba firma del Presidente Municipal, obtiene dos fotocopias, anexa lista de sorteo del servicio militar y envía: -1ª Original del oficio de envío y -Original de lista de sorteo: 36/a Zona Militar -2ª Original del oficio de envío y -Original de lista de sorteo 14/a Zona Militar -3ª Original del oficio de envío y -Original de lista de sorteo: Inspector Militar -1ª Copia del oficio de envío y -Copia de lista de sorteo: Archivo -2ª Copia del oficio de envío y -Copia de lista de sorteo: Archivo

En el oficio se informa

el lugar, fecha y hora

del sorteo, el interventor

militar que intervendrá

en dicho acto y el

efectivo del personal

que será considerado

para el Servicio Militar.







4 5 6 7 8

Elabora oficio de solicitud de requerimientos necesarios para llevar a cabo el sorteo, firma , sella, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de solicitud: Dependencia correspondiente -Copia de oficio de solicitud: Archivo

Recibe respuesta de manera económica de las dependencias correspondientes, confirmando el apoyo solicitado y resguarda Realiza, en coordinación con la zona militar, sorteo de servicio militar, registra resultados en base de datos en Word, elabora lista de resultados, en original, recaba firma del presidente de la junta municipal, obtiene tres copias y resguarda Elabora acta de sorteo, en cinco tantos originales, recaba firmas de las autoridades del sorteo, obtiene una fotocopia y envía: -1ª y 2ª Original de acta de sorteo y -original de lista de resultados: 36/a Zona Militar -3ª Original de acta de sorteo y -Original de lista de resultados: Zona Naval -4ª Original de acta de sorteo y -Copia de lista de resultados: Inspector Militar -5ª Original de acta de sorteo y -Copia de lista de resultados: Expediente

Recibe del interesado formato de Cartilla de Identidad de Servicio Militar, sella el formato de acuerdo a lista de resultados y entrega el formato de Cartilla de Identidad de Servicio Militar al interesado


Los requerimiento a solicitar son, mobiliario, equipo de sonido, mamparas, etc.

Elaboran la lista de

resultados de

acuerdo al color:

negro, blanco y azul.

Las autoridades de

sorteo son: el

presidente de la junta

municipal, secretario

de la junta municipal,

los tres vecinos

caracterizados, el

operador de la junta

municipal e inspector

militar.





Diagrama de Flujo





Lineamientos

No existe lineamientos para este procedimiento


Formatos





E2-09

Nombre del Procedimiento Gestión de cursos de capacitación a servidores públicos municipales en materia de derechos humanos.

Propósito Promover un conocimiento de información en materia de derechos humanos.

Alcance Desde la elaboración de solicitud de capacitación de curso hasta la entrega de tarjeta informativa.

Área Responsable Departamento de Derechos Humanos/Dirección de Asuntos Jurídicos




1

2 3

4

5

Elabora oficio de solicitud de curso de capacitación en materia de derechos humanos, firma , sella, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de solicitud: Comisión Nacional de Derechos Humanos -Copia de oficio de solicitud: Archivo

Recibe de la Comisión Nacional de Derechos Humanos oficio de aceptación del curso de capacitación, se entera, agenda fecha del curso y resguarda. Elabora logística para el curso de capacitación y planea los requerimientos de mobiliario, equipo de sonido, mamparas, etc. Elabora oficio de solicitud de espacio y requerimientos necesarios, firma, sella, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de solicitud: Dependencia correspondiente -Copia de oficio de solicitud: Archivo

Recibe respuesta de manera económica de las dependencias confirmando el apoyo con los requerimientos para realizar el curso.

Las dependencias que brindan el apoyo son: Secretaría de Administración y Secretaría de Gobierno Municipal.







6 7 8 9

Confirma de manera económica a la Comisión de Nacional de Derechos Humanos lugar y horario para impartir curso de capacitación. Elabora circular de invitación al curso de capacitación, rubrica, recaba firma y sello del Secretario de Gobierno Municipal, obtiene copias y envía: -Original de circular de invitación: Archivo -Copias de circular de invitación: Servidores públicos

Acude al curso de capacitación, supervisa la logística programada, requisita la lista de participantes, toma evidencia fotográfica y resguarda. Elabora tarjeta informativa, en original y copia, firma, anexa evidencias fotográficas y envía: -Original de tarjeta informativa, y -Evidencia fotográfica: Secretario de Gobierno Municipal -Copia de tarjeta informativa, y -Evidencia fotográfica: Archivo





Nombre del Procedimiento Gestión de cursos de actualización a servidores públicos municipales en materia de derechos humanos.

Diagrama de Flujo




Nombre del Procedimiento Gestión de cursos de actualización a servidores públicos municipales en materia de derechos humanos.

Lineamientos


Nombre del Procedimiento Gestión de cursos de actualización a servidores públicos municipales en materia de derechos humanos

Formatos

No existe formatos para este procedimiento.




E2-10

Nombre del Procedimiento Seguimiento a quejas presentadas por Organismos de Derechos Humanos.

Propósito Brindar respuesta documentada de los hechos que dieron lugar a una queja.

Alcance Desde recibir el oficio de queja hasta la entrega de oficio de contestación.

Área Responsable Departamento de Derechos Humanos/Dirección de Asuntos Jurídicos




1 2

3 4

Recibe de los Organismos de Derechos Humanos, a través de la oficina de la presidencia, oficio de solicitud de respuesta ante una queja presentada en materia de derechos humanos, registra en el libro de control, se entera, obtiene fotocopia y abre expediente. Elabora oficio de solicitud de informe a la dependencia involucrada, rubrica, obtiene firma y sello del Secretario de Gobierno Municipal, obtiene fotocopia, anexa copia de la solicitud de respuesta y envía: -Original de oficio de solicitud de informe, y -Copia solicitud de respuesta : Dependencia correspondiente -Copia de oficio de solicitud de informe, y -Copia solicitud de respuesta: Expediente

Recibe oficio de entrega de la dependencia correspondiente, adjunto la información solicitada, obtiene fotocopia, registra en el libro de control de informes y resguarda. Elabora oficio de contestación a la queja, recaba firma y sello del Secretario de Gobierno Municipal, fotocopia en dos tantos, anexa informe y envía: -Original del oficio de contestación de queja, y -Original de informe: Organismos de Derechos Humanos

Los organismos son Comisión Nacional de Derechos Humanos y Comisión Estatal de Derechos Humanos.

El informe solicitado contiene la rendición de los hechos que dieron lugar a la queja.







-1ª Copia oficio de contestación de queja, y -Copia de informe: Expediente -2ª Copia oficio de contestación de queja: Oficina de la presidencia


.





Diagrama de Flujo





Lineamientos

No existen lineamientos para este procedimiento


Formatos

No existen formatos que para este procedimiento.




E2-11

Nombre del Procedimiento Trámite de permiso para cierres de calles para eventos religiosos.

Propósito Realizar el trámite de permiso de vialidad para los eventos culturales religiosos.

Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud de presbítero religioso hasta el envío de la tarjeta informativa al Secretario de Gobierno Municipal.

Área Responsable Departamento de asuntos religiosos de Iglesia católica/Dirección de Asuntos Jurídicos.




1 2 3 4 5

Recibe del presbítero religioso oficio de solicitud de permiso de vialidad para realizar evento cultural religioso, obtiene dos fotocopia y resguarda. Acude a la Dirección de Tránsito Municipal para realizar el trámite de permiso, entrega original y copia de oficio, recaba firma de recibido en la segunda copia del oficio y resguarda. Recibe de la Dirección de Tránsito Municipal firma de autorización en el oficio presentado por el presbítero religioso, firma y sella en copia de acuse de recibido, fotocopia y resguarda. Comunica de manera económica al presbítero religioso la aceptación a la solicitud y entrega original del oficio de autorización. Realiza tarjeta informativa, en original y copia, rubrica y turna: -Original de tarjeta informativa: Secretario de Gobierno Municipal -Copia de tarjeta informativa: Archivo





Nombre del Procedimiento Trámite de permiso para cierres de calles

Diagrama de Flujo





Lineamientos

No existen lineamiento para este procedimiento


Formatos





E2-12

Nombre del Procedimiento Trámite de constancia de antigüedad y notorio arraigo.

Propósito Realizar la inspección ocular al lugar de culto para solicitar la constancia de antigüedad y notorio arraigo.

Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud del líder religioso hasta el envío de tarjeta informativa al Secretario de Gobierno Municipal.

Área Responsable Departamento de Asuntos Religiosos de Iglesias Evangélicas/Dirección de Asuntos Jurídicos




1 2 3 4

5

Recibe del líder religioso, a través de la Secretaría de Gobierno Municipal, oficio de solicitud de constancia de antigüedad y notorio arraigo, se entera y resguarda. Solicita de manera económica al líder religioso domicilio del lugar de culto y agenda visita. Acude al lugar de culto, realiza la inspección ocular confirmando la autenticidad del domicilio señalado. Elabora acta de inspección ocular, en original y dos copias, rubrica, recaba firma del líder religioso y dos testigos; y resguarda.

Elabora oficio de solicitud de expedición de constancia de antigüedad y notorio arraigo, en original y copia, firma y sella, anexa acta de inspección ocular, y envía:

-Original del oficio de solicitud y

Original de acta de inspección Ocular: Secretaría de Gobierno Municipal. 1ª Copia de acta de inspección Ocular: Líder religioso 2ª Copia de acta de inspección Ocular y Copia del oficio de solicitud Archivo :

El Secretario de Gobierno Municipal entrega al líder religioso la constancia correspondiente.







6

Realiza tarjeta informativa, en original y copia, firma y envía: -Original de tarjeta informativa: Secretaría de Gobierno Municipal -Copia de tarjeta informativa: Archivo






Diagrama de Flujo





Lineamientos

No existen lineamiento para este procedimiento


Formatos





E3-01

Nombre del Procedimiento Atención a quejas de la ciudadanía

Propósito Brindar respuesta a la inconformidad que el ciudadano presenta.

Alcance Desde la recepción de queja del ciudadano hasta el envío de la tarjeta informativa al Director de Gobierno.

Área Responsable Departamento de Operatividad/Dirección de Gobierno




1

2

3

Recibe de manera económica queja del ciudadano, registra datos y asunto en la base de datos en archivo Word, analiza y determina: ¿Requiere respuesta inmediata? Sí, solicita de manera económica a las dependencias correspondientes documentación o alternativas de solución a la queja y continúa con la actividad No. 3 No, agenda cita al solicitante para realizar mesa de trabajo y continúa con la actividad No. 2 Elabora oficio de solicitud de apoyo para realizar mesa de trabajo, rubrica, recaba firma y sello del director de gobierno, obtiene copia y envía: -Original de oficio de solicitud: Dependencias correspondiente -Copia de oficio de solicitud: Archivo

Realiza mesa de trabajo, en coordinación con las dependencias correspondientes, toman acuerdos de solución en una minuta de trabajo, en dos tantos originales, recaba firma de los participantes, obtiene fotocopia y distribuye: 1ª Original de minuta de trabajo: Ciudadano 2ª Original de minuta de trabajo: Archivo -Copia de minuta de trabajo: Dependencia correspondiente

La atención puede ser a grupos sociales, comités de colonias, asambleas de barrios, etc.

Se toman en cuenta las dependencias que puedan solucionar la queja del ciudadano.







4

5 6 7

Elabora oficio de solicitud de informe de los avances, para dar seguimiento a los acuerdos establecidos, rubrica, recaba firma y sello del director de gobierno, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de solicitud: Dependencia Correspondiente -Copia de oficio de solicitud: Archivo

Recibe de la dependencia correspondiente oficio de avance, detallando las actividades realizadas, se entera y resguarda. Informa de manera económica al ciudadano el avance de los acuerdos hasta la conclusión satisfactoria, y da visto bueno al oficio de avance. Elabora tarjeta informativa, en original y copia, firma, y envía: -Original de tarjeta Informativa : Dirección de Gobierno -Copia de tarjeta Informativa: Archivo


Los informes se solicitaran hasta la conclusión de los acuerdos establecidos.

En caso de comprobar un gasto se solicita al ciudadano la documentación y firmas necesarias.




Nombre del Procedimiento Atención a quejas de ciudadanía

Diagrama de Flujo




Nombre del Procedimiento Atención a queja de ciudadanía

Lineamientos

No existe lineamiento para este procedimiento

Nombre del Procedimiento Atención a queja de ciudadanía

Formatos





E3-02

Nombre del Procedimiento Elaboración de programas cívicos y conmemoraciones.

Propósito Promover y fomentar los valores cívicos, reafirmando nuestra identidad como chiapanecos y mexicanos.

Alcance Desde la elaboración del oficio de invitación para presidir programas cívicos hasta el envío de tarjeta informativa de las actividades realizadas al Secretario de Gobierno Municipal.

Área Responsable Departamento de Acción Cívica/Dirección de Gobierno.




1

2

3

Elabora oficio de invitación para presidir programa cívico en representación del Presidente Municipal, recaba firma y sello del Secretario de Gobierno Municipal, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de invitación: Autoridad del Ayuntamiento y/o Funcionario de primer nivel -Copia de oficio de invitación: Archivo

Recibe oficio de respuesta de la Autoridad Municipal, analiza y determina: ¿Confirma la participación? No, elige otro candidato para realizar la actividad. FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, comunica al servidor público fecha, hora y lugar del programa y continúa con a la actividad No. 3 Elabora oficio de comisión, donde específica la actividad a realizar, recaba firma y sello del Secretario de Gobierno Municipal obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de comisión: Autoridad del Ayuntamiento y/o Funcionarios de primer nivel -Copia de oficio de comisión: Archivo

Las invitaciones van en orden jerárquico. Se refiere a la lectura de efemérides o la actividad cívica por instrucción del Presidente Municipal.







4 5 6

Elabora el programa cívico de honores a la bandera, de acuerdo al calendario, obtiene fotocopia en dos tantos y envía: -Original de programa cívico: Maestro de ceremonias -1ª Copia de programa cívico: Secretaría de Comunicación Social -2ª Copia de programa cívico: Archivo

Realiza programa cívico y supervisa que los responsables cumplan con la comisión asignada de acuerdo a la instrucción del Presidente Municipal. Elabora tarjeta informativa, en original y copia, firma y turna: -Original de tarjeta informativa: Secretario de Gobierno Municipal -Copia de tarjeta informativa: Archivo





Nombre del Procedimiento Elaboración de programas cívicos y conmemoraciones

Diagrama de Flujo





Lineamientos



Formatos





E3-03

Nombre del Procedimiento Dar seguimiento al ingreso de documentos en la base de datos.

Propósito Resguardar el acervo documental con valor histórico, administrativo, fiscal y judicial para su control y registro.

Alcance Desde recibir de las dependencias las cajas de archivo hasta el envío de informes mensuales.

Área Responsable Departamento de Archivo General/Dirección de Gobierno




1 2

3 4

Recibe de la dependencia correspondiente, a través de la Secretaría de Gobierno Municipal, oficio de envío de documentos para archivar, anexo caja y lista detallada del contenido, se entera y resguarda. Registra en el libro de control datos de la caja recibida y asigna código consecutivo. Accede al sistema de archivo municipal y relaciona el contenido, asigna valor y ubicación física en los locales para su conservación. Elabora informe mensual de la existencia y movimientos de entradas y salidas de cajas existentes, firma y sella, obtiene fotocopia en dos tantos; y envía: Original de informe: Secretario de Gobierno Municipal 1ªCopia de informe: Presidente Municipal 2ªCopia de informe: Archivo






Diagrama de Flujo





Lineamientos



Formatos





E3-04

Nombre del Procedimiento Trámite para baja de cajas de archivos

Propósito Eliminar la documentación carente de valores para hacer espacio y recibir nuevas.

Alcance Desde la verificación y selección en el libro de registro las cajas hasta el registro de cajas nuevas.





1

2

3

4

5

Verifica y selecciona en el libro de registro las cajas que aparecen como vigentes. Reúne la cantidad de cajas necesarias para realizar el embarque de eliminación de acuerdo a la vigencia y contenido de valor de la información. Revisa el contenido de los documentos de las cajas y determina: ¿Contiene documentos con información de valor? Sí, separa los documentos y/o expedientes, resguarda y continúa con la

actividad No. 10 No, elabora relación de cajas sin valor, resguarda y continua con la

actividad no. 4. Elabora propuesta de baja, anexa la relación de cajas, firma y sella, obtiene fotocopia y turna: -Original de propuesta de baja, y -Relación de cajas: Secretario de Gobierno Municipal -Copia de propuesta de baja, y -Relación de cajas: Archivo

Recibe del Secretario de Gobierno Municipal oficio de autorización de baja y la designación del personal de la Contraloría Interna Municipal que dará fe.

El valor puede ser: históricos, fiscales, judiciales y/o administrativos.

Las dependencias que participan: Contraloría Interna Municipal y Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología







6 7 8

9

10

11

Solicita de manera económica al titular de la Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología vehículo para el traslado de cajas autorizadas. Agenda el proceso de entierro de las cajas autorizadas e informa de manera económica a las dependencias correspondientes. Traslada las cajas al basurero municipal en fecha programada, en coordinación con personal designado, y realiza el proceso de entierro de las cajas. Elabora acta administrativa de bajas de cajas, recaba firmas del

personal involucrado, firma y sella, anexa relación de las cajas; y

resguarda para su archivo.

Relaciona en caja nuevas los expedientes o documentos con valor

sustraídos de las cajas que se dieron de baja, registra en el libro y

asigna código consecutivo para su ubicación.

Accede al sistema de archivo municipal, al libro de registro, cancela

los códigos dados de baja y registra las cajas nuevas.


En el acta administrativa firman: Auditor de la Contraloría Interna Municipal, personal de la Secretaria de Desarrollo Urbano y Ecología y Jefe de Departamento de Archivo General.





Diagrama de Flujo





Lineamientos



Formatos

No existe formato para este procedimiento.




E3-05

Nombre del Procedimiento Control de préstamos de documentos

Propósito Mantener un registro de los documentos prestados a las dependencias y/o ciudadanía para consulta.

Alcance Desde la recepción de la solicitud hasta la elaboración de informe mensual.





1 2 3

4 5

Recibe del interesado, a través del Secretario de Gobierno Municipal, solicitud autorizada de préstamo y/o consulta de documentos, se entera y resguarda. Accede al Sistema de Archivo Municipal, busca el registro y obtiene datos de la ubicación física del documento solicitado. Realiza búsqueda física de la caja, extrae el documento, requisita vale de préstamo con datos del solicitante y el tipo de documento, recaba firma del interesado, entrega documento y resguarda el vale adjunto la credencial oficial de identificación.

Recibe de manera económica el documento, resguarda en la caja correspondiente, cancela el vale de préstamo y regresa identificación oficial. Elabora informe mensual de los documentos consultados, firma y sella, obtiene dos copia fotostática y turna: -Original de informe: Secretario de Gobierno Municipal -1ª Copia de informe: Presidente Municipal -2ª Copia de informe: Archivo


El solicitante tiene un término de 24 Horas para la devolución del documento.





Diagrama de Flujo





Lineamientos






Formatos




E3-06

Nombre del Procedimiento Revisión y validación al trámite de cobro de impuestos en las agencias municipales

Propósito Controlar el registro de ingresos por concepto de impuestos de las agencias municipales del municipio de Tapachula.

Alcance Desde la recepción de la documentación a validar hasta el registro de folio del comprobante de pago en base de datos.

Área Responsable Coordinación General de Delegaciones y Agencias Municipales/Dirección de Gobierno




1 2 3

Recibe de manera económica del Agente Municipal la documentación del cobro de impuestos a validar, y resguarda. Abre expediente, verifica la integración de los documentos y determina: ¿Es correcta la integración? No, informa de manera económica al agente municipal las observaciones para la corrección. FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, elabora oficio para revisión de documentos, en original y copia, anexo expediente a revisar, rubrica y envía: -Original del oficio para revisión, y -Expediente a revisar: Contraloría Interna Municipal -Copia del oficio para revisión: Expediente

Continúa con la actividad No. 3

Recibe de la Contraloría Interna Municipal oficio de revisión, anexo expediente revisado, fotocopia el oficio y turna para la validación: -Original del oficio de revisión, y -Expediente revisado: Secretario de Gobierno Municipal -Copia del oficio de revisión: Expediente

La documentación a validar: formato de control de ingresos y recibos de pago foliados.







4 5 6 7

Recibe de la Secretaría de Gobierno Municipal oficio de validación, anexo expediente validado y resguarda. Elabora oficio de entrega de validación de expediente, en original y copia, anexo expediente validado, firma y envía: -Original del oficio de validación -Expediente validado: Secretaría de Hacienda Municipal -Copia del oficio de validación: Expediente

Comunica de manera económica al agente municipal realizar el pago, por el trámite de cobros de impuestos de la comunidad, en la Secretaría de Hacienda Municipal. Recibe del Agente Municipal de manera económica fotocopia del comprobante de pago de impuesto, registra el folio en formato de ingresos financieros y captura en base de datos en Word y resguarda.


Oficio se envía con atención a la Dirección de Ingresos





Diagrama de Flujo





Lineamientos

No existe lineamientos para este procedimiento





Formatos




E4-01

Nombre del Procedimiento Establecimiento de Comités para atender situaciones y proteger los derechos humanos de los migrantes.

Propósito Organizar comités para dar atención a las diferentes situaciones de vulnerabilidad de los migrantes

Alcance Desde la instrucción del Presidente Municipal hasta la entrega de tarjeta informativa

Área Responsable Dirección de Atención a Migrantes/Oficina del C. Secretario




1

2

3 4 5

Recibe del Presidente Municipal de manera económica instrucción para dar seguimiento a la atención de migrantes en el municipio de Tapachula. Realiza diagnóstico de las recomendaciones de los organismos internacionales, identifica la situación migratoria que presenta mayor grado de vulnerabilidad. Programa eventos y/o mesas de trabajos para tratar los temas, elabora orden del día a tratar, firma, sella y envía al Presidente Municipal para su aprobación.

Recibe de manera económica del Presidente Municipal la orden del día del evento y/o mesa de trabajo aprobada, agenda evento, elabora la logística correspondiente, abre expediente y resguarda. Elabora oficio de solicitud de espacio y requerimientos de mobiliario y equipo necesarios, firma , sella, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de solicitud: Dependencia correspondiente -Copia de oficio de solicitud: Expediente

La atención se basa en el cuidado y respeto a los derechos del migrante.

Las dependencias que apoyan son: Coapatap, Secretaría de Gobierno Municipal, Secretaría de Administración y Secretaría de

Comunicación Social.







6 7

8 9

10

Recibe respuesta de manera económica de las dependencias correspondientes, confirmando el apoyo de los requerimientos solicitados. Elabora oficios de invitación para las instancias correspondientes, recaba firma y sello del Presidente Municipal, obtiene fotocopias y envía: -Original Oficio de invitación: Instancias correspondiente -Copia de oficio de invitación: Expediente

Recibe oficio de respuesta de las instancias correspondientes, confirmando asistencia a la mesa de trabajo y resguarda. Realiza mesa de trabajo, conforma comité correspondiente que atenderá la situación de vulnerabilidad de los migrantes, toma acuerdos y acciones en minuta de trabajo, recaba firma de los participantes, obtiene fotocopia, resguarda y envía: -Original de minuta de trabajo: Expediente -Copia de minuta de trabajo: Instancias correspondiente

Da seguimiento al cumplimento de los acuerdos y acciones, analiza y determina: ¿Se están respetando los acuerdos? No, toma nota del incumplimiento y regresa a la actividad No. 7

Sí, informa de manera económica a las instancias correspondientes del avance de las acciones y continúa con la actividad No. 11.

Las invitaciones van dirigidas al Consulado, Organismos Estatales, Organismo Federales, Organismos de Derechos Humanos, entre otros.

Los comités a formar son: Comité de Trata de Personas, Comité de Atención de Niños con Trabajo en Situación de Calle, etc.







11

Elabora tarjeta informativa del avance y seguimiento de atención a la situación migratoria, en original y copia, firma , sella y envía: -Original de tarjeta informativa: Presidente Municipal -Copia de tarjeta informativa : Archivo






Diagrama de Flujo





Lineamientos

No lineamientos para este procedimiento


Formatos

No existen formato para este procedimiento.

manual de procedimientos -...

Documents