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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLANTA FISICA

CÓDIGO P-06-04PF

FECHA 04/10/2016

VERSIÓN 3

Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer el alcance, los procedimientos de los servicios y recursos de infraestructura física necesarios para el buen desempeño de las actividades propias de cada una de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia.

ALCANCE MANUAL

Comprende el mantenimiento preventivo y correctivo, atención de la infraestructura física en obras civiles, instalaciones eléctricas e hidrosanitarias, equipos de apoyo, aseo y cafetería de la Universidad La Gran Colombia en la sede de Bogotá.

DEFINICIONES

- Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecución de

ciertos procesos o tareas mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento específico.

- Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en

un tiempo mínimo y de la manera más eficiente. - Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna

detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignación de recursos.

- Proveedor: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad técnica y económica

adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas acciones profesionales o técnicas bajo condiciones previamente definidas.

- Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios técnicos ajenos al establecimiento. En él se definen los compromisos adquiridos, plazos de ejecución, montos y forma de pago, garantías, sanciones, etc.

- Cotización: Solicitud escrita de cotización a varios contratistas, proveedores o servicios técnicos, por un determinado producto. Dicho documento es de carácter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de exigencias técnicas y administrativas.

- Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo análisis indica el grado de cumplimiento

de los niveles de servicio previamente establecidos. - Infraestructura: Es el término que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las

actividades académicas y administrativas de la Institución, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema de agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte.

- Higiene: El término higiene se designa al conjunto de conocimientos y técnicas que se ocupan de controlar

aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero también hace referencia al aseo, limpieza y cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades.

- Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como

funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo.


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- Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daños que se han presentado, o sustituir algún elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades de los otros procesos del SIGEC de la Institución o su ambiente físico de trabajo.

- Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programación

periódica de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos en buen estado y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen funcionamiento.

- Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de

personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. - Presupuesto: Es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las

operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

- Revisión Técnica: hace referencia a la revisión de un equipo utilizando instrumentos de medida y parámetros de

referencia, que permitan emitir un diagnóstico. - Supervisión: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma

satisfactoria y prestando un óptimo adecuado de servicios. - Equipos de apoyo: Son los necesarios para el funcionamiento y ambientación de las áreas académicas y

administrativas, tales como, equipos de bombeo, ascensores, plantas eléctricas, aires acondicionados, excluyendo para este manual equipos de cómputo, servidores y medios audiovisuales

1. PLANIFICACIÓN ESPACIAL

El Departamento de Planta Física planifica, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física de la institución, de manera que la comunidad universitaria desarrolle sus actividades administrativas, académicas y extra académicas en un ambiente apropiado. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Planta Física Planea, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física para la optimización de los espacios.

2 Usuario Solicita mediante correo electrónico la necesidad de adecuación, asignación o modificación de espacio y/o mobiliario.

3 Planta Física Programa visita in situ, coordina la distribución espacial con el usuario y plantea las modificaciones o las adecuaciones pertinentes al usuario mediante correo electrónico.

4 Planta Física Ejecutar la actividad requerida de acuerdo a lo planeado o a la solicitud recibida.

5 Planta Física Realizar la entrega mediante informe o acta al usuario solicitante


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FLUJOGRAMA

PLANIFICACIÓN ESPACIAL

PL

AN

TA

FÍS

ICA

US

UA

RIO

PLANTA FISICA

PLANEAR

COORDINAR

GESTIONAR

OPTIMIZAR

INICIO

SOLICITAR

MEDIANTE

CORREO

ELECTRÓNICO

PROGRAMA

VISITA

EJECUTAR LA

ACTIVIDAD

ENTREGA

MEDIANTE ACTA FIN

2. ACTUALIZACIÓN PLANIMÉTRICA Tiene como finalidad actualizar la planimetría arquitectónica de la Universidad La Gran Colombia en todas sus sedes de acuerdo con los parámetros técnicos establecidos, el levantamiento arquitectónico de sus espacios conforme a la guía de estándares para el desarrollo grafico del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y ciencias afines (CPNA) y las modificaciones que sean pertinentes en la Universidad. DESARROLLO DE ACTIVIDADES


1 Planta Física

Programa la actualización de planimetría arquitectónica de todas las sedes de la Universidad a través de un cronograma.

2 Delineante

Arquitectónico

Ejecuta el cronograma establecido por la Dirección, consultando los archivos digitales o impresos existentes, replantea medidas en sitio, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido.

3 Planta Física Recibe y revisa los planos realizando las observaciones a que haya lugar.

4 Delineante Arquitectónico

Imprime los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final.

5 Planta Física

Realiza seguimiento al cronograma y aprueba los planos entregados autorizando la custodia.


Archiva la información actualizada para futuras consultas en físico o digital y registro en base de datos.


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FLUJOGRAMA

ACTUALIZACIÓN PLANIMETRICA

PL

AN

TA

FÍS

ICA

DE

LIN

EA

NT

E

AR

QU

ITE

CT

ON

ICO

PLANTA FÍSICA

INICIO

EJECUTAR EL

CRONOGRAMA

RECIBE Y

REVISA PLANOS

IMPRIME LOS

PLANOS

FINALES

FINPROGRAMA LA

ACTUALIZACIÓN

REALIZA

SEGUIMIENTO

AL

CRONOGRAMA

ARCHIVA LA

INFORMACIÓN

3. SEGUIMIENTO A PROYECTOS

Tiene como finalidad concentrar toda la información referente a un proyecto determinado de manera digital de acceso compartido con los interesados del Departamento de Planta Física para su manejo y control según corresponda. DESARROLLO DE ACTIVIDADES


1 Planta Física Establece los parámetros para organizar la información y define los permisos de acceso a los interesados en el proceso.

2 Auxiliar

Departamento de Planta Física

Crea y comparte la carpeta del proyecto al cual se realizará el seguimiento, ingresando y actualizando la documentación necesaria como: solicitud, cotizaciones, órdenes de compra o servicio según corresponda, actas, planimetría si se requiere, registro fotográfico o audiovisual del proceso.

3 Auxiliar


Elabora informe resumen del proyecto ejecutado y lo incluye dentro de la carpeta.


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FLUJOGRAMA

SEGUIMIENTO A PROYECTOS

PLANTA FÍSICA

AUXILIAR DEL

DEPARTAMENTO DE PLANTA

FÍSICA

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

PARAMETROS

ORGANIZACIÓN DE

INFORMACIÓN

ELABORAR INFORME

RESUMEN DEL

PROYECTO

EJECUTADO

CREAR Y COMPARTIR

LA CARPETA DE

PROYECTOS

FIN

4. DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES ESPACIALES Este proceso consiste en elaborar la planimetría arquitectónica de proyectos de remodelaciones o adecuaciones espaciales que se requieran para optimizar la infraestructura física. DESARROLLO DE ACTIVIDADES


1 Planta Física Solicita la ejecución de la planimetría para la realización de: Diseño de proyectos, distribución de espacios o de mobiliario, permisos y licencias.


Ejecuta el diseño solicitado consultando inicialmente los archivos digitales o impresos de los bloques a actualizar, replantea medidas en sitio de los espacios Arquitectónicos, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido.

3 Planta Física Recibe y revisa los planos realizando observaciones para su correspondiente aprobación.


Imprimir los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final y correspondiente firma.


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FLUJOGRAMA

DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES

ESPACIALES

PLANTA FÍSICADELINEANTE

ARQUITECTÓNICO

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

SOLICITA LA

EJECUCIÓN DE

PLANIMETRÍA

FIN

RECIBE Y

REVISA LOS

PLANOS

IMPRIME LOS PLANOS

EJECUTA

DISEÑO

SOLICITADO

REPLANTEA

MEDIDAS

DIGITALIZA

CADA ESPACIO

5. PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO El Departamento de Planta Física establece el cronograma de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones para el correcto funcionamiento de la infraestructura física de la Universidad.

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1 Dirección


Planea y presupuesta mediante cronograma las actividades de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones locativas de la infraestructura física.

2 Dirección


Reporta a la Vicerrectoría Administrativa para asignación presupuestal y aprobación.

3 Planta Física Gestiona ante el Departamento de Compras y Suministros la solicitud del servicio y/o suministro requerido.

4 Proveedor Ejecuta la solicitud asignada de acuerdo a los tiempos de entrega establecidos.

5 Planta Física Realiza seguimiento y control a las actividades planeadas.

6 Proveedor Entrega informe, remisión y/o acta de las actividades realizadas.

7 Planta Física Aprueba mediante firma de remisión y/o acta de entrega.


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FLUJOGRAMA

PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO

DIR

EC

CIÓ

N

DE

PA

RT

AM

EN

TO

PL

AN

TA

FÍS

ICA

PR

OV

EE

DO

R

PLANTA FÍSICA

INICIO

PLANEA Y

PRESUPUESTA

SEGÚN

CRONOGRAMA

REPORTA A LA

VICERRECTORIA

ADMINISTRATIVA

GESTIONA CON

COMPRAS Y

SUMINISTROS

EJECUTA LA

SOLICITUD

REALIZA

SEGUIMIENTO Y

CONTROL

ENTREGA INFORME Y

REMISIÓN

APRUEBA CON FIRMA

Y REMISIÓNFIN

6. SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS. El Departamento de Planta Física solicita la obra civil, mobiliario y servicios que requieran las dependencias o facultades de la Universidad.

DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1 Planta Física Según lo establecido en el plan de acción de programa de adecuación de infraestructura física, se realiza la solicitud de obra civil, mobiliario y servicios requeridos.

2 Planta Física Realiza solicitud de proveedores mediante correo electrónico a [email protected], solicitando su citación especificando lugar, fecha, hora y objeto.

3 Proveedores

1. Firma el registro de asistencia. 2. Realiza recorrido dirigido por el representante de Planta Física quien informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el trabajo o servicio que se requiere.

4 Planta Física Realiza la solicitud de suministro a través del aplicativo vigente con las especificaciones técnicas, si ello lo requiere y lo entrega a presupuesto.

5 Presupuesto 1. Realiza trámite correspondiente colocando sello presupuestal en el suministro. 2. Entrega el suministro al Departamento de Planta Física.

6 Planta Física Radica el suministro en la oficina de compras.

7 Planta Física

Realiza el acta de inicio de acuerdo al Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio *El acta de inicio será realizada para las solicitudes en las cuales se realizó citación a proveedores.

8 Planta Física Si el proveedor requiere anticipo, se realiza memorando para


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solicitarlo al Departamento de Compras.

9 Proveedores/contratista Realiza la obra, el bien o servicio de acuerdo a lo solicitado, bajo la revisión del Departamento de Planta Física y de acuerdo al cronograma de ejecución.

10 Planta Física

Recibe la obra, bien o servicio a través de remisión o *acta final de entrega. * El acta final de entrega aplica para las adquisiciones a las cuales se les haya generado acta de inicio.

11 Planta Física Mediante memorando o acta, se entrega la obra, servicio o el mobiliario a la Facultad o Dependencia.

FLUJOGRAMA

SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS

PL

AN

TA

FÍS

ICA

PR

OV

EE

DO

R

CO

NT

RA

TIS

TA

PR

ES

UP

UE

ST

O

PLANTA FÍSICA

INICIO SOLICITU OBRA CIVILSOLCIITU DE

PROVEEDORES

1. FIRMA DE

REGISTRO DE

ASISTENCIA

2. REALIZA

RECORRIDO

REALIZA LA

SOLICITUD DE

SUMINISTRO

1. SELLO

PRESUPUESTAL

2. ENTREGA

SUMINISTRO

RADICA SUMINISTRO

EN COMPRAS

ACTA DE INICIO

ORDEN DE COMPRA ANTICIPOMEMORANDO

SI

REALIZA LA OBRA, EL

BIEN O SERVICIO

NO

RECIBE LA OBRA

SE ENTREGA OBRA

CON ACTA O

MEMORANDO FIN

7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Tiene como finalidad mantener en óptimas condiciones la infraestructura física de la Universidad ejecutando

diariamente actividades de inspección y obra por la Sección de Servicios Generales en las áreas de:

- Mantenimiento General de planta física - Pintura en general por dependencias - Soldadura y ornamentación - Carpintería y ebanistería - Jardinería y poda de vegetación - Plomería y fontanería - Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación

etc. - Sistema telefónico análogo.


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DESARROLLO DE ACTIVIDADES


1 Sección de Servicios

Generales

Asigna personal por bloques para el mantenimiento preventivo de la infraestructura física.

2 Personal Asignado

De acuerdo a la novedad diligencia formato de inspección e informa al Jefe de la Sección Servicios Generales.


Generales Autoriza y asigna la labor a desarrollar mediante registro de actividades.


Generales Verifica el cumplimiento de las actividades

FLUJOGRAMA

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

SECCIÓN SERVICIOS

GENERALESPERSONAL ASIGNADO

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

ASIGNA PERSONAL

POR BLOQUES

FIN

VERIFICA

CUMPLIMIENTO

DILIGENCIA FORMATO

DE INSPECCIÓN

AUTORIZA Y ASIGNA

LABOR

8. MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Es el mantenimiento que se realiza luego de evidenciar una falla en la infraestructura física y que debe ser corregido en el menor tiempo posible, en las áreas de:

- Mantenimiento General de planta física - Pintura en general por dependencias - Soldadura y ornamentación - Carpintería y ebanistería - Jardinería y poda de vegetación - Plomería y fontanería


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- Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación etc. - Sistema telefónico análogo.



1 Usuario Mediante correo electrónico a [email protected] informa el o los requerimientos respectivos.


Generales

Diariamente recibe, planea y asigna mediante el formato de registro de actividades, el personal, materiales, herramientas y equipos necesarios para las actividades de mantenimiento correctivo según solicitud recibida.

3 Personal asignado

Recibe indicaciones, solicita materiales al sub-almacén y acude al área a ejecutar la actividad.


Generales

Controla tiempo de ejecución de las actividades programadas, o las necesidades de su reprogramación.

5 Área solicitante Recibe el trabajo mediante formato de registro de actividades.

6 Personal asignado

Entrega el formato debidamente diligenciado e informa al Jefe de Servicios Generales sobre la culminación del servicio.

7 Sección Servicios

Generales Verifica y aprueba el servicio de mantenimiento correctivo y da fin al trámite diligenciado la correspondiente base del indicador de seguimiento.

FLUJOGRAMA

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

USUARIOSECCIÓN DE SERVICIOS

GENERALESPERSONAL ASIGANDO AREA SOLICITANTE

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

REQUERIMIENTO

MEDIANTE CORREO

ELECTRÓNICO

FIN

RECIBE,

PLANTEA, Y

ASIGNA

CONTROLAN TIEMPO

DE EJECUCIÓN

RECIBE INDICACIONES,

SOLICITA MATERIALES

ACUDE AL AREA

A SOLICITAR

RECIBE EL TRABAJO

ENTREGA EL

FORMATO

VERIFICA Y APRUEBA

EL SERVICIO


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9. SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO.

La finalidad de este proceso es solicitar los insumos y equipos para realizar el mantenimiento en cada una de las áreas de la Universidad.

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES



Generales

Elabora el suministro de compra de insumos y equipos a través del aplicativo vigente.

2 Director de Planta

Física Verifica y aprueba la requisición de compra de insumos.


Generales Se entrega suministro para la validación de presupuesto.


Generales

Elabora el suministro de retiro de insumos y equipos a través del aplicativo vigente.


Generales Verifica y aprueba el suministro de retiro de insumos y equipos.

FLUJOGRAMA

SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO

SECCIÓN DE SERVICIOS

GENERALESDIRECTOR

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

ELABORAR EL

SUMINISTRO DE

COMPRA

FIN

ELABORA EL

SUMINISTRO DE

RETIRO

VERIFICAR Y

APROBAR LA

REQUISICIÓN

ENTREGA DE

SUMINISTRO

VERIFICA Y APRUEBA

SUMINISTRO


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10. CONTROL DE MOBILIARIO USADO

El objetivo de este proceso es controlar, relacionar, inventariar, distribuir, instalar o reportar para dar de baja el mobiliario existente que por solicitudes o necesidad de las diferentes dependencias sean requeridos.



1 Usuario

Directores, Decanos o Jefes de unidad generan la solicitud de retiro o asignación de mobiliario por correo electrónico a [email protected] justificando la necesidad de retiro y/o suministro de mobiliario. (Este requerimiento no implica compra).


Generales

Retiro: Verifica que se haya realizado la respectiva comunicación a la Sección de Contabilidad para el descargue del mobiliario en el inventario de la Facultad o Dependencia. Asignación: Revisa si el requerimiento es viable, si se cuenta con elementos en buen estado y si es o no prioritario, para lo cual se hace una visita al espacio.


Generales

Desfavorable: se informa a la facultad o dependencia solicitante la decisión de no aprobación y la justificación. Favorable: Se programa y coordina el retiro o la entrega del mobiliario mediante formato.


Generales

Retiro: Realiza el traslado del mobiliario correspondiente y lo registra en el inventario general de la Sección de Servicios Generales. Asignación: Entrega el mobiliario a la facultad o dependencia, registra la salida en el inventario general de la Sección de Servicios Generales y mediante correo electrónico se informa al Departamento de Contabilidad para los trámites correspondientes.

5 Usuario Valida el retiro o asignación firmando el registro de actividades o formato de entrega de mobiliario.


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FLUJOGRAMA

CONTROL DE MOBILIARIO USADO

USUARIOSECCIÓN SERVICIOS

GENERALES

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

SOLICITUD DE RETIRO O

ASIGNACIÓN

FIN

RETIRO

DESFAVORABLE

VALIDA EL RETIRO O

ASIGNACIÓN

RETIRO

ASIGNACIÓN

11. SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA

La finalidad de este proceso es prestar el servicio de limpieza, orden y cafetería en cada una de las áreas de la Universidad, bajo la operación del personal capacitado, contando con elementos necesarios de aseo y cafetería.

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1 Jefe de Aseo y Mantenimiento

Asignación de personal, horarios y funciones, teniendo en cuenta la necesidad en cada una de las dependencias y facultades.

2 Supervisora Asigna elementos de cafetería y aseo al personal y supervisa la labor que realiza cada uno de ellos.

3 Personal Cada uno de los trabajadores ejecuta las actividades de aseo y cafetería en las áreas correspondientes.

4 Sección de Aseo y Mantenimiento

Verifica la asistencia del personal y la ejecución de la actividad según corresponda.


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FLUJOGRAMA

SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA

JEFE DE ASEO Y

MANTENIMIENTOSUPERVISORA PERSONAL

SECCIÓN DE ASEO Y

MANTENIMIENTO

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

ASIGNACIÓN DE

PERSONAL

HORARIOS

FUNCIONES

ASIGNACIÓN DE

ELEMENTOS Y ASEO

PERSONAL

EJECUTAR ACTIVIDAD

DE ASEO Y

CAFETERIA

VERIFICA LA

ASISTENCIA DEL

PERSONAL

FIN

12. EJECUCIÓN DE BRIGADAS

Con el ánimo de mantener en óptimas condiciones de limpieza y orden las instalaciones de la universidad se organizan brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrán ser programadas o imprevistas.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD



Selecciona el grupo de trabajo y se les indica la actividad a desarrollar

2 Supervisora Asigna elementos de aseo al personal y supervisa la labor a realizar.

3 Personal En conjunto desarrollan la actividad indicada

4 Supervisoras Verifica el cumplimiento de la actividad establecida e informan al Jefe inmediato.

5 Sección de Aseo y Mantenimiento

Revisa y evalúa el cumplimiento de las actividades.


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FLUJOGRAMA

EJECUCIÓN BRIGADAS

JEFE DE ASEO Y

MANTENIMIENTOSUPERVISORA PERSONAL

SECCIÓN DE ASEO Y

MANTENIMIENTO

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

SELECCIONA EL

GRUPO

INDICA LA

ACTIVIDAD

ASIGNA ELEMENTOS

DE ASEO PERSONAL

EN CONJUNTO

REALIZAN ACTIVIDAD

VERIFICAEL

CUMPLIMIENTO

FIN

REVISA Y EVALUA EL

CUMPLIMIENTO

13. SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA

Este proceso consiste en solicitar los productos de aseo y cafetería requeridos por la Universidad ante el Departamento de Compras y Suministros, especificando referencias y cantidades previstas para que periódicamente se pueda suministrar a las diferentes dependencias.

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:



Realiza la solicitud de elementos de aseo y cafetería con cantidades, unidades de medida y especificaciones de cada uno de los productos a través del aplicativo vigente.

2 Dirección


Revisa y aprueba el suministro.


Entrega suministro para validación en la Oficina de Presupuesto


Realiza el cronograma para entrega de productos.

5 Supervisora Recibe, registra y entrega los productos solicitados según el cronograma.


Realiza periódicamente una revisión selectiva en inventario, confrontando la información del sistema con los elementos en físico.


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FLUJOGRAMA

SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA

JEFE DE ASEO Y

MANTENIMIENTODIRECCIÓN SUPERVISORA

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

REVISA Y APRUEBA

EL SUMINISTRO

ENTREGA EL

SUMINISTRO

REALIZA EL

CRONOGRAMA

REALIZA LA

SOLICITUD DE

ELEMENTOS

RECIBE

REGISTRA

ENTREGA LOS

PRODUCTOS

REVISIÓN SELECTIVA

EN INVENTARIO

FIN

13. ATENCIÓN DE EVENTOS

Se brinda el apoyo requerido a los eventos solicitados por la Oficina de Protocolo con el fin de que estos se desarrollen oportuna y eficientemente por el área solicitante.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD


1 Usuario Diligencia y hace llegar a la Oficina de Protocolo el formato de Atención de Eventos

2 Oficina de Protocolo

Recibe, estudia la solicitud de eventos y remite el formato a la Sección de Aseo y Mantenimiento

3 Sección de Aseo y

Mantenimiento Asigna personal, horarios y recursos.

4 Funcionarios

asignados Ejecutan la actividad

5 Oficina de Protocolo

Evalúa y califica el servicio de apoyo prestado.


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FLUJOGRAMA

ATENCIÓN DE EVENTOS

USUARIOOFICINA DE

PROTOCOLO

SECCIÓN DE ASEO Y

MANTENIMIENTO

FUNCIONARIOS

ASIGNADOS

PL

AN

TA

FÍS

ICA

INICIO

REVISA Y APRUEBA

EL SUMINISTRO

ASIGNACIÓN

PERSONAL

HORARIOS,

RECURSOS

EJECUTAN ACTIVIDAD

EVALUA Y CALIFICA

FIN

DILIGENCIA FORMATO

DE ATENCIÓN A

EVENTOS

ANEXO No.1

Escenarios de Intervención

Procesos del Departamento de Planta Física con las secciones de Servicios Generales y Aseo y

Mantenimiento


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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

0 01/03/2010 Emisión inicial

1 02/07/2013

Reestructuración de procesos y procedimientos del Departamento y sus secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento.

2

01/04/2016

Se realizaron cambios en proceso de gestión de Compras frente a la Adquisición de Mobiliario y Obra Civil y por inclusión de la Oficina de Protocolo en el proceso de “Atención de Eventos” Se actualizaron los diagramas de flujo 4.5.3 y la 2.5.2.

3 04/10/2016 Se realizan ajustes generales al documento.

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