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  • UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISION PAGINA 1 / 11

    CODIGO: MANUAL CARGUE PLANTILLA DE USUARIOS

    CONTROL DE ACCESO 2016

    Actualización 7/03/2016 DIRECCIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    REVISION

    No. REV

    Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

    Página 1

    MANUAL CARGUE PLANTILLA

    DE USUARIOS CONTROL DE

    ACCESO 2016

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    CODIGO: MANUAL CARGUE PLANTILLA DE USUARIOS

    CONTROL DE ACCESO 2016

    Actualización 7/03/2016 DIRECCIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    REVISION

    No. REV

    Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

    Página 2

    Contenido

    1. GENERALIDADES.............................................................................................................. 3

    1.1. Introducción ........................................................................................................................ 3

    1.2. Objetivo del Manual ............................................................................................................ 3

    1.3. Alcance del Manual ............................................................................................................. 3

    1. PREPARAR PLANTILLA...................................................................................................... 4

    2. INGRESO A LA PLATAFORMA ........................................................................................... 6

    2.1. Pantalla Inicial ..................................................................................................................... 6

    1.1. INGRESO Al MENU DE CARGUE ............................................................................................ 7

    1.2. Posibles Errores ................................................................................................................. 10

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    CONTROL DE ACCESO 2016

    Actualización 7/03/2016 DIRECCIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    REVISION

    No. REV

    Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

    Página 3

    1. GENERALIDADES

    1.1. Introducción La Dirección de Sistemas de Información de la Universidad La Gran Colombia con el ánimo de

    gestionar el conocimiento, está generando manuales de usuario para documentar las actividades

    realizadas a través de los diferentes sistemas de información. Para este caso se realiza este

    manual para el cargue de usuarios que no registran en el sistema financiero y académico y que

    deben ser registrados en el sistema de control de acceso a la Universidad.

    1.2. Objetivo del Manual

    Indicar el proceso de cargue de usuarios a la plataforma de Control de Acceso.

    1.3. Alcance del Manual

    Manejo del módulo de cargue de información del aplicativo de control de acceso, para ingresar

    usuarios a la base de datos y puedan realizar los trámites respectivos como lo es el ingreso a la

    universidad.

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    2. PREPARAR PLANTILLA EN EXCEL

    La plantilla ha sido enviada por correo a todas las dependencias que requieren un cargue

    masivo de datos, el l nombre del archivo es “ EMPLEADO.XLSX” se debe abrir con el aplicativo

    Microsoft Excel

    Esta plantilla ya trae el formato indicado en todas sus columnas para el cargue, no se deben

    cambiar los tipos de datos, solamente ingresar los datos de las persona para ser cargadas a la

    Base de datos del Sistema de Control de Acceso.

    3.

    4.

    Si necesita consultar los datos de los códigos lo puede hacer desde el archivo anexo enviado en la

    circular para el cargue masivo de personas al Sistema de Control de acceso, si necesita copia

    comuníquese con la oficina de sistemas de información ext 201.

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    Página 5

    En esta hoja “Códigos” para cargue de información, encontrará una tabla con la información detallada de

    cada campo de la plantilla y los datos que se deben diligenciar, así como listas desplegables con los

    nombres de las dependencias , cargos etc, con sus respectivos códigos que serán los que se deben

    registrar en la planilla “sheet1” del archivo en Excel Empleado.xlsx

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    Página 6

    3. INGRESO A LA PLATAFORMA Para iniciar se debe acceder a la plataforma indicando el usuario y la contraseña.

    Link de acceso:

    http://172.20.100.240/ByAccess/Default.aspx

    Pantalla Inicial 3.1. En esta pantalla se deben ingresar usuario y contraseña asignada, se tiene un usuario a cada

    dependencia de la universidad.

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    Ingreso al Menú - Configuración 3.2.

    Luego se selecciona la tabla de la lista se selecciona “ Empleado”

    En seguida se busca el sitio donde está ubicado el archivo en Excel se pulsa en el botón

    Seleccionar archivo.

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    Se selecciona el archivo en Excel – Empleado.xlsx, luego se pulsa el botón abrir

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    Después se pulsa el botón Cargar.

    En la pantalla aparecerá el número de elementos cargados a la base de datos.

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    Página 10

    Por último se ingresa a la plataforma bytte para verificar con uno de los números de

    identificación de la planilla, si efectivamente está cargado en la plataforma.

    Posibles Errores 3.3.

     Seleccione el archivo Excel

    Este mensaje aparece si no se ha seleccionado un archivo en formato Excel, en esta caso es la

    plantilla con el nombre “EMPLEADO.XLSX”

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     Error ejecutando el proceso Error error cargando

    Este error se presenta porque se está colando un dato no reconocido en una de las columnas,

    no cumple con el formato.