manual de procedimientos para el control y registro de los activos institucionales minae

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL Y REGISTRO DE LOS ACTIVOS

INSTITUCIONALES

ABRIL 2013

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Tabla de Contenido

1. PRESENTACION ................................................................................................................ 3

2. OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 3

3. ALCANCE DEL MANUAL ........................................................................................................ 3

4. MARCO JURIDICO ................................................................................................................. 4

5. POLITICAS GENERALES: ........................................................................................................ 5

6. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ACTIVO FIJO DE LOS DIFERENTES PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS DEL MINISTERIO ........................................................................................ 9

7. SISTEMA OPERATIVO .......................................................................................................... 11

8. PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................. 12

9. FORMULARIOS……………………………………………………………………………………………...…………………..30

CONTROL DE ACTIVO FIJO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3

1. PRESENTACION

Una de las premisas fundamentales del actual Gobierno, es contar con una gestión

administrativa eficiente en su desempeño, eficaz en la respuesta a las demandas de la

sociedad, honrada en el desempeño de sus funciones, y que impulse la formación de una

cultura de modernización y mejoramiento de la función pública

De esta manera, se hace necesario que la Administración Pública establezca medidas que

garanticen una mayor racionalidad y optimización de los recursos, así como de un ejercicio

austero y responsable, mediante el establecimiento de normas y lineamientos, que sirvan

de base para regular su operación.

El Ministerio de Ambiente y Energía, con miras a cumplir con este mandado, ha elaborado

el presente documento administrativo referente al control de activo fijo que contiene una

serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el control de los bienes

muebles e inmuebles de los diferentes Programas Presupuestarios, como de las entidades

adscritas; que permita por un lado, el control específico de los bienes muebles e inmuebles

que ingresen a las unidades del Ministerio y por el otro conciliar contablemente los

movimientos de altas, bajas, traslados, donaciones, fabricación interna, etc.; que se

generen en las Unidades, con el Departamento de Proveeduría en la Unidad de Bienes y

la Direccion Financiera Contable, para que permita consolidar un adecuado sistema de

control de los bienes.

2. OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante la descripción de sus características físicas y técnicas, su costo, localización y asignación de los mismos, así como su autorización correspondiente para su alta, transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo del Ministerio de Ambiente y Energía.

3. ALCANCE DEL MANUAL

Las estipulaciones de este Manual de Procedimientos para el Control de Activo Fijo, son de carácter obligatorio para todas las unidades operativas y adscritas del Ministerio de Ambiente y Energía, encontrándose éstas obligadas a cumplir el presente Manual de Procedimientos con todos los controles internos de activo fijo que aquí se mencionan.

CONTROL DE ACTIVO FIJO

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Sin embargo estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las necesidades y recursos de cada Unidad son diferentes; así como la práctica diaria indican diferentes comportamientos en cada una de las Unidades. Para lo cual, se utilizarán los mecanismos legales correspondientes Los responsables de su aplicación serán en primer grado los Administradores de las Unidades, o en su defecto los Directores de Área, Subdirectores, Jefes de Departamento, Servicio, Unidad, Área, etc., y en segundo término, todos los servidores públicos que laboren en el Ministerio de Ambiente y Energía como de sus dependencias y órganos adscritos, que tengan a su cargo mobiliario, equipo, terrenos o cualquier bien patrimonial. Finalmente todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control interno del activo fijo entre las Unidades administrativas y adscritas.

4. MARCO JURIDICO

Ley de Control Interno No 8292 y su reglamento. Ley de Administración y Presupuestos Públicos Ley Nº 8131 Gaceta 198 del 16-10-2001.

Reglamento General de Bienes Decreto Ejecutivo Nº 30720-H de 26 de agosto del 2002

Publicado en La Gaceta número 188 de 1° de octubre del 2002, reformado por Decreto

Ejecutivo número 31194-H de 3 de abril del 2003, Publicado en La Gaceta número 111 de

11 de junio del 2003, modificado por Decreto N-32815-H Publicado en Gaceta 240 del 13-

12-2005.

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5. POLITICAS GENERALES:

1. A los administradores y jefes de Programa de las diferentes Unidades del Ministerio de

Ambiente y Energía, Directores de Área, Subdirectores, Jefes de Departamento, Jefes de

Área o Sección del nivel central, les corresponde llevar a cabo el resguardo y control

patrimonial de su mobiliario y equipo, en coordinación con las Proveedurías Institucionales

en la Unidad de Bienes Patrimoniales.

2. La asignación de todo activo fijo, deberá responder invariablemente, a la satisfacción de una necesidad derivada del quehacer sustantivo de las Unidades del Ministerio.

3. .- Los titulares de cada Unidad administrativa (Director de Área, Subdirector, Director, Subdirector, Subdirector Administrativo y Jefes de Departamento), serán los responsables de verificar el uso adecuado de los bienes muebles asignados al personal que labora en ésta, así como de sus necesidades de mantenimiento.

4. - Todos los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ministerio, deberán ser controlados, mediante una plaquita con número de patrimonio que lo identifique y su resguardo será por medio de un documento válido para responsabilizar al usuario de su custodia.

5. Las administraciones de los diferentes Programas Presupuestarios del Ministerio, realizarán permanentemente el emplacamiento de los bienes (grabar el número de inventario), la elaboración de los resguardos respectivos y la actualización de los registros correspondientes en el SIBINET.

6. Los bienes muebles en común que no estén asignados a ningún servidor público, deberán ser custodiados por el Titular de la Unidad (Director de Área, Subdirector, Director, Subdirector, Subdirector Administrativo y Jefes de Departamento) a la cual estén adscritos, quienes serán responsables de ellos.

7. Los Titulares de las Unidades (Director de Área, Subdirector, Director, Subdirector, Subdirector Administrativo y Jefes de Departamento) deberán de designar en sus unidades, áreas debidamente protegidas de acceso controlado, para que se concentren los bienes muebles inservibles, sujetos al proceso de baja y destino final.

8. Las Unidades que cuenten con activo fijo en desuso, que no les sea de utilidad y en buen estado, deberán de informar mensualmente por la vía del correo electrónico y escrito al Departamento de Proveeduría, Unidad de Bienes Patrimoniales, para que se efectúe la transferencia correspondiente. 9. La Unidad de Bienes Patrimoniales monitoreará que se mantenga actualizado el inventario global de bienes muebles e inmuebles del Ministerio en sistema informático SIBINET, de acuerdo a los registros que hagan las diferentes Programas Presupuestarios, de los movimientos mensuales y de la verificación física que se realice en cada uno de ellos.

10. La Unidad de Bienes Patrimoniales debe efectuar permanentemente supervisión a

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las diferentes unidades del Ministerio, con el fin de verificar la situación en que se encuentra el activo fijo de las Unidades. 11. Las Unidades Administrativas de los Programas Presupuestarios, deberá solicitar mediante oficio a la Dirección General de Tributación Directa el avalúo correspondiente de los bienes susceptibles de dar de baja y después enviar la documentación soporte para efectuar la baja contable de activo fijo.

12. En caso de pérdida, daño, hurto o robo de bienes nacionales, el funcionario responsable de los bienes, deberá rendir un informe al Titular de la Unidad Administrativa y/o al Jefe de Programa, y presentar la respectiva denuncia ante la autoridad judicial competente, cuando proceda. Corresponde al Titular de la Unidad Administrativa y/o al Jefe de Programa proceder a adoptar las medidas correspondientes, incluyendo solicitar el inicio de los procedimientos administrativos internos para determinar los eventuales responsables. Una vez resuelto el procedimiento se le comunicará el acto en firme al encargado de la Unidad de Bienes Patrimoniales, a fin de que proceda a dar de baja los bienes.

13. Si después de 15 días, el bien robado o extraviado no aparece, deberán iniciarse los Trámites administrativos correspondientes, para lo cual la Unidad de Bienes Patrimoniales deberá remitir mediante oficio a la Direccion Jurídica copias fotostáticas de las actas levantadas, expediente del bien robado o perdido con todos los documentos para que se confeccione la Resolución Administrativa para darlo de baja del inventario.

14. Los servidores públicos que utilicen vehículos propiedad del Ministerio, deberán revisar las condiciones en que se encuentran y, en caso de que se detecte algún desperfecto, deberán notificarlo de inmediato al titular del Departamento de Servicios Generales asimismo, serán responsables de revisar los niveles de líquidos, lubricantes y combustible, herramientas, repuesto, kit de seguridad, etc.; del vehículo antes de operarlo. en caso de no hacerlo y de que el vehículo presente un daño por estas causas, se harán acreedores a las sanciones aplicables por el ordenamiento jurídico.

15. Tratándose de vehículos de trabajo, los Titularse de las Unidades Administrativas, serán corresponsables conjuntamente con el usuario directo, de que se realicen oportunamente los servicios de mantenimiento de éstos.

16. Los Titulares de las Unidades Administrativas, deberán garantizar, vigilar y controlar que los vehículos de trabajo permanezcan en los estacionamientos o en las instalaciones destinadas para tal efecto, fuera de las jornadas laborales y días feriados. Además, que la utilización de los vehículos institucionales se ajuste a los parámetros y directrices establecidas por el Ministerio de Ambiente y Energía, y el ordenamiento jurídico vigente.

17. Los servidores públicos de las diferentes Unidades del Ministerio que conduzcan algún vehículo oficial, deberán contar con su licencia de conducir vigente; de no ser así, en caso de accidente, el seguro no cubrirá ningún daño, y se fijarán las responsabilidades a quien corresponda.

18. Los Titulares de las Unidades Administrativas del Ministerio de Ambiente y Energía serán las responsables de integrar un expediente por cada uno de los vehículos asignados a las Unidades, cuyo contenido debe ser: copia fotostática de la factura, original de la tarjeta de circulación, certificados de verificación vehicular, recibos de pagos del impuesto

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sobre tenencia y uso de automóviles, póliza de seguro, ordenes de reparación y las facturas o notas correspondientes. Resguardos del vehículo, copias de las requisiciones para baterías, llantas y bitácoras de gasolina, el expediente quedara cerrado con la baja del vehículo.

19. Todo movimiento trámite o gestión que se realice del parque vehicular, en las Unidades, tales como: cambio de placas de circulación, adaptaciones mecánicas y cambios de motor se deben ser realizadas por el Departamento de Servicios Generales.

20. Los vehículos de uso discrecional deben ser asignados por el Ministro de acuerdo a los artículos 240 de la ley 7371 y se debe enviar documento del acto administrativo a la Contraloría General de la Republica.

21. En caso de que un servidor público se separe de su cargo y tenga bajo su resguardo parque vehicular, la Unidad Administrativa debe de notificar del cambio al Departamento de Servicios Generales para que se actualicen los resguardos del parque vehicular. 22. El Ministerio de Ambiente y Energía no autoriza el pago de recargos, multas y pago de derechos por pérdidas de placas o de tarjeta de circulación, en todo caso será responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa.

23. Los Titulares de las Unidades Administrativas del Ministerio serán las encargadas de llevar un estricto control de los movimientos internos temporales de activo fijo.

24. Los Titulares de las Unidades Administrativas Ministerio deberán gestionar el alta de los bienes muebles adquiridos por medios distintos a la compra, como son la donación y la fabricación interna, con su valor y fecha de adquisición por escrito ante el Despacho del Ministro, con copia a la Proveeduría Institucional. 25. Los bienes que se den de alta, invariablemente, deberán contener el valor de adquisición, de compra y las características del bien en las requisiciones de Bienes.

26. Los bienes muebles que requieran reparación por un proveedor sólo podrán salir de las unidades a las que estén asignadas, mediante el formulario “Salida de activo fijo por reparación” autorizado por el responsable del bien, quien será el encargado de verificar que dichos bienes sean devueltos en un plazo no mayor de 30 días naturales.

27. Cuando los servidores públicos de las diferentes unidades del Ministerio, se deban separar de su cargo por renuncia, cambio, licencia, jubilación, etc. deberán de entregar físicamente el activo fijo que tiene bajo su resguardo, a su jefe inmediato, a la persona que este designe, o a la persona que recibe el puesto.

28. Los Jefe de los Programas Presupuestarios del Ministerio, serán los responsables de efectuar la actualización permanente del inventario de bienes muebles e inmuebles en el SIBINET, por lo que dichos movimientos serán reportados mensualmente a la Unidad de Bienes Patrimoniales de la Proveeduría Institucional, dentro de los cinco primeros días del mes siguiente al que se está informando.

29. Las transferencias de bienes muebles estarán soportados con los documentos correspondientes debidamente autorizados.

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30. Los bienes de valor significativos que no son patrimoniales, tales como herramientas, se les deberá llevar control administrativo así como los teléfonos adquiridos por medio de planes donde se carga el costo al recibo telefónico.

31. Todos los bienes adquiridos por la partida presupuestaria 5 “Bienes duraderos” son capitalizables.

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6. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ACTIVO FIJO DE LOS DIFERENTES

PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS DEL MINISTERIO

1. Elaborar inventarios físicos de activo fijo permanentemente en las Unidades.

2. Elaborar los resguardos de activo fijo y recabar las firmas correspondientes.

3. Llenar el reporte de transferencia de activo fijo y dar el seguimiento correspondiente.

4. Marcar y/o colocarla plaquita de inventario al activo fijo.

5. Participar en las entregas recepción de los Departamento, o áreas de las diferentes unidades, en materia de activo fijo.

6. Actualizar los resguardos de activo fijo, en casos de renuncias, licencias, jubilaciones, etc.

7. Coordinar y asesorar a los administradores y/o coordinadores respecto a los lineamientos del control de mobiliario y equipo.

8. Conciliar permanentemente el listado del mobiliario y equipo que permite la Unidad de Bienes Patrimoniales, contra el inventario físico de la Unidad Administrativa, con el objeto de mantener actualizado del inventario de activo fijo.

9. Solicitar la reposición de los bienes perdidos o extraviados a los custodios.

10. Solicitar copia de las facturas de mobiliario y equipo que ingresen a la Unidad por concepto de donación.

11. Controlar las pérdidas de mobiliario y equipo, mediante la firma de la hoja de asignación de activo por parte del responsable.

12. Requerir la reposición de los bienes extraviados al responsable correspondiente.

13. Apoyar al Titular de la Unidad Administrativo en el levantamiento de actas administrativos, ante el Organismo de Investigación en caso de robo o hurto del mobiliario y equipo en las Unidades Administrativas.

14. Controlar y verificar la salida y entrada del mobiliario y equipo que se va a repara en las diferentes Unidades.

15. Recibir en coordinación con la Unidad de Bienes Patrimoniales, el mobiliario y equipo que ingresa a la Unidad por concepto de donación.

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16. Registrar y controlar la existencia del mobiliario y equipo que ingrese a la Unidad en el Sistema Informático SIBINET.

17. Documentar las altas de activo fijo, por donación, por fabricación interna, o que no estén dados de alta, y enviarla a la Unidad de Bienes Patrimoniales.

18. Coordinar con el Departamento de Recursos Humanos para recibir la notificación de los movimientos de personal, ya sea de renuncia, licencias, jubilaciones, entre otras; del personal para tramitar las constancias de adeudo de activo fijo.

19. Supervisar y/o vigilar permanentemente el uso racional y debida custodia del activo fijo.

20. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.

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7. SISTEMA OPERATIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INSUMOS PROCESO RESULTADOS

DE LAS UNIDADES: EN LAS UNIDADES: DE LAS UNIDADES:

FABRICACION INTERNA DE BIENES DONACIONES DE ACTIVO FIJO TRANSFERENCIAS DE ACTIVO FIJO MOBILIARIO DE DESUSO EN BUENAS CONDICIONES

DEL ALMACEN GENERAL:

ENTREGA DEL ACTIVO FIJO A LAS UNIDADES ENTREGA DEL RESGUARDO DE ACTIVO FIJO

DE LA UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES

EMISION Y ENTREGA DEL INVENTARIO DE ACTIVO FIJO POR UNIDAD

CATALOGO ACTIVO FIJO INVENTARIO ACTIVO FIJO

INVENTARIOS FISICOS POR SERVIDOR PUBLICO EN CASOS DE RENUNCIAS, CAMBIOS DELICENCIAS, JUBILACIONES, ETC. INVENTARIOS FISICOS POR SERVICIOS, DEPARTAMENTOS, AREAS DE LAS UNIDADES LEVANTAMIENTO DE ACTAS ADMINISTRATIVAS POR ROBO O EXTRAVIO PREPARAR LA DOCUMENTACION SOPORTE DE CADA MOVIMIENTO DE ACTIVO FIJO, TALES COMO: ALTA, BAJA, TRANSFERENCIA Y ENTREGARLA AL LA UNIDAD DE

BIENES PATRIMONIALES ELABORAR LOS RESGUARDOS INTERNOS DE CADA ACTIVO FIJO QUE INGRESE A LA UNIDAD

INVENTARIO DE ACTIVO FIJO MÁS REAL

MOVIMIENTOS DE ACTIVO FIJO, COMO SON: ALTAS, BAJAS, TRANFERENCIAS AUTORIZADAS REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO

FIJO INSTITUCIONAL ADECUADO

EN LA UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES:

RECIBIR LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVO FIJO AVALAR CON SU FIRMA LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVO FIJO

• INVENTARIOS FISICOS

MEDIO AMBIENTE INTERNO: PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL MINAE

SEGUIMIENTO O CONTROL MEDIO AMBIENTE EXTERNO: PERSONAS FISICAS Y JURIDICAS QUE DONAN BIENES A LAS

UNIDADES DEL MINISTERIO.

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8. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos que se encuentran regulados por el presente Manual, y que son de carácter obligatorio de cumplir para todos los Titulares de las Unidades Administrativas, Jefes de Programa y funcionarios de la institución son los siguientes:

8.1. Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Institucionales. 8.2. Alta de Bienes Muebles enviados por la Bodega del Almacén. 8.3. Para Otorgar Donaciones de Bienes Muebles Institucionales 8.4. Baja de Bienes Muebles por Robo, Daño o Pérdida. 8.5. Baja de Bienes Muebles por Desecho. 8.6. Baja por Desmantelamiento de Bienes Muebles. 8.7. Baja por Permuta de Bienes Muebles. 8.8 Alta por compra de Bienes Muebles. 8.9 Alta por Donaciones de Bienes Muebles. 8.10 Alta por Fabricación de Bienes Muebles. A continuación se procederá a describir cada uno de los citados procedimientos, incluyendo los responsables y las actividades que deberán ejecutar cada uno de los funcionarios encargados e involucrados.

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Ministerio de Ambiente y Energía

8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Unidad Administrativa No. Actividad

Proveeduría

3.

Programa

Presupuestario 4.

5.

Elabora comunicación con instrucciones y fechas para el inicio y conclusión del levantamiento físico del

inventario de bienes muebles.

8. Se reúne con los responsables del levantamiento físico del inventario e informa sobre las disposiciones que se

aplicarán y entrega el formato "Listado de Bienes Muebles".

Responsable de Levantamiento Físico

del Inventario

Cita los responsables de cada unas de las áreas que intervendrán en el levantamiento físico del inventario.

Reciben las instrucciones que se aplicarán en el levantamiento físico del inventario y el formato

"Listado de Bienes Muebles".

10. Procede a llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de Bienes Muebles.

1

2

.

2

.

Jefatura del

Departamento de

Planea y Organiza las actividades para efectuar el levantamiento físico del inventario de bienes muebles,

efectuándolo bianualmente.

Envía comunicación a las áreas y solicita designen a

los responsables del levantamiento físico del inventario.

Recibe comunicación y designa a los responsables del

levantamiento físico del inventario.

Comunica a la jefatura del Departamento de Proveeduría

el nombre del personal que intervendrá en el levantamiento físico del inventario.

Jefatura del 6.

Departamento de

Proveeduria

Recibe comunicación de las áreas con el nombre del personal que intervendrá en el levantamiento físico del

inventario.

7.

9.

14

8.1. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES


LOS BIENES MUEBLES SE ENCUENTRAN EN BUENAS CONDICIONES

11. Requisitar el formato "Listado de Bienes Muebles".

12. Entrega a la jefatura del Departamento de Proveeduría

debidamente requisitada, el "Listado de Bienes Muebles" con su rúbrica y la del titular del área inventariada.

Jefatura del 13.

Departamento de

Proveeduria

Recibe del responsable del levantamiento físico del

inventario la "Cédula de Bienes Muebles" requisitada.

14. Designa a una persona de la Unidad de Bienes para que valide la información contenida en el "Listado de Bienes Muebles"

Personal designado 15.

para validar

información

Recibe instrucciones de la Jefatura del Departamento

de Proveeduría para validar el " Listado de

Bienes Muebles".

PROCEDE LA INFORMACIÓN DEL "LISTADO DE

BIENES MUEBLES"

16. Firma de conformidad, en el apartado correspondiente

del "Listado de Bienes Muebles".

17. Captura la información contenida en el "Listado de Bienes Muebles" en el SIBINET y genera el reporte , según corresponda.

18. Obtiene firma del responsable del resguardo del bien mueble y del Jefe de Departamento de Proveeduría.

19. Entrega debidamente firmado copia del "Reporte de

Resguardo" al responsable del bien mueble y el original lo incorpora a su sistema de archivo.


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8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES


NO PROCEDE LA INFORMACIÓN DE LA "CEDULA DE BIENES MUEBLES"

20. Detecta y aclara las irregularidades de información

detectadas en el "Listado de Bienes Muebles", con el

área correspondiente.

21. Efectúa las correcciones de información en el "Listado

de Bienes y Muebles" y las valida firmando con su rúbrica.

Regresa a la actividad No. 16.

LOS BIENES MUEBLES SE ENCUENTRAN EN BUENAS CONDICIONES PERO NO SON REQUERIDOS POR EL AREA.

22. Verifica los requerimientos de otras áreas del Ministerio, informa y obtiene de la Jefatura del Departamento de Proveeduría instrucciones

sobre los movimientos a realizar para su reubicación.

Regresa a la actividad No. 16.

LOS BIENES NO SE ENCUENTRAN EN BUENAS CONDICIONES FISICAS DE USO.

23. Aplica el Procedimiento para la Baja de Bienes

Muebles por Inutilidad para el Ministerio, de acuerdo a

lo establecido en el Manual de Normas para la Baja y Enajenación de bienes Muebles.

LOS BIENES NO SE LOCALIZARON EN EL AREA

ASIGNADA.

24. Se realiza la investigación con el Coordinador del área

para que informe sobre su localización. Si no se

localiza se procede según corresponda de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas para la Enajenación y Baja de Bienes Muebles.

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8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FISICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES


25. Informa a la Jefatura del Departamento de Proveeduría sobre la situación que guarda el inventario físico de Bienes Muebles del área correspondiente.

Jefatura del 26.

Departamento de Proveeduria

Recibe información sobre la situación que guarda el

inventario físico de Bienes Muebles de cada uno de los responsables.

27. Informa a la Oficialia Mayor sobre la situación que guarda el inventario físico de Bienes

Muebles del Ministerio.


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8.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ALTA DE BIENES MUEBLES

ENVIADOS POR BODEGA DEL ALMACEN

Unidad Administrativa No. Actividades

Encargado del Almacén 1. Recibe del jefe de Programa el listado de la distribución de los bienes en bodega que deben ser

distribuidos en cada Unidad Administrativa.

2.

Confecciona el formulario “Traslado Interno de Activos” y procede a la entrega de los mismos.

Unidad Administrativa 3.

Recibe los bienes y firma el recibo conforme.

4. Asigna los bienes a los funcionarios de la Unidad

Con el formulario “Control de Asignación de Activos”.

5.

Informa de la asignación a la Unidad de Bienes del

6. Unidad de Bienes

Del Programa

Presupuestario.

programa Presupuestario, enviando copia del

formulario “Control de Asignación de Activos”.

Actualiza la información de los bienes en el sistema

Informático SIBINET realizando el traslado de la

Bodega a la Unidad Administrativa y al responsable

que se indica en formulario “Control de Asignación

de Activos”.

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8.3

Envía con oficio el expediente completo de la donación

a la Asesoría Jurídica solicitando la Resolución

administrativa para dar de baja los bienes por

donación.

Confecciona Acta de Donación con la asesoría de la

Dirección Jurídica, y la envía al Programa

presupuestario para que entregue los bienes.

Programa

Presupuestario

Almacena los bienes en lugar cerrado, seguro y con 2.

Llave.

Unidad de bienes del

Programa

Presupuestario



Programa 1. Presupuestario

Levanta la lista de bienes muebles en desuso y en mal estado, aptos para donación.

Envía oficio conteniendo la lista de los bienes a la

Dirección de Tributación Directa, solicitando el avalúo

Administrativo de los bienes muebles.

4. Envía el perito a realizar el avalúo administrativo.

Envía con oficio el Avalúo Administrativo.

Institución que solicita

La donación

Dirección de

Tributación Directa

Envía Oficio al Programa Presupuestario solicitando la

Donación de bienes.

Recibe el avalúo administrativo y el oficio de la nota

de La Institución que solicita la donación.

6.

7.

Envía oficio a la Comisión de Donación con los

siguientes anexos: original del avaluó administrativo,

nota de la institución que solicita la donación.

sjunto con el avaluoón.

Comisión de Donación

8.

9. Se reúne, analiza la donación, la aprueba, escribe la

minuta de la reunión autorizando la donación firmada

por los miembros de la Comisión.

MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR DONACIONES DE

BIENES

3.

5.

Programa

Presupuestario

Entrega los bienes a la Institución, le quita las

plaquitas de patrimonios y envía lo siguiente a la

Unidad de Bienes del Programa: original de acta de

donación con el recibido firmada y las plaquitas de los

bienes muebles.

11.

10.

12.

19


8.3 PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR DONACIONES DE

BIENES MUEBLES

Unidad de bienes del

Programa

Presupuestario


13. Recibida la Resolución de baja por donación, se

procede a dar de baja los bienes en el sistema

informático SIBINET.

14. Realizada la baja de los bienes muebles, se envía

Oficio informando con los documentos soporte a

Dirección General de Administración de Bienes y

Contratación Administrativa y a la Contabilidad

Nacional sobre lo actuado.

20


8.4 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES POR

ROBO, PERDIDA, DAÑO


Usuario del Bien Mueble 1.

2.

Recibe, del usuario, el escrito en el que se reporta el

extravío/daño del bien mueble y procede a solicitar al

Ministro la apertura del Procedimiento administrativo, o

en su defecto, procede a denunciar ante la autoridad

judicial.

4.

Jefatura de la

Unidad

Programa Presupuestario

Rinde a la Jefatura, informe por escrito del daño o

pérdida del bien bajo su responsabilidad.

Despacho Ministro 3. Solicita a la Dirección Jurídica la apertura del procedi-

miento para llegar a la realidad de los hechos.

Recomienda la designación del órgano de

investigación y remite al Ministro. Dirección Jurídica

Departamento de

Servicios Generales 11. Gestiona ante la compañía de seguros contratada, la

recuperación de acuerdo a cobertura de la póliza.

10. Si el bien robado es un vehículo, envía oficio con la

Documentación correspondiente al Departamento de

Servicios Generales.

9. Comunica a la Dirección de Administración de Bienes

Y Contratación Administrativa y a la Contabilidad


Encargado de Bienes

del Programa

8.

Recibida la Resolución de baja, procede a dar de baja

Los bienes muebles en el sistema informático

SIBINET.

Recibe el acto en firme de órgano director lo envía a la

Dirección Jurídica para que proceda a cobrar el bien si

se declara culpable, o la resolución de baja por robo

del bien si el responsable es absuelto.

7. Jefatura de Proveeduría

Usuario del Bien Mueble 6. Si el órgano director lo declara culpable, debe reponer

el bien robado o perdido.

Órgano Director 5. Investiga y resuelve y comunica al Ministro.

Despacho Ministro

21

Programa 1.

1.

1.

1.

1.

1.

2.

1.

1.

1.

1.

1.

3.

1.

1.

1.

1.

1.

8.5

5.

Recibida la autorización, confecciona el formulario

“Acta de Desecho de Bienes“ y procede a desechar los

bienes por medio del Convenio Marco de desechos

electrónicos o en un lugar que no contamine el

ambiente.

Almacena los bienes en lugar cerrado, seguro y con

Llave.



9.

Presupuestario

Levanta la lista de bienes muebles en desuso y en mal estado aptos para desecho.




4. Envía el perito a realizar el avalúo administrativo.

Envía con oficio el Avalúo Administrativo.

Programa

Presupuestario

Dirección de

Tributación Directa

Envía oficio a la Dirección de Informática para que le

certifique que los bienes correspondientes a equipo de

cómputo son inservibles y obsoletos y que se pueden

desechar.

6.

MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR DESECHO DE BIENES

Envía al inspector a revisar los bienes y luego

autoriza por escrito el desecho.


8.

7. Programa

Presupuestario Envía oficio a la Dirección de Administración de Bienes

y Contratación Administrativa solicitando un inspector

de los bienes que se quieren desechar, indicando que

cuentan con el avaluó y la certificación de Informática.

Dirección General de

Administración de

Bienes

Programa

Presupuestario

10. Envía el acta de desecho firmada y sellada con toda la

documentación soporte a la Unidad de Bienes del

Programa Presupuestario.

Unidad de Bienes del

Programa

Presupuestario

11. Envía con oficio el expediente completo a la Dirección

Jurídica solicitando la resolución de baja por desecho.

22

8.5

Bienes Muebles y la envía junto con el expediente a

la Unidad de Bienes del Programa.



Dirección Jurídica 12.

Confecciona la resolución de baja por desecho de

14.


Programa.

MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR DESECHO DE BIENES

13. Recibida la Resolución de baja por desecho con toda

la documentación, se procede a dar de baja en el

inventario computarizado SIBINET.

Comunica a la Dirección de Administración de Bienes

Y Contratación Administrativa y a la Contabilidad


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8.6 DE BIENES MUEBLES.

Debe de declarar los bienes muebles como pérdida 2.

total o parcial o el costo de mantenimiento sea muy




Podrá dar de baja toda aquella maquinaria, equipo, Vehículos, aparatos con el fin de aprovechar sus partes.

PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR DESMANTELAMIENTO

3.

alto, por inutilidad o grave daño que haga aconsejable

esta medida.

4.

Debe enviar solicitud por escrito al Ministro con

descripción de los bienes que se quieren desmantelar

indicando clase, marca, numero de patrimonio,

capacidad, valor de inventario y la justificación del

desmantelamiento.

9.

Solicita la resolución de baja del bien por

desmantelamiento a la Dirección Jurídica.


Junto con la Comisión procede a realizar el

desmantelamiento, haciendo un inventario de las

partes utilizables; las piezas que sean sobrantes

podrán ser donados o destruidos siguiendo los

procedimientos establecidos.

8.

7.

6.

Despacho Ministro Procede a la autorización o quien este haya delegado

esta función.

Nombra una Comisión que deba intervenir en la

diligencia del desmantelamiento. 5.

Programa

Presupuestario

Programa

Presupuestario

Dirección Jurídica Recibe nota con expediente correspondiente y

confecciona la Resolución de Baja por

desmantelamiento y la envía a la Unidad de Bienes

del Programa. Unidad de Bienes del

Programa

Presupuestario

Recibe el expediente con la Resolución de Baja por

desmantelamiento y aplica la baja en el SIBINET y

envía la documentación soporte a la Dirección

General de Administración de Bienes y Contratación

Administrativa y a la Contabilidad Nacional.

24

8.7




3.

Programa

Presupuestario

Proveeduría

Institucional

MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA BAJA POR PERMUTA DE BIENES

Solicita por escrito el avalúo correspondiente de los

bienes que quiere permutar a la Dirección de

Tributación Directa.

Se envía oficio a la Dirección General de Bienes y

Contratación Administrativa y a la Contabilidad

Nacional con fotocopias de todos los documentos

soporte de la baja de bienes muebles.

Procede a dar de baja el bien por permuta en el

sistema informático SIBINET.

Confecciona la resolución de baja por permuta y la

envía a la Unidad de Bienes del programa.

2. Cuando tiene el avalúo correspondiente lo envía junto

con la orden de inicio o solicitud de pedido a la

Proveeduría Institucional para que sea incluido en la

nueva contratación de bienes solicitada.

Adjudica y cuando confecciona el pedido de compra

aplica el avalúo como abono a la nueva compra de

bienes.

4. Envía fotocopia del pedido de compra y factura de la

nueva compra del bien permutado a la Unidad de

Bienes del Programa.

7.

6.

5. Unidad de Bienes del

Programa. Confecciona el Acta de Baja por permuta y la envía a

la Dirección Jurídica para la confección de la

resolución de baja por permuta.


Programa.

Dirección Jurídica.

8.

25

8.8

Recibe los requerimientos de bienes de las diferentes

áreas administrativas que lo conforman y procede a

enviar las órdenes de inicio o solicitud de pedido a la

Proveeduría Institucional.




MUEBLES. PROCEDIMIENTO DE ALTA POR COMPRA DE BIENES

Si los bienes recibidos en la bodega son

computadoras, se debe llenar para cada una de ellas

el formulario “Revisión de Equipo de Cómputo” y se

deben trasladar al Departamento de Informática con

fotocopia de la factura y el pedido.

Recibe las computadoras firma el formulario, se deja

una copia y procede a revisar los equipos e instalarle

los programas correspondientes y las configuraciones

necesarias luego debe devolverlos a bodega conforme

se ha concluido el revisado.

Encargado de Bodega

del Programa.

2. Proveeduría

Institucional

Consolida las solicitudes de pedido, confecciona el

cartel, recibe ofertas y adjudica las compras de

bienes muebles de acuerdo a la ley de Contratación

Administrativa.

Proveedor

Pasa la factura original y pedido de compra al jefe de

Programa para que firme al dorso la factura.

Recibe la factura con el pedido de compra, verifica que

vengan los timbres fiscales, que la marca el modelo

sea lo que indica la orden de compra, que vengan

completos los bienes y que entregue la garantía.

Recibe el pedido de compra, confecciona la factura

y entrega el bien de acuerdo al plazo establecido en

el cartel.

3.

4. Encargado de Bodega

del Programa.

7.

6.

5.

Firma al dorso de la factura original, le saca fotocopia

a la factura y al pedido de compra y envía el original a

la Proveeduría Institucional para el trámite de pago y

las fotocopias al encargado de bienes del programa.

Firma el recibido conforme y sella la factura original y

entrega la copia firmada y sellada al proveedor.

Jefe de programa

8.

Departamento de

Informática. 9.

26

8.8

MUEBLES.



13.

PROCEDIMIENTO DE ALTA POR COMPRA DE BIENES

10. Departamento de

Informática.

Encargado de Bodega

del Programa

Entrega las computadoras una a una y debe solicitar al

encargado de la bodega que le firme el recibido en el

formulario “Revisión de Equipo de cómputo”.

11. Envía copia del formulario “Revisión de Equipo de

Cómputo” al Encargado de Bienes del Programa.




Encargado de Bienes

del Programa Con la copia de la factura, el pedido de compra y del

formulario “Revisión de Equipo de Cómputo” se

desplaza a la Bodega a plaquear el equipo.




12.

Para efectos de la garantía de los equipos electrónicos

la plaquita de metal se adhiere en forma temporal al

equipo con grasas plásticas.




16.

15.

14.

Envía la distribución de activos de cada Unidad

administrativa al encargado de la bodega del

programa.

Se envía la Requisición de Bienes al jefe de Programa

su firma de recibido.

Se procede a realizar el registro de alta por compras

en el sistema informático SIBINET con cargo a la

bodega del Programa.

Jefe de Programa.

Después de plaqueado el equipo se procede a

confeccionar la requisición de Bienes para cada

factura y Pedido de Compra con cargo a la bodega de

cada Programa Presupuestario. Si la factura viene en

dólares se tiene que solicitar el tipo de cambio que se

registro en sistema informático MIGO de la

Proveeduría Institucional con el fin de asignar el

mismo tipo de cambio para igualar el valor registrado

en el devengo.

17.

Se pasa al procedimiento 8.2 “Procedimiento para la

alta de Bienes Muebles enviados por Bodega“.

27

4.

8.9

Envía oficio al Ministro indicando el recibido conforme 2.

y solicitando la respectiva acta de donación.




Recibe nota del Donante de bienes muebles, indicando los bienes que están donando con su valor.

Recibe los bienes y los custodia hasta que sean

debidamente plaqueados.

Proveeduría

Institucional-Unidad

de Bienes

Despacho Ministro

Confecciona el acta por Donación y la envía al

Proveedor Institucional y al Ministro para la firma

5.

MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA ALTA POR DONACIONES DE

BIENES

3.

Recibe las notas del Programa Presupuestario, da el

visto bueno y los traslada a la Proveeduría

Institucional.

Pega los patrimonios en los bienes y procede a

entregarlos a los funcionarios de las Unidades

administrativas del Programa; llenando el formulario”

Control de asignación de Activos”.

Envía la requisición de bienes al encargado de bienes

del programa para el recibido conforme junto con las

plaquitas para que sean pegadas en los bienes.

Recibe el acta de donación firmada y le asigna las

plaquitas para luego confeccionar la requisición de

bienes. Si el valor del bien es en dólares se utiliza el

tipo de cambio de venta del Banco Central utilizando

la fecha de recibida la donación.

7.

8.

6.

Encargado de bienes

del Programa.

Registra el alta por donación en el sistema informático

SIBINET.

9.

28

8.10



MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA ALTA POR FABRICACION DE

BIENES

Recibe oficio de las Unidades administrativas del

Programa solicitando la fabricación del mueble

indicando claramente las dimensiones, características

y ubicación.

1. Jefe de Programa

Presupuestario

2. Envía oficio al Departamento de Servicios Generales,

solicitando la fabricación interna de muebles

especificando las características.

Compra los materiales y los envía al Departamento

de Carpintería.

Recibe la orden de fabricación y procede a calcular

los materiales que se necesitan enviando la

información al Departamento de Servicios Generales.

Recibe oficio de la solicitud de la fabricación y lo

traslada al Departamento de Carpintería solicitando el

listado de requerimiento de materiales necesarios para

dicha fabricación.

Envía oficio al Jefe del Programa Presupuestario

indicando los requerimientos de materiales para que

se hagan la solicitud de compra por contratación

administrativa en la Proveeduría Institucional.

Departamento

de Carpintería

6.

5.

4.

3. Departamento de


Departamento de


Departamento

de Carpintería

Jefe de Programa

Presupuestario

Recibe los materiales y procede a la fabricación de los

bienes muebles solicitados. 7.

Envía la información enviada por el Departamento de

Carpintería de los muebles fabricados y su ubicación

en las Unidades Administrativas al encargado de

bienes del programa.

8.

9. Jefe de Programa

Presupuestario.

Concluida la fabricación, envía la siguiente información

al jefe de Programa, la cantidad de muebles

fabricados, características y valore de cada bien

fabricado.

29

8.10

Prepara oficio con la información completa de la

fabricación de los muebles y la envía a la Dirección de

Administración de Bienes y Contratación

Administrativa con copia a la Contabilidad Nacional.



MUEBLES. PROCEDIMIENTO PARA ALTA POR FABRICACION DE

BIENES

Recibe la información y procede a asignarles la

plaquita de patrimonio y se traslada a las oficinas a

pegarlo en los muebles.

Encargado de

Bienes del

Programa.

Confecciona la requisición de bienes y se la envía al

jefe de Programa.

Registra el alta por fabricación en el sistema

informático SIBINET. Encargado de Bienes

del Programa.

10.

11.

12.

13.

14.

Con la información de la requisición asigna los bienes

muebles y confecciona el formulario “Control de

Asignación de Activos” y lo envía al encargado de

bienes del programa.

Jefe de Programa

Presupuestario.

30

Procedimiento para la Asignación

de Activos

ANEXO

9.1

HOJA DE CONTROL DE ASIGNACION DE ACTIVOS

31

Procedimiento para el

Control de Asignación de Activos

MINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGIA

HOJA DE CONTROLDE ASIGNACIÓN DE ACTIVOS

Nombre: 1

Puesto: 2

Área: 3

Control No. 4

Fecha 5

Piso 6

7 8

Responsable de Toma de Inventario Firma de conformidad del responsable

Patrimonio Descripción Marca 9 10 11

Vo. Bo.

12

Jefe del Departamento

32



INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TITULO:

Hoja de Control de Asignación de Activos

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Jefe de cada Departamento.

4. FORMA DE LLENADO:

Medio electrónico

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id.

Elemento

Descripción

1. Nombre: El nombre del responsable de los bienes

2. Puesto: El cargo asignado del responsable de los bienes

3. Área: El nombre del departamento en el cual se ubica el funcionario.

4. Control No. El número de control de la hoja de resguardo, consecutivo por ejercicio

5. Fecha El día, mes y año en que se elabora el documento

6. Piso La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del Ministerio si se aplica.

7. Responsable de la toma de inventario

El nombre y firma del responsable de entregar el bien y/o realizar el inventario

8. Conformidad del responsable

La firma del responsable de los bienes

9. Patrimonio El número de plaquita del activo

33

10. Descripción El nombre del activo.

11. Marca La marca del activo si la tiene.

12. Visto Bueno (Vo. Bo.)

Nombre y firma de visto bueno del Jefe del Departamento.

34

Procedimiento para

Requisición de Bienes

ANEXO 9.2

REQUISICION DE BIENES

35

Procedimiento para


1 2

1 3

1 4

5

1 6

7

1 8

9 10 11 12 13 14 15 16

17

18

21

25 24

19

20

22 23

36

Procedimiento para



1. TITULO:

Requisición de Bienes.


Tener documento respaldo y conocimiento oportuno del ingreso de bienes muebles al Ministerio, con la finalidad de elaborar el C o n t r o l d e A s i g n a c i ó n d e A c t i v o s y asignar el número de inventario en cuanto el bien sea entregado de manera provisional o permanente al responsable de su uso.


El Coordinador de Bienes de cada Programa del Ministerio.

4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico


Id.

Elemento

Descripción

1. Fecha de Confección:

El la fecha automática que asigna el sistema al crear el documento (Departamento de Adquisiciones) 2. Numero: El número consecutivo que se debe llevar por cada documento creado, debe ser anual numero de documento mas el año

3. Programa: El nombre del Programa

4. Nombre Dependencia

El nombre de la Dependencia

5. Forma de Adquisicion

La forma de Adquisición es el tipo de financiamiento que son: Presupuesto Ordinario, Fondo Especial, Donación, orden Judicial.

6. Pedido de Compra El numero de Pedido de Compra, solamente en las compras

7. Numero de factura El número de factura, en el caso de donaciones, será el número de acta.

8. Tipo de Adquisicion

El tipo de adquisición tiene las opciones de: Compra o Donación

9. Patrimonio El numero de la plaquita metálica asignada al bien.

37

Id.

Elemento

Descripción

10. Descripcion El nombre del bien

11. Marca El nombre de la marca del bien

12. Modelo Es el modelo del bien

13. Serie El numero de la serie del bien

14. Fecha de Compra La fecha de adquisición del bien

15. Cantidad La cantidad adquirida siempre va a ser 1

16. Valor El costo financiero en colones que se pago por el bien 17. Responsable

Institucional El nombre de jefe de Programa

18. Nombre El nombre de la persona que recibe los bienes

19. Firma La firma de la persona que recibe los bienes

20. Cedula El numero de cedula de la persona que recibe el bien 21. Fecha La fecha en que se recibe el bien

22. Nombre Nombre de la persona que revisa el equipo

23. Firma La firma de la persona que revisa el equipo

24. Cedula El numero de cedula de la persona que revisa el equipo. 25. Fecha La fecha en que se reviso el equipo

38

Procedimiento para

Acta de Destrucción de Bienes

ANEXO 9.3

ACTA DE DESTRUCCION DE BIENES MUEBLES

39

Procedimiento para

Acta de Destrucción de Bienes

1 2 3

4 5 6 7

8

9

10

3 11

3

12

3

13

3

14

3

15

3

16

3

17

3

18

3

19

3

20

3

40

Procedimiento para

Acta Destrucción de Bienes


1. TITULO:

Acta de Destrucción


Tener el control y registro de los cambios del inventario de los bienes dados de baja por destrucción.


Coordinador de Bienes de cada Programa


Medio electrónico


Id.

Elemento

Descripción

1. Nombre del 1funcionario

Nombre de primer funcionario que participa en la destrucción

2. Cedula Numero de cedula del primer funcionario

3. Cargo El cargo que tiene el primer funcionario

4. Nombre del 2funcionario física del bien

Nombre del segundo funcionario que participa en la destrucción

5. Cedula Numero de cedula del segundo funcionario

6. Cargo Cargo del segundo funcionario

7. Lugar Ubicación geográfica donde se lleva a cabo la destrucción

8. Lugar Unidad Administrativa a quien pertenecen los bienes.

9. Fecha Fecha de realización de la destruccion

10. Reporte Número del reporte de inspección

41

Id.

Elemento

Descripción

11. Autorización Número de oficio la autorización del desecho y fecha del oficio

12. Patrimonio Número de la plaquita o patrimonio del bien

13. Descripción Nombre de la descripción del bien

14

Estado Estado físico del bien

15. Monto Avaluo El número monetario con que fue evaluado el bien

16. Fecha y hora Echa y hora en que fue echa el acta Destrucción física del bien.

17. Firma Firma, nombre y cedula del primer funcionario participante

18. Firma Firma, nombre y cedula del segundo funcionario participante

19. Firma Firma, nombre y cedula del testigo participante

20. Firma Firma, nombre y cedula del chofer que traslado los bienes.

42

Procedimiento para

Salida por Reparación de Bienes

ANEXO 9.4

SALIDA DE BIENES POR REPARACIÓN

Procedimiento para

Salida por Reparación de Bienes

43

1

10

2

9 8 7

6 5 4

3

11

2 13

2

12

2 14

2

15

2 20

2

19

2

18

2

17

2

16

2 21

2

23 22

2

24

44

Procedimiento para Salida por Reparación

de Bienes


1. TITULO:

Salida de Bienes por Reparación


Registrar los bienes que salen a reparación.


Cada Unidad Administrativa responsable del Bien

4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico


Id.

Elemento

Descripción

1. Numero Número consecutivo que le corresponde al documento de salida.

2. Fecha Fecha de creación del documento

3. Nombre Programa Nombre del Programa a quien corresponden los bienes

4. Nombre Dependencia

Nombre de la Dependencia a quien corresponden los bienes

5. Empresa que repara

Nombre de la empresa que esta sacando el bien

6. Direccion Direccion de la empresa que repara

7. Telefono Telefono de empresa que repara

8. Fax Fax de empresa que repara

9. Nombre del responsable por la Empresa

El nombre del representante de la empresa que retira el bien para reparación

10. Firma Firma del representante de la empresa que retira el bien para reparación

11. Nombre del responsba del bien

Nombre del responsable del bien

12. Firma Firma del responsable del bien

45

Procedimiento para Salida por Reparación de Bienes

Id.

Elemento

Descripción

13 Nombre de quien Autoriza

Nombre de la persona que autoriza la salida

14 Firma Firma de la persona que autoriza la salida

15 Patrimonio Programa

Numero de la plaquita del bien

16 Descripcion Descripción del bien

17 Marca Marca del Bien

18 Modelo Modelo del Bien

19 Serie Serie del bien

20 Estado Estado físico del Bien

21 Daño Descripción del daño que sufre el bien

22 Vigencia Garantia La fecha de vigencia de la garantía del equipo

23 Accesorios Descripción de los accesorios que se lleva la empresa que repara

24 VB Visto Bueno con el nombre y la firma del Encargado de Bienes del Programa

46


Levantamiento de Inventario

de Bienes Muebles

ANEXO 9.5

LEVANTAMIENTODEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES

47

PATRIMONIO

DESCRIPCION DEL BIEN MUEBLE

COMENTARIOS

7 8



de Bienes Muebles


Departamento de Proveeduría Institucional

Levamiento del Inventario Físico de Bienes

Muebles

1

FECHA DE DE 20 .

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO:2

PROGRAMA: 3

Responsable: 6

DEPENDENCIA: 4

PISO: 5

9

RESPONSABLE DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO: 10

JEFE DE LA DEPENDENCIA: 11

48



de Bienes Muebles


1. TITULO: Levantamiento de Inventario Físico de Bienes Muebles

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Identificar y registrar los bienes que aparecen en el espacio físico de las Unidades Administrativas al que estaba asignados y bajo el resguardo del empleado responsable. Además de anotar los comentarios pertinentes y la solución dada en cada caso.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Responsable del levantamiento del

inventario de cada Unidad Administrativa.

4. FORMA DE LLENADO: Manual


Id.

Elemento

Descripción

1.

Fecha Día, mes y año de elaboración del formulario

2 Levantamiento de inventario

Año o ejercicio al que corresponda el levantamiento del inventario físico

3.

Programa Gerencia a la que se encuentra adscrita el área que tiene adjudicado el bien

4.

Dependencia Área a la que se encuentra adjudicado el bien

5.

Piso Piso del edificio en el que se ubica físicamente el bien

6.

Responsable Nombre y cargo de la persona que tiene adjudicado el bien

7.

Patrimonio Numero de plaquita asignada al bien

8.

Descripcion Características físicas del bien, conforme a lo consignado al resguardo correspondiente

9.

Comentarios

La solución y/o aclaración a la que se llegó

10.

Responsables Nombre y firma del responsable del levantamiento del inventario

49

Procedimiento para el Levantamiento de Inventario

de Bienes Muebles

Id.

Elemento

Descripción

11. Jefe de la Dependenciao

Nombre y firma del Jefe de la Unidad Administrativa

50

Procedimiento de

Baja por Permut a de Bienes Muebles

ANEXO 9.6

BAJA POR PERMUTA

51

Procedimiento de

Baja por Permut a de

Bienes Muebles

2 3

4

6

7

8

9

10

11

12

13

2

3

4

5

6 7 8 9

1

10

11

12

13 14

1

52

Procedimiento de

Baja por Permut a de Bienes Muebles


1. TITULO: Acta de Baja por Permuta

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Describir el Bien y Acreditar

las Causas de de baja por permuta

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Coordinador de Bienes

de cada Programa Institucional

4. FORMA DE LLENADO: Manual


Id.

Elemento

Descripción

1 Numero El numero consecutivo

2. Suscrito Nombre del Coordinador de Bienes del Programa

3. Cedula Número de cedula.

4. Nombre del Proveedor

Nombre del Proveedor Institucional

5. Orden de Compra:

Numero de Orden de Compra donde se aplica la permuta

6. Patrimonio Numero de la plaquita metalica del equipo

7. Descripcion Descripcion del equipo

8. Matricula: Número de matricula si es un vehiculo

9. Orden de Pedido: No. de Orden de Pedido donde se aplica la permuta

10.

Monto del Avaluo Monto del avalúo del equipo

11. Fecha de creacion Hora y fecha de creación del documento

12. Firma: Firma, nombre y cedula del Ministro

13. Firma: Firma y nombre del Coordinador de la Unidad de Bienes.

14. Firma: Firma, nombre y cedula del Proveedor Institucional

53

Procedimiento de

Prestamos de Bienes Muebles

ANEXO 9.7

PRESTAMOS DE BIENES

54

Procedimiento de

Préstamo de Bienes Muebles

1

2 3

4 5

6 7

8 9

10 11

12 13

14 15

5

16 17 18 19 20 21

55

Procedimiento de

Préstamo de Bienes Muebles


1. TITULO:

Préstamo de Bienes


Llevar un control de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar los prestamos de bienes.




Medio electrónico


Id.

Elemento

Descripción

1. Numero de Prestamo

El numero consecutivo de préstamo de bienes

2. Tipo de Prestamo El tipo de préstamo, si es interno o externo

3. Fecha del Prestamo La fecha de creación del prestamo.

4. Ministerio que presta

El nombre del Ministerio que presta el bien

5. Ministerio que Recibe

El nombre del Ministerio que recibe el bien

6. Programa que Presta

El nombre del Programa que presta el bien

7. Programa que Recibe

El nombre del Programa que recibe el bien

8. Dependencia que Presta

El nombre de la Dependencia que presta el bien

9. Dependencia que Recibe

El nombre de la Dependencia que recibe el bien

10. Responsable Actual El nombre, firma y cedula del responsable actual

11. Responsable Provisional

El nombre, firma y cedula del responsable provisional

12. Fecha de Prestamo

La fecha en que rige el préstamo del bien

13 Fecha de Devolucion

La fecha que se debe devolver el del bien

14 Autorizado por El nombre y firma de la persona que autoriza el prestamo

56

Id.

Elemento

Descripción

15 VB Nombre y firma del visto bueno del encargado de Bienes del Programa.

16 Patrimonio Numero de la plaquita de bien prestado

17 Descripcion Descripción del bien prestado

18 Marca Marca del bien prestado

19 Modelo Modelo del bien prestado si lo tiene

20 Serie Serie del bien prestado si lo tiene

21 Estado El estado físico del bien prestado

57

Procedimiento para la

Asignación de Activos Privados

ANEXO 9.8

HOJA DE CONTROL DE ASIGNACION DE ACTIVOS

PRIVADOS

58




HOJA DE CONTROLDE DE ACTIVOS PRIVADOS

Nombre: 1

Puesto: 2

Área: 3

Control No. 4

Fecha 5

Piso 6

7 8

Responsable de Toma de Inventario Firma de conformidad del responsable

Marca Descripción Serie 9 10 11

Vo. Bo.

12

Jefe del Departamento

59


Control de Asignación de Activos Privados


1. TITULO:

Hoja de Control de Asignación de Activos Privados

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes privados que traen los funcionarios del Ministerio




Manual


Id.

Elemento

Descripción

1. Nombre: El nombre del dueño de los bienes

2. Puesto: El cargo asignado del dueño de los bienes

3. Área: El nombre del departamento en el cual se ubica el funcionario.

4. Control No. El número de control de la hoja de resguardo, consecutivo por ejercicio

5. Fecha El día, mes y año en que se elabora el documento

6. Piso La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del Ministerio si se aplica.

7. Responsable de la toma de inventario

El nombre y firma del responsable de realizar el inventario

8. Conformidad del responsable

La firma del dueño de los bienes

9. Marca La marca del bien

60

10. Descripción El nombre del bien.

11. Serie La serie del bien.

12. Visto Bueno (Vo. Bo.)

Nombre y firma de visto bueno del Jefe del Departamento.

61

Procedimiento de

Baja por Acta de Donación de Bienes

Muebles

ANEXO 9.9

ACTA DE DONACION DE BIENES

62

Procedimiento de

Baja por Acta de Donación de Bienes Muebles

13

2

14

2

15

2

1

2 3

4 5

6

7

8

9

10 11

12

13

14

63

2

4

6

7

8

9

10

2 11

2

12

2

15

16

64

Procedimiento de Baja por Acta de Donación de Bienes Muebles


1. TITULO:

Acta de Donación


Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes donados


Comisión de Donación.


Medio Electrónico


Id.

Elemento

Descripción

1. Numero: El número de control de la hoja, consecutivo por ano.

2. Programa: Nombre del programa

3. Fecha: El día, mes y año en que se elabora

4. Dependencia. El nombre de la dependencia

5. Institución Beneficiada

El nombre de la institución que recibe la donación de bienes

6. Sesión Numero de sesión de la Comisión De Donación.

7. Fecha Día, mes y ano de la sesión de la Comisión de Donación.

8. Donado a El nombre de la institución que recibe la donación de bienes

9. Avaluó Numero de avalúo de Tributación Directa.

10. Cantidad Numero de la cantidad.

11. Descripción Descripción del bien donado.

12. Valor Valor monetario del bien.

65

Procedimiento de Baja por Acta de Donación de Bienes Muebles

Id.

Elemento

Descripción

13 Firma: Firma del Ministro.

14 Recibido Nombre, cedula, institución, Cargo, firma y Fecha del representante legal de la institución que recibe la donación. 15 Entregado Nombre, cedula, institución, Cargo, firma y Fecha del funcionario que entrega la donación. 16 Firma. Firma del representante de la Comisión de Donación.

66

Procedimiento de

Acta de Aceptación de Donación de Bienes

Muebles

ANEXO 9.10

ACTA DE ACEPTACION DE DONACION DE BIENES

67

Procedimiento de

Acta de Aceptación de Donación de Bienes

Muebles

1

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Procedimiento de Acta de Aceptación de Donación de Bienes Muebles


1. TITULO:

Hoja de Control de Acta de Aceptación de Donación

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por área administrativa para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes privados recibidos por donación


Encargado de Bienes del Programa.


Medio electronico


Id.

Elemento

Descripción

1. Numero: El número de control consecutivo por ejercicio económico.

2. Fecha : El día, mes y año en que se elabora el documento 3. Donador: El nombre del donador del bien.

4. A usarse. El nombre de la Unidad Administrativa Donde se van usar los bienes.

5. Cantidad Cantidad del bien

6. Descripcion Nombre del bien donado.

7. Marca La marca del bien donado

8. Modelo El modelo del bien donado

9. Serie La serie del bien donado

10. Valor El valor monetario del bien donado

11. Firma Firma del Ministro.

12. Firma Firma del Proveedor Institucional.

69

Procedimiento de Traslado Interno de Bienes Muebles

ANEXO 9.11

TRASLADO INTERNODE BIENES

70

Procedimiento de Traslado

Interno de Bienes Muebles

1

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9

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19

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Procedimiento de Traslado

Interno de Bienes Muebles


1. TITULO:

Hoja de Control de Traslado Interno de Activos


Llevar una relación de los bienes del Min is ter io , por

área administrativa para controlar y mantener actualizado el

inventario con los traslados internos de bienes


El responsable de los bienes de cada Unidad Administrativa.


Medio electrónico


Id.

Elemento

Descripción

1. Numero: El número de control consecutivo por ejercicio económico.

2. Fecha : El día, mes y año en que se elabora el documento 3. Tipo de Traslado: El nombre del tipo de traslado, si es Interno o es externo

4. Programa que Entrega.

El nombre del Programa que entrega los bienes Donde se van usar los bienes.

5. Ministerio que Recibe

Nombre del Ministerio que recibe

6. Dependencia que entrega

Nombre de la Dependencia que entrega

7. Programa que Recibe

Nombre del Programa que recibe

8. Responsable Actual

El nombre del responsable actual del Bien.

9. Dependencia que Recibe

E nombre de la Dependencia que recibe

10. Responsible Nuevo El nombre del nuevo responsable

72

Id.

Elemento

Descripción

11. Patrimonio El numero de la plaquita.

12. Descripcion Descripción del bien.

13 Estado: El estado físico del bien

14 Marca : La marca del bien

15 Serie: El numero de serie del bien si aplica.

16 Datos Declaratoria. Declarar que el bien se encuentra en Buen estado y en desuso. 17 Dependencia que

Entrega Nombre y firma de la persona que entrega

18 Dependencia que Recibe

Nombre y firma de la persona que recibe

19 Responsable del Traslado

El nombre de la persona que encargada del traslado

73

Lic. Dennis Ruiz Pérez

Coordinador Unidad de Bienes

FORMULO REVISÓ:

Lic. Cinthya Morales Herra

Oficial mayor

AUTORIZO

Dr. Rene Castro Salazar

Ministro

Vo.Bo.

Lic. Cinthya Morales Herra

Oficial Mayor

manual de procedimientos para el control y registro de los activos institucionales minae

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