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Juzgados de Oralidad

Manual de Procedimientos

Consejo Dirección de Gestión de Juzgados de Oralidad 31/08/2011

Versión 2.0

Agosto de 2011

Poder Judicial del Estado de Guanajuato Consejo Dirección de Gestión de Juzgados de Oralidad Coordinación de Proyectos Estratégicos

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Contenido

1. Introducción .................................................................................................................................... 3

1.1 Objetivos ............................................................................................................................. 4

1.1.1 Objetivo General ......................................................................................................... 4

1.1.2 Objetivos Específicos ................................................................................................... 4

1.2 Modelo de Procesos ............................................................................................................ 4

2. Sistema Integral de Gestión Operativa ........................................................................................... 6

2.1 Interrelación entre procesos ................................................................................................... 11

2.2 Los usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal ..................................................................... 11

2.3 Mapa de procesos ................................................................................................................... 12

3. Procesos Estratégicos .................................................................................................................... 15

3.1 Procesos de mejora continua con liderazgo ........................................................................... 15

Ejemplo: 5.1.5.8 Tramitación de amparos ............................................................................ 16


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1. Introducción

El presente Manual de Procedimientos de los Juzgados de Oralidad es una acción

concreta del Plan Estratégico de los Juzgados de Oralidad 2011 – 2016, el cual tiene la finalidad de

precisar y documentar los procedimientos que se van a llevar a cabo en los Juzgado de Oralidad.

Asimismo, el manual es una guía para las actividades a realizar por cada una de las

distintas unidades que conforman los Juzgados, lo cual es de suma importancia, ya que al dotar de

este instrumento se establecerá idóneamente cada uno de los pasos a seguir por los operadores

que atienden y laboran en los Juzgados; con ello se tendrá un control sobre el desempeño de los

roles de los trabajadores y se podrá analizar qué tan eficiente es la distribución de las diversas

tareas asignadas por puesto.

Por otro lado, y atendiendo lo anterior, la estructura del documento inicia con el Modelo

de Procesos el cual está dividido en tres tipos de procesos: procesos estratégicos, los cuales están

orientados al funcionamiento de la alta dirección; los procesos de apoyo, que contemplan

cuestiones administrativas y de soporte; y por último los procesos claves, que son los

procedimientos operativos de los Juzgados de Oralidad.

Cabe mencionar que el presente manual es producto del trabajo conjunto entre los

operadores que laborarán en los Juzgados de Oralidad de la Región 1, esta coordinación

estratégica servirá para ordenar los lineamientos jurídicos y administrativos con la finalidad de

alcanzar la visión y misión planteados en el Plan Estratégico de los Juzgados de Oralidad 2011 –

2016 y dotar de una herramienta de verdadera utilidad para el personal que labora en los

Juzgados de Oralidad, lo cual permitirá plantear un esquema de mejora continua en el Poder

Judicial del Estado de Guanajuato en beneficio de los usuarios del sistema de impartición de

justicia.


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1.1 Objetivos

1.1.1 Objetivo General

Describir la operación de los Juzgados de Oralidad de una forma estructurada y sencilla bajo un

modelo de procesos.

1.1.2 Objetivos Específicos

Ser una guía rápida para identificar la participación de cada usuario dentro de los procesos

organizacionales.

Simplificar las tareas y homogenizar los procedimientos de los Juzgados de Oralidad.

Plantear un esquema de mejora continua basada en procesos.

Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Ayudar en la capacitación de los operadores del Sistema de Justicia Penal.

Analizar los procesos de la Dirección de Gestión de Juzgados de Oralidad.

Identificar los procedimientos y funciones por puesto.

1.2 Modelo de Procesos

Un modelo de procesos se refiere a la descripción de una secuencia de actividades ordenadas por

grupos de trabajo, en el cual para el modelo de procesos de los Juzgados de Oralidad, se optó por

seguir una estructura de macroprocesos y procesos a fin de facilitar el entendimiento del manual y

que considera dentro de cada proceso lo siguiente:

Ficha del proceso

SIPOC (Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes)

Diagrama de flujo (procedimiento)

o Entradas/Salidas

o Toma de decisiones

o Actividades

o Responsables

o Secuencia

Formatos/Plantillas enlazados al proceso


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Es necesario mencionar que los diagramas de flujo están elaborados en la Notación para el

Modelado de Procesos de Negocio (BPMN), misma que promueve por el Object Management

Group (OMG, institución dedicada al modelado de sistemas desde 1989 y se encuentra constituida

por 11 compañías entre las que se encuentran: IBM, HP, Apple Computer y American Airlines) y

fue elegida por el éxito de esta notación en el sector empresarial e industrial y su reciente

utilización en el sector gobierno así como su fácil lectura (figura 1).

Figura 1. Ejemplo de procedimiento en BPMN.

Asimismo, lo que se pretende con el manual es que sirva de ayuda a todos los operadores del

sistema, sin importar la formación profesional. Lo anterior, con la finalidad de optimizar los

procedimientos y ayudar a alinear tanto a usuarios externos como internos del poder judicial en el

funcionamiento operativo de los Juzgados de Oralidad.


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2. Sistema Integral de Gestión Operativa

El Sistema Integral de Gestión Operativa o simplemente SIGO, es el modelo de procesos de los

Juzgados de Oralidad, el cual integra una visión general que permite representar los tipos de

procesos que operarán en las sedes judiciales (figura 2).

Para atender el funcionamiento de los Juzgados de Oralidad su operación se dividió en tres tipos

de procedimientos, considerando toda la información generada con la metodología de Seis Sigma,

y los cuales son los siguientes:

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PR

OC

ESO

S C

LAV

E

PROCESOS DE APOYO

USU

AR

IOS

Planeación estratégica

Tecnologías de la información y la

comunicación

Mejora continua con liderazgo

Gestión del conocimiento

Recurso humano y formación del

talento humano

Recursos financieros, materiales e

infraestructura

PROCESO PENAL

Investigación Intermedia Juicio Oral

Impugnación

PROCESOS OPERATIVOS

Figura 2. Sistema Integral de Gestión Operativa.


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1. Procesos Estratégicos. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han

adoptado tres macroprocesos relevantes:

a. Procesos de planeación estratégica

Consiste en establecer sistemáticamente la misión, visión, valores y objetivos estratégicos

para que estén alineados con las políticas, estrategias y los planes operativos que den

soporte a la organización.

Figura 3. Planeación Estratégica.

b. Procesos de mejora continua con liderazgo

Consiste en desarrollar la capacidad de liderazgo en el cual la alta dirección podrá influir en

un grupo de personas, haciendo que estos trabajen con entusiasmo, motivación y trabajo en

equipo, con la finalidad de lograr los objetivos comunes.

Figura 4. Mejora continua con liderazgo.

Elaboración del

Plan Estratégico

Elaboración del

Plan Operativo

Seguimiento del

Plan Estratégico y

Operativo

Capacidad a nivel

gerencial

Medir y

retroalimentar al

nivel gerencial


8

c. Procesos de gestión del conocimiento

Consiste en el establecer, implementar, dar seguimiento y mejorar el conocimiento que

como organización se adquiere al realizar la ejecución de los macroprocesos del sistema de

gestión operativa del poder judicial.

Figura 5.Gestión del conocimiento.

2. Procesos de Apoyo. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han adoptado

tres macroprocesos relevantes:

a. Procesos de tecnologías de la información y la comunicación

Consiste en la gestión del soporte tecnológico (hardware, software, comunicaciones y

seguridad de datos) y administración de wikis (aprendizaje y retroalimentación de

audiencias orales), que nos permita obtener un mejor desempeño del sistema integral

de gestión operativa.

Ilustración 6. Tecnologías de la información y la comunicación.

b. Procesos de recurso humano y formación del talento humano

Consiste en la selección, evaluación y seguimiento del personal con base en el diseño

de las competencias y procesos buscando la motivación del personal en el Poder

Judicial del Estado de Guanajuato.

Cuadro de

mando integral

Estadística y

reportes

Medir y

retroalimentar al

nivel gerencial

Soporte

Tecnológico

Administración

de Wikis


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Figura 7. Recurso humano y formación del talento humano.

c. Procesos de recursos financieros, materiales e infraestructura

Consiste en obtener oportunamente los recursos necesarios para ejecutar el proceso

principal (audiencias orales), que mantengan la eficiencia en las operaciones y se

satisfagan los requerimientos de las partes interesadas. Estos son recursos financieros,

materiales y tecnológicos.

Ilustración 8. Recursos financieros, materiales e infraestructura.

3. Procesos Clave. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han adoptado dos

macroprocesos relevantes:

a. Proceso penal y procesos operativos

Consiste en gestionar un sistema predominantemente oral llamado Sistema Acusatorio y

Oral, siendo sus diferentes etapas procesales: investigación preliminar, investigación

complementaria, preparación para juicio oral y juicio oral. Con una etapa posterior de

seguimiento y monitoreo del sentenciado llamada ejecución de la sentencia, y con la

posibilidad de impugnar en una segunda instancia en todas sus etapas.

Reclutamiento y

selección Formación

Retroalimentación

del desempeño

Requerimiento

de recursos Fondo Auxiliar


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Figura 9. Proceso Penal.

Además, existen procesos operativos que serán utilizados en los Juzgados de Oralidad de

forma asíncrona en los procesos penales, y que atienden al funcionamiento operativo de las

Sedes y Bases Judiciales de las cuatro regiones del Estado.

Investigación

preliminar

Investigación

complementaria

Preparación

para juicio oral Juicio oral

Impugnación

Procesos operativos


11

2.1 Interrelación entre procesos

2.2 Los usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal

Los usuarios que presentan solicitudes al Sistema de Justicia Penal y por ende a los Juzgados de

Oralidad son los siguientes:

Figura 10. Usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal.

Usuarios

Pro

ceso

Pen

al e

n S

ede

Jud

icia

l (im

par

tici

ón

de

just

icia

)

Normatividad y Legislación

Salida alterna y/o sobreseimiento

Sentenciado

y/o

Absuelto

Inculpado

Víctima u ofendido

Acusador

Defensor

Tercero civilmente responsable

Tercero involucrado


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2.3 Mapa de procesos

A continuación se presentan los procesos acomodados conforme a la norma ISO 9000:2008, con lo

cual se alinea el Sistema Integral de Gestión Operativa a estándares internacionales:

Tabla 1. Listado de macroprocesos y procesos

Macroprocesos Procesos

1.0 Procesos de mejora

continua con liderazgo

1.1 Capacitación a nivel gerencial

1.2 Medir y retroalimentar el nivel gerencial

2.0 Procesos de planeación

estratégica

2.1 Elaboración del Plan Estratégico

2.2 Elaboración del Plan Operativo

2.3 Seguimiento del Plan Estratégico y el Plan Operativo

3.0 Proceso penal y procesos

operativos

3.1 Etapa de investigación preliminar

3.2 Etapa de investigación complementaria

3.3 Etapa de preparación para Juicio Oral

3.4 Etapa de Juicio Oral

3.5 Etapa de Impugnación

3.6 Procesos operativos

4.0 Procesos de recurso

humano y formación del

talento humano

4.1 Reclutamiento y selección

4.2 Formación

4.3 Retroalimentación del desempeño

5.0 Procesos de tecnologías

de la información y la

comunicación

5.1 Soporte técnico

5.2 Administración de wikis

6.0 Procesos de recursos

financieros, materiales e

infraestructura

6.1 Requerimiento de recursos

6.2 Fondo Auxiliar

7.0 Procesos de gestión del

conocimiento

7.1 Cuadro de mando integral

7.2 Estadísticas y reportes

7.3 Auditorias de mejora


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Tabla 2. Listado de subprocesos operativos.

Proceso Subprocesos

3.6 Procesos

operativos

Unidad de Atención al Público

3.6.1 Proceso de recepción de promociones y anexos

3.6.2 Proceso de recepción y envío de correspondencia

3.6.3 Proceso de recepción de solicitudes de información

3.6.4 Proceso de solicitud de copias de la causa

3.6.5 Proceso de presentación voluntaria del inculpado

Unidad de Causa

3.6.6 Proceso de promociones recibidas por atención al público

3.6.7 Proceso de manejo de notificaciones a los intervinientes

3.6.8 Proceso de tramitación de amparos

3.6.9 Proceso de tramitación de exhortos, requisitorias y rogatorias

3.6.10 Proceso de trascripción judicial

3.6.11 Proceso de monitoreo de plazos

3.6.12 Proceso de tramitación de acuerdos reparatorios y restaurativos

3.6.13 Proceso para tramitación de medios de impugnación

Unidad de Sala

3.6.14 Proceso de detención de inculpados en sala

3.6.15 Proceso de liberación de encausados

3.6.16 Proceso de manejo de garantías económicas en sala

3.6.17 Proceso de videograbación de la audiencia

3.6.18 Proceso de manejo de la prueba en los juicio orales y la prueba anticipada

3.6.19 Proceso de manejo de multas como medida disciplinaria

3.6.20 Proceso de comunicación de resoluciones a la unidad de causa


14

3.6.21 Proceso de manejo de testigos y testigos protegidos

3.6.22 Proceso de contingencia en caso de falla en dispositivos electrónicos

Administración Sede

3.6.23 Proceso de manejo de la audiencia móvil

3.6.24 Proceso de una solicitud orden judicial

3.6.25 Proceso de una solicitud de audiencias

3.6.26 Proceso de traslado de inculpados

3.6.27 Proceso de devolución de garantías económicas

3.6.28 Proceso de manejo de prensa

3.6.29 Proceso de contingencias de seguridad

3.6.30 Proceso de contingencias de salud

3.6.31 Proceso de contingencias ambientales

3.6.32 Proceso de visitas guiadas

3.6.33 Proceso de recepción de promociones después del horario laboral


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3. Procesos Estratégicos

3.1 Procesos de mejora continua con liderazgo

Los procesos de mejora continua con liderazgo están identificados en un esquema administrativo

llamado Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes (SIPOC, por sus siglas en inglés), y su

representación es la siguiente:

Figura 11. SIPOC de mejora continua con liderazgo.

Proveedores Entradas Procesos Salidas Clientes

Consejo

Visión, Misión,

Mapa

Estratégico,

Planeación

Estratégica

1. Capacitación a

nivel gerencial

2. Medir y

retroalimentar

al nivel

gerencial

Cumplimiento

de objetivos

establecidos con

eficacia y

eficiencia

Juzgados de

Oralidad


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Ejemplo: 5.1.5.8 Tramitación de amparos

Ficha 1. Proceso de tramitación de amparos.

Tramitación de amparos Código: CAU-PR-3.6.8-00

Generales

Propietario del proceso:

Jefe de la Unidad de Causa

Departamento responsable:

Unidad de Causa

Objetivo:

Dar el correcto trámite al amparo en los tiempos establecidos por los Juzgados Federales.

Fecha de elaboración:

22/08/2011

Versión:

00

Alcance

Descripción:

El juicio de amparo es un proceso que inicia con la solicitud de un inculpado para ampararse por una posible violación de una o varias garantías individuales establecidas en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

El proceso conlleva a determinar por parte de los Juzgados de Oralidad si el acto reclamado es atendido en alguna de sus bases y la posible suspensión del proceso que se lleva en alguna de las instancias del fuero común mientras la autoridad federal resuelve.

En el caso que el acto reclamado no sea cierto, el Juez con apoyo de la Unidad de Causa (auxiliar de comunicación judicial) enviará respuesta al Juzgado de Distrito con esa motivación.

Una vez afirmado que el acto reclamado es cierto, los Juzgados de Oralidad deberán enviar copia de la causa, así como el informe previo y justificado con la finalidad que la autoridad federal pueda tomar una decisión.

Proveedores:

Juzgados Federales

Jefe de la Unidad de Atención al Público

Clientes:

Juzgados Federales

Inculpado

Defensor

Víctima u ofendido

Entrada:

Solicitud de un informe previo al Juzgado de Oralidad.

Salida:

Envío del informe previo y justificado en tiempo y forma.

Actividades y responsables

No. Responsable Actividad Observación

1 Notificador de los Juzgados de Distrito

Entregar notificación al Juzgado de Oralidad

2 Jefe de la Unidad de Atención al Pública

Recibe el aviso del juicio de amparo y entrega al Jefe de la Unidad de Causa

Por la urgencia que supone esto deberá pasar de forma inmediata al Jefe de la Unidad de Causa.


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3 Jefe de la Unidad de Causa

Prepara el proyecto de informe previo y justificado

En caso que la autoridad federal solicite la suspensión del proceso y exista una audiencia, el Jefe de Causa debe dar aviso al Encargado de Sala o al Juez de Control directamente que esté llevando la audiencia.

4 Juez de Control Revisar y firmar el informe previo El Juez de Control debe afirmar si es cierto o no el acto reclamado, para ello consultará con el Jefe de la Unidad de Causa y con el Administrador Regional para saber si existe o no el acto reclamado en el Juzgado de Oralidad de la Región 1.

Jefe de la Unidad de Causa

Digitalizar los informes Digitaliza los informes y los anexa a la causa.

5 Jefe de la Unidad de Causa

Turnar a un notificador La causa electrónica o física deberá contener los amparos relativos al caso.

6 Notificador Entregar a los Juzgados Federales Las vías para entregar este documento pueden ser por alguno de los siguientes medios:

1. Fax y correo certificado 2. En Oficialía de Partes de

los Federales 3. Correo certificado

Complementos

Normas aplicables:

Ley de Amparo

Registros y formatos:

CAU-FT-3.6.8-1-00 (registro de amparos atendidos)

Código del diagrama de flujo:

CAU-BPMN-3.6.8-1-00

Herramientas:

Manual de Puestos

Manual de Procedimientos

Observaciones:

Indicadores

Causas donde se amparo

Definición:

Causas donde se estableció cierto el acto reclamado

Fórmula:

Periodicidad:

Mensual

Control

Elaborado:

Unidad de Causa

Revisado:

Director de Gestión de Juzgados de Oralidad

Aprobado:

Consejo


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Fecha: 22/08/2011 Fecha: 31/08/2011 Fecha:

Historial de cambios

Versión Fecha Modificaciones

00 Agosto 2011 Diseño inicial del proceso

Figura 12. CAU-BPMN.3.6.8-1-00.

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