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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización

MUNCIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL

UNIDAD DE PERSONAL


I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE PERSONAL que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

II. DATOS GENERALES

A. NATURALEZA Y FINALIDAD

Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Personal cumplir los objetivos de la entidad.

B. OBJETIVOS

Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:

Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y práctica.

Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución.

Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los

resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que

correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.


C. BASE LEGAL

El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Resolución Jefatural Nº 059-77-INAP/DNR, del 12 de mayo de 1999 que aprueba la

Directiva Nº 002-77-INAP/DNR "Normas para la Formulación de Manuales de Procedimientos".

D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa.

Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, Reglamento del D. Leg. Nº 276 Decreto Legislativo N° 728, Ley de Fomento del Empleo Decreto Supremo N° 001-96-TR Reglamento de la Ley de Fomento del Empleo Decreto Ley N° 19990 Sistema Nacional de Pensiones de la Seguridad Social Ley N° 25897 Sistema Privado de Pensiones (AFP) Decreto Ley Nº 20530 conocido como la “Cédula Viva” Ley N° 26790 “Ley de Modernización de la Seguridad Social en el Perú”. D.S. N° 009-97-SA “Reglamento de la Ley N° 26790”. D.S. 002-97-TR “Ley de Formación y Promoción Laboral”. D.S. 003-97-TR “Ley de Productividad y Competitividad Laboral”. Reglamento Interno de Trabajo. Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo

D. CONTENIDO Y ALCANCE

Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Personal.

E. APROBACION DEL MANUAL

Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° ……………………………

F. REVISION Y ACTUALIZACION

Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios.


La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas – Área de Racionalización.

G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.

Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:

Símbolo Significado

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida

Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla )

Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.

Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.

Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.

Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra.

III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

FORMATO

CP1

Requerimiento de Personal

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento de requerimiento de personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.

NORMAS DE OPERACIÓN

Ley de Bases de la Carrera Administrativa Decreto Legislativo 276. Decreto Supremo N° 005-90-PCM reglamento de la Ley de Bases de la carrera Administrativa Ley N° 26771 Prohibición de ejercer la facultad de nombramiento o contratación del personal en el

Sector Público, en caso de parentesco. Decreto Supremo N° 021-200-PCM, reglamento de la Ley 26771. Decreto Supremo N° 017-96-PCM, Procedimiento para la selección, contratación de personal y

cobertura de plazas en los organismos públicos Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de

Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 400-02 Incorporación de Personal

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite programar las necesidades del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, a fin de lograr un oportuno, eficiente y económico aprovechamiento de personal.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Cuadro de Asignación de Personal (CAP) aprobado y actualizado. 2.- Presupuesto Analítico de Personal (PAP) aprobado. 3.- Aprobación de la apertura programática para el ejercicio fiscal.

ALCANCE

Todas las Dependencias de la Municipalidad Provincial de Ilo.


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :

GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2

UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

REQUERIMIENTO DE PERSONAL

Responsable N° Actividad Formato o

documento Cantidad

de Copias Tiempo

Jefe Dependencia

Solicitante

1 Formula y emite necesidad de personal mediante informe susutentando la necesidad de contratación, con la finalidad de programar el requerimiento

Informe de Requerimiento

de Personal

Original y copia

20 min

2 Deriva informe para autorización del Superior Inmediato.

5 min

Secretaria de Gerencia Inmediato Superior

3 Recepciona Informe de Requerimiento de Personal y coloca en despacho de Gerencia

5 min

Gerente de Gerencia Inmediato Superior

4 Visa Informe y deriva a Gerencia de Planeamiento

10 min

Secretaria de Gerencia Inmediato Superior

5 Remite Informe de Requerimiento de Personal a Gerencia de Planeamiento

10 min

Secretaria de Gerencia de Planeamiento

6 Recepciona documento y coloca en despacho de Gerente de Planeamiento

10 min

Gerente de Planeamiento

7 Evalúa la propuesta desde el punto de vista presupuestal

“Si es conforme” Deriva con proveído a G. de

Administración

“Si no es conforme” Devuelve a la dependencia

solicitante

10 min


8 Remite Informe visado a la Unidad de Personal

5 min

Secretaria de Unidad de Personal

9 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Jefatura de Personal

5 min

Jefe de la Unidad de Personal

10 Verifica existencia de puesto vacante y evalúa sustentación para contratación.

20 min


“Si No es conforme” Anota improcedencia y

devuelva a la G. de Administración General

“Si es conforme”

• Elabora el perfil ocupacional de la vacante

• Aprueba requerimiento y eleva a la G. Adm. Gnal.

Secretaria de G.

Administración General 11 Recepciona documento,

registra y coloca en despacho de gerencia

10 min

Gerente de Administración General

12 Evalúa informe y aprueba el requerimiento de Personal remitiendo documento a la Gerencia Municipal

10 min

Secretaria de G. Administración General

13 Recibe documento y remite a la Gerencia Municipal

5 min

Secretaria de Gerencia Municipal

14 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de gerencia

10 min

Gerente Municipal

15 Aprueba el requerimiento de Personal y deriva a Alcaldía para su autorización

10 min

Secretaria de Gerencia Municipal

16 Recibe documento y remite documento a Alcaldía

5 min

Secretaría de Alcaldía

17 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 18 Evalúa documento, de ser conforme aprueba el requerimiento de personal

19 Devuelve a la Unidad de Personal para que realiza la convocatoria correspondiente

1 día


20 Remite aprobación de requerimiento de personal a la Unidad de Personal

10 min

Secretaria II Unidad de Personal

21 Rececpiona documento, registra y coloca en despacho de Jefatura de Personal

10 min

Jefe de Unidad de Personal

22 Recibe documento y da inicio a la ejecución del procedimiento de Contratación de Recursos Humanos

10 min

FIN DEL PROCEDIMIENTO



FORMATO CP1

Contratación de Personal

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento de contratación de personal de personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


Ley de Bases de la Carrera Administrativa Decreto Legislativo 276. Decreto Supremo N° 005-90-PCM reglamento de la Ley de Bases de la carrera Administrativa Ley N° 26771 Prohibición de ejercer la facultad de nombramiento o contratación del personal en el

Sector Público, en caso de parentesco. Decreto Supremo N° 021-2000-PCM, reglamento de la Ley 26771. Decreto Supremo N° 017-96-PCM, Procedimiento para la selección, contratación de personal y

cobertura de plazas en los organismos públicos Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de

Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 400-02 Incorporación de Personal 400.05 Desplazamiento de Servidores


Este procedimiento permite establecer el proceso de contratación de personal externo de acuerdo a las necesidades del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, a fin de lograr un oportuno, eficiente y económico aprovechamiento de personal.


1.- Disponibilidad presupuestal 2.- Plaza vacante debidamente presupuestada 3.- Legajo personal debidamente autenticado por el Fedatario de la Institución. 4.- Ejecución del Procedimiento “Requerimiento de Personal” 5.- Funciones definidas en el MOF

ALCANCE








CONTRATACION DE PERSONAL


documento Cantidad

de Copias Tiempo

1 Recepciona documento de requerimiento de personal aprobado

5 min Jefe de Unidad de

Personal

2 Deriva documento a Gerencia de Planeamiento para conformidad presupuestal

5 min


3 Remite documento a G. de Planeamiento

5 min


4 Recepciona documento y coloca en despacho de Gerente de Planeamiento

10 min

Gerente de Planeamiento

5 Evalúa conformidad presupuestal

“Si es conforme” Deriva con proveído a la

Unidad de Personal

10 min


6 Remite documento a la Unidad de Personal

5 min


7 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Jefatura de Personal

5 min

8 Toma conocimiento del documento

5 min

9 Elabora las bases del concurso

2 hr.


10 Realiza convocatoria respectiva

variable

Comisión de

Concurso

11 Realiza la selección de Personal de acuerdo a las bases, emitiendo finalmente su informe de resultados del concurso para aprobación del Titular

De acuerdo a plazo estab. en las bases


12 Recepciona informe, registra y coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 13 Evalúa Informe, de ser conforme autoriza la contratación del postulante seleccionado

1 día


14 Devuelve a la Unidad de Personal para que proyecte la Resolución correspondiente de Aprobación de Contratación


15 Remite autorización de contratación de personal a la Unidad de Personal

10 min


16 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Jefe de Unidad

10 min


17 Ordena se proyecte la resolución de contratación de postulante seleccionado

5 min


18 Proyecta la resolución, y obtiene visado de Jefe de Unidad de Personal y remite a la Gerencia de Asesoría Jurídica

30 min

Secretaria Gerencia de Asesoría

Jurídica

19 Recepciona Proyecto Resolución y expediente, registra y coloca en despacho de Asesor Legal

5 min

Asesor Legal 20 Visa la Resolución

10 min


Jurídica

21 Remite Resolución y expediente a Gerencia Municipal

Gerente Municipal 22 Visa la Resolución

5 min

Secretaria de G. Municipal

23 Recibe y remite Resolución y expediente a Secretaría General y RR.PP.

10 min

24 Recepciona y registra Resolución

10 min Secretaría General

25 Firma resolución y remite a Alcaldía

10 min

Secretaria de Alcaldía 26 Recepciona Resolución y expdiente, coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 27 Firma la Resolución

1 día

Secretaria de Alcaldía 28 Distribuye copia de la Resolución y remite expediente a la Unidad de Personal

10 min


29 Recibe copia de la resolución y expediente

10 min


30 Ordena al Técnico responsable se elabore el Contrato al postulante elegido

Técnico Administrativo

31 Elabora el Contrato de Trabajo al postulante elegido

Contrato de Trabajo

3 originales 20 min


32 Hace firmar al interesado

5 min

33 Obtiene visaciones: • Jefe de U. de Personal • Gerente de Adm. General • Gerente de Planeamiento • Gerencia de Asesoría Legal • Gerente Municipal • Alcalde, quien suscribe el

contrato

1 día

Técnico

Administrativo

34 Hace llenar la ficha de datos al postulante elegido

20 min


35 Deriva la Ficha de Datos a los Técnicos responsable para ejecutar los procesos correspondientes para incorporar a planillas al nuevo trabajador,. informar a ESSALUD, AFP y/o SNP y todo aquello que concierna.




FORMATO CP1

Control de Asistencia Diario del Personal

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento de control de asistencia diaria de personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, Reglamento del D. Leg. Nº 276 Reglamento Interno de Trabajo Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de

Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 400.09 Asistencia y permanencia de Personal.


Este procedimiento permite lograr el control de ingreso, permanencia, permisos y salida diaria del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Tarjeta de Asistencia 2.- Papeleta de Permiso

ALCANCE








CONTROL DE ASISTENCIA DIARIO DE PERSONAL


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Técnico Administrativo 1 Asigna código de planilla a

cada trabajador. 5 min

2 Recoge diariamente las Tarjetas de Asistencia e ingresa: • La Hora de salida del día

anterior. • La Hora de entrada en el día • Las Horas Extras. • Las Tardanzas. • Las Faltas injustificadas.

3 hrs variable

3 Recoge las papeletas de salida del día e ingresa los permisos, suspensiones o licencias.

2 hrs variable

4 Mensualmente imprime los reportes de información a ser utilizada en el cálculo de las planillas.

20 min

5 Visa los reportes y los deriva a la Jefatura de Personal.

5 min


6 Recepciona los reportes. 5 min

7 Registra su autorización en los reportes de asistencia.

10 min

8 Deriva al Técnico Responsable, para la ejecución del procedimiento de Elaboración de Planillas de Remuneraciones.




FORMATO CP1

Formulación de Planilla de Personal Nombrado, Contratado y Pensionistas de la Municipalidad

Provincial de Ilo

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento de elaboración de planillas de renumeraciones del Personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


Decreto Ley N° 22404, Ley General de renumeraciones D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, Reglamento del D. Leg. Nº 276 Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, normas sobre niveles renumerativos de los servidores y

funcionarios


Este procedimiento permite efectuar el correcto cálculo renumerativo del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Presupuesto Analítico de Personal aprobado. 2.- Calendario de Compromisos y autorización de Giro del es. 3.- Ejecución del Procedimiento Control de Asistencia Diario de Personal

ALCANCE

Unidad de Personal, Gerencia de Administración Financiera, Unidad de Contabilidad y Unidad de Tesorería.







FORMULACION DE PLANILLAS DE PERSONAL NOMBRADO, CONTRATADO Y PENSIONISTAS DE LA MPI


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Formula los cambios de

ingresos y descuentos sobre la base de la planilla anterior y el reporte de asistencia que es alcanzado por el Responsable de control de asistencia.

1 día

2 Genera Planillas por Categorías en el Modulo de Remuneraciones.

1 hr.

3 Calcula aportaciones del empleador y el trabajador.

5 hrs.

4 Imprime las Planillas por Categoría, por tipo de contrato y por tipo de fuente de financiamiento.. Original: Tesoreria Copia: Contabilidad Copia: Personal Copia. Presupuesto

Planillas por categoría y fuente de

financiamiento

Original y 3 copias

5 Imprime las Boletas de Pago.

Boletas de Pago

Original y copia

6 Imprime el Resumen de planillas.

Resumen de Planillas

Original y 3 copias

7 Imprime la Relación de Depósitos en Agencia Bancaria.

Relación de Agencia Bancaria

1 día

8 Visa los Reportes de Planillas, Boletas de Pago, Resumen de Planillas y Relación de Depósitos en Agencia Bancaria.

10 min

9 Elabora Informe sustentatorio.

Informe

Original y copia

20 min

10 Deriva para revisión de Reportes de Planillas, Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria a la Jefatura de Personal

5 min

11 Remite el Informe Sustentatorio a la Jefatura de la Personal.

5 min



12 Recepciona el Informe y los Reportes de Planillas, Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria.

10 min

13 Efectúa Revisión de Reportes.

10 min Jefe de Unidad de Personal

14 Visa los Reportes y el Informe.

5 min


15 Entrega los Reportes Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria y el Informe a la Gerencia de Administración

10 min

Secretaria de G. de Administración General

16 Recepciona el Informe y los Reportes Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria.

10 min

Gerente de Administración

17 Firma autorizando los reportes y los deriva a la Unidad de Contabilidad.

10 min

Secretaria de G. de Administración General

18 Entrega los Reportes Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria a la Unidad de Contabilidad General para la ejecución del procedimiento de Registro de Operaciones Contables.




FORMATO CP1

Otorgamiento de Licencias

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias con goce de renumeraciones, sin goce de renumeraciones y a cuenta de período vacacional por los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, Reglamento de la Ley de la carrera Administrativa. Reglamento Interno de Trabajo


Este procedimiento permite efectuar el otorgamiento de licencias: A. Con Goce de Renumeraciones: a.1. Enfermedad a.2 Maternidad a.3 Fallecimiento del Cónyuge, Padres, Hijos o Hermanos a.4 Licencia por Capacitación Oficializada a.5 Licencia por Citación expresa: Judicial, Militar, Penal B. Sin Goce de Renumeraciones b.1 Licencia por Motivos Particulares b.2 Licencia por Capacitación No Oficializada b.3 Licencia por función edil. C. A cuenta del Período Vacacional c.1. Licencia por Matrimonio c.2. Licencia por enfermedad grave de cónyuge, padres e hijos.

ALCANCE Unidad de Personal y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.



FORMATO CP1


A) Con Goce de Renumeraciones

a.1. Enfermedad a.2 Maternidad a.3 Fallecimiento del Cónyuge, Padres, Hijos o Hermanos a.4 Licencia por Capacitación Oficializada a.5 Licencia por Citación expresa: Judicial, Militar, Policial

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias con goce de renumeraciones por enfermedad, maternidad, fallecimiento de (cónyuge, padres, hijos o hermanos), por capacitación oficializada, por citación expresa (judicial, militar y penal); haciendo uso de este derecho los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.




Para las Licencias con Goce de Renumeraciones: 1.- Solicitud dirigida al Jefe Inmediato para su aprobación en el numeral a.4 2.- Certificado Médico numeral a.1 3.- Partida de Defunción numeral a.3 4.- Contar con el auspicio o propuesta de la Institución numeral a.4 5.- Estar referida al campo de acción institucional y/o especialidad del trabajador numeral a.4 6.- Copia de la citación judicial, militar o policial numeral a.5

ALCANCE

Unidad de Personal y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.







A) LICENCIAS CON GOCE DE HABER


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Interesado 1 Presenta su solicitud en Trámite Documentario

Solicitud Original y copia

5 min

Trámite Documentario 2 Recepciona la solicitud, registra y deriva a su jefe Inmediato para su aprobación

10 min

Secretaria de Jefe Inmediato

3 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Jefatura

10 min

Jefe Inmediato 4 “Solo en el caso de Licencia por capacitación oficializada”

Requiere de Visto Bueno

“Si aprueba solicitud” Coloca Visto Bueno y deriva documento a la Unidad de Personal para su trámite

“Si Deniega solicitud” Devuelve a interesado

10 min



10 min


6 Revisa documento y deriva a Técnico responsable para análisis de solicitud para ver procedencia o no de la solicitud

10 min

Técnico Administrativo 7 Analiza documento y proyecta Resolución

Proyecto Resolución

Otorgamiento de Licencia

20 min


8 Visa la Resolución de otorgamiento de Licencia y deriva a la Gerencia de Administración para su visación

5 min


9 Remite documento a Gerencia de Administración General

10 min

Secretaria de G. Administración

10 Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia

10 min


11 Visa la Resolución

5 min


Secretaria de Gerencia de Administración

12 Recibe y remite Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min


Jurídica

13 Recepciona Resolución, registra y coloca en despacho de Asesor Legal

5 min


10 min


Jurídica

15 Remite Resolución a Gerencia Municipal



10 min


5 min


18 Recibe y remite Resolución a Secretaría General y RR.PP.

10 min




10 min

Secretaria de Alcaldía 21 Recepciona Resolución, registra y coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 22 Firma la Resolución otorgando la Licencia con Goce de Haber

Resolución de Otorgamiento de Licencia

1 día

Secretaria de Alcaldía 23 Recibe Resolución aprobada y distribuye copias

10 min


24 Recibe copia de la resolución aprobada, la cual es adjuntada al Legajo del servidor.

10 min




FORMATO CP1


B) Sin Goce de Renumeraciones

b.1. Licencia por Motivos Particulares b.2 Licencia por Capacitación No Oficializada b.3. Licencia por función edil.

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias sin goce de renumeraciones por motivos particulares, por capacitación no oficializada y por función edil por parte de los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.




Para las Licencias Sin Goce de Renumeraciones: 1.- Solicitud dirigida al Jefe de la Unidad de Personal. 2.- Aceptación del jefe Inmediato con visto bueno en la solicitud. 3.- Registrar como mínimo un año de servicio efectivo como nombrado, designado o contratado. 4.- Credencial expedido por el Jurado Nacional de Elecciones en el numeral b.3

ALCANCE








B) LICENCIAS SIN GOCE DE HABER


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Interesado 1 Presenta su solicitud en Trámite Documentario


5 min


10 min



10 min

Jefe Inmediato 4 Aprueba o deniega solicitud

“Si aprueba solicitud” Deriva documento a la Unidad

de Personal para su trámite


10 min



10 min



10 min

Técnico Administrativo 7 Analiza documento y proyecta Resolución

Proyecto Resolución

Otorgamiento de Licencia

20 min



5 min


9 Remite documento a Gerencia de Administración General

10 min



10 min



5 min


12 Recibe y remite Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min



Jurídica


5 min


10 min


Jurídica




10 min


5 min



10 min




10 min

Secretaria de Alcaldía 21 Recepciona Resolución, registra y coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 22 Firma la Resolución otorgando la Licencia con Goce de Haber

Resolución de Otorgamiento de Licencia

1 día

Secretaria de Alcaldía 23 Recibe Resolución aprobada y distribuye copias

10 min



10 min




FORMATO CP1


C) A cuenta del Período Vacacional Siguiente

c.1. Licencia por Matrimonio c.2. Licencia por enfermedad grave de cónyuge, padres e hijos.

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias a cuenta del período vacacional por matrimonio, por enfermedad grave de cónyuge, padres e hijos; por parte de los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.




Para las Licencias a Cuenta del Período Vacacional: 1.- Solicitud dirigida al Jefe de la Unidad de Personal 2.- Aceptación del jefe Inmediato con visto bueno en la solicitud. 3.- Registrar como mínimo un año de servicio efectivo como nombrado, designado o contratado.

ALCANCE








C) LICENCIAS A CUENTA DE PERIODO VACACIONAL


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Interesado 1 Presenta su solicitud en Trámite Documentario adjuntando documentación sustentatoria


5 min


10 min



10 min

Jefe Inmediato 4 Aprueba o deniega solicitud

“Si aprueba solicitud” Deriva documento a la Unidad

de Personal para su trámite


10 min



10 min



10 min

Técnico Administrativo 7 Analiza documento, verifica record vacacional y proyecta Resolución Administrativa

Resolución Administrativa

20 min



5 min


9 Remite expediente y Resolución a Gerencia de Administración General

10 min



10 min




5 min


12 Recibe y remite la Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min


Jurídica


5 min


10 min


Jurídica



5 min



10 min




10 min

Secretaria de Alcaldía 20 Recepciona Resolución y coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 21 Firma la Resolución otorgando la Licencia a cuenta del período vacacional

1 día

Secretaria de Alcaldía 22 Recibe Resolución aprobada y distribuye copias al interesado y dependencia comprometida

10 min



10 min




FORMATO CP1

Reconocimiento de Subsidios por Sepelio y Luto

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la aprobación del pago de subsidios por Sepelio y Luto para los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº 005-90-PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa Decreto Supremo 051-91-PCM Que establece en forma transitoria las normas reglamentarias a

determinar los niveles renumerativos de los funcionarios, servidores y pensionistas del Estado, en el marco del proceso de homologación, carrera Pública y Sistema Único de renumeraciones y Bonificaciones.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el pago de subsidio por sepelio y luto del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Solicitud dirigida al Jefe de la Unidad de Personal 2.- Partida de Defunción original 3.- Comprobantes de pago originales en caso de haber sufragado con los gastos de sepelio. 4.- Partida de Nacimiento y/o Partida de Matrimonio que pruebe la vinculación familiar con el servidor

ALCANCE Trámite Documentario, Gerencia de Administración, Unidad de Personal y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.







RECONOCIMIENTO DE SUBSIDIOS POR SEPELIO Y LUTO


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Interesado Presenta su solicitud en Trámite Documentario


5 min

Trámite Documentario Recepciona la solicitud, registra y deriva a la Unidad de Personal

10 min


Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Jefatura

10 min


Evalúa Expediente

“Si aprueba subsidio” Deriva documento al Técnico responsable para su trámite

“Si Deniega solicitud”

Devuelve a Trámite Documentario

10 min

Técnico Administrativo Elabora proyecto de Informe para firma del Jefe de Unidad, indicando en caso de corresponderle el beneficio y monto del mismo.

20 min


Firma Informe y remite a G. de Planeamiento para conformidad presupuestal

5 min


Remite documento a Unidad de Gestión Presupuestal

5 min

Secretaria de Gestión Presupuestal

Recepciona documento y entrega a Técnico de Presupuesto

10 min

Técnico de Presupuesto

Evalúa conformidad presupuestal

“Si es conforme” Deriva con proveído a la

Unidad de Personal

10 min

Secretaria de Gestión Presupuestal

Remite documento a la Unidad de Personal

5 min



Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Jefatura de Personal

5 min


De ser conforme, ordena se emita Proyecto Resolución de Otorgamiento de Subsidio


Elabora Proyecto de Resolución Administrativa

Resolución De

otorgamiento de subsidio

20 min


Si es conforme remite el informe adjuntando el expediente y Visa el proyecto resolución, deriva a la gerencia de Administración

5 min


Remite expediente y Resolución a Gerencia de Administración General

10 min


Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia

10 min


Visa la Resolución

5 min


Recibe y remite la Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min


Jurídica

Recepciona Resolución, registra y coloca en despacho de Asesor Legal

5 min

Asesor Legal Visa la Resolución

10 min


Jurídica

Remite Resolución a Gerencia Municipal

Gerente Municipal Visa la Resolución

5 min


Recibe y remite Resolución a Secretaría General y RR.PP.

10 min

Recepciona y registra Resolución


Firma resolución y remite a Alcaldía

10 min

Secretaria de Alcaldía Recepciona Resolución y coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde Firma la Resolución otorgando el subsidio

1 día

Secretaria de Alcaldía Distribuye copia de la Resolución y remite expediente a la Unidad de Personal para su archivo, asimismo una copia a Gerencia de Planeamiento.

10 min


Gerencia de Planeamiento

El Gerente de Planeamiento de acuerdo a las previsiones trimestrales, comunica a la Unidad de recursos Humanos si cuenta con los recursos presupuestales para efectos de pago.

variable


Recibe copia de la resolución y expediente

10 min


Dispone la elaboración de la planilla correspondiente.

10 min

Técnico Administrativo Elabora la planilla respectiva y pasa a la gerencia de Administración general para que se autorice pago.

1 hr. variable


O

Resolución de Subsidio.

O

Solicitud.

O

Solicitud.

RECONOCIMIENTO DE SUBSIDIOS POR SEPELIO Y LUTOProcedimiento:

InteresadoTramite

Documentario

Inicio

Presenta su solicitud en Trámite

Documentario

Fin

Técnico Administrativo

Evalúa expediente

Recepciona la solicitud, registra y

deriva a jefe Inmediato para su aprobación

Recepciona documento, y registra

Aprueba

SI

NO

Devuelve a Tramite

Documentario

Deriva documento a Técnico Responsable

para su trámite

Elabora proyecto de Informe para firma, indicando el beneficio, monto del mismo y proyecta resolución Administrativa

Remite el informe adjuntando el expediente y Visa el proyecto resolución, y deriva

Remite expediente y Resolución

Recibe documentos y

registra

Secretaria GA Gerente

Gerencia de Administración

Visa la Resolución

Recibe y remite

Resolución

Recepciona Resolución, y

registra

Gerencia de Asesoria Jurídica

Secretaria GAJ Asesor Legal

Visa la Resolución

Remite Resolución

Gerencia de Municipal

GerenteSecretaria GM

Visa la Resolución

Recibe y remite

Resolución

Secretaria General

Secretaria de Alcaldía

Recepciona y registra

Resolución

Firma resolución y

remite

Firma la Resolución

otorgando el subsidio

Recibe copia de la resolución y expediente.



Alcalde

Recepciona resolución y

entrega

Distribuye copia de

resolucion y

remite

Dispone la elaboración de la

planilla correspondiente.

Elabora la planilla respectiva y pasa a la

gerencia de Administración

general para que se autorice pago.

Gerencia dePlaneamient

o

De acuerdo a previsionestrimestrales

comunica a Persi cuenta con lo

recursos presupuestales par

efectos de pa

las , sonal

s

a go.


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