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Manual

La Paz, Baja California Sur,

Manual de Procedimientos

Coordinación Técnica

La Paz, Baja California Sur, Noviembre

Noviembre del 2010.


Vo. Bo. ELABORÓ

Coordinador (a) técnico (a) del Instituto Sudcaliforniano

de Cultura.

Lic. Vernna A. Piñeda Verdugo



PRESENTÓ APROBÓ

Directora General del Instituto Sudcaliforniano

de Cultura

Lic. Elsa de la Paz Esquivel Amador

“Aprobado de acuerdo a lo establecido en elfracción I inciso b) de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Baja

California Sur”.El Contralor General del

Dr. Román Pablo Rangel

APROBÓ

“Aprobado de acuerdo a lo establecido en el artículo 32, fracción I inciso b) de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Baja

California Sur”. El Contralor General del

Estado

Dr. Román Pablo Rangel Pinedo

Manual de Procedimientos 2010 Coordinación Técnica

3

Contenido Pág.

1. Introducción ................................................................................................ 4

2. Organigrama .............................................................................................. 5

3. Objetivo del Manual .................................................................................... 6

4. Presentación de los procedimientos ........................................................... 7

4.1.- Coordinación y Organización de Festivales del ISC. .................... 8

Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción Narrativa Diagrama de Flujo

4.2.- Coordinación de Proyectos de Infraestructura Cultural del

Estado ...................................................................................................... 17


4.3.- Atención a Solicitudes de Proyectos Personales como Artistas.

.................................................................................................................. 24


5. Bibliografía ............................................................................................... 30


4

1. Introducción El presente Manual de Procedimientos de la Coordinación Técnica se muestra la

descripción de las actividades que se realizan de las funciones de una Unidad

Administrativa, incluye además los puestos o Unidades que intervienen

precisando su responsabilidad y participación. Además contiene información,

autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar

que auxilie al correcto desarrollo de las actividades dentro del Instituto

Sudcaliforniano de Cultura, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control

interno.


5

2. Organigrama

Secretaria

Auxiliar



6

3. Objetivo del Manual

Presentar el desarrollo de las actividades y controlar el cumplimiento de las rutinas

de trabajo que se ejecutan en la Coordinación Técnica así como el funcionamiento

en cuanto a los procesos de ejecución.


7

4. Presentación de los procedimientos

1. Coordinación y Organización de Festivales del ISC.

2. Coordinación de los Proyectos de Infraestructura Cultural del Estado.

3. Atención a Solicitudes de Proyectos Personales como Artistas.

Coordinación y Organización de Festivales del ISC

Instituto Sudcaliforniano de



Noviembre del 2010

Instituto Sudcaliforniano de Cultura


mbre del 2010


9

Instituto Sudcaliforniano de Cultura Clave del Procedimiento PROC-CT- 001

Nombre del Procedimiento: Coordinación y Organización de Festivales del ISC.

Fecha: Noviembre 2010.

Unidad Administrativa:


Área Responsable:

Coordinador Técnico

Versión 1.0

Página

1 de 8

Objetivo:

Llevar a cabo la Coordinación y ejecución de Festivales del Instituto Sudcaliforniano de Cultura para la celebración de fechas conmemorativas del Estado.

Alcance:

Inicia con planeación y organización de festivales por parte de la Coordinación Técnica y termina con la evaluación del evento por parte de la población sudcaliforniana.

Normas de Operación:

• Los eventos a efectuarse deben ser

previamente autorizados por la Dirección General del ISC.

• La documentación de la información

recabada durante la organización del evento deberá enviarse a la coordinación administrativa y financiera para él el pago correspondiente.

• Es responsabilidad de quien organiza el

evento que el equipo funcione en tiempo y forma para llevar a cabo dicho evento.


10


Clave del Procedimiento PROC-CT- 001





Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 2 de 8

Tiempo: 7 Días.

Paso Responsable Descripción de la Actividad

Documento de Trabajo

1 2 3 4


NOTA



Unidades Administrativas

Elabora y diseña el proyecto cultural y/o proyectos especiales. Los proyectos deben contener tramites, logística, contratación de artistas, templete, sonido, mobiliario, invitaciones y difusión del evento. Realiza la Solicitud de proyectos para el año sobre los festivales que organizan directamente las Unidades del Instituto. Solicita a su secretaria la elaboración de oficio de solicitud y lo envía. Dan respuesta por escrito aceptando los proyectos programables.

Proyecto Cultural

Solicitudes de proyectos

Oficio


11







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 3 de 8

Tiempo: 7 Días.



5 6 7 8 9 10


Coordinación Administrativa y Financiera.



Proveedores


Anuncia la Reunión de planeación con los Directores de las Unidades Administrativas. Analiza y, en su caso, se aprueban las propuestas en donde se plantean necesidades económicas, humanas y materiales. Elaboran y entregan cronograma de trabajo. Contacta a diferentes proveedores para cubrir los requerimientos del evento y solicita cotizaciones. Envían cotizaciones Acuerda con los proveedores correspondientes la fecha y hora del evento

Minuta de acuerdos

Cronograma de

trabajo

Cotizaciones


12







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 4 de 8

Tiempo: 30 Días.



11 12 13


Coordinación

Administrativa y Financiera.


NOTA

Arma expediente de facturas y gastos efectuados durante la coordinación del evento y envía a Coordinación Administrativa y Financiera. Recibe la documentación revisa, analiza y prosigue con la gestión de pagos correspondientes. Informa un día antes del evento a los proveedores así como al personal correspondientes cuáles serán sus funciones. El día del evento se prosigue a instalar el área para llevar a cabo el evento. Efectuado el evento se procede a desalojar todo el equipo.

Expediente

Facturas


13







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 5 de 8

Tiempo: 30 Días.



14

15 16 17

Coordinación Administrativa y Financiera.



Secretaria

Envía en tiempo y forma los pagos correspondientes a Coordinación Técnica. Recibe el documento, realiza los pagos correspondientes a proveedores y agradece el apoyo brindado. Solicita a su secretaria la realización del archivo para el evento Archiva la documentación del evento ya efectuado

Órdenes de pago

Archivo

Expediente


14

Diagrama de Flujo







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 6 de 8

Tiempo: 30 Días.



Elaboran cronograma de trabajo, y entregan informes parciales

Continuación

6

4

3

Proyecto Cultural

1

2

Inicio

Realiza la Solicitud de proyectos

Envía oficio de solicitud

Envían respuesta por escrito

Anuncia la reunión de planeación de los jefes de áreas con festivales

Solicita a su secretaria la elaboración de oficio

Elabora y diseña el proyecto cultural

5

7


15

Diagrama de Flujo







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 7 de 8

Tiempo: 30 Días.


Proveedores Áreas del Instituto Sudcaliforniano de

Cultura

NO

SI

9

8

10

Informa a proveedores y personal cuáles serán sus funciones

Arma expediente y lo envía a Coordinación Administrativa y Financiera

Fin

Cotizaciones

Envían cotizaciones

Contacta a diferentes proveedores

Cotizaciones

Acepta algunas de las cotizaciones

Continuación

Recibe la documentación revisa, analiza y prosigue a le gestión de los pagos correspondiente

12

11

13

Manual de Procedimientos 2010 Coordinación Técnica.

16

Diagrama de Flujo







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 8 de 8

Tiempo: 30 Días.


Proveedores Coordinación Administrativa y Financiera

Fin

14

El día del evento se prosigue a instalar el área. Efectuado el evento se procede a desalojar todo el equipo

Realiza la actividad encomendada

Pagos

Recibe los pagos y los entrega a proveedores y agradece el apoyo brindado

Envía en tiempo y forma los pagos correspondientes a Coordinación Técnica

15

16

Solicita a su secretaria la realización del archivo

Coordinación de Proyectos de Infraestructura Cultural de

Instituto


Coordinación de Proyectos de Infraestructura Cultural del

Noviembre del 2010


l Estado

embre del 2010


18



Nombre del Procedimiento: Coordinación de los Proyectos de Infraestructura Cultural del Estado.




Área Responsable:


Versión 1.0

Página

1 de 6

Objetivo:

Coordinar la presentación y ejecución de los proyectos del Instituto referentes a la Infraestructura Cultural del Estado.

Alcance:

Inicia con la solicitud de proyectos de infraestructura por parte de las Unidades Administrativas del Instituto, y termina con la aprobación, seguimiento y conclusión de los proyectos.


• La unidad administrativa que desee realizar una remodelación o ampliación de la unidad que se encuentre a su cargo, deberá presentar un anteproyecto de los cambios que desea realizar.

• La información presentada en el anteproyecto deberán ser clara, precisa y real ante los términos establecidos de la dirección general del ISC.


19



Nombre del Procedimiento: Coordinación de los Proyectos de Infraestructura Cultural de Estado




Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 2 de 6

Tiempo: 30 Días.



1 2 3 4 5 6

Unidades

Administrativas del ISC.


Secretaria

Dirección General



Presentan propuesta de infraestructura. Recibe propuestas y turna a su secretaria para abrir expediente. Elabora expediente de propuestas recibidas. Revisa y analiza las propuestas presentadas. Presenta las propuestas ya analizadas a las Unidades correspondientes para su concurso y obtener recurso. Da seguimiento de propuestas en concurso en el Consejo para la Cultura y las Artes (CONACULTA) mediante las bases establecidas en la página oficial de CONACULTA. www.conaculta.gob.mx/.../docsPAICE/Posicionamiento_Institucional_PAICE.

Expediente

Revisión

Análisis

Propuestas de concurso


20







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 3 de 6

Tiempo: 30 Días.



7

8

9

10

11

Coordinación Técnica/Dirección

General

Coordinación Administrativa y

Financiera


Dirección General / Coordinación Técnica

Dirección General

Da recepción de notificación de proyectos aprobados. Solicita el recurso otorgado ante el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes de proyectos aprobados. Realiza la apertura de cuentas. Invita a diferentes áreas relacionadas con la infraestructura para formar parte del comité de seguimiento de los proyectos. Realiza la reunión para la toma de acuerdos de procesos de adjudicación de contratos esta puede ser adjudicación directa, concurso o Licitación Nacional.

Acta de acuerdos

Reunión


21







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 4 de 6

Tiempo: 30 Días.



12

13 14

15

16

17

Coordinación Técnica / Dirección General



Coordinación administrativa y

Financiera Coordinación Técnica


Acuerda la coordinación con Obras Públicas y recursos materiales (obra o equipamiento) para realizar procesos de adjudicación de contratos. Firma los contratos con proveedores ganadores.

Solicita el pago del anticipo a proveedor ganador de concurso, anexando todo el proceso de concurso. Envía pago del anticipo. Solicita los pagos subsecuentes a través de estimaciones de acuerdo al avance de la obra o la adquisición de equipo. Realiza los informes finales y finiquito de trabajos.

Contrato

Firma de Contrato

Oficio

Informe Final


22

Diagrama de Flujo







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 5 de 6

Tiempo: 30 Días.

Unidades Administrativas del ISC.

Coordinación Técnica Dirección General

Expediente

Documento

1

2

3

Presenta la propuesta de infraestructura

Recibe propuestas y realiza expediente

Inicio

Continuación

6

7

4

Da seguimiento de propuestas en concurso

Presenta las propuestas para su concurso y obtener recurso

5

FIN

Proyectos aprobados

Da recepción de notificación de proyectos aprobados

Revisa y Analiza los expedientes presentados

Revisa y analiza las propuestas


23

Diagrama de Flujo







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 6 de 6

Tiempo: Anual

Coordinación Técnica Dirección General Coordinación Administrativa y Financiera

16

8

Fin

12

Acuerda la coordinación con Obras públicas y recursos materiales

Envía pago del anticipo

Realiza informes y finiquito de trabajos

15

Solicita el recurso otorgado

9

11

10

13

14

Firma los contratos

Realiza la reunión para la toma acuerdos de procesos de adjudicación

Invita a diferentes áreas relacionadas con la infraestructura para formar parte del comité de seguimiento

Realiza la apertura de cuentas

Solicita los pagos subsecuentes

Atención a Solicitudes de Proyectos Personales como Artistas

Instituto Sudcaliforniano de



Noviembre



Noviembre del 2010


25


Clave del Procedimiento PROC-CT-003

Nombre del Procedimiento: Atención a Solicitudes de Proyectos Personales como Artistas.




Área Responsable:


Versión: 1.0

Página:

1 de 5

Objetivo:

Atender las solicitudes que presentan los creadores mediante un apoyo económico para realizar sus proyectos personales como artistas.

Alcance:

Inicia con la presentación del proyecto del Creador hasta la puesta en marcha del proyecto pos parte del Instituto Sudcaliforniano de Cultura.


• Todos los proyectos presentados deberán someterse a una extensa revisión para determinar su viabilidad así como el monto a otorgar.

• A los proyectos seleccionados como viables se le exigirá un reporte final de la actividad que van a realizar.


26







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 2 de 5

Tiempo: 15 Días.



1 2 3 4 5 6

Creador del Proyecto

Dirección General


Dirección General



Presenta ante la dirección general el proyecto que desea realizar. Recibe el proyecto y lo turna a Coordinación Técnica. Realiza un análisis del proyecto, y lo turna a la Dirección General para que autorice o no la viabilidad del proyecto. Da respuesta y envía el proyecto a coordinación técnica. Realiza un cronograma de trabajo con el artista para determinar cómo y cuál era su apoyo. Solicita a Coordinación Administrativa y Financiera el apoyo económico.

Documento

Análisis del proyecto

Documento

Recurso


27







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 3 de 5

Tiempo: 30 Días.



7 8 9 10 11

12

Coordinación Administrativa y

Financiera






Recibe la información revisa y envía el recurso a coordinación técnica. Recibe el recurso e informa al creador del proyecto para realizar la entrega. Recibe el recurso y prosigue en la ejecución de su proyecto. Solicita al creador del proyecto un informe general del proyecto puesto en marcha. Entrega el informe. Da revisión y realiza una visita al lugar donde se estableció el proyecto.

Oficio

Informe final


28

Diagrama de Flujo







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 4 de 5

Tiempo: 30 Días.


Dirección General


Coordinación Administrativa y Financiera

SI NO

Inicio

Presenta ante la dirección general el proyecto

1

Revisa y lo turna a Coordinación Técnica

Realiza un análisis del proyecto

Fin

Autoriza Realiza un cronograma de trabajo con el creador del proyecto

Solicita a Coordinación Administrativa y Financiera el apoyo económico

Envía el recurso

Realiza entrega del recurso

2

3

Continuación


29

Diagrama de Flujo







Área Responsable:


Versión: 1.0

Página: 5 de 5

Tiempo: 30 Días.

Creador del Proyecto Coordinador Técnico

Informe General

Prosigue en la ejecución de su proyecto Solicita al creador l un

informe general

Fin

Entrega el informe final

Da revisión y realiza una visita


30

5. Bibliografía

• Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos; B.O.

No.09 de fecha 10 de Marzo del 2010.

• Manual de Organización del Coordinación Técnica del Instituto

Sudcaliforniano de Cultura; B.O. No.54 de Fecha 10 de Noviembre del

2010.

• Reglamento Interno del Instituto Sudcaliforniano de Cultura; B.O. N.o. 36 de

Fecha 20 de Agosto del 2010.


31

Proyecto de Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos

Pas. Lic. Teresa Soto Chaparro

Pas. Lic. Seúl Ulises Peñaloza García

M.C. Elizabeth Acosta Mendía

Dirección, Actualización y Edición Editorial

Dependencia; Archivo Histórico Pablo L. Martínez

Domicilio; Unidad Cultural Profesor, Jesús Castro Agúndez

Navarro y Héroes de Independencia, Zona Centro C.P. 23000

Tel. 612-12-5-02-94

manual de procedimientos 2011contraloria.bcs.gob.mx/wp-content/uploads/manual-de...elaboración de...

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