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Manual de PManual de PManual de PManual de Procedimientosrocedimientosrocedimientosrocedimientos e I e I e I e Instrucciones nstrucciones nstrucciones nstrucciones de de de de TTTTrabajorabajorabajorabajo,,,, yyyy FFFFormulariosormulariosormulariosormularios Versin 0Versin 0Versin 0Versin 0

MINISTERIO DE ECONMINISTERIO DE ECONMINISTERIO DE ECONMINISTERIO DE ECONOMOMOMOMA Y FINANZASA Y FINANZASA Y FINANZASA Y FINANZAS VICEMINISTERIO DE ECONOMVICEMINISTERIO DE ECONOMVICEMINISTERIO DE ECONOMVICEMINISTERIO DE ECONOMAAAA DIRECCIN DE PROGRAMACIDIRECCIN DE PROGRAMACIDIRECCIN DE PROGRAMACIDIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONESN DE INVERSIONESN DE INVERSIONESN DE INVERSIONES

MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE EECCOONNOOMMAA YY FFIINNAANNZZAASS

Manual de Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Formularios

Versin 0

Panam, Repblica de Panam

Junio 2009

Dr. Hctor Alexander H. Ministro

Lic. Enelda Medrano de Gonzlez Viceministra de Economa

Lic. Beatriz Ords Directora de Programacin de Inversiones

Direccin y Coordinacin Lic. Beatriz Ords Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (DESINIP) Ing. Aileen Benavides Ing. Aura Jan Ing. Bibiana De Len Ing. Jorge Luis Rodrguez Ing. Yara Caballero Colaboracin Personal Tcnico de la Direccin de Programacin de Inversiones

NDICE

INTRODUCCIN......................................................................................................................1 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS, REVISIN, APROBACIN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA CON FONDOS INTERNACIONALES Y LOCALES.............................2 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA SOLICITUD PARA APROBACIN DE PROYECTOS POR PARTE DEL CONSEJO ECONMICO NACIONAL (CENA) ...................................................................................................................................13 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS DE PROYECTOS CON FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL PARA EL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES...................................................................................21 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA REDACCIN DE INFORMES DE PROYECTOS CON FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL.............................................38 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PREPARACIN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (DPI) ..............................................44 INSTRUCCIN PARA DESARROLLAR DOCUMENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (DPI) ..............................................................................................................53 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS...........................................................................................................................60 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA EDICIN Y PUBLICACIN DE DOCUMENTOS, METODOLOGAS E INFORMES TCNICOS ............................................68 INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA EDICIN Y PUBLICACIN DE DOCUMENTOS, METODOLOGAS E INFORMES TCNICOS ............................................81 INSTRUCCIN DE TRABAJO PARA LA INCORPORACIN DE DOCUMENTOS A LA WEB DEL MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS (MEF)......................................................................................................................................85 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACIN, EJECUCIN Y SEGUIMIENTO DE LAS CAPACITACIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIONES PBLICAS...............................................................................................91 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DEL BANCO DE PROYECTOS SECCIN: ADMINISTRACIN DE BASE DE DATOS ...........................101

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL MANTENIMIENTO Y RESGUARDO DE DATOS ELECTRNICOS DE LA BASE DE DATOS .............................111 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE BANCO DE PROYECTOS SECCIN: DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN y SISTEMAS DE INFORMACIN GEOREFERENCIADA ........................116 LEYES, DECRETOS Y NORMAS UTILIZADAS EN EL MANUAL .......................................124

1

INTRODUCCIN

Conocedores de la importancia de desarrollar e implementar mtodos de trabajo para una correcta, tcnica y excelente ejecucin de la evaluacin de proyectos de Inversin Pblica, la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) program desarrollar el Manual de Procedimientos como apoyo a la labor del personal tcnico de los cuatro (4) Departamentos que conforman la direccin. Con esta proyeccin, se inicio el desarrollo de los principales Procedimientos e Instrucciones de Trabajo con sus respectivos formularios. Este Manual conforma los principales procedimientos de todo el flujo de procesos que se ejecutan en la DPI y sern utilizados para maximizar la labor diaria que se le brinda a todas las Instituciones Inversoras que forman parte del Sistema Nacional de Inversiones (SINIP). Dentro de los procedimientos inmersos en esta documentacin podemos mencionar: Anlisis de Proyectos, Capacitacin del SINIP, Desarrollo de Informacin y Resguardo de la misma, entre otros. Posterior al lanzamiento de este Manual, se tiene programado iniciar el proceso de capacitacin del personal tcnico de la DPI, con el objetivo de familiarizarlos con los Procedimientos, Instrucciones y Formularios, contribuyendo al perfeccionamiento de su trabajo. Igualmente, se proyecta continuar con el desarrollo del resto de procedimientos e instrucciones inmersos en el flujo de trabajo. Documentacin que complementarn a este grupo inicial, en miras a preparar un equipo de trabajo altamente calificado para atender las Instituciones que conforman el SINIP.

2

1. Propsito:

Como instrumento de referencia para todos los Jefes de Departamentos (JD),,Supervisores de reas (SA), Analistas de Organizacin y Mtodos Administrativos (AOMA), Administradores de Proyectos con Financiamiento Internacional (APFI) y Sectorialistas (S) para analizar y verificar el cumplimiento de las Normas y Procedimientos del SINIP, Leyes, Decretos y Resoluciones citadas en Otros Documentos por parte de los planificadores y formuladores de las Instituciones Inversoras (I-INVER) que ingresan proyectos al Banco de Proyectos (BP).

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a los siguientes departamentos de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) y su respectivo personal que analiza, revisa, verifica y da seguimiento a los proyectos de Inversin Pblica, tales como:

Departamento de Anlisis de Proyectos o rea de Proyectos Sociales de la Administracin Pblica y Justicia o rea de Anlisis de Proyectos de Infraestructura, Productivos y Ambiente.

Departamento de Programacin de Inversiones o rea de Financiamiento del Programa de Inversiones o rea de Formulacin y Seguimiento del Programa de Inversiones

Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones (DESINIP) o rea de Organizacin, Procesos y Procedimientos o rea de Capacitacin y Metodologas

MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DEL SISTEMA

NACIONAL DE INVERSIONES PBLICAS

No. PSC 1.ab.1

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS, REVISIN, APROBACIN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA CON FONDOS INTERNACIONALES Y LOCALES

Versin: 00

Fecha de emisin: 18/05/09

Fecha de revisin/aprobacin:

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Preparado por: DESINIP* *Los integrantes del DESINIP se detallan al final del Documento

Aprobado por: Licda. Beatriz Ords de Rodrguez

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Nmero: PSC 1.ab.1

3

Departamento de Banco de Proyectos (BP) o Seccin de Desarrollo de Sistemas de Informacin e Informacin

Georeferencial (SDSI). o Seccin de Administracin de Base de Datos y Soporte Tcnico a

Usuarios. Este procedimiento cubre los procesos de planeacin, programacin, formulacin y seguimiento de la ejecucin de los proyectos de inversin pblica que incluye la manera como se documentan los proyectos de acuerdo a los requerimientos del BP, Formulacin del Presupuesto de Inversiones Pblicas y Consejo Econmico Nacional (CENA).

3. Procedimientos relacionados y otros documentos:

Procedimiento No. Descripcin del Procedimiento

PSC 1.ab.2 Solicitud para Aprobacin de Proyectos por parte del Consejo Econmico Nacional (CENA)

Documento No. Descripcin del Documento

FSC 1.ab.1.1 Informe de Ejecucin de los Proyectos de Inversin

FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de Inversin Pblica.

Otros Documentos Descripcin del Documento

Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley No.56

de 27/12/95 Decreto No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de

Inversiones Pblicas (SINIP)

Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI)

PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del Sistema de Calidad de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI)

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Nmero: PSC 1.ab.1

4

Resolucin 008 de 23/07/08 Por la cual se Aprueba y Adopta el Manual de Organizacin del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)

Ley 34 del 5/06/08 De la Responsabilidad Social Fiscal

Documento 89.1 Gua Metodolgica para la Revisin de Proyectos

Ingresados al Banco de Proyectos (BP) y la Revisin de Estudios de Proyectos de Inversin Pblica.

Documento 91.F Metodologa Genrica para la Formulacin y

Evaluacin de Proyectos de Inversin Pblica. Documento 119.F Metodologa de Identificacin de Proyectos de

Inversin Pblica. Documento 120.F Lineamientos Metodolgicos para impulsar el

Seguimiento, el Monitoreo y la Evaluacin de los Proyectos de Inversin Pblica

Ley 22 27/06/06 Que regula la Contratacin Pblica y Dicta Otra

Disposicin.

4. Procedimiento: 4.1. El Sectorialista (S) accesa al BP y verifica si existen proyectos en espera de dictamen

de elegibilidad y/o tcnico.

4.1.1. Si el proyecto en particular que examina el S es nuevo, contina en el paso 4.2 4.1.2. Si es un proyecto que se le otorg dictamen tcnico en el perodo anterior y que

no fue presupuestado, el S lo revisa y analiza nuevamente. Contina en el paso 4.2.1

4.1.3. Si el proyecto es de continuidad continuar con el paso 4.5

FIN DE PROCEDIMIENTO

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Nmero: PSC 1.ab.1

5

4.2. El S revisa que los proyectos nuevos cumplan con todos los requisitos establecidos en el Documento 89.1, Documento 91.F, Documento 119.F y Documento 120, para luego emitir el Dictamen de Elegibilidad.

4.2.1. Si el S sugiere hacer ampliaciones, lo devuelve al Formulador de la Institucin

Inversora (FITI) para su debida modificacin. Volver al paso 4.2. 4.2.2. Si el proyecto est debidamente corregido, contina en le paso 4.3

NOTA 1: Puede haber de 2 a 5 revisiones antes del Dictamen de Elegibilidad. Todas las

recomendaciones quedan registradas en el sistema. Ni el FITI ni el S pueden alterar la informacin que el otro registra desde la terminal de acceso al BP.

NOTA 2: El S verifica que el Proyecto 1) no est repetido, 2) tenga relacin con los

objetivos del Gobierno y 3) est dentro del sector que le corresponda.

4.3. El S elabora el Dictamen de Elegibilidad y lo hace llegar al FITI, para que este prepare la formulacin, solicitud de financiamiento y finalmente el Planificador de la Institucin Inversora (PITI) haga la priorizacin, para enviarlo al S para su revisin y anlisis.

NOTA 3: El S conversa sobre los proyectos que presente el FITI y PITI las veces que sea

necesario hasta que el proyecto est debidamente presentado. 4.4. El S revisa nuevamente el Proyecto que fue referido para revisin del FITI.

4.5. El S verifica que el mismo sea priorizado por el PITI, revisa la solicitud de

financiamiento presupuestario y emite el Dictamen Tcnico.

4.5.1. Si el proyecto es recomendado, sigue en el paso 4.6

4.5.2. En caso de que el proyecto no sea recomendado, se escriben las razones por las cuales se rechaza, y el proyecto finaliza en este punto.


4.6. Despus de Dictamen Tcnico favorable, el Departamento del BP hace un listado o reporte de los proyectos recomendados y los enva DIPRENA.

4.7. El S participa con el analista de DIPRENA en la elaboracin del Anteproyecto del

Presupuesto de Inversiones.

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Nmero: PSC 1.ab.1

6

4.8. El S participa con el analista de DIPRENA, los PITI, Directores y/o Ministros de las Instituciones en la Vistas Presupuestarias Internas.

4.9. El S participa con su contraparte de DIPRENA, los PITI, Directores y/o Ministros de las

Instituciones en la Vistas Presupuestarias ante la Comisin de Presupuesto de la Asamblea Nacional de Diputados.

4.10. Una vez que el Presupuesto General del Estado sea Ley y se ingrese al Sistema

Integrado de Administracin Financiera de Panam (SIAFPA) (a inicios de ao), el S planifica el seguimiento de la fase administrativa del proyecto; verificando fecha del acto pblico, adjudicacin, el Programa de Orden de proceder. Posteriormente se revisa el Cronograma y se establecen las visitas a los proyectos para comprobar el inicio de la ejecucin segn lo programado y verificar la ejecucin Fsica y Financiera de cada uno. De ser necesario, se dan recomendaciones por escrito.

4.11. Una vez a la semana, como mnimo programas y/o proyectos con problemas de

ejecucin, el S visita estos proyectos de acuerdo a las Instituciones Inversoras (I-INVER) a su cargo. Al final de semana, elabora o actualiza la bitcora del proyecto.

4.12. Una vez al mes, como mnimo, los S deben visitar las Oficinas de Panificacin y

Presupuesto de las I-INVER, para dar seguimiento a los proyectos con aporte local y comprobar su ejecucin fsica y financiera

NOTA 4: Dentro de los primeros 20 das del mes, el S recibe el Informe de Ejecucin por

parte de las Instituciones de acuerdo al seguimiento de los proyectos en cuanto a ejecucin fsica y financiera.

NOTA 5: Adicional al Informe, el S revisa el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de

Adquisiciones y Compras (PAC) del Proyecto con Financiamiento Externo. 4.13. Adicionalmente, en el caso de proyectos con financiamiento internacional, los S deben

visitar las Unidades Coordinadoras una vez al mes; as como coordinar una visita de campo de acuerdo al Cronograma de Ejecucin. El S actualiza los informes correspondientes de acuerdo al PSC 2.a.3 Redaccin de Informes de Proyectos con Financiamiento Internacional.

4.14. En el caso de los Proyectos con Financiamiento Internacional, los APFI verifica el

avance Fsico y Financiero de acuerdo al POA. 4.15. De existir solicitudes de aprobacin por parte del CENA el S accesa al PSC 1.ab.2

Procedimiento de Trabajo para la Aprobacin de Solicitudes para los Proyectos por parte Consejo Econmico Nacional y elabora la solicitud correspondiente ante CENA.

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Nmero: PSC 1.ab.1

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4.16. Cuando culmina o cierra el proyecto, el S elabora el FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de Inversin Pblica.

NOTA 5: El FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de Inversin

Pblica debe contener toda la informacin estadstica de cada proyecto y las lecciones aprendidas para futuras referencias.


Integrantes del DESINIP: Ing. Aileen Benavides Ing. Aura Jan Ing. Bibiana De Len Ing. Jorge Luis Rodrguez Ing. Yara Caballero

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Inicio

El Sectorialista (S) accesa al BP y verifica si existen proyectos en espera de dictamen de elegibilidad y/o tcnico.

Es un proyecto nuevo?

S

No

El S revisa que los proyectos nuevos cumplan con todos los requisitos establecidos en el Documento 89.1, Documento 91.F, Documento 119.F y Documento 120, para luego emitir el Dictamen de Elegibilidad.

Existen Correcciones?

No S

Si el S sugiere hacer ampliaciones, lo devuelve al Formulador de la Institucin Inversora (FITI) para su debida modificacin. Volver al paso 4.2

El S elabora el Dictamen de Elegibilidad y lo hace llegar al FITI, para que este prepare la formulacin, solicitud de financiamiento y finalmente el Planificador de la Institucin Inversora (PITI) haga la priorizacin, para enviarlo al S para su revisin y anlisis.

El S revisa nuevamente el Proyecto que fue referido para revisin del FITI

El S verifica que el mismo sea priorizado por el PITI, revisa la solicitud de financiamiento presupuestario y emite el Dictamen Tcnico.

1

5. Diagrama de Flujo:

Si es un proyecto que se le otorg dictamen tcnico en el perodo anterior y que no fue presupuestado, el S lo revisa y analiza nuevamente.

Si el proyecto es de continuidad continuar con el paso 4.5

No

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Nmero: PSC 1.ab.1

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1

El S participa con el analista de DIPRENA en la elaboracin del Anteproyecto del Presupuesto de Inversiones.

S

No

En caso de que el proyecto no sea recomendado, se escriben las razones por las cuales se rechaza, y el proyecto muere en este punto.

El S participa con el analista de DIPRENA, los PITI, Directores y/o Ministros de las Instituciones en la Vistas Presupuestarias Internas

Fin

2

Es un proyecto

recomendable

Despus de Dictamen Tcnico favorable, el Departamento del BP hace un listado o reporte de los proyectos recomendados y los enva DIPRENA.

Cuando el Presupuesto General del Estado sea Ley y se ingrese al SIAFPA, el S planifica el seguimiento de la fase administrativa del proyecto; verificando fecha del acto pblico, adjudicacin y el Programa de Orden de proceder. Luego se revisa el Cronograma y se establecen las visitas a los proyectos para comprobar el inicio de la ejecucin segn lo programado y verificar la ejecucin Fsica y Financiera de cada uno. De ser necesario, se dan recomendaciones por escrito.

El S participa con su contraparte de DIPRENA, los PITI, Directores y/o Ministros de las Instituciones en la Vistas Presupuestarias ante la Comisin de Presupuesto de la Asamblea Nacional de Diputados.

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.1

10

Fin

2

En el caso de los Proyectos con Financiamiento Internacional, los APFI verifica el avance Fsico y Financiero de acuerdo al POA.

De existir solicitudes de aprobacin por parte del CENA el S accesa al PSC 1.ab.2 Procedimiento de Trabajo para la Aprobacin de Solicitudes para los Proyectos por parte Consejo Econmico Nacional y elabora la solicitud correspondiente ante CENA.

Cuando culmina o cierra el proyecto, el S elabora el FSC 1.ab.1.2 Informe de Cierre y Culminacin de Proyectos de Inversin Pblica.

Una vez a la semana, como mnimo programas y/o proyectos con problemas de ejecucin, el S visita estos proyectos de acuerdo a las Instituciones Inversoras (I-INVER) a su cargo. Al final de semana, elabora o actualiza la bitcora del proyecto.

Una vez al mes, como mnimo, los S deben visitar las Oficinas de Panificacin y Presupuesto de las I-INVER, para dar seguimiento a los proyectos con aporte local y comprobar su ejecucin fsica y financiera

Adicionalmente, en el caso de proyectos con financiamiento internacional, los S deben visitar las Unidades Coordinadoras una vez al mes; as como coordinar una visita de campo de acuerdo al Cronograma de Ejecucin. El S actualiza los informes correspondientes de acuerdo al PSC 2.a.3 Redaccin de Informes de Proyectos con Financiamiento Internacional.

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.1

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6. Glosario de Trminos:

ADP: Administrador de Proyectos

AOMA: Analista de Organizacin y Mtodos Administrativos

AP: Analista de Proyectos

BP: Banco de Proyectos

CENA: Consejo Econmico Nacional

COPP: Coordinador de Organizacin Procesos y Procedimientos

SCM: Coordinador del rea de Capacitacin y Metodologas

CP: Coordinador de Proyectos

DPI: Direccin de Programacin de Inversiones

FITI: Formulador de la Institucin Inversora

I-INVER: Instituciones Inversoras

JD: Jefes de Departamentos

P: Planificador de la Direccin de Programacin de Inversiones

PC: Planificador de Capacitacin

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.1

12

PITI: Planificador de la Institucin Inversora

POA: Programacin anual operativo

S: Sectorialista

SDSI: Seccin de Desarrollo de Sistemas de Informacin e Informacin Georeferencial

SIAFPA: Sistema Integrado de Administracin Financiera de Panam

SINIP: Sistema Nacional de Inversiones Pblicas

13

1. Propsito:

Describir las actividades requeridas para que las solicitudes de adenda de tiempo, crdito adicional y solicitud de excepcin para contratacin directa de los distintos proyectos de las instituciones inversoras (I-INVER), sean evaluadas por el Consejo Econmico Nacional (CENA).

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todo el personal del Departamento de Anlisis de Proyectos Sociales, Administrativos y de Justicia, al Departamento de Anlisis de Proyectos de Infraestructura, Productivos y de Ambiente y al Coordinador del CENA en la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que formulen, revisen y den seguimiento a los proyectos de las diversas instituciones inversoras (I-INVER).



PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del

Sistema de Calidad de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI)





No. PSC 1.ab.2

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA SOLICITUD PARA APROBACIN DE PROYECTOS POR PARTE DEL CONSEJO ECONMICO NACIONAL (CENA)

Versin: 00



No. de Pgina:

Preparado por: DESINIP* *Los integrantes del DESINIP se detallan al final del Documento (Marzo 2009)


DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.2

14

FSC 1.ab.2.1 Registro de documentos de CENA FSC 1.ab.2.2 Informe de solicitud al Consejo Econmico Nacional

(CENA) FSC 1.ab.2.3 Informe de resultados del CENA


Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley No.56 de 27/12/95

Decreto No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de

Inversiones Pblicas (SINIP) Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la DPI

Resolucin 008 de 23/07/08 Por el cual se aprueba y adopta el Manual de

Organizacin y Funciones del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)



Disposicin.

4. Procedimiento:

4.1 Una vez los proyectos entran en ejecucin, el Sectorialista (S), al momento del seguimiento evala si el proyecto necesita: efectuar una contratacin directa, crdito extraordinario, pago de indemnizaciones, cobertura de aumento en costos o cualquier otra solicitud que necesite ser autorizada por el Consejo Econmico Nacional (CENA).

NOTA 1: CENA es el organismo responsable de los asuntos de carcter financiero del

Gobierno Central y de las Entidades Descentralizadas. El mismo est conformado por:

Ministro de Economa y Finanzas (MEF), quien lo presidir Ministro de Hacienda y Tesoro Ministro de Comercios e Industria Ministro de Desarrollo Social Gerente General del Banco Nacional Contralor General de la Repblica de Panam

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.2

15

4.2 El encargado de CENA (ECENA) verifica en la intranet o pgina Web del CENA a

travs de su clave de acceso, los diversos temas expuestos en cuanto a inversin, la agenda y temas pendientes.

4.2.1 De existir temas de inversin contina con el paso 4.3

4.2.2 De no existir temas de inversin reporta al Director de la Direccin de

Programacin de Inversiones (DDPI) va correo electrnico y/o memo.


4.3 El ECENA imprime las notas y documentos, cada uno de los documentos de los temas de inversin y registra en el FSC 1.ab.2.1 Registro de documentos de CENA, los diferentes documentos y los S o personas responsables segn rea de aplicacin del CENA.

4.4 El ECENA entrega los temas a cada uno de los S para su revisin y emisin de

comentarios.

4.5 Cada S entrega sus comentarios al ECENA y evala la necesidad de los proyectos para determinar si es necesario o no una solicitud al CENA.

4.6 Si el S considera que para la continuidad del proyecto y/o culminacin es necesario

hacer la solicitud al CENA, contina con el paso 4.9. 4.7 Si el S considera que la solicitud al CENA no es necesaria, enva informacin al

ECENA. 4.8 El ECENA informa la situacin a su jefe inmediato y a la DDPI.


4.9 El S, elabora el memo para el CENA para lo cual utiliza el FSC 1.ab.2.2 Informe de

solicitud al CENA 4.10 El S enva al ECENA el borrador de Informe de solicitud de CENA para su revisin con

los documentos correspondientes de acuerdo al FSC 1.ab.2.2 Informe de solicitud al CENA.

4.10.1 Si realiza cambios en el documento, el ECENA regresa el documento hasta que

el mismo sea corregido por el S. Volver al paso 4.10 4.10.2 Si no realiza cambios en el documento, seguir con paso 4.11

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.2

16

4.11 El ECENA entrega la documentacin al DDPI para su revisin.

4.11.1 Si realiza cambios en el documento, el DDPI regresa el documento hasta que el mismo sea corregido por el S. Volver al paso 4.11

4.11.2 Si no realiza cambios en el documento, seguir con paso 4.12

4.12 El ECENA carga en el sistema de red del CENA la informacin correspondiente y le

comunica la accin a la secretara del CENA en el MEF. 4.13 El ECENA saca las copias correspondientes para su archivo y distribucin, y entrega

una copia al DDPI. 4.14 El ECENA revisa la agenda del CENA que se llevar a cabo en la semana

correspondiente y remite informacin el DDPI para su conocimiento. 4.15 El DDPI revisa la documentacin para tener un enfoque del tema cuando sea tratado

en el CENA y procede a participar en el CENA el da correspondiente. NOTA 2: Durante las sesiones del CENA, el comit revisa todos los documentos de cada

proyecto. Si el comit aprueba todas las clusulas, el documento o contrato aprobado es firmado por todas las personas que conforman el comit. Si alguna clusula no es aprobada, el comit del CENA lo deja para revisin en una reunin posterior. En la siguiente reunin, el comit del CENA analiza nuevamente las clusulas que no han sido aprobadas y toman una decisin, estas revisiones se pueden hacer junto con los S, Unidades Ejecutoras y otras personas involucradas en el proyecto que puedan sustentar la solicitud.

4.16 Una vez culmina el CENA, el ECENA elabora informe del CENA con el FSC 1.ab.2.3

Informe de resultados del CENA y remite el informe a cada uno de los S responsables.



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Nmero: PSC 1.ab.2

17

El encargado de CENA (ECENA) verifica en la intranet o pgina web del CENA a travs de su clave de acceso, los diversos temas expuestos en cuanto a inversin, la agenda y temas pendientes.

Existen temas de inversin?

No

S

S

Inicio

Una vez los proyectos entran en ejecucin, el S, al momento del seguimiento evala si el proyecto necesita: efectuar una contratacin directa, crdito extraordinario, pago de indemnizaciones, cobertura de aumento en costos o cualquier otra solicitud que necesite ser autorizada por el CENA

El ECENA entrega los temas a cada uno de los S para su revisin y emisin de comentarios

Es necesario

una solicutd al CENA?

1

S

No

El ECENA imprime las notas y documentos, cada uno de los documentos de los temas de inversin y registra en el FSC 1.ab.2.1 Registro de documentos de CENA, los diferentes documentos y los S o personas responsables segn rea de aplicacin del CENA.

Cada S entrega sus comentarios al ECENA y evala la necesidad de los proyectos para determinar si es necesario o no una solicitud al CENA.

El S enva informacin al ECENA.

Fin

El ECENA reporta al Director de la Direccin de Programacin de Inversiones (DDPI) va correo electrnico y/o memo

Fin

El ECENA informa la situacin a su jefe inmediato y a la DDPI


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Nmero: PSC 1.ab.2

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El S, elabora el memo para el CENA para lo cual utiliza el FSC 1.ab.2.2 Informe de solicitud al CENA

El S enva al ECENA el borrador de Informe de solicitud de CENA para su revisin con los documentos correspondientes de acuerdo al FSC 1.ab.2.2 Informe de solicitud al CENA.

El ECENA carga en el sistema de red del CENA la informacin correspondiente y le comunica la accin a la secretara del CENA en el MEF.

2

1

El ECENA saca las copias correspondientes para su archivo y distribucin, y entrega una copia al DDPI.

ECENA realiza cambios al

documento?

El ECENA regresa el documento hasta que el mismo sea corregido por el S.

S

No

El ECENA entrega la documentacin al DDPI para su revisin.

DDPI realiza cambios al

documento?

S

No

El DDPI regresa el documento al ECENA

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.2

19

Una vez culmina el CENA, el ECENA elabora informe del CENA con el FSC 1.ab.2.3 Informe de resultados del CENA y remite el informe a cada uno de los S responsables.

2

Fin

El DDPI revisa la documentacin para tener un enfoque del tema cuando sea tratado en el CENA y procede a participar en el CENA el da correspondiente.

El ECENA revisa la agenda del CENA que se llevar a cabo en la semana correspondiente y remite informacin el DDPI para su conocimiento.

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 1.ab.2

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CENA: Consejo Econmico Nacional

DDPI: Director de la Direccin de Programacin de Inversiones

DPI: Direccin de Programacin de Inversiones

ECENA: Encargado de CENA

I-INVER: Instituciones Inversoras

MEF: Ministerio de Economa y Finanzas

S: Sectorialista

21

1. Propsito: Describir el procedimiento realizado para el anlisis y seguimiento de los proyectos de inversin que solicitan financiamiento a travs de algn Organismo Internacional (OI). 2. Alcance: Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Programacin de Inversiones (dPI) que analice y de seguimiento a los proyectos con financiamiento internacional y a todo el personal de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que interactu con estos proyectos en materia de formulacin, seguimiento y anlisis.



PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del Sistema de Calidad de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI)

PSC 2.a.3 Procedimiento de Trabajo para la Redaccin de Informes de Proyectos con Financiamiento Internacional




No. PSC 2.a.1

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL ANLISIS DE PROYECTOS CON FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL PARA EL DEPARTAMENTO DE

PROGRAMACIN DE INVERSIONES Versin: 00



No. de Pgina:



DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

22


No aplica


Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el CENA y Modifica la Ley No.56

de 27/12/95

Decreto No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP)

Decreto Ejecutivo No. 24/12/08 Por el cual se adoptan los Lineamientos Estratgicos

de Cooperacin Internacional para el Desarrollo 2008-2013 y el Sistema de Informacin Gerencial.

Decreto Ejecutivo No. 366 28/12/06 Por el cual se reglamenta la Ley 22 de 27/06/06, que

regula la Contratacin Pblica y dicta otra disposicin

Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la Direccin de Programacin de

Inversiones (DPI)

Resolucin 008 de 23/07/08 Por el cual se aprueba y adopta el Manual de Organizacin y Funciones del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)


Ley 22 27/06/06 Que regula la Contratacin Pblica y dicta otra

disposicin

Ley 41 del 10/07/08 Que reforma la Ley 22 de 2006, que regula la Contratacin Pblica y dicta otra disposicin

4. Responsabilidades Organismos Internacionales:

4.1 Los Organismos Internacionales (OI) proveen el financiamiento a los proyectos de inversin monitoreados en la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI).

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

23

NOTA 1: Algunos OI son: Banco Mundial (BM), Banco Interamericano de Desarrollo (BID), Fondo Internacional de Desarrollo Agropecuario (FIDA), Cooperacin Andina de Fomento (CAF), Japan Bank of International Cooperation (JBIC), Banco Europeo de Inversiones (BEI). As mismo puede ser cualquier organismo de carcter internacional que financie proyectos de inversin pblica.

Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional (APFI)

4.2 Tienen como funcin principal ser la persona de enlace entre el Gerente del Proyecto por parte del Organismo Internacional (GPOI) y la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) por parte de las Instituciones Inversoras (I-INVER) y las Instituciones Ejecutoras (I-EJEC).

4.3 Facilitan la coordinacin entre el Despacho Superior del Ministerio de Economa y

Finanzas (MEF), las UCP y el GPOI. 5. Procedimiento: Proyectos en Formulacin:

5.1 Una vez el Ministro del Ministerio de Economa y Finanzas (MMEF) solicita mediante nota formal al Organismo Internacional (OI) el financiamiento requerido para realizar un proyecto de inversin a travs de una Institucin Inversora (I-INVER), se inician las misiones donde participa el personal del Departamento de Programacin de Inversiones (dPI), otros departamentos segn el sector financiero que corresponda y el DDPI, dependiendo del tipo de misin.

NOTA 3: Las Misiones son reuniones realizadas para hacer el anlisis y evaluacin

correspondiente a las diferentes etapas de formulacin y ejecucin de un proyecto de inversin. En estas reuniones participa el GPOI acompaado por algn analista financiero, la UCP, el Sectorialista (S), el APFI y dependiendo del tipo de misin y proyecto, participarn el Ministro de la Institucin Inversora (MI-INVER), el Jefe de Departamento de Programacin de Inversiones (JdPI), el Director de la Direccin de Programacin de Inversiones (DDPI) o Viceministro del Ministerio de Economa y Finanzas (VMEF) y el personal asignado de la Direccin de Crdito Pblico (DCP).

Los diferentes tipos de misiones son las siguientes:

Misiones de Identificacin y Orientacin Misiones de Anlisis Misiones de Negociacin Misiones de Seguimiento y Supervisin

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

24

5.2 El APFI recibe de parte del OI mediante correo electrnico o memo, una nota junto

con la agenda de la misin para que participe de la misma. 5.3 El S y el APFI reciben por correo electrnico una nota para participar en una misin

programada por el OI junto con su respectiva agenda. 5.4 El JdPI verifica si en agenda de la misin est incluido el VMEF o el DDPI para que

participen de la misin.

5.4.1 Si est incluido el VMEF en la agenda, el JdPI se comunica con el asistente del VMEF para confirmar su participacin en la misin. Contina en el punto 5.5

5.4.2 Si no est incluido el VMEF en la agenda, el JdPI comunica al DDPI por correo

electrnico o memo su participacin en la misin. Contina en el punto 5.6

5.5 El JdPI recibe por parte de la asistente del VMEF, el correo electrnico o memo con la respuesta de participacin del VMEF.

NOTA 4: En caso de que el VMEF no pueda asistir a la misin, designa por correo

electrnico o memo al DDPI para que lo represente en la misma.

5.6 El APFI revisa la agenda y coordina con el JdPI su participacin en las reuniones de la misin.

NOTA 5: La Agenda de las Misiones para proyectos en formulacin generalmente

comprende una Reunin de Apertura (RA), Reuniones Tcnicas (RT) y la Reunin de Cierre (RC). Por lo general la duracin de estas misiones es aproximadamente de una semana.

5.7 El JdPI le confirma al APFI por correo electrnico las reuniones a las cuales l asiste y

las reuniones a las cuales debe asistir el APFI. 5.8 El APFI le confirma al S que tanto l como el JdPI participan en las reuniones que

comprende la misin.

5.8.1 Si el APFI asiste a alguna o a todas las reuniones de la misin sin el JdPI, el APFI le comunica al JdPI los resultados de las reuniones por correo electrnico o por memo. Contina en el punto 5.9

5.8.2 Si el APFI no puede asistir a las reuniones de la misin con el S; el S le informa

al APFI mediante correo electrnico o memo, todos los detalles de la reunin o reuniones a las cuales no asisti.

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

25

NOTA 6: En caso que el VMEF, el DDPI o el JdPI no puedan participar de la misin, el APFI y el S son los representantes del MEF en las reuniones que corresponden a la misma.

5.9 Una vez se toma la decisin de quin asiste a cada misin, el personal de la DPI

responsable y asignado para cada misin, asiste a las misiones y a cada reunin. NOTA 7: Las primeras misiones son las de Identificacin, Orientacin y Anlisis, donde el

producto de estas misiones es la Ayuda Memoria (AM) y la misma se analiza en las reuniones de cierre.

NOTA 8: En cada misin, excepto la de Misin de Negociacin (MN), se desarrolla al final

una Reunin de Cierre, para describir los detalles de los temas tratados, y en la misma pueden estar presentes el VMEF o DDPI, el JdPI, el APFI, el S y la UCP

5.10 El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC, reciben de parte del

GPOI, en la reunin de cierre de la misin, una copia de la AM de la misin para que los temas tratados sean analizados por todos.

NOTA 9: En la AM escrita por el GPOI, se describen los puntos de anlisis de las

reuniones que comprende la misin y los detalles del proyecto que se deben evaluar en la prxima Misin.

5.11 El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC, revisan la AM y

envan su opinin con respecto a los puntos de la AM al GPOI.

NOTA 10: Si en la RC slo se encuentran presentes el APFI, el S y el GPOI, entonces son ellos los que analizan la AM, y la envan al GPOI para que revise sus opiniones y las incorpore a la AM.

5.12 Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y al S reciben copia de la misma va correo

electrnico, al igual que el VMEF y/o DDPI, MI-EJE y MI-INVER o la persona encargada de firmar en la UCP, para la revisin previo a la firma.

5.13 Antes de firmar la AM, el APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC

en la RC deben estar de acuerdo con lo descrito en la misma.

5.13.1 Si todos los participantes estn de acuerdo, la AM es firmada por el GPOI, el VMEF o DDPI, MI-EJEC y el MI-INVER o el funcionario encargado de la UCP. Contina en el punto 5.15.

5.13.2 Si la AM contiene algn punto en que la mayora de los participantes de la

reunin de cierre no estn de acuerdo, la AM no se firma y el GPOI corrige la AM. Contina en el punto 5.14

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Nmero: PSC 2.a.1

26

5.14 Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y el S reciben copia de la AM que el GPOI,

debidamente corregida enva por correo electrnico al MI-INVER, VMEF y/o DDPI para su firma, al igual que una copia a la UCP.

5.15 El APFI y/o el S reciben copia de la AM firmada que el GPOI enva por correo

electrnico en versin digital. Tambin reciben copia de la AM el MI-INVER, VMEF y/o DDPI y la UCP para respaldo.

5.16 El APFI imprime la AM y la guarda en la carpeta de archivo del proyecto. 5.17 Luego de las misiones de anlisis, una vez que el OI desarrolla el Documento de

Proyecto y que el mismo se aprueba internamente por el comit del OI; el APFI y el S reciben la copia de la nota de invitacin que el GPOI enva por correo electrnico al MMEF, DDPI, Director de Crdito Pblico (DDCP), JdPI y a la UCP para la Misin de Negociacin (MN) junto con una copia del Documento de Proyecto para su anlisis.

NOTA 11: Las MN por lo general se realizan en la sede local del OI. Participan por parte

del OI el GPOI y el Comit Directivo de OI a travs de videoconferencia. Tienen una duracin aproximada de 1 2 das y no se efecta una RC.

5.18 El DDPI determina si el S, el JdPI, y/o el APFI lo acompaan en la misin de

negociacin. 5.19 El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC revisan todas las

clusulas del Contrato de Prstamo y el Documento de Proyecto, y emiten sus comentarios. 5.19.1 Si todas las clusulas son aprobadas por los participantes de la MN, el GPOI y

el DCP firman la Minuta o Acta de Negociacin del prstamo. Contina en el punto 5.20.

5.19.2 Si alguna o algunas clusulas no son aprobadas por el personal del MEF

asignado, se contina con la discusin de las mismas hasta tratar de llegar a un acuerdo.

NOTA 12: Luego del acuerdo el GPOI modifica la o las clusulas en el Documento de

Proyecto y escribe los comentarios en la Minuta o Acta de Negociacin.

5.19.3 Si se llega a un acuerdo el GPOI y el DCP firman la Minuta o Acta de Negociacin del prstamo y contina en el paso 5.19.1

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Nmero: PSC 2.a.1

27

5.19.4 Si no se llega a un acuerdo entre todos los participantes de la MN, el APFI y/o S reciben copia de los comentarios que el GPOI escribe en la Minuta o Acta de Negociacin y no se financia el proyecto.


5.20 El DDPI, DCP y VMEF reciben copia por correo electrnico del GPOI del Minuta o Acta de Negociacin y el Contrato del Proyecto.

5.21 El DDPI enva copia del Minuta o Acta de Negociacin al JdPI y al AFPI.

5.22 El APFI recibe por correo electrnico copia del Minuta o Acta de Negociacin del

proyecto, la imprime y la coloca en el archivo del documento. Etapa de Aprobacin del Proyecto:

5.23 El DCP revisa y enva informe del Proyecto y del Contrato de Prstamo al Consejo Econmico Nacional (CENA) para que emita su opinin favorable o no del proyecto para la firma del Contrato.

NOTA 13: El CENA revisa todas las clusulas del Contrato de Prstamo y emite su opinin

ya sea favorable o no. La Coordinadora del CENA enva el Contrato de Prstamo al Consejo de Gabinete junto con la opinin emitida por CENA. El Consejo revisa el contrato y decide si se aprueba o no el prstamo. Si el Consejo de Gabinete no autoriza la firma del contrato, no se aprueba el proyecto.


NOTA 14: El OI emite los desembolsos para la ejecucin del proyecto a la UCP cuando la

I-EJEC haya cumplido con las clusulas contractuales del Contrato de Prstamo, incluyendo la asignacin presupuestaria. La OI efecta los desembolsos cuando los solicite la UCP segn el Plan Operativo Anual del proyecto (POA) y el presupuesto que asigne DIPRENA para cada ao de vigencia del proyecto.

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Nmero: PSC 2.a.1

28

Misiones de Seguimiento y Supervisin: 5.24 Una vez se apruebe el proyecto, el personal de la DPI asignado y responsable, asiste

a las misiones de seguimiento y supervisin. NOTA 15: El procedimiento ejecutado para las Misiones de Seguimiento y Supervisin

(MSS) es el mismo procedimiento realizado para las Misiones de Identificacin Orientacin, y Anlisis. Estas misiones tienen una duracin aproximada de 1 a 2 semanas.

NOTA 16: En las MSS no siempre el VMEF o el DDPI tienen que firmar la AM. Si la misin

es muy tcnica la firma slo el GPOI y la UCP del proyecto, si es una misin de supervisin final s tienen que firmar como representacin del MEF.

5.25 Cuando el proyecto termina su etapa de ejecucin, El S y el APFI asisten junto con el

VMEF y/o DDPI y JdPI al taller de cierre que realiza la UCP.

5.26 El DDPI y/o el JdPI reciben invitacin al taller de cierre que la UCP organiza para la presentacin formal del proyecto, en este taller la UCP tambin invita al GPOI, VMEF, APFI , S y entidades o personas involucradas en el proyecto.

5.27 El APFI elabora informe de cada misin de acuerdo a PSC 2.a.3 Redaccin de

Informes de Proyectos con financiamiento internacional.



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Nmero: PSC 2.a.1

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No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

30

Inicio

Una vez el MMEF solicita mediante nota formal al OI el financiamiento requerido para realizar un proyecto de inversin a travs de una I-INVER, se inician las misiones donde participa el personal del dPI, otros departamentos segn el sector financiero que corresponda y el DDPI, dependiendo del tipo de misin.

El APFI recibe de parte del OI mediante correo electrnico o memo, una nota junto con la agenda de la misin para que participe de la misma.

El JdPI verifica si en agenda de la misin est incluido el VMEF o el DDPI para que participen de la misin.

El S y el APFI reciben por correo electrnico una nota para participar en una misin programada por el OI junto con su respectiva agenda.

El JdPI se comunica con el asistente del VMEF para confirmar su participacin en la misin.

Est incluido el VMEF en la agenda?

El JdPI comunica al DDPI por correo electrnico o memo su participacin en la misin.

Si

No

1

El JdPI recibe por parte de la asistente del VMEF, el correo electrnico o memo con la respuesta de participacin del VMEF.

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

31

El APFI revisa la agenda y coordina con el JdPI su participacin en las reuniones de la misin.

El S le informa al APFI mediante correo electrnico o memo, todos los detalles de la reunin o reuniones a las cuales no asisti.

El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC, revisan la AM y envan su opinin con respecto a los puntos de la AM al GPOI.

Una vez se toma la decisin de quin asiste a cada misin, el personal de la DPI responsable y asignado para cada misin, asiste a las misiones y a cada reunin

El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC, reciben de parte del GPOI, en la reunin de cierre de la misin, una copia de la AM de la misin para que los temas tratados sean analizados por todos.

1

El APFI le comunica al JdPI los resultados de las reuniones por correo electrnico o por memo.

El APFI asiste a las reuniones?

Si

No

2

El JdPI le confirma al APFI por correo electrnico las reuniones a las cuales l asiste y las reuniones a las cuales debe asistir el APFI.

Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y al S reciben copia de la misma va correo electrnico, al igual que el VMEF y/o DDPI, MI-EJE y MI-INVER o la persona encargada de firmar en la UCP, para la revisin previo a la firma.

El APFI le confirma al S que tanto l como el JdPI participan en las reuniones que comprende la misin.

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

32

Antes de firmar la AM, el APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC en la RC deben estar de acuerdo con lo descrito en la misma.

Una vez el GPOI corrige la AM, el APFI y el S reciben copia de la AM que el GPOI, debidamente corregida enva por correo electrnico al MI-INVER, VMEF y/o DDPI para su firma, al igual que una copia a la UCP.

El APFI y/o el S reciben copia de la AM firmada que el GPOI enva por correo electrnico en versin digital. Tambin reciben copia de la AM el MI-INVER, VMEF y/o DDPI y la UCP para respaldo.

2

La AM no se firma y el GPOI corrige la AM. Estn todos los participantes de

acuerdo?

Si

No

3

El APFI imprime la AM y la guarda en la carpeta de archivo del proyecto.

Luego de las misiones de anlisis, una vez que el OI desarrolla el Documento de Proyecto y que el mismo se aprueba internamente por el comit del OI; el APFI y el S reciben la copia de la nota de invitacin que el GPOI enva por correo electrnico al MMEF, DDPI, Director de Crdito Pblico (DDCP), JdPI y a la UCP para la Misin de Negociacin (MN) junto con una copia del Documento de Proyecto para su anlisis.

El DDPI determina si el S, el JdPI, y/o el APFI lo acompaan en la misin de negociacin.

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

33

El APFI, el S y dems participantes del MEF, I-INVER e I-EJEC revisan todas las clusulas del Contrato de Prstamo y el Documento de Proyecto, y emiten sus comentarios.

El GPOI y el DCP firman la Minuta o Acta de Negociacin del prstamo.

El DDPI enva copia del Minuta o Acta de Negociacin al JDPI y al AFPI.

El DDPI, DCP y VMEF reciben copia por correo electrnico del GPOI del Minuta o Acta de Negociacin y el Contrato del Proyecto.

3

Se contina con la discusin de las mismas hasta tratar de llegar a un acuerdo.

Todas las clusulas

son aprobadas

Si

No

4

El APFI recibe por correo electrnico copia del Minuta o Acta de Negociacin del proyecto, la imprime y la coloca en el archivo del documento.

Se llega a un

acuerdo?

Fin

El DCP revisa y enva informe del Proyecto y del Contrato de Prstamo al Consejo Econmico Nacional (CENA) para que emita su opinin favorable o no del proyecto para la firma del Contrato.

Si

No

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

34

Una vez se apruebe el proyecto, el personal de la DPI asignado y responsable, asiste a las misiones de seguimiento y supervisin.

El DDPI y/o el JdPI reciben invitacin al taller de cierre que la UCP organiza para la presentacin formal del proyecto, en este taller la UCP tambin invita al GPOI, VMEF, APFI, S y entidades o personas involucradas en el proyecto.

El APFI elabora informe de cada misin de acuerdo a PSC 2.a.3 Redaccin de Informes de Proyectos con financiamiento internacional.

4

Cuando el proyecto termina su etapa de ejecucin, El S y el APFI asisten junto con el VMEF y/o DDPI y JdPI al taller de cierre que realiza la UCP.

Fin

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

35

5. Glosario de Trminos: APFI: Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional AM: Ayuda Memoria AN: Acta de Negociacin BEI: Banco Europeo de Inversiones BID: Banco Interamericano de Desarrollo BM: Banco Mundial CAF: Cooperacin Andina de Fomento CENA: Comit Econmico Nacional DCP: Director de Crdito Pblico DDPI: Director de la Direccin de Programacin de Inversiones DIPRENA: Direccin de Presupuesto de la Nacin dPI: Departamento de Programacin de Inversiones DPI: Direccin de Programacin de Inversiones FIDA: Fondo Internacional de Desarrollo Agropecuario

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

36

GPOI: Gerente del Proyecto por parte del Organismo Internacional I-EJEC: Instituciones Ejecutoras I-INVER: Instituciones Inversoras JdPI: Jefe del Departamento de Programacin de Inversiones MEF: Ministerio de Economa y Finanzas MI-INVER: Ministro de la Institucin Inversora MMEF: Ministro del Ministerio de Economa y Finanzas MN: Misin de Negociacin MSS: Misiones de Seguimiento y Supervisin OI: Organismo Internacional POA: Plan Operativo Anual del proyecto RA: Reunin de Apertura RC: Reunin de Cierre RT: Reuniones Tcnicas S: Sectorialista

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.1

37

UCP: Unidad Coordinadora del Proyecto VMEF: Viceministro del Ministerio de Economa y Finanzas

38

1. Propsito:

Describir el procedimiento realizado para redactar informes de los proyectos de inversin que solicitan financiamiento a travs de algn Organismo Internacional (OI).

2. Alcance:

Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Programacin de Inversiones (dPI) que analice y de seguimiento a los proyectos con financiamiento internacional y a todo el personal de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que interactu con estos proyectos en materia de formulacin, seguimiento y anlisis.


Procedimiento No. Descripcin del Procedimiento PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del

Sistema de Calidad de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI)

PSC 2.a.1 Procedimiento de Trabajo Para el Anlisis de

Proyectos Con Financiamiento Internacional




No. PSC 2.a.3

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA REDACCIN DE INFORMES DE PROYECTOS CON FINANCIAMIENTO INTERNACIONAL

Versin: 00



No. de Pgina:



DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.3

39

Documento No. Descripcin del Documento FSC 2.a.1.1 Informe de Misiones Atendidas

FSC 2.a.1.2 Informe de Proyectos con Financiamiento

Internacional

FSC 2.a.1.3 Informe de Proyectos con Bajo Desempeo de Cartera

FSC 2.a.1.4 Informe de Situacin de Proyectos de Inversiones

Pblicas con Financiamiento Internacional y Banca Local.


Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el Consejo Econmico Nacional

(CENA) y Modifica la Ley No.56 de 27/12/95

Decreto No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (SINIP)

Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la Direccin de Programacin de

Inversiones (DPI) Resolucin 008 de 23/07/08 Por el cual se Aprueba y Adopta el Manual de

Organizacin del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)



Disposicin

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.3

40

4. Procedimiento:

4.1 El Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional (APFI) confecciona los informes correspondientes y mensualmente y lo enva al Jefe del Departamento de Programacin de Inversiones (JdPI) para su revisin.

NOTA 1: Los informes son los siguientes:

1. FSC 2.a.1.1 Informe de Misiones Atendidas que se confeccionan mensualmente. El informe incluye el tipo de misin, fecha, participantes, actividades y acciones ms importantes realizadas en la misin, as como las actividades pendientes.

2. FSC 2.a.1.2 Informe de Proyectos con Financiamiento Internacional que se confecciona semestralmente. En este informe se detallan todos los OI que estn financiando proyectos de inversin y sus avances. Este informe se entrega en Enero, Mayo y Septiembre de cada ao.

3. FSC 2.a.1.3 Informe de Proyectos con Bajo Desempeo de Cartera (baja ejecucin)

4. FSC. 2.a.1.4 Informe de Situacin de Proyectos de Inversiones Pblicas con Financiamiento Internacional y Banca Local. Se entregan dos informes: en Enero y en Junio de cada ao.

4.2 El JDPI revisa el informe correspondiente.

4.2.1 Si el JDPI no tiene correcciones que hacerle al informe, le enva el informe al

DDPI para su revisin y aprobacin, contina el paso 4.3 4.2.2 Si el JDPI tiene correcciones que hacerle al informe le enva un correo al APFI

con sus comentarios, el cual realiza las correcciones y lo reenva al JDPI. Regresa al paso 4.1

4.3 El DDPI revisa el informe correspondiente.

4.3.1 Si no tiene correcciones que hacerle al informe y lo aprueba, lo enva al

Despacho Superior del MEF, al CENA, a la Secretara de Metas, a Presidencia, entro otros, de acuerdo a cada informe.

NOTA 2: Los informes se dirigen a las siguientes direcciones/instituciones

1. FSC 2.a.1.1 Informe de Misiones Atendidas que va dirigido al Despacho Superior 2. FSC 2.a.1.2 Informe de Proyectos con Financiamiento Internacional que va

dirigido a: el Despacho Superior del MEF, al CENA y a la Secretara de Metas 3. FSC 2.a.1.3 Informe de Proyectos con Bajo Desempeo de Cartera (baja

ejecucin) que va dirigido al Despacho Superior del MEF, al CENA.

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.3

41

4. FSC. 2.a.1.4 Informe de Situacin de Proyectos de Inversiones Pblicas con Financiamiento Internacional y Banca Local que va dirigido al Despacho Superior del MEF, Secretara de Metas y al Presidente de la Repblica.

FIN DE PROCEDIMIENTO Integrantes del DESINIP: Ing. Aileen Benavides Ing. Aura Jan Ing. Bibiana De Len Ing. Jorge Luis Rodrguez Ing. Yara Caballero

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.3

42


Inicio

El APFI confecciona los informes correspondientes y mensualmente el y se lo enva al JDPI para su revisin

El JDPI enva un correo al APFI con sus comentarios, el cual realiza las correcciones y lo reenva al JDPI.

Lo aprueba, lo enva al Despacho Superior del MEF, al CENA, a la Secretara de Metas, a Presidencia, entro otros, de acuerdo a cada informe.

El CPI tiene correciones?

El JDPI le enva el informe al DDPI para su revisin y aprobacin

Si

No

El DDPI tiene correciones?

Si

No

El DDP enva al JDPI para correcciones, quien a su vez reenva al APFI

Fin

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 2.a.3

43

6. Glosario: APFI: Administrador de Proyectos con Financiamiento Internacional CENA: Consejo Econmico Nacional JDPI: Jefe del Departamento de Programacin de Inversiones DDPI: Director de la Direccin de Programacin de Inversiones DPI: Direccin de Programacin de Inversiones dPI: Departamento de Programacin de Inversiones MEF: Ministerio de Economa y Finanzas OI: Organismo Internacional SINIP: Sistema Nacional de Inversiones Pblicas

44

1. Propsito:

Con el fin de garantizar que los servicios y funciones ofrecidos por la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) cumplan con los requisitos especificados es esencial establecer y mantener un Manual de Procedimientos de la DPI debidamente documentado. El nervio motor de cualquier Manual de Procedimientos documentado es el Control de la Documentacin de los Procedimientos (PSC), las Instrucciones de Trabajo (ITSC), los Formularios (FSC) y la documentacin externa relacionada. Por lo que el objetivo de este procedimiento es definir los pasos a seguir en la preparacin, aprobacin y distribucin de esta documentacin, incluyendo: 1. Revisin y aprobacin de documentos, para su adecuacin antes de su emisin. 2. Revisin de documentos, incluyendo los procesos para una nueva re-aprobacin y

re-emisin de documentos. 3. Identificacin de cambios y estado de la versin actual (ltima) de los documentos. 4. Distribucin de los documentos aplicables para garantizar que las versiones

actualizadas estn al alcancen de todo el personal de la DPI. 5. Asegurarse de la correcta identificacin, legibilidad y recuperacin de los

documentos de la DPI. 6. Identificacin y control de los documentos que se generen u originen externamente

a la DPI.




No. PSC. 3.a.1

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA PREPARACIN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN

DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (DPI) Versin: 00


Fecha Revisin/aprobacin: 4/5/09

No. de Pgina:



DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

45

7. Identificacin y/o destruccin de los documentos obsoletos para prevenir su uso.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todos los departamentos y personal de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI) que inicie y revise la documentacin del Manual de Procedimientos de la DPI, incluyendo documentacin de origen externa.

3. Procedimiento relacionados y otros documentos:

Procedimiento No. Descripcin del Procedimiento No aplica Documento No. Descripcin del Documento

ITSC 3.a.1.1 Instrucciones para Desarrollar y Revisar

Documentos de la DPI FSC 3.a.1.1 Listado de Revisiones de la Documentacin

del Manual de Procedimientos de la DPI FSC 3.a.1.2 Listado de Distribucin de Documentos del

Manual de Procedimientos de la DPI FSC 3.a.1.3 Listado de Distribucin Por Departamentos de

Documentos Externos a la DPI. Otros Documentos Descripcin del Documento

Decreto Ley No. 7 del 2/07/97 Por el Cual se Crea el Consejo Econmico

Nacional (CENA) y Modifica la Ley No. 56 de 27/12/95

Decreto No. 148 11/12/01 Por el Cual se Crea el Sistema Nacional de

Inversiones Pblicas (SINIP) Resuelto No. 779 31/12/01 Objetivos de la Direccin de Programacin de

Inversiones (DPI)

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

46

Resolucin 008 de 23/07/08 Por el cual se aprueba y adopta el Manual de Organizacin y Funciones del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)


Ley 22 Que regula la Contratacin Pblica y Dicta

Otra Disposicin

4. Procedimiento: 4.1. Cualquier miembro de la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI). Puede en

cualquier momento identificar y comunicar la necesidad de un documento nuevo o revisado del Manual de Procedimientos de la DPI, contactando al Jefe del Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas (JDESINIP)

NOTA 1: Entindase por documento: un Procedimiento de Trabajo de la DPI (PSC),

Instruccin de Trabajo de la DPI (ITSC) y Formularios de la DPI (FSC).

NOTA 2: Los Jefes de Departamento tambin revisan la documentacin del Manual de PSC de la DPI en cuanto a legibilidad, identificacin y accesibilidad durante la evaluacin de la Revisin por el Director.

4.2. Sujeto a la aprobacin definitiva por parte del Director de la Direccin de

Programacin de Inversiones (DDPI), JDESINIP revisa la necesidad del documento solicitado del Manual de Procedimientos, nuevo o revisado, segn PSC 3.a.3 Edicin y Publicacin de Documentos, Metodologas e Informes Tcnicos.

4.2.1. Si no hay necesidad, contina con el paso 4.3. 4.2.2. Si se necesita y aprueba un documento interno del Manual de Procedimientos,

nuevo o revisado y le informa al funcionario solicitante que elabore el borrador del documento, contina en el paso 4.4.

NOTA 3: Los documentos externos de la DPI incluyen Leyes, Tratados Internacionales,

Decretos Ejecutivos y de Gabinete, Resoluciones, Reglamentos de Organismos Financieros Internacionales y otros documentos generados externamente, que se usan en forma complementaria o por disposicin legal para el alcance de los objetivos plasmados.

4.3. El JDESINIP informa al solicitante que el documento no es necesario y notifica al

DDPI.

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

47


4.4. El funcionario solicitante desarrolla el borrador del documento.

4.5. El funcionario solicitante enva el borrador al JDESINIP.

4.6. El JDESINIP revisa el borrador del documento para asegurarse que cumpla con la

intencin original.

4.6.1. Si el JDESINIP aprueba el borrador, contina con el paso 4.7. 4.6.2. Si el JDESINIP hace correcciones y no aprueba el borrador, lo enva de vuelta

al funcionario solicitante para su modificacin, regresar al paso 4.5

4.7 El documento pasa a aprobacin por parte del DDPI.

4.7.1 En caso de que el DDPI apruebe el documento, contina en el paso 4.8 4.7.2 En caso de que el DDPI no apruebe el documento, retorna al paso 4.6

4.8 El JDESINIP o quien designe el DDPI prepara la versin final del documento, segn

ITSC 3.a.1.1 Instrucciones para Desarrollar Documentos de la DPI, y lo enva la DDPI para su firma.

4.9 EL DDPI firma el documento aprobado, y se lo enva al JDESINIP para su distribucin.

4.10 Una vez obtenidas las firmas de aprobacin requeridas, actualiza el FSC 3.a.1.1

Listado de Revisiones de la Documentacin del Manual de Procedimientos de la DPI y actualiza FSC 3.a.1.2 Listado de Distribucin Por Departamentos de Documentos del Manual de Procedimientos de la DPI, segn proceda. Tambin coloca el nmero de copia correspondiente, con tinta roja, en la portada del procedimiento.

NOTA 4: Las revisiones electrnicas de los documentos del Manual de Procedimientos

se protegen con un password para que slo el JDESINIP o DDPI, o quien designe las pueda llevar a cabo.

4.11 El JDESINIP coordina la distribucin del documento aprobado a los departamentos y

reas a las cuales aplica. 4.12 De acuerdo al tipo de documento elaborado (PSC, ITSC Y FSC) el JDESINIP coordina

el entrenamiento a los funcionarios responsables de los documentos nuevos o con revisiones significativas, los distribuye a los departamentos afectados, y almacena la

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

48

copia maestra del documento en el archivo que maneja el encargado de la documentacin del DESINIP y en el Servidor de la DDPI por el tiempo en que el documento permanece activo.

4.13 Al recibir los documentos distribuidos, los Jefes de Departamento colocan los

documentos en sus puntos de uso y entregan para su destruccin los documentos de la versin previa si existe una. (Ver la Nota 6).

NOTA 5: Todos los documentos externos cubiertos en este procedimiento son

custodiados y controlados por el Jefe del Departamento respectivo o quien designe como funcionario responsable de su conservacin y uso.

4.14 El Jefe de Departamento correspondiente o quien designe, revisa la documentacin

para asegurarse que es la adecuada.

4.15 El Jefe de Departamento correspondiente o quien designe se asegura que el documento se emita (dar una copia controlada) a todas las unidades que lo requieran.

4.16 El JDESINIP y el Jefe de Departamento tambin se asegura que el FSC 3.a.1.3 Listado de Distribucin de Documentos Externos a la DPI est actualizado, y que cualquier documento obsoleto se retire de los puntos de consulta.

NOTA 6: Los documentos obsoletos del Manual de Procedimientos no deben ser

conservados, en su defecto se envan al JDESINIP, para que ste disponga de los mismos y evitar su uso posterior a la fecha de la ltima actualizacin.

FIN DE PROCEDIMIENTO Integrantes del DESINIP: Ing. Aileen Benavides Ing. Aura Jan Ing. Bibiana De Len Ing. Jorge Luis Rodrguez Ing. Yara Caballero

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

49

Sujeto a la aprobacin definitiva por parte del DDPI, JDESINIP revisa la necesidad del documento solicitado del Manual de Procedimientos, nuevo o revisado, segn PSC 3.a.3 Edicin y Publicacin de Documentos, Metodologas e Informes Tcnicos.

Existe Necesidad?

No El JDESINIP informa al solicitante que el documento no es necesario y notifica al DDPI

S

2

Inicio

Cualquier miembro de la DPI. Puede en cualquier momento identificar y comunicar la necesidad de un documento nuevo o revisado del Manual de Procedimientos de la DPI, contactando al JDESINIP

El JDESINIP aprueba el documento interno del Manual de Procedimientos, nuevo o revisado y le informa al funcionario solicitante que elabore el borrador del documento

El funcionario solicitante desarrolla el borrador del documento.

El funcionario solicitante enva el borrador al JDESINIP.

1


DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

50

El JDESINIP revisa el borrador del documento para asegurarse que cumpla con la intencin original.

1

El JDESINIP aprueba el borrador?

S

No

El documento pasa a aprobacin por parte del DDPI.

Enva de vuelta al funcionario solicitante para su modificacin

2

El DDPI aprueba el borrador?

S

No

EL DDPI firma el documento aprobado, y se lo enva al JDESINIP para su distribucin.

El JDESINIP o quien designe el DDPI prepara la versin final del documento, segn ITSC 3.a.1.1 Instrucciones para Desarrollar Documentos de la DPI, y lo enva la DDPI para su firma.

EL DDPI firma el documento aprobado, y se lo enva al JDESINIP para su distribucin.

Una vez obtenidas las firmas de aprobacin requeridas, actualiza el FSC 3.a.1.1 Listado de Revisiones de la Documentacin del Manual de Procedimientos de la DPI y actualiza FSC 3.a.1.2 Listado de Distribucin Por Departamentos de Documentos del Manual de Procedimientos de la DPI, segn proceda. Tambin coloca el nmero de copia correspondiente, con tinta roja, en la portada del procedimiento.

3

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

51

El JDESINIP coordina la distribucin del documento aprobado a los departamentos y reas a las cuales aplica.

De acuerdo al tipo de documento elaborado e JDESINIP coordina el entrenamiento a los funcionarios responsables de los documentos nuevos o con revisiones significativas de acuerdo al PSC x.x.x XXXXXXXX, los distribuye a los departamentos afectados, y almacena la copia maestra del documento en el archivo que maneja el encargado de la documentacin del DESINIP y en el Servidor de la DDPI por el tiempo en que el documento permanece activo.

Al recibir los documentos distribuidos, los Jefes de Departamento colocan los documentos en sus puntos de uso y entregan para su destruccin los documentos de la versin previa si existe una.

Fin

3

El Jefe de Departamento correspondiente o quien designe, revisa la documentacin para asegurarse que es la adecuada.

El Jefe de Departamento correspondiente o quien designe se asegura que el documento se emita (dar una copia controlada) a todas las unidades que lo requieran.

El JDESINIP y el Jefe de Departamento tambin se asegura que el FSC 3.a.1.3 Listado de Distribucin de Documentos Externos a la DPI est actualizado, y que cualquier documento obsoleto se retire de los puntos de consulta.

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: PSC 3.a.1

52


CENA: Consejo Econmico Nacional DDPI: Director de la Direccin de Programacin de Inversiones DPI: Direccin de Programacin de Inversiones PSC: Procedimientos de Trabajo ITSC: Instrucciones de Trabajo FSC: Formularios de Trabajo SINIP: Sistema Nacional de Inversiones Pblicas MEF: Ministerio de Economa y Finanzas JDESINIP: Jefe del Departamento de Desarrollo del Sistema Nacional de Inversiones Pblicas

53

1. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD (PSC)

1.1 Todos los procedimientos del Manual de Procedimientos de la DPI deben tener el siguiente formato: 1. Propsito:

Una declaracin clara que indique la intencin del procedimiento, su enfoque, y (posiblemente) su importancia.

2. Alcance:

Una descripcin de las reas funcionales, personal y otros aspectos de la organizacin cubiertos y afectados por el procedimiento. 3. Documentos relacionados:

Una lista de ttulos y nmeros de identificacin de otros documentos (procedimientos, instrucciones de trabajo y/o formularios) a que se hace referencia en el procedimiento. 4. Procedimiento: Los pasos o actividades a realizar para llevar a cabo el proceso planteado. Se complementan estas actividades con notas aclaratorias.




No. ITSC 3.a.1.1

INSTRUCCIN PARA DESARROLLAR DOCUMENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE

INVERSIONES (DPI) Versin: 00



No. de Pgina:



DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: ITSC 3.a.1.1

54

1.2 Al documentar los pasos actuales del procedimiento del proceso, cada actividad o tarea contempla lo siguiente: QUIN: Quin debe llevar a cabo la tarea? Quin es responsable?

QU: Qu necesita hacerse? Cul es la tarea que debe ser llevada a

cabo?

DNDE: Dnde debe realizarse esta tarea? (Incluirlo si es importante)

CUNDO: Cundo debe ocurrir esta tarea? Cul es la secuencia, frecuencia, etc.? (Incluirlo si es importante)

CMO: Cmo debe hacerse la tarea? Esto no quiere decir una

explicacin detallada a bajo nivel, sino una referencia a las Instrucciones de Trabajo (ITSC), Formularios de Trabajo (FSC), etc. requeridos para llevar a cabo un paso especfico.

REGISTROS: Indique los registros que se generan, que muestran que el paso/

tarea requerido se ha llevado a cabo, si es adecuado. Use las siguientes guas al documentar los pasos del procedimiento en forma escrita:

1.2.1 El borrador escrito explica cada tarea o actividad, usando una declaracin

directriz que especifique quin hace qu, cundo, dnde, y cmo se verifica el resultado, o cmo se realiza la tarea segn la ITSC a la que se hace referencia. [Sea lo ms breve posible, usando lenguaje simple. Una o dos oraciones cortas por paso es ideal.] Cada decisin debera estar escrito como una declaracin "Si - Entonces" bajo la declaracin directriz pertinente.

1.2.2 Asigne un nmero de paso a cada declaracin en el procedimiento.

1.3 Use los encabezados mostrados en la Figura 1 para preparar el procedimiento en su

formato final. 1.4 Se examina continuamente el procedimiento para identificar oportunidades de mejora.

(Por ejemplo, busque eliminar o simplificar cualquier paso que no agregue valor, o que cause recortes, reproceso u otro desperdicio)

2. INSTRUCCIONES DE TRABAJO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (DPI)

2.1 Documente paso a paso las instrucciones e informacin necesarias para realizar una

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: ITSC 3.a.1.1

55

tarea en particular, buscando oportunidades de mejora. (Por ejemplo, mayor facilidad, simpleza, claridad, etc.) 2.1.1 Incluya listas de documentos, equipo, herramientas, materiales, entre otros

necesarios para realizar adecuadamente la tarea. 2.1.2 Escriba instrucciones que sean lo ms breves posible, usando lenguaje simple.

Una o dos oraciones cortas por cada paso es ideal. 2.1.3 Asigne a cada paso en la ITSC un nmero de paso para tener una referencia

fcil. 2.1.4 Use el encabezado mostrado en la Figura 1 para preparar la ITSC en su

formato final, reemplazando los trminos Procedimiento de Trabajo del Sistema de la Calidad y PSC con Instruccin de Trabajo del Sistema de Gestin de la Calidad e "ITSC".

NOTA 1: Las ITSC relacionadas con el servicio consisten de instrucciones escritas

especficas de cada parte, dibujos y/o bosquejos, notas de materiales, enrutamientos, hojas de especificacin, listas de verificacin, fotografas, etc.

3. FORMULARIOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD (FSC)

3.1 Todos los Formularios del Manual Procedimientos de la DPI y dems documentos o plantillas en-lnea mantenidos por la DPI incluyen los siguientes elementos de control de la documentacin (como mnimo):

3.1.1 Identificacin nica: ya sea un nmero de FSC (ver la Seccin 4.0) u otro identificador

nico. 3.1.2 Control de pginas: Pgina X de Y 3.1.3 Control de la revisin: usualmente indicado por la Fecha de revisin y/o el Nivel

de la revisin. 3.1.4 Use el encabezado mostrado en la Figura 1 y el pie de pgina de la Figura 2,

para preparar el Formulario de Trabajo en su formato final.

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: ITSC 3.a.1.1

56

4. NUMERACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

4.1 Los documentos del sistema de la calidad se numeran segn el siguiente esquema:

Ejemplo 1: PSC 3.a.1 es el nmero del Primer Procedimiento al cual se hace referencia en el Manual de Procedimientos de la DPI, ya que basado en l se deben desarrollar todos los Procedimientos.

Ejemplo 2:

ITSC 3.a.1.1 es el nmero de la Primera ITSC a la cual se hace referencia en PSC 3.a.1, que es el PSC sobre el cual se deben desarrollar todos los PSC del Manual de la DPI. Ejemplo 3:

FSC 3.a.1.1 es el nmero del Primer Formulario al cual se hace referencia en PSC 3.a.1, que es el PSC sobre el cual se deben desarrollar todos los PSC del Manual de la DPI.

Tipo de

Manual del SGC

N DE SECUENCIA DE:

Documento

Nmero de

Seccin del

Manual del

SGC

. Sub-Seccin

. Procedimiento I.T./ Formulario

Ejemplo

PSC 8 . 1 . 1 PSC 3.a.1 ITSC 4 . 2 . 2 . 2 ITSC

3.a.1.1 FSC 4 . 2 . 2 . 2 FSC

3.a.1.1

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: ITSC 3.a.1.1

57

Smbolos de Diagrama de Flujo y Uso

Smbolo Uso

Representa pasos en el proceso que consumen tiempo. Ejemplo: inspeccionar un producto, procesar una parte, entre otras

Representan preguntas/chequeos y muestra diferentes alternativas dependiendo del resultado. Ejemplo : La parte no es conforme ? Si es as , hacer una cosa . Si no , hacer otra.

Representa documentos utilizados para realizar tareas o registros generados por la actividad. Ejemplos: Instrucciones de Trabajo (inicial) Registro de Desecho (resultante)

Representa el principio o el final de un Procedimiento o Instruccin de Trabajo

Representa el flujo lgico , decisiones Flujo o pasos de un documento

Representa transferencia de flujo a una localizacin o muestra la identidad de una localizacin

Actividad o Tarea

No Falso Rechazo Falla

Si Cierto Acepta Pausa

Documento o Registro (generado o usado)

Decisin

Terminador (Inicio o Final)

A

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: ITSC 3.a.1.1

58

Figura 1: Formatos Comunes de Encabezados de Pgina

1. Procedimiento o ITSC

Primera pgina

(a.)

Segunda pgina y subsiguientes: (Incluyendo formatos escritos)

DESINIP Versin: __

Fecha de Emisin/Revisin: _/_/_

No. de Pgina _ de _

Nmero: ________

(b.)




No. ____________

PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIN DE TRABAJO _________________________________

Versin: __

Fecha de emisin: _/_/_


No. de Pgina: _ de _


Aprobado por: ____________________________

DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: ITSC 3.a.1.1

59

2. Formularios de Trabajo

Primera pgina

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

DIRECCIN DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMA NACIONAL DE INVERSIONES PBLICAS

(a.)

Figura 2: Formato de Pie de Pgina

1. Formularios de Trabajo

Segunda Pgina y subsiguientes:

Versin: __

Fecha de Emisin/Revisin: _/_/_

No. de Pgina: _de_

Nmero: FSC _._._._

(a.)

60

1. Propsito:

Establecer un adecuado control que garantice que todos los registros, ya sean Documentos, Metodologas o Informes Tcnicos (DMIT), de la informacin generada y recopilada en la Direccin de Programacin de Inversiones (DPI), se encuentren debidamente identificados, indexados, protegidos y archivados, con el principal propsito de su fcil acceso y recuperacin. De esta manera se logra disponer de registros oportunos y confiables para ser entendidos por cualquier funcionario, y que a su vez sirvan como evidencia de un buen sistema de organizacin.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todo el personal de la DPI que genere, utilice, maneje, o mantenga Registros y Documentos, Metodologas o Informes Tcnicos (DMIT), como resultado de la informacin que tiene documentada la DPI.


Procedimiento No. Descripcin del procedimiento PSC 3.a.1 Preparacin y Control de la Documentacin del Sistema de

la Calidad




No. PSC 3.a.2

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Versin: 00



No. de Pgina:



DESINIP Versin: 00


No. de Pgina:

Nmero: ITSC 3.a.2

61

Documentos No Descripcin del documento FSC 3.a.2.1 Listado de Registros FSC 3.a.2.2 Hoja de Salida de Registros

4. Procedimiento:

4.1 Una v

manual de procedimientos e instrucciones de trabajo de procedimien… · con los procedimientos,...

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