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H. AYUNTAMIENTO DE LAGOS DE MORENO, JALISCO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA JEFATURA DE SERVICIOS

GENERALES

2015 - 2018

H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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CUADRO DE CONTROL

Elaboró:

Jefatura de Servicios Generales

Fecha de elaboración:

30 de marzo de 2016

Actualización: 30 de abril de 2017 Versión 02

Código SDF-DE-MP-02 Página 2 de 233


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BITÁCORA DE REVISIONES

No.

Fecha del

cambio

Referencia del punto

modificado

Descripción del cambio

1

2

3

4

5


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ÍNDICE

1. CUADRO DE CONTROL

2. BITÁCORA DE REVISIONES

3. RELACIÓN SISTEMÁTICA

4. DIAGRAMA DE FLUJO

5. DESCRIPCIÓN

6. ANEXOS

7. AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO

RELACIÓN SISTEMÁTICA

PRODECIDIMIENTO 1: Electricidad y Fontanería

ENTRADA

Insumos

Cable (diferente tipos y calibres), lámparas ahorradoras, cinta aislante lámparas fluorescentes, canaletas, pijas,

tornillos, grapas, cajas de contacto, contactos tubo galvanizados, tubo corrugado, balastras, cajas térmicas,

pastillas térmicas, sockets, tubería de cobre, reflectores, Herrajes, mangueras

para sanitario y lavamanos, “sapitos”, cuellos de cera, tapones hembra y macho, tubería galvanizada, tubería de

cobre, tubería de PVC, flotadores, yeso pegazulejo, empaques, guías

destapacaños, gas lp, llaves de nariz llaves mezcladoras, llaves individuales, sanitarios lavamanos, etc.

Proveedor Todos los que el departamento de proveeduría asigne, contrate o empadrone.


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DIAGRAMA DE FLUJO: Electricidad Y Fontanería

SECRETARIA JEFA DE SERVICIOS

GENERALES ELECTRICISTA /

FONTANERO

Procedimientos

Llega el reporte vía oficio, llamada

telefónica, verbalmente y/o en persona; también se realizan visitas de rutina a las

áreas comunes (patio presidencia, sala de cabildo, salas de juntas, etc.) por parte del personal de mantenimiento.

SALIDA

Producto o

Servicio Reparación, instalación, mejora y

mantenimiento en general.

Usuario o Cliente Todas las dependencias y oficinas al interior del H. Ayuntamiento.

Procedimiento

Se procede a revisar el área afectada,

hacer listado de consumibles necesarios, y finalmente a la reparación, instalación

o mantenimiento respectivo. (después de cada reparación e instalación o corrección se elabora un

reporte de actividades mismo que firma el solicitante)


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INICIO

PASO 1

PASO 4

PASO 2

PASO 3

NO SI

PASO 5

PASO 6


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DESCRIPCIÓN

No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías

y plantillas

1

Secretaria Recibe el reporte vía telefónica u oficio

Listado de reportes

2

Jefa de Servicios Generales

Revisa el reporte en turno e instruye al electricista para que

valore dicho servicio

3

Electricista / Fontanero

Va y revisa los

daños y elabora listado de insumos

4

Secretaria

Elabora requisición

de insumos necesarios

Requisición

5


Revisa y autoriza la requisición

elaborada para enviarse a Proveeduría

Requisición

6


Recoge Material en proveeduría

7


Acciona la reparación, instalación o

corrección y elabora el reporte.

Reporte de

servicio


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PRODECIDIMIENTO 2: Veladores

ENTRADA

Insumos

Impermeables, raidolitos, botas de hule, Lámparas, electricidad, combustibles,

etc.

Proveedor

Todos los que el departamento de

proveeduría asigne, contrate o empadrone.

Procedimientos Solicitud escrita de las diferentes dependencias

SALIDA

Producto o Servicio

Velar por la seguridad de los inmuebles,

maquinaria, vehículos, herramientas etc. al interior del H. Ayuntamiento.


Procedimiento

Llega la solicitud via oficio para asignar a

uno, dos o los veladores necesarios para velar por la seguridad de los inmuebles,

maquinaria, vehículos, herramientas etc. al interior del H. Ayuntamiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO: Veladores


GENERALES ENCARGADO DE

VELADORES VELADORES

INICIO

PASO 1

PASO 2

DESCRIPCIÓN


y plantillas

1 Secretaria

Recibe el reporte vía

oficio

Listado de reportes

2


Revisa la solicitud y

en conjunto con el encargado de veladores se

realizan las asignaciones y

trámites correspondientes

Rol de veladores

FIN

NO SI

PASO 3 PASO 5

FIN


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3

Encargado de Veladores

Una vez decidida la

designación pertinente procede a

informar del respectivo rol a los veladores

Rol de Veladores y

tarjeta de asistencia

4 Velador

Solicita llaves del inmueble y acude al

mismo para velar por su seguridad.

5 Jefa de Servicios Generales

Supervisión aleatoria Diurna y nocturna respectivamente

PRODECIDIMIENTO 3: Intendentes

ENTRADA

Insumos

Trapeadores, escobas, cloro, fabuloso, Aromatizante, cubetas, fibras, lijas, cepillos, franelas, mandiles, sarricida,

agua, etc.

Proveedor


proveeduría asigne, contrate o empadrone

Procedimientos Se asignan tareas diversas de aseo a

todo el personal de intendencia

SALIDA

Producto o

Servicio Limpieza y aseo general


Procedimiento

Se distribuyen equitativamente las tareas Diversas de limpieza y aseo entre todo el personal de intendencia.

El personal de intendencia acude al almacén para que el almacenista haga

entrega de los insumos necesarios para accionar sus tareas. Acuden a sus áreas asignadas para

proceder con la limpieza respectiva.


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DIAGRAMA DE FLUJO: Intendentes


GENERALES ENCARGADO DE INTENDENTES

INTENDENTES

INICIO

PASO 1

PASO 2

FIN

NO SI

PASO 3 PASO 5

FIN


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DESCRIPCIÓN


y plantillas

1 Secretaria

Recibe el reporte vía oficio

Listado de reportes

2


Revisa la solicitud y

organiza conjuntamente con el encargado de

intendencia la distribución de las

tareas.

Rol de intendentes

3

Encargado de Intendentes

Una vez decidida la

designación pertinente procede a informar del

respectivo rol a las intendentes

Rol de intendentes

4

Intendente

Solicita llaves del inmueble y acude al mismo para su aseo

y limpieza

5


Supervisión aleatoria


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PRODECIDIMIENTO 4: Mensajeros

ENTRADA

Insumos

Copias, mochila, combustible, sellos, cojín para sello, carpetas separadoras,

folders, impermeables, casco de motociclistas, refacciones de

motocicletas, etc.

Proveedor

Todos los que el departamento de proveeduría asigne, contrate o

empadrone

Procedimientos Las diferentes dependencias entregan

documentación al mensajero.

SALIDA

Producto o Servicio

Distribución de documentación,

circulares, invitaciones de una dependencia a otra, del Ayuntamiento a empresas escuelas instancias de

gobierno etc.

Usuario o Cliente

Entrega a dependencias del

ayuntamiento, empresas escuelas instancias de gobierno etc

Procedimiento

El mensajero acude a cada

dependencia, recoge la documentación y la entrega a la dependencia, oficina,

escuela a la cual va dirigida


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DIAGRAMA DE FLUJO: Mensajeros

MENSAJERO DEPENDENCIAS

INICIO

PASO 1

PASO 2

DESCRIPCIÓN


y plantillas

1 Mensajero

Recibe

documentación de las diferentes

dependencias

2

Dependencias

Entrega

documentación en la dependencia a la cual va dirigida

Bitácora de mensajeros

FIN


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PRODECIDIMIENTO 5: Encargado de Centro de Copiado

ENTRADA

Insumos Hojas de papel, luz eléctrica, tóner, tinta,

Papelería, renta de fotocopiadora etc.

Proveedor


proveeduría asigne, contrate o empadrone

Procedimientos Las diferentes dependencias solicitan las fotocopias al centro de copiado

SALIDA

Producto o Servicio

Fotocopias de documentos, circulares,

oficios etc.

Usuario o Cliente Dependencias pertenecientes al H.

Ayuntamiento

Procedimiento

Personal de las diferentes dependencias

solicitan las fotocopias mediante un vale el cual se le entrega al encargado, posteriormente se le entrega sus

documentos junto con las fotocopias solicitadas


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DIAGRAMA DE FLUJO: Encargado De Centro De Copiado

DEPENDENCIAS ENCARGADO DE

CENTRO DE

COPIADO

INICIO

PASO 1

PASO 2

DESCRIPCIÓN


y plantillas

1 Dependencias

Solicitan fotocopias de documentación,

oficios, circulares

Vale de fotocopias

2

Jefe de centro de copiado

Elabora y entrega

fotocopias solicitadas

FIN


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PRODECIDIMIENTO 6: Encargado de Conmutadores

ENTRADA

Insumos Teléfono, directorio, agenda, papelería calendario de actividades, itinerarios.

Proveedor

Todos los que el departamento de proveeduría asigne, contrate o

empadrone

Procedimientos

Personas ajenas o pertenecientes al H. Ayuntamiento solicitan teléfonos o

enlazar llamadas con oficinas pertenecientes al mismo

SALIDA

Producto o

Servicio

Proporcionar números telefónicos o enlazar llamadas a las diferentes

dependencias

Usuario o Cliente Personal del H. Ayuntamiento o personas ajena

Procedimiento

Por medio de vía telefónica se solicita información, números telefónicos o el

enlace a una oficina o dependencia determinada


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DIAGRAMA DE FLUJO: Encargado de Conmutador

PERSONAS AJENAS O PERTENECIENTES AL H.

AYUNTAMIENTO

ENCARGADO DE CONMUTADOR

DEPENDENCIA

INICIO

PASO 1

PASO 2

DESCRIPCION


y plantillas

1 Personas ajenas o pertenecientes al H.

Ayuntamiento

Solicitan información, números telefónicos

o enlace de llamada

2

Encargado de Conmutador

Da información,

números telefónicos o enlaza llamadas a las oficinas o

dependencias solicitadas

PASO 3

FIN


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3 Dependencia solicitada

Recibe la llamada

ANEXOS

FORMATO DE REPORTE SERVICIOS GENERALES DEPENDENCIA: FECHA:

NOMBRE QUIEN SOLICITO EL SERVICIO:

MATERIAL UTILIZADO:

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:

NOMBRE DE LOS EJECUTORES DEL SERVICIO REALIZADO:


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BITÁCORA DE MENSAJEROS

FECHA

DEPENDENCIA

NOMBRE Y FIRMA

QUIEN RECIBE

HORA

HORA

HORA

HORA

OBSERVACIONES


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BITÁCORA DE RESGUARDO DE VEHÍCULOS DEPENDENCIA: FECHA

NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES

SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA


SI NO

DEPENDENCIA: FECHA

NOMBRE:

ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES

SI NO


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FORMATO DE PRÉSTAMO FECHA: Yo: ___________________________________________________, adscrito al departamento de: _______________________________________________ recibí en calidad de préstamo la siguiente herramienta de la Jefatura de Servicios Generales.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN

_______________________________________________

________________________________________________

Recibí Autorizo Nombre y Firma Nombre y Firma


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AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Lic. Eunice Saraí García Hernández

Jefe de Servicios

Generales

Lic. Tania de la Vega Espinal

Directora General de Administración

Lic. Juan Alberto Márquez de Anda

Presidente Municipal del H. Ayuntamiento

de Lagos de Moreno, Jalisco.

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