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DRU-MP Fecha de Elaboración: 15/01/17

Fecha de Actualización: 28/10/16 Versión: 3

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y

RELACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN DE RADIO UNIVERSIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RADIO UNIVERSIDAD

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Índice

Portada: ………………………………………………………………………………………. 1

Índice: ………………………………………………………………………………………… 2

Introducción: …………………………………………………………………………………. 3

Objetivo del Manual: ………………………………………………………………………… 4

Listado de Procedimientos: ………………………………………………………………… 5

Desarrollo de los Procedimientos ………………………………………………..………… 6

Anexos: ………………………………………………………………………………………. 10

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1. Introducción:

Con la finalidad de alcanzar los objetivos institucional estratégico y sustantivo de la Educación-Formación, la Universidad cuenta con los procesos estratégicos de Gobierno, Gestión y Control y dentro del Estatuto General, la Dirección General de Comunicación y Relaciones Públicas, la dirección de Radio Universidad, es la responsable de difundir interna y externamente el quehacer universitario; comunicando las diferentes actividades de la Institución, poner al servicio de la comunidad universitaria las relaciones y vínculo que tiene la institución con la sociedad con la finalidad del engrandecimiento de la misma.

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2. Objetivo del Manual:

Conocer de manera clara y detallada el procedimiento y desarrollo de las actividades que realiza la Dirección de Radio Universidad, además de servir como apoyo a las actividades diarias del personal que conforma la dirección así como el de nuevo ingreso.

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3. Procedimientos:

1. Producción y Transmisión de material radiofónico

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4. Desarrollo de los procedimientos:

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PROCEDIMIENTO: Producción y Transmisión de material radiofónico

OBJETIVO: Articular las funciones sustantivas de la Universidad, Docencia Investigación y Posgrado, extensión y vinculación

ALCANCE: Comunidad Universitaria y Público en General

Fecha de elaboración: 15/01/07 Fecha de Actualización: 28/10/16 Versión: 3

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Área de Recepción

1. Recibe el oficio de solicitud de las dependencias universitarias y externas, lo dirige a la Dirección para su revisión.

Dirección

2. Revisa el documento y determina la aceptación o rechazo de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Dirección de Radio Universidad.

3. En caso de ser rechazada se le llama al solicitante vía telefónica o por correo electrónica explicándole el motivo, y se regresa a la número 1 hasta que no exista ninguna observación. En caso de estar correcto se devuelve al área de recepción, para el trámite correspondiente.

Área de Recepción

4. Registra la solicitud en la “Bitácora de Recepción”, asignando un número consecutivo de control a la “Orden de Trabajo” (formato), lo devuelve a la Dirección para el siguiente paso

Dirección

5. Asigna y registra la “Orden de trabajo” en la “Bitácora de Dirección” a un productor, quien se encarga de producir el material y cumplir con las indicaciones anotadas por la dirección.

Área de Recepción

6. Termina el registro en la “Bitácora de Recepción” y entrega la orden de trabajo al productor asignado, obteniendo su firma de recibido, quedando así evidencia del seguimiento de la solicitud.

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Área de Producción

7. Con la información expresada en la solicitud de servicio que acompaña a la orden de trabajo, procede la pre-producción del material: Realiza guión, selecciona la música y elige la voz que grabará el material.

Área de Grabación

8. El productor presenta al operador de grabación la orden de trabajo, misma que registra en la “Bitácora de Cabina de Grabación”

9. Se realiza la grabación del material (Promocional, Cápsulas, Perifoneos,

Programas, voz en off)

10. Una vez grabado el material radiofónico, es revisado por uno de los productores alternos, el cuál firma la “Orden de trabajo”, misma que el productor presentará al área de transmisión.

11. El operador de grabación envía el material grabado para su transmisión con

pautas y vigencia determinada por el productor.

Área de Transmisión

12. Corrobora los datos de identificación del material enviado, con los datos asentados en la “Orden de trabajo.

13. Registra su recepción anotando las instrucciones de frecuencia, vigencia y a partir

del primer momento de su salida al aire deberá anotar cada transmisión en la “Bitácora electrónica de transmisión”, siempre y cuando se trate de una cápsula o de un promocional.

Área de Producción

14. Una vez que se transmite al aire el material radiofónico, envía por correo electrónico el formato de “Encuesta de Satisfacción al usuario”, solicitando su llenado para el cumplimiento total de su “Orden de trabajo” asignada. (no obstante está al pendiente de que sea respondida su encuesta, de no ser así insiste vía telefónica).

15. Entrega la orden de trabajo al área de recepción, debidamente requisitada y agregando de manera impresa el guión del material producido que respalda su grabación.

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Área de Recepción

16. Registra la información de la “Orden de trabajo” concluida, en la “Bitácora de Recepción y Producción diaria”.

17. Elabora un memorándum que se envía al área solicitante. En dicho documento se

informa la frecuencia y vigencia al aire de su material

Dirección

18. Integra la información contenida en la orden de trabajo en la “Bitácora de Dirección”, dando por concluida y atendida la solicitud.

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5. Anexos.

Solicitud de Servicio (oficio)

Bitácora de Recepción (Formato)

Orden de Trabajo (Formato)

Bitácora de Control de producción Dirección (Formato electrónico)

Bitácora de cabina de grabación (Formato)

Bitácora de cabina de transmisión (Programa Digital)

Encuesta de Satisfacción de usuario (Formato)

Bitácora de Producción Diaria (Formato)

Memorándum de respuesta

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Solicitud de Servicio (oficio)

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Bitácora de Recepción

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Orden de Trabajo

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Bitácora de cabina de grabación

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Bitácora de Dirección

INSTRUCTIVO DE LLENADO BITÁCORA DE CONTROL DEPRODUCCIÓN DIRECCIÓN

1. Fecha: Anotar la fecha en que fue recibida en dirección la solicitud.

2. Número de orden: Registrar el número que le corresponde de acuerdo al consecutivo que se lleva.

3. Actividad a realizar: Poner la leyenda PROMO, CÁPSULA, AUDIO, PERIFONEO, Según corresponda, seguido del nombre de la actividad a promocionar.

4. Área solicitante: Anotar el nombre del área o dependencia que envía la solicitud.

5. Productor a cargo: Anotar el nombre completo del productor que le fue asignada la orden de trabajo para su producción.

6. Fecha límite para la entrega del trabajo: Anotar la fecha en la que se pide sea transmitido el material.

7. Fecha en que entregó el trabajo: Anotar la fecha en la que realmente fue entregado el material ya producido.

8. Revisa: Anotar el nombre completo del productor alterno que revisó y autorizó el material grabado.

9. Observaciones: Anotar si el material fue entregado antes, a tiempo o después del tiempo estipulado.

11. Pauta: Anotar los horarios en los que se estará transmitiendo el material.

12. Vigencia: Registrar la fecha de inicio y termino del material que se va a transmitir

10. Orden entregada en recepción: Anotar la fecha de cuando la orden de trabajo es devuelta al área de recepción con la actividad concluida por parte del

productor, así como las iniciales del nombre de la persona que recibe y es responsable en el área de recepción.

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Encuesta de Satisfacción de usuario

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Bitácora de producción diaria

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Memorándum de respuesta

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