Nombre : Control de Fondos y Efectivo

Contenido: Acuerdos, Convenios, Contratos y Donativos

MANUAL DE

Procedimientos Contables Generales

Fecha de emisin Fecha efectiva

Captulo I

Seccin A

Pagina 1

A. OBJETIVO:

El propsito de esta Seccin es explicar, que an cuando cada Acuerdo, Convenio, Contrato o Donativo que suscribe el CATIE, puede tener caractersticas especiales, en cuanto a su administracin, stos no quedan excluidos de las Normas y Procedimientos Contables establecidos por la Institucin.

Sin inconveniente a la explicacin anterior, existen algunas normas especiales que rigen algunos de los Acuerdos, Convenios o Contratos, las que se aclaran en cada uno de ellos.

B. RESPONSABILIDADES

Este Procedimiento involucra a la Administracin General y a todas la unidades operativas donde se encuentre en vigencia un Acuerdo, Contrato , Convenio o se opere algn Donativo.

C. NORMAS ESPECIFICAS:

1. Autoridad y Responsabilidad

a. La primera responsabilidad sobre el control de los fondos y la ejecucin de las operaciones, serla del lder o jefe del convenio o unidad operativa, donde se desarrollen las actividades delrespectivo convenio, contrato o donativo.

b. La Divisin de Administracin y Finanzas tendr la responsabilidad del manejo de los fondos y lacontabilizacin correcta y oportuna de todos los gastos ejecutados por el convenio, contrato odonativo.

2. Cuentas Bancarias

a. Los fondos destinados a operar los Contratos, Convenios o Donativos se manejaran en una cuentabancaria oficial del CATIE y si el convenio solicita la apertura de una cuenta especifica, estadeber abrirse con el nombre del proyecto o donante.

b. En el caso de los fondos que transfiere el CATIE para la ejecucin de los Convenios estosdebern manejarse solamente por medio de cuentas corrientes donde se especifique el nombre delconvenio y el responsable de la cuenta.

c. Todos los gastos que realicen deben estar aprobados en los presupuestos y por el lder o jefedesignado por la direccin general para un convenio, contrato o donativo.

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3. Uso de Fondos

a. En los casos en que la ejecucin del programa, proyecto o actividad convenida con base a un Acuerdo, Contrato o Convenio, debe ser financiada totalmente con fondos de una institucin nacional o internacional, ser necesario que los fondos hayan ingresado al CATIE para realizar cualquier tipo de gastos.

b. Unicamente el Director General y Director de Administracin y Finanzas podrn autorizar el uso de

otros fondos destinados especficamente a las operaciones de los Acuerdos, Contratos o Convenios, para financiar transacciones de stos.

D. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

1. Normas Generales del Registro de las Operaciones

a. Las operaciones de los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donativos sern registradas en la Divisin de Administracin y Finanzas conforme a las normas y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados y establecidos en la institucin siempre y cuando no se haya convenido lo contrario en los documentos suscritos por gobiernos u organismos nacionales e internacionales.

b. En el manejo de la contabilidad de los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donativos, se seguirn

las normas y procedimientos descritos en este manual. a menos que se hubieran pactado otras, en todo o en parte.

2. Norma especial del Registro de Operaciones.

a. En los casos en que los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donaciones, establezcan especficamente, que la contabilidad o administracin de ellos tenga que manejarse en forma distinta a los procedimientos establecidos en CATIE, se buscar la forma de establecer o sistema que se ajuste o vare lo menos posible con respecto la contabilidad y al manejo de fondos.

b. En caso de que un convenio especifique lo indicado en el prrafo anterior deber tenerse la

aprobacin y el visto bueno de la Direccin General y Director de Administracin y Finanzas.

3. Transferencias entre Partidas de Presupuesto

a. Las partidas del presupuesto aprobadas en los convenios y contratos servirn como cifras de control en la ejecucin de los mismos durante su vigencia, y en caso de que hubiera que hacer alguna modificacin al presupuesto por sobregiro u otro motivo, debe solicitarse por escrito su aprobacin al donante antes de realizarla. Por lo que sin excepcin ninguna partida de presupuesto establecida en un convenio debe sobregirarse.

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4. Conservacin de Documentos.

a. Los Libros, registros, comprobantes, correspondencia y documentos relacionados con los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donaciones debern conservarse en el archivo general de contabilidad hasta por un periodo de cinco aos despus de que termine el proyecto o por un periodo mayor si as lo estableciere el convenio.

5. Disponibilidad de Documentos para Revisin

a. Los documentos relacionados con cada uno de los Acuerdos, Contratos y Convenios podrn ser puestos a la disposicin de la contra - parte, o de otras autoridades, cuando as lo establezca la Direccin General y la Direccin de Administracin y Finanzas o lo soliciten por escrito personeros debidamente autorizados y con el consentimiento de los Lderes o Jefes responsables de cada uno de los proyectos.

Nombre : Control de Fondos y Efectivo Contenido: Manejo de Fondos Operativos en Centroamrica

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1 A. OBJETIVO: Con motivo de la firma de Convenios y Contratos con entidades internacionales, para la realizacin y puesta en marcha de diversos proyectos cuyo mbito de accin se establece en toda el rea centroamericana, se ha estimado necesario establecer un procedimiento especfico, para el manejo de los fondos asignados a los tcnicos responsables de la ejecucin y puesta en marcha de las actividades necesarias y para cumplir con los objetivos establecidos en cada convenio y Contrato. B. RESPONSABILIDADES: Involucra a la Divisin de Administracin y Finanzas, Oficiales Administrativos y Tcnicos asignados por el CATIE en cada proyecto y pas. C. NORMAS ESPECIFICAS:

1. Cada Proyecto que desarrolle actividades en la regin centroamericana debe tramitar la apertura de una cuenta bancaria en moneda local del pas donde est operando. Esta cuenta debe llevar el nombre del Proyecto, nombre de CATIE y el nombre del responsable asignado para su manejo y control.

2. Conforme al punto anterior todos los ingresos y egresos sern manejados por medio de las cuentas

bancarias.

3. Los fondos para abrir, reembolsar o aumentar la cuenta bancaria sern transferidos por CATIE, mediante solicitud del oficial administrativo o lder el proyecto, quienes lo solicitaran de acuerdo a las actividades programadas y presupuestadas. Una vez realizada la transferencia de fondos el CATIE comunicar a los coordinadores de los proyectos de cada pas la fecha de envo.

4. Cuando el coordinador reciba los fondos transferidos deber depositarlos en la cuenta bancaria bajo su

responsabilidad. Estos fondos sern para uso nico y exclusivo de los gastos presupuestados para llevar a cabo las actividades necesarias en cumplimiento con los objetivos establecidos en cada convenio o contrato.

5. En forma mensual los responsables de los fondos operativos deben enviar a la Sede Central del CATIE

lo siguiente:

1. Gastos del mes 2. Conciliacin Bancaria. (debe anexar fotocopia del estado de cuenta bancario)

Estos documentos deben ser revisados por el oficial administrativo del proyecto y posteriormente Remitidos a la contabilidad del CATIE.

Nombre : Control de Fondos y Efectivo Contenido: Manejo de Fondos Operativos en Centroamrica

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Fecha de emisin 01-01-1998

Fecha efectiva 01-01-1998

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6. En caso de que el coordinador de un proyecto en un pas deje de laborar para este, se deber proceder

inmediatamente a cerrar la cuenta bancaria y cualquier otro asunto pendiente. Cuando se haya hecho la revisin se levantar un acta en la cual se har constar el saldo de la cuenta bancaria y todos aquellos puntos referentes al cierre de la cuenta. Esta acta ser firmada por el tcnico y el representante del CATIE a quien se le haya delegado la funcin. El original del acta se quedar en poder del tcnico y una copia deber ser enviada al proyecto y otra a la contabilidad del CATIE.

7. Las cuentas corrientes a travs de las cuales operan los fondos operativos tendrn registradas la firma

del tcnico responsable, y otro funcionario asignado por el CATIE.

8. Los pagos que se realicen a travs del fondo operativo debern ser efectuados en la medida de lo posible con cheque. Los cheques deben ser emitidos a la orden del respectivo beneficiario. No esta permitido girar cheques al "portador" o "caja".

Si por algn motivo se anulara un cheque el mismo debe inutilizarse de manera muy vis