manual de procedimiento

5/8/2018 Manual de Procedimiento - slidepdf.com

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TRABAJO DE

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

CONTABLES.

CURSO: 4 AÑO |A} DIURNO

AÑO LECTIVO: 2010 - 2011

EMPRESA S. VERONA A.

INTEGRANTES:

STHEPHANIA FRANCO

KAREN CAMPELO

CARLOS SALCEDO

SULLY SALINAS



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ÍNDICE:

ACTIVIDADES DE LA EMPRESA 03

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA 03

MISIÓN Y VISIÓN 04ESTATUTOS DE VERONA S.A 05

POLÍTICA EMPRESARIAL. 05

RAZÓN SOCIAL Y DOMICILIO 05

NORMAS Y POLÍTICAS DE VERONA S.A. 05

HORARIO DE TRABAJO. 06

OBLIGACIÓN DE LOS TRABAJADORES. 06

OBJETIVOS DE LA EMPRESA 06

OBJETIVOS FUNCIONALES 06 PLANTA DE PERSONAL 07

DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS 07

REMUNERACIÓN 07

FUNCIONES 08

GERENTE GENERAL 08

SECRETARIA 08

JEFE DE TALLER 09

JOYERO 10 VENDEDOR 10

NIVELES JERARQUICOS 11

REQUERIMINETOS 12

MANUAL DE PROCEDIMIENTO VENTAS 14

INTRODUCCIÓN 14

OBJETIVO MANUAL 15

PROCEDIMIENTOS DE VENTAS 16

DEPARTAMENTO DE VENTA Y COBRANZAS 17

PAPELERÍA 19

EJERCICIO 20

FORMATOS 22



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Actividades de l a empresa Verona S.A.

La empresa VERONA S.A. Se constituyo desde el 10 de j ul io del 2008.

Esta empresa se dedica a l a compra y venta de j oyas de pl ata y acero todo tipo ya sean aretes, pul seras, cadenas, sol itarios, y entre otras presentaciones.

Además se real izan actividades extras como composturas de l as j oyas, se f abrican nuevas j oyas de

acuerdo a pedidos de l os c l ientes.

Los proveedores de l a j oyería Verona S.A. son or f ebres nacional es como:

y Danny Rodríguez y X avier Vaca Coronel

y OR. Joyeros

y Pabl o Gui ll en ( cuenca) y Joyeros y Asociados S.A. y Joyería Gui ll ermo Vásquez

Proveedores Internacional es.

y Jewel s Si l ver ( Estados Unidos) y Litt l e Joyas ( Panamá)

Estructura de l a empresa Para l a el aboración del organigrama propuesto se tubo en cuenta l os criterios de ef iciencia

administrativa, primero organizando l as tareas y actividades entre l os el ementos del grupo, y disponiendo l os miembros de l a organización en una j erarquía determinada de autoridad



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MISIÓN Y VISIÓN

Misión: VERONA S.A., es una organización especial izada l a compra y venta de

j oyas de pl ata y acero todo tipo ya sean aretes, pul seras, cadenas, sol itarios, y entre otras presentaciones.

Además se real izan actividades extras como composturas de l as j oyas, se f abrican

nuevas j oyas de acuerdo a pedidos de l os c l ientes , siendo a l a vez un aporte

positivo al sector económico de l a región.

Visión: VERONA S.A., C.A., partiendo de su actividad económica y de acuerdo a l os

di f erentes requerimientos y necesidades de nues tros c l ientes de l a ciudad de

Guayaqui l y zonas adyacentes, se presenta en l a región como una opción atractiva

en l a adquisición de l a variada gama de j oyas. Partiendo de l os supuestos anteriores

esta organización cuenta con l os suf icienetes atributos para ser catal ogada de

poseer una ampl ia y reconocida l abor en l a rama de venta de j oyaso, aunado a l a

ética, organización y constancia que l a caracteriza.

Gerente General.

VERONA S.A.

Ing. Gonzalo Yépez

Castillo

Contadora.

CPA. Liliana Mastt.

Administradora de ventas.Srta. Andrea

Vendedoras.

Asistente de gerencia.

Srta. Franco



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ESTATUTOS DE VERONA S.A.

1. POLÍTICA EMPRESARIAL.

Consciente de que l o más preciado que posee es su recurso humano, al emitir el regl amento adopta todas

l as normas de seguridad, higiene y sal ud tendientes a disminuir y de ser posibl e el iminar l os riesgos de su

traba j o.

Su prioridad es preservar l a sal ud de sus traba j adores.

2. RAZÓN SOCIAL Y DOMICILIO

Apell idos y nombres: Y é pez Casti ll o Gonzal o Marcel o

Nombre comercial : VERONA S.A.

Establ ecimientos: 2

Ciudad. Guayaqui l

3. BASE LEGAL

� Articul o 1: La compañía se denominara " VERONA S.A. C. A"



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4. NORMAS Y POLÍTICAS DE VERONA S.A.

I. Pol íticas general es

Personal al tamente cal i f icado y especial izado, para asegurar l a total satisf acción de nuestros

c l ientes; actuando siempre con honestidad, responsabi l idad y apego estricto a l as normas

moral es, l egal es v costumbres de buenos ciudadanos.

Para ser traba j ador de VERONA S.A.

y Ser mayor de edad y Portar cedul a de ciudadanía, cedul a mi l itar y certi f icado de cal i f icación en caso necesario.

y Acreditar buena conducta, presentando certi f icados de honorabi l idad con direcciones y teléf onos. y Obtener certi f icado de sal ud y Entregar certi f icados de traba j os anteriores

y Someterse a un periodo de instrucción previo a l a contratación. y E l traba j ador garantiza pl enamente l a devol ución de material es, equipos y herramientas de traba j o.

II. Horario de traba j o.

La j ornada de traba j o de acuerdo al Art. 50 del Código de Traba j o es de 40 horas a l a semana de acuerdo a

l os horarios general es y especial es.

y Los traba j adores en general l aboraran j ornadas supl ementarias o extraordinarias l as mismas que

serán pagadas de acuerdo a l a l ey.

y Iniciadas l as l abores, queda prohibido abandonar el l ugar de traba j o en el horario asignado.

y Siendo l a actividad principal l a compra y venta de j oyas de pl ata y acero es obl igatorio l aborar hasta el sábado medio día.

y Las f al tas repetidas e in j usti f icadas de puntual idad o inasistencia al traba j o seran el motivo para

dar por terminado l a rel ación l aboral .

III. Obl igación de l os traba j adores.

y Cumpl ir f iel mente l as ordenes emanadas l e el empl eador. y Respetar a sus superiores de acuerdo al cargo j erárquico. y Def ender l os intereses moral es y material es de l a j oyería. y Desempeñar con conocimiento, ef iciencia l as l abores encomendadas.



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5. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

a. Asegurar l a ef ectividad organizacional .

b. E l aborar productos de al ta cal idad y competitividad.

c. Convertirnos en una compañía l íder en el territorio en donde l abore.

d. Mane j ar l a variabl e precio. e. Proteger márgenes. f . Maximizar fl u j os de ef ectivo

1. Ob j etivos f uncional es

� Al ta motivación del personal . � Me j oramiento continuo del capital humano. � Excel encia en todo nuestro traba j o.

� Traba j o en equipo y conf raternidad entre todo el personal .

TALENTO HUMANO

6. PLANTA DE PERSONAL:

1 DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS:

Jef e de Producción

Vendedor Joyero 1

Joyero 2

Joyero 3

Joyero 4

Joyero 5 Gerente

Secretaria de gerencia Contador Vendedor

2 CANTIDAD POR CARGOS:



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Por cada cargo se ocupará una persona.

3 REMUNERACIÓN:

y Los j oyeros 1, 2, 3, 4 y 5 recibirán un sal ario mínimo de $ 263.oo con sus respectivos

aportes paraf iscal es y auxi l io de transporte ( Todo de acuerdo a l a l ey vigente)

y Jef e de Producción, recibirá un sal ario por el val or de $ 1.200.oo inc l uido el val or de

pensión y sal ud.

y E l Gerente, recibirá un sal ario de $ 600.000.oo al cual tambi én se l e cancel ará l os anexos

respectivos a l as obl igaciones l egal es ( pensión y sal ud).

y Secretaria de Gerencia, recibirá un sal ario por el val or de $ 300.oo, en el cual se inc l uirán

auxi l io de transporte, sal ud y pensión.

y Al vendedor se l e pagará un honorario de $ 350.oo mensual

y E l contador recibirá un val or de $ 450.oo por honorario.

4 FUNCIONES:

Nombre del cargo: Gerente General

Descripción: Persona encargada de representar l egal mente a l a empresa, así como coordinar, administrar y dirigir l as l abores de l a compañía, es el responsabl e de su desarroll o.

Tareas a e j ecutar: � Representar a l a compañía en cual quier actividad l egal en l a que ésta participe o se vea

invol ucrada. � Establ ecer l a pl aneación f inanciera de l a empresa y mantener un control permanente sobre

esta área. � Establ ecer metas de producción y ventas para l a compañía y vel ar para su cumpl imiento. � Coordinar, j unto con el j ef e de producción, l as actividades a rea l izar anual mente y mensual mente, de manera que se puedan cumpl ir l as metas establ ecidas. � Real izar l as actividades de control que sean indispensabl es para el f uncionamiento, mantenimiento y desarroll o de l os ob j etivos de l a empresa. � Estar al día de l os imprevistos que se presenten en l a compañía y buscar l es sol ución, l ogrando

así l a optimización de l as uti l idades de l a empresa. � Conocer l a situación económica de l a compañía y buscar sol ución a l as eventual idades que se

puedan presentar en este aspecto. � Atender a l os c l ientes, en caso de ser necesario para l ograr una mayor comunicación de sus

necesidades. � Real izar reuniones periódicas o extraordinarias con l os socios para inf ormar l es acerca del

f uncionamiento de l a empresa.



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� Cual quier otra f unción que l e asignen l os socios.

Nombre del cargo: Secretaria

Descripción del cargo: La secretaria de gerencia se encargará de toda l a mecanograf ía y correspondencia de l a empresa, adicional mente debe atender y hacer ll amadas a l os c l ientes.

Funciones: � Real izar ll amadas sol icitadas por l a gerencia. � Contestar l as ll amadas. � Real izar tel ef ónicamente l os cobros a l os c l ientes. � Recibir l os pagos de l os c l ientes cundo estos van directamente a l a f ábrica. � E l aborar l as f acturas de cobro. � Recibir l as f acturas de l os proveedores. � Veri f icar l as f acturas con l as órdenes de pedidos y obtener el visto bueno de l a gerencia. � Real izar l os c heques y pasar l os al gerente para l a f irma.

� Recibir y enviar correspondencia. Ll evar el arc hivo de l a empresa. � Real izar l as l abores de mecanograf ía que l e indique el gerente. � Cual quier otra f unción que l e asigne el gerente.

Nombre del cargo: Jef e de Tall er

Descripción del cargo: E l j ef e de producción es el responsabl e de l a pl aneación, programación y control del área productiva de l a empresa.

Funciones: � P l anear l a producción y l os turnos de traba j o mensual mente. � Pasar inf ormes al gerente a cerca de l a producción y f uncionamiento de l a maquinaria. Real izar reuniones periódicas con el Gerente para discutir l a eventual idades que ocurran en el

departamento y pl anear l as actividades que ocurren es éste. � Semanal mente y mensual mente revisar l os inf ormes que l e pasan l os empl eados del

departamento de producción par control ar l os horarios de traba j o y f uncionamiento. � Programar l a uti l ización del equipo necesario en l a prestación de l os servicios de asesoría. � Coordinar l a provisión de insumos necesarios en el desarroll o de l as actividades para prestar ef icientemente l os servicios de asesoría en diseño y productos.

� Hacer bocetos y del inear l os nuevos diseños con el f in de innovar model os quesal drán a el mercado o por sol icitud de l os c l ientes de acuerdo con sus ideas y requerimientos E l aborar en el material respectivo l os mol des patrones de acuerdo con l as características del

diseño y l as especi f icaciones del c l iente. � Codi f icar l os mol des patrones por c l iente y por productos y mantener organizada y arc hivada l a

documentación, mol dería y demás inherentes al servicio de diseño a c l ientes. � Mantener actual izado y apl icar l as innovaciones de l a moda de l os productos de l a j oyería, evitando que l os diseños sean obsol etos en el momento de l anzar l os al mercado.



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� Proporcionar datos ref erentes a costos rel acionados con l a el aboración de l os diseños

propuestos y determinar el segmento del mercado para el cual está dirigido l os nuevos roductos. � Desarroll ar l os mol des básicos de l as j oyas

� Ll evar correctamente l a día el l ibro de k ardex y el control de existencias para sol icitar l as

reposiciones en el momento preciso, para evitar así retrasos innecesarios. E l aborar l as di f erente

órdenes de l as compras de material es, insumos, el ementos de caf etería, equipos para of icina y pl anta que se requiera para el me j or f uncionamiento de l a empresa. � Recepcionar l as material es primas, material es, equipos y herramientas, y el aborar l os

respectivos comprobantes, haciendo registro en el l ibro inmediatamente como l o indica el

rocedimiento. � Responsabi l izarse por l os inventarios del al mac én, donde se encuentran material es e

insumos de l a pl anta y de of icina y administrar l os material es, insumos y otros ú ti l es y papel ería

necesarios para el buen f uncionamiento de l a empresa. � Ll evar el inventario de l os activos y equipos de l a empresa con indicación de f ec ha de

adquisición, val or, vida ú ti l , estado, nú mero de ref erencia, val or f iscal , etc. � Liquidar l as órdenes de f abricación cumpl idas de acuerdo con l os el ementos de costos y establ ecer su val or f inal

Las demás que l e asigne su j ef e inmediato y que sean inherentes a l a natural eza de su cargo.

Nombre del cargo: Joyero

Descripción del cargo: Es responsabl e ante el j ef e de producción por l as diversas operaciones en

máquina básicas, especi f icadas o estaciones segú n el caso, de acuerdo con l a órdenes de

producción y l as especi f icaciones indicadas en l as f ic has t écnicas. Funciones: � Recepcionar l os material es e insumos para ef ectuar el proceso operacional .

� Sol icitar l os material es e insumos necesarios para real izar l as operaciones de postura

determinadas

� Anotar en l os f ormatos de control de operaciones y otros l os datos e inf ormación sol icitada. � Vel ar por que l as máquinas asignadas a l os distintos traba j os cumpl an con l os a j ustes t écnicos

necesarios. � Vel ar por el cuidado de l a maquinaria y demás el ementos del traba j o asignado. � Hacer el mantenimiento preventivo de l impieza a l a maquinaria asignada con l a debida

periodicidad. � Poner en práctica l as instrucciones sobre métodos de traba j os recibidas de su j ef einmediato

con el f in de minimizar tiempos e incrementar l a productividad.

� Hacer buen uso de l os aditamentos especial es en l as di f erente operaciones de conf ección que l o requieran. � Real izar l as operaciones de f abricación asignadas con un al to grado de cal idad ef iciencia. � Las demás que l e asigne su j ef e inmediato y que sean inherentes a l a natural eza de su cargo.

Nombre del cargo: Vendedor



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Descripción del cargo: E l vendedor es el encargado de uti l izar l as herramientas de

promoción de l a empresa buscando l a captación de nuevos c l ientes. Funciones: � Captar nuevos c l ientes. � Uti l izar l as t écnicas disponibl es de promoción de l a empresa.

� Vigi l ar l as tendencias del mercado y l a aparición de nuevos productos.� Expl icar adecuadamente al c l iente l as posibi l idades que of rece el producto.� Eval uar l as necesidades del c l iente. � Gestionar el cobro de l as ventas real izadas e inf ormar sobre l os cr éditos incobrabl es.

5 Niveles Jerárquicos

Nivel Directivo

Nombre del cargo: Junta Directiva

Supervisa a: Gerente General

Nivel E j ecutivo Nombre del cargo: Gerente general

Departamento: Administrativo

Subordinado a : Junta directiva

Supervisa a: Jef e de producción, secretaria, j oyeros y vendedor. Comunicaciones col ateral es: Asesor Externo.

Nivel Asesor Nombre del cargo: Asesor Externo ( Contador)

Comunicaciones col ateral es: Gerente

Nivel T écnico

Nombre del cargo: Jef e del Tall er Departamento: Producción

Subordinado a : Gerente General

Supervisa a: Operarios ( Joyeros)



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Comunicaciones col ateral es: No existe en l a empresa un cargo de igual nivel de

autoridad.

Nivel Administrativo

Nombre del cargo: Secretaria

Departamento: Administrativo

Subordinado a: Gerente

Supervisa a : No hay personas a su cargo

Comunicaciones col ateral es: No existe en l a empresa un cargo de igual nivel .

Nivel Operativo

Nombre del cargo: Vendedor ( 2) Departamento: Operativo

Subordinado a: Gerente

Supervisa a : Ninguno Comunicación col ateral es: No existe empl eados de igual nivel .

Nivel Productivo

Nombre del cargo: Joyeros ( 5) Departamento: Producción

Subordinado a: Jef e de tall er Supervisa a : Ninguno

Comunicación col ateral es: No existe empl eados de igual nivel .

6 Requerimientos

Cargo: Gerente General

Experiencia necesaria: Es conveniente que l a persona que ocupe este cargo hall a

tenido cierta experiencia en administración y mane j o de personal . Conocimiento: Estudios de administración de empresas, diseño y administración de

personal .

Entrenamiento: La persona que ocupe este cargo se debe f ami l iarizar con l a industria de metal es preciosos, conocer l os c l ientes real es y potencial es y aprender l a organización administrativa de l a

compañía. Habi l idades: E l gerente debe ser una persona que tenga un al to nivel de iniciativa y buen criterio

de f orma tal que pueda enf rentarse con situaciones probl emáticas y tomar l as decisiones

adecuadas. Adicional mente, debe tener capacidad de dirigir y mane j ar personal y disposición para

resol ver todo tipo de probl emas en el sistema humano, capital y t écnico. Sexo y edad: Sin inter és especí f ico de sexo y entre 25 y 35 años pref eribl emente.



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Cargo: Secretaria

Experiencia necesaria: Es conveniente una experiencia previa en secretariado ya que se requiere

para este traba j o una persona sumamente organizada, debido a l a variedad de l abores que debe

real izar. Conocimiento: Estudio en secretariado con conocimiento en contabi l idad.

Entrenamiento: Se debe f ami l iarizar con l a compañía, el mane j o contabl e de l a empresa y l os c l ientes de l a misma. Habi l idades: La persona que ocupe este cargo debe ser sumamente organizada y adicional mente

debe ser una persona muy amabl e, paciente y abierta que sea capaz de tratar con l os c l ientes. Sexo y edad: Mu j er con aspecto f ísico agradabl e a l a vista y con edad entre l os 20 y 28 años.

Cargo: Jef e de tall er

Experiencia necesaria: Es conveniente una persona con experiencia en mane j o de personal . Entrenamiento: Es total mente necesario que se f ami l iarice con l a industria de l os metal es

preciosos y aprenda el f uncionamiento de l a maquinaria, así mismo es importante el conocimiento

del personal a su cargo y l as f unciones especí f icas de cada uno. Conocimiento: Es exc l usivamente necesario una persona con experiencia en el ramo de l a

producción de l as j oyas en todos l os material es , administración y tener un excel ente mane j o de

personal . Habi l idades: Debe ser una persona con f aci l idad para tratar un gran nú mero de personal a su

cargo. Debe ser responsabl e ya que l as instal aciones del tall er y todo l o que se real ice en él está

ba j o su responsabi l idad, además debe tener suf iciente iniciativa y control de mando para pl anear l as actividades y buscar l a sol ución a l as eventual idades que se puedan presentar. Sexo y edad: Pref eribl emente mu j er entre l os 25 y 40 años

Cargo: Joyero

Conocimiento: Acreditar estudios secundarios y mane j o de máquinas de j oyería. Habi l idades: Debe tener destreza manual , responsabl e ya que el traba j o que se l e encomiende

debe ser real izado con ef iciencia, además debe tener iniciativa para recomendar l os cambios o

me j oras que sean necesarios en su traba j o. Sexo y edad: No existe determinación al guna en el sexo, y l a edad debe osci l ar entre l os 18 y 30 años.

Cargo: Vendedor

Experiencia necesaria: Es necesario tener l a experiencia mínima de un año y medio, y tener conocimiento del mane j o de c l ientes. Entrenamiento: Tener conocimiento de general del mane j o de ventas real izado por parte del tall er, sus c l ientes y especi f icaciones necesarias. Conocimiento: Acreditar estudios en ventas y mane j o de mercadeo. Habi l idades: Agresividad de ventas, responsabi l idad, constancia , f aci l idad de expresión, creatividad, buen carácter.



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Sexo y edad: Hombre entre 20 y 30 años.

7. MANUAL DE PROCEDIMIENTO VENTAS:

INTRODUCCIÓN

E l Manual Organizacional de VERONA S.A., permite l a percepción estructural de l a empresa

ahondando en sus características principal es nivel a nivel y cargo a cargo. La racional ización, ordenamiento y documentación de l os distintos contenidos estructural es y organizacional es de dic ha empresa, han permitido, entre otras muc has venta j as, l ograr que l a

misma pueda desarroll arse hacia una mayor productividad. Particul armente este manual organizacional permite que VERONA S.A. sea una empresa capaz de describir notabl emente su estructura orgánica a f in de poder establ ecer l as tareas, l abores, obl igaciones y responsabi l idades de cada uno de l os puestos que l a integran basándose

f undamental mente en l a descripción. Tambi én ayuda a expresar en cierta medida l o que impl ica

cada cargo dentro de l a organización, además de l a importancia de sus actividades dentro y f uera de l a unidad organizaciona l a l a que pertenece. A su vez l e permite a sus dueños constituir un

sistema administrativo conf iabl e, coherente y acorde con el propósito que requiere como

organización moderna. La idea f undamental de l a creación de este manual para VERONA S.A., es brindar al usuario un

mecanismo de consul ta continua para su evol ución desde el punto de vista estructural de ésta

organización.



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E l manual de procedimientos del VERONA S.A., C.A., contiene l a descripción de actividades que

se siguen en l a real ización de l as f unciones de l as unidades administrativas. E l manual inc l uye

además l os puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabi l idad y participación. Conteniente inf ormación, f ormul arios, autorizaciones y documentos, y otros datos que auxi l ian el

correcto desarroll o de l as actividades dentro de l a empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión l a inf ormación básica ref erente al f uncionamiento de todas l as unidades

administrativas, el manual f aci l ita l as l abores de auditoria, l a eval uación y control interno y su

vigi l ancia, l a conciencia en l os empl eados y en sus j ef es de que el traba j o se está real izando o no

adecuadamente. E l manual de procedimiento permite conocer el f uncionamiento interno por l o que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a l os puestos responsabl es de su e j ecución. Auxi l ian en l a inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que

describen en f orma detall ada l as actividades de cada puesto

OBJETIVO DEL MANUAL

� Coadyuvar a l a e j ecución correcta y oportuna de l as l abores encomendadas al personal .� Permitir el ahorro de tiempo y esf uerzos en l a e j ecución del traba j o, evitando l a repetición de

instrucciones.

� Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que f aci l ite su incorporación al traba j o. � Faci l itar el aprovec hamiento de l os recursos. � Faci l itar l a supervisión y eval uación del traba j o. � Propiciar el me j oramiento de l os servicios y cal idad de l a empresa. � Faci l itar l as l abores de auditoria, eval uación del control interno y su eval uación. � Construir una base para el anál isis posterior del traba j o y el me j oramiento de l os sistemas,

procedimientos y métodos.

E l presente manual invol ucra el estudio de l a Empresa VERONA S.A., a f in de eval uar l as

f unciones, ob j etivos, bases l egal es de ésta organización donde inc l uye l a pl ani f icación estrat égica

( misión, visión), pol íticas y organigrama f uncional y por cargos de l a organización; por medio del

cual sea de f áci l comprensión para l a persona que desea l eer l o. Además, permite f aci l itar l as l abores de auditoría l a eval uación de control interno y su vigi l ancia, uni f ormando y control ando el cumpl imiento de l as rutinas de traba j o y demás actividades propias

de una organización de este tipo.



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PROCEDIMIENTO DE VENTAS

N0. SIMBOLO QUIEN LO

HACE QUE HACE COMO LO HACE PARA QUE LO HACE

1 VENDEDOR

E l abora el proyecto de ventas y sol icitud de cr édito.

PERSONAL MENTE

DIRIGIENDOSE AL GERENTE

PARA FINIQUITAR LAS VENTAS DE LAS

JOYAS

2 GERENT E

Aprueba el f inanciamiento de l as j oyas.

PERSONALMENTE

PARA CUMPLIR LOS OBJETIVOS DE LA VENTA DE

LAS JOYAS

3

COBRADOR

y E l abora f acturas con reserva de dominio

y E l abora giros y

remite copias de f actura al c l iente

y Remite copia de f actura a contabi l idad

y E l abora recibo de cobro al c l iente y entrega copia a contabi l idad

PERSONALMENTE

PARA PODER

FACILITAR LO MAS INMEDIATO

POSIBLE LA VENTA DE LAS

JOYAS



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DEPARTAMENTO DE VENTA Y COBRANZA:

Ob j etivo General : Vender y brindar cr éditos a l os c l ientes, y a su vez cobrar cuentas que están en mora.

OBJETIVO ESPECIFICO:

y LLevar control total sobre l as transacciones y operaciones real izadas dentro de l a

empresa,

y Control ar que estas operaciones sean registradas en l os arc hivos a f ín de contar con l a

inf ormación necesaria al momento de ser requerida.

FUNCIONES:

y E l aborar proyecto de ventas y sol icitud de cr édito,

y E l aborar Facturas de venta.

y E l aborar Giros y remite copia de f actura al c l iente.

y E l aborar el recibo de cobro, del cual entrega original al c l iente y copia a contabi l idad.

POLÍTICAS:

4

CLIENTE

y Cancel a l os giros de cobranza

y Recibe giros original es de l a f actura al cancel ar el total de l a cuenta

PERSONALMENTE

PARA TERMMINAR DE CANCELAR LA

DEUDA OBTENIDA POR LA COMPRA DE

LAS JOYAS

5 COBRADOR

y Recibe copia de l as f acturas de venta

para l os registros contabl es

y Recibe copia de recibo de cobro para l os registros contabl es

PERSONALMENTE PARA EVITAR PROBLEMAS CON VERONA



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Real izar sondeos con respecto a l a pref erencia del pú bl ico si deséal a cobra de contado o cr édito.

NORMAS:

Generar y asegurar l a existencia de tecnol ogía de l os j oyas Mazda.

CONTROLES:

y Mantener l os me j ores j oyas de l a ciudad.

y Veri f icar sí l os j oyas cumpl en l os deseos del C l iente

y Veri f icar sí son l os me j ores cr éditos disponibl es para l os c l ientes.

Jef e Departamento de Ventas y Cobranzas

Ubicación rel ativa en el organigrama:

Nivel j erárquico al que pertenece: Cuarta Línea de dependencia superior: Gerente General Línea de mando inf erior: Descripción general : Se encarga de ll evar el control de l os pagos real izados diariamente. Descripción especí f ica: Debe cargar l a operación o l a transacción. Requerimientos de Educación: Bac hi ll er de l a Repú bl ica. Experiencia: Para poder desempeñar su traba j o con muc ha mayor precisión se pide como

requisito que tenga una experiencia de más de 2 años. Requerimientos de personal idad: Buena comunicación y rel aciones personal es. Condiciones de traba j o: Cómodas, en una of icina de excel entes condiciones. Esf uerzo f ísico: La

actividad no requiere de mayor esf uerzo f ísico. Riesgos: No presenta riesgos.

Cobranzas

Ubicación rel ativa en el organigrama: Nivel j erárquico al que pertenece: Staff

Línea de dependencia superior: Línea de mando inf erior: Descripción del cargo:



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Descripción general : Se encarga j unto con el Jef e de Ventas ll evar al día l os registros de

cobranza. Descripción especi f ica: Debe registrar l os datos de l os procesos de cobranza y ayudar en l o

posibl e al Jef e de Ventas a anal izar estos procesos. Especi f icaciones del puesto:

Requerimientos de Educación: TSU en Administración, Conocimiento básico del uso de paquetes inf ormáticos para el área contabl e el sistema uti l izado es MI X NET. Experiencia: En este cargo l a experiencia no es indispensabl e

Requerimientos de personal idad: Saber traba j ar en equipo y mantener buenas rel aciones con sus

compañeros. Condiciones de traba j o: En l o posibl e cumpl en con l os requerimientos necesarios de una of icina. Esf uerzo f ísico: La actividad no requiere de mayor esf uerzo f ísico. Riesgos: No presenta riesgos.

Vendedores

Ubicación rel ativa en el organigrama: Nivel j erárquico al que pertenece: StaíY Línea de dependencia superior: Línea de mando inf erior: Descripción del cargo: Descripción general : Se encarga de l as ventas de l os j oyas MAZDA. Descripción especi f ica: Debe

ll evar control por escrito de l os j oyas vendidos. Es el encargado de mantener l a rel ación con l os c l ientes. Especi f icaciones del puesto: Requerimientos de Educación: Conocimientos básicos de j oyas y ventas. Experiencia: Para este cargo no se exigen años de experiencia Requerimientos de personal idad: Excel ente comunicación y rel aciones personal es. Respeto y excel ente trato a l os c l ientes.

Condiciones de traba j o: En al gunos momentos en una of icina de traba j o y otras f uera de l a

empresa. Esf uerzo f ísico: La actividad no requiere de mayor esf uerzo f ísico. Riesgos: No presenta riesgos.

PAPELERIA

SE ELABORAN TODOS LOS REPORTE MENSUALES

Reporte de registro de f acturas

Es donde se registra l as f acturas de l as j oyas que se venden en el mes para poder el aborar todos l os reportes que se mencionan a continuación:



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Reporte por Proveedor Que contiene el total de l os ítems vendidos de cada proveedor

Reporte de ventas

Contiene el val or total de ventas mensual es

Reporte por vendedoras

Contiene el total de cuanto hizo cada vendedora en el mes con c heque ef ectivo y tar j eta

de cr édito.

Reporte por tar j eta de cr édito

Se registran l os Bouc her de l os artícul os que f ueron vendidos con tar j eta de cr édito

Reporte por depósito en ef ectivo y c heque

Se registra l os depósitos de l as ventas en ef ectivo y c heque

Movimientos pendientes de acreditación

AGOSTO

TOTAL: TOTAL:

Depósitos Bancarios $ - C heques Pendientes 0,00

Nro. Concepto Importe Nro. Concepto Fec ha Importe 2-ago-09 563343391 DEPÒSITO DE VENTAS 242,00 589204235 DEPOSITO DE VENTAS 13/08/2009 44,00

9-ago-09 580974563 DEPÒSITO DE VENTAS 124,00 589199826 DEPOSITO DE VENTAS 13/08/2009 51,00

13-ago-09 580974645 DEPÒSITO DE VENTAS 24,00 589201994 DEPOSITO DE VENTAS 13-ago 116,00


9-ago-09 580976353 DEPÒSITO DE VENTAS 127,00 600949916 DEPOSITO DE VENTAS 18 -ago 33,00

9-ago-09 580976524 DEPÒSITO DE VENTAS 220,00 619945858 DEPOSITO DE VENTAS 25 -ago 150,45





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11-ago-09 583558464 DEPÒSITO DE VENTAS 33,00 582,55

11-ago-09 583561108 DEPÒSITO DE VENTAS 155,00




16 -ago-09 596140817 DEPÒSITO DE VENTAS 173,00

16 -ago-09 596140338 DEPÒSITO DE VENTAS 131,00 18 -ago-09 600947248 DEPÒSITO DE VENTAS 111,00









2.938,00

MARZO

TOTAL: TOTAL:

Depósitos Bancarios 0,00 C heques Pendientes 0,00

Nro. Concepto Importe Nro. Concepto Fec ha Importe

3-mar -10 106530248 DEPOSITO EN VENTA 108,00 109453952 DEPOSITO EN VENTA 03/03/2010 104,00

3-mar -10 109457484 DEPOSITO EN VENTA 19,00 146815748 DEPOSITO EN VENTA 17/03/2010 53,00

5 -mar -10 116345507 DEPOSITO EN VENTA 20,00 146811378 DEPOSITO EN VENTA 17/03/2010 32,00

8 -mar -10 119858967 DEPOSITO EN VENTA 60,00 146813514 DEPOSITO EN VENTA 17/03/2010 21,00

8 -mar -10 119861068 DEPOSITO EN VENTA 94,00 165743149 DEPOSITO EN VENTA 24/03/2010 100,00 10 -mar -10 127806769 DEPOSITO EN VENTA 14,00 310,00

11-mar -10 131245858 DEPOSITO EN VENTA 38,00

17 -mar -10 146803879 DEPOSITO EN VENTA 59,00








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26 -mar -10 172390176 DEPOSITO EN VENTA 25,00 31-mar -10 184950231 DEPOSITO EN VENTA 102,00





1.375,00

FORMATOS



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manual de procedimiento

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