manual de procedimientostransparencia.esonora.gob.mx/nr/rdonlyres/ee7cdb14... · 01/10/08 unidad...

Manual de Procedimientos

Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora

Octubre de 2008

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA

1

Manual de Procedimientos


Validó:Validado de acuerdo a loestablecido en los artículos 26,apartado B fracción XI de la LeyOrgánica del Poder Ejecutivo delEstado

_________________________C.P. Gilberto Inda Durán Secretario de la Contraloría

General del Estado

Presentó

_________________________C.P. Ricardo Rivera Galindo

Director General del Consejo

Elaboró

_________________________ C.P. Manuel J. Limón Valdez Director de Administración y

Finanzas del Consejo

2

ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................... 3 II. OBJETIVO DEL MANUAL.......................................................................................... 4 III. DIRECCIÓN GENERAL ............................................................................................. 5

III.1 Red de Procesos................................................................................................ 6 III.2 Lista Maestra ....................................................................................................... 7 III.3 Elaboración de Procedimientos......................................................................... 8

III.3.1 Elaboración del procedimiento 1 ................................................................ 8 III.3.2 Elaboración del Procedimiento 2 .............................................................. 13 III.3.3 Elaboración del Procedimiento 3 .............................................................. 18

IV. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ................................................ 23

IV.1 Red de Procesos.............................................................................................. 24 IV.2 Lista Maestra..................................................................................................... 25 IV.3 Elaboración de Procedimientos ...................................................................... 26

IV.3.1 Elaboración del Procedimiento 1.............................................................. 27 IV.3.2 Elaboración del Procedimiento 2.............................................................. 32 IV.3.3 Elaboración del Procedimiento 3.............................................................. 37 IV.3.4 Elaboración del Procedimiento 4.............................................................. 42 IV.3.5 Elaboración del Procedimiento 5.............................................................. 47

V. DIRECCIÓN DE PROYECTOS................................................................................. 55

V.1 Red de Procesos................................................................................................ 56 V.2 Lista Maestra...................................................................................................... 57 V.3 Elaboración de Procedimientos ....................................................................... 58

V.3.1 Elaboración del Procedimiento 1............................................................... 58 V.3.2 Elaboración del Procedimiento 2............................................................... 63 V.3.3 Elaboración del Procedimiento 3............................................................... 68 V.3.4 Elaboración del Procedimiento 4............................................................... 73

3

I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos del Consejo Sonorense Promotor

de la Regulación del Bacanora, tiene como objetivo, servir de instrumento

de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al realizarse un

compendio en forma ordenada, secuencial y detallada de las operaciones

que le competen a este Consejo, cuidando que estas atiendan a la misión

del Gobierno del Estado.

El Manual contempla la Red de Procesos, la Lista Maestra de documentos

y los procedimientos desarrollados por las unidades administrativas que

integran al Consejo; esto con el propósito de contribuir en el desarrollo y

mejora contínua de la Administración Pública Estatal.

Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se

presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida,

en las estructuras orgánicas de las unidades administrativas, o en algún

otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

4

II. OBJETIVO DEL MANUAL Cumpliendo con la Misión del Gobierno de Estado de Sonora, dentro de la

cual se señala el apartado �Ofrecer servicios públicos de calidad�; el

Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora elaboró el

presente Manual de Procedimientos, mismo que tiene como objetivo

contribuir con el desarrollo del Sistema Integral de Procesos de la

Administración Pública Estatal, a través del cual la sociedad sonorense

podrá tener acceso a la información pública de las unidades administrativas

de este Consejo.

Este Manual tiene la finalidad de visualizar los procedimientos que se

desarrollan en cada una de las unidades administrativas, ya sea vía

electrónica en la página del Gobierno del Estado, ó, a través de consulta

física en las oficinas del organismo en mención.

Nuestro compromiso, como organismo descentralizado del Gobierno del

Estado, es cumplir con los lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo y del

marco jurídico � administrativo que nos rige, con lo cual estaremos

logrando el fortalecimiento social e institucional, a través de un Gobierno

Eficiente y Honesto.

5

III. DIRECCIÓN GENERAL



6

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7

III.2 Lista Maestra

Fecha: 01/10/2008 Hojas: 1 de 1

01DGB-DIRECCIÓN GENERAL

CÓDIGO DE RED RED DE PROCEDIMIENTOS No. DE

REVISIÓN FECHA DE

ELABORACIÓN (dd/mm/aa)

118-RP-01DGB/REV.01 RED DE PROCESOS

Procedimientos 118-02-04-05-02/01DGB-01-P01/REV.01

Celebrar convenios y/o acuerdos de coordinación 01 01/10/2008

118-02-04-05-01/01DGB-02-P02/REV.01

Presentar informes de actividades del CRB ante su Consejo Directivo 01 01/10/2008

118-02-04-05-01/01DGB-03-P03/REV.01

Remitir los programas institucionales y los presupuestos del CRB ante las instancias correspondientes

01 01/10/2008

Anexos 118-01DGB-P01-G01/REV.01

Diagrama de Flujo del procedimiento celebrar convenios y/o acuerdos de coordinación

01 01/10/2008

118-01DGB-P02-G01/REV.01

Diagrama de Flujo del procedimiento presentar informes de actividades del CRB ante su Consejo Directivo

01 01/10/2008

118-01DGB-P03-G01/REV.01

Diagrama de Flujo del procedimiento remitir los programas institucionales y los presupuestos del CRB ante las instancias correspondientes

01 01/10/2008

06-SIP-P02-F01/REV.00


8

III.3 Elaboración de Procedimientos

III.3.1 Elaboración del procedimiento 1 Ente Público

118 Direccionamiento al PED 02-04-05

Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 02

Subproceso 01

Fecha de elaboración 01/10/08

Unidad Administrativa 01DGB

Procedimiento P01

No. de Revisión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Celebrar convenios y/o acuerdos de coordinación. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-02/01DGB-01-P01/REV.01

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Fortalecer el desarrollo de la Industria del Bacanora, y lograr la óptima y equitativa distribución del Agave en el Área de la Denominación de Origen.

II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Dirección General del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora III. ALCANCE

Aplica para todos los convenios y/o acuerdos elaborados por el CRB.

IV. DEFINICIONES CRB: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora DGB: Dirección General del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora V. REFERENCIAS

• Plan Estatal de Desarrollo 2004 � 2009. • Programa de Mediano Plazo: Gasto Público. • Decreto que crea el CRB.

VI. POLÍTICAS • Direccionar las acciones de las diversas instituciones relacionadas con el Proyecto

Bacanora, hacia la consecución del desarrollo económico - sustentable de la Industria del Bacanora.

VII. PRODUCTOS 1. Convenios 2. Acuerdos

VIII. CLIENTE(S) • Gobernador del Estado. • Dependencias y/o Entidades. • Instituciones. • Ayuntamientos.

IX. INDICADORES No. convenios y/o acuerdos celebrados / No. convenios y/o acuerdos programados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS

• 118-01DGB-P01-G01/REV.01 Diagrama de Flujo • Inventario de registro del procedimiento • Verificación de la ejecución del procedimiento

06-SIP-P01-F02/REV.00

9

Ente Público 118

Direccionamiento al PED 02-04-05

Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 02

Subproceso 01



Procedimiento P01

No. de Revisión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Celebrar convenios y/o acuerdos de coordinación. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-02/01DGB-01-P01/REV.01

XII. RESPONSABILIDADES Director General: Promover, coordinar y dar seguimiento a la elaboración de convenios y acuerdos de coordinación.

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

Director General

1 Establecer comunicación con las dependencias e instituciones relacionadas al proyecto Bacanora.

1.1 Promover convenios y/o acuerdos de coordinación

con las dependencias e instituciones relacionadas al proyecto Bacanora.

Jefe de Departamento de Proyectos

2. Elaborar el anteproyecto de convenio y/o acuerdo. 2.1 Presentar al Director General el anteproyecto de

convenio y/o acuerdo de coordinación, para proceder a su aprobación.

Anteproyecto de convenio y/o acuerdo de coordinación

Director General

3. Convocar a sesión de Consejo Directivo del CRB, para analizar el proyecto de convenio y/o acuerdo de coordinación.

3.1 Presentar ante el Consejo Directivo del CRB, el

proyecto de convenio y/o acuerdo de coordinación para su aprobación.

Proyecto de convenio y/o acuerdo aprobado por el Consejo Directivo del CRB

Director General

4. Convocar a la dependencia o institución con la que se va a firmar el convenio y/o acuerdo de coordinación.

4.1 Firma del convenio y/o acuerdo de coordinación. 4.2 Fin del procedimiento.

Convenio y/o acuerdo de

coordinación

Elaboró: Revisó: Aprobó: Lic. Pavel Dennis Quiñonez C.P. Manuel Limón Valdez C.P. Ricardo Rivera Galindo

Jefe de Departamento de Proyectos del CRB

Director de Administración y Finanzas del CRB

Director General del CRB

06-SIP-P01-F02/REV.00

10

III.3.1.1 Inventario de Regristro del Procedimiento 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Celebrar convenios y/o acuerdos de coordinación.

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 118-02-04-05-02/01DGB-01-P01/REV.01

Fecha de elaboración: 01/10/08

No. Registro Tipo de Resguardo*

Responsable/ Puesto

Tiempo de resguardo*

Ubicación del resguardo

1 Anteproyecto de

convenio y/o acuerdo de Coordinación

Papel Pavel Raúl Dennis Quiñónez, Jefe de

Departamento

El tiempo que dure la

aprobación Archivo Dirección de

Proyectos

2 Convenios y/o Acuerdos de Coordinación

Papel y electrónico

Pavel Raúl Dennis Quiñónez, Jefe de

Departamento 40 años

Archivo del CRB y/o Archivo General del

Estado

*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro. *El tiempo de resguardo es en base a lo establecido en la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

06-SIP-P01-F03/REV.00


Dirección General

11

III.3

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12

III.3.1.3 Verificación de la Ejecución del Procedimiento 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Celebrar convenios y/o acuerdos de coordinación.

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-02/01DGB-01-P01/REV.01

Fecha de la verificación:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1 Ha promovido el Director General Convenios y/o Acuerdos de coordinación.

2 El Director General ha turnado al Consejo Directivo del CRB, los Proyectos de Convenios y/o Acuerdos de coordinación para su aprobación.

3 Se han llevado a cabo firmas de Convenios y/o Acuerdos de coordinación entre el CRB y otras dependencias e instituciones.

Nombre y firma del verificador

06-SIP-P01-F04/REV.00


Dirección General

13

III.3.2 Elaboración del Procedimiento 2

Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P02

No. de Revisión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Presentar Informes de actividades del CRB ante su Consejo Directivo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-01/01DGB-02-P02/REV.01

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dar transparencia al ejercicio de las funciones de cada unidad administrativa del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Dirección General del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. III. ALCANCE

Informes trimestrales y anuales de actividades del CRB.

IV. DEFINICIONES CRB: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. DGB: Dirección General del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS

• Decreto que crea el CRB.

VI. POLÍTICAS Vigilar que las unidades administrativas del CRB cumplan en tiempo y forma con lo lineamientos de transparencia, a través de la presentación de los informes relativos al área de su competencia. VII. PRODUCTOS

1. Informes Trimestrales de Actividades del CRB 2. Informe Anual de Actividades del CRB

VIII. CLIENTE(S) • Gobernador del Estado. • Secretaría de Economía. • Consejo Directivo del CRB.

IX. INDICADORES Documento elaborado / Documento programado. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS

• 118-01DGB-P02-G01/REV.01 Diagrama de Flujo. • Inventario de Registro del procedimiento. • Verificación de la Ejecución del Procedimiento.

06-SIP-P01-F02/REV.00

14

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P02

No. de Revisión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Presentar Informes de actividades del CRB ante su Consejo Directivo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-01/01DGB-02-P02/REV.01

XII. RESPONSABILIDADES Director General: Elaborar y someter a la consideración del Consejo Directivo del CRB, los Informes Trimestrales y Anual de Actividades de la entidad.


Director General

1. Revisar los informes detallados de cada una de las unidades administrativas del CRB.

1.1 Analizar la información que este de acuerdo a las políticas establecidas en cada caso.

1.2 Verificar que se hayan cumplido las metas y objetivos marcados para el período que se informa.

1.3 Llevar a cabo las recomendaciones que se hayan provocado en su caso, con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos generales.

1.4 Verificar que no haya quedado pendientes consultas realizadas.

Anteproyectos de informes trimestral y/o anual de actividades del CRB

Director General

2. Elaborar los informes trimestral y/o anual de actividades, para informar al Consejo del CRB.

2.1 Elaborar el resumen ejecutivo de actividades. 2.2 Convocar a reunión de Consejo Directivo, con el fin de

presentar el informe. 2.3 Someter a consideración del Consejo los informes para

la aprobación correspondiente. 2.4 Dar seguimiento a las recomendaciones que hayan

surgido.

Informes trimestral y/o anual de actividades del CRB

Director General

3. Difundir los objetivos y metas para el trimestre siguiente entre sus unidades administrativas.

3.1 Dar seguimiento a los objetivos y metas del trimestre, a

través de los informes correspondientes. 3.2 Fin del Procedimiento.

Elaboró: Revisó: Aprobó: Lic. Pavel Dennis Quiñonez C.P. Manuel Limón Valdez C.P. Ricardo Rivera Galindo




06-SIP-P01-F02/REV.00

15

III.3.2.1 Inventario de Registro del Procedimiento 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Presentar Informes de actividades del CRB ante su Consejo Directivo.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Anteproyectos de

informes trimestral y/o anual de actividades del

CRB Papel Rafaela Patricia Leal

Mendivil, Jefe de Oficina El tiempo que

dure la aprobación

Archivo del CRB

2 Informes Trimestrales de Actividades del CRB


Rafaela Patricia Leal Mendivil, Jefe de Oficina 40 años Archivo del CRB

3 Informe Anual de Actividades del CRB


Rafaela Patricia Leal Mendívil, Jefe de Oficina 40 años Archivo del CRB


06-SIP-P01-F03/REV.00


Dirección General

16

III.3

.2.2

Dia

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EN

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B.

17


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Presentar Informes de actividades del CRB ante su Consejo Directivo. Hoja 1 de 1




1 Se recabaron los informes de todas las unidades administrativas del CRB, para la elaboración de los Informes respectivos.

2 Se han elaborado los Informes trimestral y/o anual de actividades del CRB.

3 Se han sometido a consideración del Consejo Directivo del CRB, los Informes trimestral y/o anual de actividades.


06-SIP-P01-F04/REV.00


Dirección General

18

III.3.3 Elaboración del Procedimiento 3

Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 01

Subproceso 03



Procedimiento P03

No. de Revisión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remitir los programas institucionales y los presupuestos del CRB ante las instancias correspondientes. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-01/01DGB-03-P03/REV.01

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar los programas institucionales y los presupuestos del CRB, con base en la Ley de Planeación para el Estado de Sonora y la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Dirección General del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. III. ALCANCE Unidades administrativas del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. IV. DEFINICIONES CRB: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. DGB: Dirección General del Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS

• Ley de Planeación para el Estado de Sonora. • Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. • Plan Estatal de Desarrollo 2004 � 2009. • Programa de Mediano Plazo: Gasto Público. • Decreto que crea el CRB.

VI. POLÍTICAS Elaborar los programas institucionales y presupuestos del CRB, para su aplicación a través de las unidades administrativas, buscando la eficiencia en los procedimientos, y la calidad y transparencia en la ejecución de los programas. VII. PRODUCTOS

1. Programas institucionales. 2. Presupuesto de Ingresos. 3. Presupuesto de Egresos.

VIII. CLIENTE(S) • Secretaría de Economía. • CRB.

IX. INDICADORES Documentos elaborados / Documentos programados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS

• 118-01DGB-P03-G01/REV.00 Diagrama de Flujo. • Inventario de Registro del Procedimiento. • Verificación de la Ejecución del Procedimiento.

06-SIP-P01-F02/REV.00

19

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 01

Subproceso 03



Procedimiento P03

No. de Revisión 01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remitir los programas institucionales y los presupuestos del CRB ante las instancias correspondientes. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-01/01DGB-03-P03/REV.01

XII. RESPONSABILIDADES Director General del CRB: Remitir a la Secretaría de Hacienda, los proyectos de Programas Institucionales y Presupuesto de Ingresos y Egresos del CRB, previa autorización de su Consejo Directivo.


Director de Administración y Finanzas

1. Revisar y analizar los anteproyectos de Programas Institucionales y Presupuestos del CRB.

1.1 Verificar que los Programas Institucionales y

Presupuestos del CRB estén de acuerdo a las políticas y lineamientos emitidos en materia presupuestal.

1.2 Dar el visto bueno a los Programas Institucionales y Presupuestos del CRB, para remitirlos al Director General.

Anteproyectos de programas institucionales y presupuestos del CRB.

Director General

2. Convocar a reunión de Consejo Directivo del CRB, con el fin de presentar los proyectos de Programas Institucionales y Presupuestos de la Entidad.

2.1 Someter a consideración del Consejo los proyectos de Programas Institucionales y Presupuestos de la Entidad.

2.2 Dar seguimiento a las recomendaciones que hayan surgido.

Proyectos de programas institucionales y presupuestos del CRB.

Director General

3. Remitir a la Secretaría de Hacienda, los proyectos de Programas Institucionales y Presupuestos aprobados por el Consejo Directivo del CRB.

3.1 Revisión y en su caso aprobación de los proyectos de Programas Institucionales y Presupuestos del CRB, por parte de la Secretaría de Hacienda.

3.2 Dar seguimiento a las recomendaciones que hayan surgido.

3.3 Fin del procedimiento.

Programas Institucionales y Presupuestos del CRB.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Lic. Pavel Dennis Quiñonez C.P. Manuel Limón Valdez C.P. Ricardo Rivera Galindo




06-SIP-P01-F02/REV.00

20

III.3.3.1 Inventario de Registro del Procedimiento 3

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remitir los programas institucionales y los presupuestos del CRB ante las instancias correspondientes.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Anteproyectos de

Programas Institucionales y

Presupuestos del CRB Papel

Manuel J. Limón Valdez, Director de Administración y

Finanzas


aprobación

Archivo de la Dirección de

Administración y Finanzas

2 Proyectos de Programas

Institucionales y Presupuestos del CRB

Papel Manuel J. Limón Valdez,



aprobación

Archivo de la Dirección de


3 Programas

Institucionales y Presupuestos del CRB


Rafaela Patricia Leal Mendívil, Jefe de Oficina 40 años Archivo del CRB


06-SIP-P01-F03/REV.00


Dirección General

21

F

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B

22


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Remitir los programas institucionales y los presupuestos del CRB ante las instancias correspondientes.

Hoja 1 de 1




1 Se elaboraron y presentaron a consideración del Director General, los Programas Institucionales y Presupuestos del CRB.

2 Se sometieron a consideración del Consejo Directivo del CRB, los anteproyectos de Programas Institucionales y Presupuestos del Organismo.

3 Se sometieron a consideración de la Secretaría de Economía, los proyectos de Programas Institucionales y Presupuestos del CRB.


06-SIP-P01-F04/REV.00


Dirección General

23

IV. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS



24

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IV.1

Red

de

Proc

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25


IV.2 Lista Maestra

Fecha: 01/10/2008 Hojas: 1 de 1

02DAF-DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE REVISIÓN

FECHA DE ELABORACIÓN

(dd/mm/aa) 118-RP-

02DAF/REV.00 RED DE PROCESOS

Procedimientos

118-02-04-05-01/03DAF-02-P01/REV.00

Elaborar el Programa Operativo Anual y Presupuesto de Egresos del organismo. 00 01/10/2008

118-02-04-05-03/02DAF-03-P02/REV.00

Elaborar la contabilidad, estados financieros y llevar el control de las erogaciones que se realicen por el Consejo.

00 01/10/2008

118-02-04-05-02/02DAF-03-P03/REV.00

Contratación de personal. 00 01/10/2008

118-02-04-05-02/02DAF-04-P04/REV.00

Administrar las adquisiciones del Consejo. 00 01/10/2008

118-02-04-05-02/02DAF-05-P05/REV.00

Llevar el control del Sistema General de Archivos del Consejo 00 01/10/2008

Formatos

118-02DAF-P05-F01/REV.00

Cuadro general de clasificación archivística e instructivo de llenado 00 01/10/2008

118-02DAF-P05-F02/REV.00

Catálogo de disposición documental e instructivo de llenado 00 01/10/2008

118-02DAF-P05-F03/REV.00 Guía general e instructivo de llenado 00 01/10/2008

118-02DAF-P05-F04/REV.00

Inventarios de transferencia primaria e instructivo de llenado 00 01/10/2008

118-02DAF-P05-F05/REV.00

Inventarios documentales e instructivo de llenado 00 01/10/2008

118-02DAF-P05-F06/REV.00

Consideraciones para valorar documentos y archivos 00 01/10/2008

26

Anexos

118-02DAF-P01-G01/REV.00 Diagrama de Flujo 00 01/10/2008





06-SIP-P02-F01/REV.00

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27

IV.3 Elaboración de Procedimientos

IV.3.1 Elaboración del Procedimiento 1

Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 01

Subproceso 02


Unidad Administrativa 02DAF

Procedimiento P01

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Egresos del organismo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-01/02DAF-02-P01/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Que el Consejo cuente con la disponibilidad de los recursos financieros, para que cada una de las unidades administrativas cumpla con sus funciones. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora III. ALCANCE Ejercicio fiscal correspondiente. IV. DEFINICIONES Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. POA: Programa Operativo Anual. V. REFERENCIAS

• Ley de Planeación del Estado. • Plan Estatal de Desarrollo • Decreto que crea el Consejo. • Reglamento Interior del Consejo.

VI. POLÍTICAS Formular el POA y Presupuesto de Egresos, manteniendo el direccionamiento y concordancia con los objetivos del Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009. VII. PRODUCTOS

1. POA. 2. Presupuesto de Egresos.

VIII. CLIENTE(S) • Secretaría de Economía. • Dirección General del Consejo.

IX. INDICADORES No. de documentos elaborados / No. de documentos programados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS

• 118-02DAF-P01-G01/REV.00 Diagrama de Flujo. • Inventario de registro del procedimiento • Verificación de la ejecución del procedimiento

06-SIP-P01-F02/REV.00

28

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 01

Subproceso 02



Procedimiento P01

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Egresos del organismo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-01/02DAF-02-P01/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Administración y Finanzas: Elaborar los anteproyectos de POA y de Presupuesto de Egresos para presentarlos ante el Director General del Consejo.



1. Elaborar los anteproyectos de POA y de Presupuesto de Egresos para turnarlos al Director General.

Anteproyectos de POA y Presupuesto de Egresos.

Director General

2. Presentar los anteproyectos de POA y de Presupuesto de Egresos al Consejo Directivo para someter a su consideración dichos documentos.

2.1 El Consejo Directivo del Fondo, aprueba y remite

los proyectos de POA y de Presupuesto de Egresos a la Secretaría de Hacienda Estatal.

Proyecto de POA y Presupuesto de Egresos.

Director General

3. Presenta los proyectos de POA y de Presupuesto de Egresos a la Secretaría de Hacienda para su aprobación e inclusión en el Presupuesto del Gobierno del Estado.

3.1 Fin del Procedimiento.

POA y Presupuesto de Egresos.

Elaboró: Revisó: Aprobó: Lic. Pavel Dennis Quiñonez C.P. Manuel J. Limón Valdez C.P. Ricardo Rivera Galindo



Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

29

IV.3.1.1 Inventario de Registro del Procedimiento 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Egresos del organismo.

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 118-02-04-05-01/02DAF-02-P01/REV.00



Responsable/ Puesto



1 Anteproyectos de POA y de Presupuesto de

Egresos. Papel y

electrónico Manuel J. Limón Valdez,


Temporal Archivo Dirección de


2 Proyecto de POA y de

Presupuesto de Egresos.



Finanzas Temporal

Archivo Dirección de Administración y

Finanzas

3 POA y Presupuesto de Egresos.



Finanzas 40 años


Finanzas


06-SIP-P01-F03/REV.00


Dirección de Administración y Finanzas

30

IV.3

.1.2

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Esta

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31

IV.3.1.3 Verificación de la Ejecución del Procedimiento 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar el Programa Operativo Anual y el Presupuesto de Egresos del organismo.

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-01/02DAF-02-P01/REV.00



1 Se están elaborando los anteproyectos de POA y Presupuesto de Egresos del Consejo.

2 El Director General ha presentado los anteproyectos de POA y Presupuesto de Egresos al Consejo Directivo para someter a su consideración dichos documentos.

3 Se han presentado los proyectos de POA y Presupuesto de Egresos a la Secretaría de Economía para su aprobación.


06-SIP-P01-F04/REV.00



32


Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 03

Subproceso 03



Procedimiento P02

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar la contabilidad, estados financieros y llevar el control de las erogaciones que se realicen por el Consejo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-03-P02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mantener al día las erogaciones que se realicen por parte del Consejo, de acuerdo al presupuesto aprobado y asignado a dicho organismo. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora III. ALCANCE Ejercicio fiscal correspondiente. IV. DEFINICIONES Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS

• Decreto que crea el Consejo. • Reglamento Interior del Consejo.

VI. POLÍTICAS Llevar la contabilidad y el control del ejercicio presupuestal, de acuerdo a los lineamientos de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. VII. PRODUCTOS

1. Balance General. 2. Estados Financieros.

VIII. CLIENTE(S)

• Unidades administrativas del Consejo.

IX. INDICADORES No. de reportes elaborados / No. de reportes programados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS

• 118-02DAF-P02-G01/REV.00 Diagrama de Flujo. • Inventario de registro del procedimiento • Verificación de la ejecución del procedimiento

06-SIP-P01-F02/REV.00

33

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 03

Subproceso 03



Procedimiento P02

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar la contabilidad, estados financieros y llevar el control de las erogaciones que se realicen por el Consejo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-03-P02/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Administración y Finanzas: Elaborar el balance general y los estados financieros del Consejo, para presentarlos ante el Consejo Directivo para su consideración y aprobación en su caso.



1. Elaborar el balance general y estados financieros del Consejo, para su presentación al Director General.

1.1 Someter a consideración del Consejo Directivo el

balance general y los estados financieros del Consejo.

1.2 Publicar el balance general y los estados financieros en la página de Internet del Gobierno del Estado, de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.


Balance General y Estados Financieros




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

34


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar la contabilidad, estados financieros y llevar el control de las erogaciones que se realicen por el Consejo.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Balance General y Estados Financieros



Finanzas 40 años


Finanzas


06-SIP-P01-F03/REV.00



35

IV.3

.2.2

Dia

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36


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar la contabilidad, estados financieros y llevar el control de las erogaciones que se realicen por el Consejo.

Hoja 1 de 1




1 Se han elaborando el balance general y los estados financieros del Consejo, para presentarlos ante el Director General.

2 Se han sometido a consideración del Consejo Directivo el balance general y los estados financieros del Consejo.

3 Se están publicando el balance general y los estados financieros del Consejo en la página de Internet del Gobierno del Estado.


06-SIP-P01-F04/REV.00



37


Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 03

Subproceso 03



Procedimiento P03

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de personal. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-03-P03/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Reclutar y seleccionar al personal del Consejo, de acuerdo al perfil requerido y, a la Ley del Servicio Civil. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora III. ALCANCE

Unidades administrativas del Consejo.

IV. DEFINICIONES Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS

• Ley del Servicio Civil. • Decreto que crea el Consejo. • Reglamento Interior del Consejo.

VI. POLÍTICAS Contratar servidores públicos capacitados para desempeñar sus cargos de manera ética y profesional. VII. PRODUCTOS

1. Contratación de personal de acuerdo a la Ley del Servicio Civil. VIII. CLIENTE(S)

• Consejo. IX. INDICADORES Personal contratado / Personal solicitado X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS

• 118-02DAF-P03-G01/REV.00 Diagrama de Flujo • Inventario de registro del procedimiento • Verificación de la ejecución del procedimiento

06-SIP-P01-F02/REV.00

38

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 03

Subproceso 03



Procedimiento P03

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de personal. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-03-P03/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Administración y Finanzas: Seleccionar al personal del Consejo, de acuerdo al perfil y a la Ley del Servicio Civil.



1. Solicitar el personal requerido para la operación del Consejo.

1.1 Emitir la convocatoria para la selección de los

aspirantes a ocupar los puestos requeridos. 1.2 Llevar a cabo el reclutamiento de los aspirantes a

ocupar los puestos requeridos. 1.3 Seleccionar al personal que cubre los requisitos

de perfil, y los señalados en la Ley del Servicio Civil.

1.4 Contratación del personal seleccionado. 1.5 Fin del procedimiento.

Contrato




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

39


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de personal. Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 118-02-04-05-03/02DAF-03-P03/REV.00



Responsable/ Puesto

Tiempo de resguardo


1 Contrato Papel Manuel J. Limón Valdez,


40 años Archivo Dirección de



06-SIP-P01-F03/REV.00



40

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41


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de personal. Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-03-P03/REV.00



1 Al contratar personal, se ha emitido la convocatoria para la selección del personal.

2 Se ha reclutado y seleccionado al personal de acuerdo al perfil y lineamientos marcados en la Ley del Servicio Civil


06-SIP-P01-F04/REV.00



42


Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 03

Subproceso 03



Procedimiento P04

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administrar las adquisiciones del Consejo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-03-P04/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Administrar las adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios relacionados con bienes muebles del Consejo, de acuerdo a los lineamientos de la Ley estatal creada para tales efectos. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora III. ALCANCE Unidades administrativas del Consejo. IV. DEFINICIONES Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS

• Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios relacionados con bienes muebles de la Administración Pública Estatal.


VI. POLÍTICAS Instituir la cultura de la eficiencia, eficacia y transparencia, en el manejo de los recursos materiales y financieros del Consejo. VII. PRODUCTOS

1. Inventario físico. 2. Auditorias.

VIII. CLIENTE(S) • Consejo. • Secretaría de Economía Estatal. • Secretaría de la Contraloría General.

IX. INDICADORES Inventario físico / Adquisiciones autorizadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS


06-SIP-P01-F02/REV.00

43

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 03

Subproceso 03



Procedimiento P04

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administrar las adquisiciones del Consejo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-03-P04/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Administración y Finanzas: Administrar los recursos materiales y financieros del Consejo.



1. Adquisición de recursos materiales. 1.1 Elaborar el Programa Anual de Adquisiciones y

remitirlo a la Secretaría de Economía Estatal. 1.2 Llevar a cabo las adquisiciones aprobadas de

acuerdo al Programa Anual de Adquisiciones y al Presupuesto de Egresos para el ejercicio fiscal en turno.

Programa anual de adquisiciones


2. Fiscalizar los recursos materiales adquiridos. 2.1 Levantar un inventario físico de los recursos

materiales del Consejo. 2.2 Auditar los recursos materiales y financieros del

Consejo. 2.3 Fin del procedimiento.

Inventario físico




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

44


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administrar las adquisiciones del Consejo.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Programa anual de adquisiciones



Finanzas 40 años


Finanzas

2 Inventario físico Papel y electrónico


Finanzas 40 años


Finanzas


06-SIP-P01-F03/REV.00



45

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46


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administrar las adquisiciones del Consejo.

Hoja 1 de 1




1 Se ha elaborado el Programa Anual de Adquisiciones.

2 Se ha levantado inventario físico de los recursos materiales del Consejo.


06-SIP-P01-F04/REV.00



47


Ente Público 118


Hoja No. 1 de 5

Macroproceso 03

Subproceso 04



Procedimiento P05

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administrar de manera sistemática los archivos del Consejo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-03/02DAF-04-P05/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Sistematizar el archivo en trámite y de concentración de la dependencia o entidad, establecimiento de los criterios generales en materia de generación de datos, registros y archivos así como su conservación, clasificación archivística, consulta y actualización que permita una pronta localización y seguridad de la información pública requerida. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Unidades administrativas del Consejo. III. ALCANCE Archivo de trámite y concentración del Consejo. IV. DEFINICIONES

1. Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. 2. Archivo: Conjunto orgánico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos o

recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales. 3. Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya

consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de los sujetos obligados oficiales y que permanecen en él hasta su destino final.

4. Archivos en trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de sus atribuciones de una unidad administrativa.

5. Archivos históricos: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

6. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos;

7. Catálogo de disposición gubernamental: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación la vigencia documental, la clasificación de reservas o confiabilidad y el destino final.

8. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad, sin que esta clasificación en materia de archivo corresponda a la clasificación de la información restringida.

9. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.

10. Cuadro de Justificación. Instrumento que muestra los criterios considerados para la valoración, clasificación, tiempo de guarda y destino final de la documentación.

11. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

06-SIP-P01-F02/REV.00

48

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 5

Macroproceso 03

Subproceso 04



Procedimiento P05

No. de Revisión 00


12. Depuración: Es la eliminación física de documentos, los cuales ya cumplieron su función plazos determinados, en el cuadro general de clasificación, deben ser acompañados del criterio de eliminación y éste a su vez asentarse en un acta.

13. Destino final: Selección de los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlo de baja o transferirlo a un archivo histórico.

14. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una entidad pública, cuyo nombre se identifica.

15. Formulario de Clasificación Archivística: Instrumento de apoyo para identificar y agrupar expedientes para una correcta clasificación archivística.

16. Expediente: Unidad Documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenado y relacionado por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad.

17. Guía General: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme el cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

18. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo en trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

19. Sección: Es la división de un fondo basado en la estructura orgánica de la entidad pública o equivalente de conformidad con las disposiciones aplicables.

20. Serie: Es el conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo emanado de una misma unida administrativa, como resultado de sus funciones específicas.

21. Series documentales: Son agrupamientos de documentación que se produce y se usa en cualquier institución, entidad pública o en alguna de sus unidades de adscripción interna, es decir una asociación de expedientes cuya producción deriva del ejercicio de una misma función o atribución.

22. Sistema interno: El Sistema integral de Archivo. 23. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. 24. Valor documental: Condición de los documentos que le confiere características

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios ); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

25. Vigencia documental: Período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos. legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes aplicables; y

26. Ubicación topográfica: Lugar físico donde se ubicarán las cajas de archivo que pasan al archivo de concentración.

06-SIP-P01-F02/REV.00

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Ente Público 118


Hoja No. 3 de 5

Macroproceso 03

Subproceso 04



Procedimiento P05

No. de Revisión 00


V. REFERENCIAS ! Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos ! Constitución Política del Estado de Sonora ! Ley que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos del Estado

de Sonora Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora ! Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes

Muebles de la Administración Pública Estatal. ! Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios ! Reglamento del Sistema Estatal de Archivos Públicos ! Lineamientos Generales para el Acceso a la Información Pública Clasificación y

Desclasificación de la Información de los Sujetos Obligados para el Estado y para la Organización y Conservación de Documentación Pública.

! Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos • Modelo General para la Conformación del Sistema Integral de Archivos. • Decreto que crea el Consejo. ! Reglamento Interior del Consejo.

VI. POLÍTICAS ! El Titular del Consejo designará al Coordinador del Sistema integral de Archivos y al

responsable del Archivo General. ! El Consejo conformará su Comité Interno del Sistema Integral de Archivos. ! El Comité Interno del Sistema integral de Archivos estará conformado por un presidente

que será el titular del Consejo, un Secretario que será el titular de la unidad administrativa responsable de establecer los criterios de control documental y los vocales que serán los titulares de las unidades administrativa que conforman el Consejo.

! El Comité Interno aprobará los criterios para el control documental, de conformidad a lo establecido en los Lineamientos para la Organización y Conservación de la Documentación Pública.

! El Responsable de cada unidad administrativa designará al enlace de archivo. ! El titular de la Unidad Administrativa con la participación de todos sus colaboradores

integrarán todos los formatos. ! Para el archivo histórico se considerará lo dispuesto por la Secretaría de Gobierno.

VII. PRODUCTOS ! Registro de archivos valorados (Administrativo, fiscal o legal). ! Registro de información con clasificación de reservada o confidencial. ! Registro de archivos según tiempo de guarda. ! Registro de archivos según su destino final (Baja o archivo histórico).

VIII. CLIENTE(S) • Unidades administrativas del Consejo. • Ejecutivo del Estado. • Secretaría de la Contraloría General. • Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora.

06-SIP-P01-F02/REV.00

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Ente Público 118


Hoja No. 4 de 5

Macroproceso 03

Subproceso 04



Procedimiento P05

No. de Revisión 00


IX. INDICADORES 1. Proporción de Unidades administrativas con Cuadro general de clasificación

archivística=Número de Unidades Administrativas con Cuadro general de clasificación archivística / Total de Unidades Administrativas.

2. Proporción de Unidades administrativas con Catálogo de disposición documental=Número de Unidades Administrativas con Catálogo de disposición documental / Total de Unidades Administrativas.

3. Proporción de reuniones realizadas con el Comité Interno = No. de reuniones del Comité Interno realizadas / No. de reuniones programadas.

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS ! 118-02DAF-P05-F01/REV.00 Cuadro general de clasificación archivística e

Instructivo de llenado. ! 118-02DAF-P05-F02/REV.00 Catálogo de disposición documental e Instructivo de

llenado. ! 118-02DAF-P05-F03/REV.00 Guía general e Instructivo de llenado. ! 118-02DAF-P05-F04/REV.00 Inventarios de transferencia primaria e instructivo de

llenado. ! 118-02DAF-P05-F05/REV.00 Inventarios documentales e Instructivo de llenado. ! 118-02DAF-P05-F06/REV.00 Consideraciones para valorar documentos y archivos. XI. ANEXOS


XII. RESPONSABILIDADES Director de Administración y Finanzas: Llevar el control de los archivos del Consejo, e implementar el sistema integral para tales efectos.



1. Elaborar el cuadro general de clasificación.

Cuadro General de Clasificación


2. Elaborar el catálogo de disposición

documental. Catálogo de Disposición Documental

06-SIP-P01-F02/REV.00

51

Ente Público 118


Hoja No. 5 de 5

Macroproceso 03

Subproceso 04



Procedimiento P05

No. de Revisión 00



3. Elaborar los formatos para transferencia primaria, secundaria y baja documental.

Formatos para Transferencia Primaria, Secundaria y Baja Documental


4. Elaborar el formato para el préstamo de documentos.


Formato para Préstamo de Documentos




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

52


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Llevar a cabo el control de los archivos del Consejo, mediante la implementación de un sistema integral.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Cuadro General de Clasificación



Finanzas 40 años Archivo Dirección

General del Consejo

2 Catálogo de Disposición Documental




General del Consejo

3 Formatos para

Transferencia Primaria, Secundaria y Baja

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General del Consejo

4 Formato para Préstamo de Documentos




General del Consejo


06-SIP-P01-F03/REV.00



53

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54


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Llevar a cabo el control de los archivos del Consejo, mediante la implementación de un sistema integral.

Hoja 1 de 1




1 Se elaboró el Cuadro General de Clasificación.

2 Se elaboró el Catálogo de Disposición Documental.

3 Se elaboraron los Formatos para Transferencia Primaria, Secundaria y Baja Documental.

4 Se elaboró el Formato para Préstamo de Documentos.


06-SIP-P01-F04/REV.00



55

V. DIRECCIÓN DE PROYECTOS



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V.1

Red

de

Proc

esos

57

V.2 Lista Maestra

Fecha: 01/10/2008 Hojas: 1 de 1

03DPB-DIRECCIÓN DE PROYECTOS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE REVISIÓN

FECHA DE ELABORACIÓN

(dd/mm/aa) Procedimientos

118-02-04-05-04/03DPB-01-P01/REV.00

Análisis técnico de los proyectos 00 01/10/2008

118-02-04-05-04/03DPB-01-P02/REV.00

Supervisar el correcto funcionamiento de los proyectos 00 01/10/2008

118-02-04-05-02/03DPB-02-P03/REV.00

Proponer convenios y/o acuerdos de coordinación entre el Fondo y las instituciones relacionadas al Bacanora

00 01/10/2008

118-02-04-05-04/03DPB-03-P04/REV.00

Realizar reuniones con productores de Agave y Bacanora de los 35 municipios del Área de la Denominación de Origen

00 01/10/2008

Anexos 118-03DPB-P01-G01/REV.00

Diagrama de Flujo 00 01/10/2008

118-03DPB-P02-G01/REV.00


118-03DPB-P03-G01/REV.00


118-03DPB-P04-G01/REV.00


06-SIP-P02-F01/REV.00


58

V.3 Elaboración de Procedimientos

V.3.1 Elaboración del Procedimiento 1 Ente Público

118 Direccionamiento al PED 02-04-05

Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 04

Subproceso 01


Unidad Administrativa 03DPB

Procedimiento P01

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Análisis técnico de los proyectos presentados ante el Consejo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-04/03DPB-01-P01/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Análisis técnico de los proyectos presentados, para corroborar que sean proyectos productivos técnicamente viables. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Aplica para productores de Agave, envasadores y comercializadores de Bacanora, e investigadores. III. ALCANCE Para todos lo proyectos presentados para su análisis. IV. DEFINICIONES Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS


VI. POLÍTICAS Desarrollar proyectos que transfieran capacitación y desarrollo tecnológico, para los 35 municipios que integran el Área de la Denominación de Origen del Bacanora. VII. PRODUCTOS

1. Dictamen técnico de la evaluación de los proyectos.

VIII. CLIENTE(S) • Productores de Agave y Bacanora. • Envasadores de Bacanora. • Comercializadores de Bacanora. • Investigadores.

IX. INDICADORES No. de proyectos recibidos / No. de proyectos programados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS

• 118-03DPB-P01-G01/REV.00 Diagrama de Flujo. • Inventario de registro del procedimiento • Verificación de la ejecución del procedimiento

06-SIP-P01-F02/REV.00

59

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 04

Subproceso 01



Procedimiento P01

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Análisis técnico de los proyectos presentados ante el Consejo. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-04/03DPB-01-P01/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Proyectos: Llevar a cabo el análisis técnico de los proyectos productivos, presentados ante el Fondo y emitir un dictamen de aprobación o rechazo de dichos proyectos.


Director de Proyectos

1. Recepción de los proyectos. 1.1 Se reciben los proyectos y se les asigna el número

consecutivo para su revisión.


2. Analizar técnicamente la viabilidad de los proyectos presentados ante el Fondo.

2.1 Los proyectos son revisados por un Asistente

Técnico y por el Subdirector de Proyectos.


3. Emitir el dictamen técnico de la evaluación de los proyectos.


Dictamen Técnico




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

60

V.3.1.1 Inventario de Registro del Procedimiento 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Análisis técnico de los proyectos presentados ante el Consejo.

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 118-02-04-05-04/03DPB-01-P01/REV.00



Responsable/ Puesto



1 Dictamen Técnico Papel y electrónico

Pavel Raul Dennis Quiñonez, Jefe de

Departamento 40 años Archivo Dirección de

Proyectos


06-SIP-P01-F03/REV.00


Dirección de Proyectos

61

V.3.

1.2

Dia

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62

V.3.1.3 Verificación de la Ejecución del Procedimiento 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Análisis técnico de los proyectos presentados ante el Consejo.

Hoja 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-04/03DPB-01-P01/REV.00



1 Se ha llevado a cabo la recepción de proyectos por parte de la Dirección de Proyectos del Consejo.

2 Se han analizado técnicamente los proyectos, para corroborar la viabilidad de los mismos.

3 Se han emitido dictámenes técnicos de la evaluación de los proyectos presentados.

4 Se han elaborado los formatos requeridos para el análisis de los proyectos.


06-SIP-P01-F04/REV.00



63

V.3.2 Elaboración del Procedimiento 2

Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 04

Subproceso 01



Procedimiento P02

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Supervisar el correcto funcionamiento de los proyectos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-04/03DPB-01-P02/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar a cabo la supervisión de los proyectos presentados, para corroborar que estén funcionando correctamente. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Aplica para productores de Agave, envasadores y comercializadores de Bacanora, e investigadores.

III. ALCANCE Para todos los proyectos aprobados. IV. DEFINICIONES

Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora.

V. REFERENCIAS • Decreto que crea el Consejo. • Reglamento Interior del Consejo.

VI. POLÍTICAS

Desarrollar proyectos que transfieran capacitación y desarrollo tecnológico, para los 35 municipios que integran el Área de la Denominación de Origen del Bacanora.

VII. PRODUCTOS 1. Tarjeta informativa del desarrollo del proyecto.

VIII. CLIENTE(S) • Productores de Agave y Bacanora. • Envasadores de Bacanora. • Comercializadores de Bacanora. • Investigadores.

IX. INDICADORES No. de proyectos recibidos / No. de proyectos programados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS


06-SIP-P01-F02/REV.00

64

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 04

Subproceso 01



Procedimiento P02

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Supervisar el correcto funcionamiento de los proyectos. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-04/03DPB-01-P02/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Proyectos: Llevar a cabo la supervisión de los proyectos presentados ante el Consejo y elaborar una tarjeta informativa al Director General sobre el desarrollo de los mismos.



1. Solicitar a los coordinadores, información sobre los avances de los proyectos que están a su cargo.

1.1 Recabar información trimestral del desarrollo de

los proyectos vigentes.


2. Verificar personalmente que la información proporcionada sea correcta.

2.1 Realizar visitas a los coordinadores de proyectos,

para verificar los informes presentados.


3. Elaborar una tarjeta informativa al Director General, sobre el desarrollo de los proyectos.


Tarjeta Informativa




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

65


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Supervisar el correcto funcionamiento de los proyectos.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Tarjeta Informativa Papel Pavel Raul Dennis Quiñonez, Jefe de

Departamento 1 año Archivo Dirección de

Proyectos


06-SIP-P01-F03/REV.00



66

V.3.

2.2

Dia

gram

a de

Flu

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roce

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67


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Supervisar el correcto funcionamiento de los proyectos.

Hoja 1 de 1




1 Se solicitó a los coordinadores, información sobre los avances de los proyectos que están a su cargo.

2 Se está verificando personalmente que la información proporcionada sobre los proyectos sea correcta.

3 Se han elaborado tarjetas informativas al Director General, sobre el desarrollo de los proyectos.


06-SIP-P01-F04/REV.00



68


Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 02

Subproceso 02



Procedimiento P03

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proponer convenios, contratos y/o acuerdos de coordinación entre el Consejo y las Instituciones relacionadas al Bacanora. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-02/03DPB-02-P03/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Instrumentar convenios y/o acuerdos de coordinación con instituciones relacionadas al Bacanora, para eficientar la elaboración de la bebida, y coadyuvar al desarrollo de la Industria del Bacanora. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Aplica para dependencias, entidades, instituciones y Ayuntamientos. III. ALCANCE 35 municipios del Área de la Denominación de Origen del Bacanora. IV. DEFINICIONES Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS


VI. POLÍTICAS Establecer coordinación con las diferentes instituciones y dependencias que tengan relación con el proyecto bacanora, para el desarrollo sustentable de la cadena productiva Agave-Bacanora.

VII. PRODUCTOS 1. Convenios. 2. Contratos. 3. Acuerdos.

VIII. CLIENTE(S) • Gobernador del Estado. • Dependencias y Entidades. • Instituciones. • Ayuntamientos.

IX. INDICADORES No. de mecanismos de coordinación firmados / No. de reuniones de coordinación programadas. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS


06-SIP-P01-F02/REV.00

69

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 02

Subproceso 02



Procedimiento P03

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proponer convenios, contratos y/o acuerdos de coordinación entre el Consejo y las Instituciones relacionadas al Bacanora. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-02/03DPB-02-P03/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Proyectos: Elaborar y proponer al Director General, un cronograma de reuniones de coordinación, para concretar la firma de convenios, contratos y/o acuerdos con instituciones relacionadas al Bacanora.



1. Establecer comunicación con las instituciones relacionadas al Bacanora, para concertar las reuniones de coordinación.


2. Elaboración de cronograma de reuniones de coordinación interinstitucional.

Cronograma de Reuniones de Coordinación


3. Consultar y analizar los documentos normativos que sean aplicables a cada institución, con el propósito de identificar sus facultades, mismas que servirán para la determinación de los convenios y/o acuerdos con cada institución.


4. Elaboración y presentación de los convenios y/o acuerdos para la revisión y firma de las instituciones.


Convenios y/o Acuerdos de Coordinación




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

70


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proponer convenios, contratos y/o acuerdos de coordinación entre el Consejo y las Instituciones relacionadas al Bacanora.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Cronograma de Reuniones de Coordinación




Proyectos

2 Convenios, contratos

y/o Acuerdos de coordinación




Proyectos


06-SIP-P01-F03/REV.00



71

V.3.

3.2

Dia

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Flu

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72


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proponer convenios, contratos y/o acuerdos de coordinación entre el Consejo y las Instituciones relacionadas al Bacanora.

Hoja 1 de 1




1 Se ha establecido comunicación con las instituciones relacionadas al Bacanora, para concertar las reuniones de coordinación.

2 Se elaboró el cronograma de reuniones de coordinación interinstitucional.

3

Se han consultado y analizado los documentos normativos que sean aplicables a cada institución, con el propósito de identificar sus facultades, mismas que servirán para la determinación de los convenios y/o acuerdos con cada institución.

4 Se han elaborado y presentado convenios y/o acuerdos para la revisión y firma de las instituciones.


06-SIP-P01-F04/REV.00



73


Ente Público 118


Hoja No. 1 de 2

Macroproceso 04

Subproceso 03



Procedimiento P04

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar reuniones con productores de Agave y Bacanora de los 35 municipios del Área de la Denominación de Origen. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-04/03DPB-03-P04/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Promover la organización de los productores de Agave y Bacanora, para canalizarles recursos materiales y financieros, a través de los programas y subprogramas que determine el Consejo Directivo y que se constituyan para llevar a cabo proyectos específicos. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Aplica para productores de Agave y Bacanora.

III. ALCANCE Para todas las reuniones programadas. IV. DEFINICIONES Consejo: Consejo Sonorense Promotor de la Regulación del Bacanora. V. REFERENCIAS


VI. POLÍTICAS Constituir asociaciones de productores de Agave y Bacanora, para la organización, capacitación y transferencia de tecnología. VII. PRODUCTOS

1. Asociaciones de Productores de Agave y Bacanora. VIII. CLIENTE(S)

• Productores de Agave y Bacanora de los 35 municipios que integran el Área de la Denominación de Origen del Bacanora.

IX. INDICADORES No. de asociaciones constituidas / No. de asociaciones proyectadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A XI. ANEXOS


06-SIP-P01-F02/REV.00

74

Ente Público 118


Hoja No. 2 de 2

Macroproceso 04

Subproceso 03



Procedimiento P04

No. de Revisión 00

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar reuniones con productores de Agave y Bacanora de los 35 municipios del Área de la Denominación de Origen. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 118-02-04-05-04/03DPB-03-P04/REV.00

XII. RESPONSABILIDADES Director de Proyectos: Calendarizar reuniones con productores de Agave y Bacanora, para la constitución de las asociaciones en el Área de la Denominación de Origen.



1. Solicitar a los 35 Ayuntamientos del Área de la Denominación de Origen del Bacanora, el padrón de productores de su municipio.


2. Establecer contacto con los productores de Agave y Bacanora, para calendarizar la reunión constitutiva de su asociación.

2.1 Elaborar el calendario de las reuniones que se

llevarán a cabo con productores de Agave y Bacanora, para la conformación de sus asociaciones.

Calendario de las Reuniones con Productores de Agave y Bacanora


3. Instalación de las reuniones constitutivas de las asociaciones de productores de Agave y Bacanora.


Acta constitutiva de la asociación




Director General

06-SIP-P01-F02/REV.00

75


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar reuniones con productores de Agave y Bacanora de los 35 municipios del Área de la Denominación de Origen.

Hoja 1 de 1




Responsable/ Puesto



1 Calendario de las Reuniones con

Productores de Agave y Bacanora




Proyectos

2 Acta constitutiva de la asociación

Papel, electrónico y

fotografía



Proyectos


06-SIP-P01-F03/REV.00



76

V.3.

4.2

Dia

gram

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Flu

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar reuniones con productores de Agave y Bacanora de los 35 municipios del Área de la Denominación de Origen.

Hoja 1 de 1




1 Se ha solicitado a los 35 Ayuntamientos del Área de la Denominación de Origen del Bacanora, el padrón de productores de su municipio.

Se ha establecido contacto con los productores de Agave y Bacanora, para calendarizar las reuniones constitutivas de sus organizaciones.

2 Se elaboró el calendario de las reuniones que se llevarán a cabo con productores de Agave y Bacanora, para la conformación de sus organizaciones.

3 Se han celebrado reuniones constitutivas de asociaciones de productores de Agave y Bacanora.


06-SIP-P01-F04/REV.00



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