manual de organizadores de ferias 24/04/2012

MANUAL PARA ORGANIZADORES MANUAL PARA ORGANIZADORES DE FERIASDE FERIAS

Autora: Magdala SagastumeAutora: Magdala Sagastume

Programa Promoción de la Microempresa, Pequeña y Programa Promoción de la Microempresa, Pequeña y Mediana Empresa de GuatemalaMediana Empresa de Guatemala

ALUMNOS: PATRICIA CUADRADO BORONAT, FRANCISCO FERRIOL SENENT, ALUMNOS: PATRICIA CUADRADO BORONAT, FRANCISCO FERRIOL SENENT, EMILIO MARTÍN HERNÁNDEZ,JESÚS Mª MARTÍNEZ GINEREMILIO MARTÍN HERNÁNDEZ,JESÚS Mª MARTÍNEZ GINER

TURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOSTURISMO DE EVENTOS, NEGOCIOS Y CONGRESOS

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1-INTRODUCCIÓN1-INTRODUCCIÓN


El presente manual tiene como objetivoEl presente manual tiene como objetivo ser una ser una guía que permita a los actores públicos y guía que permita a los actores públicos y privados que apoyan la comercialización en el privados que apoyan la comercialización en el país, contar con una guía de ferias que país, contar con una guía de ferias que permita:permita:

PLANIFICAR – EVALUAR – EJECUTARPLANIFICAR – EVALUAR – EJECUTAR

este tipo de eventoseste tipo de eventos

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22- - DESCRIPCIÓN DEL MANUAL OBJETIVOSDESCRIPCIÓN DEL MANUAL OBJETIVOS

-Facilitar la promoción, comercialización y Facilitar la promoción, comercialización y fortalecimiento de las micro, pequeñas y medianas fortalecimiento de las micro, pequeñas y medianas empresas.empresas.

-Ser un instrumento de utilidad para asesores, Ser un instrumento de utilidad para asesores, gobiernos locales, instituciones, organizaciones gobiernos locales, instituciones, organizaciones empresariales y actores locales.empresariales y actores locales.

- Dar a conocer los pasos para la planificación, - Dar a conocer los pasos para la planificación, organización, ejecución, evaluación y monitoreo de las organización, ejecución, evaluación y monitoreo de las ferias.ferias.


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3- MARCO TEÓRICO DE FERIAS3- MARCO TEÓRICO DE FERIAS

¿ Qué es una Feria ? ¿ Qué es una Feria ?

Un punto de encuentro entre la oferta y la Un punto de encuentro entre la oferta y la demanda de una aldea, municipio, región, país… demanda de una aldea, municipio, región, país…

La feria forma parte de la estrategia de La feria forma parte de la estrategia de mercadeo que busca desarrollar el mercado en mercadeo que busca desarrollar el mercado en un área productiva. Son eventos que tienen un área productiva. Son eventos que tienen como objetivo promocionar a la MiPyMe sea cual como objetivo promocionar a la MiPyMe sea cual sea su actividad.sea su actividad.


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4 - OPORTUNIDADES COMUNIDAD LOCAL4 - OPORTUNIDADES COMUNIDAD LOCAL


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4 - 4 - OPORTUNIDADES EMPRESAS PARTICIPANTESOPORTUNIDADES EMPRESAS PARTICIPANTES


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5- UTILIDADES5- UTILIDADES


La idea central de las ferias es promocionar La idea central de las ferias es promocionar aquellos sectores productivos, cuyas ventajas aquellos sectores productivos, cuyas ventajas comparativas y competitivas, permiten formar un comparativas y competitivas, permiten formar un sector empresarial articulado a una propuesta de sector empresarial articulado a una propuesta de desarrollo económico local.desarrollo económico local.

Permite un cambio de actitud en los productores Permite un cambio de actitud en los productores y/o distribuidores, buscando nuevos nichos, y/o distribuidores, buscando nuevos nichos, satisfaciendo necesidades y deseos de los satisfaciendo necesidades y deseos de los potenciales clientes con buenos productos.potenciales clientes con buenos productos.

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6- TIPOS DE FERIAS6- TIPOS DE FERIAS


Las ferias se clasifican:Las ferias se clasifican:a)a) Según el Según el tipo de muestra tipo de muestra que exhiben:que exhiben:

- Ferias sectoriales.Ferias sectoriales.- Ferias multisectoriales.Ferias multisectoriales.b) Según el b) Según el tipo de públicotipo de público::

- Ferias Generales.Ferias Generales.- Ferias Especializadas.Ferias Especializadas.c) Según su c) Según su alcance y coberturaalcance y cobertura::

- Ferias Regionales.Ferias Regionales.- Ferias Nacionales.Ferias Nacionales.- Ferias Internacionales- Ferias Internacionales.

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7- ESTRUCTURA DE UNA FERIA7- ESTRUCTURA DE UNA FERIA


1ª Etapa : Pre-feria (planificación y organización). Describe 1ª Etapa : Pre-feria (planificación y organización). Describe la forma de cómo planificar y organizar este tipo de la forma de cómo planificar y organizar este tipo de eventos precio a su ejecución.eventos precio a su ejecución.

2ª Etapa: Feria (ejecución). Se habla de la ejecución del 2ª Etapa: Feria (ejecución). Se habla de la ejecución del evento, se toma en cuenta una lista de chequeo de todas evento, se toma en cuenta una lista de chequeo de todas las actividades.las actividades.

3ª Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo). Permite 3ª Etapa: Post-feria (evaluación y monitoreo). Permite definir el impacto de la feria. Para los patrocinadores es de definir el impacto de la feria. Para los patrocinadores es de suma importancia, porque les permitirá visualizar si la suma importancia, porque les permitirá visualizar si la inversión les ha generado los resultados esperados. inversión les ha generado los resultados esperados.

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8 - PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA:8 - PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA:


1.1. El Grupo OrganizadorEl Grupo Organizador: : Grupo que dirigirá la feria, principalmente Grupo que dirigirá la feria, principalmente

definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo.definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. El coordinador El coordinador general general es el responsable directo de la ejecución de la feriaes el responsable directo de la ejecución de la feria

2. 2. Equipo de Equipo de trabajo: trabajo: La función de cada equipo de trabajo es: La función de cada equipo de trabajo es: llevar a llevar a cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio cabo cada actividad que le corresponde en el tiempo, recursos y espacio descrito en el plan de trabajodescrito en el plan de trabajo. .

33. Comisiones: . Comisiones: Integradas por: Coordinador, equipo de trabajo y voluntarios. Integradas por: Coordinador, equipo de trabajo y voluntarios. Por ejemplo: Comisión de Capacitación, de mercadeo, de finanzas, de Por ejemplo: Comisión de Capacitación, de mercadeo, de finanzas, de seguridad, de logística, etc.seguridad, de logística, etc.

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9 - COORDINACIÓN9 - COORDINACIÓN

EL GRUPO ORGANIZADOR: EL GRUPO ORGANIZADOR: Creación del grupo.Creación del grupo.

Líder de la coordinación.Líder de la coordinación.

Comité organizativo.Comité organizativo.


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10 – EQUIPO DE TRABAJO.10 – EQUIPO DE TRABAJO.


- Función- Función - De 3 a 5 personas.- De 3 a 5 personas.

11 – COMISIONES.11 – COMISIONES.

- - CoordinadorCoordinador- - Equipos de TrabajoEquipos de Trabajo- - VoluntariosVoluntarios

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TIPOS DE TIPOS DE COMISIONES.COMISIONES. De mercadeo.De mercadeo. De finanzas.De finanzas. De formación y De formación y

capacitación.capacitación. De cultura.De cultura. De voluntariado.De voluntariado. De gastronomía.De gastronomía. De protocolo en De protocolo en

inauguración.inauguración.

De ruedas de De ruedas de negocios.negocios.

De seguridad.De seguridad. De logística.De logística. De monitoreo y De monitoreo y

evaluación.evaluación. De seguimiento y De seguimiento y

planificación de la planificación de la proxima feria.proxima feria. 1313

12- PLANIFICACIÓN12- PLANIFICACIÓN

Criterios de una feriaCriterios de una feria


Nombre de la FeriaNombre de la FeriaLogotipo o marcaLogotipo o marcaFecha de realizaciónFecha de realizaciónPúblico ObjetivoPúblico ObjetivoLineamientosLineamientos

Lugar (Recinto Ferial)Lugar (Recinto Ferial)StandsStandsla Inscripciónla InscripciónServicios adicionalesServicios adicionalesLanzamiento de la feriaLanzamiento de la feria

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13 - 13 - FORMULACIÓNFORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:DEL PERFIL DEL PROYECTO:

IntroducciónIntroducción

AntecedentesAntecedentes

JustificaciónJustificación

ObjetivosObjetivos

ResultadosResultados

ActividadesActividades

Plan de trabajoPlan de trabajo

PresupuestoPresupuesto

RecursosRecursos

1515



1.1. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN¿Por qué lo hacemos?¿Por qué lo hacemos?

2. ANTECEDENTES2. ANTECEDENTES¿¿Qué se ha logrado? Qué se ha logrado?

¿Cómo se ha ¿Cómo se ha logrado? logrado? ¿Con quiénes se ha ¿Con quiénes se ha logrado?logrado?

3. JUSTIFICACIÓN3. JUSTIFICACIÓN¿Para que?¿Para que?

4. OBJETIVOS4. OBJETIVOS¿Qué se va a lograr?¿Qué se va a lograr?

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13 13 - FORMULACIÓN- FORMULACIÓN DEL PERFIL DEL PROYECTO:DEL PERFIL DEL PROYECTO: DEFINICIÓN DE OBJETIVOSDEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Actividades Se implementan las actividades

Resultados Se logran los resultados

Si se logran los resultados

Objetivos Alcanzamos los objetivos

Específicos específicos

Objetivo General Se realiza el objetivo superior

Actividades Se implementan las actividades

Resultados Se logran los resultados

Si se logran los resultados

Objetivos Alcanzamos los objetivos

Específicos específicos

Objetivo General Se realiza el objetivo superior 1717



5. RESULTADOS5. RESULTADOS¿Qué lograremos?¿Qué lograremos?

6. ACTIVIDADES6. ACTIVIDADES

7. PLAN DE TRABAJO7. PLAN DE TRABAJO

8. PRESUPUESTO8. PRESUPUESTO

9. RECURSOS9. RECURSOS

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14 - INAUGURACIÓN DE LA FERIA14 - INAUGURACIÓN DE LA FERIAACONSEJABLE / A TENER EN CUENTAACONSEJABLE / A TENER EN CUENTA

- Realizar el acto de inauguración en el recinto - Realizar el acto de inauguración en el recinto ferialferial- Mesa principal: Autoridades y patrocinadores- Mesa principal: Autoridades y patrocinadores- Elaborar un programa con posible acto cultural- Elaborar un programa con posible acto cultural- Apertura de la Feria (corte de cinta) y visita de - Apertura de la Feria (corte de cinta) y visita de standsstands- Acto final ( cocktail, cena, etc.)- Acto final ( cocktail, cena, etc.)

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15 - ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN15 - ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN

Propuesta de actividades paralelas a la Feria Propuesta de actividades paralelas a la Feria para promover el desarrollo local:para promover el desarrollo local:

- Conferencias o Foros MagistralesConferencias o Foros Magistrales

- Premios a la Excelencia de la Micro o pequeña Premios a la Excelencia de la Micro o pequeña empresaempresa

- Encuentros profesionales- Encuentros profesionales 2020


16 - MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES16 - MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES

- Lista de Chequeo (Check list)Lista de Chequeo (Check list)

- Instrumentos para el monitoreo:Instrumentos para el monitoreo:

. Encuestas de opinión a visitantes de la Feria. Encuestas de opinión a visitantes de la Feria

. Encuestas de opinión a participantes de la Feria. Encuestas de opinión a participantes de la Feria

. Comunicación de los resultados. Comunicación de los resultados

. Análisis de los datos obtenidos. Análisis de los datos obtenidos2121


17 - CLAUSURA DE LA FERIA17 - CLAUSURA DE LA FERIA

Cierre del recinto ferial, de sus actividades y Cierre del recinto ferial, de sus actividades y conocimiento de los resultados de la Feria conocimiento de los resultados de la Feria como:como:

. Número de visitantes. Número de visitantes

. Número de participantes. Número de participantes

. Cantidad de negocios cerrados. Cantidad de negocios cerrados

. Gastos de las actividades planificadas . Gastos de las actividades planificadas y realizadasy realizadas

. Premio empresas de montaje de . Premio empresas de montaje de stands, atención al cliente, etc.stands, atención al cliente, etc.

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18 - DESMONTAJE, BALANCE GENERAL Y 18 - DESMONTAJE, BALANCE GENERAL Y MEMORIA DE LA FERIAMEMORIA DE LA FERIA

- - DESMONTAJEDESMONTAJE: A : A cargo de la comisión de cargo de la comisión de stands.stands.- BALANCE GENERALBALANCE GENERAL: : Elaboración informe del Elaboración informe del balance, conclusiones y recomendaciones e balance, conclusiones y recomendaciones e informar a los patrocinadores y donantes sobre informar a los patrocinadores y donantes sobre resultados financieros de la feria.resultados financieros de la feria.- MEMORIA DE LA FERIAMEMORIA DE LA FERIA: : Recopilación y Recopilación y publicación de los resultados de las comisiones de publicación de los resultados de las comisiones de la Feria en una memoria donde conste entre otros: la Feria en una memoria donde conste entre otros: Antecedentes, Objetivos, Resultados previstos, Antecedentes, Objetivos, Resultados previstos, Estrategias, Actividades, Comité Organizador, Estrategias, Actividades, Comité Organizador, Resultados de las actividades, Evaluaciones, etc.Resultados de las actividades, Evaluaciones, etc. 2323


19- INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL 19- INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTO Y MONITOREO DE LOS RESULTADOSIMPACTO Y MONITOREO DE LOS RESULTADOSINSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTOINSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL IMPACTOEvaluación de la Feria desde el punto de vista de:Evaluación de la Feria desde el punto de vista de:

- Los visitantes- Los visitantes- Los participantes- Los participantes- Los organizadores- Los organizadores

MONITOREO DE LOS RESULTADOSMONITOREO DE LOS RESULTADOS- Análisis del crecimiento de las empresas participantes- Análisis del crecimiento de las empresas participantes- En el ámbito local, observar el desarrollo del sector - En el ámbito local, observar el desarrollo del sector

productivo y su impacto en el crecimiento de PYME´S.productivo y su impacto en el crecimiento de PYME´S.

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¡ MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ¡ MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN!ATENCIÓN!

SSi alguien está interesado, puede descargar la presentación en la siguiente i alguien está interesado, puede descargar la presentación en la siguiente dirección:dirección:

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