manual de organización secretaría técnica

1

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA

SECRETARÍA TÉCNICA

Unidad Responsable de Fecha de su elaboración Actualización

Secretaría Técnica

2

Manual de Organización de la Secretaría Técnica

CONTENIDO

Páginas I. INTRODUCCIÓN 3 II. OBJETIVO GENERAL 4 III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5 IV. OBJETIVOS DEL MANUAL 6 V. ANTECEDENTES HISTÓRICOS 7 VI. MARCO JURÍDICO 8 VII. ATRIBUCIONES 9 VIII. MISIÓN Y VISIÓN 12 IX. ESTRUCTURA ORGÁNICA 13 X. ORGANOGRAMA 14 XI. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES 15 XII. GLOSARIO DE TÉRMINOS 28

3


I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo que establece el artículo 12 fracción IV de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco y el artículo 9 fracción VII del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, se elaboró el presente “Manual de Organización de la Secretaría Técnica”, que tiene como propósito dar a conocer de manera clara y objetiva la estructura orgánica, los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta unidad administrativa, identificar las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y proporcionar los elementos para lograr el desarrollo eficiente de las actividades que tiene encomendadas. El Manual es de observancia general, como medio de información y consulta acerca de las tareas de cada una de las áreas que integran la Secretaría Técnica. Por ser un documento de consulta frecuente, el Manual deberá ser actualizado cada año, si fuera necesario, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran deberá aportar la información necesaria para el cumplimiento de este propósito.

4


II. OBJETIVO GENERAL

La Secretaría Técnica es la unidad administrativa de la Secretaría de Gobierno, cuyo objetivo es coordinar el registro y seguimiento de la información relativa al Sector, organizarla y ponerla a la consideración del Secretario de Gobierno.

5


III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Registrar, revisar, organizar, controlar y turnar, en su caso, la correspondencia que se remita al despacho del C. Secretario.

- Mantener actualizado el registro de los documentos para atender

las solicitudes enviadas al C. Secretario.

- Dar seguimiento a los asuntos y acuerdos que le asigne el C. Secretario

- Apoyar al desarrollo de sistemas y a la actualización e innovación

de los recursos tecnológicos de información.

- Integrar estudios de análisis y recopilar la información pertinente para elaborar los informes correspondientes al Sector Política y Gobierno.

6


IV. OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL El Manual de Organización tiene por objeto proporcionar la información necesaria a las áreas que conforman la Secretaría Técnica, con el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos, el marco jurídico, funciones y niveles de responsabilidad de cada puesto.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- El servidor público identificará la estructura orgánica por medio del organigrama de la Secretaría Técnica.

- El servidor público identificará en la misión y visión las actividades relacionadas con el trabajo que realiza.

- El servidor público identificará en el Manual de Organización las actividades específicas de su puesto de trabajo.

7

Manual de Organización de la Secretaría de Gobierno

V. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

La integración de la actual Secretaría Técnica, dentro del marco estructural de la Secretaría de Gobierno, ha observado cambios en sus atribuciones de acuerdo a las necesidades de operatividad y a los requerimientos del área del Despacho del C. Secretario, fundamentadas en los reglamentos y en los manuales de organización de la dependencia. El Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, emitido en el Suplemento “B” al Periódico Oficial del Estado Número 6279 del 9 de noviembre del año 2002, señalaba las atribuciones que correspondían a esta unidad técnica. No obstante lo anterior, el Manual de Organización de la Secretaría de Gobierno, expedido el uno de abril del año 2006, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 3, 12 fracción IV, 21 y 26 fracción I de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado, no considera como una unidad administrativa a la Secretaría Técnica, por lo que ésta no aparece en el Manual como parte integrante de la estructura de la Secretaría de Gobierno. Con el fin de consolidar y dar congruencia a las funciones sustantivas del órgano técnico del Despacho del C. Secretario, el nuevo Reglamento Interior expedido el 29 de diciembre del año 2007 y publicado en el Suplemento al Periódico Oficial Número 6824 del 30 de enero de 2008, establece las atribuciones correspondientes a esta área como parte integrante de la Secretaría de Gobierno.

8


VI. MARCO JURÍDICO La Secretaría Técnica de la Secretaría de Gobierno, se encuentra sustentada en el siguiente marco jurídico-normativo: LEYES Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco. Decreto 220 publicado en el Suplemento “C” del Periódico Oficial del Estado, número 6707 de fecha 16 de diciembre de 2006. Decreto 010 publicado en el Suplemento “E” del Periódico Oficial del Estado número 6746 de fecha 2 de mayo de 2007, el cual reforma y adiciona el artículo 27 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. REGLAMENTOS: Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno. Expedido el 29 de diciembre del año 2007 y publicado en el Suplemento del Periódico Oficial Número 6824 del 30 de enero del año 2008. MANUALES Manual de Organización de la Secretaría de Gobierno.

9


VII. ATRIBUCIONES

Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno. Expedido el 29 de diciembre del año 2007 y publicado en el Suplemento del Periódico Oficial Número 6824 del 30 de enero del año 2008.

SECCIÓN SEGUNDA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

Artículo 11.- A la Secretaría Técnica le corresponde el ejercicio de las siguientes funciones:

I. Revisar la propuesta de la Dirección General de Administración,

de los Manuales de Organización y Procedimientos de la estructura orgánica de la Secretaría, para que sea presentada al Secretario;

II. Registrar, revisar, organizar, controlar y turnar, en su caso, la

correspondencia que se remita al despacho del Secretario;

III. Someter a la consideración del Secretario, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos a la Dependencia;

IV. Custodiar y resguardar la documentación e información que por

sus funciones conserve bajo su cuidado, vigilando su uso e impidiendo la sustracción, alteración, destrucción y ocultamiento, así como el uso indebido de la misma;

10


V. Elaborar fichas técnicas de las reuniones que presida el Secretario y de los acuerdos que se establezcan, tanto con

otras dependencias del Estado como con los Ayuntamientos y las organizaciones sociales;

VI. Realizar el registro y seguimiento de los acuerdos, convenios, contratos y otros, celebrados con las diferentes áreas de la Secretaría y con otras Dependencias u organizaciones sociales, hasta concluir el proceso;

VII. Realizar el seguimiento de los documentos turnados a las

diferentes áreas de la Secretaría y a otras Dependencias, hasta concluir el proceso;

VIII. Asistir al Secretario en las reuniones de trabajo;

IX. Realizar los análisis y estudios que se requieran para mantener

actualizada la información social del Estado;

X. Proponer sistemas integrales de información de interés o uso común a las áreas de la Secretaría;

XI. En coordinación con la Dirección General de Administración, recibir y promover la capacitación del personal de la Secretaría;

XII. Coordinar las acciones para integrar el Anuario Estadístico del

Estado, así como para el Informe de Gobierno correspondiente al Sector;

XIII. Elaborar las fichas de acuerdos del Secretario con el Gobernador;

XIV. Informar constantemente al Secretario sobre las funciones

realizadas;

11


XV. Coadyuvar y coordinar las actividades relacionadas con la planeación en el Sector.

XVI. Proporcionar asesoría o asistencia en materia informática a las áreas de la Secretaría que lo soliciten;

XVII. Operar y administrar los sistemas de información electrónica

que garanticen el acceso público a la información, de común acuerdo con la Unidad de Acceso a la Información; y,

XVIII. Las demás que el Secretario le asigne.

12


VIII.- MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Realizar el registro y seguimiento de los diferentes documentos, acuerdos y convenios para turnar a las diferentes áreas administrativas los asuntos de su competencia conforme a las disposiciones del Secretario de Gobierno. VISIÓN Contar con un sistema documental y de información organizado eficientemente para apoyar la toma de decisiones del Secretario de Gobierno.

13


IX. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0 Secretaría Técnica 1.0.1 Departamento de Coordinación Interna 1.0.2 Departamento de Desarrollo Informático 1.1 Subdirección de Análisis y Seguimiento 1.1.1 Departamento de Análisis 1.1.2 Departamento de Seguimiento

14


X. ORGANOGRAMA

15


XI.- FUNCIONES Y DESCRIPCIONES

Secretaría Técnica

Objetivo La Secretaría Técnica tiene como objetivo principal coordinar el registro y seguimiento de la información relativa al Sector, organizarla y ponerla a la consideración del Secretario de Gobierno. Misión Realizar el registro y seguimiento de los diferentes documentos, acuerdos y convenios y turnar a las diferentes áreas administrativas los asuntos de su competencia conforme a las disposiciones del Secretario de Gobierno. Visión Contar con un sistema documental y de información organizado eficientemente para apoyar la toma de decisiones del Secretario de Gobierno.

DESCRIPTIVO DEL PUESTO

Secretario Técnico I) DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Secretario Técnico. ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Despacho del Secretario de Gobierno. REPORTA: Secretario de Gobierno SUPERVISA: 1 Subdirector, 4 Jefes de

Departamento. CONTACTOS INTERNOS: CON:

• Secretaría particular. • Subsecretarías de Gobierno y

PARA:

• Acordar los asuntos de interés para el Secretario de Gobierno.

16

Desarrollo Político, de Atención a Instituciones Políticas y Sociales y de Delegaciones Políticas y Participación Ciudadana.

• Coordinación de asesores.

• Unidad de Atención Ciudadana.

• Unidad de Acceso a la

Información Pública.

• Coordinar los asuntos que son competencia de cada una de las Subsecretarías.

• Conocer el avance de los asuntos solicitados por el Secretario de Gobierno.

• Coordinar las gestiones que

presente la ciudadanía al Secretario de Gobierno.

• Apoyar en el cumplimiento de lo señalado por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

CONTACTOS EXTERNOS:

CON:

• Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado.

• Dependencias Sectorizadas

a la Secretaría de Gobierno.

• Ayuntamientos.

• Órganos del Sistema Estatal y Nacional de Seguridad Pública.

PARA:

• Coordinar el seguimiento de los programas y convenios de índole sectorial y estatal.

• Coordinar el seguimiento de las actividades de cada una de las dependencias del Sector Política y Gobierno.

• Apoyar en el cumplimiento de los convenios y acuerdos establecidos con los Ayuntamientos.

• Colaborar en el seguimiento de los Convenios de Coordinación en materia de Seguridad Pública.

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

DESCRIPCIÓN GENÉRICA Ejercer las facultades conferidas al Secretario Técnico y el desarrollo de atribuciones para coordinar el registro, organización y seguimiento de la información relativa al Sector, para ponerla a la consideración y evaluación del Secretario de Gobierno.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA

17

PERMANENTES:

• Elaborar e implementar estrategias de trabajo que permitan organizar y analizar la información remitida al Secretario.

• Coordinar la operatividad de las áreas de la Secretaría, para atender los asuntos concernientes a las responsabilidades del Secretario.

• Coordinar el enlace con los titulares de las unidades administrativas sectorizadas para la atención de los asuntos de su competencia.

• Gestionar las diferentes solicitudes de particulares y de organizaciones sociales y civiles turnadas al Secretario.

PERIÓDICAS:

• Atender y dar seguimiento a los acuerdos del Secretario con las autoridades estatales, federales y municipales.

• Someter a la consideración del Secretario, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos a la Secretaría.

• En coordinación con la Dirección General de Administración, Calidad e Innovación Gubernamental (DGACIG) promover la capacitación del personal de la Secretaría.

• Coordinar las actividades para integrar el Anuario Estadístico del Estado y el Informe de Gobierno correspondiente al Sector.

EVENTUALES:

• Coadyuvar y coordinar las actividades relacionadas con la planeación en el Sector.

• En coordinación con la DGACIG revisar las propuestas de los Manuales de Organización y Procedimientos de la Secretaría.

III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:

Escolaridad: Conocimientos: Experiencia: Características para ocupar el puesto:

Licenciatura. Administrativos. 5 años. Actitud de servicio; habilidad para dirigir y organizar trabajo en equipo; capacidad de análisis y para la toma de decisiones.

18



Jefe de Departamento de Coordinación Interna

I) DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Departamento de Coordinación

Interna. ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Secretaría Técnica. REPORTA: Secretario Técnico. SUPERVISA: 4 Analistas. CONTACTOS INTERNOS: CON:

• Secretario Técnico.

• Coordinación de Correspondencia y Archivo.

PARA:

• Acordar los asuntos oficiales que deben tramitarse por parte de la Secretaría Técnica.

• Disponer de los documentos y

oficios turnados al Despacho del Secretario de Gobierno.

CONTACTOS EXTERNOS: CON:

• No aplica.

PARA:

• No aplica.


DESCRIPCIÓN GENÉRICA Llevar a cabo y mantener actualizado el registro de los documentos y oficios para atender las solicitudes turnadas al Secretario y dar seguimiento a los Acuerdos establecidos con otras dependencias y con el C. Gobernador.


PERMANENTES:

19

• Registrar los oficios y la documentación enviados a la oficina del Secretario.

• Turnar a los responsables de las diferentes áreas administrativas y

organismos sectorizados los documentos y asuntos de su competencia para su atención correspondiente.

• Realizar el seguimiento de los acuerdos y asuntos turnados a las diferentes áreas de la Secretaría y organismos sectorizados.

• Elaborar las minutas o fichas técnicas de las reuniones oficiales en las que participe el Secretario de Gobierno.

PERIÓDICAS:

• Realizar el registro y seguimiento de los acuerdos, convenios, contratos y otros, celebrados con las diferentes áreas de la Secretaría y con otras dependencias y organizaciones sociales.

• Asistir al Secretario en las reuniones de trabajo. • Elaborar las fichas de Acuerdos del Secretario con el C. Gobernador.

EVENTUALES:

• No aplica. III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:


Licenciatura. Administrativos. 5 años. Actitud de servicio; valores institucionales; organización del trabajo y capacidad para sintetizar la información.

20



Jefe de Departamento de Desarrollo Informático I) DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Departamento de Desarrollo

Informático. ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Secretaría Técnica. REPORTA: Secretario Técnico. SUPERVISA: 2 Desarrolladores informáticos. CONTACTOS INTERNOS: CON:

• Unidades administrativas de la Secretaría de Gobierno.

PARA:

• Proporcionar asesoría y asistencia en materia informática.

CONTACTOS EXTERNOS:

CON:

• No aplica.

PARA:

• No aplica.


DESCRIPCIÓN GENÉRICA Apoyar, a solicitud de las áreas de la Secretaría, en el desarrollo de sistemas y en la actualización e innovación de recursos tecnológicos de información.


PERMANENTES:

• Proporcionar asesoría y asistencia en materia informática a las áreas de la Secretaría.

• Diseñar, operar y administrar los sistemas de información electrónica que garanticen el acceso público a la información, de común acuerdo con la Unidad de Acceso a la Información.

21

PERIÓDICAS:

• Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de tecnología de la información asignado al área de la Secretaría Técnica.

EVENTUALES:

• Proponer sistemas integrales de información de interés o uso común en las áreas de la Secretaría.

• Desarrollar sistemas de información acordes a las necesidades de las áreas que integran la Secretaría.

• Proponer programas de capacitación al personal de la Secretaria en el rubro informático.



Licenciatura en informática. Sistemas informáticos y tecnología de redes. 3 años. Actitud de servicio; lealtad, discrecionalidad, conocimientos y capacidad técnica para desarrollar programas y sistemas de redes.

22



Subdirector de Análisis y Seguimiento

I) DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Subdirector de Análisis y Seguimiento ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Secretaría Técnica. REPORTA: Secretario Técnico. SUPERVISA: 2 Jefes de Departamento, 3 Analistas. CONTACTOS INTERNOS: CON:

• Departamentos de Análisis y Seguimiento.

PARA:

• Coordinar las actividades de ambos departamentos.

CONTACTOS EXTERNOS:

CON:

• Dependencias Sectorizadas a la Secretaría de Gobierno.

PARA:

• Apoyar en el seguimiento de las actividades de cada una de las dependencias del Sector de Política y Gobierno.


DESCRIPCIÓN GENÉRICA Integrar estudios de análisis y recopilar la información pertinente para elaborar los informes correspondientes del Sector Política y Gobierno.


PERMANENTES:

• Supervisar la organización e integración del archivo documental.

PERIÓDICAS: • Realizar los análisis y estudios que se requieran para mantener

23

actualizada la información social del Estado.

EVENTUALES:

• Orientar las acciones de las distintas unidades administrativas y sectorizadas, para integrar el Informe de Gobierno correspondiente al Sector.

• Participar en la coordinación e integración del apartado del Plan Estatal de Desarrollo que corresponda al Sector, así como en la elaboración del Programa Sectorial respectivo.



Licenciatura. En las áreas de las ciencias sociales y administrativos.3 años. Actitud de servicio; experiencia para organizar trabajo en equipo; capacidad de análisis e interpretación y evaluación de la información.

24



Jefe de Departamento de Análisis

I) DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Departamento de Análisis. ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Secretaría Técnica. REPORTA: Subdirector de Análisis y Seguimiento. SUPERVISA: 1 Analista. CONTACTOS INTERNOS: CON:

• No aplica.

PARA:

• No aplica.

CONTACTOS EXTERNOS:

CON:

• No aplica.

PARA:

• No aplica.


DESCRIPCIÓN GENÉRICA Integrar la información que se genere por parte de las diferentes áreas de la Secretaría y de las dependencias sectorizadas para su análisis y organización correspondiente.


PERMANENTES:

• Analizar la información generada por las distintas áreas administrativas de la Secretaría, así como de las dependencias sectorizadas.

• Proponer mecanismos de mejora en la atención y seguimiento de los asuntos de la Secretaría.

PERIÓDICAS:

25

• Elaborar análisis acerca de la información social del Estado. • Integrar la información para realizar los diferentes informes

correspondientes al Sector Política y Gobierno. EVENTUALES:

• Integrar la información para elaborar la parte correspondiente al Plan Estatal de Desarrollo del Sector Política y Gobierno.

• Integrar la información para elaborar el Programa Sectorial de la Secretaría.

• Integrar la información para elaborar la parte correspondiente al Anuario Estadístico del Sector Política y Gobierno.

III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO


Licenciatura. En las áreas de las ciencias sociales y administrativos.3 años. Capacidad de análisis, evaluación e interpretación de la información.

26



Jefe de Departamento de Seguimiento I) DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Departamento de Seguimiento. ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Secretaría Técnica. REPORTA: Subdirector de Análisis y Seguimiento. SUPERVISA: 2 Analistas. CONTACTOS INTERNOS: CON:

• Departamento de Control Interno.

PARA:

• Proporcionar los oficios que se encuentran en el archivo de la Secretaría Técnica.

CONTACTOS EXTERNOS:

CON:

• No aplica.

PARA:

• No aplica.


DESCRIPCIÓN GENÉRICA Clasificar los documentos y oficios para integrar el archivo de la Secretaría Técnica y garantizar el resguardo de los mismos.


PERMANENTES:

- Revisar los documentos y oficios para su organización conforme a la temática correspondiente.

- Clasificar la documentación para ser archivada. - Integrar los oficios y la documentación en los archivos de la

Secretaría Técnica. - Custodiar y resguardar la documentación, vigilando su uso e

impidiendo su sustracción, alteración, destrucción y ocultamiento,

27

así como el uso indebido de la misma.

PERIÓDICAS: • Proponer la depuración de los archivos. • Proponer mejoras para la clasificación y ordenamiento de la

documentación de la Secretaría.

EVENTUALES:

• No aplica.

III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO


Licenciatura. En las áreas archivística y administrativa. 2 años. Habilidad para organizar la documentación y eficiencia en el manejo de la misma.

28


XII. GLOSARIO DE TÉRMINOS Anuario Estadístico Documento que reúne información estadística, que tiene como objetivo ofrecer un reflejo cuantitativo de la realidad económica, social y demográfica de un país, entidad federativa o municipio. Ayuntamiento Órgano colegiado de gobierno de elección popular directa, que tiene a su cargo la administración del municipio y ejerce autoridad en el ámbito de su competencia. Función Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de las instituciones públicas y privadas, de cuyo ejercicio generalmente es responsable uno o más órganos o unidades administrativas. Manual de Organización Documento que contiene información concerniente a los antecedentes, marco jurídico, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que integran una institución.

Misión

Enunciado o la razón de ser de una dependencia, entidad o unidad responsable.

Norma Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular las acciones o procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas en una organización.

29


Objetivo Expresión cualitativa de un propósito que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio específicos a través de determinadas acciones. Organograma Representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad pública, en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran.

Secretaría

Secretaría de Gobierno del Estado de Tabasco.

Unidad administrativa Departamento, dirección general o equivalente a la que se le confieren atribuciones específicas en un reglamento interno. Visión Se define como una imagen acerca de lo que espera alcanzar en el futuro una organización o unidad administrativa.

manual de organización secretaría técnica

Documents