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AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN DE NÓMINA REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02

Clave: DT-SA-DN-IX-II

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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Nómina

Cuernavaca, Mor. a15 de Noviembre de 2013.




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CONTENIDO:

Página

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3

II. INTRODUCCIÓN 4

III. OBJETIVO 5

IV. MARCO JURÍDICO 6

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7

VI. ORGANIGRAMA

8

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10

IX. POLÍTICAS 57

X. PROCEDIMIENTOS

01. Alta de Personal en nómina 60

02. Tiempo Extra, días feriados y prima dominical. 67

03. Días económicos y de Hospitalización 72

04. Nómina Mecanizada 76

05. Despensa por depósito vía electrónica 84

06. Modificación de Estructuras 89

07. Elaboración de finiquitos 93

XI. DIRECTORIO

98 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 100

99 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN

100




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II. INTRODUCCIÓN

Entre los elementos más eficaces en la toma de decisiones de carácter

administrativo en el sector público, destacan los manuales de organización políticas

y procedimientos, instrumentos que facilitan el aprendizaje del personal,

proporcionando la orientación que se requiere en las unidades administrativas, con

el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr

la realización de las tareas que se le han asignado, auxiliándoles también en el

cumplimiento de funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

Y es precisamente el presente manual el que documenta la acción organizada para

dar cumplimiento a la misión de ésta Dirección en materia de elaboración y pago

de la nómina del ayuntamiento de Cuernavaca.

Éste muestra la estructura organizacional, su división del trabajo, los mecanismos

de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas a cada

uno de sus integrantes, los procedimientos de la organización, sus políticas, la

presentación esquemática de los procesos lo que permite al empleado visualizar de

una forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas

diarias, facilitando la supervisión. De esta manera para que esta herramienta

administrativa sea útil recomendamos su permanente actualización acorde con la

redefinición de metas, objetivos, misión y visión, así como con la adopción de

nuevas metodologías y tecnologías en su caso y los resultados que se obtienen,

son algunos de los aspectos fundamentales, que delinean la gestión administrativa

de este Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de

Nómina.




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III. OBJETIVO

El presente manual ha sido elaborado con el objetivo de brindar información

clara y sencilla, acerca de la organización, políticas y los procedimientos que

actualmente se realizan en la Dirección de Nómina, fundamentalmente el pago

de la nómina de los servidores públicos del Ayuntamiento de Cuernavaca, así

como la dieta del cuerpo edilicio (presidente municipal, síndico y regidores), de

conformidad con el presupuesto aprobado y el tabulador vigente.




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IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.

3. Ley Federal del Trabajo.

4. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

5. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

6. Ley Estatal de Planeación.

7. Ley de Entrega Recepción de la administración Pública para el estado de Morelos y su Municipios.

8. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos.

9. Ley del Sistema de Seguridad Pública del Estado de Morelos.

10. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.

11. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos.

12. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.

13. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

14. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración.

15. Plan Municipal de Desarrollo2013-2015.

16. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos.

17. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Nómina.

18. Programa Operativo Anual 2013 (POA)

19. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.

http://www.morelos.gob.mx/10consejeria/files/Leyes/LSSPEM.pdf




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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN Somos el área administrativa que realiza el registro y control de las altas, bajas y movimientos organizacionales del personal del Ayuntamiento de Cuernavaca y a su vez quien efectúa de manera quincenal las remuneraciones, deducciones o retenciones legales, descuentos por instituciones judiciales, comerciales y civiles en términos de la ley.

VISIÓN

Buscamos ser el área que mediante nuevas tecnologías y la constante capacitación de su personal genere en tiempo y forma el pago por concepto de remuneraciones a que tiene derecho cada trabajador del Ayuntamiento de Cuernavaca, peroque fundamentalmente genere la información administrativa veraz y oportuna para dar respuesta inmediata a las necesidades de operación que se requiere día con día.

VALORES

Calidad Compromiso Disposición

Lealtad Orden

Respeto Responsabilidad Transparencia




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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Categoría Plaza

P u e s t o Nombre Subtotal Total

CF02002 Director de Área Blanca Esthela Castrejón Malvaez 1

A03008 Secretaria Flores González Lucia 1

CF03003 Asistente EspínSánchez Irene 1

CF03003 Asistente Rodríguez Weber Elizabeth 1

A01001 Jefe de Oficina Salgado Juárez Esmeralda 1

A04005 Analista Administrativo Rivera MartínezMónica 1

A01001 Jefe de Oficina Cruz González Luis Ángel 1

S07007 Asistente Administrativo Cuin González Miguel Ángel 1

S07007 Asistente Administrativo Cabrera Nájera Lidia Lucero 1

Subtotal 9

CF03002 Jefe de Departamento Barajas Piedra Víctor Alberto 1

A03008 Secretaria Mérida Coria Nora 1

CF03003 Asistente Figueroa Uribe Roccelly 1

S07007 Asistente Administrativo García Chávez Edwin Coban 1

CF03010 Técnico Informático Mendoza Montiel Ricardo 1

S07007 Asistente Administrativo Hernández Rodríguez Dionisia Esther 1

A04005 Analista Administrativo Olguín Rosas Ernesto De Jesús 1

Subtotal 7

A01001 Jefe de Oficina Ocampo Luque Roberto 1

S05014 Recepcionista Martínez Loza Clara 1

A01005 Administrativo Especializado Morales Ramírez Maricela

1

Subtotal 3

CF03002 Jefe de Departamento Babick Estrada Claudio Javier 1

A01001 Jefe de Oficina Soto Ramos Carlos 1

T01013 Técnico Especializado Rabadán Romero Ana Laura 1

Subtotal 3

total 22




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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Director General de Recursos Humanos

Director de Nómina

Secretaria Asistente Asistente Jefe de Oficina Analista Administrativo

Jefe de Oficina (Archivo) Asistente Administrativo Asistente Administrativo Jefe de Departamento de Registro de Personal Jefe de Departamento de Control de Asistencia

Jefe de Oficina

I. Planear y coordinar la operación y control del Sistema Integral de Control de

Personal;

II. Aplicar las disposiciones que norman la remuneración que deba otorgarse a los

servidores públicos en concordancia con las respectivas estructuras orgánico

funcionales y los catálogos de puestos aprobados;

III. Realizar las acciones necesarias, en coordinación con la Tesorería Municipal,

para que las remuneraciones a los servidores públicos se entreguen en forma

oportuna;

IV. Aplicar en el Sistema Integral de Control de Personal las deducciones

económicas que impongan a los servidores públicos adscritos a las mismas, de

conformidad con las disposiciones legales aplicables;

V. Supervisar y registrar los movimientos de altas, bajas, cambios y licencias

autorizados, así como cualquier otra incidencia;

VI. Aplicar las políticas de estímulos y recompensas para los servidores públicos de

la administración pública municipal;




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PERSONAL A SU CARGO


Director General de Recursos Humanos

Director de Nómina

VII. Tramitar y expedir cuando así corresponda, los nombramientos de los

trabajadores de las Dependencias de la administración pública municipal con las

excepciones previstas en la ley;

VIII. Analizar y evaluar, con la participación de las Dependencias de la administración

pública municipal las plantillas y los horarios del personal;

IX. Emitir y controlar los recibos de nómina del personal de las Dependencias de la

administración pública municipal;

X. Formular los proyectos de programas de actividades y presupuestos anuales de

la dirección a su cargo;

XI. Planear, organizar, dirigir y controlar, en coordinación con el área

correspondiente del Ayuntamiento, la elaboración del manual de organización,

políticas y procedimientos correspondientes a la dirección a su cargo; y

XII. Las demás que le confieran otras disposiciones legales o ledelegue el superior

jerárquico.

Secretaria Asistente Asistente Jefe de Oficina Analista Administrativo

Jefe de Oficina (Archivo Asistente Administrativo Asistente Administrativo Jefe de Departamento de Registro de Personal Jefe de Departamento de Control de Asistencia

Jefe de Oficina




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

ESFUERZO

Relaciones humanas

Derecho laboral

Administración de sueldos y salarios

Impuestos

Finanzas

Computación

Liderazgo

5 Años

Director de Nómina

Lic. en Administración, Lic. en Derecho con especialidad en Administración de Personal, Contador Público.

Normalmente en oficina Asistir a reuniones de trabajo Trabajo bajo presión

Honradez Liderazgo Lealtad Responsabilidad Iniciativa Seguridad Habilidad para integrar y coordinar equipos de trabajo

Alto

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina

Secretaria

Ninguno

I. Elaborar oficios, memorándums y cualquier otro documento necesario para el

funcionamiento de la Dirección;

II. Atender las llamadas telefónicas recibidas en la Dirección y/o canalizarlas a el

área correspondiente;

III. Atender al personal jubilado, pensionado e incapacitado para pago y firma de

nóminas;

IV. Archivar la correspondencia y toda la documentación referente a nóminas del

personal del Ayuntamiento de Cuernavaca;

V. Realizar la búsqueda de documentación y nominas para dar respuesta a las

demandas laborales que enfrenta el ayuntamiento de Cuernavaca; y

VI. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Conocimiento de computación con manejo en paquetería Windows.

Conocimientos Administrativos

Habilidades secretariales.

1 Año

Secretaria

Preparatoria, Carrera comercial.

Oficina

Honradez Liderazgo Lealtad Responsabilidad Iniciativa Trabajo en equipo

Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nomina

Asistente

Ninguno

I. Apoyar en la atención del personal, jubilado, pensionado e incapacitado los

días de pago de nómina;

II. Apoyar en el archivo, guarda y custodia de la documentación de nóminas;

III. Apoyar en la búsqueda de información de nóminas, para las demandas

laborales;

IV. Sacar fotocopias de la información solicitada; y

V. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Archivonomía

1 Año

Asistente

Secundaria oPreparatoria

Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nomina

Asistente

Ninguno

I. Realizar las solicitudes de pago, de los diferentes convenios que exista entre el ayuntamiento y las empresas proveedoras de servicios;

II. Llevar el control y seguimiento de las donaciones que realizan las empresas derivadas de los convenios con el ayuntamiento; y

III. Recabar las firmas del personal de la Dirección General de Recursos

Humanos en relación al pago de nómina.

IV. Coordinar actividades que el Director le encomiende;





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO




1 Año

Asistente


Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina

Jefe de Oficina

Ninguno

I. Elaborar oficios, memorándums y cualquier otro documento necesario para

el funcionamiento de la Dirección;

II. Atender las llamadas telefónicas recibidas en la Dirección y/o canalizarlas

a el área correspondiente;

III. Integrar expedientes de demandas laborales y convenios;

IV. Atender y dar información al público en general que desea realizar algún

trámite de la dirección de nómina;

V. Recabar la información que solicite el Director de nómina; y





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO





1 Año

Jefe de Oficina


Oficina


Medio- Bajo

Físico-Mental




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DESCRIPCIÓN DE PUESTO PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina

Analista administrativo

Ninguno

I. Realizar los trámites administrativos del personal que así lo solicite en

relación a Pensión ISSSTE (SAR y AFORES);

II. Recibir la correspondencia que llega a la Dirección de Nómina, para

revisión del director y turnarla a quien corresponda para su atención

inmediata;

III. Atender al público en general en relación a solicitudes o dudas en relación a

la Dirección de Nómina; y

IV. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO



Archivonomía

1 Año

Analista Administrativo


Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina

Jefe de Oficina

Ninguno

I. Entregar la correspondenciaque genera la Dirección de Nómina a cada una

de las áreas administrativas del Ayuntamiento;

II. Apoyar en el pago al personal jubilado y pensionado;

III. Integrar la información necesaria para contestar las demandas laborales;

IV. Apoyar en la ratificación de las renuncias del personal ante el Tribunal

Estatal de conciliación y arbitraje;

V. Realizar funciones administrativas de apoyo al personal;





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO



1 Año

Jefe de Oficina


Oficina


Bajo

Físico-Mental




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DESCRIPCIÓN DE PUESTO PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina

Asistente Administrativo

Ninguno

I. Preparar la documentación soporte para dar contestación a las demandas

laborales que interponen ex trabajadores de este Ayuntamiento;

II. Realizar la gestión de certificación de expedientes de personal, nóminas, listas de asistencia y demás documentales necesarias ante la Secretaria del Ayuntamiento;

III. Realizar funciones administrativas de apoyo al personal;

IV. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO



Conocimientos Jurídicos

1 Año


Preparatoria

Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina


Ninguno

I. Integrar los expedientes para la atención de las demandas laborales;

II. Llevar a ratificar las renuncias voluntarias de los trabajadores del

Ayuntamiento, ante el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje;

III. Llevar el control del personal eventual por tiempo determinado;

IV. Armar expedientes de personal eventual por tiempo determinado;

V. Elaborar los nombramientos del personal eventual por tiempo determinado;

VI. Elaborar oficios, memorándums, informes de autoridad; y

VII. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO


Conocimientos Administrativos.

Conocimientos en Derecho Laboral.

2 Años


Licenciatura en áreas Jurídicas, Administrativas.

Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina

Jefe de Departamento de Registro de Personal

Secretaria Técnico Informático Asistente Analista Administrativo Asistente Administrativo Asistente Administrativo

I. Mantener actualizados los registros de estructura y plantilla de personal por

dependencia, así como dictaminar y acordar con el Director de Nomina, la autorización a las propuestas de modificación a la plantilla de personal que presenten las Dependencias de la Administración Pública Municipal;

II. Realizar modificaciones de estructura en nómina de compensación de acuerdo al formato cambio de estructuras;

III. Capturar los datos generales de compensación, altas, bajas, reingresos, ausentismo, pensiones alimenticias;

IV. Realizar el chequeo de la pre-nómina de todos los conceptos capturados;

V. Generar un listado de habilitados de cada Dependencia para la entrega de nómina;

VI. Entregar en medio magnético a la Tesorería Municipal, el resumen de nómina para la dispersión correspondiente;

VII. Elaborar la requisición de los recursos materiales (stock, generales y especiales), de acuerdo al presupuesto autorizado;

VIII. Elaborar las constancias de retención en el formato corresponediente;

IX. Calcular los impuestos por retenciones en la prestación de honorarios asimilables y nomina mecanizada y de compensación;




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina


Secretaria Técnico Informático Asistente Analista Administrativo Asistente Administrativo Asistente Administrativo

IX. Presentar la declaración informativa de retenciones (honorarios, arrendamiento, sueldos y salarios); X. Elaborar la requisición de los recursos materiales (stock, generales y especiales), de acuerdo al presupuesto autorizado; y X. Las demás que le confieran otros ordenamientos jurídicos o el superior jerárquico.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO



Conocimientos Administrativos.

Conocimientos en Derecho Laboral.

Impuestos

3 Años


Licenciatura en áreas administrativas

Oficina Bajo Presión


Medio

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO




Secretaria

Ninguno

I. Procesar la nómina mecanizada, realizando la captura de altas, bajas y

modificaciones de estructura de acuerdo a los formato autorizados;

II. Elaboración de solicitudes de cheque para el pago de pensiones alimenticias y pagos de sueldo;

III. Actualizar quincenalmente la información en coordinación con el ICTSGEM, altas, bajas y modificaciones de sueldo, para la elaboración de solicitudes de cheque para pagos de cuotas obrero-patronales y por créditos adquiridos por los trabajadores;

IV. Elaborar reportes para las diferentes áreas de la Tesorería Municipal;

V. Generar listado quincenal de habilitados de cada dependencia para la entrega de nómina;

VI. Realizar el chequeo de la pre-nómina de todos los conceptos capturados;

VII. Entregar en medio magnético a la Tesorería Municipal, el resumen de nómina para la dispersión correspondiente;

VIII. Actualizar tablas del ISR; y

IX. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO


Computación

Conocimientos contables

Impuestos

3 Años

Secretaria Preparatoria, carrera comercial o equivalente.

Oficina


Medio-Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO




Asistente

Ninguno

I. Realizar altas, bajas y modificaciones de estructura de acuerdo al formato

autorizado;

II. Elaborar y generar la nómina de compensación;

III. Elaborar las solicitudes de cheque de las pensiones alimenticias de la nómina

de compensación;

IV. Elaborar las solicitudes de cheque para el pago de cuotas sindicales;

V. Realizar el chequeo de la pre-nómina de todos los conceptos capturados;

VI. Generar un listado de habilitados de cada dependencia para la entrega de

nómina;

VII. Generar el archivo para el pago de tiempo extra, prima dominical y días

feriados del personal del ayuntamiento;

VIII. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación


Impuestos

3 Años

Asistente Preparatoria, carrera comercial o equivalente.

Oficina


Medio-Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO





Ninguno

I. Bajar de la página de Internet del Instituto FONACOT la cedula de notificación

de altas y pagos del mes correspondiente, para la aplicación de descuento en

nómina de los créditos requeridos;

II. Verificar que cuadre contra lo que se había previsto pagar al Instituto

FONACOT;

III. Subir a la página de Internet del Instituto FONACOT el archivo de incidencias

que se preparó y cargarlo a la cédula de notificación del mes correspondiente;

IV. Elaborar la cedula en Excel para el trámite de pago al Instituto FONACOT;

V. Elaborar la solicitud de cheque para pago del mes correspondiente;

VI. Hacer pago correspondiente al mes.

VII. Controlar y actualizar los datos por descuentos de crédito, para la certificación

de los datos laborales del trabajador;

VIII. Requisitar solicitud contrato de crédito, para la certificación de los datos

laborales del trabajador;

IX. Realizar proyectos de finiquitos por renuncia voluntaria, decretos y demandas;

X. Elaborar la solicitud de cheque de finiquito;

XI. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación


Cálculo de Impuestos

3 Años

Asistente Administrativo Licenciatura en áreas administrativas

Oficina


Medio-Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO




Técnico Informático

Ninguno

I. Elaborar y procesar quincenalmente la nómina mecanizada y de compensación

del personal transferido al municipio;

II. Imprimir nómina y sellar recibos;

III. Capturar el ausentismo del personal transferido;

IV. Elaborar y solicitar las solicitudes de pensiones alimenticias por concepto de nómina mecanizada, del personal transferido;

V. Actualizar el padrón de descuentos de nómina del personal transferido;

VI. Elaborar solicitudes de cheques para pago de cuotas IMSS e Instituto de Crédito;

VII. Actualizar las tablas del ISR;

VIII. Archivar toda la documentación enviada y recibida; y

IX. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación


Cálculo de Impuestos

3 Años

Técnico Informático Preparatoria o carrera comercial

Oficina


Medio-Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO




Analista Administrativo

Ninguno

I. Solicitar información, prepararla e integrarla para dar contestación a los solicitudes

de información de la Unidad de Información Pública;

II. Preparar la información correspondiente de la Dirección de Nomina para ser

publicada en la página de transparencia del ayuntamiento de Cuernavaca;

III. Elaborar los nombramientos de los empleados del Ayuntamiento de nuevo ingreso;

IV. Entregar al área de nómina los expedientes del personal de nuevo ingreso para

que sean dados de alta y una vez capturados enviar al archivo para su resguardo;

V. Integrar los expedientes de personal, revisando que contenga la documentación

requerida;

VI. Dar contestación a los requerimientos de la Auditoria Superior Gubernamental, en

relación a las altas, reingresos ,bajas y modificaciones del personal del

ayuntamiento;

VII. Actualizar organigrama general de mandos medios y superiores quincenalmente

de acuerdo a las altas, bajas y modificaciones de estructura; y





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación

Redacción

Archivonomía

Ortografía

2 Años

Analista Administrativo Nivel Medio Superior

Oficina


Medio-Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO





Ninguno

I. Revisar que las nóminas estén debidamente integradas por departamento y

firmadas por los trabajadores del Ayuntamiento de Cuernavaca;

II. Apoyar en el cortado y sellado de los recibos de nómina mecanizada,

compensación y transferidos;

III. Apoyar en el fotocopiado de documentos del área de nóminas;

IV. Apoyar en la revisión de documentación para dar de alta al personal, así como

integrar la documentación a expedientes;

V. Apoyar en la entrega de tarjetas de pago del personal de nuevo ingreso;

VI. Apoyar a la contestación de las solicitudes de información pública;

VII. Archivar la documentación enviada y recibida del área de nóminas; y





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación

1 Año

Asistente Administrativo Preparatoria o carrera comercial

Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nomina

Jefe de Oficina (Archivo)

Recepcionista Administrativo Especializado

I. Revisar documentación como: incapacidades, actas administrativas, formatos

de vacaciones, permisos económicos enviados por el sindicato, solicitud de

cheque con recibo de pago de pensiones alimenticias, formatos de

modificación de estructura, justificantes, finiquitos, solicitud de permisos sin

goce de sueldo, copia de reconocimientos enviados por Dirección General de

Recursos Humanos para su archivo y resguardo;

II. Supervisar que se lleve a cabo la organización y alfabéticamente los

expedientes del personal activo y dado de baja;

III. Registrar en el control de expedientes, prestados a las diferentes unidades

administrativas que lo requieran;

IV. Realizar los cambios de expedientes en la gaveta que corresponda conforme

al reporte de movimientos proporcionado por la Dirección de Nomina;

V. Digitalizar los expedientes de personal; y





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación

Archivonomía

Ortografía

2 Años

Jefe de Oficina (Archivo) Preparatoria o carrera comercial

Oficina


Medio-Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Jefe de oficina (de Archivo)

Recepcionista

Ninguno

I. Apoyar en el archivo de la documentación que corresponde a cada expediente de

los trabajadores del ayuntamiento de Cuernavaca;

II. Apoyar en la organización alfabética de los expedientes del personal activo y de

baja;

III. Apoyar en sacar copias a los expedientes que vayan a tramitar pensión o

jubilación;

IV. Apoyar en el control de expedientes, prestados a la Secretaria de Asuntos

Jurídicos;





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación

Archivonomía

Ortografía

1 Año

Recepcionista Preparatoria o carrera comercial

Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO



Jefe de oficina (de Archivo)

Administrativo Especializado

Ninguno

I. Archivar documentación como: incapacidades, actas administrativas, formatos de

vacaciones, permisos económicos enviados por el sindicato, solicitud de cheque

con recibo de pago de pensiones alimenticias, formatos de modificación de

estructura, justificantes, finiquitos, solicitud de permisos sin goce de sueldo, copia

de reconocimientos enviados por la Dirección General de Recursos Humanos;

II. Organizar alfabéticamente los expedientes del personal activo y personal de baja;

III. Archivar los expedientes del personal de nuevo ingreso, que envía la Dirección de

nómina;

IV. Recibir oficios del Congreso del estado, y sacar copias a los expedientes que

vayan a tramitar pensión o jubilación;

V. Registrar en el control de expedientes, prestados a la Secretaria de Asuntos

Jurídicos;

VI. Realizar los cambios de expedientes en la gaveta que corresponda conforme al

reporte de movimientos proporcionado por el departamento de nóminas;

VII. Cambiar cajas de archivo muerto que estén deterioradas; y





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación

Archivonomía

Ortografía

2 Años

Administrativo Especializado Preparatoria o carrera comercial

Oficina


Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES7


Director de Nómina

Jefe de Departamento de Control de Asistencia

Jefe de Oficina Técnico especializado

I. Vigilar que el personal del Ayuntamiento registre correctamente la asistencia en el

control respectivo;

II. Controlar la asistencia del personal, elaborar el reporte de incidencias así mismo

verificar las justificaciones, vacaciones, permisos e incapacidades que el personal

pueda tener para no realizar descuentos no procedentes;

III. Llevar el control de las licencias médicas que proporcionan las diferentes

Dependencias del Ayuntamiento;

IV. Recibir e integrar el reporte de incidencias de las Dependencias que no cuentan

con el sistema digital;

V. Realizar altas y modificaciones de horario de trabajo del personal que trabaja en el

Ayuntamiento, así como las bajas del personal dentro del sistema digital;

VI. Dar autorización dentro del sistema digital para el chequeo vía número de

empleado, de acuerdo a previa solicitud;

VII. Capturary enviar el listado de personal que haya tenido faltas o retardos para su

descuento en nómina mecanizada y de compensación;

VIII. Realizar reporte de incidencias de la Dirección;




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PERSONAL A SU CARGO



Director de Nómina


Jefe de oficina Técnico especializado

IX. Elaborar el llenado de los formatos de justificación de incidencias del área; y

X. Las demás que le confieran otros ordenamientos jurídicos o el superior jerárquico.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO


Computación

Ortografía

3 Años


Licenciatura en áreas administrativas

Oficina


Medio

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO




Jefe de Oficina

Ninguno

I. Llevar el control de los días económicos que envían los sindicatos, así como los

días de hospitalización del personal de las diferentes Dependencias del

Ayuntamiento;

II. Recibir e integrar el reporte de incidencias de las Dependencias que no cuentan

con el sistema digital;

III. Realizar altas y modificaciones de horario de trabajo del personal que trabaja en el

Ayuntamiento, así como las bajas del personal dentro del sistema digital;

IV. Dar autorización dentro del sistema digital para el chequeo vía número de

empleado, de acuerdo a previa solicitud;

V. Capturar y enviar el listado de personal que haya tenido faltas o retardos para su

descuento en nómina mecanizada y de compensación;

VI. Realizar reporte de incidencias de la dirección;

VII. Elaborar el llenado de los formatos de justificación de incidencias del área;





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación

Ortografía

2 Años

Jefe de Oficina Preparatoria

Oficina


Medio-Bajo

Físico-Mental




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PERSONAL A SU CARGO




Técnico Especializado

Ninguno

I. Apoyar en el seguimiento y control de asistencias e incidencias;

II. Entregar oficios a los diferentes sindicatos como respuesta a las peticiones de los

trabajadores;

III. Apoyar en archivo y fotocopiado de la documentación recibida;

IV. Apoyar en la captura de incapacidades y justificaciones de incidencias;

V. Apoyar en la elaboración de los reportes de incidencias;

VI. Revisar las justificaciones, vacaciones, permisos, e incapacidades que el personal

pueda tener para no realizar descuentos no procedentes;

VII. Las demás que le asigne su jefe inmediato superior.




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD




ESFUERZO

Computación

Ortografía

1 Años

Técnico Especializado Preparatoria, carrera técnica.

Oficina


Bajo

Físico-Mental




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IX. POLÍTICAS

Dentro del marco de las Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca Morelos, se desprenden políticas que norman los procedimientos con el propósito de alcanzar los objetivos establecidos para cada uno de ellos.

Políticas Para el Procedimiento de Alta de Personal en nómina.

1. Toda necesidad de personal, deberá ser solicitada a la Dirección de Nóminas mediante el documento denominado Formato de Alta de Personal y/o Nombramiento autorizado por parte del Presidente Municipal.

2. Las autorizaciones deberán estar sujetas al presupuesto de Personal autorizado para cada área.

3. En su caso el formato de alta de Personal deberá ser autorizado por el Secretario del área.

4. No se deben efectuar pagos retroactivos al personal de nuevo ingreso salvo excepciones que estén debidamente autorizados de acuerdo a nombramiento.

5. Los candidatos para su contratación deberán reunir la documentación requerida para darse de alta.

6. Son requisitos para la contratación de personal los siguientes:

- Ser de Nacionalidad Mexicana;

- Tener como mínimo 18 años de edad;

- Gozar de buena salud y comprobar que se posee capacidad para el desempeño del trabajo;

- No haber sido separado de algún empleo, cargo o comisión análogos que sean consideradas como destitución en la Ley.

- 4 fotografía tamaño infantil,

- Constancia de estudios, cédula profesional,

- Dos cartas de recomendación,

- Cartilla del servicio militar

- Credencial de elector

- Comprobante de domicilio,

- Constancia de no Inhabilitación,

- CURP y comprobante sanguíneo.

7. No se deben conceder empleo a los cónyuges, parientes consanguíneos en línea directa y parientes colaterales o por afinidad hasta el segundo grado de estos, de los integrantes del




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Ayuntamiento (Presidente, Regidores y Síndico) exceptuando aquellas funciones de carácter honorífico.

8. El nombramiento es el único instrumento jurídico que formaliza la relación de trabajo entre el Ayuntamiento y sus trabajadores, éste será expedido por la Secretaria de Administración y su tramitación estará a cargo de la Dirección General de Recursos Humanos, con las excepciones previstas en la ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

Políticas Para el Procedimiento de Tiempo Extra

1. Cuando por circunstancias especiales se aumenten las horas de jornada máxima de este trabajo se considerara como extraordinarias, y nunca podrá excederse de 3 horas diarias ni de 3 veces consecutivas a la semana.

2. La prolongación del horario por circunstancias especiales solo se autorizará para poder desarrollar actividades que por características propias, normalmente no se pueden desarrollar oportunamente dentro del horario normal, por lo que se debe administrar la correcta distribución y optimización del tiempo extra laborado en el Ayuntamiento.

3. Impedir que el personal de su área trabaje tiempo extra no autorizado, (en su caso se podrán autorizar los días de descanso obligatorio o las eventualidades extraordinarias)

5. El tiempo extra deberá ser solicitado por el Director del área y el Secretario de la Dependencia, con el visto bueno del mismo.

6. El tiempo extra que se labore en la primera quincena del mes se cubrirá en la segunda quincena y la que se labore en esta se cubrirá en la primera quincena del mes siguiente.

7. El pago del tiempo extra será con cargo al presupuesto de cada área.

8. Se excluye el pago de tiempo extra de Jefes de Departamento hasta Secretarios.

Políticas Sobre Jornadas, Incidencias y Horario de Trabajo

1. Las jornadas y horarios de trabajo estarán sujetos a lo establecido en la Ley del Servicio Civil vigente, o en su caso en las condiciones generales del trabajo.

2. Un retardo es un minuto después de la tolerancia que se le otorga al trabajador que es de 10 minutos. Si el registro se efectúa entre las 8:11 a 8: 19 se considera retardo; tres retardos en una quincena se tomara como falta.

3. Si el registro se efectúa después de los 8:19 minutos de la hora de entrada se considera falta. Ejemplo: 8:20, independientemente que el trabajador se quede voluntariamente a trabajar o no.

4. Durante el periodo de lactancia no habrá tolerancia.

5. Si se omitiera la entrada o salida sin justificación alguna se considerara falta.




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6. Cuando por cualquier circunstancia no apareciera la tarjeta o el nombre del trabajador en el sistema, listas correspondientes, deberá dar aviso inmediatamente a la Dirección de Nómina.

7. En caso de no checar su huella digital o no firmar la tarjeta checadora y/o lista de asistencia, se sancionará con un día de salario.

8. Las faltas serán reportadas por el jefe inmediato el día en que ocurran, asimismo los retardos y justificaciones deberán reportarse quincenalmente a la Dirección de Nómina.

9. La jornada de trabajo se desarrollaran de acuerdo a lo que indican el Art. 16 de las Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca.

Políticas del procedimiento de nómina mecanizada

* Sin excepción solo se recibirán los formatos de descuento de nómina incidencias, altas, bajas, modificación de estructuras etc., de acuerdo al calendario de aplicaciones que cada año se deberá de informar a todos los Enlaces Administrativos.

Políticas del procedimiento de modificación de estructuras

1. Todos los movimientos plasmados en el formato de modificación de estructuras deberán ser autorizados y firmados por el Trabajador, Secretario de Administración, Director General de Recursos Humanos, Director de Área y/o Secretario de la dependencia solicitante.

2. No se aceptaran formatos que no contengan de manera clara el tipo de movimiento a realizar, así como la fecha de elaboración y aplicación.

Políticas del procedimiento de elaboración de finiquitos

1. Toda petición de pago de finiquito deberá solicitarse por escrito a la Dirección de Nómina, en la cual se debe anexar cuatro formatos originales de la renuncia, así como 4 copias de la credencial de elector, y solicitar devolución de credencial del centro de trabajo.

2. A partir de la fecha de recepción de la petición, el enlace administrativo del área solicitante deberá verificar y solicitar al área de nóminas en un periodo no mayor a tres días hábiles, el formato delcálculo de finiquito para realizar las transferencias presupuestales correspondientes.

3. En los casos de renuncias con fechas de fines de mes, los enlaces administrativos deberán realizar sus transferencias presupuestales en el mes próximo siguiente.

4. Todo pago de finiquito deberá realizarse mediante ratificación de renuncia ante el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje, este acto será estrictamente personal no admitiéndose carta poder simple.



Clave: PR-SA-DN-01

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X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ALTA DE PERSONAL EN NÓMINA

1. Propósito: Asegurar que el procedimiento de alta de personal en nóminasea en tiempo y forma y de acuerdo al formato para su registro.

2. Alcance:

Involucra a todo el personal de las dependencias que integran este Ayuntamiento. 3. Referencia:

Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado Morelos. Ley del Servicio Civil Del Estado de Morelos. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Ley de los Servidores Públicos del Estado de Morelos. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. Ley de Seguridad Pública Del Estado de Morelos.

4. Responsabilidad:

Secretaria de Administración: Responsable de la autorización de este procedimiento. Director General de Recursos Humanos: Responsable de revisar y verificar la correcta implantación de este procedimiento. Director de Nómina: Responsable de elaborar, difundir y aplicar este procedimiento así como coordinar las actividades del mismo. Titulares de las Dependencias del Ayuntamiento: Responsables de apegarse a éste procedimiento para su correcta aplicación.

5. Definiciones:

Movimientos de personal: Se refiere a todos los movimientos de alta, baja o reingreso de personal.

6. Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de calidad y anexos.



Clave: PR-SA-DN-01

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA ALTA DE PERSONAL EN NÓMINA

INICIO

SECRETARIO O DIRECTOR

SOLICITANTE

DIRECTOR DE NOMINA

TIEMPO PARA

REALIZAR LA

ACTIVIDAD

1 día Actividad

1

1 día Actividad

2

10 mins. Actividad

3

30mins. Actividad

4

1 dia Actividad

5

10 mins. Actividad

6

SECRETARIA DE ADMINISTRACION

Requisitos para alta

Formato de

Aviso de alta

Solicitar personal de

nuevo ingreso

1


Formato de Aviso de alta

Recibir y autorizar formato

de alta

2



Revisar formato y que el expediente

este completo

5

JEFE DE DEPARTAMENTO


Formato de

Aviso de alta

Recopilar expedientes, y

anotar las indicaciones

3



Revisarlas indicaciones de cada expediente

4

¿Faltan documentos o

los datos estan

incompletos en el

formato?

6

1

SI

NO

7

7



Clave: PR-SA-DN-01

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ALTA DE PERSONAL EN NÓMINA

Formato de Seguro de vida

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

SECRETARIA JEFE DE DEPARTAMENTO

10 minutos Actividad

7


8

10minutos Actividad

9

1 dia Actividad

10

30 mins. Actividad

11

Elaborar nombramiento, dar formato de

seguro de vida al trabajador

Formato de Seguro de vida

Entregar tarjeta bancaria, solicitar

firmas en nombramiento y seguro de vida

Nombramiento

9

FIN



Asignar número de cuenta bancaria y anexa tarjeta de

nomina

7

8

Nombramiento

Recabar firmas de

la Secretaria de Admon. y Dir. Gral. De Rec. Humanos

10 Nombramiento

Enviar expediente completo a archivo

para resguardo correspondiente

11

Expediente



Clave: PR-SA-DN-01

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ALTA DE PERSONAL EN NOMINA

Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo

(clave)

1 Secretario o Director del área

solicitante (S/DA)

Requisita el formato de alta de personal,e integra en un expediente los requisitos para dar de alta al personal y envía a la Secretaria de Administración para su autorización de alta en nómina.

Formato de alta de personal

Requisitos para alta de personal

2 Secretaria de Administración

(SA)

Recibe y autoriza que se aplique o no el formato de alta y envía con expediente completo para su aplicacióna la Dirección de Nomina.

Formato de alta de

personal

Requisitos para alta de

personal

3 Director de Nómina

(DN)

Recopila todos los expedientes y formatos acumulados para dar de alta en la quincena correspondiente, anota en cada uno de ellos las indicaciones correspondientes en relación a ajustes de fechas, retroactivos, corrección de datos y los envía al departamento de registro de personal para su alta en nómina.

Formato de

alta de personal

Requisitos

para alta de personal

4 Jefe de Departamento de

Registro de Personal (JDRP)

Recibe formatos y expedientes que contienen los requisitos o documentación para alta de personal, revisa las indicaciones del director de Nomina.

Formato de alta de

personal


personal



Clave: PR-SA-DN-01

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ALTADE PERSONAL

EN NOMINA


(clave)

5 JDRP Revisa formato y expediente que contiene los requisitos para alta de personal estén completos.

Formato de alta de

personal


personal

6 JDRP Faltan datos o existen errores en el llenado del formato, faltan documentos? Si, ir a la actividad 1 No, ir a la actividad 7

Formato de alta de

personal


personal

7 Secretaria (S)

Asigna número de cuenta y tarjeta de nómina bancaria y la integra al expediente, envía al jefe de departamento de registro de personal para que éste entregue al personal de nuevo ingreso.

Formato de alta de

personal


personal

8 JDRP Elabora nombramiento, e integra formato de seguro de vida al expediente para llenado por parte del trabajador.

Nombramiento

Formato seguro de vida



Clave: PR-SA-DN-01

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ALTA DE PERSONAL EN NÓMINA


(clave)

9 JDRP Entrega tarjeta de nómina bancaria al trabajador, solicita el llenado de beneficiarios de seguro de vida, y firme nombramiento.

Nombramiento

Formato seguro de vida

10 JDRP Recaba firmas de la Secretaria de Administración y Director General de Recursos Humanos de los formatos de altas y nombramientos.

Formato de Alta

Nombramiento

11 JDRP Envía el expediente al departamento de archivo para su resguardo correspondiente. Se conecta con el procedimiento de integración y control de expedientes. Con esta actividad termina el procedimiento.

Expediente de personal



Clave: PR-SA-DN-01

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PROCEDIMIENTO DE ALTA DE PERSONAL EN NOMINA

REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia Tiempo de retención

1 Formato de Aviso de alta

Director de Nómina Indefinido

2 Formato de Documentos para la contratación


3 Nombramiento


4 Formato de seguro de vida


ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

1 Recibo firmado de entrega de tarjeta S/C


DIRECCIÓN DE NÓMINAS REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02

Clave: PR-SA-DN-02

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE TIEMPO EXTRA, DÍAS

FERIADOS Y PRIMA DOMINICAL

1. Propósito: Establecer un mecanismo que ayude a tener un eficiente manejo y control en la autorización y el pago del tiempo extra, días feriados y prima dominical de acuerdo al presupuesto de su área.

2. Alcance:

A todo el personal operativo y de apoyo del Ayuntamiento de Cuernavaca.(No aplica a personal de confianza el tiempo extra)

3. Referencia:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Articulo 123 Apartado “B” Ley de responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos. Ley de Seguridad Pública del Estado de Morelos. Y demás leyes relativas y aplicables.

4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración la aprobación de este procedimiento. Director General de Recursos Humanos: Responsable de revisar y verificar la correcta implantación de este procedimiento. Director de Nomina: Responsable de elaborar, difundir y aplicar este procedimiento así como coordinar las actividades del mismo. Es responsabilidad del personal operativo realizar las actividades descritas en el procedimiento.

5. Definiciones:

Ninguna

6. Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.



Clave: PR-SA-DN-02

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE TIEMPO EXTRA, DIAS FERIADOS Y PRIMA DOMINICAL


SECRETARIA ASISTENTE 2

ASISTENTE 1 (RECEPCIONISTA)


4


5

1hora Actividad

6

10 a 15 minutos

Actividad 7

15 a 30 minutos

Actividad 3

1 día Actividad

1

10 Minutos Actividad

2

INICIO

Recibir reportes y revisar

Recibir reporte de tiempo extra, días feriados, y prima dominical sella y

turna Formato de

TE, DF, y PD

2 Formato de

TE, DF, y PD

1

3

Formato de TE, DF, y PD

Importar archivo de Excel al sistema de

nomina

4 Formato de

TE, DF, y PD

Verificar archivo de Excel contra sistema

de nómina carga correcta

5

Continuar proceso de pago y entregar

reporte

Recibir reporte y archivar

6

7

Fin

Capturar datos en formato de excel

3



Clave: PR-SA-DN-02

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE TIEMPO EXTRA, DIAS FERIADOS Y PRIMA DOMINICAL


(clave)

1 Asistente 1 (A1)

Recibe reportes de tiempo extra, prima dominical y días feriados, sella acuse y turna.

Formato de tiempo extra,

días feriados y prima

dominical

2 Secretaria (S)

Asistente 2 (A2)

Recibe los reportes y los revisa



dominical

3 A2 Captura datos enformato de Excel para importar al sistema de nómina.



dominical

4 S Importa el archivo de Excel en el sistema de nomina



dominical

5 S A2

Verifican que el archivo de Excel contra el sistema de nómina se haya cargado correctamente.

Formato de

tiempo extra, días feriados y

prima dominical



Clave: PR-SA-DN-02

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(clave)

6 S Continua con el proceso para su pago Formato de tiempo extra,


dominical

7 A2 Entrega reporte de tiempo extra a Asistente 1 y se archiva en el expediente correspondiente Con esta actividad finaliza el procedimiento

Formato de

tiempo extra, días feriados y

prima dominical



Clave: PR-SA-DN-02

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REGISTRO DE CALIDAD



1 Formato de tiempo extra, días feriados y prima dominical

Dirección de Nomina 12 Meses

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave



Clave: PR-SA-DN-03

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DIAS ECONÓMICOS Y DE

HOSPITALIZACIÓN

1. Propósito: Tener el control de los días económicosy días de hospitalización a que tienen derecho el personal sindicalizado.

2. Alcance: Es aplicable a todas las áreas del Ayuntamiento.

3. Referencia: Reglamento de Gobierno y de laAdministración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Humanos la revisión del procedimiento. Es responsabilidad dela Dirección de Nomina la elaboración, implantación y actualización del procedimiento.

5. Definiciones:

Día Económico: Es la prestación que se le otorga al personal sindicalizado para disfrutar de hasta nueve días al año con goce de sueldo. Hospitalización: La facilidad que se le da al empleado sindicalizado para que cuide a familiares directos en alguna hospitalización hasta por cinco días.

6. Método de Trabajo:

6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.



Clave: PR-SA-DN-03

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DIAS ECONÓMICOS Y DE HOSPITALIZACION

Oficio de autorización

Oficios de días Económicos/

Hospitalización

Oficio de

autorización


TECNICO ESPECIALIZADO

JEFE DE DEPARTAMENTO O JEFE DE OFICINA

Oficios de días Económicos/

Hospitalización

INICIO

5 dias Actividad

1

Recibir documentación

1 2 a 3 horas Actividad

2

Clasificar la documentación

2

2 a 3 horas Actividad

3

2 a 3 horas Actividad

4

1 o 2 horas Actividad

5

Conciliar documentación, captura y se da

contestación a través de sistema de gestión.

3

Imprimir oficio de autorización de días

económicos o de hospitalización y

entregar a los sindicatos 4

FIN

Enviar copia al archivo para expediente del

trabajador

5



Clave: PR-SA-DN-03

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PROCEDIMIENTO DE DIAS ECONÓMICOS Y DE HOSPITALIZACION


(clave)

1 Técnico Especializado

(TE)

Se recibe la documentación por la Dirección General de Recursos humanos, y se clasifica en el área para su registro, captura y contestación.

oficios

2

TE La documentación se clasifica por días económicos o días de hospitalización, para su registro, captura y contestación.

3 Jefe de

Departamento y/o Jefe de Oficina

(JD/JO)

Captura en el sistema de asistencias y posteriormente se envía la contestación por medio de sistema de gestión municipal a las diferentes áreas correspondientes para su conocimiento.

oficios

4

JD JO

Se imprime el oficio de autorización de días económicos, y se hace la entrega a los representantes sindicales, y ellos a los interesados. Solo el personal sindicalizado tiene derecho a 9 días por año.

oficios

5

JD JO

Se envía una copia del oficio de autorización al expediente de cada trabajador, en el área de archivo Llevando un control de días económicos y de hospitalización autorizados. Con esta actividad finaliza el procedimiento

oficios



Clave: PR-SA-DN-03

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REGISTRO DE CALIDAD



1 Oficios de respuesta Jefe de Oficina 1 año

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave



Clave: : PR-SA-DN-04

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE NÓMINA MECANIZADA

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir en la elaboración y emisión de la nómina así como determinar la documentación que se genera con la misma.

2. Alcance: Involucra a la Dirección General de Recursos Humanos, esencialmente alaDirección de Nómina.

3. Referencia:

Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Humanos la revisión del procedimiento. Es responsabilidad dela Dirección de Nomina la elaboración, implantación y actualización del procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo realizar las actividades descritas en el procedimiento.

5. Definiciones: Pre-nómina: Documento generado antes de ser emitida la nómina definitiva. Documentos soporte: Listados o catálogos emitidos anexos a la nómina.





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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE NÓMINA MECANIZADA

7

Concentrado

de nómina


SECRETARIA/ASISTENTE

Manual de Operacion

Recibir información de movimientos de

nómina

INICIO

1

Verificar la información de los

movimientos 2

Elaborar Prenómina

5

Ingresar al sistema de

nómina

3

Capturar información

recibida

Realizar la revisión de la

prenómina 6

6 horas Actividad

1

3 horas Actividad

2

3 horas Actividad

3

4-8 horas Actividad

4

2 horas Actividad

5

2 horas Actividad

6

4




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Documentos

Soporte

Nomina

Documentos

Soporte

Nomina

Documentos

Soporte

Nomina

Documentos

Soporte

Nomina

Documentos

Soporte

Nomina


SECRETARIA /ASISTENTE

DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS

HUMANOS

SECRETARIA DE ADMINISTRACION

TESORERÍA

5 Minutos Actividad

7

15-30 minutos

Actividad 8

Revisar nómina

5-7 horas Actividad

9

1 hora Actividad

10

1/2 hora Actividad

11


12

10

Imprimir nómina y documentos soporte

9

1a 4 dias Actividad

13

¿Es correcto?

7

Realizar la búsqueda del error y corrige

8

SI

NO

Autorizar Nomina

11

Enviar nómina y documentos soportes

a la Dirección de Egresos (Tesorería) 12

Revisar archivos para

dispersión

13

14




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Documentos

Soporte

Nomina

Documentos

Soporte

Nomina


SECRETARIA/ASISTENTE

1-2 horas Actividad

15

1-2 horas Actividad

16

Distribuir entre el departamento archivos

electrónicos para trámites de pago correspondientes

15

Archivar nómina y documentos soportes

16

FIN

TESORERÍA

Documentos

Soporte, póliza.

Nomina

Enviar a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública

nómina y documentos Soporte y

Póliza

14


14




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE NÓMINA MECANIZADA


(clave)

1

Secretaria

(S) Asistente

(A)

Recibe información para movimientos en nómina de altas, bajas de personal, cambios de estructura y reportes de pago de tiempo extra, incidencias descuentos y cuotas sindicales, prestamos, caja de ahorros y fonacot.

2 (S) (A)

Verifica la información de los movimientos

3

(S) (A)

Ingresa al sistema de nómina, en el icono de base de datos, despliega la pantalla que se desee acceder.

4

(S) (A)

Captura la información recibida en los reportes, de acuerdo al movimiento que se trate.

5

(S) (A)

Elabora la Pre-nómina.

6

(S) (A)

Realiza la revisión de la pre-nómina con el concentrado con percepciones y deducciones

Concentrado de nómina

7

(S) (A)

¿Es correcto? No. Ir a la actividad 8. Si. Ir a la actividad 9

8

(S) (A)

Realiza la búsqueda del error en el sistema a detalle y corrige las cantidades. Ir a la actividad 9.




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(clave)

9

(S)

(A))

Imprime la nómina en original, vales de habilitados, (Comprobantes de pago, listado del personal, y listado de pensiones alimenticias). Envía para su autorización.

Nómina

Documentos soporte

10

Director General

de Recursos Humanos (DGRH)

Recibe nómina y documentos soporte, revisa y pasa a firma de autorización.

Nómina

Documentos soporte

11

Secretaria de

Administración (SA)

Recibe y autoriza la nómina y documentos soporte

Nómina

Documentos soporte

12

(JD) (S)

Envía a la Tesorería Municipal la nómina en original, así como archivo en medio magnético para la dispersión correspondiente y solicitudes de cheque de pensiones alimenticias.

Nómina

Documentos soporte

13

Tesorería

(T)

Recibe nómina y documentos soporte en disquete. Entrega a los habilitados.

Nómina

Documentos soporte

14

(JD) (S)

Envía a la Dirección de Contabilidad una copia de la nómina, listado de deducciones y percepciones.

Nómina

Documentos soporte




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(clave)

15 (JD) (S)

Enviar archivos electrónicos entre los compañeros de departamento con la información para elaborar solicitudes de cheque para ayudas por defunción de los sindicatos, cuotas ISSSTE y altas para pago, pago de INFONACOT y SAR (bimestral).

Nómina Documentos

soporte

16 (JD) (S)

Archiva copia de la nómina, concentrado de la nómina, catálogo de empleados alfabético, catálogo de empleados con datos generales, créditos de FONACOT y préstamos, Con esta actividad finaliza el procedimiento.

Nómina Documentos

soporte




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PROCEDIMIENTO DE NÓMINA MECANIZADA

REGISTRO DE CALIDAD



1 Concentrado de Nómina

Jefe de Departamento 12 Meses

2 Nómina


3 Documentos Soporte de Egresos


4 Documentos Soporte de Contabilidad


5 Documentos Soporte del Departamento de Nómina


ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

“Ninguno”




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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE DESPENSA POR DEPÓSITO VÍA ELECTRÓNICA

1. Propósito: Establecer los pasos a seguir en el otorgamiento de despensa.

2. Alcance: Es aplicable a todas las áreas del Ayuntamiento.

3. Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Humanos la revisión del procedimiento. Es responsabilidad dela Dirección de Nómina la elaboración, implantación y actualización del procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo realizar las actividades descritas en el procedimiento.

5. Definiciones: Ninguna





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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DESPENSA POR DEPÓSITO VÍA ELECTRÓNICA


SECRETARIA

Emitir archivo de los empleados que tienen derecho a depósito de

despensa

INICIO


1

1 10 minutos Actividad

2

Recibir listado (archivo electrónico

Excel) 2

1 dia Actividad

3


4

5 minutos Actividad

5


6

Revisar si existen depósitos pendientes

3

Recibir factura y listado de depósitos

que se realizo

Enviar archivo electrónico de listado

de vales

4

Los depósitos para despensa se realizan la primera quincena de cada mes y en el mes de diciembre se depositan doble

Depósito de $ 400.00 a personal de base Y $ 1200.00 a personal sindicalizado.

JEFE DE DEPARTAMENTO REGISTRO DE PERSONAL

5

¿Coinciden los montos?

6

7

SI

NO

3




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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DEDESPENSA POR DEPÓSITO VÍA ELECTRÓNICA

FIN


JEFE DE DEPARTAMENTO REGISTRO DE PERSONAL

Tramitar y gestionar el pago de la factura,

se archiva documentación

1 día Actividad

7 7




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DESPENSA POR DEPOSITO VIA ELECTRONICA

Paso Responsable Actividad Documento

De Trabajo (clave)

1 Secretaria (S)

Emite listado de personal que tiene derecho a depósito para despensa Nota: El depósito se realiza la primera quincena de cada mes y en el mes de diciembre se deposita doble.

Listado de personal con derecho a despensa.

2 Jefe de Departamento

Registro de Personal (JDRP)

Recibe listado en archivo de Excel para transferir vía correo electrónico a la empresa proveedora del servicio. Nota: Trabajadores de basese les deposita $ 400.00 y $ 1,200.00 a sindicalizados (excepto cuerpo edilicio y presidente municipal).

Listado de personal con

derecho a despensa.

3 JDRP Revisa si existe personal pendiente de retroactivos para anexar al archivo electrónico.

Listado de personal con

derecho a despensa.

4 JDRP Envía archivo electrónico a la empresa proveedora del servicio de despensa.

Archivo electrónico

5 JDRP Recibe factura y listado de depósitos realizado al personal de base y sindicalizados.

Factura y listado de depósitos

6 JDRP ¿Coincide montos de lo solicitado contra factura y listado de depósitos? Si, ir a la actividad 7 No, detectar personal a quien se debe corregir el depósito y regresar a la actividad 3

Factura y listado de depósitos

7 JDRP Tramitar pago de factura y archivar documentación soporte. Con esta actividad termina el procedimiento.

Copia póliza y documenta-ción soporte




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PROCEDIMIENTO DE DESPENSAPOR DEPOSITO VIA ELECTRONICA

REGISTRO DE CALIDAD



ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

1 Listado de personal s/c

2 Copia de póliza s/c




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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACION DE ESTRUCTURAS

1. Propósito: Establecer la metodología a seguir en la aplicación en nómina de los cambios solicitados a las estructuras orgánicas.

2. Alcance: Este procedimiento aplica para todas las áreas del Ayuntamiento de Cuernavaca que solicita la actualización de sus estructuras orgánicas.

3. Referencia: Reglamento del Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.

4. Responsabilidad:

Es responsabilidad de la Secretaria de Administración la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Humanos la revisión del procedimiento. Es responsabilidad dela Dirección de Nomina la elaboración, implantación y actualización del procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo realizar las actividades descritas en el procedimiento.

5. Definiciones:

Nómina: Documento generado quincenalmente, mediante el cual se acredita el pago de sueldos a los trabajadores del Ayuntamiento. Formato de Modificación de Estructura: Documento que autoriza cambios en la estructura organizacional, ya sea por cambio de plaza, departamento o salario.





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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES DE ESTRUCTURAS

Modificación

de Estructura

Modificación

de Estructura

Recabar firmas de autorización

Modificación

de Estructura

Modificación

de Estructura

Modificación

de Estructura

Modificación

de Estructura

Modificación

de Estructura


DIRECTOR DE AREA SOLICITANTE

Llenar formato y recabar firmas

INICIO

1 a 3 dias Actividad

1

1

1 día Actividad

2

15 min Actividad

3

15 min Actividad

4

1 día Actividad

5

5 min Actividad

6

1a 3 dias Actividad

7

Revisar formato esté debidamente requisitado

3

¿Cumple requisitos?

4

NO

SI

7

ANALISTA ADMINISTRATIVO

Enviar formato para el trámite

correspondiente

2

Devolver al área solicitante las

observaciones a modificar

5

Firmar de recibido

6

Se aplica modificación en el

sistema, y se envía archivar en expediente.

8

FIN

1 dia Actividad

8

SECRETARIA




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE

MODIFICACIONES DE ESTRUCTURAS

Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo

(clave)

1 Director del área solicitante

(DAS)

Llena formato de modificación de estructura y recaba la firma del Secretario del área correspondiente y trabajador.

Formato de Modificación de Estructura

2 DAS Envía a la Dirección General de Recursos Humanos para su revisión y recepción en su caso.


3 Analista Administrativo

(AA)

Recibe formato de modificación de estructura y revisa que esté debidamente requisitado.


4 AA ¿Cumple con los requisitos? No. Ir a la actividad 5 Si. Ir a la actividad 6.

5 AA Devuelve formato al área solicitante para su correcto llenado, señalándole la información que necesita ser corregida. Regresa al paso 1


6 AA Firma de acuse derecibo. Formato de Modificación de Estructura

7 AA Recaba firmas correspondientes para la autorización del formato de modificación de estructuras. Secretaria de Administración y Director General.


8 AA Envía al Departamento de Registro de Personal para aplicación en la quincena correspondiente. Revisa su correcta aplicación. Y se envía al archivo para integrar a su expediente. Con esta actividad finaliza el procedimiento.





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PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIONES DE ESTRUCTURAS

REGISTRO DE CALIDAD



“ Ninguno “

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

1 Formato de modificación de estructura S/C




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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FINIQUITOS

1. Propósito: Realizar el pago a los trabajadores por concepto de finiquito de acuerdo a lo establecido en la Ley Federal del Trabajo.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica para todas las Dependencias del ayuntamiento que solicitan el trámite de pago de finiquito por renuncia de sus trabajadores.

3. Referencia:

Ley Federal del Trabajo.- Arts.48, 49, 50, 84 y 87.

4. Responsabilidad: Es responsabilidad de la Secretaria de Administración la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Enlace Administrativo la correcta aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Recursos Humanos revisar y verificar la correcta implantación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director de Nomina la elaboración, difusión, aplicación y actualización de este procedimiento, así como coordinar las actividades del mismo.

5. Definiciones: Ninguna





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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FINIQUITOS

7

Solicitud de

cheque

Formato de

Baja o renuncia

Memo


Recibir memorándum y

renuncia del trabajador

INICIO

1 a 3 días Actividad

1

1


2

1 día Actividad

3


4

1 hora Actividad

5

1a 2 días Actividad

6

Recabar información del trabajador, verificar datos, elabora cálculo.

2

Elaborar formato para entrega de

solicitudes

Solicitar al Enlace Administrativo

suficiencia presupuestal 4

Enviar documentos para firmas

3

Revisar documentación y envía a Tesorería

6

5

Nota: Verificar compensación, No adeudo de préstamos, Vacaciones, No adeudo de material y equipo NEXTEL etc.

Nota: Firma de Secretaria de Administración, Dir. Gral. De Recursos Humanos y Dir. De Nómina.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

7

TESORERÍA




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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FINIQUITOS

Finiquito

Recibo

Archivar dentro del expediente del

trabajador finiquito y recibo

Cheque


Programar elaboración de cheque para

entrega y ratificación de renuncia

7

8

TESORERIA

FIN

JEFE DE AFICINA (ARCHIVO)

30 a 45 días

Actividad 7

5 minutos

Actividad 8




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FINIQUITOS

Paso Responsable Actividad Documento

de Trabajo (clave)

1 Asistente Administrativo

AA

Se reciben renuncias originales de la Dirección General de Recursos Humanos para aplicación en el sistema.

Memorándum Formato de Renuncia o

baja

2 AA Se recaba información, realiza el cálculo, solicitud, recibos y formatos de no adeudo del trabajador. Este último se solicita a la Dirección General de Contabilidad y Control Presupuestal.

No adeudos

3 AA Se manda a firma toda la documentación, firma el Director de Nomina, Director de Recursos Humanos y Secretaria de Administración

Documentos finiquito

4 AA Se solicita al Enlace Administrativo la suficiencia presupuestal para la elaboración de la póliza.

Solicitud de suficiencia

presupuestal

5 AA Elabora el formato de entrega de solicitudes de cheques y envía a la Dirección General de Contabilidad y Control Presupuestal para la elaboración del mismo.

Formato de entrega de solicitud de

cheque. Solicitud de

cheque

6 Tesorería (T)

Se revisa la documentación en el área de Fiscalización y se turna a Tesorería

Revisión

7 T Se programa la elaboración del cheque para su entrega y ratificación

Cheque

8 Jefe de Oficina (JO)

Archiva documento de finiquito tramitado. Con esta actividad termina el procedimiento.

Finiquito Recibo

Renuncia




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PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE FINIQUITOS

REGISTRO DE CALIDAD



“ Ninguno “

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

1 Formato Finiquito S/C

2 Formato de Renuncia S/C

3 Formato de Entrega de Solicitud de Cheque S/C

4 Recibo S/C

5 Formato de Adeudo/no Adeudo S/C




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XI. DIRECTORIO

Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Blanca Esthela Castrejón Malvaez

Directora de Nómina

3 29 55 22 Cuauhtemoczin # 4 Col. Centro

Víctor Alberto Barajas Piedra Jefe de Departamento de

Registro de Personal

3 29 5543

Cuauhtemoczin# 4 Col. Centro

Claudio Javier Babick Estrada Jefe de Departamento de

Control de Asistencia

3 29 5467

Cuauhtemoczin# 4 Col. Centro




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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN




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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ÁREA: DIRECCIÓN DE NÓMINA

manual de organización, políticas y procedimientos de la ... · redefinición de metas,...

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