manual de organizaciÓn, operaciÓn, servicios y
TRANSCRIPT
1
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, OPERACIÓN,
SERVICIOS Y PROCEDIMIENTOS.
ARCHIVO MUNICIPAL DE AMECA, JALISCO.
2
ÍNDICE
1.- INTRODUCCIÓN 3
2.- OBJETIVO GENERAL 4
3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
4.- MARCO JURÍDICO 4
5.- ESTRUCTURA ORGÁNICA 5
6.- ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECTORIO 6
7.- DEFINICIÓN DE PUESTOS 7
8.- RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVO MPAL DE AMECA 11
9.- INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS 12
10.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA 13
11.- INSUMOS 21
12.- HOJA DE AUTORIZACIÓN 22
3
INTRODUCCIÓN
La Gestión documental consiste en denominar las técnicas que se emplean en las diferentes instancias
administrativas pertenecientes a una organización, entidad, empresa, etc. Las técnicas y prácticas han
ido evolucionando conforme los avances tecnológicos; la conservación de documentos y su resguardo
han existido desde el momento del origen de la escritura, por la necesidad de organización y control
social que data de la época de las primeras civilizaciones del mundo.
Un archivo es considerado como una parte fundamental de cualquier institución pública y privada, ya
que permite de esta forma ser un soporte de las actividades administrativas que se generan en dichos
lugares; cediendo así el acceso a consulta de cualquier aspecto que al interesado convenga; es
necesario porque promueve el conocimiento, custodiando y difundiendo el patrimonio histórico que se
resguarda. Si el archivo se encuentra estructurado, organizado, catalogado y oportunamente
digitalizado facilita por cualquier medio su proceso de investigación, siendo de esta manera que le
otorga al municipio un avance social y de reconocimiento. La preservación y accesibilidad a los
distintos documentos almacenados y resguardados en este archivo municipal depende en su mayoría
de la responsabilidad de todos: ciudadanos, gestores, custodios del archivo, profesionales y sobre
todo del interés de la administración municipal por salvar cada uno de los documentos con los que se
cuentan.
Atendiendo a la necesidad del municipio de Ameca, que cuenta con un resguardo interesante de los
documentos generados por las dependencias gubernamentales de la ciudad, el cual presenta
considerables puntos de oportunidad a trabajar y contribuir a su desarrollo de organización,
clasificación, depuración y digitalización.
4
OBJETIVO GENERAL
El presente manual es un instrumento de apoyo de esta área determinada de la dependencia
municipal, el cual contiene información detallada en forma metódica, de las funciones y actividades
específicas del archivo municipal.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.- Asegurar y resguardar los documentos sin importar su formato.
2.- Dar cumplimiento y sustento de las obligaciones de cada departamento.
3.- Establecer las políticas de operación y organización del archivo.
4.- Describir las funciones de cada elemento.
5.- Explicar de forma detallada, ordenada y secuencial las funciones y actividades.
6.- Otorgar al servidor público una visión general de sus funciones a realizar en este archivo municipal.
MARCO JURÍDICO
1.- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
2.- Constitución Política del Estado de Jalisco.
3.- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
4.- Ley General de Archivos
5.- Ley que Regula la Administración de Documentos Públicos e Históricos del Estado de Jalisco.
6.- Ley de Archivos del Estado de Jalisco y sus Municipios.
7.- Plan Parcial de Desarrollo Urbano para la Conservación del Centro Histórico de Ameca, Jalisco.
8.- Reglamento de la Administración Pública Municipal de Ameca, Jalisco. Artículo 35.
5
ESTRUCTURA ORGÁNICA
PRESIDENCIA MUNICIPAL
SECRETARÍA GENERAL
AUXILIAR CONCENTRACIÓN
HISTÓRICO
AUXILIAR CONCENTRACIÓN
HISTÓRICO
AUXILIAR CONCENTRACIÓN
HISTÓRICO
JEFATURA DE ARCHIVO MUNICIPAL
CRONISTA MUNICIPAL
6
ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECTORIO
NOMBRE COMPLETO CARGO CORREO ELECTRONICO
Lic. Ricardo García Trinidad Secretario General [email protected]
Lic. Francisco Mejía Mata Director de archivo [email protected]
Lic. Francisco Mejía Mata Cronista Municipal [email protected]
C. Ramón Luquín Curiel Auxiliar concentración
e histórico
C. Víctor Alfonso Velázquez Auxiliar concentración [email protected]
C. Silvia García Ramírez Auxiliar concentración [email protected]
JEFATURA ARCHIVO MUNICIPAL DIRECCIÓN:
CALLE ALAMEDA # 2
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CALLE ALAMEDA #2
ARCHIVO HISTÓRICO CALLE ALAMEDA #2
7
DEFINICIÓN DE PUESTOS
DIRECCIÓN DE ARCHIVO MUNICIPAL
TÍTULO DEL PUESTO Director archivo municipal
UNIDAD ADMINISTRATIVA Dirección de archivo municipal
ÁREA DE ADSCRIPCIÓN Secretaría General
A QUIÉN REPORTA Secretaría General
A QUIÉN SUPERVISA Auxiliares concentración, histórico, administrativo
No. PERSONAS EN EL PUESTO 1
REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO
ESCOLARIDAD Licenciatura en Historia, Ciencias Sociales,
Archivística, Derecho o carreras afines.
AÑOS DE EXPERIENCIA 1 año
CONOCIMIENTOS BÁSICOS Archivística, historia, legislaciones vigentes
HABILIDADES Responsabilidad, liderazgo, relaciones públicas,
trabajo en equipo, capacidad de análisis, habilidades
computacionales, administración documental.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Coordinar, planear, dirigir, organizar, programar las funciones específicas correspondientes al
Archivo Municipal.
8
FUNCIONES PRINCIPALES DEL DIRECTOR DE ARCHIVO MUNICIPAL
1.1 Custodiar y conservar los documentos, expedientes, libros, etc. Que integran este Archivo Municipal.
1.2 Planear, programar, organizar dirigir, controlar y evaluar el desempeño de las acciones del personal para
el buen funcionamiento del Archivo Municipal.
1.3 Supervisar la administración documental de las unidades administrativas que lleven el archivo de trámite
para futuras transferencias de archivos en acuerdo a las leyes vigentes en la materia.
1.4 Proporcionar los formatos correspondientes para que se realice adecuadamente el préstamo y devolución
de documentos.
1.5 Gestionar acciones de conservación para el mantenimiento físico del acervo documental.
1.6 Proponer, implementar y supervisar la organización y registro de documentos con la finalidad de facilitar el
manejo y localización.
1.7 Implementar mejoras de conservación y mantenimiento físico del acervo documental.
1.8 Informar a la Secretaría del Ayuntamiento sobre los documentos que requieran restauración.
1.9 Implementar medidas de higiene y prevención para la protección y salud de los empleados del Archivo
Municipal.
1.10 Supervisar la atención de los ciudadanos que solicitan acceso a los documentos.
1.11 Verificar que los encargados de archivos realicen los trabajos de actualización de los Instrumentos
Archivísticos.
1.12 Elaboración de un Inventario General del acervo documental en soporte electrónico.
1.13 Planear los trabajos de capacitación en archivística del personal que maneja el archivo de concentración.
1.14 Supervisar que las Transferencias Documentales sigan los procesos correspondientes.
1.15 Difundir en coordinación con los encargados del archivo el patrimonio documental del Municipio.
1.16 Desarrollar las funciones inherentes al área de su competencia y aquellas que le asigne la Secretaría
del Ayuntamiento.
1.17 Custodiar y cuidar los bienes muebles que estén bajo su uso y resguardo, evitando su pérdida,
sustracción del área asignada y/o destrucción, utilizándolos exclusivamente para los fines que estén
afectos, debiendo mantener informadas a las dependencias correspondientes sobre el alta, baja y cambio
de área de los bienes que estén bajo su resguardo.
1.18 Mantener debidamente organizados los documentos para su fácil localización y consulta.
1.19 Dar respuesta a las solicitudes de acceso a la información, cumplir con los criterios y lineamientos en
materia de información reservada y datos personales, cumplir con los ordenamientos y criterios que en
materia de Transparencia correspondan y atender los requerimientos, observaciones y recomendaciones.
9
1.20 Implementación del Control Interno de la Unidad Administrativa a su cargo, de acuerdo a los lineamientos
aplicables.
AUXILIAR DE ARCHIVO MUNICIPAL
TÍTULO DEL PUESTO Auxiliar archivo municipal
UNIDAD ADMINISTRATIVA Archivo municipal
ÁREA DE ADSCRIPCIÓN Secretaría General/Dirección Archivo Municipal
A QUIÉN REPORTA Director de Archivo Municipal
A QUIÉN SUPERVISA N/A
No. PERSONAS EN EL PUESTO 3
REQUERIMIENTOS PARA EL PUESTO
ESCOLARIDAD Bachillerato
AÑOS DE EXPERIENCIA 2 años
CONOCIMIENTOS BÁSICOS Técnicas archivísticas, legislaciones vigentes, manejo
documental, conocimientos básicos en tecnología,
cultura general e historia, administración pública.
HABILIDADES Responsabilidad, relaciones públicas, trabajo en
equipo, capacidad de análisis, habilidades
computacionales, administración documental.
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Asegurar la integridad, custodia, conservación y resguardo de la documentación del acervo documental; de
los bienes muebles del área, así como apoyar en la realización de los instrumentos archivísticos, búsqueda
de información, así como otorgar un servicio de calidad y calidez a los investigadores y ciudadanos.
10
FUNCIONES PRINCIPALES DEL AUXILIAR DE ARCHIVO MUNICIPAL
2 Apoyar al encargado del Archivo de Concentración en la conservación y custodia de los documentos, libros
y expediente del acervo documental de concentración y Trámite.
2.1 Apoyar en la organización y descripción los grupos documentales históricos que integran el acervo del
Archivo de Concentración y establecer las normas de custodia.
2.2 Apoyar en el desarrollo de programas y acciones de conservación para el mantenimiento físico del acervo
que integra la documentación del Archivo de Concentración.
2.3 Apoyar en la implementación de propuestas para la organización y sistemas de registro de los documentos
que sean depositados en el Archivo, con el fin de agilizar el manejo y localización de los mismos.
2.4 Ejecutar las medidas de higiene y prevención para la protección, integridad y salud obligatorias para los
empleados del Archivo de Concentración.
2.5 Ejecutar los sistemas de protección, prevención y seguridad que se requieran para el acervo documental.
2.6 Implementar la metodología para el desarrollo y actualización de los Instrumentos Archivísticos.
2.7 Apoyar y participar en la realización de exposiciones documentales que difundan la historia del Municipio,
tomando en cuenta las medidas de conservación y seguridad para tal efecto.
2.8 Recibir capacitación continuamente para realizar adecuadamente el trabajo.
2.9 Apoyar y vigilar la recepción y orden de la documentación transferida al Archivo de Concentración.
2.10 Apoyar en la ejecución de las medidas preventivas que eviten el deterioro, pérdida o sustracción del
acervo documental, así como el mobiliario y equipo técnico del Archivo de Concentración.
2.11 Custodiar y cuidar los bienes muebles que estén bajo su uso y resguardo, evitando su pérdida,
sustracción del área asignada y/o destrucción, utilizándolos exclusivamente para los fines que estén
afectos, debiendo mantener informadas a las dependencias correspondientes sobre el alta, baja y cambio
de área de los bienes que estén bajo su resguardo.
2.12 Apoyar en la realización de informes trimestrales y estadísticas mensuales de actividades.
2.13 Atender las demás funciones que asigne el encargado(a) del archivo, así como funciones asignadas.
2.14 Mantener debidamente organizados los documentos para su fácil localización y consulta.
11
RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVO MUNICIPAL
I Preservar, organizar y administrar el archivo del municipio, clasificar los documentos que allí ́se concentran,
llevar registro de estos; así ́como, de la recepción y envío de los mismos a las instancias competentes;
II. Conservar, restaurar, difundir y reproducir el acervo documental del archivo que se considere de interés para
el público en general;
III. Establecer el servicio de préstamo y consulta de documentación del archivo, en los términos de la
normatividad aplicable;
IV. Atender a la población en las consultas que realice; así como, proporcionarle los servicios relativos al banco
de datos e información documental, estadística e histórica, conforme lo dispuesto en la normatividad aplicable;
V. Facilitar los documentos en resguardo, para su consulta y, en su caso fotocopiarlos, conforme lo dispuesto
en la normatividad aplicable;
VI. Emitir a las dependencias competentes los informes que le sean solicitados, conforme lo dispuesto en la
normatividad aplicable;
VII. Proponer a las dependencias competentes, las políticas, lineamientos y acciones necesarias para la
preservación de los documentos;
VIII. Informar al Secretario General sobre las actividades e investigaciones realizadas por la dependencia, así ́
como del estado que guarda el Archivo Municipal;
IX. Asesorar técnicamente en asuntos de su competencia, a los titulares de las dependencias municipales; así
como comunicarles las deficiencias que existen en la documentación que envían al Archivo Municipal y en su
manejo;
X. Registrar en cédula principal los decretos, leyes, reglamentos y demás disposiciones emitidas por las
autoridades de los tres niveles de gobierno, que le sean remitidos;
XI. Emitir opinión a la dependencia competente en la contratación del personal para el servicio del Archivo
Municipal, procurando que este reúna los conocimientos archivísticos y administrativos necesarios;
XII. Difundir las funciones del Archivo Municipal, a fin de convertirlo en lugar de interés para la población;
XIII. Elaborar y remitir al Ayuntamiento a través de la Secretaría General, el dictamen técnico que sustente la
depuración de documentos, conforme a la normatividad aplicable;
XIV. Elaborar los manuales de organización y de procedimientos del Archivo Municipal, en coordinación con las
dependencias competentes, enviarlos para su registro y aplicarlos;
12
XV. Emitir opiniones técnicas que puedan incidir en la actualización de las disposiciones reglamentarias
relacionadas con las actividades de la Unidad;
XVI. Informar a la Secretaria General, los avances de sus actividades y los resultados de sus análisis
estadísticos que permitan medir la capacidad de respuesta del Archivo Municipal en los términos y condiciones
que indique la misma;
XVII. Las demás previstas en la normatividad aplicable.
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO MUNICIPAL
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PAMA-01-2020 Recepción de documentos semiactivos procedentes de otros departamentos y direcciones
PAMA-02-2020 Organización de documentos
PAMA-03-2020 Catalogación de documentos
PAMA-04-2020 Depuración de documentos
PAMA-05-2020 Traspaso de documentos a archivo histórico
PAMA-06-2020 Rescate de documentos históricos relacionados con Ameca
PAMA-07-2020 Visitas guiadas al museo Filemón Gutiérrez Ramírez
PAMA-08-2020 Eventos culturales e históricos en recinto y museo
PAMA-09-2020 Consulta de documentos a dependencias gubernamentales y externas.
13
DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-01-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Recepción de documentos semiactivos.
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Recibe oficio de solicitud de ingreso de documentos Dirección de Archivo Municipal
2. Notifica oficio de solicitud de ingreso de documentos Dirección de Archivo Municipal
3. Revisa espacio disponible y existente Dirección de Archivo Municipal
4. Revisa fecha disponible para recepción de documentos
Dirección de Archivo Municipal
5. Notifica espacio y fecha de recepción Dirección de Archivo Municipal
6. Agenda ingreso de documentos vía oficio y envía especificaciones de recepción
Dirección de Archivo Municipal
7. Firma oficio Dirección de Archivo Municipal
8. Corrobora con la dependencia solicitante que está lista para la recepción de documentos.
Dirección de Archivo Municipal
9. Coteja físicamente documentos con la relación respectiva con el personal que de la dependencia que envía y con personal del archivo
Dirección de Archivo Municipal
14
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-02-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Organización de Documentos
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Determina el fondo documental que no se encuentra organizado.
Dirección de Archivo Municipal
2. Ordena los documentos por dependencia Dirección de Archivo Municipal
3. Realiza análisis de documentos para su organización Dirección de Archivo Municipal
4. Determina la forma en que se va a organizar el fondo documental
Dirección de Archivo Municipal
5. Retira objetos que dañen los documentos (broches baco, grapas, clips, ligas, etc.)
Dirección de Archivo Municipal
6. Realiza organización documental Dirección de Archivo Municipal
7. Encarpeta expedientes y coloca en cajas Dirección de Archivo Municipal
8. Identifica las cajas. Dirección de Archivo Municipal
9. Hace etiquetas e imprime Dirección de Archivo Municipal
10. Identifica anaqueles Dirección de Archivo Municipal
11. Coloca cajas en lugar correspondiente Dirección de Archivo Municipal
15
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-03-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Catalogación de Documentos
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Identificar principio de procedencia Dirección de Archivo Municipal
2. Integridad de fondos Dirección de Archivo Municipal
3. Unidad de procedencia Dirección de Archivo Municipal
4. Funciones de la Unidad Dirección de Archivo Municipal
5. Actividades de la Unidad Dirección de Archivo Municipal
6. Tipo de documentos Dirección de Archivo Municipal
7. Revisión de carpetas y cajas Dirección de Archivo Municipal
8. Revisión de documentación útil Dirección de Archivo Municipal
9. Elimina documentos obsoletos o sin valor para consulta
Dirección de Archivo Municipal
16
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-04-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Depuración de Documentos
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Revisión física de documentos Dirección de Archivo Municipal
2. Separación física Dirección de Archivo Municipal
3. Captura información en formato de depuración de la base de datos
Dirección de Archivo Municipal
4. Elabora oficio informando a la unidad y/o dependencia correspondiente
Dirección de Archivo Municipal
5. Envía oficio con relación de documentos Dirección de Archivo Municipal
6. Agenda visita con personal de dependencia para revisión de documentos
Dirección de Archivo Municipal
7. Recibe a personal de dependencia Dirección de Archivo Municipal
8. Elabora oficio a secretaría general informando la depuración
Dirección de Archivo Municipal
9. Recibe respuesta vía oficio para depuración o negación
Dirección de Archivo Municipal
10. Realiza depuración Dirección de Archivo Municipal
17
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-05-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Traspaso de documentos a Histórico
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Clasifica el fondo documental Dirección de Archivo Municipal
2. Acomoda documentos basándose en conceptos de ordenamiento
Dirección de Archivo Municipal
3. Ordena los documentos Dirección de Archivo Municipal
4. Retira objetos que dañen la preservación del papel Dirección de Archivo Municipal
5. Integra documentos en carpetas y cartones Dirección de Archivo Municipal
6. Asigna códigos, claves, siglas, etc. Que permitan identificar la dependencia generadora y/o tipo de documento.
Dirección de Archivo Municipal
7. Recibe donaciones particulares y/o empresas para consulta histórica
Dirección de Archivo Municipal
8. Realiza investigación sobre valor histórico de documentos
Dirección de Archivo Municipal
9. Entrega oficio de recepción y donación de documentos
Dirección de Archivo Municipal
10. Revisa documentos y los clasifica Dirección de Archivo Municipal
18
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-06-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Rescate de documentos históricos relacionados con Ameca
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Recibe donaciones de particulares Dirección de Archivo Municipal
2. Realiza investigación histórica de documentos particulares
Dirección de Archivo Municipal
3. Visita archivos de ciudades vecinas que contengan información de Ameca
Dirección de Archivo Municipal
4. Fotocopia información o saca duplicado de la misma Dirección de Archivo Municipal
5. Revisa expedientes relacionados Dirección de Archivo Municipal
6. Clasifica documentación Dirección de Archivo Municipal
7. Ordena documentos Dirección de Archivo Municipal
8. Etiqueta documentos Dirección de Archivo Municipal
9. Registra documentos rescatados en base de datos Dirección de Archivo Municipal
10. Entrevista a personas de 70 años o más para realizar investigaciones sobre Ameca.
Dirección de Archivo Municipal
19
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-07-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Visitas guiadas al museo Filemón Gutiérrez Ramírez
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Se agendan visitas por parte de grupos escolares o particulares
Dirección de Archivo Municipal
2. Extiende invitación a diferentes grupos Dirección de Archivo Municipal
3. Invita a alumnos y maestros a que conozcan el patrimonio histórico del municipio
Dirección de Archivo Municipal
4. Agenda fecha y hora de visita. Dirección de Archivo Municipal
5. Recibe y da bienvenida al grupo Dirección de Archivo Municipal
6. Inicia visita guiada para el recorrido por las áreas del edificio.
Dirección de Archivo Municipal
7. Despedida del grupo Dirección de Archivo Municipal
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-08-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Eventos culturales e históricos en recinto y museo
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Elige tema de exposición Dirección de Archivo Municipal
2. Externa invitación al público Dirección de Archivo Municipal
3. Selecciona material de presentación Dirección de Archivo Municipal
4. Pide apoyo con oficina de educación y comunicación social.
Dirección de Archivo Municipal
5. Invita a medios de comunicación para difusión Dirección de Archivo Municipal
6. Inaugura evento en compañía de autoridades municipales
Dirección de Archivo Municipal
7. Archiva publicación y formatos digitales sobre el evento
Dirección de Archivo Municipal
20
IDENTIFICACIÓN ORGANIZACIONAL
CUADRO DE CONTROL
Dependencia General: Secretaría General Código: PAMA-09-2020
Dirección o Departamento:
Dirección de Archivo Fecha de emisión: 08-OCTUBRE-2018
Unidad: N/A Fecha de Actualización:
08-ENERO-2020
Procedimiento: Consulta de documentos a dependencias gubernamentales y externos
DATOS DE MAPEO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ÁREA
1. Registrarse en el control de usuarios Dirección de Archivo Municipal
2. Llenar boleta de solicitud de información Dirección de Archivo Municipal
3. Se podrá consultar sin restricción la información de libre acceso
Dirección de Archivo Municipal
4. Información clasificada podrá ser consultada con autorización vía oficio
Dirección de Archivo Municipal
5. Recepción de oficio de solicitud de consulta de documentos
Dirección de Archivo Municipal
6. El préstamo externo de documentos solo se hará a la dependencia generadora, vía oficio previo
Dirección de Archivo Municipal
7. Espera respuesta de fecha de consulta y/o respuesta de búsqueda.
Dirección de Archivo Municipal
21
INSUMOS
CANTIDAD CONCEPTO JUSTIFICACIÓN DETALLES
2 COMPUTADORAS La adquisición de este recurso está
destinada para agilizar la digitalización de
los documentos existentes del archivo de
concentración y elaboración de oficios u
otros necesarios para información de este
archivo
Computadora de escritorio y/o
laptop con una capacidad mínima
de 500GB de disco duro, 4 GB en
RAM.
2 ESCANER Comenzar la digitalización de
documentos que facilitará la gestión y
cumplimiento con la normatividad actual
Escáner de mediano rendimiento
con capacidad de digitalización a
doble cara, tamaño oficio
1 SISTEMA
SOFTWARE
Desarrollo de un sistema en el cual se
hará el vaciado de los archivos
digitalizados, los cuales deberán estar
ordenados bajo la normatividad
establecida
Solicitar apoyo con personal de
informática para su desarrollo y
capacitación a personal
administrativo del archivo
80 ANAQUELES La organización de documentos depende
del espacio designado para su
almacenamiento y resguardo y no siga en
peligro de daño o pérdida total
Anaqueles o estantes de 5 niveles
de 183x80x40 anticorrosivos y
con pintura resistente a oxidación
200 CAJAS Organización de documentos e
integración de todos en un solo espacio
Cajas de cartón adecuadas para
archivar documentos
1 ASPIRADORA El proceso de resguardo de los
documentos depende de la constante
limpieza lo que permite su protección
Aspiradora de filtros lavables, no
desechables
54 VIDRIOS Vidrios para protección de ventanas Vidrios de 58x79cm
1 INSTALACIÓN
ELECTRICA
Adecuación del lugar para comenzar a
trabajar en las condiciones establecidas
Depende de lo que requiera el
espacio designado
1 IMPRESORA Permite la impresión de oficios y/o
fotocopias de información solicitada
Impresora para documentos
tamaño oficio con tinta color
negro, inalámbrica, etc.
22
HOJA DE AUTORIZACIÓN
AUTORIZACIÓN
___________________________________________
ING. JUAN VALENTÍN SERRANO JIMÉNEZ
PRESIDENTE MUNICIPAL
__________________________________________
LIC. RICARDO GARCÍA TRINIDAD
SECRETARIO GENERAL
__________________________________________
LIC. ABELARDO RODRÍGUEZ RICO
JEFE DE GABINETE
_________________________________________
LIC. ERIK ALBERTO SANCHEZ ENRÍQUEZ
COORDINADOR
___________________________________________
LIC. FRANCISCO MEJÍA MATA
DIRECTOR DE ARCHIVO MUNICIPAL