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MANUAL DE ORGANIZACIÓN OPERACIÓN, PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS DE LADIRECCION DE

San Martín de Hidalgo, Jalisco

H. AYUNTAMIENTO SAN MARTIN HGO.

INDICE

1 CONCEPTO DEL MANUAL 3

2 OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Y MEDIOS ELECTRONICOS

4

3 METAS 54 ORGANIGRAMA 65 DESCRIPCION DE PUESTOS 76 SERVICIOS QUE OTORGA 97 ACTIVIDADES QUE REALIZA 108 FUNCIONES QUE LE CORRESPONDE 119 RELACION DE PROCEDIMIENTOS 1210 FIRMAS Y AUTORIZACIONES 29

1. ASESORÍA SOBRE EQUIPO DE CÓMPUTO.2. ASESORIA EN PROGRAMAS.3. CREACION DE PLANTILLAS Y ACTUALIZACION DE PROGRAMAS.4. CREACION DE PRESENTACIONES.5. MANTENIMIENTO GENERAL DEL EQUIPO DE CÓMPUTO.6. INSTALACION DEL EQUIPO Y SOFTWARE.7. RESPALDO PREVENTIVO DE ARCHIVOS.8. RECOPILACION DE INFORMACION DESDE INTERNET.9. ASESORIA EN CORREO ELECTONICO.10. ADMINISTRACION DE REDES DE CÓMPUTO.11. CREACION DE INFORMES Y PRESENTACION (ANUAL).12. APOYO A LA CREACION DE LA PAGINA WEB MUNICIPAL.13. APOYO A DEPENDENCIAS MUNICIPALES.14. APOYO EN LA ESTRUCTURACION DE RED DEL EDIFICIO DEL H. AYUNTAMIENTO EN SAN MARTIN DE HIDALGO, JALISCO.15. MONITOREO CONSTANTE DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PERSONAL EN INTERNET.16. APOYO A PROGRAMAS DE SICIITT E IRIS ADEMAS APOYO AL SALA DE DIAGNOSTICO DEL AREA DE SALUD MUNICIPAL,17. ADMINISTRACION DE LAS REDES TELEFONICAS.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO

El manual de procedimientos es un documento que contiene, de manera

precisa y detallada, los servicios, así como las tareas y actividades que tienen asignadas las unidades administrativas, incluyéndose además

formatos a utilizarse y los medios básicos para su instrumentación y adecuado desarrollo. Constituye una guía de trabajo y además, es un instrumento que dará continuidad al quehacer público, independientemente de que cambien los responsables del mismo.

GENERAL:

Manejar los datos municipales que permitan coadyuvar con el gobierno y

empresarios, disponiendo de información confiable, oportuna y relevante. Así como mantener en óptimas condiciones los equipos de cómputo y electrónicos para un óptimo servicio a la ciudadanía.

ESPECIFICOS

• Organizar la información en la cual participen los organismos

municipales para elaborar informes periódicos de la misma.

• Proporcionar al Presidente Municipal los instrumentos que contribuyan

al desarrollo del municipio, para promoverlo a la inversión extranjera y nacional.

• Apoyar al departamento de comunicación social con el manejo de la página Web municipal, darle mantenimiento adecuado al portal y

publicar las notas de interés para la ciudadanía.

METAS

* Obtener información municipal para la elaboración de planes de trabajo, de desarrollo y proyectos de inversión y actualización y

enriquecimiento de cédulas municipales.

* Mantener al día los software y capacitando a los responsables de su utilización.

* Tener estructura la red de acceso local para a través de ella tener control y acceso a los equipos de cómputo y con ello agilizar el mantenimiento preventivo y correctivo así como uno proporcionales el acceso a Internet a través de la misma.

DESCRIPCION DE PUESTOS

NOMBRE DEL PUESTO: AUXILIAR DE INFORMATICA

AREA: Municipio de San Martin Hidalgo, Jalisco.

FUNCION ESPECÍFICA:

• Coordinarse con las direcciones o departamentos para subir información a la página de Internet.

• Ayudar a diseñar formatos y medios de captura de información en las

diferentes áreas del Gobierno Municipal.

• Realizar mantenimiento correctivo y preventivo en los equipos de

cómputo en las diferentes direcciones o departamentos.

• Y además las funciones inherentes a su puesto.

RANGO DE EDAD: De 23 años en adelante.

ESTUDIOS REQUERIDOS: Licenciatura en sistemas de información o en informática.

NATURALEZA DEL PUESTO:

DIRECTIVO ANALITICO PERMANENTE SUPERVISION OPERATIVO

✓ PERIODO CONSTITUCIONAL

TIPO DE TRABAJO:

✓ OFICINA CAMPO AMBOS

HABILIDADES QUE REQUIERE EL PUESTO:

• Conocimientos de computación e informática,• Manejo de impresora.

CARACTERISTICAS PERSONALES QUE REQUIERE EL PUESTO:

• Capacidad de aprendizaje rápido y memoria.• Sentido común y juicio práctico.• Capacidad de abstracción, análisis, síntesis.• Capacidad de observación a detalle y discernimiento.• Capacidad de atención y concentración.• Trabajo en equipo.• Relaciones interpersonales.• Iniciativa, creatividad, disciplina y trabajo bajo presión.

TIPO DE ESFUERZO QUE REQUIERE:

Esfuerzo físico y mental.

1. Asesoría de equipo de cómputo a cualquier dependencia municipal.

2. Asesoría en el manejo de programas.

3. Creación de presentaciones (Power Point).

4. Mantenimiento general a equipo de cómputo.

5. Instalación de equipo y software.

6. Recopilación de información desde Internet.

7. Asesoría en correo electrónico.

8. Administración de redes de cómputo.

9. Creación de informes y presentaciones anuales.

10. Apoyo a la jefatura de relaciones públicas y comunicación social y a

la jefatura de prensa y publicidad.

11. Apoyo a la dirección de difusión cultural y deportes.

12. Apoyo a los departamentos de salud pública municipal, catastro y obras públicas.

13. Mantenimiento constante de las redes telefónicas.

1. Darle mejor funcionamiento a los equipos de computación.

2. Administrar las redes de información.

3. Actualización de software, antivirus y otros programas.

4. Recopilar información de manera periódica.

5. Asesorar a cualquier área o dependencia municipal.

6. Apoyo al departamento de difusión y deportes.

7. Participación en diferentes unidades administrativas del Ayuntamiento.

Al Departamento de Informática y Medios Electrónicos le corresponden

las funciones siguientes:

I. Asesorar en instalación y mantenimiento en general de equipo y software de cómputo.

II. Asesorar en el uso de programas tales como WORD, EXCEL,POWER POINT, etc

III. Actualización constante de software, como antivirus, programas informáticos, etc.

IV. Asesorar en el Sistema de Correo Electrónico.

V. Administrar las Redes de Cómputo.VI. Recopilar información de manera periódica con relación a los

siguientes puntos:

1.- Información relacionada con los organismos municipales.2.- Información para informes de gobierno.3.- De actividades económicas y sociales que se realizan en elmunicipio.4.- Recibir información de todas las dependencias inmersas en la Unidad

de Transparencia.

VII. Se hace un respaldo periódico en los equipos de cómputo para prevenir la pérdida de documentos así como para ayudar al equipo a trabajar con mayor velocidad.

VIII. Apoyo en la administración de tos correos electrónicos

pertenecientes al H. Ayuntamiento así como el apoyo debido para enviar y recibir información a través de los medios electrónicos.

IX. Apoyar a las distintas direcciones y unidades administrativas del Ayuntamiento.

X. Las demás que le señalen como de su competencia el Ayuntamiento, el Presidente Municipal, las leyes y reglamentos vigentes.

RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS QUE SE REALIZAN EN EL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA Y MEDIOS ELECTRONICOS

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL HOJA DE PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA: DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

ACTIVIDAD: ASESORIA SOBRE EQUIPO DE COMPUTO COBRO

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Se solicita al departamento de Informática y Medios Electrónicos su intervención en la resolución de un problema, este se categoriza de acuerdo al grado de criticidad. Se resuelve según su categoría ya sea inmediatamente o bien, a corto plazo. Se solicita en seguida vía Hacienda Municipal, Secretaria, o Presidente Municipal los recursos necesarios para resolver el problema. Posteriormente se lleva el registro

de esta actividad.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN:

ACTIVIDAD: ASESORIA EN PROGRAMAS


Se solicita la intervención del Departamento de Informática y Medios Electrónicos en la resolución de un problema. Después de categorizado, se resuelve según el grado de criticidad obtenido. Más adelante se registra dicha actividad.


ACTIVIDAD: CREACION DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS (WORD, EXCEl,) j

Y ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARES.


Se solicita al Departamento de Informática y Medios Electrónicos la creación de documentos y plantillas que se utilizan constantemente. Se determina el programa, versión y características de la computadora donde se cargarán los documentos. Después se elaboran los archivos tomando en cuenta las características requeridas por el solicitante. Se registra por último la actividad. Se evalúa las características del equipo de cómputo y se estudia la capacidad de utilización de los nuevos software para garantizar la estabilidad y rapidez en su utilización, de ser aprobado se procede a actualizar el equipo de lo contrario se le da un mantenimiento básico para garantizar su óptima utilización. Después se

procede a registrarse,



ACTIVIDAD: CREACION DE PRESENTACIONES


Se solicita la creación de una presentación. Se envía al Departamento de Informática y Medios Electrónicos toda la información necesaria: fotos, documentos, gráficos, etc., en forma digital de ser posible. Se elabora la presentación tomando en cuenta la imagen del Ayuntamiento

(tipografía, colores, etc.). Se apoya en la presentación visual con la televisión, o bien con un cañón proyector, etc. Se lleva el registro del

evento.



ACTIVIDAD: MANTENIMIENTO GENERAL DE EQUIPO DE CÓMPUTO


Se realiza de forma calendarizada el mantenimiento preventivo y

correctivo del equipo de cómputo. Se informa al encargado de la computadora o impresora la fecha en que se hará la revisión. Se lleva una bitácora para cada equipo, misma que contiene todas las intervenciones y fallas que ha tenido. Se instala la actualización del antivirus más reciente a cada máquina. Se informa al Presidente Municipal o al Secretario sobre el equipo que se encuentre en malas

condiciones.


DEPENDENCIA; DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

ACTIVIDAD: INSTALACION DE EQUIPO Y SOFTWARE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO;

Se solicita la intervención Departamento de Informática y Medios Electrónicos en la instalación de equipo y programas. Se realiza la instalación, recomendando los lugares y condiciones de energía eléctrica

apropiadas. Se ínstala el software, informando al H. Ayuntamiento sobre

las instalaciones ilegales (piratas) de algunos programas, quedando bajo

la responsabilidad de éste el pago de licencias. Se llena la nueva bitácora del equipo. Por último, se registra el evento.


ACTIVIDAD: RESPALDO PREVENTIVO DE ARCHIVOS


Se solicita al Departamento de Informática y Medios Electrónicos su intervención en la creación de un CD ROM ó DVD que contenga los archivos de suma importancia que no se quiere que por errores humanos o electrónicos llegasen a perderse. Se procede a registrar el

hecho.



ACTIVIDAD: RECOPILACION DE INFORMACION DESDE INTERNETñ V •_ - ^ __ ^v¿__ ____ . flÉfcjÉMÉHfcFÉftv -i—_____•_______________ ” ----------------------: ‘ V; :


Se solicita al Departamento de Informática y Medios Electrónicos información desde Internet sobre algún artículo. Se utilizan los buscadores de Internet y se recopila la información. Más tarde se avisa

al solicitante si la información se encuentra o no. Se lleva un registro

de dicha actividad.


ACTIVIDAD: ASESORIA EN CORREO ELECTRONICO


Se promueve el uso del Correo Electrónico en todas las Dependencias Municipales. Se lleva el mantenimiento de la computadora especial del correo municipal (en su caso, el servidor de correo). Se brinda apoyo a los usuarios de este sistema. Después se lleva un listado de correos del

personal que labora en el H. Ayuntamiento.



ACTIVIDAD: ADMINSITRACION DE REDES DE CÓMPUTO


Se pone en marcha el funcionamiento de la Red de Cómputo de las diferentes oficinas municipales. Se dan de alta y de baja a usuarios de la Red. Se lleva el mantenimiento del servidor y del cableado de Red. Se

lleva registro de fallas y eventos en la Red. Se promueve el uso de las características de la Red (Impresión, Guardado de Datos, Intercambio de

Información, etc.).



ACTIVIDAD: CREACION DE INFORMES Y PRESENTACIONES (ANUAL)


En la presentación del informe anual del Presidente Municipal, utilizando presentaciones visuales en completo vínculo con la Jefatura de Relaciones Públicas y Comunicación Social. Se realizan las presentaciones visuales requeridas. Se instala el equipo necesario el día de la presentación del informe. Se toma en cuenta la imagen del H.

Ayuntamiento (tipografía y colores).


JO. JAL.

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JAL


ACTIVIDAD: APOYO A LA CREACION DE LA PAGINA WEB MUNICIPAL


Se brinda apoyo a la Jefatura de Prensa y Publicidad en cuanto al diseño y formato de la página Web Municipal, así como se le da constante mantenimiento además de monitoreo constante para ver su

rendimiento. Se lleva el registro del evento.


ACTIVIDAD: APOYO A DEPENDENCIAS MUNICIPALES


Se brinda apoyo en temas informáticas a estas Dependencias con la creación de Diplomas, Gafetes y demás papelería así como el

mantenimiento necesario en sus equipos de cómputo y electrónicos.



| ACTIVIDAD: ESTRUCTURACION DE LA RED EN EL EDIFICIO DEL H.

AYUNTAMIENTO MUNICIPAL


El departamento de Informática y Medios Electrónicos, diagnostica y

evalúa las necesidades de las dependencias y departamentos para

llevarles la estructuración de RED necesaria para realizar los servicios requeridos por la ciudadanía, y además, para contar con los requisitos

requeridos por algunas dependencias gubernamentales.



ACTIVIDAD: MONITOREO CONSTANTE DE LAS ACTIVIDADES EN INTERNET


El departamento de Informática y Medios Electrónicos, monitorea constantemente la utilización de internet con el fin de ver que se le dé el uso adecuado y para los fines a bien del H. Ayto. Constitucional de San Martin de Hidalgo,


ACTIVIDAD: APOYO A PROGRAMAS SICIITT E IRIS, Y A LAS AREAS DE

CATASTRO, SALUD PUBLICA MUNICIPAL Y OBRAS PUBLICAS


Se apoya con lo necesario a los programas de información GEO

TERRITORIAL asistiendo a sus cursos de capacitación y ayudando a la

realización de las actividades que ellos piden, además se les apoya a las distintas áreas como la sala de diagnóstico situacional del departamento de salud pública municipal, con la instalación de la tecnología necesaria así como su mantenimiento debido y además incorporándolos a la página web municipal; también se les apoya a las áreas de obras públicas y catastro con la edición de carteles, contratos

y demás documentos que a su solicitud y bajo su asesoramiento les ayudamos a realizar.



ACTIVIDAD: ADMINISTRACION DE REDES TELEFONICAS


Se le da constante mantenimiento a las redes y equipos telefónicos

para brindar un mejor servicio en este ámbito, así mismo se ha reestructurado los servicios economizando y ayudando a que más recursos sean utilizados en bien de la población.


AUTORIZACION

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