manual de normas y procedimientos para las unidades de...

UNIVERSIDAD DE ORIENTE VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

VERSIÓN 1.0

001

ENERO 2009

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES DE ALMACEN DE LA


Código: R-CGA-03-01-1 Pág.: 3 Fecha: Enero 2009

VIGENCIA Y APROBACIÓN Este Manual, elaborado por la Dirección de Organización y Sistemas en

coordinación con las Unidades de Almacén, entrará en vigencia cuando sea

autorizado por el Consejo Universitario.

Esta Versión 1.0, fue adaptada a los lineamientos exigidos por el Ministerio de

Finanzas, a través del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas

Públicas (SIGECOF).

Para efectos de actualización, este Instrumento será evaluado cada año por esta

Dirección, con el objetivo de mantener la pertinencia y apego de las Normas a la

legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia.

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SEGURIDAD Y PROTECCIÓN El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de

Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser

modificado total o parcialmente sin la autorización expresa de la Dirección de

Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de

Elaboración y Control de Documentos. La inobservancia a esta disposición, será

sancionada de acuerdo a lo contemplado en el Manual de Normas y

Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las

responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la materia

establezca.

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TABLA DE CONTENIDOS

VIGENCIA Y APROBACIÓN…………………………………………………..……..

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN……………………………………………….……..

OBJETIVO Y ALCANCE…….………...................................................................

BASE LEGAL……………………………………………………………………..……

GLOSARIO…………………...……………………………………………..…..……..

NORMAS…………………………………………………………………………….....

Para la Recepción y Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina..

Para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina.………………

PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………..………

Para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina……………….

Para el Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina.……..………..

ANEXOS……………………………………………………………………………….

Formularios...…………………………………………………………………….........

- Forma: Requisición de Materiales………………………….……..……..……

- Forma: Orden de Compra……………………………………..………….……

Flujogramas…………...……………………………………..…………………………

- Procedimientos para la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de

Oficina………………………………………..……………………………………

- Procedimientos para el Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de

Oficina….……………………………………………………….……..………….

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OBJETIVO Y ALCANCE El presente Manual tiene como propósito establecer de una forma clara y concisa

los criterios, las políticas, las normas y los procedimientos administrativos

aplicables a las actividades de almacenaje que se realizan en la Universidad de

Oriente en el marco de las regulaciones legales vigentes y en especial adaptar

dichas actividades a los lineamientos establecidos por el SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIÓN Y CONTROL DE LAS FINANZAS PÚBLICAS “SIGECOF” del

Ministerio de Finanzas.

Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los

procedimientos de todas las unidades de almacén que integran la administración

universitaria, lo cual permitirá:

• Una efectiva y eficiente administración de las actividades de almacenaje de

la institución.

• Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de

gestión.

• Disminuir la discrecionalidad de los funcionarios de las Unidades de

Almacén.

Igualmente pretende determinar los niveles de responsabilidad que deben

emplearse a los fines de asegurar un adecuado control interno y externo por parte

de los organismos competentes

El presente Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a todas las Unidades

de Almacén que integran la Administración Universitaria. Su alcance esta

establecido en cada uno de los diferentes procedimientos que forman parte de las

actividades de almacenaje y los cuales están normados en este Manual.

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BASE LEGAL LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial Nº 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005) LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001)

LEY DE UNIVERSIDADES (Gaceta Oficial Nº 1.429 de fecha 08 septiembre de 1970)

LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.637 de fecha 07 de abril de 2003)

LEY ORGÁNICA DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN (LOCTI) (Gaceta Oficial Nº 37.291 del 26 de septiembre de 2001)

REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

(Gaceta Oficial Nº 37.169 de fecha 29 marzo de 2001)

CÓDIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS (Gaceta Oficial Nº 36.496 de fecha 15 de julio de 1998)

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GLOSARIO Almacén de Materiales: “El almacén es un sitio especialmente estructurado y

planificado para custodiar, proteger y controlar bienes materiales de la empresa,

antes de ser requeridos por otros departamentos”. (GARCÍA, 1988: p.18)

Almacenamiento de Materiales: Consiste en guardar todos aquellos equipos,

materiales y artículos de oficina que hayan sido solicitados por la empresa a sus

proveedores.

Despacho de Materiales: Consiste en dar salida de las instalaciones del Almacén

a los equipos, materiales y artículos de oficina que le hayan sido solicitados por

alguna Dependencia de la Institución.

Manual: “Los manuales son documentos que contienen en forma ordenada y

sistemática información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o

procedimientos de una empresa, considerados necesarios para la mejor ejecución

del trabajo”. (DUHALT, 1968: p.20)

Manual de Normas: “Indican al trabajador los límites entre los cuales puede actuar;

su propósito es dar información para orientar al personal en las decisiones que se

deben tomar en el cargo que desempeñan”. (DUHALT, 1968: p.48)

Manual de Procedimientos: “Es el que señala el procedimiento preciso a seguir

para ejecutar un determinado tipo de trabajo. Describe, en su secuencia lógica las

distintas operaciones o pasos de que se compone un proceso, señalando

generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para que han de realizarse”.

(DUHALT, 1968: p. 48)

Normas: “Indican los lineamientos generales para llevar a cabo una determinada

actividad, con la finalidad de que todos los entes involucrados se rijan por ella,

logrando de esa manera uniformidad en la ejecución de las actividades”. (BENÍTEZ,

1990: p.6)

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GLOSARIO Procedimientos: “Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión

cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin

determinado”. (GÓMEZ, 1994: p.384)

Recepción: Consiste en darle ingreso en las instalaciones del Almacén a los

equipos, materiales y artículos de oficina que hayan sido comprados por la

Institución.

Registro de Entradas y Salidas: Consiste en anotar los precios y cantidades de

materiales que recibe y suministra el almacén.

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NORMAS Para la Recepción y Despacho de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina

1. Todo recibo de equipos, materiales y artículos de oficina, debe ser tramitado

con base a una Factura y respaldado con su respectiva Orden de Compra.

2. Todos los equipos, materiales y artículos de oficina solicitados por las Unidades

Administrativas, deben ingresar a la Institución a través de las Unidades de

Almacén. (Salvo lo establecido en el numeral 3)

3. Las Unidades Administrativas ubicadas fuera del área geográfica del respectivo

Núcleo podrán recibir, sólo en situaciones de manifiesta urgencia, materiales y

artículos de oficina cumpliendo con lo establecido en el presente Manual. El

Jefe de la Unidad receptora, será responsable de realizar el control perceptivo,

así como enviar toda la documentación necesaria a la Unidad de Almacén del

Núcleo de su competencia, para el correspondiente registro y control.

4. En caso de compras tramitadas o recibidas por la Unidad de Enlace, las

Unidades de Compras, deben enviar a la Unidad de Almacén receptora del

pedido, copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepción.

5. El ingreso y custodia de equipos, materiales y artículos de oficina en las

instalaciones del Almacén y su posterior entrega, será responsabilidad única del

Jefe de Almacén a través del personal a su mando. Las compras solicitadas por

las Dependencias adscritas al Rectorado con el objeto de ser enviadas hacia

determinadas Unidades Administrativas y/o Académicas en los Núcleos, deben

contar con la aprobación del Jefe de la Unidad solicitante de la compra, para

poder ser despachadas.

6. El Jefe de Almacén y su Secretaria están autorizados para solicitar asistencia

técnica, cuando la naturaleza de los equipos, materiales y artículos de oficina

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NORMAS

así lo requieran. Aquellas Dependencias capacitadas para prestar la asistencia

técnica antes mencionadas, deben brindar a las Unidades de Almacén la

asesoría solicitada.

7. Cuando se trate de equipos especializados, sustancias químicas, biológicas,

radioactivas, entre otras, cuya manipulación y custodia exija medidas especiales

de seguridad, o cualquier material que por su naturaleza y/o uso no deban ser

almacenados, podrán ser recibidos directamente en la Dependencia Solicitante,

cumpliendo con lo establecido en el presente Manual. A tal efecto, un

Funcionario autorizado del Almacén debe presenciar la entrega y recibir los

documentos firmados por el Jefe de la Dependencia Solicitante receptora.

8. El Jefe de Almacén debe informar oportunamente a la Dependencia Solicitante

la llegada de los equipos, materiales y artículos de oficina solicitados.

9. El personal adscrito a la Unidad de Almacén deben ser los únicos autorizados

para entrar y permanecer dentro de las instalaciones del Almacén, salvo

autorización del Jefe de la Unidad como responsable de la misma.

10. El Jefe de Almacén debe informar a la Unidad de Bienes Nacionales la llegada

de un equipo (Bien Mueble Activo), para que se realice el respectivo Registro de

Bienes (Controles Perceptivos). No podrá entregarse ningún equipo a las

Dependencias Solicitantes sin estar previamente registrado.

11. Una vez chequeados los equipos, materiales y artículos de oficina,

constatándose que todo esté correctamente, se debe proceder a Registrar su

entrada al Almacén.

12. Los equipos, materiales y artículos de oficina, deben ser registrados y

almacenados de manera tal, que garanticen un máximo de protección física y

facilite la toma de inventarios.

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NORMAS 13. La Unidad de Almacén debe elaborar y enviar a la Unidad de Presupuesto y a la

Unidad Administrativa a la cual está adscrita; un Informe mensual de todas las

recepciones y despachos de equipos, materiales y artículos de oficina

solicitados por las Dependencias Universitarias.

14. La Requisición de Materiales debe estar correctamente llenada y firmada por el

Jefe de la Dependencia solicitante, de lo contrario no procede la Solicitud.

15. La Unidad de Almacén no debe entregar equipos, materiales y artículos de

oficina a la Dependencias Universitarias solicitantes, hasta haber recibido la

Forma “Requisición de Materiales”, previamente conformada por las instancias

respectivas.

16. En caso de que una “Requisición de Materiales” no sea atendida por

negligencia del Almacenista, la Dependencia solicitante debe hacer el reclamo

ante el Superior Inmediato, quien aplicará según sea el caso, el Procedimiento

Administrativo correspondiente de acuerdo al Manual de Normas y

Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las

responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la

materia establezca.

17. No se le debe dar conformidad a ninguna Factura sin antes abrir los bultos

recibidos y verificar que el contenido esté en óptimas condiciones, bien sea a

través de compras realizadas por la Institución, donaciones recibidas y todos

aquellos aportes contemplados en la vigente Ley Orgánica de Ciencia y

Tecnología e Innovación (LOCTI).

18. Los aspectos no contemplados en este conjunto de Normas serán resueltos por

el Consejo Universitario, oída la opinión del Vicerrector Administrativo.

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NORMAS 19. Una vez sancionadas por el Consejo Universitario, estas Normas derogarán

cualquier Disposición, Procedimiento y/o Resolución Administrativa que esté

vigente a la fecha.

20. El Jefe de Almacén enviará mensualmente a la Unidad de Presupuesto y a la

Coordinación Administrativa respectiva un reporte de materiales y equipos

recibidos y despachados.

De la Recepción de Equipos, Materiales y Artículos de Oficina

21. Cuando una vez llegada la mercancía se presente las situaciones señaladas a

continuación, se debe proceder de la siguiente manera:

21.1. Primera Situación: Bultos de Mercancías Abiertos.

Primer Caso: La Mercancía se corresponde con todo el pedido solicitado, en

este caso la Unidad de Almacén debe proceder a:

• Confrontar el original de la Orden de Compra y de la Factura.

• Completar el Informe de Recepción, llenando la columna “Cantidad

Recibida” y anotando las observaciones a que hubiere lugar.

• Informar a la Unidad de Bienes Nacionales. (En caso de Bienes Muebles)

• Firmar y fechar el Informe de Recepción y Factura. Posteriormente se envía

copia del Informe de Recepción y Factura original a la Unidad de Finanzas,

copia del Informe de Recepción y copia de la Factura se archiva en la

Sección de Almacén y copia del Informe de Recepción y copia de la Factura

se envía a la Unidad de Compras.

• Efectuar los registros en el Sistema de Control de Existencias.

• Archivar en orden numérico la copia del Informe de Recepción.

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NORMAS

• Disponer los equipos, materiales y artículos de oficina en los lugares

destinados para tal fin.

• Informar y enviar los equipos, materiales y artículos de oficina a las

diferentes Dependencias Solicitantes.

Segundo Caso: Los equipos, materiales y artículos de oficina vienen

incompletos, aunque las otras especificaciones estén correctas. En este caso la

Unidad de Almacén debe proceder a:

• En caso de que el Proveedor haga entrega parcial del material y/o equipo

debe hacerlo con una Nota de Entrega. La Unidad de Almacén debe

mantener en custodia los materiales y/o equipos sólo si se tiene la

convicción y exigir el compromiso del Proveedor por escrito, de que

despachará en corto tiempo el material y/o equipo faltante. El Jefe de la

Unidad de Almacén informará a la Unidad de Compras y Unidad Solicitante

la mencionada situación. Recibida la parte faltante, se procede como lo

indicado en el Primer Caso. Se exceptúa esta Disposición cuando por

necesidad manifiesta, por escrito, se deba despachar la mercancía a la

Unidad Solicitante.

• En caso de que el Proveedor, durante el periodo de espera acordado con la

Unidad de Almacén, no pueda cumplir con la totalidad de la mercancía

solicitada en la Orden de Compra, debe facturar solamente lo despachado y

emitir carta explicativa indicando el motivo y los renglones sin despachar,

dirigida a la Unidad de Compras con copia a la Unidad de Almacén. La

Unidad de Compras debe informar, por escrito, oportunamente a la Unidad

Solicitante tal situación, para la toma de decisiones y las correcciones del

caso. Una vez tomada la decisión sobre lo referido anteriormente, la Unidad

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NORMAS

de Compras debe informar a la Unidad de Presupuesto, para que se

realicen los Ajustes Presupuestarios pertinentes a fin de dar por cerrada

formalmente la Compra y, según lo decidido, anular o procesar el pago.

NOTA: Se considera Mercancía en Custodia, aquella que por mutuo

acuerdo o convenio entre el Jefe de la Sección de Almacén y el

Transportista/Proveedor sea dada a guardar en el Almacén no pudiéndose

hacer uso de ella hasta tanto no se complete el pedido.

Tercer Caso: Los equipos, materiales y artículos de oficina no se corresponden

con las especificaciones. En este caso la Unidad de Almacén debe proceder a:

• Antes de enviar el pedido, el Proveedor, por escrito, debe informar a la

Unidad de Compras el cambio en la especificación respecto a lo indicado en

la Orden de Compras. La Unidad de Compras debe informar, por escrito, a

la Dependencia Solicitante el cambio planteado. Si la Dependencia

Solicitante acepta el cambio, la Unidad de Compras, mediante Oficio,

informará a la Unidad de Almacén. Al recibir el pedido, se procede según lo

establecido en el Primer Caso. En caso que la Unidad de Almacén no sea

informada de cambios en las especificaciones, no procede su aceptación.

21.2. Segunda Situación: Cuando sin necesidad de abrir los Bultos, se

constate que lo anotado en la Factura no se corresponde con lo indicado

en el Informe de Recepción o existan daños visibles, no deben

aceptarse tales Bultos.

21.3. Tercera Situación: Cuando se reciba sin abrir los Bultos de Mercancías.

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NORMAS

• Cuando los Bultos no se puedan abrir de inmediato por razones justificadas,

el Jefe de Almacén debe dejar constancia en la Factura de que recibió “X

cantidad” de Bultos correspondientes a la Orden de Compra N° “X”.

Posteriormente se abrirán los Bultos en presencia de un representante de la

Unidad de Compras y debe procederse como lo establecido en el Primer

Caso de la Norma 20.1. Cuando los equipos, materiales y artículos de

oficina no se ajusten estrictamente a lo indicado en la Orden de Compra, se

levantará un Acta que firmarán los Almacenistas y un representante de la

Unidad de Compras.

21.4. Cuarta Situación: Cuando se reciban los equipos, materiales y artículos

de oficina a través de la Oficina de Enlace.

• El Administrador de la Oficina de Enlace debe proceder a dejar constancia

en la factura, que ha recibido “X cantidad” de Bultos correspondientes a la

Orden de Compra N° “X” y procede a desembalar los mismos y realizar

Control Perceptivo. Si todo esta en orden, debe enviar la mercancía a la

Unidad de Almacén del Núcleo a que corresponda, según la Orden de

Compra, junto con dos (2) copias de la Factura y cualquier otro documento

relacionado (Garantía, Instructivos de Uso, Guías de Despacho, Notas de

Entrega, entre otros).

Una vez recibidos en el Almacén del Núcleo a que corresponda, el

Almacenista debe proceder a verificar si el número de Bultos y su contenido

indicados en la Factura corresponde a los recibidos, considerando lo

establecidos en la Norma 20.3. Seguidamente el Jefe de la Unidad de

Almacén firmará todos los ejemplares de la Factura y Guías de Despacho o

Notas de Entrega. Los entrega a la Secretaria y desglosa la documentación

de la siguiente forma:

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NORMAS

o Copia del Informe de Recepción y copia de la Factura es enviada a la

Unidad de Compras.

o La Guía de Despacho o Nota de Entrega y copia del Informe de

Recepción al Transportista, la cual debe ser entregada a la Oficina de

Enlace por el mismo para cobrar su servicio.

o Copia del Informe de Recepción y copia de la Factura, se archiva

temporalmente hasta su despacho a la Unidad Solicitante.

Nota: Cuando los equipos, materiales y artículos de oficina vienen con

algún defecto o no están en óptimas condiciones, se devuelve a la Oficina

de Enlace o a su Proveedor.

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PROCEDIMIENTOS

PARA LA RECEPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y

ARTÍCULOS DE OFICINA

OBJETIVO Describir los pasos a seguir para la recepción de equipos, materiales y artículos de

oficina en las Unidades de Almacén de la Universidad de Oriente.

ALCANCE Aplicable a la recepción de equipos, materiales y artículos de oficina por parte de

las Unidades de Almacén de la Universidad de Oriente, desde la recepción de la

copia de la Orden de Compras, hasta el cierre del Expediente de Compras.

PASOS A SEGUIR:

UNIDAD DE ALMACÉN

Secretaria 1. Recibe la 3ª copia de la Orden de Compras y tres (3) Informes de Recepción

(4ª,5ª y 6ª copias de la Orden de Compras) y los archiva temporalmente hasta

que llegue el material solicitado.

Almacenista 2. Recibe el material solicitado, pide al Proveedor la Factura en original y dos (2)

copias y Orden de Compras original.

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PROCEDIMIENTOS 3. Solicita la 3ª copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepción a la

Secretaria.

4. Compara la Factura con la Orden de Compra.

5. Verifica que la cantidad y características del material recibido concuerde con lo

especificado en la Factura. Si cumple con las especificaciones, estampa su

firma y verifica si es un Activo, de serlo, informa a la Sección de Bienes

Nacionales para que realice el respectivo Registro y Control. Si no cumple con

las especificaciones, es devuelto de inmediato al Proveedor.

6. Pide al Proveedor que descargue el material solicitado en el lugar indicado.

7. Envía Orden de Compra y copia, Informes de Recepción y Factura en original y

las dos (2) copias al Jefe de la Unidad de Almacén.

Jefe de Almacén 8. Recibe documentación, verifica que todo este en orden, firma y sella todos los

documentos en señal de conformidad. Caso contrario va al paso Nº 5.

9. Envía a la Secretaria de la Unidad la documentación para su desglose.

Secretaria 10. Recibe Documentación.

11. Accede al Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacén y registra

el ingreso de los materiales y/o equipos.

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PROCEDIMIENTOS 12. Desglosa de la siguiente forma:

• La Orden de Compra original es entregada al Proveedor.

• Factura original y 4ª copia de la Orden de Compras (Informe de Recepción)

a la Unidad de Finanzas.

• Copia de Factura, 3ª y 5ª copia de la Orden de Compras (Informe de

Recepción) es archivado temporalmente hasta el despacho de la mercancía

a las Unidades Solicitante. (inicia Procedimiento para el Despacho de

Equipos, Materiales y Artículos de Oficina)

• Copia de Factura y 6ª copia del Informe de Recepción a la Unidad de

Compras.

UNIDAD DE FINANZAS

Secretaria 13. Recibe Factura original y 4ª copia del Informe de Recepción.

14. Anexa documentación recibida al Expediente de Pago correspondiente a la

compra en referencia. Inicia Procedimiento para la Cancelación Orden de Pago.

UNIDAD DE COMPRAS

Secretaria 15. Recibe copia de la Factura y 6ª copia del Informe de Recepción.

16. Anexa documentación recibida al Expediente de Compras correspondiente y

procede a cerrarlo.

17. Fin del Procedimiento.

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PROCEDIMIENTOS

PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y ARTÍCULOS DE OFICINA

OBJETIVO Describir los pasos a seguir para el despacho de equipos, materiales y artículos de

oficina por parte de las Unidades de Almacén, hacia las Dependencias de la

Universidad de Oriente.

ALCANCE Aplicable al despacho de equipos, materiales y artículos de oficina por parte de las

Unidades de Almacén hacia las Dependencias de la Universidad de Oriente, desde

la elaboración de la Requisición de Materiales, hasta la recepción de los equipos,

materiales y artículos de oficina en las Unidades Solicitantes

PASOS A SEGUIR: UNIDAD SOLICITANTE Secretaria

1. Elabora Requisición de Materiales en original y copia.

2. Envía a la Unidad de Almacén la Requisición de Materiales original una vez

firmada y sellada por el Jefe de la Unidad, archiva la copia.

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PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE ALMACEN Secretaria

3. Recibe la Requisición de Materiales.

4. Envía documento recibido al Almacenista.

Almacenista

5. Recibe Requisición de Materiales.

6. Busca en el Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacén para

verificar la existencia. De no haberla, coloca sello “No hay existencia” a la

Requisición de Materiales.

7. Envía al Jefe de Almacén.

Jefe de Almacén

8. Recibe Requisición de Materiales.

9. Firma y sella la Requisición de Materiales.

10. Envía a la Secretaria.

Secretaria

11. Recibe Requisición de Materiales firmada y sellada.

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PROCEDIMIENTOS 12. Si la Requisición indica “no hay existencia” lo devuelve a la Unidad Solicitante y

finaliza el procedimiento. De haber existencia, accede al Sistema de Control de

Inventarios de la Unidad de Almacén y registra el egreso de los materiales o

equipos.

13. Archiva Requisición de Materiales temporalmente.

14. Imprime Formato “Constancia de Despacho”

15. Entrega al Almacenista la Constancia de Despacho y autoriza la salida de los

materiales y equipos.

Almacenista

16. Recibe Constancia de Despacho.

17. Traslada material o equipo a la Unidad Solicitante.

18. Entrega material o equipos junto a la Constancia de Despacho a la Secretaria

de la Unidad Solicitante.

UNIDAD SOLICITANTE

Secretaria

19. Recibe material o equipo junto a la Constancia de Despacho.

20. Verifica que lo recibido coincida con lo solicitado. De no ser así, devuelve al

Almacén. Si se ajusta a lo solicitado, Firma y sella la Constancia de Despacho y

la entrega al Almacenista.

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PROCEDIMIENTOS Almacenista


22. Entrega Constancia de Despacho a la Secretaria de la Unidad de Almacén.

UNIDAD DE ALMACEN

Secretaria


24. Anexa la Constancia de Despacho a la Requisición de Materiales (ver paso

Nº13) y archiva permanentemente.

25. Fin del Procedimiento.

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ANEXOS

FORMULARIOS

Forma: Requisición de Materiales

Objetivo: Solicitar bienes, materiales y artículos de oficina requeridos por la Unidad

Solicitante para el desarrollo de sus actividades.

Dirigido a: Unidades de Almacén.

Preparación y Distribución: Las Unidades Solicitantes serán las responsables de

llenar el Formulario en referencia. Se prepararán en original y copia y se distribuirán

según lo establecido en el presente Manual. (Podrán reproducirse copias

adicionales de ser considerado necesario)

Documento que lo origina: Ninguno

Llenado del Formulario:

ITEM DESCRIPCIÓN

1. Nº: Coloque el número con el cual se identifica la solicitud. El mismo

deberá ser correlativo dentro de cada año fiscal, iniciando por el número

001.

2. Fecha: Coloque la fecha de emisión de la solicitud.

3. Dpto. Solicitante: Indique, sin abreviaturas, la denominación de la

Unidad que solicita el bien y/o material.

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ANEXOS

4. Renglón: Coloque el número que identifica a cada uno de los ítems que

se están solicitando.

5. Descripción del bien o material: Indique claramente la descripción del

bien o material que se está solicitando. Una descripción por cada ítems.

6. Cantidad Solicitada: Coloque la cantidad solicitada en cada uno de los

diferentes ítem.

7. Cantidad Despachada: (para ser llenado por las Unidades de Almacén)

De ser positivo el despacho, coloque la cantidad de unidades que

fue realmente despachada.

8. Unidad: Indique la forma de presentación en el que viene el material

solicitado. 9. Precio Unitario: (para ser llenado por las Unidades de Almacén). De ser

positivo el despacho, coloque el valor en Bolívares del material

solicitado. 10. Monto: (Para ser llenado por las Unidades de Almacén) De ser positivo

el despacho indique el resultado de multiplicar el renglón 7 con el

renglón 9. (Cantidad de unidades despachadas x el Precio Unitario) 11. Total: (Para ser llenado por las Unidades de Almacén) De ser positivo

el despacho coloque la suma de todos los montos que registren los

renglones. 12. Requerido por: Coloque sello y firma del Jefe de la Unidad Solicitante. 13. Despachado por: (para ser llenado por las Unidades de Almacén) si es

positivo, coloque el sello, fecha y firma del Jefe de la Unidad de

Almacén. Si el despacho es negativo, coloque el sello “no hay

existencia”, la fecha y la firma del Jefe de la Unidad de Almacén. 14. Recibido por: De ser positivo el despacho coloque el sello, la fecha de

recepción de lo solicitado y la firma del Jefe o Funcionario autorizado de

la Dependencia Solicitante que está recibiendo el material.

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ANEXOS

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ANEXOS Forma: Orden de Compra

Objetivo: Ordenar la compra de los bienes y/o materiales solicitados por la Unidad

Solicitante para el desarrollo de sus actividades.

Dirigido a: Proveedores y Unidades involucradas en el proceso de compras.

Preparación y Distribución: Las Unidades de Compras serán las responsables de

llenar el Formulario en referencia. Se prepararán en original y seis copias (las

copias 4ª,5ª y 6ª se constituyen en Informes de Recepción) y se distribuirán según

lo establecido en el presente Manual y en el Manual de Normas y Procedimientos

para las Compras de Bienes, Materiales y Suministros vigente. (Podrán

reproducirse copias adicionales de ser considerado necesario).

Documento que lo origina: Solicitud de Compras.

Llenado del Formulario:

ITEM DESCRIPCIÓN

1. Nº: Coloque el número con el cual se identifica la orden. El mismo

deberá ser correlativo continuo, independientemente de su numeración o

año.

2. Fecha: Coloque la fecha de emisión de la orden.

3. Nombre y Dirección: Coloque el nombre completo, RIF, dirección y

teléfono del Proveedor seleccionado.

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4. Nº Registro Prov.: Coloque el número con el cual está inscrito el

Proveedor en el Registro interno de Proveedores.





ANEXOS

5. Nº Solicitud de Compras: Indique el número de la solicitud de compras

que dio origen a la Orden de Compras.

6. Solicitado por: Indique la Dependencia Solicitante de la compra.

7. Consignatario: No se usa

8. Vía: No se usa.

9. Seguro: Indíquese si la adquisición de los bienes requeridos está

amparado por una póliza de seguro.

10. Forma de Pago: Indique si la compra es al contado o a crédito. Si es

este último, coloque el plazo en días.

11. Cod.: No se usa.

12. Plazo de Entrega: Indique la cantidad máxima de días en la cual el

proveedor deberá entregar lo solicitado.

13. Cod: No se usa.

14. Lugar de entrega: Indique la Dirección exacta en la cual el Proveedor

deberá entregar el material solicitado.

15. Procedencia: No se usa.

16. Renglón: Coloque el número que identifica a cada uno de los ítem que

se están solicitando.

17. Cantidad: indique cuantas unidades están solicitándose en cada uno de

los ítem.

18. Unidad de Medida: Indique la forma de presentación en el que viene el

material solicitado (kilogramo, metro, litro, etc.).

19. Descripción del bien o material: Indique claramente la descripción del

bien o material que se está solicitando. Una descripción por cada ítem.

20. Precio Unitario: Coloque el valor en Bolívares de cada Unidad indicada

en el punto 17.

21. Precio Total: Coloque el monto total a pagar por ítem multiplicando el

punto 17 con el punto 20. (Cantidad x Precio Unitario)

Versión 1.0 001





ANEXOS

22. Monto Total: Coloque el resultado de la suma total de los ítem

indicados en la orden.

23. Codificación: (Para ser usado por las Unidades de Presupuesto)

24. Jefe de la Sección de Compras: Coloque el sello y firma del Jefe de la

Unidad de Compra. 25. Coordinador Adm. / Director Finanzas: (Para ser llenado por la

autoridad competente) Coloque sello y firma de la autoridad que le

competa aprobar la orden. 26. Contraloría Interna: No se usa.

Versión 1.0 001





ANEXOS

Versión 1.0 001





ANEXOS

FLUJOGRAMAS

PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES

Y ARTÍCULOS DE OFICINA

I.R. 4toO/C 1

FACT. 2

ABREVIACIONES: FACT.: FACTURAO/C: ORDEN DE COMPRAI.R.: INFORME DE REQUISICIÓN

UNIDAD DE ALMACEN

I N I C I O

NO

SI

ALMACENISTA

UNIDAD DE COMPRAS UNIDAD BIENES NAC.JEFE DE ALMACEN

UNIDAD DE FINANZAS

SECRETARIA JEFE DE ALMACÉN SECRETARIA SECRETARIA REGISTRADORPROVEEDOR

PROCEDIMIENTOS: PARA RECEPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS

RECIBE EL MATERIAL SOLICITADO Y

DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR

SOLICITA DOCUMENTOS

BUSCA EN ARCHIVOS DOCUMENTOS SOLICITADOS

ENVÍA DOCUMENTOS

RECIBE DOCUMENTOS

I.R. 6taI.R. 5to

I.R. 4toO/C 1

O/C 0FACT. 2

FACT. 1FACT. 0

COMPARA Y VERIFICA LA FACTURA CON LA O/C Y

CON LA MERCANCÍA

¿CUMPLE CON ESPECIFICA-

CIONES?

¿ES ACTIVO?

DEVUELVE PARA

CORRECCIONES

1

O/C 0FACT. 2

FACT. 1FACT. 0

2

INFORMA SOBRE LOS

ACTIVOS

SI

3

RECIBE CONFORME LA

MERCANCÍA

ENVÍA DOCUMENTOS

5

NO

4

1

RECIBE MERCANCÍA

CORRIGE ESPECIFICACIONES DE

LA MERCANCÍA

ENVÍA MERCANCÍA

2

6

RECIBE DOCUMENTOS

I.R. 6taI.R. 5to

I.R. 4toO/C 1

O/C 0

INICIA PROCEDIMIENTO DE COBRO

F I N

5

RECIBE DOCUMENTOS

VERIFICA, FIRMA Y SELLA CONFORME

ENVÍA DOCUMENTOS PARA DESGLOSAR

RECIBE DOCUMENTOS

ACCESA AL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO Y

REGISTRA INGRESO DE LA MERCANCÍA

SE DISTRIBUYE Y DESGLOSA LOS DOCUMENTOS

7

RECIBE DOCUMENTOS

I.R. 5toFACT. 0

ANEXA DOCUMENTOS AL EXPEDIENTES DE

PAGO E INICIA PROCEDIMIENTO DE

PAGO

F I N

8

RECIBE DOCUMENTOS

ANEXA DOCUMENTOS AL EXPEDIENTES DE

COMPRAS Y PROCEDE A CERRARLO

F I N

I.R. 6toFACT. 1

3

RECIBE INFORMACIÓN DEL INGRESO DEL

ACTIVO

INICIA PROCEDIMIENTO DE REGISTRO Y

CONTROL

4

I.R. 5toFACT. 0

I.R. 6taFACT. 1O/C 0

ENVÍA DOCUMENTOS

7

ENVÍA DOCUMENTOS

6

ENVÍA DOCUMENTOS

8

INICIA PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE

MERCANCÍA

F I N

ARCHIVA HASTA QUE SEA SOLICITADO LA

MERCANCÍA

I.R. 6taI.R. 5to

I.R. 4toO/C 1

O/C 0FACT. 2

FACT. 1FACT. 0

Versión 1.0 001





ANEXOS

PROCEDIMIENTOS PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y ARTÍCULOS DE OFICINA

Versión 1.0001

PROCEDIMIENTOS: PARA EL DESPACHO DE EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS

UNIDAD DE ALMACENUNIDAD SOLICITANTESECRETARIA ALMACENISTA JEFE DE ALMACENSECRETARIA

I N I C I O

ELABORA REQUISICIÓN DE

MATERIALES (R.M)

ENVÍA R.M.

RECIBE R.M.

R.M.

ENVÍA R.M.

RECIBE R.M.

R.M.

BUSCA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIO

¿HAY EXISTENCIA?

SICOLOCA SELLO

“NO HAY EXISTENCIA”

NO

ENVÍA R.M. SELLADA

1

ENVÍA R.M.

1

RECIBE R.M.

FIRMA Y SELLA CONFORME

2

2

RECIBE R.M. FIRMADA Y SELLADA

ENVÍA R.M. FIRMADA Y SELLADA

ACCESA AL SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIO

SI

REGISTRA EL EGRESO DE LA MERCANCÍA

ENVÍA R.M.

NO

RECIBE R.M.

F I N

R.M.

IMPRIME FORMATO “CONSTANCIA DE DESPACHO” (C.D)

ENTREGA C.D. Y PROCEDE A PERMITIR

LA SALIDA DE LA MERCANCÍA

RECIBE C.D.

TRASLADA MERCANCÍA Y LA C.D.

3

3

RECIBE MERCANCÍA Y LA C.D.

¿COINCIDE LA MERCANCÍA?

DEVUELVE MERCANCÍA

NO

FIRMA Y SELLA CONFORME LA C.D.

SI

4

ENVÍA LA C.D.

6

4

RECIBE MERCANCÍA

REALIZA CORRECCIÓN DE LAS

ESPECIFICACIONES DE LOS MATERIALES

5 6

RECIBE LA C.D.

ENVÍA LA C.D.

RECIBE LA C.D.

ANEXA LA C.D. A LA R.M. Y ARCHIVA

PERMANENTEMENTE

R.M.

C.D.P

F I N

ABREVIACIONES:

R.M.: REQUISICIÓN DE MATERIALESC.D.: CONSTANCIA DE DESPACHO

VERIFICA APROBACIÓN

5

T

manual de normas y procedimientos para las unidades de...

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