manual de normas y procedimientos para los fondos de...
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VERSIÓN 2.2
NOVIEMBRE 2015
Versión 2.2
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 3 de 54 Fecha: Noviembre 2015
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
Versión 2.2
El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de
Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser
modificado total o parcialmente sin la autorización expresa de la Dirección de
Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de
Elaboración y Control de Documentos. La inobservancia a ésta disposición, será
sancionada de acuerdo a lo contemplado en el vigente Manual de Normas y
Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la materia
establezca.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
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Código: Pág.: 4 de 54 Fecha: Noviembre 2015
TABLA DE CONTENIDO
Versión 2.2
VIGENCIA Y APROBACIÓN………………………………………….……….…..
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN………………………………………..…..………
OBJETIVO Y ALCANCE…………………………………………....…………......
BASE LEGAL………………………………………………...……..………….…...
GLOSARIO………………………………………………...……………………..….
NORMAS……………………………………………………….……….……….….
PROCEDIMIENTOS……………………………………………..………..……..…
Para la Creación del Fondo de Trabajo……………………………………..
Para la Compra de Bienes, Materiales y Servicios a través del Fondo
de Trabajo……………………………………………………………………..
Para la Compra de Activos, Materiales y Servicios por Caja Chica en
Efectivo………………………………………………………………………….
Para la Reposición del Fondo de Trabajo…………………………………..
Para el Cierre del Fondo de Trabajo………………………………………..
ANEXOS…………………………………………………………………………...
FORMULARIOS…………………………………………………………………..
Forma: Relación de Cheques Emitidos……………………………………..
Forma: Conciliación Bancaria………………………………………………..
Forma: Relación de Egresos por Caja Chica……………………………….
Forma: Orden de Pago por Caja Chica…………………………………….
FLUJOGRAMAS………………………………………………………………….
Procedimiento para la Creación del Fondo de Trabajo……………………
Procedimiento para la Compra de Bienes, Materiales y Servicios
a través del Fondo de Trabajo………………………………………………..
Procedimiento para la Compra de Activos, Materiales y Servicios
por Caja Chica en Efectivo……………………………………………………
Procedimiento para la Reposición del Fondo de Trabajo…………………
Procedimiento para el Cierre del Fondo de Trabajo……………………….
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OBJETIVO Y ALCANCE
Versión 2.2
OBJETIVOS
El presente Manual tiene como propósito plantear y establecer de manera sistemática y
concreta cada una de las Normas y Procedimientos Administrativos aplicables al
manejo y control de los Fondos de Trabajo otorgados a las Unidades Administrativas de
la Universidad de Oriente en el marco de las regulaciones legales vigentes. Igualmente,
adaptar las actividades de ejecución financiera a través de los mencionados Fondos a
los lineamientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión y Control de las
Finanzas Públicas (SIGECOF) del Ministerio de Finanzas.
Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos
de todas las unidades involucradas que integran la administración universitaria, lo
cual permitirá:
Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de
asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos
competentes.
Una efectiva y eficiente administración de los Fondos de Trabajo otorgados.
Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión.
Disminuir la discrecionalidad en el ejercicio de sus funciones a los funcionarios
involucrados en los procedimientos.
ALCANCE
El presente Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a todas las Unidades
Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Trabajo. Su
alcance está establecido en cada uno de los Procedimientos que forman parte de
las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos, los cuales están
normados en este Manual.
Todos los Fondos de Trabajo y de Caja Chica se regirán por este Manual, salvo lo
referido a los Fondos de Anticipo cuyo Procedimiento tiene una normativa especial.
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BASE LEGAL
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CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
(Gaceta Oficial Nº 36.860, de Fecha 30 de diciembre de 1999)
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR
PÚBLICO (LOAFSP)
(Gaceta Oficial Nº 40.311 de fecha 9 de diciembre de 2013)
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
(Gaceta Oficial Nº 6.147, de fecha 17 de noviembre de 2014)
LEY DE UNIVERSIDADES
(Gaceta Oficial Nº 1.429, de fecha 08 de septiembre de1970)
LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
(Gaceta Oficial Nº 2.818 de fecha 01 de julio de 1981)
LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 6.013 de fecha 23 de diciembre de 2010)
LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN
(Gaceta Oficial Nº 6.155, de fecha 19 de noviembre de 2014)
REGLAMENTO Nº 1 DE LA LEY ORGÁNICA DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO
(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005)
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GLOSARIO
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Abono: Anotación contable en el haber de una cuenta o registro, cualquiera sea el
motivo que lo origina.
Apertura de Cuenta: Acto en el cual una entidad bancaria acepta a un cliente,
abriéndole una cuenta en sus sistemas operacionales; ofreciéndole la gama de
productos y servicios que ofrece.
Caja Chica: Fondo financiero de carácter permanente dependiente de un fondo de
trabajo y destinado a cubrir gastos menores para el funcionamiento de una unidad
administrativa.
Cargo: Anotación contable en el debe de una cuenta o registro, cualquiera sea el
motivo que lo origina.
Caución: Fianza o garantía otorgada por una institución aseguradora a una persona
para garantizar el cumplimiento de una obligación actual o eventual.
Cheque: Documento por medio del cual una persona (librador o cuentacorrentista),
tiene derecho a disponer de los fondos depositados en una cuenta corriente
bancaria bien a favor de si mismo o de un tercero.
Comprobante de Cheque: Documento que respalda la emisión de un cheque y en
el cual están los datos más importantes del mismo.
Compromiso: Obligación contraída para la realización de un gasto con terceros. Se
basa en los siguientes actos administrativos: actos con contraprestación por cumplir,
actos con contraprestación cumplida y actos sin contraprestación.
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GLOSARIO
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Consejo Nacional de Universidades (CNU): Es el organismo encargado de
coordinar las relaciones de las universidades entre sí y con el resto del sistema
educativo, de armonizar sus planes docentes, culturales y científicos y de planificar
su desarrollo de acuerdo con las necesidades del país.
Conciliación Bancaria: Proceso que consiste en comparar los saldos presentados
por la banca con los saldos del área de tesorería y determinar las diferencias que
existieren.
Crédito Presupuestario: Asignaciones Máximas para gastar en términos de
compromisos.
Cuota de Desembolso: Es la cantidad de recursos que se asigna a una entidad
mensualmente para que efectúe sus respectivos pagos.
Departamento: Se refiere a una unidad administrativa y/o académica de la
Universidad.
Dependencia: Componente orgánico y funcional que forma parte de una
organización.
Dozavo: Es la cantidad mensual de efectivo que ingresa a las cuentas de la
Institución, relacionado con el presupuesto asignado para atender las erogaciones
que se deriven de su operatividad.
Fianza de Fiel Cumplimiento: Garantía emitida por una empresa aseguradora o
bancaria en la cual se compromete a responder por los daños que podrían
generarse por el incumplimiento, por parte del asegurado, de su responsabilidad en
el manejo de los Fondos otorgados para su administración.
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GLOSARIO
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Fondo de trabajo: Son recursos financieros girados con carácter permanente y de
reposición periódica a los funcionarios responsables de administrarlos, quienes
tienen la obligación de rendir cuentas de la utilización de los mismos según la
normativa vigente.
Formulación: Se refiere a la fase del proceso presupuestario en la que se articula
la propuesta de acción de un ejercicio fiscal.
Gastos: Son todos los desembolsos incurridos a la hora de realizar cualquier
actividad.
Gasto Causado: Es el momento en que nace una obligación de pago.
Ingresos Propios: Se consideran ingresos propios los provenientes de los
convenios y actividades que realiza la Institución, cuya utilización no está
determinada por dichos convenios a fines específicos; tales como los ingresos
generados por la Universidad que se derivan de la venta de servicios, reproducción,
imprenta, publicaciones, alquileres de locales , asistencias tecnológicas y otros.
Libro Auxiliar de Banco: Instrumento de control que ilustra de manera clara los
diferentes movimientos de cargos y abonos de una cuenta bancaria.
Manual: Es un instrumento administrativo de información ordenada y sistemática
sobre objetivos, políticas, organización, normas y procedimientos, entre otros.
Manual de Normas y Procedimientos: Es un instrumento administrativo, en el cual
se señala por escrito el funcionamiento de las operaciones de un departamento o
empresa, siendo obligatorio su cumplimiento por parte del personal.
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GLOSARIO
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Movimientos Bancarios: Son las transacciones de gastos o ingresos que
modifican los fondos disponibles en las cuentas bancarias de una Institución.
Norma: Son los lineamientos que facilitan la toma de decisiones en actividades
rutinarias.
Nota de Crédito: Operación mediante el cual un instituto financiero procede al
abono en la cuenta bancaria de un cliente.
Nota de Debito: Operación mediante el cual un instituto financiero procede al cargo
en una cuenta bancaria de un cliente.
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE): Es el órgano rector del sistema
presupuestario público. Prepara y dicta las normas e instrucciones técnicas
relativas al desarrollo de las diferentes etapas del proceso presupuestario.
Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU): Es la dependencia
encargada, entre otras cosas, de implementar las políticas y estrategias de
educación superior señaladas en los planes de la nación, hacer cálculos de los
recursos disponibles y necesidades de profesionales y técnicos del país a corto,
mediano y largo plazo; preparar instructivos y formularios para el asesoramiento de
las universidades nacionales en la elaboración y ejecución de sus presupuestos.
Pagado: Es el momento en que se extingue la obligación con terceros.
Pago: Mecanismo mediante el cual se extingue la obligación mediante el abono en
cuenta o la entrega de un cheque o efectivo.
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GLOSARIO
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Partida Presupuestaria: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de
cuentas “Egresos” determinadas en el Clasificador de Cuentas Presupuestarias,
dictado por la ONAPRE.
Presupuesto: Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las
operaciones futuras.
Procedimiento: Son pasos a seguir para efectuar una actividad.
Proyecto: Es la expresión sistematizada de un conjunto delimitado de acciones y
recursos que permiten, en un tiempo determinado, el logro de un resultado
específico para el cual fue concedido el proyecto. Representa la categoría
presupuestaria de mayor asignación de los recursos financieros.
Reformulación: Es el conjunto de variaciones legalmente acordadas que, durante
la ejecución financiera del presupuesto afecta los créditos inicialmente aprobados.
Registro de Auxiliar: Registro detallado de información que apoya la contabilidad.
Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF):
Sistema administrativo integrado, compuesto por las funciones de la administración
pública, tales como: presupuesto, contabilidad, crédito público, tesorería, control
interno y externo.
Solicitud Orden de Pago: Es un documento de erogación realizado por los
organismos ordenadores de pago contra la unidad de tesorería.
Solicitud Orden de Pago con Cuota: Es la solicitud que puede ser cubierta por la
cuota de desembolso correspondiente.
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GLOSARIO
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Solicitud Orden de Pago sin Cuota: Es la solicitud cuyo pago fue negado por falta
de disponibilidad en la cuota de desembolso.
Traspasos: Reasignación de los créditos presupuestarios, originalmente aprobados
que no afectan el total de los gastos del ente.
Unidad Administrativa: Organización que realiza una función conformadas por
diferentes actividades, bajo la responsabilidad de una persona que la coordina,
supervisa y controla.
Unidades de Finanzas: Dependencias administrativas encargadas del manejo y
control de los recursos financieros de la institución. En el Rectorado se denomina
Dirección de Finanzas. En los núcleos universitarios se denominan Delegaciones,
las cuales dependen jerárquicamente de su respectiva Autoridad Decanal, pero
funcionalmente de la Dirección ya mencionada.
Unidades Ejecutoras: Dependencia administrativa que cuenta con presupuesto
asignado para la realización de sus actividades.
Unidad Solicitante: Es aquella dependencia administrativa con recursos
disponibles dentro de la estructura organizativa de la institución.
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NORMAS
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GENERALES
1. Podrán establecerse Fondos de Trabajo y Cajas Chicas para las Unidades
Ejecutoras que funcionan en el domicilio de la Dirección de Finanzas en el
Rectorado o Delegaciones de Finanzas en los Núcleos (con administración
centralizada), y Fondos de Trabajo para las Unidades Ejecutoras que funcionan
fuera del domicilio de la Dirección de Finanzas en el Rectorado o Delegaciones
de Finanzas en los Núcleos (con administración descentralizada).
2. El Fondo de Trabajo y Cajas Chicas debe cerrarse financiera, presupuestaria y
contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos
presupuestarios asignados. En caso de quedar recursos remanentes, debe ser
reintegrados a la Administración Universitaria.
3. Toda erogación efectuada a través del Fondo de Trabajo y Cajas Chicas debe
tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad,
exactitud, necesidad, responsabilidad, legalidad y cumplir con las retenciones
de impuestos nacionales de Ley. Los recibos por servicios realizados por
personas naturales deben estar acompañados de copia de la cédula de
identidad del beneficiario del pago. Las facturas deben ser originales y cumplir
con las disposiciones legales exigidas por el SENIAT. En ambos casos estos
documentos deben estar a nombre de la Universidad de Oriente.
4. El administrador o responsable del manejo del Fondo de Trabajo o Cajas
Chicas debe cumplir con los lineamientos establecidos por las Unidades de
Finanzas para la rendición de cuentas, así como enviar toda la información
relativa a retenciones de impuestos nacionales de forma oportuna.
5. La Caja Chica dependiente de un Fondo de Trabajo funcionará con un estimado
de acuerdo al monto del Fondo y en ningún caso podrá ser mayor del 30% del
mismo.
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NORMAS
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DE LOS FONDOS DE TRABAJO
6. La creación del Fondo de Trabajo, así como los aumentos o disminuciones de
éstos, será autorizada por el Rector de la Universidad de Oriente, previo
informe favorable del Vicerrector Administrativo a la solicitud realizada por la
Unidad Solicitante.
7. El Fondo de Trabajo debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado
a la unidad para la cual se crea, previa verificación de su asignación por
partidas. El monto del Fondo de Trabajo será establecido a criterio del
Vicerrector Administrativo tomando en consideración las características de
funcionamiento de la Unidad Ejecutora. Serán consideradas para los efectos del
establecimiento del Fondo de Trabajo las asignaciones contenidas en las
partidas 402, 403 y 404.
8. Los responsables del Fondo de Trabajo serán el Administrador de la
dependencia (cuando exista) y/o el Jefe de la Unidad (administración
descentralizada) y el Director de Finanzas en el Rectorado o el Delegado
de Finanzas en los Núcleos. (administración centralizada).
9. El Fondo de Trabajo será manejado por el Administrador de la Dependencia
(cuando exista) o el Jefe de la Unidad Ejecutora (administración
descentralizada); Y por un funcionario adscrito al Departamento de Servicios
Administrativos en el Rectorado o Delegaciones de Finanzas en los Núcleos.
(administración centralizada).
10. El Jefe de la Unidad de Finanzas y/o la Unidad de Auditoria Interna podrán
efectuar los arqueos del Fondo cuando lo estimen necesario. Cualquier
diferencia hallada será responsabilidad del Jefe de la Dependencia
administradora del Fondo de Trabajo.
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NORMAS
Versión 2.2
11. Las personas responsables del Fondo de Trabajo deben cumplir con la caución
establecida en el Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de Administración
Financiera del Sector Público.
12. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Trabajo cese en el
ejercicio de sus funciones debe suscribir con el funcionario que lo sustituya un
acta que contenga, por lo menos:
a) Monto de los Fondos existentes en efectivo.
b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectivas
conciliaciones.
c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo.
13. El Fondo de Trabajo se administrará mediante una Cuenta Corriente a nombre
de UDO – Unidad Operativa y los pagos se harán a través de cheques o
transferencias bancarias. El cheque inicial y los de reposición del Fondo deben
emitirse a nombre de la cuenta para la cual se dio apertura al Fondo.
14. Las Delegaciones de Finanzas deben informar oportunamente a la Dirección de
Finanzas la asignación de alguna cuenta bancaria, bajo su control y
competencia, a un Fondo de Trabajo.
15. La Orden de Pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado
al Fondo de Trabajo. Las Órdenes de Pago subsiguientes, que se emitan para
la reposición del Fondo, deben tener el cargo presupuestario a los fines de que
se hagan los descargos correspondientes a las partidas autorizadas y
comprometidas en el Fondo; de acuerdo a los gastos causados.
16. El funcionario que maneja el Fondo de Trabajo debe llevar el control de los
gastos girados contra el mismo, mediante un libro auxiliar de bancos y demás
libros auxiliares que considere conveniente. A tal efecto, las Unidades de
Finanzas deben prestar la asesoría necesaria.
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NORMAS
Versión 2.2
17. El Libro Auxiliar de bancos debe ser presentado obligatoriamente ante la
Dirección de Finanzas en el Rectorado o a las Delegaciones de Finanzas en los
Núcleos, para su certificación, en el momento de la apertura del Fondo y al
cierre del ejercicio presupuestario.
18. No podrá pagarse con recursos derivados del Fondo de Trabajo:
a. Sueldos y salarios.
b. Alquileres de inmuebles.
c. Contratación de proyectos.
d. Construcción, reparación y conservación de obras de infraestructura.
e. Donaciones.
f. Bebidas alcohólicas.
g. Ayudas económicas.
h. Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la
dependencia.
i. Gastos realizados por personas no relacionadas con la dependencia.
j. Los gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 401, 405,
407 del Clasificador de Cuentas Presupuestarías.
Podrá exceptuarse eventualmente, en todo o parcialmente, la presente disposición
en caso de situaciones de emergencia comprobada, que pueda poner en peligro las
actividades de la dependencia. En estos casos la emergencia debe estar validada
por el Vicerrector Administrativo.
19. Cualquier compromiso con terceras personas que tenga incidencia financiera,
pero que no se haya ajustado a las normas y procedimientos establecidos en el
presente Manual, será responsabilidad de los administradores del Fondo de
Trabajo.
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NORMAS
Versión 2.2
20. El responsable del Fondo de Trabajo podrá crear una Caja Chica derivada del
Fondo para cubrir montos menores en efectivo, cuando la dependencia así lo
requiera.
21. Los cheques relativos a la cuenta corriente del Fondo de Trabajo, no podrán ser
emitidos a favor del responsable del Fondo, excepto cuando se trate de la
creación y reposición de la Caja Chica derivada del Fondo.
22. El responsable del Fondo de Trabajo debe informar oportunamente a la
respectiva Unidad de Bienes Nacionales la compra de un bien activo realizada a
través del mencionado Fondo. Es responsabilidad del Jefe de la Unidad
administradora del Fondo de Trabajo la posesión de los mencionados bienes.
Se establece como requisito de compra anexar por lo menos una cotización
escrita y, en el caso de ACTIVOS se debe anexar al menos tres (3)
cotizaciones.
23. El funcionario encargado del manejo del Fondo debe relacionar y enviar a la
Dirección o Delegación de Finanzas, según el caso, todas las facturas
justificativas de los gastos cancelados a través del Fondo, acompañados con
copia de la Solicitud Orden de Pago correspondiente a la última reposición
realizada y copia del Comprobante de Cheque con el que se pagó la Solicitud
Orden de Pago arriba mencionada; a objeto de obtener la reposición al
ejecutarse más del 75% de los recursos financieros del Fondo de Trabajo. La
solicitud de reposición debe estar sujeta a los formularios y procedimientos
indicados en este Manual.
24. La Caja Principal y Auxiliares (de existir) está sometida a arqueos sin previo
aviso, indistintamente, por parte de la Unidad de Auditoria Interna o por el
supervisor administrativo inmediato.
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NORMAS
Versión 2.2
DE LAS CAJAS CHICA
25. Las Dependencias que requieran Caja Chica por primera vez, debe pedir
autorización al Rector, una vez avalada la solicitud por el Vicerrectorado
Administrativo y del Decano en el caso de los Núcleos.
26. Para las reaperturas de Caja Chica el Jefe de la Unidad Solicitante debe
solicitarla mediante oficio a la Dirección o Delegación de Finanzas, según el
caso.
27. El funcionario encargado del manejo de la Caja Chica debe relacionar y enviar a
la Dirección o Delegación de Finanzas, según el caso, todas las facturas
justificativas de los gastos cancelados a través la misma. La solicitud de
reposición debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en
este Manual.
28. Todo desembolso por Caja Chica debe ser autorizado por el Jefe de la
Dependencia y el monto máximo de cada gasto con cargo a la Caja Chica no
podrá ser superior de 20 UT.
29. Cuando se concedan anticipos, quién los recibe está en la obligación de
justificar el gasto mediante los soportes correspondientes y reintegrar la
diferencia en dinero, si fuese el caso, en un lapso no mayor de ocho (8) días
hábiles. De no efectuarse dicha justificación, el responsable de la Caja está en
la obligación de enviar los comprobantes de la entrega del anticipo al supervisor
de quién recibe el anticipo, para que solicite el descuento por nómina.
30. Por ningún motivo el responsable de una Caja Chica podrá:
a. Hacer efectivo cheques a través de la Caja Chica.
b. Hacer uso del dinero de la Caja Chica para gastos personales.
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NORMAS
Versión 2.2
c. Efectuar pagos que no pueda justificar mediante factura o recibo.
d. Apoderarse de un sobrante.
e. Realizar los gastos establecidos en la Norma Nº 18 del presente Manual.
31. Las Cajas Chicas están sujetas a las mismas disposiciones establecidas en las
Normas Nº 10; 11; 19 y 22 del presente Manual.
DISPOSICIONES FINALES
Primera. Los aspectos no contemplados en este conjunto de normas serán
resueltos por el Consejo Universitario, oída la opinión del Vicerrector Administrativo.
Segunda. Queda responsabilizada la Dirección de Finanzas para que en un plazo
no mayor de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de la publicación del
presente documento por el Consejo Universitario, adecue los Fondos existentes a
esta normativa. A tal efecto, debe prestar la asesoría necesaria a las Delegaciones
de Finanzas en los Núcleos Universitarios.
Tercera. Una vez sancionadas por el Consejo Universitario, estas normas derogan
cualquier disposición, procedimiento o resolución administrativa que se oponga a lo
establecido en este Manual.
Cuarta. Se deroga el Manual de Normas y Procedimientos para los Fondos de
Trabajo de la Universidad de Oriente, versión 2.1 aprobado según CU 880 de fecha
08/07/2008
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE TRABAJO
OBJETIVO
Describir los pasos necesarios para solicitar la creación de un Fondo de Trabajo.
ALCANCE
Aplicable a las Unidades involucradas en la apertura de un Fondo de Trabajo,
desde el momento de la emisión de la solicitud hasta su apertura.
PASOS A SEGUIR:
UNIDAD EJECUTORA
Jefe de la Unidad
1. Determina la necesidad de la asignación de un Fondo de Trabajo.
2. Elabora Informe Explicativo de la necesidad de la asignación de un Fondo de
Trabajo.
3. Envía Informe Explicativo al Vicerrector Administrativo.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
Vicerrector Administrativo
4. Recibe el Informe Explicativo.
5. Estudia la solicitud y, de ser aprobada, la envía al Rector para su autorización a
través de Oficio. En caso contrario, la devuelve al solicitante indicándole las
razones.
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
RECTORÍA
Rector
6. Recibe Informe Explicativo y Oficio de Solicitud de Autorización.
7. Elabora Oficio de Autorización de la Creación del Fondo de Trabajo.
8. Envía la Documentación a la Coordinación General de Administración en el
Rectorado o Coordinación de Administración en los Núcleos, según el caso,
para que proceda a elaborar la Solicitud Orden de Pago por el monto y en las
condiciones establecidas.
COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Coordinador General de Administración o Coordinador de
Administración
9. Recibe Informe Explicativo, Oficio de Solicitud de Autorización y Oficio de
Autorización de la creación del Fondo de Trabajo.
10. Elabora Oficio para la Elaboración de la Solicitud Orden de Pago.
11. Envía Oficio con Documentación anexa a la Dirección de Finanzas, para el
registro de creación del Fondo de Trabajo.
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE FINANZAS
Director o Delegado
12. Recibe Oficio y Documentación anexa.
13. Registra la creación del Fondo de Trabajo.
14. Envía la Documentación a través de Oficio al Departamento de Contabilidad o a
la Delegación de Finanzas, según el caso.
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD O DELEGACIONES DE
FINANZAS
Jefe de Departamento o Delegado de Finanzas
15. Recibe Oficio y Documentación anexa.
16. Asigna codificación contable al Fondo de Trabajo y lo agrega al sistema
contable.
17. Ordena la emisión de la Solicitud Orden de Pago.
18. Revisa los soportes y la codificación financiera de la Solicitud Orden de Pago.
19. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago en señal de conformidad.
20. Envía, mediante Oficio, la Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa
a la Dirección o Delegación de Presupuesto, según el caso.
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO
Contabilista
21. Recibe Oficio, Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa.
22. Efectúa el cargo presupuestario correspondiente y remite al Jefe la
Documentación para su firma y sello.
Director o Delegado
23. Recibe Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa.
24. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago en señal de conformidad.
25. Envía, mediante Oficio, Solicitud Orden de Pago y Documentación anexa a la
Dirección o Delegación de Finanzas, según el caso.
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE FINANZAS
Director o Delegado
26. Recibe Solicitud Orden de Pago y soportes.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 23 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
27. Firma y sella la solicitud Orden de Pago en señal de conformidad.
28. Procede a autorizar el pago.
29. Inicia procedimiento de pago, según lo establecido en el Procedimiento para la
Cancelación Orden de Pago, establecido en el vigente Manual de Normas y
Procedimientos para la Ejecución y Control de los Recursos Financieros de la
Universidad de Oriente.
30. Efectúa el depósito bancario a la cuenta corriente asignada a la Unidad
Ejecutora del Fondo de Trabajo.
31. Notifica a la Unidad Ejecutora y al Departamento o Sección de Contabilidad,
según el caso, el deposito realizado (cheque o transferencia).
UNIDAD EJECUTORA
Responsable del Fondo
32. Recibe notificación del deposito realizado (cheque o transferencia).
33. Registra en el Libro Auxiliar de Banco.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Jefe
34. Recibe notificación del deposito realizado (cheque o transferencia).
35. Realiza asiento contable y lo agrega al sistema de contabilidad.
36. Fin del Procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
PARA LA COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y SERVICIOS
A TRAVÉS DEL FONDO DE TRABAJO
OBJETIVO
Describir los pasos necesarios para realizar compras de bienes, materiales y
servicios a través del Fondo de Trabajo asignado a la Unidad Ejecutora.
ALCANCE
Aplicable a las Unidades Ejecutoras que realicen compras de bienes, materiales y
servicios a través de su Fondo de Trabajo, desde que se determina la necesidad de
la compra, hasta la solicitud de reposición del mismo.
PASOS A SEGUIR:
UNIDAD EJECUTORA
Responsable / Administrador
1. Determina la necesidad de la compra.
2. Verifica disponibilidad financiera en el Libro Auxiliar de Banco.
3. Busca la mejor oferta en los proveedores.
4. Solicita cotización escrita al proveedor y va al Paso Nº 6. En caso de compras
de ACTIVOS se pedirán tres (3) cotizaciones y continúa al paso siguiente.
5. Selecciona la mejor oferta.
6. Realiza pedido al proveedor.
7. Emite el Cheque según las especificaciones de la cotización.
8. Firma el Cheque.
9. Recibe la mercancía o servicio solicitado y la Factura original.
10. Realiza control perceptivo, verificando que lo recibido se ajuste a lo solicitado en
la cotización y a lo establecido en la Factura, si no se ajusta, solicita al
proveedor que corrija la falla.
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
11. Firma y sella la Factura original en señal de conformidad.
12. Realiza Retención de Impuestos nacionales, según lo establecido en el vigente
Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución y Control de los
Recursos Financieros de la Universidad de Oriente, en lo referente a las
retenciones de impuestos. (En caso de que proceda)
13. Entrega el Cheque al proveedor.
14. Verifica que lo adquirido sea un Activo, de ser así, envía a Bienes Nacionales la
Factura en original y copia, caso contrario va al Paso Nº 21.
UNIDAD DE BIENES NACIONALES
Registrador
15. Recibe Factura en original y copia.
16. Firma y sella la Factura original y copia en señal de conformidad.
17. Realiza registro y control del Activo.
18. Archiva copia de la Factura.
19. Envía la Factura original.
UNIDAD EJECUTORA
Responsable / Administrador
20. Recibe Factura en original.
21. Reúne los recaudos (Facturas y Cotizaciones) para solicitar la reposición
correspondiente.
22. Elabora la reposición, al ejecutarse 75% de los recursos del Fondo.
23. Inicia Procedimiento para la Reposición del Fondo de Trabajo, establecido en el
presente Manual.
24. Fin del Procedimiento.
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE ACTIVOS, MATERIALES
Y SERVICIOS POR CAJA CHICA EN EFECTIVO
OBJETIVO
Describir los pasos necesarios para realizar compras de Activos, Materiales y
Servicios a través de Caja Chica en efectivo en el Rectorado y Núcleos de la
Universidad de Oriente.
ALCANCE
Aplicable a las Unidades Ejecutoras que manejen Caja Chica en efectivo, desde la
compra de Activos, Materiales y Servicios, hasta la reposición de la misma.
PASOS A SEGUIR:
UNIDAD EJECUTORA
Responsable
1. Determina la necesidad de la compra.
2. Verifica la disponibilidad financiera.
3. Busca la mejor oferta en los proveedores y selecciona la más conveniente.
4. Realiza la compra.
5. Realiza el control perceptivo de la compra, comparando la especificación de la
Factura con lo adquirido.
6. Verifica que lo adquirido sea un Activo, de ser así, envía a la Unidad de Bienes
Nacionales la Factura en original y copia y va al siguiente paso, en caso
contrario va al Paso Nº 13.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
UNIDAD DE BIENES NACIONALES
Registrador
7. Recibe Factura en original y copia.
8. Coteja el Activo con la descripción de la Factura, si está de acuerdo firma y
sella la Factura original y copia, en caso contrario la devuelve a la Unidad
Ejecutora para las correcciones del caso, va al Paso Nº 5.
9. Realiza registro y control del Activo.
10. Archiva copia de la Factura.
11. Envía la Factura original a la Unidad Ejecutora.
UNIDAD EJECUTORA
Responsable / Administrador
12. Recibe Factura en original.
13. Archiva la Factura temporalmente hasta completar el monto total de la Caja
Chica, o al menos el 75% de lo asignado para su respectiva solicitud de
reposición.
14. Elabora Relación de Gastos, detallando las compras realizadas y anexando las
Facturas o recibos originales justificativos de los gastos.
15. Elabora Oficio de Solicitud de Reposición.
16. Envía Oficio de Solicitud de Reposición, Relación de Gastos, Facturas
originales y documentos justificativos de los gastos a la Dirección o Delegación
de Finanzas, según el caso.
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE FINANZAS
Director o Delegado
17. Recibe Oficio de Solicitud de Reposición, Relación de Gastos, Facturas
originales y documentos justificativos de los gastos.
18. Realiza registro de cuantificación financiera para el control interno.
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PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
19. Elabora Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición.
20. Envía Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,
Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los
gastos) al Departamento o Sección de Contabilidad, según el caso.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Contabilista
21. Recibe Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,
Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los
gastos).
22. Revisa la documentación y facturas justificativas de los gastos. En caso de
presentarse algún gasto no permitido o factura que no se ajuste a lo legalmente
exigido, se retira la factura y se descuenta el monto de la misma al monto de
reposición solicitado. Determina nuevo monto a reponer. La Factura objetada es
devuelta a la Dirección o Delegación de Finanzas para su posterior envío a la
Unidad Ejecutora para las correcciones del caso y se presente anexa en la
próxima reposición. De no presentar observaciones realiza codificación y coloca
media firma a la Documentación.
23. Remite Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,
Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los
gastos) al Jefe de la Unidad.
A partir de este paso el procedimiento se separa según sea realizado en el
Rectorado o en los Núcleos.
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Código: Pág.: 29 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
RECTORADO
Jefe
24. Recibe Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,
Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los
gastos).
25. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por Reposición.
26. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago por Reposición.
27. Envía la Solicitud Orden de Pago por Reposición con sus soportes anexos a la
Dirección de Presupuesto.
28. Inicia Procedimiento de Cancelación de la Solicitud Orden de Pago, establecido
en el vigente Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución y Control
de los Recursos Financieros de la Universidad de Oriente.
29. Fin del Procedimiento.
NUCLEOS
Jefe
30. Recibe Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,
Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los
gastos). (Viene del Paso Nº 23)
31. Firma y sella conforme el Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de
Pago por Reposición.
32. Envía Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,
Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los
gastos) a la Delegación de Finanzas.
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 30 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
DELEGACIÓN DE FINANZAS
Delegado
33. Recibe Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago por
Reposición, con documentación anexa (Oficio de Solicitud de Reposición,
Relación de Gastos, Facturas originales y documentos justificativos de los
gastos).
34. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por Reposición.
35. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago por Reposición.
36. Envía Solicitud Orden de Pago por Reposición con sus soportes anexos a la
Delegación de Presupuesto.
37. Inicia Procedimiento de Cancelación de la Solicitud Orden de Pago, establecido
en el vigente Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución y Control
de los Recursos Financieros de la Universidad de Oriente.
38. Fin del Procedimiento.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 31 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE TRABAJO
OBJETIVO
Describir los pasos necesarios para solicitar la reposición de un Fondo de Trabajo.
ALCANCE
Aplicable a las Unidades involucradas en la reposición del Fondo de Trabajo, desde
el momento de la solicitud de reposición, hasta la emisión de la Solicitud Orden de
Pago.
PASOS A SEGUIR:
UNIDAD EJECUTORA
Responsable / Administrador
1. Elabora Expediente de Reposición con la relación de Cheques emitidos (incluye
cheques anulados), conciliación del Fondo de Trabajo, Conciliación Bancaria
del último mes, retenciones de impuestos (de existir), recibos y facturas
justificativas de los gastos realizados.
2. Elabora Oficio por concepto de reposición de Fondo.
3. Envía Oficio y anexa Expediente de Reposición a la Dirección o Delegación de
Finanzas, según el caso, para solicitar la reposición del Fondo de Trabajo.
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE FINANZAS
Director o Delegado
4. Recibe Oficio de Reposición con el Expediente anexo.
5. Verifica que la Unidad Ejecutora no presente saldos pendientes en la ejecución del
Fondo y/o legalidad del gasto. De presentar problemas, procede a informar a la
Unidad Ejecutora para que realice las correcciones necesarias y va al Paso Nº 1.
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 32 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
6. Elabora Oficio autorizando la emisión de la Solicitud Orden de Pago para la
reposición.
7. Firma y sella el Oficio de autorización
8. Envía Oficio de autorización y documentación anexa al Departamento o Sección
de Contabilidad, según el caso.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Contabilista
9. Recibe Oficio de autorización y Documentos anexos.
10. Verifica el Expediente, relación de Cheques emitidos, (incluye cheques
anulados), conciliación del Fondo de Trabajo, Conciliación Bancaria del último
mes, retenciones de impuestos (de existir), recibos y facturas justificativas de
los gastos realizados. En caso de presentarse algún gasto no permitido o
factura que no se ajuste a lo legalmente exigido, se retira la factura y se
descuenta el monto de la misma al monto de reposición solicitado. Determina
nuevo monto a reponer. La factura objetada es devuelta a la Unidad Ejecutora
para las correcciones del caso y se presente anexa en la próxima reposición.
11. Remite el Oficio de autorización y Documentos anexos al Jefe de la Unidad.
A partir de este paso el procedimiento se separa según sea realizado en el
Rectorado o en los Núcleos.
RECTORADO
Jefe
12. Recibe Oficio de autorización y Documentos anexos.
13. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por reposición.
14. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 33 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
15. Envía la Solicitud Orden de Pago con sus soportes anexos a la Dirección de
Presupuesto.
16. Inicia Procedimiento de Cancelación de la Solicitud Orden de Pago, establecido
en el vigente Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución y Control
de los Recursos Financieros de la Universidad de Oriente.
17. Fin del Procedimiento.
NUCLEOS
Jefe
18. Recibe Oficio de autorización y Documentos anexos. (Viene del Paso Nº 11)
19. Envía Oficio de autorización y Documentos anexos a la Delegación de
Finanzas.
DELEGACIÓN DE FINANZAS
Delegado
12. Recibe Oficio de autorización y Documentos anexos.
13. Ordena la elaboración de la Solicitud Orden de Pago por reposición.
14. Firma y sella la Solicitud Orden de Pago por reposición.
15. Envía Orden de Pago con sus soportes anexos a la Delegación de
Presupuesto.
16. Inicia Procedimiento de Cancelación de la Solicitud Orden de Pago, establecido
en el vigente Manual de Normas y Procedimientos para la Ejecución y Control
de los Recursos Financieros de la Universidad de Oriente.
17. Fin de Procedimiento.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 34 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
PARA EL CIERRE DEL FONDO DE TRABAJO
OBJETIVO
Describir los pasos necesarios para realizar el cierre administrativo de un Fondo de
Trabajo.
ALCANCE
Aplicable a las Unidades involucradas en cierre de los Fondos de Trabajo, desde el
momento de la solicitud de la última reposición del Fondo, hasta su cierre contable.
PASOS A SEGUIR:
UNIDAD EJECUTORA
Responsable / Administrador
1. Elabora Expediente de Cierre con la relación de Cheques emitidos (incluye
cheques anulados), conciliación del Fondo de Trabajo, Conciliación Bancaria
del mes correspondiente a la última reposición del año contable, retenciones de
impuestos (de existir), recibos y facturas justificativas de los gastos realizados.
2. Compara el monto del Fondo de Trabajo asignado contra el monto de la
reposición y el saldo de la cuenta de banco.
3. Determina si existe dinero remanente o no comprometido. Si existe dinero
procede a depositarlo en una cuenta bancaria de la Universidad. En caso
contrario va al Paso Nº 5.
4. Anexa comprobante de depósito bancario o recibo de ingreso a Caja, al
Expediente de Cierre.
5. Elabora Oficio de Cierre del Fondo de Trabajo.
6. Envía Oficio con el Expediente de Cierre anexo a la Dirección o Delegación de
Finanzas, según el caso.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 35 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE FINANZAS
Director o Delegado
7. Recibe Oficio con el Expediente de Cierre anexo.
8. Verifica que la Unidad Ejecutora no presente saldos pendientes en la ejecución
del Fondo de Trabajo, así como la legalidad del gasto. En caso de presentar
saldos pendientes o gastos no permitidos procede a informar a la Unidad
Ejecutora para que realice las correcciones necesarias.
9. Elabora Oficio autorizando el cierre Financiero/Contable del Fondo de Trabajo.
10. Envía Oficio y documentación de cierre al Departamento o Sección de
Contabilidad, según en caso.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Contabilista
11. Recibe Oficio con el Expediente de Cierre anexo.
12. Verifica que los gastos relacionados y los soportes justificativos del gasto
cumplan con los lineamientos legales y de control establecidos en las Normas
del presente Manual, si se determina fallas elabora Informe de Observaciones.
De no tener observaciones, va al Paso Nº 19.
13. Remite Informe de Observaciones con el Expediente anexo al Jefe de la
Unidad.
Jefe
14. Recibe Informe de Observaciones y Expediente de Cierre anexo.
15. Determina la importancia de las observaciones informadas. En caso de
considerarlas poco importante, firma el Informe de Observaciones en señal de
conformidad y va al paso siguiente. En caso de considerarlas importantes,
anexa el Informe de Observaciones al Expediente de Cierre y lo envía a la
Unidad de Ejecutora del Fondo de Trabajo, va al Paso Nº 26.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 36 de 54 Fecha: Noviembre 2015
PROCEDIMIENTOS
Versión 2.2
16. Anexa el Informe de Observaciones al Expediente de Cierre.
17. Envía la documentación al Contabilista y autoriza realizar Registro Contable de
Cierre.
Contabilista
18. Recibe Expediente de Cierre autorizado.
19. Elabora Comprobante Diario con la imputación Contable/Presupuestario.
20. Ingresa los datos del comprobante al Sistema Contable.
21. Envía Expediente de Cierre al archivo de Contabilidad.
22. Envía la copia del Comprobante de Diario a la Dirección o Delegación de
Presupuesto, según el caso.
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO
Analista
23. Recibe copia del Comprobante de Diario.
24. Ingresa datos del registro presupuestario al Sistema de Presupuesto.
25. Archiva para su control.
UNIDAD EJECUTORA
Responsable / Administrador
26. Recibe expediente de cierre. (Viene del Paso Nº 15)
27. Procede a corregir las observaciones detectadas en la revisión.
28. Devuelve Expediente de Cierre corregido. (Va al Paso Nº 11)
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Código: Pág.: 37 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
FORMULARIOS
FORMA: RELACIÓN DE CHEQUES EMITIDOS
Objetivo: Identificar los cheques emitidos de la cuenta corriente del fondo de
trabajo y, con los cuales se cancelaron gastos incurridos por la dependencia en
determinado periodo de tiempo
Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Trabajo.
Preparación y distribución: Las unidades operativas administradoras de Fondos
de Trabajo serán las responsables del llenado del formulario en referencia y servirá
como anexo que soporte la emisión de una Orden de Pago para reposición del
Fondo. Se distribuirá según lo establecido en el presente manual.
Llenado del Formulario:
ITEM DESCRIPCIÓN
1 Nº: Indíquese el número cronológico de reposición.
2 Cta. Nº: Colóquese el número de identificación de la cuenta corriente
perteneciente al fondo y a través del cual se emitieron los cheques.
3 Fecha: Colóquese la fecha en la que se realiza la solicitud de reposición.
4 Nº: Indíquese el número de cheque emitido (en orden cronológico).
5 Beneficiario: Indíquese el nombre de la persona natural o jurídica a quien
se realiza el pago.
6 Monto: Coloque la suma de dinero a pagar con el cheque en cuestión.
7 Fecha: Colóquese la fecha de emisión del cheque.
8 Firma: Colóquese la firma del beneficiario en señal de recibido.
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Código: Pág.: 38 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
9 Total: Colóquese la sumatoria de los montos indicados en el ítem 6.
10 Dependencia: Identifíquese la dependencia administradora del Fondo de
Trabajo.
11 Hecho por: Fírmese por el funcionario que llena el formato.
12 Revisado por: Fírmese por el responsable del Fondo
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ANEXOS
Versión 2.2
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Código: Pág.: 40 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
FORMA: CONCILIACIÓN BANCARIA
Objetivo: Realizar los ajustes necesarios a los movimientos de la cuenta corriente
del fondo de trabajo a determinada fecha, con el objeto de establecer el saldo
correcto disponible en banco.
Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Trabajo.
Preparación y distribución: Las unidades operativas administradoras de Fondos
de Trabajo serán las responsables del llenado del formulario en referencia y se
distribuirá según lo establecido en el presente manual.
Llenado del Formulario:
ITEM DESCRIPCIÓN
1. Al: Colóquese el período (mes) al que corresponda la conciliación.
2. Banco: Indíquese el nombre de la institución bancaria a la cual pertenece la
cuenta corriente del fondo.
3. Cta. Cte Nº: Indíquese el número de la cuenta corriente perteneciente al
fondo y la cual se esta conciliando.
4. Saldo según Banco: Colóquese el monto que el Banco indica como saldo
de la cuenta al final de mes.
5. Depósitos en tránsito: Indíquese el monto de los depósitos contabilizados
y no reflejados por el Banco en la cuenta.
6. Cheques en tránsito: Indíquese el monto de los cheques girados y no
cobrados.
7. Sub total: Colóquese el monto resultante de la suma de los ítems 4, 5 y la
resta del ítem 6.
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Código: Pág.: 41 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
8. Error por cargos indebidos: indíquese el monto por concepto de cargos
indebidos a la cuenta hechos por el Banco.
9. Error por abonos indebidos: indíquese el monto por concepto de abonos
indebidos a la cuenta hechos por el Banco.
10. Saldo correcto según Banco: Al monto indicado en el ítem 7 súmesele el
monto indicado en el ítem 8 y réstese el monto indicado en el ítem 9.
11. Saldo según libros: Colóquese el monto que indican los saldos
contabilizados en los libros.
12. Cargos no contabilizados (depósitos): Indíquese el monto de aquellos
depósitos a la cuenta del fondo reflejado por el Banco y no contabilizado en
los libros.
13. Cargos no contabilizados (notas de crédito): Indíquese el monto de otros
ingresos a la cuenta del fondo reflejado por el Banco y no contabilizado en
los libros.
14. Créditos no contabilizados (cheques emitidos): Indíquese el monto de
aquellos cheques emitidos y no contabilizados en los libros.
15. Créditos no contabilizados (notas de debito): Indíquese el monto de
otros retiros a la cuenta del Fondo reflejados por el Banco y no
contabilizados en los libros.
16. Sub total: Al monto indicado en el item11 súmesele los montos de los ítem
12, 13 y réstese los montos indicados en los ítem 14, 15
17. Errores por créditos indebidos: Colóquese el monto por concepto de
créditos indebidos.
18. Errores por debitos indebidos: Colóquese el monto por concepto de
debitos indebidos.
19. Saldo correcto en libros: Al ítem 16 súmesele el monto indicado en el ítem
17 y réstese lo indicado en el ítem 18
20. Hecho por: Indíquese el funcionario que realiza la conciliación.
21. Fecha: Colóquese la fecha de elaboración de la conciliación.
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ANEXOS
Versión 2.2
22. Revisado por: Fírmese por el responsable del Fondo.
23. Fecha: Colóquese la fecha en la cual el responsable del Fondo firma el
formato.
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ANEXOS
Versión 2.2
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ANEXOS
Versión 2.2
FORMA: RELACIÓN DE EGRESOS POR CAJA CHICA
Objetivo: Identificar los pagos realizados a través del Fondo de Caja Chica y, con
los cuales se cancelaron gastos incurridos por la dependencia en determinado
periodo de tiempo
Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Caja Chica.
Preparación y distribución: Las unidades operativas administradoras de Fondos
de Caja Chica serán las responsables del llenado del formulario en referencia y
servirá de anexo como soporte a la solicitud Orden de Pago por Caja Chica. Se
distribuirá según lo establecido en el presente manual.
Llenado del Formulario:
ITEM DESCRIPCIÓN
1. Núcleo: Indíquese el Núcleo de adscripción de la dependencia
administradora de la caja chica. (Fondos Centralizados). Colóquese la
denominación de la dependencia administradora del Fondo (Fondos
Descentralizados)
2. Periodo: Indíquese el periodo de tiempo en el cual se realizaron los gastos
a reintegrar.
3. Anexo correspondiente al cheque Nº: Indíquese el cheque que sirvió para
realizar los gastos justificados a través de la presente relación de caja
chica.(sólo en caso de Fondos descentralizados)
4. Núm. Comp: Colóquese el número que identifica la reposición en los libros
de control (Fondos Centralizados). Colóquese el número de factura
correspondiente al gasto realizado (Fondos Descentralizados)
5. Pagado a: Identifique el beneficiario del pago.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 45 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
6. Importe: Indique el monto a pagar al beneficiario identificado en el ítem 5.
7. Total: Súmese todos los montos indicados en el ítem 6
8. Hecho por: Identifíquese el funcionario que lleno el formulario.
9. Revisado por: Fírmese por el responsable del Fondo.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 46 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 47 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
FORMA: ORDEN DE PAGO POR CAJA CHICA
Objetivo: Ordenar la realización de pagos por concepto de reposición a gastos
cubiertos a través de Fondos de Caja Chica.
Dirigido a: Unidades operativas administradoras de Fondos de Caja Chica.
Preparación y distribución: Las unidades operativas administradoras de Fondos
de Caja Chica serán las responsables del llenado del formulario en referencia y se
distribuirá según lo establecido en el presente manual.
Llenado del Formulario:
ITEM DESCRIPCIÓN
1. Nº: Colóquese el número de identificación para la emisión de la orden de
pago, según el cronológico de la dependencia solicitante del pago.
2. Fecha: Indíquese la fecha en la cual se está solicitando el pago.
3. Beneficiario: Identifíquese al beneficiario del pago.
4. Unidad Solicitante: Identifíquese la dependencia que solicita el pago.
5. Motivo del Pago: Indíquese el motivo que da origen a la emisión de la
orden de pago por caja chica.
6. Codificación: Colóquese la codificación presupuestaria/financiera que
corresponda según los conceptos de gastos identificados en la Orden de
Pago por caja chica (sólo para ser llenado por el funcionario
revisor/codificador)
7. Monto: Indíquese el monto total en Bolívares que se solicita pagar.
8. Solicitado por: Fírmese por el responsable de la administración del Fondo.
9. Conformado: Fírmese por el jefe de la Unidad Administrativa de adscripción
(Dirección o equivalente)
10. Autorizado: Fírmese por el jefe de la Unidad de Finanzas.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS FONDOS DE TRABAJO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Código: Pág.: 48 de 54 Fecha: Noviembre 2015
ANEXOS
Versión 2.2
Versión 2.2
FLUJOGRAMAS
Procedimiento para la Creación del Fondo de Trabajo
JEFE DE LA UNIDAD
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO: PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE TRABAJO
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVORECTOR
COORD. GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORD. DE
ADMINISTRACIÓNDIRECTOR O DELEGADO
RECTORÍA
PÁGINA 1/1
INICIO
DETERMINA
NECESIDAD DE
ASIGNACIÓN DE UN
FONDO DE TRABAJO
Informe Explicativo
ESTUDIA LA
SOLICITUD
Informe Explicativo
¿ESTÁ
CONFORME?
SI
NO
Informe Explicativo
ELABORA OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
Oficio de Autorización
REGISTRA LA
CREACIÓN DEL
FONDO DE TRABAJO
ENVÍA LA
DOCUMENTACIÓN A
TRAVÉS DE OFICIO
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
COORD. GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORD. DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE
FINANZAS
DPTO. DE CONTABILIDAD O
DELEG. DE FINANZASDIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO
JEFE DE DEPARTAMENTO O
DELEGADOCONTABILISTA DIRECTOR DE DELEGADO
ELABORA INFORME
EXPLICATIVO DE LA
NECESIDAD DE
FONDO DE TRABAJO
1
DEVUELVE INFORME
EXPLICATIVO
INDICANDO
RAZONES
ENVÍA INFORME
EXPLICATIVO A
TRAVÉS DE OFICIO
1
Oficio de Solic. Autoriz.
Informe ExplicativoOficio de Solic. Autoriz.
Oficio de Autorización
ELABORA OFICIO
PARA LA SOLICITUD
ORDEN DE PAGO
Oficio Solicitud O/P
Informe ExplicativoOficio de Solic. Autoriz.
Oficio de Autorización
Oficio Solicitud O/P
Informe ExplicativoOficio de Solic. Autoriz.
Oficio de Autorización
Oficio Solicitud O/POficio de Creación
ASIGNA CODIFICACIÓN
CONTABLE Y LO
AGREGA AL SISTEMA
CONTABLE
ORDENA EMISIÓN DE
SOLICITUD ORDEN
DE PAGO
REVISA LOS SOPORTES
Y LA CODIFICACIÓN
FINANCIERA
FIRMA Y SELLA LA
SOLICITUD ORDEN
DE PAGO
ENVÍA LA
DOCUMENTACIÓN A
TRAVÉS DE OFICIO
Informe ExplicativoOficio de Solic. Autoriz.
Oficio de Autorización
Oficio Solicitud O/POficio de Creación
Solicitud O/P
Solicitud O/P
Oficio
DEPARTAMENTO O SECCIÓN
DE CONTABILIDAD
JEFE DE LA UNIDAD
EFECTÚA CARGO
PRESUPUESTARIO
Informe ExplicativoOficio de Solic. Autoriz.
Oficio de Autorización
Oficio Solicitud O/POficio de Creación
Solicitud O/POficio
FIRMA Y SELLA LA
SOLICITUD ORDEN
DE PAGO
PROCEDE A
AUTORIZAR EL PAGO
INICIA
PROCEDIMIENTO
DE PAGO
EFECTÚA DEPÓSITO
BANCARIO A LA
CUENTA CORRIENTE
ASIGNADA
NOTIFICA EL DEPÓSITO
REALIZADO
RECIBE NOTIFICACIÓN
DEL DEPÓSITO
REALIZADO
REALIZA ASIENTO
CONTABLE Y LO
AGREGA AL SISTEMA
DE CONTABILIDAD
FIN
2
RECIBE NOTIFICACIÓN
DEL DEPÓSITO
REALIZADO
REGISTRA EN EL LIBRO
AUXILIAR DE BANCO
2
Versión 2.2
Procedimiento para la Compra de Bienes, Materiales y Servicios a través del Fondo de Trabajo
RESPONSABLE /
ADMINISTRADOR
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO:
PARA LA COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y
SERVICIOS A TRAVÉS DEL FONDO DE TRABAJO
REGISTRADOR
INICIO
DETERMINA
NECESIDAD DE LA
COMPRA
SI
NO
UNIDAD DE BIENES
NACIONALES
VERIFICA
DISPONIBILIDAD
FINANCIERA
1
BUSCA MEJOR
OFERTA EN LOS
PROVEEDORES
SOLICITA
COTIZACIÓN ESCRITA
AL PROVEEDOR
SELECCIONA MEJOR
OFERTA
¿ES ACTIVO?
Cotización 3Cotización 2
Cotización 1
Cotización
REALIZA PEDIDO AL
PROVEEDOR
EMITE Y FIRMA
EL CHEQUE
RESPONSABLE /
ADMINISTRADOR
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO:
PARA LA COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y
SERVICIOS A TRAVÉS DEL FONDO DE TRABAJO
REGISTRADOR
UNIDAD DE BIENES
NACIONALES
PÁGINA: 1/3 PÁGINA: 2/3
1
1
RECIBE LA MERCANCÍA
O SERVICIO
SOLICITADO Y LA
FACTURA
¿ESTÁ
CONFORME?
REALIZA CONTROL
PERCEPTIVO
SI
NO
SOLICITA AL
PROVEEDOR QUE
CORRIJA LA FALLA
Factura
FIRMA Y SELLA LA
FACTURA
REALIZA RETENCIÓN
DE IMPUESTO
(DE SER APLICABLE)
ENTREGA CHEQUE
AL PROVEEDOR
CHEQUE
2
RESPONSABLE /
ADMINISTRADOR
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO:
PARA LA COMPRA DE BIENES, MATERIALES Y
SERVICIOS A TRAVÉS DEL FONDO DE TRABAJO
REGISTRADOR
UNIDAD DE BIENES
NACIONALES
PÁGINA: 3/3
2
RECIBE LA MERCANCÍA
O SERVICIO
SOLICITADO Y LA
FACTURA
¿ES UN
ACTIVO?
SI
NO
3
Factura - Copia 1
Factura Original
3
FIRMA Y SELLA
REALIZA REGISTRO Y
CONTROL DEL
ACTIVO
ARCHIVA
Factura - Copia 1
4
4
Factura Original
PFactura Original
REÚNE LOS
RECAUDOS PARA
SOLICITAR
REPOSICIÓN
ELABORA LA
REPOSICIÓN AL
EJECUTARSE EL 75%
DE LOS RECURSOS
INICIA
PROCEDIMIENTO DE
REPOSICIÓN DE
FONDO DE TRABAJO
FIN
Versión 2.2
Procedimiento para la Compra de Activos, Materiales y Servicios por Caja Chica en Efectivo
RESPONSABLE
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO: PARA LA COMPRA DE ACTIVOS, MATERIALES Y SERVICIOS POR CAJA CHICA EN EFECTIVO
DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE DIRECTOR O DELEGADO
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
PÁGINA 1/2
INICIO
DETERMINA
NECESIDAD DE LA
COMPRA
¿ESTÁ
CONFORME?
SI
NO
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN
DE FINANZAS
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN
DE PRESUPUESTO
VERIFICA
DISPONIBILIDAD
FINANCIERA
GASTO NO PERMITIDO,
DETERMINA NUEVO
MONTO A REPONER
REMITE
DOCUMENTACIÓN
BUSCA LA MEJOR
OFERTA EN LOS
PROVEEDORES Y
REALIZA LA COMPRA
REALIZA CONTROL
PERCEPTIVO
REALIZA REGISTRO
DE CUANTIFICACIÓN
FINANCIERA
ELABORA OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
REVISA LA
DOCUMENTACIÓN
¿ES UN
ACTIVO?
SI
NO
VERIFICA QUE SEA
UN ACTIVO
REGISTRADOR
UNIDAD DE BIENES
NACIONALES
Factura - CopiaFactura
Factura - CopiaFactura
FIRMA Y SELLA
REALIZA REGISTRO Y
CONTROL DEL
ACTIVO
Doc. Justific. GastosFactura
Relación de GastosOficio – Solic. Repos.
2
Doc. Justific. GastosFactura
Relación de GastosOficio – Solic. Repos.
Oficio de Autorización
REALIZA
CODIFICACIÓN Y
COLOCA MEDIA
FIRMA
Factura
1
¿ESTÁ
CONFORME?
SI
NO
DEVUELVE PARA
CORRECCIONES
COTEJA EL ACTIVO
CON LA
ESPECIFICACIÓN
DE LA FACTURA
SEGÚN EL
CASO LO
HACE...
RECTORADONÚCLEOS
ORDENA LA
ELABORACIÓN DE
SOLICITUD O/P
POR REPOSICIÓN
FIRMA Y SELLA
LA SOLICITUD O/P
POR REPOSICIÓN
ENVÍA LA SOLICITUD
O/P Y ANEXOS A LA
DIRECCIÓN DE
PRESUPUESTO
FIRMA Y SELLA EL
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
ENVÍA OFICIO DE
AUTORIZACIÓN Y
DOCUMENTOS
ANEXOS
ORDENA
ELABORACIÓN DE
SOLICITUD O/P POR
REPOSICIÓN
Factura - CopiaFactura
T
ENVÍA DOCUMENTOS
MEDIANTE OFICIO
Oficio de Autorización
Oficio
Doc. Justific. GastosFactura
Relación de GastosOficio – Solic. Repos.
Oficio de AutorizaciónOficio
Doc. Justific. GastosFactura
Relación de GastosOficio – Solic. Repos.
Oficio de AutorizaciónOficio
3
INICIA
PROCEDIMIENTO
DE CANCELACIÓN
DE O/P
FIN
Doc. Justific. GastosFactura
Relación de GastosOficio – Solic. Repos.
Oficio de AutorizaciónOficio
4
FIN
Doc. Justific. GastosFactura
Relación de GastosOficio – Solic. Repos.
Oficio de AutorizaciónOficio
INICIA
PROCEDIMIENTO
DE CANCELACIÓN
DE O/P
Versión 2.2
RESPONSABLE
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO: PARA LA COMPRA DE ACTIVOS, MATERIALES Y SERVICIOS POR CAJA CHICA EN EFECTIVO
DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE DIRECTOR O DELEGADO
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
PÁGINA 2/2
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN
DE FINANZAS
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN
DE PRESUPUESTO
REGISTRADOR
UNIDAD DE BIENES
NACIONALES
1
ELABORA RELACIÓN
DE GASTOS
Factura
T
ARCHIVA LA FACTURA
HASTA COMPLETAR EL
MONTO TOTAL O EL
75% DE CAJA CHICA
Doc. Justific. Gastos
ELABORA OFICIO DE
SOLICITUD DE
REPOSICIÓN
FacturaRelación de Gastos
Oficio – Solic. Repos.
2
FIRMA Y SELLA LA
SOLICITUD O/P POR
REPOSICIÓN
ENVÍA LA
SOLICITUD O/P A LA
DELEGACIÓN DE
PRESUPUESTO
3
4
Versión 2.2
Procedimiento para la Reposición del Fondo de Trabajo
RESPONSABLE /
ADMINISTRADOR
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO: PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE TRABAJO
DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
PÁGINA 1/1
INICIO
ELABORA
EXPEDIENTE DE
REPOSICIÓN
Exped. de Reposición
¿PRESENTA
PROBLEMA?
SI
NO
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN
DE FINANZAS
ELABORA OFICIO
DE REPOSICIÓN
DE FONDO
INFORMA A LA UNIDAD
EJECUTORA PARA
REALICE LAS
CORRECCIONES
1
Exped. de Reposición
Oficio
ENVÍA DOCUMENTOS
MEDIANTE OFICIO
VERIFICA QUE LA
UNIDAD EJECUTORA
NO PRESENTE
SALDOS PENDIENTES
1
INFORMA A LA UNIDAD
EJECUTORA PARA
REALICE LAS
CORRECCIONES
ELABORA OFICIO
AUTORIZANDO LA
EMISIÓN SOLICITUD
O/P POR
REPOSICIÓN
Oficio de Autorización
Exped. de Reposición
Oficio
Oficio de Autorización
VERIFICA QUE EL
EXPEDIENTE NO
PRESENTE GASTOS
NO PERMITIDOS
¿PRESENTA
PROBLEMA?
SI
NO
GASTO NO
PERMITIDO,
DETERMINA NUEVO
MONTO A REPONER
REMITE OFICIO DE
AUTORIZACIÓN CON
DOCUMENTOS
ANEXOS
Exped. de Reposición
Oficio
Oficio de Autorización
SEGÚN EL
CASO LO
HACE...
RECTORADO
NÚCLEOS
ORDENA LA
ELABORACIÓN DE
SOLICITUD O/P
POR REPOSICIÓN
FIRMA Y SELLA LA
SOLICITUD O/P
POR REPOSICIÓN
ENVÍA LA
SOLICITUD O/P A
LA DIRECCIÓN DE
PRESUPUESTO
INICIA
PROCEDIMIENTO
DE CANCELACIÓN
DE O/P
FIRMA Y SELLA EL
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
ENVÍA OFICIO DE
AUTORIZACIÓN Y
DOCUMENTOS
ANEXOS
ORDENA
ELABORACIÓN DE
SOLICITUD O/P POR
REPOSICIÓN
Exped. de Reposición
Oficio
Oficio de Autorización
FIRMA Y SELLA LA
SOLICITUD O/P POR
REPOSICIÓN
ENVÍA LA SOLICITUD
O/P A LA DIRECCIÓN
DE PRESUPUESTO
INICIA
PROCEDIMIENTO
DE CANCELACIÓN
DE O/P
FIN
FIN
Versión 2.2
Procedimiento para el Cierre del Fondo de Trabajo
RESPONSABLE /
ADMINISTRADOR
UNIDAD EJECUTORA
PROCEDIMIENTO: PARA EL CIERRE DEL FONDO DE TRABAJO
DIRECTOR O DELEGADO CONTABILISTA JEFE ANALISTA
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD
PÁGINA 1/1
INICIO
ELABORA
EXPEDIENTE
DE CIERRE
¿EXISTE
DINERO?
SI
NO
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN
DE FINANZAS
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN
DE PRESUPUESTO
ELABORA OFICIO DE
CIERRE DEL FONDO
DE TRABAJO
DEPOSITA EL DINERO
EN UNA CUENTA
BANCARIA DE LA UDO
Expediente de Cierre
COMPARA EL MONTO DE
FONDO DE TRABAJO
ASIGNADO CONTRA EL MONTO
DE REPOSICIÓN Y SALDO DE
LA CUENTA EN BANCO
DETERMINA SI
EXISTE DINERO
REMANENTE O NO
COMPROMETIDO
Comprobante o Recibo
Expediente de CierreOficio de Cierre
¿PRESENTA
SALDOS
PENDIENTE?
SI
NO
INFORMA A LA UNIDAD
EJECUTORA PARA
QUE REALICE LAS
CORRECCIONES
VERIFICA QUE LA
UNIDAD EJECUTORA
NO PRESENTE
SALDOS PENDIENTES
ELABORA OFICIO
AUTORIZANDO EL
CIERRE FINANCIERO/
CONTABLE
Oficio Autoriz. Cierre
Comprobante
Expediente de CierreOficio de Cierre
Oficio Autoriz. Cierre
¿EXISTEN
FALLAS?
SI
NO
VERIFICA QUE LOS
GASTOS Y SOPORTES
CUMPLAN CON LOS
LINEAMIENTOS
ELABORA INFORME
DE OBSERVACIONES
Informe de Observ.
ANEXA COMPROBANTE
DE CAJA O RECIBO DE
INGRESO A CAJA AL
EXPEDIENTE
Comprobante
Expediente de CierreOficio de Cierre
Oficio Autoriz. Cierre
Informe de Observ.
DETERMINA LA
IMPORTANCIA DE LAS
OBSERVACIONES
¿SON
IMPORTANTES?
SI
NO
ANEXA INFORME DE
OBSERVACIONES
AL EXPEDIENTE
1
FIRMA EL
INFORME DE
OBSERVACIONES
ANEXA
INFORME DE
OBSERVACIONES
AL EXPEDIENTE
ENVÍA DOCUMENTACIÓN
Y AUTORIZA REALIZAR
REGISTRO CONTABLE
DE CIERRE
Comprobante Expediente de Cierre
Oficio de CierreOficio Autoriz. CierreInforme de Observ.
ELABORA COMPROBANTE
DIARIO E INGRESA LOS
DATOS AL SISTEMA
CONTABLE
ENVÍA EXPEDIENTE DE
CIERRE AL ARCHIVO
DE CONTABILIDAD
Comprob. de Diario
ENVÍA COMPROBANTE
DE DIARIO
Comprob. de Diario
INGRESA DATOS DEL REGISTRO
PRESUPUESTARIO AL SISTEMA DE
PRESUPUESTO
Comprob. de Diario
T
Comprobante Expediente de Cierre
Oficio de CierreOficio Autoriz. CierreInforme de Observ.
1
CORRIGE LAS
OBSERVACIONES
DETECTADAS EN LA
REVISIÓN
2
2