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MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 2015-2018

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ÍNDICE:

Página

INTRODUCCIÓN…………………………….……………….. 03

OBJETIVOS…………………………………………………… 04

PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO……….…. 05

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS……...…………… 06


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INTRODUCCIÓN:

El área de Comunicación Social de este ayuntamiento tiene la finalidad

de informar a la población en general, sobre las acciones, decisiones,

eventos o cualquier otra actividad encaminados al desarrollo y mejora

del municipio de Soledad, para lo cual en esta área se llevan a cabo

funciones que permiten el cumplimiento eficiente de esta labor. En

este manual se encuentran contenidas a detalle, cada una de las

actividades que se realizan en el área de Comunicación Social de este

ayuntamiento. Cada actividad tiene una finalidad importante que

cumplir, que en conjunto, hacen posible el cumplimiento del objetivo

general que pretende el departamento.

La constante revisión y actualización de las normas, aquí expuestas,

es necesaria e imprescindible para su mejoría y regulación, lo que

permita facilitar su desarrollo por parte de los integrantes. De esta

manera se garantiza el buen funcionamiento de cada actividad, y por

consecuente, del departamento.


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OBJETIVOS:

Facilitar la coordinación interna en las labores diarias, para que

cada actividad se cumpla responsable y eficientemente, en

tiempo y forma.

Presentar un proyecto metodológico que se aplica en el

seguimiento de los procedimientos de este departamento.

Evitar alteración alguna durante la realización de los procesos

administrativos y prácticos, a ejecutar.

Facilitar la revisión interna y externa cuando sea requerida, del

esquema de trabajo utilizado.

Que cada integrante de esta área conozca ampliamente las

labores y actividades que se deben realizar, así como los

requerimientos para dicho proceso


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PROCEDIMIENTOS EN EL DEPARTAMENTO

DE COMUNICACIÓN SOCIAL:

Síntesis informativa de medios impresos y electrónicos.

Versiones estenográficas.

Elaboración de boletines informativos.

Realización de ruedas de prensa.

Toma de fotografías en eventos del ayuntamiento.

Grabación de video para difusión de actividades del

Ayuntamiento.

Actualización constante de redes sociales oficiales.

Pago de facturas por servicio dado en medios de comunicación.


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I. SÍNTESIS INFORMATIVA DE MEDIOS IMPRESOS

Objetivo del procedimiento: obtener el documento que sintetice la

información publicada en los medios impresos, en torno al presidente

municipal, ayuntamiento y/o cualquier dependencia, con el fin de que

directivos de primer nivel estén informados sobre los acontecimientos

cada día, y tener una postura al respecto.

Responsabilidad: Auxiliar administrativo B/ Auxiliar administrativo C

Descripción:

1) Todos los días, se reciben los periódicos de mayor circulación

(San Luis Hoy, Pulso, El Sol de San Luis, El Heraldo, La

Jornada, Plano Informativo, El Mañana) en la oficina de

Comunicación Social, ubicada en la Unidad Administrativa

Municipal.

2) Se revisan cada uno de los periódicos en los apartados con

información local, en la sección de Soledad y de la Capital. Se

considera cada nota informativa según su importancia para el

ayuntamiento, directivos y/o cualquier dependencia municipal; se

toma en cuenta boletines informativos que se generan

internamente, como notas externas, siempre y cuando, la

información aluda al ayuntamiento.

3) Se toma una fotografía de cada nota informativa de cada

periódico.

4) Todas las fotografías de las notas se incluyen en un documento

PDF, en el cual se ordenan por importancia de periódico, así

como por importancia de nota informativa. Se elaboran tres

documentos, separándose en PORTADAS, COLUMNAS y

NOTAS. Cada documento lleva portada indicando el contenido y

la fecha.

5) Los tres documentos adjuntos se envían por e-mail a directivos

de primer nivel.

Insumos: Periòdicos de mayor circulacion local.

Metas: Que todos los directivos que conforman el H. Ayuntamiento

cuenten en tiempo y forma con la informaciòn actualizada cada dìa.


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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Recepción de periodicos

Se toman las fotografias a cada nota informativa

Se elabora el documento en PDF siguiendo el orden

Se adjuntan los tres documentos

requeridos en PDF

Se envian a directivos de

gabinete por e-mail


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II. SÍNTESIS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS

Objetivo del procedimiento: obtener el documento que sintetice la

información publicada en los medios electrónicos, en torno al

presidente municipal, ayuntamiento y/o cualquier dependencia, con el

fin de directos de primer nivel estén informados sobre los

acontecimientos cada día.

Responsabilidad: Auxiliar administrativo B/ Auxiliar administrativo C

Descripción:

1) Todos los días se hace un monitoreo de portales, donde se

revisa cada página electrónica de 26 medios.

2) Se abre cada link de cada nota informativa que aluda al

ayuntamiento, directivos y/o cualquier dependencia municipal, se

copia el link y se incluye en un documento PDF.

3) Todas los links de notas se separan por tema. Se incluyen

también, las columnas de mayor impacto al final del documento.

Lleva portada indicando el contenido y la fecha.

4) Este documento se envía adjunto a los tres documentos

anteriormente, explicados.

Insumos: No aplica.

Metas: Que todos los directivos que conforman el H. Ayuntamiento

cuenten en tiempo y forma con la informaciòn actualizada cada dia, en

formato digital.


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Se monitorean las páginas web de los medios registrados

cada día

Se selecciona el link de las notas referentes al

ayuntamiento

Cada link se copia en un documento PDF ordenandose por

tema

Se adjunta a los otros formatos en

PDF

Se envía el paquete de síntesis vía e-mail

a directivos de gabinete


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III. VERSIONES ESTENOGRÁFICAS

Objetivo del procedimiento: Tener una transcripción tal y como fue

grabada, con cada palabra y expresión, de cada una de las entrevistas

que realizan reporteros de los medios de comunicación a los

funcionarios. Esto con el fin de tener respaldo de la información que se

publica de cada entrevista.

Responsabilidad: Auxiliar Administrativo A

Descripción:

1) Cada entrevista realizada a funcionarios se graba en archivo de

audio, el cual se envía al área de síntesis para que pueda ser

transcrita.

2) Cada texto transcrito se envía al área de redacción para tomarse

de base en la elaboración del boletín informativo.

3) Así mismo, cada texto transcrito se archiva para futuras

revisiones.

Insumos: No aplica. (Esta actividada no requiere insumos fisicos).

Metas: Obtener la transcripciòn de cada entrevista realizada a

funcionarios por parte de medios de comunicaciòn, con el objetivo de

facilitar el procesamiento de dicha informaciòn.


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En el área de síntesis se recibe el audio de las

entrevistas

Se hace la transcripción tal cual de cada audio,

generando un texto con formato

Se envía al área de redaccion para su

análisis

Cada versión estenografica se archiva


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IV. ELABORACIÓN DE BOLETINES INFORMATIVOS

Objetivo del procedimiento: a través de los boletines informativos, se

pretende resaltar cada una de las actividades y acciones de trabajo

que se realizan por parte de las dependencias del ayuntamiento en

beneficio de la población; así como mantener informadas a las

personas de los avances que se tienen en todos los rubros del

municipio.

Responsabilidad: Supervisor General

Descripción:

1) Luego de que se determinan los temas que se boletinarán a los

medios para su publicación, se redactan los boletines

informativos.

2) Se parte de entrevistas realizada a algún funcionario; eventos

llevados a cabo por parte del ayuntamiento o dependencia;

invitación a eventos, programas, talleres; cualquier información.

3) En la redacción se busca que la información sea verídica,

concreta y con un enfoque a informar a la ciudadanía, en donde

se reflejen los avances en todos los rubros que impulsa el

ayuntamiento.

4) En cada boletín, se revisa minuciosamente la ortografía y la

redacción, para que sea comprendido.

Insumos: No aplica. (Esta actividad no requiere de insumos

fisicos).

Metas: Obtener al final del dìa, un paquete de informaciòn que

incluye de tres a cuatro boletines informativos, donde se dè a

conocer las actividades que se llevan a cabo en el Ayuntamiento,

los cuales se envían a los medios para su difusiòn.


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Se determinanlos temas que serán boletinados a

los medios

Se reciben las versiones estenograficas de las

entrevistas antes realizadas

Se redacta cada boletín informativo siguiendo las

indicaciones para su elaboración

Se adjuntan los boletines que serán enviados a los

medios vía e-mail

Se envían a los medios por e-mail, el paquete de

archivos que incluyen boletines informativos,

fotografias y audios


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V. REALIZACIÓN DE RUEDAS DE PRENSA

Objetivo del procedimiento: concentrar a los medios de comunicación

para atenderlos respecto a información sobre un acontecimiento de

relevancia, de manera oficial e inmediata.

Responsabilidad: Director General

Descripción:

1) El director de este departamento determina la hora, el lugar y las

circunstancias necesarias para llevar a cabo cada rueda de

prensa.

2) En coordinación con los funcionarios que darán a conocer

información a los medios de comunicación, se determinan las

condiciones en que será manejada la información. Todo este

proceso lo encabeza el director de este departamento.

3) Previamente, se hace la invitación a los distintos medios de

comunicación vía e-mail, telefónica, oficios, etc., indicándoles

fecha, lugar y hora.

4) El lugar en donde será ofrecida una rueda de prensa debe estar

equipada a las necesidades requeridas como son luz, sonido,

mobiliario, etc. Esto en coordinación con el área de Eventos

Especiales.

Insumos: Distintos aperitivos para ofercer a los reporteros que cubren

la fuente, mientras se desarrolla la conferencia de prensa.

Metas: Dar a conocer a la ciudadanìa las actividades y eventos que

se tienen programadas, así como informar de acontecimientos de gran

relevancia, a traves de los medios de comunicaciòn.


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El director de este departamento acuerda

con funcionarios la informacion que se dará a

conocer

Se hace la invitacion a los distintos medios de

comunicacion

Se adecua el lugar donde se realizara la rueda de prensa, equipandola de

mobiliario

Después de realizarse la rueda de prensa se

analiza lo sucedido con la informacion obtenida


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VI. TOMA DE FOTOGRAFÍAS Y GRABACIÓN DE VIDEO

Objetivo del procedimiento: tomar las fotografías necesarias en

todos los eventos y celebraciones que realiza el ayuntamiento, así

como de los funcionarios, que apoyen la información generada en los

boletines informativos, y que de esta forma, se le dé difusión.

Responsabilidad: Asesor General B

Descripción:

1) El encargado de tomar las fotografías necesarias, así como la

grabación en video, es informado sobre el lugar, fecha y hora de

los eventos y actos que realiza el ayuntamiento, para estar

previamente equipado y disponible para cubrir dichos eventos.

2) Durante el desarrollo de eventos y actos, se toman las

fotografías necesarias de distintos ángulos que representen la

labor de trabajo que se está llevando a cabo.

3) Respecto a la grabación de video se captan las escenas más

representativas de cada evento en lapsos cortos de tiempo. Se

busca capturar momentos importantes como los mensajes del

presidente municipal y los movimientos exactos que representen

la realización del evento.

4) Todo el material en fotografías y en video obtenido se selecciona

para su futura edición, en el caso de las videograbaciones; en el

caso de las fotografías se selecciona para adjuntar con paquete

de boletines informativos y se archiva para próximas

necesidades.

Insumos: Camara digital fotografica, camara digital de video, tripie

para montaje.

Metas: Obtener material grafico para integrar al paquete de

informaciòn que se genera durante el dia, para despues enviar a los

medios de comunicación para su difusión.


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El responsable del area AudioVisual es informado

sobre lugares, fecha y hora, de los eventos a

realizarse

Se toman las fotografias y grabacion de video

durante el desarrollo de cada evento.

Se selecciona el material fotografico necesario

para acompañar el paquete de boletines

informativos

Se selecciona el material audiovisual para su

edicion y futura difusion en redes sociales


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VII.- TRÁMITE ADMINISTRATIVO PARA PAGO DE

FACTURAS A MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

Objetivo del procedimiento.- Llevar el control y agilizacion de los

tramites y pago de facturas a los medios de comunicaciòn.

Responsalibilidad.- Auxiliar Administrativo C

1) Dentro de este punto, el Auxiliar Administrativo C, se encarga de

recibir mes con mes las facturas correspondientes a las

publicaciones impresas.

2) En el lapso de los dias 01 al 20 se realizan los oficios

correspondientes anexando las facturas y los respaldos/testigos

que amparen dichas facturas.

3) Posterior a esto lleva un control interno mensual para informar los

dias 25 de cada mes a la unidad de informaciòn los gastos

realizados por el departamento durante el mes a reportar.

4) Lleva el control del archivo en tràmite.

Insumos: Carpetas, hojas bond, toner (tinta para impresora), tinta

para sellos oficiales, herramientas de oficina (tijeras, lapiceros,

lapices, clips, broches, carpetas tamaño oficio y carta), engargolado

de documentos.

Metas: Cumplir en tiempo y forma con los procedimientos

administrativos que se requieren para el buen funcionamiento del

departamento, a travès de la entrega y recepciòn de documentos.


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Se reciben de manera mensual las facturas correspondientes a

publicaciones impresas

Por cada factura recibida se realizan los oficios

correspondientes a cada factura

Se lleva un control interno para generar un informa cada 25 dìas a la Unidad de informaciòn el

gasto generado.

Se actualiza y genera un control de archivo

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