manual de normas y procedimientos del area de control...

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE CONTROL ACADEMICO DE LA ESCUELA DE ESTUDIOS DE

POSTGRADO DE LA FACULTAD DE HUMANIDADES

Aprobado por: El Punto Trigésimo Tercero del Acta No. 032-2016. De fecha: 21 de julio de 2016.

Guatemala, julio 2016

DIRECTORIO

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo

Rector

Dr. Carlos Camey Rodas Secretario General

M.A. Walter Ramiro Mazariegos Biolis

Decano

M.A. María Iliana Cardona de Chavac Secretaria Académica

M.A. Erbin Fernando Osorio Fernández

Vocal I

Dra. María Teresa Gatica Secaida Vocal II

Lic. Francis Ramón Polo Sifontes

Vocal III

Br. Josselin Paola Barrera Peralta Vocal IV

Profa. Sara López Eguizabal

Vocal V

M.A. Sandra González Miralles Directora de la Escuela de Estudios de Postgrado

Facultad de Humanidades

Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez Jefa División de Desarrollo Organizacional

Elaboración Irma Yolanda Rodríguez Mucía

Epesista Asesoría

Lic. Frank Emilio Barrios Terreaux Profesional de Desarrollo Organizacional

Facultad de Humanidades Edificio S-4

INDICE Contenido No. Pág.

I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1

II. OBJETIVOS ....................................................................................................................... 2

III. NORMAS ........................................................................................................................ 3

IV. DISPOSICIONES LEGALES .......................................................................................... 4

V. PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................... 5

1. Generación de la orden de pago de inscripción y asignaturas para estudiantes de primer

ingreso. .................................................................................................................................. 5

2. Generación de boleta de solvencia de pago de inscripción y asignación de cursos ............ 8

3. Asignación de cursos de los estudiantes al Sistema de Control Académico ......................11

4. Descarga de la base de datos de la Escuela desde la página de Registro y Estadística. ..14

5. Carga de datos de los estudiantes inscritos en el Depto.de Registro y Estadística, a la

base de datos del Sistema de la Escuela ..............................................................................17

6. Descarga de los cursos del Sistema. .................................................................................20

7. Dar de baja del sistema de Control Académico a estudiantes que se retiran sin

cancelación del semestre o año. ...........................................................................................23

8. Elaboración de Actas de fin de curso de los estudiantes ...................................................26

9. Ingreso de notas finales de asignaturas al Sistema ...........................................................29

10. Certificación de cursos para los estudiantes ....................................................................32

11. Convalidación de cursos aprobados por cambio de Pensum de estudios de los diferentes

programas de Postgrado .......................................................................................................35

12. Emisión de solvencia de pago para estudiantes que cancelan el ciclo lectivo ................38

13. Consulta para reportes internos de la Escuela ................................................................41

14. Carga de Notas finales de curso para consulta del estudiante al sitio Internotas .............44

15. Trámite para Cierre de pensum de programas de Postgrado ..........................................47

16. Emisión de Constancia de cierre de pensum para los estudiantes ..................................50

17. Procedimiento para elaboración de tesis .........................................................................53

18. Procedimiento para Revisión de Tesis .............................................................................56

19. Documentos que hagan constar los resultados del Examen Privado de Tesis de los

estudiantes ............................................................................................................................59

20. Envío de recibos de los graduadosa la Tesorería ............................................................62

21. Autorización para el trámite de impresión de título ..........................................................66

22. Uso del PROGRAMA TeamViewer (programa para acceso remoto) del Sistema de

Control Académico. ...............................................................................................................69

23. Propuestas de Nombramiento o Contrato de Personal Docente Interino .........................72

24. Ingreso de la programación de cursos semestrales al Sistema de Control Académico de

la Escuela ..............................................................................................................................75

VI. FORMAS Y FORMULARIOS ..............................................................................................78

VII. GLOSARIO ...................................................................................................................... 118

1

I. INTRODUCCIÓN

El Manual de Normas y Procedimientos de Control Académico para la Escuela de Estudios de Postgrado de la Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, es un documento importante porque registra, establece y transmite lineamientos claros y precisos de cada tarea que se realiza en dicha área. Este instructivo contiene objetivos, normas, disposiciones legales y describe desde cómo Generar la Boleta de Pago del estudiante de nuevo ingreso hasta la Orden de Impresión de Título del estudiante. También se encuentra de cómo solucionar los problemas relacionados con el funcionamiento del Sistema. Los procedimientos están descritos en orden ascendente de acuerdo a la tarea y trámite que corresponde realizar, para facilitar la ejecución de las mismas. La Escuela de Estudios de Postgrado contempló la elaboración de dicho manual para facilitarle a la/el responsable de Control Académico la inducción de sus funciones y tener una guía en la cual apoyarse. Asimismo, se encontrará un glosario donde define el significado de algunos términos técnicos que se utiliza durante la ejecución de las tareas. Cada organización debe contar con sus Manuales de Procedimientos según los departamentos o áreas en que se divide.

2

II. OBJETIVOS

1. Contribuir con un documento guía que permita facilitar la ejecución de las tareas

del área de Control Académico de la Escuela de Estudios de Postgrado.

2. Establecer los procedimientos de las tareas que realiza el/la responsable de

Control Académico de la Escuela de Estudios de Postgrado.

3. Orientar a la/el responsable de Control Académico de la Escuela de Estudios de

Postgrado, en la realización de sus tareas cotidianas.

4. Facilitar la ejecución de las tareas de la/el responsable de Control Académico

de la Escuela de Estudios de Postgrado.

3

III. NORMAS

La encargada de Control Académico de la Escuela de Estudios de Postgrado,

deberá leer este Manual las veces que sean necesarias hasta comprenderlo,

para aplicarlo en la ejecución de las tareas y lograr su efectividad.

Este documento no debe divulgarse, ni prestarse, ni salir de la oficina, sin

autorización de la Dirección de la Escuela de Estudios de Postgrado.

Los usuarios y contraseñas que se manejan para ingresar al Sistema, a la

página del SIIF y de la página de Registro y Estadística únicamente la/el

responsable de Control Académico y el/la Director(a) deben tener conocimiento

de los mismos.

El/la responsable de Control Académico debe guardar el ingreso de los datos y

los cambios que realiza en el Sistema con F10.

Cualquier duda que tenga el/la responsable de Control Académico con respecto

al Sistema debe comunicarse con el Coordinador de Programación y Análisis,

del Dpto. de Procesamiento de Datos.

La certificación de cursos debe entregarse en 8 días hábiles después de

solicitarla.

4

IV. DISPOSICIONES LEGALES

Normas Generales de Control Interno (NGCI), norma 1.2 Estructura de Control

Interno. “Es responsabilidad de la Máxima Autoridad de cada entidad pública

diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva

un ambiente oportuno de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales”.

Acuerdo No. 09-2003 del 8 de julio de 2003 de la Contraloría General de

Cuentas.

VIGESIMO SEPTIMO: “Junta Directiva de la Facultad de Humanidades, a

solicitud de la M.A. Sandra González Miralles, Directora del Departamento de

Postgrado, según el oficio Ref.DPG-83-08-09, ACUERDAD. 1. Aprobar la

creación de la Escuela de Estudios de Postgrado en sustitución del

Departamento de Estudios de Postgrado, con base en el Artículo 44 del

Reglamento del Sistema de Estudios de Postgrado.

VIGESIMO OCTAVO: “MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA

FACULTAD DE HUMANIDADES. Fue conocido el contenido del DICTAMEN

No. 36-2006.

5

V. PROCEDIMIENTOS

Título

1. Generación de la orden de pago de inscripción y asignaturas para estudiantes de primer ingreso.

Normas

a) El/la director(a) de la Escuela:

Solicitar al Departamento de Registro y Estadística para la responsable de

Control Académico, un usuario para ingresar a la página del Sistema Integrado

de Información Financiera (SIIF).

b) El estudiante debe presentar en el Depto. de Registro y Estadística para inscribirse

los siguientes documentos:

Solicitud de inscripción

Una fotografía tamaño cédula

Fotocopia de DPI autenticado

Fotostática del título (5”x7”) (fotocopia del título de grado)

Solvencia de matrícula extendida por el departamento de Caja con el sello de la

Biblioteca Central.

Si aún no cuenta con el título, puede presentar copia del Acta de Graduación

Formulario FHEEP01

Forma Orden de pago Form. SIIF-01

Formulario FHEEP01

6

Diagrama de Flujo

Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Escuela de Estudios de Postgrado

Título del Procedimiento:Generación de la orden de pago de inscripción y asignaturas para estudiantes de primer ingreso

Hoja No. 1 No. de Formas: 1

Inicia: Estudiante Termina: Estudiante

Unidad Puesto Responsable Paso No.

Actividad

Escuela de Postgrado

Estudiante 1 Solicita la boleta de pago de Inscripción y de Asignaturas de los programas de Maestría y Doctorado

Oficinista(responsable de Control

Académico) 2

Emite la boleta de pago solicitada por el/la estudiante de acuerdo a la carrera a estudiar: ingresa a la página web del SIIF y anota: Siif.usac.edu.gt/sgi/faces/app/procesos/OrdenPago.jsp(Orden de pago Form. SIIF-01), imprime y traslada

Estudiante 3 Recibe boleta generada y cancela en los bancos G&T Continental ó Banco de Desarrollo Rural

7

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES

Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento:Generación de la orden de pago de inscripción y asignaturas para estudiantes de primer ingreso

Hoja 1 de 1

Estudiante Oficinista (responsable de Control

Académico)

Título

Inicio

Solicita la boleta de pago de

Inscripción y de Asignaturas

Recibe boleta y cancela en los

bancos G&T Continental ó Banco de

Desarrollo Rural

Final

Genera la boleta de pago

8

2. Generación de boleta de solvencia de pago de inscripción y asignación de cursos Norma a) El/la responsable de Control Académico debe:

Tener el recibo de pago de inscripción del estudiante quien solicita la solvencia Formulario Boleta de Solvencia y Asignación de Cursos FHEEP 02


9


Título del Procedimiento: Generación de boleta de solvencia de pago de inscripción y asignación de cursos


Inicia: Estudiante Termina: Oficinista (responsable de Control Académico)

Unidad Puesto

Responsable Paso No.

Actividad


Estudiante 1 Genera boleta de pago, cancela en los bancos del sistema, entrega el recibo de pago original y 2 fotocopias, solicita solvencia de pago, traslada

Oficinista (responsable de

Control Académico)

2 Recibe el recibo de pago original y sus 2 fotocopias, utiliza el formato FHEEP 02 complementa los espacios en blanco, según datos del recibo de pago, del semestre y la fecha de emisión, traslada

Estudiante 3 Recibe, presenta a Tesorería la solvencia original y sus 3 copias (verde, amarillo y celeste), recibo de pago original y las 2 fotocopias, para sellarlos, traslada

Secretaria Adjunta

Encargado de Tesorería

4 Recibe, sella los documentos y se queda con la copia rosada del formato FHEEP 02 y 1 fotocopia del recibo de pago, traslada


Estudiante 5 Recibe la Solvencia Original y las copias: amarilla y celeste del formato FHEEP 02, recibo original de pago y 1 fotocopia, traslada


Control Académico)

6 Recibe la Solvencia Original y las copias: amarilla y celeste, recibo original de pago y 1 fotocopia. Verifica sellos de Tesorería y sella los documentos, traslada

Estudiante 7 Recibe las copias: amarilla y celeste de la Solvencia y el recibo original de pago

Oficinista 8 Con copia blanca de la forma FHEEP 02 asigna cursos e ingresa pago al sistema, archiva

Diagrama de Flujo

10

Título


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Generación de boleta de solvencia de pago de inscripción y asignación de cursos

Hoja 1 de 1


Académico)

Encargado de Tesorería

Inicio

Genera boleta de pago, cancela en los bancos

del sistema, entrega el recibo de pago original y

2 fotocopias, solicita Solvencia de pago

Recibe las copias, de la Solvencia y el

recibo original de pago

Recibe el recibo original y sus 2

fotocopias, utiliza el formato de la

Solvencia de Pago y Asignación

de Cursos y la elabora

Final

Recibe la Solvencia original y sus 3 copias,

recibo de pago original y las 2 fotocopias

Recibe la Solvencia Original y las copias, recibo

original de pago y 1 fotocopia. Verifica sellos de

Tesorería y sella documentos,

Recibe, sella los documentos, se queda

con la copia rosada de la Solvencia y 1

fotocopia del recibo de pago

Recibe la Solvencia Original y las copias,

recibo original de pago y 1 fotocopia,

Archiva

Con copia blanca, asigna cursos e ingresa

pago al sistema

11

3. Asignación de cursos de los estudiantes al Sistema de Control Académico

Normas

a) El/la responsable de Control Académico debe:

Contar con el recibo de pago de inscripción y de los cursos de los estudiantes.

Contar con la boleta de Solvencia y Asignación de cursos de los estudiantes.

Forma

Asignación de cursos Form.S-3



12

Título del Procedimiento:Asignación de cursos de los estudiantes al Sistema de Control Académico


Inicia: Estudiante Termina: Oficinista(responsable de Control Académico)


Actividad


Estudiante 1 Genera boleta de pago y cancela en los bancos del Sistema, traslada


Control Académico)

2 Recibe, revisa el recibo de pago y emite la boleta de Solvencia y Asignación de cursos

3

Ingresa a cuenta corriente del Sistema, pago de matrícula y de cursos del semestre correspondiente (Asignación de cursos Form. S-3)

4

Anota en la Solvencia Original, ASIGNADO y archiva

Diagrama de Flujo

13


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Asignación de cursos de los estudiantes al Sistema de Control Académico

Hoja 1 de 1


Académico)

Título

Inicio

Genera boleta y cancela en los

bancos del Sistema

Recibe, revisa la boleta de

pago y emite la boleta de

Solvencia y Asignación de

cursos

Final

Anota en la Solvencia Original,

ASIGNADO,

Ingresa al Sistema (Asignación

de cursos Form. S-03)

Archiva

14

4. Descarga de la base de datos de la Escuela desde la página de Registro y Estadística. Norma a) El/la director(a) de la Escuela debe:

Solicitar al Director de Registro y Estadística un usuario para el/la responsable de Control Académico de la escuela.

Forma Descarga de Datos Form. RE-04

15



Título del Procedimiento: Descarga de la base de datos de la Escuela desde la

página de Registro y Estadística


Inicia: Director (a)

Termina: Oficinista

Unidad Puesto


Actividad


Director (a) 1

Emite carta dirigido al Jefe de Registro y Estadística para solicitar la contraseña para el/la responsable de Control Académico, traslada

Registro y Estadística

Jefe (a) 2 Recibe, revisa la carta y autoriza la contraseña, traslada


Oficinista (responsable

de Control Académico)

3

Recibe contraseña, ingresa a la web y anota:registro.usac.edu.gt/registro(Descarga de datos Form. RE-04), localiza la carpeta Mis Documentos y Descargas,

4

Busca el archivo cuyo nombre inicie con UA..., copia el documento y pega en la carpeta BASE DE DATOS DE AÑOS, debe cambiar el nombre del archivo, conservando las iniciales UA

5

Complementa con el código de la facultad y el año de emisión, localiza nuevamente la carpeta de DESCARGAS y borra el archivo copiado, para que no haya redundancia. (Realiza la descarga cada vez que abren cohorte).

16

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Descarga de la base de datos de la Escuela desde la página de Registro y Estadística.

Hoja 1 de 1

Director (a) Escuela de Postgrado

Jefe (a) Registro y Estadística


Control Académico)

Inicio

Emite carta dirigido al Director

de Registro y Estadística para

solicitar la contraseña

Recibe contraseña, ingresa a

la página web de Registro y

Estadística, realiza los pasos

para la descarga de los datos.

Final

Recibe, revisa carta y autoriza

la contraseña

Busca el archivo, copia el

documento y pega en la carpeta,

debe cambiar el nombre,

conservando las iniciales

Complementa los rubros,

borra el archivo de la carpeta

de DESCARGAS

17

Título

5. Carga de datos de los estudiantes inscritos en el Depto. de Registro y Estadística, a la base de datos del Sistema de la Escuela Normas a) El/la responsable de Control Académico debe:

Descargar la Base de Datos de la Escuela desde la página de Registro y

Estadística.

b) El/la director(a) de la Escuela de Estudios de Postgrado debe:

Solicitar al Coordinador de Programación y Análisis un usuario para el/la

responsable de Control Académico de dicha escuela.

Forma

Carga de datos Form.S-05

18



Título del Procedimiento:Carga de datos de los estudiantes inscritos en el Depto.

de Registro y Estadística, a la base de datos del Sistema de la Escuela



Termina: Oficinista


Actividad


Director(a) 1 Solicita vía telefónica un usuario para ingresar al Sistema

Depto. de Procesamient

o de datos Coordinador 2

Envía por correo electrónico la clave


Oficinista(responsable de Control Académico)

3

Recibe ingresa al Sistema, dando clic en el icono ORACLE FORMS RUNTIME e ingresa el usuario (Carga de datos Form. S-05)

4

Comprueba que la carga haya sido exitosa, ingresa el No. de carné de algún estudiante en cualquier opción del Sistema

19

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Carga de datos de los estudiantes inscritos en el Depto. de Registro y Estadística, a la base de datos del Sistema de la Escuela

Hoja 1 de 1

Director (a) Coordinador Oficinista (responsable de

Control Académico)

Inicio

Solicita un usuario al

Coordinador de

Programación y Análisis

Ingresa al Sistema y

realiza los pasos

Final

Realiza los pasos para

verificar si la carga fue

exitosa

Envía por correo

electrónico la clave

20

Título

6. Descarga de los cursos del Sistema. Normas a) El/la responsable de Control Académico debe:

Ingresar las notas finales de los cursos de cada semestre al Sistema de Control

Académico de la Escuela de Estudios de Postgrado.

Si hubiera algún dato faltante en el Sistema, reportarle al Coordinador para que

modifique y solucione el problema.

Forma

Descarga de cursos Form.S-06

21



Título del Procedimiento: Descarga de los cursos del Sistema


Inicia: Oficinista (responsable de Control Académico)

Termina: Oficinista (responsable de Control Académico)

Unidad Puesto


Actividad



Control Académico)

1

Ingresa al Sistema (Descarga los cursos), elige guardar archivos y catálogo de cursos (guardar en el escritorio), por segunda vez genera el archivo, elige la opción guardar archivos y listado secciones precios (pantalla) (guardar en escritorio)

2

Envía un correo al Coordinador de Programación y Análisis, adjunta los archivos descargados y espera la respuesta

Depto. de Procesamiento

de Datos

Coordinador de Programación y

Análisis 3

Recibe, revisa los archivos y carga los datos a la página del SIIF



Control Académico)

4

Recibe correo de respuesta y revisa en la página del SIIF

22

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Descarga de los cursos del Sistema

Hoja 1 de 1

Oficinista

(responsable de Control Académico)


Análisis

Inicio

Ingresa al Sistema de Control Académico, descarga

los archivos del Sistema

Final

Envía un correo al Coordinador, adjunta los archivos

descargados y espera la respuesta

Recibe correo de respuesta y revisa en la página del

SIIF

Recibe, revisa los archivos y carga los datos

a la página del SIIF

23

Título

7. Dar de baja del sistema de Control Académico a estudiantes que se retiran sin cancelación del semestre o año.

Normas

a) El/la estudiante debe:

Si el estudiante no termina el semestre o el año, debe enviar una nota a la dirección de la Escuela de Estudios de Postgrado informando su retiro.

b) El/la responsable de Control Académico debe:

Finalizar los cargos si el estudiante no termina el semestre o el año académico en la columna de Vigencias del sistema de Control Académico (Dar de baja a estudiantes Form.S-07), ejemplo: debe quedar 01-01-(año) al 30-06-(año) para no arrastrar saldos de años anteriores.

Forma

Dar de baja a estudiantes Form.S-07

24



Título del Procedimiento:Dar de baja del sistema de Control Académico a estudiantes que se retiran sin cancelación del semestre o año


Inicia: Estudiante Termina: Oficinista(responsable de Control Académico)


Actividad


Estudiante 1 Genera boleta de pago y cancela en los bancos del Sistema, traslada


Control Académico)

2 Recibe, revisa los documentos y emite la boleta de Solvencia y Asignación de cursos

3

Alista la boleta de Solvencia y Asignación de cursos, ingresa al Sistema (Dar de baja a estudiantes Form. S-07)

4

Anota ABONADO en la forma FHEEP 02 e ingresa en la opción cargos del estudiante del sistema de Control Académico que el mismo fue dado de baja y modifica fecha de cargos, archiva

25

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Dar de baja del sistema de Control Académico a estudiantes que se retiran sin cancelación del semestre o año

Hoja 1 de 1


Académico)

Inicio

Final

Ingresa al Sistema (Dar de baja a

estudiantes Form. S-06)

Anota ABONADO en la forma

FHEEP 02 e ingresa en la opción

cargos del estudiante del sistema y

modifica fecha de cargos

Genera boleta y cancela en los

bancos del Sistema

Archiva

Recibe, revisa los documentos y

emite la boleta de Solvencia y

Asignación de cursos

26

Título

8. Elaboración de Actas de fin de curso de los estudiantes

Normas

a) El estudiante debe:

Para que sea reconocido como estudiante regular, el mismo debe asistir a clases, entregar tareas y realizar las evaluaciones.

b) El docente debe:

Llevar el control de la asistencia, cumplimiento de las tareas (cuadro de control de zona), exámenes parciales y finales por cada estudiante.

Formularios

Actas de fin de curso Form.S-08

27



Título del Procedimiento: Elaboración de Actas de fin de curso de los estudiantes




Unidad Puesto


Actividad




1

Ingresa al sistema de Control Académico y se dirige a la opción Consulta/Reportes, luego a opción Asignación y después a Curso-sección. Ingresa año, tipo de evaluación (semestre), curso, sección (plan diario, sábado o domingo). Selecciona el programa Maestría o Doctorado y Código

2 Imprime listado en Word, revisa estudiantes solventes e insolventes y genera listado en archivo Excel

3

Del listado generado en Excel, separa estudiantes solventes e insolventes, selecciona estudiantes solventes y pega en formato de acta de fin de curso. Repite operación p/estudiantes insolventes y con cierre de pensum de grado, generando acta complemento

4 En observaciones anota literalmente Acta Complemento por falta de pago y estudiantes con cierre

5 Envía por correo electrónico acta a cada docente

Profesor 6 Recibe correo electrónico, revisa datos en el acta e ingresa notas, imprime actas y 3 copias, traslada



7 Recibe actas y revisa que los rubros estén completos. Sella, firma, anota la hora y fecha de recepción

8 Separa copia del acta y la archiva de acuerdo a carrera y a curso para consulta de estudiantes solventes

28

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Elaboración de Actas de fin de curso de los estudiantes

Hoja 1 de 1

Oficinista (responsable de Control

Académico)

Profesor

Inicio

Separa copia del acta de acuerdo a carrera y a

curso para consulta de estudiantes solventes

Final

Recibe actas y revisa que los rubros estén

completos. Sella, firma, anota la hora y fecha de

recepción

Ingresa al sistema y realiza las operaciones

Recibe correo electrónico, revisa datos en el acta e

ingresa notas, imprime actas y 3 copias

Imprime listado en Word, revisa estudiantes

solventes e insolventes y genera listado en archivo

Excel

Del listado en Excel, separa estudiantes solventes e

insolventes, selecciona estudiantes solventes y pega

en formato de acta. Repite operación p/estudiantes

insolventes generando acta complemento

Envía por correo electrónico acta a cada docente

En observaciones anota: Acta Complemento por

falta de pago y estudiantes con cierre

Archiva

29

Título

9. Ingreso de notas finales de asignaturas al Sistema

Normas

a) El/la profesor(a) debe:

Revisar la nómina de estudiantes del curso impartido, agrega zona y punteo final.

Emitir y entregar las actas de fin de curso de los estudiantes a la responsable de Control Académico de la Escuela de Estudios de Postgrado

b) El/la responsable de Control Académico debe:

Digitalizar las notas de las actas de fin de curso y verificar que el punteo que está en el sistema y la nómina sea el mismo.

Forma

Ingreso de notas finales Form.S-09

30



Título del Procedimiento: Ingreso de notas finales de asignaturas al sistema


Inicia: Oficinista


Unidad Puesto


Actividad




1

Elabora actas digitales y envía por correo a los profesores

Profesores

2

Reciben las actas por correo, las revisan, ingresan notas finales, imprimen y trasladan



3

Recibe actas, ingresa notas finales de cada estudiante al sistema (Ingreso de notas finales Form. S-09).

4

Recibe acta original y 3 copias. Producción: 1/4 archivo de Control Académico de Postgrado, 2/4 para revisión de punteos de estudiantes, 3/4 y 4/4 archivo de la Escuela de Estudios de Postgrado

31

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento:Ingreso de notas finales de asignaturas al sistema

Hoja 1 de 1

Oficinista (responsable de Control Académico)

Profesores

Inicio

Reciben las actas, revisan las actas,

ingresan notas finales, imprimen

Final

Recibe actas, ingresa notas finales al

sistema y realiza los procedimientos

Archiva

Recibe acta original y las 3 copias

Elabora actas digitales y envía por

correo

32

Título

10. Certificación de cursos para los estudiantes

Normas


Tener a la vista el recibo de pago para la certificación.

Imprimir la certificación de cursos aprobados en el formato Certificación de Cursos Aprobados, debidamente autorizada por la contraloría General de Cuentas.

Entregar la certificación 8 días hábiles después de su solicitud.

Se extenderá certificación de cursos aprobados únicamente a estudiantes solventes de pago.

Formulario Certificación de cursos Form.SC-10

33



Título del Procedimiento:Certificación de cursos para los estudiantes



Unidad Puesto


Actividad


Estudiante 1 Paga en Tesorería el costo de la certificación o certificaciones, traslada

Secretaría Adjunta

Tesorero 2 Extiende recibo de pago, traslada


Estudiante 3 Recibe el recibo de pago y traslada



4 Recibe el recibo de pago, indica al estudiante fecha de entrega de la certificación

5

Ingresa al Sistema (Certificación de cursos Form. SC-10), el número de Carnet, número de recibo 101C-CCC y cantidad de certificaciones solicitadas, imprime certificación y registra que fue operada

Estudiante 6

Recibe la certificación



7

Después de entregada la certificación archiva el recibo original del 101C-CCC

34

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Certificación de cursos para los estudiantes

Hoja 1 de 1

Estudiante Tesorero Oficinista (responsable de Control

Académico)

Inicio

Cancela en Tesorería el

costo de la certificación o

certificaciones

Final

Recibe el recibo de pago,

indica al estudiante fecha de

entrega de la certificación

Recibe la certificación

Ingresa al sistema y elabora la

certificación

Extiende recibo de

pago

Recibe el comprobante

Archiva

Archiva el recibo original 101C-CCC

35

Título 11. Convalidación de cursos aprobados por cambio de Pensum de estudios de los diferentes programas de Postgrado Norma a) El/la responsable de Control Académico debe:

Contar con una certificación reciente del estudiante.

Carta de solicitud de la convalidación.

Resolución de autorización de la convalidación, de la Dirección de la Escuela. Forma Convalidación de cursos Form.S-11

36



Título del Procedimiento: Convalidación de cursos aprobados por cambio de Pensum de estudios de los diferentes programas de Postgrado



Unidad Puesto


Actividad


Estudiante 1 Presenta certificación y solicitud de convalidación de cursos



2

Recibe documentación presentada por el estudiante y traslada

Director (a)

3 Recibe documentación, analiza y se pronuncia favorable o negativamente

3.1 Si es favorable emite la aprobación de la convalidación de cursos. Continua paso 4

3.2 No es favorable, se le hace del conocimiento al estudiante,



4

Recibe los documentos, revisa la certificación, ingresa al Sistema (Convalidación de cursos Form.S-11), terminada la convalidación imprime una certificación (Certificación de cursos Form.SC-10), ingresa al sistema los cursos convalidados e informa al estudiante el resultado de su gestión y que tramite nueva certificación de cursos, archiva

37

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Convalidación de cursos aprobados por cambio de Pensum de estudios de los diferentes programas de Postgrado

Hoja 1 de 1

Estudiante Oficinista (responsable de

Control Académico)

Director (a)

No Si

Inicio

Presenta certificación y

solicita convalidación

Final

Recibe documentación, analiza y

toma decisión

Recibe documentos, revisa

certificación, ingresa al sistema

los cursos convalidados e informa

al estudiante el resultado y que

tramita nueva certificación

Recibe documentación

Archiva

Fue

aprobada Informar al estudiante que

no

1

1

38

Título

12. Emisión de solvencia de pago para estudiantes que cancelan el ciclo lectivo

Normas


Revisar en el Sistema de Control Académico (cuenta corriente) que el estudiante este solvente

Formulario

Solvencia de pago de cursos Form.W-12

39



Título del Procedimiento:Emisión de solvencia de pago para estudiantes que

cancelan el ciclo lectivo


Inicia: Estudiante

Termina: Estudiante

Unidad Puesto


Actividad


Estudiante 1 Solicita la solvencia de cursos



2

Verifica en la cuenta corriente del estudiante que esté solvente con sus pagos y extiende la forma W-12 (Word), firma y sella, traslada

Estudiante 3 Recibe el documento y lo utiliza para trámites que al interesado convenga

40

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Emisión de solvencia de pago para estudiantes que cancelan el ciclo lectivo

Hoja 1 de 1


Académico)

Inicio

Recibe el documento

Verifica la cuenta corriente del

estudiante y extiende la forma W-

12(Word)

Final

Solicita la Solvencia

41

Título 13. Consulta para reportes internos de la Escuela Normas a) El/la responsable de Control Académico debe:

Contar con las actas de fin de curso de los estudiantes.

Ingresar las notas finales de curso al Sistema de Control Académico de la Escuela para consultas necesarias de la Facultad de Humanidades

Formulario Consulta de cursos y notas finales para reportes internos Form.S-13

42



Título del Procedimiento: Consulta para reportes internos de la Escuela

Hoja No. 1 No. de Formas: N/A


Termina: Director (a)

Unidad Puesto


Actividad


Director (a) 1 Solicita a responsable de Control Académico resultados finales de cursos de estudiantes de Postgrado



2

Ingresa al Sistema de Control Académico (Form. S-13), y emite reporte de lo solicitado, traslada

Director (a) 3 Recibe reporte impreso para tramites y análisis correspondiente

43

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Consulta para reportes internos de la Escuela

Hoja 1 de 1

Director (a) Oficinista (responsable de Control

Académico)

Inicio

Solicita resultados finales de cursos

de estudiantes

Ingresa al Sistema y emite reporte

solicitado

Final

Recibe reporte para trámites y

análisis

44

Título 14. Carga de Notas finales de curso para consulta del estudiante al sitio Internotas Norma a) El/la responsable de Control Académico debe:

Al finalizar el semestre informar por correo electrónico a los estudiantes que fueron cargadas las notas finales al sitio de Internotas y explica el procedimiento correspondiente.

Cargar las notas finales de curso al sitio de Internotas del Departamento de Procesamiento de Datos de la USAC

45



Título del Procedimiento: Carga de Notas finales de curso para consulta del estudiante al sitio Internotas



Termina: Estudiante

Unidad Puesto


Actividad




1

Ingresa al Sistema de Control Académico, opciones: carga/descarga, generación de archivos para internotas (automáticamente descarga los archivos de Notas y pensum)

2

Ingresa a: http://internotas.usac.edu.gt/admin/ , escribe la contraseña y clave, opciones: ver notas estudiantes, cargar pensum, cargar notas

3 Selecciona pensum o notas y opción: subir archivos

Estudiante

4 Ingresa a: http://internotas.usac.edu.gt/admin/

5

Ingresa su usuario que en este caso sería su número de carnet. Ingresa su clave que sería el PIN de Registro y Estadística y automáticamente despliega los cursos con sus notas finales

http://internotas.usac.edu.gt/admin/


46

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Carga de Notas finales de curso para consulta del estudiante al sitio Internotas

Hoja 1 de 1

Oficinista

(responsable de Control Académico)

Estudiante

Inicio

Ingresa al sistema de control Académico

y realiza los procedimientos

Ingresa a:


Final

Selecciona pensum o notas y opción:

subir archivos

Ingresa a:


escribe la contraseña y clave

Ingresa su usuario (número de carnet),

su PIN de R y E, automáticamente

despliega los cursos con sus notas



47

Título

15. Trámite para Cierre de pensum de programas de Postgrado

Normas a) El/la responsable de Control Académico debe:

Verificar la totalidad de cursos en el sistema de Control Académico que correspondan al pensum de estudio del programa de Postgrado.

Contar con certificación de cursos aprobados por el estudiante.

Contar con Solicitud de cierre de pensum del estudiante, dirigida a Director (a) de la Escuela de Estudios de Postgrado para que Junta Directiva de la Facultad de Humanidades avale el cierre de pensum.

Formulario

Cierre de Pensum Form.W-15

48



Título del Procedimiento: Trámite para Cierre de pensum de programas de Postgrado



Unidad Puesto


Actividad


Estudiante 1

Presenta nota de solicitud para el Cierre de Pensum dirigida al Director (a) y adjunta certificación de cursos aprobados de la Escuela para que Junta Directiva de la Facultad lo avale y traslada

Secretaria Adjunta Recepcionista 2 Recibe los documentos y traslada




3

Recibe, revisa los documentos, busca el formato en Word (Cierre de pensum Form.W-15) en el rubro fecha de cierre anota la última fecha que aparece en la certificación, imprime, traslada

Director (a) 4 Recibe, revisa los documentos y firma el Cierre de Pensum, traslada



5

Recibe los documentos, revisa el cierre de pensum y emite una copia, traslada


Junta Directiva Secretaria Académica

7

Recibe y revisa los documentos, firma el cierre de pensum y realiza el punto, traslada





9

Recibe los documentos y entrega el Cierre de Pensum original,

Estudiante 10 Recibe el cierre de pensum original y lo utiliza para otros trámites que al interesado convenga

49

Diagrama de flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Trámite para Cierre de pensum de programas de Postgrado

Hoja 1 de 1

Estudiante Oficinista (responsable


Recepcionista Director (a) Secretaria Académica

Inicio

Final

Revisa los

documentos y firma

el Cierre de Pensum

Recibe los

documentos

Recibe los documentos

Recibe los documentos

y entrega el Cierre de

Pensum original

Recibe el cierre de

Pensum original

Recibe, revisa el

Cierre de Pensum y

emite una copia

Recibe y revisa los

documentos, firma el

Cierre de Pensum y

realiza el punto

Presenta nota de

solicitud para cierre de

pensum

Recibe los

documentos

Recibe, revisa los

documentos y emite el

cierre de pensum,

50

Título

16. Emisión de Constancia de cierre de pensum para los estudiantes

Norma


Tener la copia del cierre de pensum.

Formulario

Constancia de Cierre de Pensum Form.W-16

51



Título del Procedimiento: Emisión de Constancia de cierre de pensum para los estudiantes



Unidad Puesto


Actividad

Escuela de Estudios de Postgrado y Secretaría Académica

Estudiante 1 Solicita constancia de cierre de pensum



2

Revisa el cierre de pensum en el expediente del estudiante, localiza el formato en Word (Constancia de Cierre Form.W-15)elabora y traslada

Director (a) y Secretaria Académico

(a)

3

Reciben, revisan y firman el documento, trasladan



4

Recibe el documento, traslada


Estudiante 5 Recibe constancia de cierre de Pensum efectúa trámites necesarios y presenta a la Escuela de Estudios de Postgrado la

52

solvencia general emitida por el Depto. de caja con sello de inscripción de Registro y Estadística

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Emisión de Constancia de cierre de pensum para los estudiantes

Hoja 1 de 1

Estudiante Oficinista (responsable de

Control Académico)

Director(a) y Secretaría Académica

Solicita Constancia de Cierre

de Pensum

Revisa el cierre de

pensum y elabora el

documento

Reciben, revisan y firman el

documento

Recibe el documento

Inicio

Recibe constancia de cierre

de Pensum y presenta la

solvencia general emitida por

registro y estadística

53

Título

17. Procedimiento para elaboración de tesis

Normas

1. Para que el encargado reciba el plan de tesis, el estudiante debe presentar: 1) Solicitud debidamente firmada la original y copia, 2) Solvencia general (copia amarilla), 3) Certificación original general de cursos, 4) Fotocopia de cierre de pensum, 5) Constancia de expediente estudiantil en original, 6) Fotocopia de DPI, 7) Plan de investigación (Solicitud para inicio de proceso de elaboración de Tesis y de Graduación).

2. Para poder dar trámite al plan de investigación la secretaria dela Escuela de Postgrado debe revisar que la documentación esté completa.

3. El director (a) de la Escuela debe analizar casos especiales para recepción del

plan de investigación cuando haga falta alguno de los documentos requeridos.

4. Para que el estudiante continúe con el proceso de Asesoría para elaboración de tesis, debe firmar Carta Compromiso en la Escuela.

5. Para que sea nombrado el Asesor para la asesoría de tesis, debe firmar en la

Escuela Carta Compromiso.

Final

54

6. Para continuar con el trámite de nombramiento de revisor el estudiante debe presentar el dictamen favorable por parte del Asesor y el recibo del pago respectivo.

Formulario

Solicitud para inicio de proceso de elaboración de Tesis y de Graduación



Título del Procedimiento:Procedimiento para elaboración de Tesis


Inicia: Secretaria Termina: Secretaria

Unidad Puesto


Actividad


Secretaria 1 Recibe, revisa documentación y plan de Tesis, archiva documentación y traslada el plan

Director (a) 2 Recibe, revisa que cumpla con los requisitos mínimos requeridos por la Escuela de Postgrado y traslada

Unidad de Tesis Unidad de

Tesis 3

Reciben planes de tesis, revisan que el tema propuesto esté enmarcado en las líneas de investigación de los programas de Postgrado y emiten dictamen técnico, traslada


Secretaria 4 Recibe plan de tesis con dictamen y traslada.

Director (a) 5 Recibe el plan de tesis y según el tema nombra al asesor(a) de acuerdo con las calidades académicas requeridas,

55

traslada.

Junta Directiva Decano (a) 6 Recibe expediente con nombramiento de Asesor (a) firma de Vo. Bo. y traslada


Secretaria 7

Recibe expediente y archiva.

Diagrama de flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Procedimiento para elaboración de tesis

Hoja 1 de 1

Secretaria Director(a) Unidad de Tesis Decano (a)

Inicio

Recibe, revisa

documentación y

traslada el plan

Recibe, revisa que

cumpla con los

requisitos mínimos

Reciben planes de

tesis, revisan el tema y

emite dictamen

Recibe plan de tesis

y dictamen

Recibe expediente,

firma de Vo. Bo.

Recibe plan,

nombra asesor

56

Título

18. Procedimiento para Revisión de Tesis

Normas

1. Para que el estudiante continúe con el trámite de nombramiento de Revisor de Tesis debe presentar a la Escuela de Postgrado el trabajo de Tesis, acompañado de solicitud para nombramiento de revisor y recibo extendido por el Asesor de Tesis.

Final

Recibe expediente

Archiva

57



Título del Procedimiento:Procedimiento para revisión de Tesis


Inicia: Secretaria Termina: Secretaria

Unidad Puesto


Actividad


Secretaria 1 Recibe, revisa documentación y plan de Tesis, archiva documentación y traslada el plan

Director (a) 2 Recibe, revisa que cumpla con los requisitos mínimos requeridos por la Escuela de Postgrado y traslada

Unidad de Tesis Unidad de

Tesis 3

Reciben planes de Tesis, revisan que el tema propuesto esté enmarcado en las líneas de investigación de los programas de Postgrado y emiten dictamen técnico, traslada


Secretaria 4 Recibe plan de tesis con dictamen y traslada

Director (a) 5 Recibe el plan de tesis y según el tema nombra al Revisor(a) de acuerdo con las calidades académicas requeridas,

58

traslada

Junta Directiva Decano (a) 6 Recibe expediente con nombramiento de Revisor(a) firma de Vo.Bo. y traslada


Secretaria 7

Recibe expediente y archiva

Diagrama de flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Procedimiento para revisión de tesis

Hoja 1 de 1

Secretaria Director(a) Unidad de Tesis Decano (a)

Inicio

Recibe, revisa

documentación y

traslada el plan

Recibe, revisa que

cumpla con los

requisitos mínimos

Reciben planes de

tesis, revisan el tema y

emite dictamen

Recibe plan de tesis y

dictamen

Recibe expediente,

firma de Vo.Bo.

Recibe plan, nombra

Revisor (a)

59

Título

19. Documentos que hagan constar los resultados del Examen Privado de Tesis de los estudiantes

Normas


Elaborar la documentación para el examen privado.

El Acta de graduación debe elaborarse en hojas autorizadas por la contraloría general de cuentas.

Si se comete algún error en la elaboración del Acta de graduación debe anular el documento y archivarlo.

b) El decano(a) debe firmar de Vo.Bo. el nombramiento de Asesor, Revisor y Tribunal Examinador.

Formularios

Final

Recibe expediente

Archiva

60

1.1 Acta de Graduación Form.W-19

1.2 Certificación de Acta de Graduación Form.W-19-1

1.3 Boleta de Pago de Honorarios Form. W-19-2

1.4 Resultado de Examen Privado de Maestrías y Doctorados Form.W-19-3



Título del Procedimiento:Documentos que hagan constar los resultados del Examen Privado de Tesis de los estudiantes


Inicia: Estudiante


Unidad Puesto


Actividad


Estudiante 1 Entrega tesis, documentos y solicitud para trámite de examen privado,

Secretaria 2

Recibe tesis, documentos para trámite de examen privado, fotocopia de DPI, cierre de pensum, boleta de pago de examen privado y de impresión de título, artículo publicado traslada


Control Académico)

3 Recibe el expediente, revisa y emite documentación para examen privado.

4

Prepara el formato en Word (Acta de Graduación Form.W-19) se emite en hojas de la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo al número que corresponde para el control de la Contraloría General de

61

Cuentas.

5

Prepara el formato en Word (Certificación de Acta de Graduación Form.W-19-1 e ingresa al SIIF para generar la boleta ( Form.W-19-2), imprime en hojas continuas,

6 Prepara el formato en Word (Resultado de Examen Privado de Maestrías y Doctorados Form.W-19-3), traslada.

Director (a) 7 Recibe, revisa y utiliza los documentos para el Examen Privado, traslada


Control Académico)

8

Recibe los documentos y escribe el título de la Tesis y los resultados del examen privado en el Acta de Graduación y en la hoja de Resultado de Examen Privado de Maestría, traslada

Junta Directiva

Decano y Secretaria Académica

9 Reciben, revisan y firman los documentos para dar fe, trasladan.



Control Académico)

10 Recibe y archiva los documentos.

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Documentos que hagan constar los resultados del Examen Privado de Tesis de los estudiantes

Hoja 1 de 1

Estudiante Secretaria Oficinista (responsable de

Control Académico)

Director(a) Decano y Secretaria Académica

62

Título

20. Envío de recibos de los graduados a la Tesorería

Normas

a) Para enviar los recibos a tesorería de la FAHUSAC el/la responsable de Control Académico debe:

Contar con copia del recibo de pago del Examen Privado del estudiante.

Contar con el Recibo de Honorarios del Tribunal Examinador.

Copia del acta de examen de Tesis

Inicio

Final

Recibe, revisa y utiliza

los documentos para

el examen de tesis

Emite Resultado de Examen

Privado de Maestrías y

Doctorados Form.W-19-3

Recibe documentos

Recibe, revisan y

firman los documentos

para dar fe

Archiva

Recibe los documentos y

escribe el título de la Tesis y los

resultados del examen en el

Acta de Graduación y en la hoja

de Resultado de Examen

Privado de Maestría,

Emite Acta de Graduación

Form.W-19

Emite la Certificación de Acta

de Graduación Form.W-19-1

e ingresa al SIIF para generar

la boleta (Form.W-19-2),

imprime

Entrega tesis y

documentos y solicitud

para trámite del examen

Recibe tesis y los

documentos y boleta

de pago de examen

e impresión de titulo

Recibe el expediente, revisa y

emite documentación

63

Copia del nombramiento del Jurado Examinador

Formulario

Envío de Recibos Form.W-20

64



Título del Procedimiento:Envío de recibos de los graduados a la Tesorería



Termina: Tesorero

Unidad Puesto

Responsable

Paso

No. Actividad



Control Académico)

1

Cuenta con el expediente del estudiante, revisa el recibo de pago de examen privado y el Recibo de Honorarios, busca el formato del documento (Envío de Recibos Form.W-20) elabora y traslada

Director (a) 2 Recibe, revisa y firma la Form. W-20, traslada.


Control Académico)

3

Recibe la Form.W-20, adjunta los anexos que están en la Form.W-19 y traslada

Secretaría Adjunta

Tesorero 4

Recibe, revisa los documentos, llama por teléfono a los docentes examinadores para hacer efectivo los honorarios por su servicio, archiva.

65

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Envío de recibos de los graduados a la Tesorería

Hoja 1 de 1


Control Académico)

Director (a) Tesorero

Cuenta con el expediente del

estudiante, revisa el recibo de

pago de examen privado y el

Recibo de Honorarios, elabora

el Envío

Recibe, revisa y firma el

documento

Final

Recibe el documento, adjunta

los anexos

Recibe, revisa los

documentos, llama por

teléfono a los docentes

para informarles de sus

honorarios

Inicio

Archiva

66

Título

21. Autorización para el trámite de impresión de título

Norma


Contar con los documentos para examen de tesis del estudiante.

Contar con el recibo de pago para la impresión de título.

Escribir en la Orden de Impresión de Título estrictamente la palabra

MAESTRO/A, DOCTOR/A.

Formulario

Orden de Impresión de Título Form.W-21

67



Título del Procedimiento:Autorización para el trámite de impresión de título



Unidad Puesto


Actividad


Secretaria 1

Recibe tesis, informa a Control Académico que puede emitir la autorización para trámite de impresión de título, traslada.



2

Recibe, revisa el recibo de pago de

Examen Privado e impresión de Titulo,

prepara el formato en Word (Orden de

Impresión de Título Form.W-20), elabora

y en el rubro fecha que cerró curriculum

anota la fecha en que se emitió el cierre

de pensum, traslada.

Junta Directiva Secretaria Académica

3 Recibe, revisa y firma/sella el documento, traslada.




4

Recibe documento, archiva copia y traslada.

Estudiante 5 Recibe la Orden de Impresión para tramitar el título en donde corresponde.

68

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Autorización para el trámite de impresión de título

Hoja 1 de 1

Secretaria Oficinista (responsable de

Control Académico)

Secretaria Académica

Estudiante

Inicio

Recibe tesis e informa a

Control Académico para

emitir autorización para

impresión de título

Recibe, revisa recibo

de pago, elabora la

Orden de Impresión

del Título

Final

Recibe la Orden de

Impresión, para tramitar

el Título

Recibe, revisa y

firma/sella el

documento

Recibe documento,

archiva la copia

69

Título

22. Uso del PROGRAMA TeamViewer (programa para acceso remoto) del Sistema de Control Académico.

Norma

a) Cuando se detecta anomalías en notas finales de cursos, o que no deja ingresar

datos al sistema de Control Académico, el/la responsable de Control Académico) debe:

Informar al Coordinador de Programación y Análisis del Dpto. de Procesamiento

de Datos acerca del problema que reporta el Sistema de Control Académico de

la Escuela.

Formulario

TeamViewer Form.S-22

70



Título del Procedimiento:Uso del Programa TeamViewer(programa para acceso remoto) del Sistema de Control Académico



Termina: Coordinador de Programación y Análisis

Unidad Puesto


Actividad




1

Observa que hay problemas con el sistema, ingresa al ícono TeamViewer localiza al Coordinador de Programación y Análisis para reportarle el problema y le proporciona el ID y CONSTRASEÑA que aparecen en el cuadro de TEAMVIEWER

Depto. de Procesamiento

de Datos

Coordinador de


2 Ingresa al Sistema con el ID y CONTRASEÑA para solucionar el problema

3 Envía correo a la responsable de Control Académico para avisar que fue corregido el sistema




4

Recibe correo y revisa el sistema, comprueba el funcionamiento para utilizarlo en las tareas correspondientes

71

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento:Uso del Programa TeamViewer(programa para acceso remoto) del Sistema de Control Académico

Hoja 1 de 1

Oficinista (responsable de Control Académico)

Coordinador de Programación y Análisis

Inicio

Observa que hay problemas con el

sistema, llama por teléfono al

Coordinador y le proporciona el ID y

CONSTRASEÑA que aparecen en el

cuadro de TEAMVIEWER

Ingresa al Sistema con el ID y

CONTRASEÑA para solucionar el

problema

Final

Envían correo de respuesta

Recibe correo y revisa el sistema y

comprueba el funcionamiento

72

Título

23. Propuestas de Nombramiento o Contrato de Personal Docente Interino

Normas

a) El/la director(a) de la Escuela de Estudios de Postgrado debe:

Seleccionar profesores (as) de acuerdo a: curriculum vitae, título de grado y postgrado, y entrevista.

Explicarle el proceso de contratación y sus requisitos.

Explicarle los requerimientos académicos. b) Si el tesorero no cuenta con disponibilidad presupuestal debe:

Informar al Director (a) de la Escuela que no se contratará al docente.

Formulario

Propuesta de Nombramiento o Contrato Form.W-23

73



Título del Procedimiento: Propuestas de Nombramiento o Contrato de Personal Docente Interino



Termina: Tesorero

Unidad Puesto


Actividad


Director (a) 1

Después de seleccionar al personal docente que impartirá la docencia en Postgrado, prepara el horaulario, traslada.



2

Recibe horaulario, prepara formato de Contrato y elabora propuesta de Nombramiento Form.W-23, traslada

Tesorería Tesorero 3 Recibe propuesta de nombramiento del docente, revisa disponibilidad presupuestaria, traslada


Director (a) 4 Recibe propuesta de nombramiento autorizando disponibilidad presupuestaria, firma y traslada

Secretaría Académica

Secretaria de Junta

Directiva

5 Recibe nombramiento, efectúa trámites correspondientes donde Junta Directiva aprueba nombramiento, traslada

6 Recibe acuerdos de Junta Directiva, transcribe punto donde se autoriza contratación de los docentes, traslada

Secretaria de la Secretaría Académica

7

Recibe transcripciones de puntos de Junta Directiva donde autoriza contratación de docentes, elabora contratos, traslada.

Delegación de Recursos Humanos

Delegado de Recursos Humanos

8 Recibe contratos, revisa y autoriza cuando cumplen con los requisitos requeridos, traslada.

Secretaría Académica

Secretaria 9 Recibe los contratos aprobados, archiva copias y traslada

Tesorería Tesorero 10 Recibe copias celestes de contratos autorizados, realiza la planilla, y ejecutan el pago correspondiente,

74

Diagrama de flujo

11 Informa a profesores que sus cheques están emitidos.


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Propuestas de Nombramiento o Contrato de Personal Docente Interino

Hoja 1 de 1

Director (a) Oficinista (responsable


Tesorero Secretaria Junta

Directiva

Secretaria Delegado de

Recursos Humanos

Inicio

Final

Recibe acuerdo,

transcribe punto

de autorización

de la contratación

Recibe nombramiento,

efectúa trámite para su

aprobación

Recibe horaulario y

elabora propuesta

Prepara el

Horaulario

Recibe el

documento y revisa

disponibilidad

presupuestaria

Recibe propuesta

y revisa

disponibilidad

presupuestaria

Recibe

transcripciones de

puntos de

autorización,

elabora contratos

Recibe contratos

aprobados y

archiva copias

Informa a

profesores de sus

cheques

Recibe copias

celestes, realiza la

planilla, ejecuta

pago

Recibe

contratos, revisa

y autoriza los

documentos

75

Título

24. Ingreso de la programación de cursos semestrales al Sistema de Control Académico de la Escuela

Norma


Contar con el horaulario autorizado por el Director (a) de la Escuela con el Vo. Bo. del Decano.

Forma Ingreso de cursos Form.S-24

76



Título del Procedimiento:Ingreso de la programación de cursos semestrales al

Sistema de Control Académico de la Escuela


Inicia: Director (a) Termina: Oficinista (responsable de Control Académico)

Unidad Puesto


Actividad


Director (a) 1 Llama a los docentes para acordar horarios, emite el horaulario, traslada



2 Recibe horaulario e ingresa información a sistema de Control Académico

3 Ingresa al sistema en los iconos Carga y Descarga

4 Ingresa a la opción de archivos para SIIF

5

Genera, selecciona, año lectivo para encontrar catálogo de cursos y listado de secciones precios

6 Genera archivos de cursos y secciones, guarda en archivo en computadora

7 Ingresa a correo electrónico la descarga de la generación de

77

archivos de cursos y secciones, traslada.

Depto. de Procesamiento de

Datos

Coordinador de


8 Recibe información y la ingresa al SIIF

Diagrama de Flujo


Nombre de la unidad: Escuela de Estudios de Postgrado Título del Procedimiento: Ingreso de la programación de cursos semestrales al Sistema de Control Académico de la Escuela

Hoja 1 de 1

Director (a) Oficinista (responsable de Control

Académico)


Análisis

Inicio

Llama a los docentes para

acordar horarios y emite

horaulario

Recibe horaulario e ingresa

información al sistema de

Control Académico

Ingresa al sistema en

Carga y Descarga

Ingresa a opción de

archivos para SIIF

Genera, selecciona año

lectivo, para encontrar

catálogo de cursos y listado

de secciones precios

78

VI. FORMAS Y FORMULARIOS

1. Orden de pago Form. SIIF-01

Genera archivos de cursos

y secciones y guarda

Ingresa a correo

electrónico la descarga de

la generación de archivos

de cursos y secciones

Escribir la dirección

del SIIF

Ingresar el

usuario y la

contraseña C

lick

79

Click

4.1. Completar

todos los rubros

con los datos del

estudiante

solicitante

4.2. Click

1

Completar

el año y

rubro

2C

lick

80

Escribir el Código

del curso y Nombre

(Siempre se anota:

Curriculum de la

Educación Superior)

2Click

1. Escoger la opción

de acuerdo al código

de la sede donde

estudia el interesado

Click

81

Click

Click

Click

82

Form.FHEEP 01

83

2. Boleta de solvencia FHEEP 02

84

FHEEP 02

85

3. Asignación de cursos Form. S-03

Ingresar el

usuario y la

contraseña

Click

Se complementan los rubros de

color blanco. En la columna de

SECCION se anota el plan de

estudios. Para seguir ingresando

los datos de otros cursos es

necesario cerrar y abrir la

ventana y guardar los cambios

con F10

86

4. Descarga de datos Form. RE-04

Ingresar la

contraseña y el

registro personal

Click

87

Click

Click

88

5. Carga de datos Form.S-05

Click

1. Click, buscar doc.

AU07...

2. Click, inicia la carga,

cada vez que despliega la

pregunta se le debe

responder OK para que no

interrumpa la descarga,

esperar hasta que

aparezca el mensaje: SU

CARGA HA FINALIZADO

EXITOSAMENTE

3. Una vez

terminada la

carga, verificar

que todos los

rubros estén

completos

Ingresar el

usuario y la

contraseña

89

6. Descarga de

cursos Form. S-06

1. Buscar el año

del cual se quiere

descargar los

datos

2.

Click

Ingresar el

usuario y la

contraseña

90

7. Dar de baja a estudiantes S-07

1. Se anota únicamente el

No.de carné del estudiante y

despliega el resto de información.

2. Si el pago es anual (inscripción), se anota: 12, ANUAL, 1, INSCRIPCIÓN POR CARRERA, Q1,031, 01-01-15 al 31-12-15 Si es pago trimestral se anota: 3, TRIMESTRAL, 2, CUOTA POR CARRERA, Q1,800, 01-01-15 al 31-12-15 3. El monto

del pago

dependerá de

la carrera a

estudiar

Ingresar el

usuario y la

contraseña

91

1. Se ingresa

únicamente

el No. de

carné

2. No.de boleta y la

fecha de pago

3. Código de la facultad, la extensión, código de

carrera y sub-total (monto de la boleta).

92

8. Actas de fin de curso Form. SE-08

Click

Al momento de ingresar el semestre,

automáticamente despliega el cuadro

de: Seleccionar la carrera, se debe

escoger el nombre de la carrera de la

cual se ingresarán los datos

Ingresar el

usuario y la

contraseña

93

Se realiza nuevamente los procedimientos anteriores, pero en el cuadro de emisión de

reporte se eligen: 1. Generar en archivo de Excel, 2.Aceptar

Click

1

2

1

Click

Automáticamente

emite el listado en

Word

96

9. Ingreso de notas finales Form. S-09

Ver datos en las actas y

completar todos los rubros del

cuadro: Encabezado del Acta

(Tipo de evaluación=semestre

y sección=plan).

Ver datos en las actas y

llenar todas las

columnas

(Observaciones:

NSP=no se presentó o

SDE=sin derecho a

examen, etc.

Ingresar el

usuario y la

contraseña

97

10. Certificación de cursos Form. SC-10

CONSULTAR SALDO

Ingresar

únicamente el No.

de carné del

estudiante

Para emitir la certificación, el saldo del

estudiante debe ser Q0.00, de lo contrario no

se emite hasta que él/ella esté solvente.

Ingresar el

usuario y la

contraseña

98

EMISION DE CERTIFICACION

IMPRIMIR CERTIFICACIÓN

Completar los rubros de acuerdo a los

datos del recibo de pago: Año,

Ext.,Car.,Tipo,No.copias(el estudiante

puede pedir varias certificaciones a la

vez, siempre y cuando haya cancelado

en Tesorería) y Recibo No.

Click

En el listado se busca el

nombre del

estudiante/solicitante de la

certificación, ubicar la

columna HOJAS DE-A,

botón EMITIR e imprimir.

Al imprimir la certificación

desaparecerá el nombre de

la lista.

Cuando es primera vez

que el estudiante

solicita una certificación

es necesario ingresar:

No. carné, la extensión y

carrera. Para reingreso

únicamente el No.carné

99

11. Convalidación de cursos Form. S-11

1. Ingresar No.

de carné del

estudiante

2. Buscar la última línea, ingresar el código

actual del curso a convalidar, aparecerá

automáticamente el nombre del curso, año y

semestre.

3. Fecha que

se emite la

convalidación

4. Buscar curso a invalidar, ver columna INVALIDAR, click en

el cuadrito y aparecerá la flecha, ésta indica invalidación-

convalidado

Ingresar el

usuario y la

contraseña

100

12. Solvencia de cursos Form.W-12

101

13. Consulta para reportes internos Form. S-13

3 1. Ingresar

únicamente

el No. carné 2

3

4

Ingresar el

usuario y la

contraseña

102

14. Cierre de pensum Form.W-15

15. Constancia de cierre de pensum Form.W-16

103

16. Solicitud para inicio de proceso de elaboración de Tesis y de Graduación

104

17. Acta de graduación Form.W-19

105

Certificación de acta de graduación Form.W-19-1

106

Boleta de Pago de Honorarios Form.W-19-2

107

Ingresa el usuario

y la contraseña

1. Para ingresar o modificar un

formulario de Boleta de

Honorarios, debe seleccionar

“Proceso de compra. 2. luego

“Registro de boleta de

honorarios”

2

1

Para agregar una nueva

boleta busque “Agregar

boleta”

108

Automáticamente el sistema

coloca la fecha del día que

se emite el documento

En esta casilla se anotan los datos de

la boleta o recibo de pago y los datos

del estudiante desplegará

automáticamente

Escoge EXAMEN PRIVADO, anota la fecha del

examen, en Acta No.(anota el correlativo de

contraloría sin los 0), en folio (se queda en

blanco), en Libro siempre es 1, en Libro de actas

de: se anota DE MAESTRIA PARA ESTA FACULTAD

.

En REGPER del autorizador … (se anota el

registro personal del Decano y despliega

el nombre automáticamente, en el Cargo

se anota DECANO y en visualizar

columna: siempre se anota NO, luego

GUARDAR CAMBIOS

En la boleta de depósito buscar

ID COBRO y ese No. es el que se

anota en Orden de pago

Debe escoger la opción EXAMEN

TECNICOS Y PROFESIONALES, si no

aparece entonces MAESTRIAS Y

ESPECIALIDADES

El No.de Boleta debe pedirse al Dpto. de

Extensión de la Facultad y la secretaria debe

solicitar “EL CORRELATIVO PARA EMITIR UN

ACTA”

109

Se debe llamar a los examinadores

para saber del Registro Personal y

anotar y automáticamente

despliega el nombre.

En Honorarios si es Maestría 150,

Doctorado 200, si el examinador está

activo el sistema no hace la retención, si

está inactivo el monto a retener será de

7.5 , luego Guardar cambios

Usted podrá modificar los datos ingresados

previamente, para imprimir el formulario usted debe

presionar el enlace “Ver Formulario” (paso 9), se le

mostrará el reporte en una ventana nueva en formato

PDF el cual puede imprimir. Usted puede eliminar la

boleta de honorarios con solo presionar el enlace

Para agregar nuevos registros, presione el enlace “agregar” como se muestra en la figura, se habilitará

nuevamente para que ingrese los datos. Si usted desea modificar un valor de los examinadores que ha

ingresado, presione el enlace “editar” (5) se mostraran los datos ingresados y usted puede cambiar sus

valores, presione el botón “guardar cambios”, en caso de equivocarse con los datos, selecciónelos

presionando un clic en el círculo que aparece en la tabla al lado izquierdo y luego presione el enlace

“borrar” para confirmar si desea eliminar el registro. Presione el enlace “Actualizar

Lista” para refrescar la tabla que contiene el listado de examinadores. Si el documento ya existe (boleta

de honorarios) y usted desea modificarlo presione la opción “Editar” como se muestra en el paso 5.

110

Resultado de examen privado de Maestrías y Doctorados Form.W-19-3

111

18. Envío de recibos Form.W-20

112

19. Orden de impresión del Título Form.DRE-002

114

20. TeamViewer Form.S-22

21. Propuesta de Nombramiento o Contrato

115

22. Ingreso de cursos Form. S-24

Ingresar el

usuario y la

contraseña

116

Debe ingresar el año, el semestre, vigencia,

precio, de acuerdo al semestre que

corresponde

117

Se completan los rubros del

cuadro Curso-Sección,

excepto Precio Q.*

Flecha para seguir

ingresando los datos

Botón para eliminar

datos

Se copia el registro del

docente, según como

aparezca en el

horaulario

118

VII. GLOSARIO

TeamViewer: es un software cuya función es conectarse remotamente a otro equipo. Entre sus funciones están: compartir y controlar escritorios, reuniones en línea, videoconferencias y transferencia de archivos entre ordenadores. Facsímil: Perfecta imitación o reproducción de una firma, de un escrito, de un dibujo, de un impreso, etc. Envío: es un documento cuyo propósito es realizar un traslado. Secretaría: 1. f. Destino o cargo de secretario.2. f. Oficina donde trabaja.3. f. Sección de un organismo, institución, empresa, etc., ocupada de las tareas administrativas. Convalidar: 1. Confirmar o revalidar, especialmente los actos jurídicos. 2. En un país, institución, facultad, sección, etc., dar validez académica a estudios aprobados en otro país, institución, etc. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera

manual de normas y procedimientos del area de control...

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