Herramientas Informáticas

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Funciones Básicas del Office 2013

Microsoft Office es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado

por Microsoft Corp. Se trata de un conjunto de aplicaciones que permiten automatizar

y perfeccionar las actividades habituales de una oficina. La mayoría de los programas de

Office 2013 (Word, Excel, PowerPoint, etc) presentan casi la misma estructura y el

diseño de sus ventanas.

1. Microsoft Word

Microsoft Word, es un programa editor de texto muy popular, que

permite crear documentos sencillos o profesionales. Posee herramientas de

ortografía, sinónimos, gráficos, modelado de texto, etc. Además tiene una muy

buena integración con el resto de las aplicaciones del paquete Microsoft Office.

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2. Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa informático que permite realizar tareas

contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente

para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

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3. Microsoft Power Point

Microsoft Power Point, es un programa diseñado para hacer presentaciones con

texto esquematizado, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o

importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos

diseños de fuente, plantilla y animación.

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Funciones Básicas de Microsoft Word Office 2013

Microsoft Word 2013 es un programa de procesamiento de textos diseñado para

ayudarle a crear documentos de calidad profesional. Word le ayuda a organizar y escribir

sus documentos de forma más eficaz.

El primer paso a la hora de crear un documento en Word 2013 es arrancar el programa:

1. Presionar el botón inicio y seleccionar Word 2013

2. A continuación aparecerá la pantalla de inicio que está dividido en dos zonas,

hacia el lado izquierdo de fondo azul y letras blancas, se muestran los

documentos recientes y distintas opciones. Hacia el lado derecho, de fondo

blanco, se encuentran opciones para elegir si desea partir de un documento en

blanco o elegir una plantilla de la galería. A partir de aquí, los pasos básicos para

crear y compartir documentos son los mismos.

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3. La pantalla archivo tiene el mismo aspecto donde se da acceso a diferentes

funciones para manipular archivos como información, nuevo, abrir, guardar,

guardar como, imprimir, compartir, etc.

Información: Esta función nos permite acceder a información relativa al

documento que tengamos abierto en el momento de hacer clic en el

ícono documento, dividida en dos columnas, en la zona derecha se

encuentran diferentes propiedades y en la zona izquierda se muestra tres

funciones:

Proteger documento: Permite elegir qué tipo de cambios permitimos

realizar en el documento a otros usuarios.

Inspeccionar documento: Permite observar determinadas

propiedades del documento y para comprobar información personal

y propiedades ocultas del documento.

Versiones: Sirve para administrar versiones, recuperar documentos

sin guardar y eliminar todos los documentos sin guardar.

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Abrir: Al hacer clic en “Abrir” mostrará como primera opción

“Documentos recientes” y una lista de los mismos en la columna derecha

de la pantalla. Si no aparece el documento deseado, hacer clic en Abrir

otros documentos.

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Guardar: Guarda el documento que ya tiene asignado nombre y

ubicación. En el caso de que el documento sea guardado por primea vez,

se deberá de señalar su ubicación y nombre del documento.

Guardar como: Para guardar el documento en el equipo, elija una carpeta

en Equipo o haga clic en Examinar. Para guardar el documento en línea,

elija una ubicación de Sitios o haga clic en Agregar una ubicación.

Imprimir: Hacer clic en la pestaña Archivo y en Imprimir.

1. En Imprimir, escribir el número de copias que desea imprimir en el

cuadro Copias.

2. En Impresora, asegurar de que está seleccionada la impresora que desea.

3. En Configuración página sirve para configurar todas las características de la

página a imprimir, en cualquiera a seleccionar se desplegará una ventana

emergente con las distintas opciones.

4. Al lado derecho de la pantalla, se encuentra la vista previa de la impresión,

donde se pueden ver las páginas que hay, ajustar el tamaño del zoom.

5. Cuando se haya terminado la configuración, hacer clic en Imprimir.

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Compartir: Este ítem habilita las opciones para compartir documentos creados

con Word 2013, permitiendo invitar a personas, enviar el documento por correo

electrónico, presentar éste en línea o publicar en sitios web.

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Exportar: Esta opción del menú habilita la creación de documentos en diferentes

formatos (PDF/XPS, RTF, página web, etc.) y cambiar la versión o tipo del

documento.

Cerrar: El control Cerrar es para cerrar el documento, si es que no se ha guardado

antes, se desplegará una ventana para guardar, no guardar o cancelar.

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Cuenta: El ítem Cuenta ofrece información en la zona blanca de la pantalla con

el formato de dos columnas. En la columna de la izquierda se encuentra la

información de los servicios a los que estamos conectados, y a la del usuario. La

columna derecha brinda información sobre la suite Office 2013 y el

complemento informativo “Acerca de Word”.

4. Leer documentos, abrir el documento en Modo Lectura (esto ayudará para

poder leer sin distracciones al ocultarse la mayoría de los botones y

herramientas)

Clic en Vista / Modo Lectura.

Para ir a otra página hacer clic para avanzar o retroceder página (o utilizar la

barra espaciadora, las teclas de dirección o la ruedita del mouse).

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Funciones Word

Macros

1. Introducción

Al utilizar frecuentemente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían

realizarse automáticamente utilizando las propiedades de las macros.

Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden

que el usuario decide, actuando como una única instrucción y que pueden

asignarse a un botón.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

1. Automatizar una serie de pasos.

2. Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funciones.

3. Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo,

el eslogan de la empresa.

2. Macros de Word

Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una

serie de comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes

pasos:

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- Accede a la pestaña Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de

diálogo Macros.

- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrás ver

la lista con los comandos disponibles en Word.

3. Crear macros con la grabadora

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro

que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta

almacenará todos los comandos (o acciones) que vayamos realizando. Así pues

todo lo que hagamos se guardará y luego al ejecutarla se llevará a cabo.

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente

qué tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al

grabar la macro. Es muy recomendable ejecutar varias veces los pasos para que

no haya equivocaciones.

Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos

utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante

teclado.

Otra consideración antes de grabar es que la macro a grabar no debe ser

dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos

utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro, haz clic en la pestaña Vista y desplegar el

menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro.

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Nombre de macro: Se escribe el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro, tienes que tener en cuenta las siguientes

condiciones:

- Debe comenzar con una letra.

- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.

- No puede contener espacios ni símbolos.

IMPORTANTE: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un

comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la

macro anterior o al comando de Word que había antes.

Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la

macro, que podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre

el icono de Botón o el de Teclado aparecerán unos nuevos cuadros de diálogo.

En la opción Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la

macro. Word nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el

sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.

También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones

de la macro.

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Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese

momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra

de estado:

También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero

del ratón se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro.

Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos

efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.

Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la

macro, seleccionamos la opción de Detener para que termine de guardar la

macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón,

pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

4. Insertar la macro en la barra de acceso rápido

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.

Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la

pestaña Archivo > Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word.

Deberemos situarnos en la categoría del menú izquierdo Personalizar cinta

de opciones si queremos incorporar el botón en la cinta, o en Barra de

herramientas de acceso rápido si queremos incorporar el botón en la barra

de acceso rápido.

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- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán

listadas todas la macros que hayamos grabado.

- Es suficiente con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar para que se

añada a la barra. La macro se añadirá al listado de comandos de la barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá,

seleccionándola y haciendo clic en el botón Modificar. Se abrirá un cuadro de

diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno

y además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.

En el caso de incorporar la macro a la cinta, dispondremos del

botón Personalizar. En el cuadro de diálogo anterior, que es el que permite

escoger el acceso de teclado a la acción. Se abrirá el cuadro de diálogo que

vemos en esta imagen, que es el mismo que veríamos si pulsáramos la

opción Teclado del cuadro de diálogo Grabar macro que hemos visto

anteriormente.

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En la categoría Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la

macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la

secuencia de teclado es donde tenemos que especificar la combinación de teclas.

El texto se escribirá sólo, por ejemplo, CTRL+ALT+4. Deberemos hacer clic

en Asignar para que la combinación se asigne a la macro.

Editar el código de la macro.

Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola. Además

puede servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programación en

Visual Basic, para corregir posibles errores que se generen al ejecutar la

macro.

Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro

del diálogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y

pulsamos Modificar.

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Ejecutar y eliminar macros

Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:

- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic enMacros.

- Seleccionar la macro de la lista.

- Pulsar Ejecutar.

Obviamente, si está asignada a un botón de la cinta se ejecutará al hacer clic

sobre él, y si hemos creado un atajo de teclado también lo hará al pulsar la

combinación de teclas.

Más botones del diálogo.

Pasó a paso. Ejecuta la macro instrucción a instrucción abriendo el editor de

Visual Basic.

Modificar. (ya explicada)

Crear. Sirve para crear una nueva macro.

Eliminar. Elimina la macro seleccionada.

Organizador. Abre un nuevo diálogo donde podemos organizar si tenemos

diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.

Cancelar. Cierra el diálogo sin realizar ninguna acción.

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Control de cambios

Cuando desee ver quién está cambiando qué en el documento, active Control de

cambios.

Haga clic en Revisar > Control de cambios.

Ahora Word se encuentra en la vista Revisión sencilla. Word marca los cambios que

cualquiera realiza en el documento y le muestra dónde están los cambios mostrando

una línea cerca del margen.

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Word muestra un pequeño globo de comentarios donde alguien ha realizado un

comentario.

Para ver los cambios y los comentarios, haga clic en la línea o en el globo de comentarios.

Eso origina que Word pase a la vista Todas las revisiones.

Si desea ver todos los comentarios, pero no todos los cambios, haga clic en Mostrar

comentarios.

Mantener activado el control de cambios

Ahora puede evitar que alguien desactive el control de cambios bloqueándolos con una

contraseña.

1. Haga clic en Revisar.

2. Haga clic en la flecha que se encuentra junto a Control de cambios y haga clic

en Bloquear seguimiento.

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1. Escriba una contraseña y, a continuación, escríbala de nuevo en el cuadro Repetir

para confirmar.

2. Haga clic en Aceptar.

Mientras las marcas de revisión están bloqueadas, no puede desactivar el control de

cambios, y no puede aceptar ni rechazar los cambios.

Para detener el bloqueo, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Control de

cambios y haga clic en Bloquear seguimiento de nuevo. Word le solicita que escriba su

contraseña. Tras escribir su contraseña y hacer clic en Aceptar, Control de cambios

todavía está activado pero puede aceptar y rechazar cambios.

Desactivar Control de cambios

Para desactivar Control de cambios, haga clic en el botón Control de cambios. Word

dejará de marcar los nuevos cambios, pero todos los cambios que ya se hayan marcado

permanecerán así hasta que los quite.

Quitar con marcas de revisión

La única manera de quitar las marcas de revisión de un documento es aceptarlas o

rechazarlas. Si elige Ninguna revisión en el cuadro Mostrar para revisión, le será más

fácil comprobar el aspecto final del documento. Los cambios no se eliminan y

aparecerán de nuevo la próxima vez que alguien abra el documento. Para eliminar las

marcas de revisión de manera permanente, acéptelas o rechácelas.

Haga clic en Revisar > Siguiente > Aceptar o Rechazar.

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Sugerencia: Antes de compartir la versión final del documento, es buena idea ejecutar

el Inspector de documentos. Esta herramienta comprueba las marcas de revisión y los

comentarios, el texto oculto, los nombres personales en las propiedades y otra

información que puede que desee compartir ampliamente. Para ejecutar el Inspector

de documentos, haga clic en Archivo > Información > Comprobar si hay

problemas >Inspeccionar documento.

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TEMAS

Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos

que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos

serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una determinada

tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea

el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiarán su

formato por completo con un único clic.

Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño de

página, para poder elegir un tema debes de hacer lo siguiente:

1. Debes de ir a la barra de herramientas y hacer clic en diseño de página.

2. En el extremo izquierdo encontraras la opción temas, al seleccionarla se

mostraran los temas disponibles.

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3. Si no hubiese un tema disponible que adecue a lo que estás buscando puedes

crear tu propio tema.

1. Seleccionamos el tema más cercano a lo que queremos conseguir, ya que sus

colores, fuentes y efectos nos proporcionarán un aspecto básico sobre el cual

iremos realizando las modificaciones.

2. Luego al elegir la combinación de colores haga clic en la opción crear nuevos

colores de tema.

3. Y se abrirá una ventana donde podrás elegir los colores que desees.

4. Finalmente hacer clic en guardar

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5. Al finalizar, le damos un Nombre desde la caja de la zona inferior y pulsamos

Guardar.

De este modo, crearemos una nueva paleta de colores que se incluirá en el listado,

dentro de la categoría Personalizados que antes no existía. Los colores personalizados

se pueden, en caso de que queramos realizar alguna modificación, editar. También se

pueden eliminar. Lo haremos desde su menú contextual, haciendo clic con el botón

derecho del ratón sobre ellos y eligiendo la opción correspondiente. Los colores

Predeterminados en cambio no pueden sufrir alteraciones ni se podrán eliminar.

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PLANTILLAS:

1. Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

2. Normalmente dejábamos marcada la opción Documento en blanco y

pulsábamos Crear. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras

opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a

la hora de elegir una plantilla:

Plantillas recientes permite elegir entre las últimas plantillas utilizadas en el

ordenador.

Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office.

Mis plantillas es donde aparecerán las que hayamos creado nosotros.

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Y más abajo veremos una sección completa de Plantillas de Office.com. Siempre y

cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de

Microsoft desde aquí. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde

Word, sin tener que ir a la página. Además, las encontraremos perfectamente

clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines, Calendarios, Cartas, etc.