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Índice

Índice Introducción

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Pantalla de Word 3 Aprendiendo a usar el Menú de Word 4 Cómo trabajar con el Standard Toolbar 6 Cómo trabajar con el Format Toolbar 7

Cómo cambiar la secuencia de mi lista enumerada 9 ¿Cómo cambiar mi bullet? 9

“Ruller” 11 “Status Bar” 11 Drawing Toolbar 11

Barra de herramientas del WordArt 13 Picture Toolbar 16

Configuraciones especiales en Word 19 Page setup 19 Uso de Find and Replace 20 Insert Autotext 20 Cómo insertar símbolos que no se encuentran en el teclado o a simple vista 21 Cómo colocarle número de página a nuestro documento 22

Formatos especiales más utilizados en Word 22 Font 22 Paragraph 23 Columns 23 Tab 24 Drop Cap 24 Change Case 24 Background 24 Theme 25

Creación de Tablas 25 Uso de la barra de herramientas para tablas 27

Herramientas para impresión de sobres y etiquetas 28 ¿Cómo imprimir en sobres de correo? 28 ¿Cómo imprimir en etiquetas? 29 Pasos para la creación de tarjetas de presentación 29

Cuenta Palabras 30 Uso y configuración del Autocorrect 30 Uso y configuración del corrector de texto (Spelling) 31 Apéndice I: Comandos Cortos (Shortcuts) en WORD 33

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Introducción al uso de Microsoft Word 2000

Microsoft Word es una aplicación utilizada para el procesamiento de palabras. Es una herramienta muy eficaz para la creación de documentos tanto sencillos como más complicados. Dentro de las posibilidades de creación dentro de Microsoft Word 2000 tenemos: cartas, resume, flyers, sign, brochure, invoice, calendarios, labels, informes, impresión de sobres, tarjetas de presentación, boletines, entre otros. También posee la alternativa de poder trabajar con un asistente. Este asistente tiene como función principal el ayudarnos en cuanto a la elaboración de nuestros trabajos. Este asistente puede ser tanto un “paper clip” (Clippit), un gato (Link), un perro (Rocky) un globo terrestre, como hasta un genio. Si no vemos a nuestro asistente en la pantalla, para poderlo activar, simplemente vamos al menú Help “Show the Office Assistant”. Automáticamente aparece nuestro asistente. Dándole un clic a nuestro asistente, este abre una pantalla de búsqueda, la cual se conecta con el Help del programa. Aquí podemos escribir un término o una pregunta específica. También podemos jugar con nuestro asistente. Dándole un clic derecho a nuestro asistente, nos abre una pantalla en la cual nos da las opciones de esconderlo o eliminarlo, opciones de configuración, escoger el asistente y animarlo.

Pantalla:

Menú

Standard Toolbar

Format Toolbar

Ruller

Scroll

Status Bar

Prompt

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Aprendiendo a usar el menú: File - Se utiliza para trabajar con aplicaciones relacionadas con

los documentos y archivos. Entre éstos encontramos comandos como Open, save, save as, print, print preview, send to, entre otros. Además nos ofrece un pequeño listado de los últimos documentos o trabajos realizados o vistos.

Edit – Contiene los comandos básicos en cuanto a

editar documentos se refiere. Aquí podemos encontrar comandos como: undo, cut, copy, paste, sellect, find, etc.

View – Es utilizado para escoger el “View” o la forma en que vemos nuestro documento en la pantalla. Si es en formato de página de Internet, si es borrador de mi documento, o tal y cómo va a salir impreso, normal, u “Outline”.

Insert - Se utiliza para insertarle aplicaciones adicionales a mi

trabajo. Aquí podemos insertar números a las páginas de nuestro documento, auto texto, símbolos que no se encuentran en el teclado tales como dibujos o letras acentuadas, notas al calce, índices, fotos o dibujos, word arts, gráficas, cajas de texto, etc.

Format - Aquí nos brinda herramientas para trabajar

con el formato de nuestro documento. Tiene aplicaciones para cambiar el tipo de letra y añadirle efectos especiales a nuestro escrito; nos permite cambiar la alineación de nuestro escrito, cambiar el espacio entre líneas, las tabulaciones, etc; nos permite trabajar con las listas enumeradas y no enumeradas

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para poder escoger los símbolos que representarán nuestras listas, y el formato de números, si romanos, letras tanto mayúsculas como minúsculas, etc.; añadirle bordes y sombras a nuestras páginas o párrafos; cambiar el número de columnas, añadir, crear o editar las tabulaciones; crear Drops Caps, aplicarle diseño de background (en formato de Web page); etc.

Tools - Nos ofrece opciones de corrección de escritura y

gramática, tanto en inglés como en español, como en otros idiomas. Nos ofrece la alternativa de configurar el lenguaje en el cual queremos que se corrija el escrito. También encontramos una aplicación que cuenta las palabras, oraciones, letras, líneas y cantidad de páginas de nuestro documento. Esta aplicación es muy utilizada en la redacción de informes o proyectos que nos requieren una cantidad específica de palabras u oraciones. También nos da opciones para poder escoger las propiedades del corrector de palabras, impresión de nuestros documentos, tiempo en que se graba por si sola la información, localización de los archivos para almacenar nuestros documentos, entre otros.

Table – Nos ofrece las herramientas necesarias para la

creación de tablas, y para trabajar con las mismas. Insertar o eliminar celdas, columnas o líneas; unir y dividir celdas; cambiarle la apariencia a nuestra tabla insertándole bordes, colores de fondo, etc.

Window – Alternativa de trabajar con varias pantallas o ventanas simultáneamente, y alternar entre ellas.

Help - Nos ofrece ayuda en nuestro trabajo, tanto

específica como general. También nos ofrece al “Asistente” como alternativa de ayuda.

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Cómo trabajar con el Standard Toolbar:

New – Crea una página nueva para trabajar. Open – Abre un documento previamente realizado. Save – Guarda o salva los cambios realizados en nuestros documentos. Permission – permite mantener mi documento intacto, evitando que el

mismo sea editaco en caso de ser enviado a través de correo electrónico. Mail – Envía el documento en uso corriente en formato de correo

electrónico. Print – Imprime el documento en le cual estamos trabajando por

completo. Para poder cambiar las alternativas de imprimir nuestro documento, simplemente vamos a fileprint, y desde allí podemos escoger imprimir un material seleccionado, una página en específico o un rango de páginas.

Print Preview – Nos muestra cómo se vería mi trabajo al ser impreso. Spelling – Corrige mi escrito tanto en ortografía como en gramática en el

idioma seleccionado. Research – Busca referencias de las palabras seleccionadas en el

documento o sobre las palabras escritas en el espacio correspondiente. Cut – Corta el material previamente seleccionado para ser plasmado en

algún otro lugar. Copy – Copia el material previamente seleccionado para ser plasmado

en algún otro lugar. Paste – Plasma la información previamente cortada o copiada. Format Painter - Copia el formato seleccionado y lo pinta en el siguiente

material a seleccionar. Undo – Revierte el último comando realizado. Redo – Revierte el Undo. Hiperlink – Inserta un texto interactivo en mi documento (Formato HTML) Borders – Se utiliza para colocarle o cambiarle los bordes a las tablas y

párrafos. Insert Table – Inserta tablas sencillas en mi documento. Insert Table (Excel) – importa una tabla de Microsoft Excel para ser

utilizada en Word. Columns – Cambia el número de columnas de mi documento. (Formato

de Columnas múltiples)

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Drawing – Activa un Toolbar adicional ubicado por lo general en la parte de abajo de la pantalla, para el manejo de figuras, cliparts, autoshapes, etc.

Document Map - Activa una pantalla adicional en la cual sólo podemos visualizar el material escrito de mi documento.

Show/Hide – Nos presenta caracteres que no se ven a simple vista (tab, espacios en blanco, enter, etc.) con símbolos especiales.

Zoom – Presenta el porciento (%) de visibilidad o acercamiento de mi documento.

Help – Nos ofrece ayuda en la elaboración de mis trabajos en una pantalla adicional.

Read – Nos muestra el documento en formato de libro (dos páginas por pantalla) con el fin de facilitarnos la lectura del mismo.

Cómo trabajar con el “Format Toolbar”:

Style: Nos provee alternativas para trabajar con el estilo de

mi trabajo o documento. Es decir, nos brinda alternativas para alterar el escrito.

Algunas de las opciones disponibles son las siguientes: Body text: Centralizado de tamaño 26 puntos. Body text 2: Justificado “full” a 12 puntos. Caption: Justificado a izquierda de tamaño 12 puntos. Dafault paragraph font: Justificación a izquierda de tamaño escogido.

Heading 1: justificación a izquierda, tamaño a 16 puntos, “Bold”.

Heading 2: Justificación a izquierda, tamaño 14 puntos e Italic.

Heading 3: Justificación a izquierda, 13 puntos.

Normal: Justificación a izquierda de tamaño 12 puntos.

Font: Es utilizado para cambiar a los

diferentes tipos de letras disponibles en mi computadora.

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La cantidad y variedad de letras pueden variar de computadora a computadora o de programa a programa. En el mercado se pueden adquirir programas de instalación de diferentes tipos de letras para ser utilizados en diferentes aplicaciones. Al seleccionar cualquier tipo de letra, nos ofrece un “Preview” o vista preliminar de cual es la apariencia de la letra.

Font size: Se utiliza para cambiar el tamaño de mi letra. Este tamaño se

mide en base a puntos por pulgada. Esta unidad de medida es en base a que en una pulgada caben 72 puntos. Es decir, una letra cuyo tamaño es de 72 puntos, al imprimirse, esta letra mide una pulgada de alto. Si el tamaño es de 12 puntos, el tamaño de mi letra equivale a 12/72 pulgadas (0.167 pulgadas).

Bold: Ennegrece el material seleccionado o próximo a escribirse. Este

comando también lo podemos ejecutar utilizando el short cut Ctrl.+ b. Italic: Coloca de forma inclinada el material seleccionado o próximo

escribirse. Este comando también lo podemos ejecutar utilizando el short cut Ctrl.+ i.

Underline: Subraya el material seleccionado o próximo a escribirse. Este

comando también lo podemos ejecutar utilizando el short cut Ctrl.+ u. Align left: Justificación a izquierda del material seleccionado o de mi

documento próximo a escribirse, o todo aquel material que se encuentre después de la posición en la que se encuentre el promt.

Center: Centraliza mi escrito o material seleccionado. Align Right: Justifica mi documento o escrito hacia la derecha de mi

página. Justify: Justifica mi documento o escrito tanto a izquierda como a

derecha. Line Spacing: Trabajamos directamente con el formato de

párrafo, donde determinamos el espacio entre líneas para nuestro documento, o parte del documento deseado. Este espacio puede ser de una, una y media, dos, dos y medio, tres o más espacios entre las líneas.

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Numbering: Se utiliza para insertar listas enumeradas en mi documento. Nos inserta la lista con la secuencia de 1, 2, 3, 4,5...etc. Adicional a esto, podemos cambiar la secuencia de la lista.

Para cambiar la secuencia de mi lista enumerada

1. Se activa la lista dando un clic en el Icono de lista enumerada. 2. Format Bullets and numbering. 3. Se selecciona la secuencia de las alternativas disponibles (1,2,

3,...; 1), 2), 3), … ; a, b, c, ...; a), b), c), ...; A, B, C, ...; I, II, III, ...; i, ii, iii, ...; etc.).

4. También se pueden alternar entre listas enumeradas dentro de no enumeradas y viceversa.

5. Para desactivar mi lista, simplemente damos un Clic en el Icono de lista enumerada, o tocamos la tecla de “backspace”.

Bullets: Se utiliza para insertar listas no enumeradas. Estas listas, en lugar

de estar enumeradas por secuencias de números o letras, simplemente se representa con un dibujo o símbolo. Estas listas poseen las mismas características de las enumeradas, solo que con la única diferencia que no llevan un orden en específico. Al igual que con las listas enumeradas, podemos seleccionar el tipo de símbolo que deseamos que lleve nuestra lista.

¿Cómo cambiar mi bullet? Se activa la lista dando un clic en el Icono de lista no enumerada. Format Bullets and numbering. Seleccionamos entre las opciones que nos ofrece la pantalla, o Damos un clic en “Custumize” bullet. Nos muestra una pantalla adicional en la cual seleccionamos de entre

una gran cantidad de alternativas, tanto en dibujos, símbolos o

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caricaturas de cualquier tipo, dependiendo del tipo de letra que estemos utilizando.

Decrease Indent: Se utiliza para reducir las indentaciones de nuestro

escrito. Es mayormente utilizado para reducir las indentaciones de las listas o párrafos en forma de bosquejo. Indenta hacia la izquierda o hacia atrás.

Increace Indent: Se utiliza para aumentar las indentaciones de nuestro

escrito. Es mayormente utilizado para ampliar las indentaciones de las listas o párrafos en forma de bosquejo. Indenta hacia la derecha de mi página.

Outside border: Coloca bordes en el material o párrafo seleccionado.

También lo utilizamos para cambiar los bordes de mis tablas. Highlight: Cambia el color del fondo de mi escrito al color identificado.

Para cambiar el color, damos un clic en el triángulo que se encuentra a su lado derecho, y automáticamente nos brinda una “paleta” con los colores disponibles. Se utiliza de forma similar a un marcador fluorescente. Se puede seleccionar primero el texto o simplemente se activa primero, y luego se pinta el texto deseado.

Font Color: Cambia el color de la letra del material

seleccionado o próximo a escribirse. Al igual que con Highlight, cambia el color de la letra por el color que se encuentra identificado debajo de la letra, pero dando un clic en el triángulo nos muestra la paleta de colores adicionales disponibles para cambiarle el color a nuestra letra.

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Ruller

Es una regla que se encuentra en la parte superior de mi pantalla, debajo de las barras de herramientas donde se nos indica la distancia en pulgadas desde los márgenes hasta la posición en que se encuentra el prompt. También es utilizado para fijar tabulaciones de acuerdo a la distancia necesaria.

Status Bar

Nos brinda información sobre el documento en el que estamos trabajando. Nos informa la página en la que se encuentra el prompt en ese momento, la sección, número de página en relación al total de las mismas, distancia de los márgenes a la cual se encuentra el “prompt”, número de la línea y columna en la cual se trabaja, si es en formato “Insert” u “Overwrite”. También nos ofrece información sobre el idioma bajo el cual está configurado mi corrector de ortografía y gramática.

Drawing Toolbar

Contiene las herramientas necesarias para trabajar con gráficos en el documento. Nos permite insertar figuras geométricas, líneas, flechas, cajas de texto, WordArts, diagramas organizacionales, cliparts y fotos. También nos permite trabajar con lo referente a posiciones, efectos de color, espesor, tipos de líneas, efectos de sombra o tridimensionales. La misma se activa cuando hacemos clic en el icono identificado como “Drawing Toolbar” ( ) de la barra de herramientas estándar o desde Menú View Toolbars Drawing.

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Draw es responsable la agrupación de figuras u objetos, del orden de posición en capas de las figuras insertadas al documento, rotación, posición en relación al texto, modificar o cambiar las figuras predeterminadas, etc.

Select Objects permite alternar entre herramientas de dibujo y el cursor. AutoShapes aplicación que nos permite insertar figuras básicas al documento. Para insertar las mismas, solo hacemos un clic en la figura deseada y nuestro cursor cambia de forma de flecha () a una cruz ( ). Ésta se arrastra en la posición desea hasta el tamaño necesario y vemos cómo aparece la figura. Si aparece un recuadro que dice “Create your drawing here”, en este podemos crear el dibujo deseado con varias figuras y moverlo como un solo dibujo. Ese recuadro podemos cerrarlo tocando la tecla de escape (Esc).

Line podemos dibujar líneas hacia cualquier dirección dentro de mi documento. A éstas se le puede cambiar el color, grosor y tipo de línea. Además se pueden convertir en flechas en la dirección necesaria.

Arrow permite insertar flechas en el documento de forma similar a las líneas. Éstas también pueden ser modificadas con las mismas técnicas utilizadas con las líneas.

Rectrangle con el uso de esta herramienta podemos insertar figuras rectangulares a nuestro documento. A esta figura se le puede cambiar el tipo de línea, color de la misma, color de fondo y efecto efectos de sombra y tridimensionales.

Oval permite trabajar con figuras ovaladas de forma similar a las figuras rectangulares.

Text Box podemos insertar cajas de texto en el documento como si fueran dibujos. Esto es muy práctico cuando se trabaja identificando objetos en el documento, ya que podemos ubicar el texto en la posición que deseamos sin necesidad de que el documento como tal se vea afectado.

WordArt técnica de arte utilizado para añadirle efectos especiales a texto. Al hacer clic sobre este icono, aparece una ventana donde podemos seleccionar cualquier tipo de arte ya predeterminado. Una vez seleccionado el

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tipo de arte, pasamos a hacer un clic en “OK”. El paso siguiente es escribir el texto deseado en la pantalla y proseguimos con otro clic en “OK”, apareciendo el texto en la pantalla con los efectos especiales seleccionados. Estos efectos pueden ser modificados a través de la barra de herramientas del WordArt, que aparece cuando el arte es seleccionado.

Barra de Herramientas de WordArt: Insert WordArt permite insertar texto con efectos especiales. Tiene la

misma función que su icono igual en la barra de herramientas de dibujo. Edit Text podemos editar el texto de un WordArt ya escrito. Esto

también podemos hacerlo simplemente dándole un doble clic en el WordArt.

WordArt Gallery galería de arte en la cual podemos cambiar el estilo

del WordArt, sin necesidad de volver a crearlo.

Format WordArt trabajamos con el formato del WordArt, referente a color de línea, transparencia, color de fondo, posición del mismo en el documento, grosor de línea, tamaño, entre otros.

WordArt Shape permite trabajar con la forma del texto. Trabajamos con la “forma” que se muestra en el templete o modelo predeterminado. Hacemos un clic en la forma deseada y ésta será aplicada en nuestro wordart.

Text Wrapping aplicación nos permite ubicar el arte gráfico en relación al texto (sobre el texto, en cuadro, detrás del texto, arriba y abajo, etc.

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WordArt Same letter Heights altera el tamaño de las letras del arte al

mismo tamaño las minúsculas y las mayúsculas. También regresa su tamaño a su estado original.

WordArt Vertical text cambia la orientación del texto en el arte de horizontal a vertical y viceversa.

WordArt alignment trabajamos con la alineación del

texto en forma similar al formato de párrafo (left, center, right, justify), pero con formatos adicionales tales como “letter justify” y “Strech Justify”.

WordArt Character Spacing permite seleccionar la compresión del texto o el espacio entre caracteres.

Insert Diagram or Organization Chart permite insertar diagramas o tablas

organizacionales en el documento con el fin de ilustrar unas posiciones. Seleccionamos de la ventana el tipo de diagrama que deseamos trabajar y seguimos las instrucciones y trabajamos con la barra de herramienta correspondiente.

Ejemplo de un diagrama organizacional (templete):

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Insert ClipArt nos permite insertar un dibujo a nuestro documento. Al hacer un clic en este icono, aparece una ventana en el lado derecho de la pantalla con las opciones disponibles.

Insert Picture abre una ventana que nos permite insertar fotos almacenadas previamente en nuestra computadora. Nos lleva directamente al archivo de “My Pictures”, pero también podemos seleccionar cualquier otro archivo desde el cual insertar alguna foto.

NOTA: Los dibujos y fotos que son insertadas en el documento aparecen en la posición en la que se encuentra el “prompt”. Para poder mover los mismos a cualquier otra posición, demos seleccionar otra posición del “Text Wrapping” desde la barra de herramientas correspondiente.

Escribimos una o más palabras relacionadas con el dibujo que buscamos.

Luego, hacemos un clic en “Go”.

Muestra los dibujos y/o fotos encontradas que se relacionan con las palabras escritas.

Haciendo un clic en cualquiera de ellas, la misma aparece el en documento en la posición que se encuentra el Prompt.

Seleccionamos la foto deseada Luego,

hacemos un clic en “Insert”.

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Picture Toolbar

Desde esta barra de herramientas, podemos trabajar con los cambios básicos necesarios en el uso de fotos o dibujos. Como parte de las mismas encontramos:

Insert Picture funciona de forma similar al icono de insertar fotos, localizado en la barra de herramientas de dibujo.

Color muestra las aplicaciones para cambiar los colores de nuestra foto o dibujo. Entre las opciones que encontramos se encuentran: Automatic que es el formato original; grayscale que convierte nuestra foto a tonalidades de gris; black & white responsable de convertir mis colores solo a blanco y negro; y washout que aclara los colores para convertirlos en un “watermark”.

More contraste Añade contraste a la foto seleccionada.

Less contraste Reduce el contraste a la foto seleccionada.

More Brightness Añade más brillo para que la foto se visualice más clara.

Less Brightness Reduce el brillo en la foto, con el fin de que la misma se vea menos clara (o más oscura).

Crop Permite alterar el tamaño de área de mi dibujo, sin alterar el tamaño del dibujo como tal, sino de sus “bordes”.

Rotate left 90° Rota la figura a razón de ángulos de 90° en relación a su posición en ese momento.

Line Style Permite cambiar el tipo de línea necesario para el borde de mi foto o dibujo. Es como si le dibujáramos un marco.

Compress Picture ofrece alternativas para comprimir las fotos insertadas en el documento.

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Text Wrapping trabajamos con la posición de nuestra foto o dibujo en relación al texto. Al cambiar la opción predeterminada, podemos mover el dibujo a cualquier parte del documento.

Format Picture Muestra en la pantalla una ventana de opciones para trabajar con nuestros dibujos.

Set transparent color Añadimos transparencia en el punto de la foto en la que se haga el clic.

Reset Picture regresa el dibujo a su estado original, no importa la cantidad de alteraciones que se le hayan llevado a cabo a mismo.

Fill Color permite cambiar el color de fondo a las figuras, las cajas de texto y dibujos insertados en el documento. Al seleccionar una figura, hacemos clic en el color deseado para ver su cambio. También podemos añadir efectos de color o textura a las figuras, así como también trabajamos con transparencia.

Line Color seleccionamos el color para las líneas de mis figuras. En caso de estar trabajando con dibujos, pinta una línea en el borde exterior de la misma del color seleccionado. Se trabaja en forma similar a como se trabaja

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con el “Fill Color”. Éste solo nos permite cambiar colores de líneas y crear efectos de patrones.

Text Color Se utiliza para cambiar el color de texto. Funciona de la misma forma que el “Text Color” que se encuentra en el “Format Toolbar”.

Line Style Seleccionamos el grosor de línea deseado en nuestras figuras, líneas o flechas. Este ancho de línea o grosor, al igual que el tamaño de la letra, se mide en puntos por pulgada.

Dash Line permite cambiar el tipo de línea a

línea entrecortada, según sea la necesidad.

Arrow Style podemos cambiar de estilo entre línea y flecha. También desde aquí podemos seleccionar la dirección hacia la cual señala nuestra flecha.

Shadow Style permite aplicarle efecto de sombra a las figuras seleccionadas. Tiene opciones desde cuatro ángulos diferentes para cada estilo de sombra.

3 – D Style desde aquí le añadimos efectos tridimensionales a las figuras seleccionadas.

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Configuraciones especiales en WORD

Page Setup

Esta aplicación se utiliza para trabajar con mi página en relación a la orientación, tamaño y márgenes, etc. Margines Simplemente se escriben las medidas de los márgenes en los

espacios disponibles para los mismos. Se establecen las medidas tanto de la parte superior de la página, la parte inferior, izquierda y derecha de los mismos. Además podemos seleccionar las medidas a las cuales deseamos que se inserten los “Header” y los “footers” (encabezados y notas al calce). Además es en esta aplicación en donde se pueda cambiar la orientación del papel. Es decir, de pueda colocar de formato “Portrait” (que es la posición que viene por default) 8½” x 11 (orientación vertical) o en formato “Landcape” la cual es 11”x 8½” o en orientación horizontal.

Paper Se utiliza para cambiar las medidas del papel a ser utilizado. Se

puede cambiar, ya sea por las medidas de los mismos o por el nombre. Ejemplo de esto; 8½” x 11” papel tamaño carta (letter), 8½” x 14” papel tamaño legal (legal), 11” x 17” papel tamaño tabloide.

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Layout Es utilizado para trabajar con el formato de los “Header and Footer” indicando la posición, páginas a ser insertados dónde comienza el formato, alineación de la página además de predeterminar las secciones en las cuales se aplicará dicho formato, entre otras opciones.

Uso de Find and Replace

Esta aplicación es utilizada para la búsqueda de texto específico en mi documento, ya sea para la corrección del mismo o para ser sustituida por otra palabra, frase, etc. El mismo es muy útil en caso de repeticiones que contengan errores para que los mismos sean corregidos a la misma vez si estos no son detectados por el corrector de ortografía y gramática. Esta ventana provee aplicación de “Go to” para poder movernos rápidamente a través de nuestro documento. Esta aplicación la encontramos en el menú Edit Find.

Insert Auto Text

Esta aplicación es utilizada para insertar texto de uso frecuente. Éste funciona en forma similar a la técnica de “Copy & Paste”. Su diferencia radica en que en esta aplicación, el material seleccionado se graba de forma permanente en el programa. A éste se le asigna un nombre que lo identifique, para luego insertarse cada vez que sea necesario. El programa posee algunos autotextos

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predeterminados, que pueden ser utilizados en cualquier momento que se necesite. Para crear un autotexto, debemos escribir el texto: Ejemplo: COLEGIO EPISCOPAL SAN ANDRÉS Luego de haber seleccionado el texto, hacemos clic en menú Insert Auto Text New. Aparece una pantalla donde indicamos el nombre con el que ese autotexto es identificado. Por último, hacemos un clic en OK. Cada vez que necesitamos escribir el nombre de la escuela, en lugar de escribir nuevamente el nombre por completo, simplemente hacemos clic en Menú Insert Auto Text Colegio Episcopal. Como parte de las ventajas que posee esta aplicación, podemos indicar que cada vez que insertemos el auto texto, éste tomará el formato de texto que se esté utilizando en ese momento en específico. Como parte de los beneficios del uso de auto textos, encontramos la disponibilidad de poder escribir las primeras letras de nuestro texto, después de la cuarta letra, aparece en la pantalla una caja con el texto previamente almacenado donde indica que tocando la tecla de enter, aparece el texto completo.

Insertar Símbolos que no se encuentran en el teclado o a simple vista Esta aplicación la utilizamos para insertar símbolos a nuestros documentos. Símbolos tales como los acentos, cajitas, caritas felices, caricaturas, entre muchas otras. Para llegar a la pantalla vamos a Menú: “Insert Symbol”. Automáticamente se activa la siguiente pantalla. Desde ésta podemos crear “short cuts” (atajo), para asignar un comando para que el mismo se pueda reutilizar sin tener que pasar por todos los pasos cada

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vez que se tenga que trabajar con el mismo símbolo. Para poder crear el atajo simplemente hacemos un clic en el botón de “Shortcut Key”, presionamos la combinación de teclas con las cuales insertamos el símbolo seleccionado y hacemos otro clic en “Assing”. Luego de esto, simplemente cerramos las pantallas y continuamos con nuestro documento. Si no queremos asignarle una combinación de teclas al símbolo, solo hemos un clic en insert, y otro en close. De esta forma símbolo queda insertado en la posición el la cual se localice el Prompt. Cómo colocarle número de páginas a nuestros documentos

Word nos ofrece una herramienta utilizada para colocarle números a las páginas de nuestros documentos. Para llegar a esta aplicación vamos al menú Insert Page Numbers. Abre una ventana con varias alternativas diferentes de tipos de números para las páginas y la alineación de las mismas. También desde aquí seleccionamos si deseamos o no que la primera página del documento posea número o no. Nos muestra una vista preliminar de las páginas. Hacemos un clic en OK para aplicar el formato seleccionado y cerrar la pantalla.

Formatos Especiales más utilizados de Word:

Format Font ¿Cómo trabajar con mis tipos letras y efectos especiales? Para trabajar en mis diferentes tipos de letras, podemos ir a la aplicación de “Format Toolbar”, como también podemos ir al Format Font donde podemos aplicar efectos adicionales al texto seleccionado o próximo a escribirse.

Si Vamos a Format Font, nos aparecen las siguientes pantallas:

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En estas pantallas trabajamos con todo lo relacionado con el formato de letra. Desde tipo de letra, tamaño, posición (superscript, subscript), tipos de líneas para subrayar, color de las líneas, efectos en el texto, espacio entre letras y otros efectos.

Format Paragraph

Desde aquí podemos trabajar tanto con el formato de nuestros párrafos como con el documento en general. Para poder llegar a esta pantalla lo hacemos desde Menú: Format Paragraph. Podemos seleccionar la alineación, ya sea izquierda, centralizada,

derecha o full (justificado). Seleccionamos el espacio entre líneas. Se establece las medidas de la sangría de mis párrafos. Ofrece una vista previa de cómo se verá mi párrafo. Se establece las medidas de las tabulaciones especiales. Los hangging los obtenemos desde la aplicación de Specials, y

seleccionamos la distancia en pulgadas cada uno. Para cambiar los espacios entre líneas, simplemente damos un clic en “Line spacing” y entre las alternativas ofrecidas, seleccionar el espacio entre líneas deseado. Este formato se puede aplicarse en el material seleccionado o simplemente activarse en el lugar en donde se quiere que se comience con el formato.

Format Columns Muestra una ventana desde la cual se aplica el formato de columna necesario para trabajar con nuestro documento. Entre las opciones mostradas, nos encontramos con la cantidad de columnas deseadas,

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desde una columna, hasta 45. También podemos determinar el grosor de las mismas según sea necesario. Adicional, en esta ventana, aparece una vista preliminar de cómo se verá la página de mi documento.

Format Tabs

Permite la modificación de las posiciones de las tabulaciones a través de mi documento. Esta aplicación es sumamente práctica en caso de la creación de bosquejos donde las sangrías deben estar a una distancia fija.

Fomat Drop Cap

ipo de letra inicial de párrafos utilizada mayormente en revistas y libros de cuentos. Ésta añade elegancia al escrito. Entre las alternativas mostradas, podemos

seleccionar la cantidad de líneas que cubrirá el “Drop Cap”, y el tipo de letra. También seleccionamos la posición de la letra en relación al párrafo.

Format Change Case Ventana desde la cual podemos cambiar el texto seleccionado de “todo minúsculo” a “todo mayúsculas” o solo inicio en mayúsculas, así como también en “Tipo título” o “toggle case”. Para poder trabajar con este formato, es preferible escribir el texto deseado primero y luego seleccionar para cambiarlo.

Format Background

Permite cambiar el color de fondo de mi documento. Solo se puede visualizar en la pantalla. Este formato no sale impreso.

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Format Theme Permite añadirle un tema a nuestro documento para que éste pueda visualizarse más agradable. Nos brinda varias alternativas, de las cuales seleccionamos la que más nos agrade. Este formato también es solo para ser visualizado en la pantalla y no se muestra en el documento cuando éste es impreso. Entre las opciones, encontramos tipos de letra, viñetas para listas no enumeradas, combinación de tipos, colores y tamaños de letras, además de las líneas en combinación.

Creación de Tablas

En cuanto a la creación de tablas, podemos ir directamente a la barra de herramientas, haciendo un clic al icono que representa la aplicación de “Insert table” ( ), seleccionando la cantidad de celdas deseadas. La dimensión de la tabla se mide en filas por columnas. Cuando tenemos el Prompt en alguna celda de nuestra tabla, se activa una barra de herramientas adicional para trabajar con tablas.

De esto no ocurrir, vamos a menú View Toolbars Tables and Borders, o hacemos clic en la barra de herramientas estándar, en el icono de “Tables and borders” ( ). Es aquí en donde podemos cambiar los bordes de nuestra tabla, el color de las líneas y el tipo de las mismas. Además podemos seleccionar el color de las celdas y el tamaño de las mismas dando simplemente un “dragging” en el borde de la celda deseada y llevarla al ancho deseado. Otra forma de insertar tablas es la siguiente: ■ Tables Insert tables. ■ Desde aquí nos sale una ventana desde la cual podemos seleccionar el

formato de mi tabla antes de crearla como tal. Podemos además seleccionar si las queremos con colores o no, y decidir cuales colores nos agradan más.

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■ Entre las opciones avanzadas que posee nuestra aplicación de tablas podemos crear nuevas tablas con formatos especiales según sea necesario, y éstas permanecen almacenadas dentro del banco de datos para poderlas utilizar cuando así lo deseamos.

■ También es permitido el modificar un formato de tabla ya existente y guardarlo como un formato nuevo.

■ En adición, podemos predeterminar un formato para que el mismo sea el que aparece en todas las tablas que son insertadas.

Data o

Nombre 1 2 3 4 5 6 Resultados Opiniones Comentarios

■ El ancho de las celdas se ajusta automáticamente al ancho del texto. Si los

datos tienen más de una palabra, éste se divide en dos o más líneas cuyo ancho depende de la palabra más larga.

■ Para cambiar el tamaño de las celdas, simplemente se coloca el cursor

sobre el borde de la celda y mediante un dragging se arrastra el borde hacia el tamaño de la celda deseado. Esto se puede hacer tanto de Izquierda a derecha, como de arriba abajo.

■ También para cambiar el tamaño en forma vertical, se puede hacer

tocando la tecla de “Enter” en las celdas correspondientes.

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Uso de la barra de herramientas para tablas: Draw table Nos permite cambiar los bordes de nuestra tabla. El cursor

se convierte en un lápiz, con el cual podemos dibujar en nuestra tabla libremente con el tamaño deseado.

Eraser Nos permite borrar las líneas de las celdas para eliminar el

borde. Line Style Podemos seleccionar el tipo de línea que deseamos

para representar nuestras tablas. Nos permite combinar varios tipos de líneas en una misma tabla.

Line Weight Seleccionamos el grosor de nuestras líneas midiéndola

en puntos por pulgada. Border Color Seleccionamos el color de nuestros bordes

de una paleta de colores. Border Seleccionamos el borde de nuestra tabla.

Brinda varias opciones referentes a la posición de los bordes. Cuando seleccionamos un tipo de línea que se representa en el cuadro de “Line style”, este formato se aplica seleccionando el tipo de borde

Shading color Nos proporciona la alternativa de poder añadir color de

fondo nuestras celdas de una paleta de colores. Insert Table Insertamos las tablas por completo, desde cero. Funciona

de forma similar al icono con el mismo nombre que se encuentra en la barra de herramientas estándar.

Merge Cells une las celdas seleccionadas, para la formación de una

sola celda del tamaño de la unión de las seleccionadas. Split Cells Nos permite insertar o dibujar celdas adicionales en una

celda ya creada. Es decir, podemos dividir una celda en varias. Align Cell Podemos aplicar la alineación de nuestras celdas

en combinación de posiciones, como por ejemplo, de forma horizontal y/o vertical.

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Distribute rows evenly Nos brinda la opción de poder distribuir las filas con el ancho necesario.

Distribute columns evenly Nos brinda la opción de poder distribuir las

columnas con el ancho necesario. Table auto format Nos lleva a la ventana para seleccionar el Auto

formato para las tablas. Change text Direction Podemos cambiar la orientación del texto de las

celdas ya sea de forma horizontal como en forma vertical, según sea el caso y/o necesidad.

Sort Ascending Ordena en orden alfabético de A a Z. En caso de que

la data en las celdas sean números, los ordena de menor a mayor. Sort Descending Ordena en orden alfabético de Z a A. En caso de

que la data en las celdas sean números, los ordena de mayor a menor. Autosum Nos permite añadirle a nuestra tabla la opción de insertarle

fórmulas, en este caso la de autosuma. Es decir, suma todo aquel número seleccionado y coloca su resultado en la celda en la que se encuentra el Prompt. Para trabajar con esta fórmula, seleccionamos todas las celdas que deseamos sumar y seleccionamos una celda adicional en la que aparecerá el resultado de dicha suma.

Herramientas para impresión de Sobres y Etiquetas

¿Cómo imprimir direcciones en sobres de correo? Para llegar a la ventana que nos ofrece la aplicación de impresión de sobres de correo vamos a Tools Letters and Mailing Envelopes and Labels. Se activa una pantalla desde la cual se pueden escribir las direcciones a las cuales van dirigidos los sobres. Posee un Icono en forma de una libreta de direcciones ( ), la cual activa la aplicación de Microsoft Outlook, en donde se almacenan direcciones en una de sus aplicaciones de directorio. Además podemos trabajar con el tamaño del sobre deseado y el tipo de letra que deseamos para la impresión de nuestros sobres. Tiene la capacidad de escribir

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tanto la dirección del destinatario como la de la persona que la envía. (Return & Delivery Address). ¿Cómo imprimir en etiquetas? En la misma aplicación de impresión de sobres, nos encontramos con la aplicación de impresión de etiqueta. También aquí podemos escoger el texto que deseamos que esté representado en las etiquetas. Tenemos además la opción de escoger el tamaño de etiqueta que mejor nos represente, además de crear un nuevo tamaño.

Desde la ventana de impresión de etiquetas podemos crear las tarjetas de presentación. Pasos para creación de tarjetas de presentación: Seleccionamos del Menú: Tools Letters and Mailing Envelopes and

Labels. Hacemos un clic en la pestaña de etiquetas. Hacemos clic en “Options”.

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De la lista de números de productos, seleccionamos en número 3612, número que representa la tarjeta de presentación.

Una vez seleccionado, hacemos clic en OK. Luego hacemos clic en “New Document”, para

que este formato sea creado en una página nueva.

Ésta página, tiene las dimensiones exactas para ser impresa en los papeles pre-cortados para este formato.

Cuenta palabras

Cuenta palabras o “Word Count” es una de las tantas herramientas de Word para nuestra ayuda. La función básica de esta aplicación radica en que cuanta la cantidad de palabras que posee mi documento, pero esto no es todo, además me ofrece la cantidad exacta de líneas, páginas y párrafos de todo mi documento. Esta aplicación es muy útil en trabajos de investigación en los cuales se le establece una cantidad exacta de palabras para la redacción del mismo. Es decir, ¡Eso de contar palabras una a una pasó a la historia!

Uso y configuración del autocorrect

Esta aplicación la encontramos en nuestro menú: “Tools Autocorrect options”. En el mismo lo que realmente sucede es que lleva un registro de los errores más comunes de ortografía y automáticamente los corrige. Además se pueden configurar palabras que comúnmente lleven acentos, que cuando olvidemos escribírselos, la computadora automáticamente los corrija. En adición, podemos añadir aquellas palabras que por lo regular tendemos a escribirlas incorrectamente para que las mismas se corrijan por sí solas y tener mayor velocidad de con el teclado.

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Configuración y uso del Corrector de texto (Spelling)

Para el uso eficiente del corrector de palabras se le debe de configurar previo a su uso el idioma en el cual se está trabajando. Para la configuración del mismo vamos a Tools Language Set Language. De la serie de alternativas que nos ofrece, escogemos el que aplique a nuestro caso y damos un clic en Default si queremos que el idioma seleccionado sea el configurado como de uso común; o en OK si solo utilizaremos ese idioma por ese momento en específico. Como muestra la ventana, posee la alternativa del idioma Español- Puerto Rico, en el cual posee todas las variaciones de expresión utilizadas en nuestro País, facilitando así las correcciones de ortografía y gramática.

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Luego de la configuración del idioma, simplemente damos un clic en el icono ( ) Automáticamente se activa el corrector de gramática y ortografía. En esta pantalla se muestran todos los posibles errores ortográficos y nos muestra una serie de posibles alternativas para la corrección de los mismos. En el caso de errores de gramática, nos indica según las reglas de gramática de nuestro idioma seleccionado en la violación que hemos incurrido. Podemos aceptar los errores y cambiarlos con el simple toque de una tecla o ignorarlo y proseguir con la corrección del texto.

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Apéndice I: Comandos Cortos (Shortcuts) utilizados en WORD

Comando Modificadores Tecla Menú

All Caps Ctrl+Shift+ A Annotation Alt+Ctrl+ M App Maximize Alt+ F10 App Restore Alt+ F5 Apply Heading1 Alt+Ctrl+ 1 Apply Heading2 Alt+Ctrl+ 2 Apply Heading3 Alt+Ctrl+ 3 Apply List Bullet Ctrl+Shift+ L Auto Format Alt+Ctrl+ K Auto Text F3 Auto Text Alt+Ctrl+ V Bold Ctrl+ B Bold Ctrl+Shift+ B Bookmark Ctrl+Shift+ F5 Insert Browse Next Ctrl+ Page Down Browse Prev Ctrl+ Page Up Browse Sel Alt+Ctrl+ Home Cancel Esc Center Para Ctrl+ E Change Case Shift+ F3 Char Left Left Char Left Extend Shift+ Left Char Right Right Char Right Extend Shift+ Right Clear Del Edit Close or Exit Alt+ F4 Close Pane Alt+Shift+ C Column Break Ctrl+Shift+ Return Column Select Ctrl+Shift+ F8 Copy Ctrl+ C Copy Ctrl+ Insert Copy Format Ctrl+Shift+ C Copy Text Shift+ F2 Create Auto Text Alt+ F3 Customize Add Menu Shortcut

Alt+Ctrl+ =

Customize Keyboard Shortcut

Alt+Ctrl+ Num +

Customize Remove Menu Shortcut

Alt+Ctrl+ -

Cut Ctrl+ X Cut Shift+ Del Date Field Alt+Shift+ D Delete Back Word Ctrl+ Backspace Delete Word Ctrl+ Del

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Comando Modificadores Tecla Menú Dictionary Alt+Shift+ F7 Do Field Click Alt+Shift+ F9 Doc Close Ctrl+ W Doc Close Ctrl+ F4 Doc Maximize Ctrl+ F10 Doc Move Ctrl+ F7 Doc Restore Ctrl+ F5 Doc Size Ctrl+ F8 Doc Split Alt+Ctrl+ S Window Double Underline Ctrl+Shift+ D End of Column Alt+ Page Down End of Column Alt+Shift+ Page Down End of Doc Extend Ctrl+Shift+ End End of Document Ctrl+ End End of Line End End of Line Extend Shift+ End End of Row Alt+ End End of Row Alt+Shift+ End End of Window Alt+Ctrl+ Page Down End of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+ Page Down Endnote Now Alt+Ctrl+ D Extend Selection F8 Field Chars Ctrl+ F9 Field Codes Alt+ F9 Find Ctrl+ F Font Ctrl+ D Font Ctrl+Shift+ F Font Size Select Ctrl+Shift+ P Footnote Now Alt+Ctrl+ F Go Back Shift+ F5 Go Back Alt+Ctrl+ Z Go To Ctrl+ G Edit Go To F5 Edit Grow Font Ctrl+Shift+ . Grow Font One Point Ctrl+ ] Hanging Indent Ctrl+ T Header Footer Link Alt+Shift+ R Help F1 Hidden Ctrl+Shift+ H Hyperlink Ctrl+ K Indent Ctrl+ M Italic Ctrl+ I Italic Ctrl+Shift+ I Justify Para Ctrl+ J Left Para Ctrl+ L Line Down Down Line Down Extend Shift+ Down Line Up Up Line Up Extend Shift+ Up List Num Field Alt+Ctrl+ L

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Comando Modificadores Tecla Menú Lock Fields Ctrl+ 3 Lock Fields Ctrl+ F11 Macro Alt+ F8 Mail Merge Check Alt+Shift+ K Mail Merge Edit Data Source

Alt+Shift+ E

Mail Merge to Doc Alt+Shift+ N Mail Merge to Printer Alt+Shift+ M Mark Citation Alt+Shift+ I Mark Index Entry Alt+Shift+ X Mark Table of Contents Entry

Alt+Shift+ O

Menu Mode F10 Merge Field Alt+Shift+ F Microsoft Script Editor Alt+Shift+ F11 Microsoft System Info Alt+Ctrl+ F1 Move Text F2 New Ctrl+ N File Next Field F11 Next Field Alt+ F1 Next Misspelling Alt+ F7 Next Object Alt+ Down Next Window Ctrl+ F6 Next Window Alt+ F6 Normal Alt+Ctrl+ N View Normal Style Ctrl+Shift+ N Normal Style Alt+Shift+ Clear (Num 5) Open Ctrl+ O Open Ctrl+ F12 Open Alt+Ctrl+ F2 Open or Close Up Para Ctrl+ 0 Other Pane F6 Other Pane Shift+ F6 Outline Alt+Ctrl+ O Outline Collapse Alt+Shift+ - Outline Collapse Alt+Shift+ Num - Outline Demote Alt+Shift+ Right Outline Expand Alt+Shift+ = Outline Expand Alt+Shift+ Num + Outline Move Down Alt+Shift+ Down Outline Move Up Alt+Shift+ Up Outline Promote Alt+Shift+ Left Outline Show First Line Alt+Shift+ L Overtype Insert Page Alt+Ctrl+ P View Page Break Ctrl+ Return Page Down Page Down Page Down Extend Shift+ Page Down Page Field Alt+Shift+ P Page Up Page Up

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Comando Modificadores Tecla Menú Page Up Extend Shift+ Page Up Para Down Ctrl+ Down Para Down Extend Ctrl+Shift+ Down Para Up Ctrl+ Up Para Up Extend Ctrl+Shift+ Up Paste Ctrl+ V Paste Shift+ Insert Paste Format Ctrl+Shift+ V Prev Field Shift+ F11 Prev Field Alt+Shift+ F1 Prev Object Alt+ Up Prev Window Ctrl+Shift+ F6 Prev Window Alt+Shift+ F6 Print Ctrl+ P Print Ctrl+Shift+ F12 Print Preview Ctrl+ F2 Print Preview Alt+Ctrl+ I Proofing F7 Redo Alt+Shift+ Backspace Redo or Repeat Ctrl+ Y Edit Redo or Repeat F4 Edit Redo or Repeat Alt+ Return Edit Repeat Find Shift+ F4 Repeat Find Alt+Ctrl+ Y Replace Ctrl+ H Edit Right Para Ctrl+ R Save Ctrl+ S Save Shift+ F12 Save Alt+Shift+ F2 Save As F12 File Select All Ctrl+ A Edit Select All Ctrl+ Clear (Num 5) Edit Select All Ctrl+ Num 5 Edit Select Table Alt+ Clear (Num 5) Toolbar 32778 Show All Ctrl+Shift+ 8 Show All Headings Alt+Shift+ A Show All Headings Alt+Shift+ A Show Heading1 Alt+Shift+ 1 Show Heading2 Alt+Shift+ 2 Show Heading3 Alt+Shift+ 3 Show Heading4 Alt+Shift+ 4 Show Heading5 Alt+Shift+ 5 Show Heading6 Alt+Shift+ 6 Show Heading7 Alt+Shift+ 7 Show Heading8 Alt+Shift+ 8 Show Heading9 Alt+Shift+ 9 Shrink Font Ctrl+Shift+ , Shrink Font One Point Ctrl+ [ Shrink Selection Shift+ F8 Small Caps Ctrl+Shift+ K

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Comando Modificadores Tecla Menú Space Para15 Ctrl+ 5 Space Para2 Ctrl+ 2 Spike Ctrl+Shift+ F3 Spike Ctrl+ F3 Start of Column Alt+ Page Up Start of Column Alt+Shift+ Page Up Start of Doc Extend Ctrl+Shift+ Home Start of Document Ctrl+ Home Start of Line Home Start of Line Extend Shift+ Home Start of Row Alt+ Home Start of Row Alt+Shift+ Home Start of Window Alt+Ctrl+ Page Up Start of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+ Page Up Style Ctrl+Shift+ S Subscript Ctrl+ = Superscript Ctrl+Shift+ = Symbol Font Ctrl+Shift+ Q Thesaurus Shift+ F7 Language Time Field Alt+Shift+ T Tool Shift+ F1 Un Hang Ctrl+Shift+ T Un Indent Ctrl+Shift+ M Underline Ctrl+ U Underline Ctrl+Shift+ U Undo Ctrl+ Z Undo Alt+ Backspace Web Go Back Alt+ Left Web Go Forward Alt+ Right Wingdings: 61664 Alt+Ctrl+ . Word Left Ctrl+ Left Word Left Extend Ctrl+Shift+ Left Word Right Ctrl+ Right Word Right Extend Ctrl+Shift+ Right Word Underline Ctrl+Shift+ W