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2018 Manual de Gobierno Corporativo Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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2018

Manual de GobiernoCorporativo

Grupo FinancieroFicohsa Guatemala

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Manual de gobierno corporativogrupo financiero ficohsa guatemala

TABLA DE CONTENIDOS

TEMARIO

Código de buen gobierno corporativo

Políticas autorizadas

A. Aprobación, Control y Revelación de Operaciones con Personas VinculadasB. Conflictos de InterésC. Perfiles y Sucesión del Gerente General, Funcionarios que le Reportan y Auditor InternoD. Evaluación de Calidades del Directorio, Gerente General, Funcionarios que le Reportan a estos, así como del Auditor InternoE. Remuneración y Evaluación del Desempeño del Gerente General y la Alta DirecciónF. Relación Equitativa con ClientesG. Relación con ProveedoresH. Normas para la Aplicación de Procedimientos Administrativos de Corrección, Sanación y Causales de Remoción para el Gerente General y los Funcionarios que le Reportan

Política de plan de sucesión de ejecutivos principales y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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SECCIÓN 1CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

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SECCIÓN 2POLÍTICAS AUTORIZADAS

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

Políticas de aprobación, control y revelación de operaciones con personas

vinculadas

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

CONTENIDO

1. Objetivo…………………………………………………………..…...3

2. Alcance………………………………………………………………….3

3. Definiciones………………………………………………………..…3

4. Base Legal……………………………………………………….…….4

5. Limitaciones…………………………………………………….……5

6. Responsabilidad………………………………………………..….6

7. Aprobación de Operaciones …………………………….…..6

8. Tipo de Operaciones.……………………………………….……7

9. Revelación…………………………………….………………………7

10. Control………………………………………………………………….7

11. Vigencia ………………………………………………………………..8

Objetivo

Alcance

Tabla de Responsables de la Política

Documentos relacionados

Terminología

Especificaciones de la Política 1. Base Legal 2. Limitaciones 3. Responsabilidad 4. Aprobación de Operaciones 5. Revelación 6. Control

Excepciones

Sanciones

Control de versiones de la política

3

3

3

4

4

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con partes vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad o de administración.

2. ALCANCE

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con partes vinculadas que realice las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado mitigando así, cualquier tipo de contingencia o riesgo que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

3. DEFINICIONES1

Para efectos de aplicación de estas políticas y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Persona vinculada:

Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad o de administración.

Relación directa:

Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

1 Las definiciones en algunos casos son literales.

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TABLA DE RESPONSABLES DE LA POLÍTICA

APROBACIÓN SUPERVISIÓN EJECUCIÓNDUEÑO

Comité de Auditoría

Consejo de Administración

N/A

Es parte del Manual de Gobierno Corporativo

Unidad Administrativa de

Cumplimiento

Áreas de negocio, Compras y

Operaciones

APROBACIONES

BANCO 9-65-CA-257 QUINTO 15-12-2020

ASEGURADORA 769 QUINTO 15-12-2020

OBSERVACIONES NÚMERO DE ACTA

APROBACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

PUNTO DE ACTA FECHA DE ACTA

EL DOCUMENTO ES APLICABLE PARABANCO X

XASEGURADORA

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con personas vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad, de administración o cualquier otra índole que defina la Junta Monetaria.

OBJETIVO

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con personas vinculadas que realicen las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado, mitigando así cualquier tipo de contingencia, riesgo o conflicto de intereses que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

ALCANCE

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con partes vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad o de administración.

2. ALCANCE

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con partes vinculadas que realice las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado mitigando así, cualquier tipo de contingencia o riesgo que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

3. DEFINICIONES1

Para efectos de aplicación de estas políticas y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Persona vinculada:

Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad o de administración.

Relación directa:

Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

1 Las definiciones en algunos casos son literales.

1. Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes.

2. Persona Vinculada: Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad, de administración o cualquier otra índole que defina la Junta Monetaria.

3. Relación Directa: Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

4. Relación Inirecta: Es la que existe conforme a los parámetros que se indican más adelante, entre tres o más personas, en las cuales una de ellas establece relación con las otras, influyendo en las decisiones de una en otra.

5. Relaciónde Propiedad: Es la relación directa o indirecta, que mantienen las personas individuales y/o jurídicas, por la tenencia de acciones o participación de capital en la entidad, conforme a los términos siguientes:

Son personas vinculadas a las entidades, por relación de propiedad, las personas que tienen los porcentajes de participación siguientes: participación de capital en la entidad, conforme a los términos siguientes:

Para efectos de aplicación de esta política y con fundamento en la normativa vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

1. Política de Conflicto de Interés2. Manual de Riesgo de Crédito del Grupo Financiero

DOCUMENTOS RELACIONADOS

TERMINOLOGÍA

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con partes vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad o de administración.

2. ALCANCE

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con partes vinculadas que realice las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado mitigando así, cualquier tipo de contingencia o riesgo que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

3. DEFINICIONES1

Para efectos de aplicación de estas políticas y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Persona vinculada:

Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad o de administración.

Relación directa:

Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

1 Las definiciones en algunos casos son literales.

6. Relación de Administración: Relación que se establece entre dos o más personas jurídicas, vinculadas o no a la entidad, en las que al menos una misma persona individual ejerce algún cargo de Director, representante legal, administrador único, gerente general o factor, sin que ésta necesariamente participe en el capital de tales personas jurídicas.

a) Una persona individual o jurídica que posea, como mínimo, el 10% de las acciones de la entidad.

b) Una persona individual o jurídica que posea, como mínimo, el 25% del capital pagado de una persona jurídica que, a su vez, posea como mínimo, el 10% de las acciones de la entidad.

c) Dos o más personas individuales o jurídicas que, en conjunto, posean como mínimo el 10% de las acciones de la entidad y posean como mínimo el 25% en el capital pagado de otra persona jurídica.

d) Las personas jurídicas, en las que las personas individuales o jurídicas a que se refiere el inciso a), tengan participación mínima del 25% del capital pagado.

e) Las personas jurídicas en las que la entidad posea una participación mínima del 10% en el capital pagado.

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Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con partes vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad o de administración.

2. ALCANCE

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con partes vinculadas que realice las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado mitigando así, cualquier tipo de contingencia o riesgo que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

3. DEFINICIONES1

Para efectos de aplicación de estas políticas y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Persona vinculada:

Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad o de administración.

Relación directa:

Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

1 Las definiciones en algunos casos son literales.

● Decreto número 19-2002, Ley de Bancos y Grupos Financieros, ● Decreto número 26-2012, reformas a la Ley de Bancos y Grupos Financieros, ● Resolución JM-42-2013, Reglamento de Concentración de Inversiones y Contingencias, ● Resolución JM-62-2016 y Reglamento de Gobierno Corporativo y la modificación al mismo, que está contenida en Resolución JM-2-2018

1. Base Legal:Las transacciones con personas vinculadas de las entidades que operan en nuestra plaza, se encuentran contenidas en las disposiciones siguientes:

Para el caso de Banco Ficohsa:

2. Limitaciones:De acuerdo a los límites y condiciones establecidos en el artículo 47 de la Ley de Bancos y Grupos Financieros y cualquier otra norma que de tiempo en tiempo lo establezca. Para el caso del banco, este no podrá efectuar operaciones que impliquen financiamiento directo o indirecto de cualquier naturaleza, sin importar la forma jurídica que adopten, tales como, pero no circunscrito a, bonos, pagarés, obligaciones y/o créditos, ni otorgar garantías o avales, que en conjunto excedan los porcentajes siguientes:

● Decreto 25-2010, Ley de la Actividad Aseguradora ● Resolución JM-3-2018, Reglamento de Gobierno Corporativo para Aseguradoras y Reaseguradoras

a) El quince por ciento (15%) del patrimonio computable a una sola persona individual o jurídica, se incluyen a las personas vinculadas.

b) Bajo las mismas características indicadas en el apartado anterior, no podrá excederse del treinta por ciento (30%) del patrimonio computable a dos o más personas vinculadas, las que se considerarán como una sola unidad de riesgo.

Para el caso de Ficohsa Seguros:

ESPECIFICACIONES DE LA POLÍTICA

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Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con partes vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad o de administración.

2. ALCANCE

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con partes vinculadas que realice las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado mitigando así, cualquier tipo de contingencia o riesgo que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

3. DEFINICIONES1

Para efectos de aplicación de estas políticas y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Persona vinculada:

Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad o de administración.

Relación directa:

Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

1 Las definiciones en algunos casos son literales.

Para la determinación del límite se computará el financiamiento concedido a las personas vinculadas por relaciones de propiedad, de administración o cualquier otra índole que defina la Junta Monetaria, las cuales se considerarán como una sola unidad de riesgo, exceptuando de este límite los depósitos e inversiones que las empresas del Grupo mantengan en el banco de su Grupo Financiero. Cabe indicar que los financiamientos a personas vinculadas, deberán ser aprobados por el Consejo de Administración, en cuyo caso, si alguno de los asistentes tuviera algún interés en la discusión o resolución de determinado asunto o las tuvieran las personas individuales o jurídicas vinculadas a él, no podrá participar en tal discusión o resolución, ni influir por cualquier medio en la misma y deberá retirarse de la respectiva sesión mientras dure la discusión de tal asunto, de lo cual deberá dejarse constancia en el acta respectiva.

De considerarse necesario, el Banco definirá a través del Consejo de Administración límites internos prudenciales que estarán dentro de lo que establece la normativa vigente y en lo que se defina en el Manual de Riesgo de Crédito del Grupo Financiero.

En ningún caso el Grupo podrá pagar a otra empresa del Grupo o a personas vinculadas, tasas de interés pasivas mayores o iguales que la menor tasa de interés activa cobrada por el financiamiento a esa misma empresa.

c) El porcentaje del inciso anterior, podrá incrementarse hasta el cincuenta por ciento (50%) del patrimonio computable, si el excedente lo constituyen activos crediticios garantizados totalmente, durante el plazo del crédito, con certificados de depósitos a plazo o pagarés financieros emitidos por la propia institución, en cuyo caso deberá pactarse por escrito que, en caso el deudor sea demandado o incurra en incumplimiento, sin más trámite, se hará efectiva la garantía.

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con partes vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad o de administración.

2. ALCANCE

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con partes vinculadas que realice las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado mitigando así, cualquier tipo de contingencia o riesgo que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

3. DEFINICIONES1

Para efectos de aplicación de estas políticas y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Persona vinculada:

Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad o de administración.

Relación directa:

Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

1 Las definiciones en algunos casos son literales.

1. Se realicen bajo las condiciones preestablecidas para las operaciones regulares con el público, o

2. Se realicen a precios o tarifas establecidas con carácter general por el proveedor del bien o servicio de que se trate.

3. Responsabilidad:Los miembros del Consejo de Administración serán responsables de aprobar todas las operaciones que otorguen las empresas del Grupo a personas vinculadas, las cuales no cumplan con las condiciones de mercado preestablecidas o se proporcionen en condiciones más favorables que otras operaciones similares, de acuerdo a lo indicado en el numeral 4 de esta política.

Los Directores serán responsables, al inicio de su mandato, de declarar al Consejo de Administración sobre sus partes vinculadas, conforme los criterios que están establecidos en el apartado de “Definiciones” de esta política, así como los determinados en el Reglamento Interno del Consejo de Administración, esto conlleva un mapa con el nombre, si las tuviere, de las empresas en las cuales tenga participación y/o injerencia administrativa.

Los Directores deberán comunicar las operaciones realizadas por familiares y por empresas vinculadas patrimonialmente a él o sus partes vinculadas, que tengan relevancia para las entidades, salvo cuando estas operaciones:

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

1. OBJETIVO

Definir los procedimientos que deberán observarse, en el proceso de aprobación, control y revelación de las operaciones con partes vinculadas, las que aplicarán a todas las transacciones que realicen las empresas del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo) con las personas individuales o jurídicas, relacionadas directa o indirectamente con la entidad de que se trate, por relaciones de propiedad o de administración.

2. ALCANCE

Esta normativa es aplicable en todas las operaciones y transacciones con partes vinculadas que realice las empresas del Grupo y con ella se busca mantener la igualdad de las operaciones que se realizan con el mercado mitigando así, cualquier tipo de contingencia o riesgo que pudiera surgir por la existencia de estas operaciones.

3. DEFINICIONES1

Para efectos de aplicación de estas políticas y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: Es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Persona vinculada:

Persona individual o jurídica, relacionada directa o indirectamente con la entidad, por relaciones de propiedad o de administración.

Relación directa:

Es la que existe conforme los parámetros que se indican más adelante, entre dos personas ya sean individuales o jurídicas, sin intervención de una tercera que sirva de nexo entre las referidas personas.

1 Las definiciones en algunos casos son literales.

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a) Cuando derivado de las operaciones las entidades del grupo puedan ofrecer un mejor servicio y mejores condiciones a sus clientes;

b) Cuando no se ponga en riesgo la capacidad de las instituciones para cumplir con sus obligaciones;

c) Cuando los precios de los servicios o productos sean competitivos a los del mercado o a los que cobran las entidades del Grupo a sus demás clientes;

d) Que las operaciones generen valor a los negocios de las empresas del Grupo;

e) Cuando aplique, en las operaciones se deberá respetar los derechos de los accionistas minoritarios.

1. Se realicen bajo las condiciones preestablecidas para las operaciones regulares con el público, o

2. Se realicen a precios o tarifas establecidas con carácter general por el proveedor del bien o servicio de que se trate.

4. Aprobación de Operaciones:Siempre privilegiando la transparencia y una sana gobernanza corporativa en la realización de transacciones y celebración de contratos y acuerdos con personas vinculadas, estas operaciones serán autorizadas, siempre que se cumpla alguna de las situaciones siguientes:

Por aparte, en adición a las operaciones de financiamiento con personas vinculadas, que por obligación legal, deben ser aprobadas por el Consejo de Administración, este se reserva el conocimiento y autorización de cualquier transacción de financiamiento a personas vinculadas; sin embargo deberá aprobar las operaciones que las instituciones realicen, ya sea con miembros del Consejo, accionistas con participación igual o mayor al cinco por ciento (5%) del capital pagado, o personas a ellos vinculados, salvo cuando estas operaciones:

Todo lo anterior, sin perjuicio del control y revelación de las mismas.

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Política sobre conflictos de interés

Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

• Monto de la transacción• Fecha en la que se originó• Área que realizó la transacción u operación• Nombre de la persona vinculada• Condiciones y plazos incluyendo colaterales o garantías recibidas• Importe de los saldos pendientes• Contratación de bienes o servicios• Gasto reconocido durante el periodo con respecto a deudas incobrables• Condonaciones de intereses o comisiones

5. Revelación:Las entidades del Grupo revelarán las operaciones y contratos de servicios con las personas vinculadas en el informe de Gobierno Corporativo, el cual además debe estar a disposición de los accionistas. Dicho informe deberá publicarse en el sitio Web del Grupo y actualizarse al menos una vez al año.

6. Control: Las áreas de Operaciones y Compras, y cualquier otra área relacionada, a requerimiento de las áreas de Riesgos y/o Unidad de Cumplimiento Administrativo, deberán trasladar periódicamente los registros de las operaciones aprobadas/operadas con las personas vinculadas, identificadas previamente por las áreas de Riesgos y Legal, con el objetivo de mitigar cualquier conflicto que se identifique en las mismas, así también confirmar que fueron realizadas de acuerdo a lo estipulado en esta política.

Como mínimo, el registro de las operaciones aprobadas con personas vinculadas deberá incluir lo siguiente

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política de aprobación, control y revelación de operaciones con personas vinculadas

Identidad de la persona que la realizó y relación con las entidades del grupo financiero

Condiciones y plazos Monto de la transacción Colaterales o garantías recibidas

11. VIGENCIA

Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

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N/A

EXCEPCIONES

N/A

SANCIONES

CONTROL DE VERSIONES DE LA POLÍTICA

Número de Versión02

Fecha de Actualización Descripción de Cambio Responsable de CambioModificación de la Política Unidad Administrativa

de Cumplimiento (Revisada con Riesgos)

26/11/2020

01 Versión Original Versión Original18/07/2018

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Política sobre conflictos de interés

Política sobre conflictos de interés

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala Guatemala

Política sobre conflictos de interés

CONTENIDO

1. Objetivo………………………………………………….……..……………. 3 2. Alcance……………………………………………………………………......3 3. Definiciones…………………………………………………………………. 3 4. Base Legal……………………………………………………………………..4 5. Identificación...……………………………………………………………..4 6. Responsabilidad…………………………………………………………….5 7. Comunicación………………………………………………………………..5 8. Gestión de los conflictos de interés…….…………………………5 9. Resolución de conflictos………………………………………………..6 10. Control…………………………………………………………………………6 11. Registro de los conflictos de interés…………………………….6 12. Cumplimiento…….…………………………………………………..……7 13. Vigencia……………………………………………………………………….7

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Objetivo

Alcance

Aprobaciones

Tabla de Responsables de la Política

Documentos relacionados

Terminología

Base Legal

Roles y responsabilidades

Obligaciones

Especificaciones de la Política I. Lineamientos II. Eventos de conflicto de interés III. Comportamientos esperados frente a un conflicto de interés

Excepciones

Sanciones

Control de versiones de la política

3

3

3

4

4

4

5

5

6

779

11

13

13

13

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Política sobre conflictos de interés

1. OBJETIVO

Identificar las causas potenciales de generación de conflicto de interés y determinar los mecanismos a adoptar y el procedimiento a seguir para facilitar la prevención, el manejo, la revelación y mitigación de los mismos dentro del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, en adelante el Grupo. 2. ALCANCE

Esta política aplica a:

a) Accionistas b) Miembros de los Consejos de Administración c) Gerente General d) Funcionarios e) Empleados f) Clientes

3. DEFINICIONES

Para efectos de aplicación de esta política y con fundamento en la normativa guatemalteca vigente, se incluyen las siguientes definiciones: Grupo Financiero: es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes.

Conflicto de interés1: Es aquella situación en la que la toma de decisión y juicio profesional de un miembro de las instituciones que conforman el Grupo financiero, podría estar influenciada por un interés o beneficio personal o de otra persona o Grupo. Clientes: Personas naturales y jurídicas con las que el Grupo financiero tenga alguna relación contractual, con las que puede potencialmente iniciar una relación contractual y con los que, aunque haya terminado su relación de negocio, el Grupo posee la obligación de conservación de datos conforme a las leyes aplicables. Proveedor: Es cualquier persona natural o jurídica que preste un servicio o proporcione bienes al Grupo financiero, de forma temporal o permanente. 1 Reglamento de Gobierno Corporativo, resolución JM-62-2016.

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• Accionistas• Miembros del Consejo de Administración• Gerente General• Ejecutivos Principales• Demás colaboradores

Establecer los lineamientos para proteger los intereses globales de la empresa miembro de Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (GFFG), e identificar los conflictos de interés que pueden surgir y o cuando no sea posible impedirlos, gestionarlos apropiadamente.

OBJETIVO

La política es aplicable a:

Del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, quienes tienen la obligación de informar sobre cualquier situación que pueda originar un conflicto de interés frente a la institución.

ALCANCE

APROBACIONES

BANCO #9-65-CA-260 QUINTO 23/03/2021

ASEGURADORA 772 QUINTO 23/03/2021

OBSERVACIONES NÚMERO DE ACTA

APROBACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

PUNTO DE ACTA FECHA DE ACTA

EL DOCUMENTO ES APLICABLE PARABANCO X

XASEGURADORA

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Política sobre conflictos de interés

3. BASE LEGAL Con el objeto de proteger los intereses globales de las instituciones del Grupo, el órgano regulador del sistema financiero, requiere la formulación de políticas sobre conflicto de interés, lo cual está normado en las Resoluciones JM-62-2016 y JM-3-2018 en el artículo 6 de las mismas. Asimismo, el artículo 22 de la Ley de Bancos y Grupos Financieros regula la imparcialidad en las deliberaciones, tema asociado al que nos ocupa en esta política. 4. IDENTIFICACIÓN Para identificar las actividades y situaciones en donde surgen conflictos de interés en la prestación de los servicios de las entidades, prevalecerá el criterio que las entidades del Grupo o una persona vinculada a él, se encuentra en una de las actividades o situaciones que se describen más adelante. Cabe señalar que, como no es posible enumerar todas las situaciones que pudieran crear un conflicto de interés, en este apartado se incluyen algunas, sin que estas puedan ser las únicas:

Las entidades del Grupo o una persona vinculada a alguna de ellas, tiene un interés particular en el resultado de un servicio prestado al cliente, interés que difiere al resultado que espera el cliente;

Las entidades del Grupo o personada vinculada a él, tiene incentivos financieros

o de otro tipo, para favorecer los intereses de un cliente o grupo de clientes;

Cuando alguna de las entidades puedan obtener un beneficio financiero extraordinario o evitar una pérdida financiera a expensas del cliente;

Cuando se efectúe una transacción con un cliente en beneficio de otro, excepto que ambos estén de acuerdo con la operación;

Cuando se reciba un beneficio de un tercero por algún servicio prestado, siendo el mismo mayor a lo que se tiene establecido para el mismo;

Cuando en ejecución de sus funciones, atribuciones o labores, un accionista, director, gerente o colaborador busca obtener ventajas en adición a su remuneración y beneficios contractuales, utilizando de manera irregular su posición en el Grupo y la información que posee;

Cuando un director, gerente o colaborador tenga negocios propios que se desarrollen en competencia con las entidades del Grupo;

Cuando un director, gerente o colaborador asuma compromisos que respondan a intereses u obligaciones de terceros y no de la organización que representa; y,

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TABLA DE RESPONSABLES DE LA POLÍTICA

APROBACIÓN SUPERVISIÓN EJECUCIÓNDUEÑO

Consejo de Administración

Asamblea de Accionistas

Gerente de Talento Humano

Comité de Auditoría y Cumplimiento

Regulatorio

Comité de Ética

Accionistas/ Miembros del

Consejo de Administración/ Gerente General

Ejecutivos Principales/

Colaboradores

● Manual de Gobierno Corporativo Grupo Financiero Ficohsa Guatemala● Política anticorrupción y soborno.● Código de ética.● Reglamento interno de trabajo● Política de Proveedores● Política de Vinculados

DOCUMENTOS RELACIONADOS

CONSIDERACIONES ESPECIALES PARA COLABORADORES:

1.Algo de valor: No siempre tiene que ser en forma de dinero; Puede significar un favor (como emplear a un miembro de la familia o hacer una donación a la organización benéfica favorita de alguien) o una hospitalidad fuera de lo normal.

2. Anticorrupción: Función que evita o castiga la realización de prácticas corruptas.

3. Clientes: Personas naturales y jurídicas con las que el Grupo financiero tenga alguna relación contractual, con las que puede potencialmente iniciar una relación contractual y con los que, aunque haya terminado su relación de negocio, el Grupo posee la obligación de conservación de datos conforme a las leyes aplicables.

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala Guatemala

Política sobre conflictos de interés

Cuando en una transacción o contratación de servicios, un accionista, director, gerente, empleado o una persona vinculada a ellos, tenga participación o algún interés.

5. RESPONSABILIDAD La Unidad Administrativa de Cumplimiento será la responsable de la implementación, aplicación y mantenimiento de esta política. Sin embargo, todos los gerentes de área son responsables de supervisar los posibles conflictos que pudieran suscitarse en sus áreas de trabajo, y asegurarse que cualquier conflicto se resuelva de forma adecuada. En general, todos los empleados de la organización deberán actuar con sentido común y discreción en la resolución de los posibles conflictos de interés en el desempeño diario de sus deberes. 6. COMUNICACIÓN Las personas obligadas a cumplir esta política, a través de los gerentes de área, comunicarán oportunamente (dentro de los 3 días posteriores de conocido el hecho) de forma escrita, la situación generadora de conflicto de interés de la cual se tenga conocimiento. Esta comunicación debe ser de manera efectiva en términos de confidencialidad y rapidez. 7. GESTIÓN DE LOS CONFLICTOS DE INTERES En el manejo de los conflictos de interés, las entidades del Grupo deben gestionarlos rápidamente y de forma justa, para tal efecto, debe contar e implementar, al menos los controles y procedimientos siguientes, de acuerdo a las circunstancias: Las áreas e instancias legales deben operar con independencia entre ellas;

Implementar un flujo adecuado de información y comunicación con los clientes;

Tener una efectiva supervisión a los empleados que resulten involucrados;

Implementar controles para identificar y gestionar de forma cruzada los intereses en

negocios de las personas involucradas;

Registrar y dar seguimiento a la información relevante de una manera confidencial, para la adecuada identificación y control de las situaciones de conflicto de interés;

Llevar un adecuado registro de las actividades o situaciones de conflicto de interés; No podrán participar en las sesiones del Consejo de Administración o Comités de

Crédito, cuando alguno de los asistentes tuviere algún interés personal en la discusión o resolución de determinado asunto, o lo tuvieran las personas

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4. Conflicto de Interés: es aquella situación en la que la toma de decisión y juicio profesional de un miembro de la institución podría estar influenciada por un interés o beneficio personal o de otra persona o grupo.

5. Ejecutivos Principales: Ejecutivos responsables de liderar la gestión de GFFG (Gerente de Banco, Gerentes de División, Gerentes de Área, Auditor Interno, posiciones críticas), así como de diseñar e implementar la estrategia del mismo.

6. GFFG: Grupo Financiero Ficohsa Guatemala.

7. Proveedor: Es cualquier persona natural o jurídica que preste un servicio o proporcione bienes al Grupo financiero, de forma temporal o permanente

8. Socio de Negocio: Parte externa con la que la organización tiene o planifica establecer algún tipo de relación comercial.

9. Comité de Ética: integrado por colaboradores, encargados de gestionar, atender reportes, investigar denuncias, documentar los casos y aplicar correctamente el Código de Ética de GFFG.

Con el objeto de proteger los intereses de GFFG, el órgano regulador del sistema financiero, requiere la formulación de políticas sobre conflicto de interés, lo cual está normado en el artículo 6 de las Resoluciones JM-62-2016 y JM-3-2018 y sus modificaciones en caso corresponda.

BASE LEGAL

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Recursos Humanos:

1. Administrar y actualizar la Política de Conflicto de Interés.2. Dar seguimiento a los lineamientos establecidos en Compendio de Integridad y al Reglamento Interno de Trabajo.

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala Guatemala

Política sobre conflictos de interés

individuales o jurídicas vinculadas a él, por relaciones de propiedad o administración, ni deberá influir en las decisiones. Asimismo, deberán retirarse de la sesión durante la discusión de dicho asunto, de lo que se deberá dejar constancia de tal hecho en el acta respectiva; y,

Revisión periódica y exhaustiva de la adecuación de los sistemas y controles de las

entidades que conforman el Grupo. 8. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

En la resolución de conflictos que puedan surgir en las entidades del Grupo, los criterios que prevalecen son los siguientes:

Con clientes: la prioridad de los intereses de los mismos e igualdad de trato. Entre personas con relaciones en las entidades del Grupo: lealtad a las empresas

del Grupo. Entre accionistas y/o directores: prevalece la resolución por la vía conciliatoria y

solo en última instancia acudir a un tribunal de arbitraje. 9. CONTROL

La Unidad Administrativa de Cumplimiento, Auditoría Interna y el Comité de Auditoría, deberán revisar periódicamente los controles establecidos, para asegurar la eficacia de los procedimientos establecidos para la gestión de los conflictos de interés. 10. REGISTRO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS

La Unidad Administrativa de Cumplimiento debe llevar un registro que contenga las actividades y situaciones en que se produjo un conflicto de interés, así como las medidas de mitigación que fueron adoptados. Este control debe llevar la siguiente información: a) Etapa de identificación de las actividades o situaciones de conflicto de interés: Breve descripción de la situación que provocó el conflicto Área en donde ocurrió el mismo Fecha de ocurrencia o fecha en que se identificó el mismo Si aplica, comunicación al cliente y aceptación por parte del mismo de la situación y

de la continuidad o no de la operación que causo el conflicto Nombre de las personas involucradas en el conflicto

b) Etapa de mitigación de las actividades o situaciones de conflicto de interés: Circunstancias que originaron el conflicto Consecuencias ocurridas o esperadas Personas que finalmente se relacionaron con el conflicto Comunicaciones adicionales con el cliente

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Comité de Ética:

1. Responsable de atender y dar seguimiento a los reportes de conflicto de interés recibidas por medio del canal oficial de reporte, relacionados con Ejecutivos Principales y demás colaboradores de GFFG.2. En los casos de Conflictos de Interés, establecer lineamientos a seguir por parte de Ejecutivos Principales y demás colaboradores de GFFG.3. Conservar el histórico de las situaciones de conflictos de interés detectadas, declaradas y resueltas, así como las decisiones.

Comité de Auditoría y CumplimientoRegulatorio:

1. Responsable de atender y dar seguimiento a los reportes de conflicto de interés relacionados con Gerente General, miembros del Consejo de Administración y Accionistas.2. En los casos de Conflictos de Interés, establecer lineamientos a seguir por parte de Gerente General, miembros del Consejo de Administración y Accionistas.3. Conservar el histórico de las situaciones de conflictos de interés detectadas, declaradas y resueltas, así como de las decisiones.

Comité de Integridad:

Responsable de requerir una evaluación y/o investigar cualquier denuncia de soborno o incumplimiento de la política anti corrupción y soborno, que haya sido informado, detectado o presente sospecha razonable.

OBLIGACIONES

Los Accionistas, miembros del Consejo de Administración, Gerente General, Ejecutivos Principales y demás empleados de GFFG, tienen la obligación de:

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala Guatemala

Política sobre conflictos de interés

Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

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1. Actuar en favor de los intereses de la institución, evitando cualquier actividad, relación o cualquier otra circunstancia que interfiera o parezca interferir con su deber de objetividad;2. Informar sobre cualquier situación que pueda originar un conflicto de interés frente a las empresas que conforman GFFG;3. No estar presente, ni participar en la discusión, ni en la decisión del asunto que da lugar al conflicto.

ESPECIFICACIONES DE LA POLÍTICA

I. Lineamientos:

1. No permitir que intereses personales, privados o familiares, interfieran con la objetividad en la toma de decisiones.2. No involucrarse en actividades que pongan en duda, o aparenten poner en duda, la integridad de una decisión de negocios.3. No dar o aceptar algo de valor como parte de un acuerdo para hacer u obtener algo a cambio.4. Informar inmediatamente al Comité de Ética o Comité de Auditoría y Cumplimiento Regulatorio, según corresponda, conflictos de interés o situaciones que aparentemente crean conflictos de interés.5. Los Ejecutivos Principales y demás colaboradores de GFFG deben presentar una declaración anual para dar a conocer si están relacionados con empresas o instituciones, con el objeto de prevenir cualquier conflicto de interés dentro del GFFG.

A continuación se detallan los lineamientos que se espera sigan los Accionistas, miembros del Consejo de Administración, Gerente General, Ejecutivos Principales y demás colaboradores de GFFG:

Los conflictos de interés pueden evitarse al realizar lo siguiente:

Para Colaboradores y Ejecutivos Principales:

1. Informar a un colaborador acerca de cómo manejar una situación de tal forma que no se convierta en conflicto.

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Política sobre conflictos de interés

Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

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Para Accionistas, miembros Consejo de Administración, Gerente General:

1. Tener deber de diligencia o cuidado para realizar todo lo razonablemente posible para que las decisiones a tomar beneficien el interés societario.2. Ausencia de interés personal.3. Se den a conocer a los Accionistas, Consejo de Administración y Gerente General a quienes estén involucrados en todos los hechos relevantes, y de los que estén en conocimiento, para la toma de una determinada decisión.4. Proporcionar información fidedigna y revelar toda información esencial relacionada con su gestión y abstenerse de realizar cualquier acción que pueda perjudicar a GFFG.5. Rendir cuentas regulares, revelar y presentar a los auditores externos, auditores internos o entidades reguladoras que soliciten información esencial sobre la gestión.6. Los Accionistas, miembros del Consejo de Administración y Gerente General no podrán usar en beneficio propio o de terceros relacionados, con perjuicio para la sociedad, las oportunidades comerciales de que tuvieren conocimiento en razón de su cargo.7. Los miembros de los Consejos de Administración y Gerente General no deben participar en Consejos de Administración de otras empresas que se dediquen al mismo giro de negocios, excepto cuando sea autorizado por el Consejo correspondiente.8. Los Miembros del Consejo de Administración, no podrán asesorar a terceros sobre operaciones con base a información privilegiada y confidencial que conozcan.9. Mantener las actividades políticas personales apartadas del trabajo en GFFG.

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2. Retirar parcialmente a un individuo de cierta responsabilidad para la toma de decisiones de un proceso o actividad donde exista un aparente conflicto.3. Eliminar el conflicto de interés o evitar la aparición del conflicto.4. Tener una efectiva supervisión a los Colaboradores que resulten involucrados.5. Tener un flujo adecuado de información y comunicación con los clientes.6. Evitar asesorar a terceros sobre operaciones con base a información privilegiada y confidencial que conozcan.7. Mantener las actividades políticas personales apartadas del puesto de trabajo en GFFG.

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Política sobre conflictos de interés

Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

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II. Eventos de Conflicto de Interés:

1. Toma de decisiones de compras o abastecimiento que pudieran beneficiar a un familiar, miembro de la “familia más cercana”, amigo o a sí mismo.

2. Poseer a título personal o su familia cercana interés financiero en alguna organización que sea o posiblemente sea proveedor o competidor de GFFG. El término “familia más cercana” incluye al cónyuge o pareja, hijos, padres, hermanos, suegros, abuelos, nietos, así como los cónyuges o parejas de todos ellos.

3. De existir situaciones en las que las relaciones comerciales tengan dentro de sus prácticas preferencias, los funcionarios y colaboradores de GFFG, podrán aceptar atenciones siempre y cuando cumplan con los lineamientos establecidos en la Política Anticorrupción y Soborno.

4. Dar, prometer, ofrecer, autorizar, solicitar o aceptar algo de valor para influenciar en una decisión sobre socios de negocio.

5. Favorecer el otorgamiento de un producto activo, que ha sido rechazado por el área responsable, valiéndose de su facultad de autorización sobre límites discrecionales, para beneficiar a un familiar, amigo o a sí mismo.

6. Identificar relaciones de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, con los miembros del Consejo de Administración, gerente general, Funcionarios Principales y demás colaboradores durante el proceso de contratación y durante la relación laboral.

A continuación se describen posibles eventos de conflictos de interés a los que los Accionistas, miembros del Consejo de Administración, Gerente General, Ejecutivos Principales y demás empleados de GFFG son expuestos, y deba escalarse la situación, y comunicarse al Comité de Ética (Ejecutivos Principales y demás Colaboradores) o al Comité de Auditoría y Cumplimiento Regulatorio (Gerente General, Miembros del Consejo y Accionistas); la siguiente lista no es limitativa de otras situaciones que pudieran presentarse:

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Política sobre conflictos de interés

Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

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7. Recibir solicitud para realizar favores a familiares, o conocidos relacionados para agilizar gestiones de otorgamiento de productos o transacciones.

10. Favorecer la condonación de intereses moratorios hacia familiares, amigos o empresas relacionadas, valiéndose de la autorización otorgada por la institución dentro de las funciones.

11. Solicitar una donación o patrocinio donde el solicitante tenga una relación familiar o de negocios con el accionista, miembro del Consejo de Administración, Ejecutivo Principal o colaborador responsable de autorizarla.

12. Usar información confidencial o privilegiada de la institución para beneficio personal de un grupo familiar o de empresas relacionadas.

13. Postularse como miembro del Consejo de Administración quienes, directa o indirectamente, desempeñen cargos o funciones de representación, dirección o asesoramiento en empresas competidoras o estén vinculados a ellas, o el desempeño de esos mismos cargos o funciones en sociedades que ostenten una posición de dominio o control en empresas competidoras de GFFG y/o la empresa miembro.

14. Cuando en ejecución de sus funciones, atribuciones o labores, un accionista, director, Ejecutivo Principal o colaborador busca obtener ventajas en adición a su remuneración y beneficios contractuales, utilizando de manera irregular su posición en el GFFG y la información que posee.

15. Cuando un Accionistas, Director, Ejecutivo Principal o colaborador tenga negocios propios que se desarrollen en competencia con las entidades de GFFG.

16. Cuando un Accionista, Director, Ejecutivo Principal o colaborador asuma compromisos que respondan a intereses u obligaciones de terceros y no del GFFG.

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Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

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III. Comportamientos esperados frente a un Conflicto De Interés:

1. Se espera que Accionistas, miembros del Consejo de Administración, Gerente General, Ejecutivos Principales y colaboradores, actúen de acuerdo con los más altos estándares de integridad personal y profesional, cumplan con todas las leyes, regulaciones aplicables y con las políticas y procesos de GFFG. 2. Nunca se deberá comprometer la integridad, ya sea en beneficio personal o para el supuesto beneficio de GFFG. 3. Al aceptar un cargo o una función en GFFG, cada uno es responsable de su propio comportamiento, así como también del cumplimiento de las leyes, del Código de Ética, de las políticas de GFFG y de las políticas y los procesos de nuestros respectivos negocios y entidades legales.4. Los Accionistas, miembros del Consejo de Administración, Gerente General, Ejecutivos Principales y colaboradores, en caso de encontrarse en situación de conflicto de interés, tienen la obligación de no estar presente, ni participar en la discusión del asunto que da lugar al conflicto.5. Cuando alguno de los asistentes a las sesiones de Consejo de Administración o comités de apoyo al Consejo de Administración, tuviere algún interés personal en la discusión o resolución de determinado asunto, o lo tuvieren las personas individuales o jurídicas vinculadas a aquél por relaciones de propiedad, administración o cualquier otra índole debidamente reglamentada por la Junta Monetaria, no debe participar en tal discusión o resolución, ni influir por cualquier medio en las mismas, y debe retirarse de la respectiva sesión durante la discusión de tal asunto.6. Declarar cualquier actividad, interés o relación que pudiera interferir o que aparente interferir con la posibilidad de defender los intereses de GFFG y de nuestros clientes.

IV. Criterios Y Condiciones aplicables a las operaciones o negocios:

1. La Política de Vinculados en sus especificaciones, el numeral 4, aprobación de operaciones, contempla lo siguiente:

Siempre privilegiando la transparencia y una sana gobernanza corporativa en la realización de transacciones y celebración de contratos y acuerdos con personas vinculadas, estas operaciones serán autorizadas, siempre que se cumpla alguna de las situaciones siguientes:

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Política sobre conflictos de interés

Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

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a. Cuando derivado de las operaciones las entidades del grupo puedan ofrecer un mejor servicio y mejores condiciones a sus clientes;b. Cuando no se ponga en riesgo la capacidad de las instituciones para cumplir con sus obligaciones;c. Cuando los precios de los servicios o productos sean competitivos a los del mercado o a los que cobran las entidades del Grupo a sus demás clientes;d. Que las operaciones generen valor a los negocios de las empresas del Grupo;e. Cuando aplique, en las operaciones se debe respetar los derechos de los accionistas minoritarios.

a. Se realicen bajo las condiciones preestablecidas para las operaciones regulares con el público, ob. Se realicen a precios o tarifas establecidas con carácter general por el proveedor del bien o servicio de que se trate.

c. La posibilidad de desarrollo de cualquier negocio en común asociado a la distribución de productos bancarios, financieros y de seguros entre las empresas del Grupo, que siempre deberán acordarse en condiciones de mercado, con el compromiso de realizarse por ambas partes en las mejores condiciones profesionales y preservando el interés social de cada una de las empresas del Grupo participantes y respetando, salvo en el caso de paquetes integrales de servicios financieros, la libertad de elección de los usuarios de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 27 del Reglamento para Grupos Financieros y Supervisión Consolidada de la CNBS.

2. El Manual de Gobierno Corporativo, en el capítulo 3 relaciones entre empresas miembro, establece: Las relaciones institucionales entre las empresas del Grupo está regulado por el denominado “Acuerdo entre empresas miembro”, el cual ha sido comunicado a los distintos entes de supervisión con competencia sobre las empresas de Grupo. El Acuerdo reconoce expresamente el principio de unidad de propósito y dirección, dentro de los aspectos que este principio regula la literal C y D establecen literalmente lo siguiente:

Por aparte, en adición a las operaciones de financiamiento con personas vinculadas, que por obligación legal, deben ser aprobadas por el Consejo de Administración, este se reserva el conocimiento y autorización de cualquier transacción de financiamiento a personas vinculadas; sin embargo debe aprobar las operaciones que las instituciones realicen, ya sea con miembros del Consejo, accionistas con participación igual o mayor al cinco por ciento (5%) del capital pagado, o personas a ellos vinculados, salvo cuando estas operaciones:

Todo lo anterior, sin perjuicio del control y revelación de las mismas.

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Política sobre conflictos de interés

Área implicada para su resolución Decisión adoptada Fecha de la resolución Dicho control será alimentado por cada una de las áreas involucradas a través de la comunicación aludida en el numeral 5 de la presente política. 11. CUMPLIMIENTO

Los empleados que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedido si la falta cometida así lo amerita. 12. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

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d. Los mecanismos para resolver los eventuales conflictos de interés entre las empresas del Grupo con motivo de la prestación de servicios comunes o el desarrollo de negocios en común y el papel del Comité de Auditoría y Cumplimiento Regulatorio de GFF en este proceso.

EXCEPCIONES

N/A

SANCIONES

CONTROL DE VERSIONES DE LA POLÍTICA

Accionistas, miembros del Consejo de Administración, Gerente General, Ejecutivos Principales y demás colaboradores de GFFG que no atiendan esta política, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive ser despedidos, reemplazados o relevados de su cargo si la falta cometida así lo amerita.

Número de Versión01

Fecha de Actualización Descripción de Cambio Responsable de CambioVersión Original Versión Original18/07/2018

02 Modificación de la Política Silvia MoralesGerencia de

Talento Humano

26/11/2020

03 Silvia MoralesGerencia de

Talento Humano

26/02/2021 Modificación de la Política: Se agrega la sección IV: Criterios y condiciones

aplicables a las operaciones o negocios

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala CONTENIDO

1. Obje …………………………………………………………………….3

2. Alcance…………………………………………………………………..….3

3. De nic nes………………………………………………………………..4

4. Base Legal……………………………………………………………….....4

5. Resp nsabilidad…..….…………………………………………………4

6. Per les………………………………………………………………….……5

7. Lineamient s para per ……………….…………………..5

8. Pr dimient de sucesión de Ejecu …7

9. Reemplaz ………….8

10. Vigencia.………………………………………………..…………………..8

Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala CONTENIDO

1. Obje …………………………………………………………………….3

2. Alcance…………………………………………………………………..….3

3. De nic nes………………………………………………………………..4

4. Base Legal……………………………………………………………….....4

5. Resp nsabilidad…..….…………………………………………………4

6. Per les………………………………………………………………….……5

7. Lineamient s para per ……………….…………………..5

8. Pr dimient de sucesión de Ejecu …7

9. Reemplaz ………….8

10. Vigencia.………………………………………………..…………………..8

Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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Aprobaciones

Tabla de responsables de la política

Documentos relacionados

Terminología

Especificaciones de la política

Anexos

Control de versiones de la Política

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala CONTENIDO

1. Obje …………………………………………………………………….3

2. Alcance…………………………………………………………………..….3

3. De nic nes………………………………………………………………..4

4. Base Legal……………………………………………………………….....4

5. Resp nsabilidad…..….…………………………………………………4

6. Per les………………………………………………………………….……5

7. Lineamient s para per ……………….…………………..5

8. Pr dimient de sucesión de Ejecu …7

9. Reemplaz ………….8

10. Vigencia.………………………………………………..…………………..8

Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

1. OBJETIVO:

2. ALCANCE:

a) Gerente General b) Gerentes de Divisiónc) Gerentes de Área d) Auditor Interno e)

De ir los lineamientos a seguir para cubrir per les de puestos principales y claves dentro de la organización y la forma de cómo enfrentar los cambios, a través del diseño

sucesión, y de esa manera lograr una adecuada transición del puesto y de la información

de las operaciones del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala.

EL DOCUMENTO ES APLICABLE PARA

BANCO X

ASEGURADORA X

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Definir los lineamientos a seguir para cubrir perfiles de puestos principales y claves dentro de la organización y la forma de cómo enfrentar los cambios, a través del diseño de políticas de sucesión, que permitan el desarrollo de potenciales candidatos para la sucesión, y de esa manera lograr una adecuada transición del puesto y de la información que cada uno procesa, asegurando razonablemente la continuidad sin inconvenientes de las operaciones del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala.

1.

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Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

APROBACIONES

DOCUMENTOS RELACIONADOS

TERMINOLOGÍA

Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos diseñar, revisar, actualizar y velar por el debido cumplimiento de esta polí ca. Será de observancia del Consejo de Administración o el Comité que este designe, el correcto uso y administración de estas polí cas.

APROBACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

OBSERVACIONES NÚMERO DEACTA

PUNTO DEACTA

FECHA DE ACTA

TABLA DE RESPONSABLES DE LA POLÍTICA

DUEÑO APROBACIÓN SUPERVISIÓN EJECUCIÓN

Gerente deTaleno Humano

Vicepresidencia deTalento Humano

Gerente General

Gerente deTalento Humano

Generalista deTalento Humano

Consejo deAdministración

1.2.3.

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1. Calibración de Talento: es el proceso que se lleva a cabo para calibrar al talento en función de la definición de altos potenciales considerando Capacidad, Aspiración y Compromiso definidos en la política de creación de libros de talento humano.

BANCO 9-65-CA-255 QUINTO 21-10-2020

ASEGURADORA 768 QUINTO 21-10-2020

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Política sobre perfiles y sucesión del Gerente General, funcionarios que le reportan y Auditor Interno

6. PERFILES:

El Consejo de Administración o el Comité que este designe, velará para que se cumpla adecuadamente con los lineamientos para la elaboración de perfiles de los Ejecutivos Principales y Ejecutivos Claves, de acuerdo a las directrices y competencias que sean requeridas para la elaboración de perfiles, buscando características en los candidatos adecuadas al negocio, que permitan la formación de líderes corporativos.

7. LINEAMIENTOS PARA LOS PERFILES: Lineamientos Generales: El Directorio o el Comité que este designe, con el apoyo de la Gerencia de Recursos

Humanos, evaluará la definición de los Ejecutivos principales y Ejecutivos claves, así como el perfil profesional y las competencias que se requieren para cada uno de los puestos que queden definidos.

En el Grupo, dependiendo las circunstancias, se podrá implementar el reclutamiento

externo, pero la prioridad debe ser fomentar el desarrollo profesional interno, para que se cuente con el talento necesario y con ello la promoción a los cargos vacantes, cuando esto se requiera.

El proceso de sucesión tanto para Ejecutivos Principales como para Ejecutivos claves,

será confidencial y reservado, de manera que, este será manejado únicamente por la Gerencia de Recursos Humanos, el Comité que sea designado por el Consejo de Administración y por los Directores.

El plan de sucesión de ejecutivos debe ser revisado periódicamente, en función de

las necesidades del Grupo. Lineamientos para el perfil y el plan de sucesión:

El Departamento de Recursos Humanos debe poseer dentro de sus archivos, la

información del personal que labora en el Grupo; asimismo, deben contar primariamente con una identificación de potenciales candidatos para ocupar puestos ejecutivos.

Las competencias variarán de acuerdo al puesto de trabajo de que se trate; sin

embargo, de manera general las que deben ser considerados en los candidatos son las siguientes:

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2. Competencias: Conocimientos, capacidades, habilidades, destrezas y experiencia con las que cuenta una persona, para llevar a cabo eficientemente sus labores.

3. Ejecutivos Principales: Ejecutivos responsables de liderar la gestión de Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (Gerente General, Gerente de Banco, Gerentes de División, Gerentes de Área, Auditor Interno, posiciones criticas) , así como de diseñar e implementar la estrategia del mismo.

4. Ejecutivos Claves: Puestos de trabajo sin ser considerados ejecutivos principales, pueden ser definidos por el Consejo de Administración como puestos claves para la consecución de los objetivos de Grupo Financiero Ficohsa Guatemala.

5. Planificación de sucesión de ejecutivos: Proceso que identifica a los ejecutivos principales y ejecutivos claves, identificando el perfil o competencias que requieren para evaluar, desarrollar y retener a los empleados que ejerzan dichos puestos, o bien contar con opciones de sucesión que permitan asegurar razonablemente la continuidad en las posiciones críticas.

6. Mapa del Talento (9 Box Grid): Herramienta para evaluar y trazar el inventario de talento basado en 2 factores, potencial y desempeño. Permite identificar Designaciones de Talento: altos potenciales, próximos a ascender y talento crítico.

7. Perfil de Talento: Perfiles de Talento/Sucesión

8. Revisión del Talento: Proceso de Revisión de Talento/Sucesión

9. Sucesión: Acción de suceder o sustituir a alguien en un puesto, cargo o función.

1. BASE LEGALSe requiere la formulación de políticas sobre perfiles de Gerente General y de los funcionarios que le reportan directamente, así como del Auditor Interno y sobre sucesión de los referidos cargos, lo cual está normado en las Resoluciones, JM-62-2016 y su modificación contenida en la JM-2-2018, ambas aplicable para el Banco y la resolución JM-3-2018 aplicable a la Aseguradora.

ESPECIFICACIONES DE LA POLÍTICA

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Política sobre perfiles y sucesión del Gerente General, funcionarios que le reportan y Auditor Interno

6. PERFILES:

El Consejo de Administración o el Comité que este designe, velará para que se cumpla adecuadamente con los lineamientos para la elaboración de perfiles de los Ejecutivos Principales y Ejecutivos Claves, de acuerdo a las directrices y competencias que sean requeridas para la elaboración de perfiles, buscando características en los candidatos adecuadas al negocio, que permitan la formación de líderes corporativos.

7. LINEAMIENTOS PARA LOS PERFILES: Lineamientos Generales: El Directorio o el Comité que este designe, con el apoyo de la Gerencia de Recursos

Humanos, evaluará la definición de los Ejecutivos principales y Ejecutivos claves, así como el perfil profesional y las competencias que se requieren para cada uno de los puestos que queden definidos.

En el Grupo, dependiendo las circunstancias, se podrá implementar el reclutamiento

externo, pero la prioridad debe ser fomentar el desarrollo profesional interno, para que se cuente con el talento necesario y con ello la promoción a los cargos vacantes, cuando esto se requiera.

El proceso de sucesión tanto para Ejecutivos Principales como para Ejecutivos claves,

será confidencial y reservado, de manera que, este será manejado únicamente por la Gerencia de Recursos Humanos, el Comité que sea designado por el Consejo de Administración y por los Directores.

El plan de sucesión de ejecutivos debe ser revisado periódicamente, en función de

las necesidades del Grupo. Lineamientos para el perfil y el plan de sucesión:

El Departamento de Recursos Humanos debe poseer dentro de sus archivos, la

información del personal que labora en el Grupo; asimismo, deben contar primariamente con una identificación de potenciales candidatos para ocupar puestos ejecutivos.

Las competencias variarán de acuerdo al puesto de trabajo de que se trate; sin

embargo, de manera general las que deben ser considerados en los candidatos son las siguientes:

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El Consejo de Administración o el Comité que este designe, debe velar para que se cumpla adecuadamente con los lineamientos para la elaboración de perfiles de los Ejecutivos Principales y Ejecutivos Claves, de acuerdo a las directrices y competencias que son requeridas para la elaboración de perfiles, buscando características en los candidatos adecuadas al negocio, que permita la formación de líderes corporativos.

2.

3. LINEAMIENTOS PARA LOS PERFILES DE EJECUTIVOS PRINCIPALES Y CLAVES

I. Lineamientos Generales:

II. Lineamientos para el perfil y el plan de sucesión para Ejecutivos Principales y Claves:

a. El Consejo de Administración con el apoyo de la Gerencia de Talento Humano, debe evaluar la definición de los Ejecutivos principales y Ejecutivos claves, así como el perfil profesional y las competencias que se requieren para cada uno de los puestos que queden definidos.

b. Se debe dar prioridad fomentar a las áreas, el desarrollo profesional interno (con base de la política de Reclutamiento y Selección), para que se cuente con el talento necesario y con ello la promoción a los cargos vacantes, cuando esto se requiera, de lo contrario se debe recurrir al reclutamiento externo.

c. El proceso de sucesión tanto para Ejecutivos principales como para Ejecutivos claves, es confidencial y reservado, de manera que, debe ser manejado únicamente por la Gerencia de Talento Humano, el Consejo de Administración o el comité designado por los Directores.

d. El plan de sucesión de Ejecutivos principales y claves debe ser revisado periódicamente, en función de las necesidades del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala.

a. El Departamento de Talento Humano debe administrar la información del personal que labora en Grupo Financiero Ficohsa Guatemala; asimismo, debe contar primariamente con una identificación de potenciales candidatos para ocupar puestos ejecutivos principales y claves. (Referencia al libro de Talento Humano descrito en la Política de Gestión de Talento Humano).

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política sobre perfiles y sucesión del Gerente General, funcionarios que le reportan y Auditor Interno

Los candidatos seleccionados deberán ser entrevistados por al menos uno de los

Directores, quienes deberán emitir opinión sobre los mismos.

Seleccionado el candidato que cumplen de mejor manera con los requisitos establecidos, se deberá realizar un estudio socioeconómico y presentar la documentación necesaria para completar la carpeta personal del candidato.

Finalmente, cumplidos los requisitos, se procederá a la firma del contrato de trabajo

correspondiente. 8. PROCEDIMIENTOS DE SUCESIÓN DE EJECUTIVOS: En complemento y de forma integral a lo descrito respecto al asunto de esta referencia, con el propósito de resguardar la continuidad de las funciones de un Ejecutivo, a continuación se detallan los pasos a seguir: Identificación de los cargos:

Identificar los cargos principales y claves dentro de la organización del Grupo, lo cuál debe ser documentado.

Contar de manera descriptiva con el perfil de cada cargo principal y clave, donde

se indiquen las responsabilidades, competencias y habilidades. Será importante tener identificada la capacidad en la resolución de problemas específicos, atributos, rasgos de comportamiento y competencias.

Identificación de candidatos y preparación:

Se debe identificar potenciales sucesores entre los colaboradores.

Analizar y comparar las competencias entre los posibles sucesores, con el propósito de identificar las áreas que requieren ser desarrolladas.

Definir los posibles sucesores para cada cargo y desarrollar un plan de acción para cada persona, con el propósito de ir incorporando en el de forma paulatina las competencias y experiencias que le permitan desarrollarse como candidato para cubrir un puesto ejecutivo en el futuro.

La Auditoría Interna deberá monitorear la idoneidad y efectividad del plan de sucesión de ejecutivos e informar del resultado al Comité de Auditoria Interna.

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El plan de sucesión, debe enfocarse a partir de la estrategia de la organización. En ese sentido, se deben orientar los esfuerzos en mantener perfiles de Ejecutivos que respondan a las necesidades del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, las competencias requeridas y las condiciones demandantes del entorno. Este plan debe ser dirigido y formalizado por la Gerencia de Talento Humano y aprobado por el Consejo de administración.

b. Las competencias varían de acuerdo al puesto de trabajo que se trate; sin embargo, las competencias a considerar en los candidatos son las siguientes:

c. Se debe tomar en consideración las responsabilidades asociadas al cargo, la disponibilidad de tiempo que se requiere, la experiencia asociada al puesto, la honorabilidad del colaborador y las competencias técnicas de manera específica que cada puesto necesita.

• Capacidad• Agilidad Mental• Relaciones Interpersonales y trabajo en redes:

• Se relaciona constructivamente con todos los niveles de la organización.• Manejo efectivo de conflictos.• Construcción y gestión de redes amplias y eficaces de trabajo.• Influencia.• Manejo de Cambio: Adaptación y capacidad de gestionar en ambientes vulnerables, inciertos, cambiantes y ambiguos.• Innovación:

• Aspiración: Determinación de seguir creciendo profesionalmente.• Compromiso:

• Visión estratégica.• Capacidad para formular conceptos y estrategias novedosas/disruptivas.• Capacidad de proponer múltiples soluciones a un mismo problema.• Interés por la mejora continua.

• Determinación de seguir creciendo profesionalmente dentro de la empresa.• Referente de la cultura organizacional.

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política sobre perfiles y sucesión del Gerente General, funcionarios que le reportan y Auditor Interno

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

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I. Identificación de los cargos:

a. Identificar los cargos principales y claves dentro del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, lo cuál debe ser documentado.

b. Contar de manera descriptiva con el perfil de cada cargo principal y clave, donde se indiquen las responsabilidades, competencias y habilidades. Se debe tener identificada la capacidad en la resolución de problemas específicos, atributos, rasgos de comportamiento y competencias.

II. Identificación de candidatos y preparación:

a. Identificar potenciales sucesores entre los colaboradores.

b. Analizar y comparar las competencias entre los posibles sucesores, con el propósito de identificar las áreas que requieren ser desarrolladas.

c. Definir los posibles sucesores para cada cargo y desarrollar un plan de acción para cada persona, con el propósito de ir incorporando en él de forma paulatina las competencias y experiencias que le permitan desarrollarse como candidato para cubrir un puesto ejecutivo en el futuro.

En complemento y de forma integral a lo descrito respecto al asunto de esta referencia, con el propósito de resguardar la continuidad de las funciones de un Ejecutivo, a continuación se detalla los pasos a seguir por la Gerencia de Talento Humano:

4. LINEAMIENTOS PARA LA SUCESIÓN DE EJECUTIVOS PRINCIPALES Y CLAVES

El Departamento de Talento Humano debe buscar primeramente, dentro de la organización de acuerdo a la política de los libros de talento y posteriormente fuera de la organización, se debe reclutar las personas que cumplan con el perfil de Ejecutivos principales y claves para el puesto vacante y reunir una terna de candidatos posibles a ocupar dicha posición, se refiere al cumplimiento de la política de Reclutamiento y Selección aprobada.

III. Lineamientos de selección:

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Política sobre perfiles y sucesión del Gerente General, funcionarios que le reportan y Auditor Interno

6. PERFILES:

El Consejo de Administración o el Comité que este designe, velará para que se cumpla adecuadamente con los lineamientos para la elaboración de perfiles de los Ejecutivos Principales y Ejecutivos Claves, de acuerdo a las directrices y competencias que sean requeridas para la elaboración de perfiles, buscando características en los candidatos adecuadas al negocio, que permitan la formación de líderes corporativos.

7. LINEAMIENTOS PARA LOS PERFILES: Lineamientos Generales: El Directorio o el Comité que este designe, con el apoyo de la Gerencia de Recursos

Humanos, evaluará la definición de los Ejecutivos principales y Ejecutivos claves, así como el perfil profesional y las competencias que se requieren para cada uno de los puestos que queden definidos.

En el Grupo, dependiendo las circunstancias, se podrá implementar el reclutamiento

externo, pero la prioridad debe ser fomentar el desarrollo profesional interno, para que se cuente con el talento necesario y con ello la promoción a los cargos vacantes, cuando esto se requiera.

El proceso de sucesión tanto para Ejecutivos Principales como para Ejecutivos claves,

será confidencial y reservado, de manera que, este será manejado únicamente por la Gerencia de Recursos Humanos, el Comité que sea designado por el Consejo de Administración y por los Directores.

El plan de sucesión de ejecutivos debe ser revisado periódicamente, en función de

las necesidades del Grupo. Lineamientos para el perfil y el plan de sucesión:

El Departamento de Recursos Humanos debe poseer dentro de sus archivos, la

información del personal que labora en el Grupo; asimismo, deben contar primariamente con una identificación de potenciales candidatos para ocupar puestos ejecutivos.

Las competencias variarán de acuerdo al puesto de trabajo de que se trate; sin

embargo, de manera general las que deben ser considerados en los candidatos son las siguientes:

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a. En ausencia del Gerente General y/o Gerente del Banco, el Consejo de Administración debe aprobar la designación de otro ejecutivo que lo reemplace, durante la ausencia del mismo.

b. Para el caso de Ejecutivo Principal o Ejecutivo Clave, siempre y cuando no sea de un puesto de una actividad de control (Auditoria, Cumplimiento), el Gerente General debe asignar al reemplazo.

c. Para el caso de un Ejecutivo de Control, (Auditor Interno y Oficial de Cumplimiento), esta labor le corresponde al Consejo de Administración. d. Cuando un ejecutivo no pueda volver a sus funciones, se debe seguir el procedimiento para el reemplazo permanente de ejecutivos.

5. REEMPLAZOS

I. Reemplazos temporales:

II. Reemplazos permanentes:

Ante la ausencia temporal (vacaciones, enfermedad, licencia etc.) de un Ejecutivo Principal o un Ejecutivo Clave, se debe designar a un sucesor de manera interina en los términos siguientes:

a. Ante la ausencia permanente de un Ejecutivo Principal o un Ejecutivo Clave, se debe decidir si es reemplazado con el sucesor identificado internamente, si este no cumple con el perfil, se debe elegir a un candidato externo.

b. En caso que se decida cubrir la vacante por un candidato externo, se debe buscar candidatos que cumplan con el perfil definido en esta política.

c. Al reemplazar al ejecutivo, el encargado del traspaso o transición debe ser el anterior ocupante del puesto, pero en caso que esto no sea posible, el Consejo de Administración, para los puestos de control, debe designar a la persona encargada de dicho traspaso, y en el caso de los ejecutivos claves es el Gerente General quién designe a la persona responsable.

d. Grupo Financiero Ficohsa Guatemala debe definir un programa de entrenamiento para el sucesor escogido, que le permita obtener el conocimiento necesario del contexto de la organización, así como de aspectos técnicos que son de interés al puesto que va ocupar.

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Políticas para la evaluación de calidades del Directorio, Gerente General, funcionarios que le reportan a éstos, así como del Auditor Interno.

Políticas para la evaluación de calidades del Directorio, Gerente General,

funcionarios que le reportan a éstos, así como del Auditor Interno

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Políticas para la evaluación de calidades del Directorio, Gerente General, funcionarios que le reportan a éstos, así como del Auditor Interno.

CONTENIDO

1. Objetivo …………………………………………………………………………………...…..3

2. Alcance………………………………………………………….…………………………..….3

3. Base Legal…………………………………………………………………………………..….3 4. Calidades….………………………………………………………………………………..….4 5. Procedimiento de evaluación……………………………………………………..….7 6. Confidencialidad…….……………………………………………………………………...9 7. Cese en el cargo por parte de los directores…………………………….…….9

8. Cese en el cargo por parte de los gerentes generales, los

funcionarios que le reportan así como el auditor interno …………….11

9. Vigencia………………………………………..………..…………..…........................11

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Políticas para la evaluación de calidades del Directorio, Gerente General, funcionarios que le reportan a éstos, así como del Auditor Interno.

1. OBJETIVO:

El Consejo de Administración como órgano colegiado, tiene como propósito orientar los asuntos de la organización y velar por los intereses de los accionistas, ejerciendo para tal efecto el control de los gestores de la misma, de manera que es el órgano intermedio entre accionistas y administradores.

Por ese motivo, y aunado a que la legislación vigente prácticamente los convierte en componentes de la gestión y responsables de la organización juntamente con el Gerente General, los funcionarios que le reportan a este y el Auditor Interno en su actividad de control, es evidente que todos llevan a cabo una labor preponderante dentro del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, en adelante el Grupo.

En vista de lo anterior, se requiere de personas que cumplan con calidades altamente competitivas; en virtud de lo cual, estas políticas tienen como propósito identificar las calidades que deben poseer y acreditar a estas personas para ser elegibles y poder ocupar estos altos cargos.

2. ALCANCE:

Esta normativa es aplicable a los Directores que componen los Consejos de Administración de las empresas que conforman el Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, los Gerentes Generales, las personas que le reportan a éstos y al Auditor Interno de la organización.

3. BASE LEGAL:

Las calidades de los miembros del Consejo de Administración, el Gerente General y los funcionarios que le reportan directamente a éstos y del Auditor Interno, así como la respectiva evaluación de las mismas, están indicadas en las disposiciones siguientes: para el caso de bancos, Decreto número 19-2002, Ley de Bancos y Grupos Financieros, en el Decreto número 26-2012, reformas a la Ley de Bancos y Grupos Financieros, en la Resolución JM-62-2016, Reglamento de Gobierno Corporativo y la modificación al mismo, que está contenida en Resolución JM-2-2018. Para el caso de las empresas de seguro, se encuentran reguladas en el Decreto 25-2010, Ley de la Actividad Aseguradora y en el Reglamento de Gobierno Corporativo para Aseguradoras y Reaseguradoras, Resolución JM-3-2018.

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4. CALIDADES:

Para que los miembros del Consejo de Administración, los Gerentes Generales, funcionarios o Ejecutivos que le reportan a éstos y el Auditor Interno de las empresas que conforman el Grupo, lleven a cabo su labor, deben poseer ciertas calidades, muchas de ellas se encuentran contenidas en las leyes, específicamente en los artículos 13, 20, 24 y 25 de la Ley de Bancos y Grupos Financieros y en los artículos 14, 21, 25 y 26 de la Ley de la Actividad Aseguradora.

Adicionalmente a los requisitos, impedimentos y calidades contenidos en las leyes, para el caso de los Directores del Grupo, tendrán que cumplir en su designación y durante su ejercicio, los requisitos y calidades mínimas siguientes:

a) Disponibilidad total para atender a plenitud las responsabilidades del cargo. b) Contar con habilidades analíticas, gerenciales y de liderazgo. c) Contar con conocimientos precisos en la industria bancaria o finanzas o gestión de

riesgos o auditoria o seguros o jurídico o contabilidad o comercial o cumplimiento regulador o tecnología de información o recursos humanos o comunicación, en nivel suficiente para el ejercicio del cargo.

d) No haber sido condenado por delitos contra el patrimonio, la fe pública o la administración pública.

e) No tener directamente o a través de parte vinculada, relación de parentesco, dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, con funcionarios de los entes reguladores de los países en los que operan las empresas del Grupo.

f) No podrán ser Directores quienes, por sí, por persona vinculada o persona interpuesta, desempeñen cargos en empresas o grupos empresariales o estén vinculados a ellas, que sean clientes o proveedores (bancarios y de otra naturaleza) habituales y significativos de bienes y servicios de las empresas del Grupo, siempre que esta condición pueda suscitar un conflicto de intereses. Para el caso del banco, se entiende como significativo quienes superen los siguientes límites: deudores del banco por facilidades crediticias, incluyendo riesgos de firma, superiores al 0.5 por ciento (0.5%) de la cartera crediticia, o depositantes con saldos superiores al 0.5 por ciento (0.5%) de los depósitos totales de la institución. Para el caso de la empresa de seguros, se considerará como significativo a clientes cuya contratación supere el 2 por ciento (2%) de la prima neta emitida.

g) No podrán ser Directores quienes, directa o indirectamente, desempeñen cargos o funciones de representación, gerencia o asesoramiento en empresas competidoras o estén vinculados a ellas, o el desempeño de esos mismos cargos o funciones en sociedades que ostenten una posición de dominio o control en empresas competidoras.

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h) No podrán ser Directores quienes pertenezcan simultáneamente a más de tres (3)

juntas directivas, no computándose, a estos efectos la pertenencia a las juntas directivas de las empresas del Grupo, o los órganos de administración de aquellas empresas en las que la participación patrimonial, personal o familiar del miembro del Consejo de Administración, le concede derecho a formar parte de los mismos, así como los de entidades de carácter filantrópico.

i) No podrán ser Directores quienes estén incursos, directa o indirectamente, en un procedimiento judicial, que, a juicio del Consejo de Administración, pueda poner en el futuro en peligro la reputación del Grupo o tengan un pleito pendiente en calidad de demandante o estén sujetos a una acción de responsabilidad social iniciada por el Grupo Financiero o esté impedido por mandato de una medida cautelar dictada por la autoridad judicial, regulatoria o arbitral.

Para el caso concreto de los Directores Externos Independientes, estos deberán ser personas de reconocido perfil profesional y empresarial a nivel nacional y/o internacional, que poniendo en juego su propia reputación se comprometan a actuar con juicio independiente de intereses particulares de coyuntura y en representación exclusivamente de los intereses del Grupo y que cuenten con la disponibilidad necesaria para aportar su experiencia y conocimientos al Consejo de Administración de las entidades del Grupo.

No podrán ser propuestos como Directores Externos Independientes:

a) Quienes sean o en los últimos cinco (5) años hayan sido administradores de Banco Ficohsa Guatemala, S.A. o formado parte de la Gerencia de la misma o en alguna de las empresas del Grupo.

b) Aquellos accionistas minoritarios que tengan poder de mando de cualquier naturaleza sobre otros Directores o directivos de las empresas del Grupo.

c) Las personas que, directa o indirectamente, hayan realizado o percibido pagos significativos del Banco y, en general, cuantas personas tengan alguna relación con la gestión ordinaria de las empresas del Grupo o ejerzan como asesores de éstas o sean socios o empleados de firmas consultoras de Banco Ficohsa Guatemala, S.A. u otras empresas del Grupo o se hallen vinculadas en virtud de razones profesionales o comerciales con ellas y que sus ingresos dependan significativamente de esta relación contractual.

d) Los administradores y altos ejecutivos de empresas accionistas del banco que hayan designado Directores Patrimoniales en el Consejo de Administración del mismo.

e) Aquellas personas que, directa o indirectamente, durante los últimos cinco (5) años hayan estado vinculadas en virtud de razones laborales, profesionales, comerciales, empresariales o de parentesco próximo con accionistas significativos, otros miembros del Consejo de Administración o con personal de la Gerencia del Banco o

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personas vinculadas a ellos o a empresas en la que estos ostenten intereses accionariales significativos.

i. Se entiende que existe parentesco próximo cuando se trate del cónyuge,

compañero de hogar, ascendientes, descendientes y los hermanos de los administradores o del cónyuge de los administradores, y los cónyuges de los ascendientes, de los descendientes y de los hermanos de los administradores.

ii. Se entiende por accionista significativo aquél que directa o indirectamente controla más de un cinco por ciento (5%) del capital pagado de Banco Ficohsa Guatemala, S.A.

f) Aquellas personas vinculadas por cualquier circunstancia con organizaciones sin

ánimo de lucro, fundaciones, universidades, asociaciones civiles o de la sociedad civil que reciban donativos o financiación significativa de las empresas del Grupo o que, por el contrario, aporten recursos a éstas.

g) Aquellas personas que en los cinco (5) últimos años hayan estado vinculadas o han sido empleado del actual o del anterior Auditor Externo o de sus partes vinculadas.

h) Personas que no desarrollen una actividad profesional plena y calificada al margen del Consejo de Administración de Banco Ficohsa Guatemala, S.A. y/o no mantengan una situación patrimonial lo suficientemente desahogada que permita presumir una independencia económica suficiente frente a la retribución que pueda percibir del Consejo de Administración del banco.

Cualquier persona que se proponga o cualquier miembro del Consejo de Administración que pierda o deje de cumplir alguna de las condiciones anteriores, no podría ser elegido como o mantener la condición de Director Externo Independiente y simplemente sería considerado como un Director Externo.

Los nuevos Directores deberán participar en el correspondiente proceso de inducción diseñado al efecto por la Secretaría del Consejo de Administración en coordinación con el Comité de Gobierno Corporativo de la Junta Directiva de Grupo Financiero Ficohsa, S.A.

Una vez elegidos, los miembros del Consejo deberán participar en los programas de formación sobre materias de interés que organice el Consejo de Administración con el apoyo del Comité de Gobierno Corporativo.

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5. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN:

5.1 Para Directores y Gerente General: El proceso de evaluación de idoneidad para los consejeros y Gerente General, desarrolla el procedimiento a seguir en la verificación del cumplimiento de las calidades que se requieren y son un complemento mismo a estas. Le corresponde al Comité de Gobierno Corporativo, ser el encargado de evaluar y recomendar a los candidatos; sin embargo, este último puede proponer candidatos al comité indicado. En el caso de los consejeros, las propuestas serán elevadas a la Asamblea General de Accionistas, para su consideración. Para satisfacer este procedimiento, aplicable también para Gerente General, se deberá hacer una lista de chequeo, comprobando que se cumplen las calidades indicadas en el numeral anterior, y sin ser limitativo, requerir y evaluar los aspectos siguientes: 5.1.1 Experiencia y conocimiento: Para evaluar la experiencia y conocimientos, cada candidato deberá presentar al menos lo siguiente:

Currículum vitae debidamente documentado, que incluya la descripción del conocimiento y experiencia que posean en materia bancaria, bursátil, financiera y de administración de riesgos; cargos desempeñados o que desempeña en otras entidades; estudios realizados y capacitación recibida;

5.1.2 Seriedad, honorabilidad y responsabilidad: Para evaluar estos aspectos, excepto el primero de los indicados, deberá presentar en declaración jurada lo siguiente:

Constancias de antecedentes penales y de antecedentes policíacos extendidas por las autoridades de Guatemala, con no más de seis (6) meses de antigüedad. En el caso de extranjeros no domiciliados en el país deberán presentar, además, las constancias equivalentes extendidas por la autoridad correspondiente al país de su residencia;

Si ha sido declarado quebrado o insolvente; Si ha estado sujeto a proceso judicial; Si ha sido sancionado administrativamente o procesado judicialmente por lavado

de dinero u otros activos, indicando si procede, la sanción o proceso;

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Si es socio de alguna entidad, en caso así sea, deberá proporcionar entre otros

datos, el nombre de la entidad, % de participación y monto en quetzales; y, No presentar deudas que se encuentren en cobro administrativo o judicial.

5.1.3 Solvencia Económica: Para evaluar estos aspectos deberá presentar:

Estado patrimonial y relación de ingresos y egresos, evidenciando una situación económica sana; y,

No deberá evidenciar un nivel de endeudamiento mayor al 50% de su patrimonio.

5.1.4 Otra información: Además de lo antes indicado, deberá presentar la información varia siguiente:

Fotocopia legalizada del documento de identificación personal oficial para la República de Guatemala, o del pasaporte en el caso de extranjeros;

Fotocopia de la constancia del Número de Identificación Tributaria (NIT). En el caso de extranjeros no domiciliados en el país deberán presentar el equivalente utilizado en el país donde tributan;

Un mínimo de dos referencias personales, bancarias y comerciales recientes a la fecha de la solicitud; y,

En el caso de extranjeros, certificación extendida por la Dirección General de Migración en la que se acredite su condición migratoria en el país.

5.2 Para los funcionarios que le reportan al Consejo de Administración y al Gerente General y para el Auditor Interno: Para el caso de los funcionarios indicados en este apartado, debe verificarse el cumplimiento mínimo de las siguientes calidades:

a) Cumplir con el perfil del puesto; b) No estar altamente endeudado (menor al 50% de los ingresos); c) Se deberá verificar las calidades indicadas en el numeral 5.1.2, relacionadas con

la seriedad, honorabilidad y responsabilidad; d) De acuerdo al estudio socioeconómico no vivir en áreas rojas del país; y, e) Otros específicos que se consideren necesarios de acuerdo a las circunstancias.

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Cabe mencionar que este procedimiento se hará acorde con lo descrito en la Política sobre Perfiles y Sucesión de puestos y otras políticas que sean aplicables de acuerdo a cada puesto de trabajo. 6. CONFIDENCIALIDAD

Debido a que estos procesos son complejos y de mucha trascendencia en la gestión de las entidades del Grupo, dichos procesos deben ser manejados confidencialmente. Asimismo, las carpetas que se formen para los efectos, deben ser celosamente custodiados; en ese sentido, para el caso de los miembros del Consejo de Administración deberán estar a cargo de la secretaría del mismo y en el caso de los demás puestos que le aplica esta política, dichas carpetas serán custodiadas en la Gerencia de Recursos Humanos. 7. CESE EN EL CARGO POR PARTE DE LOS DIRECTORES:

Sin perjuicio de la competencia propia de la Asamblea General de Accionistas, en cuanto a la remoción de los Directores prevista en el Reglamento Interno del Consejo de Administración del Banco Ficohsa Guatemala, S.A. y las causales de pérdida del cargo contenidas en la cláusula trigésima sexta de la Escritura de Constitución y sus modificaciones, los supuestos de cese y dimisión de Directores son los siguientes: Los Directores cesarán en el cargo cuando haya transcurrido el período para el que

fueron nombrados, así como en todos los demás supuestos en que así proceda de acuerdo con la Ley, la Escritura de Constitución, sus modificaciones y el presente reglamento;

Los Directores deberán poner su cargo a disposición del Consejo de Administración,

y formalizar la correspondiente dimisión cuando se vean incursos en alguno de los supuestos de incompatibilidad o prohibición previstos legalmente, y cuando hayan infringido sus obligaciones (asistencia, dedicación, rendimiento, conducta, diligencia, confidencialidad, etc.). En este caso, cuando el Consejo de Administración, previo informe del Comité de Gobierno Corporativo, resuelva que el Director ha infringido gravemente sus obligaciones con el grupo financiero y en general por incumplimiento grave de la Escritura de Constitución, sus modificaciones y/o el presente Reglamento Interno del Consejo de Administración, solicitará la dimisión al Director y en el caso de que éste no la presente, propondrá su cese a la Asamblea General de Accionistas;

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El Director que incurra en el supuesto de inasistencia deberá presentar su dimisión

al Consejo de Administración; Los Directores Internos deberán presentar su dimisión cuando cesen en los puestos

ejecutivos a los que estuviera asociado su nombramiento como Director; El Director deberá presentar su dimisión cuando su permanencia en el Consejo de

Administración pueda afectar negativamente el funcionamiento del mismo, al crédito o reputación del Grupo o poner en riesgo los intereses del mismo o cuando desaparezcan las razones por las que fue nombrado;

En el caso de un Director Externo Patrimonial, cuando el accionista cuyos intereses

accionariales represente en el Consejo de Administración se desprenda de su participación en el Grupo Financiero o la reduzca por debajo del nivel que razonablemente justificó su designación como tal;

En el caso de un Director Externo Independiente, cuando se produzca una modificación en las condiciones o cualidades del Director que puedan desvirtuar su carácter de independiente;

El Director deberá poner su cargo a disposición del Consejo de Administración, y

formalizar la correspondiente dimisión cuando resulte procesado por un hecho presuntamente delictivo por actividades distintas a las del Grupo Financiero o sea responsable de falta grave o muy grave por resolución firme de cualquier autoridad supervisora, que afecten la reputación del Grupo;

En general, las dimisiones propuestas por los Directores al Consejo de

Administración, serán objeto de valoración por parte de éste, quien, con la asistencia del Comité de Gobierno Corporativo podrá aceptarlas o no;

Los Directores afectados por propuestas de nombramiento, reelección, dimisión o

cese deberán abstenerse de intervenir en las deliberaciones y votaciones que traten de ellas. Las votaciones sobre estas materias serán secretas; y,

Con carácter general, en el caso de que el Director no atendiera el requerimiento del

Consejo de Administración, éste formulará a la Asamblea General de Accionistas la correspondiente propuesta de cese.

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Políticas para la evaluación de calidades del Directorio, Gerente General, funcionarios que le reportan a éstos, así como del Auditor Interno.

8. CESE EN EL CARGO POR PARTE DE LOS GERENTES GENERALES, LOS FUCIONARIOS

QUE LE REPORTAN ASI COMO EL AUDITOR INTERNO:

Se aplicará lo dispuesto en la Política sobre Perfiles y sucesión del Gerente General, funcionarios que le reportan y Auditor Interno. Asimismo, cuando no se dé cumplimiento a alguna de las calidades, indicadas en el numeral 5.2 de estas políticas. 9. VIGENCIA

Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente

General y la Alta Dirección

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

CONTENIDO

1. Objetivo………………………………………………………..…..……..…..................3

2. Alcance………………………..…………….……………………..…….…..………..…….3

3. Base Legal……………………………….………………………..………………………....3

4. Responsabilidad….….………………………………………….………..………….…..3

5. Estrategia de remuneración……………………………………………………….…4

6. Valuación de puestos……………………………………………………………….…..4

7. Escala salarial de Grupo ………………………..……………………………………..5

8. Estructura de la remuneración….………….…………………….………….…….5

9. De la gestión de riesgos asociados a los planes de incentivos.….…..6

10. Revisión al sistema de remuneraciones……………..…………………………6

11. Declaración de la política de evaluación del desempeño………….....7

12. Principios de la evaluación del desempeño………………………..…....….7

13. Proceso de evaluación del desempeño…………………………..……..…….7

14. Modelo de evaluación para Gerente General y la Alta Dirección….8

15. Transparencia………………………………………………………………................8

16. Vigencia…………………………………………..…………………………...................9

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

1. OBJETIVO:

El objetivo principal de contar con una política de remuneración y evaluación del desempeño para el Gerente General y la Alta Dirección, es establecer una compensación equilibrada, constante y competitiva, acorde al desempeño profesional de los principales gestores del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, en adelante el Grupo, de manera de contar y retener el mejor talento que haya en el mercado. Asimismo, mediante la evaluación del desempeño, se busca motivar y estimular a aquellos que con su desempeño muestren lealtad, compromiso, responsabilidad y un buen rendimiento, de acuerdo al puesto de trabajo que ocupan.

2. ALCANCE:

Esta política es de aplicación a los Ejecutivos principales siguientes:

a) Gerente General b) Vicepresidentes c) Gerentes de Área d) Esta política también será aplicable para aquellos ejecutivos que a juicio del

Consejo de Administración, sean ejecutivos claves dentro de la organización.

3. BASE LEGAL: El órgano regulador del sistema financiero, requiere la formulación de políticas sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección, lo cual está normado en las Resoluciones, JM-62-2016 y su modificación contenida en la JM-2-2018, ambas aplicables para el banco y la resolución JM-3-2018 aplicable a la aseguradora.

4. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la Gerencia de Recursos Humanos diseñar, revisar, actualizar y velar por el debido cumplimiento de esta política. Será de observancia del Consejo de Administración y de la Gerencia General, el correcto uso y administración de la misma, con el seguimiento de la Gerencia de Recursos Humanos.

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

5. ESTRATEGIA DE REMUNERACIÓN:

En línea con la estrategia de prestar servicios financieros con elevados estándares de calidad, brindados por un recurso humano calificado, generando seguridad y satisfacción en la región centroamericana, el Grupo es consciente que atraer y retener un talento humano que sea competitivo en la industria, es esencial para el desempeño de nuestras entidades.

El fundamento de esta estrategia, descansa en el reconocimiento a través de la remuneración, de acuerdo al desempeño y responsabilidades, dentro de un marco adecuado de un sano gobierno corporativo y una robusta gestión de riesgo, considerando el entorno del mercado y las condiciones económicas imperantes y previsibles.

Merece indicar, que las decisiones sobre las remuneraciones, se toman fundamentados en la estrategia y los objetivos a largo plazo del Grupo. En buena medida, estas prácticas de compensación se establecen a nivel regional, respetando algunos principios que son:

Alinear las remuneraciones y demás compensaciones con los intereses de los accionistas y rentabilidad sostenible del grupo financiero.

Evaluación el diseño del programa de remuneraciones conforme a la estructura de riesgo.

Maximizar el desempeño de la Gerencia General y la Alta Dirección y por ende de las empresas que conforman el grupo financiero.

Atraer y retener el mejor talento existente en la industria. Diseñar un modelo de compensación justo y transparente y, Equilibrar las remuneraciones conforme a las atribuciones y niveles de

responsabilidad.

En todo caso, el modelo de remuneración busca que quienes componen la Alta Dirección estén motivados, buscando que actúen con su máximo interés y potencial en beneficio de la organización y de nuestros clientes.

6. VALUACIÓN DE PUESTOS:

Actualmente el Grupo utiliza el método de valuación de la firma Hay Group para las valoraciones de puesto; sin embargo, de considerarlo conveniente la Gerencia de Recursos Humanos podrá tomar la decisión de cambiar la metodología, respondiendo a nuevas prácticas que puedan surgir en el futuro y que sean consideradas como las mejores prácticas del mercado.

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

Una vez evaluado el puesto, este podrá ser reevaluado siempre y cuando los cambios al mismo correspondan por lo menos al 40% del puesto original.

7. ESCALA SALARIAL DEL GRUPO:

El área de Compensación es responsable de diseñar, definir y actualizar las escalas salariales del Grupo, con la previa aprobación del Consejo de Administración, tomando como base los resultados de los estudios y encuestas salariales del mercado, elaboradas por firmas especializadas en el tema, y velando siempre por mantener la equidad interna y la competitividad externa.

Las escalas salariales se revisarán anualmente y de ser necesario se ajustarán.

Ningún colaborador devengará un salario inferior al mínimo establecido en el nivel de la escala que le corresponda. De presentarse el caso, se deberá contar con un plan donde se estipulen revisiones de salario periódicas con el fin de llegar hasta el mínimo establecido. La Gerencia de Recursos Humanos junto con el Jefe Inmediato del área, serán los responsables de dar cumplimiento al plan.

8. ESTRUCTURA DE LA REMUNERACIÓN: Es indudable que para alcanzar los objetivos estratégicos de largo plazo, debe otorgarse al Gerente General y a la Alta Dirección una compensación que sea competitiva en el mercado. Esta compensación, puede conformarse por una compensación fija y una variable. Cabe indicar que, la retribución variable se otorga por la consecución de objetivos medibles, cuyo monto varía, de acuerdo a los resultados alcanzados en un período de tiempo. Esto coadyuva directamente a la organización, ya que hace participes a los funcionarios que la devengan de los resultados que se obtienen derivado de sus actuaciones, las cuales repercuten en los resultados del Grupo. Además de lo apuntado en el primer acápite si las circunstancias lo permiten y el Consejo de Administración lo autoriza, podrán asignarse compensaciones individuales por incentivos de manera discrecional. Esta decisión debe ser totalmente informada, considerando el desempeño de la organización, el rendimiento de los funcionarios según los indicadores de desempeño individuales y la asunción de riesgos por parte de las empresas del Grupo. Por lo descrito, en síntesis la remuneración total del Gerente General y de la Alta Dirección, dependiendo el puesto que ocupen, se compone de una compensación fija y una compensación variable, siendo los elementos que las componen, los siguientes:

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

Compensación total: Sueldo fijo + compensación variable Sueldo fijo: Sueldo base + prestaciones de ley Prestaciones de ley: Aguinaldo, bono 14, pago de vacaciones Compensación variable: Montos por desempeño + bonos discrecionales

9. DE LA GESTIÓN DE RIESGO ASOCIADO A LOS PLANES DE INCENTIVOS: El riesgo es inherente a la actividad financiera que realiza el Grupo. En ese sentido, estamos expuestos a una serie de riesgos que es necesario gestionar de manera efectiva, para poder maximizar los resultados a largo plazo y alcanzar los objetivos estratégicos, asegurando de esa manera la integridad de los activos y del patrimonio, así como la calidad de las ganancias. Para lograr esos objetivos de la organización, se tiene definido adecuadamente el apetito de riesgo, el nivel de tolerancia, la forma de gestionarlos y la estrategia del negocio. Además, se cuenta con un sistema de control, en el cual se han delimitado las líneas de defensa, así como las responsabilidades para los gestores de los riesgos y para la actividad de control. El Consejo de Administración, mediante la declaración del apetito de riesgo, define los parámetros conforme a los cuales se asumirán los mismos y que junto a los planes operativos, estratégicos y financieros que son monitoreados por el equipo gerencial y controlados por el Directorio, directamente o a través de los comités de apoyo, se constata el cumplimiento con las métricas de apetito de riesgo y la efectividad del control interno. Como se indicó en el numeral 5, en el Grupo se debe evaluar el programa de remuneraciones conforme a la estructura de riesgo, de manera que la estructura de control de remuneraciones debe contribuir de manera efectiva con las políticas de gestión de riesgo. Los planes de incentivo se diseñan para remunerar a los Gerentes basados en su desempeño, atribuciones, comportamiento individual, administración del riesgo y en general con el desempeño de la corporación. En ese sentido, los Gerentes que desempeñan puestos asociados a un mayor riesgo y al desempeño de la organización, pueden estar sujetos a mayores incentivos económicos. 10. REVISIÓN AL SISTEMA DE REMUNERACIONES: La Gerencia de Recursos Humanos periódicamente debe presentar al Consejo de Administración, una revisión al sistema o programa de remuneraciones de la Gerencia General y de la Alta Dirección, la cual deberá contener al menos lo siguiente:

- Lista de empleados que están sujetos a este sistema de remuneración;

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

- Cálculos estimados para el próximo periodo; - Cambios a las políticas o procedimientos que integran el modelo de

remuneración o razones de la continuidad de las mismas; - Información o instrucciones requeridas para el adecuado funcionamiento del

programa de remuneración; y, - Comité que conoció el funcionamiento del programa de remuneraciones.

Una vez conocido el programa y de existir algún cambio, si procede, la Gerencia de Recursos Humanos deberá informar a los colaboradores involucrados sobre los mismos. 11. DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: El proceso de evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección, servirá de base para ascensos, capacitación, estímulos o recisión de contratos. Este proceso constituye una herramienta toral en materia de la adecuada administración de los altos mandos, mecanismo que facilitará la medición de los resultados, mejorando el desempeño y fijando indicadores de desempeño. 12. PRINCIPIOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO:

El Gerente General y la Alta Dirección deben observar permanentemente, una conducta basada en valores éticos, integridad, resguardo del patrimonio de la corporación y lealtad en el desempeño de su función de acuerdo a los objetivos estratégicos y normas existentes;

Énfasis en los resultados generando una acción proactiva y dinámica; en ese sentido, este instrumento será la base para el reconocimiento de la contribución individual dentro de la organización;

El Gerente General y la Alta Dirección deben propender al mejoramiento continuo de los procedimientos; y,

La aplicación de estas normas, debe generar canales de participación y comunicación a todos los niveles y con ello coadyuvar al mejoramiento de la gestión, los servicios y la atención a nuestros clientes.

13. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: La metodología que se utiliza para la medición del desempeño, se basa en el uso de indicadores, los cuales deberán ser alcanzados y medidos periódicamente. Para tal efecto, se define el siguiente proceso:

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala CONTENIDO

1. Obje …………………………………………………………………….3

2. Alcance…………………………………………………………………..….3

3. De nic nes………………………………………………………………..4

4. Base Legal……………………………………………………………….....4

5. Resp nsabilidad…..….…………………………………………………4

6. Per les………………………………………………………………….……5

7. Lineamient s para per ……………….…………………..5

8. Pr dimient de sucesión de Ejecu …7

9. Reemplaz ………….8

10. Vigencia.………………………………………………..…………………..8

Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

14. MODELO DE EVALUACION PARA EL GERENTE GENERAL Y LA ALTA DIRECCION:

Objetivos (QUE) Peso 90%

Institucionales 5% Individuales 85%

Competencias (COMO) Peso 10% Trabajo en Equipo Adaptabilidad a los cambios del entorno Compromiso con los resultados Integridad – Confiabilidad Responsabilidad Social Escala de calificación

15. TRANSPARENCIA: Esta política se comunica a los diferentes grupos de interés a través de su publicación en el sitio de internet. La misma pretende proporcionar a los interesados, el contexto, las estructuras, las prácticas sobre las cuales se sustenta el régimen de compensación

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala CONTENIDO

1. Obje …………………………………………………………………….3

2. Alcance…………………………………………………………………..….3

3. De nic nes………………………………………………………………..4

4. Base Legal……………………………………………………………….....4

5. Resp nsabilidad…..….…………………………………………………4

6. Per les………………………………………………………………….……5

7. Lineamient s para per ……………….…………………..5

8. Pr dimient de sucesión de Ejecu …7

9. Reemplaz ………….8

10. Vigencia.………………………………………………..…………………..8

Polí ca y claves del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

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Política sobre la remuneración y evaluación del desempeño del Gerente General y la Alta Dirección

del Grupo, buscando permanentemente contar con los mejores profesionales de la industria y la satisfacción de nuestros clientes. 16. VIGENCIA:

Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

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Política sobre la relación con equitativa con clientes

Política sobre la relación equitativa con clientes

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Política sobre la relación con equitativa con clientes

CONTENIDO

1. Objetivo…………………………………….…….…………………………3

2. Alcance……………………………………………………………………….3

3. Definiciones………………………………………………………………..3

4. Base Legal…………………………………………………………………..3

5. Relación con el cliente y trato equitativo…………………….4

6. La no discriminación….………………………………………………..4

7. Prohibiciones.……………………………………………………………..4

8. Responsabilidad………………………….……………………………...5

9. Control………………………………………………………………………..5

10. Sanciones………..……………………………………………………..…..5

11. Vigencia ………..………………………………………………….……....5

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Política sobre la relación con equitativa con clientes

1. OBJETIVO

Los clientes son el activo más valioso para Grupo Financiero Ficosha Guatemala (en adelante el Grupo), por tal razón, su objetivo es proporcionarles una atención de valor y calidad, con una oferta de servicios justa y equitativa.

2. ALCANCE

Esta política es de aplica a:

a) Gerente General b) Funcionarios c) Empleados d) Clientes

3. DEFINICIONES:

Para efectos de aplicación de estas políticas, se utilizan y se interpretan de esta forma, las siguientes definiciones:

Grupo Financiero: es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes.

Clientes: Personas naturales y jurídicas con las que el Grupo tenga alguna relación contractual, con las que puede potencialmente iniciar una relación contractual y con los que, aunque haya terminado su relación de negocio, el Grupo posee la obligación de conservación de datos conforme a las leyes aplicables.

Operaciones: Cualquier transacción que impliquen contratos, acuerdos, financiamientos, depósitos y servicios financieros.

4. BASE LEGAL Con el objeto de garantizar un trato equitativo a los clientes, el órgano regulador del sistema financiero, requiere la formulación de políticas sobre la relación con clientes, que incluyan un trato equitativo, lo cual está normado en las Resoluciones, JM-62-2016 y su modificación contenida en la JM-2-2018. Aunque no existe requerimiento específico para las compañías aseguradoras, en lo aplicable, esta política también deberá ser cumplida por la empresa aseguradora del Grupo.

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Política sobre la relación con equitativa con clientes

5. RELACIÓN CON EL CLIENTE Y TRATO EQUITATIVO Los integrantes del Grupo deberán mantener una conducta de disponibilidad apegados a los valores del mismo, con todas las personas que soliciten información de los productos o servicios, o bien que ya tengan operaciones o una relación contractual con el Grupo Se sabe que las operaciones financieras, son un negocio para personas, en tal virtud, el Grupo está comprometido con los clientes a un trato equitativo y justo, libre de cualquier tipo de sesgo. Por lo tanto, es nuestro propósito asegurar que los clientes reciban un servicio de valor, confiable, fácil y práctico, de manera que el esfuerzo del personal será buscar permanentemente satisfacer las expectativas de un servicio de alta calidad. Será entonces obligación de los colaboradores, cumplir con los procedimientos internos establecidos, aplicando en todos los clientes la misma agilidad, confidencialidad, prudencia y servicio. De manera que, la satisfacción de los clientes debe ser el fin ulterior de todos los que conforman el grupo financiero; por lo tanto, en las relaciones con los clientes, se debe ofrecer el más alto grado de asesoría para realizar las operaciones con nuestras entidades. Lo anterior implica, a que los colaboradores deben realizar sus funciones con responsabilidad, diligencia y eficacia, para lograr la confianza de los clientes en general. 6. LA NO DISCRIMINACIÓN En el Grupo, se respeta la dignidad, libertad y privacidad de los clientes, valorando las diferencias de las personas. En ese sentido, no se permiten actos de hostigamiento y discriminación basados en raza, género, credo, cultura, edad, capacidades diferentes, nacionalidad o cualquier otra razón. Se rechaza cualquier tipo de acoso, sea este verbal que, se manifieste con comentarios denigrantes, amenazas, difamaciones, entre otros; o bien sea este físico, que se muestre con contacto ofensivo; o bien sea visual a través de difusión de gestos o mensajes denigrantes u ofensivos y en general cualquier otra manifestación indeseable. 7. PROHIBICIONES Queda terminantemente prohibido para cualquier colaborador del Grupo, realizar negocios de ninguna clase con personas naturales o jurídicas que alejen del cumplimiento de las normas éticas y legales que rigen la actividad del Grupo; asimismo, se prohíbe ofrecer bienes o servicios no autorizados por las entidades que conforman el Grupo y por la normativa guatemalteca.

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Política sobre la relación con equitativa con clientes

Finalmente, a los colaboradores del Grupo no les es permitido asesorar negocios a empresas competidoras. 8. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de todos los colaboradores del Grupo el cumplimiento de estas políticas y por ende, fomentar el trato equitativo con los clientes. En esa vertiente, todos los gerentes de área son responsables de supervisar que los colaboradores se adhieran a estas políticas. 9. CONTROL

La Unidad Administrativa de Cumplimiento, Auditoría Interna y el Comité de Auditoría, deberán velar por el cumplimiento de estas políticas.

10. SANCIONES

Los colaboradores que no atiendan estas políticas, podrán ser sujetos a sanciones internas acordes a la gravedad de la falta, inclusive podría ser despedidos si la falta cometida así lo amerita. 11. VIGENCIA

Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

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Política sobre la relación con proveedores

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CONTENIDO 1. Objetivo……………………………………………………….….…………..……….....3 2. Alcance………………………………………………………………...……….............3 3. Definiciones………………………………………………………………………….…..3 4. Base Legal…………………………………………………………………………...……4 5. Abastecimiento Estratégico…………….…………………………………...…..4 6. Responsabilidad…..….………………………………………………………….…….5 7. Perfil de los proveedores………………………………………………….……….5 8. Principios de actuación con los proveedores…………………….………5 9. Proceso interno de relación con proveedores…………………..….…..6 10. Monto para la negociación y autorización con proveedores…….7 11. Hoja de registro de los proveedores………………………………………...7 12. Conflicto de interés……………………………………………..……………….….8

13. Sanciones………………………………………………………….……...................8 14. Normas relacionadas……………………………………………….………....……9 15. Vigencia……………………………………………………….…………………..….…..9

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1. OBJETIVO Buscar la diversificación de los negocios entre distintos proveedores del ámbito nacional e internacional, siendo transparentes en la selección de los mismos, favoreciendo la generación de resultados de forma equilibrada a través de los mejores precios y calidades. Además, con esta política se busca el logro de los objetivos estratégicos del Grupo Financiero Ficohsa Guatemala (en adelante el Grupo), para lo cual se determina un marco de colaboración balanceado entre las empresas que conforman el grupo y nuestros proveedores, promoviendo permanentemente unas relaciones comerciales estables de mutuo beneficio. 2. ALCANCE Esta política aplica a: a) Consejo de Administración. b) Vicepresidente del Consejo de Administración. c) Gerente General y Representante Legal d) Gerente y Representación Legal e) Gerente División Financiera f) Empleados que intervengan en la contratación de bienes y servicios. g) Proveedores. 3. DEFINICIONES Para efectos de aplicación de estas políticas, se utilizan y se interpretan de esta forma, las siguientes definiciones: Grupo Financiero: es la agrupación de dos o más personas jurídicas que realizan actividades de naturaleza financiera, de las cuales una de ellas deberá ser banco, que operan de forma integrada bajo el compromiso de seguir políticas comunes. Adquisición: Consiste en la incorporación de un bien, servicio u obra al patrimonio del Grupo, que le es prestado o ejecutado por un tercero a cambio de una prestación. Adjudicación: Es la elección del proveedor que mejor se adecua a los intereses del Grupo (ejemplo: costo, calidad, tiempo de entrega, garantías, criterios de Responsabilidad Social Empresarial (RSE)), mediante la evaluación de cada una de las cotizaciones que éstos presentan. Cotización: Documento que otorga un proveedor y que describe las especificaciones y precios de un activo o suministro. Proveedor: Es la persona o empresa que abastece con materiales, equipo y/o servicio a otra empresa para un fin.

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NDA: Siglas en inglés de Non-Disclosure Agreement, en español Acuerdo de Confidencialidad. Es un contrato legal entre al menos dos entidades para compartir material confidencial o conocimiento para ciertos propósitos, pero restringiendo su uso público. SLA: Siglas en inglés de Service Level Agreement, en español Acuerdo de Nivel de Servicio. Contrato entre el proveedor y el cliente donde se fija el nivel acordado para la calidad del servicio. Hoja de registro de proveedores: Documento elaborado por el Departamento de Compras que el proveedor debe completar al momento de iniciarse la relación comercial y que incluye información básica de la empresa y documentos que garanticen la legalidad de la misma. Comprobante de pago: Documento emitido por el proveedor al momento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. Contrato: Acuerdo que se firma entre dos o más partes para la prestación de un servicio o compra-venta de un bien y especifica los términos que regirán dicha relación. 4. BASE LEGAL El órgano regulador del sistema financiero, requiere la formulación de políticas sobre la relación con proveedores que busquen que la contratación de los mismos obedezca a las estrategias de la institución, lo cual está normado en las Resoluciones, JM-62-2016 y su modificación contenida en la resolución JM-2-2018. Aunque no existe requerimiento específico para las compañías aseguradoras, en lo aplicable, esta política también deberá ser cumplida por la empresa aseguradora del grupo financiero. 5. ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO

a. El objetivo primordial de este proceso es la evaluación y selección del proveedor o los proveedores que mejor cumplan con las condiciones de precio, nivel de servicio, calidad y otros criterios definidos dependiendo del bien o servicio adquirir por parte de las instituciones que conforman el grupo financiero. A través de este proceso de abastecimiento estratégico se consolidarán los volúmenes de compra de todo el Grupo con el fin de obtener las mejores condiciones de precio y comerciales.

b. Los departamentos de Imagen Corporativa, Tecnología, Servicios Generales así como cualquier otra área en la que se planee implementar un proceso de Abastecimiento Estratégico serán responsables de apoyar a determinar los requerimientos y especificaciones de los bienes o servicios requeridos, y de proveer las proyecciones de los volúmenes de compra anual, necesarias para la planeación del proceso. Esta información debe enviarse al Departamento de Compras para su gestión.

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c. El Área de Compras es el responsable de planear todo el proceso de Abastecimiento

Estratégico, pero debe validar con los usuarios la lista de proveedores que participarán en el mismo, así como también los que resulten elegidos para suministrar el bien o servicio.

d. Toda compra gestionada a través de un proceso de Abastecimiento Estratégico debe ser respaldada con un contrato de adquisición de bienes y/o servicios en el que se detallen todos los pormenores de la compra como ser precios, volúmenes mínimos, tiempos de entrega, garantías así como otros criterios de compra propios del bien o servicio que se esté requiriendo. En ese sentido, es obligatorio suscribir contratos en los casos siguientes: Servicios recurrentes de renta o alquiler de bienes muebles e inmuebles. Servicios definidos como críticos. Servicios en los que por su naturaleza y requerimientos fiscales, se deba suscribir.

6. RESPONSABILIDAD Consejo de Administración de las empresas del Grupo. Gerente General y Representante Legal. Gerente y Representante Legal. Gerente División Financiera. Área de Compras. Grupo Financiero 7. PERFIL DE LOS PROVEEDORES Para ser proveedor del Grupo, se requiere que la empresa muestre consistentemente un comportamiento ético y moral, cumplidores de los aspectos laborales y legales en general. Deben ser solventes y estables económicamente, evidenciar capacidad para entregar los productos y servicios en las condiciones requeridas, cumplir con los acuerdos de calidad y especificaciones pactados, con oportuno cumplimiento de sus obligaciones con bancos, clientes, con su personal, etc. Se valorarán mucho a las empresas que muestren modelos de negociación innovador y eficiente. 8. PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN CON LOS PROVEEDORES a. Transparencia: Integridad en la selección de proveedores, la cual se concreta con un sistema de facultades y delegaciones para la adecuada toma de decisiones, con la participación y conocimiento

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de los distintos niveles jerárquicos que intervienen en dicho proceso. En apoyo a esta transparencia, el Grupo hace públicas estas políticas. b. Objetividad en los procesos de compra: En la toma de decisiones, el Grupo se basa en la valoración objetiva de los criterios de selección que se hayan definido para cada caso. La contratación se efectúa con la seguridad de la aplicación de criterios objetivos, e internamente auditables. c. Comportamiento ético: Las relaciones comerciales con proveedores, se realizarán bajo criterios éticos, honestos e íntegros. En dichas relaciones, los empleados del Grupo deben mantener un comportamiento con apego al Código de Ética, esto entre otras cosas implica que, en las condiciones de contratación, no se incluirán cláusulas que sean contrarias a la buena fe y al justo equilibrio entre las partes. d. Independencia: En la adquisición de bienes y servicios, las decisiones deben realizarse de manera independiente y fuera de cualquier vinculación personal, familiar o económica, para tal efecto se debe observar y prevalecer las políticas del grupo financiero sobre conflicto de interés. e. Eficiencia: Alcanzar la eficiencia y optimizar los resultados es una necesidad en la actividad financiera, por ese motivo, en la contratación de bienes y servicios debe prevalecer la necesidad e idoneidad de los mismos y la austeridad en la realización de los gastos. f. Igualdad: El Grupo garantiza la igualdad de oportunidades a todos los proveedores, para que de esa manera pueda ofertar sus productos o servicios. 9. PROCESO INTERNO DE RELACIÓN CON PROVEEDORES 1. El área de Comprases el único encargado y facultado para efectuar negociaciones con los proveedores de precio de productos y contratos en nombre del Grupo. Las áreas involucradas pueden integrarse al proceso de negociación. 2. El ingreso de un proveedor solo podrá efectuarse cuando éste haya presentado a alguna de las empresas del Grupo la documentación que se le exige y apruebe el análisis financiero si corresponde.

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c. El Área de Compras es el responsable de planear todo el proceso de Abastecimiento

Estratégico, pero debe validar con los usuarios la lista de proveedores que participarán en el mismo, así como también los que resulten elegidos para suministrar el bien o servicio.

d. Toda compra gestionada a través de un proceso de Abastecimiento Estratégico debe ser respaldada con un contrato de adquisición de bienes y/o servicios en el que se detallen todos los pormenores de la compra como ser precios, volúmenes mínimos, tiempos de entrega, garantías así como otros criterios de compra propios del bien o servicio que se esté requiriendo. En ese sentido, es obligatorio suscribir contratos en los casos siguientes: Servicios recurrentes de renta o alquiler de bienes muebles e inmuebles. Servicios definidos como críticos. Servicios en los que por su naturaleza y requerimientos fiscales, se deba suscribir.

6. RESPONSABILIDAD Consejo de Administración de las empresas del Grupo. Gerente General y Representante Legal. Gerente y Representante Legal. Gerente División Financiera. Área de Compras. Grupo Financiero 7. PERFIL DE LOS PROVEEDORES Para ser proveedor del Grupo, se requiere que la empresa muestre consistentemente un comportamiento ético y moral, cumplidores de los aspectos laborales y legales en general. Deben ser solventes y estables económicamente, evidenciar capacidad para entregar los productos y servicios en las condiciones requeridas, cumplir con los acuerdos de calidad y especificaciones pactados, con oportuno cumplimiento de sus obligaciones con bancos, clientes, con su personal, etc. Se valorarán mucho a las empresas que muestren modelos de negociación innovador y eficiente. 8. PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN CON LOS PROVEEDORES a. Transparencia: Integridad en la selección de proveedores, la cual se concreta con un sistema de facultades y delegaciones para la adecuada toma de decisiones, con la participación y conocimiento

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3. Solo podrán formar parte del proceso de adjudicación, proveedores en cuyo estado registrado sea: Aprobado, Preferido o Estratégico, con base a la clasificación asignada según el procedimiento Selección y Certificación de Proveedores. 4. Calificarán los proveedores que cumplan con los requisitos establecidos y que ofrezcan las mejores condiciones en función de: Mejores precios. Mejor calidad del producto. Mejores condiciones de garantía y servicio. 5. Los pagos a proveedores únicamente se realizarán a través de las siguientes modalidades: a) Créditos a cuenta en Banco Ficohsa Guatemala, S.A. (quetzales o dólares) para proveedores locales o nacionales. b) Transferencias internacionales para proveedores fuera del país, c) Tarjeta de crédito d) Con cheque de Banco Ficohsa Guatemala o transferencia ACH. 10. MONTOS PARA LA NEGOCIACIÓN Y AUTORIZACIÓN CON PROVEEDORES En el proceso de adquisición de bienes y servicios, se deberán observar los montos y procesos siguientes:

- Compras hasta US$ 100,000 o su equivalente en quetzales, más los impuestos aplicables, podrá ser aprobada por la Gerencia División Financiera y/o sus designados.

- Compras mayores a US$ 100,000 o su equivalente en quetzales hasta US$200,000.00 o su equivalente en quetzales, más los impuestos aplicables, requieren dos autorizadores: Gerencia División Financiera y Gerente y Representación Legal, ó Gerencia División Financiera y Gerente General y Representante Legal, ó Gerencia y Representante Legal y Gerente General y Representante Legal.

- Compras mayores a US$200,000.00 o su equivalente en quetzales, más los impuestos aplicables, con la aprobación del Consejo de Administración.

Los montos a que se hacen referencia, corresponden al monto de la compra total de un bien o adquisición de servicios. 11. HOJA DE REGISTRO DE LOS PROVEEDORES: El Departamento de Compras deberá llevar una hoja de registro de los proveedores del Grupo, en el cual se lleva un control de las personas individuales o jurídicas que pretendan

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o ya tengan relaciones comerciales con las entidades del Grupo y en la que se consigna la información general del proveedor. Proveedores con los cuales se establezca un contrato la información y documentación que deberán presentar es la siguiente:

Formulario Registro Proveedor Documento de identificación (personas naturales). Fotocopia de patente de empresa y comercio RTU vigente Escritura de constitución. Representación legal y documento de identificación

12. CONFLICTO DE INTERES: El Grupo cuenta con Políticas sobre Conflictos de Interés, las cuales deben ser observadas para los efectos de la contratación de bienes y servicios; además, se deberá observar para los efectos de estas contrataciones, lo siguiente: Se aceptará relación con proveedores con quienes se establezca relación familiar de empleados, directores y accionistas siempre que hayan calificado según las políticas establecidas y que se cuente con la aprobación de la Gerencia General. No es permitido que los colaboradores del Grupo acepten dádivas que puedan generar un sesgo en las decisiones de contratación de proveedores. Los colaboradores del Grupo no pueden otorgar ventajas en la contratación de bienes y servicios; es decir, a todos los oferentes se les debe evaluar objetivamente, cumpliendo las declaraciones contenidas en estas políticas. Ningún colaborador del Grupo, puede conocer la oferta de un bien o servicio, cuando tenga alguna relación o vinculación con la persona que ofrece los mismos, en cuyo caso, debe abstenerse a participar en el proceso que se trate. 13. SANCIONES De acuerdo a la Política aplicable a las adquisiciones de Banco Ficohsa Guatemala, S.A. (que a través de esta política se extiende a todas las empresas del Grupo), las sanciones para los proveedores son:

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a. La permanencia del proveedor con conflicto de interés debe ser evaluada y se realizará una auditoría a las operaciones de compra realizadas con éste b. Proveedores que realicen trabajos sin órdenes de compra emitidas por el departamento correspondiente, se bloquearan temporalmente y durante este tiempo no se les invitara a participar en procesos de adquisición c. La reincidencia de proveedores a realizar trabajos sin órdenes de compra, será causa de baja del mismo, y d. Proveedores que sean sorprendidos en actos de corrupción o colusión serán dados de baja definitiva. 14. NORMAS RELACIONADAS: Para efectos de aplicación de las presentes políticas, se deben observar la Política aplicable a las adquisiciones de Banco Ficohsa Guatemala, S.A. y la Política sobre conflictos de Interés. 15. VIGENCIA Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018. Política sobre la relación con proveedores Control de Versiones

Versión Cambio Fecha de aprobación V1 Nuevo documento 18 de 07 de 2018 V2 Actualización 28 de 05 de 2019

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Normas para la aplicación de procedimientos administrativos de corrección, sanción y causales de remoción, para el Gerente General y los Funcionarios que le reportan

Normas para la aplicación de procedimientos administrativos de corrección, sanción y causales de

remoción para el Gerente General y los funcionarios que le reportan

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Normas para la aplicación de procedimientos administrativos de corrección, sanción y causales de remoción, para el Gerente General y los Funcionarios que le reportan

CONTENIDO

1. Objetivo………………………………………………………………...3

2. Alcance.………………………………………………………………….3

3. Base Legal…………………………………………………………......3

4. Correcciones y Sanciones ……………………..……………….3

5. Causales de Remoción……………………………………………4

6. Responsabilidad………………………….………………………….5

7. Control……………………………………………………………………5

8. Vigencia…………….……………………………………………………5

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Normas para la aplicación de procedimientos administrativos de corrección, sanción y causales de remoción, para el Gerente General y los Funcionarios que le reportan

1. OBJETIVO:

Crear un modelo administrativo que describa la aplicación de procedimientos de corrección, sanción y causales de remoción para el Gerente General y los Funcionarios que le reportan, los cuales se aplicarán cuando se produzcan faltas o infracciones por parte de los funcionarios descritos a nivel de todo el Grupo Financiero Ficohsa Guatemala, en adelante, el Grupo.

2. ALCANCE:

Esta política es de aplicación para el Gerente General y los Funcionarios que le reportan directamente a éste.

3. BASE LEGAL: Estas normas tienen su fundamento legal en las Resoluciones, JM-62-2016 y su modificación contenida en la JM-2-2018, Reglamento de Gobierno Corporativo ambas aplicables al banco, la JM-3-2018, Reglamento de Gobierno Corporativo para Aseguradoras y Reaseguradoras, aplicable a la aseguradora, la JM-186-2002, Reglamento para la aplicación de sanciones contemplada en el artículo 99 del Decreto Número 19-2002 del Congreso de la República, Ley de Bancos y Grupos Financieros y sus modificaciones contenidas en la JM-190-2007 y JM-25-2016.

4. CORRECCIONES Y SANCIONES: Todo empleador posee como una facultad inherente a su calidad, adoptar las sanciones correspondientes, con el propósito ulterior de corregir al colaborador que haya cometido alguna falta ya sea esta leve, moderada o grave, las cuales están tipificadas en el Reglamento para la aplicación de sanciones contemplada en el artículo 99 del Decreto Número 19-2002 del Congreso de la República, Ley de Bancos y Grupos Financieros. En ese sentido, el Gerente General y los Funcionarios que le reportan, deberán cumplir con sus obligaciones y atribuciones, mientras ocupen su puesto de trabajo. De no ser así, y si las circunstancias que originan ese incumplimiento lo requieren, las empresas del Grupo tienen plena capacidad para imponer las sanciones disciplinarias correspondientes. En ese sentido, la imposición de las sanciones que correspondan, se aplicarán de acuerdo a lo estipulado en el Código de Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo y la normativa emitida por la Junta Monetaria, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad civil, administrativa y penal que por sus acciones u omisiones haya cometido en el cumplimiento de sus deberes y atribuciones.

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Grupo Financiero Ficohsa Guatemala

Normas para la aplicación de procedimientos administrativos de corrección, sanción y causales de remoción, para el Gerente General y los Funcionarios que le reportan

Cabe indicar que la acción disciplinaria será aplicada de forma inmediata, como inmediata debe ser la acción correctiva, cuando aplique. En consecuencia, no es política del grupo financiero acumular las acciones disciplinarias. Previo a tomar las acciones disciplinarias, se debe analizar los hechos y evaluar la situación determinando como mínimo lo siguiente:

Que tan grave es la falta ocurrida. Cuáles fueron las consecuencias que originó la falta cometida. Que empleados o personas externas están involucradas en el hecho En caso ha ocurrido anteriormente, cuándo y la frecuencia, Evaluar las consecuencias presentes y futuras que pueden ocurrir.

Es de hacer notar que en la aplicación de sanciones, todos los empleados deben ser tratados por igual. 5. CAUSALES DE REMOCIÓN: Los Funcionarios que les aplica esta normativa, deberán poner su cargo a disposición del Consejo de Administración o serán removidos por este, cuando suceda alguna de las situaciones siguientes:

Cuando con sus acciones u omisiones, le hayan causado un perjuicio financiero a cualquiera de las entidades del Grupo y con ello hayan afectado de manera significativa la solidez, liquidez o los depósitos e inversiones de los clientes de las entidades. Estas acciones podrían ser, algunas de las tipificadas en el artículo 5 del Reglamento para la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 99 del Decreto Número 19-2002 del Congreso de la República, Ley de Bancos y Grupos Financieros;

Cuando caiga en algún impedimento o prohibición contemplado en las leyes

vigentes, los Estatutos de las sociedades que conforman el grupo financiero y demás prohibiciones contenidas en la normativa interna;

Cuando no cumpla con las calidades necesarias para desempeñar el puesto para

el que fue contratado, tales como un bajo desempeño en el puesto por 2 años consecutivos, caer como un deudor reconocidamente moroso, ser condenado por delitos que impliquen falta de probidad, etc.

Por reincidencia o reiteradas faltas de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo

o el Código de Ética;

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Normas para la aplicación de procedimientos administrativos de corrección, sanción y causales de remoción, para el Gerente General y los Funcionarios que le reportan

Cuando se ausente de sus labores de manera injustificada por un plazo mayor de 2 días;

Cuando con su comportamiento dentro o fuera de su puesto de trabajo, le cause

un daño de carácter grave al patrimonio o reputación del grupo financiero; y,

Cuando la persona evidencia cambios en su conducta o personalidad y que estos afecten significativamente el correcto desempeño de sus labores y/o generen conflictos personales internos con 1 o más personas.

6. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del Comité de Gobierno Corporativo de la Junta Directiva de Grupo Financiero Ficohsa, S.A., conocer y recomendar al Consejo de Administración lo correspondiente, con el propósito de que se cumplan las presentes disposiciones. 7. CONTROL:

La Unidad Administrativa de Cumplimiento, Auditoría Interna y el Comité de Auditoría, deberán velar por el cumplimiento de esta política.

8. VIGENCIA

Esta política fue aprobada por el Consejo de Administración el 18 de Julio de 2018.

Control de Versiones Versión Cambio Fecha de aprobación

V1 Nuevo Documento 18 de 07 de 2018

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