Manual de Funciones del Procedimiento de Pagos

Denominación de la Empresa: Factory del Hogar

Tipo de Empresa: Unipersonal

Actividad Principal: Compra y Venta de Electrodomésticos

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los sistemas y procedimientos para el manejo apropiado

de las cuentas bancarias, entradas y salidas de dinero y la

disponibilidad financiera, para el buen desarrollo de las actividades

que competen al área, con la finalidad de que sea un instrumento de

referencia obligada y que contribuya a mejores logros

administrativos.

Responsabilidad y Roles

Los siguientes funcionarios tendrán las responsabilidades y roles, que

en cada caso se indican, en el procedimiento Control de Pago a

proveedores.

1.1 Contabilidad y Presupuesto.

• Revisar Órdenes de Compra de las distintas ofertas y entregar la

imputación asociada al gasto sobre la base de la información de

documentos proporcionados por las Gerencias.

• Recibir y resguardar facturas y boletas con documentación de pago

a proveedores.

Solicitar a las unidades demandantes recepción conforme de bienes

y servicios, a través de visación en el mismo documento de pago.

• Registrar al momento de la recepción de los documentos, en

contabilidad y libro de compra las facturas aprobadas.

• Proponer la devolución de facturas que no estén aceptadas por los

demandantes.

• Enviar las facturas y boletas con su respectivo comprobante de

traspaso a Tesorería para programar su pago según corresponda.

1.4 Secretaría.

• Recibir y registrar, facturas y boletas de pago a proveedores y

remitirlos a Contabilidad.

• Recibir documentos desde Tesorería; cheques, contactar y pagar a

proveedores o enviarlos a las Plantas para su pago.

• Recepcionar la documentación del pago aceptado por los

proveedores y despacho a Tesorería.

• Archivar documentación de pago.

1.3Administración

• El demandante del servicio deberá revisar los bienes recepcionados

y registrar en un lugar visible del original de la factura la recepción

conforme de los bienes y servicios, según corresponda.

• Remitir documentos de pago y demás documentación relacionada a

Contabilidad y Presupuesto.

• En caso contrario indicar para devolver la factura y los productos al

proveedor.

1.4 Tesorería.

• Revisar documentación, contabilizar en Tesorería, confeccionar

cheque, emitir comprobante contable de pagos a proveedores y

enviar dentro de los plazos establecidos a revisión y firma de

cheques.

Registrar periódicamente (semanalmente) en el programa de caja,

las facturas de proveedores proponiendo la fecha de pago para

revisión y aceptación de Gerencia.

• Realizar el pago a Proveedores en los plazos establecidos. Sin

embargo, en casos especiales, este pago se hará previa autorización

de la documentación completa y exacta desde Gerencia.

1.1 Gerente de Administración y Finanzas

• Revisar documentación y firmar cheques de pago a proveedores.

• Visar y firmar los documentos según corresponda.

• Supervisar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a

sus funcionarios dependientes.

• Revisar el programa de caja, establecer plazos de pago y asegurar

fondos para cumplir los compromisos adquiridos por contrato e

impartir instrucciones.

Administración Contabilidad y Presupuesto.

Tesorería

Secretaría

Gerente de Administración

y Finanzas