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Manual de Funciones del Procedimiento de Pagos
Denominación de la Empresa: Factory del Hogar
Tipo de Empresa: Unipersonal
Actividad Principal: Compra y Venta de Electrodomésticos
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer los sistemas y procedimientos para el manejo apropiado
de las cuentas bancarias, entradas y salidas de dinero y la
disponibilidad financiera, para el buen desarrollo de las actividades
que competen al área, con la finalidad de que sea un instrumento de
referencia obligada y que contribuya a mejores logros
administrativos.
Responsabilidad y Roles
Los siguientes funcionarios tendrán las responsabilidades y roles, que
en cada caso se indican, en el procedimiento Control de Pago a
proveedores.
1.1 Contabilidad y Presupuesto.
• Revisar Órdenes de Compra de las distintas ofertas y entregar la
imputación asociada al gasto sobre la base de la información de
documentos proporcionados por las Gerencias.
• Recibir y resguardar facturas y boletas con documentación de pago
a proveedores.
Solicitar a las unidades demandantes recepción conforme de bienes
y servicios, a través de visación en el mismo documento de pago.
• Registrar al momento de la recepción de los documentos, en
contabilidad y libro de compra las facturas aprobadas.
• Proponer la devolución de facturas que no estén aceptadas por los
demandantes.
• Enviar las facturas y boletas con su respectivo comprobante de
traspaso a Tesorería para programar su pago según corresponda.
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1.4 Secretaría.
• Recibir y registrar, facturas y boletas de pago a proveedores y
remitirlos a Contabilidad.
• Recibir documentos desde Tesorería; cheques, contactar y pagar a
proveedores o enviarlos a las Plantas para su pago.
• Recepcionar la documentación del pago aceptado por los
proveedores y despacho a Tesorería.
• Archivar documentación de pago.
1.3Administración
• El demandante del servicio deberá revisar los bienes recepcionados
y registrar en un lugar visible del original de la factura la recepción
conforme de los bienes y servicios, según corresponda.
• Remitir documentos de pago y demás documentación relacionada a
Contabilidad y Presupuesto.
• En caso contrario indicar para devolver la factura y los productos al
proveedor.
1.4 Tesorería.
• Revisar documentación, contabilizar en Tesorería, confeccionar
cheque, emitir comprobante contable de pagos a proveedores y
enviar dentro de los plazos establecidos a revisión y firma de
cheques.
Registrar periódicamente (semanalmente) en el programa de caja,
las facturas de proveedores proponiendo la fecha de pago para
revisión y aceptación de Gerencia.
• Realizar el pago a Proveedores en los plazos establecidos. Sin
embargo, en casos especiales, este pago se hará previa autorización
de la documentación completa y exacta desde Gerencia.
1.1 Gerente de Administración y Finanzas
• Revisar documentación y firmar cheques de pago a proveedores.
• Visar y firmar los documentos según corresponda.
• Supervisar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a
sus funcionarios dependientes.
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• Revisar el programa de caja, establecer plazos de pago y asegurar
fondos para cumplir los compromisos adquiridos por contrato e
impartir instrucciones.
Administración Contabilidad y Presupuesto.
Tesorería
Secretaría
Gerente de Administración
y Finanzas