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Manual de Usuario Finanzas

XOOK México Manual de Usuario

xookmexico.net Página 2 de 24

CONTENIDO

ESTADO DE CUENTA Y CONCILIACIÓN BANCARIA ........................................................................................ 3

DESCRIPCION ............................................................................................................................................ 3

GUIA PASO A PASO ................................................................................................................................... 3

Acceder ................................................................................................................................................ 3

ESTADO DE CUENTA ................................................................................................................................. 4

Pestaña Información ............................................................................................................................. 4

Pestaña Documentos ............................................................................................................................ 6

CARGAR INFORMACION DEL BANCO ......................................................................................................... 6

AGREGAR MOVIMIENTO ........................................................................................................................... 8

CREAR MOVIMIENTO .............................................................................................................................. 11

CONCILIACION CON MOVIMIENTOS YA CREADOS ................................................................................... 13

APLICAR ESTADO DE CUENTA .................................................................................................................. 14



ESTADO DE CUENTA Y CONCILIACIÓN BANCARIA

DESCRIPCION

El módulo de Estado de Cuenta nos sirve para gestionar el estado de cuenta bancario contra los movimientos

realizados por la empresa, y así poder realizar una conciliación de los movimientos.

GUIA PASO A PASO

ACCEDER

1.- Ingresamos a Arcarius con nuestro respectivo usuario y contraseña.

2.- Vamos a módulos / Finanzas / Estado de Cuenta



3.- Esto nos mostrara una ventana como la siguiente:

ESTADO DE CUENTA

PESTAÑA INFORMACIÓN

Filtros:

En la parte superior del módulo, veremos dos pestañas, la de Información y Documentos.

Lo primero que vamos a utilizar son:

a) Banco, en este campo seleccionaremos nuestro banco, donde se realizarán los movimientos.

b) Ejercicio, en este campo seleccionaremos el año del ejercicio.

c) Periodo, este campo sirve para seleccionar al mes del ejercicio donde se realizarán los

movimientos.

d) Mostrar Conciliados, este nos permite elegir si visualizaremos los conciliados o no.

e) Ultimo TC, este campo nos mostrara el ultimo tipo de cambio, cuando se tiene moneda extranjera.

f) Saldo Final Valuado.

g) Agrupación de Saldos, aquí tendremos los acumulados del Banco y la Empresa, así como su

equivalente en moneda local (esto cuando es una cuenta en moneda extranjera).

a b c

d

e

f

g



h) Botón “Refrescar Banco”, sirve para cargar o recargar los datos, este se debe usar cada vez que se

mueven los filtro de arriba.

i) Botón “Saldo Inicial”,

j) Botón “Estatus”, sirve para cambiar el estatus del Estado de Cuenta.

k) Sección “Movimientos del Banco” en esta sección se mostrarán los movimientos bancarios que se

han importado a partir de un TXT expedido por el Banco, esta sección cuenta con su apartado de

sumas para poder cuadra las cantidades con la de Movimientos de la Empresa.

l) Sección “Movimientos de la Empresa” en esta sección se mostrarán los movimientos realizados

por la empresa, con los cuales se podrán Conciliar con los del banco, al igual que Movimientos del

Banco, esta cuenta con su apartado de sumas.

Botones inferiores

m) Este nos permitirá agregar un registro de forma individual.

n) Este botón sirve para borrar el registro seleccionado.

o) Sirve para conciliar 2 movimientos, uno del lado de Banco y otro del Lado de la Empresa.

p) Sirve para quitar una Conciliación, lo cual nos regresara los registros a su estado original.

q) Este nos sirve para Agregar un Movimiento a Movimientos de la Empresa, el cual nos abrirá la

ventana de “Movimiento Financiero”.

r) Este nos sirve para Crear un Movimiento a Movimientos de la Empresa, el cual nos abrirá la ventana

de “Movimiento Financiero”.

s) Nos sirve para Crear un Documento de Compra, esto nos abrirá el módulo de “Documento de

Compra” donde procederemos a llenar los datos necesario.

t) Este botón nos cierra la ventana del módulo Estado de Cuenta.

h

i

j

k

l

sumas

sumas

m

n

o

p

q

r

s

t



PESTAÑA DOCUMENTOS

En la pestaña de Documentos veremos los documentos relacionados o cargados al Estado de Cuenta, que

pueden ser archivos XML, PDF o TXT, también podremos borrarlos al seleccionarlos y hacer Clic en “Borrar

Archivo”.

CARGAR INFORMACION DEL BANCO

Para cargar los Movimientos del Banco debemos descargar el archivo TXT con los movimientos, este lo

proporciona el banco, aquí un ejemplo:



Para cargar los movimientos debemos:

1.- Seleccionamos el Archivo en nuestra computadora.

2.- Nos aseguramos que estemos en el Banco, Mes y Ejercicio correcto.

3.- Lo arrastramos al módulo de Estado de Cuenta y lo soltamos en la zona de “Movimientos del Banco”.

Esto nos cargara la información dentro de la sección de Movimientos del Banco de la siguiente forma:



AGREGAR MOVIMIENTO

Por este método nos abrirá el módulo de Movimiento Financiero, con el importe y cierta información del

mismo.

Para registrar un movimiento debemos:

1.- Selecciona los registros que serán parte de un solo movimiento.

2.- Después de seleccionar los movimientos, daremos Clic en “Agregar Movimiento”, lo cual nos abrirá el

módulo de “Movimiento Financiero”, este tendrá información cargada, debemos confirmar que toda sea

correcta.

a) El tipo de movimiento

b) El banco

c) La referencia

d) Descripción

e) La fecha

f) El beneficiario, en este caso al ser retiros del banco como comisiones, seleccionaremos Comisiones

Bancarias como beneficiario.

g) Método de pago

h) Anticipo o Pago Directo, este debe tener la suma de los movimientos bancarios seleccionados con

anterioridad.



3.- Para finalizar el Movimiento Financiero debemos hacer Clic en “Estatus”.

Lo cual nos abrirá una ventana con los estatus disponibles

Seleccionaremos “APLICADO”, y daremos Clic en Seleccionar.

a

b

c

d

e

f

g

h



Esto nos devolverá un mensaje de confirmación:

Y nos asignara un Folio

4.- Cerraremos la ventana de Movimiento Financiero y regresaremos al módulo de Estado de Cuenta y

daremos Clic en el botón “Refrescar Banco” para ver los cambios:



CREAR MOVIMIENTO

Por este método nos abrirá el módulo de Movimiento Financiero, y al mismo tiempo una ventana donde nos

dará sugerencias de Facturas que posiblemente sean parte del movimiento, a diferencia de Agregar

Movimiento si no seleccionamos una Factura, no se cargaran datos al módulo de Movimiento Financiero.

Para registrar un movimiento debemos:

1.- Selecciona el registro que serán parte del movimiento (Aquí solo debes seleccionar un solo registro, ya

que más adelante te pedirá seleccionar una factura del mismo monto).

2.- Después de seleccionar los movimientos, daremos Clic en “Crear Movimiento”, lo cual nos abrirá el

módulo de “Movimiento Financiero”, y nos dará una ventana de diálogo donde podremos seleccionar la

Factura que corresponde.

3.- Seleccionaremos la Factura y daremos Clic en “Aceptar”.



4.- Esto nos llenara con la información correspondiente el módulo de Movimiento Financiero

5.- Verificamos los datos y a continuación le damos Clic en el botón de Estatus y seleccionamos Aplicado

6.- Regresamos al módulo de Estado de Cuenta y damos Clic en Refrescar Banco donde veremos el

movimiento realizado.



7.- Ahora solo falta Conciliar el movimiento, para esto debemos seleccionar el movimiento de la empresa y

el del banco al cual corresponde.

8.- Para conciliar basta con hacer Clic en Agregar Conciliación

9.- De esta forma terminamos la Conciliación del movimiento

CONCILIACION CON MOVIMIENTOS YA CREADOS

Conforme se usa el sistema se realizan varios movimientos los cuales irán apareciendo en la sección de

Movimientos de la Empresa, para conciliarlos basta con buscar su registro correspondiente en la sección de

Movimientos del Banco.

1.- Seleccionamos los registros que se van a conciliar.

2.- Hacemos Clic en Agregar Conciliación

3.- De esta forma terminamos la Conciliación del movimiento



APLICAR ESTADO DE CUENTA

Una vez que terminemos de conciliar todos los movimientos, debemos cambiar el estatus del Estado de

Cuenta, para que se cierre la cuenta.

1.- Clic en Estatus

2.- Seleccionamos Aplicada y damos Clic en Seleccionar

3.- Obtendremos una ventana de confirmación.

4.- Tenga en cuenta que al realizar este proceso ya no se podrá modificar, incluso se deshabilitaran los

botones inferiores



COMPLEMENTO DE PAGO

DESCRIPCION

Los Complementos de Pago o Factura de Recepción de Pago, sólo aplica para los CFDI que generamos y que

en Método de Pago indicamos que es PPD - Pago en Parcialidades o Diferido, por lo que un Complemento de

Pago no puede existir por sí solo.

PROCEDIMIENTO

1 – Dentro de la ventana de “Documento de Venta” debemos verificar en el botón “Información Extra” que el

método de pago de este documento sea en Pago en parcialidades o diferido (PPD).



2 – Dentro de nuestro listado de Venta seleccionamos el documento de factura y debemos localizar la partida

a la que se le va a realizar el movimiento.

3 – Seleccionamos este documento y damos clic en el botón “Genera Pago”



4 – Nos cargara la siguiente ventana:

-Dentro de esta ventana vamos a verificar que el tipo de movimiento sea el correcto, en este caso “COBRO

CLIENTE”

-Seleccionar el Banco

-La referencia es un campo obligatorio, este sirve para identificar nuestros movimientos, ya sea el número de

cheque o tarjeta, dependiendo como se realiza el pago.

-Verificar la fecha.

-Revisar que el beneficiario sea el correcto, tal como se generó en la factura.

-10, 16, 18 Dígitos, transferencia, 11 Dígitos, cheque, 16 Dígitos Tarjeta de crédito o débito, efectivo, el campo queda vacío, después de colocar la cuenta debemos ir al menú superior de lado izquierdo llamado “Opciones” -> Guardar Cambios.

-Seleccionar el método de pago.

-En Importe Referencia revisar el monto, en caso de generar varias facturas dar clic en para buscar las

facturas por los montos a pagar dentro de este mismo movimiento.



5 – Una vez registrados todos estos datos vamos a cambiar el estatus de este movimiento a “Aplicada” con el

botón de estatus.

Dar clic en Aceptar

Nos debe mostrar la siguiente ventana:

6 – Daremos paso a timbrar este movimiento con el botón TIMBRAR.




Al timbrar nos debe mostrar el mensaje de la recepción de pago que se ha creado, este nos mostrara su

UUID.

Damos paso a enviar este documento por correo electrónico con el botón “Enviar Correo”

Arcarius está configurado para mostrar esta información por default con sus respectivos clientes, damos clic

en enviar correo, este enviara el PDF y su respectivo XML.




7 – Una vez realizado este proceso podemos regresar a la factura y corroborar que el documento ha

cambiado su estatus a “PAGADA”.



CONCEPTOS FINANCIEROS

DESCRIPCION

Los Conceptos Financieros nos sirven para relacionar los movimientos financieros con Conceptos propios de

Finanzas diferenciados de ventas o compras.

ACCEDER

Para acceder debemos ir al menú “Finanzas” o “Fi Tesorería” -> Conceptos

Este nos mostrara la siguiente ventana:

PROCEDIMIENTO

ALTA

Para dar de alta debemos un concepto debemos:

1.- Clic en Nuevo



2.- Colocamos una descripción.

3.- Seleccionamos una cuenta Contable haciendo Clic en la lupa en su campo.

Esto nos abrirá una ventana de búsqueda donde seleccionaremos una cuenta contable y haremos Clic en

Seleccionar.

4.- El tipo de movimiento.

5.- Su agrupador.

6.- Y finalmente la Moneda.

7.- Para finalizar basta con hacer Clic en “Guardar Concepto”, lo cual nos arrojara el siguiente aviso.



8.- Debe asegurarse que el Campo moneda corresponda a la Moneda de la cuenta contable, de lo contrario

tendrá este error:

MODIFICACION

Para modificar un concepto financiero basta con:

1.- Doble Clic sobre uno de los Conceptos Financieros, con esto cargaremos la información del concepto en

la parte superior de la ventana.

Lo cual nos permitirá hacer modificaciones al Concepto.

2.- Realizamos los cambios deseados y daremos Clic en Guardar Concepto.

3.- Con esto terminaríamos la modificación del Concepto.



BORRADO

Para borrar un Concepto Financiero, basta con:

1.- Seleccionar el Concepto que deseamos borrar.

2.- Y presionamos la tecla SUPR, lo cual nos mandara un aviso de confirmación de borrado.

3.- Daremos Clic en Si, y esto nos borrara el concepto financiero.

ESTADO DE CUENTA Y CONCILIACIÓN BANCARIADESCRIPCIONGUIA PASO A PASOAcceder

ESTADO DE CUENTAPestaña InformaciónPestaña Documentos

CARGAR INFORMACION DEL BANCOAGREGAR MOVIMIENTOCREAR MOVIMIENTOCONCILIACION CON MOVIMIENTOS YA CREADOSAPLICAR ESTADO DE CUENTA

COMPLEMENTO DE PAGODescripcionProcedimiento

CONCEPTOS FINANCIEROSDescripcionAccederProcedimientoAltaModificacionBorrado

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