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Manual de Cuentas por Pagar

Manuales Operativos Manual de Cuentas por Pagar TCA Back Office Versión 8.2

Manual de Cuentas por Pagar 2 | P á g i n a

Índice

I. Catálogo de Proveedores ....................................................................................................................4 A. Registro de Proveedores .................................................................................................................. 4 B. Modificación de Proveedores ........................................................................................................... 8 C. Baja de Proveedores ....................................................................................................................... 9

II. Contrarecibos ................................................................................................................................... 10 III. Facturas y Notas .............................................................................................................................. 13

A. Registro de Facturas (Servicios, Arrendamiento, Honorarios, Prorrateo) ........................................ 13 B. Cancelación de Facturas (Servicios, Arrendamiento, Honorarios, Prorrateo) .................................. 16 C. Registro y Pago de Facturas (Servicios, Arrendamiento, Honorarios, Prorrateo) ............................ 17 D. Registro y Aplicación de Notas de Crédito o Notas de Cargo ......................................................... 20

IV. Notas de Crédito y Notas de Cargo ................................................................................................ 23 A. Registro de una Nota de Crédito o Nota de Cargo .......................................................................... 23 B. Aplicación de una Nota de Crédito o Nota de Cargo ....................................................................... 25 C. Consulta de Aplicaciones de una Nota de Crédito o Nota de Cargo................................................ 27

V. Cargos y Abonos .............................................................................................................................. 28 VI. Pagos y Anticipos ........................................................................................................................... 30

A. Pagos a Proveedores ..................................................................................................................... 30 B. Reposición de Caja ........................................................................................................................ 32 C. Cheques de Gastos ....................................................................................................................... 34 D. Anticipos a Proveedores ................................................................................................................ 37 E. Aplicación de Anticipos .................................................................................................................. 39 F. Cancelación de Pagos (Cheques, Transferencias, Depósitos) ........................................................ 41 G. Generación de Archivo de Transferencias a Proveedores .............................................................. 42

VII. Reportes ......................................................................................................................................... 44 A. Movimientos Diarios ....................................................................................................................... 44 B. Consulta de Proveedores ............................................................................................................... 47 C. Listado de Proveedores ................................................................................................................. 50 D. Estado de Cuenta .......................................................................................................................... 52 E. Antigüedad de Documentos ........................................................................................................... 55 F. Integración de Saldos ..................................................................................................................... 59 G. Cheques Emitidos por Proveedor................................................................................................... 61 H. Facturas Pagadas en un Periodo ................................................................................................... 64 I. Compras por Proveedor .................................................................................................................. 67



J. Reporte de Retenciones ................................................................................................................. 69 VIII. Procesos ........................................................................................................................................ 72

A. Revaluación de Cartera.................................................................................................................. 72 B. Cotización Diaria (Cuentas por Pagar) ........................................................................................... 75



I. Catálogo de Proveedores Registrar, modificar y eliminar un proveedor para su manejo y control en el sistema.

A. Registro de Proveedores Registrar un proveedor en el sistema para su manejo y control. Seleccione Cuentas por Pagar > Catálogos > Catálogo de Proveedores.



1.- Proporcione los datos generales del proveedor que desea registrar en el sistema

? En el campo Proveedor, proporcione la clave asignada al proveedor que desea registrar.

? Se recomienda utilizar el Número de Identificación Fiscal; ya que éste es único e irrepetible.

? En el campo Clasificación, indique la agrupación a la que pertenece el proveedor. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la clasificación y presione <ENTER>.

NOTA: Este campo es de importancia ya que todos movimientos contables del proveedor se generan en base a este campo.

? En el campo Razón Social, capture la razón social que identifica al proveedor.

? En el campo Nombre Comercial, proporcione el nombre con en cual es conocido

comercialmente el proveedor. ? Si el campo se deja en blanco, al grabar el registro, el Nombre Comercial toma el

mismo valor a lo capturado en el campo Razón Social.

? En los campos Dirección 1/Dirección 2/Colonia/Ciudad/Código Postal, proporcione la dirección, ciudad, colonia y código postal donde se localiza el proveedor.

? En el campo Estado, indique el estado al que pertenece el proveedor.

? Si el proveedor es extranjero, en el siguiente campo proporcione la descripción del

estado al que pertenece el proveedor.

? En el campo País, capture el país del proveedor.

? En los campos Teléfonos/Fax, proporcione los números telefónicos y de fax del proveedor.

2.- Proporcione los Datos Adicionales del proveedor.

? En el campo Identificación Fiscal, proporcione el número de identificación fiscal

del proveedor.

? En el campo CURP, proporcione la Clave Única de Registro de Población que identifica al proveedor.

? En el campo Moneda, indique la moneda en que se maneja el saldo del proveedor.



? En el campo Cuenta Contable1, deje en blanco este campo si contabiliza en base a la clasificación del proveedor; de no ser así, proporcione el número de cuenta contable asignada en contabilidad para el proveedor que se registra.

? Si el proveedor es de moneda extranjera, en el campo Cuenta Complementaria1,

deje en blanco este campo si contabiliza en base a la clasificación del proveedor; de no ser así, proporcione el número de cuenta contable asignada en contabilidad.

? Tipo, campo sin uso. ? Seleccione Proveedor.

? En el campo Activo, indique si el proveedor se encuentra activo o no para

utilizarse en el sistema.

NOTA: Si el proveedor tiene movimientos en el sistema y se decide no utilizarlo mas, no se puede eliminar para mantener su historial, pero puede dejarse No Activo para impedir capturar futuros movimientos

En la pestaña Compras

? En los campos Contacto/Puesto/Email Compras, proporcione el nombre, el puesto y el correo electrónico del contacto de compras.

? El email es indispensable si se envían órdenes de compra por correo electrónico al proveedor.

? En el campo Libre a Bordo, capture el lugar donde el proveedor entrega la

mercancía.

? En el campo Días de Entrega, proporcione los días que el proveedor tarda en entregar la mercancía.

? En el campo Límite de Crédito, proporcione el monto del límite de crédito

otorgado por el proveedor (campo informativo).

? En el campo Descuento, proporcione el monto de descuento otorgado por el proveedor (campo informativo).

? Consulta Artículos, sin uso.

? En el campo Impuesto, seleccione el impuesto manejado por el proveedor para su

cálculo en las órdenes de compra.

1 Se recomienda dejar en blanco la Cuenta Contable y la Cuenta Complementaria para que el sistema contabilice en base a la clasificación del

proveedor.



En la pestaña Pagos

? En los campos Contacto/Puesto/Email Pagos, proporcione el nombre, el puesto y el correo electrónico del contacto para pagos.

? El email es indispensable si se envían confirmaciones de pago al proveedor.

? En los campos Banco/Sucursal/Cuenta/Clabe/Plaza, proporcione el nombre del banco, número de sucursal, número de cuenta bancaria, número clabe y número de plaza para efectuar pagos electrónicos al proveedor.

? Retiene Impuestos, sin uso.

? En el campo Condiciones de Pago, seleccione las condiciones de crédito

negociadas con el proveedor. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la condición de pago y presione <ENTER>.

? Identificación Fiscal, sin uso.

? En los campos Tipo de Tercero/Tipo de Operación, indique el tipo de tercero y

de operación para poder generar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros DIOT definido por la SHCP.

3.- Presione F2-Aceptar. 4.- Presione F4-Grabar.



B. Modificación de Proveedores Modificar el registro de un proveedor en el sistema. Seleccione Cuentas por Pagar > Catálogos > Catálogo de Proveedores.

1.- En el campo Proveedor, proporcione la clave del proveedor que desea modificar. ? Escriba un “?” y parte de la descripción del proveedor para hacer una búsqueda en

el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

2.- Presione F8-Modificar. 3.- Modifique los datos que desea corregir. 4.- Al terminar, presione F2-Aceptar 5.- Presione F4-Grabar.



C. Baja de Proveedores Eliminar el registro de un proveedor en el sistema. Seleccione Cuentas por Pagar > Catálogos > Proveedores

1.- En el campo Proveedor, proporcione la clave del proveedor que desea modificar. ? Escriba un “?” y parte de la descripción del proveedor para hacer una búsqueda en

el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

2.- Presione F6-Borrar

? El sistema elimina del sistema el registro del proveedor. NOTA: El sistema no permite eliminar un proveedor si ya han sido registrados movimientos en el sistema para mantener su historial.



II. Contrarecibos Registrar la factura de un proveedor para cancelar las remisiones que amparan las recepciones de mercancía registradas en el sistema. Además se emite el contrarecibo correspondiente como comprobante para el proveedor. Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Contrarecibos

1.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor que entrega la factura. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

2.- En el campo Factura, capture el número de factura que se registra. 3.- En el campo Descripción, proporcione una descripción del movimiento.



En el Detalle

4.- En la columna Remisión, indique la remisión que desea cancelar.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra las remisiones con saldo.

? Seleccione la remisión y presione <ENTER>.

5.- En la columna SiNo, indique si desea cancelar o no la remisión. 6.- Al terminar de registrar las remisiones Presione F2-Aceptar.

NOTA: Si lo desea puede cargar todas las remisiones con saldo del proveedor pulsando el botón F11-Cargar Remisiones y seleccionar las remisiones que desea cancelar marcándolas en la columna SiNo.



En los Valores

7.- Capture el importe de impuesto desglosado en la factura que se recibe de acuerdo a la

tasa que le corresponde. 8.- Al terminar de registrar los impuestos Presione F2.Aceptar

9.- Presione F4-Grabar

NOTA: Presione F9-Imprimir si desea imprimir el contrarecibo con el desglose de las remisiones que amparan la factura recibida.



III. Facturas y Notas La opción de Facturas y Notas nos permite efectuar múltiples operaciones en un solo movimiento lo cual facilita el registro de facturas de servicio y notas de crédito o de cargo recibidas por los proveedores.

? Se pueden configurar tipo de facturas para que el sistema efectúe automáticamente retensiones o prorrateos de gastos en forma automática.

? Si lo desea, se puede efectual el pago de la factura al registrar el pasivo sin necesidad de

salir de la opción.

? Además se pueden registrar notas de crédito o debito y aplicarlos (en su totalidad) a una factura provisionada previamente.

A. Registro de Facturas (Servicios, Arrendamiento, Honorarios, Prorrateo) Registro de las facturas de servicio, arrendamiento, honorarios o de prorrateo de los proveedores de servicios permitiendo distribuir el gasto a las cuentas o departamentos que se desean. Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Facturas y Notas

1.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor que desea registrar. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.



2.- En el campo Tipo, seleccione Factura para indicar al sistema que se desea registrar un documento a provisión.

3.- En el campo Número Documento, capture el número de documento que se registra. 4.- En el campo Tipo de Factura, seleccione el tipo de factura que desea registrar para que el

sistema efectúe el desglose correspondiente. ? Los tipos de factura y su desglose son configurados previamente.

a Factura. b Arrendamiento. c Honorarios d Prorrateo e Etc.

5.- Deje en blanco el campo Banco, para registrar el pasivo y no generar el pago del mismo. En el Detalle

6.- En la columna Descripción, proporcione una descripción de la partida que se provisiona. 7.- En la columna Importe, capture el importe de la partida que se provisiona.

8.- En la columna Impuesto, indique la tasa de impuesto que aplica a la partida.

9.- Proporcione la forma de contabilizar la partida que se registra.

? Si contabiliza por departamento:

a En la columna Departamento, indique el departamento al que se carga la partida que se provisiona. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el

sistema muestra el catálogo definido. ? Seleccione el departamento y presione <ENTER>.

b En la columna Gasto/Auxiliar, indique el gasto/auxiliar del departamento al

que se registra la partida. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el

sistema muestra el catálogo definido. ? Seleccione el gasto/auxiliar y presione <ENTER>.



? Si se contabiliza a una cuenta contable establecida:

a En la columna Cuenta, proporcione la cuenta contable a la cual se registra la partida que se provisiona.

NOTA: Si se ingresa una cuenta contable y existe información capturada en las columnas Departamento, Gatos o Auxiliar, el sistema contabiliza de acuerdo a la cuenta contable registrada en este campo.

13.- Al terminar de registrar las partidas Presione F2-Aceptar. 14.- Presione F4-Grabar.



B. Cancelación de Facturas (Servicios, Arrendamiento, Honorarios, Prorrateo) Cancelación de las facturas de servicio, arrendamiento, honorarios o de prorrateo de los proveedores de servicios. Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Facturas y Notas

1.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor que desea cancelar. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

2.- En el campo Tipo, seleccione Factura para indicar al sistema que se trata de un

documento a provisión. 3.- En el campo Número Documento, capture el número de documento que se desea

cancelar. ? El sistema muestra la información de la factura.

4.- Presione F6-Cancelar. 5.- En el campo Fecha, indique la fecha en la que desea registrar la cancelación del

documento.

6.- Presione F4-Grabar. NOTA: El sistema no permite cancelar facturas con aplicaciones.



C. Registro y Pago de Facturas (Servicios, Arrendamiento, Honorarios, Prorrateo) Registro de las facturas de servicio, arrendamiento, honorarios o de prorrateo de los proveedores de servicios permitiendo distribuir el gasto a las cuentas o departamentos que se desean. Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Facturas y Notas


2.- En el campo Tipo, seleccione Factura para indicar al sistema que se desea registrar un

documento a provisión. 3.- En el campo Número Documento, capture el número de documento que se registra. 4.- En el campo Tipo de Factura, seleccione el tipo de factura que desea registrar para que el

sistema efectúe el desglose correspondiente. ? Los tipos de factura y su desglose son configurados previamente.




5.- En blanco el campo Banco, seleccione el banco con el que se efectúa el pago de la factura. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema

muestra el catálogo definido. ? Seleccione el banco y presione <ENTER>.

6.- En el campo Documento, indique el tipo de pago que se efectúa

? Cheque ? Transferencia ? Depósito

7.- En el campo Referencia, proporcione la referencia para el caso de transferencia o

depósito. ? Si el Documento es un cheque el sistema muestra el consecutivo de la chequera

del banco seleccionado. En el Detalle












D. Registro y Aplicación de Notas de Crédito o Notas de Cargo Registro y aplicación de una nota de crédito o de una nota de cargo la cual debe aplicarse en su totalidad a una factura registrada previamente. Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Facturas y Notas


2.- En el campo Tipo, seleccione Nota de Crédito o Nota de Cargo para indicar al sistema

que se desea registrar y aplicar una nota. 3.- En el campo Número Documento, capture el número de documento que se registra. 4.- En el campo A Factura, indique el número de factura a la cuál desea aplicar la nota que se

registra. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema

muestra las facturas con saldo que tiene el proveedor. ? Seleccione la factura y presione <ENTER>.



En el Detalle












IV. Notas de Crédito y Notas de Cargo Esta opción permite el registro y la aplicación de una nota de crédito o de una nota de cargo a una o varias facturas, llevando un control del saldo de la nota.

A. Registro de una Nota de Crédito o Nota de Cargo Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Notas de Crédito y Cargo

1.- En el campo Documento, seleccione Nota de Crédito o Nota de Cargo para indicar al sistema el tipo de documento que desea registrar.

2.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor que desea registrar.

? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

3.- En el campo Referencia, capture el número de documento que se registra. 4.- En el campo Tipo, seleccione el tipo de nota que desea registrar para que el sistema

efectúe el desglose correspondiente. ? Los tipos de notas y su desglose son configurados previamente.




5.- En el campo Descripción, proporcione una descripción del concepto que se detalla en la nota.

En el Detalle

6.- En la columna Descripción, proporcione una descripción de la partida que se provisiona. 7.- En la columna Monto, capture el importe de la partida que se provisiona.










b En la columna Cuenta, proporcione la cuenta contable a la cual se registra la

partida que se provisiona.





B. Aplicación de una Nota de Crédito o Nota de Cargo Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Notas de Crédito y Cargo

1.- En el campo Documento, seleccione Nota de Crédito o Nota de Cargo para indicar al sistema el tipo de documento que desea aplicar.

2.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor.


3.- En el campo Referencia, capture el número de documento que se desea aplicar.

? El sistema muestra la información de la nota. 4.- Presione F10-Aplicar. 5.- En el campo Fecha, indique la fecha de aplicación de la nota.



En la Aplicación

6.- En la columna Factura, proporcione el número de factura a la que se aplica la nota.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra las facturas con saldo.

? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 7.- En la columna Aplica, confirme el importe a aplicar.

? El sistema muestra el importe máximo que puede aplicarse, ya sea el saldo total de la factura o el saldo de la nota.

8.- Al terminar de registrar las aplicaciones Presione F2-Aceptar. 9.- Presione F4-Grabar.



C. Consulta de Aplicaciones de una Nota de Crédito o Nota de Cargo Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Notas de Crédito y Cargo

1.- En el campo Documento, seleccione Nota de Crédito o Nota de Cargo para indicar al sistema el tipo de documento que desea consultar.



3.- En el campo Referencia, capture el número de documento que se desea consultar.

? El sistema muestra la información de la nota en la pestaña Aplicación.



V. Cargos y Abonos Registrar movimientos de cargo o abono a un proveedor para actualizar el saldo de sus facturas con transacciones que no se encuentran dentro de las opciones operativas del módulo de cuentas por pagar. Seleccione Cuentas por Pagar > Facturas y Notas > Cargos y Abonos

1.- Deje en blanco el campo Número Transacción para indicar al sistema que se registra una nueva transacción.



3.- En el campo Transacción, indique el tipo de transacción que desea efectuar.

? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el catálogo definido.

? Seleccione la transacción y presione <ENTER>. 4.- En el campo Folio, proporcione el número de folio que ampara el cargo o abono que se

registra. 5.- En el campo Fecha Documento, indique la fecha de registro del movimiento. 6.- En el campo Días Plazo se muestra el número de días de crédito que maneja el

proveedor; confirme este campo presionando < ENTER>.



7.- En el campo Fecha Vencimiento se muestra la fecha de vencimiento calculada de acuerdo a los días de crédito; confirme este campo presionando <ENTER>.

8.- En el campo Referencia, proporcione una referencia del movimiento.

9.- En el campo Comentarios, capture un comentario del movimiento que se registra.

10.- En el campo Descripción, capture una descripción del porque se registra el movimiento.

? La descripción proporcionada se ve reflejada como concepto en el auxiliar contable.

En los Valores 11.- En el campo Subtotal, proporcione el importe del movimiento.

? El sistema calcula automáticamente el impuesto, el total y el total en moneda nacional.

NOTA: Si el proveedor es de moneda extranjera, el sistema efectúa la conversión de acuerdo al tipo de cambio capturado para el módulo de cuentas por pagar. En la Aplicación 12.- En el campo Aplicar a Transacción, seleccione la factura a la que se debe aplicar el

movimiento. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema

muestra las facturas con saldo. ? Seleccione la factura y presione <ENTER>.

13.- En el campo Folio se muestra el número de factura a la que se aplica el movimiento;

confirme este campo presionando <ENTER>. 14.- Si maneja la contabilidad por departamentos, proporcione el departamento al que

pertenece el movimiento. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el departamento y presione <ENTER>.

15.- Presione F4-Grabar

? El sistema muestra el detalle contable de la transacción registrada. 16.- Presione F3-Ignorar para limpiar los datos la pantalla y continuar con el registro de otro

movimiento.



VI. Pagos y Anticipos Esta opción se utiliza para registrar los pagos que se efectúan a los proveedores, así como también el de los anticipos que les hacemos para la compra de mercancía o para la obtención de un servicio. Desde aquí también se genera la impresión de los cheques una vez que se registran.

A. Pagos a Proveedores Registro de los pagos efectuados a los proveedores a través de un cheque, una transferencia o un depósito en ventanilla. Seleccione Cuentas por Pagar > Pagos y Anticipos > Pagos a Proveedores

1.- Deje en blanco el campo Número para indicar al sistema que se registra un nuevo movimiento de pago.

2.- En el campo Banco, proporcione el banco con el que se realiza el pago.


? Seleccione el banco y presione <ENTER>.

3.- En el campo Documento, indique el tipo de movimiento que desea efectuar. ? Transferencia ? registro de una transferencia electrónica. ? Cheque ? impresión de un cheque del banco con el que se realiza el pago. ? Depósito ? registro de un pago efectuado en ventanilla.



4.- En el campo Referencia, proporcione el número de referencia del movimiento. ? Si el movimiento es un cheque, el sistema muestra el número de cheque a

imprimir. 5.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor.


6.- En el campo Tipo Flujo, seleccione el tipo de flujo que desea afectar.


? Seleccione el tipo de flujo y presione <ENTER>. 7.- En el campo Leyenda, indique el tipo de leyenda o mensajes que desea se impriman en

el cheque. En los Movimientos

8.- En la columna Factura, proporcione el número de factura que se pagan.


? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 9.- En la columna Importe a Pagar, confirme el importa a pagar.

? El sistema muestra el saldo actual de la factura. 10.- En la columna Aplicar, indique si desea pagar o no la factura. 11.- Al terminar de registrar los pagos Presione F2-Aceptar. 12.- Presione F4-Grabar.

13.- Si desea imprimir el cheque presione F9-Imprimir.

NOTA: Si lo desea puede cargar todas las facturas pendientes de pago del proveedor pulsando el botón F10-Cargar Facturas y seleccionar las facturas que desea pagar marcándolas en la columna Aplicar.



B. Reposición de Caja Efectuar el reembolso a la caja chica para que recupere su fondo a través de un cheque, una transferencia o un depósito en ventanilla. El rembolse se emite a nombre de la persona responsable del fondo de caja y se cancelan los pasivos registrados de cada proveedor. Seleccione Cuentas por Pagar > Pagos y Anticipos > Reposición de Caja





3.- En el campo Documento, indique el tipo de movimiento que desea efectuar. ? Transferencia ? registro de una transferencia electrónica. ? Cheque ? impresión de un cheque del banco con el que se realiza el pago. ? Depósito ? registro de un pago efectuado en ventanilla.




imprimir. 5.- En el campo A Nombre, proporcione el nombre al cual se emite el reembolso. 6.- En el campo Tipo Flujo, seleccione el tipo de flujo que desea afectar.




8.- En la columna Clave Proveedor, proporcione el proveedor.


9.- En la columna Folio, proporcione el número de factura que se pagan.


? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 10.- En la columna Importe a Pagar, confirme el importa a pagar.

? El sistema muestra el saldo actual de la factura. 11.- Al terminar de registrar los pagos Presione F2-Aceptar. 12.- Presione F4-Grabar.




C. Cheques de Gastos Registrar el pago de gastos generales que no se provisionan (Ej: pago de impuestos, seguro social, etc.) a través de un cheque, una transferencia o un depósito en ventanilla, permitiendo distribuir el gasto a las cuentas o departamentos que se desean. Seleccione Cuentas por Pagar > Pagos y Anticipos > Cheques de Gastos





3.- En el campo Tipo Documento, indique el tipo de movimiento que desea efectuar. ? Transferencia ? registro de una transferencia electrónica. ? Cheque ? impresión de un cheque del banco con el que se realiza el pago. ? Depósito ? registro de un pago efectuado en ventanilla.




imprimir. 5.- En el campo A Nombre, proporcione el nombre al cual se emite el pago. 6.- En el campo Tipo Flujo, seleccione el tipo de flujo que desea afectar.




8.- En la columna Descripción, proporcione una descripción de la partida que se registra. 9.- En la columna Importe, capture el importe de la partida que se registra.












a En la columna Cuenta, proporcione la cuenta contable a la cual se registra la partida que se registra.






D. Anticipos a Proveedores Registrar el pago por concepto de anticipo a un proveedor para llevar el control de su saldo y sus aplicaciones en el sistema; esto a través de un cheque, una transferencia o un depósito en ventanilla. Seleccione Cuentas por Pagar > Pagos y Anticipos > Anticipos a Proveedores

1.- Deje en blanco el campo Número para indicar al sistema que se registra un nuevo movimiento.

2.- En la columna Proveedor, proporcione el proveedor.


3.- En el campo Banco, proporcione el banco con el que se realiza el anticipo.



4.- En el campo Documento, indique el tipo de movimiento que desea efectuar. ? Transferencia ? registro de una transferencia electrónica. ? Cheque ? impresión de un cheque del banco con el que se realiza el anticipo. ? Depósito ? registro de un anticipo efectuado en ventanilla.




imprimir. 6.- En el campo Tipo Flujo, seleccione el tipo de flujo que desea afectar.



el cheque. En el Detalle

8.- En la columna Descripción, proporcione una descripción del motivo del anticipo. 9.- En la columna Importe, capture el importe del anticipo.

10.- Al terminar de registrar las partidas Presione F2-Aceptar.

11.- Presione F4-Grabar.




E. Aplicación de Anticipos Efectuar la aplicación de los anticipos registrados a una o mas facturas. El sistema controla el saldo del anticipo hasta que es aplicado en su totalidad. Seleccione Cuentas por Pagar > Pagos y Anticipos > Aplicación de Anticipos

1.- En el campo Fecha, indique la fecha en la cual fue emitido el anticipo. 2.- En el campo Número, proporcione el número de transacción del módulo de tesorería con

el que fue generado el anticipo. ? El sistema muestra la información del anticipo.

3.- En el campo Fecha Aplica, indique la fecha de aplicación del anticipo.



En los Movimientos

4.- En la columna Factura, proporcione el número de factura a la que se aplica el anticipo.


? Seleccione la factura y presione <ENTER>. 5.- En la columna Importe a Aplicar, confirme el importe a aplicar.

? El sistema muestra el importe máximo que puede aplicarse, ya sea el saldo total de la factura o el saldo del anticipo.

6.- En la columna Afectar, indique si desea aplicar o no el anticipo a la factura. 7.- Al terminar de registrar las aplicaciones Presione F2-Aceptar. 8.- Presione F4-Grabar.



F. Cancelación de Pagos (Cheques, Transferencias, Depósitos) Cancelar la aplicación de los pagos efectuados a los proveedores a través de un cheque, una transferencia o un depósito en ventanilla. Para cancelar un pago, es necesario hacerlo desde la opción que origino el movimiento de pago, es decir, se debe acceder según sea el caso a:

? Pago a Proveedores. ? Reposición de Caja. ? Cheques de Gatos. ? Anticipos a Proveedores.

A continuación se muestra un caso ejemplo para cancelar un Pago a Proveedores. Seleccione Cuentas por Pagar > Pagos y Anticipos > Pago a Proveedores

1.- En el campo Fecha, indique la fecha en la cual fue emitido el pago. 2.- En el campo Número, proporcione el número de transacción del módulo de tesorería con

el que fue generado el pago. ? El sistema muestra la información del pago.

3.- Presione F6-Cancelar. 4.- En la columna Fecha, indique la fecha de aplicación de la cancelación del pago. 5.- Presione F4-Grabar.



G. Generación de Archivo de Transferencias a Proveedores Generar archivo de los pagos efectuados a proveedores a través de transferencias bancarias. Interfases liberadas:

? Santander. Seleccione Tesorería > Operación > Genera Archivo Transferencias Bancarias

1.- En el campo Banco, proporcione el banco del cuál desea generar los movimientos de pago por transferencias a proveedores. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione el banco y presione <ENTER>.

2.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener

las transferencias. 3.- En el campo Se Aplica, proporcione la fecha en la cuál se debe aplicar la transferencia

bancaria. 4.- En el campo Formato, seleccione el formato del banco del cual desea generar la

transferencia y presione <ENTER>. ? El sistema muestra las transferencias de acuerdo al rango de fechas seleccionado.



En el Detalle

5.- En la columna Procesa, indique si desea incluir o no la transferencia en el archivo. 6.- Al terminar Presione F4-Grabar.

? El sistema muestra la ruta y el nombre del archivo de transferencias generado. ? Si tiene configurado el envío de archivos por correo electrónico, el sistema entrega

el archivo de transferencias al usuario que procesa la información.

7.- Presione F3-Ignorar para limpiar los datos la pantalla. NOTA: Si procesa de nuevo la fecha de transferencia, el sistema genera nuevamente el archivo de

transferencias de acuerdo a los nuevos filtros seleccionados.



VII. Reportes

A. Movimientos Diarios Obtener un reporte de los movimientos registrados en el módulo de cuentas por pagar. Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Movimientos Diarios Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas del día que se desea

consultar. 2.- Deje en blanco los campos Usuario, Transacción, Clasificación y Proveedor para

generar un reporte de todos los movimientos del módulo en las fechas indicadas. 3.- En el campo Orden, indique la forma en que desea se ordene la información del reporte. 4.- Presione el botón Reporte. Los filtros Usuario, Transacción, Clasificación y Proveedor, sirven para obtener un reporte de movimientos mas detallado.



Primera Parte del Reporte

Columna Descripción FECHA Fecha de registro del movimiento. TRANS Numero de transacción del día. POL Número de póliza en el que se encuentra contabilizado el

movimiento. CODI Código de la transacción que aplicada. FOLIO Número de referencia del movimiento.

? T = Transferencia ? C = Cheque ? D = Depósito ? R = Retención ? I = Retensión de impuesto.

PROVEEDOR/ NOMBRE DEL PROVEEDOR

Código y nombre del proveedor afectado por el movimiento.

IMPORTE Monto del movimiento en moneda nacional.



Segunda Parte del Reporte

Columna Descripción EXTRANJERA Monto del movimiento en moneda extranjera. DESCRIPCION Descripción del movimiento de cuentas por pagar. USR Usuario que lleva a cabo el registro del movimiento.

APLI/ A FOL

Transacción y Folio a la que esta aplicado el movimiento. ? Las transacciones que no tienen aplicación muestra el saldo actual (Ej: FACT, ANTI, NOTA, NOTC).



B. Consulta de Proveedores Obtener un reporte con la información general de los proveedores. Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Consulta de Proveedores Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Buscar Por, indique el filtro por el cual desea hacer una búsqueda dentro del

catálogo. ? Todos ? Nombre ? Clasificación ? Ciudad

2.- En el campo Selecciona, proporcione la información de búsqueda para el filtro

seleccionado. ? Si deja en blanco este campo, el sistema genera el reporte completo con todos los

proveedores existentes en el catálogo. 3.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción CLA Clasificación en la que se encuentra agrupado el proveedor. CLAVE/ NOMBRE DEL PROVEEDOR

Código y nombre del proveedor.

TELEFONO Teléfono1 del proveedor.




Columna Descripción CREDITO Límite de crédito otorgado por el proveedor. DÍAS Días de crédito otorgados por el proveedor. CUENTA Cuenta contable definida para el proveedor. COMENTARIOS Sin información.



C. Listado de Proveedores Obtener un reporte con la información general de los Proveedores Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Listado de proveedores El reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- Presione el botón Reporte. Primera Parte del Reporte

Columna Descripción CLA Clasificación en la que se encuentra agrupado el proveedor. CLAVE PROVEEDOR Código del proveedor.

Identificador Fiscal. NOMBRE DEL PROVEEDOR Nombre del proveedor.

Colonia y Ciudad. DIRECCION1 Dirección 1 del proveedor.

Estado y País.




Columna Descripción DIRECCION2 Dirección 2 del proveedor.

Teléfono 1.



D. Estado de Cuenta Obtener un reporte del estado de cuenta del proveedor a una fecha determinada en el que se muestra el importe original del documento y su saldo actual. Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Estado de Cuenta Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo Fecha, indique la fecha hasta la cual desea incluir los movimientos del estado

de cuenta del proveedor. 2.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor que desea consultar.


3.- En el campo Anticipos, indique si desea incluir o no los anticipos en el estado de cuanta. 4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción FECHA Fecha de registro del documento FACTURA Número de documento.

TIPO Código y número de transacción registrada. DESCRIPCION Descripción del documento registrado. FECVENCE Fecha de vencimiento del documento.




Columna Descripción IMPORTE Monto originar del documento. SALDO Saldo actual del documento. STATUS Información con los días de vencimiento que presenta el documento. Al pie del reporte se detallan los documentos Por Vencer y Vencidos de acuerdo a la antigüedad de saldos configurada en los parámetros generales.

NOTA: Si desea enviar un Email al proveedor con su estado de cuenta, presione F11-Email y seleccione el tipo de leyenda que desea incluir en el cuerpo del correo electrónico.



E. Antigüedad de Documentos Obtener un reporte con la antigüedad de documentos presentada de acuerdo a los días configurados en los parámetros generales. Se puede obtener de tres formas:

? Documentos ? Detalle de todos los documentos que integran la antigüedad del proveedor.

? Proveedores ? Muestra solo el saldo del proveedor. ? Carátula ? Muestra el saldo por clasificación de proveedores.

Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Antigüedad de Documentos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo A Fecha, indique la fecha hasta la cual desea incluir los movimientos de la

antigüedad de documentos. 2.- Deje en blanco el campo Cotización para obtener el reporte calculado con la cotización

original del documento. ? Utilice el campo Cotización, si desea convertir los saldos de moneda nacional a

dólares. ? Solo se considera cuando el reporte se genera para obtener los saldos en dólares

(Saldo = Saldo en Moneda Nacional / Cotización).

3.- Utilice el campo Clasificación si desea obtener el reporte de una agrupación de proveedores en particular. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la clasificación y presione <ENTER>.

4.- En el campo Mostrar por, indique si desea que en el reporte aparezca la Razón Social o el

Nombre Comercial del proveedor. 5.- En el campo Incluye Anticipos, confirme si desea incluir o no los anticipos en el reporte

de antigüedad. 6.- En el campo Ext / Pesos, indique si desea obtener el reporte de:

? Todas ? Todos los proveedores. ? Nacional ? Solo los proveedores con moneda nacional. ? Extranjeras ? Solo los proveedores con moneda extranjera.

7.- En el campo Imprime Centavos, seleccione si desea que los montos muestren o no los

centavos.



8.- Utilice el campo Proveedor si desea obtener el reporte de un proveedor en particular. ? Escriba parte del nombre del proveedor para hacer una búsqueda en el catálogo. ? Seleccione el proveedor y presione <ENTER>.

9.- En el campo Reporte de, indique la información que desea incluir en el reporte

? Documentos ? Detalle de todos los documentos que integran la antigüedad del proveedor.

? Proveedores ? Muestra solo el saldo de los proveedores. ? Carátula ? Muestra el saldo por clasificación de Proveedores.

10.- En el campo Solo Anticipos, indique si desea o no que solo se muestren los anticipos en

el reporte. 11.- En el campo En Dólares, indique si desea o no que los saldos del reporte se presenten en

dólares.

12.- En el campo Mayores a, proporcione el importe a partir del cual desea se presenten los saldos.

13.- En el campo Emitidas / Vencidas, indique si desea que el cálculo de la antigüedad se

realice considerando la Fecha de Emisión o la Fecha de Vencimientos del documento.

14.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción PROVEEDOR Clasificación, código y nombre del proveedor. TIPO Código de transacción registrada. FOLIO Número de documento. EMITE Fecha de emisión del documento. VENCE Fecha de vencimiento del documento. TRAN Número de transacción generada en el módulo de Cuentas por

Pagar. DIASM Días transcurridos a partir de la fecha de emisión DIASV Días transcurridos a partir de la fecha de vencimiento. CORRIENTE Saldo no vencido.




Columna Descripción A 30 DIAS Saldo vencido de 01 a 30 días. A 60 DIAS Saldo vencido de 31 a 60 días. A 90 DIAS Saldo vencido de 61 a 90 días MAS 90 DIAS Saldo con mas de 90 días de vencido Al pie de cada proveedor se muestra el saldo total.

NOTA: Recuerde que el saldo de la antigüedad se detalla de acuerdo a lo configurado en los parámetros generales.



F. Integración de Saldos Obtener un reporte de las transacciones aplicadas a las facturas para analizar la integración de su saldo. Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Integración de Saldos Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En el campo De Fecha, indique la fecha de inicio desde la cual desea incluir los

movimientos de la integración. 2.- En el campo Proveedor, proporcione el proveedor que desea consultar.


3.- Presione el botón Reporte. Primera Parte del Reporte

Columna Descripción FECHA Fecha de registro del documento FACTURA Número de documento. TIPO Código y número de transacción registrada. DESCRIPCION Descripción del documento registrado.




Columna Descripción IMPORTE Monto originar del documento. SALDO Saldo actual del documento. COMENTARIO Sin información.

NOTA: Si desea enviar un Email al proveedor con su integración de saldos, presione F11-Email y seleccione el tipo de leyenda que desea incluir en el cuerpo del correo electrónico.



G. Cheques Emitidos por Proveedor Obtener un reporte de los cheques emitidos a los proveedores para recabar la firma de la persona a la cual se hace entrega del documento. Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Cheques Emitidos por Proveedor Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener

el reporte. 2.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción FECHA Fecha de emisión del cheque. NUMERO Número de transacción del módulo de tesorería. TIPO Código de transacción registrada. REFERENCIA Número de cheque. PROVEEDOR/NOMBRE Código y nombre del proveedor.




Columna Descripción IMPORTE Monto del pago de cada movimiento.

? Se muestra el importe total del cheque. DOCUMENTO/FOLIO Tipo y número de documento al que se aplica el cheque.

? En blanco cuando es un anticipo. APLICACIÓN Espacio para recabar la firma de recibido.



H. Facturas Pagadas en un Periodo Obtener un reporte de las facturas pagadas a los proveedores donde se detallan los importes con los que fue registrado el documento (exentos, grabados y su tasa de impuestos) Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Facturas Pagadas en un Periodo Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener





Columna Descripción FACTURA Número de documento. FECHA ALTA Fecha de emisión del pago. FECHA DOCUMENTO Fecha de registro del documento. NOMBRE Nombre del proveedor. EXCENTO Monto exento registrado en la factura TASA 0 Monto con tasa 0 registrado en la factura NETO A Monto con tasa de impuesto A registrado en la factura




Columna Descripción IMPUESTO A Monto con tasa de impuesto A registrado en la factura NETO B Monto con tasa de impuesto B registrado en la factura IMPUESTO B Monto con tasa de impuesto B registrado en la factura TOTAL Monto total registrado en la factura BANCO/REFERENCIA Código del banco y número de referencia del pago.

? T = Transferencia ? C = Cheque ? D = Depósito



I. Compras por Proveedor Obtener un reporte de las facturas de los proveedores, donde se detalla el número de documentos y el importe sin impuestos registrado. Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Compras por Proveedor Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- Deje en blanco o con valor cero el campo Número de Proveedores, para obtener un

reporte de todos los proveedores. ? Si desea obtener el reporte con un número determinados de proveedores, capture

el número de proveedores que desea incluir. 2.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener





Columna Descripción PROVEEDOR/NOMBRE DEL PROVEEDOR


ID.FISCAL Identificación fiscal del proveedor. DOCTOS Número de documentos registrados. COMPRAS Monto de los documentos (sin impuestos).



J. Reporte de Retenciones Obtener un reporte de las transacciones de retenciones aplicadas a las facturas de proveedores. Seleccione Cuentas por Pagar > Reportes > Reporte de Retenciones Generalmente el reporte se obtiene de la siguiente manera: 1.- En los campos De Fecha/A Fecha, indique el rango de fechas de las cuales desea obtener

el reporte. 2.- En el campo Retención, proporcione el código de transacción asignado para registrar las

retenciones. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la transacción y presione <ENTER>.

3.- En el campo Cancelación, proporcione el código de transacción asignado para registrar

las cancelaciones de las retenciones. ? Con un “?” puede activar la ayuda del TCABox para que el sistema muestra el

catálogo definido. ? Seleccione la transacción y presione <ENTER>.

4.- Presione el botón Reporte.




Columna Descripción FACTURA Número del documento. FECHAFAC Fecha del registro del documento. FECHAMOV Fecha de aplicación de las cancelaciones. PROVEEDOR/NOMBRE Código y nombre del proveedor. ID FISCAL Identificación Fiscal del proveedor.




Columna Descripción IMPORTE Monto sin impuesto del documento. IMPUESTO Monto del impuesto del documento. TOTAL Monto total del documento. RETENCION Monto de la retención aplicado al documento.

? Los importes negativos son cancelaciones de retenciones.



VIII. Procesos Esta opción se utiliza para generar algunos de los procesos del módulo de cuentas por pagar.

A. Revaluación de Cartera La revaluación consiste en incrementar el valor de la cartera de los documentos registrados en moneda extranjera. El ejecutar el proceso, el sistema muestra un reporte con los documentos a revaluar y al contabilizarlos, se genera una póliza reversible. Seleccione Cuentas por Cobrar > Procesos > Revaluación

1.- En el campo Moneda, seleccione el código de moneda que desea revaluar. 2.- En el campo Fecha Revaluación, indique la fecha en la que se realiza la revaluación de la

cartera. ? La fecha capturada es la que aparece en el reporte de revaluación.

3.- En el campo Cotización, proporcione el tipo de cambio con el cuál desea revaluar la

cartera. 4.- En el campo Contabiliza, indique si desea o no contabilizar la revaluación.

? No ? El sistema solo emite el reporte con los documentos con saldo que se revalúan.

? Si ? El sistema emite el reporte con los documentos con saldo que se revalúan, así como una póliza reversible con los movimientos de revaluación.



NOTA 1: Si un mes se contabiliza en más de una ocasión, el sistema muestra un mensaje que indica el mes y la cotización con la que fue afectado anteriormente.

NOTA 2:

Si se afecta nuevamente la revaluación de un mes, el sistema actualiza los movimientos del módulo y contables con la nueva información procesada.



5.- Presione el botón Reporte. ? Si se contabiliza, el sistema muestra los folios asignados a la póliza reversible de

revaluación.

? Presione el botón Ok, para que el sistema muestra el reporte con la información afectada.


Columna Descripción PROVEEDOR/NOMBRE DEL PROVEEDOR


DOCUMENTO Número de documento. ANTERIOR Saldos del documento al tipo de cambio original. ACTUAL Saldo del documento con la cotización de revaluación. Al final del reporte el sistema muestra el desglose contable de lo movimientos de revaluación



B. Cotización Diaria (Cuentas por Pagar) La cotización diaria del módulo de cuentas por pagar debe ser proporcionada diariamente para que el sistema acepte movimientos de los proveedores de moneda extranjera y de esta forma se registren correctamente los movimientos contables del módulo de inventarios (compras) y cuentas por pagar. Seleccione Cuentas por Pagar > Procesos > Cotización Diaria (CXP)

1.- En el campo Moneda, seleccione el código de moneda a la cual ingresa la cotización. 2.- En el campo Fecha, indique la fecha en la que ingresa la cotización. 3.- En el campo Cotización, proporcione el tipo de cambio del día con el cuál desea se

registren los movimientos del módulo. ? Si ya existe una cotización capturada para ese día, el sistema muestra el importe

ingresado anteriormente. Si desea modificarlo, presione F8-Modificar.

4.- Al terminar, presione F2-Aceptar. 5.- Presione F4-Grabar.

Tel.+52 (81) 8288.1130

Canadá No. 415 Col. Vista Hermosa Monterrey, N.L. México C.P. 64620

www.tca-ss.com

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