manual de control interno -...

Cooperativa Nacional de Servicios Mltiples de Servidores Judiciales, Inc.

(COOPNASEJU)

MANUAL DE CONTROL INTERNO

ABRIL 2014


Preparado por:

CIFCOOP

Revisado por:

Gerencia General

Aprobado por:

Consejo de Administracin

CONTENIDO

CONTENIDO ....................................................................................................................................................... 2

1. ASPECTOS GENERALES....................................................................................................................... 4 1.1 LA COOPERATIVA .................................................................................................................................. 4 1.2 MARCO LEGAL ...................................................................................................................................... 4 1.3 OTRAS DISPOSICIONES LEGALES ....................................................................................................... 4 1.4 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ............................................................................. 5 1.5 CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL ............................................................................. 5 1.6 FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................ 6 1.7 MBITO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ................................................................................... 9 1.8 APROBACIN, EDICIN Y ACTUALIZACIN ......................................................................................... 9 1.9 DISTRIBUCIN ...................................................................................................................................... 9 1.10 ARCHIVO .............................................................................................................................................. 10

2. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................ 11 2.1 DEFINICIN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................................................... 11 2.2 EL CONTROL INTERNO COMO SISTEMA ........................................................................................... 11 2.3 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO .......................................................................................... 12 2.4 SEGURIDAD RAZONABLE ................................................................................................................... 13 2.5 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................ 14

2.5.1 Disfunciones del Sistema ......................................................................................................... 14 2.5.2 Omisin de los Controles por los Directivos ........................................................................ 14 2.5.3 Complicidad ................................................................................................................................. 14 2.5.4 Relacin costos/beneficios ....................................................................................................... 14

2.6 EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................. 14 2.7 DIRECTIVOS, FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS ................................................................................... 15

2.7.1 El Consejo de Administracin ................................................................................................. 15 2.7.2 Gerencia General ........................................................................................................................ 16 2.7.3 Consejo de Vigilancia ................................................................................................................ 16 2.7.4 Responsabilidad del Departamento Financiero ................................................................. 16 2.7.5 Responsabilidad Departamento de Operaciones .............................................................. 16 2.7.6 Responsabilidad de Auditora Interna.................................................................................. 16 2.7.7 Resto del Personal ...................................................................................................................... 16

2.8 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO ................................................................................................. 17

3. MARCO ORGANIZACIONAL ............................................................................................................... 19 3.1 ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS ............................................................................................. 19 3.2 ASAMBLEA EXTRAORDINARIA ............................................................................................................ 20 3.3 CONSEJO DE ADMINISTRACIN ........................................................................................................ 20 3.4 CONSEJO DE VIGILANCIA .................................................................................................................. 21 3.5 GERENCIA GENERAL .......................................................................................................................... 22 3.6 AUDITORA INTERNA ........................................................................................................................... 23 3.7 COMIT DE CRDITO ......................................................................................................................... 25 3.8 RESPONSABILIDADES DEL RESTO DEL PERSONAL .......................................................................... 25

4. POLTICAS GENERALES .................................................................................................................... 26

5. NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ............................ 27 5.1 AMBIENTE DE CONTROL .................................................................................................................... 27

5.1.1 Factor Integridad y Valores ticos ......................................................................................... 27 5.1.2 Compromiso con la Competencia Profesional ..................................................................... 28 5.1.3 Filosofa y Estilo de Operacin del Consejo de Administracin y la Gerencia General 29


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5.1.4 Estructura Organizacional ....................................................................................................... 31 5.1.5 Asignacin de Responsabilidad y Autoridad ..................................................................... 32 5.1.6 Polticas y Prcticas de Recursos Humanos ....................................................................... 34

5.2 VALORACIN DE RIESGOS ................................................................................................................. 35 5.2.1 Riesgo Crediticio ......................................................................................................................... 36 5.2.2 Riesgo de Liquidez ..................................................................................................................... 41 5.2.3 Tasa de Inters ........................................................................................................................... 44 5.2.4 Riesgo Operativo ......................................................................................................................... 47

5.3 ACTIVIDADES DE CONTROL ............................................................................................................... 52 5.3.1 Eficiencia y Eficacia de las Operaciones ............................................................................. 52 5.3.2 Confiabilidad de la Informacin Financiera y Operativa ................................................ 54 5.3.3 Proteccin de los Activos ........................................................................................................... 55 5.3.4 Cumplimiento de las Disposiciones Legales y Normativas Aplicables ........................ 57

5.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN ..................................................................................................... 57 5.4.1 Informacin Operativa ............................................................................................................... 58 5.4.2 Informacin Financiera ............................................................................................................. 59 5.4.3 Comunicacin Interna y Externa ............................................................................................ 65

5 .5 MONITOREO Y SUPERVISIN ............................................................................................................. 65 5.5.1 Monitoreo y Supervisin Interna............................................................................................. 66 5.5.2 Monitoreo y Supervisin Externa ........................................................................................... 67

6. PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS PARA ALGUNAS AREAS ................................................ 68 6.1 ASEGURAMIENTO DE BIENES PROPIOS Y DE TERCEROS EN CUSTODIA ....................................... 68 6.2 ADMINISTRACIN DE MOBILIARIOS Y EQUIPOS ............................................................................... 68 6.3 ADMINISTRACIN DE VALORES MOBILIARIOS ................................................................................. 69 6.4 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA ................................................................. 69 6.5 SISTEMAS DE INFORMACIN ............................................................................................................. 70

7. ANEXO ....................................................................................................................................................... 72

7.1 REGISTRO DE ACTUALIZACIN DEL MANUAL........................................................................ 72

8. GLOSARIO ................................................................................................................................................ 73


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1. ASPECTOS GENERALES 1.1 La Cooperativa La Cooperativa de Servicios Mltiples de Servidores Judiciales, Inc. (COOPNASEJU) fue incorporada en el ao 2005 mediante el Decreto No. 574-05 del Poder Ejecutivo, e inicio sus operaciones en el ao 2006, nace con la finalidad de fomentar el ahorro entre sus asociados y conceder facilidades de financiamiento. Tambin, ofrecer apoyo de orientacin y capacitacin social y econmico, es una Cooperativa cerrada, sus empleados y el personal del Poder Judicial son los permitidos como socios de la misma. La Cooperativa es un Cooperativa legalmente regida por las disposiciones de la Ley No. 127 sobre Asociaciones Cooperativas, publicada en la gaceta oficial No. 8826 del 26 de enero del 1964 y su Reglamento No. 623-86 sobre el funcionamiento de las Cooperativa s organizadas en la Repblica Dominicana. Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Instituto de Desarrollo y Crdito Cooperativa (IDECOOP), creado en base a la Ley 31 del 25 de octubre del ao 1963, segn Gaceta No. 8803, del 6 de Noviembre del 1963 y tiene como funcin promover, educar, tecnificar y fiscalizar el Movimiento Cooperativo a nivel nacional.

1.2 Marco Legal

a. Ley no. 127 sobre Sociedades Cooperativas y su Reglamento. b. Ley no. 31 que crea el Instituto de Desarrollo y Crdito Cooperativo c. Decreto no. 1498 autoriza a todas las Cooperativas pblicas y privadas para

hacer los descuentos por nmina a favor de las Cooperativas que as lo soliciten.

1.3 Otras Disposiciones Legales

a. Ley No. 87-01 Sistema Dominicano de Seguridad Social

b. Ley 11-92 Cdigo Tributario

c. Ley 16-92 Cdigo de Trabajo

d. Resoluciones del IDECOOP


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1.4 Objetivos del Manual de Control Interno a. Servir de gua de las prcticas, polticas y procedimientos que aplicados de

forma continua y sistemtica permiten mantener en la Cooperativa un sistema de control efectivo en el desarrollo de sus actividades.

b. Desarrollar procesos internos de formacin de valores, en el personal de la

COOPNASEJU, orientados para tener una actitud de autocontrol. c. Impulsar la cultura de la administracin y control de riesgos para realizar

correctamente la identificacin, medicin, vigilancia, limitacin, control y divulgacin de riesgos.

d. Integrar en una visin la estructura organizacional, las polticas y

procedimientos y la gestin del Consejo de Administracin, la Gerencia y los dems empleados en la accin de control.

Los controles internos deben estar diseados para cumplir con los objetivos en las siguientes categoras: a. Efectividad y eficiencia de las operaciones (objetivos de operacin u objetivos

bsicos del negocio, uso efectivo y eficiente de los recursos, objetivos de desempeo y rentabilidad).

b. Confiabilidad de la informacin financiera (relacionada con la preparacin de

informacin contable objetivos de la informacin financiera). c. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (objetivos de cumplimiento

de las leyes y regulaciones a la que est sujeta la Cooperativa. 1.5 Criterios para la Elaboracin del Manual El presente manual ser una herramienta que indicar qu es lo que debe hacer la COOPNASEJU, y segn sea necesario, cada una de sus unidades administrativas y operativas, para mantener un sistema de control interno efectivo. En el manual se incluirn las guas sobre el trabajo de la COOPNASEJU para reducir la ocurrencia de los principales riesgos que les son inherentes a sus operaciones, sin detenerse en procedimientos de detalle y en aquellas reas que no se consideraron relevantes. La Gerencia General debe definir y poner en vigencia los procedimientos detallados que sean necesarios para darle efectivo cumplimiento a las polticas del presente manual, mediante instructivos internos descriptivos.


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1.6 Fundamento del Sistema de Control Interno Para que un sistema de control interno sea efectivo, es necesario generar y promover permanentemente un ambiente que influya positivamente sobre el control de las operaciones y de las actividades en toda la estructura de la Cooperativa. Debe disponerse de una metodologa de seleccin de personal que en la medida de lo posible, permita identificar a potenciales empleados con altos niveles de tica y que desde el proceso de contratacin, se enfatice en la importancia de los valores y principios ticos de la Sociedad. La COOPNASEJU debe establecer principios y reglas de conducta, los perfiles del talento humano y de los puestos, las polticas de capacitacin y formacin, y la permanente actualizacin frente a las estrategias y a la forma de desarrollar adecuadamente los procesos, todo con el fin de desarrollar y solidificar una `cultura de autocontrol y autorregulacin. Como las polticas y procedimientos pueden ser violados, deben consagrarse las medidas administrativas y correctivas y las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento e incentivos en los casos en que presenten propuestas relevantes y de posible implantacin en la Cooperativa. En este sentido, la COOPNASEJU debe tener en cuenta los siguientes elementos mnimos, que resultan fundamentales, para disear y mantener un sistema de control interno efectivo, a saber: a. Valores ticos Hacer referencia a principios de comportamiento como la Honestidad, la Lealtad, la Integridad, la Confidencialidad, la Responsabilidad, Compromiso Social, y aquellos que deban ser caractersticos de los directivos y empleados. La Gerencia General debe difundir ampliamente el Cdigo de tica mediante programas de capacitacin y formacin, en los sistemas de informacin, en los manuales administrativos y operativos, y cualquier otro medio de difusin, y ser conocidos y aceptados por los empleados al momento de su vinculacin y durante el tiempo que trabajen en la Cooperativa. La Gerencia General es responsable de explicar con detalle las sanciones y amonestaciones en caso de acciones contrarias al Cdigo de tica. La COOPNASEJU debe identificarse con altos niveles de integridad y valores con las siguientes caractersticas:

a. Directivos y empleados a todos los niveles hacen lo correcto desde el punto de vista legal, moral y tico.


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b. Crea una cultura organizacional de apoyo al cumplimiento, comprometida con

la gestin de riesgos inherentes a la actividad de la COOPNASEJU.

c. No desarrollar productos o servicios en reas donde no existan normas o disposiciones especficas para el cumplimiento a las leyes y normas aplicables a las operaciones de la Cooperativa.

d. Fomenta una cultura de buscar ayuda y de informar a los niveles correspondientes, los problemas presentados antes de que estos no tengan soluciones.

e. Cumplimiento de las Normativas Todos el personal est obligado, sin excepcin, y comenzando por el Consejo de Administracin, Consejo de Vigilancia, Comit de Crdito, la Gerencia General y dems comits de apoyo, a cumplir con los Estatutos Sociales, el marco legal, las polticas, las normas internas, y dems disposiciones que rijan la actividad operativa y de negocio de la Cooperativa. Los rganos de direccin, administracin y control deben dar ejemplo en cuanto al cumplimiento de las normativas internas y a las disposiciones legales, tales como las relacionadas con la seleccin y contratacin del personal, en el sentido de no intervenir personalmente en la contratacin o promocin de empleados, si no se cumplen todos los procedimientos y requisitos establecidos en la administracin de recursos humanos, y el respeto a los lmites de crdito establecidos en las polticas y riesgo, y dems riesgos relevantes inherentes a las actividades realizadas por la COOPNASEJU.

f. Manejo de los Conflictos de Inters La Cooperativa debe evitar o, al menos, minimizar los conflictos de inters. El Cdigo de tica debe identificar las diferentes situaciones que se puedan considerar como generadoras de conflictos de inters, la forma de manejarlos, y los procedimientos que deben adoptar los empleados para informarlos o solucionarlos. g. Relaciones con los Socios

Las relaciones con los socios deben ser manejadas en ambientes estrictamente de negocios, de manera que no tengan la posibilidad de entender que cualquiera otra relacin le puede favorecer en sus operaciones con la COOPNASEJU. Prohibir a los directivos y empleados:

i. Solicitar o recibir dineros de los socios, sin estar autorizado expresamente.

ii. Ofrecer crditos sin tener facultad para ello.


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iii. Ofrecer condiciones financieras o plazos especiales para los crditos sin tener facultad para ello.

iv. Ofrecer la condonacin o refinanciacin de crditos, o una porcin de ellos, sin contar con facultades para ello.

v. En general, ofrecer cualquier ventaja a los socios, apartndose de las directrices institucionales.

h. Manejo de Incentivos La COOPNASEJU no debe ofrecer incentivos excesivos, ni altas recompensas relacionadas con el desempeo, en razn de que puede degenerar en actos deshonestos, ilegales o antiticos del personal. No exigir a los empleados el cumplimiento de metas en resultados, captaciones, colocaciones, recuperaciones y calidad de cartera, no logrables, que como consecuencia, el no logro de los objetivos pueda suponer asumir altos riesgos para la COOPNASEJU. i. Informacin Privilegiada Es prohibido el uso o aprovechamiento, la difusin o publicacin a terceras personas ajenas a la Cooperativa, dar informacin relacionada con las operaciones y el trabajo que conocen los empleados, en perjuicio de la COOPNASEJU, o para obtener beneficio personal o de terceros, dicha informacin puede estar relacionada con nuevos productos, manuales, estrategias de negocios, entre otros. Se entiende por informacin privilegiada aquella que no haya sido revelada, o aquella que por disposicin de la direccin y administracin de la Cooperativa debe quedar restringida al pblico o a ciertos niveles jerrquicos en la institucin. Los empleados no deben compartir la informacin confidencial con los compaeros de trabajo, excepto cuando stos se encuentren expresamente autorizados para recibir dicha informacin. No se deben tener exposiciones irresponsables fuera de las oficinas de la Cooperativa. Los directivos, funcionarios y empleados que realicen actividades docentes o de capacitacin, debern abstenerse de utilizar informacin confidencial de la COOPNASEJU en sus labores personales, sin previa autorizacin del Consejo de Administracin. j. Proteccin de los Activos Todos los empleados estn obligados a custodiar, cuidar y preservar los activos de la Cooperativa. Los directivos, funcionarios o empleados no debern apropiar para su uso personal, ni poner a la disposicin de terceros ningn activo de la institucin para fines que no sean en beneficio de esta.


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k. Entorno Laboral El respeto y la cooperacin debern ser el eje fundamental en el ambiente laboral de la COOPNASEJU. Se espera que cada empleado otorgue a los otros respeto y cooperacin. Los directivos deben de ser un ejemplo a seguir, sus acciones se convierten en las acciones de la Cooperativa y por lo tanto, asumen responsabilidades adicionales para motivar a otros a que tengan una conducta tica, a que tomen las decisiones ms apropiadas y a que generen un ambiente de trabajo que mantenga en alto la dignidad humana, donde se respete a los individuos y se tengan altos estndares profesionales y ticos. 1.7 mbito del Manual de Control Interno El manual de control interno se aplicar en el desarrollo de las operaciones crediticias, administrativas, de finanzas y en todas las actividades desarrolladas por la COOPNASEJU. Los objetivos del Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementacin, as como sus modificaciones, al igual que los manuales administrativos y operativos, debern ser de conocimiento de los directivos, funcionarios y empleados de la Cooperativa, de acuerdo a su mbito de competencia y sern la base para la operacin de la misma. 1.8 Aprobacin, Edicin y Actualizacin El Manual ser aprobado por el Consejo de Administracin. Su distribucin, actualizacin y control de su cumplimiento ser responsabilidad de la Gerencia General. Con el objetivo de disponer de un instrumento actualizado a los cambios del sistema de control interno. La actualizacin del Manual de Control Interno es responsabilidad del Consejo de Administracin, y se debe llevar un registro de actualizacin donde se describe el motivo del cambio. Las actualizaciones deben constar en las actas de las reuniones celebradas para estos fines. (ANEXO 8.1 REGISTRO DE ACTUALIZACIN DEL MANUAL) La actualizacin de este Manual se realizar como mnimo una vez al ao o cuando las exigencias internas o cuando el IDECOOP lo requiera. En cada actualizacin, de uno o varios captulos del Manual, se reedita la pgina del contenido y la portada del mismo, de tal manera que se tenga un control de dichas actualizaciones. 1.9 Distribucin La distribucin del Manual ser responsabilidad del Gerente General, quien ser la nica persona autorizada para distribuir copias del Manual de Control Interno.


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1.10 Archivo El archivo de la edicin inicial y de las modificaciones posteriores, as como el mantenimiento de los registros de actualizacin y distribucin, es responsabilidad de la Gerencia General, quien debe mantener custodia en un lugar seguro libre de riesgo.


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2. MARCO CONCEPTUAL 2.1 Definicin de Sistema de Control Interno El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos que garanticen que los activos de la Cooperativa estn debidamente protegidos, que los registros contables de las operaciones y actividades son confiables y que la actividad operativa se desarrolla eficazmente se acuerdo a las disposiciones del Consejo de Administracin. El sistema de control interno es un proceso, efectuado por el Consejo de Administracin, el Consejo de Vigilancia, El Comit de Crdito, la Gerencia General, los dems comits de apoyo, los departamentos y el resto de personal de la

Cooperativa, diseado para proporcionar seguridad razonable respecto de la consecucin de los objetivos institucionales. 2.2 El Control Interno como Sistema Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes cuya dinmica facilita el cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Cooperativa. El sistema de control interno se compone de:

a. Entradas: Normas, polticas y procedimientos administrativos y operativos para la ejecucin de las operaciones.

b. Proceso: Desarrollo de las actividades de la COOPNASEJU sobre la base de

las normativas, polticas y procedimientos internos y las disposiciones legales que les son aplicables. Estos son inherentes a la manera de como el Consejo de Administracin y la Gerencia General dirigen el negocio de la Sociedad.

c. Retroalimentacin: Actitud de la Gerencia General y de los empleados hacia

la mejora basada en la comunicacin interna efectiva y en los indicadores de gestin.

d. Variables de Comparacin: La comparacin de las operaciones a travs de

los indicadores de gestin que faciliten la evaluacin de impacto del sector

atendido y de los resultados de la Cooperativa. e. Resultados: los resultados son factores que favorecen la imagen

institucional, la solidez empresarial y la permanencia de la Cooperativa en el tiempo.

f. Variables de Accin: Decisiones y acciones correctivas tomadas

oportunamente por el Consejo de Administracin y la Gerencia General para lograr el cumplimiento de los objetivos estratgicos y especficos de la Cooperativa, a travs de la eficiencia en los controles internos.


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2.3 Componentes del Control Interno1 El control interno consta de ocho componentes interrelacionados, que se derivan de la forma como el Consejo de Administracin, Consejo de Vigilancia, el Comit de Crdito y la Gerencia General realizan los negocios, y estn integrados a los procesos administrativos y operativos. Los componentes son:

a. Ambiente de Control. Es el fundamento de los dems componentes proporcionando disciplina y estructura, que incide en la manera de como:

i. Se estructuran las actividades del negocio. ii. Se asigna autoridad y responsabilidad. iii. Se organiza y desarrolla el personal. iv. Se comparten los valores y creencias. v. El personal toma conciencia de la importancia del control.

b. Establecimiento de los objetivos

i. La direccin debe considerar las estrategias relacionadas con el riesgo

en la formulacin de los objetivos estratgicos, relacionados y seleccionados.

ii. Establecer el apetito al riesgo. Hasta que nivel de riesgo est dispuesto aceptar el Consejo de Administracin y la Gerencia General.

iii. Cul es la tolerancia al riesgo de parte del Consejo de Administracin y la Gerencia General.

c. Identificacin de Eventos

i. Distinguir entre riesgo y oportunidad

Riesgo. Puede afectar negativamente la Cooperativa. Oportunidad. Puede tener impacto positivo en la COOPNASEJU.

ii. Identificar los eventos internos y externos que pueden afectar las

estrategias de la Cooperativa. iii. Establecer como los factores internos y externos se relacionan entre s

para afectar el riesgo. iv. Factores de influencia en las estrategias y en los objetivos.

d. Valoracin de Riesgos. Enfrentar los riesgos internos y externos inherentes

a las operaciones y actividades de la COOPNASEJU, para el logro de los objetivos. La identificacin y anlisis de los riesgos que puede enfrentar, al establecer objetivos generales y especficos que puedan afectar la capacidad para:

1 COSO, Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission


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i. Salvaguardar sus bienes y recursos ii. Mantener ventaja ante la competencia iii. Construir y mantener su imagen iv. Incrementar y mantener su solidez financiera v. Mantener su crecimiento.

e. Respuestas a los Riesgos

i. Evaluar las posibles respuestas al riesgo: aceptar, minimizar,

transferir. ii. Seleccin de las respuestas focalizando la evaluacin del portafolio de

riesgo. iii. Nivel en que una respuesta reducir el impacto de riesgo.

f. Actividades de Control. Polticas y procedimientos para asegurar que se

estn ejecutando las directrices administrativas para manejar los riesgos. Las actividades de control se dan a todos los niveles y funciones de la COOPNASEJU. Incluyendo actividades tan diversas como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisin del desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de deberes y responsabilidades.

g. Informacin y Comunicacin. Identificarse, capturarse y comunicarse

informacin oportuna, que facilite al personal cumplir con sus deberes y responsabilidades. El sistema de informacin es responsable de suministrar informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, lo que hace posible el control en la Cooperativa.

h. Monitoreo. El Sistema de Control Interno se disea para operar en ciertas

circunstancias considerando: Objetivos, riesgos, y limitaciones inherentes al control. Los controles pierden su eficiencia debido a factores internos y externos que cambian las condiciones para la Cooperativa operar con eficiencia. En este sentido, debe ser monitoreado de forma continua y sistemtica.

El monitoreo asegura que el control interno contina operando efectivamente. Este proceso implica la valoracin, por parte del personal apropiado, del diseo y de la operacin de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando las acciones necesarias.

2.4 Seguridad Razonable El control interno, sin importar su diseo, aplicacin operativa o eficiencia, slo puede proporcionar seguridad razonable al Consejo de Administracin y a la Gerencia General, con miras a lograr los objetivos estratgicos y particulares de la Cooperativa. La probabilidad de lograr los objetivos est afectada por las limitaciones inherentes al sistema de control interno.


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El control interno tiene la posibilidad de prevenir las opiniones y decisiones erradas o los acontecimientos externos que pueden afectar de manera negativa el logro de los objetivos institucionales. 2.5 Limitaciones del Control Interno El control interno no importa lo bien diseado que est, su aplicacin a todos los niveles de la estructura de la Cooperativa, o lo efectivo y eficiente que est operando, solo puede proporcionar seguridad razonable a la Cooperativa. Dentro de las limitaciones de este, estn:

2.5.1 Disfunciones del Sistema

El control interno a pesar de estar bien diseado, puede fallar. Pueden cometerse errores originados en interpretaciones erradas, por descuido, omisin o agotamiento de los empleados. Tambin, es probable que ante un cambio de los sistemas operativos e informticos, los empleados an no se encuentren bien capacitados o informados sobre el mismo, lo que como consecuencia origina errores de control. 2.5.2 Omisin de los Controles por los Directivos El sistema de control interno no puede ser ms eficaz que las personas responsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad de que directivos eviten el sistema de control interno con fines particulares.

2.5.3 Complicidad

Cuando dos o ms empleados actan de manera conjunta para cometer u ocultar un acto con la finalidad de evadir el sistema de control interno.

2.5.4 Relacin costos/beneficios

Cuando se va a establecer un sistema de control interno, siempre se debe evaluar los costos y beneficios de su diseo e implementacin del mismo. 2.6 Efectividad del Control Interno

El Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida en que los rganos de administracin y control de la Cooperativa cuenten con una seguridad razonable en:

i.La informacin acerca del desarrollo, crecimiento y el logro de los objetivos y metas y en el empleo de criterios de economa y eficiencia;

ii.La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros; y


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iii.El cumplimiento de la legislacin Cooperativa y normativas internas

vigentes, incluyendo las polticas y los procedimientos diseados por la Cooperativa.

El sistema de control interno es efectivo al hacer un juicio resultante de la evaluacin de los ocho componentes que integran el control interno y se dan y funcionan efectivamente. 2.7 Directivos, Funcionarios y Empleados Los directivos, funcionarios y empleados son responsables directos del sistema de control interno, donde cada una de ellos posee responsabilidades importantes para garantizar la eficiencia institucional. Cada uno desempea alguna funcin dentro del sistema de control interno, aunque cada uno lo hacen con distinto grado de responsabilidad dentro de sus niveles de autoridad. A continuacin se describen algunas de las responsabilidades. 2.7.1 El Consejo de Administracin El Consejo de Administracin es el rgano ejecutivo de la Asamblea General de Delegados y tendr la representacin de la sociedad Cooperativa y la firma social, pudiendo designar de entre los socios o personas no asociadas, uno o ms gerentes con la facultad de representacin que se les asigne, as como uno o ms comisionados que se encarguen de administrar las secciones especiales. El Consejo de Administracin debe investigar sobre el funcionamiento de todos los componentes del control interno, y cumple con dicha responsabilidad de la siguiente forma: a. Dirigiendo y orientando las actividades de la COOPNASEJU y de la Gerencia

General, estableciendo principios, valores y polticas que forman parte de la base del sistema de control interno.

b. Celebrando reuniones peridicamente con la Gerencia General y los encargados

de los departamentos de operaciones, financiero y administracin con el fin de revisar sus responsabilidades y como controlan el desarrollo y ejecucin de sus actividades.

c. Comprometindose con el diseo de las polticas y procedimientos que soporten

el sistema de control interno. Los encargados de los diferentes departamentos y el personal administrativo poseen la responsabilidad sobre el control interno relacionado con los objetivos de cada una de sus reas, es decir que apliquen las polticas y procedimientos de control interno que permitan conseguir los resultados de sus reas y por consecuencia lograr en forma global los objetivos estratgicos de la Cooperativa.


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2.7.2 Gerencia General La Gerencia General es responsable ante el Consejo de Administracin de la implementacin y seguimiento del sistema de control interno. 2.7.3 Consejo de Vigilancia Es el organismo de supervisin del funcionamiento interno de la sociedad y el cumplimiento de las bases constitutivas, polticas, lineamientos y de las disposiciones legales aplicables a la gestin Cooperativa. 2.7.4 Responsabilidad del Departamento Financiero El Encargado del Departamento Financiero y el personal bajo su responsabilidad, poseen una importancia significativa, en razn de que sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las operaciones realizadas en las unidades operativas y administrativas de la Cooperativa. Dentro de los papeles importantes que tiene este Departamento est, el desarrollo y ejecucin del presupuesto, planificacin financiera, desarrollo de todo el proceso de contabilidad, cumplimiento a las disposiciones legales relativas a la informacin financiera y fiscal, entre otras. As como, Administrar los recursos de la

Cooperativa y coordinar con la Gerencia General el uso racional de los mismos. 2.7.5 Responsabilidad Departamento de Operaciones El encargado del Departamento de Operaciones y el personal bajo su responsabilidad, tienen responsabilidades vinculadas con todas la estructura de la Cooperativa por las responsabilidades operativas de este departamento. 2.7.6 Responsabilidad de Auditora Interna Auditora Interna conjuntamente con el Consejo de Vigilancia debe desarrollar un sistema de monitoreo efectivo al sistema de control interno, recomendando mejoras sobre los controles aplicados. Su funcin debe de estar concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Cooperativa, as como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno. 2.7.7 Resto del Personal El control interno en algn grado, es responsabilidad de todo los empleados de la Cooperativa, dado que casi todos desempean algn papel relacionado con el control, por un lado, la de generar informacin utilizada en el sistema de control, o si toman algunas medidas para asegurar el control. Y por otro lado, todo empleado debe ser responsable por la comunicacin hacia arriba de los problemas operativos,


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del incumplimiento del Cdigo de tica, la realizacin de actividades prohibidas, entre otras.

2.8 Principios del Control Interno2

Los principios atendiendo los componentes originales de COSO son los siguientes:

Componente Principios

Ambiente de Control 1. La Cooperativa demuestra el compromiso para con la integridad y los valores ticos.

2. El Consejo de Administracin demuestra independencia

ante la gerencia y ejerce vigilancia para el desarrollo y

ejecucin del control interno.

3. La administracin establece con la vigilancia del Consejo

de Administracin, las estructuras, lneas de presentacin de reportes, y las autoridades y responsabilidades

apropiadas en la bsqueda de los objetivos.

4. En alineacin con los objetivos, la Cooperativa demuestra

el compromiso para atraer, desarrollar y retener personas

competentes y calificadas.

5. En bsquedas de los objetivos, la Cooperativa tiene personas responsables por sus responsabilidades de

control interno.

Valoracin de Riesgo 6. La Cooperativa especfica los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificacin y valoracin de los

riesgos relacionadas con los objetivos. 7. La Cooperativa identifica los riesgos para el logro de sus

objetivos a travs de esta y analiza los riesgos como la base

para determinar cmo deben ser administrados los riesgos.

8. En la valoracin de los riesgos para el logro de los

objetivos, la Cooperativa considera el potencial por el

fraude.

9. La Cooperativa identifica y valora los cambios que de manera importante podran impactar al sistema de control

interno.

2 Informe COSO


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Componente Principios

Actividades de Control 10. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades de control que contribuyan a la mitigacin, a niveles aceptables de los riesgos para el logro de los objetivos.

11. La Cooperativa selecciona y desarrolla las actividades de

control generales sobre la tecnologa para respaldar el

logro de los objetivos.

12. La Cooperativa despliega las actividades de control tal y como se manifiestan en las polticas que establece, lo que

espera y en los procedimientos relevantes para llevar a

cabo esas polticas.

Informacin y

Comunicacin

13. La Cooperativa obtiene o genera y usa informacin de

calidad, relevante, para respaldar el funcionamiento de

los otros componentes del control interno. 14. La Cooperativa comunica internamente la informacin,

incluyendo los objetivos y responsabilidades para el

control interno, necesaria para respaldar el

funcionamiento de los otros componentes del control

interno.

15. La Cooperativa se comunica con terceros en relacin con las materias que afectan el funcionamiento de los otros

componentes del control interno.

Monitoreo 16. La Cooperativa selecciona, desarrolla y lleva a cabo, evaluaciones continuas y/o separadas para comprobar si

los componentes del control interno estn presentes y estn funcionando.

17. La Cooperativa evala y comunica, las deficiencias del control interno, hacindolo de una manera oportuna, a

las partes responsables por realizar la accin correctiva,

incluyendo la administracin principal del Consejo de Administracin segn sea apropiado.


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3. MARCO ORGANIZACIONAL

3.1 Asamblea General de Delegados

La Asamblea General de Delegados es el organismo superior y sus acuerdos obligan a todos los asociados presentes y ausentes, siempre que los mismos se hubieren tomado de conformidad con el Estatuto Social y la Ley 127/64 sobre Asociaciones Cooperativas y su Reglamento de aplicacin.

a. Sern ordinarias o extraordinarias Las ordinarias son las que se renen para tratar de los asuntos relacionados en dicha asamblea y de los que se incluyan en el Orden del Da, que no sean de los que deban resolverse en asambleas extraordinarias, que son las que ocuparn de los que trata el artculo 182 de la ley citada. Dentro de las facultades que le confieren los Estatutos Sociales, la Ley 127 y su Reglamento, deber conocer de:

a. La apelacin de los asociados a las decisiones del Consejo de Administracin

relativas a la separacin de aquellos de la Cooperativa.

b. Modificacin de los Estatutos Sociales.

c. Disolucin de la sociedad.

d. Fusin de la Cooperativa con otras sociedades de igual finalidad.

e. Aumento o disminucin del capital social.

f. Nombramiento y remocin con motivo justificado de los miembros del Consejo de Administracin, del Consejo de Vigilancia, del Comit de Crdito y comisiones de los comits especiales.

g. Examen de cuentas y balances.

h. Informes de los Consejos y de los Comits.

i. Responsabilidad de los miembros de los Consejos y de los Comits con el fin de pedir la aplicacin de las sanciones en que incurren o imponer las que sean de su competencia.

j. Reparto de rendimientos, incluyendo la fijacin de inters sobre el capital.


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k. Emisin de bonos o contratacin de prstamos para la Cooperativa en exceso del

50% del capital pagado.

3.2 Asamblea Extraordinaria

En caso de Asamblea Extraordinaria convocadas a requerimiento de los Delegados,

dicha solicitud deber dirigirse por escrito al (la) presidente (a) del Consejo de

Administracin y deber especificar l o los propsitos de la misma. En esta

Asamblea slo podrn considerarse los asuntos especificados en la convocatoria.

3.3 Consejo de Administracin

a. El Consejo de Administracin es el responsable de aprobar los objetivos del

Sistema de Control Interno y los lineamientos para su implementacin, dentro de los cuales se incluirn por lo menos:

(i) Aqullos para la seleccin y contratacin de nuevos empleados. (ii) El adecuado uso y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y

materiales. (iii) Los que regulen y controlen la dependencia de proveedores externos. (iv) Los que regulen y controlen lo relativo a la instalacin y uso de los sistemas

de informacin para la captura y procesamiento de datos.

b. Establecer las polticas generales de administracin de la sociedad, as como las polticas y condiciones generales para el otorgamiento de las diferentes modalidades de prstamos, y la captacin de recursos, incluyendo las garantas exigibles.

c. Autorizar los reglamentos y manuales de procedimientos que propongan los

comits formados y los que el propio Consejo de Administracin determine. d. Instruir la elaboracin y aprobar los manuales de administracin y operacin,

as como los programas de actividades.

e. Autorizar las operaciones que acuerdo a las bases constitutivas de la sociedad y

por su monto o importancia necesiten tal autorizacin f. Autorizar o supervisar los gastos y toda clase de inversin de dinero que juzgue

necesario y que estn de acuerdo con las presentes bases legales y sus respectivas reglas de operacin.

g. Aprobar la estructura orgnica de la Cooperativa.


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h. Revisar los objetivos, polticas y procedimientos de control interno, por lo menos una vez al ao.

i. Aprobar las polticas y procedimientos para la administracin de riesgos de

crdito y otros riesgos, as como los lmites de exposicin al riesgo de crdito y otros.

j. Analizar mediante reportes elaborados al efecto por la Gerencia General y el

Consejo de Vigilancia, que el Sistema de Control Interno est funcionando adecuadamente, para el manejo prudente de la Caja.

k. Revisar, por lo menos anualmente, los objetivos del Sistema de Control Interno y

los lineamientos para su implementacin, as como evaluar las funciones de la Gerencia General al respecto.

3.4 Consejo de Vigilancia

El Consejo de Vigilancia como rgano responsable de la supervisin del

funcionamiento interno de la Cooperativa tiene las siguientes facultades y obligaciones: 1. Supervisa el funcionamiento interno y el cumplimiento de sus bases

constitutivas, polticas, lineamientos y de las disposiciones aplicables; 2. Solicitar al Consejo de Administracin, a la Gerencia General o a los comits

de la sociedad, la informacin que requiera para el correcto desempeo de sus funciones;

3. Solicitar a Auditora Externa, la informacin sobre el desarrollo y resultado de

las evaluaciones; 4. Verificar la contabilidad de los libros y documentacin de la Cooperativa de

ahorro y prstamo, pudiendo practicar una auditoria cuando lo juzgue conveniente;

5. Vigilar que los actos y decisiones de todos los rganos de la Cooperativa se

realicen con apego a la Legislacin Cooperativa y a la normatividad aplicable;

6. Presentar a la asamblea su informe anual de gestin; 7. Verificar que la actividad crediticia se est desarrollando conforme a la

normatividad aplicable y a las polticas y procedimientos establecidos en el manual de crdito;


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8. Verificar que los funcionarios y empleados de la Cooperativa estn cumpliendo

con las responsabilidades que les hayan sido encomendadas, sin exceder las facultades que le fueron delegadas;

9. Establecer normas, procedimientos y medidas para vigilar que los procesos de documentacin y liquidacin diaria de operaciones y transacciones se efecten de manera adecuada y conforme a los objetivos de la Cooperativa; y

10. Controlar que la elaboracin de la informacin financiera, se lleve a cabo de

forma precisa, integra, confiable y oportuna.

3.5 Gerencia General

La Gerencia General ser la responsable de la debida implementacin del Sistema de Control Interno. En la implementacin deber procurarse que su funcionamiento sea acorde con las estrategias y fines de la direccin de la Cooperativa, aplicando las medidas preventivas y correctivas necesarias para subsanar cualquier deficiencia detectada. Al efecto, a la Gerencia General, en adicin ha establecido estatutariamente, le corresponder llevar a cabo las actividades siguientes: 1. Aplicar las polticas establecidas por el Consejo de Administracin o por los

dems comits de la Cooperativa, actuando en todo momento con apego a las disposiciones legales y a la normatividad aplicable.

2. Presentar al Consejo de Administracin en ocasin de sus sesiones de consejo,

los informes sobre la situacin financiera y administrativa que guarda la sociedad.

3. Preparar y proponer para su aprobacin al Consejo de Administracin, los

planes y presupuesto de cada ejercicio, as como controlar los ingresos y los egresos de la sociedad.

4. Presentar mensualmente al Consejo de Administracin, en ocasin de sus

sesiones ordinarias los estados financieros para su aprobacin. 5. Aplicar los reglamentos y manuales operativos, y proponer al Consejo de

Administracin los ajustes y modificaciones necesarios a los mismos. 6. Vigilar la correcta elaboracin y actualizacin de los libros y registros contables

y sociales de la Cooperativa.


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7. Tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanar

cualquier deficiencia detectada, adems de conservar un registro de dichas medidas, as como las causas que motivaron la implementacin de las mismas.

8. Tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanar cualquier deficiencia detectada, adems de conservar un registro de dichas medidas, as como las causas que motivaron la implementacin de las mismas.

9. Ejecutar y encargarse de la implementacin y funcionamiento diario del sistema

de control interno, verificando que funcione adecuadamente y conforme a los objetivos y estrategias determinados por el Consejo de Administracin.

10. Difundir una cultura en materia de administracin de riesgos diseando

programas de capacitacin en esta materia para el personal involucrado. En la operacin o administracin de riesgo de la Cooperativa.

11. Ejecutar las polticas establecidas por el Consejo de Administracin, por el

Comit de Crdito o su equivalente y los dems comits operativos que se establezcan en la sociedad, actuando en todo momento con apego a estas bases constitutivas y a la normatividad aplicable.

12. Disear los canales de comunicacin y de flujo de informacin entre las

distintas gerencias y reas de la Cooperativas para generar la informacin financiera y proporcionar en tiempo y forma, informacin a las autoridades financieras competentes, conforme a lo establecido en las disposiciones legales aplicables.

13. Proteger la integridad y adecuado mantenimiento de los sistemas de informacin, as como la inalterabilidad, confidencialidad y disponibilidad de la informacin procesada, almacenada y transmitida por los mismos, determinando los mecanismos de respaldo de la informacin. Tambin, los planes de contingencia que permitan asegurar la capacidad y continuidad de los sistemas que permita continuar con los servicios a los socios y clientes.

14. Cumplir las medidas correctivas y preventivas determinadas por el Consejo de

Administracin o el Consejo de Vigilancia en las evaluaciones realizadas, relacionadas con las deficiencias o desviaciones del Sistema de Control Interno, debiendo describir en un registro especial los actos y hechos que motiven dichas medidas.

3.6 Auditora Interna 1. La Unidad de Auditora Interna es la encargada de revisar peridicamente,

mediante pruebas selectivas, que las polticas y normas aprobadas por el Consejo de Administracin para el correcto funcionamiento de la Cooperativa se apliquen de manera adecuada, as como de verificar en la misma forma, el


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funcionamiento correcto del Sistema de Control Interno y su consistencia con los objetivos y lineamientos aplicables en dicha materia.

2. El rea de Auditora Interna depende del Consejo de Vigilancia y deber ser

independiente de los diferentes departamentos. 3. El rea de Auditora Interna tendr, entre otras, las siguientes funciones: a. Evaluar con base al programa anual de trabajo elaborado conjuntamente con el

Consejo de Vigilancia, mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, el funcionamiento operativo de las distintas gerencias y unidades administrativas, as como su apego al Sistema de Control Interno, incluyendo la observancia del Cdigo de tica.

b. Revisar que los mecanismos de control interno implementados, conlleven la

adecuada proteccin de los activos de la Cooperativa. c. Verificar que los sistemas informticos, incluyendo los contables, operacionales

de cartera de crdito, con valores o de cualquier otro tipo, cuenten con mecanismos para preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la informacin, que eviten su alteracin y cumplan con los objetivos para los cuales fueron implementados o diseados. Asimismo, vigilar dichos sistemas a fin de identificar fallas potenciales y verificar que stos generen informacin suficiente, consistente y que fluya adecuadamente.

d. Confirmar la calidad, suficiencia y oportunidad de la informacin financiera para ser remitida al Consejo de Administracin, as como tambin que sea confiable para la adecuada toma de decisiones.

e. Valorar la eficacia de los procedimientos de control interno para prevenir y

detectar actividades u operaciones con recursos, derechos o bienes, que procedan o representen el producto de un probable delito, as como comunicar los resultados a las instancias competentes de acuerdo a las disposiciones establecidas.

f. Facilitar al IDECOOP, as como a los auditores externos, la informacin

necesaria de que dispongan con motivo de sus funciones, a fin de que determinen la oportunidad y alcance de los procedimientos para el desarrollo de sus trabajos.

g. Dar seguimiento a las deficiencias o desviaciones relevantes detectadas en

relacin con la operacin de la COOPNASEJU, con el fin de que sean subsanadas oportunamente, informando al respecto al Consejo de Vigilancia, para lo cual debern elaborar un informe especfico.


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3.7 Comit de Crdito El Comit de Crdito es el encargado de analizar, y en su caso, aprobar las solicitudes de crdito que presenten a la Sociedad los socios, as como las condiciones en que stos se otorguen, de acuerdo a las polticas aprobadas el Consejo de Administracin. 3.8 Responsabilidades del Resto del Personal Todos y cada uno de los empleados de la Cooperativa, empezando por el Consejo de Administracin y por la Gerencia General, son responsables, en relacin directa con su nivel jerrquico y autoridad delegada, del efectivo funcionamiento del sistema de control interno.


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4. POLTICAS GENERALES

La COOPNASEJU reconoce que el desarrollo de operaciones y actividades estars sujetas a las disposiciones legales contenidas en la Ley 127/64 sobre Asociaciones Cooperativas y su Reglamento, as como de las disposiciones tomadas por el IDECOOP.

a. El Consejo de Administracin fija las pautas y la visin global del negocio, y es

responsable del sistema de control interno efectivo, mediante la definicin de las polticas y la aprobacin de las normativas internas. Debe asegurarse de que existan vas efectivas de comunicacin con los diferentes departamentos, con auditora interna y con los sectores externos a la Cooperativa.

b. El Manual de Control Interno se constituye en la base del Sistema de Control

Interno y por lo tanto formarn parte de l, los manuales de: polticas para crdito para los diferentes tipos de productos crediticios, cdigo de tica, manual de organizacin y funciones, cdigo de buen gobierno, entre otros.

c. Todo empleado tiene la responsabilidad de rendir informes sobre su gestin y del

cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual. d. La Gerencia General tiene la responsabilidad de la ejecucin del sistema de

control interno, su monitoreo, seguimiento y evaluacin, de la cual informar al Consejo de Administracin.


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5. NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Las normas, polticas y procedimientos de control interno se enmarcaran dentro de los ocho componentes3 siguientes: a. Ambiente de Control b. Establecimientos de los Objetivos c. Identificacin de Eventos d. Valoracin de Riesgos e. Respuestas a los Riesgos f. Actividades de Control g. Informacin y Comunicacin h. Monitoreo o Supervisin 5.1 Ambiente de Control El Ambiente de Control consiste en el establecimiento que estimula e influye en la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. As de cmo se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos. Los factores que integran este componente son: a) Integridad y valores ticos b) Compromiso con la competencia profesional c) Responsabilidad del Consejo de Administracin d) Filosofa y estilo de operacin de la Gerencia General e) Estructura orgnica f) Asignacin de responsabilidad y autoridad g) Polticas y prcticas de recursos humanos Factores del Componente Ambiente de Control 5.1.1 Factor Integridad y Valores ticos a. La conducta y los valores ticos debern ser observados de manera obligatoria

por los directivos de los diferentes consejos y comits y todo el personal de la Cooperativa.

b. La eficiencia de los controles internos deben estar supeditados a los valores ticos y a la integridad del personal o directivo responsable de su diseo, administracin, control y monitoreo.

3 Informe COSO


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Referencia Cdigo de tica Normas, Polticas y Procedimientos La Cooperativa debe adoptar y mantener, debidamente aprobado por el Consejo de Administracin, el Cdigo de tica y Conducta relacionado con: la integridad, la honestidad, la lealtad, la responsabilidad, la confiabilidad, cumplimiento de las normativas internas, manejo de conflictos de inters, las actividades y actuaciones prohibidas para el personal, la forma de cmo se debe manejar la relacin con los socios, el manejo de la informacin privilegiada, la conducta que debe tener el personal con relacin a los regalos y atenciones especiales recibidas, prcticas de negocios aceptables y no aceptables y criterios para el manejo de los incentivos. Con el Cdigo de tica aprobado por el Consejo de Administracin, la Gerencia General debe distribuirlo a todos los directivos y empleados y celebrar reuniones de trabajo para analizar el contenido del cdigo en todas sus partes. El Consejo de Administracin evitar conflicto de inters entre el personal que tengan responsabilidades en la aprobacin de crdito, manejo de las inversiones en valores, manejo de efectivo (caja, bveda, caja chica) y custodia de los bienes, con relacin con el personal que tenga responsabilidades directas y especficas de control interno. Es importante que los empleados informen a la Gerencia General va su superior inmediato, cuando observe indicios de que existe conflicto de inters, para que se abstengan de participar en las acciones y/o decisiones al respecto. 5.1.2 Compromiso con la Competencia Profesional Referencia Manual de Organizacin y Funciones Normas, Polticas y Procedimientos a. Definicin de Procesos El Consejo de Administracin debe mantener actualizado el Manual de Organizacin y Funciones donde se identifiquen la existencia de procesos, la definicin de puestos de trabajo y con polticas de recursos humanos que tengan definan las actividades de seleccin de personal y que estn relacionadas con: induccin, reclutamiento, formacin, orientacin, entrenamiento, evaluacin, promocin, compensacin, para que cada puesto de trabajo cuente con empleados capacitados para realizar sus deberes y responsabilidades en forma competente y eficiente.


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Los directivos y el personal a travs de la capacitacin deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de un sistema de control interno apropiado y que coadyuve con el desarrollo eficiente de las operaciones de la Cooperativa. b. Capacidad de los Directivos, Gerentes y Empleados Los directivos, gerentes y los empleados deben:

(i) Contar con un nivel de competencia profesional adaptado a los deberes y responsabilidades identificados en el Manual de Organizacin y Funciones y que les sean asignados por la direccin de la Cooperativa.

(ii) Comprender la importancia, objetivos y procedimientos del sistema de control interno.

c. Nivel de Competencia El Consejo de Administracin y la Gerencia General deben especificar el nivel de competencia requerido para las distintas labores a desarrollar por el personal y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades en la contratacin de nuevo personal. La metodologa de seleccin y contratacin del personal deben asegurar que el candidato potencial posea el nivel de preparacin, capacidad y experiencia que se ajuste a los requisitos especificados en las polticas de recursos humanos. Una vez contratado el empleado, se debe iniciar el proceso de induccin para que la persona reciba la orientacin, capacitacin y adiestramiento necesario en forma prctica y metdica para que est en capacidad de ejecutar sus labores con eficiencia y oportunidad. El sistema de control interno operar ms eficazmente en todos los niveles de la Cooperativa en la medida que existan empleados competentes que comprenda los principios del mismo. 5.1.3 Filosofa y Estilo de Operacin del Consejo de Administracin y la

Gerencia General Referencia Plan Estratgico Planes Operativos


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Normas, Polticas y Procedimientos La forma y el estilo de dirigir del Consejo de Administracin y la Gerencia General, las actividades y operaciones, marcan el nivel de riesgo y pueden afectar el sistema de control interno. Debe existir un planteamiento orientado al riesgo. Este factor incluye las actitudes que tengan el Consejo de Administracin y la Gerencia General frente a los estados e informacin financiera, seleccin conservadora o agresiva frente a los principios contables alternativos, prudencia con las reservas preventivas contables y frente al procesamiento de datos y funciones del Departamento Financiero, y de personal. a. Respecto al Plan Estratgico y Planes Operativos La Gerencia General debe asegurar que el plan estratgico y los planes de negocios hayan sido aprobados por el Consejo de Administracin. Asimismo, dar a conocer a los encargados de los departamentos y dems personal, el contenido de los mismos. b. Respecto al Riesgo El Consejo de Administracin y la Gerencia General en las decisiones sobre polticas y procedimientos, as como sobre las caractersticas y los tipos de negocios desarrollados u operaciones a realizar, han de preferir siempre por aquellos que no supongan un riesgo excesivo o puedan afectar negativamente la imagen y el patrimonio de la Cooperativa. Estos aspectos deben dejarse contemplados en el Cdigo de tica o en las polticas que lo desarrollen y deben ser de conocimiento de todos los que integran la Cooperativa. c. Respecto de la Informacin Financiera y Contable El Consejo de Administracin y la Gerencia General deben demostrar particular inters y resaltar la importancia de la informacin financiera, del procesamiento de datos en los diferentes sistemas de informacin y de las funciones del departamento Financiero y Auditora Interna, en sus reuniones peridicas, en sus evaluaciones, o al momento de tomar decisiones. En estos casos, el Consejo de Administracin debe considerar prioritariamente y con la profundidad necesaria, los informes financieros que se les presenten, hacer las preguntas y formular las crticas y comentarios suficientes para el buen entendimiento y anlisis de la informacin, y que sea la base para la toma de decisiones al respecto.


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El Consejo de Administracin y la Gerencia General, en caso de dudas sobre polticas o el apego a principios de contabilidad, han de seleccionar polticas contables prudentes y apagadas a los principios de contabilidad de aceptacin general. Para este caso, el Consejo de Administracin deber sopesar los puntos de vista del encargado del Departamento Financiero. d. Respecto al Personal El Consejo de Administracin y la Gerencia General deben prestar atencin a los niveles de rotacin (si los hubiere) del personal en puestos claves, tales como la Auditora Interna, y los diferentes encargados de los departamentos. La Gerencia General debe mantener como poltica, realizar reuniones peridicas y de forma sistemtica de retroalimentacin con las reas operativas. Estas reuniones deben realizarse con el propsito de conocer de manera directa lo que piensan los empleados sobre su trabajo, sobre el ambiente de control, sobre las polticas y prcticas de recursos humanos. En este sentido, debe existir de parte de la Gerencia General suficiente apertura y receptividad a las crticas, que las reuniones se hagan preferiblemente sin la presencia de los superiores inmediatos de los empleados que participan en las mismas. 5.1.4 Estructura Organizacional Referencia Manual de Organizacin y Funciones Normas, Polticas y Procedimientos a. Estructura Organizacional La estructura organizacional est para proporcionar la estructura conceptual mediante la cual se planea, ejecutan, controlan y monitorean las actividades desarrolladas por la Cooperativa y por todo el personal, para la consecucin de los objetivos estratgicos y particulares. La COOPNASEJU debe orientar su estructura organizacional hacia el cumplimiento de la misin institucional y el logro de los objetivos estratgicos. La definicin de cada puesto de trabajo, autoridad, responsabilidad y relaciones laborales deben estar plasmadas en el Manual de Organizacin y Funciones y puestas al conocimiento de todos el personal. Los canales de comunicacin, los niveles jerrquicos y las lneas de autoridad estarn plasmados en la estructura organizacional y deben ser conocidos por todos en la COOPNASEJU.


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La Gerencia General debe asegurarse que el Manual de Organizacin y Funciones y sus modificaciones sean aprobados por el Consejo de Administracin, as como que cada empleado tenga pleno conocimiento de sus niveles de autoridad, responsabilidad y toma de decisiones atendiendo al puesto desempeado. b. Delegacin de Autoridad y Responsabilidad. El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de la COOPNASEJU conozcan claramente sus deberes y responsabilidades. Esto induce a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los lmites de su autoridad asignada. La definicin de responsabilidad y funcin de los diferentes cargos, permitir al empleado desarrollar un trabajo coordinado con conocimiento de su aporte individual hacia el logro de los objetivos estratgicos y al cumplimiento del sistema del control interno. La Gerencia General debe delegar autoridad hacia los diferentes departamentos de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual de Organizacin y Funciones, de manera que las decisiones queden en manos de quienes estn ms cerca de la operacin. Esta delegacin de autoridad debe ser solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos generales y particulares de la Cooperativa. 5.1.5 Asignacin de Responsabilidad y Autoridad Referencia Manual de Organizacin y Funciones Plan Estratgico Planes Operativos Normas, Polticas y Procedimientos Este factor incluye en la asignacin de autoridad y responsabilidad para actividades de operacin, y el establecimiento de relaciones de informacin y formalidades de autorizacin. La asignacin de autoridad y responsabilidad debe ser diseada por la Gerencia General y aprobada por el Consejo de Administracin para fortalecer y encauzar las iniciativas individuales. Dentro de ciertos lmites. a. Responsables de las Metas. La Gerencia General debe asegurar que todo los encargados de departamentos y el personal conozcan y entiendan los objetivos de la COOPNASEJU, y como sus acciones interrelacionan y contribuyen al logro de los objetivos. Todo el personal es responsable de contribuir y velar por el cumplimiento de las metas y objetivos estratgicos definidos por el Consejo de Administracin.


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El Consejo de Administracin y la Gerencia General deben designar los responsables del cumplimiento de las metas y objetivos estratgicos y definir criterios para su medicin, periodicidad de medicin, los incentivos por su cumplimiento y las penalidades por el incumplimiento injustificado. b. Responsables de la Supervisin y Seguimiento. El Consejo de Administracin y la Gerencia General deben designar las reas responsables de realizar la supervisin o monitoreo de las diferentes actividades y operaciones, la forma de evaluacin, periodicidad y criterio de sus informes a los niveles superiores. La evidencia de los trabajos realizados es indispensable para las revisiones que deben realizar el Consejo de Vigilancia y Auditora Interna, los auditores externos o el IDECOOP. Al momento de disear y evaluar los procedimientos o actividades de control, se debern tener en cuenta los siguientes criterios bsicos: 1. El personal responsable de controlar y evaluar el proceso, operacin o reas

debe centrar su trabajo en el anlisis, con el fin de cumplir con las normativas institucionales.

2. El Consejo de Vigilancia y Auditora Interna, empleado y/o unidad

administrativa que se encargue de evaluar un proceso, operacin o rea, no debe estar involucrada directamente de dicha operacin, proceso o rea evaluada.

3. El Consejo de Vigilancia, Auditora Interna, empleado y/o unidad administrativa

responsable de evaluar un proceso, una operacin o rea, no debe recibir incentivos sobre los resultados obtenidos de los cuales son responsable de acuerdo a sus deberes y responsabilidades.

4. La Cooperativa debe establecer prcticas que sean apropiadas para la

identificacin y anlisis de los riesgos inherentes a las operaciones, para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma de mejorarlos. El establecimiento de dichas prcticas debe ir acompaada de una difusin en toda la Sociedad que oriente al personal responsable de la supervisin sobre la forma de cmo debe hacer el seguimiento.

c. Responsables de Comunicar Informacin Clave El Consejo de Administracin debe designar y dar a conocer a los empleados responsables de suministrar informacin para la toma de decisiones en reas importantes, tales como Consejo de Administracin, Gerencia General, Departamento de Financiero, de Crdito o Administrativo, entre otros.


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La COOPNASEJU debe designar el rea o empleado responsable de mantener informado a los departamentos sobre la informacin proveniente de fuentes externas, de tasas de inters activas y pasivas, los socios y clientes, todo con el fin de comunicarla a las reas responsables de la medicin de los principales riesgos y de toma decisiones. Tambin, es necesario designar los departamentos responsables de obtener informacin proveniente de fuentes internas, tales como las que provienen de los directivos, empleados, socios, relacionados, organismos de integracin, entre otros. d. Responsabilidades de Aprobacin El Consejo de Administracin y la Gerencia General deben delegar por escrito, y de manera precisa, las facultades de aprobacin, o de toma de decisiones en determinados cargos o comits y aprobar los procedimientos que deban seguirse en cada rea o concepto. Las facultades deben estar relacionadas con el proceso crediticio, realizacin de inversiones en valores, contratacin de nuevo personal, novedades relacionadas con los empleados y la adquisicin de mobiliarios, equipos o material de oficina. 5.1.6 Polticas y Prcticas de Recursos Humanos Referencia Manual de Organizacin y Funciones Normas, Polticas y Procedimientos El Consejo de Administracin y la Gerencia General reconocen que el capital humano es el activo ms importante con que cuenta la Cooperativa para el logro de los objetivos, y en este sentido debe propiciar el desarrollo individual y profesional del personal, mediante programas de formacin y capacitacin. La competencia y evaluacin de desempeo individual de los empleados contribuyen directamente para mantener el ambiente de control. La Sociedad debe contar con polticas, o manuales relacionados con los criterios, habilidades y perfiles necesarios para la seleccin, contratacin y reclutamiento del personal, segn los niveles de responsabilidad y autoridad asignada a los puestos de trabajo, basados en la metodologa de competencias, en especial para las reas claves de la COOPNASEJU, tales como: Gerencia General, Departamento Financiero, Administrativo y Crdito.


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Estas polticas deben referirse a: a. Las condiciones y exigencias para la promocin y retencin del personal. b. La capacitacin y habilidades requeridas para el personal. c. El manejo de herramientas o desarrollo tecnolgico. Las polticas deben precisar tambin, qu cargos tendrn incentivos sobre desempeo de la gestin y sobre qu bases se determinarn los mismos. La Gerencia General es responsable de definir las polticas relacionadas con la: Seleccin del Personal: Establecer requisitos adecuados de conocimiento, experiencia e integridad para las contrataciones de nuevo personal. Induccin: Asegurar que el personal de nuevo ingreso sea familiarizado con las costumbres y procedimientos de la COOPNASEJU, estas actividades deben ser aplicadas de manera permanente y sistemtica. Capacitacin: Insistir que el personal sean capacitados convenientemente para el correcto desempeo de sus deberes y responsabilidades asignadas. Rotacin y Promocin: Procurar que funcione una movilidad organizacional que signifique el reconocimiento y promocin de los ms capaces e innovadores. Sancin: Adoptar las medidas disciplinarias que se transmitan con rigurosidad y el personal conozca que no se tolerarn desvos de las polticas y procedimientos establecidos. La conduccin y tratamiento del capital humano debe realizarse de forma justa y equitativa, comunicando claramente a los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento tico y competencia. El Consejo de Administracin y la Gerencia General deben mantener niveles de comunicacin formal e informal al personal para enterarlos sobre las polticas de recursos humanos, as como de sus adaptaciones y modificaciones de acuerdo a las necesidades y requerimientos del momento. 5.2 Valoracin de Riesgos La Cooperativa que ofrece servicios y productos financieros y no financieros a sus socios, enfrenta una variedad de riesgos de fuentes internas y externas relacionados con las actividades que desarrolla. Una condicin para la valoracin de riesgos, es que el Consejo de Administracin establezca los objetivos estratgicos, entrelazados en niveles diferentes y consistentes internamente. La valoracin de riesgos es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos, formando una base de cmo deben ser controlados y administrados. El Consejo de Administracin y La Gerencia General deben


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determinar cunto riesgo es prudente aceptar y mantener estos niveles en la COOPNASEJU. Para que la Gerencia General identifique los riesgos y la forma de controlarlos y administrarlos, es condicin indispensable contar con:

i. Objetivos estratgicos definidos; ii. Objetivos especficos; y iii. Metas para el cumplimiento de los objetivos, y con lo cual se podr

controlar el cumplimiento de estos. Los riesgos deben ser identificados y establecer polticas donde se fijen lmites claros y precisos bajo criterios de prudencia, establecerse procedimientos e instituirse a los diferentes departamentos para gestionar que se lleve a cabo un control independiente de auditora interna. La Gerencia General es responsable de administrar los siguientes tipos de riesgos: a. Riesgo Crediticio. Es la posibilidad de prdida debido al incumplimiento de

pago de los clientes por las obligaciones contractuales contradas. b. Riesgo de Tasa de Inters. Es la posibilidad de que la Sociedad asuma

prdidas como consecuencias de movimientos adversos en las tasas de inters activas y pasivas pactadas cuyo efecto depender de la estructura de activos, pasivos y contingentes.

c. Riesgo de Liquidez. Este se origina cuando la Cooperativa no posee los fondos

suficientes para atender las exigencias u obligaciones con terceros en el corto plazo y que determina la necesidad de conseguir recursos alternativos, o de realizar activos en condiciones desfavorables.

d. Riesgo Operativo. Es la posibilidad de que se produzcan prdidas debido a

eventos originados en fallas o insuficiencia de procesos, personal, sistemas internos, tecnologa, fallas de contratos o transacciones, incumplimiento de las leyes y normas aplicables y la presencia de eventos externos imprevistos.

5.2.1 Riesgo Crediticio Referencia Manual de Polticas de Crdito Normas, Polticas y Procedimientos

a. Definicin de Polticas

Las polticas y procedimientos para la administracin de la cartera de crdito de las diferentes modalidades de crditos deben estn plasmados en el manual de


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polticas de crdito. Dicho manual deben ser aprobados por el Consejo de Administracin. El encargado del Departamento de Operaciones revisar mensualmente los reportes de riesgo de crdito por socio e instituciones e informar al Gerente General sobre la situacin analizada y las acciones a desarrollar para mejorar la misma y minimizar los riesgos presentados.

Los Niveles de Resolucin son:

i. Comit de Crdito Normal: Sus atribuciones son resolver las solicitudes

de crdito que superen el monto $________________ del crdito solicitado, tambin solucionar algunas excepciones o situaciones que no estn en las polticas de crdito que presentan las solicitudes de crdito.

ii. Comit de Crdito Ampliado: Este comit integrado directivos de los

diferentes consejos, tiene la responsabilidad de la Resolucin de las solicitudes superior al monto de $________________, y las que sean para directivos y personal de la Cooperativa.

iii. Gerencia General: Tiene la responsabilidad de decidir sobre las

solicitudes de prstamos hasta un monto de RD$________________, autorizado por el Consejo de Administracin.

Las condiciones financieras: Deben basarse en los recursos recibidos para el efecto, el riesgo que se asume. En estos casos debe dejarse a discrecin del Consejo de Administracin, aquellos crditos que cumpliendo las condiciones para su otorgamiento, excedan los plazos o las condiciones financieras establecidas.

1. Las condiciones y los criterios para visitar a los socios bajo el sistema de

seguimiento establecido, sea que se trate de crditos en mora o vencidos. En qu casos debe procederse a realizar las visitas.

A nivel de seguimiento y monitoreo de la programacin de las visitas a los socios se harn de manera tal que en un periodo considerado corto se hayan visitados la mayor cantidad de socios, considerando la dispersin geogrfica de los mismos.

Durante todo el proceso se debe llevar un control de las gestiones de recuperacin realizadas. Los diferentes informes preparados por el Departamento de Operaciones durante el proceso de gestin de cobranza, deben ser incorporados a la carpeta de crdito del socio, para que pueda ser consultado por Auditora Interna, Encargado de Operaciones, Gerencia General y el Consejo de Administracin, en caso necesario.

2. Los lmites de crecimiento de la cartera de crdito (vigente y vencida). El crecimiento estimado en volumen de crditos debe ser proyectado por el Consejo de Administracin y la Gerencia General de manera realista y prudente, que


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permitan asegurar la adecuada administracin del riesgo y, adems, que estn relacionados con los objetivos estratgicos y metas definidas. Cualquier incremento que exceda de manera significativa, el crecimiento programado institucionalmente, puede ser sinnimo de que la COOPNASEJU est asumiendo un excesivo riesgo crediticio que debe ser objeto de control estricto, de manera que se evite el deterioro de la cartera de crdito.

El crecimiento de los crditos vencidos debe estar de acuerdo con los porcentajes y los montos establecidos como objetivo institucional, los niveles superiores a los estimados, afectan de manera negativa la rentabilidad institucional y como consecuencia el patrimonio de la COOPNASEJU.

3. Reservas para cuentas incobrables. La cartera de crdito se clasifica en crditos

comerciales, de consumo y vivienda. La reserva para cuentas incobrables est establecida en la ley 127/64 sobre Asociaciones Cooperativas y su Reglamento, pero el Consejo de Administracin para proteger debidamente este activo, puede crear reservas para la cartera de crdito si las considera necesarias considerando en nivel de riesgo de la cartera. Estas reservas pueden ser sometidas a la aprobacin de la asamblea General de Delegados para separarlas de los excedentes obtenidos en el periodo.

El Consejo de Administracin determinar, las acciones que deber adoptar la Gerencia General y el Departamento de Operaciones en los casos en que el riesgo crediticio exceda los lmites establecidos, o cuando los indicadores de cartera estn prximos a los lmites establecidos por dicho Consejo. b. Requisitos para el Estudio, Otorgamiento, Cobranza, Reestructuracin y

Castigo Los requisitos generales para el estudio, anlisis, otorgamiento de un crdito, cobranza, reestructuracin de los crditos y castigos, estn establecidos en el Estatuto Social y en las polticas de crdito. Para el cobro de los recursos colocados, la modalidad es a travs de descuento de nmina. El inicio de la cobranza extrajudicial de los crditos corresponde al encargado del Departamento de Operaciones, cuando el crdito se encuentre con mora de __________das. Los crditos con mora con ms de _________ das, sern asignados al Abogado responsable de su recuperacin. Antes del inicio del proceso judicial se debe realizar un anlisis de los siguientes elementos:

i. Causas de la mora. ii. La capacidad de paro de los ex socios.


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iii. Las alternativas de solucin. El cobro va judicial constituye el ltimo recurso para la recuperacin de un crdito. El proceso de recuperacin judicial es de responsabilidad del Abogado y al mismo tiempo del encargado del Departamento de Operaciones, quienes llevarn un control de las operaciones con accin judicial, con el objeto de seguir los pasos del proceso y buscar la mejor opcin de recuperar un crdito. El encargado del Departamento de Operaciones es responsable del mon

manual de control interno -...

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