control efectivo - gestion empresarial i
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INGENIERIA CIVIL - UAP 1
CONTROL EFECTIVO
INTEGRANTES
• JUAREZ VERA YSABEL
• MONTOYA ARMANDO HAYRO
• MOLLONEDO PINAZO YOE
FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL
GESTIÓN EMPRESARIAL I
INGENIERIA CIVIL - UAP 2
INDICE:
1. INTRODUCCIÓN……………………………………………….PÁG. 032. DEFINICIÓN……………………………………………….……PÁG. 053. IMPORTANCIA………………………………………………….PÁG. 064. CARACTERISTICAS…………………………………………...PÁG. 075. ETAPAS DEL CONTROL………………………………………PÁG. 096. HERRAMIENTAS DE CONTROL……………………………..PÁG. 107. PASOS DE PROCESO DE CONTROL………………………PÁG. 208. ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN……………………………...PÁG. 239. MEDICIÓN……………………………………………………….PÁG. 3410.CICLO DE CONTROL…………………………………………..PÁG. 5311. NECESIDAD DEL CONTROL………………………………….PÁG. 58
INGENIERIA CIVIL - UAP 3
CONTROL EFECTIVO
La definición de control efectivo , es aquella que dice que el control es la evaluación y la corrección de las actividades de los subordinados para asegurarse de que lo realizado se ajusta a los planes. En esta misma línea, se define a los métodos de control, dentro de una empresa, como una comparación del desempeño real contra el desempeño pretendido; en otras palabras, una confrontación del “es” versus el “debe ser”.
INTRODUCCIÓN
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PROCESO ADMINISTRATIVO
El control efectivo dentro del proceso administrativo comprende:¿Cómo se hizo?, la evaluación, comparación, determinación de las desviaciones, corrección de fallas y la retroalimentación
INGENIERIA CIVIL - UAP 5
DEFINICIÓN
Control es un conjunto de providencias incluidas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca comprobación, previniendo errores y fallas, para proveer información segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en las operación y la adhesión a las políticas administrativas
INGENIERIA CIVIL - UAP 6
La etapa de control no existiría si la planeación y organización se ajustara impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado
IMPORTANCIA
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CARACTERISTICAS
• Selección de los criterios de control
• Recolección, concentración y procesamiento de datos
• Interpretación de los resultados
• Elaboración de reporte de resultados
• Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas
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Diseño de Sistemas de Control Efectivos
Los sistemas de control efectivo maximizan los beneficios potenciales y minimizan los comportamientos disfuncionales. Para lograr esto, la administración necesita diseñar sistemas de control que
1) se basen en estándares validos de desempeño 2) comuniquen información adecuada a los
empleados 3) sean aceptables para los empleados 4) utilicen enfoques múltiples.
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ETAPAS DEL CONTROL
1. Evaluación de resultados
2. Comparación de los resultados con os planeados
3. Determinación de las causas de desviación
4. Retroalimentación
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HERRAMIENTAS DE CONTROL
Propósito: organizar y presentar los datos para detectar las áreas
cuya calidad y rendimiento debe mejorarse
• Listas de verificación• Diagrama de flujo• Histogramas y gráficos de barra• Gráficas de Pareto• Diagramas de dispersión• Diagramas causa-efecto• Gráficas• Gráficas de Control
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Son la forma más común de utilización para registrar datos. La lista de verificación puede adoptar cualquier forma dependiendo de los resultados que de estos datos se pretenda obtener.
Defectos del interior del techo
Tipo de defecto Recuento Total
a.- Rasgadura de la tela 4
b.- Decoloración de la tela 3
c.- Rotura del tablero de fibra 36
d.- Bordes dehilachados 7
Total 50
LISTA DE VERIFICACIÓN
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DIAGRAMA DE FLUJO
Permiten al analista observar el proceso y hacer algún juicio con referencia a los puntos de control y a las fuentes de variación. Importante para determinar dónde recopilar datos. Estos diagramas ilustran gráficamente el flujo del trabajo
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HISTOGRAMAS Y GRAFICOS DE BARRAS
El histograma resume los datos medidos sobre una escala continua
Muestra la distribución de frecuencia de una característica: media y dispersión
Los diagrama de barras representa la frecuencia con que se presenta las características que suelen medirse por un “sí” o “no”
0
5
10
15
20
25
Primero Segundo Tercero
Turno
Nro d
e tab
leros
de fib
ra
roto
s
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DIAGRAMA DE PARETO
Es un diagrama de barras de clasificaciones, en orden descendente de importancia.Muestra la significancia relativa de las clasificaciones y permite la toma de decisiones con referencia a la prioridad de solución de problemas
El diagrama de pareto es el primer paso al hacer mejoramiento. Muestra rápidamente los progresos realizados en la obtención de metas así como la tendencia de estas.
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DIAGRAMAS DE DISPERCIÓN
Es una representación gráfica de dos variables que muestran cómo se relacionan entre sí
Se utiliza para confirmar o negar la sospecha
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DIAGRAMAS CAUSA EFECTO
Muestra las vinculaciones entre un problema de calidad y sus posibles causas
Ayuda a rastrear el origen de las inconformidades de productos y servicios
El proceso se inicia clasificando las causas por las categorías de influencia más importantes: personal equipos materiales métodos
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Diagramas causa-efecto
Roturasdel tablero
de fibra
PersonasMateriales
ProcesoOtras
Fuera de especificación
No disponibles
Capacitación
Ausentismo
Comunicación
Humedad
Cambios de horario
Mantenimiento de máquinas
Velocidad de las máquinas
Preparación incorrecta
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GRAFICAS
Representación de datos en diferentes formatos visuales
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GRÁFICAS DE CONTROLGRÁFICAS DE CONTROL
Los diagramas de control son utilizados para:
Determinar si se han eliminado todas las causas asignables (análisis)
Mejorar los rendimientos del proceso (control)
Demostrar el impacto de cambios del sistema (evaluación)
Es un medio de representar una característica cambiante del proceso.
El diagrama de control tiene un límite de control superior, un límite de control inferior y un límite medio de control.
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PASOS
INGENIERIA CIVIL - UAP 21
TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
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ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN
1.Establecimiento de estándares de desempeño validos: Un sistema de control efectivo debe fundamentarse en estándares validos y precisos de desempeño. El sistema debe incorporar todos los aspectos importantes del desempeño, igualmente debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un control excesivo y a la resistencia de los empleados. Para que haya tolerancia a muchos controles, los gerentes pueden concentrarse en unas cuantas áreas clave mientras establecen estándares satisfactorios de desempeño en otras o establecer prioridades simples.
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2 .Suministro de información adecuada: La administración debe comunicarse en forma adecuada con los empleados para transmitirles la importancia y naturaleza del sistema de control. Las personas deben recibir retroalimentación acerca de su desempeño, esta los motiva y le da información que le permita corregir sus desviaciones de los estándares de desempeño. Cuando se permite que la gente se auto corrija se fomenta el autocontrol y se elimina la necesidad de supervisores externos.
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3. Aseguramiento de la aceptación de los empleados: Es menos probable que los empleados resistan un sistema de control y exhiban comportamientos disfuncionales si aceptan el sistema, así mismo es más probable que acepten los sistemas que incluyen estándares útiles de desempeño pero no son demasiado controladores. El sistema de control debe subrayar el comportamiento positivo y no enfocarse solamente en controlar el comportamiento negativo, así como también una de las mejores maneras de establecer estándares razonables y lograr así que los empleados acepten el sistema de control es establecer los estándares con la participación de ellos.
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4. Utilización de enfoques múltiples: Deben incluir
objetivos financieros y no financieros .
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ISO
9000
Serie de estándares internacionalespara la gestión y el aseguramiento
de la CALIDAD
Complementan los estándares de productos
Se refieren a qué debe hacerse,no el camino o la tecnología paralograrlo
Normas ISO 9000
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ISO
9000
Publicadas en 1987 por ISO (International Organization for Standarization )
Objetivos :
promover la estandarización parafacilitar el intercambio de bienesy servicios a nivel mundial
facilitar cooperación en actividadeseconómicas, intelectuales, científicasy tecnológicas.
Objetivos de las Normas ISO 9000
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ISO9000
Una Organización acreditada certifica que:
" el Sistema de Calidad, tal como ha sidodocumentado e implementado: satisfacelos requerimientos de la Norma ISO 9000
que corresponde a su actividad
CERTIFICACION
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Normas ISO 9000:2000
Los estándares están desarrollados sobre un modelo de procesos
El énfasis está puesto en la descripción del sistema para desarrollar procesos efectivos
Se destaca la gestión del nivel gerencial Se incrementa el énfasis en el cliente:
comprender sus necesidades satisfacer sus requerimientos medir el nivel de satisfacción
Se enfatiza acerca de establecer el valor de los objetivos, de las características del producto y de la performance de los procesos
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Normas ISO 9000:2000
Se enfatiza acerca de establecer estándar de referencia de los objetivos, de las características del producto y de la performance de los procesos
Se introduce el concepto de requerimientos de análisis y el uso de la información como oportunidad para la mejora
Su redacción intenta facilitar su aplicación a todo tipo de organizaciones
INGENIERIA CIVIL - UAP 32
ISO
9000BENEFICIOS DE SU APLICACION
Oportunidad de nuevos negocios
Guía para el desarrollo de la Calidad
Dominio de procesos y reducción de costos relativosa la falta de Calidad: scrap, desperdicios, retrabajos,garantías y problemas ocasionados a clientes.
Mejora de productos y servicios
Reducción de tiempos de procesos
Base para el establecimiento de alianzas
ISO 9000 - Beneficios
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LineamientosSistema de administración ambiental
○ plan de mejora para utilización de recursos y producción de contaminantes
Evaluación de desempeño ambientalNomenclatura ambiental
○ reciclable○ eficiente en términos de energía○ seguro para la capa de ozono
Evaluación del ciclo de vida○ impacto ambiental vitalicio de la manufactura○ uso y disposición del producto
ISO 14000 – Sistema de Administración Ambiental
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MEDICIÓN – INDICADORES ESTADISTICOS
Son los instrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.
En la administración y evaluación por procesos, los indicadores fortalecen la autonomía De gestión, en virtud de que a través de la medición que realicen los responsables en los niveles de operación conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollen sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o preferencia preventivas Que mejoren su actuación y resultados
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CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES
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TIPOS DE INDICADORES
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Control Estadístico de Procesos (SPC)
“ Es la aplicación técnicas estadísticas para
determinar si el resultado de un proceso
concuerda con el diseño del producto o servicio”
Se basa en la vigilancia continua del cumplimiento
de las especificaciones
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Fuentes de Variación Las variaciones están presentes en todo proceso
Deben investigarse sus causas para minimizarlas
Causas comunes de variaciónson aleatoriasno identificablesimposibles de evitar
Causas asignableslos factores que la provocan pueden ser identificados
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Distribución Representación gráfica de los resultados de un
proceso en un diagrama de dispersión Características de la distribución
Media: suma de las observaciones dividido por el número de observaciones
nx
n
iix
1
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Distribución
Características de la distribuciónDispersión
○ Rango: diferencia entre la observación más grande de una muestra y la más pequeña
○ Desviación estándar:
Formas○ simétrica○ asimétrica
1
)(2
n
xxi
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Formas de la Distribución Si la variabilidad de un proceso proviene
únicamente de causas de variación comunes la suposición típica es que se trata de una distribución simétrica donde la mayoría de las observaciones se ubican cerca del centro
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Formas de la Distribución-Causas Asignables
El promedio real (rojo) está por debajo de lo previsto (amarillo)
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Formas de la Distribución-Causas asignables
Coincide el promedio esperado pero la dispersión real es mucho mayor
INGENIERIA CIVIL - UAP 45
Formas de la Distribución-Causas asignables
Hay cambio en el sesgo de la distribución
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Control Estadístico de Procesos
Se dice que un proceso está bajo control, cuando la
-localización-forma de la distribución no cambia con el
tiempo
Una vez que el proceso está bajo control estadístico se usan las herramientas de control para detectar el surgimiento de causas asignables
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El proceso de inspección
Variablescaracterísticas de productos / servicios que
pueden ser medidaspeso, longitud, tiempo
Atributoscaracterísticas de productos / servicios que
pueden ser contadaserrores, cantidad de defectos, nro de atrasos
INGENIERIA CIVIL - UAP 48
El proceso de inspección
Plan de muestreocuando está bien concebido proporciona un
grado de protección aproximado a una inspección completa
Tamaño de la Muestracantidad de observaciones tomadas al azarel tiempo entre observacioneslas reglas de decisión
INGENIERIA CIVIL - UAP 49
Distribución Normal
Probabilidad de que un valor caiga dentro de los límites marcados
3 2 1 1 2 3
estándardesviación
68.26%
95.44%99.74%
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El proceso de inspección
Gráfico de Control Es un diagrama que se completa durante el avance del
proceso el propósito es detectar la anormalidad de las variaciones Posee una línea central que generalmente coincide con el
objetivo del proceso Está acotado por límites superior e inferior
Nominal
Límite Superior
Límite InferiorCausa asignable probable
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Capacidad de un Proceso
Razón de capacidad de un proceso
Si Cp es mayor que 1 el rango de tolerancia es mayor que el del proceso
Con frecuencia las empresas establecen el valor en 1,33 como objetivo de reducción de variabilidad del proceso
6)inf(sup erioreriorciónEspecifica
C p
Especificación superior – Especificación Inferior
estándardesviación
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Relación entre las especificaciones yla distribución del proceso
Proceso capaz
Proceso no capaz
EspecificaciónInferior
EspecificaciónInferior
EspecificaciónSuperior
EspecificaciónSuperior
CICLO DE CONTROL PHVA
CICLO DE CONTROL
La Ruta de la Calidad
El análisis
Las acciones
La ejecución
La verificación
Resultados vs
Metas
La normalización
La conclusión
No
Si
P
V
H
A
Situación actual
Definir el problema
Acción gerencial de Control de la
Calidad
Método Contenido de la acción gerencial
Planeamiento de la Calidad
Nuevo proceso
Definir nuevos estándares (nuevo producto/servicio y nuevo proceso) para alcanzar las metas de calidad, costo, entrega, moral y seguridad
Mantenimiento de la calidad
Cumplir los estándares establecidos para el producto/ servicio y el proceso verificando los resultados y actuando en el proceso para corregir los desvíos (no conformidades)
Mejora de la calidad
Alterar los estandares establecidos en el planeamiento para alcanzar nuevas metas de calidad, costo, entrega, moral y seguridad
A P
V H
Plan
A P
V H
Plan
A E
V H
Estándar
GERENCIAMIENTO POR EL CICLO DE CONTROL DE LA CALIDAD
Planeamiento de la calidad
Mejora de la calidad Mantenimiento/Conservación de la calidad
PROCESOS BÁSICOS PARA LOGRAR LA CALIDAD
Mejora continua de los estándares de trabajo (nuevo proceso) para satisfacer cada vez más a las personas
Garantía de cumplimiento de los estándares de trabajo (proceso actual) a fin de mantener la conformidad y garantizar la satisfacción de las personas
Establecimiento de nuevos estándares (nuevo proceso) basados en las necesidades (nuevo servicio) de las personas (clientes internos y externos)
HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR PROCESOS
P
HV
A
Lluvia de ideasRegistro de NCExperienciasDiagnósticoSituación actual
Gráficos de control de paretoHistogramasHoja Reg. DatosControl de Gestión: informe estado de las metas
Diagrama causa - efectoDiagrama de árbolPOES
Plan de acción de NCPlan de mejora PHVACronogramas
ProcedimientosPOESRegistrosPlanes
RegistrosListas de ChequeoGráficos de control: medidasInformes
Comparar metas
Nuevo valor del ítem de control
En el planeamiento deben quedar identificadas las metas y las acciones necesarias para alcanzarlas
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NECESIDAD DEL CONTROL
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Requisitos para Controles Efectivo
Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organización se deben seguir los siguientes requisitos:
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1 . Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño . Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas técnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estándar y diversas razones financieras, son de aplicación general en varias situaciones. No obstante, ninguna de las técnicas mas usadas es completamente aplicable a una situación dada. De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecución de los planes y de cualquier desviación respecto de ellos. Así, mientras mas cuidadoso sea el diseño de los controles para que reflejen el punto de la organización en el que recae la responsabilidad sobre las acciones, permitirán mejor que los administradores corrijan desviaciones respecto de los planes.
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2. Ajuste Preciso de los Controles a los Administradores en lo Individual: Los controles también deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propósito de los sistemas e información de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su función de control, si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un administrador, no tendrán ninguna utilidad; en resumidas cuentas los que importa es que la gente obtenga la información que necesita en forma tal que la comprenda y utilice.
3. Certeza de que los Controles Señalan Excepciones en Puntos Críticos: Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se les ha diseñado para señalar excepciones. En otras palabras, los controles que se concentran en excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del proverbial principio de la excepción y detectar las áreas que demandan su atención.
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4. Búsqueda de Objetividad en los Controles: La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal seria que la determinación de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas; si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado puede influir en los juicios de desempeño y restarle precisión a estos, pero a los individuos les resulta difícil eludir el control de desempeño , particularmente si las normas y medidas se mantienen al día mediante revisiones periódicas. Este requisito puede resumirse diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas.
5. Garantía de Flexibilidad de los Controles: Los controles debe seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstacias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.
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6. Ajuste del Sistema del Control a la Cultura Organizacional: Para ser óptimamente eficaz, todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organización donde las personas gozan de considerable libertad y participación, un sistema riguroso iría a tal punto contra la corriente que estaría condenado al fracaso. Si, por el contrario, un superior les ha concedido tradicionalmente a sus subordinados escasa participación en al toma de decisiones, un sistema de control generalizado y permisivo difícilmente tendría éxito. Las personas con poco interés en participar o poco acostumbradas a hacerlo probablemente prefieran normas y medidas claras e instrucciones especificas.
INGENIERIA CIVIL - UAP 64
7. Economía De Los Controles: Los controles deben justificar su costo. A pesar de la simpleza de este requisito, a menudo es difícil cumplirlo en la practica, a un administrador puede dificultarsele indagar que sistema de control en particular justifica su costo o incluso a cuanto asciende este. La economía es relativa, ya que los beneficios varían de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operación, los gastos en los que podría incurrir en ausencia del control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costo, ya que este dependerá en gran medida a su vez del hecho de que los administradores seleccionen para efectos de control únicamente los factores críticos de áreas importantes para ellos.
8. Establecimiento de Controles que Inducen Acciones Correctivas: Un sistema adecuado revelará donde están ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas, y garantizara la aplicación de acciones correctivas. El control solo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeación, organización, integración de personal y dirección adecuada.
INGENIERIA CIVIL - UAP 65
MUCHAS GRACIAS
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