Configuracion de MS Outlook 2010

Configuración de la cuenta

Iniciamos sesion con la cuenta del usuario al que configuraremos el correo. Nos aparece el asistente de Outlook, presionar Siguiente.

Seleccionamos Sí y pulsamos Siguiente

Seleccionamos la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales. Presionamos Siguiente.

Seleccionamos Microsoft Exchange

Colocamos los siguientes datos:

Servidor de Microsoft Exchange: Celima30Quitamos el check en la casilla Usar modo de intercambio de caché.Nombre de usuario: El usuario de dominio.

Pulsamos en Comprobar nombre. Luego, pulsamos Siguiente.

Finalmente pulsamos en Finalizar.

Configuración de Enviar Recibir

Ir a Archivo Opciones

Ir a Avanzado Enviar y recibir…

Seleccionar la casilla Programar un envío o recepción automáticos cada n minutos. Y en ella colocar 1 minuto. Hacemos clic en Cerrar.

Configuración de OST- Copia local del buzón (Para que pueda ver sus correos aunque este desconectado de la red)

Ir a Archivo Información Configuración de la cuenta Preparar para uso sin conexión.

Nos aparece esta mensaje que nos informa acerca del modo Trabajar sin conexión. Seleccionamos Utilizar el modo caché de Exchange (recomendado).

Finalmente, nos aparece este mensaje. Pulsamos Aceptar y reiniciamos el Outlook.

Cuando se inicie nuevamente el Outlook, nos aparecerá un mensaje en el área de notificaciones informando que se esta configurando una copia local del buzón. Esto quiere decir que los correos del servidor se están copiando a la pc en el archivo ost que se ha configurado. El tiempo que puede tomar esta copia depende del tamaño del buzón pero comúnmente demora 2 horas. En este tiempo no se debe desconectar la computadora de la red ni cerrar el Outlook. En caso fuera una laptop, se debe tomar en cuenta que la hibernación o suspensión no interrumpa esta descarga de mensajes.

Configuración de PST (Archivado)

Ir a Archivo Información Configuración de la cuenta Configuración de la cuenta …

Aparece esta ventana, pulsamos en la pestaña Archivos de datos

Pulsar en Agregar.

Aparece este cuadro de diálogo, seleccionar Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook. En la empresa no tenemos pst de Outlook 2002 o versiones anteriores.

Nuestro estándar es guardar el archivado en Mis documentos Correo Exchange, por lo que iremos a esa carpeta y seleccionaremos un archivo pst. En este caso tiene un pst llamado archive. Si tuviera más pst se debe repetir esta operación.

En caso el usuario no tenga pst (nunca haya hecho el archivado) se creara uno. Nuestro estándar es guardarlo en Mis documentos Correo Exchange. Le colocamos el nombre archive.

Se muestra estas opciones. Pulsamos Aceptar. En la empresa, creamos el pst sin contraseña.

Configuración del Autoarchivado

Ir a Archivo Opciones

Ir a Avanzado Configuración de Autoarchivar…

Configuraremos Autoarchivar de la siguiente manera:

Seleccionar la casilla Ejecutar Autoarchivar cada n dias. Y en ella colocar 60 días.Seleccionar Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute.

En el recuadro Configuración de carpeta predeterminada para archivar

En Eliminar elementos anteriores a n días, colocar 60 días.En Mover elementos antiguos a: Aquí seleccionar el pst que contiene el archivado en nuestra ruta estándar: Mis documentos Correo Exchange archive.pst

Importante: Se debe hacer clic en el botón Aplicar esta configuración a todas las carpetas, para que la configuración funcione.

Para realizar el archivado

Para realizar el archivado y no esperar el Autoarchivado se debe realizar estos pasos:

Seleccionar el menú Archivo Informacion Herramientas de limpieza Archivar…

Seleccionar Archivar todas las carpetas según su configuración de Autoarchivar y presionar Aceptar. Se ejecutará el archivado.

Colocar firma para envío de correos

Ir a Archivo Opciones

Ir a Correo Firmas…

Seleccionar Nueva

Seleccionar nombre para la firma. En este ejemplo se coloco Firma.

Se habilita el cuadro de texto inferior para crear la firma. En este cuadro podemos editar los colores, el tipo de letra, etc.

Para que la firma se adjunte a los mensaje que redactemos (nuevos mensajes, respuestas o reenvíos) se debe seleccionar de la siguiente manera.

Mensajes nuevos: FirmaRespuestas o reenvíos: Firma

Nota: Se puede tener más de una firma y seleccionarla según se crea conveniente.

Cuando hayamos terminado pulsamos en Aceptar.

Finalmente, cuando se escriba un nuevo correo o se conteste, la firma seleccionada se agregará al final del mensaje.

Respaldo y Restauración del autocompletado del Outlook (Lista de las direcciones de Autocompletar)

Método para las versiones Office 2003 y Office 2007

Ubicación del archivo *.NK2 del autocompletado en las versiones Office 2003 y Office 2007

La ubicación para obtener las direcciones recopiladas por el MS Outlook, las cuales son utilizadas por el autocompletar, varía según las versiones de Office. Estas están contenidas en un archivo con extensión *.NK2. Cabe destacar que esto no es la libreta de direcciones del Outlook. La libreta de direcciones del Outlook se guarda en el servidor Exchange, a diferencia de nuestro Postfix que se guarda en la pc.

La ubicación esta oculta, por lo que primero se debe seleccionar ver archivos ocultos en el explorador de Windows.

Explorador de Windows Herramientas Propiedades Ver. Mostrar todos los archivos y carpetas ocultas

Procedimiento para el respaldo

Si se utiliza Windows XPEn Outlook 2003 y Outlook 2007 el archivo se ubica en:C:\Documents and Settings\Datos de programa\Microsoft\Outlook

Si se utiliza Windows Vista o Windows 7En Outlook 2003 y Outlook 2007 el archivo se ubica en: C:\Users\NombredeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

El nombre del archivo a copiar es igual al nombre de perfil de usuario de correo, definido en Panel de Control Correo seguido de la extensión *.NK2. Por defecto, el perfil se llama Outlook por lo que el archivo se llamará Outlook.NK2, tal como lo muestra esta imagen de ejemplo.

Procedimiento para la restauración

Si se utiliza Windows XP

En Outlook 2003 y Outlook 2007 copiar el archivo *.NK2 en:C:\Documents and Settings\Datos de programa\Microsoft\OutlookEn caso existiera el archivo, reemplazarlo.

Si se utiliza Windows Vista o Windows 7

En Outlook 2003 y Outlook 2007 copiar el archivo *.NK2 en:C:\Users\NombredeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\OutlookEn caso existiera el archivo, reemplazarlo.

Extra:

Si alguna vez nos piden salvar este autocompletado a un Excel para, por ejemplo, migrarlo a un Smartphone, esto puede ser útil.

1. Bajar el programa para editar el autocompletado: http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_autocomplete.html

2. Sacar backup del archivo .NK2 (por si se daña el archivo)

3. Abrir el archivo .NK2 con el programa. Se visualizará todos los contactos del autocompletado.

Método para la versión Outlook 2010

Procedimiento para el respaldo

Para Outlook 2010, Autocompletar ya no se crea en un archivo de extensión *.NK2. Dicha lista se integra en el PST en el que se utilicen dichas direcciones.

La explicación puede estar en que ahora se ha añadido la opción de añadir todas las direcciones que no estén agregadas a Contactos (tanto de envío como de recepción) a una carpeta especial llamada "Contactos Sugeridos", con dicha opción ya podemos tener " la lista" de dichas direcciones guardada.

También se facilita el borrado individual de direcciones utilizadas: cuando se despliega la dirección o direcciones, aparece a la derecha el aspa para eliminarlas (en versiones anteriores se pulsaba la tecla Supr sobre una dirección a borrar pero había que conocer dicho procedimiento)

Procedimiento para la restauración

Si se actualiza desde Outlook 2003 u Outlook 2007 se realiza este procedimiento. Desde el Outlook 2010 no es necesario, pues esta lista se guarda en el *.pst.

Instalar el MicrosoftFixit 50584

Aceptamos los terminos de licencia y presionamos Next.

Seguimos con la instalación. Luego, al finalizar, aparece una cuadro de diálogo, en el cual se elige el archivo *.NK2 y el Fix it realiza la restauración del autocompletado en el Outlook 2010.

Otras configuraciones del entorno de usuario del MS Outlook

Si un usuario ha personalizado su MS Outlook, se puede rescatar esa configuración y restaurarla en otra pc.

A continuación se detallan:

Barra de comandos y personalizaciones de menú (.dat) Windows XPC:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook\outcmd.dat Windows Vista y Windows 7C:\Users\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\outcmd.dat

Configuración del panel de exploración (.xml) Windows XPC:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook\nombre de perfil.xml Windows Vista y Windows 7C:\Users\usuario\AppData\Roaming\Outlook\nombre de perfil.xml Nota: Este archivo incluye vínculos de Contactos, Calendario y Accesos directos.

Estilos de impresión (El archivo se llama Outlprnt, no tiene extensión) Windows XPC:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\Outlook Windows Vista y Windows 7C:\Users\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Firmas (.rtf, .txt, .htm) Windows XPC:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\SignaturesWindows Vista y Windows 7C:\Users\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Diseño de fondo (.htm) Windows XP C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Stationery Windows Vista y Windows 7C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Formularios personalizados Windows XP C:\Documents and Settings\usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms Windows Vista y Windows 7C:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Forms

Diccionario (.dic) Windows XP C:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\UProof Windows Vista y Windows 7C:\Users\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\UProof

Plantillas (.oft) Windows XP C:\Documents and Settings\usuario\Application Data\Microsoft\TemplatesWindows Vista y Windows 7C:\Users\usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

ReglasLa información de las reglas se guarda en el servidor de las cuentas de correo electrónico de Microsoft Exchange y dentro del archivo de Carpetas personales (.pst) para cuentas de correo electrónico POP3 e IMAP.