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MANUAL DE COMUNICACIONES

VERSIÓN 02 CODIGO UAEOS-MN-CPR-01 FECHA EDICIÓN: 27/01/2015

Carrera 10ª No 15-22 PBX: 57+1 3275252 – Fax:3275248 Línea gratuita:018000122020

www.orgsolidarias.gov.co – [email protected] Bogotá D.C, Colombia

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1. OBJETIVO Definir lineamientos para la construcción de una plataforma unificada e integral de medios internos y externos de divulgación información, con el fin de optimizar recursos, unificar la identidad y el mensaje institucional para fortalecer la imagen de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, reflejada en el aumento progresivo de la visibilización y posicionamiento de la Entidad ante el sector y comunidad en general.

Definición

Este manual permitirá a los funcionarios y contratistas de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias conocer las directrices y estrategias en materia de comunicación internas y externa.

Su consulta es indispensable para entender la forma como se manejan los canales de difusión de la Entidad: página web, redes sociales, programa de televisión, revista institucional; así como los procedimientos que se deben seguir para elaborar diferentes piezas de comunicación como comunicados de prensa, boletines virtuales, videos, cuñas radiales y audios entre otros.

2. ALCANCE

Este manual busca el mejoramiento de los procesos comunicativos de la Unidad Administrativo con sus diferentes grupos de interés a nivel interno y externo, con el ánimo de lograr una gestión enfocada en el servicio y bienestar de los funcionarios y ciudadanos. Es de aplicación a todo el personal y a todas las actividades de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.

3. DEFINICIONES

COMUNICACIÓN INTERNA. Es aquella información de tipo general encaminada a mantener informados a los miembros de una organización. Se refiere a la capacidad de interpretar y procesar internamente la información como recurso estratégico. Está relacionada directamente con los objetivos, la misión, la visión y los procedimientos de la institución. CARTELERAS. Es un medio de comunicación a través del cual se plasma información escrita y visual a los funcionarios o miembros de una entidad. CORREO ELECTRÓNICO. El correo electrónico, es un canal para crear, enviar y recibir mensajes a través de sistemas de comunicación electrónica. INTRANET. Es una herramienta o canal de comunicación virtual a través de la cual se comparte y transmite de forma segura la información de una organización.

COMUNICACIÓN ESCRITA. Es un medio o canal de comunicación escrito en el cual se plasma información actualizada del quehacer de la entidad.

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CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACIÓN. Fomentan el conocimiento y la reflexión de diferentes situaciones y visibilizan la entidad en los medios de comunicación y en la sociedad en general, incluyendo el cliente interno. REUNIONES Y COMITÉS. Espacio para realizar seguimiento a los procesos institucionales y sectoriales. BOLETÍN DE PRENSA. Es un documento a través del cual se plasma una noticia o información que la entidad emite a la opinión pública. Puede llevar datos estadísticos, resultados, etc. BOLETÍN VIRTUAL. Es un medio de comunicación virtual en el cual se plasma información actualizada del quehacer de la entidad. COMUNICACIÓN EXTERNA. Es aquella información de tipo general encaminada a mantener informados a los proveedores, clientes, sector solidario, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc., está relacionada directamente con el plan estratégico de la entidad y los lineamientos del gobierno a través de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias PODCAST. Archivo de audio gratuito que se puede descargar y oír desde un ordenador o un reproductor MP3. PORTAL DE INTERNET. Es un sitio Web cuyo objetivo es ofrecer a los usuarios de forma fácil, integrada y virtual el acceso a una serie de recursos y de servicios. STREAMING. Es un servicio de transmisión de audio y video en tiempo real. Permite la integración a través de hipervínculo convirtiéndolo en una herramienta virtual multimedia que facilita la transmisión de televisión y radio a través de la Web. REVISTA INSTITUCIONAL. Publicación que tiene como propósito hacer visible la posición, gestión y política en torno al sector. Conceptos claves para la correcta interpretación del manual definidos dentro de normas técnicas y regulaciones oficiales> Comunicación pública según el Modelo Estándar de Control Interno El Modelo Estándar de Control Interno, MECI, que surge a partir de la estructura establecida por la Ley 87 de 1993 para el Sistema de Control Interno, fue adoptado por el Estado colombiano a través del Decreto 1599 de 2005. Este Modelo permite establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades públicas para disponer de un control a la estrategia, la gestión y la evaluación a través de principios, reglas y procedimientos que se constituyen en medios para conseguir el cumplimiento de su función administrativa y de sus objetivos propuestos. El MECI está conformado por subsistemas, componentes y elementos de control dentro de los cuales se encuentra el componente de comunicación pública y al que se refiere el numeral 2.3.3 del Decreto 1599 de 2005 y en donde se define la comunicación pública para el Estado colombiano, así: “Es un componente de control que apoya la construcción de visión compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.”

1 El componente de comunicación pública del

MECI lo conforman tres (3) elementos:



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COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, estrategias, planes, programas, proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. COMUNICACIÓN INFORMATIVA: elemento de control, que garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés y externos. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: elemento de control que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés. Decreto número 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano”.

4. RESPONSABLES

La responsabilidad de esta manual corresponde , no solo a sus propios autores en general, el compromiso con la calidad se extiende a todo el personal que interviene en los procesos que se desarrollan en la institución y que tienen que ver con producción, generación y difusión de la información interna y externa al abordar el tema atinente a la calidad se había expuesto el concepto de “transversalidad”, definido como aquella corresponsabilidad de todos los componentes de la organización, en primer lugar serán responsables el Grupo de Comunicaciones y Conectividad , transmitiendo esta cadena de responsabilidad a aquellas instancias que por la naturaleza de sus funciones, por su misionalidad, o por cualquier otro factor deban intervenir o se vean involucrados en el proceso de comunicaciones internas y externas, no obstante esta transferencia de la responsabilidad, no sustrae a ningún miembro de la institución del compromiso por propender y asegurar que los demás intervinientes cumplan a cabalidad sus funciones.



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1. Política que desarrolla el manual

Grupo de Comunicaciones y Conectividad

POLITICA DE COMUNICACIONES Y PRENSA

La información pública se encuentra vinculada a la transparencia gubernamental. Una entidad que informa de manera oportuna, veraz y recoge las demandas informativas de sus clientes (internos – externos), es una entidad creíble y consolida la confianza de estos.

PRESENTACIÓN

La comunicación en Organizaciones Solidarias de Colombia será una tarea misional, es decir, un proceso de apoyo enmarcado en las políticas del Gobierno Nacional hacia el sector solidario del país. Será la herramienta de socialización de información, que permita el empoderamiento por parte de los funcionarios de la Entidad y de la comunidad en general de todos los temas que conciernan al sector solidario en busca de su fortalecimiento, y por ende del mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

La comunicación se define como un proceso que contempla un conjunto de acciones y la construcción de herramientas encaminadas a producir y transmitir información significante y significativa, como elemento de interacción social y de construcción de una cultura que maneje un lenguaje de fácil entendimiento en torno al tema de la Economía Solidaria en Colombia. En este sentido, la política de comunicaciones de Organizaciones Solidarias de Colombia se enmarcará en la creación de estrategias y planes de acción diseñados para tal efecto. La comunicación se trabajará en dos sentidos: la Comunicación Interna y la Comunicación Externa.

Comunicación Interna

Establecerá lineamientos para la divulgación de información interna, el manejo de canales de información y de las herramientas tecnológicas y de seguridad informática de Organizaciones Solidarias de Colombia al igual que para la constitución de un ambiente sano de trabajo.

La política de Comunicaciones de Organizaciones Solidarias de Colombia se moverá en el campo de la comunicación organizacional, asumiendo estrategias que permitirán la cohesión en la Entidad, garantizando así un solo lenguaje y un mensaje común para la socialización de la información. *La actual política tendrá en cuenta estrategias y planes de comunicación para sus funcionarios, ya que cada uno actuará como agente formador de los individuos y organizaciones inmersas y relacionadas con el Sector Solidario.

Lo anterior teniendo en cuenta que la formación en comunicación, es un factor clave para alcanzar las metas de integración y fortalecimiento interno de la Entidad.

Esta política permitirá diseñar y gestionar herramientas de naturaleza publicitaria, en el sentido que la publicidad es una disciplina que permite la producción de mensajes informativos y efectivos que colaboran con el buen entendimiento del Sector Solidario, permitiendo, además, el establecimiento de la imagen corporativa de Organizaciones Solidarias de Colombia. Comunicación Externa

Acogerá herramientas comunicativas para la producción de contenidos destinados a posicionar al Sector Solidario y sus beneficios en las diferentes regiones del país.



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*Se acudirá a los medios masivos de comunicación, como parte de la estrategia de divulgación y prensa para mantener informado permanentemente al Sector y a los colombianos. Así mismo, se involucrará a los medios locales comunitarios de todos los rincones del país, como elementos importantes para direccionar territorial y estratificadamente la información.

Se construirán herramientas comunicativas en distintos lenguajes: el escrito, el sonoro, el visual y el virtual, con el fin de llegar a diferentes públicos. *Se implementarán acciones de Relaciones Públicas y participación, entre otros, con el Gobierno Nacional, con los diferentes sectores solidarios y con el público en general, con el fin de posicionar a la Entidad en otros escenarios.

Esta política permitirá construir y gestionar herramientas promocionales y publicitarias, dependientes a generar opinión pública positiva en torno al nombre y a la imagen de Organizaciones Solidarias de Colombia y, en general, de todo el Sector Solidario en Colombia.

INTRODUCCIÓN

¿Qué es una política de comunicaciones?

Se entiende como la forma de conducir las acciones comunicativas y la construcción de herramientas para conseguir un fin único: sembrar en la memoria de los colombianos a Organizaciones Solidarias de Colombia como entidad que promociona, protege, fomenta y fortalece el Sector Solidario en Colombia, como una alternativa de desarrollo y crecimiento social y económico.

En este sentido, la construcción de esta política se inicia con las siguientes reflexiones:

*¿Qué se dice? (Contenidos – conceptos)

*¿A quién se dice? (Sectores solidarios - público en general)

*¿Cómo se dice? (Estrategias de comunicación)

*¿Por qué se dice? (Para fortalecer el sector solidario en Colombia)

*¿Con qué recursos cuenta Organizaciones Solidarias de Colombia para decirlo? (Financiación)

NECESIDADES DE COMUNICACIÓN

La implementación de la Política de Comunicación es una labor a mediano y largo plazo, en la que influyen, factores como la calidad del trabajo comunicativo y el grado de compromiso de los funcionarios de la Entidad en estos procesos.

Una adecuada comunicación es un elemento clave para la difusión de los contenidos que se elaboran, no solo en la dirección de Organizaciones Solidarias de Colombia sino los que puedan surgir en las otras áreas.

De acuerdo al diagnóstico realizado por el Organizaciones Solidarias de Colombia, un alto porcentaje de los funcionarios conocen el plan estratégico y los objetivos y propósitos de la Entidad, además identifican y comprenden la historia, misión, visión y valores de Organizaciones Solidarias de Colombia, lo que hace inferir



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un importante nivel en el sentido de pertenencia e identidad institucional en la Entidad. En la misma línea, identifican y reconocen tanto los medios de comunicación interna como externa, sin embargo, no se hace una utilización correcta, adecuada, eficiente y efectiva de los mismos, prueba de esto es el porcentaje de funcionarios que afirman que no existen en la Institución pautas y formalización con respecto a la comunicación interna.

Es evidente que existen necesidades de información, el hecho de que no se satisfagan puede deberse a un desconocimiento de lo que la gente requiere, o a la creencia de que más vale mantener la confidencialidad ante el temor de que se haga mal uso de la información.

De ahí la importancia de socializar, además de la misión, visión, valores y objetivos institucionales, el plan estratégico, los resultados de la gestión y las políticas y servicios, al tiempo que divulgar información oportuna acerca de las noticias que van generándose día a día en la Entidad o fuera de ella y que de alguna manera repercuten en el trabajo diario.

De igual forma, es necesario dar a conocer la gestión de Organizaciones Solidarias de Colombia con respecto a la promoción del modelo solidario y al fomento y fortalecimiento de las organizaciones que hacen parte del sector solidario en el país, teniendo como resultado el posicionamiento de la imagen de la Entidad en el imaginario colectivo.

Si se saben manejar adecuadamente los contenidos y medios de los que se dispone, se podrá contar con una comunicación interna eficaz y así mismo mayores posibilidades de obtener reconocimiento como un ente que trabaja por y en beneficio de los sectores vulnerables de Colombia

La presencia puntual y permanente en los medios de comunicación es muy importante pero es sólo un elemento de la estrategia. Detrás de una adecuada comunicación debe haber una planificación previa. Un buen plan de comunicación es la base de todo ello: hay que planificar sobre la base de una estrategia, que habrá que ir ajustando en el tiempo de acuerdo a la realidad de la Entidad, por definición dinámica. Esta política de Comunicaciones y Prensa de Organizaciones Solidarias de Colombia tiene como fin que se aborden los procesos de comunicación interna y externa brindando efectividad, claridad, oportunidad y confiabilidad a través de la creación y envío de mensajes. Así mismo, fomentar la cultura del buen manejo de las herramientas comunicativas y fomentar la participación de todos los miembros de la Entidad en la producción de contenidos.

Con esta implementación, se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 87 de 1993 y al Decreto 1599 de 2005 que hace referencia al Modelo Estándar de Control Interno, MECI (Control de la Gestión – Comunicación Pública), creado para mejorar el desempeño institucional a través de lineamientos de comunicación efectiva que contribuyan a satisfacer las expectativas de los clientes internos y externos y garantizar la prestación del servicio con calidad.

OBJETIVOS GENERALES

*Mejorar la comunicación interna y externa Organizaciones Solidarias de Colombia, convirtiéndola en una herramienta veraz, clara y oportuna para coadyuvar en la divulgación de las políticas del sector.

* Contribuir a la formación, información, fomento y fortalecimiento de las organizaciones solidarias en Colombia.

*Posicionar el tema del sector d solidario en las políticas y estrategias sociales lideradas por el Gobierno



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Nacional.

*Contribuir con la articulación y cohesión institucional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

*Gestionar y divulgar las estrategias de la política de comunicación de la Entidad *Contribuir a la constitución y consolidación de una base de datos general (medios de comunicación, gremios, sectores de la economía solidaria, etc.).

*Apoyar la especialización de los comunicadores vinculados con el sector y de los periodistas responsables del manejo de la información. Así mismo, capacitar a los profesionales misionales para el manejo de un lenguaje adecuado en el contexto de la labor institucional.

*Difundir los resultados de la gestión de Organizaciones Solidarias de Colombia.

*Articular una política editorial de comunicaciones.

*Diseñar y adelantar una campaña masiva de los beneficios de la asociatividad en Colombia

*Establecer pautas y formalización con respecto a las comunicaciones que se emitan desde la Entidad tanto para el público interno como externo. *Armonizar la comunicación entre los funcionarios de Organizaciones Solidarias de Colombia y el Sector Solidario.

1. ESTRATEGIAS DE LA POLÍTICA DE COMUNICACIONES

La comunicación en Organizaciones Solidarias de Colombia se concibe como un proceso transversal, de apoyo a la dinámica de la Entidad, que reúne un conjunto de acciones y herramientas con las que se busca producir, circular y apropiar información con un lenguaje claro y de fácil comprensión. En consecuencia, la política de comunicaciones se desarrolla con base en tres estrategias como líneas o derroteros de acción:

1. Comunicación Interna

2. Identidad Institucional

3. Comunicación Externa.

1.1 COMUNICACIÒN INTERNA

Como su nombre lo indica, la comunicación interna está dirigida al público interno. Nace como respuesta a la necesidad de motivar y mantener informados a los funcionarios de la Entidad. Tendrá como propósito crear un sentido de pertenencia y establecer relaciones de diálogo y colaboración que garanticen el reconocimiento y apropiación de la misión y la visión de Organizaciones Solidarias de Colombia entre sus funcionarios.

1.2. Medios de Comunicación Interna.

1.2.1. Carteleras



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El manejo de las carteleras será de responsabilidad compartida, con actualizaciones quincenales o cuando se genere nueva información, bajo los siguientes parámetros:

- Noticias sectoriales: Hace referencia a noticias del sector solidario. Administrado por la Coordinación de Comunicaciones y Conectividad.

- Noticias sobre el personal: Hace referencia a políticas y prácticas del personal, programas de capacitación y bienestar, noticias sociales del personal, eventos y demás información. Administrado por la Coordinación de Recursos Humanos.

- Noticias de SIGOS: Administrado por la Dirección de Planeación.

1.2.2. Outlook:

- Todos los mensajes que se envíen a través del correo electrónico deberán ser formales, profesionales y eficientes. No podrán contener información que pueda comprometer al remitente, al destinatario y a Organizaciones Solidarias de Colombia.

- En los mensajes enviados a través del correo electrónico se deberá hacer referencia a los documentos adjuntos, para evitar la utilización incorrecta de los mismos.

-Todo mensaje enviado a través del sistema de correo electrónico deberá tener un título para facilitar su manejo.

- El sistema de correo electrónico deberá ser utilizado únicamente para transmitir información relacionada con asuntos laborales o asuntos de interés común que incidan en la buena marcha y el mejoramiento de la armonía laboral en Organizaciones Solidarias de Colombia

- El usuario será responsable por la información almacenada en su buzón y carpetas personales y del mantenimiento de los mismos.

- Los buzones de correo configurados son de uso exclusivo del usuario al que fue asignado, por lo tanto será responsable de todos aquellos mensajes enviados en su nombre.

- Está prohibido el uso de firmas escaneadas en el envío de mensajes de correo electrónico que no correspondan al propietario de la cuenta.

- Los usuarios no deben utilizar una cuenta de correo electrónico que ha sido asignada a otro funcionario, ni para enviar ni para recibir información. Si hay necesidad de leer el correo de otra persona, se debe efectuar remisión de mensajes a otra dirección o debe existir una autorización formal por parte del superior encargado de dicha área.

-Los usuarios no podrán remitir mensajes de correo electrónico provenientes del exterior en forma masiva, comprometiendo el desempeño de la red.

-Se deberán utilizar herramientas de compresión de archivos para reducir el tamaño de los documentos adjuntos, con el fin de evitar problemas en el desempeño de la red.

- Está prohibido el uso indebido del sistema de correo electrónico para la transmisión de videos o imágenes pornográficas, difamatorias u ofensivas, correos masivos u otro tipo de información que no esté acorde con las funciones del cargo o la Entidad.

- Los mensajes de correo masivo deberán ser remitidos únicamente por el personal autorizado para tal efecto.

- Todos los mensajes que se envíen a través del correo electrónico deberán contener la firma del remitente, para lo cual se estandarizará la fuente y contenido de la información de la siguiente manera: Nombre del funcionario que envía el correo, cargo, grupo de trabajo o dependencia, teléfono y extensión. Todo lo anterior en letra Arial 12 y alineado en la margen izquierda. Finalmente el logo de la entidad.

1.2.3. Comunicación escrita

Con el fin de determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el control de los procesos sea eficaz, toda comunicación escrita debe contener en su parte inferior la siguiente



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información: Quien elaboró, quien revisó y quien aprobó, definiendo de esta manera el seguimiento, la medición y el análisis de los procesos.

-Circulares: Son instrucciones de la Administración y solo podrán ser expedidas por el director nacional o con visto bueno del mismo, de modo que haya un solo consecutivo para la Entidad. Se deben radicar y publicar en lugares visibles y estar a disposición del personal al que le compete la comunicación.

1.2.4 Intranet: Es un sistema de intercambio de información interna, de tipo social y de interés de la Entidad. Corresponde a la Coordinación de Comunicaciones y Conectividad la administración general de la Intranet y a cada dependencia, el contenido específico que allí se registre y su respectiva actualización.

1.3 IDENTIDAD INSTITUCIONAL Organizaciones Solidarias de Colombia debe facilitar la comunicación entre los ciudadanos y la Entidad, lo que se logra mediante la identificación plena de los lineamientos y políticas de la Entidad por parte de éstos y de cada uno de los funcionarios.

1.3.1 Política Editorial: Se determinará la unificación de una identidad gráfica de fácil identificación para todos, de manera que se logre una mayor claridad, eficacia y agilidad en la comunicación, tanto interna como externa. Se normalizará la elaboración de todo material impreso, que debe contar con el visto bueno de la Coordinación de Comunicaciones y Conectividad.

1.3.2. Campañas masivas de publicidad: Cada evento organizado por Organizaciones Solidarias de Colombia debe contar con la imagen corporativa de la Entidad, esto permitirá posicionar y crear recordación en el público externo.

1.3.3 Imagen de Organizaciones Solidarias de Colombia: Se establecerán parámetros para el uso de la imagen en todos los proyectos, programas, contratos y demás instancias en las que el Organizaciones Solidarias de Colombia ha aportado o direccionado recursos.

1.4. COMUNICACIÒN EXTERNA

Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos externos de la Entidad, así como a proyectar una imagen favorable o promover el enfoque estratégico de Organizaciones Solidarias de Colombia.

1.4.1 Portal Web: Debe actualizarse cada vez que haya información nueva relacionada con las gestiones adelantadas en el cumplimiento de la misión institucional. La responsabilidad de administrar el portal Web corresponde a la Coordinación de Comunicaciones y Conectividad, y el contenido específico a cada dependencia, según el tema relacionado.

1.4.2 Periódicos y revistas del sector solidario: La Coordinación de Comunicaciones y Conectividad determinará la información que se publicará, previo autorización del director nacional o la persona que él designe.

1.4.3 Programa de Televisión: En un espacio de media hora se desarrollarán temas de interés para el sector solidario y el público en general.

1.4.4 Radio y Televisión: Las declaraciones para radio y televisión las realizará el director nacional o el



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2. Desarrollo del Manual

1. MENSAJE CENTRAL DE LA UNIDAD

Objetivo es una frase o conjunto de frases que permiten difundir de manera clara y contundente el enfoque de la entidad sus objetivos principales su misión y visión El uso constante del mensaje en diferentes escenarios permitirá fortalecer el posicionamiento de la Entidad ante la opinión pública y el sector. De igual manera, dará claridad y unidad en las percepciones acerca de los beneficios y alcances de la Unidad, y continuidad a la directriz presidencial, que en este caso es ‘Prosperidad para todos’. Usos y alcances del mensaje

Se debe aplicar en todas las situaciones: discursos, entrevistas, cartas, planes, programas, proyectos, presentaciones, comunicados de prensa, materiales promocionales, entre otros.

Todos los voceros autorizados de la Entidad deben conocer el mensaje central de la Unidad y aplicarlo en sus diferentes intervenciones.

Se recomienda que todos los funcionarios y contratistas conozcan el mensaje central, con el objetivo de que haya una comunicación interna coherente con el enfoque de la entidad y del Gobierno Nacional.

Además de registrar la agenda de la institución, se recomienda que las áreas se concentren en mostrar los resultados de los programas y sus avances.

Se recomienda el trabajo conjunto y constante entre los directivos, áreas de planeación y misionales, para que la difusión del mensaje sea constante en los diferentes ámbitos del país. Todos deben hablar en cifras y

funcionario que él designe, según sea el tema que se trate. La divulgación de información por radio o televisión será canalizada por la Coordinación de Comunicaciones y Conectividad.

1.4.5 Video conferencias – Streaming: Esta tecnología permite emitir audio y video por Internet en tiempo real. Encaminado a ampliar la cobertura y participación del sector y el país en las actividades institucionales y educativas de Organizaciones Solidarias de Colombia, tales como: conferencias, congresos entrevistas y seminarios, que serán transmitidos en vivo por el Portal Web.

1.4.6 Boletines de prensa y virtuales: A partir de la información entregada por los profesionales en territorio con respecto a la gestión realizada se elaborarán boletines de prensa. Los boletines virtuales tienen como objetivo socializar la gestión que realiza la Entidad en el territorio nacional, posicionándola como líder y cabeza del Sector. Se emitirán cada quince días.

1.4.7 Revista Institucional: Tiene como propósito hacer visible la posición, gestión y política en torno al Sector. Se proyecta una publicación mensual

1.4.8. Boletines virtuales. Se envían a la base de datos de la Entidad de acuerdo a los requerimientos de las áreas o necesidades de divulgación.



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resultados concretos.

2. IMAGEN CORPORATIVA O INSTITUCIONAL

La imagen corporativa de una entidad es un elemento definitivo de diferenciación y posicionamiento.

Es la personalidad de la organización, lo que simboliza, por ese motivo dicha imagen tiene que estar impresa en todas las piezas que involucren a la entidad y en todos los escenarios en donde ésta se haga presente, con el objetivo de posicionarla ante la opinión pública.

La imagen de una entidad tiene una gran influencia en el éxito que ésta pueda alcanzar.

La actual imagen corporativa de la Unidad Administrativa Especial comprende:

Logotipo

Un logotipo es el símbolo de la Entidad, que se debe aplicar a todo tipo de material impreso o visual externo, como membretes de cartas, facturas, invitaciones, talonarios de recibos, tarjetas de presentación de los funcionarios, etiquetado de productos y anuncios de prensa, entre otros.

El principal requisito de un logo consiste en que debe reflejar la posición de la Entidad.

El logo solo tendrá una única aplicación y será en sentido horizontal. El logotipo de la Unidad Administrativa Especial debe aplicarse en todo tipo de impresos y material audiovisual. Los colores institucionales del logosímbolo son inalterables en cuanto a sus valores en CMYK (aplicables a impresos) RGB (aplicable a medios digitales) y pantone.

Aplicación escala de grises

La aplicación del logo en escala de grises estará sustentada si la pieza que va a desarrollarse lo amerita.



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Área de seguridad

El área de seguridad establecida para el logo será: la altura de la letra “I” (h). Se aplica a partir de las zonas que se muestran en el diagrama. Ningún elemento debe invadir el área de seguridad.

Logo sobre fondo

Cuando se aplique el logo sobre un fondo de color, se tendrá que colocar un cuadro blanco para que no interfiera con la legibilidad.



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Aplicaciones incorrectas

En estos fondos no se puede aplicar el logo. X

Aplicaciones incorrectas

No modifique proporciones de los elementos, no distorsione el logo, no utilice sombras, no gire el logo, no utilice el logo en líneas, no agregue línea de contorno al logo, no cambie los colores.



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Tamaño Mínimo

El tamaño mínimo del logo debe ser aplicado para respetar la legibilidad del mismo.

El tamaño mínimo de impresión del

Logo no debe ser inferior a 4 cms, para

Asegurar su correcta visibilidad.

El tamaño mínimo del logo para aplicaciones web

del logo no debe ser inferior a 144 pixeles,

para asegurar su correcta visibilidad.

Tipografía

La tipografía elegida unifica el sistema visual, utilizando la familia tipográfica Franklin.

Franklin Gothic Medium Co

Aa Bb Dd Ee Ff Gg Hh Ii

Jj Kk Mn Nn Ññ Oo Pp Qq

Rr Ss Tt Uu Ww Xx Yy Zz

0123456789

¡”#$%&/()*+,-.¿?@

Ayuda

Si tiene alguna duda, por favor comuníquese con el Grupo de Grupo de Comunicaciones y Conectividad a través del siguiente correo electrónico:

[email protected]




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3. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y USO DE OTRAS PIEZAS DE COMUNICACIÓN

A. Consejos para los discursos

- No olvide poner el protocolo del evento, es decir los nombres y cargos de las personalidades que van a asistir.

- Relacione el tipo de evento con alguno de los planes o programas que lleva a cabo la Unidad, de esta manera podrá hablar sobre las acciones que adelanta la entidad en la región o los resultados alcanzados.

- No olvide incluir cifras actualizadas, éstas le darán credibilidad al mensaje

- Se recomienda utilizar citas de autores conocidos para el inicio del discurso

- No olvide agradecer a las entidades que organizan el evento y trate de mencionar algunas de sus virtudes.

B. Para la elaboración de Comunicados de Prensa

- Guía de procedimiento para garantizar la adecuada recopilación de la información, en aras de hacer efectiva y oportuna la difusión de las acciones de la Unidad Administrativa y todas sus dependencias, a través de la Página WEB y de los medios de comunicación a nivel nacional e internacional.

Responsabilidades de las dependencias de la Unidad Administrativa

- La dirección, grupo u oficina de la Unidad Administrativa deberá hacer la solicitud al Grupo de Comunicaciones y Conectividad para la promoción de su evento, con mínimo tres días de anticipación al desarrollo del mismo. Se deberá realizar a través de correo electrónico, con posterior confirmación vía telefónica, para asegurar el recibo de la información.

- Disponibilidad por parte del director o coordinador o delegado de cada dependencia para atender a los periodistas del Grupo de Divulgación y Prensa, en caso de que se requiera ahondar en la información o confirmar algunos datos.

El comunicado de prensa deberá ser revisado por el director o coordinador responsable, antes de ser publicado en la página web y enviado a medios.

-Cualquier queja o reclamo de las áreas deberá ser transmitida al Coordinador del Grupo de Comunicaciones y Conectividad.

- Si las áreas tienen otro tipo de información que complemente la noticia como videos, audios, pdf, entre otros, deberán enviarlos al Grupo de Comunicaciones y Conectividad, que será el responsable de montarlos en la página web. Es preciso que el envío de los contenidos este acompañado del crédito, a fin de asegurar los derechos de autor en las citas correspondientes. En los casos en que esta información no sea suministrada a Comunicaciones y Conectividad, no será realizada su publicación.

- La única dependencia de la Unidad que está autorizada para elaborar comunicados de prensa, montarlos en la web y enviarlos a medios es el Grupo de Comunicaciones y Conectividad.

- Todas las publicaciones que sean impresas o digitales, libros, revistas, catálogos, folletos, cartillas, afiches, volantes, CD´s, DVD´s, entre otros, que tengan como propósito difundir o comunicar planes, programas o acciones de la Unidad y/o que lleven el nombre o representen a la Unidad deben ser evaluadas previamente por el Grupo de Comunicaciones y Conectividad.



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Para la elaboración de Boletines virtuales

• Los boletines de virtuales son una herramienta efectiva para difundir las acciones de las áreas que no son noticia para los medios de comunicación, pero que son de interés para el sector.

• El Grupo Comunicaciones y Conectividad apoyará a las direcciones, grupos o áreas cuando lo requieran, en el diseño de su boletín virtual y en la elaboración y edición de la información. Sin embargo, cada área debe tener una persona responsable del boletín quien estará encargada de entregar los contenidos.

• Responsabilidades del Grupo de Comunicaciones y Conectividad

• Grupo Comunicaciones y Conectividad tendrá la autonomía para editar la información que envía cada dependencia, sin alterar el contexto general de la noticia. De igual manera, podrá decidir si la información se envía a los medios de comunicación o solo se divulga a través de la página web de la Entidad.

• Dependiendo del tema que se debe divulgar, los profesionales del Grupo de Comunicaciones se encargarán de escribir el comunicado correspondiente al área y harán el seguimiento a través de los medios de comunicación.

Para el manejo de Bases de Datos

El Grupo de Comunicaciones y Conectividad cuenta con una base de datos de periodistas de todo el país (radio, prensa, televisión e Internet), y se utiliza para el envío de boletines y comunicados de prensa de la Unidad exclusivamente. Esta base solo puede ser administrada por esta área.

-Los diferentes grupos de la Unidad cuentan con bases de datos que corresponden a públicos específicos. Se recomienda que estas bases sean actualizadas semestralmente.

Para la elaboración de piezas audiovisuales

Las piezas audiovisuales de la Unidad (videos, clips, comerciales de televisión, programas de televisión o documentales) deben cumplir con unos estándares de calidad, tanto en el contenido como en el manejo de la imagen.

Por ese motivo, las direcciones y grupos que decidan realizar alguna de estas piezas, deben contar con la asesoría del Grupo Comunicaciones y Conectividad (para videos, clips y comerciales de tv, programas de tv o documentales).

-Tanto los guiones, como las imágenes, deberán ser aprobadas por este Grupo antes de que pasen a la fase de montaje y edición.

-Las direcciones y grupos de la Unidad no podrán contratar empresas productoras sin consultar previamente el proyecto con el Grupo Comunicaciones y Conectividad

Para la elaboración de impresos

Para el diseño y publicación de impresos de la Unidad (cartillas, flyers, brochures, manuales de uso externo, invitaciones, libros, material POP) se debe tener en cuenta lo siguiente:

-En todas las piezas se debe poner el logo de la Unidad administrativa (*ver manual de uso logo), en la portada y/o en la contra portada y este debe ir acompañado siempre por el Sello Prosperidad para todos (ver Manual de uso).



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- En caso de ir acompañado por logos de otras entidades, el de la Unidad debe ser el primero de izquierda a derecha. Solo podrá ir antes el logo de la Presidencia de la República.

- Si el impreso es una cartilla, brochure, manual o libro, debe tener en las primeras páginas la bandera de la Entidad. Ejemplo:

Luis Eduardo Otero Coronado

Director Nacional

Rafael González

Subdirector Nacional

Nombre

Director del área o grupo que esté a cargo de la publicación

Nombre

Equipo de la Unidad que esté a cargo del proyecto

- El Grupo de Comunicaciones y Conectividad deberá revisar los contenidos de las piezas de comunicación impresas antes de su publicación.

-Todas las publicaciones que sean impresas o digitales, libros, revistas, catálogos, folletos, cartillas, afiches, volantes, CD´s, DVD´s, entre otros, que tengan como propósito difundir o comunicar planes, programas o acciones de la Unidad y/o que lleven el nombre o representen a la Unidad Administrativa deben ser evaluadas previamente Grupo de Comunicaciones y Conectividad.

-En caso de ser un libro, el director o coordinador responsable, deberá contratar dentro del proyecto un corrector de estilo que garantice la correcta redacción del mismo.

-El Grupo de Comunicaciones y Conectividad cuenta con un profesional que puede apoyar a las áreas en la diagramación de las piezas.

-El Grupo de Comunicaciones y Conectividad cuenta con un profesional que puede apoyar a las áreas en la toma de fotografías para incluir en las piezas.

Para producción de programa de TV

Una vez sea autorizado el tema de programa de TV por el Director Nacional, el Grupo de Comunicaciones y Conectividad se encargará de su producción conjuntamente con la empresa contratada para tal fin y contará con el apoyo de todos los grupos y direcciones de la Unidad Administrativa para la consecución de bases de datos, entrevistados, temas e información requerida.

4. INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA PÁGINA WEB

Los contenidos de la página web se dividen en dos:



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-Contenidos noticiosos: es aquella información producida por el Grupo de Comunicaciones y Conectividad, con el apoyo de las áreas (comunicados de prensa, videos, audios, fotos), que se desarrolla con el propósito de difundir una acción concreta de la Unidad (evento, firma de convenio, gira nacional, avances de los programas, anuncios especiales de las áreas).

- Contenidos de documentación y consulta: es aquella información producida por las áreas (documentos, presentaciones power point, pdf, informes de gestión, investigaciones, encuestas, textos, presupuestos balances, contratación, entre otros), que se desarrolla con el propósito de que sirva como material de consulta para el público.

Uso y alcance de los contenidos

Con el objetivo de mantener actualizada la página web de la Entidad y evitar que el contenido que se publique tenga algún tipo de error, ya sea en la redacción o en la información que suministre, se toman las siguientes medidas:

-Los contenidos noticiosos serán elaborados y revisados por Grupo de Comunicaciones y Conectividad.

-Estos contenidos se encuentran ubicados en el home de la página web y en las páginas principales de las diferentes áreas.

Estos contenidos deberán montarse en la página del área específica, de acuerdo a la ubicación indicada para tal fin. No se podrán colgar en el home de la página web sin la autorización del Grupo de Comunicaciones y Conectividad.

Manejo de herramientas multimedia

-Los banners y links, así como el orden de las noticias, los videos, los audios y las fotografías que se publiquen en el home de la página web de la Entidad dependerá exclusivamente del Grupo de Comunicaciones y Conectividad.

-El desarrollo de nuevas plantillas o especiales noticiosos (espacios virtuales instalados en la página web, que recogen información sobre planes, programas o proyectos especiales de la Unidad) para proyectos especiales de las áreas estará a cargo del Grupo de Comunicaciones y Conectividad

-La administración de los especiales noticiosos (espacios virtuales instalados en la página web, que recogen información sobre planes, programas o proyectos especiales de la Unidad) estará a cargo del Grupo de Comunicaciones y Conectividad, que supervisará los contenidos que se cuelguen de las áreas.

Manejo de Redes Sociales

-Las áreas que estén interesadas en publicar en estos canales algún tipo de información, deberán informar al Grupo Comunicaciones y Conectividad.

Esquema del Grupo de Comunicaciones y Conectividad

Objetivo del grupo: liderar y supervisar la producción de contenidos noticiosos de la Unidad en formatos multimedia, audiovisuales gráficos y escritos.



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Estrategias:

1. Producir información noticiosa (textos, fotografías, audios y videos) para los medios de comunicación del país. Esta información también se utiliza para alimentar nuestros propios canales de difusión (página web y redes sociales como Facebook, twitter, flickr, YouTube).

2. Fortalecer la producción de contenidos multimedia, con el propósito de consolidar la página web de la Unidad como un canal de comunicación de actualidad, innovador, que está a la vanguardia de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Un canal que no ofrece solamente información institucional, sino que se preocupa por informar sobre lo que le interesa al sector.

Tácticas:

1. Consolidar un grupo de prensa multidisciplinario, que cuente con periodistas capacitados para analizar la información, convertirla en noticia y desarrollar estrategias que permitan su difusión a través de los medios de comunicación.

Contar con personal capacitado para la producción y el diseño de contenidos multimedia para todas las áreas de la Unidad.

5. COMUNICACIÓN INTERNA

Los procesos de comunicación interna de la Unidad Administrativa dependen del grupo de Gestión Humana.

-El Grupo Comunicaciones y Conectividad apoyará al Grupo de Gestión Humana a través de la circulación de contenidos en sus canales de comunicación si aplica: Pagina web, intranet, correo electrónico, carteleras y boletines.

-El Grupo Comunicaciones y Conectividad apoyará al Grupo de Gestión Humana con recomendaciones gráficas en el diseño y estructura de sus piezas de comunicaciones. La presencia de la imagen institucional o corporativa.

5. HISTORIAL DE CAMBIOS

5.1 Elaboración Documento Original

Control Responsable Folios

Elaboró Cesar Vanegas

Coordinador del Grupo de Comunicaciones y Conectividad

Revisó Miguel Ernesto Tirado

Coordinador de Planeación y Estadística

Aprobó Oscar Ibáñez Daza



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Director Técnico de Investigación y Planeación

Validó Oscar Ibáñez Daza

Director Técnico de Investigación y Planeación

5.2 Control de Actualización y Mejoras

Fecha de Actualización

Descripción del Cambio Realizado Nombre y Cargo del

Responsable del Último Cambio

Versión

27/01/2015

Ingreso cambio de logo Entidad y actualización numeral 2. “IMAGEN CORPORATIVA O INSTITUCIONAL”.

JORGE MUÑOZ RODRÍGUEZ

Profesional Especializado

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