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MANUAL DE CITAS MÉDICAS .NET

Fecha de Impresión, 22/12/2017

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Control de Distribución Copia Número Distribución

1 Sistemas y Asesorías de Colombia S.A. - SYAC

Personas que participaron en la preparación de este documento

Función: Nombre:

Capacitación SYAC

Elaboración y Redacción Cristian Aizaga QuBIT International EU

Lista de Revisión

001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

Patricia Lago

Marco Antonio Díaz

Rodolfo Núñez Rodríguez

John David Villa González

Diego Fernando Sánchez T

Héctor Armando Galindo V.

Rubén Darío Bonilla Rubiano

Camilo Ramírez Charry

Marco Antonio Diaz

Mauricio Burgos Ramirez

Marco Antonio Diaz

Marco Antonio DIaz

01/10/09

05/07/10

30/05/11

07/05/12

25/05/13

31/12/13

30/06/14

31/12/15

30/06/16

31/12/16

30/06/17

31/12/17

Aprobado por:

Fecha:

Ricardo Pinzón

Luis Fernando Sánchez F.



Marco Antonio Díaz

Marco Antonio Díaz

Marco Antonio Díaz

Marco Antonio Diaz

Marco Antonio Diaz

Marco Antonio Diaz

Marco Antonio Diaz

01/10/09

05/07/10

30/05/11

07/05/12

31/05/13

30/06/14

31/12/15

30/06/16

31/12/16

30/06/17

31/12/17

Historial de cambio

Versión Fecha Descripción de la Revisión

001 01/10/09 • Versión .NET

002 05/07/10 • Actualización de la versión .NET

003 30/05/11 • Actualización de la versión .NET

004 07/05/12 • Actualización de pantallas, menú principal y búsquedas en las

grillas.

005 25/05/13 • Actualización de tabla de contenido, actualización de pantallas,

opción reportes y parámetros del sistema.

006 31/12/13 • Actualización de la versión NET

007 30/06/14 • Revisión General, actualización con última versión del manual.

008 31/12/15 • Actualización de las pantallas de la aplicación y como se ingresa

al módulo.

009 30/06/16 • El manual no presentó modificaciones en el semestre

010 31/12/16 • Actualización de la pantallas de la aplicación

• Tableros de control

011 30/06/17 • El manual no presento modificaciones en el semestre.

012 31/12/17 • El manual no presento modificaciones en el semestre.

Documentos Asociados

➢ Admisiones - Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET

➢ Contratos. – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET

➢ Inventarios. – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET

➢ Facturación – Dinámica Gerencial Hospitalaria – Versión .NET

Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria

Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación.

Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes de software para los

consumidores. ICONTEC

Tabla de Contenido

Contenido Pág.

CAPITULO 1 ........................................................................................................................ 7

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS ............................................................................................. 7

CAPITULO 2 ........................................................................................................................ 8

ENTRADAS Y SALIDAS ...................................................................................................................... 8 Visión General ................................................................................................................................................ 8 Contenido Del Programa ................................................................................................................................ 9

CAPITULO 3 ...................................................................................................................... 10

OPERACIONES RUTINARIAS ........................................................................................................ 10

INGRESO DE INFORMACION ........................................................................................................ 10 Cómo Ingresar al Módulo de Citas Médicas ................................................................................................ 10 Cómo Exportar Registros ............................................................................................................................. 11 Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos .................................................................................................. 11 Cómo Crear Actividades .............................................................................................................................. 13 Cómo Crear Pacientes .................................................................................................................................. 15 Cómo Registrar los Médicos ........................................................................................................................ 24 Cómo Registrar Causas de Cancelación ....................................................................................................... 30 Cómo Registrar Días Festivos ...................................................................................................................... 31 Cómo Crear Consultorios ............................................................................................................................. 32 Cómo Registrar las Especialidades ............................................................................................................... 34 Cómo Crear Cargos ...................................................................................................................................... 35 Cómo Registrar Ocupaciones ....................................................................................................................... 36 Cómo Crear Parentescos ............................................................................................................................... 38 Cómo Crear Compañías................................................................................................................................ 39 Cómo Crear Unidades .................................................................................................................................. 40 Cómo Crear Departamentos, Municipios y Barrios ...................................................................................... 41 Cómo Crear Terceros ................................................................................................................................... 44

PROCESO DE LA INFORMACION ................................................................................................ 50 Cómo Hacer Autorizaciones de Usuarios ..................................................................................................... 50 Cómo Hacer Turnos Médicos ....................................................................................................................... 51 Cómo Solicitar Historias Clínicas ................................................................................................................ 54 Cómo Crear Citas Médicas ........................................................................................................................... 56 Cómo Crear Novedades de Citas .................................................................................................................. 61 Cómo Crear Citas en Espera ......................................................................................................................... 62

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) ............................................................................................ 65 Como Generar y Visualizar los Informes de Citas Médicas ......................................................................... 65 Descripción de los Reportes del Sistema ...................................................................................................... 65 Como Generar y Visualizar el Informe de Planilla de Citas ......................................................................... 65 Como Generar y Visualizar el Informe de Listado de Citas ......................................................................... 66 Como Generar y Visualizar el Informe de Oportunidad de Cita .................................................................. 67 Como Generar y Visualizar el Informe de Censo Poblacional ..................................................................... 67

Como Generar y Visualizar el Informe de Auditoría Citas .......................................................................... 68 Como Generar y Visualizar el Informe de Indicadores de Morbilidad ......................................................... 69 Como Generar y Visualizar el Informe de Citas Médicas en Espera ............................................................ 69 Como Generar y Visualizar el Informe de Estadístico de Citas ................................................................... 70 Como Generar y Visualizar el Informe de Citas Tratamiento ...................................................................... 71 Como Generar y Visualizar el Informe de Demanda Insatisfecha ................................................................ 72 Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados ................................................................................... 73 Cómo Generar y Visualizar los Indicadores Generados ............................................................................... 74 Generación Tableros de control .................................................................................................................... 74

OPERACIONES NO RUTINARIAS ................................................................................................. 75 Cómo Parametrizar el Módulo de Citas Médicas ......................................................................................... 75 Como Realizar el Control de Unidades ........................................................................................................ 78

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA ......................................................... 79

APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................ 80

APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA ............................................................................ 81

ÍNDICE ................................................................................................................................ 85

________________________________________________________________________________________

Versión 012 Manual de usuario Dinámica Gerencial

Módulo de Citas Médicas .NET

7

CAPITULO 1

CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS

El módulo de CITAS MEDICAS hace parte del Sistema de Información Dinámica Gerencial Hospitalaria

(DGH), el cual permite automatizar el proceso de registro de información Citas Médicas y cuenta con las

siguientes características:

• Almacenar la información de manera eficaz y oportuna.

• Registro y control de solicitud de citas médicas.

• Registro y control de solicitud de Historias Clínicas.

• Control de uso de consultorios.

• Creación y control de Agendas Médicas.

________________________________________________________________________________________



8

CAPITULO 2

ENTRADAS Y SALIDAS

Visión General

A continuación, se muestra un cuadro sinóptico de las utilidades del Módulo de Citas Médicas, con sus

respectivas entradas, procesos y salidas de datos.

ENTRADAS PROCESO SALIDA

• Actividades

• Pacientes

• Médicos

• Causas Cancelación

• Días Festivos

• Consultorios

• Especialidades

• Cargos

• Ocupaciones

• Parentescos

• Compañías

• Unidades

• Dptos./Municipios/Barrios

• Terceros

• Centros de Atención

• Planilla de Citas

• Listado de Citas

• Reportes Generados

• Oportunidad de Cita

• Censo Poblacional

• Auditoria de Citas

• Indicadores de Morbilidad

• Listado de Citas en Espera

• Estadístico de Citas

• Listado Citas Tratamiento

• Demanda Insatisfecha

• Indicadores Generados


• Autorización de Usuarios

• Turnos Médicos

• Solicitud Historias clínicas

• Citas Médicas

• Novedades Citas

• Citas en espera

________________________________________________________________________________________



9

Contenido Del Programa

A continuación, se presenta la estructura del módulo de Citas Médicas del sistema Dinámica Gerencial

Hospitalaria:

ARCHIVOS

• Actividades

• Pacientes

• Médicos

• Causas Cancelación

• Días Festivos

• Consultorios

• Especialidades

• Cargos

• Ocupaciones

• Parentescos

• Compañías

• Unidades

• Deptos./Municipios/Barrios

• Terceros

• Centros de Atención

PROCESOS

• Autorizaciones de Usuarios

• Turnos Médicos

• Solicitud Historias Clínicas

• Citas Médicas

• Novedades Citas

• Citas en Espera

INFORMES

• Planilla de Citas

• Listado de Citas

• Reportes Generados

• Oportunidad de Cita

• Censo Poblacional

• Auditoria de Citas

• Indicadores de Morbilidad

• Listado de Citas en Espera

• Estadístico de Citas

• Listado de Citas Tratamiento

• Demanda Insatisfecha

• Indicadores Generados


UTILIDADES

• Parámetros

• Control de Unidades

________________________________________________________________________________________



10

CAPITULO 3

OPERACIONES RUTINARIAS

INGRESO DE INFORMACION

RECUERDE…

Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Citas Médicas, primero se deben ingresar los

parámetros; como se explica en la sección de OPERACIONES NO RUTINARIAS.

Cómo Ingresar al Módulo de Citas Médicas Para tener acceso al módulo de Citas Médicas se debe seguir la siguiente serie de pasos:

1. Localice y haga Clic en el icono de Módulos en el menú principal.

2. Seleccione los módulos Operativos y Asistenciales.

3. Localice y haga Clic en el módulo de Citas Médicas.

4. Seleccione el menú en el cual desee trabajar (Archivos, Procesos, Informes o Utilidades).

5. Despliegue los contenidos de cada menú, haciendo Clic sobre el icono más (+)

Cómo Eliminar Registros

La opción Eliminar , permite borrar los registros creados si no hay otros registros que estén relacionados

con el que se seleccionó. De lo contrario el sistema le permitirá realizar la anulación del registro seleccionado.

Para Eliminar o Anular un registro seleccione el registro en el Nombre o Código del registro que desea eliminar,

en el menú de la parte superior o inferior de la ventana seleccione la opción Eliminar , esto desplegará la

siguiente ventana: haga Clic en el botón Si para eliminar o anular el registro o haga Clic en el

boton No para abandonar la pantalla.

________________________________________________________________________________________



11

Cómo Exportar Registros

El contenido de un registro se puede Exportar a varios tipos de archivo. Para exportar un registro haga

Clic en el Nombre o Código del registro y seleccione en el menú de la parte superior o inferior de la ventana,

la opción Exportar . Se despliega la siguiente ventana, donde puede seleccionar el tipo de archivo para

realizar la exportación de la información. Si se quiere puede o no abrir inmediatamente el archivo seleccionando

la opción Abrir Archivo generado.

Haga Clic en Aceptar y seleccione la ruta donde guardará el archivo a generar o haga Clic en

Cancelar para salir de la ventana exportación.

Cómo Confirmar o Imprimir Movimientos

Después de realizar cualquier movimiento en el sistema y grabarlo, se muestra la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



12

Seleccione la operación que desea realizar Confirmar o Imprimir y haga Clic en Aceptar o haga

Clic en Cancelar para salir de la ventana sin confirmar el documento.

RECUERDE...

Una vez confirmados los registros no es posible modificarlos o eliminarlos. Si no los confirma puede modificar

las veces que desee, cambiando su contenido.

El signo indica que el campo es obligatorio.

El signo indica que se puede seleccionar el dato en una lista de consulta

El signo indica que se puede crear un nuevo registro, si no existe en la lista de consulta.

En el Módulo de Citas Médicas encontrará las siguientes opciones:

________________________________________________________________________________________



13

Cómo Crear Actividades

Es en esta opción se permiten crear y consultar las diferentes actividades medicas de la institución. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos

2. Seleccione la opción Actividades. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una actividad específica ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Consulta) y haciendo Clic en el botón Aplicar

Filtro , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón

Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.

Se listan los registros existentes, entre los cuales puede Agregar , Modificar , Eliminar/Anular

o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



14

Ingrese la siguiente información:

Código: Campo que permite digitar el código que identifique el nuevo tipo de actividad.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identifica la nueva actividad.

Duración: Campo que permite digitar la duración en horas y minutos para la actividad.

Color Etiqueta: Campo que permite seleccionar el color con el que se quiere identificar la actividad.

Actividad Consulta: Campo que permite seleccionar si la actividad que se está creando es de consulta. Si

es seleccionada se activan los campos Tipo Consulta, Control Citas, Tiempo Variable y Grupal.

Tipo Consulta: Campo que permite seleccionar si la consulta es externa, especializada o de tratamiento.

Control Cita: Campo que permite seleccionar si se requiere hacer un control de citas. Este control depende

de la configuración realizada en los parámetros del módulo. Véase Cómo Parametrizar el Módulo de Citas

Médicas.

Tiempo Variable: Campo que permite seleccionar si el tiempo de la actividad puede variar.

Grupal: Campo que permite seleccionar si la actividad se puede hacer en grupo, en caso de seleccionarla

se activa la casilla Número de Pacientes.

Número de Pacientes: Campo que permite digitar el número de pacientes permitido para esta actividad.

Citas Continuas: Campo que permite seleccionar si las citas asignadas son continúas.

Indicaciones Médicas: Campo que permite digitar las indicaciones médicas que aparecerán en la

asignación de citas.

Servicio: Campo que permite seleccionar el servicio IPS asociado a la actividad.

PESTAÑA ESPECIALIDADES


Especialidad: Campo que permite seleccionar la especialidad que participa en la actividad. Al seleccionar

el código automáticamente aparece el nombre de la especialidad a la derecha. Si la especialidad es la

________________________________________________________________________________________



15

correcta debe hacer Clic en Agregar y de esta manera se ingresa a la grilla. Este

procedimiento lo puede hacer con todas las especialidades que deba agregar.

PESTAÑA PROTOCOLO MEDICAMENTOS


Medicamento: Campo que permite seleccionar el medicamento que desea agregar a la actividad. Al

seleccionar el código automáticamente aparece el nombre del medicamento a la derecha. Si el medicamento

es el correcto debe hacer Clic en Agregar y de esta manera se ingresa a la grilla. Este

procedimiento lo puede hacer con todos los medicamentos que deba agregar.

3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic en

Cerrar para abandonar la ventana.

Cómo Crear Pacientes

Esta opción permite crear y consultar el registro de los pacientes que la Institución Prestadora de servicios de

Salud atiende o recibe para brindarles servicios. Para ello:

1. Ingrese al menú Archivos.

2. Seleccione la opción Pacientes. A continuación se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



16

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un paciente específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Documento, Tipo Documento, Nombre Completo, Carpeta1,

Historia o Estado Paciente) y haciendo Clic en el botón Buscar permite Aplicar Filtro

También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar

Filtro o Quitar Filtro y nuevamente se muestran todos los formatos

registrados.

Se listan los registros existentes, de entre los cuales puede Agregar , Modificar , Anular registro


________________________________________________________________________________________



17


Código: Campo que permite digitar un código que identifique al paciente.

Tipo de Documento: Campo que permite seleccionar el tipo de documento que tiene el paciente. Puede

ser Cedula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Adulto

sin identificación, Menor sin identificación, Numero único de identificación, Certificado Nacido Vivo,

Salvoconducto.

Lugar Exp. Documento: Campo que permite digitar el lugar de expedición del documento.

1er Nombre: Campo que permite digitar el primer nombre del paciente.

2do Nombre: Campo que permite digitar el segundo nombre del paciente.

1er Apellido: Campo que permite digitar el primer apellido del paciente.

2do Apellido: Campo que permite digitar el segundo apellido del paciente.

Nombre Completo: Campo que permite visualizar los nombres y apellidos completos del paciente. Este

campo se llena automáticamente luego de haber ingresado los nombres y apellidos del paciente.

Barrio: Campo que permite seleccionar el barrio en el que reside el paciente.

Ciudad/Municipio: Campo que permite visualizar el código de la ciudad o municipio donde se encuentra

el paciente. Se muestra automáticamente al seleccionar el barrio.

Correo Elec. (e-mail): Campo que permite digitar los correos electrónicos que tiene el paciente, separados

por comas.

Foto: Campo que permite seleccionar una imagen para cargar la foto del paciente haciendo Clic derecho

sobre el campo y seleccionando Pegar o Cargar . También se puede hacer doble Clic sobre el

campo a lo que se despliega la siguiente pantalla:

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En esta ventana se permite capturar la foto del paciente si se tiene un dispositivo de captura conectado,

dando Clic en Iniciar para prender el dispositivo de captura, Capturar para tomar la foto y Detener para

suspender el proceso de captura.

Si la imagen capturada es correcta hacer Clic en Aceptar para guardar o hacer Clic en

Cancelar para abandonar la ventana.

PESTAÑA PACIENTES

La pestaña de pacientes se encuentra dividida en las pestañas de afiliación, personales, estados y ciclos:

PESTAÑA AFILIACIÓN


Tipo Paciente: Campo que permite seleccionar con un clic la clasificación del paciente, es decir, si es

contributivo, subsidiado, vinculado, particular, otro, Desplazado régimen contributivo, Desplazado

régimen subsidiado, Desplazado no asegurado.

Código Cotizante: Campo que permite digitar el código del cotizante, este campo se habilita cuando el

tipo de afiliado es diferente a cotizante y pertenece al régimen contributivo.

Fecha de Ingreso: Campo que permite seleccionar la fecha en la cual el paciente ingresó a la IPS .

Tipo Afiliado: Campo que permite seleccionar la opción de acuerdo si se trata de un afiliado, beneficiario,

adicional, jubilado o pensionado.

Parentesco: Campo que permite digitar cuál es el parentesco o relación entre el paciente y el afiliado.

Capacidad de Pago: Campo que permite seleccionar si el paciente cuenta con capacidad de pago o no y si

pertenece a los desplazados. Este campo solamente se activa si se seleccionó que el paciente era de tipo

subsidiado o vinculado.

Plan Beneficios: Campo que permite seleccionar el Plan de Beneficios con el cual se va a liquidar al

paciente.

Número Carné: Campo que permite digitar el número del carné del paciente. Recuerde que este es dado

por la Entidad Prestadora del Servicio de Salud.

Fecha Expedición: Campo que permite seleccionar la fecha correspondiente a la expedición del carné de

EPS.

Consultas Externas: Campo que permite visualizar las consultas practicadas al paciente para el control de

las consultas exentas.

________________________________________________________________________________________



19

Estrato: Campo que permite seleccionar el nivel asignado para el paciente de acuerdo con los aportes o

con el nivel socioeconómico.

Semanas Cotizadas: Campo que permite digitar las semanas que lleva el paciente en el régimen

contributivo y que sirven para establecer los servicios a los que tiene derecho y los servicios para los cuales

se debe solicitar autorización.

Fecha Cert. Estudio: Campo que permite seleccionar la fecha de expedición del certificado de estudios

del paciente.

Maneja Carpeta: Campo que permite seleccionar si el paciente maneja carpeta de registros.

# Carpeta: Campo que permite digitar el número de carpeta del paciente en el caso que el parámetro Maneja

Carpeta se encuentra en Si, de lo contrario se visualiza el mismo código del paciente.

Población Especial: Campo que permite seleccionar la población determinada por la ley como especiales

por sus condiciones sin iguales.

Información de Topes: Campos que permiten visualizar los topes por año según el tipo de afiliación del

paciente. Además se relaciona si el paciente ha cancelado copagos, cuotas moderadoras, subsidiado,

vinculado y el valor correspondiente.

Usuario: Campo que permite visualizar el último usuario que creo o editó el paciente.

PESTAÑA PERSONALES


Estado Civil: Campo que permite seleccionar si el paciente es soltero, casado, viudo, vive en unión libre o

separado.

Fecha de Nacimiento: Campo que permite seleccionar la fecha de nacimiento del paciente.

________________________________________________________________________________________



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Edad: Campo que permite visualizar la edad del paciente calculada desde la fecha de nacimiento hasta la

fecha actual.

Zona: Campo que permite seleccionar si el paciente reside en zona urbana o zona rural.

Sexo: Campo que permite seleccionar el sexo del paciente, masculino o femenino.

Empresa/Fuerza: Campo que permite seleccionar el código de la empresa a la que pertenece el paciente.

Actividad/Grado: Campo que permite seleccionar el código correspondiente a la actividad que realiza el

paciente.

Cargo/Categoría: Campo que permite seleccionar el cargo que tiene el paciente dentro de la empresa.

Unidad: Campo que permite seleccionar la unidad de las fuerzas armadas a la que pertenece.

Padre: Campo que permite digitar el nombre completo del padre.

Madre: Campo que permite digitar el nombre completo de la madre.

Dirección Habitual: permite digitar la dirección en donde habitualmente permanece el paciente.

Gestante: Este campo se activa si el módulo de Promoción y Prevención se encuentra activado para el

cliente, los campos de esta opción tiene como fin generar los controles respectivos para una mujer gestante

en lo que tiene que ver con fecha de embarazo, semanas y días de gestación, trimestre, fecha de terminación,

motivo, descripción. Para ver el histórico de periodos de gestación de Clic sobre Histórico

. Se desplegará la siguiente ventana:

Haga Clic en Cerrar para abandonar la ventana.

PESTAÑA ESTADOS

En esta pestaña se muestra el estado actual en el que se encuentra el paciente registrado, al igual que un

histórico de todos los estados por los cuales éste ha pasado.

________________________________________________________________________________________



21

Para adicionar un nuevo estado haga clic en Agregar , donde se despliega:


Fecha: Campo que permite visualizar la fecha en la que se está creando el estado, está la ingresa el sistema

automáticamente y no se puede modificar.

Estado: Campo que permite seleccionar si el paciente se encuentra activo, inactivo o suspendido

Descripción: Campo que permite digitar una descripción por el cual se está creando el estado.

Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Grabar para guardar o hacer Clic en


________________________________________________________________________________________



22

PESTAÑA CICLOS

En esta pestaña se muestra un listado de los ciclos de PyP en los que se encuentra el paciente.

Para adicionar un nuevo estado haga clic en Agregar , donde se despliega:


Ciclo: Campo que permite seleccionar el ciclo al cual se va a vincular el paciente.

No Aia’s: Campo que permite visualizar el número de AIA’s o Actividades.

Sexo al que Aplica: Campo que permite visualizar el sexo al que aplica el ciclo de PyP.



________________________________________________________________________________________



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PESTAÑA INFORMACIÓN GENERAL DE UBICACIÓN

La pestaña de información general de ubicación se encuentra dividida en las pestañas de direcciones y

teléfonos:

PESTAÑA DIRECCIONES

En esta pestaña se muestra un listado de las direcciones asociadas al paciente. Para adicionar una nueva

dirección haga Clic en Agregar , donde se despliega:


Tipo Dirección: Campo que permite seleccionar de qué parte es la dirección que se va a ingresar del

paciente, como por ejemplo si es del lugar de residencia o del trabajo, etc.

________________________________________________________________________________________



24

Dirección: Campo que permite digitar la dirección donde se puede encontrar al paciente.

Dirección Principal: Campo que permite marcar cual es la dirección principal de entre todas las

direcciones que puede tener el paciente. Solo se permite tener una dirección marcada como principal.

Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Grabar para continuar con la pestaña

Teléfonos o hacer Clic en Cerrar para abandonar la ventana.

PESTAÑA TELÉFONOS

En esta pestaña se muestra un listado de los teléfonos asociadas al paciente. Para adicionar un nuevo

teléfono haga Clic en Agregar , donde se despliega:


Tipo Teléfono: Campo que permite seleccionar a cuál lugar corresponde el teléfono que se va a ingresar

del paciente, como por ejemplo si es del lugar de residencia o del trabajo, etc.

Teléfono: Campo que permite digitar el teléfono donde se puede encontrar al paciente.

Teléfono Principal: Campo que permite marcar un teléfono principal de entre todos los teléfonos que

pueda tener el paciente.

Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Grabar para continuar con el proceso

de creación del paciente o hacer Clic en Cerrar para abandonar la ventana.

3. Si todos los datos registrados del paciente son correctos, hacer Clic en Grabar para grabar

o hacer Clic en Cerrar para abandonar la ventana y no grabar la información.

Cómo Registrar los Médicos

Esta opción permite crear y consultar todos los médicos y la información general del médico que se tienen en

las IPS, a partir del día de su vinculación. Para ello:


2. Seleccione la opción Médicos. A continuación se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



25

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un médico específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Código, Tipo de Documento, Documento, Nombre Completo, tipo

de contribuyente, Tipo Retención, Teléfono Principal y Estado Actual) y haciendo Clic en el botón Aplicar

Filtro , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón

Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.



________________________________________________________________________________________



26


Código: Campo que permite digitar el código deseado para la identificación del médico que se encuentra

registrando.

Tipo: Campo que permite seleccionar con un clic el tipo de profesión del médico, enfermera o auxiliar que

está creando. En este campo se pueden encontrar los siguientes médicos: Médico Especialista, Medico

General, Enfermera, Auxiliar_Enfermeria, Odontologo_Especialista, Odontologo_general, Otro,

Nutricionista, Higienista, Psicóloga, Trabajadora Social, Promotor_Saneamiento, Ingeniero_Sanitario,

Médico Veterinario, Ingeniero Alimento, Bacteriólogo, Terapista, Optómetra, Químico_Farmaceutico,

Docente, Estudiante, Area_Especializada.

Tercero: Campo que permite seleccionar el tercero que referencia al médico que desee registrar, o bien

cree uno nuevo haciendo clic en Agregar , para adicionar uno nuevo. Véase Manual Módulo

Contabilidad.

Tarjeta Profesional: Campo que permite digitar el número de la tarjeta profesional del médico que está

registrando.

Tipo Vinculación: Campo que permite seleccionar el tipo de vinculación del médico que está registrando

(Planta, Residente, Interno o Contrato).

Usuario: Campo que permite seleccionar el usuario con el que va entrar el médico al sistema.

Proveedor: Campo que permite seleccionar el proveedor asociado al médico.

E-Mail: Campo que permite digitar el correo electrónico del médico.

Teléfono Móvil: Campo que permite digitar el número telefónico móvil.

Firma digital: Campo que le permite capturar la firma digital del médico. Para ello de Clic en Firma

Digital para que se muestre la siguiente pantalla:

________________________________________________________________________________________



27

La firma se puede registrar por medio de una tabla digitalizadora conectada al equipo o por medio del

mouse teniendo oprimido el botón izquierdo para escribir sobre la ventana de firma digital. Para dejar en

blanco nuevamente la ventana de Clic en Limpiar . Para registrar la firma de Clic en Aceptar

o de Clic en Cancelar para cerrar la ventana.

Foto: Campo que permite seleccionar una imagen para cargar la foto del paciente haciendo Clic derecho

sobre el campo y seleccionando Pegar o Cargar . También se puede hacer doble Clic sobre el

campo a lo que se despliega la siguiente pantalla:

En esta ventana se permite capturar la foto del paciente si se tiene un dispositivo de captura conectado,

dando Clic en Iniciar para prender el dispositivo de captura, Capturar para tomar la foto y Detener para

suspender el proceso de captura.

________________________________________________________________________________________



28

Si la imagen capturada es correcta hacer Clic en Aceptar para guardar o hacer Clic en

Cancelar para abandonar la ventana.


Especialidad: Campo que permite seleccionar el código de la especialidad con la que se identifique el

médico. Seleccione la especialidad del médico y haga Clic en Agregar .

PESTAÑA ESTADOS

En esta pestaña se muestra el estado actual en el que se encuentra el médico registrado, al igual que un

histórico de todos los estados por los cuales éste ha pasado.

Para adicionar un nuevo estado haga Clic en Agregar , donde se despliega la siguiente ventana:

Ingrese la siguiente Información:

Fecha: Campo que permite seleccionar la fecha en la que se registra el cambio de estado del médico.

Estado: Campo que permite seleccionar si el médico se encuentra actualmente activo o inactivo.

________________________________________________________________________________________



29

Motivo: Campo que permite digitar una breve descripción del motivo que generó el cambio de estado.

Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Grabar para guardar y volver a la

ventana Médicos o hacer Clic en Cerrar para abandonar la ventana.

PESTAÑA ACTIVIDADES

Se listan todas las actividades en las que participa el médico registrado, especificando información como

fecha inicial y final del evento y el detalle del mismo.

Para adicionar una nueva actividad haga Clic en Agregar , donde se despliega:

Ingrese la siguiente Información:

Actividad: Campo que permite seleccionar la actividad que desee registrar al médico seleccionado.

Fecha Inicial: Campo que permite seleccionar la fecha en la que inicio el evento que desea registrar.

Fecha Final: Campo que permite seleccionar la fecha en la que finalizó el evento que desea registrar.

Hora Inicial: Campo que permite digitar la hora en la que inicio el evento que desea registrar.

________________________________________________________________________________________



30

Hora Final: Campo que permite digitar la hora en la que finalizó el evento que desea registrar.

Detalle: Campo que permite digitar una breve descripción del evento realizado.

Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Grabar para guardar y volver a la

ventana Médicos o hacer Clic en Cerrar para abandonar la ventana.



Cómo Registrar Causas de Cancelación

Esta opción permite crear la información relacionada con las diferentes causas por las cuales se cancelan las

citas médicas. Para ello:


2. Seleccione la opción Causas de Cancelación. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una causa de cancelación de cita específica ingresando el

parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo Clic en el botón

Aplicar Filtro , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el

botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.


o Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente

ventana:

________________________________________________________________________________________



31


Código: Campo que permite digitar el código que identifica la causa de cancelación que se desea crear.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la causa de cancelación que se desea crear.



Cómo Registrar Días Festivos

Esta opción permite crear y consultar la información relacionada con los diferentes días festivos. Para ello:


2. Seleccione la opción Días Festivos. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un día festivo específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Fecha o Motivo) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro

________________________________________________________________________________________



32


Filtro y nuevamente se muestran todos los conceptos registrados.

Se listan los registros existentes, de entre los cuales puede Agregar , Modificar , Eliminar o

Exportar . Al hacer Clic en Agregar o Modificar , se despliega la siguiente ventana:


Día: Campo que permite seleccionar la fecha a registrar como día festivo.

Motivo: Campo que permite digitar la observación o motivo del día festivo.



Cómo Crear Consultorios

Esta opción permite crear y consultar los diferentes consultorios médicos de la institución. Para ello:


2. Seleccione la opción Consultorios. A continuación se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



33

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un consultorio específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Centro de Atención) y haciendo Clic en el botón

Aplicar Filtro También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el

botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los conceptos registrados.




Código: Campo que permite digitar el código que identifique el consultorio.

Consultorio de Urgencias: Indica si el consultorio es de Urgencias y este aparecerá al médico al realizar

una historia clínica cuando el paciente ingresa por triage.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre que identifica el consultorio.

________________________________________________________________________________________



34

Centro de atención: Campo que permite seleccionar el código del centro de atención al cual pertenece el

consultorio. Cuando sea seleccionado el nombre aparecerá a la derecha del campo.



Cómo Registrar las Especialidades

Esta opción permite crear y consultar los diferentes códigos que identifican las especialidades médicas. Estas

especialidades son las que se relacionan a los médicos. Para ello:


2. Seleccione la opción Especialidades. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de una especialidad específica ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Código o Descripción) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro


Filtro y nuevamente se muestran todos los formatos registrados.



________________________________________________________________________________________



35


Código: Campo que permite digitar el código deseado para la identificación de la especialidad que se

encuentra registrando.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la especialidad que desea registrar.

Tiempo: Campo que permite seleccionar un tiempo específico a la especialidad de la cita.

Control Consultorios: Campo que permite seleccionar si la especialidad lleva control de consultorios.

No Mostrar en Triage: Campo que permite seleccionar si la especialidad se va a mostrar o no en el Triage.

Consultorio: Campo que permite seleccionar el consultorio asociado a la especialidad. Seleccione un

consultorio y haga Clic en Agregar .

3. Si los datos ingresados son correctos hacer Clic en Grabar para guardar o hacer Clic en


Cómo Crear Cargos

Esta opción permite crear y consultar los distintos cargos que puede tener un paciente. Para ello:


2. Seleccione la opción Cargos. A continuación se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



36

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un cargo específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Código o Nombre) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro

. También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar





Código: Campo que permite digitar el código deseado para el cargo que se encuentra creando.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre del cargo.



Cómo Registrar Ocupaciones

________________________________________________________________________________________



37

Esta opción permite crear y consultar la información relacionada con la actividad que desempeña el paciente

que ingresa. Para ello:


2. Seleccione la opción Ocupaciones. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de una ocupación específica ingresando el parámetro que desee







Código: Campo que permite digitar el código de la ocupación a la que pertenece el paciente.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la ocupación del paciente.

________________________________________________________________________________________



38



Cómo Crear Parentescos

Esta opción permite crear y consultar las relaciones existentes entre personas de un mismo núcleo familiar. Para

ello:


2. Seleccione la opción Parentescos. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un parentesco específico ingresando el parámetro que desee






________________________________________________________________________________________



39


Código: Campo que permite digitar el código deseado para la identificación del parentesco que se encuentra

creando.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre del parentesco.



Cómo Crear Compañías

Esta opción le permite crear y consultar el registro de las compañías donde trabajan los paciente. Para ello:


2. Seleccione la opción Compañías. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de una compañía específica ingresando el parámetro que desee


________________________________________________________________________________________



40






Código: Campo que permite digitar el código deseado para la identificación de la compañía que se

encuentra registrando.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la compañía que desea registrar.



Cómo Crear Unidades

Esta opción permite crear y consultar las unidades que se manejaran durante el proceso de admisiones. Para

ello es necesario:


2. Seleccione la opción Unidades. A continuación se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



41

Recuerde que puede hacer una búsqueda de una unidad específica ingresando el parámetro que desee







Código: Campo que permite digitar el código deseado para la unidad que se encuentra creando.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre de la unidad.

3. Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic

en Cerrar para abandonar la ventana.

Cómo Crear Departamentos, Municipios y Barrios

Esta opción permite crear y consultar la información relacionada con los departamentos, los municipios y los

barrios de cada región del país que maneja el DANE. Para ello:


2. Seleccione la opción Deptos/Municipios/Barrios. A continuación se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



42

En la ventana se observa una organización por departamentos (izquierda), municipios (centro) y barrios

(derecha). Al seleccionar un departamento se pueden ver los municipios que tiene el mismo y al seleccionar

uno de los municipios se pueden ver los barrios que tienen asociados.

3. Para agregar un Departamento debe ir a la grilla de la izquierda y hacer Clic en el icono Agregar

Departamento , donde se despliega la siguiente ventana:

Ingrese la siguiente información.

Código: Campo que permite digitar el código del Departamento, este código es alfanumérico.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre del Departamento.

Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic


Para editar un departamento de Clic en Modificar Departamento , para borrar un departamento de Clic

en Eliminar Departamento y para imprimir un listado de los departamentos de Clic en Imprimir

Departamento .

4. Para adicionar un Municipio debe ir a la grilla de estos y hacer Clic en el icono Agregar Municipio ,

donde se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



43


Departamento: Campo que permite seleccionar el departamento al cual le se le va a agregar un municipio.

Código: Campo que permite digitar el código del municipio.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre del municipio.

Zona: Campo que permite seleccionar si el municipio está situado en una zona rural o urbana.

Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic en


Para editar un departamento de Clic en Modificar Municipio , para borrar un departamento de Clic en

Eliminar Municipio y para imprimir un listado de los departamentos de Clic en Imprimir Municipio

.

5. Para adicionar un Barrio debe ir a la grilla de estos y hacer Clic en el icono Agregar Barrio , donde se

despliega la siguiente ventana:


Departamento: Campo para seleccionar el código del departamento en el que esté el municipio donde se

vaya a crear el barrio.

Municipio: Campo que permite seleccionar el código del municipio donde se va a crear el barrio.

Código: Campo que permite digitar el código del barrio con el cual lo identificara.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre del barrio.

Si los datos ingresados son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic


Para editar un departamento de Clic en Modificar Barrio , para borrar un departamento de Clic en

Eliminar Barrio y para imprimir un listado de los departamentos de Clic en Imprimir Barrio .

________________________________________________________________________________________



44

Cómo Crear Terceros

Esta opción le permite crear y consultar la información de todas las personas naturales y jurídicas que de alguna

u otra forma están involucradas con la compañía, como clientes, proveedores, empleados, socios entre otros.

Para ello:


2. Seleccione la opción Terceros. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede hacer una búsqueda de un tercero específico ingresando el parámetro que desee

encontrar en los campos de búsqueda (Documento, Tipo Documento, Nombre Completo, Ciudad, Tipo

Contribuyente, Tipo Retención, Teléfono Principal o Tercero Activo) y haciendo Clic en el botón Aplicar

Filtro . También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón

Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los conceptos registrados.



________________________________________________________________________________________



45

Ingrese la siguiente información: Documento: Campo que permite digitar el número de identificación del tercero.

Tipo de Documento: Campo que permite seleccionar el tipo de documento que corresponde a: Cedula de

Ciudadanía, Cedula de Extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Adulto sin

identificación, Menor sin Identificación, Número Único de identificación y NIT.

Lugar Exp. Documento: Documento: Campo que permite digitar el lugar donde fue expedido el

documento registrado.

1er Nombre: Campo que permite digitar el primer nombre de la persona o entidad, a la que le pertenece el


2do Nombre: Campo que permite digitar el segundo nombre de la persona, a la que le pertenece el


1er Apellido: Campo que permite digitar el primer apellido de la persona, a la que le pertenece el


2do Apellido: Campo que permite digitar el segundo apellido de la persona, a la que le pertenece el


Nombre Completo: Campo que muestra el nombre completo con la información que se registró en los

campos mencionados anteriormente.

Tercero Activo: Campo que permite activar o desactivar un tercero.

Agente Declarante: Campo que permite definir si el tercero es Agente declarante.

INFORMACION GENERAL

Tipo Persona: Campo que permite seleccionar si el tercero es una persona Jurídica o Natural.

Ciudad/Municipio: Campo que permite seleccionar el municipio en donde reside el tercero. El código del

municipio está formado por el código del departamento más el código del municipio.

Código del País: Campo que permite digitar el código del país de residencia del tercero.

Tipo Entidad: Campo que se habilita cuando el tipo de persona es jurídica, para indicar si la entidad es

centralizada o descentralizada.

Código Entidad: Campo que permite digitar el código de la entidad pública o mixta definida por los Entes

de control.

CIU: Campo que permite digitar el código de actividad económica del tercero.

________________________________________________________________________________________



46

Tipo Contribuyente: Campo que permite seleccionar el régimen tributario al que pertenece el tercero:

Régimen común, Régimen Simplificado, Gran contribuyente o Empresa Estatal.

Retención: Campo que permite seleccionar si el tercero es Exento, Autorretenedor o se le debe Hacer

Retención.

Manejo ICA: Campo que permite seleccionar si el tercero maneja o no ICA. Si se selecciona que maneja

ICA se debe registrar el porcentaje respectivo.

Maneja Tope: Campo que permite seleccionar si se maneja o no tope para aplicar la retención de ICA al

tercero. Al seleccionarlo, debe registrar el valor a partir del cual se hará la retención.

Tipo de Empresa: Campo que permite seleccionar el tipo de empresa a la que pertenece el tercero, entre

las siguientes opciones: Ninguno, Municipal, Departamental, Nacional, Privada u Otra.

Tipo de Tercero: Campo que permite seleccionar la clasificación el tercero como: Otro, Cliente,

Proveedor, Empleado, Contribuyente o Pensionado.

Nacionalidad: Campo que permite seleccionar la nacionalidad del tercero como Nacional o Exterior.

%Rete IVA: Campo que permite digitar el porcentaje para la Retención de IVA del tercero.

Autorretenedor ICA: Campo que se activa cuando se selecciona en tipo contribuyente uno diferente a

régimen simplificado y con retención Autorretenedor.

Autorretenedor IVA: Campo que se activa cuando el tercero es de tipo contribuyente diferente a régimen

simplificado y con retención Autorretenedor.

PESTAÑA DIRECCIONES

En esta pestaña se listan las direcciones registradas al tercero.

Para adicionar una dirección haga clic en el botón Agregar donde se despliega la siguiente ventana:


Id. Campo inactivo, el sistema asigna automáticamente en el momento de grabar la dirección.

Tipo Dirección: Campo que permite seleccionar que tipo de dirección se va a ingresar del tercero:

Residencia, Oficina, Trabajo o de un Contacto.

Dirección: Campo que permite digitar la dirección suministrada por el tercero.

Dirección Principal: Campo permite seleccionar si la dirección registrada es la principal o no.



Para editar una dirección de Clic sobre Modificar o para borrar un registro de Clic sobre Eliminar

.

PESTAÑA TELEFONOS

En esta pestaña se listan los teléfonos registrados para el tercero.

Para adicionar un teléfono, haga clic en el botón Agregar donde se despliega la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



47


Id. Lo asigna el sistema automáticamente en el momento de grabar el Teléfono.

Tipo Teléfono: Campo que permite seleccionar el tipo de teléfono que se va a ingresar del tercero:

Residencia, Oficina, Fax, Celular móvil privado o Celular móvil público.

Teléfono: Campo que permite digitar el número del Teléfono.

Teléfono Principal: Campo permite seleccionar si es el Teléfono registrado es el principal o no.



Para editar un teléfono de Clic sobre Modificar o para borrar un registro de Clic sobre Eliminar .

PESTAÑA DIRECCIONES WEB

En esta pestaña se listan las direcciones web registradas para el tercero.

Para adicionar una dirección web, haga clic en el botón Agregar desplegándose la siguiente ventana


Id: Campo que asigna el sistema automáticamente en el momento de grabar la dirección web.

Tipo Dirección Web: Campo que permite seleccionar el tipo de Dirección Web que se va a ingresar del

tercero entre: Correo Electrónico, Pagina Web, Mensajería Instantánea o para Transferencia de archivos.

Dirección: Campo que permite escribir la dirección respectiva.

________________________________________________________________________________________



48



Para editar una dirección web de Clic sobre Modificar o para borrar un registro de Clic sobre Eliminar

.

3. Si los datos de terceros son correctos, haga Clic en Grabar para guardarlos o haga Clic en


Como Crear Centro de Atención.

Esta opción le permite crear y consultar los centros de atención que tiene la institución. Para ello:


2. Seleccione la opción Centros Atención. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Recuerde que puede realizar la búsqueda de un centro de atención específico ingresando el parámetro que

desee encontrar en los campos de búsqueda (Código, Nombre o Centro Atención Activo) y haciendo Clic

en el botón Aplicar Filtro , También puede eliminar la búsqueda realizada haciendo

Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente se muestran todos los registros.



________________________________________________________________________________________



49


Código: Campo que permite digitar el código del centro de atención asignado por el usuario.

Nombre: Campo que permite digitar el nombre del centro de atención.

Prefijos: Campo que permite seleccionar prefijo usado para la facturación del centro de atención.

IPS: Campo que permite seleccionar código IPS de la entidad prestadora de salud.

Centro de Atención Inactivo: Campo que permite seleccionar si el Centro de Atención está activo o

inactivo.



________________________________________________________________________________________



50

PROCESO DE LA INFORMACION

Cómo Hacer Autorizaciones de Usuarios

A través de esta opción la aplicación permite autorizar a los diferentes usuarios la asignación de citas de las

diferentes especialidades y centros de atención. Para ello:

1. Ingrese al menú Procesos.

2. Seleccione la opción Autorizaciones de Usuarios. A continuación se desplegará la siguiente ventana:


Usuario: Campo que le permite seleccionar el código del Usuario al cual se le realizara la autorización de

especialidades.


Usuario: Campo que permite seleccionar el usuario del cual se quieren copiar la especialidades que tiene

asociadas. Una vez seleccionado el usuario haga Clic en Copiar .

Especialidad: Campo que permite seleccionar la especialidad que desea autorizar al usuario, una vez sea

digitado este, aparece el nombre de la especialidad. Si es la correcta haga Clic en Agregar

.

________________________________________________________________________________________



51

PESTAÑA CENTROS DE ATENCIÓN

Centro Atención: Campo que permite seleccionar el centro de atención que desea autorizar al usuario, una

vez sea seleccionado aparece el nombre del centro de atención. Si es la correcta haga Clic en Agregar

.



Cómo Hacer Turnos Médicos

A través de esta opción la aplicación permite realizar la asignación de un turno a un médico. Para ello:


2. Seleccione la opción Turnos Médicos. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

________________________________________________________________________________________



52

TURNOS MEDICOS

Para crear un turno médico lo primero es crear el horario; para ello se seleccionan los días a los que se vaya

a crear el turno, después debe indicar la hora inicial y la hora final del mismo y hacer Clic en el botón

Crear Horarios , luego va a encontrar los datos correspondientes a la fecha, la hora

inicial y final en la grilla. Si no es el horario que se requiere puede hacer Clic en el botón Borrar Horarios

y los horarios serán borrados.

CREACIÓN DE TURNOS

PESTAÑA CONFIGURACIÓN DE TURNOS

Ingrese la siguiente información y luego de Clic sobre Crear Turnos :

Espacialidad: Campo que permite seleccionar el código de la espacialidad a crear el turno.

Centro de atención: Campo que permite seleccionar el código del centro de atención donde desea crear

el turno médico.

Actividad: Campo que permite seleccionar la actividad con la cual va a crear el turno médico, este

campo no es obligatorio.

PESTAÑA LISTADO DE TURNOS

En esta pestaña se mostrara un listado de los turnos médicos que se creen. Si se desea eliminar algún

turno de Clic sobre Eliminar . Si se desea asignar un consultorio de forma automática de Clic sobre

Asignar Automáticamente .

________________________________________________________________________________________



53

3. También se puede hacer Clic en el botón Consultar Turnos , para consultar los

turnos actuales del médico. Al hacer esto se despliega la siguiente ventana:

Fechas: Campos que permite seleccionar un rango de fechas.

Médicos: Permite seleccionar el rango de médicos de los cuales se quiere consultar los turnos.

Centros Atención: Permite seleccionar el rango de centros de atención a tener en cuenta dentro de la

consulta.

Consultorios: Permite seleccionar el rango de consultorios a tener en cuenta dentro de la consulta.

Una vez ingresados los filtros puede hacer Clic en el botón Consultar Turnos .

________________________________________________________________________________________



54

Si alguno de los turnos se encuentra inactivo podrá activarlo dando Clic sobre Activar . Para borrar un

turno de Clic sobre Eliminar .

Si los datos de consultar turnos son correctos hacer Clic en Grabar para guardar o hacer

Clic en Cerrar para abandonar la ventana.



Cómo Solicitar Historias Clínicas

Esta opción permite crear y consultar solicitudes de historias médicas de los pacientes, para ello:


2. Seleccione la opción Solicitud de Historias Clínicas. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

PESTAÑA SOLICITUDES

Recuerde que puede hacer la búsqueda de una solicitud de historia clínica específica ingresando el

parámetro que desee encontrar en los campos de búsqueda (Consecutivo, Estado Solicitud, Fecha Solicitud,

Responsable o Área) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro También puede

eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y nuevamente

se muestran todos los conceptos de pago registrados.



________________________________________________________________________________________



55


Consecutivo: Campo que permite visualizar un número asignado por el sistema automáticamente para

identificar la solicitud

Fecha: Campo que permite digitar la fecha de la solicitud. El sistema postula la fecha actual.

Área: Campo que permite seleccionar el código del área que solicita la historia clínica.

Responsable: Campo que permite seleccionar el código de la persona responsable por la historia clínica.

Observaciones: Campo que permite digitar un detalle a la solicitud de la historia clínica.

Buscar Por: Campo que permite seleccionar si se realiza la búsqueda por el número de documento del

paciente o por el número de carpeta del paciente.

Historia Clínica: Campo que permite seleccionar la historia clínica del paciente. Cuando se ha digitado al

lado aparecerá el nombre del paciente.

Cuando la historia clínica sea la correcta haga Clic en Agregar , en la parte inferior se

mostrarán todas las historias solicitadas. Para agregar más historias clínicas realice el mismo procedimiento.

En el caso que se pidan historias incorrectas, usted puede eliminarlas seleccionándolas y haciendo Clic en

Eliminar .



PESTAÑA HISTORIAS CLÍNICAS

En esta pestaña se puede visualizar las historias clínicas y realizar seguimiento al estado en que encuentren

la consulta.

________________________________________________________________________________________



56

Estados: Filtros que permiten seleccionar los estados de los registros a visualizar: solicitada, prestada,

devuelta, derogada.

Historias: Filtros que permite seleccionar si se realiza un filtro por documento del paciente o por el

número de carpeta asociada al paciente. Se permite ingresar un rango inicial o final.

A cada uno de los registros se le puede cambiar su estado dando Clic en los controles de Prestar ,

Devolver o Derogar .

Cómo Crear Citas Médicas

A través de esta opción se asignan las citas médicas a los pacientes de forma personal y telefónicamente. Para

ello:


2. Seleccione la opción Citas Médicas. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

________________________________________________________________________________________



57


Especialidad: Campo que permite seleccionar la especialidad de la cual se va a solicitar la cita médica.

La agenda se puede visualizar por día, semana o por semana laboral.

CALENDARIO

En el calendario podemos observar diferentes colores, los cuales permiten al usuario identificar la

disponibilidad para agendar las citas médicas. Se debe seleccionar la fecha del calendario. El significado

de los colores es el siguiente:

Azul: Día Festivo.

Verde: Día con disponibilidad.

Rojo: Día sin disponibilidad.

Gris: Día inactivo.

CENTRO DE ATENCIÓN

Se lista los centros de atención en donde se tienen agendados turnos para la especialidad seleccionada. Se

debe seleccionar un centro de atención y oprimir la tecla Enter.

MÉDICOS

Se lista los médicos asociados al centro de atención y con la especialidad seleccionada. Se debe seleccionar

un médico.

3. Para asignar una cita haga doble clic sobre el horario disponible seleccionado y se despliega la siguiente

ventana:

DATOS CITA MÉDICA

Especialidad: Campo que permite visualizar la especialidad de la cita médica.

Medico: Campo que permite visualizar el código y nombre del médico al cual se le asigna la cita.

Centro Atención: Campo que permite visualizar el centro médico donde se cumplirá la cita.

Usuario Asigna: Campo que permite visualizar el usuario que asigna la cita.

Consultorio: Campo que permite visualizar el consultorio donde se llevará a cabo la cita.

Actividad: Campo que permite visualizar la actividad asociada a la cita.

Fecha en que requirió la cita: Campo que permite digitar la fecha en que el paciente requería la cita.

Fecha Asig. Cita: Campo que permite visualizar la fecha programada para la cita.

________________________________________________________________________________________



58

Hora: Campo que permite visualizar la hora programada para la cita.

Duración: Campo que permite visualizar la duración programada de la cita.

Estado: Campo que permite visualizar el estado en el que se encuentra la cita.

Estilo: Campo que permite seleccionar el estilo de cita (Primera vez, control Remisión, Especializada,

ninguna).

Tipo de Cita: Campo que permite seleccionar el tipo de cita (Normal, Extra grupal).

Tipo Asignación: Campo que permite seleccionar el tipo de asignación (Personal, Telefónica, Urgencias,

Avantel, Internet, Ninguna).

Tipo Atención: Campo que permite seleccionar el tipo de atención de la cita.

PESTAÑA DATOS PACIENTE

Paciente: Campo que permite digitar el documento del paciente al cual se asigna la cita

Teléfono: Campo que permite digitar Teléfono del paciente

Área Servicio: Campo que permite digitar área de servicio que solicita la cita

Plan Atención: Campo que permite visualizar el plan de atención al cual está afiliado el paciente

Contrato: Campo que permite visualizar el contrato asociado al plan de Atención

Factura: Campo que permite seleccionar la factura asociada al paciente, (si existe)

Servicio: Campo que permite visualizar el servicio asociado a la factura.

PESTAÑA FRECUENCIA

Frecuencia: Campos que permiten seleccionar si la frecuencia es diaria, semanal o mensual.

Diaria: Campos que permiten asignar una cita cada n cantidad de días.

Semanal: Campos que permiten seleccionar que días de la semana se repetirá la cita y cada cuantas

semanas.

Mensual: Campos que permiten definir en cuantos meses se requiere la cita y para qué fecha de cada mes

se asigna la cita.

CITAS POR DÍA:

Cantidad: Campo que permite digitar cuantas citas se asignará por día.

Finalizar Después de: Campo que permite digitar después de cuantas citas finalizará la asignación de citas.

Finalizar el: Campo que permite digitar la fecha de finalización de las citas.

CITAS DE FRECUENCIA

________________________________________________________________________________________



59

Al dar Clic sobre el botón Buscar Disponibilidad se puede visualizar en

esta sección los días y las horas en las que se tiene disponibilidad para agendar las citas.



4. Si se necesita cancelar una cita haga clic derecho sobre la cita a cancelar y seleccione la opción Cancelar.

Entonces se despliega la siguiente ventana:

Causa cancelación: Campo que permite seleccionar el motivo de la cancelación.

Observaciones: Campo que le permite digitar el motivo de cancelación.

5. Si se requiere programar una nueva cita la cual tiene las mismas características de una cita ya programada,

la opción más sencilla es copiar la cita y pegarla en el horario que se requiera. Para lo anterior de Clic

derecho sobre la cita ya programada y seleccione la opción Copiar, luego vaya al espacio donde se

programará la nueva cita, haga Clic derecho y seleccione la opción Pegar.

6. Para cambiar de horario una cita no es necesario eliminar la cita y programarla de nuevo. La opción más

sencilla es cortar la cita y pegarla en el horario requerido. Para lo anterior de Clic derecho sobre la cita

programada y seleccione la opción Cortar, luego vaya al horario a donde se reprogramará la cita, haga Clic

derecho y seleccione la opción Pegar.

7. Si se desea reservar una cita médica se debe dar Clic en Cita Espera . Al momento de que

se realice la cancelación de una cita se mostrará un mensaje informando que hay una cita en espera y si se

desea asignar en el horario de la cita cancelada o no. La ventana de citas en espera es la siguiente:

________________________________________________________________________________________



60


Código: Campo que permite visualizar el consecutivo de la cita en espera.

Paciente: Campo que permite seleccionar el paciente al que se le asignará la cita en espera.

Especialidad: Campo que permite seleccionar la especialidad de la cita en espera.

Médico: Campo que permite seleccionar el médico con el que se requiere la cita.

Estado Actual: Campo que permite visualizar el estado de la cita en espera: En Espera, Asignada o

Anulada.

Observaciones: Campo que permite digitar la observación de la Cita en Espera



8. Si se presenta el caso en que el paciente solicita una cita, pero no hay disponibilidad, se debe hacer Clic en

Demanda Insatisfecha ubicado en la parte superior de la venta de citas médicas

y aparece la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



61


Especialidad: Campo que permite seleccionar el código de la especialidad para la cual el paciente quería

pedir la cita.

Motivo: Campo que permite seleccionar el motivo por el cual no se pudo asignar la cita, puede ser Físico,

Humano, Financiero o Represamiento

Fecha en que deseaba la cita: Campo que permite digitar la fecha y hora en la que se quería pedir la cita.

Paciente: Campo que permite seleccionar el paciente al cual no se le pudo asignar la cita.



9. Para Actualizar el calendario de citas médicas y ver cómo están los horarios haga Clic en Actualizar

y el sistema automáticamente muestra la disponibilidad de todos los horarios que se hayan

creado recientemente.

Cómo Crear Novedades de Citas

A través de esta opción la aplicación permite verificar las citas médicas. Para ello:


2. Seleccione la opción Novedades de Citas. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

________________________________________________________________________________________



62

En esta ventana se puede filtrar la información por fecha, por médicos, por especialidades, por centros de

atención, pacientes y otras opciones como citas asignadas, canceladas, cumplidas o incumplidas. Para hacer

uso de la opción, debe ingresar los filtros requeridos y luego hacer Clic en el botón Aplicar Filtro

, visualizando el listado de citas. Si desea confirmar una, selecciónela y diríjase

a la parte inferior de la ventana donde está al botón Cumplir Cita , entonces se puede ver que el estado

de la cita cambia a Cumplida. Cancelar Cita le permite al Usuario Cancelar la cita. Imprimir Cita

, le permite imprimir la cita seleccionada.



Cómo Crear Citas en Espera

Esta opción permite crear o consultar los registros de Citas en Espera. Para ello:


2. Seleccione la opción Citas en Espera. A continuación se despliega la siguiente pantalla:

________________________________________________________________________________________



63

Recuerde que puede realizar la búsqueda de una cita en espera específica ingresando el parámetro que

desee encontrar en los campos de búsqueda (Código Paciente, Apellido1, Apellido2, Nombre1, Nombre2,

Médico, Especialidad o Estado) y haciendo Clic en el botón Aplicar Filtro , También

puede eliminar la búsqueda realizada haciendo Clic en el botón Limpiar Filtro y

nuevamente se muestran todos los registros.



________________________________________________________________________________________



64

Ingrese la siguiente información

Código: Campo que permite visualizar el consecutivo de la cita en espera. Este consecutivo lo genera

automáticamente la aplicación.

Paciente: Campo que permite seleccionar el documento del paciente el cual requiere la cita.

Especialidad: Campo que permite seleccionar la especialidad.

Medico: Campo que permite seleccionar el medico asociado a la especialidad solicitada por el paciente.

Estado Actual: Campo que permite visualizar el estado de la cita: Espera, Asignada o Anulada.

Observaciones: Campo que permite digitar la observación de la cita en espera.



________________________________________________________________________________________



65

MANEJO DE INFORMES (SALIDAS)

Como Generar y Visualizar los Informes de Citas Médicas

Los informes de Citas Médicas le permitirán contar con reportes de soporte para posteriores análisis. Para ello:

1. Ingrese al menú Informes

2. A continuación se despliegan las opciones de los informes correspondientes:

Al ingresar a cada uno de ellos encontrará los filtros con los que se genera el informe. Ingréselos y haga Clic

en el botón Generar Reporte : Ej.: Véase: Cómo Generar y Visualizar el Informe de Planilla

de Citas.

Descripción de los Reportes del Sistema

Como Generar y Visualizar el Informe de Planilla de Citas Este informe permite visualizar mediante un listado, la programación de las citas, según la información

registrada respecto a fechas, médicos, especialidades y centros de atención. Este informe sirve para pasar a los

médicos la planilla de las citas que se atenderá en la fecha estipulada.

________________________________________________________________________________________



66


Médicos: Permite seleccionar los médicos a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Especialidades: Permite seleccionar las especialidades a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Centros: Permite seleccionar los centros de atención a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Otros: Permite seleccionar si se desea tener en cuenta las citas asignadas y/o sin asignar.

Como Generar y Visualizar el Informe de Listado de Citas Este informe permite visualizar la información de las citas respecto a las fechas, los médicos, las especialidades,

los centros de atención, los pacientes, Consultorios, Contratos, los estados de las citas, sus tipos y estilos.


Médicos: Permite seleccionar el rango de médicos a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Especialidades: Permite seleccionar el rango de especialidades a tener en cuenta dentro de la impresión del

reporte.

________________________________________________________________________________________



67

Centros: Permite seleccionar el rango de centros de atención a tener en cuenta dentro de la impresión del

reporte.

Consultorios: Permite seleccionar el rango de consultorios a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Paciente: Permite seleccionar el rango de pacientes a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Contratos: Permite seleccionar el rango de contratos a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Otros: Permite seleccionar otros tipos de filtros como el Estado de la cita, el Estilo de la cita, el Tipo de cita, el

Tipo de Reporte y el Tipo de Asignación de la cita.

Como Generar y Visualizar el Informe de Oportunidad de Cita Este informe permite visualizar un estadístico que arroja la oportunidad de citas, mediante este reporte, se

facilita llevar un control del aprovechamiento por médico(s), especialidad(es) o centros de atención.




reporte.


reporte.

Como Generar y Visualizar el Informe de Censo Poblacional Este informe permite visualizar por medio de un rango de un periodo, un informe según el estado de la cita y

del tipo de paciente tomando como base un rango de edades.

________________________________________________________________________________________



68


Rango de Edades: Permite seleccionar diferentes rangos de edades de los pacientes a tener en cuenta en el

reporte. Se puede agregar nuevos rangos dando Clic sobre Agregar o eliminar rangos dando

Clic en Eliminar .

Otros: Permite seleccionar otros tipos de filtros como el Tipo de Paciente y el Estado de la Cita.

Como Generar y Visualizar el Informe de Auditoría Citas Este informe permite visualizar en un rango específico de fechas de una manera detallada o resumida la cantidad

de citas asignadas por usuarios.



________________________________________________________________________________________



69


reporte.


reporte.

Usuarios: Permite seleccionar el rango de usuarios a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Como Generar y Visualizar el Informe de Indicadores de Morbilidad Este informe permite visualizar en un rango específico de fechas de una manera detallada por historia clínica,

Tipo de ingreso, consulta externa (egreso o generación de RIPS), la información de morbilidad de la institución

teniendo como posibilidad adicionar filtrar la información por las diferentes causas de ingreso, rangos de edades

previamente establecidos o agregar rangos de edades, adicionar un criterio de Código de diagnósticos más

importantes en la institución.

Periodo: Campos que permite seleccionar un rango de fechas.

Ingreso Por: Permite seleccionar el tipo de ingreso a tener en cuenta para generar los indicadores de morbilidad.

Consulta Externa: Permite seleccionar el tipo de consulta externa a tener en cuenta para generar los indicadores

de morbilidad: Historia Clínica, Egresos o Captura de RIPS.


reporte.

Causa de Ingreso: Permite seleccionar las causas de ingreso a tener en cuenta para la generación de los

indicadores de morbilidad.

Rango de Edades: Permite seleccionar diferentes rangos de edades de los pacientes a tener en cuenta en el

reporte. Se puede agregar nuevos rangos dando Clic sobre Agregar o eliminar rangos dando

Clic en Remover .

Cantidad de Diagnósticos: Permite digitar la cantidad de diagnósticos a visualizar en el reporte.

Como Generar y Visualizar el Informe de Citas Médicas en Espera Este informe permite visualizar por especialidad y médicos la cantidad de citas, los días, y la fecha de asignación

de la cita que tiene un paciente en espera.

________________________________________________________________________________________



70




reporte.


Otros: Permite seleccionar otros tipos de filtros como el estado de la cita: en espera y/o asignada.

Como Generar y Visualizar el Informe de Estadístico de Citas Este informe permite visualizar diferentes tipos de reportes de estadísticos como los son: Citas por proceso

distribuidas por empresa/fuerza, Citas por especialidad distribuidas por empresa/fuerza, Indicador de

oportunidad de cita, Indicador de gestión por especialidad o Periodicidad de citas.

________________________________________________________________________________________



71

Tipo Reporte: Permite seleccionar los siguientes tipos de reportes: Citas por proceso distribuidas por

empresa/fuerza, Citas por especialidad distribuidas por empresa/fuerza, Indicador de oportunidad de cita,

Indicador de gestión por especialidad o Periodicidad de citas.




reporte.

Actividades: Permite seleccionar un rango de actividades.

Tipo Consulta: Para seleccionar los tipos de consulta: Externa, Especializada, Tratamiento.

Consultorios: Permite seleccionar el rango de consultorios a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.


Empresa / Fuerza: Permite seleccionar el rango de empresas o fuerzas a tener en cuenta dentro de la impresión

del reporte.

Usuarios: Permite seleccionar el rango de usuarios a tener en cuenta dentro de la impresión del reporte.

Área Servicio: Permite seleccionar el rango de áreas de servicio a tener en cuenta dentro de la impresión del

reporte.

Centros de Atención: Permite seleccionar el rango de centros de atención a tener en cuenta dentro de la

impresión del reporte.

Otros: Permite seleccionar otros tipos de filtros como lo son el estado de la cita, el estilo de la cita, el tipo de

cita o el tipo de reporte.

Agrupar: Permite seleccionar el tipo de agrupamiento dentro del reporte: Por Empresa, Entidad Prestadora o

Ninguno.

Como Generar y Visualizar el Informe de Citas Tratamiento Este informe permite visualizar el listado de citas de tipo tratamiento que se asignaron.




reporte.


Estado: Permite filtrar el estado de las citas a mostrar en el reporte.

________________________________________________________________________________________



72

Como Generar y Visualizar el Informe de Demanda Insatisfecha Este informe permite visualizar el listado de citas que no se asignaron.



reporte.

RECUERDE...

Los filtros pueden ser diferentes según el tipo de reporte seleccionado. Por ello la información solicitada puede

variar según lo configurado en cada solicitud.

Tenga en cuenta que todos los informes generados tendrán Opciones de Salida, las cuales son opciones que

permiten seleccionar cómo se desea obtener el reporte visualizado, impreso o exportado a un archivo plano.

Dentro de estas opciones encontramos:

• Visualizar : Opción que nos permite ver el reporte completo en una ventana aparte.

• Imprimir : Permite imprimir el reporte en un documento físico.

• Exportar : Permite exportar el reporte generado a PDF, XLS, XLSX, TXT y PLN archivo plano

por columnas.

________________________________________________________________________________________



73

Cómo Generar y Visualizar los Reportes Generados Esta opción permite visualizar los diferentes reportes generados. Para que estos se encuentren en las opciones

de este menú, deben haber sido previamente creados en la opción Generador de Reportes del Módulo

Generales. Véase Cómo Generar Un Reporte en el Manual Generales.

Para generar el reporte seleccione el registro e ingrese la información en los campos correspondientes y haga

Clic al botón Imprimir

Se genera la siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



74

Para seleccionar el destino del reporte por pantalla haga Clic en Vista Previa , para genera

una salida por impresora, haga Clic en Impresora o para exportar haga Clic en Exportar

seleccionando previamente el formato deseado.

Cómo Generar y Visualizar los Indicadores Generados Esta opción permite visualizar los diferentes indicadores generados. Para que estos se encuentren en las

opciones de este menú, deben haber sido previamente creados en la opción Indicadores del Módulo Gestión

Gerencial. Véase Cómo Generar Un Indicador en el Manual de Gestión Gerencial.

Generación Tableros de control Esta opción permite generar los Tableros del control para el módulo de Citas Medicas. Véase Manual de

Tableros de Control.

________________________________________________________________________________________



75

OPERACIONES NO RUTINARIAS

Cómo Parametrizar el Módulo de Citas Médicas

Esta opción permite configurar los parámetros iniciales del módulo, con lo que se llevará a cabo los procesos

de Citas Médicas. Para ello:

1. Ingrese al menú Utilidades

2. Seleccione la opción Parámetros. A continuación se despliega la siguiente ventana:

PESTAÑA GENERALES


Laborar Sábados: Campo que permite marcar si se permiten dar citas los sábados.

Laborar Domingos: Campo que permite marcar si se permiten dar citas los domingos.

Laborar Festivos: Campo que permite marcar si se permiten dar citas los festivos.

Solicitar Factura: Campo que permite marcar si la aplicación solicitara una factura del paciente al

momento de asignar una cita.

Citas a Pacientes Inexistentes: Campo que permite marcar si esta opción le permitirá dar una cita a

pacientes no creados en el sistema.

Protocolo de Medicamentos: Campo que permite marcar si la aplicación manejara el protocolo de

medicamentos de las actividades.

Periodo Para Cancelar Cita: Se parametriza las horas de anterioridad para dar una cita por cancelada.

Formato 24 Horas: Al marcar esta opción la aplicación maneja el formato de hora militar en la asignación

de turnos médicos y de actividades.

Citas Continuas: Al marcar esta opción la aplicación solo permitirá asignar citas continuas.

________________________________________________________________________________________



76

Usuario Internet: Campo que permite marcar los usuarios autorizados a trabajar por conexión remota.

Hora laboral: Al marcar esta opción la aplicación define una hora inicial y final de atención que

incluye el control de la generación de los turnos.

ACTUALIZAR ESTADO DE CITAS ASIGNADAS A INCUMPLIDAS

Días para dar cumplimiento a una cita: Campo que permite digitar el número de días para que después

de la fecha de la cita, el sistema automáticamente le cambie el estado de cita de asignada a incumplida.

Se cambió el estado de citas asignadas a incumplidas hasta el: Campo que permite visualizar la fecha

en la que el sistema realizó el último cambio de estado de citas asignadas a incumplidas.

MENSAJES DE CITA MÉDICA

Mensajes 1, 2 y 3: Campos que permiten digitar los mensajes que se mostrarán en la impresión de todas

las citas. Se pueden asignar hasta tres mensajes diferentes.

HORARIO LABORAL

Hora Inicial: Campo que permite digitar la hora en la que comienza el horario laboral.

Hora Final: Campo que permite digitar la hora en la que finaliza el horario laboral.

MENSAJE DE PAGOS PENDIENTES O MULTAS

Mensaje: Campo que permite digitar el mensaje institucional para las multas y pagos pendientes.

PESTAÑA CONTROL DE CITAS

En esta pestaña se realiza la parametrización del control de citas de forma general o por especialidad.

Realizar Control de Citas: Campo que permite seleccionar si se va a realizar el control de citas de forma

General o PorEspecialidad. Para el control de citas de tipo general solo es posible agregar un registro de

control.

Incluir Validación de Actividad: Campo que permite seleccionar si para el control de citas se tiene o no

en cuenta el parámetro Control Citas ubicado dentro de las actividades.

Para agregar un registro de control de citas debe hacer Clic en el botón Agregar , entonces aparece la

siguiente ventana:

________________________________________________________________________________________



77


Especialidad: Campo que permite seleccionar la especialidad a la cual se le va a parametrizar el control de

citas. Este campo solo se habilita cuando el campo Realizar Control de Citas esta parametrizado como

PorEspecialidad.

Citas Mensuales: Campo que permite seleccionar si se va a realizar un control de citas mensuales.

Citas Diarias: Campo que permite seleccionar si se va a realizar un control de citas diaria.

Intervalo de días: Campo que permite seleccionar si se va a realizar un control sobre el intervalo entre las

citas.

Número de Citas Mensuales: Campo que permite digitar la cantidad máxima de citas que se pueden

asignar mensualmente. Se habilita cuando el campo Citas Mensuales está en Si.

Número de Citas Diarias: Campo que permite digitar la cantidad máxima de citas que se pueden asignar

diariamente. Se habilita cuando el campo Citas Diarias está en Si.

Número de Días entre Citas: Campo que permite digitar el número de días mínimo entre las citas

solicitadas y asignadas al paciente. Se habilita cuando el campo Intervalo de Días está en Si.



Se puede modificar un control de citas dando Clic sobre Modificar o eliminar un control de citas dando

Clic sobre Eliminar .

PESTAÑA CONSECUTIVOS

Esta ventana permite visualizar el número de consecutivo en el que se encuentra cada documento que se

genera en el módulo. La ventana es la siguiente:

________________________________________________________________________________________



78

Código: Campo que permite visualizar el código del consecutivo.

Nombre: Campo que permite visualizar el nombre del consecutivo.

En Uso: Campo que permite visualizar los consecutivos en uso.

Numero: Campo que permite visualizar el número del consecutivo.



Como Realizar el Control de Unidades

Esta opción permite realizar la verificación del estado de los consultorio o unidades de atención de una

institución permitiendo identificar por colores el estado y disponibilidad de los consultorios.

1. Ingrese al menú Utilidades

2. Seleccione la opción Control de unidades. A continuación se despliega la siguiente ventana:

Esta opción es un campo calendario para seleccionar la fecha en la que se desea verificar la disponibilidad,

CONSULTORIOS – UNIDADES

Agrupados por sedes, en donde se establece consultorio sin agenda, disponible, completa o sin

disponibilidad, parcial y un campo para seleccionar el consultorio.

CONSULTAR

Hora Inicial y Final: Campos que permiten seleccionar un rango de horario a verificar la disponibilidad.

Para consultar selecciones los días y horario que se desea consultar y de Clic sobre Consultar

.

Al seleccionar alguno de los consultorios se muestran un registro de citas asignadas en dicho consultorio.

________________________________________________________________________________________



79

APÉNDICE A. - MENSAJES DE ADVERTENCIA

A continuación se muestra la TABLA DE LOS MENSAJES DE ADVERTENCIA más frecuentes que se

pueden presentar en el manejo de los Módulos.

MENSAJE DE

ADVERTENCIA DESCRIPCIÓN SOLUCIÓN

El Campo X Debe Tener Un

Valor

Ocurre cuando al realizar el ingreso de

información, se deja un campo que es

obligatorio en blanco.

La X corresponderá al nombre de la

opción en donde aparece este mensaje.

El sistema automáticamente, se

encuentra diseñado para que

cuando ello ocurra no se pueda

proseguir con la operación hasta

que se complete la información

faltante. Ingrese la información

solicitada en el campo señalado.

Invalid Value

Ocurre cuando al realizar el ingreso de

información, se ingresan datos que no

existen o no han sido creados, como

por ejemplo códigos cuentas, número

de documento, entre otros.

Borre y digite nuevamente el dato

que desea ingresar, teniendo

cuidado de ingresar el dato

correcto.

No Existen Registros Para Los

Rangos Especificados

Ocurre cuando en algún rango de

selección se selecciona el límite

inferior y superior pero no existen

datos dentro del rango indicado.

Redefina nuevamente el rango

indicado ampliándolo o

desplazándolo.

El Valor Suministrado No Es

Correcto, No Existe o Se

Encuentra Inactivo En El

Repositorio De Datos

Ocurre cuando en el campo de alguna

pantalla se digitan o cónsula

información que no corresponde a

campo seleccionado.

Debe digitar la información

correspondiente al contenido del

campo.

DEBE SELECCIONAR UN

REPORTE

Ocurre en la opción Reportes

Generado, al dar Clic en el botón

imprimir sin haber primero cargado un

informe con la ayuda de la opción

Generar Reportes.

Genere un Reporte primero y

posteriormente este se cargara en la

ventana Reportes Generados,

selecciónelo y haga Clic en

Imprimir.

________________________________________________________________________________________



80

APÉNDICE B. – GLOSARIO DE TÉRMINOS

ADICIONAL: persona que no pertenece a la fuerza laboral pero que pertenece al régimen contributivo porque

un Cotizante hace los respectivos aportes al sistema.

AFILIADOS AL SISTEMA: Todo colombiano participa en su condición de afiliado al régimen contributivo a

subsidiado, y otros en forma temporal en calidad de vinculados.

BENEFICIARIO: Es la familia del trabajador.

COTIZANTE: Es el trabajador con capacidad de pago.

PACIENTE: Es quién se afilia a una aseguradora (Empresa Promotora de Salud - EPS o Administradora del

Régimen Subsidiado - ARS),mediante un pago (una cotización, un aporte proporcional a sus ingresos o un

subsidio público), que le hace acreedor (Cotizante / cabeza de familia y a sus beneficiarios) a un plan de

beneficios (Plan obligatorio de Salud - POS).

PLANES DE ATENCIÓN: Son todos los planes por medio de los cuales pueden ser atendidos los pacientes en

las (IPS) y pueden ser Plan Obligatorio de Salud (POS), POS-S, planes complementarios, seguro obligatorio de

accidentes de tránsitos (SOAT) eventos catastróficos (ECAT), accidentes de trabajo y PAB.

PLANES DE BENEFICIO: Son los que amarran el plan de atención con los contratos.

RÉGIMEN SUBSIDIADO: Es la forma que tienen las personas de escasos recursos de acceder a los servicios

de salud en forma equitativa.

RÉGIMEN CONTRIBUTIVO: Es otra forma que creó la Ley 100 de acercar al Sistema de Salud al cual

pertenecen las personas con capacidad de pago con sus respectivas familias, todas las personas que conforman

la fuerza laboral del país. Se clasifican por los siguientes estratos.

RÉGIMEN SUBSIDIADO: es el régimen a través del cual se acercan al sistema las personas que tienen parcial

capacidad de pago o que no tienen capacidad. Se clasifica de acuerdo a los siguientes estratos.

REGISTRO: Es una línea de información digitada al sistema y que cuenta con varios ítems. Por ejemplo, en un

solo registro pueden ir los ítems de la cuenta, el valor, el centro de costo.

SGSSS: El Sistema General de Seguridad Social en Salud tiene como objetivo regular el servicio público

esencial de salud y crear condiciones de acceso en toda la población al servicio en todos los niveles de atención.

El cual ampara al trabajador y su familia con el plan obligatorio de salud contemplado en la ley 100/93 y los

decretos reglamentarios.

TERCEROS: Son aquellas personas con quienes la empresa mantiene alguna relación comercial. Por ejemplo

los proveedores, empleados, clientes, etc.

VINCULADOS: Son las personas que hasta el momento no pertenecen ni al régimen contributivo, ni al

subsidiado de seguridad social en salud aun siendo sujetos a la Ley 100. Si estas personas tienen capacidad de

pago se les cobra como un particular, es decir el 100% de la cuenta. Pero si no tienen capacidad de pago se le

aplica el régimen del subsidiado.

________________________________________________________________________________________



81

APÉNDICE C. – BARRAS DE AYUDA

BARRAS DE AYUDA: El sistema cuenta en la parte superior de las pantallas con los siguientes iconos que le

ayudan a administrar la salida de opciones o al ingreso y salida de los módulos:

ICONO NOMBRE FUNCIÓN

INICIO

Permite posicionar la pantalla izquierda en el

menú de inicio en donde se configuran las

opciones de acceso directo.

MÓDULOS

Permite seleccionar los módulos a los cuales se

ingresara. Pueden ser Administrativos u

Operativos.

UTILIDADES

Permite el Ingreso directo a las utilidades de:

Cambiar Contraseña, Desbloquear Usuarios y

Desbloquear documentos..

APARIENCIA Permite seleccionar el fondo de la pantalla que

se quiera para la aplicación..

HERRAMIENTAS Permite abrir las herramientas de Windows de

calculadora, Bloc de Notas y Calendario.

CAMBIAR CONTRASEÑA

Permite abrir la opción de cambiar contraseña

del usuario de Dinámica.

CERRAR SESIÓN

Permite salir de la sesión de Dinámica, en la que

se está trabajando.

SALIR Permite salir de la aplicación.

CERRAR

OPCIONES

Permite cerrar opciones abiertas sin tener que

estar ubicado en la opción.

Permite visualizar las opciones de: Cambiar

Contraseña, Desbloquear Documentos,

desbloquear Usuarios y Acerca de.


ADICIONAR

REGISTRO

Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite capturar los datos

para crear un nuevo registro del ítem en el cual se encuentra trabajando.

MODIFICAR Permite modificar el registro en el cual se encuentra trabajando, ofreciendo

la alternativa de volver a almacenarlo con los nuevos datos ingresados.

________________________________________________________________________________________



82


GRABAR Almacena los datos ingresados (registro) en la pantalla de trabajo.

DESHACER Permite retroceder en la captura de la información deshaciendo el registro

creado recientemente.

CONSULTAR Despliega una tabla en donde se pueden ubicar y visualizar fácilmente los

registros creados.

ELIMINAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.

IMPRIMIR Permite imprimir el registro ya creado en el aplicativo.

CERRAR Permite salir de la pantalla de trabajo.

MINIMIZAR Permite minimizar la cinta superior de la aplicación

ACERCA DE

Permite visualizar la lista de los módulos con la información de la Versión,

el Upgrade y el parche que está en ejecución.


ADICIONAR

REGISTRO

Si se selecciona, se despliega una pantalla que permite

capturar los datos para crear un nuevo registro del ítem en el

cual se encuentra trabajando.

MODIFICAR

Permite modificar el registro en el cual se encuentra

trabajando, ofreciendo la alternativa de volver a almacenarlo

con los nuevos datos ingresados.

ELIMINAR O

ANULAR Permite eliminar el registro u opción seleccionada.


APLICAR Permite aplicar la búsqueda de la información digitada

BUSCAR

Despliega la opción para buscar los 10, 100, 1000 o 5000

registros.

LIMPIAR

Permite limpiar la pantalla en donde se realiza la búsqueda,

para realizar una nueva búsqueda de información.

CUADRICULA

Permite desplegar opciones que ofrecen herramientas para la

visualización de la información.

VISTA PREVIA

Permite visualizar en una pantalla los registros visualizados

en la búsqueda realizada, para imprimirlos, exportarlo..

________________________________________________________________________________________



83


EXPORTAR

Permite exportar la información visualizada a formatos exel

o a formatos avanzados de forma personalizada.

CALCULADORA

Permite consultar la calculadora del sistema operativo para

hacer operaciones matemáticas.

GRABAR

Permite confirmar que se quiere almacena los datos

ingresados (registro) en la pantalla de trabajo cuando se esta

creando un nuevo registro.

GRABAR -CERRAR

Permite confirmar que se quiere almacena los datos

ingresados (registro) en la pantalla de trabajo cuando se esta

creando un nuevo registro y a su vez cerrar la pantalla de

creación.

DESHACER Permite retroceder en la captura de la información

deshaciendo el registro creado recientemente.

BARRA DE HERRAMIENTAS REPORTES: En la visualización de los Informes y/o Reportes, el sistema

cuenta en la parte superior de la pantalla, con los siguientes íconos que le ayudan con la impresión y exportación

de la información solicitada:

VISTA PREVIA

ÍCONO NOMBRE FUNCIÓN

BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.

CONFIGURACIÓN

DE PAGINA Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las márgenes.

ESCALA Ajusta la escala en la que se visualiza el informe.

HERRAMIENTA

DE MANO

Permite el movimiento dentro del informe, hacia el sentido que el

usuario indica con el mouse.

LUPA

Permite Alejar y Acercar la vista del Reporte. Con un Clic Aleja y con

otro Acerca.

ALEJAR

Permite Alejar la vista del documento y permite ver un espacio mayor

de la página, en tamaño reducido.

AMPLIACIÓN

Permite seleccionar el porcentaje al cual se desea ver el documento

consultado.

ACERCAR

Acerca la vista del documento para ver el contenido en un tamaño más

grande.

SIGUIENTE

PAGINA Muestra la página siguiente del informe.

ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.

________________________________________________________________________________________



84

PAGINA

ANTERIOR Muestra la página anterior del informe.

PRIMERA

PAGINA Muestra la primera página del informe.

MÚLTIPLES

PAGINAS Permite ver en pantalla el número de páginas que se seleccione.

COLOR Permite cambiar el color del fondo del informe.

FILIGRANA Permite fijar un nombre o texto en el papel en el que está el informe.

PANTALLA

COMPLETA Ver el informe en una pantalla independiente.

IMPRIMIR Permite imprimir el informe ya creado en el aplicativo.

EXPORTAR Exporta el informe a un archivo PDF, XLS o TXT.

ABRIR Permite abrir un informe ya creado.

GUARDAR

Almacena los el informe generado en el directorio que el usuario escoja.

IMPRIMIR

Permite seleccionar una impresora para enviar el documento a una

impresora determinada.

IMPRESIÓN

RÁPIDA

Permite enviar la impresión a la impresora que se tenga configurada

como determinada, sin escoger la impresora.

EXPORTAR

DOCUMENTO

Permite realizar la exportación de la información a los formatos de PDF,

HTML, MHT, RTF, XLS, XLSX, CSV, DOCUMENTO DE TEXTO Ó

DOCUMENTO DE IMAGEN.

ENVIAR Envía el informe generado vía E-Mail.



ABRIR Permite Abrir un reporte con extencion .prnx

GUARDAR Permite guardar la información consultada en un archivo .prnx

BUSCAR Permite buscar una palabra dentro del informe.

CONFIGURACIÓN

DE PAGINA

Permite configurar el tamaño de la hoja, su orientación y las

márgenes.

SIGUIENTE

PAGINA Muestra la página siguiente del informe.

ULTIMA PAGINA Muestra la última página del informe.

PAGINA

ANTERIOR Muestra la página anterior del informe.

________________________________________________________________________________________



85


PRIMERA

PAGINA Muestra la primera página del informe.

ACERCAR Permite Acercar la vista del Reporte. Con un Clic Aleja y con otro

Acerca.

AMPLIACIÓN Permite seleccionar el porcentaje al cual se desea ver el documento

consultado.

ALEJAR Permite Alejar la vista del documento y permite ver un espacio

mayor de la página, en tamaño reducido.

EXPORTAR

DOCUMENTO Permite exportar a un documento la información consultada.

ENVIAR POR

CORREO

ELECTRÓNICO

Permite enviar por correo electrónico la información que se esta

consultando.

FILIGRANA Permite configurar una marca de agua al documento que se

exportara con la información consultada.

ÍNDICE

A

Actividades, 12

Afiliación, 17

Auditoría, 67

Autorización de Usuarios, 49

B

Barrios, 40

C

Calendario, 56, 81

Cancelación, 29

Cargos, 34

Censo Poblacional, 66

Centros de Atención, 47

Ciclos, 21

Citas, 55

Citas en Espera, 61, 69

Compañías, 38

Confirmación, 10, 11

Consultorios, 31

Control de Citas, 13, 76

D

Demanda Insatisfecha, 71

Departamentos, 40, 41

Dirección, 22

E

Entradas, 7

Especialidad, 27, 33, 49, 50

Estados, 19

Exportar Registros, 10

F

Festivos, 30

Firma Digital, 25

H

Historias Clínicas, 53

I

Imprimir, 10, 11

Indicadores Generados, 74

Informes, 64

IPS, 17

________________________________________________________________________________________



86

M

Médicos, 23, 33

Morbilidad, 68

Municipios, 40

N

Novedades de Citas, 60

O

Ocupaciones, 35

Oportunidad de Cita, 66

P

Pacientes, 14, 17

Parametrizar, 75

Parentescos, 37

PDF, 72

Plan, 80

Planilla, 64

R

Reportes, 72

S

Salidas, 7

T

Teléfono, 23

Tratamiento, 70

Turnos Médicos, 50

U

Ubicación, 22

Unidades, 39

V

Visión General, 7

manual de citas mÉdicas · 2018-04-20 · bogotá d.c. - colombia: av. carrera 45 no. 108 – 27...

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