4.21 CAJA Y BANCOS-CICLO FINANCIERO

Protección del área de caja

4.211 Para evitar el acceso de personas ajenas al manejo de fondos es

indispensable contar con la protección física adecuada de las áreas de caja

recomendándose que éstas sean áreas claramente separadas y delimitadas.

F unciones del cajero

4.212 El objeto de que el cajero no realice funciones de tesorería ni de registro en

los libros de contabilidad, es el de evitar que pudieran influir sobre el registro

en los libros de ingresos o de egresos de caja a fin de encubrir un desfalco.

4.213 Generalmente, a fin de esconder una irregularidad, un cajero debe tener los

medios ya sea para omitir o hacer omitir en los libros ambas partes de una

operación de caja, o tiene que estar en posición de hacer o lograr que se

hagan asientos en los libros principalmente que compensen el importe de la

irregularidad.

Fondos fijos de caja

4.214 El sistema de fondos de caja para pagos menores deben establecerse en

una cantidad fija simplificando así el controlar el fondo para este tipo de

pagos, al fijar la cantidad total de la cual su depositario siempre será

responsable. El que se logre o no este propósito depende totalmente del

modo en que se opere el fondo. Uno de los requisitos esenciales para el

buen funcionamiento del sistema de fondo fijo, es el de que sólo se

reembolse el fondo mediante la presentación de los comprobantes

debidamente autorizados que hayan sido pagados del fondo y por el importe

total de los mismos.

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Arqueos sorpresivos

4.215 A fin de descubrir hasta donde sea posible prácticas indeseables, el fondo fijo

debe estar sujeto a comprobación por el contador de la compañía o por los

auditores internos a base de arqueos sorpresivos y nunca debe ser arqueado

por el responsable del fondo ni por las personas que autorizan pagos a

través del fondo fijo. Por lo tanto, los procedimientos que obliguen al cajero a

efectuar cortes de caja diariamente al fondo fijo, no deben considerarse como

arqueo del fondo fijo en el sentido en que se usa comúnmente en el lenguaje

interno de la compañía.

Personal afianzado

4.216 El propósito principal de afianzar al personal que maneja fondos, es el

asegurarse contra pérdidas por irregularidades. Indirectamente, sin embargo,

el afianzamiento del personal puede estimular una observancia más estrecha

de los procedimientos apropiados si los empleados tienen conocimiento del

hecho de que están afianzados y, por consiguiente, se dan cuenta cabal de

las consecuencias que pueden derivarse de los malos manejos o de

acciones impropias.

4.217 La fianza no debe limitarse al personal que maneja fondos sino también a los

demás empleados y principales funcionarios. Desde el punto de vista

psicológico de los empleados que están afianzados, la cantidad de la fianza

es relativamente poco importante, pero desde el punto de vista de la

recuperación del seguro es importante que la cantidad de la fianza sea

adecuada en relación con la posición del funcionario o empleado afianzado.

4.218 El hecho de que los empleados estén afianzados no es una excusa para no

tener la adecuada comprobación interna de la contabilidad. A fin de lograr la

indemnización, la compañía tiene que descubrir la pérdida y generalmente

poderla probar. Es posible que no se descubran las irregularidades si no

existe un control adecuado, y aunque esté asegurada la compañía contra

pérdidas, es probable que no se dé cuenta de que sus activos han sido

objeto de malos manejos.

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Límite máximo

4.219 Con el propósito de que los desembolsos mayores se pongan en

conocimiento de funcionarios responsables para su revisión y aprobación

antes de que se efectúen, es deseable establecer una limitación sobre la

cantidad que pueda pagarse del fondo fijo bajo la sola responsabilidad de su

encargado, puesto que puede ser difícil o imposible el recobrar pagos

indebidos. Además el fondo de caja, destinado principalmente para hacer

pagos pequeños, rápida y convenientemente.

Requisitos de los vales y comprobantes

4.220 Para evitar fraudes al cambiar las cantidades originalmente anotadas en los

vales del fondo fijo, después de haberse entregado la cantidad correcta a la

persona que preparó el vale en primera instancia, los vales provisionales de

caja deben prepararse con tinta y las cantidades deben escribirse con letra y

anotarse en números, de modo que una alteración pueda notarse por

cualquier persona que revise dichos comprobantes.

4.221 Debe ejercerse una diligencia especial cuando el vale lo prepara la persona

que obtendrá el reembolso y no se acompaña de una factura del proveedor u

otro documento que corrobore el importe del pago independientemente del

vale de caja chica.

4.222 Para no descapitalizar el fondo y con el fin de que se de un uso oportuno y

efectivo del dinero, es conveniente establecer un plazo máximo para la

comprobación definitiva de los vales provisionales, el cual, una vez cumplido,

se descontará el importe correspondiente al empleado que efectivamente

recibió el dinero.

Autorización por jefes departamentales

4.223 Los vales y comprobantes del fondo fijo deben estar invariablemente

autorizados por jefes departamentales y en ningún caso se deberá permitir

que autorice pagos la persona responsable del fondo. Con esta medida se

evita que el encargado del fondo haga un uso inadecuado del efectivo y por

otra parte auxilia en un mejor control de los gastos departamentales.

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Autorización para anticipos a empleados y cambios de cheques

4.224 En toda compañía los anticipos para gastos de viaje o de sueldos, deberán

hacerse a través de cheque y controlarlos en una cuenta por cobrar, por otra

parte, en ningún caso es conveniente efectuar cambios de cheques de

clientes y empleados ya que en ambos casos se pierde la finalidad para la

cual fue creado el fondo fijo, así mismo y sólo en aquellos casos especiales

en que se haga necesario serán autorizados por un funcionario designado

por la administración.

Reembolso del fondo fijo

4.225 Es conveniente que la cantidad asignada como fondo fijo sea adecuada, es

decir no deberá ser un importe mayor al normalmente necesario para operar

el fondo y así evitar que el encargado pueda manipular el exceso

correspondiente. Por el contrario, si la cantidad es menor a las necesidades

de efectivo da como consecuencia que los reembolsos ocurran con mayor

frecuencia a la deseable.

4.226 Antes de efectuar el reembolso, los comprobantes del fondo fijo deben ser

revisados por un empleado distinto al responsable del fondo y que no esté

autorizado para aprobar vales de caja. Finalmente, los comprobantes del

fondo fijo que se presenten; para reembolsar deben ir anexos al cheque y

posteriormente ser cancelados por un empleado que no tenga conexión o

control sobre la preparación del cheque o sobre la revisión de los

comprobantes, para así evitar que vuelvan a ser usados.

4.227 Como verificación de que los comprobantes fueron cancelados en su

totalidad, la persona que firma el cheque por segunda ocasión deberá

comprobarlos de nueva cuenta.

4.228 El cheque de reembolso deberá hacerse a nombre del cajero y nunca al

portador, ya que el hacerlo de esta forma provoca que cualquier empleado

pueda apropiarse del efectivo sin poder responsabilizar plenamente al

custodio del fondo.

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Aplicación

4.229 En forma selectiva, auditoría interna o un empleado responsable de la

contabilidad, deberá revisar la aplicación contable de los comprobantes que

se reembolsen, esto tiene como finalidad entre otras evitar que exista un

inadecuado registro contable.

Ingresos recibidos directamente por el cajero

4.230 Para lograr una segregación efectiva entre las funciones de recepción del

efectivo por parte del cajero y su adecuado control y con el fin de evitar la

posibilidad de malversar el efectivo recibido y encubrir la irregularidad,

deberán utilizarse formas prenumeradas de ingresos recibido por el cajero.

4.231 El uso de estas formas establece además un control posterior para

comprobar la oportunidad y cantidad de dinero depositado y contabilizado.

Valores recibidos por correo

4.232 La preparación de una lista prenumerada de los ingresos recibidos por correo

debe delegarse a los empleados encargados de abrir la correspondencia

asegurándose de que se listen todos los cobros recibidos; así mismo, estas

personas no deben tener conexión alguna con las operaciones de caja, ya

sea en el libro de caja o en los registros de clientes.

4.233 Los procedimientos deben asegurar una comparación de las partidas

individuales que aparecen en la lista con los ingresos registrados en el libro

de caja y con las partidas relacionadas en la fecha del depósito. Esta

comparación debe hacerse preferentemente por un empleado del

departamento de contabilidad y en todo caso por un empleado que no tenga

conexión con las operaciones de caja.

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3.234 En una empresa pequeña, donde la división de las funciones está limitada, la

lista de los cobros recibidos, si se usa debidamente, constituye una

importante medida de seguridad, pero en las compañías mayores donde la

división de las funciones puede ser ampliada considerablemente deben ser

introducidos otros procedimientos en el sistema de control interno de

contabilidad, tales como que la lista de los cobros recibidos por correo debe

ser prenumerada, que los valores recibidos deben entregarse directamente a

la caja y debe ser firmada en el original por el cajero como evidencia de

haber recibido los valores listados, que este original se entregará a

contabilidad para su registro y archivo, etc.

Cobranza hecha por cobradores

4.235 Con la finalidad de tener una seguridad de que todos los cobros a clientes

efectuados a través de cobradores sean reportados y depositados

oportunamente deben existir procedimientos que permitan una satisfactoria

segregación de funciones, esto es, las relaciones de cobranza serán

prenumeradas y su preparación será hecha por el departamento de crédito y

cobranzas.

Endoso de cheques

4.236 Prescindiendo de aquellos otros controles que puedan establecerse sobre los

cheques recibidos, se puede obtener un verdadero resguardo adicional

mediante la colocación de un endoso restrictivo o bien cruzar los cheques tan

pronto como se reciben. Tal endoso indicaría que el cheque puede ser

depositado solamente en la cuentas de la compañía. Este procedimiento

hace más difícil que alguna persona pueda negociar el cheque en caso de

que las circunstancias permitan su malversación.

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Cheques post-fechados

4.237 Algunas compañías reciben cheques post-fechados de sus clientes.

Ocasionalmente, estos cheques permanecen en poder de otra persona que

no es el cajero, y son enviados a él para depositarlos en la fecha indicada.

Como una medida de seguridad contra el uso irregular de estos cheques,

éstos nunca deben ser entregados a la custodia de un empleado que tenga

autoridad para originar asientos acreditando las cuentas por cobrar de los

clientes. Un control sobre estos cheques, o cualquier otro cheque no

depositado inmediatamente, debe llevarse por el departamento de

contabilidad. Dicho control debe estar de tal manera diseñado que permita

depositar oportunamente este tipo de cheques.

Depósito diario de ingresos

4.238 El requisito de que los ingresos de caja se depositen intactos en el banco

diariamente tiene por objeto el evitar que los empleados usen el efectivo

temporalmente para fines no autorizados y sustituyan cheques cobrados y no

registrados por cobros en efectivo que han sido debidamente registrados en

los auxiliares. Si la compañía ha adoptado el procedimiento de listas todas

las remesas recibidas, ha provisto de tal modo un medio para determinar que

todos los cobros son depositados.

4.239 Frecuentemente, los cobros en efectivo no se depositan intactos por la razón

de que el dinero se requiere para cambiar cheques de clientes o para pagos

de caja chica. En estos casos debe aumentarse el fondo fijo para gastos

menores a fin de evitar el uso del efectivo cobrado y poder depositar la

totalidad de los cobros diariamente.

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Ficha de depósito sellada por el banco

4.240 El propósito de anexar las fichas de depósito selladas por el banco a la

póliza de ingresos es verificar que los cobros reportados por el cajero como

depositados en el banco están de acuerdo con el depósito efectuado. Esto

no se aplicaría si el cajero estuviese envuelto en una operación de "jineteo",

lo que sería descubierto al efectuarse los procedimientos que se mencionan.

Sin embargo, para que sean eficaces estos procedimientos, deben incluir

ciertos resguardos. O bien la persona que prepara el registro de ingreso de

caja no debe preparar la ficha de depósito, o si lo hace, otro empleado debe

comparar la ficha de depósito detalladamente con los cheques depositados y

sumarla. El empleado que anote en el registro de ingresos no debe llevar el

depósito al banco, ni debe tener acceso al duplicado de la ficha de depósito

después que se ha recibido del banco.

Verificación de despósitos

4.241 Con la finalidad de descubrir malos manejos a través de la omisión u

ocultación de errores en los depósitos, es conveniente que un empleado

independiente al proceso de cobro y registro verifique, una vez depositada la

remesa, la oportunidad e importe de los depósitos mediante el cotejo de la

ficha de depósito sellada por el banco, con la documentación soporte de

dichos ingresos, comprobando que ésta se utilice en estricto orden numérico.

Personas autorizadas para firmar cheques

4.242 Las personas autorizadas para firmar cheques no deben ejecutar funciones

de caja o de registro contable ni deben tener acceso a las mismas para no

propiciar la posibilidad de encubrir alguna irregularidad a través de la firma de

un cheque fraudulento.

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Firmas mancomunadas

4.243 Para tener un control satisfactorio sobre el manejo de los fondos bancarios

propiedad de la compañía el consejo de administración deberá autorizar que

invariablemente las personas para firmar cheques lo hagan en forma

mancomunada.

Traspasos entre cuentas bancarias

2.244 Con la finalidad de obtener un control preciso de los traspasos de fondos

entre cuentas bancarias y evitar que sean compensados durante un mismo

período, invariablemente se realizarán tales traspasos a través de la

expedición de cheques con la cual se amparará la salida de efectivo

mediante una forma prenumerada como lo es el cheque.

Límite mínimo en la expedición de cheques

2.245 En relación con el límite máximo establecido para el fondo de caja, es

importante establecer también un límite mínimo para expedir cheques,

proporcionando así un doble control en los desembolsos y un ahorro en el

costo administrativo al evitar la expedición numerosa de cheques por

cantidades poco importantes que puedan cubrirse a través del fondo fijo.

Cheques inutilizados

4.246 Aunque en sí los cheques prenumerados no constituyen una seguridad

contra las irregularidades, pueden en algunas circunstancias ser de cierto

valor, particularmente en compañías pequeñas. En los casos en que los

cheques están prenumerados, la falta de secuencia pudiera indicar el uso de

un cheque no registrado y, por lo tanto, es de desear que se puedan

contabilizar todos los cheques que se han usado. A fin de controlar la

secuencia numérica, estos cheques cancelados deben mutilarse de modo

efectivo y guardarse en orden numérico junto con las demás copias de

cheques expedidos, o engraparse en el talón del cheque no usado.

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4.247 En algunas compañías que usan cheques prenumerados se mantiene

también una existencia de cheques en blanco sin numerar y se usa uno de

los cheques en blanco en lugar de un cheque prenumerado echado a perder,

asignándosele el número de aquél. Esta práctica cancelada virtualmente un

elemento de control que pudiera obtenerse al usar la prenumeración en los

cheques. Los números de los cheques correspondientes a aquéllos

cancelados no deben usarse nuevamente.

Cheques firmados en blanco

4.248 La práctica de firmar cheques en blanco debe desaparecerse en todo caso,

pero en las compañías pequeñas donde el control interno de contabilidad

frecuentemente suele ser incompleto, el peligro de firmar cheques en blanco

se intensifica. El que firma un cheque asume la responsabilidad final de que

el desembolso está correcto, pero al firmar un cheque en blanco no puede

apreciar si lo está y deja la puerta abierta para cualquier irregularidad. En las

ocasiones en que las circunstancias hagan imprescindible la firma de

cheques en blanco para casos de emergencia, los que firman deben tomar

nota de los números de serie y otros medios de identificación de los cheques

que firman en blanco y tan pronto les sea posible, satisfacerse de su uso

apropiado mediante el examen de los documentos que justifiquen el pago y

la inspección del estado de cuenta del banco.

Cheques al portador

4.249 Los cheques girados al portador o a la vista pueden ser cambiados sin

endosarse, por lo que la compañía se priva de su medio legal contra el banco

si tales cheques se cambian por personas no autorizadas. Frecuentemente

se emiten cheques al portador o a la vista para obtener fondos para pagar las

nóminas o reembolsar el fondo fijo, pero aún en estos casos, no hay razón

para que los cheques no se hagan a nombre del empleado autorizado para

cambiar dichos cheques.

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Cheques en blanco

4.250 Los cheques por usarse deben ser guardados y controlados cuidadosamente

puesto que generalmente tienen impreso el nombre de la compañía y

pudieran llenarse por personas no autorizadas, haciéndolos efectivos con

poca dificultad. Este peligro es mayor aún en los caso de cheques de

nómina que se usan en grandes cantidades y generalmente se giran por

cantidades pequeñas.

4.251 Debe tenerse siempre en cuenta, además, que la mayoría de las compañías

usan muchos papeles y modelos que correctamente llenados y aprobados

representan un pasivo o pérdida potencial. Aunque es deseable tomar las

precauciones necesarias para la custodia y entrega de dichos modelos, los

resguardos más importantes y esenciales deben estar en los procedimientos

para el control físico de los cheques en blanco.

Cheques devueltos

4.252 La devolución de cheques depositados en el banco pueden indicar una

posible irregularidad. Si el cajero, por ejemplo, ha estado sustrayendo o

manipulando fondos, no le sería difícil ocultar temporalmente una situación

anormal depositando un cheque sin valor para cubrir el faltante. De este

modo, en el momento de un examen, los fondos de caja aparecerían

correctos, ya que el cheque sin valor aparecería en los libros como efectivo

depositado y posiblemente no sería devuelto por el banco hasta dos o tres

días después, o más aún si se gira sobre un banco situado en otra plaza. Si

el cheque se devolviese entonces al cajero, él podría estar en posición de

encubrir esta situación y así continuar la irregularidad.

4.253 Debe, por lo tanto, requerirse que las partidas despositadas y devueltas por

el banco se remitan para su investigación y aclaración a personas que no

tomen parte en los procedimientos regulares de recepción de efectivo.

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Conciliaciones bancarias

4.254 Una conciliación bancaria, hecha de modo eficaz, constituye una auditoría

parcial de los ingresos y desembolsos de efectivo durante el período de la

conciliación y, por consiguiente, ésta no debe hacerse por un empleado que

tome parte en la preparación o anotación de las operaciones de efectivo.

4.255 El empleado que inspecciona los documentos antes de que los cheques se

entreguen para firma, el que firma, o un empleado a quien se haya delegado

la autorización para la emisión del cheque, están todos en situación de iniciar

cheques indebidos y no deberían participar en la preparación de la

conciliación. El conciliar las cuentas bancarias, aún cuando estas sean

hechas por empleados adecuados, no descubrirá necesariamente

desembolso indebidos pero limitará la oportunidad de cometer irregularidades

a los empleados que preparen o aprueben cheques o reciban efectivo,

puesto que no las podrán encubrir manipulando las conciliaciones bancarias.

Recepción de los estados de cuenta bancarios

4.256 El estado de cuenta del banco debe llegar directamente del banco en sobre

cerrado a manos del que prepara la conciliación. Esto proporciona una

seguridad razonable de que nadie que pueda haber cometido una

irregularidad, que puede ser descubierto estuviera en posición de ocultarla

cambiando los asientos o los saldos mostrados en los estados del banco.

Partidas atrasadas o anormales

4.257 Uno de los propósitos esenciales al preparar una conciliación bancaria es el

descubrir partidas que puedan indicar la existencia de irregularidades. La

mera prueba aritmética entre el saldo mostrado por las cuentas de la

compañía y el saldo del banco no es suficiente. Debe hacerse una revisión

cuidadosa de todas las partidas de conciliación y obtenerse una explicación

satisfactoria de las que no sean comunes. La revisión debe hacerla alguien

que no tome parte en los procedimientos usuales de cobros y desembolsos

puesto que tal persona puede ella misma haber cometido una irregularidad y,

por lo tanto, estaría en situación de suprimir cualquier investigación anterior.

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Oportunidad de las conciliaciones bancarias

4.258 El preparar las conciliaciones bancarias en forma mensual y oportuna, es de

gran utilidad para lograr los objetivos señalados en los puntos anteriores,

dado que las partidas de conciliación resultantes serían investigadas y

aclaradas inmediatamente, evitando así el ocultamiento de errores de mala

fe.

4.259 Una forma de lograr este objetivo es manteniendo actualizados los registros

contables y obteniendo oportunamente los estados de cuenta bancarios. En

ocasiones será preciso dar instrucciones al banco para que los estados de

cuenta sean entregados directamente a un empleado de la compañía, el

cual, obviamente, no será el que prepare dichas conciliaciones.

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