manual de ayuda para ingreso de notas en la unidad educativa isaac newton

8/17/2019 Manual de Ayuda Para Ingreso de Notas en La Unidad Educativa Isaac Newton

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MANUAL DE AYUDAPARA INGRESO DE

NOTAS EN LA UNIDAD

EDUCATIVA ISAACNEWTON

Ing. Marco Solórzano1


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Introducción

En estos tiempos cambiantes la tecnología es nuestra mejor

amiga si sabemos cómo aprovecharla por tal motivo el área

informática de esta prestigiosa institución presenta el manual

de auda al docente para el ingreso de notas el ingreso del

comportamiento! lo cual facilitara el trabajo de todos los

docentes a "ue solo deberán generar un archivo plano al

momento de ingresar notas al sistema a partir de los archivo

de E#cel "ue a se utilizan.

Habiitar !acro"

$ara poder dar el correcto uso de estos nuevos archivos de

E#cel debemos en primer lugar habilitar el uso de Macros.

%l momento de abrir por primera vez estos archivos en

nuestras computadoras no aparecerá una barra de color

amarillo dándonos una advertencia! debemos hacer clic en

Habiitar Edición para poder utilizar estos archivos.

&na vez hecho lo anterior nos aparecerá una nuevaadvertencia indicando "ue las Macros se han deshabilitado en

E#cel nos pide permiso para 'abilitar contenido como se

muestra en la siguiente (gura.

Ing. Marco Solórzano)


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* a tendríamos listo nuestro archivo base para la generación

de los formatos en el E#cel.

G#n#rar arc$i%o" d# E&c#

En esta plantilla llenaremos los datos bases "ue

necesitaremos para generar nuestros archivos de notas cabe

indicar "ue mientras no se llenen los datos completos no se

podrá generar el archivo! esto es una seguridad

implementada lo cual garantizara "ue los archivos est+n conIng. Marco Solórzano

,


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los datos completos durante todo el a-o no se podrán

cambiar.

$ara el llenado de estos datos no se deberá escribir

simplemente seleccionar el dato a utilizar en el ejemplo

seleccionamos el curso el cual se despliega una lista con loscursos e#istentes al hacer clip en la fecha de selección "ue

aparece a lado derecho de la celda.

/espu+s de llenar los datos veri(car "ue el curso tenga la

cantidad de alumnos correcta es decir maor a cero hacemos

clip en el botón 0enerar ormato hemos terminado el

proceso de generación de archivo de E#cel.



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3os parecerán dos mensajes indicando "ue el proceso fue

correcto "ue se generó el archivo de E#cel con los datos "ue

seleccionamos es decir el curso! paralelo el nombre de la

materia.

En ambos casos debemos hacer clip en aceptar.



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3otaran "ue en la barra de título aparecerá el nuevo nombre

del archivo generado el cual lo encontraremos en la misma

carpeta donde se encuentra nuestro archivo base.

U"o d# arc$i%o d# nota"

3uestro libro creado constara de varias hojas de cálculo como

se muestra en la (gura5

En los cuales trabajaremos a lo largo de este a-o lectivo5

6enemos 7 hojas $%89I%: cada una representando un parcial.



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) hojas para los formatos ;&IMES68%: los cuales recopilan

información de cada parcial.

1 hoja llamada I3%: con las notas totales de ambos

"uimestres.

Ing. Marco Solórzano<


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1 hoja llamada IM$8IMI8 donde imprimiremos un resumen de

cada parcial para secretaria.

1 hoja llamada ES6%/IS6I9% la cual contendrá información

estadística de las notas ingresadas durante todo el a-o.

Ing. Marco Solórzano=


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Ho'a (arcia

En esta se ingresan la notas de los alumnos durante cada uno

de los parciales en la cual constan 4 parámetros a utilizar los

cuales deberán contener mínimo una notas por parámetro

para poder generar nuestro archivos planos.

%dicionalmente podremos agregar columnas de ser necesario

a cada parámetro de la siguiente manera5

'aga clic derecho en la columna donde deseamos ingresar

otra nos aparece un men> en donde hacemos clic en

Insertar.

.

9omo recomendación general hacer este proceso en las

celdas centrales de los parámetros para evitar la p+rdida de

fórmulas.

&na seguridad e#tra la veras en letras rojas en la partesuperior iz"uierda de esta hoja con un mensaje "ue indica "ue

faltan notas en letras rojas lo cual "uiere decir "ue tenemos

"ue revisar por"ue es posible "ue tengamos alg>n renglón

con errores o en blanco.

Ing. Marco Solórzano?


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G#n#rar # arc$i%o

9uando a tengamos llena completa nuestras actas de

notas deseemos ingresar al sistema estas se deberán

realizar los siguientes pasos5

1@ 0enerar el archivo plano5 Esto se lo realiza dando clic en

el botón 0enerar 1er $arcialA

Ing. Marco Solórzano1B


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)@ Si todos los datos están correctos nos aparece un

mensaje en donde nos indica "ue el archivo se generó de

manera correcta se debe dar clic en %ceptar! en esta se

encuentra la ruta donde se genera el archivo "ue es la

misma donde está el archivo de E#cel.

,@ Este archivo se debe enviar a secretaria para ser subidoal sistema nótese tambi+n "ue el nombre es descriptivo

llevando datos del parcial curso materia.

2@ 3os aparecerá el cuadro de dialogo 0uardar como en

este le daremos nombre al archivo a generar la

dirección donde se grabara por default se guardara en la

misma dirección del archivo de E#cel con el mismo

nombre pero podemos cambiar tanto la dirección como

el nombre del mismo! nótese "ue se grabara con la

e#tensión C.tal este archivo >nicamente sirve para elárea de sistema no lo podremos abrir! ni modi(car en

nuestras computadoras.



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Ho'a )ui!#"tra

En esta solo se debe ingresar la nota del e#amen "uimestral

a "ue los otros datos lo captura de las hojas parciales no se

puede realizar ning>n cambio más en esta.

&na vez lleno estos datos al igual "ue en la hoja anterior se

debe generar los archivos planos de la misma manera

presionando el botón E#amen ;uimestral.

Ing. Marco Solórzano1)


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El nombre de este archivo plano es diferente en su estructura

así mismo se debe enviar a secretaria

Ho'a i!(ri!ir

Esta solo tiene la (nalidad de imprimir un resumen de cada

parcial para secretaria a"uí solo se pueden cambiar ) datos elparcial el "uimestre "ue se encuentran en los encabezados.

Ing. Marco Solórzano1,


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En%ió d# arc$i%o (ano

&na vez creado el archivo plano se deberá enviar por mediodel correo corporativo a su respectiva secretaria de sección de

la siguiente forma5

1@ %brimos normalmente nuestro correo nos colocamos

en 3uevo correo como siempre se lo realiza

)@ % este nuevo correo se le debe adjuntar ) archivos

uno el archivo original en E#cel archivo plano

generado como se muestra en las grá(cas siguientes

,@ 'acemos clic en el Insertar seleccionamos datosadjuntos



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2@ 3os parecerá el siguiente cuadro de dialogo en el cualbuscamos los archivos a enviar para seleccionar más

de un archivo a la vez presionamos la tecla Ctr

hacemos clic en los archivos re"ueridos hacemos cli

en %ceptar



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4@ Si hemos realizado correctamente el paso anterior nos

aparecerán los archivos adjuntados al correo

7@ * por >ltimo llenar los datos al correo indicando lamateria! el curso el paralelo correspondiente como

se muestra en el siguiente grá(co con copia del

mismo al director o rector de nuestra institución como



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constancia de "ue se han enviado las notas en el

tiempo debido no tenemos ning>n atraso

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