manual de auditorÍa econÓmica. becas inphinit y …

Manual herramienta de auditoría Becas

Departamento de Auditoría Interna

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© Fundación Bancaria ”la Caixa”, Barcelona, 2021. Documento confidencial de uso exclusivamente interno.

Se prohíbe su reproducción y comunicación o acceso a terceros no autorizados.

HERRAMIENTA DE AUDITORÍA SMARTSIMPLE

MANUAL DE AUDITORÍA

ECONÓMICA.

BECAS INPHINIT Y JUNIOR

LEADER

SEPTIEMBRE DE 2021. VERSIÓN 1



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1. Presentación de la nueva herramienta

2. Acceso a la herramienta

3. Principales vistas

4. Creación de contactos de auditoría

5. Proceso de auditoría

6. Información y contacto

ÍNDICE

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PRESENTACIÓN DE LA NUEVA HERRAMIENTA

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⁄ Fundación “la Caixa” (en adelante FLC) pone a disposición de las entidades y centros que colaboran en sus diferentes programas una nueva herramientacorporativa de auditoría con el objetivo de ofrecer una mejor experiencia de usuario y facilitar al máximo la ejecución de las tareas a realizar por parte delas entidades en las diferentes etapas del proceso de auditoría.

NUEVA HERRAMIENTA DE AUDITORÍA

1 PRESENTACIÓN

Aspectos a destacar:

⁄ Los responsables de la entidad podrán tener en todo momento conocimiento del grado de avance de la auditoría, y sabrán de forma sencilla si tienen querealizar alguna tarea o si la auditoría se encuentra en revisión por parte del auditor.

⁄ Asimismo, la entidad dispondrá de un cuadro de mando donde podrá consultar en tiempo real los gastos reportados hasta el momento por categoría degasto (salarios, investigación), así como el remanente teórico disponible.



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ACCESO A LA HERRAMIENTA2



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⁄ Enlace a la web online:

https://audits.fundacionlacaixa.org

⁄ Al dar de alta cada de uno de los usuarios que tendránresponsabilidades dentro de la herramienta, estos recibirán une-mail invitándoles a acceder a la misma, y tendrán que indicarsu contraseña de acceso. El nombre de usuario será el e-mailque nos hayan proporcionado con anterioridad.

ACCESO A LA HERRAMIENTA

2 ACCESO A LA HERRAMIENTA

⁄ Importante: En la parte derecha de la pantalla de acceso aparecen los navegadores web soportados en la herramienta: Microsoft Edge, Mozilla Firefox,Google Chrome y Safari (Internet Explorer no está soportado). Nuestra recomendación es la utilización de Google Chrome o Mozilla Firefox.

⁄ En la parte superior derecha de la pantalla se podrá seleccionar el idioma.

https://audits.fundacionlacaixa.org/



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Lorem ipsumACCESO A LA HERRAMIENTA


⁄ Importante: En caso de que no recordéis la contraseña de acceso o de que el enlace para acceder a la herramienta haya caducado, pulsad en ¿Olvidaste tucontraseña?.

⁄ Recibiréis un correo electrónico a la dirección de e-mail que hayáis indicada para establecer una nueva contraseña y poder acceder a la herramienta (revisadpor si acaso el correo no deseado, spam o promociones en el caso de Gmail).



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⁄ Las entidades dispondrán de 2 tipos de acceso diferentes a la herramienta, que dependerán del rol del usuario:

⁄ 1. Gestor de la Organización: Este usuario será el principal responsable de la auditoría y tendrá acceso a toda la información relativa a la misma.

Como responsable de entidad deberá asignar los profesionales de su entidad que se encargarán de cumplimentar la justificación económica, o si asílo considera, asignarse a sí mismo para realizar dicha tarea.

⁄ 2. Responsable de Justificaciones Económicas: Este usuario será el responsable de cumplimentar la justificación económica.

TIPOS DE ACCESO A LA HERRAMIENTA




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PRINCIPALES VISTAS3



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GESTOR DE LA ORGANIZACIÓN3.1



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PÁGINA INICIO – VISTA PARA EL GESTOR DE LA ORGANIZACIÓN

3 PRINCIPALES VISTAS



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⁄ Botones del PANEL SUPERIOR:

1. Pantalla de Inicio. Es la pantalla en la que nos encontramos actualmente.

2. Controles. Sección en la que se encuentra la información relativa a controles de procedimientos (NO APLICA A BECAS).

3. Justificaciones Económicas. Sección en la que se encuentra toda la información relativa a la auditoría económica.

4. Icono que permite cambiar el idioma.

5. Cambio de organización. Se trata de un botón MUY IMPORTANTE. Si un usuario tiene responsabilidades en diferentes entidades, podrá cambiarde organización a través de este botón.

6. Icono que permite acceder a la información relativa a Privacidad y seguridad.

7. Icono que permite acceder a las diferentes notificaciones que se realizan en la herramienta.

8. Icono de Usuario. Permite acceder a información relativa al usuario así como cerrar sesión.

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⁄ Botones del PANEL CENTRAL:

1. Icono que permite acceder a la información relativa al usuario.

2. Icono que permite acceder a la información relativa a la entidad.

3. Icono que permite cambiar la contraseña de acceso a la herramienta.

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⁄ Botones del PANEL INFERIOR:

1. Lista de Contactos de Auditoría. Aquí aparecen los Responsables de Justificaciones Económicas dados de alta por parte del Gestor de laOrganización.

2. Listado de Otros Contactos de Auditoría. Aquí aparecen los Responsables de Justificaciones Económicas creados en otras de nuestras entidadesy que están asociados a esta.

3. Botón para crear un nuevo Contacto de Auditoría o Profesional.

4. Botón Abrir para acceder a la información del Contacto de Auditoría o Profesional.

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JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS – VISTA PARA EL GESTOR DE LA ORGANIZACIÓN




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⁄ En el PANEL SUPERIOR (AUTORIZACIONES) aparece la información relativa a las autorizaciones de gastos:

1. Solicitar nueva autorización: Permite realizar una nueva solicitud para aquellos gastos que requieren autorización.

2. Solicitudes Pendientes: Permite acceder a las solicitudes iniciadas que se encuentran en estado Borrador y que aún no han sido enviadas para suaprobación.

3. Solicitudes En Revisión: Permite acceder a las solicitudes enviadas y que se encuentra a la espera de autorización.

4. Solicitudes Revisadas: Permite acceder a todas las solicitudes realizadas y revisadas, tanto aceptadas como rechazadas.

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⁄ En el PANEL JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS aparece la información relativa a las auditorías económicas de una forma global:

1. Pendiente de Asignación: Permite acceder a las auditorías abiertas que aún no se han iniciado. El Gestor de la Organización deberá acceder yasignar el Responsable de Justificaciones Económicas que cumplimentará dicha justificación.

2. Asignada: Permite acceder a las auditorías económicas cuyo Responsable de Justificaciones Económicas hayan sido correctamente asignadas porel Gestor de la Organización.

3. En Curso: Permite acceder a las auditorías económicas que están en proceso.

4. Completa: Permite acceder a las auditorías económicas que ya han concluido y por tanto están cerradas.

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⁄ En el PANEL PERIODOS DE JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS aparece la información relativa a los diferentes periodos (anualidades) de auditoría económica:

1. En curso: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) abiertos que se encuentran en curso.

2. Evidencia pendiente: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) abiertos que requieren documentación soporte.

3. Enviado – Pendiente de revisión: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) enviados por la entidad al auditor para su revisión.

4. Acción requerida: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) que requieren subsanación por parte de la entidad tras la evaluaciónrealizada por parte del auditor.

5. Completo: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) que ya han concluido y por tanto están cerrados.

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⁄ En el PANEL GASTOS aparece la información relativa a los gastos imputados por parte de las entidades:

1. Registrado: Permite acceder a los gastos imputados por parte de la entidad.

2. Evidencia pendiente: Permite acceder a los gastos que requieren documentación soporte por parte de la entidad.

3. Enviado – Pendiente de revisión: Permite acceder a los gastos imputados y enviados por la entidad al auditor para su revisión.

4. Preliminarmente Aceptado: Permite acceder a los gastos pre-aceptados por el auditor y que por tanto no requieren subsanación.

5. Preliminarmente No Aceptado: Permite acceder a los gastos no aceptados por el auditor en su revisión y que requieren subsanación por la entidad.

6. Aceptado: Permite acceder a los gastos aceptados por parte del auditor.

7. No Aceptado: Permite acceder a los gastos no aceptados finalmente por parte del auditor tras el proceso de subsanación.

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Preliminarmente No Aceptado

Preliminarmente Aceptado



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RESPONSABLE DE JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS

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PÁGINA INICIO – VISTA PARA EL RESPONSABLE DE JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS




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⁄ Botones del PANEL SUPERIOR:

1. Pantalla de Inicio. Es la pantalla en la que nos encontramos actualmente.

2. Justificaciones Económicas. Sección en la que se encuentra toda la información relativa a la auditoría económica.

3. Icono que permite cambiar el idioma.

4. Cambio de organización. Se trata de un botón MUY IMPORTANTE. Si un usuario tiene responsabilidades en diferentes entidades, podrá cambiarde organización a través de este botón.

5. Icono que permite acceder a la información relativa a Privacidad y seguridad.

6. Icono que permite acceder a las diferentes notificaciones que se realizan en la herramienta.

7. Icono de Usuario. Permite acceder a información relativa al usuario así como cerrar sesión.

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⁄ Botones del PANEL CENTRAL:

1. Icono que permite acceder a la información relativa al usuario.

2. Icono que permite acceder a la información relativa a la entidad.

3. Icono que permite cambiar la contraseña de acceso a la herramienta.

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JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS – VISTA PARA EL RESPONSABLE DE JUST. ECONÓMICAS




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⁄ En el PANEL SUPERIOR (AUTORIZACIONES) aparece la información relativa a las autorizaciones de gastos:

1. Solicitar nueva autorización: Permite realizar una nueva solicitud para aquellos gastos que requieren autorización.

2. Solicitudes Pendientes: Permite acceder a las solicitudes iniciadas que se encuentran en estado Borrador y que aún no han sido enviadas para suaprobación.

3. Solicitudes En Revisión: Permite acceder a las solicitudes enviadas y que se encuentra a la espera de autorización.

4. Solicitudes Revisadas: Permite acceder a todas las solicitudes realizadas y revisadas, tanto aceptadas como rechazadas.

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⁄ En el PANEL JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS aparece la información relativa a las auditorías económicas de una forma global:

1. En Curso: Permite acceder a las auditorías económicas que están en proceso. Este es el botón que recomendamos para disponer de una visióncompleta del proceso de auditoría.

2. Completa: Permite acceder a las auditorías económicas que ya han concluido y por tanto están cerradas.


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⁄ En el PANEL PERIODOS DE JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS aparece la información relativa a los diferentes periodos (anualidades) de auditoría económica:

1. En curso: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) abiertos que se encuentran en curso.

2. Evidencia pendiente: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) abiertos que requieren documentación soporte.

3. Enviado – Pendiente de revisión: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) enviados por la entidad al auditor para su revisión.

4. Acción requerida: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) que requieren subsanación por parte de la entidad tras la evaluaciónrealizada por parte del auditor.

5. Completo: Permite acceder a los periodos de auditoría (anualidades) que ya han concluido y por tanto están cerrados.



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⁄ En el PANEL GASTOS aparece la información relativa a los gastos imputados por parte de las entidades:

1. Registrado: Permite acceder a los gastos imputados por parte de la entidad.

2. Evidencia pendiente: Permite acceder a los gastos que requieren documentación soporte por parte de la entidad.

3. Enviado – Pendiente de revisión: Permite acceder a los gastos imputados y enviados por la entidad al auditor para su revisión.

4. Preliminarmente Aceptado: Permite acceder a los gastos pre-aceptados por el auditor y que por tanto no requieren subsanación.

5. Preliminarmente No Aceptado: Permite acceder a los gastos no aceptados por el auditor en su revisión y que requieren subsanación por la entidad.

6. Aceptado: Permite acceder a los gastos aceptados por parte del auditor.

7. No Aceptado: Permite acceder a los gastos no aceptados finalmente por parte del auditor tras el proceso de subsanación.

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Preliminarmente No Aceptado

Preliminarmente Aceptado



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CREACIÓN DE CONTACTOS DE AUDITORÍA

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4. CREACIÓN DE CONTACTOS DE AUDITORÍA

⁄ De forma predeterminada, el Gestor de la Organización siempre aparecerá en la lista de contactos de auditoría.

⁄ El Gestor de la Organización es el único usuario con permisos para crear un Contacto de Auditoría, es decir, un Responsable de Justificaciones Económicas.

⁄ Si el Gestor de la Organización es la persona que se encargará de cumplimentar la auditoría económica, NO es necesario que cree a ningún contacto deauditoría adicional, simplemente deberá asignarse a sí mismo como tal en las justificaciones económicas pendientes de asignar. En este sentido, comprobadque la persona Gestora de la Organización únicamente aparece UNA vez en el listado de Contactos de Auditoría (NO DEBE ESTAR DUPLICADA).

⁄ La creación de nuevos Contactos de Auditoría puede ser realizada por parte del Gestor de la Organización en cualquier momento del proceso de auditoría,incluso no habiendo ninguna justificación económica en curso.

⁄ Para crear un nuevo Responsable de Justificaciones económicas, el Gestor de la Organización deberá pulsar el botón “+” que aparece en el panel inferior dela pantalla de Inicio (tal como se indica en la imagen superior).

4 CREACIÓN DE CONTACTOS DE AUDITORÍA

Nombre Gestor E-mail Gestor Entidad Gestor

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⁄ Al presionar el botón “+”, se deberán rellenar los siguientes campos:

⁄ Al presionar el botón “Envía”, se deberá seleccionar Responsable de Justificaciones Económicas

⁄ IMPORTANTE!: La casilla Responsable de Controles NO aplica a Becas y NO SE DEBE SELECCIONAR

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⁄ Al presionar el botón “Siguiente”, se deberá indicar la Organización en la cual se desea crear el Contacto de Auditoría y confirmar el resto de campos:4





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⁄ Especial relevancia tiene el campo “¿Necesita asociar a este usuario con otras organizaciones?”:

⁄ Si el Gestor de la Organización desea que un Responsable de Justificaciones Económicas lo sea para más de una entidad (de las que están asignadas alGestor de la Organización y que aparecen pulsando el icono del edificio que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla), deberá marcar “Sí”, yen el recuadro inferior indicará para cuáles de ellas deberá ser Responsable de Justificaciones Económicas.

⁄ Al pulsar “Guardar y Activar”, el Responsable de Justificaciones Económicas pasará a estar en estado “Activo – Asociación Pendiente”, lo que significa queserá activado en la organización en la cual el Gestor de la Organización lo haya creado pero estará pendiente de activar para el resto de entidades. Estaasignación será realizada manualmente por los administradores de la herramienta en el menor tiempo posible.

⁄ Una vez realizada la asignación por parte de dichos administradores, tanto el Gestor de la Organización como el Responsable de Justificaciones Económicasrecibirán una comunicación indicándoles que este último ya dispone de acceso a las diferentes entidades.

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⁄ Especial relevancia tiene el campo “¿Necesita asociar a este usuario con otras organizaciones?”:

⁄ En caso contrario, si el Gestor de la Organización NO desea que un Responsable de Justificaciones Económicas lo sea para más de una entidad (o solamenteestá asociado a una), deberá marcar “No”.

⁄ Al pulsar “Guardar y Activar”, el Responsable de Justificaciones Económicas pasará a estar en estado “Activo”.

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⁄ Una vez creado un Responsable de Justificaciones Económicas, el Gestor de la Organización podrá gestionar el acceso a la herramienta y rol del usuario.

⁄ Al darse de alta y activarse un nuevo usuario, este aparecerá con una marca de color verde oscuro en la lista de “Contactos de Auditoría” del panel inferiorde la página “Inicio”. En caso de que un Responsable se encuentre en estado “Activo – Asociación Pendiente”, la marca será de color verde claro.

⁄ Por otro lado, en la pestaña “Otros contactos de auditoría”, podremos ver los contactos de auditoría que han sido creados en otra de nuestras entidadespero que han sido asociados a esta. Es decir, si un contacto, por ejemplo, ha sido dado de alta en la entidad “A” y el Gestor de la Organización indica quetambién debe estar asociado a la entidad “B”, una vez realizada la asociación, este Responsable de Justificaciones Económicas aparecerá en la pestaña“Contactos de auditoría” de la entidad “A” y en la pestaña “Otros contactos de auditoría” de la entidad “B”.

Nombre E-mail Contacto Entidad

Nombre E-mail Gestor Entidad





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⁄ Para gestionar el acceso a la herramienta y el rol del usuario, será necesario acceder al perfil del mismo, a través del botón “Abrir”.

⁄ Una vez dentro del perfil, el Gestor de la Organización podrá:

1. Desactivar el acceso a la herramienta para ese Responsable de Justificaciones Económicas a través del botón “Desactivar” (1) o del botón con elsímbolo de la llave si así lo considera oportuno (por ejemplo debido a que ya no pertenece a la entidad o a un cambio de funciones).

2. Modificar el rol del usuario a través del botón “Acciones” (2).

3. En caso necesario, solicitar la asociación del contacto de auditoría a otras entidades (3).

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PROCESO DE AUDITORÍA5



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ASIGNACIÓN DEL RESPONSABLE DE JUST. ECONÓMICA

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5.1. ASIGNACIÓN DEL RESPONSABLE DE JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS

⁄ La primera tarea que deberá realizar la entidad será la asignación del Responsable de Justificaciones Económicas por parte del Gestor de la Organización.

⁄ Para hacerlo, el Gestor de la Organización deberá acceder a las Justificaciones Económicas pendientes de asignación a través del botón “Pendiente deAsignación”. Como se aprecia en la imagen superior, en lugar de un “0” aparecerá un “1”, lo que indica que hay una justificación pendiente de asignación.

⁄ Una vez en la nueva pantalla, entraremos en la justificación a través del botón Abrir:

5 PROCESO DE AUDITORÍA



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1. Pulsando el botón Buscar (icono de prismáticos) aparecerá la lista de Contactos de Auditoría creados por el Gestor de la Organización. Seleccionamos alResponsable de Justificaciones Económicas deseado.

2. A continuación pulsaremos el botón “Asignar Responsable” para guardar la asignación.


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⁄ Una vez asignado el Responsable de Justificaciones Económicas, la tarea ya se considerará como realizada, y el estado de la Justificación Económica pasará aAsignada. A partir de este momento, la entidad no deberá realizar ninguna tarea más hasta que llegue la fecha de inicio del primer periodo de auditoría.

⁄ Cabe destacar que la herramienta únicamente permite asignar a un Responsable a cada justificación económica, es decir, a una misma justificacióneconómica no podrá acceder más de un Responsable.

⁄ Sí que podrá hacerlo el Gestor de la Organización, quien siempre tendrá acceso a toda la información de la entidad.




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¿Cómo cambiar o asignar un Responsable de Justificaciones Económicas si el plazo de asignación ya ha expirado y la Justificación Económica ya está “EnCurso?

⁄ Para asignar o cambiar un Responsable de Justificaciones Económicas una vez estas ya están "En Curso", el Gestor de la Organización ha de realizar lossiguientes pasos:

1. Acceder a la Justificación Económica (no al periodo).

2. Pulsar el botón con forma de prismáticos que se encuentra al lado del campo “Responsable”, situado en la parte superior de la justificación.

3. En la ventana emergente que se habrá abierto, seleccionar al Responsable de Justificaciones Económicas que se desea asignar. Al cerrarse esta ventanaemergente, pulsar el botón “Actualizar” en la justificación.

4. Con esto se habrá asignado el Responsable a la justificación, pero no a los periodos. Para hacerlo, deberéis pulsar el botón azul llamado “CambiarResponsable en Periodos Asociados”, y confirmar el mensaje emergente

5. Finalmente, volveremos a pulsar el botón “Actualizar” en la justificación.




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AUTORIZACIONES DE GASTO5.2



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5.2. AUTORIZACIONES DE GASTO

⁄ Para poder imputar los siguientes gastos en la justificación económica es necesario solicitar una autorización:

⁄ Adquisición de equipamiento científico (para INPhINIT y Junior Leader)

⁄ Adquisición de equipamiento de IT (para INPhINIT y Junior Leader)

⁄ Costes de Personal (sólo para Junior Leader)

⁄ Para solicitar una nueva autorización de gasto, pulsaremos el botón:

⁄ Al hacerlo, aparecerá una ventana emergente en la cual deberemos 1) seleccionar el tipo de beca, y 2) pulsar el botón Continuar:




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⁄ Al hacerlo se abrirá el formulario de autorización propiamente dicho.

⁄ Completaremos todos los campos y pulsaremos “Enviar”.




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ASPECTOS A CONSIDERAR:

⁄ Una vez se haya enviado la autorización quedará en manos de los gestores de Becas de FLC, los cuales realizarán el análisis y valoraciones oportunas y laaprobarán o rechazarán según corresponda.

⁄ No podrá imputarse ningún gasto de los que requieren autorización si no se dispone de una autorización aprobada para la anualidad en cuestión.

⁄ Para los gastos de equipamiento científico y de IT deberá realizarse una solicitud individual para cada uno de ellos.

⁄ En el caso de Junior Leader, si se desea justificar un gasto de personal de apoyo, se podrá realizar una única solicitud para toda la anualidad (que contenga elcoste de los diferentes meses). Por otro lado, sí que será necesario realizar una solicitud para cada una de las anualidades en las que la persona de apoyoparticipe en el proyecto de investigación.

⁄ En el campo del formulario “Cantidad solicitada” se deberá indicar el importe aproximado a justificar en la anualidad.

⁄ Se recomienda adjuntar toda la documentación soporte disponible a través del botón para que el gestor de referencia de FLC disponga de la máximainformación posible de cara a la aprobación de la autorización.




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CUMPLIMENTACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

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5.3. CUMPLIMENTACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

⁄ Una vez se inicie la auditoría económica y el primer periodo de justificación se abra, el Responsable de Justificaciones Económicas podrá comenzar a imputargastos. En la pantalla Justificaciones Económicas aparecerá un “1” en los apartados “Justificaciones Económicas” y “Periodos de Justificaciones Económicas”.




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⁄ A través del apartado Justificaciones Económicas podremos acceder a la información global de las justificaciones económicas abiertas (una para cada uno delos becarios a justificar):


Aud. Eco Becas 1 Entidad Resp. entidad En curso 11/02/21



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⁄ Al acceder a la justificación económica podremos consultar las pestañas “Información general”, “Cuadro de mando” y “Periodo(s)”.




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INFORMACIÓN GENERAL

⁄ Podremos consultar información relativa a la auditoría.

⁄ Podremos descargar la justificación económica en formato Excel si se considera necesario a través del botón habilitado para ello.




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Lorem ipsumCUADRO DE MANDO



⁄ Podremos consultar en tiempo real el resumen de la justificación económicarealizada.

⁄ Los “Gastos Registrados” de la tabla y de los gráficos se irán actualizando amedida que la entidad vaya reportando gastos.

⁄ Los “Gastos No Validados” y “Gastos Validados” se irán actualizando amedida que el auditor vaya validando los gastos dentro de su periodo derevisión.

⁄ Cabe destacar que esta información tiene en cuenta los gastos reportados enlas diferentes anualidades, por tanto son datos acumulados.

¿Qué representa cada gráfico?:

1. Es el % de gastos validados sobre el total de ingresos recibidos. Es decir,qué parte de los ingresos recibidos han sido justificados y finalmenteaceptados por FLC. Debe acercarse lo máximo posible al 100%.

2. Es el % de gastos salariales validados sobre el total de ingresos recibidospara dicha tipología. Es decir, qué parte de los ingresos recibidos enconcepto de salarios han sido justificados y finalmente aceptados por FLC.Debe acercarse lo máximo posible al 100%.

3. Es el % de gastos de investigación validados sobre el total de ingresosrecibidos para dicha tipología. Es decir, qué parte de los ingresos recibidosen concepto de investigación han sido justificados y finalmente aceptadospor FLC. Debe acercarse lo máximo posible al 100%.

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Lorem ipsumPERIODO(S)

⁄ A través de esta pestaña podremos acceder de manera individualizada a los diferentes periodos de auditoría (anualidades de la beca), de la misma manera quelo haríamos a través de la sección “Periodos de auditoría” del portal “Justificaciones económicas”:





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PERIODO(S)

⁄ Al entrar en el periodo de justificación podremos acceder a las siguientes pestañas: “Información del periodo”, “Información requerida” y “Totales”.




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PERIODO(S). INFORMACIÓN DEL PERIODO

⁄ En esta pestaña podremos consultar la información básica relativa al periodo de justificación económica:




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PERIODO(S). INFORMACIÓN REQUERIDA

⁄ A través de esta pestaña podremos realizar la justificación económica propiamente dicha. Se trata del apartado más importante de la justificación.

⁄ Como se aprecia en la imagen, la imputación de las diferentes categorías de gasto aparecen en bloques diferenciados (en el caso de Junior Leader tambiénaparecerá la categoría de Mobility and Family assistance):




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⁄ Para incorporar gastos en las categorías “Gastos Salariales” y “Gastos de Proyecto de Investigación”, será necesario pulsar el botón “+”, señalado en rojo en laimagen inferior. Al hacerlo, accederemos al formulario de justificación de gastos (página siguiente).

⁄ Para registrar otros gastos específicos que aparecen fuera del formulario (como provisiones o Mobility and Family assistance y overheads en el caso de JuniorLeader), simplemente habrá que indicar el importe deseado en la casilla habilitada y pulsar el botón “Guardar y Actualizar”.




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⁄ Una vez dentro del formulario, se deberán cumplimentar los diferentes campos,que dependerán del tipo de gasto seleccionado.

⁄ Al rellenar todos los campos pulsaremos el botón “Registrar Gasto”.

⁄ Al hacerlo aparecerá un mensaje de confirmación en la parte superior delformulario, conforme el gasto ha sido registrado:

⁄ Finalmente, tal y cómo indica el mismo mensaje, deberemos pulsar el botón “X”que se encuentra en la parte superior derecha para cerrar el formulario y volver allistado de gastos.




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⁄ En el caso de los gastos de investigación que requieren autorización, se deberá seleccionar en eldesplegable “Autorización Asociada” la autorización aprobada para dicho gasto.

⁄ Tal y cómo se indica en el campo explicativo de color gris situado justo debajo del desplegable“Autorización Asociada”, si no aparece la autorización que buscamos será debido a que lasolicitud para dicho becario y periodo aún no ha sido aprobada.

⁄ Para los gastos de personal de Junior Leader, se deberá indicar en el campo “Cantidad de lafactura” el salario bruto más el coste de seguridad de la mensualidad en cuestión.

⁄ Por tanto, para este tipo de gastos, deberá registrarse una línea de gasto para cada una de lasmensualidades que se deseen imputar en la justificación económica, NO un único gasto quecontenga de forma agrupada todos los importes de la anualidad.




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MODIFICAR UN GASTO REGISTRADO

⁄ Para modificar el importe de un gasto, será necesario:

• Acceder al gasto a través del botón Abrir.

• Introducir la nueva información en los campos correspondientes.

• Pulsar el botón “Cambiar y Validar”.




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⁄ Para registrar importes en las categorías de gasto que aparecen fuera del formulario en la pestaña “Información requerida”, simplemente habrá que indicar elimporte deseado en la casilla habilitada y pulsar el botón “Guardar y Actualizar”.




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PERIODO(S). TOTALES ⁄ En la pestaña “TOTALES” podremos consultar en tiempo real elresumen de la justificación económica del periodo.

⁄ También podremos exportar en formato Excel los gastos registrados.

⁄ Los “Gastos Registrados” de la tabla y los gráficos se irán actualizando amedida que la entidad vaya reportando gastos, tras pulsar el botón“Guardar y Actualizar”.

⁄ Los “Gastos Validados” y “Gastos No Validados” de la tabla se iránactualizando a medida que el auditor vaya validando los gastos dentrode su periodo de revisión.

¿Qué representa cada gráfico?:

1. Es el % de gastos que se ha imputado sobre las aportacionestotales recibidas. Es decir, qué parte de los ingresos recibidos hansido justificados. Debe acercarse lo máximo posible al 100%.

2. Es el % de gastos salariales que se ha imputado sobre el total deaportaciones recibidos para dicha tipología. Es decir, qué parte delas aportaciones recibidas en concepto de salarios han sidojustificadas. Debe acercarse lo máximo posible al 100%.

3. Es el % de gastos de investigación que se ha imputado sobre eltotal de aportaciones recibidas para dicha tipología. Es decir, quéparte de las aportaciones recibidas en concepto de investigaciónhan sido justificadas. Debe acercarse lo máximo posible al 100%.

4. Es el % de gastos generales (overheads) imputado sobre lasaportaciones de investigación recibidas (sólo para Junior Leader).

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GENERAR MUESTRA DE AUDITORÍA5.3



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Lorem ipsum⁄ Una vez hayamos registrado todos los gastos vinculados al periodo de justificación económica, tendremos que generar la muestra de gastos para los cuales

deberemos adjuntar la documentación soporte. Para ello, basta con pulsar el botón “Generar Muestra de Auditoría” situado en la parte inferior de la pantalla.

5.3. GENERAR MUESTRA DE AUDITORÍA


Registrado

Registrado

Registrado

Registrado

Registrado

Registrado

Registrado



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ADJUNTAR DOCUMENTACIÓN SOPORTE

5.4



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Lorem ipsum⁄ Al hacerlo y aceptar el mensaje de confirmación, podremos ver que el Estado de los gastos reportados ha cambiado, y que una nueva pestaña llamada

“Documentación” ha sido creada.

⁄ Para los gastos en Estado “En Revisión” NO hará falta adjuntar documentación soporte, pero SÍ para los gastos en Estado “Pendiente de Evidencia”.

⁄ Para ello, será necesario ir a la pestaña “Documentación” y adjuntar las correspondientes nóminas, facturas, inscripciones a congresos, notas de gasto, etc., através del botón Cargar. Siempre será necesario adjuntar el justificante de pago de la nómina o factura en cuestión.

⁄ Una vez se haya adjuntado toda la documentación requerida, únicamente faltará pulsar el botón “Evidencia Proporcionada”, situado en la parte inferior.

⁄ A partir de ese momento la justificación quedará bloqueada y pasará a manos del auditor para que pueda iniciar su proceso de revisión.

5.4. ADJUNTAR DOCUMENTACIÓN SOPORTE


En Revisión

Pendiente Evidencia

En Revisión

Pendiente Evidencia

Pendiente Evidencia



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SUBSANACIÓN DE INCIDENCIAS5.5



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Lorem ipsum⁄ Cuando el auditor haya concluido su revisión podréis consultar los resultados de la misma a través del portal de “Justificaciones Económicas”.

⁄ Si todos los gastos han sido aceptados, no será necesario realizar ninguna acción adicional, en caso contrario, se deberá dar respuesta a la informaciónsolicitada por el auditor.

⁄ En este último caso, para tener una foto global de las incidencias detectadas por parte del auditor, volveremos al periodo de auditoría en curso. Para ello,pulsaremos “Acción requerida” en el apartado “Periodos de Justificaciones Económicas”:

5.5. SUBSANACIÓN DE INCIDENCIAS




69



Lorem ipsum⁄ En la pestaña “Información requerida” podremos ver el resultado de la revisión efectuada por el auditor para cada uno de los gastos justificados:

⁄ Los gastos en estado “Aceptado” han sido validados por el auditor y no requieren ninguna acción.

⁄ Los gastos en estado “No aceptado” no han sido validados por el auditor. Para conocer el motivo, deberemos “Abrir” el gasto e ir a la pestaña “Revisión delauditor”. En ese momento podremos aportar la información necesaria en el campo de “Comentarios al auditor” de la pestaña “Detalles del gasto” (recordadguardar el comentario con el botón “Cambiar y validar”) así como aportar la documentación requerida en la pestaña del periodo “Documentación”.

⁄ Los gastos “Pendiente de Evidencia” son gastos que no fueron automáticamente seleccionados en la muestra en un primer momento pero que el auditorconsidera necesario revisar la documentación soporte. Deberéis proporcionarla a través de la pestaña “Documentación” del periodo de auditoría.

⁄ Una vez proporcionada toda la información y documentación requerida por parte del auditor se deberá pulsar el botón “Enviar Revisiones”.

5.5. SUBSANACIÓN DE INCIDENCIAS


No Aceptado

Aceptado

Aceptado

Pendiente Evidencia

Aceptado



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CIERRE DEL PERIODO DE AUDITORÍA5.6



71



Lorem ipsum⁄ Al “Enviar Revisiones”, la justificación económica le llegará nuevamente a manos del auditor, quién aceptará o no las subsanaciones en función de la

información aportada por la entidad.

⁄ Cuando el auditor finalice su revisión, enviará la justificación a los gestores del Departamento de Becas de FLC para su validación final.

⁄ En caso de haber algún aspecto que requiera información o documentación adicional por parte del centro, se lo hará saber al auditor y éste devolverá denuevo la justificación económica (aparecerá una “Acción requerida”).

⁄ Una vez la justificación esté validada tanto por el auditor como por los gestores del Departamento de Becas de FLC, se cerrará el periodo de auditoría y ya nopodrá ser modificado.

⁄ La entidad podrá entonces consultar los resultados definitivos en la herramienta.

⁄ Podrá hacerlo en el propio periodo de auditoría, en el que verá los resultados para el periodo, o en la justificación económica global, donde verá losresultados acumulados.

5.6. CIERRE DEL PERIODO DE AUDITORÍA




72



INFORMACIÓN Y CONTACTO7



73



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ACCESO A LA HERRAMIENTA:

⁄ https://audits.fundacionlacaixa.org

ACCESO A LOS MATERIALES FORMATIVOS

⁄ https://files.fundacionlacaixa.org/auditoria/index.html

E-MAIL DE CONTACTO

⁄ [email protected]

7. INFORMACIÓN Y CONTACTO

7 INFORMACIÓN Y CONTACTO

https://audits.fundacionlacaixa.org/

https://files.fundacionlacaixa.org/auditoria/index.html

mailto:[email protected]



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