manual de arriendo de bienes inmuebles … · expedientes de un bien inmueble así como también el...

MANUALDELPROCESODEARRIENDODEBIENESINMUEBLESCS-STAB-01-P02 Versión 1.0 09/10/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES

Versión: 1.0

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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES .................................... 8

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 8

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8

7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11



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1. INFORMACIÓNBÁSICA

Proceso ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES

Código del Proceso CS‐STAB‐01‐P02

Descripción

PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento. DISPARADOR

Informe Técnico de Diagnóstico Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles

ENTRADAS

Informe Técnico de Diagnóstico

Disposición de la Subdirección Técnica de Administración de Bienes

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Determinar tipo de contrato del Bien Inmueble

Elaborar TDR´s para publicación del inmueble al portal y/o Cursar Invitaciones Individuales

Elaborar y suscribir contrato de arrendamiento PROCESO RELACIONADO

Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles

Contratación y Compras Públicas

Finalización de Contrato de Arrendamiento

Gestión de Monitoreo al pago del Canon de Arrendamiento

Productos/Servicios del Proceso

Bienes inmuebles arrendados

Tipo de Proceso Sustantivo

Responsables del Proceso

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles

Tipo del cliente Cliente externo



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Marco Legal

Constitución de la República del Ecuador

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación

Ley de Administración de Bienes

Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva

Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público

Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR

Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE



Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales

Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC

Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio


Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados

RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006

RESOLUCIÓN INCOP Nro. 013‐09

Ley de Inquilinato

Código Civil

Ley de Administración de Bienes Reformatoria a la Disposición Transitoria Única de la Ley de Prevención Detención y Erradicación del Delito de Lavado de Activos del Financiamiento de Delitos.

Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 732 de 26 de junio de 2012.

Resolución UGEDEP No 64 A



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2. LINEAMIENTOSDELPROCESO

El proceso de Arriendo de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los

procesos:

Para fijar el monto de canon de arriendo, se observará lo dispuesto en la Resolución

INCOP‐013‐09 de 06 de marzo de 2009 Artículo 8, lo dispuesto en el Artículo 17 de la Ley

de Inquilinato, según el caso, y además se tomará en cuenta la información del Informe

Técnico de Diagnóstico del Proceso del Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles.

Para la suscripción de contratos de arrendamiento, los documentos y garantías necesarios

son:

o Documentos:

Copia de Ruc

Copia de Cédula de Identidad y Papeleta de Votación

En el caso de personas jurídicas, copia del Nombramiento.

o Las garantías se establecerán de acuerdo al MEMORANDO No. INMOBILIAR‐DPAL‐

2014‐0277‐M de fecha 20 de junio de 2014, que indica: “PRONUNCIAMIENTO

JURÍDICO: …, al entregar en arrendamiento los bienes inmuebles de su propiedad o

que se encuentran bajo su administración, deberá establecer con el Arrendatario la

garantía correspondiente, la misma que servirá para reparar los posibles daños

que se causaren a los inmuebles arrendados…”

El archivo único de expedientes de bienes inmuebles, estará bajo el custodio del Analista

de Registro de Bienes Inmuebles, sin embargo será de libre acceso para el Experto en

Arriendo de Bienes Inmuebles, y será responsabilidad de este actualizar la información

pertinente a su gestión dentro del mismo expediente.

3. ROLES

Analista de Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta las actividades que permitan gestionar la

administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han

sido dispuestos para arrendamiento.

Analista Jurídico DNABI.‐ Ejecuta las actividades de soporte legal, que permitan gestionar la

administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han

sido dispuestos para arrendamiento.



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Analista de Registro de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta de la custodia, revisión, y actualización de los

expedientes de un bien inmueble así como también el ingreso de la información del bien inmueble

al sistema de administración de bienes inmuebles.

Arrendatario.‐ Persona que toma en arrendamiento o alquiler un bien inmueble.

Director Administrativo.‐ Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales

y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los

objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Planifica y dirige los procesos para

gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.

Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Director de Patrocinio y Asesoría Legal.‐ Ejerce la defensa y patrocinio en los procesos

administrativos, judiciales y extrajudiciales en los que sea parte INMOBILIAR; adicionalmente en

casos de mediaciones y arbitrajes, así como asesorar a todos los procesos de la Institución a fin de

que los actos administrativos emanados de ellos cumplan con los procedimientos y norma

establecidas en el ordenamiento jurídico; absolver consultas jurídicas de las diferentes unidades

administrativas de la entidad y emitir pronunciamientos respecto de las solicitudes emanadas por

otras entidades públicas o entes privados.

Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Gestiona y coordina las actividades con los

funcionarios de la Unidad de Arriendos, con el fin de ejecutar la administración técnica, eficaz y

eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR, que han sido dispuestos para

arrendamiento.

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.‐ Formula, ejecuta y emite la política pública

para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de

administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior

uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.

4. GLOSARIODETÉRMINOS

Acta entrega.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes

muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable.

BI.‐ Bien Inmueble

Canon de arriendo.‐ Cantidad de dinero que se paga por el uso y gozo de un bien inmueble

entregado bajo la figura de contrato de arriendo.



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DNABI.‐ Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.

Garantía.‐ Cantidad de dinero u objeto de valor que se da para asegurar el cumplimiento de una

obligación determinada en la cláusula de contrato de arrendamiento.

Invitación Individual.‐ De acuerdo a lo estipulado en la RESOLUCIÓN INCOP Nro. 016‐09, Artículo 8

determina que: “Los contratos de arrendamiento de locales de uso especial, como mercados,

camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa

de autorización, licencia o concesión de uso público, se arrendarán preferentemente a

arrendatarios locales, para lo cual no será necesario publicar la convocatoria en el Portal, sino que

se podrán cursar invitaciones individuales.”

TDR´s.‐Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y

estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,

conferencia, negociación, oferta de arriendo, etc.



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5. DIAGRAMADEFLUJODELPROCESO



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6. PROCEDIMIENTODELPROCESODEARRIENDODEBIENESINMUEBLES

6.1. PROPÓSITO

Determinar las actividades que permitan ejecutar correctamente la gestión para la

administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR

que han sido dispuestos para arrendamiento.

6.2. ALCANCE

Este proceso abarca desde la recepción del Informe Técnico de Diagnóstico del proceso de Uso

Correcto y Eficiente de Bienes, hasta la actualización del Sistema de Administración de Bienes

Inmuebles.

6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Disponer Gestión

Subdirector Técnico de

Administración de Bienes

Con el Informe Técnico de Diagnóstico del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes, el Subdirector determina las directrices para el arriendo del bien inmueble y dispone la gestión al Director DNABI.

Memorando

Disponer Gestión Director DNABI El Director DNABI, conoce y dispone la gestión al Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles.

Memorando

Definir si el bien inmueble es para

uso especial

Experto en Arriendo de

Bienes Inmuebles

Con la disposición recibida y el Informe Técnico de Diagnóstico, el Experto determina si el bien inmueble se encuentra dentro de los casos especiales definidos en la RESOLUCIÓN INCOP (SERCOP) Nro. 013‐09, Artículo No. 8.



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Elaborar TDR´s y especificaciones

técnicas

Analista de arriendos

Si el bien inmueble no es para uso especial, el Analista procede con la elaboración de los TDR´s y especificaciones técnicas, posteriormente solicita la validación y aprobación por parte del Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles y el Director DNABI respectivamente. Una vez que cuenta con la aprobación de los TDR´s procede a solicitar la publicación al Portal de COMPRAS PÚBLICAS a la Dirección Administrativa.

Memorando

Cursar Invitación Individual

Analista Jurídico

Si el bien inmueble corresponde a un local de uso especial, debe revisar si existen oferentes para el mismo y elaborar la invitación individual para su validación y aprobación. Si posterior a la publicación del bien inmueble en el Portal de COMPRAS PÚBLICAS, no se hubiere obtenido ofertas y este proceso haya sido declarado desierto, de igual forma el Analista debe proceder con la elaboración de la invitación individual. Esta invitación debe ser revisada por el Experto, validada por el Director DNABI y autorizada por el Subdirector Técnico de Administración de Bienes, una vez que se cuenta con esta autorización, el Analista la hace llegar al Arrendatario y recepta la documentación habilitante para la firma del contrato de arrendamiento.

Invitación Individual

Elaborar borrador de Contrato

Analista Jurídico DNABI

El Analista elabora el borrador de contrato de arrendamiento de acuerdo al formato establecido por la Dirección Nacional de Legalización de Bienes y solicitará mediante memorando la revisión y sumilla del mismo.

Borrador de Contrato de

Arrendamiento

Revisar y aprobar contrato

Director de Patrocinio y Asesoría Legal

El Director revisa y aprueba mediante sumilla el contrato de arrendamiento para la suscripción del mismo.

Contrato de Arrendamiento

Sumillado



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Solicitar aprobación y suscripción de

contrato


Una vez sumillado el contrato, el Analista solicita la revisión del mismo por parte del Experto, la validación por parte del Director DNABI y finalmente la aprobación y suscripción del contrato por parte del Subdirector Técnico de Administración de Bienes.


aprobado

Gestionar entrega de garantías y suscripción del

contrato

Analista de Arriendo de

Bienes Inmuebles

Una vez aprobado el contrato, el Analista solicita el depósito de la garantía en la cuenta bancaria establecida por la Dirección Financiera, una vez recibido el comprobante del depósito gestiona la suscripción del contrato de arrendamiento con el Arrendatario.


suscrito Comprobante de

depósito

Inscribir y legalizar contrato


Una vez suscrito el contrato de arrendamiento por los involucrados el Analista procede con la inscripción y legalización del contrato de arrendamiento en el juzgado competente.

Contrato de Arrendamiento Legalizado

Ingresar Información


Bienes Inmuebles

Una vez firmado el contrato por el arrendatario, el Experto ingresa la información respectiva a la Matriz de Arriendos y remite la copia del contrato de arrendamiento al Analista de Registro de Bienes Inmuebles para su gestión y actualización del Sistema de Administración de Bienes Inmuebles.

Matriz de Arriendos

Remitir comprobante de depósito de garantía


Bienes Inmuebles

Una vez actualizada la Matriz de Arriendos el Experto remite mediante memorando el comprobante de depósito de la garantía a la Dirección Financiera para su gestión. Posteriormente el Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles da inicio al proceso de Gestión de Monitoreo al pago del Canon de Arrendamiento y durante el desarrollo del mismo monitorea el cumplimiento de las cláusulas de los contratos de arrendamiento, si se identifica que existe incumplimiento de estas cláusulas dará inicio al proceso de Finalización de Contrato de Arrendamiento.

Memorando



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7. ANEXOS

o Manual del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes

o Manual del Proceso de Gestión de Monitoreo del pago del Canon de Arrendamiento

o Manual del Proceso de Finalización de Contrato de Arriendo

o Formato Contrato de Arrendamiento (CS‐STAB‐01‐P02‐F01)

o Formato Invitación Individual (CS‐STAB‐01‐P02‐F02)



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos

Aprobado Por:

Eco. Vanessa Centeno

Director Nacional de Administración de Bienes

Inmuebles

Validado por:

Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de Bienes

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 09/10/2014

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