manual de actualización para gerentes del “Área de...

Manual de actualización para Gerentes del “Área de Colaboración para Gerentes de CRC”

Fecha de elaboración: Enero de 2018

Tabla de Contenido Ingreso al Sitio ........................................................................................................... 2 Estructura del sitio ..................................................................................................... 2 Crear nuevo colaborador de equipo de trabajo en un espacio ............................................... 3 Actualización de Espacio .............................................................................................. 4

Calendario .......................................................................................................... 6

Documentos ......................................................................................................... 9

Foro ................................................................................................................. 10

Tareas .............................................................................................................. 13

Chat ...................................................................................................................... 14 Panel de control ...................................................................................................... 15 Editar mi perfil ........................................................................................................ 15 Cerrar sesión .......................................................................................................... 17

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Ingreso al Sitio

Para acceder a las funciones del sitio simplemente vaya a la URL (http://gerentes.competitivas.gov.co/) e Introduzca su Nombre de Usuario y su Contraseña en los respectivos campos y pulse el botón Iniciar Sesión. Ahora tendrá acceso a los diferentes contenidos del sitio.

Estructura del sitio

El Área de Colaboración para Gerentes de CRC cuenta con un espacio principal (Gerentes de Comisiones Regionales) del que se derivan sub-espacios (cada una de las Comisiones por departamentos). Usted debe ser miembro del espacio principal para los Gerentes y de una de las Comisiones Regionales, en la que tendrá permisos para crear sus colaboradores del equipo de trabajo. La estructura de todo el sitio es la siguiente. Usted no verá todos los espacios creados, solo los que tenga asignados:

1. Gerentes de Comisiones Regionales (Espacio principal) 1.1. Comisión Regional de Amazonas. 1.2. Comisión Regional de Antioquia. 1.3. Comisión Regional de Arauca 1.4. Comisión Regional de Atlántico. 1.5. Comisión Regional de Bogotá. 1.6. Comisión Regional de Bolívar. 1.7. Comisión Regional de Boyacá. 1.8. Comisión Regional de Caldas. 1.9. Comisión Regional de Caquetá. 1.10. Comisión Regional de Casanare. 1.11. Comisión Regional de Cauca. 1.12. Comisión Regional de Cesar.

http://gerentes.competitivas.gov.co/


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1.13. Comisión Regional de Chocó. 1.14. Comisión Regional de Cundinamarca. 1.15. Comisión Regional de Córdoba. 1.16. Comisión Regional de Guainía. 1.17. Comisión Regional de Guaviare. 1.18. Comisión Regional de Huila. 1.19. Comisión Regional de La Guajira. 1.20. Comisión Regional de Magdalena. 1.21. Comisión Regional de Meta. 1.22. Comisión Regional de Nariño. 1.23. Comisión Regional de Norte de Santander. 1.24. Comisión Regional de Putumayo. 1.25. Comisión Regional de Quindío. 1.26. Comisión Regional de Risaralda. 1.27. Comisión Regional de San Andrés y Providencia. 1.28. Comisión Regional de Santander. 1.29. Comisión Regional de Sucre. 1.30. Comisión Regional de Tolima. 1.31. Comisión Regional de Valle del Cauca. 1.32. Comisión Regional de Vaupés. 1.33. Comisión Regional de Vichada.

Para navegar por los espacios debe ir al menú superior. Puede pulsar en ‘Gerentes de Comisiones Regionales’ para regresar al espacio principal, o puede pulsar en la(s) comisión(es) que se despliegan del espacio principal. A la derecha del menú siempre aparecerá el nombre del espacio activo:

Crear nuevo colaborador de equipo de trabajo en un espacio

Para agregar un usuario autenticado o colaborador realice los siguientes pasos.

1. Vaya al espacio de trabajo de su Comisión Regional y pulse el botón ‘Agregar Usuario’ que encontrará a la derecha.


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2. Llene el formulario que aparece en la ventana modal con el nombre de usuario, el correo electrónico y active la opción para notificar al usuario. Al final pulse el botón ‘Agregar’.

El usuario recibirá un correo con los datos para completar la creación de su cuenta, y ya quedará asignado automáticamente al espacio de la Comisión Regional.

Actualización de Espacio

Para editar la imagen y/o descripción de su Comisión siga estos pasos:

1. Vaya al espacio que desea modificar y ubique el cursor sobre la opción de configuración en la esquina inferior derecha. Luego pulse la opción ‘Editar’.


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2. En el campo ‘Descripción’ podrá modificar la descripción del espacio que aparece bajo el título en la sección gris de contenido.

3. En la parte inferior podrá cambiar la imagen de fondo del banner superior del Espacio. Pulse el botón ‘Eliminar’ y luego cargue una nueva imagen de 1140x320px.


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4. Al final no olvide pulsar el botón ‘Guardar’.

Calendario Para crear un nuevo evento cerciórese de estar en el espacio correcto y pulse la opción ‘Calendario’ del menú del espacio. Luego ubique el cursor sobre el botón ‘Crear’ y pulse ‘Crear Evento’.


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También puede editar un evento ya creado. Vaya al detalle del evento y ubique el cursor sobre la opción de configuración en la esquina inferior derecha. Luego pulse la opción ‘Editar’.

Si crea un nuevo evento o si edita uno, en ambos casos verá la pantalla de la imagen. Deberá hacer lo siguiente:

1. Escriba el título del evento. 2. Escriba una descripción para el evento. 3. Escriba el lugar del evento y/o un enlace o URL. 4. Opcionalmente puede agregar Adjuntos. 5. A la derecha seleccione la fecha y hora del evento, o active la casilla ‘Todo el día’ si el

evento solo tiene fecha pero no horario específico. Si activa la casilla ‘Repetir’ también puede hacer un evento repetible en las fechas que lo necesite.

6. En la sección de avisos puede notificar a un Grupo, espacio o a varios usuarios. Vaya escribiéndolos y pulse en el nombre del usuario o grupo cuando se despliegue en el selector (las opciones dependerán del espacio en el que se encuentre y de sus permisos). Los usuarios o grupos seleccionados le aparecerán en la parte inferior del campo de texto.

7. Al final pulse el botón ‘Publicar’.


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Documentos Para crear un nuevo documento cerciórese de estar en el espacio correcto y pulse la opción ‘Documentos’ del menú del espacio. Luego ubique el cursor sobre las opciones de los documentos y pulse ‘Nueva carpeta’ o ‘Agregar documento’. Si pulsa Nueva carpeta llene el título de la carpeta en el modal y pulse el botón ‘Crear carpeta’. Si quiere crear un nuevo documento deberá llenar el formulario que le aparece. También puede editar un documento ya creado. Para eso vaya al detalle del evento y ubique el cursor sobre la opción de configuración en la esquina inferior derecha. Luego pulse la opción ‘Editar’. En ambos casos verá la pantalla de la imagen. Deberá hacer lo siguiente:

1. Escriba el título del documento. 2. Escriba una descripción para el documento. 3. Agregue al menos un archivo en Adjuntos. 4. A la derecha en la sección de avisos puede notificar a un Grupo, espacio o a varios

usuarios. Vaya escribiéndolos y pulse en el nombre del usuario o grupo cuando se despliegue en el selector (las opciones dependerán del espacio en el que se encuentre y de sus permisos). Los usuarios o grupos seleccionados le aparecerán en la parte inferior del campo de texto.

5. En las Opciones de Menú cerciórese de que esté activa la casilla ‘Proporciona un enlace de menú’ y mantenga el ítem padre como ‘Documentos’. Estas opciones vienen así por defecto, pero en caso de que se hayan modificado deberá corregirlas manualmente.



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Foro Para crear un nuevo tema del foro cerciórese de estar en el espacio correcto y pulse la opción ‘Foro’ del menú del espacio. Luego ubique el cursor sobre el botón ‘Crear’ y pulse ‘Crear entrada en el Foro’.


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También puede editar un tema ya creado. Vaya al detalle del evento y ubique el cursor sobre la opción de configuración en la esquina inferior derecha. Luego pulse la opción ‘Editar’. Si crea una nueva entrada o si edita una, en ambos casos verá la pantalla de la imagen. Deberá hacer lo siguiente:

1. Escriba el título de la Entrada de discusión. 2. Escriba el texto del tema. 3. Opcionalmente puede agregar Adjuntos. 4. A la derecha en la sección de avisos puede notificar a un Grupo, espacio, equipo o a

varios usuarios. Vaya escribiéndolos y pulse en el nombre del usuario o grupo cuando se despliegue en el selector (las opciones dependerán del espacio en el que se encuentre y de sus permisos). Los usuarios o grupos seleccionados le aparecerán en la parte inferior del campo de texto.

5. Seleccione en las opciones para comentarios si permitirá que los demás usuarios respondan al tema (Abierta, sugerido) o desea deshabilitar esta opción (Cerrado).



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Responder a tema o entrada del Foro Ingrese a un tema del foro, ya sea desde la página de inicio del Espacio o desde la página ‘Foro’. En la parte inferior izquierda encontrará el campo para agregar una ‘Nueva respuesta’. Escriba el texto en el editor y pulse el botón ‘Guardar’.


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Tareas Para crear una nueva tarea cerciórese de estar en el espacio correcto y pulse la opción ‘Tareas’ del menú del espacio. Luego ubique el cursor sobre el botón ‘Crear’ y pulse ‘Crear Tarea’. También puede editar una tarea. Para eso vaya al detalle de la tarea y ubique el cursor sobre la opción de configuración en la esquina inferior derecha. Luego pulse la opción ‘Editar’. En ambos casos verá la pantalla de la imagen. Deberá hacer lo siguiente:

1. Escriba el título de la tarea.


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2. Llene los campos de la Información de la Tarea. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

3. Escriba una descripción para la tarea. 4. Opcionalmente puede agregar Adjuntos. 5. A la derecha en la sección de avisos puede notificar a un Grupo, espacio o a varios

usuarios. Vaya escribiéndolos y pulse en el nombre del usuario o grupo cuando se despliegue en el selector (las opciones dependerán del espacio en el que se encuentre y de sus permisos). Los usuarios o grupos seleccionados le aparecerán en la parte inferior del campo de texto.


Chat

Para empezar a usar la funcionalidad del Chat pulse en la barra verde de la parte inferior izquierda. Se desplegará la siguiente pantalla:

1. Pulse en los 3 puntos ( ) para actualizar su mensaje de estado, cambiar su estado en línea (disponible, ausente, ocupado e invisible) y desactivar o activar las notificaciones del chat.

2. Pulse en el ícono para crear un nuevo grupo o sala de chat. Escriba un nombre y seleccione si es público, protegido por contraseña o privado. Siga los pasos para agregar compañeros a su sala de chat.

3. En la pestaña ‘Recientes’ encontrará el historial de los últimos chats en los que usted

ha participado.

4. En la pestaña ‘Contactos’ aparecen todos los usuarios del Sitio con los que podrá iniciar una conversación del chat.

En la pestaña ‘Grupos’ verá todos los grupos activos.


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Panel de control

Para ir a su Panel de Control pase el cursor sobre el menú superior derecho (el que aparece al lado de su fotografía) y pulse la opción ‘Panel de Control’. Allí encontrará un resumen con los espacios a los que usted pertenece, su fotografía, sus tareas, sus temas de discusiones, entre otros.

Editar mi perfil

Para editar su perfil pase el cursor sobre el menú superior derecho (el que aparece al lado de su fotografía) y pulse la opción ‘Editar el perfil’. Se abrirá la pantalla Información de la cuenta, donde puede editar su nombre de usuario, nombre para mostrar, contraseña y su dirección de correo electrónico, entre otros.


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Si pulsa el botón ‘Información del usuario’ de la parte superior podrá agregar una fotografía y una descripción a su perfil.


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Cerrar sesión

Se recomienda siempre cerrar sesión del sitio. Esto para evitar posibles daños en el contenido. Para cerrar sesión pase el cursor sobre el menú superior derecho (el que aparece al lado de su fotografía) y pulse la opción ‘Cerrar sesión’.

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