manual de access 2010

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ÍNDICE

AGRADECIMIENTOS i INTRODUCCIÓN ii ANTES DE USAR ESTE MANUAL iii CAPÍTULO UNO. INTRODUCCIÓN 1 ¿Qué es Access? 2 Estructura de Access 3 Ventajas del ambiente Access 4 CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS 5 Crea una base de datos 6 Ejercicio 1. Crea una base de datos 7 ¿Qué es una tabla? 8 Pasos para crear una tabla 9 Definición de un campo 10 Ejercicio 2. Define campos 12 Definición de las propiedades de un campo 13 Ejercicio 3. Define propiedades del campo 14 Definir clave principal 16 Ejercicio 4. Establece la clave principal 17 Ejercicio 5. Crea nuevas tablas 18 Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel 21 Ejercicio 7. Establece objetos ole 24 Ejercicio 8. Crea columnas de búsqueda 26 Relaciones e Integridad Referencial 29 Ejercicio 9. Establece relaciones 30 Ejercicio 10. Captura información en la tabla Localidades 33 Ejercicio 11. Borra valores predeterminados por default 34 Ejercicio 12. Ordena alfabéticamente tus listas de búsqueda 35 Ejercicio 13. Captura información en la tabla Colectas 37 ¿Qué es una consulta? 38 Ejercicio 14. Haz una consulta de selección básica 41 Ejercicio 15. Haz una consulta de parámetros 43 Ejercicio 16. Haz una consulta de referencias cruzadas 44 Ejercicio 17. Haz una consulta de actualización 47 Ejercicio 18. Haz una consulta de eliminación 50 Ejercicio 19. Haz una consulta de datos anexados 52 Ejercicio 20. Haz una consulta de creación de tabla 54

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CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS 56 ¿Qué es un formulario? 57 Diagrama de transición de pantallas 58 Cuadro de herramientas 59 Uso de herramientas 59 Propiedades de formato 60 Ejercicio 21. Haz un formulario de una tabla 61 Ejercicio 22. Crea botones en tu formulario 64 Ejercicio 23. Haz un formulario que abra otros formularios 66 Ejercicio 24. Haz la pantalla de bienvenida de tu base de datos 68 Ejercicio 25. Utilizando la función autoformulario 72 CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS 73 ¿Qué es un informe? 74 Ejercicio 26. Crea un informe básico 75 Ejercicio 27. Crea una etiqueta 77 Ejercicio 28. Crea una lista de especies con formato 80 CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS 84 ¿Qué es un macro? 85 Ejercicio 29. Crea un macro para maximizar y restaurar 86 CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES 88 Exportar, importar y analizar una tabla de Excel 89 Ejercicio 30. Exporta e importa una tabla a Excel 90 Ejercicio 31. Importa y analiza una tabla de Excel 92 Inicia tu base de datos como una aplicación 97 Ejercicio 32. Indica las opciones de inicio de tu base de datos 98 Protege tu base de datos con una contraseña 99 Ejercicio 33. Asigna una contraseña a la base de datos 100 Compacta y repara tu base de datos 102 Ejercicio 34. Compacta y repara tu base de datos 103 Crea un acceso directo para tu base de datos 104 Ejercicio 35. Crea un acceso directo para tu base de datos 105

i

AGRADECIMIENTOS

A la Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER) del Gobierno del Distrito Federal, en donde inicié la elaboración de este manual, en especial, para el M. en C. Marcelo Aranda Sánchez, por otorgarme el tiempo necesario para concebir la idea, diseño, contenido y elaboración del presente manual. A mis alumnos de la Facultad de Ciencias Biológicas y Agropecuarias de la Universidad Veracruzana, Campus Peñuela, que en el año 2002 sirvieron de conejillos de indias en el primer curso de bases de datos que impartí y del cual surgió la idea e interés por realizar este manual. A mis alumnos del curso de bases de datos que impartí en las oficinas de la Comisión de Recursos Naturales y Desarrollo Rural (CORENADER), en el año 2006, quienes me ayudaron a probar una de las primeras versiones de este manual, y cuyas correcciones y sugerencias enriquecieron enormemente el contenido del mismo. Al Centro de Estudios Geográficos, Biológicos y Comunitarios, S. C., porque sin su apoyo, hubiera sido imposible terminar esta obra. A la Comisión Nacional para el Conocimiento y Uso de la Biodiversidad (CONABIO) y a la Agencia Japonesa de Cooperación Internacional (JICA), quienes a través de las becas que me proporcionaron, apoyaron mi capacitación respecto a las bases de datos en Access. A mi familia, por impulsarme siempre a la consecución de mis metas y a que cada día intente ser mejor.

ii

INTRODUCCIÓN

Las bases de datos informáticas se han convertido hoy en día en una herramienta muy útil para la sistematización de la información, cualquiera que sea su origen o su tipo. Ellas fueron concebidas para ayudar a la sistematización de información financiera y económica, sin embargo, sus cualidades se pueden aprovechar en un sinfín de tareas de diferente índole.

Desde el punto de vista biológico, las bases de datos se están convirtiendo en una

herramienta imprescindible para el manejo de información, ya sea para la sistematización de inventarios biológicos, que actualmente involucran miles de registros, por lo que su manejo y actualización sería muy difícil sin la ayuda de una base de datos relacional o bien, para conformar bancos de información de diferentes tipos que auxilian en la planeación y toma de decisiones para la conservación de los Recursos Naturales.

Actualmente, la toma de decisiones en cuanto a la conservación de Recursos Naturales

se apoya en gran medida en el análisis de información a través de los sistemas de información geográfica. Sin embargo, el principio básico de un sistema de información geográfica radica en la vinculación y análisis entre la información contenida en bases de datos informáticas con el entorno geográfico, por lo que antes de intentar el manejo de estos sistemas, resulta imprescindible conocer el manejo de las bases de datos.

Desafortunadamente, el uso de las bases de datos aún no ocupa el lugar de importancia

que le corresponde, debido principalmente a la falta de capacitación para popularizar su uso. Por lo anterior, es común ver bancos de datos biológicos capturados en entornos como Excel o Word, programas que fueron diseñados con otros fines, pero que sin embargo, al ser de uso popular, se convierten en alternativas para almacenar estos datos.

Actualmente existe una alternativa dentro del entorno Microsoft, que nos permite

manejar nuestra información de una manera sencilla, organizada y muy amigable con el usuario no especializado y que se llama Microsoft Access. Este programa representa una verdadera opción para quienes no estamos muy familiarizados con los entornos de programación y que únicamente deseamos un programa con las características necesarias para almacenar, manejar y actualizar nuestra información biológica o de conservación de recursos naturales.

El presente manual presenta un ejemplo de cómo diseñar una base de datos biológica,

basándose en un sistema para manejar una colección botánica. No obstante lo anterior, los ejemplos aquí presentados sirven como base para el diseño de cualquier tipo de información y cualquier tipo de base de datos que se requiera. En el ejemplo manejado en este manual, se trató de abarcar la mayor parte de las funciones de Access, además de que el formato en el que se diseñó el manual, basado en un ejemplo que se detalla pantalla a pantalla, está pensado para que el usuario pueda, por sí solo, completar el curso. Sin embargo, el autor siempre estará disponible para consultas a través de correo electrónico (ver sección, ANTES DE USAR ESTE MANUAL).

iii

ANTES DE USAR ESTE MANUAL El presente manual fue elaborado para que los ejercicios sean desarrollados bajo el sistema operativo WINDOWS XP, utilizando Microsoft Office XP o Microsoft Office 2003, ya que al ser usado bajo WINDOWS 98, 98 SE, 2000 o Millenium, algunas pantallas y menús cambian y no se podrán seguir pantalla a pantalla algunos ejercicios. Es muy importante también que antes de iniciar el curso impartido en este manual, verifiques que el programa ACCESS se encuentre instalado completamente, es decir, que se encuentren instalados todos los asistentes, ya que en los ejercicios se utilizan varios asistentes con los cuales se facilita el uso del programa. También es necesario que se encuentre instalado en el sistema el programa MICROSOFT PHOTO EDITOR, con el fin de poder ver las imágenes que se incorporarán en nuestra base de datos de ejemplo. Antes de iniciar el curso, crea una carpeta en C:/mis documentos/ y asígnale el nombre de CURSO ACCESS. Copia en esta carpeta los archivos contenidos en el disco compacto que viene con el presente manual. El presente curso está programado para ser completado en aproximadamente 25 – 30 horas de trabajo en computadora. Toma tu tiempo para leer y entender bien los textos y en seguir con cuidado cada ejercicio. Recuerda que para cualquier duda que tengas, puedes contactarme al correo electrónico [email protected]. Si estás interesado en tomar un curso presencial con el autor, también puedes contactarme a esta dirección de correo electrónico. Ahora estás listo para iniciar el curso. Mucha suerte ! !

El autor

1

CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN

2

Microsoft Access es un sistema de manejo gráfico de bases de datos relacionales que corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por Microsoft Corporation en los Estados Unidos. Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una computadora o también funciona como una base de datos multiusuario en una red local. También permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedan ser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, ya sea para consulta o bien, para captura de información. El software es muy flexible para su uso en muy diferentes campos y aplicaciones, así como también es muy fácil de manejar y diseñar, aún por personas no familiarizadas con las bases de datos. Este sistema funciona muy diferente a la hoja de cálculo Microsoft Excel. La primera gran diferencia radica en que en Excel se puede almacenar cualquier tipo de valor en una celda y en Access se debe definir primero la estructura de la tabla y el tipo de datos a almacenar en cada columna. La segunda gran diferencia entre estos dos software, es que en Excel la información está presentada como en un póster, es decir, en una gran tabla plana, en cambio en Access la información está distribuida como en un rompecabezas, en diferentes tablas relacionadas entre sí. Existen todavía más diferencias, pero estas son las más importantes.

¿QUÉ ES ACCESS?

3

Access maneja un solo tipo de archivo, el cual es llamado base de datos con la extensión (.mdb). Esta base de datos consiste en 7 tipos de objetos (Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Página, Macro y Módulo). Access combina sus objetos para desarrollar una aplicación (o base de datos). - Tabla. Es un objeto para almacenar información en filas. Esta es la base de las

aplicaciones de Access. Aquí se debe definir la estructura de la información.

- Consulta. Es un objeto para procesar datos y visualizar los procesos en

lenguaje SQL (Structure Query Language). - Formulario. Se trata de un objeto diseñado para capturar y confirmar

información en una pantalla amigable con el usuario. - Informe. Una manera de extraer la información de la base de datos de forma

ejecutiva y en un formato de impresión. - Página. Un objeto recientemente añadido. Con este objeto es posible utilizar

una base de datos a través de la web. - Macro. Es un objeto para automatizar algunas acciones que tu necesitas hacer

mediante la ayuda de un asistente en un ambiente amigable. - Módulo. Es un objeto para automatizar acciones que necesitas pero

directamente en lenguaje Visual Basic. Para usuarios avanzados.

ESTRUCTURA DE ACCESS

DATABASE (MDB)

TABLA CONSULTA

FORMULARIO PÁGINA INFORME

MACRO MÓDULO

4

VENTAJAS DEL AMBIENTE ACCESS

- Presenta una interfase standard con los demás software de Microsoft. Sobresale la fácil manipulación con el mouse.

- Construcción con asistentes. Access presenta una gran cantidad de

asistentes con los cuales puedes construir tu base de datos de una manera muy fácil.

- Formulación automática de SQL con las consultas, en una interfase muy

fácil que permite manejar la información de una manera sencilla y rápida.

- Desarrollo con Macros. Los procesos pueden ser desarrollados fácilmente aún para aquellos que no tengan experiencia en programación.

- Generación automática de documentos e informes.

- Podemos generar nuestra base de datos como un pequeño programa muy

amigable para aquellos que solo capturan información y que no están familiarizados con Access. Esto se hace a través de ventanas y botones creados con el objeto Formulario.

5

CAPÍTULO DOS. USANDO ACCESS

6

CREA UNA BASE DE DATOS

Al crear una nueva base de datos, Access presenta varias opciones: - Base de datos. Crear una base de datos en blanco, sin ningún objeto. - Página de acceso a datos. Diseñar una página para el acceso desde Internet. - Proyecto (base de datos nueva o existente). Es un nuevo formato de archivo

de Access (.adp) y fue creado básicamente para manejar bases de datos en una red local multiusuarios.

- Bases de datos preestablecidas: o Administración de contactos o Administración de llamadas o Administración de actividades o Control de activos o Control de inventario o Gastos o introducción de pedidos o Libro mayor o Programación de recursos o Tiempo y facturación

7

EJERCICIO 1. CREA UNA BASE DE DATOS

Graba tu archivo en la carpeta:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS/

Asígnale el nombre: PRÁCTICA

Haz clic en el botón CREAR.

Una nueva base de datos (PRÁCTICA) ha sido creada. Puedes corroborar el nombre de tu base de datos en la barra de título de tu ventana de base de datos.

Abre el programa ACCESS, para lo cual

debes hacer clic en el botón INICIO y

seleccionar Microsoft Access del menú

PROGRAMAS.

Selecciona BASE DE DATOS EN BLANCO.

8

¿QUÉ ES UNA TABLA? ESPECIES

COLECTAS Una tabla es un objeto para manejar datos con un contenido específico en una tabla de dos dimensiones (2D), la cual es desplegada en columnas y filas. La columna (campo) es una colección de datos con la misma categoría y con el mismo tipo de datos. La fila (registro) es una colección de datos de cada columna. Cada tabla puede estar relacionada a otras por campos clave, generalmente numéricos. En el ejemplo mostrado arriba, las tablas ESPECIES y COLECTAS están relacionadas por el campo CLAVE ESPECIE. De esta manera, cada registro es una fila y al ordenar un campo ascendente o descendentemente, los registros se ordenarán de acuerdo al campo seleccionado pero no perderán la relación que tienen con los datos de las demás columnas. Esta es otra diferencia con Excel.

CLAVE ESPECIE FAMILIA GÉNERO ESPECIE

001 POACEAE Chusquea bilimekii 002 ASTERACEAE Pittocaulon praecox

CLAVE COLECTA

FECHA COLECTA

CLAVE ESPECIE COLECTOR NÚMERO

COLECTA5241 28/05/99 001 J. LÓPEZ 2354

Columna (campo)

Fila (registro)

9

1. Definir campos

2. Definir las propiedades de los campos

3. Definir clave primaria

4. Definir relaciones e integridad referencial

5. Capturar datos en las filas (introducir registros)

PASOS PARA CREAR UNA TABLA

En general, para crear una tabla, tienes que seguir los pasos arriba marcados. Sin embargo, puedes iniciar a capturar información después del paso 3 en algunas tablas, además de que otra manera de crear una tabla es la importación de tablas prediseñadas en otros formatos (por ejemplo, en Excel).

10

DEFINICIÓN DE UN CAMPO

La estructura de una tabla se define en la vista de diseño de las tablas. Esta vista nos solicita información sobre: - Nombre del campo. Define el nombre de las columnas. - Tipo de datos. Define un tipo de dato apropiado para los valores a almacenar en

el campo. - Descripción. Es la descripción del contenido del campo. Esta descripción puede

ser utilizada como un mensaje, ya que aparece en la barra de estado.

TIPO DE DATOS. - Texto. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 255 caracteres. - Memo. Textos y números que no requieran cálculos. Tamaño: 65,535

caracteres. - Numérico. Sólo datos numéricos y permite hacer cálculos matemáticos. - Fecha/hora. Sólo permite fechas y horas. Desde el año 100 hasta el 9999. - Moneda. Evita redondeo en cálculos. Se permiten 15 decimales. - Autonumérico. Números secuenciales exclusivos (con incremento de una

unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.

- Si/no. Contiene sólo uno de dos valores posibles, Sí/No, Verdadero/Falso.

11

- Objeto OLE. Objetos (como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas, que se pueden incrustar en una tabla de Access.

- Hipervínculo. Utilizado para crear un vínculo con otras aplicaciones, es decir, para que desde ACCESS puedas abrir algún otro archivo desde otra aplicación.

- Asistente para búsquedas. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado.

DESCRIPCIÓN DEL TAMAÑO DEL CAMPO PARA EL TIPO DE DATOS NUMÉRICO

- Byte. Maneja datos numéricos dentro del rango de 0 ~ 255. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones.

- Entero. Maneja datos numéricos dentro del rango -32,767 ~ 32,768. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones.

- Entero largo. Maneja datos numéricos dentro del rango -2, 147, 483,648 ~ 2, 147, 483,647. Sin puntos decimales y no puede manejar fracciones

- Simple. Maneja datos numéricos dentro del rango -3.402823 x 1038 ~ 3.402823 x 1038. Acepta siete dígitos a la derecha del punto decimal.

- Doble. Maneja datos numéricos dentro del rango: -1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores

negativos. 1.79769313486231 x 10308 ~ -4.94065645841247 x 10 -324 para valores

positivos. Acepta 15 dígitos a la derecha del punto decimal.

REGLAS PARA DAR NOMBRE A LOS CAMPOS

En Microsoft Access, los nombres de los campos: - Pueden tener hasta 64 caracteres. - Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y

caracteres especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (´) y corchetes ([ ]).

- No pueden comenzar por un espacio en blanco. - No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

- No pueden incluir comillas dobles (") en los nombres de tablas, vistas o

procedimientos almacenados en un proyecto de Microsoft Access.

12

EJERCICIO 2. DEFINE CAMPOS

Crea una nueva tabla a partir de la ventana

de base de datos.

Selecciona CREAR UNA TABLA EN VISTA

DISEÑO y haz doble clic.

Captura el nombre del campo y el tipo de

dato. Puedes capturar una descripción si lo

deseas. NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO - ID COL Autonumérico - NOMBRE CIENTÍFICO Texto - COLECTOR Texto - NÚMERO DE COLECTA Número - FECHA DE COLECTA Fecha/Hora - LOCALIDAD Texto - OBSERVACIONES Texto - NÚMERO DE DUPLICADOS Número - DETERMINÓ Texto - MEXU Sí/No - CORENA Sí/No

13

DEFINICIÓN DE LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO

Los atributos de cada campo son definidos por la propiedad del campo. El contenido de la propiedad del campo es diferente de acuerdo al tipo de datos del campo.

Propiedad de campo Contenido

Tamaño del campo

- Especifica en datos de texto, el número de caracteres (1-255) - Especifica el tipo de datos numéricos (entero, entero largo, decimal, etc)

Formato - Especifica el modo de desplegar los datos en un formato consistente.

Lugares decimales

- Especifica los dígitos a desplegar después del punto decimal

Máscara de Entrada

- Especifica el formato de entrada (para texto y fecha/hora únicamente)

Título - Especifica una etiqueta para formularios o reportes

Valor predeterminado

- Especifica un valor que se adicione automáticamente en un nuevo registro en la tabla.

Requerido - Especifica si los datos en ese campo son necesarios o no

14

Introduce el nombre COLECTAS

Haz clic en ACEPTAR para salvar.

EJERCICIO 3. DEFINE PROPIEDADES DEL CAMPO

Especifica el tamaño del campo de los tipos

de datos de texto, como se te indica a

continuación:

- Nombre científico 30

- Colector 50

- Localidad 100 - Observaciones 150

- Determinó 30

Haz clic en el campo FECHA DE

COLECTA.

Haz clic en el renglón de MÁSCARA DE

ENTRADA en las propiedades del campo.

Haz clic en el botón

Haz clic en SÍ en la caja de mensaje acerca

de salvar la tabla.

15

En la siguiente ventana, ACCESS te indica

que no hay ninguna clave principal definida

y te pregunta si deseas crear una.

Haz clic en NO, ya que esta clave principal

será definida en un ejercicio posterior.

El asistente para la máscara de entrada es

desplegado.

Selecciona fecha corta (dd/mm/aaaa) para

la máscara de entrada y haz clic en

SIGUIENTE.

En esta ventana se te muestran algunas

opciones de cómo mostrar la máscara de

entrada, sin embargo, ahora no

cambiaremos nada.

Haz clic en FINALIZAR.

16

DEFINIR CLAVE PRINCIPAL Definir clave principal La clave principal es un campo el cual es definido como tal para identificar con datos únicos a cada registro de una tabla. Una vez que la clave principal es definida, la combinación o relación de múltiples tablas llega a ser posible, es decir, si no tenemos definida una clave principal en cada una de nuestras tablas, éstas no podrán relacionarse entre sí. En estas relaciones, la clave principal sirve para indicar claramente qué registro de la tabla A está relacionado con qué registro de la tabla B. Para ejemplificar la clave principal, podemos pensar en ella como el número de cada jugador de un equipo de fútbol. Un equipo de fútbol puede tener jugadores con el mismo nombre, la misma posición e incluso la misma edad, entonces en una base de datos habría dos registros con los mismos datos, pero a través del número de la playera asignado a cada uno de ellos, es que podemos saber de quién estamos hablando. Entonces, la clave principal es un campo con el cual vamos a identificar cada registro de una tabla con un valor único e irrepetible en la tabla, de esta manera cada registro estará plenamente identificado.

17

En la VISTA DISEÑO de la tabla

COLECTAS selecciona el campo ID COL

haciendo clic sobre él.

Haz clic en el botón CLAVE PRINCIPAL

que se encuentra en la barra DISEÑO DE

TABLA.

De esta manera le haz indicado a ACCESS

que el campo ID COL será tu clave principal.

Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DE

DATOS localizado en la parte

superior izquierda de la pantalla.

ACCESS te indica que primero debes

guardar la tabla.

Haz clic en el botón SÍ para salvar la tabla.

Ahora tu tabla está lista para ingresar datos.

Haz clic en el botón rojo de cerrar de la

tabla COLECTAS, localizado en la parte

superior derecha de la ventana de la tabla.

EJERCICIO 4. ESTABLECE LA CLAVE PRINCIPAL

18

Crea la tabla LOCALIDADES, que conste

de los siguientes campos, tipos de datos y

tamaño de campo: - ID LOC (AUTONUMÉRICO) - LOCALIDAD (TEXTO, 100) - DELEGACIÓN (TEXTO, 20) - ANP (TEXTO, 50) - ENTIDAD (TEXTO, 20) - COORD N (TEXTO, 20) - COORD W (TEXTO, 20) - ALTITUD (TEXTO, 10) - TIPO DE VEGETACIÓN (TEXTO, 50)

Define ID LOC como clave principal, si no

recuerdas cómo, revisa el ejercicio 4.

En el campo ENTIDAD, ve a las

propiedades del campo, haz clic en VALOR

PREDETERMINADO y escribe: DISTRITO

FEDERAL.

De esta manera, ya en vista hoja de datos

nos aparecerá el Distrito Federal por default

en ese campo.

Haz clic en el campo COORD N.

En las propiedades del campo, haz clic en

MÁSCARA DE ENTRADA y escribir 00° 00’

00” N

Efectúa lo mismo en el campo COORD W,

sólo cambia la última N por W.

EJERCICIO 5. CREA NUEVAS TABLAS

19

Haz clic en el campo TIPO DE

VEGETACIÓN.

Haz clic en el TIPO DE DATOS y elige

ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS.

Un asistente se desplegará y en él elige la

segunda opción: ESCRIBIRÉ LOS

VALORES QUE DESEE.

Haz clic en SIGUIENTE.

Captura en la COL1 los siguientes datos:

- Bosque de Abies religiosa

- Bosque de Pinus

- Bosque de Quercus - Matorral xerófilo

- Pastizal

- Vegetación Acuática


20

En la siguiente pantalla, el asistente te

pregunta ¿Qué etiqueta deseas para la

columna de búsqueda?.

La etiqueta que te da por default es correcta

(TIPO DE VEGETACIÓN).


Haz clic en el botón VISTA HOJA DE

DATOS para ver tu tabla.

Access te pregunta si deseas salvar los

cambios, haz clic en SÍ y te pedirá que le

asignes un nombre a tu tabla, escribe

LOCALIDADES y haz clic en ACEPTAR.

Haz clic en los campos COORD N y TIPO DE VEGETACIÓN para ver los resultados

de tu ejercicio.

Cierra la tabla LOCALIDADES.

21

Haz clic en el menú ARCHIVO, elige

OBTENER DATOS EXTERNOS y luego

elige IMPORTAR…

Ahora una ventana para Importar se te

despliega.

Haz clic en TIPO DE ARCHIVO, elige

MICROSOFT EXCEL y busca el archivo:

ESPECIES en la siguiente ubicación:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/

Haz clic en IMPORTAR.

Enseguida se desplegará un Asistente para

importación de hojas de cálculo.

Elige MOSTRAR HOJAS DE TRABAJO y

entonces elige HOJA 1. Nota que se te muestran los datos de la

tabla que quieres importar.


EJERCICIO 6. IMPORTA UNA TABLA DE EXCEL

22

Marcar PRIMERA FILA CONTIENE

TÍTULOS DE COLUMNAS, haciendo clic en

la casilla de verificación para ello.

Nota que la primera fila de la tabla se convierte en los títulos de las columnas. Haz clic en SIGUIENTE.

Ahora en esta pantalla te pregunta el

Asistente en donde deseas almacenar los

datos que vas a importar.

Elige EN UNA NUEVA TABLA, haciendo

clic en la casilla de verificación

correspondiente.


En esta página, tienes diferentes opciones,

como por ejemplo especificar la información

sobre cada campo a importar, tal como el

título o bien, tienes la opción de elegir algún

campo que no quieras importar.

Sin embargo, nosotros no modificaremos

nada.


23

En esta ventana, ACCESS te recomienda

que definas una clave principal para la nueva

tabla.

Elige PERMITIR A ACCESS AGREGAR LA

CLAVE PRINCIPAL.

Nota que abajo te crea un campo ID.


En la siguiente ventana, tienes que asignarle

un nombre a la nueva tabla que vas a

importar.

Escribe ESPECIES en el espacio

IMPORTAR A LA TABLA:


El asistente te indica que la importación del

archivo de Excel ESPECIES ha sido

importada con Éxito.

Haz clic en ACEPTAR.

Abre tu tabla ESPECIES desde la ventana

de base de datos para checar los datos y ve

a VISTA DISEÑO y cambia el nombre del

campo ID por ID SP. Cierra la tabla y guarda

cambios.

24

En la ventana de Base de datos, haz un clic

sobre la tabla ESPECIES para seleccionarla.

Haz clic en el botón DISEÑO de la misma

ventana de base de datos.

Adiciona un campo al final de la lista, que se

denomine FOTOS.

En el tipo de datos elige OBJETO OLE.

Haz clic en VISTA HOJA DE DATOS.

ACCESS te preguntará si deseas guardar la

tabla.

Haz clic en SI.

EJERCICIO 7. ESTABLECE OBJETOS OLE

25

Ya en la VISTA HOJA DE DATOS, haz clic

sobre el registro uno de la tabla, en el

campo FOTOS y haz clic con el botón

derecho.

En el menú que se despliega, elige

INSERTAR OBJETO.

Un asistente se te desplegará, elige CREAR

DESDE ARCHIVO, haciendo clic en la

casilla de verificación correspondiente.

Ahora haz clic en el botón EXAMINAR para

buscar el archivo con la foto que necesitas.

Busca la ruta siguiente: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/

Elige el archivo con el nombre: QUERCUS LAURINA.JPG

Haz clic en ACEPTAR en ambas ventanas.

Para los demás registros, realiza el mismo

procedimiento, eligiendo el archivo cuyo

nombre coincida con la especie de cada

registro.

Al final la tabla ESPECIES, quedará como

se muestra en la imagen de al lado.

Asegúrate que en el campo FOTOS diga:

Photo Editor 3.0, si no, no podrás ver las

fotos y deberás instalar este programa.

Cierra la tabla ESPECIES.

26

En la ventana de Base de datos, haz clic

sobre la tabla COLECTAS para

seleccionarla.

Después haz clic sobre el botón DISEÑO.

Haz clic en el campo NOMBRE

CIENTÍFICO, y luego en la columna TIPO

DE DATOS, elige ASISTENTE PARA

BÚSQUEDAS.

Un asistente se te despliega.

Haz clic en la primera opción:

DESEO QUE LA COLUMNA DE BÚSQUEDA BUSQUE LOS VALORES EN

UNA TABLA O CONSULTA.


EJERCICIO 8. CREA COLUMNAS DE BÚSQUEDA

27

Elige la tabla ESPECIES, que es la tabla que

queremos que nuestra columna de

búsqueda muestre.


En esta ventana tenemos que especificar

que campos se mostrarán en nuestra

columna de búsqueda.

Elige el campo FAMILIA y luego oprime el

botón . .

Haz lo mismo con el campo GÉNERO y

ESPECIE.


Haz más grande cada columna (1 o 2 cm),

haciendo clic en donde se muestra en la

imagen de al lado.


28

La etiqueta que te da por default es

correcta (NOMBRE CIENTÍFICO).


Ahora, se te pide que guardes la tabla

para que se establezca la relación entre

las tablas.

Haz clic en SÍ.

Ahora puedes revisar tu tabla COLECTAS

en la VISTA HOJA DE DATOS. Haz clic

en el campo NOMBRE CIENTÍFICO e

inmediatamente se te desplegará la lista

que acabas de hacer. Sigue el mismo

procedimiento para el campo

LOCALIDAD de la tabla COLECTAS,

eligiendo de la tabla LOCALIDADES, los

campos LOCALIDAD, ALTITUD y ANP.

Observa la lista creada en el campo

LOCALIDAD. Cierra la tabla COLECTAS.

29

RELACIONES E INTEGRIDAD REFERENCIAL

Relaciones Integridad Referencial

Las relaciones son hechas para crear conexiones entre tablas. Una relación no es más que una indicación que le debemos hacer a ACCESS de cuales son los campos que contienen los datos claves para que dos tablas puedan relacionarse (ver figura de la página 8), es decir, una relación trabaja por el empalme de datos iguales de campos clave en diferentes tablas. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean válidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados. Puede establecerse la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

- El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.

- Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:

- No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal.

- No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.

- No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

30

Haz clic en el menú HERRAMIENTAS y

elige RELACIONES.

Las tres tablas que creaste aparecerán en tu

ventana de relaciones, con las relaciones

que hicimos al establecer COLUMNAS DE

BÚSQUEDA. Acomódalas como aparece en

la figura de al lado.

Ahora haz clic con el botón derecho en la

línea negra que conecta la tabla ESPECIES

y la tabla COLECTAS.

Elige MODIFICAR RELACIÓN.

Se abre la ventana MODIFICAR RELACIONES,

en donde se muestran las dos tablas y campos

relacionados.

Haz clic en las tres cajas:

EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL ACTUALIZAR EN CASCADA LOS CAMPOS

RELACIONADOS ELIMINAR EN CASCADA LOS REGISTROS RELACIONADOS.

Nota que abajo se indica el tipo de relación que

estás utilizando: UNO A VARIOS. Haz clic en ACEPTAR.

EJERCICIO 9. ESTABLECE RELACIONES

31

En la línea negra que marca la relación entre

las tablas ahora en un extremo está el

número 1 y en el otro el símbolo �,

señalando una relación uno a muchos que

acabas de establecer.

Ahora haz clic con el botón derecho en la

línea que une a la tabla LOCALIDADES y a

la tabla COLECTAS y elige MODIFICAR

RELACIÓN.

Se abre otra vez la ventana MODIFICAR RELACIONES, en donde se muestran las

dos tablas y campos relacionados.

Haz clic en las tres cajas de abajo y después

haz clic en ACEPTAR.

Ahora puedes ver que en la línea negra ya

se ha establecido una relación de uno a

muchos entre estas dos tablas.

Ahora también están relacionadas las tablas

ESPECIES y LOCALIDADES mediante la

tabla COLECTAS, en una relación MUCHOS

A MUCHOS.

Haz clic en el botón CERRAR .

32

Access te pregunta si deseas guardar los

cambios que hiciste en el diseño de tus

relaciones.

Haz clic en SÍ.

Tabla con información para utilizar en el Ejercicio 10.

33

Al terminar de capturar la información, cierra

la tabla LOCALIDADES.

Si hiciste más ancho o más angosto o

cambiaste de posición algún campo de la

tabla, al cerrarla te pedirá que guardes los

cambios en el diseño de la tabla.

Haz clic en SÍ.

Estos cambios sólo son a nivel de presentación en pantalla, y no afectan la estructura de la tabla.

Captura la información contenida en la tabla

de la página anterior, o bien, puedes abrir el

archivo en formato de imagen de la

siguiente dirección: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/

ARCHIVOS UTILES/ DATOS LOCALIDADES

Checa en tu tabla que las máscaras de

entrada de los campos COORD N y

COORD W están funcionando y que la

columna de búsqueda del campo TIPO DE

VEGETACIÓN también funciona.

En la ventana de base de datos, haz doble

clic en la tabla LOCALIDADES.

EJERCICIO 10. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA LOCALIDADES

34

En la ventana de base de datos, haz clic en

la tabla COLECTAS y luego en ABRIR.


CIENTÍFICO y en sus propiedades, haz clic

en VALOR PREDETERMINADO y borra el

cero (0) que tiene como valor por default.

Haz lo mismo con los campos LOCALIDAD,

NÚMERO DE COLECTA y NÚMERO DE

DUPLICADOS.

Ahora haz clic en el botón VISTA

DISEÑO.

EJERCICIO 11. BORRA VALORES PREDETERMINADOS POR DEFAULT

35

Sin cerrar la tabla COLECTAS, haz clic en

el botón VISTA HOJA DE DATOS .

Access te indicará que primero debes

guardar la tabla.

Haz clic en SÍ.


CIENTÍFICO y nota que las especies no

están ordenadas alfabéticamente, sino en el

orden en que fueron capturadas.

Esto no es conveniente, pues cuando tienes

muchas especies, encontrar la que buscas

resultaría muy difícil.

Para cambiar esto, haz clic en el botón

VISTA DISEÑO .


CIENTÍFICO y después en las propiedades,

en la carpeta BÚSQUEDA, haz clic en

ORIGEN DE LA FILA y finalmente haz clic

en el botón .

EJERCICIO 12. ORDENA ALFABÉTICAMENTE TUS LISTAS DE BÚSQUEDA

36

En la ventana que se abre, haz clic en el

campo de FAMILIA y en la fila de ORDEN

elige de la lista ASCENDENTE.

Haz lo mismo para los campos GÉNERO Y

ESPECIE.


Access te pregunta si deseas guardar los

cambios.

Haz clic en SÍ.

Ahora haz clic en el botón VISTA HOJA DE

DATOS y te pedirá que guardes la

tabla. Luego haz clic en el campo NOMBRE

CIENTÍFICO y verás que la lista de especies

desplegada, ahora está ordenada

alfabéticamente por FAMILIA.


37

Captura la información que se señala en la

tabla de abajo. Si lo deseas, también

puedes abrir el archivo desde:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS

2005/ARCHIVOS UTILES/ DATOS

COLECTAS.

Abre nuevamente la tabla COLECTAS.

EJERCICIO 13. CAPTURA INFORMACIÓN EN LA TABLA COLECTAS

38

¿QUÉ ES UNA CONSULTA? Una consulta es definida como el requerimiento específico de información dirigido a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de datos. Las consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información específica de todas nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar para una consulta pueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable, ya que a pesar de que estas consultas son elaboradas en lenguaje SQL (Structured Query Language), Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de una manera sencilla, pero en la que sin embargo, debemos tener mucho cuidado con las tablas y campos que necesitamos para obtener realmente la información que solicitamos. Después de definir y ejecutar la consulta, los resultados serán desplegados en un formato de hoja de datos. Existen diferentes tipos de consulta, cada una enfocada para un objetivo diferente, éstas son: Consultas de Selección. Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de Parámetros. Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

RESULTADO CONSULTA

39

Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Por ejemplo:

Tabla 1. Consulta de selección. Esta consulta agrupa los totales verticalmente, por empleado y categoría, con un mayor número de registros, lo que hace que la comparación entre totales de los distintos empleados sea más complicada.

APELLIDOS CATEGORÍA VENTAS MARTÍNEZ COMIDA 88302.09 MARTÍNEZ CONDIMENTOS 25789.35 MARTÍNEZ BEBIDAS 57182.13

RUVALCABA COMIDA 111047.76 RUVALCABA CONDIMENTOS 49566.21 RUVALCABA BEBIDAS 80005.35

Tabla 2. Consulta de tabla de referencias cruzadas. Esta consulta muestra la misma información, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, por tanto, la hoja de datos es más compacta y más fácil de analizar.

APELLIDOS COMIDA CONDIMENTOS BEBIDAS MARTÍNEZ 88302.09 25789.35 57182.13

RUVALCABA 111047.76 49566.21 80005.35 Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar sinonimias que se colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especies en una base de datos con la información acerca de ellas y desea anexarlas a su base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta información en su base de datos principal, se hace una consulta de datos anexados para agregar los nuevos registros a la tabla ESPECIES de su base de datos principal.

Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

40

En la siguiente tabla se indican los criterios más comunes que se utilizan para la ejecución de consultas:

CRITERIO DESCRIPCIÓN

> 234 En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de colecta mayores de 234

< 1200 En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de colecta menores de 1200

>= Díaz En un campo de sólo apellidos, para conocer todos los nombres desde Díaz hasta el final del alfabeto

25/05/2005 En el campo fecha, para conocer las colectas realizadas el 25/05/2005

Entre 01/01/2005 Y 01/03/2005

En el campo Fecha de Colecta, para conocer las colectas que se realizaron entre enero y marzo de 2005

Año([Fecha de colecta]) = 2005

En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas del año 2005

Negado P. RAMMAMORTHY, 2005

En el campo Determinó, para conocer todas las colectas que no haya determinado P. Rammamorthy en el 2005

Negado 2 En el campo Número de Duplicados, para conocer todas las colectas cuyo número de duplicados no es 2

Negado T* Para conocer los colectores cuyo primer nombre no empieza con T

Bouvardia En el campo Género, para conocer en donde hemos colectado Bouvardia

Bouvardia O Quercus En el campo Género, para obtener las colectas de los géneros Bouvardia y Quercus

>="N" En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre comienza por las letras de la N a la Z.

L* En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre empieza por la letra S

Arbusto* En el campo Observaciones, para obtener todos los registros que son Arbustos (que empiezan con la palabra Arbusto).

[E-L]* En el campo Colector, para obtener a aquellos colectores cuyo nombre empieza por las letras de la E a la L.

*flores* En el campo Observaciones, para obtener todas las colectas con flores.

Fecha() En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas de hoy

Es Nulo En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas no determinadas, es decir, que el campo esté vacío.

No es Nulo En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas determinadas, es decir, que el campo NO esté vacío.

[FROM]![Localidades]![ANP] En el campo ANP, para obtener todas las especies colectadas en determinada ANP (p.e. Desierto de los Leones)

41

En la ventana de base de datos, selecciona

CONSULTAS.

Luego haz doble clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEÑO.

Te aparecerá la caja MOSTRAR TABLA,

haz clic en la tabla COLECTAS y luego haz

clic en AGREGAR.

Para agregar una tabla también puedes

hacer doble clic en la tabla que desees

agregar.

Haz lo mismo con las tablas ESPECIES y

LOCALIDADES.

Nota que las tablas aparecen en la ventana

de arriba, así como sus relaciones.

Para verlas mejor, acomoda tus tablas como

en la figura de al lado.

EJERCICIO 14. HAZ UNA CONSULTA DE SELECCIÓN BÁSICA

42

El resultado se te desplegará en formato de

hoja de datos, puedes ver ahora la

información que solicitaste.

Para agregar campos a tu consulta, debes arrastrar el campo que desees hasta el espacio correspondiente sin soltar el clic, o bien hacer doble clic en el campo que quieras agregar. Agrega los campos FAMILIA, GÉNERO, ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN de la tabla ESPECIES. También agrega los campos COLECTOR, NÚMERO DE COLECTA, FECHA DE COLECTA, OBSERVACIONES y DETERMINÓ de la tabla COLECTAS. Por último, de la tabla LOCALIDADES agrega todos los campos, excepto ID LOC. Haz clic en el botón EJECUTAR .

Guarda la consulta y asígnale el nombre:

BÁSICA.


43

En esta consulta, haz clic en el botón de

VISTA DISEÑO .

En el campo ANP, en el renglón de

CRITERIOS, escribe:

[FROM]![Localidades]![ANP]

Haz clic en EJECUTAR .

Te aparecerá una ventana que te pedirá el

valor del parámetro.

Escribe: Sierra de Guadalupe


Te aparecerán datos de las colectas

realizadas sólo en la Sierra de Guadalupe.

En el Menú ARCHIVO, Haz clic en SALVAR

COMO y asígnale el nombre:

PARÁMETROS.


EJERCICIO 15. HAZ UNA CONSULTA DE PARÁMETROS

44

Añade los campos GÉNERO y ESPECIE de

la tabla ESPECIES, el campo ANP de la

tabla LOCALIDADES y el campo NÚMERO

DE COLECTA de la tabla COLECTAS.


En la ventana de base de datos, selecciona

CONSULTAS.

Luego haz doble clic en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA DISEÑO.

Añade otra vez las tres tablas.

Nota que se muestran cuales especies

están en cada ANP, así como el número de

la colecta.

Haz clic en VISTA DISEÑO .

EJERCICIO 16. HAZ UNA CONSULTA DE REFERENCIAS CRUZADAS

45

Dos renglones se adicionan a tu consulta

(TOTAL y TAB REF CRUZ). En el renglón

TOTAL, en el campo NÚMERO DE

COLECTA cambia el valor por SUMA. En el

renglón TAB REF CRUZ, en los campos

GÉNERO y ESPECIE, elige ENCABEZADO

DE FILA, en el campo ANP elige

ENCABEZADO DE COLUMNA y en el

campo NÚMERO DE COLECTA, elige

VALOR. Haz clic en EJECUTAR .

Haz clic en el Menú CONSULTA y elige

CONSULTA DE TABLA DE

REFERENCIAS CRUZADAS.

Ahora los mismos datos de la consulta de

selección se te despliegan, pero ordenados

en diferente formato. Nota que ahora las

ANP son desplegadas como columnas y los

números de colecta como valores que

intersectan la especie con el ANP.

46

Te pedirá que le asignes un nombre a la

nueva consulta.

Escribe REF CRUZ.


Cierra la consulta y Access te preguntará si

deseas guardar los cambios en el diseño de

la consulta “Consulta 1”

Haz clic en SÍ.

47

Importa la tabla NUEVAS ESPECIES, que se encuentra en nuestro directorio: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS UTILES/. El archivo se encuentra en formato de Excel. Para importar la tabla, haz clic con el botón derecho sobre la ventana de base de datos, después busca el archivo y elige el tipo de archivo. Después sigue los pasos del asistente. Importa la tabla sin crear una clave principal. Para mayor referencia, regresa al Ejercicio 6. Importa una tabla de Excel.

Observa los datos de la tabla NUEVAS

ESPECIES y nota que el autor de cuatro de

las cinco especies es H.B.K. (Humbolt,

Bonpland y Kunth)

Esta combinación de autores ya no se

utiliza, siendo Kunth lo aceptado

actualmente.

Sin hacer nada, cierra la tabla.

Ahora abre una nueva CONSULTA,

haciendo clic en CREAR UNA CONSULTA

EN VISTA DISEÑO.

Agrega únicamente la tabla NUEVAS

ESPECIES.

Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.

EJERCICIO 17. HAZ UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN

48

Agrega el campo AUTOR.

Haz clic en el Menú CONSULTA.

Elige CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN.

En el renglón ACTUALIZAR A: escribe:

“Kunth”

En el renglón CRITERIOS: escribe “H.B.K.”

Haz clic en el botón EJECUTAR .

Access te indica que vas a actualizar 4 filas.

También te previene sobre la imposibilidad

de deshacer los cambios, es por eso que

para hacer este tipo de consulta debes de

tener mucho cuidado y estar muy seguro de

lo que haces.

Haz clic en SI.

49

Abre la tabla NUEVAS ESPECIES y nota

que los autores H.B.K han sido

reemplazados por Kunth.

Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.


Access te pregunta si quieres guardar la

consulta.

Haz clic en SI.

Asígnale el nombre CONS ACTUAL.


50

Abre una nueva CONSULTA, haciendo clic

en CREAR UNA CONSULTA EN VISTA

DISEÑO.

Agrega únicamente la tabla NUEVAS

ESPECIES.

Cierra la ventana MOSTRAR TABLA.

Adiciona el campo GÉNERO a la consulta.

En el Menú CONSULTA, elige CONSULTA

DE ELIMINACIÓN.

En el renglón de CRITERIOS, escribe

“Spigelia”.

Haz clic en el botón EJECUTAR .

EJERCICIO 18. HAZ UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN

51

Access te indicará que vas a eliminar una

fila de la tabla NUEVAS ESPECIES y que

no podrás deshacer los cambios.

Haz clic en SÍ.

Cierra esta nueva consulta y guárdala con el

nombre: CONSUL ELIMINA.


Abre nuevamente la tabla NUEVAS

ESPECIES y te darás cuenta que el registro

de Spigelia speciosa Kunth ha

desaparecido.

Cierra la tabla NUEVAS ESPECIES.

52

Abre una nueva consulta en VISTA

DISEÑO.

Agrega la tabla NUEVAS ESPECIES.

Agrega todos los campos.

En el Menú CONSULTA, elegir CONSULTA

DE DATOS ANEXADOS.

Aparecerá una ventana en donde te pide el

nombre de la tabla a la que quieras anexar

los datos especificados arriba.

Escribe ESPECIES para anexar los datos

de la tabla NUEVAS ESPECIES a la tabla

ESPECIES.

Nota que puedes anexar datos a tu base de

datos en la que estás trabajando o en otra

base de datos de Access.


Nota que aparece un nuevo renglón en tu

consulta llamado ANEXAR A: y que los

nombres de los campos coinciden en ambas

tablas.


EJERCICIO 19. HAZ UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

53

Access te informa que vas a anexar 4 filas y

que una vez que hagas clic en SÍ, no vas a

poder deshacer los cambios.

Haz clic en SÍ.

Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombre

de CONSUL DAT ANEX.


Abre la tabla ESPECIES y corrobora que

cuatro registros están adicionados a tu

tabla.

Haz clic en CERRAR.

54

Abre una nueva consulta en VISTA

DISEÑO.

Agrega las tablas COLECTAS, ESPECIES y

LOCALIDADES.

Agrega todos los campos de todas las

tablas, excepto su ID, ni los campos

NOMBRE CIENTÍFICO y LOCALIDAD de la

tabla COLECTAS.

En el Menú CONSULTA elige CONSULTA

DE CREACIÓN DE TABLA.

Enseguida te aparece la caja CREAR

TABLA y te pide que asignes un nombre a

la nueva tabla que estás creando y que le

especifiques si la vas a crear en la base de

datos que tienes abierta o en alguna otra ya

existente.

En el nombre de la tabla escribe INF TOTAL

y nota que ya está seleccionada BASE DE

DATOS ACTIVA.


Ahora haz clic en EJECUTAR y nota que te

aparece un aviso de que vas a pegar 7 filas

en una tabla nueva y te previene de que no

podrás deshacer cambios.

Haz clic en SÍ.

EJERCICIO 20. HAZ UNA CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA

55

Ahora cierra la consulta y guárdala con el

nombre CREACION TABLA.


Abre la tabla INF TOTAL y verifica la

información en la nueva tabla.

Nota que los campos CORENA y MEXU,

tienen datos númericos en lugar de casillas

de verificación.

En vista diseño puedes cambiar esto en las

propiedades de cada campo, en la pestaña

GENERAL, en FORMATO elegir SÍ/NO y en

la pestaña BÚSQUEDA elegir CASILLA DE

VERIFICACIÓN. Guarda los cambios.

56

CAPÍTULO TRES. CREANDO UNA APLICACIÓN CON ACCESS

57

¿QUÉ ES UN FORMULARIO? Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de datos en un formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. Él nos sirve para navegar en nuestra base de datos, sus tablas, sus consultas y sus informes de una manera fácil. El uso de formularios en una base de datos ayuda a los usuarios no familiarizados con Access a consultar nuestra base de datos fácilmente. Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una única presentación. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de una tabla o los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o editar los registros existentes. Además, un formulario puede ser creado basado en otros formularios o informes y no precisamente en tablas o consultas.

TABLA CONSULTA INFORME

58

DIAGRAMA DE TRANSICIÓN DE PANTALLAS

59

CUADRO DE HERRAMIENTAS

USO DE HERRAMIENTAS

Selecciona Objetos

Asistente para Controles

Etiquetas

Cuadro de Texto

Grupo de Opciones

Botón de Alternar

Botón de Opción

Casilla de Verificación

Cuadro Combinado

Cuadro de Lista

Botón de Comando

Imagen

Marco de Objeto Dependiente

Marco de Objeto

Independiente

Salto de Página

Control Ficha

Subformulario / Subinforme

Línea

Rectángulo

Más Controles

Etiqueta

Cuadro de Texto

Línea

Botones de

Alternar

Casillas de Verificación Imagen

Rectángulo

Cuadro Combinado

Cuadro de Lista Botón de

Comando

60

PROPIEDADES DE FORMATO

Las propiedades del formato de los formularios son las herramientas para cambiar la presentación de los mismos. Título: Especifica el título del formulario Barras de desplazamiento: Especifica si las barras de desplazamiento

vertical y horizontal son desplegadas Selectores de registro: Especifica si este selector es desplegado Botones de desplazamiento: Especifica si estos botones son desplegados Ajuste de tamaño automático: Especifica si el ajuste de tamaño automático de

la ventana del formulario es utilizado Centrado Automático: Especifica si el formulario es centrado

automáticamente en la pantalla al abrirlo Estilo de los bordes: Especifica el tipo de borde Cuadro de control: Especifica si el cuadro de control es desplegado Botones Minimizar Maximizar: Especifica si estos botones son desplegados Botón Cerrar: Especifica si este botón es desplegado

Botón Minimizar

Botón Maximizar

Cuadro de Control

Selector de Registros

Botones de Desplazamiento

Barra de desplazamiento

horizontal

Barra de desplazamiento

vertical

Botón Cerrar

Título

61

En la ventana de Base de datos, haz clic en

FORMULARIOS.

Haz clic en CREAR FORMULARIO EN

VISTA DISEÑO.

Enseguida te aparece la vista diseño de un

FORMULARIO.

Nota que además te aparece el Cuadro de

Herramientas.

Haz doble clic en el cuadrito negro de la

esquina superior izquierda del formulario.

Te aparecen las propiedades del formulario.

Haz clic en la pestaña DATOS.

Ahora haz clic en la flecha hacia abajo de

ORIGEN DEL REGISTRO para desplegar la

lista de tablas y consultas disponibles.

Elige COLECTAS.

Cierra las PROPIEDADES.

EJERCICIO 21. HAZ UN FORMULARIO DE UNA TABLA

62

En la vista diseño del formulario, te

aparecerá una ventana con la tabla

COLECTAS y la lista de campos que ésta

contiene.

Haz clic en el campo COLECTOR y sin dejar

de presionar el botón del mouse, arrastra el

campo hasta la cuadrícula de diseño del

formulario y suelta el botón del mouse. Te

aparecerá del lado izquierdo la etiqueta del

campo y a la derecha, el campo. Puedes

mover ambos, posicionándote sobre ellos, o

bien, puedes mover cada uno por separado,

situándote en la esquina superior izquierda,

en donde te aparezca una mano negra con

el dedo índice señalando hacia arriba.

Haz lo mismo, con los campos NÚMERO

DE COLECTA, FECHA DE COLECTA,

LOCALIDAD, OBSERVACIONES y

NÚMERO DE DUPLICADOS.

En los campos LOCALIDAD y

OBSERVACIONES haz más grande la caja

del campo para que se despliegue toda la

información.

Alinea los campos a tu gusto.

63

Haz clic en GUARDAR y asígnale el nombre

CAPTURA DE COLECTAS.


Haz doble clic en el cuadrito negro de la

esquina superior izquierda del formulario

para ver las propiedades.

En la pestaña FORMATO, haz clic en el

renglón TÍTULO y escribe CAPTURA DE

COLECTAS.

Ahora cambia los valores como se indican


Cierra las Propiedades del formulario y haz

clic en VISTA FORMULARIO, para

visualizar tu formulario.

Nota que aparecen tus datos de la tabla

COLECTAS. Navega en los diferentes

registros que tienes y nota que en la

pestaña superior aparece el título de tu

formulario.

64

Haz clic en la vista Diseño de tu formulario

CAPTURA DE COLECTAS.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS haz

clic en la opción para crear botones de

comando.

Ahora haz clic en donde quieres que

aparezca tu botón.

Enseguida te aparecerá el ASISTENTE

PARA BOTONES DE COMANDO.

Haz clic en la Categoría OPERACIONES

CON FORMULARIOS y enseguida en la

acción CERRAR FORMULARIO.


Te aparecerá una opción en donde puedes

elegir una imagen para tu botón, o bien,

escribir un texto.

Deja la opción que te presenta por default y

haz clic en FINALIZAR.

EJERCICIO 22. CREA BOTONES EN TU FORMULARIO

65

Repite la operación anterior, pero ahora

elige la acción ACTUALIZAR DATOS DEL

FORMULARIO y enseguida haz clic en

FINALIZAR.

Ahora haz clic en vista FORMULARIO y

prueba que funcionen los botones.

Cuando hagas clic en tu botón CERRAR,

Access te pedirá que guardes los cambios,

así que haz clic en SÍ.

Cuando presiones el botón ACTUALIZAR,

no notarás nada, ya que sólo funciona

cuando capturas nuevos registros.

Siguiendo el procedimiento anterior, haz lo

mismo para la tabla ESPECIES, de manera

que al final el formulario sea idéntico a la

figura de la izquierda. Para lograr que tu foto

se vea completa, en la vista diseño, haz clic

con el botón derecho sobre ella y elige

PROPIEDADES.

En el renglón MODO DE CAMBIAR EL

TAMAÑO, elige ZOOM.

66

Crea un nuevo formulario para la tabla

COLECTAS y haz el mismo procedimiento

anterior, incluyendo sólo los campos

indicados en la figura de la izquierda.

Asígnale el nombre DETERMINACIONES.

Inserta un botón nuevo en tu formulario

DETERMINACIONES.

Te aparecerá nuevamente el Asistente.

Elige la categoría OPERACIONES CON

FORMULARIOS y la acción ABRIR

FORMULARIO.


Access te presenta la lista de formularios

que existen en tu base de datos.

Elige el formulario ESPECIES.


EJERCICIO 23. HAZ UN FORMULARIO QUE ABRA OTROS FORMULARIOS

67

Ahora Access te da dos opciones, una para

presentar información específica del

formulario seleccionado y otra para

presentar el formulario con todos los

registros.

Elige la segunda opción.


Ahora escribe ADICIONAR ESPECIE, en la

opción TEXTO.


Haz clic en la VISTA FORMULARIO y

prueba tu nuevo botón.

Guarda los cambios en tu formulario

DETERMINACIONES.

68


FORMULARIOS.

Haz clic en CREAR FORMULARIO EN VISTA DISEÑO.

En el Cuadro de Herramientas, haz clic en

la herramienta ETIQUETA. Luego haz clic en

tu nuevo formulario y escribe BASE DE

DATOS DE BOTÁNICA.

Asígnale fuente ARIAL de 12 Puntos.

Si el texto no cabe en tu caja, sitúa el cursor

en cualquier esquina y haz doble clic.

Haz clic en el botón IMAGEN y

enseguida dibuja un cuadro en donde

quieras insertar tu imagen.

Te aparecerá enseguida la ventana

INSERTAR IMAGEN.

Busca en C: Mis documentos/CURSO

ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo y

haz clic en ACEPTAR.

EJERCICIO 24. HAZ LA PANTALLA DE BIENVENIDA DE TU BASE DE DATOS

69

Enseguida, haz clic en la herramienta para

crear botones.

Haz clic en el sitio en donde quieres que se

localice tu botón.

El asistente se te despliega y selecciona la

categoría OPERACIONES CON

FORMULARIOS y la acción ABRIR

FORMULARIO.

Selecciona el formulario CAPTURA DE

COLECTAS y haz clic en SIGUIENTE.

70

Selecciona la opción ABRIR FORMULARIO

Y MOSTRAR TODOS LOS REGISTROS.


En la siguiente ventana, elige TEXTO y

escribe CAPTURAR COLECTAS.


Puedes hacer a tu agrado el tamaño de tu

botón.

Ahora, siguiendo el mismo procedimiento,

agrega dos botones más para los otros dos

formularios que tienes en tu base de datos

(DETERMINACIONES y ESPECIES).

71

Una vez que incluiste los otros dos botones,

ve a las propiedades de tu formulario,

haciendo doble clic en el cuadro negro de la

esquina superior izquierda.

Cambia los valores como se indican en la

figura de la izquierda.

Cierra tu ventana de propiedades.

Inserta un nuevo botón debajo de los demás

y elige la categoría APLICACIÓN y la acción

SALIR DE LA APLICACIÓN.


Haz clic en VISTA FORMULARIO.

Haz clic en el botón STOP.

Guarda tu formulario con el nombre

BIENVENIDOS.

Vuelve a abrir tu base de datos y tu

formulario y prueba los otros botones.

72

En tu ventana de Base de datos, selecciona

TABLAS y haz un clic en la tabla

LOCALIDADES.

Ahora haz clic en el botón

AUTOFORMULARIO .

Access automáticamente te crea un

formulario de la tabla seleccionada

(LOCALIDADES).

Nota que abajo te muestra una tabla con los

registros relacionados de la tabla

COLECTAS, es decir, cuales colectas están

registradas en cada localidad.

Esta función se llama SUBFORMULARIO.

Ahora puedes ir a vista diseño y modificar a

tu antojo el formulario creado

automáticamente y tmbién puedes modificar

las propiedades de formato.

Guarda tu nuevo formulario con el nombre

LOCALIDADES.

Ahora abre tu formulario BIENVENIDOS y

crea un botón para abrir el formulario

LOCALIDADES que acabas de crear.

EJERCICIO 25. UTILIZANDO LA FUNCIÓN AUTOFORMULARIO

73

CAPÍTULO CUATRO. CREANDO INFORMES EN ACCESS

74

¿QUÉ ES UN INFORME?

Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir datos de tablas o de consultas. La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también se pueden utilizar asistentes. Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta, etc.

75


INFORMES.

Haz doble clic en CREAR UN INFORME EN VISTA DISEÑO.

Se te despliega la ventana del informe.

Despliega también las propiedades del

mismo y la caja de herramientas.

En las propiedades del informe, en el

renglón ORIGEN DEL REGISTRO,

selecciona la consulta BÁSICA.

Nota que la ventana de los campos de la

consulta BASICA se te despliega.

Cierra las propiedades del informe.

Haz clic en el campo FAMILIA y sin soltar el

botón, arrástralo hasta el espacio de

DETALLE. Haz clic en la etiqueta del campo

y con el botón derecho elige CORTAR.

Sitúate en ENCABEZADO DE PÁGINA y

pega la etiqueta.

Haz lo mismo con los campos GÉNERO,

ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN.

EJERCICIO 26. CREA UN INFORME BÁSICO

76

Haz clic en GUARDAR y asígnale a tu nuevo

informe el nombre LISTA1.

Haz clic en ACEPTAR y cierra el informe.

Alinea los campos como se indica en la

figura anterior.

Ahora haz clic en VISTA PRELIMINAR para

ver los datos de la consulta BASICA.

77


INFORMES y haz doble clic en CREAR UN

INFORME EN VISTA DISEÑO.

Se te despliega la ventana del informe.

Despliega también las propiedades del

mismo y la caja de herramientas. En las

propiedades del informe, en el renglón

ORIGEN DEL REGISTRO, selecciona la

consulta BÁSICA.

Nota que la ventana de los campos de la

consulta BASICA se te despliega. Ahora

cierra el espacio Encabezado de página, tal

y como se muestra en la figura de al lado.

Cierra las propiedades.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz

clic en el botón INSERTAR IMAGEN . Haz clic en el espacio de trabajo DETALLE

de tu informe.

Se te desplegará una ventana para que

elijas una imagen.

Busca en C: Mis documentos/CURSO

ACCESS/ARCHIVOS UTILES/escudo


EJERCICIO 27. CREA UNA ETIQUETA

78

Ahora haz clic con el botón derecho sobre la

imagen del escudo y aparecerán las

propiedades de la imagen.

En la pestaña FORMATO, en el renglón

MODO DE CAMBIAR EL TAMAÑO, elige:

ZOOM. Notarás que tu imagen aparece

completa. Cierra las propiedades de la

imagen. Con los cuadros negros de las

esquinas de la imagen, puedes adecuar a tu

gusto el tamaño de la misma.

En el CUADRO DE HERRAMIENTAS, haz clic

en el botón ETIQUETA y escribe

UNIVERSIDAD VERACRUZANA con tipo de

letra Times New Roman tamaño 9 en negritas.

Repite la operación y escribe HERBARIO CORU con tipo Verdana tamaño 9 en negritas.

Haz clic en CUADRO DE TEXTO y escribe

Familia con tipo Arial tamaño 11 en negritas y

centrado. Con el botón derecho del mouse

elige Color de fondo o relleno y elige el color

gris claro. Borra la etiqueta de este campo.

Haz clic en CUADRO DE TEXTO y luego

en tu espacio de trabajo. Te aparecerán dos

cajas, borra la caja de la etiqueta que dice

TEXTO y en la otra escribe: =Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])

Ahora elige tipo de letra Arial tamaño 12, en

cursivas y negritas y centrado.

79

Haz lo mismo otra vez y escribe

=Recortar(“Determinó: “ & [Determinó])

Así tienes que hacer lo mismo para los

demás campos, los cuales son

especificados en el siguiente cuadro.

=Recortar(“Loc: “ & [Localidad] & “.”) =Recortar(“Área Natural Protegida: “ & [ANP])

=Recortar(“Delegación “ & [Delegación] & “, México, D. F.”)

=Recortar(“Coord: “ & [Coord N] & “ N ” & [Coord W] & “ E “) =Recortar(“Obs: “ & [Observaciones]) =Recortar(“Colector: “ & [Colector]) Ingresa los campos ALTITUD, NOMBRE COMÚN, FECHA DE COLECTA Y NÚMERO DE COLECTA y arréglalos como en la figura de al lado. La etiqueta de Altitud, cámbiale el nombre por msnm. y la de Número de colecta, bórrala.

Al finalizar tu informe, haz clic en el botón

RECTÁNGULO y dibuja un marco para tu

etiqueta. Haz clic con el botón derecho sobre el

rectángulo y elige color d fondo, eligiendo

Transparente. Una vez listo tu informe, haz clic

en el botón VISTA y se tiene que ver como

la figura de al lado. Ahora salva tu informe con el

nombre ETIQUETA. Haz clic en ACEPTAR y

cierra el informe.

80

En la ventana de tu base de datos, haz clic

en INFORMES y luego en CREAR UN

INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE.

Ahora se te despliega el asistente.

Elige la consulta BÁSICA e incluye los

campos FAMILIA, GÉNERO, ESPECIE, AUTOR y NOMBRE COMÚN.

Para lo anterior usa el botón con la flecha

hacia la derecha marcado en la imagen de

al lado.


En esta ventana, incluye sólo el campo

FAMILIA con el mismo botón de la ventana

anterior.


EJERCICIO 28. CREA UNA LISTA DE ESPECIES CON FORMATO

81

En la siguiente ventana, puedes ordenar los

registros alfabéticamente.

Elige el campo GÉNERO en primer lugar y

luego el campo ESPECIE.


Ahora puedes aplicar diferentes modos de

presentación de los datos.

Elige ALINEAR A LA IZQUIERDA 1 y

orientación VERTICAL.


Ahora puedes aplicar un diseño

predeterminado a tu informe.

Elige FORMAL.


82

En la siguiente ventana, tienes que

asignarle un nombre a tu informe.

Escribe LISTA FLOR.


El asistente te despliega ahora la lista que

hicimos.

Nota que el formato no es muy

recomendable para una lista de especies.

Ahora editaremos este informe, así que haz

clic en el botón VISTA DISEÑO .

Haz clic en el título del informe y sustitúyelo

por LISTA DE ESPECIES IMPORTANTES

y centra el título.

83

Ahora en la etiqueta FAMILIA, añade dos

puntos (:) y haz más chica la etiqueta, para

que puedas situar más cercano el campo

FAMILIA a su etiqueta.

Borra las etiquetas de los campos

GÉNERO, ESPECIE, AUTOR Y NOMBRE COMÚN y todas las líneas existentes.

Ahora también borra los campos GÉNERO,

ESPECIE y AUTOR.

Añade en su lugar un campo vacío haciendo

clic en el botón CUADRO DE TEXTO y

escribe dentro de ese campo: =Recortar([Género] & “ “ & [Especie] & “ “ & [Autor])

Tu informe está listo. Para verlo, haz clic en

el botón VISTA PRELIMINAR .

Ahora tu informe tiene un formato de lista de

especies.

Guarda tu informe y ciérralo.

84

CAPÍTULO CINCO. CONSTRUYENDO MACROS EN ACCESS

85

¿QUÉ ES UN MACRO? Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamente establecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros se ejecutan cuando algún evento definido sucede. Un evento es una operación definida por el usuario, tal como “Al hacer clic sobre un botón” o “Al abrir un formulario”. Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no estar haciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos. Al construir los botones de nuestros formularios, estábamos construyendo macros, pero con la ayuda de un asistente.

86


MACROS y luego en NUEVO.

Ahora tienes que especificar la acción que

ejecute tu macro.

Haz clic en el primer renglón de la columna

ACCIÓN y busca la acción MAXIMIZAR.

Luego cierra el macro y asígnale el nombre

MAXIMIZAR.

Ahora en la Ventana de base de datos, haz

clic en INFORMES y luego haz doble clic en

LISTA FLOR.

Nota que la ventana se abre en tamaño

normal, no maximizada.

Haz clic en VISTA DISEÑO.

EJERCICIO 29. CREA UN MACRO PARA MAXIMIZAR Y RESTAURAR

87

Sitúate en la barra superior del informe, haz

clic con el botón derecho y elige

PROPIEDADES.

En la ventana de PROPIEDADES, elige la

pestaña EVENTOS y en el renglón AL

ABRIR, elige MAXIMIZAR.

Cierra la ventana de PROPIEDADES.

Haz clic en VISTA PRELIMINAR.

Nota que ahora se te despliega el informe

con la ventana maximizada.

Cierra el informe, guarda los cambios y

vuelve a abrirlo para verificar que funcione

el macro.

Ahora crea un macro con la acción

RESTAURAR, guárdalo con ese mismo

nombre y en el informe LISTA FLOR, abre

las PROPIEDADES, elige la pestaña

EVENTOS y en el renglón AL CERRAR,

elige RESTAURAR.

Cierra el informe y guarda los cambios.

Ahora abre y cierra el informe otra vez para

verificar que funcionen ambos macros.

88

CAPÍTULO SEIS. OTRAS FUNCIONES

89

EXPORTAR, IMPORTAR Y ANALIZAR UNA TABLA DE EXCEL En esta sección aprenderás a utilizar el Asistente para analizar tablas, el cual te sirve para que a partir de la importación de una tabla de Excel, puedas diseñar fácilmente una base de datos relacional en Access.

90

En la ventana de base de datos, haz clic en

TABLAS, luego en la tabla INF TOTAL y luego

haz clic con el botón derecho y elige EXPORTAR.

Inmediatamente, se te abrirá una ventana en

donde se te pedirá que indiques en donde

quieres guardar el archivo.

Elige la dirección: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS

UTILES/

El nombre del archivo será INF TOTAL.

En la opción GUARDAR COMO TIPO, elige

Microsoft Excel 97- 2002.

Haz clic en EXPORTAR.

Cierra la base de datos.

Ahora crea una nueva base de datos,

haciendo clic en BASE DE DATOS EN

BLANCO.

EJERCICIO 30. EXPORTA E IMPORTA UNA TABLA A EXCEL

91

ACCESS te pedirá que le digas en dónde y

con cual nombre vas a guardar la nueva

base de datos.

Elige la siguiente ruta:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS/

Ahora en Nombre de archivo escribe

ANALIZAR y haz clic en CREAR.

Ahora abre la nueva base de datos

ANALIZAR.

En la parte blanca de la ventana de la base

de datos, haz clic con el botón derecho.

Elige la opción IMPORTAR.

Ahora te pedirá que elijas el archivo a

importar. Busca el archivo en: C: Mis documentos/CURSO

ACCESS/ARCHIVOS ÚTILES/

En la opción Tipo de Archivo, elige

Microsoft Excel.

Elige el archivo INF TOTAL y haz clic en

IMPORTAR.

92

Ahora se te mostrará el Asistente para

Importación de hojas de cálculo.


Te preguntará si la primera fila contiene los

títulos de las columnas.

Haz clic para activar esta casilla.


Te pregunta ahora en donde deseas

almacenar los datos.

Elige En una nueva tabla.


EJERCICIO 31. IMPORTA Y ANALIZA UNA TABLA DE EXCEL

93

En la siguiente ventana sólo haz clic en

SIGUIENTE.

Ahora se te pregunta si deseas asignar una

clave principal.

Deja la opción que tiene por default .


Ahora tienes que activar la casilla que te

pregunta si deseas que el asistente analice

la estructura de la tabla después de importar

los datos.


Ahora el asistente te informa que ha

finalizado la importación del archivo.


A continuación te pregunta si deseas

continuar con el análisis de los datos de la

tabla importada.

Haz clic en SI.

94

Las dos primeras ventanas del Asistente

para analizar tablas, te explican cómo

funciona y qué es lo que puedes hacer con

este asistente.

Lee cuidadosamente y haz clic en

SIGUIENTE en ambas.

Esta ventana te pregunta si deseas que el

asistente decida cómo separar tus datos en

distintas tablas o si tú quieres decidir.

Haz clic en No, quiero decidir yo.

Luego haz clic en SIGUIENTE.

Ahora tienes que elegir los campos que

deseas se muevan a otra tabla, pero que se

encuentren relacionados con la tabla

principal (Tabla 1).

Elige los campos: FAMILIA, GÉNERO,

ESPECIE, AUTOR, NOMBRE COMÚN y

FOTOS y arrástralos afuera de la Tabla 1.

95

Inmediatamente te aparecerá otra ventana

pidiéndote que le asignes un nombre a la

nueva tabla.

Escribe ESPECIES.

Nota que la nueva tabla está relacionada ya

con la Tabla 1.


Ahora haz lo mismo con los campos:

LOCALIDAD, DELEGACIÓN, ANP,

ENTIDAD, COORD N, COORD W, ALTITUD

y TIPO DE VEGETACIÓN.

Asígnale el nombre LOCALIDADES.

Nota que ahora tienes la Tabla 1, la tabla

ESPECIES y la tabla LOCALIDADES y las

dos últimas están relacionadas con la tabla

principal.


96

En esta ventana, el asistente te informa que

ya no necesita más información y te

pregunta si quieres crear una consulta para

que conserves la tabla original.

Haz clic en Sí, crear la consulta.

Ahora haz clic para desactivar la casilla de

mostrar Ayuda.


Inmediatamente te muestra la consulta con

la información de la tabla original


Cierra la consulta.

Verifica las relaciones de tu base de datos

haciendo clic en el ícono correspondiente.

Sustituye el nombre de la tabla 1 por

COLECTAS.

Verifica también el contenido de las tablas

que creaste. Nota que la tabla original se ha

conservado como tabla, con el nombre

original.

Cierra la base de datos ANALIZAR.

97

INICIA TU BASE DE DATOS COMO UNA APLICACIÓN El objetivo de esta sección es que con unos simples comandos puedas iniciar tu base de datos como si fuera una aplicación, es decir que cuando hagas clic en tu base de datos no te muestre la ventana de la base de datos, sino que te muestre los formularios que creaste para su manejo y que además no te muestre botones para modificar el diseño de tu base de datos. Esto es muy útil cuando tu base de datos es utilizada por personas que no están familiarizadas con el manejo de Access y sólo tienen que apretar los botones que tú creaste.

98

Abre la base de datos PRÁCTICA.

Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de

Menús y elige INICIO.

En la ventana que te aparece, en: Título de

la aplicación, introduce PRÁCTICA.

En: Icono de la aplicación, busca el archivo

MSN en la siguiente dirección: C: Mis documentos/CURSO ACCESS/ARCHIVOS

ÚTILES. En: Mostrar formulario/página,

elige BIENVENIDOS. Ahora desactiva todas

las casillas de verificación, excepto USAR

LAS TECLAS ESPECIALES DE ACCESS.


Ahora cierra y vuelve a abrir tu base de

datos.

Nota que ahora te abre tu formulario

BIENVENIDOS, que todas las barras de

menús no están presentes, y que el icono

de tu base ahora es la mariposa de MSN.

Navega por tu base de datos y luego

ciérrala.

EJERCICIO 32. INDICA LAS OPCIONES DE INICIO DE TU BASE DE DATOS.

99

PROTEGE TU BASE DE DATOS CON UNA CONTRASEÑA

Access permite que protejas las bases de datos que creas, mediante la asignación de un password o contraseña. Existe también la opción de asignar usuarios y contraseñas particulares para cada usuario, pero el ejercicio se limitará a establecer una sola contraseña para la base de datos.

100

Access te indicará que para establecer una

contraseña necesitas abrir la base de datos

en modo exclusivo.

Haz clic en ACEPTAR y cierra la base de

datos, pero no cierres Access.

Abre la base de datos PRÁCTICA. Para que

tu base de datos te muestre la ventana de la

base de datos, mantén oprimida la tecla

SHIFT.

Haz clic en HERRAMIENTAS de la Barra de

Menús y elige SEGURIDAD, luego elige

ESTABLECER CONTRASEÑA PARA LA

BASE DE DATOS.

Haz clic en el botón Abrir y en el botón

de abrir, elige la opción Abrir en modo

exclusivo.

Recuerda mantener oprimida la tecla SHIFT

para que la base de datos abra mostrando

la ventana de la base de datos. También

puedes abrir tu ventana de base de datos

haciendo clic en F11, pero sólo te mostrará

esta ventana, no te mostrará ningún menú.

EJERCICIO 33. ASIGNA UNA CONTRASEÑA A LA BASE DE DATOS

101

Haz clic nuevamente en HERRAMIENTAS

de la Barra de Menús y elige ESTABLECER

CONTRASEÑA PARA LA BASE DE

DATOS.

Ahora Access te pedirá que ingreses una

contraseña y que confirmes esa contraseña.

Escribe curso en minúsculas y confirma la

contraseña, es decir, vuelve a escribir curso

en Confirmar contraseña.


Cierra la base de datos.

Abre nuevamente tu base de datos y nota

que ahora te solicita que ingreses la

contraseña de la base de datos.

Escribe curso y haz clic en ACEPTAR.

Cierra la base de datos, haciendo clic en el

botón rojo (STOP).

102

COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS Esta es una herramienta que nos va a permitir, como su nombre lo dice, compactar y reparar cualquier error que tenga nuestra base de datos, en términos prácticos, compacta los espacios vacíos que tiene nuestra base de datos, haciéndola más pequeña en cuanto a tamaño de archivo, haciéndola de esta manera, más fácil de abrir.

103

Abre el EXPLORADOR DE WINDOWS y

busca tu base de datos en:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.

Checa el tamaño de tu base de datos.

Ahora abre tu base de datos, manteniendo

oprimida la tecla SHIFT, para que te muestre

la ventana de base de datos y todos los

menús.

Enseguida, haz clic en el menú

HERRAMIENTAS.

Selecciona UTILIDADES DE LA BASE DE

DATOS.

Escoge COMPACTAR Y REPARAR BASE

DE DATOS.

La base de datos se volverá a abrir, cierra la

base de datos.

Abre nuevamente el EXPLORADOR DE

WINDOWS y busca tu base de datos.

Checa su tamaño.

La base de datos se tuvo que hacer más

pequeña.

EJERCICIO 34. COMPACTA Y REPARA TU BASE DE DATOS

104

CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS Finalmente, puedes crear un acceso directo desde el escritorio de Windows para abrir tu base de datos y poderla manejar como una aplicación. De esta manera, los usuarios no tienen que buscar el destino de la base de datos, sólo tienen que abrirla desde el escritorio.

105

Desde el escritorio de Windows, haz clic con

el botón derecho en cualquier parte de tu

pantalla y elige NUEVO y después elige

ACCESO DIRECTO, tal y como se muestra


El asistente te pedirá que le indiques en

donde se encuentra localizada tu base de

datos, haz clic en EXAMINAR y busca tu

base de datos en la siguiente ubicación:

C: Mis documentos/CURSO ACCESS/.


Ahora te solicita que le asignes un nombre a

tu acceso directo.

Teclea PRÁCTICA.


EJERCICIO 35. CREA UN ACCESO DIRECTO PARA TU BASE DE DATOS

106

Ahora haz clic en tu acceso directo y

haciendo nuevamente clic con el botón

derecho, elige PROPIEDADES.

En la ventana de propiedades, haz clic en el

botón CAMBIAR ICONO.

En la ventana que se abre, busca el icono

de un arbolito. Haz clic sobre él.


En la ventana de PROPIEDADES, haz clic

en ACEPTAR.

Ahora tu Acceso Directo está listo para

usarse.

Haz doble clic sobre él para abrir tu base de

datos.

Cierra tu base de datos.

FELICIDADES!!!

HAZ FINALIZADO EL CURSO.

manual de access 2010

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