MANUAL DE PROCESOS DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO1. INTRODUCCION2. POR QU SE CRE EL MANUAL3. PARA QUE SE CRE EL MANUAL4. NORMATIVIDAD 5. SU FINALIDAD6. OBJETIVOS GENERAL7. OBJETIVOS ESPECIFICOS8. MISION Y VISION9. RECOMENDACIONES GENERALES10. PROCEDIMIENTOS11. PRINCIPIO ORGANIZACIN DE ARCHIVOS12. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA13. APLICACIN14. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL15. ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD16. ORGANIGRAMA17. AGRUPACIONES DOCUMENTALES 18. SECCIONES DOCUMENTALES19. PASOS PARA LA IDENTIFICACION DE LAS SERIES 20. TIPOS DOCUMENTALES 21. RECOMENDACIN 22. CONCLUSIONES

INTRODUCCION

Teniendo en cuenta los procedimientos de gestin de la ley general de archivos, conforman uno de los elementos principales de las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin y el manejo de organizacin documental producida y recibida desde su origen hasta su disposicin final; por lo cual, deben ser plasmados en manuales de funciones y procedimientos que sirvan como mecanismo de consulta permanente ya que tienen como objetivo facilitar la utilizacin y conservacin de la documentacin as como el debido manejo.

Por parte de todos los trabajadores de la entidad, permitindoles un mayor desarrollo en la bsqueda de un mecanismo confiable y efectivo, ya que es importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia.

basndonos en lo anterior, se ha preparado el presente manual de procedimientos, contiene diferentes conceptos de carcter tcnico que se emplean en los procedimientos describe cada una de las etapas por la que transita el documento desde que se genera como resultado de la gestin de la administracin, el conjunto de caractersticas y factores que intervienen en la creacin, gestin, ubicacin, eliminacin de los documentos e incluye los modelos de registro y control a utilizar, unglosario de trminos archivsticos y la bibliografa consultada.

POR QUE SE CREO EL MANUAL?La empresa SEGUCOL busca estandarizar los procesos archivsticos y utilizarlo como una herramienta para mantener centralizado y organizado la documentacin, garantizado su conservacin y acceso con el fin de cumplir con un servicio oportuno y eficiente.Reflejando un sistema de archivo, en el cual se rige por el marco legislativo y las normas tcnicas emitidas por el Archivo General de la Nacin.

PARA QUE SE CREO EL MANUAL?Se cre con el fin de instruir a los miembros que componen SEGUCOL sobre los distintos aspectos archivsticos, procurando evitar el desconocimiento de las funciones y permitiendo la continuidad de los procesos, con el objetivo de mejorar la eficiencia y productividad de cada las dependencias y responsabilidad.

EN CUAL NORMATIVIDAD ESTA SOPORTADA Ley 594 de 2000 Ley general de archivos Acuerdo 07 de 1994 el cual se expide y adopta el reglamento general de archivo Acuerdo 049 de 2000 conservacin de documentos, condiciones de edificios y locales destinados a archivos Acuerdo 039 de 2002 regula el procedimiento para la creacin y aplicacin de las TRD Acuerdo 042 de 2002 regula el inventario nico documental. Acuerdo 060 de 2001 El cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas

SU FINALIDAD Nos da a conocer el proceso de aplicacin con respecto a la organizacin documental, donde emplearemos cada uno de los procesos como lo son la clasificacin, ordenacin y descripcin archivstica ya que son fundamentales en la ejecucin de estas tareas.Sirve para el anlisis y revisin de los procedimientos interviniendo en la consulta del personal.Implementa una solucin que garantice la aplicacin del programa de gestin documental

OBJETIVO GENERALEste manual es una herramienta organizacional que permite mejorar las prcticas en la gestin documental, a travs de la estandarizacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral de SEGUCOL LTDA.

ESPECIFICOS Construir un manual adecuado que cumpla las funciones de todas las dependencias y la del objetivo general.Realizar sensibilizacin y capacitacin de los objetivos organizacionales para la adecuada aplicacin de PGD.Consolidar el sistema de gestin documental de acuerdo a lo normalizado por el AGN.

RECOMENDACIONES GENERALES

PROCEDIMIENTOSEl procedimiento define la forma como deben realizarse las fases o etapas de los procesos. Identificado los procesos, el ejercicio siguiente es determinar que procedimiento permite que aquel se cumpla. Es necesario identificar lo que se pretende generar con el reconocimiento de un procedimiento, es decir su producto y alcance, as como verificar las reas responsables que participan en el procedimiento, pues de forma se puede definir la necesidad de crearlo o llevarlo a un siguiente nivel de la documentacin.En la organizacin del fondo documental, se tendrn en cuenta los principios de la organizacin archivstica a saber:

Principio de procedencia: Se define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en la dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada seccin y en este la integridad y carcter seriado de los documentos.Este principio es vlido tanto para los archivos administrativos como para los histricos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la Institucin que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a stas los documentos agrupados en series. Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: - Identificar el nombre de la dependencia productora de los documentos. - Reconstruir la organizacin jerrquica de la dependencia productora. - Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

DEFINICIONESArchivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestin, conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no estn

frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacinComunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.Conservacin Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la Unidad productora convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia.Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.Depuracin: Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin.Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funcionesDocumentos de Apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la dependenciaEliminacin de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trmites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabn en una cadena que est inserta en un contexto que le da un valor que no tendra

el documento visto aisladamente. El expediente comporta una nocin funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.Folio: Hoja.Foliar: Accin de numerar hojas.Foliacin: Acto de numerar los folios slo por su cara recta.Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta.Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero.Formato nico de Inventario Documental: Instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacinOrganizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + DescripcinSerie Documental: La serie documental est integrada por documentos resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o tcnicos en las oficinas, generalmente estn formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que tambin responden a unos asuntos similares, generando como resultado una informacin seriada.Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asuntoTabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.MISINSomos una empresa privada de servicios de seguridad, que genera confiabilidad y tranquilidad a nuestros clientes y usuarios, con talento humano competente, un sistema de gestin de riesgos eficaz e integracin eficiente de la tecnologa a los servicios y procesos, para contribuir con la calidad de vida de la sociedad.

VISIONEn el ao 2020 seremos una organizacin lder en servicios integrales de seguridad, ubicados dentro de las 10 principales empresa del sector, con un posicionamiento nacional destacado por los ingresos operacionales y la excelencia organizacional, que genere rentabilidad financiera sostenible, lo cual nos permita promover programas orientados a la responsabilidad social y al desarrollo de servicios y procesos competitivos.

ORGANIGRAMA

PRINCIPIO DE PROCEDENCIASe define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en la dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada seccin y en este la integridad y carcter seriado de los documentos.Este principio es vlido tanto para los archivos administrativos como para los histricos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la Institucin que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a stas los documentos agrupados en series.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: - Identificar el nombre de la dependencia productora de los documentos. - Reconstruir la organizacin jerrquica de la dependencia productora. - Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.ORDEN ORIGINALHace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especfica.En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos, ya que son producidos en una relacin de causa-efecto, el documento con fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.Ejemplo: Un Contrato ilustra el orden original que deben conservar los documentos dentro del expediente: Estudio de Conveniencia Aviso de solicitud de Oferta Pliego de Condiciones Ofertas Garantas Resolucin de Adjudicacin

DATOS PARA LA IDENTIFICACION DE UN FONDO DOCUMENTALLos tipos documentales Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte, los cuales determinan su contenido. Pueden ser tipos documentales, entre otros: un acta, un contrato, una hoja de vida, una factura. Ejemplo: Dentro de la Subserie Contratos de prestacin de Servicios, podramos encontrar los siguientes tipos documentales: Contrato,

fotocopia de la cdula, Plizas de cumplimiento y calidad, trminos de referencia, Informes, propuestas, Actas alusivas.Unidades documentales La reunin de diversos tipos documentales que tienen que ver con un mismo asunto relacionado con las actividades o funciones de carcter personal, administrativo, econmico, judicial, forman las Unidades documentales. La Unidad Documental puede ser simple cuando est constituida por un solo documento, por ejemplo: Acuerdos o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente, por ejemplo: Historias Laborales.Series documentales Las series son el testimonio documental continuado de las actividades repetitivas desarrolladas por una Entidad en cumplimiento de una funcin determinada. Cada Seccin o Subseccin est constituida por documentos agrupados en Unidades y Series Documentales. Entre otras series documentales se pueden mencionar: CONTRATOS, INFORMES, INVENTARIOS, ESTADOS FINANCIEROS. Para la identificacin de las Series Documentales se tuvo en cuenta: Identificacin de la Seccin Administrativa u oficina que produce los documentos (Principio de Procedencia).Identificacin de las unidades documentales producidas como consecuencia y expresin de las actuaciones de cada Seccin o Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones. Conocimiento del proceso de formacin de las Series para facilitar un tratamiento adecuado en las mismas.Subserie Documental Son todas las subdivisiones que se desprenden de las series y que renen documentos de estructura y contenido homogneos conformando los expedientes. Ejemplo: De la serie contratos, podran desprenderse las subseries: Contratos de prestacin de servicios, contratos de suministro, contratos de arrendamiento, entre otros.Orden Original: Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con la secuencia que origin el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especfica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto.Ejemplo: Un Contrato ilustra el orden original que deben conservar los documentos dentro del expediente: Estudio de Conveniencia

Aviso de solicitud de Oferta Pliego de Condiciones Ofertas GarantasResolucin Las series documentales equivalen a la gestin documental de un archivo de oficina. Estn limitadas a una funcin y actividad especfica de la vigencia de las mismas, las cuales originan la agrupacin de documentos. (Ver Cuadro de clasificacin de series y subseries documentales).Ser responsabilidad de la Oficina de Archivo y Correspondencia liderar con apoyo de la Secretara General, la elaboracin, actualizacin y seguimiento de las Tablas de retencin documental vigentes.Estructura interna de la entidad Es una empresa familiar conformada actualmente por tres socios. Se constituy como una sociedad comercial de responsabilidad limitada, determinada con base en estructuras o polticas de una organizacin. Como el organigrama refleja la entidad productora de documentos, debe ser tambin la base fundamental para la organizacin de cada archivo teniendo en cuenta el principio de procedencia. Los organigramas representan las dependencias, divisiones administrativas u oficinas cuya produccin documental conforma unidades documentales; estas unidades son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones y las series documentales. CODIFICACINCada una de las oficinas, se codificaron numricamente teniendo como base principal la Estructura Orgnica de la Entidad, aprobada mediante acto administrativo. La Codificacin de las unidades documentales tambin est reflejada en la Estructura Interna de la EntidadPROCESOS PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTINPara tener organizado nuestro archivo de Gestin debemos cumplir con la siguiente frmula:Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin

Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo

Los Documentos de Archivo son registros de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe

ser objeto de conservacin; estos documentos son los que estn listados en la Tabla de Retencin Documental.

La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta, ser el de fecha ms antigua, y el ltimo el de fecha ms reciente.

Foliacin

Foliar cada una de las tipologas (documentos) de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente al final de la carpeta y as sucesivamente (se adjunta gua de foliacin del Archivo General de la Nacin).

Cada carpeta deber contener mximo 200 folios.

Ejemplo:

SERIE:INFORMES

SUBSERIE: INFORMES DE GESTIN

Con base en estas prioridades y teniendo cuenta la ley general de archivos se debe realizar los siguientes procesos:Clasificar los documentos en:

Los documentos de archivo: son conjuntos orgnicos de documentos que responden a la dinmica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de informacin y ejemplares nicos que testimonian la actividad de esta entidad, los cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, debern ser transferidos al Archivo Central. Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la gestin administrativa, tales como boletines oficiales, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones, etc. No sern transferidos al Archivo Central y se destruirn en la propia oficina. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas

Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia, aparecern algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carcter general, sirven nicamente de soporte a la gestin de la dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

Se organizan en orden Alfabtico y despus de cumplir su funcin el Jefe de la Unidad Administrativa, apoyado por la secretaria o auxiliar, los eliminar, y en constancia diligencian el Formato nico de Inventario Documental.

Ejemplo:

Copias deCopias de

Acuerdos

Actas

DESCRIPCIN

Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguas o cuatro aletas), en la esquina superior derecha, con el formato y ubicar en la gaveta correspondiente.

Ejemplo: utilizando las Series y Subseries Documentales de la Oficina de Gerencia

4

Resoluciones

3

Informes de Gestin

2

Informes de Otras Dependencias

1

Informes de los comit administrativo

Una vez se ubiquen las carpetas de los documentos de Archivo (Series y Subseries Documentales como lo especifica la Tabla de Retencin Documental), se procede a ubicar los documentos de Apoyo, en orden alfabtico.

3.2. Numerar las carpetas colgantes, utilizando el formato GDC-FO-03, y ubicar en la gaveta correspondiente

Diligenciar el formato nico de Inventario Documental.

TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES CORRESPONDENCIACOMUNICACIN EXTERNA RECIBIDA Recepcin y radicacin Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se debe enviar respuesta y asunto correspondiente y se procede a la radicacin del mismo.Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir. La persona encargada de la correspondencia, desempaca, selecciona las comunicaciones para radicarlas, anexando el formato de TRAMITE INTERNO DE CORRESPONDENCIA Este formato debe permanecer anexo a la comunicacin para su archivo posterior.Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos trminos se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado del documento. Sello de radicacin: Se coloca en un lugar visible al lado superior derecho de la comunicacin en su primera hoja y en el Trmite Interno de Correspondencia. El personal se abstendr de dar trmite a la correspondencia que no tenga impreso este sello.Nmero de radicacin: Se coloca frente a la nomenclatura de N. La numeracin es ascendente y continua hasta la ltima radicacin anual y se iniciar una nueva numeracin al comenzar el nuevo ao. Fecha: Corresponde a la fecha de recibo, esta se colocar con fechador dentro del espacio que se encuentra en el sello y enseguida de la palabra FECHA en un orden lgico de da, mes, ao. Hora: Se anotar a mano sobre el sello de registro enseguida de la palabra HORA, correspondiente a la hora exacta de recibo del documento por parte de la persona encargada del archivo. Archivado en: Se coloca la serie y el cdigo.Registro de las comunicaciones recibidas Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la (s) dependencia (s) competente (s), numero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.Las comunicaciones una vez recibidas y registradas deben pasar a la Rectora, para el debido conocimiento y tramitacin a seguir. Distribucin de la correspondencia externa Reparto: Una vez registradas las comunicaciones se clasifican y seleccionan por dependencia de destino.COMUNICACIN EXTERNA DESPACHADA Se utilizar cuando la correspondencia sea dirigida a personas y entidades diferentes. Estas comunicaciones se producen en juegos independientes; cada juego en original y dos copias conformado como se detalla a continuacin, con el siguiente destino: Original: Con membrete para el destinatario. Primera copia: Para conservarse en el Archivo de Gestin en cada oficina productora en la Serie Documental. Esta debe quedar firmada en idntica forma que el original. Se le deja copia de los anexos enviados. Segunda copia: Para conformar el consecutivo de correspondencia en orden numrico y cronolgico Copias adicionales: Tienen un carcter informativo y es de inters para otra dependencia, se utilizan cuando la comunicacin exija copias adicionales.Trmite de la correspondencia despachada El despacho de las comunicaciones oficiales producidas en todas y cada una de las dependencias de las Unidades est centralizada en la Rectora. Se entiende por correspondencia todas las cartas, memorandos, telegramas, tlex de carcter externo, que se produzcan en la institucin. Las formas estadsticas, circulares, actas, solicitudes acadmicas, comunicaciones internas, licitaciones, cotizaciones, pedidos, facturas, comprobantes y dems documentos contables, los informes peridicos rutinarios sobre resultados de labores y trabajos elaborados en formas pre impresas se tramitan separadas sin considerarse correspondencia.Pasos para el despacho de la correspondencia: Revisar: Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a: - Presentacin de los documentos; modelo, estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipos de sobres, formas y horarios de despachos - Devolucin de documentos; por errores tcnicos, ortogrficos o de digitacin, borrones y enmendaduras, anexos incompletos y otros. - Impresin de firmas autgrafas; en original y copias Fechar: Colocar la fecha real de envo del documento. Radicar: Consiste en colocar el nmero consecutivo para la correspondencia despachada (el mismo para el original y las copias) independiente del consecutivo de recibo y agregar la fecha de envo (La fecha de envo debe ser del da que sale la correspondencia). El procedimiento que se sigue para numerar las comunicaciones que salen de la Institucin es igual al que empleamos para numerar las comunicaciones que se reciben, o sea que se parte del 0001 y se sigue en forma ascendente y continua hasta finalizar el ao. Enviar: El mensajero llevar la correspondencia al correo o si es personalmente se entregar al destinatario (Control de correspondencia despachada)

ARCHIVO CENTRAL

Este es el que recibe la documentacin transferida por la dependencia y verifica que la documentacin transferida cumpla con los lineamientos y polticas establecidas

Con el objetivo fundamental de orientar y servir a los funcionarios del archivo central en sus labores rutinarias. Es un desglose detallado de los que hacerles y forma de llevar a cabo los mismos.

OBJETIVO GENERAL DEL ARCHIVO CENTRAL Regular todo el acervo documental producido y recibido en la institucin, en el cumplimiento de sus funciones; as como el asesoramiento en la organizacin y administracin de los archivos de gestin de cada oficina.Velar por la proteccin, y conservacin del patrimonio documental de la entidad Segucol LTDA

FUNCIONES OPERATIVAS ARCHIVO CENTRAL 1.- Transferencias o remisiones 2.- Organizacin de los Fondos (Clasificar, ordenar, identificacin o signatura) 3.- Descripcin (inventarios, ndices).4.- Administracin Computarizada de Informacin. 5.- Conservacin. 6.- Administracin y Servicio 7.- Seleccin y Eliminacin.

Velar por la proteccin, y conservacin del patrimonio documental de la entidad SEGUCOL LTDA

FUNCIONES OPERATIVAS ARCHIVO CENTRAL

1.- Transferencias o remisiones 2.- Organizacin de los Fondos (Clasificar, ordenar, identificacin o signatura) 3.- Descripcin (inventarios, ndices).4.- Administracin Computarizada de Informacin. 5.- Conservacin. 6.- Administracin y Servicio 7.- Seleccin y Eliminacin.

PROCESO O FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:Las polticas administrativas del Archivo Central las dictar la Direccin Administrativa y Financiera, en concordancia con las polticas que dicta la Direccin General de Archivos Nacionales.

EXPURGO Y LIMPIEZA: Tomar una por una de las unidades archivables y proceder a eliminar de cada pieza documental: LAS GRAPAS, CLIPS, CINTAS LIGAS, PAPELITOS, ETC.

SELECCION DOCUMENTAL: Eliminar las piezas documentales idnticas, que vengan duplicadas o con ms copias. Si viene el original y una copia al carbn, eliminar la copia al carbn, si viene fotocopia y copia al carbn del mismo documento

Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbn.

Si solo vienen fotocopias, debe brindrseles un trato especial en su conservacin para evitar su pronto deterioro. Se deben eliminar duplicados nicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idnticos.

CLASIFICAR EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MEDIANTE SUS TRES FASES O ETAPAS:

Identificando la documentacin que corresponde a los archivos de gestin, central o final.

Lo anterior se realiza mediante la utilizacin de las Tablas de Plazos Documentales de cada oficina.

El archivista debe verificar si ya se cumpli la vigencia de cada tipo documental en sus diferentes etapas.

Enviar al Archivo Nacional mediante listas de remisin e inventariar la documentacin que ha cumplido su vigencia administrativa

RECOMENDACIONESCapacitar a los funcionarios sobre la importancia de la documentacin.

Tener presente cada paso para as realizar una adecuada conservacin y organizacin y clasificacin en la documentacinRealizar revisiones pertinentes para as tener una buena organizacinRealizar las actividades de mantenimiento correspondiente al sistema de gestin

CONCLUSIONES

Este manual nos permite conocer el funcionamiento interno de la empresa, de forma detallada.