manual auto-task v6

Contenido

I. Bienvenidos a Auto-Task V6 .......................................................................................................................................................................................................................................................... 1 I.A. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 1 I.B. Características generales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 2 I.C. Acerca de éste manual .......................................................................................................................................................................................................................................................... 4 I.C.1. Estructura .......................................................................................................................................................................................................................................................... 4 I.C.2. Convenciones .......................................................................................................................................................................................................................................................... 5

I.D. Generalidades .......................................................................................................................................................................................................................................................... 5 I.D.1. Inicio y fin de una sesión .......................................................................................................................................................................................................................................................... 5 I.D.2. La Pantalla .......................................................................................................................................................................................................................................................... 6 I.D.3. Los Menús .......................................................................................................................................................................................................................................................... 7 I.D.4. Teclas de función .......................................................................................................................................................................................................................................................... 8 I.D.5. Sistema de ayudas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 9 I.D.6. Mantenimientos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 11 I.D.6.a. Funcionamiento .......................................................................................................................................................................................................................................................... 11 I.D.6.b. Listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 13 I.D.6.c. Estadísticas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 14

I.D.7. Listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 16 I.D.8. Seguridad .......................................................................................................................................................................................................................................................... 17

II. Parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 19 II.A. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 19 II.B. Parámetros generales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 19 II.B.1. Mantenimiento del menú .......................................................................................................................................................................................................................................................... 19 II.B.2. Colores de programas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 20

II.C. Parámetros de contabilidad .......................................................................................................................................................................................................................................................... 21 II.C.1. Empresas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 21 II.C.2. Crear empresa .......................................................................................................................................................................................................................................................... 22 II.C.3. Identificaciones fiscales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 23 II.C.4. Actividades .......................................................................................................................................................................................................................................................... 24 II.C.5. Ejercicios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 24 II.C.6. Diarios contables .......................................................................................................................................................................................................................................................... 27 II.C.7. Diarios en columnas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 27 II.C.8. Registros de IVA .......................................................................................................................................................................................................................................................... 29 II.C.9. Registros de terceros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 30 II.C.10. Asientos definibles .......................................................................................................................................................................................................................................................... 30 II.C.11. Cuentas para módulos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 33 II.C.12. Cuentas de explotación departamentales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 35 II.C.13. Informes definibles .......................................................................................................................................................................................................................................................... 36 II.C.14. Conceptos codificados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 37 II.C.15. Códigos postales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 37

II.D. Parámetros de gestión .......................................................................................................................................................................................................................................................... 37 II.D.1. Datos de empresa .......................................................................................................................................................................................................................................................... 37 II.D.2. Tipos de documento .......................................................................................................................................................................................................................................................... 39 II.D.3. Tipos de venta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 39 II.D.4. Cuentas por familia y tipo de venta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 41 II.D.5. Tipos de IVA .......................................................................................................................................................................................................................................................... 41 II.D.6. Empleados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 42

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II.E. Parámetros de impresoras .......................................................................................................................................................................................................................................................... 42 II.E.1. Tipos de impresora .......................................................................................................................................................................................................................................................... 42 II.E.2. Definición de impresoras .......................................................................................................................................................................................................................................................... 43 II.E.3. Asignación a terminales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 44 II.E.4. Asignación a programas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 45

III. Contabilidad .......................................................................................................................................................................................................................................................... 47 III.A. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 47 III.B. Entradas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 47 III.B.1. Selección de empresa .......................................................................................................................................................................................................................................................... 47 III.B.2. Entrada y modificación de asientos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 48 III.B.3. Plan de cuentas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 52 III.B.4. Consolidación de balances .......................................................................................................................................................................................................................................................... 54 III.B.5. Punteo de extractos bancarios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 55 III.B.6. Cierre y apertura de ejercicio .......................................................................................................................................................................................................................................................... 57 III.B.6.a. Cierre de resultados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 57 III.B.6.b. Cierre de balance .......................................................................................................................................................................................................................................................... 58 III.B.6.c. Apertura de ejercicio .......................................................................................................................................................................................................................................................... 58 III.B.6.d. Apertura de existencias .......................................................................................................................................................................................................................................................... 60 III.B.6.e. Cierre anual de recambios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 60

III.C. Consultas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 61 III.C.1. Diarios auxiliares .......................................................................................................................................................................................................................................................... 61 III.C.2. Diario general .......................................................................................................................................................................................................................................................... 62 III.C.3. Extractos de cuenta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 63 III.C.4. Diarios resumen .......................................................................................................................................................................................................................................................... 65 III.C.5. Saldos de cuentas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 66 III.C.6. Balance de comprobación .......................................................................................................................................................................................................................................................... 67 III.C.7. Balance de situación .......................................................................................................................................................................................................................................................... 68 III.C.8. Cuenta de pérdidas y ganancias .......................................................................................................................................................................................................................................................... 69 III.C.9. Informes contables .......................................................................................................................................................................................................................................................... 70 III.C.10. Registro de IVA .......................................................................................................................................................................................................................................................... 71 III.C.11. Registro de terceros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 73 III.C.12. Plan de cuentas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 74

III.D. Listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 76 III.D.1. Diarios auxiliares .......................................................................................................................................................................................................................................................... 76 III.D.2. Diarios en columnas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 77 III.D.3. Diario general .......................................................................................................................................................................................................................................................... 78 III.D.4. Extractos de cuenta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 79 III.D.5. Diarios resumen .......................................................................................................................................................................................................................................................... 80 III.D.6. Balance de comprobación .......................................................................................................................................................................................................................................................... 81 III.D.7. Balance de situación .......................................................................................................................................................................................................................................................... 82 III.D.8. Cuenta de pérdidas y ganancias .......................................................................................................................................................................................................................................................... 83 III.D.9. Cuenta de explotación departamental .......................................................................................................................................................................................................................................................... 84 III.D.10. Registro de IVA .......................................................................................................................................................................................................................................................... 84 III.D.11. Registro de terceros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 86 III.D.12. Plan de cuentas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 87 III.D.13. Libros oficiales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 88 III.D.13.a. Libro diario .......................................................................................................................................................................................................................................................... 88 III.D.13.b. Libro mayor .......................................................................................................................................................................................................................................................... 89 III.D.13.c. Inventario .......................................................................................................................................................................................................................................................... 89 III.D.13.d. Balance de situacion .......................................................................................................................................................................................................................................................... 90 III.D.13.e. Cuenta de pérdidas y ganancias .......................................................................................................................................................................................................................................................... 91 III.D.13.f. Balances trimestrales .......................................................................................................................................................................................................................................................... 92 III.D.13.g. Saldos del ejercicio anterior .......................................................................................................................................................................................................................................................... 92

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III.D.14. Revisión del registro de IVA .......................................................................................................................................................................................................................................................... 93

III.E. Ratios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 93 III.E.1. Definición de ratios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 93 III.E.2. Agrupaciones .......................................................................................................................................................................................................................................................... 94 III.E.3. Textos de análisis .......................................................................................................................................................................................................................................................... 95 III.E.4. Listado de ratios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 96

III.F. Fiscal .......................................................................................................................................................................................................................................................... 96 III.F.1. Relación con terceros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 96 III.F.2. Datos de terceros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 98 III.F.3. Hojas de cuadre .......................................................................................................................................................................................................................................................... 99

III.G. Cartera .......................................................................................................................................................................................................................................................... 99 III.G.1. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 99 III.G.2. Parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 100 III.G.2.a. Clases de previsión .......................................................................................................................................................................................................................................................... 100 III.G.2.b. Tipos de documento .......................................................................................................................................................................................................................................................... 100 III.G.2.c. Plazos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 101 III.G.2.d. Entidades .......................................................................................................................................................................................................................................................... 103 III.G.2.e. Moneda .......................................................................................................................................................................................................................................................... 103 III.G.2.f. Formatos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 104 III.G.2.g. Textos para cartas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 105

III.G.3. Remesas y órdenes de pago .......................................................................................................................................................................................................................................................... 106 III.G.3.a. Remesas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 106 III.G.3.b. Órdenes de pago .......................................................................................................................................................................................................................................................... 110 III.G.3.c. Emisión de recibos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 110 III.G.3.d. Emisión de talones .......................................................................................................................................................................................................................................................... 110 III.G.3.e. Cartas para remesas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 111 III.G.3.f. Cartas para órdenes de pago .......................................................................................................................................................................................................................................................... 112 III.G.3.g. Mantenimiento del soporte magnético .......................................................................................................................................................................................................................................................... 112 III.G.3.h. Confección del soporte magnético .......................................................................................................................................................................................................................................................... 113 III.G.3.i. Cancelación de riesgos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 115

III.G.4. Consultas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 116 III.G.4.a. Riesgos cliente / proveedor .......................................................................................................................................................................................................................................................... 116 III.G.4.b. Previsiones .......................................................................................................................................................................................................................................................... 118 III.G.4.c. Riesgos bancarios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 119

III.G.5. Listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 120 III.G.5.a. Riesgos cliente / proveedor .......................................................................................................................................................................................................................................................... 120 III.G.5.b. Previsiones .......................................................................................................................................................................................................................................................... 121 III.G.5.c. Relación de impagados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 122 III.G.5.d. Previsiones por fecha .......................................................................................................................................................................................................................................................... 122 III.G.5.e. Riesgos bancarios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 123

III.H. Caja .......................................................................................................................................................................................................................................................... 124 III.H.1. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 124 III.H.2. Parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 124 III.H.2.a. Cajas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 124 III.H.2.b. Tipos de operación .......................................................................................................................................................................................................................................................... 124 III.H.2.c. Contrapartidas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 125 III.H.2.d. Formas de cobro y pago .......................................................................................................................................................................................................................................................... 125

III.H.3. Procesos de caja .......................................................................................................................................................................................................................................................... 126 III.H.3.a. Entrada de Movimientos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 126 III.H.3.b. Arqueo de caja .......................................................................................................................................................................................................................................................... 127 III.H.3.c. Listado de movimientos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 127

III.I. Informes financieros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 128 III.J. Activos fijos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 128 III.J.1. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 128

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III.J.2. Parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 129 III.J.2.a. Categorías .......................................................................................................................................................................................................................................................... 129 III.J.2.b. Grupos de contabilización .......................................................................................................................................................................................................................................................... 129 III.J.2.c. Conjuntos de elementos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 130 III.J.2.d. Departamentos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 131 III.J.2.e. Traspaso de parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 132

III.J.3. Operaciones con activos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 133 III.J.3.a. Fichas de activo .......................................................................................................................................................................................................................................................... 133 III.J.3.b. Entrada de movimientos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 136 III.J.3.c. Amortización periódica .......................................................................................................................................................................................................................................................... 138

III.J.4. Listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 138 III.J.4.a. Inventario .......................................................................................................................................................................................................................................................... 138 III.J.4.b. Diferencias amortización .......................................................................................................................................................................................................................................................... 139 III.J.4.c. Fichas de activo .......................................................................................................................................................................................................................................................... 139 III.J.4.d. Movimientos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 140 III.J.4.e. Movimientos acumulados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 140 III.J.4.f. Bajas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 141 III.J.4.g. Activos sin plan .......................................................................................................................................................................................................................................................... 141 III.J.4.h. Contabilizaciones .......................................................................................................................................................................................................................................................... 142

IV. Servicio .......................................................................................................................................................................................................................................................... 143 IV.A. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 143 IV.B. Parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 143 IV.B.1. Codificación de trabajos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 143 IV.B.2. Presencia .......................................................................................................................................................................................................................................................... 145

IV.C. Tratamiento de órdenes de reparación .......................................................................................................................................................................................................................................................... 146 IV.C.1. Reserva de horas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 146 IV.C.2. Apertura de O.R. .......................................................................................................................................................................................................................................................... 148 IV.C.3. Imputación de tiempos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 151 IV.C.4. Imputación de recambios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 153 IV.C.5. Cierre de O.R. .......................................................................................................................................................................................................................................................... 154 IV.C.6. Confirmación de O.R. .......................................................................................................................................................................................................................................................... 159

IV.D. Consultas y listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 160 IV.D.1. Consulta del historial .......................................................................................................................................................................................................................................................... 160 IV.D.2. Historial de taller .......................................................................................................................................................................................................................................................... 161 IV.D.3. Consulta de facturas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 161 IV.D.4. Diario de ventas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 162 IV.D.5. Diario detallado .......................................................................................................................................................................................................................................................... 163 IV.D.6. Diario resumido .......................................................................................................................................................................................................................................................... 163 IV.D.7. Resumen contable .......................................................................................................................................................................................................................................................... 164 IV.D.8. Presencia .......................................................................................................................................................................................................................................................... 164 IV.D.9. Productividad .......................................................................................................................................................................................................................................................... 164 IV.D.10. Marcadas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 165 IV.D.11. Trabajos en curso .......................................................................................................................................................................................................................................................... 166 IV.D.12. Órdenes abiertas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 167 IV.D.13. Seguimiento post-venta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 167

V. Recambio .......................................................................................................................................................................................................................................................... 169 V.A. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 169 V.B. Parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 169 V.B.1. Familias de recambios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 169 V.B.2. Descuentos por pieza .......................................................................................................................................................................................................................................................... 170

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V.B.3. Descuentos por cliente .......................................................................................................................................................................................................................................................... 171

V.C. Compras .......................................................................................................................................................................................................................................................... 172 V.C.1. Propuesta de pedido .......................................................................................................................................................................................................................................................... 172 V.C.2. Pedido de recambios .......................................................................................................................................................................................................................................................... 173 V.C.3. Entrada de albaranes .......................................................................................................................................................................................................................................................... 174 V.C.4. Validación de facturas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 177

V.D. Ventas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 179 V.D.1. Pedidos de clientes .......................................................................................................................................................................................................................................................... 179 V.D.2. Ventas por mostrador .......................................................................................................................................................................................................................................................... 180 V.D.3. Facturación de créditos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 182 V.D.4. Albaranes de depósito .......................................................................................................................................................................................................................................................... 183

V.E. Almacén .......................................................................................................................................................................................................................................................... 184 V.E.1. Listado del inventario .......................................................................................................................................................................................................................................................... 184 V.E.2. Valoración del inventario .......................................................................................................................................................................................................................................................... 185 V.E.3. Inventario por ubicación .......................................................................................................................................................................................................................................................... 186 V.E.4. Listado de obsoletas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 186 V.E.5. Regularización del inventario .......................................................................................................................................................................................................................................................... 187 V.E.6. Distribución de costes pendientes .......................................................................................................................................................................................................................................................... 188

V.F. Consultas y listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 189 V.F.1. Consulta del historial .......................................................................................................................................................................................................................................................... 189 V.F.2. Listado del historial .......................................................................................................................................................................................................................................................... 190 V.F.3. Consulta de compras .......................................................................................................................................................................................................................................................... 191 V.F.4. Resumen de compras .......................................................................................................................................................................................................................................................... 191 V.F.5. Consulta de ventas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 192 V.F.6. Resumen de ventas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 192 V.F.7. Consulta de consumos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 193 V.F.8. Diario de ventas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 194 V.F.9. Diario detallado .......................................................................................................................................................................................................................................................... 194 V.F.10. Resumen contable .......................................................................................................................................................................................................................................................... 195 V.F.11. Informe de familias .......................................................................................................................................................................................................................................................... 195 V.F.12. Listado de piezas vendidas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 195 V.F.13. Listado de piezas más vendidas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 196

VI. Vehículos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 197 VI.A. Introducción .......................................................................................................................................................................................................................................................... 197 VI.B. Parámetros .......................................................................................................................................................................................................................................................... 197 VI.B.1. Familias de vehículos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 197 VI.B.2. Modelos de vehículos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 198 VI.B.3. Conceptos de compra .......................................................................................................................................................................................................................................................... 200 VI.B.4. Conceptos de venta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 201 VI.B.5. Cuentas internas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 202

VI.C. Compras de vehículos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 203 VI.C.1. Pedido de compra .......................................................................................................................................................................................................................................................... 203 VI.C.2. Recepción de vehículos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 204 VI.C.3. Entrada de facturas de compra .......................................................................................................................................................................................................................................................... 204

VI.D. Ventas de vehículos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 206 VI.D.1. Expediente de venta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 206 VI.D.2. Factura de venta .......................................................................................................................................................................................................................................................... 208

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VI.E. Consultas y listados .......................................................................................................................................................................................................................................................... 210 VI.E.1. Seguimiento de pedidos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 210 VI.E.2. Consulta de stock en red .......................................................................................................................................................................................................................................................... 211 VI.E.3. Listado de stock .......................................................................................................................................................................................................................................................... 211 VI.E.4. Listado de disponibilidad .......................................................................................................................................................................................................................................................... 212 VI.E.5. Listado de ventas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 212 VI.E.6. Listado de ventas por concepto .......................................................................................................................................................................................................................................................... 213 VI.E.7. Registro de entradas V.O. .......................................................................................................................................................................................................................................................... 214 VI.E.8. Registro de salidas V.O. .......................................................................................................................................................................................................................................................... 214 VI.E.9. Registro de I.V.A. V.O. .......................................................................................................................................................................................................................................................... 214

VI.F. Comercial .......................................................................................................................................................................................................................................................... 215

VII. Otros módulos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 218 VII.A. Comunicaciones .......................................................................................................................................................................................................................................................... 218 VII.B. Envío de SMS .......................................................................................................................................................................................................................................................... 218 VII.B.1. Configuración .......................................................................................................................................................................................................................................................... 218 VII.B.2. Definición de mensajes .......................................................................................................................................................................................................................................................... 219 VII.B.3. Envío de mensajes predefinidos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 221 VII.B.4. Envío libre de mensajes .......................................................................................................................................................................................................................................................... 221 VII.B.5. Registro de llamadas .......................................................................................................................................................................................................................................................... 222

VII.C. Enlace con MS Excel .......................................................................................................................................................................................................................................................... 222 VII.D. Aplicaciones para dispositivos inalámbricos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 224 VII.E. PrintWin .......................................................................................................................................................................................................................................................... 226

VII. Sugerencias .......................................................................................................................................................................................................................................................... 228

IX. Apéndices .......................................................................................................................................................................................................................................................... 229 IX.A. Cálculo del coste medio .......................................................................................................................................................................................................................................................... 229 IX.B. Facturación de conceptos diversos .......................................................................................................................................................................................................................................................... 229

Indice .......................................................................................................................................................................................................................................................... 233

Auto-Task V6

(c) Cige Informática, S.A.Pág. VI

I. Bienvenidos a Auto-Task V6

I.A. Introducción

Bienvenidos a Auto-Task V6!

Auto-Task v6, de Cige Informática, S.A. es, más que una evolución de la anteriorversión, una redefinición de la aplicación para hacerla aún más sencilla de manejar,más económica de mantener y con una mayor modularidad y escalabilidad.

+ Sencilla : Una vez generados los parámetros de funcionamiento de una empresa (oadaptados los que se proporcionan con la aplicación), no es necesario que el operariotenga conocimientos contables para que una factura se contabilice correctamente,generando incluso los apuntes de coste-existencia para la contabilidad analítica...+ Económica : En un mismo ordenador puede gestionar distintas empresas y centrosde trabajo, sin necesidad de contar con un servidor para cada una de ellas.+ Modular : Si su negocio no requiere alguno de los módulos de que dispone laaplicación, puede omitirlo sin que ello afecte al resto.+ Escalable : La aplicación crece con su empresa. Desde un pequeño taller a una grancadena de distribución.

Para los que ya conocían Auto-Task, en la versión 6 hemos introducido el concepto de"multi-empresa" en la aplicación, de forma que en una única instalación puedangestionarse múltiples empresas. Asimismo, cada una de las empresas podrá gestionarmúltiples marcas y múltiples centros de trabajo, con almacenes independientes ydistintas características.

Con todo esto, Auto-Task v6 se adapta a las recientes regulaciones comunitarias delsector de distribución del automóvil, pero también se abre a los pequeños talleres ydistribuidores independientes, con independencia de la estructura empresarial quehayan adoptado.

Para los concesionarios oficiales ofrecemos la adaptación a los sistemas decomunicaciones con su marca (pedidos, recepción de albaranes, actualización detarifas, gestión de garantías, informes financieros...), evitando así la duplicación detrabajos y centralizando la gestión de la información en una única aplicación.

Y todo ello funcionando sobre la base de una de las más fiables bases de datos delmercado...

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(c) Cige Informática, S.A. Pág. 1

I.B. Características generales

Contabilidad

• Plan de cuentas : Hasta 6 niveles de cuentas de mayor, y subcuentas de hasta 9caracteres alfanuméricos. PGCE y contabilidad analítica.

• Entrada de asientos : Asientos manuales y predefinidos, estructura de diarios,módulos de IVA, Terceros y Cartera automáticos; Periodos de apertura y cierres(cuatro) diferenciados.

• IVA : Entrada automática desde gestión y desde la entrada de asientos.Resúmenes por claves y por porcentajes.

• Cartera : Entrada automática desde gestión y desde la entrada de asientos.Generación de remesas en soporte magnético para las normas 19, 32 y 58 yórdenes de pago en norma 34. Punteo de extractos bancarios mediante soporteen norma 43. Emisión de recibos en formato definible.

• Terceros : Entrada automática desde gestión y desde la entrada de asientos.Generación de la declaración anual 347 en soporte magnético.

• Caja : Alternativa para la entrada rápida de asientos de cobro y pago, conemisión de recibos de caja definibles.

• Amortizaciones : Control de activos, con contabilización periodificada deamortizaciones y otros movimientos (alta, baja, compra, venta, etc.); método deamortización, periodo y distribución departamental definible por activo.

• Consultas y listados : Los habituales de cualquier progama de contabilidad,incluyendo libros anuales e informes definibles.

Servicio

• Reserva de horas : Gestión de la carga de taller.• Planning de taller (en desarrollo)• Apertura de órdenes de trabajo : Aviso de campañas, identificación del vehículo

y de los trabajos a realizar. Codificación de averías y operaciones, tarificación detrabajos, determinación de materiales a utilizar por trabajo y modelo de vehículo.

• Imputación de tiempos : Reloj de marcaje , para control de presencia y costes delos trabajos realizados por cada mecánico.

• Imputación de materiales : Carga en la orden de trabajo de los materialesutilizados.

• Cierre de órdenes de trabajo : Determinación de las tarifas a aplicar para cadatrabajo. Posibilidad de generar distintas facturas para una misma orden detrabajo, cerrándolas de forma independiente. Contabilización automática.

• Gestión de garantías : Adaptada a los requerimientos de cada marca.• Campañas post-venta : Registro de campañas emprendidas por el fabricante

para su utilización en la apertura de órdenes de trabajo.• Tarifario : Codificación operaciones, piezas y tiempos empleados por modelo de

vehículo.

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(c) Cige Informática, S.A.Pág. 2

• Informes de gestión del taller.• Consultas y listados.

Recambio

• Previsión de materiales : Propuesta de pedido basada en la situación actual delStock y los últimos movimientos de las piezas.

• Pedidos de compra : Solicitud de materiales a proveedor; se puede comunicarde forma automática si el proveedor lo autoriza.

• Entrada de albaranes : Recepción de los materiales comprados; puede hacersede forma manual o por recepción de "albaranes electrónicos", según elproveedor.

• Validación de facturas de compra : Confirmación y contabilización de losalbaranes recibidos.

• Pedidos de venta : Registro de los pedidos de clientes, utilizado para la previsiónde materiales.

• Ventas mostrador : Emisión de albaranes o facturas de venta, de acuerdo a lascondiciones de pago de cada cliente. Contabilización automática.

• Facturación de créditos : Proceso de agrupación, listado y contabilización dealbaranes de venta, con posibilidad de seleccionar el periodo y los clientes afacturar.

• Informes de gestión de almacén• Consultas y listados.

Vehículo Nuevo y Vehículo de Ocasión

• Pedidos de compra (VN) : Pedidos a proveedor; se pueden comunicar de formaautomática si el proveedor lo autoriza.

• Seguimiento de pedidos : Comprobación de la situación actual de los pedidos, siel proveedor proporciona esta información.

• Recepción de vehículos : Entrada de vehículos en Stock.• Validación de facturas de compra :Validación y contabilización de las compras

de vehículos realizadas.• Presupuestos de venta : Confección de presupuestos a partir de la información

sobre vehículos contenida en la Base de datos.• Expedientes de venta : Introducción semi-automática de todos los datos a tener

en cuenta en la operación de venta de un vehículo.• Facturación de expedientes : Validación y contabilización de los expedientes de

venta.• Informes de gestión de VN/VO• Consultas y listados.

Comercial

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• Agenda : Relación de acciones para el día de hoy. Consulta de accionesrealizadas en días pasados o a realizar en el futuro.

• Seguimiento de clientes potenciales• Seguimiento de clientes actuales• Consultas y listados.

Comunicaciones

De acuerdo con sus proveedores (o clientes), podemos configurar los flujos deinformación para que se hagan de la forma más automática posible: pedidos,albaranes, actualizaciones de tarifas, informes diversos (financieros, de gestión, etc.) ...

I.C. Acerca de éste manual

I.C.1. Estructura

La estructura de este manual es similar a la del menú de la aplicación "estándar"; noobstante, siendo el menú uno de los elementos personalizables de esta aplicación,puede ser sensiblemente distinta a la del menú que Ud. utiliza.

De igual forma, las imágenes de ejemplo que se muestran en algunos temas, puedendiferir de las que corresponden a su aplicación, por ser ésta "Multi-plataforma" (Existenversiones para entornos Windows, Unix y Linux) y por ser los colores de pantalla otrode los elementos personalizables.

En particular, a lo largo del manual se observará que se utiliza el punto (.) y no la coma(,) como separador decimal; esto es también una característica personalizable paracada instalación, que no afecta en nada al funcionamiento de la aplicación.

El manual se compone de un "libro" para cada uno de los grandes módulos en que sedivide la aplicación; dentro de cada uno de ellos encontrará los temas de ayudaagrupados de una forma que entendemos lógica.

Los datos utilizados en este manual y, muy en particular, los referidos a clientes yproveedores, son ficticios. Cualquier coincidencia con personas físicas o jurídicasreales es puramente casual. tampoco debe esperarse coherencia entre los datos dedistinta capturas de pantallas, por haberse hecho en momentos y con fuentes de datosdistintas.

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I.C.2. Convenciones

La tipografía utilizada a lo largo de este manual será la siguiente:

Texto normal : texto explicativo normal.Texto resaltado (negrita) : Subtítulo de una sección o anotación de importancia.Texto en cursiva : Ejemplos.Texto en cursiva resaltado : Contenido resaltado de un ejemplo.Tipo monoespaciado : Texto que el operador debe escribir.[Tecla] : Una tecla a pulsar, normalmente una tecla de función.[Tecla1-Tecla2] : Una combinación de teclas. Pulsar primero [Tecla1] y, sinsoltarla, pulsar [Tecla2]. P.Ej. [Ctrl-A][Tecla1] [Tecla2] : Una secuencia de teclas. Pulsar primero [Tecla1] einmediatamente después pulsar [Tecla2]. P.Ej. [F2][F]• Texto en viñetas : Hace referencia a los datos que se solicitan en pantalla

I.D. Generalidades

I.D.1. Inicio y fin de una sesión

El inicio de una sesión depende del entorno de trabajo utilizado:

• Para entornos Windows : haga doble-clic sobre el icono correspondiente a laaplicación. Si trabaja en modo de emulación de terminal (Unix), se le solicitarán sunombre de usuario (login) y contraseña (password).

(el icono de la aplicación puede variar, según la imagen que Ud. escoja)

• Para entornos Unix / Linux : escriba su nombre de usuario y contraseña.

Para finalizar una sesión abierta, desde el menú principal pulse [Esc] y confirme lasalida.

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I.D.2. La Pantalla

En la pantalla de la aplicación, pueden distinguirse los siguientes elementos:

(de arriba abajo y de izquierda a derecha)

•••• Ejercicio de trabajo seleccionado : Indica cuál es el ejercicio seleccionadoactualmente. En el ejemplo, 2004.

•••• Nombre de la empresa seleccionada : Indica cuál es la empresa seleccionadaactualmente. En el ejemplo "Concesionario, S.A.".

•••• Número de almacén seleccionado : Indica el número de almacén al que se haránlas entradas (compras) y salidas (ventas). En el ejemplo, el almacén de trabajo es elnúmero 1.

•••• Hora actual : Hora del sistema. Es importante que se mantenga correcta (cambiosde horario de verano/invierno, etc.) pues algunos procesos la utilizarán. Consulte elmanual de su sistema operativo sobre cómo cambiar la hora del sistema. Encualquier caso, no cambie nunca la hora del sistema con la aplicación enfuncionamiento.

•••• Fecha de trabajo seleccionada : Aunque por defecto siempre se inicia sesión en lafecha actual, la aplicación permite trabajar con una fecha anterior. Esta fecha seutiliza en los procesos en que la fecha no se solicita manualmente (facturaciones,etc.).

•••• Menú principal : Opciones principales del menú del usuario. Cada usuario puede verun menú completamente distinto, en función de las restricciones de acceso que se leapliquen.

•••• Ventanas del Menú : Obsérvese que las opciones que corresponden a submenúsvan seguidas de puntos suspensivos (...), mientras que las que corresponden aprogramas no.

•••• Área de trabajo : (20 líneas) Es la zona en que aparecerán las ventanas de

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submenús y programas y se introducirán los datos.•••• Fondo de pantalla : Opcionalmente puede definirse un fondo de pantalla con el

nombre de la marca, empresa o cualquier otro.•••• Área de mensajes 1 : (2 líneas) En el menú, muestra la selección actual. Dentro de

un programa, muestra el uso de las teclas de función.•••• Área de mensajes 2 : (Última línea) En el menú, muestra avisos sobre

comunicaciones recibidas. Dentro de un programa, proporciona información adicionalsobre el dato que se está tratando.

I.D.3. Los Menús

Los menús de la aplicación son totalmente personalizables, de forma que las opcionesque un usuario ve puede no verlas otro distinto.

A partir del menú principal (2ª línea de la pantalla) se despliegan los submenús, quea su vez pueden contener otros submenús y programas. Las opciones de un submenúque aparecen seguidas de puntos suspensivos (...) corresponden a un submenú,mientras que las que no están marcadas de esta forma corresponden a un programa.

En el ejemplo puede verse parcialmente el menú principal, en el que se haseleccionado la opción "Servicio". Esto ha desplegado un primer submenú, en el quese ha seleccionado la opción " A - Mantenimientos...", correspondiente a otrosubmenú en el que aparece seleccionada la opción "C - Matrículas" que corresponde aun programa.

Una secuencia de este tipo se escribirá de forma abreviada como "Servicio →→→→Mantenimiento →→→→ Matrículas".

Para moverse por los menús, simplemente utilice las teclas de cursor o pulse la letracorrespondiente a alguna de las opciones. Para seleccionar una opción, una vez sobreella pulse [Intro]. Si la opción corresponde a un submenú, éste se desplegará, mientrasque si corresponde a un programa se iniciará.

Para cerrar un submenú, pulse [Esc] o pulse [�] desde la primera de sus opciones.

Para finalizar la sesión, pulse [Esc] y confirme.

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Ver también:Mantenimiento del menú

I.D.4. Teclas de función

La aplicación hace un uso consistente de las teclas de función. Esto quiere decir que,la misma tecla tendrá el mismo uso en los diferentes programas.

No obstante, y dado el limitado número de estas teclas, una misma tecla puede tenerdistintos usos según el contexto (p.ej. [F1] se utiliza para confirmar cuando se estámodificando y para seleccionar cuando no).

Aunque esto puede parecer complicado, rápidamente se comprobará que no es así yse distinguirán fácilmente los modos de edición (o modificación) y de selección.

En la siguiente tabla resumimos los usos más frecuentes de cada tecla de funciónsegún el modo, así como combinaciones de teclas equivalentes:

En cualquier caso, la utilización que cada programa hace de cada tecla puede verse apie de pantalla:

Existen asimismo combinaciones de teclas que llaman a funciones preestablecidas sinabandonar la tarea en curso :

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I.D.5. Sistema de ayudas

La aplicación dispone de un sistema de ayudas sensible al contexto. Esto quieredecir que nos mostrará un texto de ayuda relacionado con el programa o dato que encada momento estemos tratando.

El sistema de ayudas viene predefinido en origen, pero cada usuario puede añadir suspropias notas y acceder a ellas en caso necesario.

Por ejemplo, si abrimos la entrada de asientos y pulsamos [F2], obtendremos elsiguiente mensaje de ayuda:

Según puede observarse al pie de esta ventana, si pulsamos nuevamente [F2],

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accedemos a la ayuda sobre el sistema de ayudas:

Para ver el texto completo, utilizar las teclas de cursor. Pulsando [F5] regresamos a laayuda anterior.

Si ahora pulsamos [F7], obtenemos el texto de ayuda del programa de entrada deasientos:

Y de igual forma podemos acceder a las notas del usuario sobre el dato [F6] o sobre elprograma [F8], y una vez en ella entrar un texto propio [F9]:

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Obsérvese como ahora, el uso de las teclas de función ha cambiado.

I.D.6. Mantenimientos

I.D.6.a. Funcionamiento

Un mantenimiento es un programa específico para la modificación de una tabla de labase de datos, mediante la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de losregistros que ésta contiene.

Los mantenimientos poseen una estructura común, lo que hace que funcionen de unaforma homogénea. Es por ello que en este manual no se detallará el funcionamiento decada uno de ellos, sino el de todos en general.

Un mantenimiento típico puede ser el del catálogo de recambios:

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Como puede observarse, las teclas de función actúan aquí en modo selección. Comoopción adicional, la tecla [TAB] se utiliza aquí para localizar una referencia a partir desu descripción. Podemos movernos por la lista mediante las teclas de cursor.

Si una vez localizado el registro deseado pulsamos [F1] o [Intro], pasamos a modoedición :

Aquí podemos modificar los campos del registro seleccionado. Obsérvese que algunoscampos no están habilitados para la entrada de datos. Esto es debido a que se trata dedatos calculados (p.ej. "consumo medio") o bien a que el usuario actual no tieneprivilegios para su modificación (p.ej. "PVP").

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Si estamos en un campo codificado (p.ej. "Familia") y pulsamos [F5], obtendremos unalista de los posibles valores para ése campo, pudiendo entonces seleccionar de estalista el valor deseado:

I.D.6.b. Listados

Además de las funciones habituales de alta, baja y modificación, los mantenimientospermiten obtener listados de los registros así como hacer estadísticas (o filtros).

Para obtener un listado de los registros, símplemente pulsar [F6]. En el caso de que elnúmero de campos a listar sea considerable, se nos permitirá hacer una selección delas columnas que compondrán el listado:

Mediante la tecla [Espacio] seleccionaremos o deseleccionaremos las columnas quecompondrán el listado, de izquierda a derecha. Éstas aparecerán marcadas en un colordistinto según hayan sido o no seleccionadas.

Podemos modificar la etiqueta (o encabezamiento) que aparecerá en el listado paracada columna, pulsando [Intro].

Una vez hecha la selección, podemos guardarla [F8] para recuperarla [F5] en futuras

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ocasiones.

Pulsando [F1] confirmamos la selección y pasamos a definir el origen de los datos.Éste puede ser un rango (desde-hasta) o bien el resultado de una estadística [F8]realizada previamente.

Ver también:ListadosEstadísticas

I.D.6.c. Estadísticas

Una estadística es un filtro que se aplica a una tabla para seleccionar de ellaúnicamente aquellos registros que cumplan una o más condiciones.

Como primer paso, deberemos ser capaces de expresar las condiciones necesariaspara obtener el resultado deseado.

Por ejemplo, si deseamos obtener una relación de los clientes de la provincia deBarcelona que sean sociedades anónimas o limitadas, el planteamiento sería elsiguiente:

(Código postal está entre 08000 y 08999) Y (Nombre contiene S.A. O Nombrecontiene S.L.)

En AZUL : Campos de la tablaEn ROJO : CondicionesEn VERDE : Operadores de campo / bloqueEn NEGRO : Valores de filtrado

Obsérvese que hay 3 condiciones, separadas en 2 bloques. Los bloques (oparéntesis) nos sirven para agrupar condiciones que se deban evaluar conjuntamente.En el ejemplo, el resultado podría ser muy distinto si prescindimos de los bloques, yaque "Código postal está entre 08000 y 08999 Y Nombre contiene S.A. O Nombrecontiene S.L." se interpretaría como "clientes que sean Sociedades anónimas de laprovincia de Barcelona o Sociedades limitadas en general".

Hecho esto, acudiremos al mantenimiento de la tabla deseada y pulsaremos [F7].

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Pulsando [F6] sobre cada uno de los campos de filtrado, impondremos las condicionesy valores de filtro:

• Condición : Los valores posibles son• = (es igual a valor1)• <> (es distinto de valor1)• < (es menor que valor1)• > (es mayor que valor1)• <= (es menor o igual que valor1)• >= (es mayor o igual que valor1)• R (Rango, está entre valor1 y valor2, ambos inclusive)• A (Aparece valor1)• N (no aparece valor1)

• Valor 1 : Valor del filtro. Para las fechas escribir en formato DDMMAA oDDMMAAAA, sin separadores.

• Valor 2 : En caso de haber seleccionado la condición "R", segundo valor de corte.• Operador de campo : Si la condición no es la última y la siguiente pertenece al

mismo bloque, entrar [Y] u [O]• Operador de bloque : Si la condición no es la última y la siguiente pertenece a un

bloque distinto, entrar [Y] u [O]

Una vez establecidos los criterios de selección, podemos guardarlos [F8] pararecuperarlos [F5] en futuras ocasiones. Pulsaremos [F1] para confirmar la selecciónhecha. Aparecerá la relación de condiciones impuestas:

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Pulsar [Intro] y asignar un nombre al resultado de la selección. Esto crea un fichero conlos identificadores de los registros que cumplen las condiciones impuestas; este ficheroNO es útil sino como origen de datos para un listado.

Ver también:Mantenimientos - Listados

I.D.7. Listados

Todos los listados de la aplicación permiten seleccionar la impresora a que irándestinados y las características de impresión (el tipo de letra que utilizarán -normal,comprimida ...-, etc.), así como predefinir estas selecciones de forma que seainnecesario repetirlas en cada ocasión.

Para ello, pulsar [F7] antes de confirmar el listado. Se abrirá la ventana de selección deimpresoras.

Si únicamente deseamos seleccionar una impresora, bastará con colocarnos sobre ellay pulsar [Intro]; si deseamos asignar unas características particulares al listado (tipode letra, etc.), nos colocaremos sobre la impresora deseada y pulsaremos [F1].

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Mediante [+] y [-] seleccionaremos respectivamente los atributos de inicio y fin deimpresión. En el ejemplo, se ha seleccionado como atributo de inicio "17 cpi" (letracomprimida) y como atributo de fin "10 cpi" (letra normal).

Una de las opciones al seleccionar impresora es la de enviar el listado generado "afichero". Con ello hacemos que, en lugar de imprimirse, el listado se guarde en unfichero de texto que posteriormente podremos visualizar por pantalla [F2][F], imprimiro tratar con otro programa (procesador de textos, hoja de cálculo, etc.). Para ver porpantalla un listado así generado, pulse [F2-L].

Ver también:Asignación a terminalesAsignación a programasDefinición de impresoras

I.D.8. Seguridad

La seguridad de los datos en la aplicación Auto-Task se establece en distintos niveles:

• Acceso a la aplicación : En particular en sistemas UNIX, aunque ahora tambien enWindows, el acceso a la aplicación queda limitado a las personas que conozcan unnombre de usuario y contraseña válidos.

• Menú de la aplicación : El administrador del sistema determinará qué usuariostienen acceso a qué opciones del menú. Esto puede hacerlo de dos formas distintas:

• Mediante eliminación de opciones del menú : Los usuarios sólo verán en elmenú aquellas opciones a las que tienen acceso

• Mediante el uso de contraseñas para determinadas opciones : El usuario vela opción, pero sólo podrá acceder a ella si conoce la contraseña establecida.

• Limitación de determinadas funciones a usuarios privilegiados : Por defecto,algunas funciones están habilitadas únicamente para usuarios "Administrador".

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Ver también :Mantenimiento del menú

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II. Parámetros

II.A. Introducción

Los parámetros de la aplicación determinan la forma en que ésta funcionará. Unacorrecta parametrización es fundamental para obtener los resultados deseados,mientras que una parametrización incorrecta puede desembocar, en el peor de loscasos, en resultados imprevisibles.

De lo anterior se desprende que, en buena lógica, el uso de los parámetros de laaplicación debe estar reservado exclusivamente a los usuarios con privilegio.

La mayor parte de los parámetros de la aplicación vienen preestablecidos de origen,aunque ocasionalmente se hace necesario crear nuevos valores o modificar alguno delos existentes. Se hace entonces imprescindible comprender su definición yfuncionamiento.

Ver también:Seguridad

II.B. Parámetros generales

II.B.1. Mantenimiento del menú

Mediante el mantenimiento del menú podemos alterar tanto el aspecto de la aplicacióncomo su contenido.

Utilizaremos este menú para añadir nuevas opciones, eliminar opciones inútiles,configurar los colores del menú y administrar los accesos de los usuarios a lasopciones.

El menú de la aplicación se guarda en un fichero del sistema operativo; para podermodificarlo, lo importaremos [-] y una vez terminada la modificación lo exportaremos[+]. Será necesario reiniciar la sesión para comprobar los cambios realizados.

Pulsando [*] obtenemos la relación de menús de la aplicación. Ésta comprende desdeel menú principal al último de los submenús; Aquí podremos modificar el aspecto decada submenú, pero para modificar una opción (sea ésta un menú o un programa)debemos localizar el menú en que esta opción aparece.

Una vez localizado el submenú, pulsaremos [F1] para obtener una relación de susopciones. Aquí podremos crear una nueva opción [F9], eliminar [F10] o modificar [F1]alguna de las existentes.

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• Orden : Número de órden de la opción en el submenú. Debe ser único para estesubmenú.

• Letra : Letra que aparece a la izquierda de la opción. Debe ser única para estesubmenú.

• Tipo : M para Menú. P para programa.• Titulo : Descripción de la opción que aparecerá en la ventana del submenú.• Ayuda : Texto explicativo de la opción que aparecerá en el área de mensajes 1.• Programa : Nombre del programa o menú.• Contraseña : Contraseña para esta opción.• Usuarios con acceso permitido : Usuarios que pueden acceder a esta opción (*).• Usuarios con acceso denegado : Usuarios que no pueden acceder a esta opción

(*).

(*) Poner un usuario en cada casilla. En cualquier caso "ad" significa que tendrán / notendrán acceso los usuarios que comiencen por "ad". En las opciones "Usuarios con..." se definen los usuarios que verán o no esta opción en su menú; la restricción deacceso puede hacerse por otras vías. Tener en cuenta que, para acceder a unaopción, un usuario debe tener acceso a todos los menús que la preceden.

P.Ej. Para acceder a la opción "Parámetros - Parámetros de impresoras -Asignación a programas" un usuario deberá tener acceso no sólo a "Asignación aprogramas", sino también a "Parámetros de impresoras" y a "Parámetros". Esto NOsignifica que el usuario deba tener acceso a TODAS las opciones en parámetros, yaque podemos denegarle el acceso a cada una de ellas por separado.

Ver también :Seguridad

II.B.2. Colores de programas

Permite seleccionar las combinaciones de colores que se aplicarán en los distintostipos de ventana de la aplicación:

• Ventana normal : Ventana de un programa "normal" de la aplicación.

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•••• Área de datos : (1) Datos fijos de la ventana.• Zona de título/entrada de datos : (2) Datos variables y título de la ventana.• Selección de registro : (3) Selección de un registro u opción en la ventana.

• Ventana de mantenimiento : Ventana de los programas de mantenimiento.• Área de datos : (4) Datos fijos de la ventana.• Zona de título/entrada de datos : (5) Datos variables y título de la ventana.• Selección de registro : (6) Selección de un registro u opción en la ventana.

• Ventana de aviso : (7) Ventana para aviso / solicitud de confirmación.•••• Ventana de error : (8) Ventana para errores / advertencias.

Las combinaciones seleccionadas pueden verse alteradas también por lasconversiones que su emulador aplique.

Ver también :Mantenimiento del menú

II.C. Parámetros de contabilidad

II.C.1. Empresas

Permite la creación de nuevas empresas o modificación de los datos de las existentes.No crea la estructura de la empresa, sino únicamente un registro con sus datosidentificativos. Para la creación de nuevas empresas con una estructura predefinida apartir de la de una empresa existente, se recomienda utilizar la opción Crear empresa.

Los datos que solicita el programa son los siguientes:

• Código : código de la empresa a tratar. Pulse [F5] para localizar una empresaexistente por código. Si el código introducido no existe, se nos solicitará confirmaciónpara crear una nueva empresa.

• NIF : Número de identificación fiscal de la empresa. Pulse [F5] para localizar unaempresa existente por NIF.

• Nombre : Nombre de la empresa. Pulse [F5] para localizar una empresa existentepor nombre.

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Una vez seleccionada una empresa existente o creada una nueva, se nos solicitaránlos siguientes datos:

• Persona : Nombre de la persona de contacto en la empresa.• Teléfonos y fax : Números de teléfono y fax de la empresa.• Estándar : Indicar si a estructura de la empresa es estándar o no (sin uso).• Notas : Anotaciones de interés relativas a la empresa (uso libre).• Ver contabilidades : Da acceso al mantenimiento de actividades, para añadir,

eliminar o modificar actividades de la empresa.• Ver identificación : Da acceso al mantenimiento de identificaciones fiscales de la

empresa.• Ver circulares : Da acceso a la entrada de datos postales de la empresa (sin uso).

Ver también :Crear empresa

II.C.2. Crear empresa

Nos permite copiar la estructura de una empresa existente a una nueva empresa.

De esta forma, la nueva empresa se define con todos los parámetros (estructura dediarios, plan de cuentas -a mayor-, definición de informes, asientos definibles, etc.) quetuviera la empresa origen, simplificando su puesta en marcha.

Para crear una nueva empresa a partir de una existente, simplemente cumplimente losdatos que se solicitan y confirme el proceso.

En la parte superior (nueva empresa):• Código empresa : Código de la nueva empresa. Si ésta no existe, se nos solicitará el

nombre y NIF.• Número de actividad : Número de actividad al que se traspasará la parametrización

(posteriormente podrán definirse otras actividades).• Ejercicio : Ejercicio al que se traspasará la parametrización (posteriormente podrán

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definirse otros ejercicios).• Nivel : Mayor o Subcuentas. Indica si la contabilidad trabajará con subcuentas o

únicamente a nivel de cuentas de mayor.• Moneda : Pesetas o Euros.

En la parte inferior (empresa de origen):• Código de empresa : Código de empresa de la que se copiara la estructura.• Número de actividad : Actividad de la empresa de la que se copiará la estructura.• Ejercicio : Ejercicio contable del que se copiará la estructura.

II.C.3. Identificaciones fiscales

Este es un mantenimiento de los datos fiscales de la empresa en los distintosejercicios. Esto quiere decir que, si la empresa cambia de domicilio fiscal de unejercicio para otro, aquí existirán -al menos- 2 registros para la misma empresa.

Podemos crear [F9] nuevos registros, modificar [F1] o dar de baja [F10] los existentes.

Los datos solicitados son:

• Ejercicio :Ejercicio fiscal al que corresponde la identificación. Si el ejercicio es "?", laidentificación se aplicará para todos los ejercicios que no tengan una entrada propia.

• N.I.F. : Número de identificación fiscal de la empresa.• N.IVA. : Número de IVA de la empresa.• Nombre : Nombre de la empresa•••• Domicilio fiscal completo de la empresa : Sigla, Direccion, Numero, Escalera,

Piso, Puerta, C.Postal y Poblacion.• Cod.Admon.Hcda. : Código de la administración de hacienda que corresponde a la

empresa. Pulse [F5] para seleccionar el código de una relación; si el códigointroducido no existe, se solicitará confirmación para darlo de alta.

• Administracion : Nombre de la administración de hacienda. Tomará por defecto elque corresponde al código introducido.

• Telefono : Teléfono de contacto de la empresa.• Cuenta bancaria : Entidad, Oficina, D.Control y Num.Cuenta.•••• Represen. : Da acceso al tratamiento de los datos del representante legal (sólo

personas físicas).• Administradores : Da acceso al tratamiento de los datos de los administradores

(sólo sociedades).

La información introducida puede utilizarse en la confección de determinados impresosoficiales.

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II.C.4. Actividades

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de las actividades (ocontabilidades) de una empresa.

En caso de que la actividad seleccionada tenga ejercicios definidos, no será posibleeliminarla mediante esta opción. En su lugar deberá utilizarse la opción Borraractividad.

Los datos a cumplimentar son los siguientes :

• Número de contabilidad : Número identificador de la actividad.• Descripción : Descripción de la actividad.• Epígrafe : Numero de epigrafe de licencia fiscal correspondiente a la actividad que

realiza la empresa, segun las listas oficiales.• Clave de actividad : Clave de Actividad a efectos de impresos oficiales.• Ejercicio activo : Ejercicio habitual para esta empresa y actividad. En caso de

seleccionar un ejercicio distinto del que se indique aquí, se mostrará un aviso.• Listar : Indicar si en los listados debe aparecer el nombre o el código de la

empresa.• Sociedad civil : Código de empresa, número de contabilidad y porcentaje de

participación. (sólo personas físicas).• Ver ejercicios : Da acceso al mantenimiento de ejercicios.

Ver también:EmpresasIdentificaciones fiscalesEjercicios

II.C.5. Ejercicios

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de los ejercicios de unaempresa.

En caso de que el ejercicio seleccionado tenga datos, no será posible eliminarlomediante esta opción. En su lugar deberá utilizarse la opción Borrar ejercicio.

Los ejercicios de una empresa se crean habitualmente mediante los procesos de cierrey apertura de ejercicio, que traspasan la estructura e información contable de unejercicio al siguiente. No obstante, puede ser necesaria la utilización de esta opciónpara alterar las características de funcionamiento de algún ejercicio.

Los datos a cumplimentar son los siguientes:

• Ejercicio : Ejercicio fiscal.

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• Ejecicio natural : Indica si corresponde o no con un año natural. Este dato no podrámodificarse con posterioridad a la creación del ejercicio.

• Periodo natural : Indica si los periodos del ejercicio corresponden a mesesnaturales. Ésto sólo será posible en ejercicios "No naturales". Este dato no podrámodificarse con posterioridad a la creación del ejercicio.

• Periodo inicial :Define el márgen inferior para la entrada de movimientos. Si estedato está definido, no se admitirá la entrada de movimientos a un periodo anterior.

• Periodo final : Define el márgen superior para la entrada de movimientos. Si estedato está definido, no se admitirá la entrada de movimientos a un periodo posterior.Si este periodo es menor que el inicial, se impedirá la entrada de movimientosen el ejercicio.

• Ver datos : Da acceso a la ventana de características del ejercicio:

• Nivel : Indica si los asientos se hacen a cuenta de mayor o a subcuenta.• Cuentas anuales : Tipo de informes en cuentas anuales : normal o abreviado.• Referencia : Indica si debe solicitarse o no la referencia en la entrada de

apuntes.• Concepto : Indica si el concepto se define a nivel de asiento o de apuntes.• Clase empresa : Indica si se trata de una empresa Normal, Gran empresa o

Exportadora.• Operaciones superiores a valor : Indica si se realizan operaciones superiores

al valor legal (500.000 pts, 3.005,06 �)

• Registros IVA : Indica si se generarán anotaciones automáticas al registro de IVAo no.

• Liquidaciones IVA : Indica si se realizan liquidaciones de IVA o no.• Régimen IVA : Indica el régimen de IVA aplicable. Ver relación en la parte inferior

de la pantalla para los posibles valores.• Periodo IVA : Periodicidad de las liquidaciones de IVA, Mensual o Trimestral.• Liquidaciones de IVA separadas : Indica si las liquidaciones de IVA se editan

por separado.

• Régimen prorrata : Indica si se aplica o no el régimen de prorrata.

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• Prorrata especial : Indica si el régimen de prorrata es especial o no.• %Definitivo de prorrata :Pocentaje definitivo de prorrata general.

• Liquidaciones de pagos fraccionados : Indica si se realizan o no.• Personalidad : Indica si se trata de Empresas, Profesionales o Agrarios.• Régimen pagos fraccionados : Tipo de rágimen de pagos fraccionados. Ver

relación en la parte inferior de la pantalla para los posibles valores.• Periodo pagos fraccionados : Periodicidad (Trimestral o Semestral) de los

pagos fraccionados.• Liquidaciones pagos fraccionados Separadas : Indica si las liquidaciones de

pagos fraccionados se editan por separado.• Mayorista : Indica si es mayorista o no.

• Registro suplidos : Indica si se generarán anotaciones automáticas al registrode suplidos o no.

• Registro de relación con terceros : Indica si se generarán anotacionesautomáticas al registro de terceros o no.

• Liquidaciones relación terceros : Indica si se realizan liquidaciones de terceroso no.

• Liquidaciones relación terceros separadas : Indica si las liquidaciones deterceros se editan por separado.

• Registro de retenciones : Indica si se generarán anotaciones automáticas alregistro de retenciones o no.

• Liquidaciones retenciones : Indica si se realizan liquidaciones de retenciones ono.

• Liquidaciones retenciones separadas : Indica si las liquidaciones deretenciones se editan por separado.

• Cartera : Indica si se generarán anotaciones automáticas al módulo de cartera.• Ver Cartera : Indica si debe mostrarse o no las anotaciones generadas en cartera

al grabar un asiento.• Nivel Control : Valor entre 0 y 3 que determina el cotrol del programa sobre la

cartera: 0 - Sin control, 3 - Control estricto.

• Activos : sin uso• Ver Activos : sin uso

• Porcentajes I.V.A. : Da acceso a definiciones de IVA en función del régimen deIVA aplicable y la personalidad de la empresa.

• Porcentajes P.F. :Da acceso a definiciones de coeficientes para pagosfraccionados en función del régimen aplicable y la personalidad de la empresa.

• Dias Actividad : Indica si se aplican o no los días de actividad por trimestre.• Inicio Actividad : Fecha de inicio de actividad para el ejercicio.• Fin Actividad : Fecha de final de actividad para el ejercicio.

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Ver también:EmpresasActividadesApertura de ejercicio

II.C.6. Diarios contables

Son agrupaciones de asientos unidos por un criterio más o menos lógico.

La definición de diarios separados para diferentes tipos de asiento nos permite asociara cada uno de ellos una serie de automatismos que simplificarán la entrada de datos yevitarán buen número de errores.

Asi, p.ej, es común separar las compras de las ventas. De esta forma, al diario decompras podemos asociarle un registro de IVA y de relación con terceros distinto delque asignaremos a las ventas, posibilitando así que las anotaciones en estos registrosse hagan siempre de forma automática y correcta.

•••• Código de diario : Código asignado al diario.•••• Descripción : Descripción del diario.•••• Es apertura : Indica si el diario es de apertura o no.• Es cierre : Indica si el diario es de cierre o no.• Número de cierre : En caso de tratarse de un diario de cierre, número de cierre (de 1

a 4).• Registro de IVA : Registro de IVA asociado. Pulse [F5] para obtener una relación de

los registros de IVA.• Relación terceros : Registro de relación con terceros asociado. Pulse [F5] para

obtener una relación de los registros de terceros.• Relación retenciones :Registro de retenciones asociado. Pulse [F5] para obtener

una relación de los registros de retenciones.• Registro de suplidos : Registro de suplidos asociado. Pulse [F5] para obtener una

relación de los registros de suplidos.• Vencimientos cartera : Indica si las anotaciones en este diario deben calcular

vencimiento (caso de facturas emitidas y recibidas) o no (entradas de cobros ypagos).

• Control de activos : Sin uso.

Ver también:Cuentas para módulos

II.C.7. Diarios en columnas

También llamados registros de estimación objetiva, necesarios si la empresa estásujeta a esta modalidad fiscal.

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Como puede observarse, la pantalla se divide en tres ventanas:

• Ventana de registros. En ella podemos añadir [F9], modificar [F1] o eliminar [F10] losdatos de cabecera de un registro.

• Ventana de columnas de un registro. Nos permite definir los títulos de hasta 8columnas para cada registro.

• Ventana de cuentas de una columna. Nos permite definir la descomposición encuentas de cada columna.

Seleccionando [F1] alguno de los registros pasaremos a la ventana de columnas,apareciendo entonces el desglose de cuentas que la componen. Seleccionando [F1]alguna de las columnas, pasaremos a la ventana de cuentas.

Los datos solicitados en cada una de las ventanas son los siguientes:

• Ventana de registros :• Código de registro : Código asignado al registro.• Descripción : Descripción del registro.

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• Diarios : Diarios contables que engloba.• Cuenta nombre : Lista separada por comas de las cuentas con identificación de

tercero.• Cuenta concepto : Código de cuenta con el concepto del asiento.

• Ventana de columnas de un registro :• Título de la columna : Título que aparecerá en el listado del registro en la

columna correspondiente.

• Ventana de cuentas de una columna :• Signo : Signo contable (D o H) habitual de la cuenta para acumulación. Los

apuntes con signo contrario al indicado se acumularán en negativo.• Cuenta : Cuenta acumulable en esta columna.

Ver también:Diarios contablesEjercicios

II.C.8. Registros de IVA

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de los registros de IVA.

Los datos necesarios para la definición de un registro de IVA son los siguientes:

• Código de registro : Código identificativo del registro.• Descripción : Descripción del registro.• Libro : Libro de IVA al que pertenecen las anotaciones del registro; vea el pie de

pantalla para los posibles valores.• Clase : Indica si se trata de IVA soportado o repercutido.• Clave de operación : Clave de operación habitual en las anotaciones de este

registro. Pulse [F5] para obtener una relación de claves de operación.• Tipo de numeración : Indica si la numeración del registro es Manual (p.ej Facturas

emitidas), Automática correlativa o por Fecha.• Signo : Indica el signo contable habitual del total de factura en las anotaciones del

registro. No es el signo de la cuenta de IVA.• Registro asociado : Código de registro de IVA asociado para adquisiciones

intracomunitarias.• % Prorrata : Para actividades sujetas al régimen de prorrata, porcentaje a aplicar por

defecto.

Otras opciones : En caso necesario, podemos modificar el numerador automático deentradas [F7] o el signo [F8] del registro y todas sus entradas.

Ver también:

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Diarios contables

II.C.9. Registros de terceros

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de los registros derelación con terceros.

Los datos necesarios para la definición de un registro de terceros son los siguientes:

• Código de registro : Código identificativo del registro.• Descripción : Descripción del registro.• Clave de operación : Clave de operación habitual en las anotaciones de este

registro. Pulse [F5] para obtener una relación de claves de operación.• Signo : Indica el signo contable habitual de las anotaciones del registro.

Otras opciones : En caso necesario podemos modificar la clave de operación [F3] o elsigno [F8] del registro y todas sus entradas.

Ver también:Diarios contables

II.C.10. Asientos definibles

También llamados asientos predefinidos, son estructuras que pueden ser utilizadas enla entrada de asientos para agilizar las entradas repetitivas y minimizar lasposibilidades de error.

Con la aplicación se sirven cierto número de asientos predefinidos que deben tomarsecomo ejemplos o como base para la definición de sus propios asientos. En cualquiercaso, antes de utilizar cualquiera de los asientos que se entregan con la aplicación esnecesario haberlos revisado y, en su caso, adaptado a la realidad de su empresa.

Mediante esta opción podemos crear [F9], modificar [F1] o eliminar [F10] asientospredefinidos.

La definición de un asiento predefinido consta de dos partes:

Definición de la cabecera del asiento

Determina el comportamiento de éste en relacion a la estructura contable que se haorganizado. Los datos solicitados al definir una cabecera de asiento son los siguientes:

• Número : Número del asiento predefinido. En los ejemplos que se entregan con laaplicación, se utiliza un número de cuenta del PGCE relacionado con el conecpto del

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asiento.• Descripción : Descripción del asiento predefinido.• Clase : Clasificación discrecional del asiento (P.Ej. Compras, Ventas, Amortizaciones,

Caja, etc). Se utiliza en la entrada de asientos como una forma de localizar elasiento predefinido.

• Código de diario : Diario en el que se grabarán los asientos generados medianteéste predefinido. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos disponibles.

• Registro de IVA : Código del registro de IVA en el que se generarán las anotacionesmediante éste predefinido. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigosdisponibles.

• Relación de retenciones : Código del registro de retenciones en el que se generaránlas anotaciones mediante éste predefinido. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos disponibles.

• Relación con terceros : Código del registro de terceros en el que se generarán lasanotaciones mediante éste predefinido. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos disponibles.

• Registro de suplidos : Código del registro de suplidos en el que se generarán lasanotaciones mediante éste predefinido. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos disponibles.

Definición de las líneas del asiento

Determina el uso de cada una de las líneas del predefinido en relación a los registrosque éste tuviera asociados y entre ellas mismas (P.Ej., el importe de una línea puedecalcularse en función del de otras). Los datos a cumplimentar son los siguientes:

• Linea : Número de la línea dentro del asiento. Es automático (no se solicita), y puedeutilizarse como referencia en otras líneas.

• Referencia : Referencia para el apunte. Puede ser un valor fijo, quedar en blancopara que sea solicitado durante la entrada de asientos, ? (interrogante) para que nosea solicitado o $nnn el valor utilizado en la línea nnn.

• Cuenta : Cuenta para el apunte. Puede ser un valor fijo, quedar en blanco para quesea solicitado durante la entrada de asientos o $nnn el valor utilizado en la línea nnn.

• Subcuenta : Subcuenta para el apunte. Puede ser un valor fijo, quedar en blancopara que sea solicitado durante la entrada de asientos o $nnn el valor utilizado en lalínea nnn.

•••• Descripción : Concepto del apunte. Puede ser un valor fijo, quedar en blanco paraser solicitado durante la entrada de asientos, $nnn la descripción de la línea nnn,@nnn el nombre de la cuenta utilizada en la línea nnn, #ccc el concepto codificadoccc, %nnn el documento entrado en la línea nnn, * para entrar en este punto untexto adicional, &nnn el texto adicional entrado en la línea nnn en lugar del asterísco,[nnn la referencia entrada en la línea nnn, ! el nombre del mes de la fecha delasiento, _ el documento del asiento, ¡ el documento de IVA o cualquier combinaciónde los anteriores.

• Importe : Importe del apunte. Puede ser un valor fijo, quedar en blanco para sersolicitado durante la entrada de asientos, $nnn el importe de la línea nnn, |> suma delos importes "Debe" de las líneas anteriores, |< suma de los imortes "Haber" de las

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líneas anteriores, |= importe de cuadre, |[ el saldo de la cuenta utilizada con el signocambiado, |] el saldo de la cuenta utilizada con su mismo signo, |L suma de losimportes de las líneas asignadas al grupo L, o una fórmula en la que se combinenlos anteriores.

• Signo : Signo del apunte. Puede ser un valor fijo D o H, quedar en blanco pare sersolicitado durante la entrada de asientos, $nnn el signo de la línea nnn, @nnn elsigno contrario al de la línea nnn o ? si debe obtenerse a partir de la fórmula delimporte u otros medios.

• Clase : Indica si la línea es única o se repite un número indeterminado de veces en elasiento. En éste caso, la entrada de asientos solicitará nuevas líneas con estaestructura hasta que se pulse [Esc].

• Grupo : Por comodidad en la definición de fórmulas, podemos agrupar las diferenteslíneas del asiento para operar con ellas de forma conjunta en lugar de hacerloindividualmente.

Así si definimos un asiento para compras en el que la primera línea corresponda aproveedor, luego un número indeterminado de cuentas de gasto y una última líneapara la cuota de IVA, podemos definir la primera como grupo "A", las líneas (clase"Varias") de gasto como grupo "B" y la cuota de IVA como grupo "C", de forma queel valor de la última se obtenga como |A - |B.

• Tercero IVA : Indica si la linea corresponde a la cuenta del tercero para registro deIVA.

• Clave IVA : Si la línea corresponde a una Base de IVA, indicar la clave de operaciónde IVA. En otro caso, dejar ?. Pulse [F5] para obtener una relación de las claves deoperación disponibles.

• Base IVA : Si la línea corresponde a una Base de IVA, poner un número de 1 a 9 quela relacionará con su correspondiente Cuota. En otro caso, dejar ?.

• Cuota IVA : Si la línea corresponde a una Cuota de IVA, poner un número de 1 a 9que la relacionará con su correspondiente Base. En otro caso, dejar ?.

• Cuota recargo equivalencia : Si la línea corresponde a una cuota de recargo deequivalencia, poner un número de 1 a 9 que la relacionará con su correspondienteBase. Para el resto de casos, deje un ? en este dato.

• Total factura : Indica si el importe de la linea corresponde al total de factura aefectos de IVA.

• Tercero retención : Indica si la linea corresponde a la cuenta del tercero pararegistro de retenciones.

• Clave retención : Si la línea corresponde a una Base de retención, indicar la clavede operación. En otro caso, dejar ?. Pulse [F5] para obtener una relación de lasclaves de operación disponibles.

• Base retención : Si la línea corresponde a una Base de retención, poner un númerode 1 a 9 que la relacionará con su correspondiente Cuota. En otro caso, dejar ?.

•••• Cuota retención : Si la línea corresponde a una Cuota de retención, poner unnúmero de 1 a 9 que la relacionará con su correspondiente Base. En otro caso, dejar?.

• Tercero relación terceros : Indica si la linea corresponde a la cuenta del tercero

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para registro de relación con terceros.• Clave relación terceros : Si el importe de la línea es el que debe figurar en el

registro de relación con terceros, indicar la clave de operación. En otro caso, dejar ?.Pulse [F5] para obtener una relación de las claves de operación disponibles.

•••• Tercero suplidos : Indica si la linea corresponde a la cuenta del tercero para registrode suplidos.

• Clave suplidos : Si el importe de la línea es el que debe figurar en el registro desuplidos, indicar la clave de operación. En otro caso, dejar ?. Pulse [F5] para obteneruna relación de las claves de operación disponibles.

Ver también:Entrada y modificación de asientos

II.C.11. Cuentas para módulos

Este proceso permite la definicion de las cuentas que activan la generacion automaticade anotaciones en los diferentes módulos de la aplicacion.

En el momento de la introducción de asientos contables se determina, en función de lainformación aquí definida, la afectación o no de cada asiento a los diferentes módulos,generándose de forma automática las anotaciones en los registros correspondientes.

La ventana de este proceso se divide en dos zonas:Zona de selección de módulo en la parte inferior, en la que seleccionamos el móduloa configurar.

Zona de datos en la parte superior, en la que aparecerán los datos asociados a cadamódulo seleccionado:

• I.V.A. : Definición de cuentas que afectan al registro de IVA.• Cuentas IVA : Lista de las cuentas que actúan habitualmente como cuentas de

cuota de IVA.• Cuentas Base : Lista de las cuentas que actúan habitualmente como cuentas de

base imponible.• Cuentas Total Factura : Lista de las cuentas que actúan habitualmente como

cuentas de total de factura.• Cuentas Tercero : Lista de las cuentas que habitualmente corresponden a un

terecero.• Acumular bases : Indica si, ante la presencia de varias cuentas de base

imponible, la generación del registro de IVA debe hacerse sumándolas orelacionandolas una a una con distintas cuentas de IVA.

• % IVA por defecto : Porcentaje de IVA habitual.

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• % Recargo de equivalencia por defecto : Porcentaje de recargo de equivalenciahabitual.

• % I.V.A. : Cuentas específicas asociadas a porcentajes de IVA. La presencia en elasiento de alguna de las cuentas indicadas supondrá la existencia de una cuota deIVA calculada sobre el porcentaje asociado.

• % Recargo equivalencia : Cuentas específicas asociadas a porcentajes de recargode equivalencia. La presencia en el asiento de alguna de las cuentas indicadassupondrá la existencia de una cuota de recargo calculada sobre el porcentajeasociado.

• Cuentas retención : Definición de cuentas que afectan al registro de retenciones.• Cuentas Base : Lista de las cuentas que actúan habitualmente como cuentas de

base para retenciónes.• Cuentas Retención : Lista de las cuentas que actúan habitualmente como

cuentas de retención.• Cuentas Tercero : Lista de las cuentas que habitualmente corresponden a un

terecero.

• % Retención : Cuentas específicas asociadas a porcentajes de retención. Lapresencia en el asiento de alguna de las cuentas indicadas supondrá la existencia deuna retención calculada sobre el porcentaje asociado.

• Cuentas terceros : Definición de cuentas que afectan al registro de relación conterceros.

• Cuentas Importe : Lista de las cuentas que habitualmente corresponden aapuntes cuyo importe es el que debe anotarse en la relación de terceros.

• Cuentas Tercero : Lista de las cuentas que habitualmente corresponden a untercero.

• Cuentas suplidos : Definición de cuentas que afectan al registro de suplidos yprovisión de fondos.

• Cuentas Importe : Lista de las cuentas que habitualmente corresponden aapuntes cuyo importe es el que debe anotarse en la relación de suplidos.

• Cuentas Tercero : Lista de las cuentas que habitualmente corresponden a untercero.

• Cuentas cartera : Definición de cuentas que afectan al control de cartera.• Cuentas Tercero : Lista de cuentas que habitualmente corresponden a apuntes

cuyo importe debe anotarse en cartera.

• Cierre : Cuentas para regularización del grupo de resultados.

• Control : Porcentajes de IVA y recargo de equivalencia admisibles. La entrada de unasiento que resulte en el cálculo de un porcentaje de IVA o recargo de equivalenciadistinto de los aquí relacionados ocasionará la aparición de un mensaje de error.

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• Euros : Cuentas para ajustes en la conversión a Euros (sin uso)

Ver también:Diarios contablesEntrada y modificación de asientos

II.C.12. Cuentas de explotación departamentales

Mediante esta opción podemos definir de una forma muy sencilla las cuentas deexplotación de los diferentes departamentos de la empresa, centros de trabajo, etc.

Típicamente, una cuenta de explotación constará de

a) Ventas e ingresosb) Coste de ventasc) Margen bruto = a - bd) Gastos generalese) Resultado de explotación = c - d

Cada entrada en la definición corresponde a una línea de la cuenta de explotación,pudiendo en la misma línea aparecer cuentas de venta y de coste. Los datos que sesolicitan son los siguientes:

• Departamento : Código de la cuenta de explotación• Línea : Número consecutivo de línea.• Descripción : Título de la línea• Parámetro : Indica si el concepto corresponde a una línea de totales (T1 a T10) o si

hay cambio de signo para el cálculo (-).• Totales : Indica en qué totales se suma (+) o se resta (-) el concepto .• Cuentas y Subcuentas : Relación de las cuentas que intervendrán en el cálculo del

valor del concepto. En la definición de las subcuentas pueden utilizarse comodines (*)

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II.C.13. Informes definibles

Los informes contables son listados que muestran determinada información contablecalculada a partir de la agrupación de cuentas diversas. El balance de situación, lascuentas de pérdidas y ganancias son informes definibles.

Mediante esta opción podemos crear [F9] nuevos informes, modificar [F1] la estructurade los existentes o eliminar [F10].

Cada informe se divide en capítulos, y estos a su vez en cuentas. No podrá darse debaja un informe que contenga capítulos ni un capítulo que tenga asignaciones decuentas. Primero deberán desasignarse las cuentas para poder proceder a eliminar elcapítulo primero y el informe después.

A primera vista, en pantalla pueden verse las ventanas de cabecera de informe y decapítulos.

Cabecera de informe : Pulse [intro] para modificar la línea seleccionada, o [F1] parapasar a la definición de capítulos del informe.

Capítulos : Los capítulos pueden estructurarse según su código o mediante fórmulas:Los capítulos de nivel superior son agrupaciones de aquellos de nivel inferior(habitualmente los que tienen asignación a cuentas) cuyo código es un desarrollo delprimero

Ver también:Plan de cuentas

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II.C.14. Conceptos codificados

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de conceptos codificadosutilizables en la entrada de asientos.

Los conceptos codificados agilizan la entrada de apuntes que, con frecuencia, tienendescripciones muy similares, asegurando además una forma consistente de entrada deinformación.

Los conceptos codificados que se entregan con la aplicación pueden sercompletamente personalizados y adaptados a sus necesidades particulares.

Ver también:Entrada y modificación de asientos

II.C.15. Códigos postales

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de códigos postalesutilizables en toda la aplicación.

La relación de códigos postales puede ser más o menos detallada, de forma que laspoblaciones utilizadas con más frecuencia aparezcan de forma automática al entrar sucódigo postal.

Para las poblaciones de uso esporádico, puede definirse el código postal únicamente anivel de provincia (2 dígitos), de forma que, si no existe el código completo entrado almenos nos muestre la provincia correspondiente.

Para poblaciones de gran tamaño, puede definirse también el código postal a 3 o 4dígitos, de forma que una única entrada abarque el rango completo de códigos para lapoblación.

II.D. Parámetros de gestión

II.D.1. Datos de empresa

Permite la definición de algunos parámetros de uso general en la aplicación de gestiónpara cada una de las empresas utilizadas.

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Estos parámetros son los siguientes:

• Empresa : Código de empresa para la que se definen los parámetros.• Situación facturas : Indica si las facturas emitidas en recambio y servicio se

contabilizan de forma instantánea en su emisión (C), si quedan confirmadas -cerradas - pero no contabilizadas (S) o si quedan abiertas para su posteriorconfirmación y contabilización (F).

• Coste : Tipo de coste (Medio, Ultimo o Tarifa) utilizado en la contabilización de costesy existencias de recambio.

• Dirección envío : Utilizado en las comunicaciones con marca.• Sistema comunicaciones : Utilizado en las comunicaciones con marca.• Stock < 0 : Indica si se admite una venta cuando el stock es insuficiente.• Longitud documento : Longitud fija para los documentos emitidos (0=Libre). P.Ej.

Las facturas FR21 y FR123, si la longitud de documento es 6 se emitirán comoFR000021 y FR000123, mientras que si es 0 se emitirán como FR21 y FR123.

• Membrete de facturas : Datos de encabezamiento del impreso de facturas(opcional).

• Registro mercantil : Datos de la inscripción en el registro para su impresión en lasfacturas (opcional).

• Diario : Códigos de diario utilizados en la contabilización de compras de recambio,vehículos nuevos y de ocasión. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigosde diario definidos.

• Registro IVA : Códigos de registro de IVA utilizados en la contabilización de comprasde recambio, vehículos nuevos y de ocasión. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de registro de IVA definidos.

• Terceros : Códigos de registro de terceros utilizados en la contabilización decompras de recambio, vehículos nuevos y de ocasión. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de registro de terceros definidos.

• Proveedor : Código del proveedor por defecto para la recepción de compras derecambios o vehículos nuevos. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigosde proveedor definidos.

• Concesionario : Código del concesionario para la compra de recambios o vehículosnuevos.

• Albaranes de depósito : Código del diario utilizado en la contabilización de

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albaranes de depósito. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de diariodefinidos.

II.D.2. Tipos de documento

Mediante esta opción se definen las características de los distintos documentos(facturas, albaranes, órdenes de reparación...) utilizados en la aplicación.

• Código : Código del documento que se define.• Descripción : Descripción del documento (aparecerá impreso en los documentos de

este tipo).• Prefijo : Prefijo que se añadirá antes del número de documento, en la impresión y en

la contabilización del mismo.• Sufijo : Sufijo que se añadirá después del número de documento, en la impresión y

en la contabilización del mismo.• Número : Número del último documento emitido de este tipo.• Diario : Código de diario en que se contabilizarán los documentos emitidos (? = No

se contabiliza). Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de diariodefinidos.

• Registro IVA : Código del registro de IVA en que se anotarán los documentos deeste tipo. (? = No genera registro de IVA). Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de registro de IVA definidos.

• Registro Terceros : Código del registro de terceros en que se anotarán losdocumentos de este tipo. (? = No genera registro de terceros). Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de registro de terceros definidos.

• Tipo de documento : Indica si el documento que se define es una factura (F),albarán (A), orden de reparación (O), o presupuesto / proforma (P).

• Factura posterior : Si el documento que se define es un albarán, indicará el códigode factura de crédito (o factura resumen) en que se agrupará para contabilización. (?= No es un albarán)

• Destino : Indica si el documento debe contabilizarse de forma normal o especial.• Comentario : Texto que aparecerá impreso en los documentos de este tipo.

II.D.3. Tipos de venta

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de los tipos de ventautilizados en ventas de recambios, taller y varios.

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Los tipos de venta determinan tanto la tarifa a aplicar como la forma en que se llevaráa cabo la contabilización de una venta. Los datos necesarios para su definición sonlos siguientes:

• Código : Código del tipo de venta.• Descripción : Descripción del tipo de venta. No aparece impreso en los documentos

que se emiten.• Naturaleza : Indica si el concepto se refiere a mano de obra propia (M), recambios

(R), lubricantes (L) u otros conceptos (O) como pueden ser trabajos subarrendados yotros. El uso de este dato modifica el funcionamiento del tipo de venta, en particularcuando se refiere a mano de obra propia.

• Tipo de factura : Código del tipo de factura que se emitirá. Pulse [F5] para obteneruna relación de los códigos de tipo de factura definidos.

• Tipo de IVA : Código del tipo de IVA que se aplicará a los conceptos asociados aeste tipo de venta. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de IVAdefinidos.

• Cuenta de cargo : Tipo y número de cliente para el que se puede utilizar este tipo deventa. Se utiliza para restringir el uso de algunos tipos de venta a determinadascuentas de cargo. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas de cargodefinidas.

• Cuentas y subcuentas de venta, coste y existencias para recambios y mano deobra : Determinan las cuentas a utilizar en la contabilización de la operación. Lascuentas referidas a recambios se utilizarán únicamente si no se encuentra unaentrada más apropiada en cuentas por familia y tipo de venta. Únicamente esimprescindible la cuenta de venta.

• Descuento sobre PVP : Indica el porcentaje de descuento que se aplicará sobre elPVP en las ventas de recambio. Es excluyente con los otros descuentos /incrementos.

• Descuento sobre margen : Indica el porcentaje de descuento que se aplicará sobreel márgen en las ventas de recambio. Es excluyente con los otros descuentos /incrementos.

• Incremento sobre coste : Indica el porcentaje de incremento sobre el coste que seaplicará en las ventas de recambio. Es excluyente con los otros descuentos /incrementos.

• PVP / hora : Para los tipos de venta de mano de obra propia, indica el precio de tarifapor hora de trabajo.

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Si utiliza [Ctrl-A] para copiar un tipo de venta, se creará también el desglose decuentas por familia y tipo de venta para el nuevo tipo de venta en función del de el tipode venta original.

Ver también:Cuentas por familia y tipo de venta

II.D.4. Cuentas por familia y tipo de venta

Determina las cuentas que se utilizarán al contabilizar una operación de venta derecambios (ya sea por mostrador o por taller) en función del tipo de venta utilizado y dela familia a que pertenece el material vendido:

• Tipo de venta : Código del tipo de venta. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de tipo de venta disponibles.

• Familia : Código de familia. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos defamilia disponibles.

• Naturaleza : Indica si debe clasificarse como operación de recambio (R), lubricantes(L), mano de obra propia (M) u otros (O).

• Cuenta y subcuenta de venta, coste y existencias : cuentas a utilizar en lacontabilización de la operación. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentasdisponibles.

Ver también :Tipos de ventaFamilias de recamibo

II.D.5. Tipos de IVA

Permite la creación [F9], modificación [F1] o eliminación [F10] de los tipos de IVAutilizados en la aplicación.

La definición de los tipos de IVA como códigos permite que una modificación en el valordel impuesto no obligue a redefinir todos los parámetros que pudieran estar asociadoscon él (tipos de venta, etc.). De esta manera, el mismo código de IVA puede tomar unvalor u otro en función de la fecha de aplicación.

• Tipo de IVA : Código asignado al tipo de IVA• Fecha : Fecha a partir de la que se aplicará el porcentaje indicado.• Porcentaje : Porcentaje a aplicar a partir de la fecha indicada.• Cuenta y subcuenta de IVA soportado y repercutido : Cuentas a las que se

llevarán las cuotas correspondientes, según correspondan a compras o ventas.

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Ver también:Tipos de venta

II.D.6. Empleados

Mediante esta opción se crean [F9], modifican [F1] o eliminan [F10] los empleados dela empresa, ya sean vendedores, mecánicos, recambistas, administrativos, etc.

Para definir un empleado, deberá cumplimentar los siguientes datos:

• Código : Código alfanumérico asignado al empleado.• Nombre : Nombre del empleado.• Sección : Sección en la que trabaja : Mecánica, Recambios, etc. La definición de las

secciones es libre.• Almacén : Número del centro de trabajo al que está asignado.• Horas de presencia : Suma de las horas de presencia mensuales. Este dato

únicamente se utiliza si no se cumplimentan las fichas de presencia teórica y real porempleado y mes.

• Coste hora : Para el personal productivo únicamente, importe del coste de una horade trabajo.

• Cuenta y subcuenta de existencia de mano de obra : Para el personal productivoúnicamente, cuenta de la que se descontarán los importes de coste de mano de obravendida.

Ver también:Control de presencia

II.E. Parámetros de impresoras

II.E.1. Tipos de impresora

La aplicación permite operar con cualquier tipo de impresora actualmente en elmercado (*).

En la definición de tipos de impresora se describen las secuencias de control (o deescape) a enviar a cada impresora para, por ejemplo, seleccionar el tipo de letra, labandeja de impresión, etc.

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• Tipo de impresora : Nombre genérico asignado al tipo de impresora.• Descripción : Descripción del grupo de impresoras al que se aplican los artibutos

especificados.

• Número de atributo : Código asignado al atributo de impresión.• Nombre de atributo : Descripción de la acción que realiza el atributo.

• Caracteres de control : Secuencia que debe enviarse a las impresoras de este tipopara conseguir el efecto deseado.

Con la aplicación se sirven los tipos de impresora siguientes :

• ibm Tipo IBM proprinter• epson Tipo Epson LQ-1500• hp Tipo HP• hpdj Tipo HP DeskJet• hplj Tipo HP LaserJet

Si su impresora no corresponde a alguna de las anteriores, es probable que permita laemulación de alguna de ellas. De lo contrario, deberá añadirla a la lista y definir sussecuencias de control.

(*) Siempre que sea compatible con su sistema operativo.

II.E.2. Definición de impresoras

Mediante esta opción se definen las impresoras de la instalación, asignándoles undescriptivo y un tipo de impresora.

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• Nombre : Código asignado a la impresora en la aplicación (no es necesario queconicida con el nombre asignado en el sistema operativo).

• Descripción : Descripción de la impresora, para facilitar su identificación.• Salida : Indica el tipo de salida asociada :

• Normal (N) : Habitualmente para impresoras en MS-DOS / Windows.• Dispositivo (D) : Para direccionar la salida a un puerto físico o impresora de red.• Programa (P) : Para impresoras Unix, determina que la salida se hace a través

de un programa del sistema operativo (habitualmente lp).• Fichero (F) : Indica que la salida no será a impresora sino a un fichero de texto

(ASCII).• Impresora : Nombre con el que está definida la impresora en el sistema operativo.• Dispositivo : Si se ha indicado la salida a dispositivo, dirección del mismo.• Fichero : Si se ha indicado salida a fichero, nombre del fichero en el que se

escribirán los datos. Si no se indica, se solicitará un nombre en el momento de laimpresión.

• Programa : Si se ha indicado salida a través de programa, nombre del mismo.• Parámetros : Si se ha indicado salida a través de programa, parámetros que deben

pasarse al mismo.• Tipo : Tipo asignado a esta impresora. Pulse [F5] para obtener una relación de los

tipos de impresora definidos.

Ver también :Tipos de impresora

II.E.3. Asignación a terminales

Mediante esta opción podemos asignar una impresora por defecto a cada puesto detrabajo (terminal o PC), de forma que cualquier listado que se emita desde éste seimprima por la impresora asignada sin necesidad de seleccionarla manualmente.

En caso de que el programa que imprime tenga asignada una impresora distinta, o deque se seleccione manualmente otra impresora en el momento de imprimir, laasignación al terminal no actuará.

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Junto con la asignación de impresoras a programas, se indican los datos del puesto detrabajo sesde el que se está estableciendo la asignación.

Téngase en cuenta que, el nombre de terminal en las sesiones de emulación se asignade forma dinámica, por lo que no debe utilizarse para identificar al equipo (puede serdistinto en cada sesión que se inicie). En estos casos, utilizar la dirección IP o nombredel equipo.

En el ejemplo, /dev/ttyp3 determina el nombre de terminal de la actual sesión deemulación, mientras que Administrador es el nombre del PC que se está utilizando.

Si en el nombre de terminal se indica "?", la impresora asociada actuará comoimpresora por defecto para cualquier puesto de trabajo que no tenga otra asignación.

Ver también :Definición de impresorasAsignación a programas

II.E.4. Asignación a programas

La asignación de impresoras por defecto puede hacerse a nivel de programa, de formaque determinado listado se imprima siempre por una impresora determinada, y a nivelde terminal-programa, de forma que si el impreso se lanza desde determinado terminalse utilice una impresora distinta de la utilizada cuando se lanza desde otro puesto detrabajo.

Mediante esta opción pueden también asignarse los atributos de inicio y fin deimpresión para cada listado (en particular a aquellos que, por su amplitud, debancomprimirse en determinadas impresoras).

P.Ej. cuando se dispone de distintos centros de trabajo (C1 y C2), las facturas debenimprimirse en impresoras distintas (Im1 e Im2) según qué puesto de trabajo (PC1 oPC2) las emita, y distintas también de otro tipo de impresos generales. En estasituación, asignaremos que, por defecto, las facturas se impriman por Im1 (asignacióna programa), salvo cuando se emiten desde PC2 en cuyo caso se utilizará Im2(asignación a terminal-programa).

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Para asignar una impresora a programa o a terminal y programa, cumplimente lossiguientes datos:

• Terminal : Nombre del terminal o puesto de trabajo al que se asigna la impresora. Enla parte derecha de la pantalla aparece el nombre del terminal actual. Téngase encuenta que, el nombre de terminal en las sesiones de emulación se asigna de formadinámica, por lo que no debe utilizarse para identificar al equipo (puede ser distintoen cada sesión que se inicie). En estos casos, utilizar la dirección IP o nombre delequipo. Si indica "?", la asignación se hace directamente a programa, en cualquierterminal.

• Programa : Nombre del programa al que se asigna la impresora. Para averiguar elnombre del programa, seleccione la correspondiente opción de menú y, cuandotenga opción de seleccionar impresora, pulse [Ctrl-P].

• Impresora : Nombre de la impresora que se asigna, tal como aparece en definiciónde impresoras.

• Secuencias de inicio y fin : Códigos de las secuencias de control que se enviarán ala impresora al iniciar y finalizar el listado respectivamente.

Ver también :Definición de impresorasAsignación a terminales

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III. Contabilidad

III.A. Introducción

La contabilidad de Auto-Task V6 es una aplicación independiente, potente y robusta.

Se divide en diarios contables a los que se asignan una serie de automatismos, loque permite por ejemplo que, a partir de la entrada de un asiento, se generen de formaautomática sus correspondientes anotaciones en el registro de terceros, el de IVA y/o elmódulo de cartera.

Además permite trabajar con ejercicios no naturales, y con un total de 17 periodoscontables (periodo de apertura + 12 meses + 4 periodos de cierre), por lo que loscierres y aperturas de ejercicio no son procesos traumáticos (se puede obtenerinformación del último més aún después de haber cerrado el ejercicio).

Junto con esto, proporciona una amplia variedad de informes y listados, además delos obligatorios, incluyendo la posibilidad de definir informes personalizados y, enconjunción con los módulos de gestión, informes financieros, informes para las marcase informes departamentales.

El plan contable es definible; por defecto se sirve el PGCE (cuentas de 3 dígitos). Laaplicación permite utilizar hasta 6 dígitos de cuenta y 9 de subcuenta.

La localización de las cuentas y subcuentas puede hacerse por código [F5] o pordescripción (título) [F5][F5]; en cualquiera de los dos casos, la búsqueda se harápartiendo de la información (código parcial de cuenta o subcuenta, título parcial de lacuenta o subcuenta) introducida.

III.B. Entradas

III.B.1. Selección de empresa

Permite la selección de la empresa, actividad y ejercicio de trabajo para el usuarioactual. Por defecto, un usario iniciará sesión en la empresa, actividad y ejercicio quetuviera seleccionados al cerrar su última sesión.

• Codigo empresa : código alfanumérico que identifica a la empresa con que setrabajará. Pulse [F5] para obtener una relación de las empresas disponibles. [F6] lepermite realizar una selección por nombre.

• Número actividad : identifica la actividad de la empresa. Pulse [F5] para obtener unarelación de las actividades de la empresa seleccionada. Pulsando [F6] podremosescribir un comentario o aviso que aparecerá siempre que se seleccione estaempresa.

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• Ejercicio : identifica el ejercicio fiscal con el que se va a trabajar. Pulse [F5] paraobtener una relación de los ejercicios abiertos para la empresa y actividadseleccionadas. Pulsando [F6] podremos escribir un comentario o aviso que aparecerásiempre que se seleccione esta empresa. Si el ejercicio seleccionado no es elestablecido como habitual, aparecerá un aviso en que se nos solicita confirmaciónpara la selección.

En el caso de que no todos los usuarios tengan acceso a esta opción, deberá ser eladministrador quien, cuando sea necesario, les asigne los valores para empresa,actividad y ejercicio de trabajo.

Ver también:Mantenimiento de empresasMantenimiento de actividadesMantenimiento de ejercicios

III.B.2. Entrada y modificación de asientos

La entrada de asientos es el principal programa del módulo de contabilidad; através de éste se crean, modifican o eliminan los asientos contables y, a la vez, losmódulos de IVA, terceros y cartera.

La aplicación trabaja con diarios, en los cuales se graban los asientos que a su vez secomponen de apuntes. Cada asiento debe cuadrarse antes de poderlo grabar; losdiarios deben, por tanto, estar siempre cuadrados.

La mayor parte de los asientos generados en la aplicación proviene de la gestión(facturación de ventas, contabilización de las compras...), por lo que el número deasientos "manuales" es relativamente reducido. Y para todos ellos exite la posibilidadde crear asientos predefinidos que agilizan notablemente su entrada.

Podemos observar que la pantalla de entrada de asientos se divide en cuatro partes:

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(De izquierda a derecha y de arriba abajo)• Zona de asiento en la que aparecen las características del asiento :Diario, fecha,

número de asiento y número de documento.• Zona de opciones en la que se muestran diferentes opciones para el tratamiento de

los asientos.• Zona de apuntes en la que se entrarán los apuntes del asiento.• Zona de módulos con información sobre los módulos asociados al asiento.

A continuación se explicará el funcionamiento de este programa en distintassituaciones:

Entrada manual de un asiento

Cumplimentar la zona de asiento, indicando diario, fecha y documento:

• Diario : Código del diario contable en el que se contabilizará el asiento. En función dela elección actuarán o no determinados automatismos (generacón de los módulosasociados). Puede obtener una relación de los códigos de diario disponibles pulsando[F5].

• Fecha : Fecha del asiento.• Documento : Número de documento (alfanumérico); habitualmente, un número de

factura. Se utilizará como referencia para la localización del asiento.

Una vez cumplimentados estos datos, se pasa a la zona de apuntes. Los datos que sesolicitan son los siguientes:

• Referencia : Se sugiere el dato introducido en el campo "Documento" del asiento. Esimportante si se quiere utilizar el módulo de cartera, ya que se utiliza para "emparejar"y cancelar anotaciones de signo contrario. Si Ud. no desea utilizar el módulo decartera, puede desactivar la solicitud de este dato.

• Cuenta : Cuenta de mayor del apunte introducido. Pulse [F5] para localizar por

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código o [F5][F5] para localizar por título.• Subcuenta : Subcuenta del apunte. Pulse [F5] para localizar por código o [F5][F5]

para localizar por título.• Concepto : Concepto del apunte. Puede utilizar conceptos codificados. Pulse [F5]

para obtener una relación de los mismos.• Importe : Importe en euros del apunte.• Signo : Signo del apunte, D (Debe) o H (Haber).

En caso de que la cuenta y/o subcuenta introducidas no existan, se nos pediráconfirmación para darlas de alta, enlazando entonces con la entrada del plan decuentas.

Durante la entrada de apuntes se observará que están activas las siguientes opciones:

• [F6] Extracto : Permite acceder a la consulta del exctracto de la cuenta entradaen el apunte.

• [F9] Cartera : Permite acceder a la consulta de riesgos o pagos pendientes de lacuenta entrada en el apunte y seleccionar alguno de los documentos paracompletar la información del apunte.

• [F10] Divisas : Permite que la entrada del importe del apunte se entre en unadivisa distinta a la de trabajo, convirtiéndolo en función del valor de cambioaplicable.

Obsérvese que el importe y signo sugeridos en cada nueva línea de apuntes son losnecesarios para cancelar el saldo actual del asiento. Para finalizar la entrada deapuntes, pulsar [Esc]. El programa queda en modo selección, permitiéndo movernosarriba y abajo por los apuntes, agregar [F9] nuevos apuntes, borrar [F10] alguno de losexistentes o seleccionar [F1] cualquiera de ellos para modificarlo. En esta situación,podemos también asociar al asiento un texto explicativo o concepto más extenso [F6],o seleccionar múltiples documentos de cartera [F7] para cancelarlos conjuntamente. Siel asiento se ha introducido en alguna moneda distinta a la de trabajo, puedeconvertirlo a ésta pulsando [F8].

Pulsar nuevamente [Esc] para salir de la zona de apuntes; si el asiento está cuadrado,en la zona de módulos se mostrará la información generada de forma automática paralos módulos asociados, si los hubiera, y pasamos a la zona de opciones. Aquí podemosseleccionar entre:

• Grabar : Da por correcta la información del asiento y de los módulos asociados y losincorpora a la base de datos. Regresa a la zona de asiento.

• Entrar : Regresa a la zona de apuntes para realizar modificaciones.• Módulo : Pasa a la zona de módulos para realizar el tratamiento manual de la

información de los mismos.• Fecha : Permite modificar la fecha del asiento y el número de documento.• Listar : Imprime el asiento.• Borrar : Anula el asiento actual, sus líneas y módulos asociados, borrándolos de la

base de datos. Regresa a la zona de asiento.

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También puede introducir una descripción extendida del asiento, pulsando [F6] o, si hamodificado alguno de los apuntes, hacer que los módulos asociados al asiento serecalculen de forma automática, pulsando [F7].

Tanto si opta por grabar como por borrar el asiento, el programa solicitará datos para laentrada de un nuevo asiento en el mismo diario contable; si desea finalizar, pulse[Esc].

Entrada de un asiento predefinido

Para utilizar un asiento predefinido, cuando le es solicitado el código de diario para laentrada del asiento, puede optar por:

• Si conoce el número del asiento predefinido que desea utilizar, pulse [F7][F7] eintroduzca el número deseado.

• Si desconoce el número del asiento predefinido, pulse [F7] y se activará laselección por clase: si la conoce, introdúzcala y seleccione el número de asientodeseado de la relación que aparecerá; en caso contrario pulse [F1] (Todas lasclases) y seleccione el asiento deseado de la relación.

Una vez seleccionado el asiento predefinido, en la casilla "Diario" aparecerá el códigodel diario contable asociado al asiento predefinido seleccionado. Confirmar este dato ycumplimentar fecha y documento.

En función de la definición del asiento utilizado, le serán solicitados más o menos datosque deberá cumplimentar.

Finalizado el asiento, el programa colocará el cursor en la zona de opciones. Como enla entrada manual, seleccione la acción a realizar. Tanto si se opta por grabar comopor borrar el asiento entrado, el programa solicitará datos para la entrada de unnuevo asiento utilizando el mismo predefinido; si desea finalizar, pulse [Esc].

Modificación de un asiento existente

Normalmente accederemos a la modificación de un asiento a partir de alguna de lasconsultas existentes (del diario general, de diarios auxiliares, de extracto de cuenta odel registro de IVA); no obstante, podemos también localizar el asiento a modificardesde la propia entrada de asientos, siempre y cuando conozcamos el diario auxiliar enque se introdujo.

Para localizar el asiento a modificar :• Introducir el código de diario. Pulse [F5] para seleccionarlo de una relación de los

códigos de diario existentes.• Pulsar [F5]. De esta forma se entra en la búsqueda manual del asiento; utilizando las

teclas de cursor (� y � ) podemos movernos por los asientos del diarioseleccionado.

• Si aún no ha localizado el asiento a modificar, pulse nuevamente [F5]. Entrará enla búsqueda avanzada, donde podrá localizar el asiento a partir de la información que

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de él conozca. Puede alternar entre el acceso por cuenta (por información de algúnapunte) o por diario (por la cabecera del asiento) según le convenga, utilizando latecla [Tab]. Aparecerá una lista de los asientos o apuntes que cumplen lascondiciones impuestas; seleccione el asiento deseado.

Una vez localizado el asiento, pulse [F1] para seleccionarlo, y accederá a la zona deopciones.

Concluida la modificación del asiento, recuerde que deberá modificar en casonecesario las anotaciones en los módulos asociados; puede hacer esto de formamanual, accediendo a través de la opción "Módulo" o de forma automática, pulsando[F7].

Ver también :Asientos predefinidosDiarios auxiliaresPlan de cuentasConsulta del diario generalConsulta de diarios auxiliaresConsulta de extractos de cuentaConsulta del registro de IVAConsulta de riesgos y pagos pendientes

III.B.3. Plan de cuentas

Esta opción permite realizar las altas [F9], modificaciones [F1] y bajas [F10] de lascuentas contables y sus datos asociados, como datos de terceros, formas de cobro opago y asignación de las cuentas a informes.

Aunque habitualmente las cuentas contables se darán de alta de forma automática alser utilizadas (desde la entrada de asientos o la contabilización de facturas), paramodificar o eliminar cuentas será necesario recurrir a este programa.

La pantalla se divide en tres zonas claramente diferenciadas:

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• Zona de cuenta : Contiene los datos relativos a la cuenta contable:

• Cuenta : Cuenta de mayor. La aplicación permite definir cuentas de mayor dehasta 6 digitos. Las cuentas de mayor agrupan a todas aquellas otras cuentas demayor cuyo código resulte de añadir un dígito más al propio, o bien a lassubcuentas cuya cuenta de mayor sea la misma. (P.Ej. La cuenta 4 esagrupación de las cuentas 40, 41, 42 ... y 49; la cuenta 40 agrupa a las cuentas400, 401 ... 409, etc.). La asignación a informes se hace a nivel de cuentas demayor.

• Subcuenta : La aplicación permite definir subcuentas de hasta 9 dígitos.Normalmente, los movimientos contables se harán a nivel de subcuentas. Si lasubcuenta queda vacía, se entiende que la definida es una cuenta de mayor.

• Título : Descripción de la cuenta; en cuentas de clientes, proveedores, etc.normalmente será el nombre de los mismos.

•••• Otros datos : En las cuentas de mayor, indica si las subcuentas que derivan deella tienen o no datos adicionales (de terceros).

• NIF : En las subcuentas que admiten datos adicionales, sirve de enlace conéstos.

• Zona de datos adicionales : Se utiliza para definir los datos postales del terceroasociado a una cuenta, su forma de cobro o pago etc.

• NIF / NIVA : NIF y en su caso NIVA (número de IVA) del tercero.• Representado / NIF representante : Indica si el tercero está representado por

otra persona y, en este caso, el NIF de ésta.• Nombre, dirección, código postal, población, teléfonos y fax : Datos postales

completos del tercero.• CCC : Código de cuenta bancaria a utilizar en los cobros o pagos con el tercero.• Tipo de Cartera : Indica si para esta cuenta se lleva control de cartera de cobros

(C), pagos (P) o no se lleva (?).• Código de plazo : Código asignado al plazo de pago establecido con el tercero.

Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de plazo definidos.

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• Documento : Código asignado al documento de cobro o pago utilizado con eltercero. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de documentodefinidos.

• Días de pago : Días del mes a los que se ajustará el cálculo de vencimientospara el tercero.

• Vacaciones : Mes natural no hábil para el cálculo de vencimientos con el tercero.• Riesgo : Riesgo máximo asignado al tercero. Este dato no se utiliza actualmente.

• Zona de asignación a informes : Cuando se trata de una cuenta de mayor, permiteasignarla a los informes oportunos:

• Número de informe : Código del informe contable al que se asigna la cuenta.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de informes contablesdefinidos.

• Capítulo : Código del capítulo del informe seleccionado al que se asigna lacuenta. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de capítulo definidosen el informe.

• Importe : Indica si en el cálculo del informe debe utilizarse el saldo de la cuenta(S) o el acumulado (A).

• Signo : Indica si en el cálculo del informe el saldo de la cuenta se utilizará consigno deudor (D), acreedor (H) o con el signo natural resultante.

Las modificaciones hechas a la definición de una cuenta se hacen en un ejercicio;esto quiere decir que la definición de la misma cuenta en ejercicios anteriores noqueda afectada por los cambios realizados, y en los ejercicios siguientes se modificaráúnicamente al ejecutar la apertura del ejercicio correspondiente.

Ver también :Entrada y modificación de asientosInformes definiblesDatos de terceros

III.B.4. Consolidación de balances

Permite realizar la agrupación de balances de varias empresas en una única empresadestino.

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Para utilizar este proceso, seleccione primero la empresa de destino mediante laopción selección de empresa.

En la parte superior de la pantalla, añada [F9] las empresas y actividades a consolidar;una vez finalizada la relación, pulse [Esc] para pasar a modo de selección. Podráentonces modificar [F1], eliminar [F10] o añadir [F9] nuevas empresas a la relación.

Si la relación de empresas a consolidar ya es completa, pulse nuevamente [Esc] parapasar a la ventana inferior y confirme el proceso.

El resultado de la consolidación es que en la empresa de destino queda un plancontable resultado de la agrupación de los de las empresas seleccionadas, y con lossaldos

III.B.5. Punteo de extractos bancarios

El programa de punteo de extractos bancarios se basa en la información que se puederecibir de las entidades bancarias en ficheros que siguen la norma 43. La informaciónque nos llega desde el banco en ficheros de este tipo es limitada y puede depender decada banco en concreto.

El programa puede realizar el punteo de forma automática basándose únicamente en elimporte. El operador puede después ir punteando de forma manual los asientos quecorrespondan.

Al finalizar se emitirá un listado en el que quedará constancia de los punteos realizadosy regrabará el fichero del banco para que pueda retomarse la situación en otromomento posterior. Es conveniente conservar siempre una copia original del ficherorecibido desde el banco por si fuera necesario su reutilización.

• Cuenta y subcuenta : Cuenta asignada en nuestra contabilidad al banco que vamosa puntear.

• Movimientos punteados : Indicar si desea ver en la pantalla aquellos asientos queya se hayan punteado con anterioridad.

• Fichero : Nombre del fichero proporcionado por el banco.

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Una vez que hayamos introducido la cuenta tenemos una opción para poder marcar odesmarcar apuntes en contabilidad de forma automática. Pulsando la tecla [F7] nossaldrá una pantalla como la siguiente:

Introduciendo las fechas inicial y final el programa pondrá o quitará, según lo quehayamos elegido, la marca de punteado a todos los apuntes contables del banco entrelas fechas indicadas.Esta opción no afecta en ningún caso a los punteos realizados en el fichero de norma43 proporcionado por el banco.

Cuando hayamos introducido los datos iniciales nos aprarecerá la pantalla siguiente:

A la izquierda podemos ver los datos que nos proporciona el banco y a la derecha losdatos obtenidos de nuestra contabilidad. Al comienzo estaremos situados en la pantallade la izquierda. Usando la tecla [F3] podemos pedirle al programa que nos haga unpunteo de forma automática de todos aquellos apuntes que se encuentren en las dospantallas coincidiendo en el importe.

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También podemos realizar el punteo de forma manual. Para esto, utilizando las teclasde cursor, nos debemos situar en el apunte que queramos marcar, cosa que haremosutilizando la tecla [Intro].Para pasar de la pantalla de "BANCO" (Izquierda) a la pantalla de "CONTABILIDAD"(Derecha) lo haremos utilizando la tecla de [TAB] o tabulador. Para realizar el paso a lainversa utilizaremos la tecla [F4].Para acabar el programa deberemos pulsar la tecla [F4] estando situados en la pantalladel banco. Entonces nos preguntará si queremos proceder a la grabación de lo quehemos efectuado.

Si contestamos que si a esta pregunta, se imprimirá un listado donde quedará reflejadoel estado de los movimientos punteados y pendientes.

III.B.6. Cierre y apertura de ejercicio

III.B.6.a. Cierre de resultados

Realiza el cálculo del resultado del ejercicio, regularizando las cuentas indicadas en elapartado correspondiente de cuentas para módulos, generando un asiento en el diarioy periodo correspondientes.

Este proceso puede repetirse tantas veces como sea necesario, siempre teniendo encuenta que, de hacerlo, deberá repetirse también el cierre de balance, la apertura deejercicio y la apertura de existencias.

• Diario de cierre : Código del diario en que se realizará la anotación del asiento deregularización. Por defecto, se sugiere el asignado al efecto en la definición dediarios. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de diarios definidos.

• Cuenta y subcuenta de pérdidas y ganancias : Por defecto se sugiere la primeradisponible dentro del grupo 129. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentasy subcuentas disponibles.

• Fecha de cierre : Fecha del asiento que se generará. Habitualmente, la última delaño.

• Concepto del asiento : Descripción que aparecerá en los apuntes del asientogenerado.

• Confirmación : Confirma el proceso con los parámetros indicados.

El cierre de resultados se genera en el periodo número 14 (Cierre 2), de forma queaún después de haberlo calculado será posible hacer consultas de saldos en los

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periodos 12 (normalmente Diciembre) y 13 (Cierre 1, ajustes de final de ejercicio).

Ver también:Cuentas para módulosDiarios contablesCierre de balanceApertura de ejercicio

III.B.6.b. Cierre de balance

Realiza la regularización de todas las cuentas contables, generando un asiento en eldiario y periodo correspondientes.

Este proceso puede repetirse tantas veces como sea necesario, siempre teniendo encuenta que, de hacerlo, deberá repetirse también la apertura de ejercicio y la aperturade existencias.

• Diario de cierre : Código del diario en que se realizará la anotación del asiento deregularización. Por defecto, se sugiere el asignado al efecto en la definición dediarios. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de diarios definidos.

• Fecha de cierre : Fecha del asiento que se generará. Habitualmente, la última delaño.



El cierre de balance se genera en el periodo número 15 (Cierre 3), de forma que aúndespués de haberlo calculado será posible hacer consultas de saldos en los periodos12 (normalmente Diciembre) , 13 (Cierre 1, ajustes de final de ejercicio) y 14 (Cierre 2,cierre de resultados).

Ver también:Diarios contablesCierre de resultadosAperuta de ejercicio

III.B.6.c. Apertura de ejercicio

Traspasa al nuevo ejercicio los saldos del anterior, generando el asiento de apertura en

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el diario y periodo correspondientes.

Este proceso puede repetirse tantas veces como sea necesario, siempre teniendo encuenta que, de hacerlo, deberá repetirse también la apertura de ejercicio y la aperturade existencias.

• Diario de apertura : Código del diario en que se realizará la anotación del asiento deapertura. Por defecto, se sugiere el asignado al efecto en la definición de diarios.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de diarios definidos.

• Cuenta y subcuenta de pérdidas y ganancias : Por defecto se sugiere la primeradisponible dentro del grupo 129. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentasy subcuentas disponibles.

• Fecha de apertura : Fecha del asiento que se generará. Habitualmente, la primeradel año.



La primera vez que se ejecuta, el proceso de apertura transfiere al nuevo ejercicio nosólo los saldos, sino también todos los parámetros contables asociados al ejercicioanterior (plan de cuentas, diarios, registros, etc.); en las sucesivas aperturas eltraspaso se limita únicamente a los saldos, siendo opcional traspasar el resto deinformación. Para seleccionar qué información debe traspasarse otra vez al nuevoejercicio, pulse [F7] y seleccione los datos adicionales que desee traspasar.

Ver también:

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Diarios contablesCierre de resultadosCierre de balance

III.B.6.d. Apertura de existencias

Mediante esta opción se genera un asiento de apertura para las cuentas de existenciaanalíticas a partir de los saldos de las cuentas de existencias "fiscales" del ejercicioanterior.

• Diario de apertura : Código del diario en que se realizará la anotación del asiento deapertura. Por defecto, se sugiere el asignado al efecto en la definición de diarios.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de diarios definidos.

• Cuentas de existencia : Relación de cuentas de existencias "fiscales"(habitualmente, grupo 3) separadas por comas, de las que se tomarán los saldospara la apertura.

• Cuentas debe y cuentas haber : Relación de las cuentas de existencia analíticas (alDebe) y de analítica de compras (al haber) que formarán el asiento de apertura. Elnúmero de cuentas en ambas relaciones debe coincidir, y coincidir también con el delas cuentas de existencia.



Ver también:Cierre de resultadosCierre de balanceApertura de ejercicio

III.B.6.e. Cierre anual de recambios

Mediante este proceso se crean los parámetros de gestión asociados al ejercicio y,opcionalmente, se reinician los numeradores de documentos.

Ester proceso debe ejecutarse una única vez antes de comenzar a facturar en el nuevoejercicio.

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• Ejercicio : Ejercicio del que se realiza la apertura.• Reiniciar numeraciones : Indicar si se desea reiniciar las numeraciones de

documentos (albaranes, facturas, órdenes de reparación, etc.) o bién se continuarácon las numeraciones correlativas a las del ejercicio anterior.

• Confirmación : Confirma la ejecución del proceso con los parámetros indicados.

Ver también:Tipos de documento

III.C. Consultas

III.C.1. Diarios auxiliares

Mediante esta opción se pueden visualizar por pantalla los asientos y apuntes entradosen un diario y periodo determinados.

• Diario : Código del diario a consultar. Pulse [F5] para obterner una relación de loscódigos de diario definidos.

• Periodo : Periodo contable a consultar.• Opciones especiales : La consulta puede restringirse, mediante las opciones

especiales:

• Selección por sesión : Restringe la consulta a un rango de sesionesdeterminado.

• Entre fecha y fecha : Restringe la consulta a un rango de fechas, en lugar de un

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periodo.• Renumerar documentos : Indica si se renumerarán los asientos del diario

auxiliar seleccionado.• Número inicial : En caso de renumerar los asientos, numero a partir del cual se

renumerarán.

• Confirmación : Confirma la consulta con los parámetros actuales.

Una vez mostrados los resultados de la consulta, podemos movernos por la relación deasientos mediante las teclas de cursor (��) y paginado; podemos también seleccionar[F1] un asiento para modificarlo, accediendo entonces al programa de entrada ymodificación de asientos.

Ver también:Diarios contablesListado de diarios auxiliaresEntrada y modificación de asientosConsulta del diario generalConsulta de diarios resumen

III.C.2. Diario general

Mediante esta opción se pueden visualizar por pantalla los asientos y apuntes entradosen un periodo determinado, con inedpendencia del diario auxiliar utilizado.

• Periodo : Periodo contable a consultar.• Opciones especiales : La consulta puede restringirse, mediante las opciones

especiales:

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• Selección por sesión : Restringe la consulta a un rango de sesionesdeterminado.

• Entre fecha y fecha : Restringe la consulta a un rango de fechas, en lugar de unperiodo.

• Renumerar documentos : Indica si se renumerarán los asientos del diariogeneral.

• Número inicial : En caso de renumerar los asientos, numero a partir del cual serenumerarán.


Una vez mostrados los resultados de la consulta, podemos movernos por la relación deasientos mediante las teclas de cursor (��) y paginado; podemos también seleccionar[F1] un asiento para modificarlo, accediendo entonces al programa de entrada ymodificación de asientos.

Ver también:Consulta de diarios auxiliaresListado del diario generalEntrada y modificación de asientos

III.C.3. Extractos de cuenta

Mediante esta opción se pueden visualizar por pantalla los apuntes de una cuenta.

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• Cuenta y subcuenta : Código de la cuenta a consultar. Pulse [F5] para obtener unarelación de las cuentas definidas, o [F5][F5] si desea obtenerla ordenada por titulo; encualquiera de los dos casos, la selección de cuenta se hará a partir de la informaciónentrada (código o título parcial de cuenta).

• Entre periodo y periodo : Periodos inicial y final de la consulta.• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos de la consulta:

• Entre fecha y fecha : Permite seleccionar un rango de fechas para la consulta.• Asientos : Indica si la numeración de los asientos mostrados será la del diario

auxiliar (D) o general (G)• Documento : Indica si junto con el concepto debe mostrarse el número de

documento entrado en el asiento (As), en el apunte (Ap), la contrapartida delapunte (C) o ninguno (?).

• Cuentas sin movimiento : Sin uso.


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Una vez mostrados los resultados de la consulta, podemos movernos por la relación deapuntes mediante las teclas de cursor (��) y paginado; podemos también seleccionar[F1] un asiento para modificarlo, accediendo entonces al programa de entrada ymodificación de asientos, o cambiar la consulta a la siguiente cuenta (�) o a la anterior(�).

Ver también:Plan de cuentasListado de extractos de cuentaEntrada y modificación de asientos

III.C.4. Diarios resumen

La información de los diarios auxiliares puede consultarse también a nivel de cuenta demayor, en los llamados diarios resumen. Así, en lugar de visualizar asiento por asientoy apunte por apunte, se muestra únicamente los totales para cada cuenta de mayorutilizada en el diario auxiliar, resultando en una información mucho más simplificada.

• Diario : Código del diario a consultar. Pulse [F5] para obterner una relación de loscódigos de diario definidos.

• Entre periodo y periodo : Periodos inicial y final a consultar.• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos de la consulta:

• Generar : Indica si deben o no recalcularse las sumas de movimientos a lascuentas de mayor.

• Sumas anteriores : Indica si se mostrarán las sumas acumuladas al debe y alhaber de los periodos anteriores al inicial.

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En el diario resumen no se muestran las sumas correspondientes a la contabilidadanalítica, por lo que es especialmente útil para la localización de descuadres de estegrupo.

Ver también:Diarios contablesListado de diarios resumenConsulta de diarios auxiliares

III.C.5. Saldos de cuentas

Mediante esta opción se muestran los saldos de las cuentas para cada periodo y suscorrespondientes acumulados.

En la parte superior se muestra, periodo por periodo, la información correspondiente alas sumas al debe y al haber del periodo, el saldo del periodo y el saldo acumulado,mientras que en la parte inferior puede verse el título de la cuenta seleccionada.

Puede acceder directamente a una cuenta pulsando [F5] e indicando la cuentadeseada; en caso de desconocerla, puede acceder a la búsqueda por código [F5] o por

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título [F5][F5].

Si la cuenta seleccionada tiene movimientos (más exactamente, si no es una cuenta demayor), podemos acceder a la consulta del extracto de la cuenta para el periododeseado pulsando [F1].

Ver también:Plan de cuentasBalance de comprobación

III.C.6. Balance de comprobación

Muestra por pantalla las sumas de movimientos al debe y al haber de las cuentas entrelos periodos seleccionados.

• Periodo a consultar : Periodo contable al que se calculan los saldos.• Periodo inicial : Periodo inicial para el cálculo de saldos.• Mayor / subcuentas : Indica si se mostrarán los saldos a cuenta de mayor o también

de las subcuentas.• Opciones especiales : Permite ajustar las selecciones para la consulta:

• Periodo / acumulado : Indica si se mostrarán los saldos del periodoseleccionado o los acumulados totales.

• Excluir hasta nivel : Indica qué niveles de cuenta se excluyen de la consulta : 1para excluir las cuentas de un dígito, 2 para excluir las de uno y dos dígitos, 0para no excluir ninguna cuenta.

• Cuentas sin movimientos : Sin uso.


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Puede acceder directamente a una cuenta pulsando [F5] e indicando la cuentadeseada; en caso de desconocerla, puede acceder a la búsqueda por código [F5] o portítulo [F5][F5].

Ver también:Balance de situaciónSaldos de cuentasListado del balance de comprobación

III.C.7. Balance de situación

Muestra por pantalla el balance de situación del periodo solicitado.

• Periodo a consultar : Periodo contable a que se calcula el balance.• Chequeo definición : Indique si desea verificar que todas las cuentas del plan

contable están asignadas a alguna de las partidas del balance.• Confirmación : Confirma la consulta con los parámetros actuales.

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Una vez mostrados los resultados de la consulta, se puede obtener el desglose encuentas de aquellas partidas que no son de totalización de otras pulsando [F1]. En laimagen, se muestra el desglose de la partida "Deudores".

Ver también:Plan de cuentasBalance de comprobaciónListado del balance de comprobación

III.C.8. Cuenta de pérdidas y ganancias

Muestra por pantalla la cuenta de resultados del periodo solicitado.

• Periodo a consultar : Periodo contable a que se calcula el informe.• Chequeo definición : Indique si desea verificar que todas las cuentas del plan

contable están asignadas a alguna de las partidas del informe.• Confirmación : Confirma la consulta con los parámetros actuales.

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Una vez mostrados los resultados de la consulta, se puede obtener el desglose encuentas de aquellas partidas que no son de totalización de otras pulsando [F1]. En laimagen, se muestra el desglose de la partida "Ingresos por ventas".

Ver también:Plan de cuentasInformes definiblesListado de la cuenta de pérdidas y ganancias

III.C.9. Informes contables

Muestra por pantalla la información relativa al informe y periodo solicitados.

• Informe : Código del informe definible a consultar. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de informe disponibles.

• Periodo a consultar : Periodo contable a que se calcula el informe.

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• Chequeo definición : Indique si desea verificar que todas las cuentas del plancontable están asignadas a alguna de las partidas del informe.


Una vez mostrados los resultados de la consulta, se puede obtener el desglose encuentas de aquellas partidas que no son de totalización de otras pulsando [F1]. En laimagen, se muestra el desglose de la partida "Existencias".

Ver también:Plan de cuentasInformes definibles

III.C.10. Registro de IVA

Mediante esta opción podemos consultar por pantalla las anotaciones realizadas en losdistintos registros de IVA.

• Registro : Código del registro de IVA a consultar. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de registro de IVA definidos.

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• Entre fecha y fecha : Fechas inicial y final de las anotaciones a consultar.• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos de la consulta:

• Entre sesión y sesión : Restringe la consulta a un rango de sesionesdeterminado.

• Nombre / NIF : Indica si se mostrará en cada anotación el nombre o el NIF deltercero

• NºDocumento / Nº Factura : Indica si se mostrará en cada anotación el númerode documento de IVA o el número de factura.

• Renumerar : Indica si se renumerarán las anotaciones del registro.• Número inicial : En caso de renumerar, número a partir del que se renumerarán

las anotaciones.• Traspaso : Indica si desea traspasarse el número de documento al número de

factura (o viceversa).• Ajustar : Indica se se desea ajustar la alineación del número de documento o de

factura.


Una vez mostrados los resultados de la consulta, pulsando [F1] podemos acecder a lamodificación del asiento correspondiente a una anotación (y por tanto de la propiaanotación) ; también podemos obtener los resúmenes por claves de operación y porporcentajes de las anotaciones del periodo, pulsando [F7].

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Ver también:Registros de IVAListado del registro de IVA

III.C.11. Registro de terceros

Mediante esta opción podemos consultar por pantalla las anotaciones realizadas en losdistintos registros de relación con terceros.

• Registro : Código del registro de terceros a consultar. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de registro de terceros definidos.

• Entre fecha y fecha : Fechas inicial y final de las anotaciones a consultar.

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• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos de la consulta:

• Entre sesión y sesión : Restringe la consulta a un rango de sesionesdeterminado.

• Renumerar : Indica si se renumerarán las anotaciones del registro.


Nótese que ésta es una consulta de las anotaciones en el registro de terceros; quiereesto decir que el resultado obtenido NO ES el del total de relaciones con cadatercero del periodo, sino un desglose de las mismas.

Ver también:Registros de tercerosListado del registro de tercerosRelación con terceros

III.C.12. Plan de cuentas

Presenta por pantalla el plan contable de la empresa y ejercicio actuales.

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• Mayor / Subcuentas : Indica si deben mostrarse únicamente cuentas de mayor otambién las subcuentas.

• Sólo nuevas cuentas : Indica si debe restruingirse la consulta únicamente a aquellascuentas creadas desde el último listado del plan de cuentas.

• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos de la consulta:

• Cuenta : Permite restringir la consulta a un grupo de cuentas determinado.• Por nombre / código : Si se ha seleccionado un grupo de cuentas, indicar si el

resultado debe mostrarse ordenado por código (C) o nombre (N)• Excluir hasta nivel : Indica qué niveles de cuenta se excluyen de la consulta : 1

para excluir las cuentas de un dígito, 2 para excluir las de uno y dos dígitos, 0para no excluir ninguna cuenta.

• Asignación a informes : Indica si debe mostrarse la asignación de las cuentas alos informes contables.

• Cuentas sin movimientos : Indica si se mostrarán o no las cuentas sinmovimientos en el ejercicio actual.


Consulta a nivel de subcuentas restringida al grupo 4300 y ordenada por código:

Consulta a nivel de cuenta de mayor y con detalle de asignación a informes :

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Ver también:Entrada del plan de cuentasListado del plan de cuentas

III.D. Listados

III.D.1. Diarios auxiliares

Mediante esta opción se pueden imprimir los asientos y apuntes entrados en un diario yperiodo determinados.

• Diario : Código del diario a listar. Pulse [F5] para obterner una relación de los códigosde diario definidos. Puede seleccionar más de uno, en cuyo caso los diariosseleccionados se listarán de forma consecutiva.

• Periodo : Periodo contable a listar. Pulse [F5] si desea seleccionar más de uno, encuyo caso los periodos seleccionados se listarán consecutivamente.

• Sumas acumuladas : Indica si, junto a las sumas del periodo, deben imprimirse losacumulados totales del diario.

• Opciones especiales : El listado puede restringirse, mediante las opcionesespeciales:

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• Selección por sesión : Restringe el listado a un rango de sesiones determinado.• Entre fecha y fecha : Restringe el listado a un rango de fechas, en lugar de un


auxiliar seleccionado.• Número inicial : En caso de renumerar los asientos, numero a partir del cual se

renumerarán.

• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.

Ver también:Diarios contablesConsulta de diarios auxiliaresListado del diario generalListado de diarios resumen

III.D.2. Diarios en columnas

Mediante esta opción se imprimen los registros de estimación objetiva.

• Diario : Código del diario en columnas a listar. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los códigos de diarios encolumnados definidos. Puede seleccionar más de uno,en cuyo caso los diarios seleccionados se listarán consecutivamente.


• Sumas anteriores : Indica si, junto a las sumas del periodo, deben imprimirse losacumulados totales del diario.

• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos del listado:

• Renumerar / Nº de : Indica si se renumerarán los asientos o documentos.

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• Número inicial : En caso de renumerar, número inicial a aplicar.• Líneas sin importe : Indica si deben o no imprimirse las lineas cuyo importe sea

cero.• Resúmenes : Indica si debe imprimirse resumenes totalizando por columnas y

por cuentas.• Entre fecha y fecha : Restringe el listado a un rango de fechas determinado.• Periodicidad : Indica cada cuántos meses se mostrará un subtotal.


Ver también:Definición de diarios en columnas

III.D.3. Diario general

Mediante esta opción se pueden listar los asientos y apuntes entrados en un periododeterminado, con inedpendencia del diario auxiliar utilizado.


• Sumas acumuladas : Indica si, junto a las sumas del periodo, deben imprimirse losacumulados totales.


• Selección por sesión : Restringe lel listado a un rango de sesiones determinado.• Entre fecha y fecha : Restringe el listado a un rango de fechas, en lugar de un


general.• Número inicial : En caso de renumerar los asientos, numero a partir del cual se

renumerarán.• Número inicial de página : El listado numerará las páginas a partir del número

indicado; esto permite listar el diario de forma fragmentada y unir después sus

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partes.


Ver también:Consulta del diario generalListado de diarios auxiliares

III.D.4. Extractos de cuenta

Mediante esta opción se pueden imprimir los extractos de una o más cuentas.

• Entre cuenta / subcuenta y cuenta / subcuenta : Códigos de las cuentas inicial yfinal a listar. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5]si desea obtenerla ordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, la selecciónde cuenta se hará a partir de la información entrada (código o título parcial decuenta).

• Entre periodo y periodo : Periodos inicial y final del listado.• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos del listado:

• Entre fecha y fecha : Permite seleccionar un rango de fechas para el listado.• Cuentas con saldo 0 : Indica si deben o no imprimirse los extractos de las

cuentas cuyo saldo sea cero.• Cuentas sin movimiento : Sin uso.• Tipo de listado : Indica si el listado debe ser paginado (P) o continuo (C); en el

primer caso, el extracto de cada cuenta se iniciará en una página nueva, mientrasque en el segundo se imprimira a continuación del de la cuenta anterior, separado

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únicamente por un encabezamiento.• Asientos : Indica si la numeración de los asientos mostrados será la del diario

auxiliar (D) o general (G)• Documento : Indica si junto con el concepto debe mostrarse el número de

documento entrado en el asiento (As), en el apunte (Ap), la contrapartida delapunte (C) o ninguno (?).

• Contrapartida : Indica si, en caso de existir, se imprimirá la cuenta decontrapartida de cada apunte.


Ver también:Plan de cuentasConsulta de extractos de cuenta

III.D.5. Diarios resumen

La información de los diarios auxiliares puede imprimirse también a nivel de cuenta demayor, en los llamados diarios resumen. Así, en lugar de listar asiento por asiento yapunte por apunte, se muestra únicamente los totales para cada cuenta de mayorutilizada en el diario auxiliar, resultando en una información mucho más simplificada.

• Diario : Código del diario a listar. Pulse [F5] para obterner una relación de los códigosde diario definidos. Puede seleccionar más de uno, en cuyo caso los diariosseleccionados se listarán de forma consecutiva.

• Entre periodo y periodo : Periodos inicial y final a listar.• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos del listado:

• Generar : Indica si deben o no recalcularse las sumas de movimientos a lascuentas de mayor.

• Sumas anteriores : Indica si se imprimirán las sumas acumuladas al debe y alhaber de los periodos anteriores al inicial.

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• Resumen general : Sin uso.• Cuentas no PGCE : Indica si deben o no imprimirse aquellas cuentas que no

corresponden al PGCE.• Numero inicial de página : El listado numerará las páginas a partir del número

indicado; esto permite listar los diarios de forma fragmentada y unir después suspartes.

Ver también:Diarios contablesConsulta de diarios resumenListado de diarios auxiliares

III.D.6. Balance de comprobación

Mediante esta opción se listan las sumas de movimientos al debe y al haber de lascuentas entre los periodos seleccionados.

• Periodo a listar : Periodo contable al que se calculan los saldos. Pulse [F5] si deseaseleccionar más de uno, en cuyo caso los periodos seleccionados se listaránconsecutivamente.

• Periodo inicial : Periodo inicial para el cálculo de saldos (único para todos losperiodos seleccionados).

• Mayor / subcuentas : Indica si se mostrarán los saldos a cuenta de mayor o tambiénde las subcuentas.

• Opciones especiales : Permite ajustar las selecciones para el listado:

• Cuenta / Subcuenta : Restringe el listado de saldos de un grupo de cuentas.Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5] si deseaobtenerla ordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, la selección de

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cuenta se hará a partir de la información entrada (código o título parcial decuenta).

• Detalle de subcuentas : Seleccionando esta opción, se pueden indicar quécuentas no se detallarán en el balance. P.Ej. Si solicitamos el balance asubcuentas del grupo 4, podemos indicar que NO detalle las subcuentas de losgrupos 40, 41 y 43, obteniendo entonces los saldos a mayor de estas cuentaspero no su detalle.

• Sólo cuentas con saldo : Indica si deben imprimirse únicamente aquellascuentas cuyo saldo no sea cero.

• Cuentas sin movimientos : Sin uso.• Excluir hasta nivel : Indica qué niveles de cuenta se excluyen del listado: 1 para

excluir las cuentas de un dígito, 2 para excluir las de uno y dos dígitos, etc. 0 parano excluir ninguna cuenta.

• Número inicial de página : El listado numerará las páginas a partir del númeroindicado; esto permite listar el balance de forma fragmentada y unir después suspartes.

• Imprimir por páginas : Permite la impresión página por página del listado.• Cuentas no PGCE : Indica si deben o no imprimirse aquellas cuentas que no

corresponden al PGCE.


Ver también:Consulta del balance de comprobaciónBalance de situación

III.D.7. Balance de situación

Imprime el balance de situación del periodo solicitado.

• Periodo a listar : Periodo contable a que se calcula el balance. Pulse [F5] si deseaseleccionar más de uno, en cuyo caso los periodos seleccionados se listarán

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consecutivamente.• Chequeo definición : Indique si desea verificar que todas las cuentas del plan

contable están asignadas a alguna de las partidas del balance.• Detalle de cuentas : Indica si, junto a los importes correspondientes a cada partida

del informe, debe imprimirse el que corresponde a cada una de las cuentas que locomponen.


• Nivel de cuentas : Indica a qué nivel se mostrará el detalle de cuentas, en casode haberse solicitado.

• Periodo inicial : Periodo inicial para el cálculo de saldos.


Ver también:Consulta del balance de situaciónListado del balance de comprobación

III.D.8. Cuenta de pérdidas y ganancias

Imprime la cuenta de resultados del periodo solicitado.

• Periodo a listar : Periodo contable a que se calcula el informe. Pulse [F5] si deseaseleccionar más de uno, en cuyo caso los periodos seleccionados se listaránconsecutivamente.


• Detalle de cuentas : Indica si, junto a los importes correspondientes a cada partidadel informe, debe imprimirse el que corresponde a cada una de las cuentas que locomponen.


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• Nivel de cuentas : Indica a qué nivel se mostrará el detalle de cuentas, en casode haberse solicitado.

• Detalle de cuentas por : Indica si, en caso de haberse solicitado, se detallaránlas cuentas de cada partida a nivel de mayor (M) o de subcuentas (S).

• Periodo inicial : Periodo inicial para el cálculo de saldos.


Ver también:Plan de cuentasInformes definiblesConsulta de la cuenta de pérdidas y ganancias

III.D.9. Cuenta de explotación departamental

Mediante esta opción se imprimen las cuentas de explotación departamentales.

• Mes : Mes natural (1 a 12) para el que se calculará la cuenta de explotación.• Departamento : Código del departamento del cual se imprime la cuenta de

explotación. Pulse [F5] para acceder a la definición de las cuentas de explotación yseleccionar un código.

Ver también:Definición de las cuentas de explotación departamentales

III.D.10. Registro de IVA

Mediante esta opción se imprimirán las anotaciones realizadas en los distintos registrosde IVA.

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• Registro : Código del registro de IVA a listar. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de registro de IVA definidos.

• Entre fecha y fecha : Fechas inicial y final de las anotaciones a listar.• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos del listado:

• Selección por sesión : Permite restringir la consulta a un rango de sesionesdeterminado.

• Sólo resumenes : Indica si únicamente deben imprimirse los resúmenes porclave y porcentaje o también el detalle de operaciones.

• Registro IVA intracomunitario : En caso de tratarse de un registro de IVA paraoperaciones intracomunitarias, indica si se imprimirá como IVA soportado orepercutido.

• Renumerar : Indica si se renumerarán las anotaciones del registro.• Número inicial : En caso de renumerar, número a partir del que se renumerarán

las anotaciones.• Traspaso : Indica si desea traspasarse el número de documento al número de

factura (o viceversa).• Ajustar : Indica si se desea ajustar la alineación del número de documento o de

factura.• Aviso de incidencias : Informa de la existencia de anotaciones duplicadas o no

consecutivas.• Resumen por claves : Indica si se debe imprimir un resumen de las operaciones

del registro y periodo solicitados agrupadas por clave de operación.• Resumen por porcentajes : Indica si se debe imprimir un resumen de las

operaciones del registro y periodo solicitados agrupadas por porcentaje de IVA.• Resumen prorrata definitiva : (Sólo para regimenes de prorrata y si en el

registro solicitado se ha definido el porcentaje correspondiente) Indica si seimprimirá el resumen de prorratas.

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Ver también:Registros de IVAConsulta del registro de IVA

III.D.11. Registro de terceros

Mediante esta opción podemos imprimir las anotaciones realizadas en los distintosregistros de relación con terceros.

• Registro : Código del registro de terceros a consultar. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de registro de relación con terceros definidos.

• Entre fecha y fecha : Fechas inicial y final de las anotaciones a consultar.• Opciones especiales : Permite modificar algunos aspectos de la consulta:

• NIF : Permite restringir el listado a las operaciones realizadas con un tercero enconcreto.Indica si se mostrará en cada anotación el nomre o el NIF del tercero

• Selección por sesión : Restringe el listado a un rango de sesiones determinado.• Renumerar : Indica si se renumerarán las anotaciones del registro de acuerdo

con los números de documento correspondientes en el registro de IVA.• Aviso de incidencias : Informa de la existencia de anotaciones duplicadas o no

consecutivas.• Resumen por claves : Indica si se debe imprimir un resumen de las operaciones

del registro y periodo solicitados agrupadas por clave de operación.


Nótese que ésta es un listado de las anotaciones en el registro de terceros; quiere estodecir que el resultado obtenido NO ES el del total de relaciones con cada tercerodel periodo, sino un desglose de las mismas.

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Ver también:Registros de tercerosConsulta del registro de tercerosRelación con terceros

III.D.12. Plan de cuentas

Imprime el plan contable de la empresa y ejercicio actuales.

• Mayor / Subcuentas : Indica si deben listarse únicamente cuentas de mayor otambién las subcuentas.

• Sólo nuevas cuentas : Indica si debe restringirse lel listado únicamente a aquellascuentas creadas desde el último listado del plan de cuentas.


• Cuenta : Permite restringir el listado a un grupo de cuentas determinado.• Por nombre / código : Si se ha seleccionado un grupo de cuentas, indicar si el

resultado debe mostrarse ordenado por código (C) o nombre (N)• Excluir hasta nivel : Indica qué niveles de cuenta se excluyen del listado : 1 para

excluir las cuentas de un dígito, 2 para excluir las de uno y dos dígitos, 0 para noexcluir ninguna cuenta.

• Asignación a informes : Indica si debe imprimirse la asignación de las cuentas alos informes contables.

• Detalle terceros : Indica si debe imprimirse los datos del tercero asociado a lacuenta, si lo hubiera.

• Cuentas sin movimientos : Indica si se listarán o no las cuentas sin movimientosen el ejercicio actual.


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Ver también:Entrada del plan de cuentasConsulta del plan de cuentas

III.D.13. Libros oficiales

III.D.13.a. Libro diario

Mediante esta opción se imprime el "Libro diario", una relación de los asientoscontables a nivel de cuenta de mayor, para su presentación ante el registro.

• Generar : Indica si debe realizarse el cálculo previo de datos para el informe. Dadasu duración, únicamente será necesario hacerlo la primera vez que se solicite ellistado, siempre y cuando no se realicen anotaciones posteriores.

• Car. gráficos : Indica si deben o no utilizarse caracteres semigráficos (cuadros ylíneas) en la confección del impreso.

• Nº inicial de página : Permite iniciar la impresión a partir del número dado. Puedeutilizarse en caso de que la impresión se haya fraccionado por periodos, o bien paraencuadernar de forma consecutiva los diferentes libros oficiales.

• Imprimir por paginas : Indica si la impresión debe hacerse página por página. Eneste caso, la impresión se detendrá tras cada página solicitando si debe imprimirse lasiguiente o repetir la impresión de la actual.


• Cuentas no PGCE : Indica si deben o no incluirse aquellas cuentas que nocorresponden al PGCE.

• Entre periodo y periodo : Permite fraccionar el cálculo y el listado por periodos.


Recuerde que el listado puede hacerse "a fichero", de forma que el informe puedepresentarse en el registro para su validación en un soporte magnético, en cualquiera de

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los formatos aceptados.

III.D.13.b. Libro mayor

Mediante esta opción se imprime el "Libro mayor", una relación de las cuentascontables a nivel de cuenta de mayor, y sus saldos por periodo y diario auxiliar, parasu presentación ante el registro.

• Nº inicial página : Permite iniciar la impresión a partir del número dado. Puedeutilizarse en caso de que se desee encuadernar de forma consecutiva los diferenteslibros oficiales.

• Car. gráficos : Indica si deben o no utilizarse caracteres semigráficos (cuadros ylíneas) en la confección del impreso.


III.D.13.c. Inventario

Mediante esta opción se imprime el "Inventario", una relación de las cuentas contablesy sus saldos, para su presentación ante el registro.

• Mayor / Subcuentas : Indica si se desea obtener el informe a nivel de cuenta demayor o de subcuentas.


• Nº página inicial : Permite iniciar la impresión a partir del número dado. Puedeutilizarse en caso de que se desee encuadernar de forma consecutiva losdiferentes libros oficiales.

• Detalle de subcuentas : Permite indicar para qué cuentas de mayor se quiereobtener detalle de subcuentas, cuando se ha solicitado el informe a mayor, o paraque cuentas no se quiere obtener detalle de subcuentas, cuando se ha solicitadoel informe a subcuenta.

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• Excluir hasta nivel : Indica qué niveles de cuenta se excluyen del listado : 1 paraexcluir las cuentas de un dígito, 2 para excluir las de uno y dos dígitos, etc. 0 parano excluir ninguna cuenta.


III.D.13.d. Balance de situacion

Mediante esta opción se imprime el balance de situación para su presentación en elregistro. Este informe no difiere, en cuanto a contenido, del que se obtiene desde laopción de listados comunes, pero tiene algunos de sus parámetros prefijados y supresentación es sensiblemente distinta, al presentarse de forma conjunta los resultadosde los ejercicios actual y anterior.



• Periodo a listar : Periodo al que se realiza el cálculo del informe. Por defectoestá preseleccionado el 14, por ser el periodo en que se calcula el resultado delejercicio (ver Cierre de resultados).

• Chequeo definición : Indique si desea verificar que todas las cuentas del plancontable están asignadas a alguna de las partidas del balance.

• Detalle de cuentas :Indica si, junto a los importes correspondientes a cadapartida del informe, debe imprimirse el que corresponde a cada una de lascuentas que lo componen.

• Nivel de cuentas : En caso de solicitar el detalle de las cuentas que componen

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cada apartado, indica a qué nivel debe especificarse esta composición.• Imprimir por páginas : Indica si la impresión debe hacerse página por página.

En este caso, la impresión se detendrá tras cada página solicitando si debeimprimirse la siguiente o repetir la impresión de la actual.


Ver también:Balance de situación

III.D.13.e. Cuenta de pérdidas y ganancias

Mediante esta opción se imprime la cuenta de resultados para su presentación en elregistro. Este informe no difiere, en cuanto a contenido, del que se obtiene desde laopción de listados comunes, pero tiene algunos de sus parámetros prefijados y supresentación es sensiblemente distinta, al presentarse de forma conjunta los resultadosde los ejercicios actual y anterior.



• Periodo a listar : Periodo al que se realiza el cálculo del informe. Por defectoestá preseleccionado el 13, por ser el periodo anterior al del cálculo del resultadodel ejercicio (ver Cierre de resultados) y contener, por tanto, todos losmovimientos del ejercicio, incluidos aquellos que, no habiéndose introducido enninguno de los periodos naturales (1 a12), se reflejan en éste periodo (asientosde periodicidad anual).


• Detalle de cuentas :Indica si, junto a los importes correspondientes a cadapartida del informe, debe imprimirse el que corresponde a cada una de las

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cuentas que lo componen.• Nivel de cuentas : En caso de solicitar el detalle de las cuentas que componen

cada apartado, indica a qué nivel debe especificarse esta composición.• Imprimir por páginas : Indica si la impresión debe hacerse página por página.

En este caso, la impresión se detendrá tras cada página solicitando si debeimprimirse la siguiente o repetir la impresión de la actual.


Ver también:Cuenta de pérdidas y ganancias

III.D.13.f. Balances trimestrales

Corresponde a la impresión del balance de comprobación con una preselección de losperiodos a listar: 3, 6, 9 y 14 o, cuando se trata de ejercicios naturales, Marzo, Junio,Septiembre y cierre-2 (cierre de resultados)

III.D.13.g. Saldos del ejercicio anterior

Mediante esta opción se pueden introducir los saldos del ejercicio anterior a efectos deobtener los informes en que estos datos son necesarios.

Se utiliza en el primer ejercicio de uso de la contabilidad, por no existir datos delejercicio anterior. De existir el ejercicio anterior, se mostrará el siguiente aviso:

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III.D.14. Revisión del registro de IVA

La generación de las anotaciones en los diferentes registros de IVA se hace en base alas cuentas utilizadas en cada asiento y a lo establecido en los parámetros. Puedeocurrir que, por ser estos parámetros incompletos o, simplemente por ser el asiento untanto "atípico", la generación automática del registro de IVA no se ajuste a lo esperado.

Mediante esta opción se comprueba la coherencia de las anotaciones del registro,comprobando que el porcentaje de IVA corresponde a uno de los aplicables y quebases y cuotas guardan una relación correcta.

• Registro : Código del registro de IVA a revisar. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los códigos de registro de IVA definidos.

• Fecha inicio / final : Fechas inicial y final de las anotaciones a revisar.• Porcentajes : Lista de porcentajes de IVA válidos, separados por comas.

Ver también:Registros de IVAListado del registro de IVA

III.E. Ratios

III.E.1. Definición de ratios

Los ratios son uno de los métodos de análisis contable utilizables junto con el resto deinformes para obtener una visión precisa tanto de la situación como de la evolución dela empresa. Un ratio es, por definición, una razón o cociente entre dos magnitudesrelacionadas.

En la aplicación de contabilidad podemos definir los ratios contables que consideremosoportunos de una forma sencilla, mediante fórmulas que utilizan las agrupaciones decuentas necesarias.

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• Fórmula : Formula a aplicar para el cálculo del valor del ratio. En la fórmula, lasagrupaciones se indican precedidas del signo "$"; cualquier número no precedido de"$" se entenderá como un valor numérico fijo. (P.Ej.:($09/$04)*100 significará "dividirla agrupación 9 entre la 4 y multiplicar el resultado por 100").

• Cambio de signo : Indica si en la expresión del valor del ratio debe invertirse el signoobtenido.

III.E.2. Agrupaciones

Las agrupaciones son la base de los ratios contables; consisten en agrupaciones decuentas contables o de otras agrupaciones:

• Agrupación : Número de agrupación.• Nombre : Descripción de la agrupación.• Tipo : Indica el tipo de los elementos que componen la agrupacion:

• Cuenta (C) : Cuentas contables.• Informe (I) : Capitulos de informes.• Agrupación (A) : Otras agrupaciones.• Fijos (F) : Datos fijos.• Entrada (E) : Datos de entrada en el momento del calculo.• Manual (M) : Datos del fichero de 'Manual'.

• Dato : Indica cómo se obtienen los importes de la agrupacion a partir de los de loselementos que la componen:

• S : Saldos mensuales.• A : Saldos acumulados.

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• M : Media de los saldos de cada uno de los periodos.• P : Promedio acumulado de los saldos de los periodos.

• Cambio de signo : Indica si al resultado del cálculo del valor de la agrupación debeaplicársele un cambio de signo o no.

En función del tipo de elementos que compongan la agrupación, se mostrará unapantalla similar a la siguiente, en la que deberán relacionarse éstos componentes:

• Importe : Importe a utilizar: saldo (S) o acumulado (A)• Signo : Signo deudor (D), acreedor (H) o indiferente (I)• Cambio de signo : Cambiar el signo al importe resultante para este componente.

III.E.3. Textos de análisis

Mediante ésta opción podemos asignar textos explicativos para cada rango de valoresde cada ratio definido.Estos textos se mostrarán en el listado del ratio en función delvalor del mismo.

Seleccionar [F1] el ratio para el que se quieren modificar los textos de análisis. Acontinuación, añadir [F9] modificar [F1] o eliminar [F10] los textos de análisis que sedeseen.

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• Número : Consecutivo asociado al texto de análisis para un ratio concreto.• Desde - Hasta : Valores inferior y superior del ratio a los que se asocia el texto.• Texto : Texto de análisis o explicativo para los valores del ratio comprendidos entre

los indicados en "Desde - Hasta"

III.E.4. Listado de ratios

Permite obtener la impresión de los ratios contables:

• Periodo : Periodo contable para el que se calcula el valor del ratio.• Cálculo previo : Indica si el ratio debe calcularse o, si el cálculo ya se habia

realizado previamente, únicamente imprimirse.• Opciones especiales : Permite seleccionar los ratios a listar. Salvo indicación

contraria, se listarán todos (*) los ratios.

• Ratio : Puede indicar el código de ratio a listar o seleccionar [F5] uno o másratios de una relación de los ratios definidos.


III.F. Fiscal

III.F.1. Relación con terceros

Mediante esta opción se obtienen los listados necesarios para la confección de losimpresos 347 y 349 de la administración de hacienda, pudiendo asimismo generarse elcorrespondiente fichero para su presentación telemática o en soporte magnético.

• Ejercicio : Ejercicio contable para el que se realiza el tratamiento de datos.

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• Tipo de impreso : C para Operaciones intracomunitarias (349), Q para operacionessuperiores a 3005,06 � (347)

• Periodo : En caso de calcularse el impreso 349, periodo de presentación (1T para1er trimestre,...4T para 4º trimestre, OA para operaciones acumuladas)

• Presentación : Tipo de presentación, Impreso o Soporte magnético.• Generar resumen : Calcular el total de operaciones por NIF (NIVA) a partir de las

anotaciones en terceros de los asientos del ejercicio (y periodo) seleccionado. Unavez generado el resumen, no será necesario generarlo de nuevo, salvo que se hagancambios en los asientos origen que impliquen cambios en las anotaciones deterceros.

Una vez calculado el resumen aparecerá la siguiente pantalla :

• Operación : Tipo de operación a visualizar. Los tipos de operacion (ligados a lasclaves de operación de las anotaciones en terceros) pueden ser VE (ventas), CO(compras), MP (mediación pagos), AP (adquisiciones administracionespúblicas) o SV (subvenciones) cuando se trate del 347, o EI (entregasintracomunitarias), AI (adquisiciones intracomunitarias), RE (rectificaciones aentregas) , RA (rectificaciones a adquisiciones) para el 349. Seleccionando el tipo,de operación podremos ver y modificar el correspondiente resumen de operacionespor NIF / NIVA

En esta ventana estaremos en disposición de añadir [F9], modificar [F1] o eliminar[F10] los datos calculados para un determinado NIF. Nótese que no aparecenúnicamente aquellos terceros que pasarán a la declaración final (P.Ej. En la imagen,tratándose del 347 aparecen NIF con un total de operaciones inferior a 3005,06 �);Podemos acceder directamente a un NIF [F5], obtener el detalle de operaciones deun determinado NIF [F8]. Podemos también obtener el resumen total de operaciones[F7] o un listado de las mismas [F6]:

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• Tipo de operación : Seleccionar uno de los tipos válidos para el impreso entratamiento, o * para todos los tipos.

• Cuantía operaciones : Indica si deben imprimirse todas las operaciones oúnicamente las que superen los 3005,06 �

• Ordenado por : Indica si el listado debe ordenarse por importe (decreciente) opor NIF.

Debe tenerse en cuenta que las modificaciones introducidas en el resumen afectanúnicamente a este; es decir, no se generará, eliminará ni modificará ningunaanotación en el registro de terceros por añadir, eliminar o modificar los totales por NIFdel resumen. Asimismo, estas modificaciones se perderán si se solicita nuevamentela generación del resumen.

Finalizado el tratamiento de los datos del resumen, se regresa a la pantalla anterior,donde se procederá, en su caso, a la generación del correspondiente soportemagnético.

Ver también:Diarios contablesCuentas para módulos

III.F.2. Datos de terceros

Mediante esta opción se crean [F9], modifican [F1] y eliminan [F10] las fichas deterceros. Permite también listar [F6] los datos de los terceros. La localización de lasfichas puede hacerse a traves del nombre [F5] o del NIF [F5][TAB].

Los datos accesibles desde esta opción lo son también a traves del plan de cuentas.

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III.F.3. Hojas de cuadre

Mediante esta opción se obtienen las hojas de detalle de operaciones por tercero, aefectos de su comunicación a los mismos.

• Página por tercero : Indica si debe imprimirse en hojas separadas la relación deoperaciones con cada tercero.

• Clave operación : Seleccione la clave de operación a listar, o * para todas. Pulse[F5] para seleccionar la clave de operación de una relación de las existentes.

• Cuadre con relación : Indica si debe hacerse una verificación del importe obtenidoen la relación con el del resumen de la relación con terceros.

• N.I.F. : Indica si debe listarse el detalle para un único NIF o para todos.• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.

III.G. Cartera

III.G.1. Introducción

El módulo de cartera permite conocer en todo momento la composición del saldo declientes y proveedores, así como la confección de remesas y órdenes de pago, ya seaen papel o en soporte magnético, para su envío las entidades bancarias, la emisión derecibos y talones.

La generación de información en la cartera se realiza de forma automática desde laentrada de asientos, a partir de los parámetros establecidos al efecto (cuentas paramódulos, plan de cuentas), con el único requisito de cumplimentar en todos los apuntescorrespondientes a totales de factura el correspondiente número de documento.

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Además de la mencionada composición del saldo, podemos también obtenerprevisiones de cobro / pago por periodos y por clases de previsión.

III.G.2. Parámetros

III.G.2.a. Clases de previsión

Las clases de previsión son agrupaciones de tipos de documentos de cobro y pago,utilizadas precisamente para la obtención de previsiones de cobro y pago; básicamenteson necesarias dos, "clientes" y "proveedores" (o "cobros" y "pagos"), aunque puedendefinirse más a fin y efecto de que las previsiones puedan hacerse de una forma másdetallada (P.Ej. definiendo una clase de previsión para cada banco podremos obtenerlas previsiones de cobro y pago así desglosadas).

Mediante esta opción se crean [F9], modifican [F1] y eliminan [F10] las clases deprevisión.

Ver también:Tipos de documento

III.G.2.b. Tipos de documento

Mediante esta opción se crean [F9] modifican [F1] y eliminan [F10] los tipos dedocumento de cobro y pago así como sus características. El uso de Tipo de documentoy Plazo determina la forma de cobro / pago de un proveedor / cliente.

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• Tipo de cartera : indicar C para cobros (clientes) o P para pagos (proveedores).• Tipo de documento : Código que se asigna al documento.• Descripción : Descripción del documento.

En la ventana inferior se determina el funcionamiento del tipo de documento :

• Fecha aplicación : Fecha a partir de la cual los documentos de este tipo aplicaránlas características aquí descritas.

• Clase de previsión : Clase de previsión a la que se asignan los documentos de estetipo. Pulse [F5] para seleccionar una clase de previsión entre las definidas.

• Genera previsión : Indicar si los documentos de este tipo han de generar o no unmovimiento en el control de cartera.

• Contabiliza remesas / talones : Indicar si los documentos de este tipo han degenerar movimiento contable cuando son objeto de tratamiento en una remesa,emision de talones, etc.

• Genera contrapartida : Indicar si al mismo tiempo de la generacion de movimientosen cartera en base a los documentos creados en base al tipo de documento tratado,debe generarse movimiento contable compensatorio. (P.Ej.: al mismo tiempo que secrea en cartera una entrada para un recibo pendiente de cobro, se crea el movimientoque supone el cobro de ese mismo recibo).

• Cuenta y subcuenta : En caso de que deba generarse contrapartida, indicar en quécuenta se hará.

Ver también:Clases de previsiónPlan de cuentas

III.G.2.c. Plazos

Mediante esta opción se definen los plazos de cobro y pago aplicables a clientes yproveedores.

La pantalla se divide en tres ventanas, que se describen a continuación:

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• Ventana de definición de plazos :

En esta ventana se crean [F9], modifican [F1] o eliminan [F10] los plazos de pago.Los datos a cumplimentar son los siguientes:

• Código de plazo : Código que se asigna al plazo de pago. Nótese que se trata deun código, y no de un número de días para el cálculo de un plazo.

• Descripción : Descripción del plazo de pago.• Tipo de plazo : Indica si el cálculo de vencimientos se hace por días (normal) o

por periodos (especial).

• Ventana de plazos normales : Si el cálculo de plazos se hace por días, indicar encada casilla el número de días transcurridos hasta el correspondiente plazo.

• Ventana de plazos especiales : Si el cálculo de plazos se hace por periodos,cumplimentar los datos siguientes:

• Número de plazos : Indica el número de plazos a generar.• Periodo : Días transcurridos entre los diferentes plazos.• Latencia : Días transcurridos desde la fecha de factura para el inicio de cálculo

de plazos.

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III.G.2.d. Entidades

Mediante esta opción se crean [F9], modifican [F1] y eliminan [F10] los códigos deentidades y oficinas bancarias. Esto permite asociar nombres y direcciones a loscódigos de entidad y oficina, para su uso en la impresión de recibos y talones.

Ver también:Formatos

III.G.2.e. Moneda

Mediante esta opción se definen las cotizaciones de las diferentes monedas utilizablesrespecto a la moneda de trabajo. Esto permite que la entrada de asientos se haga enuna moneda distinta de la habitual, conviertiendo luego a ésta los valores entrados.

Los datos a cumplimentar son los siguientes :

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• Código de moneda : Código que se asigna a la moneda.• Nombre de moneda : Nombre de la moneda.• Cuenta y subcuenta de cambio + / - : Cuentas que se utilizarán para contabilizar las

diferencias positivas o negativas en el cambio de moneda.• Fecha de cambio : Fecha de aplicación del valor de cambio correspondiente.• Base moneda : Valor en la moneda definida del indicado en cambio a moneda de

referencia.• Cambio a moneda de referencia : Valor en la moneda de referencia equivalente al

indicado en base moneda.

P.Ej.:En la ilustración puede verse la definición de la Peseta (moneda alternativa)respecto del Euro (moneda de referencia). Así, la "cotización" de la Peseta respecto delEuro es de 166.386 Pta = 1 Eur desde 01/01/2000.

III.G.2.f. Formatos

Mediante esta opción se definen los formatos de los documentos de cobro y pagoutilizables (P.Ej. recibos y talones). Permite crear [F9] nuevos formatos, o modificar [F1]o eliminar [F10] los existentes.

• Tipo de cartera : Indicar si el formato se utilizará para cobros (C) o pagos (P).• Número : Número de formato.• Descripción : Descripción del formato.• Líneas : Longitud en lineas del impreso.• Desplazamiento lineas : Desplazamiento en lineas de la primera línea del impreso.• Desplazamiento columnas : Desplazamiento en caracteres de la primera columna

del impreso.

Seleccionando uno de los formatos, aparecerá la visualización de su estructura sobrepantalla :

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Utilice las teclas de movimiento de cursor para desplazarse por la ventana. Pulse [F9]para seleccionar alguno de los datos utilizables en la confección del formato,colocándolo con [F10] en la ubicación deseada o eliminándolo con [F8].

Ver también:Emisión de recibosEmisión de talones

III.G.2.g. Textos para cartas

De forma similar a la definición de formatos, puede también definir los textos que seutilizarán en la comunicación de remesas y órdenes de pago a entidades bancarias.Estos textos pueden constar de partes fijas (texto) y partes variables (fecha, datos delbanco, de los clientes, documentos, etc.)

• Tipo de cartera : Indicar si el texto se utilizará para cobros (C) o pagos (P).• Número : Número de texto.• Descripción : Descripción del texto.• Líneas : Longitud en lineas del impreso.• Desplazamiento lineas : Desplazamiento en lineas de la primera línea del impreso.• Desplazamiento columnas : Desplazamiento en caracteres de la primera columna

del impreso.• Posición del detalle : Posición de las líneas de detalle, si las hay : Medio, Final o Sin

detalle (?).• Editar documento : Indica si, en caso de haber líneas de detalle, se debe o no

imprimir el número de documento.

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• Editar Fecha : Indica si, en caso de haber líneas de detalle, se debe o no imprimir lafecha de emisión.

• Editar vencimiento : Indica si, en caso de haber líneas de detalle, se debe o noimprimir el vencimiento.

• Editar importe : Indica si, en caso de haber líneas de detalle, se debe o no imprimirel importe.

• Editar concepto : Indica si, en caso de haber líneas de detalle, se debe o no imprimirel concepto.

• Editar tipo de documento : Indica si, en caso de haber líneas de detalle, se debe ono imprimir el tipo de documento.

Ver también:Cartas para remesasCartas para órdenes de pago

III.G.3. Remesas y órdenes de pago

III.G.3.a. Remesas

Mediante esta opción se generan las remesas de documentos al cobro, y se tieneacceso al historial de remesas generadas con posibilidad de consultarlas ymodificarlas.

En la ventana principal aparecerá una relación de las remesas generadas hasta lafecha, con los siguientes datos:

• Número de remesa : Número consecutivo de remesa.• Cuenta y subcuenta : Cuenta y subcuenta del banco a que se envía la remesa y en

la que, en su caso, se ha contabilizado.• Título de la cuenta : Descripción de la cuenta del banco asignada a la remesa.• Fecha : Fecha de la remesa.• Importe : Importe total de la remesa.• Contabilizada : Indica si la remesa ha sido contablizada o no. En función de las

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características de los documentos que componen la remesa, ésta se contabilizará deforma automática en el momento de generarse.

Crear una remesa nueva

Para crear una nueva remesa, pulse [F9] y cumplimente los siguientes datos:

• Cuenta y subcuenta del banco : Cuenta y subcuenta del banco a que se envíala remesa y en la que, en su caso, se contabilizará.

• Fecha de remesa : Fecha con que se emite la remesa.• Tipo : Seleccionar si desea que la generación de la remesa se haga de forma

Automática o Manual.• Confirmación : Confirma la creación de la remesa con los parámetros indicados.

Si ha seleccionado la generación automática, se le solicitarán los criterios para laselección de los documentos que deben incorporarse a la remesa :

• Clase de previsión : Código de la clase de previsión a la que pertenecen losdocumentos a remesar. Pulse [F5] para seleccionar una o más clases deprevisión de una relación de los códigos de clase de previsión definidos.

• Tipo de documento : Código del tipo de documento al que pertenecen losdocumentos a remesar. Pulse [F5] para seleccionar uno o más códigos de tipo dedocumento de una relación de los tipos de documento definidos. Los tipos dedocumento seleccionados deberán ser coherentes en cuanto a sufuncionamiento, no pudiendo remesarse conjuntamente documentos que secontabilicen con otros que no lo hagan..

• Entre vencimiento y vencimiento : Rango de vencimientos de los documentos aconsiderar; puede dejarse el vencimiento final vacío, no estableciéndoseentonces una fecha límite al vencimiento de los documentos.

• Importe aproximado : Importe al que se tratará de aproximar la generaciónautomática de la remesa, deteniéndose la incorporación de documentos al

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alcanzarlo. Puede dejarse "?", no estableciéndose entonces un importe límite eincorporándose a la remesa todos los documentos que cumplan las otrascondiciones.

• Confirmación : Confirma la generación de la remesa con los parámetrosindicados.

Si se ha seleccionado la generación manual, pulse [F9] para añadir documentos a laremesa:

• Documento : Entre, si lo conoce, el número del documento que desea incluir enla remesa. Si lo desconoce, deje "?".

• Cuenta y subcuenta : Entre, si las conoce, la cuenta y/o subcuenta del cliente• Vencimiento : Entre, si la conoce, la fecha de vencimiento del documento a

remesar.• Importe : Entre, si lo conoce, el importe exacto del documento a remesar. Si lo

desconoce, deje "?".• Confirmación : Confirme para iniciar la búsqueda de documentos con las

características indicadas.

Si existe un único documento que cumple las características indicadas, éste seañadirá directamente a la remesa solicitándose la entrada de otro documento. Sipor el contrario existe más de un documento que cumpla las característicasindicadas, se abrirá una ventana en la que se podrán seleccionar los documentosque se desee incorporar a la remesa.

Finalizada la incorporación de documentos, se queda en disposición de añadir [F9]nuevos documentos, eliminar [F10] alguno de los incorporados, o establecer un nuevocriterio de generación automática [F6] para incorporar más documentos a la remesa.

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Si desea dar por finalizada la creación de la remesa, pulse [Esc] y, en caso necesario,cumplimente los datos para su contabilización:

• Diario : Código del diario contable en el que se generará el asiento de contabilizaciónde la remesa. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de diario definidos.

• Contabiliza banco por : Indica si se debe generar un único apunte al banco por eltotal de la remesa (T), un apunte por cada NIF de cliente (N) o uno por cadadocumento (U).

• Contabiliza efectos por : Indicar si los apuntes de cliente deben hacerse por cuentao por efecto (uno a uno).

• Confirmación : Confirma la contabilización con los parámetros actuales.

Modificar una remesa existente

Puede acceder a alguna de las remesas existentes, seleccionándola [F1] ya sea paramodificarla o simplemente para consultarla.

Si accede a la remesa para consultarla, no podrá realizar en ella ningún cambio (añadirni quitar documentos); si accede para modificarla, la remesa se descontabilizará (siestuviera contabilizada) y volverá a contabilizarse una vez concluida la modificación. Eneste caso, el funcionamiento es idéntico al indicado más arriba para la creación deremesas.

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Ver también:Órdenes de pagoEmisión de recibosCartas para remesasConfección del soporte magnético

III.G.3.b. Órdenes de pago

Mediante esta opción se generan las órdenes de pago, y se tiene acceso al historial deórdenes generadas con posibilidad de consultarlas y modificarlas.

El funcionamiento de este programa es idéntico al de las remesas.

Ver también:RemesasEmisión de talonesCartas para órdenes de pagoConfección del soporte magnético

III.G.3.c. Emisión de recibos

Mediante ésta opción se imprimen los recibos asociados a una remesa de efectos.

• Código de recibo : Código del formato de recibo a imprimir. Pulse [F5] para oteneruna relación de los códigos de recibo definidos.

• Número de remesa : Número de la remesa para la que se imprimen los recibos.Pulse [F5] para obtener una relación de las remesas existentes.

• Confirmación : Confirma el listado de recibos con los parámetros seleccionados.

Ver también:RemesasEmisión de talones

III.G.3.d. Emisión de talones

Mediante esta opción se imprimen los talones asociados a una órden de pago.

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• Código de talón : Código del formato de talón a imprimir. Pulse [F5] para otener unarelación de los códigos de talón definidos.

• Número de orden : Número de la órden de pago para la que se imprimen lostalones. Pulse [F5] para obtener una relación de las órdenes existentes

• Agrupados : Indique si desea agrupar en un único talón todos los importes de losdocumentos de un mismo proveedor (NIF) o imprime un talón por documento (uno auno)

• Confirmación : Confirma el listado de talones con los parámetros seleccionados.

Ver también:Órdenes de pagoEmisión de recibos

III.G.3.e. Cartas para remesas

Utilice esta opción si desea imprimir un texto para su envío al banco junto a los efectosque componen una remesa; las cartas para remesas pueden contener una relación delos documentos que se adjuntan, así como otros detalles sobre los mismos.

• Código de carta : Código del texto a imprimir. Pulse [F5] para otener una relación delos códigos de texto definidos.

• Número de remesa : Número de la remesa para la que se emite la carta. Pulse [F5]para obtener una relación de las remesas existentes.

• Confirmación : Confirme el listado de la carta.

Ver también:RemesasCartas para órdenes de pago

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III.G.3.f. Cartas para órdenes de pago

De forma similar a la emisión de cartas para remesas, es también posible emitir cartaspara las órdenes de pago; en este caso, el destinatario de la carta puede ser el banco oel propio acreedor.

• Código de carta : Código del texto a imprimir. Pulse [F5] para otener una relación delos códigos de texto definidos.

• Destinatario : Indicar si la carta se envía al Proveedor o al Banco.• Número de orden : Número de la orden de pago para la que se emite la carta. Pulse

[F5] para obtener una relación de las órdenes de pago existentes.• Moneda : Indicar si los importes correspondientes a los documentos se deben reflejar

en la moneda de trabajo (Por defecto) o bien en su divisa original (Divisa).• Confirmación : Confirme el listado de la carta.

Ver también:Órdenes de pagoCartas para remesas

III.G.3.g. Mantenimiento del soporte magnético

Mediante esta opción se establecen los valores por defecto para la confección desoportes magnéticos de remesas y órdenes de pago. Los datos que debencumplimentarse son los siguientes :

• Presentador :• NIF : NIF del presentador.• Sufijo :Sufijo del presentador (asignado por el banco).• Nombre : Nombre del presentador.• Entidad : Entidad receptora del soporte.• Oficina : Oficina de la entidad receptora del soporte.

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• Ordenante :• NIF : NIF del ordenante.• Sufijo : Sufijo del ordenante (asignado por el banco).• Nombre : Nombre del ordenante.• CCC (Entidad, Oficina, DC y Cuenta) : Cuenta bancaria del ordenante.

Ver también:Confección del soporte magnético

III.G.3.h. Confección del soporte magnético

Mediante esta opción se genera el soporte magnético (o fichero) asociado a unaremesa u orden de pago para su envío a la entidad bancaria.

Actualmete puede seleccionar entre cuatro normas para la confección sel soporte:

Los datos a cumplimentar variarán en función de la norma seleccionada. Para obtenermás información sobre alguno de ellos, consulte la documentación sobre normasbancarias.

•••• Norma 19 (Adeudos por domiciliaciones)

• Número de relación : Número de la remesa para la que se genera el soportemagnético. Pulse [F5] para obtener una relación de las remesas existentes.

• Fecha de presentación : Fecha de presentación del soporte.• Procedimiento : Procedimiento para la generación del soporte (01 o 02).• Presentador : Datos del presentador. Ver Mantenimiento del soporte magnético.• Ordenante : Datos del ordenante. Ver Mantenimiento del soporte magnético.• Confirmación : Confirma el proceso cono los parámetros actuales.

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• Norma 32 (Remesas de efectos)


• Fecha de presentación : Fecha de presentación del soporte.• Identificación del cedente : Identificador y nombre del cedente.• Plaza de libramiento : Código de provincia y plaza de libramiento.• Receptor : Código de la entidad y oficina receptora.• Cuentas de abono, adeudo e impagados : CCC de las cuentas bancarias a

utilizar en cada caso.• Adjunta efectos : Indica si se adjuntan o no los efectos• Tipo de documento : Indica si los documentos son letras (1), recibos (2), o

pagarés (3).• Confirmación : Confirma el proceso cono los parámetros actuales.

• Norma 58 (Créditos para anticipo)


• Fecha de presentación : Fecha de presentación del soporte.• Alfanúmero : Facilitado por el banco.• Presentador : Datos del presentador. Ver Mantenimiento del soporte magnético.• Ordenante : Datos del ordenante. Ver Mantenimiento del soporte magnético.• Confirmación : Confirma el proceso cono los parámetros actuales.

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•••• Norma 34 (Transferencias - órdenes de pago)

• Número de relación : Número de la orden de pago para la que se genera elsoporte magnético. Pulse [F5] para obtener una relación de las órdenes de pagoexistentes.

• Fecha de presentación : Fecha de presentación del soporte.• Fecha de emisión : Fecha de emisión de las órdenes.• Ordenante : Datos del ordenante. Ver Mantenimiento del soporte magnético.• Domicilio y plaza del ordenante : Domicilio, código postal y población del

ordenante.• Confirmación : Confirma el proceso cono los parámetros actuales.

Ver también:RemesasÓrdenes de pago

III.G.3.i. Cancelación de riesgos

Mediante este procedimiento se borran de la cartera aquellos efectos con vencimientoanterior a una fecha dada y que están cancelados.

Vencimiento : Indicar la fecha de vencimiento límite de los efectos a borrar(únicamente se borrarán si están saldados).Confirmación : Confirma el proceso de borrado.

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III.G.4. Consultas

III.G.4.a. Riesgos cliente / proveedor

Mediante esta opción se muestra, por pantalla, el riesgo de la cuenta seleccionada,hasta el vencimiento indicado. Seleccionando diferentes opciones se obtendrá el riesgoo sólo lo pendiente, el detalle de cada documento o el resumen del mismo.

• Cuenta y subcuenta : Código de la cuenta contable a consultar. Pulse [F5] paraobtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5] si desea obtenerla ordenadapor titulo; en cualquiera de los dos casos, la selección de cuenta se hará a partir de lainformación entrada (código o título parcial de cuenta).

• Hasta vencimiento : Fecha de vencimiento límite de los documentos a considerar.Se mostrarán únicamente los documentos con un vencimiento igual o anterior alindicado.

• Días de valoración : Días de margen a efectos de considerar un efecto "cancelado"como parte del riesgo, por la posibilidad de incurrir en impago.

• Opciones especiales : Permite modficiar algunos aspectos de la consulta :

• Riesgo / Pendiente : Indica si debe mostrarse todo el riesgo o únicamente lopendiente de cobro / pago.

• Resumen / Detalle : Indica si debe mostrarse una línea por documento(Resumen) o una línea por cada movimiento del mismo (Detalle).

• Documentos saldados : Indica si deben o no mostrarse los documentos que yahan sido saldados.

El resultado de la consulta se mostrará en una ventana como la de que se muestra enla siguiente imagen :

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En esta situación podemos ver los documentos pendientes de cobro / pago del cliente /proveedor, según las condiciones establecidas en la consulta y que pueden verse al piede la ventana (En el ejemplo Pendiente - Resumen - Saldados = no). Podemosdesplazarnos por la relación de documentos mediante las teclas de cursor, obtener unlistado de los mismos [F6], imprimir un recibo / talon de alguno de ellos [F8] oseleccionarlo para ver sus movimientos [F1]:

En el ejemplo, vemos que el documento seleccionado no ha tenido movimiento (remesau orden de pago, cobro o pago, etc) desde su generación.

En esta situación, y si la situación del documento así lo permite, podemos tambiénmodificar [F1] alguna de sus características:

• NIF : NIF del tercero asociado al documento.• Documento : Número del documento.• Vencimiento : Fecha de vencimiento del documento.• Concepto : Concepto del documento.• CCC : Código de cuenta bancaria del cliente / proveedor.• Clase de previsión : Código de la clase de previsión a la que pertenece el

documento. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de clases deprevisión definidas.

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• Tipo de documento : Código del tipo de documento a que pertenece el efectotratado. Pulse [F5] para obtener una relación de los tipos de documento definidos.

• Moneda : Código de divisa en que se expresa el importe del efecto. Pulse [F5]para obtener una relación de los códigos de divisa definidos. Dejar "?" si elimporte se expresa en la moneda de trabajo.

• Fecha cambio : En caso de expresarse en divisa, fecha del cambio a aplicar parala conversión a la moneda de trabajo.

• Valor : En caso de expresarse en divisa, Importe del documento expresado enésta.

• Seguro : Valor de cambio asegurado. dejar "?" si no lo hay.

Estas modificaciones pueden hacerse también a través de la entrada y modificación deasientos.

III.G.4.b. Previsiones

Mediante esta opción pueden obtenerse las previsiones de cobro y pago para lasdistintas clases de previsión y por periodos:

• Tipo de cartera : Indica si la consulta debe hacerse sobre la cartera de cobros (C) opagos (P).

• Clase de previsión : Código de la clase de previsión a consultar. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de clase de previsión definidos.

• Moneda : Indica si la consulta se hará sobre los efectos de alguna divisa en particularo de todas en común.

• Entre vencimiento y vencimiento : Fechas de vencimiento inicial y final de losefectos a considerar.


El resultado de la consulta se muestra en una ventana como la siguiente :

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De forma similar a la consulta de riesgos, en esta situación podemos desplazarnos porla relación de documentos mediante las teclas de cursor, o seleccionar alguno de ellospara ver el detalle de sus movimientos [F1] y, eventualmente, modificarlo. Podemostambién obtener un resumen [F6] de las previsiones de cobro / pago por periodos, yasea por meses o por días:

III.G.4.c. Riesgos bancarios

Mediante esta opción podemos conocer el importe del riesgo de una cuenta bancaria, osea, la suma de efectos enviados al cobro susceptibles de ser devueltos.

• Cuenta y subcuenta : Código de la cuenta contable del banco a consultar. Pulse [F5]para obtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5] si desea obtenerlaordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, la selección de cuenta se hará apartir de la información entrada (código o título parcial de cuenta).

• Hasta vencimiento : Vencimiento límite de los efectos a considerar.• Días de valoración : Días de margen a efectos de considerar un efecto "cancelado"

como parte del riesgo, por la posibilidad de incurrir en impago.• Confirmación : Confirma la consulta con los parámetros actuales.

El resultado de la consulta se mostrará en una ventana como la siguiente :

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En ella podemos ver los documentos que componen el riesgo en esta cuenta, segúnlos parámetros establecidos en la consulta, así como el riesgo concedido por la entidadbancaria, el utilizado y la diferencia entre ambos.

Podemos utilizar las teclas de cursor para desplazarnos por la relación de efectos,seleccionar [F1] alguno de ellos para obtener el detalle de sus movimientos y,eventualmente modificarlo. Podemos también obtener un listado [F6] del resultado dela consulta.

III.G.5. Listados

III.G.5.a. Riesgos cliente / proveedor

Mediante esta opción se imprime el riesgo de las cuentas seleccionadas, hasta elvencimiento indicado.

• Tipo de cartera :Indica si el listado debe hacerse sobre la cartera de cobros (C) opagos (P).

• Entre cuenta / subcuenta y cuenta / subcuenta : Códigos de la cuentas inicial yfinal a listar. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5]si desea obtenerla ordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, la selecciónde cuenta se hará a partir de la información entrada (código o título parcial decuenta).

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• Hasta vencimiento : Fecha de vencimiento límite de los documentos a considerar.Se mostrarán únicamente los documentos con un vencimiento igual o anterior alindicado.

• Días de valoración : Días de margen a efectos de considerar un efecto "cancelado"como parte del riesgo, por la posibilidad de incurrir en impago.


• Riesgo / Pendiente : Indica si debe mostrarse todo el riesgo o únicamente lopendiente de cobro / pago.

• Resumen / Detalle : Indica si debe mostrarse una línea por documento(Resumen) o una línea por cada movimiento del mismo (Detalle).

• Documentos saldados : Indica si deben o no mostrarse los documentos que yahan sido saldados.

• Paginado : Indica si se debe iniciar nueva página para cada cuenta o se puedenimprimir varias cuentas en una misma página.

• Tipo de documento : Tipo de los documentos a considerar (*=todos). Pulse [F5]para seleccionar uno o más códigos de tipo de documento de una relación de lostipos de documento definidos.

• Fecha límite : Fecha de documento límite a considerar. Los documentos emitidoscon posterioridad a esta fecha no serán incluidos en el listado.


III.G.5.b. Previsiones

Mediante esta opción pueden obtenerse las previsiones de cobro y pago para lasdistintas clases de previsión y por periodos:

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• Tipo de cartera : Indica si el listado debe hacerse sobre la cartera de cobros (C) opagos (P).

• Clase de previsión : Código de la clase de previsión a listar. Pulse [F5] para obteneruna relación de los códigos de clase de previsión definidos.

• Moneda : Indica si el listado se hará sobre los efectos de alguna divisa en particular ode todas en común.


• Fecha límite : Fecha de documento límite a considerar. Los documentos emitidoscon posterioridad a esta fecha no serán incluidos en el listado.

• Totales por : Indica si se debe totalizar los importes por meses o por días o nototalizar (?).


III.G.5.c. Relación de impagados

Esta opción le permite obtener un listado de documentos impagados para una o máscuentas.

• Cuenta y subcuenta : Código de cuenta contable de la que se quiere obtener ellistado de impagados. deje "?" para obtener el listadode impagados de todas lascuentas. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5] sidesea obtenerla ordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, la selección decuenta se hará a partir de la información entrada (código o título parcial de cuenta).

• Resumen / Detalle : Indica si debe listarse únicamente un resumen de losdocumentos impagados o bien un detalle de todos sus movimientos.


III.G.5.d. Previsiones por fecha

De forma similar al listado de previsiones, esta opción le permite obtener un listado deprevisión de cobros / pagos pero, en este caso, ordenados por fecha de documento yvencimiento, lo que nos dará una visión de la antigüedad de la deuda.

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• Tipo de cartera : Indica si el listado debe hacerse sobre la cartera de cobros (C) opagos (P).

• Clase de previsión : Código de la clase de previsión a listar. Pulse [F5] para obteneruna relación de los códigos de clase de previsión definidos.

• Moneda : Indica si el listado se hará sobre los efectos de alguna divisa en particular ode todas en común.


• Totales por : Indica si se debe totalizar los importes por meses o por días o nototalizar (?).


III.G.5.e. Riesgos bancarios

Mediante esta opción podemos conocer el importe del riesgo de las cuentas bancarias,o sea, la suma de efectos enviados al cobro susceptibles de ser devueltos.

• Entre cuenta / subcuenta y cuenta / subcuenta : Códigos de la cuentas inicial yfinal a listar.. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5]si desea obtenerla ordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, la selecciónde cuenta se hará a partir de la información entrada (código o título parcial decuenta).

• Hasta vencimiento : Vencimiento límite de los efectos a considerar.• Días de valoración : Días de margen a efectos de considerar un efecto "cancelado"

como parte del riesgo, por la posibilidad de incurrir en impago.• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.

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III.H. Caja

III.H.1. Introducción

El módulo de caja es una herramienta sencilla que tiene por objeto simplificar laentrada de movimientos de cobro y pago, poniéndola al alcance de cualquier operariosin conocimientos contables como alternativa a la entrada de asientos tradicional.

Partiendo de una parametrización flexible, bastará con conocer el número de undocumento para entrar el correspondiente cobro o pago.

III.H.2. Parámetros

III.H.2.a. Cajas

Mediante esta opción se crean [F9], modifican [F1] o eliminan [F10] las cajas utilizablespor la aplicación.

El concepto de caja debe entenderse como cualquier punto de la empresa en que sepueda depostitar dinero y efectuar cobros o pagos; de esta forma, podremos conocer lasituación exacta de cada una de ellas en todo momento.

III.H.2.b. Tipos de operación

Mediante esta opción se crean [F9], modifican [F1] o eliminan [F10] los posibles tiposde operación a utilizar en la aplicación.

Se entenderá por tipo de operación cualquier movimiento que suponga una entrada osalida de dinero de una caja. Como mínimo, deberán definirse un tipo de operaciónpara cobros y otro para pagos, si bién pueden definirse más en función de lasnecesidades (P.Ej. Ingreso en banco, entregas, anticipos, etc.).

Los datos a cumpimentar para la definición de un tipo de operación sn los siguientes:

• Tipo de operación : Código que se asigna al tipo de operación.• Descripción : Descripción del tipo de operación.• Signo : Signo contable (Debe o Haber) para la cuenta de caja.• Código de Diario : Código del diario contable en que se anotarán los asientos

generados mediante este tipo de operación. Puede obtener una relación de loscódigos de diario disponibles pulsando [F5].

• Registro de IVA : Si el tipo de operación así lo requiere, código de registro de IVA enque se realizarán las anotaciones oportunas. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de registro de IVA definidos.

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III.H.2.c. Contrapartidas

Mediante esta opción se definen las cuentas de contrapartida utilizables según el tipode operación.

En circunstancas normales, la contrapartida vendrá determinada por el propiodocumento (el cliente o proveedor); las contrapartidas aquí definidas podránseleccionarse en el caso de que no se pueda determinar una contrapartida de formadirecta. Puede definirse más de una contrapartida para cada tipo de operación.

Para definir una contrapartida, deberá cumplimentar los siguientes datos :

• Tipo de operación : Código del tipo de operación para el que se define lacontrapartida. Pulse [F5] para obtener una relación de los tipos de operacióndefinidos.

• Cuenta y subcuenta : Cuenta y subcuenta de la contrapartida; la subcuenta puedequedar en blanco, significando que se definirá en el momento de la entrada delmovimiento.

• Descripción : Descripción identificativa del uso de la contrapartida.• Recibos : Número de copias de recibo de caja a emitir en caso de utilizar esta

contrapartida.

Ver también:Tipos de operación

III.H.2.d. Formas de cobro y pago

Mediante esta opción se definen los medios de cobro y pago (y, en general decualquier movimiento de dinero) utilizables por la aplicación, según la caja y el tipo deoperación realizado.

Esto nos permite obtener la composición del saldo de cada una de las cajas definidaspor Forma (P.Ej.:Efectivo, Cheque, Tarjeta, etc.).

Para definir una forma de cobro / pago, cumplimente los siguientes datos :

• Caja : Código de caja para el que se define la forma de cobro / pago. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de caja definidos.

• Tipo de operación : Código del tipo de operación para el que se define la forma decobro / pago. Pulse [F5] para obtener una relación de los tipos de operacióndefinidos.

• Forma de cobro / pago : Código de la forma de cobro / pago definida.• Descripción : Descripción de la forma de cobro / pago definida.• Cuenta y subcuenta : Cuenta contable asignada al apunte de caja para los

movimientos de esta caja, tipo de operación y forma de cobro / pago.

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Ver también:Tipos de operación

III.H.3. Procesos de caja

III.H.3.a. Entrada de Movimientos

Mediante esta opción se entran los movimientos de cobro y pago.

• Caja : Código de caja en el que se registra el movimiento de cobro o pago. Pulse [F5]para obtener una relación de los códigos de caja definidos.

• Operación : Código del tipo de operación que se registra. Pulse [F5] para obteneruna relación de los tipos de operación definidos.

• Forma : Forma de cobro o pago utilizada. Pulse [F5] para obtener una relación de lasformas de cobro / pago definidas.

• Descripción : Descripción del movimiento.• Documento : Número del documento, si lo hay.• Importe : Importe del cobro / pago.

En función de los datos introducidos y de la definición de los parámetros utilizados, segenerará un asiento como el mostrado en la siguiente imagen:

En caso de que el asiento sea incompleto (no se ha podido determinar la contrapartidaa utilizar), deberá completarse manualmente. Para ello podrá utilizarse alguna de lascuentas mostradas en la relación de contrapartidas; si fuera necesario, puede pulsar[F6] para seleccionar alguna de ellas.

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Ver también:Tipos de operaciónFormas de cobro y pago

III.H.3.b. Arqueo de caja

El arqueo de caja es un proceso diario de verificación y confirmación de los saldos decaja. Puede utilizarse simplemente como listado de verificación, para comprobar en unmomento dado el saldo de cualquiera de las cajas definidas, o bién como proceso deconfirmación y cierre de la caja diaria.

• Fecha : Fecha del arqueo.• Caja : Código de la caja a verificar; deje "*" para verificar todas. Pulse [F5] para

obtener una relación de los códigos de caja definidos.• Actualizar : Indica si los saldos de la caja deben actualizarse con los importes de los

movimientos del día. Si se procde a cerrar la caja diaria, responda "Si"; si sólo setrata de verificar el saldo responda "No".

III.H.3.c. Listado de movimientos

Mediante esta opción se puede obtener un listado de los movimientos entrados por elmódulo de caja en un periodo determinado:

• Caja : Código de la caja de la que se desea obtener el listado de movimientos; sidesea listar los movimientos de todas las cajas, deje "*". Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de caja definidos.

• Forma : Código de la forma de cobro / pago de los movimientos a listar; si desealistar los movimientos con independencia de la forma de cobro / pago utilizada, deje

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"*". Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de forma de cobro / pagodefinidos.

• Desde / Hasta : Rango de fechas de los movimientos a listar.• Poner a 0 : Indique si desea cancelar el saldo acumulado de los movimientos de las

cajas y formas de cobro / pago seleccionadas. Esta opción se utiliza en concreto para"vaciar" las cajas de los importes acumulados por cobros por tarjeta, puesto queéstos no suponen un mayor saldo en las cajas.

III.I. Informes financieros

Este módulo permite la definición, listado y, en su caso, envío de informes de gestióncon datos contables y extra-contables (entendidos estos como unidades, horas, etc.).

La definición de estos informes está generalmente ligada a las exigencias impuestaspor una marca. El módulo permite obtener esta información y presentarla en el formatorequerido. En concreto, puede utilizarse conjuntamente con el módulo Enlace paraobtener estos informes en formato Excel.

Las opciones en este módulo son las siguientes :

• Generación / Actualización de conceptos : Genera los conceptos para un nuevoejercicio o actualiza los existentes.

• Preparación de datos : Proceso previo al cálculo de listados, que pone a cero losvalores del mes calculados para cada concepto.

• Cálculo de listados : Proceso de cálculo de los valores del mes para cada concepto,en función de los datos de contabilidad y gestión.

• Listado / Envío de informes : Impresión y / o envío de los informes calculados.• Desglose de conceptos : Permite obtener la descomposición en cuentas contables

de un concepto utilizado en la definición de informes.

III.J. Activos fijos

III.J.1. Introducción

El módulo de activos fijos permite mantener el inventario del inmovilizado de laempresa, generando las tablas de amortización de cada elemento y llevando a cabo lascontabilizaciones periódicas de éstas amortizaciones, así como del resto demovimientos que afecten a los activos (Compras, Ventas, Reclasificación, etc.).

Admite la utilización de los diferentes métodos de amortización (Lineal, Progresiva,Degresiva por porcentaje constante, etc.) así como la definición de hasta 5 tablas deamortización para cada elemento (amortización contable, amortización fiscal y 3amortizaciones de usuario).

Permite además obtener información sobre la situación del inventario de activos pordepartamentos, categorías y otros criterios de clasificación.

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III.J.2. Parámetros

III.J.2.a. Categorías

Mediante esta opción se definen las categorías de activos a efectos del cálculo decoeficientes máximos de amortización y vida útil. Los valores vienen preestablecidospor lo que, en general, no será necesario modificarlos.

• Código de categoría : Código que se asigna a la categoria definida.• Nombre de categoría : Descripción de la categoría.• Coeficiente máximo : Coeficiente de amortización máximo aplicable a los activos de

esta categoría.• Máximo años : Máximo de años de vida útil para los activos de esta categoría.

Ver también:Conjuntos de elementosFichas de activo

III.J.2.b. Grupos de contabilización

Los grupos de contabilización definen agrupaciones de elementos del activo conestructuras de contabilización homogéneas; es decir, grupos de elementos que secontabilizan de igual manera al aplicarles los mismos movimientos.

Como norma general, puede establecerse un grupo de contabilización para cada grupocontable de elementos del inmovilizado.

• Grupo de contabilización : Código asignado al grupo que se define. (Siguiendo elcriterio antes expuesto, en el ejemplo utilizamos el código de cuenta contable como

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código del grupo).• Descripción : Descripción del grupo.

A continuación se establecen los parámetros necesarios para la contabilización de loselementos del grupo en cada situación:

• Diarios : Códigos de los diarios contables a utilizar para cada tipo de movimientoaplicable a los activos del grupo (Compra, Amortización, Provisión de fondos, Venta,Baja, Regularización, Reclasificación, Retrocesión y Actualización). Pulse [F5] paraobtener una relación de los codigos de diario definidos.

• Periodicidad : Periodicidad para la generación de asientos de amortización para loselementos del grupo, en meses.

• Cuentas y subcuentas : Cuentas a utilizar en la generación de los diferentes tiposde asiento para los elementos del grupo. La subcuenta indicada en cada caso seutilizará únicamente si la distribución departamental del activo no permite determinaruna distinta. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas definidas, o [F5][F5]si desea obtenerla ordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, la selecciónde cuenta se hará a partir de la información entrada (código o título parcial decuenta).

Ver también:Fichas de activo

III.J.2.c. Conjuntos de elementos

Los conjuntos de elementos permiten definir agrupaciones de activos que, aunquepertenecientes a grupos distintos, forman una unidad lógica (P.Ej. Porque pertenecenal mismo centro de trabajo).

Pueden utilizarse también para agrupar los elementos de la misma categoría y grupo,de forma que éstos datos (y con ellos el coeficiente de amortización y la vida útilmáximos) se establezcan de forma automática al crear un nuevo activo en el conjunto.

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• Conjunto : Código que se asigna al conjunto definido.• Descripción : Descripción del conjunto.• Categoría : Categoría común a los elementos del conjunto. Puede quedar en blanco

si se trata de un conjunto heterogéneo y los elementos del conjunto no pertenecen auna misma categoría. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos decategoría definidos.

• Grupo :Grupo de contabilización común a los elementos del conjunto. Puede quedaren blanco si se trata de un conjunto heterogéneo y los elementos del conjunto nocomparten grupo. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de grupodefinidos.

• Ubicación :Localización común a los elementos del conjunto. Puede quedar enblanco si no es compratida por todos los elementos.

Ver también:Grupos de contabilizaciónCategoríasFichas de activo

III.J.2.d. Departamentos

Mediante esta opción se definen los departamentos de la empresa a efectos dedistribución del inmovilizado y su contabilización.

• Código de departamento : Código asigna al departamento que se define.• Descripción : Descripción del departamento.

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Para la contabilización de cualquier elemento del activo se tendrá en cuenta sudistribución departamental así como su pertenencia a uno u otro grupo decontabilización a efectos de determinar qué cuentas deben utilizarse.

• Cuentas y subcuentas : Cuentas a utilizar en la generación de los diferentes tiposde asiento para los elementos del departamento. En general, la cuenta se dejarácomo desconocida ("?") pues los elementos asignados a un departamento puedenpertenecer a grupos contables dispares. En caso de que la subcuenta se dejetambién sin asignar ("?"), se utilizará la correspondiente del grupo decontabilización. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas definidas, o[F5][F5] si desea obtenerla ordenada por titulo; en cualquiera de los dos casos, laselección de cuenta se hará a partir de la información entrada (código o título parcialde cuenta).

Ver también:Grupos de contabilizaciónFichas de activo

III.J.2.e. Traspaso de parámetros

Este es un proceso anual, similar al de la apertura de ejercicio, mediante el cual setraspasan las definiciones de activos y sus parámetros a un nuievo ejercicio.

• Datos de la empresa a actualizar : Seleccione el código de empresa, actividad yejercicio contable destino del traspaso de parámetros. En cada caso, puede pulsar[F5] para obtener una relación de los valores disponibles.

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• Empresa muestra de la que se extrae la estructura : Seleccione el código deempresa, actividad y ejercicio contable origen del traspaso de parámetros. En cadacaso, puede pulsar [F5] para obtener una relación de los valores disponibles.

Una vez seleccionados el origen y el destino del traspaso, deberá indicar quéelementos deben traspasarse. Cuando se trate del primer traspaso a un nuevoejercicio, seleccionelos todos; si se trata de un traspaso de datos a un ejerciciopreviamente abierto, seleccione únicamete aquellos datos que pueden haber sidomodificados desde el anterior traspaso (definición de activos y plan de amortización,generalmente).

III.J.3. Operaciones con activos

III.J.3.a. Fichas de activo

Mediante esta opción se tiene acceso al mantenimiento de las fichas de activos y susdatos generales y tablas de amortización.

La ventana se divide en tres zonas; en la primera podemos ver y recorrer la relación deactivos; en la segunda zona podemos seleccionar [F7] el tipo de información quedeseamos visualizar en la tercera zona, que variará en función de la opciónseleccionada. Podemos también obtener un listado [F6] de las fichas de activos, condiferentes criterios de ordenación.

En cualquiera de las tres vistas seleccionables, podemos modificar [F1] los datosexistentes, aunque debe tenerse en cuenta que para la entrada de movimietospropiamente dichos sobre un elemento del activo, deberá utilizarse la opcióncorrespondiente. P.Ej. Para dar de baja un activo, utilizaremos el mantenimiento defichas si la baja se produce por un error en el alta, mientras que utilizaremos la entradade movimientos si la baja es un movimiento más en el historial del activo.

Vista de datos básicos:

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En esta vista observamos los datos generales del activo, su asignación a grupocontable y departamentos, valoración del activo y características de la amortización(método, plazo, etc.).

• Referencia : Código con el que será reconocido el activo en la aplicación.• Descripción : Descripción del activo.• Conjunto : Código de conjunto al que se asigna el activo. Pulse [F5] para obtener

una relación de los conjuntos definidos.• Categoría : Código de categoría al que se asigna el activo. Pulse [F5] para obtener

una relación de las categorías definidas.• Grupo : Código del grupo de contabilización al que se asigna el activo. Pulse [F5]

para obtener una relación de los grupos definidos.• Departamento : Asignación del activo a uno o más departamentos. Pulse [F9] para

acceder a la ventana de reparto departamental.• Método : Método de amortización que se aplicará en el cálculo de la tabla de

amortización del activo. Pulse [F5] para obtener una relación de los métodosaplicables.

• Valor inicio : Valor inicial del activo.• Valor a amortizar : Valor a amortizar.• Valor residual : (Dato calculado) diferencia entre el valor inicial y el valor a amortizar.• Amortización inicio : Valor ya amortizado del activo, cuando el alta del activo en la

aplicación se realiza con posterioridad al inicio de su amortización (en general,cuando a la puesta en marcha de la aplicación existen activos parcialmenteamortizados).

• Fecha de compra : Fecha de compra del activo.

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• Fecha inicio amortización : Fecha de inicio de la amortización del activo (puede serposterior a la fecha de compra).

• Coeficiente amortización : Coeficiente de amortización a aplicar.• Vida útil : Periodo de amortización, en años.• Fecha inicio tratamiento : Fecha en que la aplicación iniciará la amortización

automática sobre el activo (se entiende que el valor amortizado hasta esta fecha seindicará en Amortización inicio).

• Ver asiento : Permite acceder al asiento de compra del activo.• Crear plan : Indica si debe crearse el plan de amortización del activo.• Establecer : Indica si la ficha de activo se establece como definitiva o pendiente.

Vista de datos auxiliares:

En esta vista tenemos acceso a otros datos opcionales del activo:

• Localización : Ubicación del activo.• Fecha instalación : Fecha de instalación del activo .• Vencimiento garantía : Fecha de finalización del periodo de garantía del activo.• Número inventario : Número de inventario asignado.• Comentarios : Cualquier comentario que se considere de interés sobre el activo.

Vista de cuotas de amortización:

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Nos permite acceder a la tabla de amortización calculada para el activo seleccionado:

En ella podemos observar los importes que se amortizarán en cada uno de los meses yperiodos de vida útil del activo. Pulse [F7] o [F8] para ver los diferentes meses de unejercicio.

Ver también:Grupos de contabilizaciónDepartamentosEntrada de movimientosAmortización periódica

III.J.3.b. Entrada de movimientos

Mediante esta opción se registran todos los movimientos de un activo a lo largo de suvida, a excepción de las amortizaciones periódicas. También permite acceder ymodificar movimientos entrados con anterioridad.

• Tipo de movimiento : Tipo del movimiento a entrar o modificar. Pulse [F5] paraobtener una relación de los tipos de movimiento válidos.

• Documento : Número de documento asociado al movimiento a entrar o modificar.Puede dejarlo en blanco si desea modificar un movimiento del cual desconoce eldocumento asociado; de esta forma se mostrarán todos los movimientos de un tipo.

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A continuación, se mostrarán en una ventana como la siguiente aquellos movimientosdel tipo seleccionado que coincidan con el número de documento entrado; en estaventana podemos seleccionar [F1] alguno de los documentos existentes paramodificarlo, borrar [F10] alguno de los movimientos o crear [F9] uno nuevo.

• Fecha : Fecha del movimiento.• Número de factura : Si la hay, número de factura asociada al movimiento (compra o

venta).• Número de documento : Documento asociado el movimiento.• Descripción : Descripción del movimiento.

En función del tipo de movimiento seleccionado, se solicitarán los datos necesarios:

Compra (C)

Se solicitarán los datos del proveedor, y a continuación se accederá al mantenimientode fichas de activo para crear las correspondientes entradas.

Venta (V)

Se solicitarán los datos del cliente, y a continuación los datos de la operación :• Referencia : Códigos de los activos a vender.• Importe operación : Valores de los activos que se venden.• Importe venta : Importes de la venta de los activos.

Baja (B) / Regularización (R) / Provisión (D) / Retrocesión (O)

Similar a la venta, salvo que no se solicitarán datos de cliente ni importes de venta.

Reclasificación (L)

Se solicitará el nuevo grupo de contabilización para el activo.

Ver también:Fichas de activoGrupos de contabilización

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Departamentos

III.J.3.c. Amortización periódica

Mediante esta opción se contabilizan los asientos periódicos de amortización deactivos. el proceso puede repetirse en caso necesario, eliminándose lascontabilizaciones previas de los periodos y grupos seleccionados.

• Periodo : Periodo o periodos contables a contabilizar. Pulse [F5] si desea seleccionarmás de un periodo de contabilización.

• Grupo : Código de grupo o grupos contables a contabilizar. Pulse [F5] para obteneruna relación de los grupos definidos y seleccionar uno o más de ellos para sucontabilización.

• Confirmación : Confirma el proceso con los parámetros actuales.

Ver también:Fichas de activoGrupos de contabilizaciónDepartamentosEntrada de movimientos

III.J.4. Listados

III.J.4.a. Inventario

Mediante esta opción obtendremos un listado valorado del inventario de activos fijos,ordenado según uno de los criterios siguientes:

• Por categoría : Se solicitarán los códigos de categoría inicial y final a listar; el listadose ordenará por el código de la categoría, totalizando cada una de ellas.

• Por conjunto : Se solicitarán los códigos de conjunto inicial y final a listar; el listadose ordenará por el código de conjunto, totalizando cada uno de ellos.

• Por departamento : Se solicitarán los códigos de departamento inicial y final a listar;el listado se ordenará por el código departamento, totalizando cada uno de ellos.

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• Por grupo : Se solicitarán los códigos de grupo inicial y final a listar; el listado seordenará por el código de grupo, totalizando cada uno de ellos.

Cualquiera que sea la selección de ordenación, se solicitará también los datossiguientes:

• Periodo : periodo al que se calculará el valor del inventario del activo.• Sólo resumen : Indica si se desea obtener únicamente un resumen del total del

inventario o un detalle de cada uno de los activos que lo componen.• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.


III.J.4.b. Diferencias amortización

Mediante esta opción obtendremos un listado de las diferencias producidas en unejercicio entre las amortizaciones contables y las fiscales.

• Desde / Hasta grupo : Códigos de grupo inicial y final a listar. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de grupo de contabilización definidos.

• Ejercicio : Ejercicio del cual se listarán las diferencias.• Sólo resumen : Indica si se desea obtener únicamente un resumen de las

diferencias o un detalle de cada uno de los activos en que se produzcan.• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.

III.J.4.c. Fichas de activo

Permite obtener un listado de los activos definidos, ordenado por el número referenciade activo y con detalle de su plan de amortización.

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• Desde / Hasta activo : Códigos de activo inicial y final a listar. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de activo definidos.



III.J.4.d. Movimientos

Mediante esta opción podemos obtener un listado de los movimientos de uno o mástipos aplicados a los activos seleccionados en un periodo de tiempo determinado :

• Desde / Hasta activo : Códigos de activo inicial y final a listar. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de activo definidos.

• Tipo de movimiento : Código del tipo de movimiento a listar. Pulse [F5] para obteneruna relación de los códigos disponibles y seleccionar uno o más de ellos.

• Desde / Hasta fecha : Rango de fechas de los movimientos a listar.• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.

Ver también:Entrada de movimientos

III.J.4.e. Movimientos acumulados

El listado de movimientos acumulados muestra las entradas (Compras), salidas(Ventas, Bajas, Regularizaciones) y amortizaciones de los activos de los grupos yperiodo seleccionado, así como sus correspondientes valores acumulados.

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• Periodo : Periodo contable para el que se calculan los valores.• Sólo resumen : Indica si se desea obtener únicamente un resumen por grupo de los

movimientos acumulados o un detalle de cada uno de los activos de los gruposseleccionados.



III.J.4.f. Bajas

Mediante esta opción podemos obtener un listado de los movimientos de baja, ventay/o regularización aplicados a los activos en un periodo determinado:

• Periodo : Periodo contable para el que se listan los movimientos.• Tipo de movimiento : Código del tipo de movimiento a listar. Pulse [F5] para obtener

una relación de los códigos disponibles y seleccionar uno o más de ellos.• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.


III.J.4.g. Activos sin plan

Mediante esta opción podemos obtener un listado de los activos para los que no se haestablecido un plan de amortización.

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III.J.4.h. Contabilizaciones

Mediante esta opción podemos obtener un listado de los asientos generados por elmódulo de amortización para los y periodo seleccionados.


• Periodo : Periodo contable para el que se listan los asientos.• Confirmación : Confirma el listado con los parámetros actuales.

Ver también:Entrada de movimientosAmortización periódica

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IV. Servicio

IV.A. Introducción

El módulo de gestión de taller cubre todas las actividades de este departamento conuna gran flexibilidad; las diversas opciones de este módulo permiten una gran variedadde formas de trabajo, que se adaptan a empresas y talleres de todos los tamaños:desde la posibilidad de que un mismo operario abra y cierre las órdenes de reparaciónhasta la de que estos trabajos se realicen de forma completamente independiente;desde que la facturación se pase directamente a contabilidad a que la contabilizaciónse haga "por lotes" en periodos determinados.

Además de las labores propias de facturación, el módulo contempla también lasnecesidades de análisis de productividad, gestión del tiempo disponible, seguimientopost-venta, etc.

De acuerdo con los fabricantes y distribuidores, puede también realizarse la tramitaciónde garantías, campañas y todo tipo de comunicaciones relacionadas con la actividaddel taller.

Las órdenes de reparación se dividen en averías, y estas a su vez en operaciones quepueden contener marcadas (tiempos) y / o recambios. La asignación de cuentas parafacturación se hace a nivel de avería, por lo que es posible emitir mas de una facturapara una misma orden de reparación (P.Ej. cuando en la misma orden concurrentrabajos de facturación a cliente con otros que se tramitan por garantía) aunque porsupuesto también es posible abrir una orden de reparación para cada tipo de trabajo.

También es posible la confección de presupuestos, con la misma estructura de lasórdenes (en este caso los recambios imputados no se descontarán del inventario), yconfirmarlos traspasando toda su información a la nueva orden de reparación.

IV.B. Parámetros

IV.B.1. Codificación de trabajos

Las órdenes de reparación se dividen en averias, y estas a su vez en operaciones.Tanto unas como otras pueden codificarse, de forma que los trabajos más habitualespueden quedar predefinidos en toda su estructura, ncluidos los tiempos y la asignaciónde recambios.

Para la definición de los trabajos codificados se utilizan las siguientes opciones delmenú:

Definición de averías codificadasPermite la asignación de descripciones de avería a cada código:• Código de avería : Código que se asigna a la avería.

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• Descripción : Descripción de la avería.

Definición de operaciones codificadasPermite la asignación de descripciones de operación a cada código:• Código tarifario : Código que se asigna a la operación.• Descripción : Descripción de la operación.

Operaciones por averíaAsigna las operaciones a realizar, así como la cantidad de cada una de ellas, arealizar en la resolución de cada avería:• Código de avería : Código de la avería para la que se detallan las operaciones.

Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de avería definidos.• Código tarifario : Código de la operación componente de la avería. Pulse [F5]

para obtener una relación de los códigos de operación definidos.• Cantidad : Número de veces que la operación debe repetirse en la avería.

Recambios por operación y modeloCódigos y cantidades de los recambios a utilizar en una operación y para cadamodelo de vehículo:• Código tarifario : Código de la operación para la que se detallan los recambios.

Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de operación definidos.• Modelo : Codificación de los modelos para los que se aplicará el recambio.

Pueden utilizarse comodines ("*") en la codificación. Si queda en blancosignificará que el recambio se incluye para cualquier modelo. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de modelo defnidos.

• Referencia : Código del recambio que se utilizará en la resolución de laoperación en los modelos indicados. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de recambios defnidos.

• Cantidad : Unidades del recambio que se utilizarán en la resolución de laoperación en los modelos indicados.

TarifarioTiempos establecidos en la resolución de operaciones para cada modelo devehículo:• Código tarifario : Código de la operación para la que se detallan los tiempos.

Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de operación definidos.• Modelo : Codificación de los modelos para los que se aplicará el tiempo indicado.

Pueden utilizarse comodines ("*") en la codificación. Si queda en blancosignificará que el recambio se incluye para cualquier modelo. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de modelo defnidos.

•••• Horas : Tiempo a utilizar en la resolución de la operación en los modelosindicados.

Ver también:Apertura de O.R.Cierre de O.R.

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IV.B.2. Presencia

Esta opción permite establecer el horario laboral de la empresa, enmpleado porempleado, con objeto de posibilitar la obtención de información sobre el tiempodisponible (reserva de horas) y el empleo de ese tiempo (Listados de productividad yeficiencia).

Permite también la entrada de las horas de presencia real de forma manual, aunque laforma idónea de hacer esto sea la opción del reloj de marcaje. Todas las horas sedeberán entrar en forma centesimal (P.Ej.10:45 será 10.75, 11:30 será 11.50)

El programa mostrará una relación de los empleados definidos en la aplicación.

Presencia teórica general de la empresaPara definir la presencia de convenio (o presencia teórica) general para toda laempresa, pulsar [F5]. Se mostrará la siguiente ventana, en la que podemos ver uncalendario del mes junto con el detalle del horario para cada día. Puede desplazarsepor los días del mes mediante laas teclas de cursor, o cambiar de mes mediante lasteclas de avance y retroceso de págna.

Pulse [F5] para definir un horario general que se aplicará a todos los días laborables(Lunes a Viernes) del mes.

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A continuación puede ajustar los valores atípicos (festivos, medias jornadas, Sábadoslaborables, etc.), seleccionando [F1] y modificando el horario para cada día enconcreto.

Presencia teórica y real de cada empleadoSeleccione [F1] al empleado de la relación. Si desea asignar a este empleado elhorario de convenio general, pulse [F6]. A continuación puede hacer las modificacionesnecesarias (festivos / vacaciones del empleado, medias jornadas, etc.) seleccionando[F1] los días necesarios.

En caso de no utilizar el reloj de marcaje para registrar las entradas y salidas de laempresa, puede reflejar las presencias reales de forma similar a lo hecho con lasteóricas de cada empleado. En tal caso, pulse [F5] para asignar como presencia realdel empleado la definida como teórica de la empresa y a continuación haga lascorrecciones oportunas en los días en que sea necesario.

Ver también:Imputación de tiempos

IV.C. Tratamiento de órdenes de reparación

IV.C.1. Reserva de horas

Mediante esta opción se pueden registrar las solicitudes de asistencia realizadas conantelación, a efectos de controlar la carga de trabajo del taller.

Funciona como una agenda en la que se registran las reservas realizadas, con sudescripción y previsión de tiempos. La primera pantalla muestra las reservas hechaspara un día en concreto, la disponibilidad de horas para ese día y la ocupación previstadel taller. Se diferencian las horas disponibles y asignadas para trabajos de mecánica(M) y para otros trabajos (*).Puede utilizar las teclas de cursor para desplazarse por el calendario y las de avance /

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retroceso de página para cambiar el mes.

También es posible conocer la ocupación de cualquier otro centro de trabajo [F3],cambiar de fecha [F8] alguna de las reservas del día y obtener un listado [F6] de lasreservas.

Para registrar una nueva reserva o modificar o eliminar alguna de las existentes,seleccione [F1] el día deseado.

Si se trata de una nueva reserva, puse [F9] y cumplimente los datos siguientes:

• Hora : Hora de entrada al taller prevista.• Matrícula : Matrícula del vehículo. Pulse [F5] para obtener una relación de las

matrículas existentes.• Modelo : Modelo del vehículo. Si la matrícula entrada existe, este dato aparecerá de

forma automática. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de modeloexistentes.

• Nombre : Nombre del propietario. Si la matrícula entrada existe, este dato apareceráde forma automática.

• Teléfono : Teléfono de contacto. Si la matrícula entrada existe, este dato apareceráde forma automática.

• Comentarios : Descripción de los trabajos a realizar. Se mostrarán en el momento

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de abrir la oredn de reparación.• Tipo : Indica si se trata de una reparación mecánica (M) o de otro tipo (libre).• Centro : Centro al que se asigna el trabajo. Por defecto, aparece el centro de trabajo

actual.• Horas previstas : Horas previstas para la reparación (En centesimal).

Para modificar o eliminar una de las reservas, sitúese sobre ella y pulse [F1] o [F10]respectivamente.

Ver también:Apertura de O.R.

IV.C.2. Apertura de O.R.

Mediante esta opción se realiza la recepción de vehículos en taller y la apertura de lacorrespondiente orden de reparación, en la que se reflejarán los trabajos a realizar.También permite la modificación de órdenes previamente abiertas, siempre y cuandoestas no estén ya cerradas, y la confección de presupuestos para reparaciones.

• Tipo de orden : Tipo de la orden de reparación. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los tipos de orden y presupuesto definidos.

• Número de Orden : Si desea abrir una orden nueva, pulse [Intro]. Para modificaruna orden existente, entre su número. Pulse [F5].para obtener una relación de lasórdenes de reparación existentes.

Si se trata de una orden de reparación nueva, deberá cumplimentar los datossiguientes :

• Matrícula : Matrícula del vehículo para el que se abre la orden. Si la matrículaintroducida no existe, se accederá directamente al mantenimiento de matrículas para

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su alta. Pulse [F5] para obtener una relación de las matrículas existentes.

Una vez identificado el vehículo, podemos consultar su historial de reparaciones [F6],o acceder asus datos [F3] para modificarlos.

Si existiera alguna campaña aplicable al vehículo introducido, se informará de ellomediante una pantalla como la siguiente, en la que se muestra el tipo de trabajo arealizar:

Si el vehículo introducido tuviera hora reservada con antelación, se informará de ellomediante una pantalla como la siguiente, en la que se muestra el tipo de trabajo arealizar:

• Kilómetros : Kilómetros que registra el vehículo a su entrada en taller.• Fecha y hora de entrada : Fecha y hora de la recepción (por defecto se muestran

las actuales).• Fecha y hora de salida prevista : Fecha y hora previstas para su salida del taller.• Recepcionista : Código de empleado del recepcionista. Pulse [F5] para obtener una

relación de los códigos de empleado disponibles.• Triángulo : Identificador de localización del vehículo en el taller.• Comentarios : Texto que se asociará al vehículo para mostrarse en futuras aperturas

de órdenes de reparación.

Una vez cumplimentados los datos anteriores, se pasará a identificar los trabajos arealizar. En general, es recomendable abrir una línea para cada trabajo a realizar, deforma que, al cierre de la orden de reparación, puede asignarse una cuenta de cargodistinta para cada partida. No obstante, también es posible agrupar todos los trabajosen una únia linea, y dejar para la fase de facturación la separación de los mismos porcuenta de cargo.

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Si estamos abriendo una orden de reparación nueva, entraremos directamente enmodo de edición; si por el contrario modificamos una orden existente, entraremos enmodo de selección, pudiendo agregar [F9] nuevas averías, modificar [Intro] y borrar[F10] las existentes :

• Número de avería : Número asignado a la avería dentro de la orden de reparación.• Código de avería : Si la avería está codificada, podemos introducir su código; en

caso contrario dejar en blanco. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigosde avería definidos.

• Descripción : Descripción del trabajo a realizar.

Una vez en modo de selección, además de agregar [F9], modificar [Intro] o borrar [F10]averías, podemos también acceder a detallar sus operaciones [F1], expandirla [+](desglosar la avería codificada en todos sus componentes) o podarla [-] (eliminar todoslos componentes de la avería) si se trata de una avería codificada, y modificar [F3] losdatos de cabecera de la orden o borrar [F8] la orden completa.

El tratamiento de las operaciones, aún siendo muy similar al de las averías, se trata enel apartado de Cierre de O.R.

Pulsar [Esc] para finalizar el tratamiento de la orden de reparación. Se solicitaráconfirmación para su impresión.

Ver también:Reserva de horasCodificación de trabajosImputación de tiemposImputación de recambiosCierre de O.R.Aplicaciones para dispositivos inalámbricos

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IV.C.3. Imputación de tiempos

Una vez abierta la orden de reparación puede iniciarse el trabajo sobre el vehículo.Durante el mismo será necesario emplear diversos materiales y trabajos para laresolución de las averías planteadas.

La imputación de mano de obra y recambios en la aplicación puede hacerla el propiooperario de forma simultanea a su utilización física en la reparación del vehículo, segúnlo explicado a continuación, o bién como un proceso diferido realizado por un operariode facturación durante el cierre de la orden de reparación.

Reloj de marcaje

Cuando la imputación de tiempos debe realizarla el propio operario que realiza lareparación, es recomendable utilizar esta opción , que funciona como el reloj en que eloperario refleja los inicios y finales de sus trabajos. funciona en tiempo real, por lo quelos trabajos se registran con la hora de entrada en el sistema. Adicionalmente, puedeutilizarse esta opción para registrar las entradas y salidas de la empresa, y con ellas lapresencia real de los empleados.

• Mecánico : Código identificador del operario. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de operario definidos.

Si el operario no tiene registrada ninguna marcada anterior o esta es de finalización deun trabajo, se entiende que abrirá un trabajo nuevo, por lo que se solicitará laidentificación de la orden de reparación a tratar:

• Tipo de orden : Tipo de la orden de reparación. Pulse [F5] para obtener unarelación de los tipos de orden definidos.

• Número de Orden : Número de la orden de reparación a tratar. Pulse [F5].paraobtener una relación de las órdenes de reparación existentes.

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A continuación deberá identificar la avería de la orden en la que se va a trabajar.Localícela utilizando las teclas de cursor y selecciónela [F1]. En este punto puedetambier crear [F9] una nueva marcada.

Se mostrará (en centesimal) la hora con que se registrará esta marcada, y sesolicita confirmación :

Si, por el contrario, se trata de una marcada de finalización de trabajo, únicamente sesolicitará la confirmación a la hora de final mostrada:

��Para utilizar esta opción como registro de entradas y salidas, únicamente deberáidentificarse el empleado y pulsar [F3]; en función de las marcadas anteriores sedeterminará si se trata de la entrada o salida de la mañana o la tarde:

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Ver también:Imputación de recambiosCierre de O.R.Presencia

IV.C.4. Imputación de recambios

Una vez abierta la orden de reparación puede iniciarse el trabajo sobre el vehículo.Durante el mismo será necesario emplear diversos materiales y trabajos para laresolución de las averías planteadas.

La imputación de mano de obra y recambios en la aplicación puede hacerla el propiooperario de forma simultanea a su utilización física en la reparación del vehículo, segúnlo explicado a continuación, o bién como un proceso diferido realizado por un operariode facturación durante el cierre de la orden de reparación.

Pantalla de imputación de recambios

De forma conjunta con reloj de marcaje, esta opción permite que a partir del código deoperario, podamos identificar a qué orden de reparación deben asignar los recambiossolicitados. El operario deberá tener un trabajo abierto para poder asignar losrecambios.

• Mecánico : Código identificador del operario. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de operario definidos.

En función de que existan o no anteriores imputaciones de recambio a este trabajo semostrará la siguiente ventana en modo de selección o en modo de edición. En el primercaso, podremos añadir [F9] nuevos recambios, o modificar [F1] o eliminar [F10] losexistentes:

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• Referencia : Código del recambio utilizado. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de recambio existentes.

• Descripción : Descripción del recambio (por defecto, se muestra la asignada alcódigo en el catálogo de recambios).

• Cantidad : Cantidad de recambio utilizada.• PVP : Precio de venta del recambio (por defecto se muestra el asignado al código en

el catálogo de recambios).• Descuento : Porcentaje de descuento a aplicar. Si existe algún descuento por código

de cliente y pieza aplicable, aparecerá indicado.

Ver también:Imputación de tiemposCierre de O.R.

IV.C.5. Cierre de O.R.

Mediante esta opción se facturan y cierran las órdenes de reparación. También permitela definición de averías y operaciones así como la imputación de recambios y tiemposen diferido.

• Tipo y número de orden : Identificar la orden de reparación a cerrar. En cada caso,pulsar [F5] para obtener una relación de los valores disponibles.

Una vez identificada la orden, se mostrará la ventana de averías. En ella podemosañadir [F9] nuevas averías o modificar [Intro] o eliminar [F10] las existentes. Podemostambién modificar [F5] los datos de la matrícula asociada a la orden, así como expandir[+] o podar [-] una avería como se vió en la apertura de órdenes de reparación.

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• Número de avería : Número asignado a la avería dentro de la orden de reparación.• Código de avería : Si la avería está codificada, podemos introducir su código; en

caso contrario dejar en blanco. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigosde avería definidos.

• Descripción : Descripción del trabajo a realizar.• Tipo y número de cliente : Código de cliente a que se facturará la avería. Por

defecto se muestra el del cliente asociado a la matrícula del vehículo para el que seabrió la orden. Pulse [F5] en cualquier caso para obtener una relación de los valoresdisponibles.

• Tipo de venta : Código del tipo de venta que se aplicará a la avería y, por defecto, alas operaciones que se abran en ella. Puede dejarse vacío, y cumplimentarlo en lasoperaciones que componen la avería y que pueden tener tipos de venta diversos.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de venta definidos.

• Situación : (no modificable) Indica la situación de la avería : abierta (N), facturada(F), confirmada (S) o contabilizada (C).

Pulse [F1] para acceder al detalle de las operaciones que componen la avería, o [F3]para facturar algnua de las partidas de la orden. [Esc] finaliza el tratamiento de la ordenactual.

Detalle de operaciones

Si accede al detalle de las operaciones [F1], se mostrará una ventana como lasiguiente:

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En ella podemos crear [F9] nuevas operaciones, o modificar [Intro] o eliminar [F10] lasexistentes. Podemos también expandir [+] o podar [-] una operación (de forma análogaa lo explicado para las averías), traspasar [F3] una operación a otra avería, o asignarun tipo de venta general [F8] a todas las operaciones. Puede también utilizar las teclasde cursor y para pasar a ver las operaciones de la anterior [�] o siguiente [�] averíade la orden de reparación. [Esc] finaliza el tratamiento de las operaciones, regresandoa la ventana de averías.

• Número de operación : Número asignado a la operación dentro de la avería.• Código tarifario : Código de la operación realizada. Puede quedar en blanco si la

operación no está codificada. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos deoperación definidos.

• Descripción : Descripcíon detallada de los trabajos realizados. Al abrir una nuevaoperación, por defecto se mostrará la descripción entrada en la avería; si la operaciónestá codificada, se mostrará la descripción correspondiente al código entrado.

• Tipo de venta : Código del tipo de venta que se aplicará a la operación. Pulse [F5]para obtener una relación de los códigos de tipo de venta definidos.

En función del tipo de venta seleccionado, se mostrarán los importes de venta y coste(si son calculados a partir de las marcadas), se solicitará el importe de venta de laoperación (calculando el coste a partir de las marcadas) o se solicitarán ambosimportes. P.Ej., Si la operación se refiere a un trabajo subarrendado (osubcontratado), deberemos seleccionar el tipo de venta adecuado para cumplimentarsus importes de venta y coste.

• Venta : Importe de venta de la operación (recambios no incluidos); se solicitaráúnicamente si el PVP / hora del tipo de venta utilizado es 0 (cero). En caso contrario,se calculará en función de los tiempos de venta y la tarifa aplicable.

• Coste : Importe de coste de la operación (recambios no incluidos); si el tipo de ventaseleccionado es de mano de obra propia, se calculará en función de los tiempos decoste y el precio de coste de cada operario. En caso contrario, se solicitará.

Pulse [F1] para acceder al detalle de las marcadas de la operación (sólo si el tipo deventa de esta es de mano de obra propia), o [F6] para los recambios. En cada casopodremos añadir [F9], modificar [F1] o eliminar [F10] las lineas correspondientes, asícomo traspasarlas [F3] a una avería-operación distinta. Puede también utilizar lasteclas de cursor y para pasar a ver los recambios o marcadas de la anterior [�] osiguiente [�] operación de la avería seleccionada.

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• Mecánico : Código identificador del operario que realizó el trabajo. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de operario definidos.

• Fecha : Fecha de la marcada.• Hora de inicio : Hora en que se inició la marcada.• Hora de fin : Hora en que finalizó la marcada.• Horas de coste : (no modificable) Diferencia entre hora de fin y hora de inicio.

Tiempo empleado en la marcada.• Horas de venta : Por defecto, se indicarán las mismas horas de coste. Horas a

facturar.

Es posible indicar unas horas de venta totales [F8] de forma que las horas de venta sedistribuyan de forma proporcional a las de coste para cada marcada, lo cual agiliza lafacturación de trabajos complejos, con muchas marcadas y operarios implicados, sinafectar a los ratios de productividad de cada uno de ellos. [Esc] finaliza el tratamientode las marcadas, regresando a la ventana de operaciones.

• Referencia : Código del recambio utilizado. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de recambio existentes.

• Cantidad : Cantidad de recambio utilizada.• Descuento : Porcentaje de descuento a aplicar. Si existe algún descuento por código

de cliente y pieza aplicable, aparecerá indicado.• PVP : Precio de venta del recambio (por defecto se muestra el asignado al código en

el catálogo de recambios).• Descripción : Descripción del recambio (por defecto, se muestra la asignada al

código en el catálogo de recambios).

[Esc] finaliza el tratamiento de los recambios, regresando a la ventana de operaciones.

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Facturación

Si en la ventana de averías pulsa [F3], accederá a la ventana de facturación de laorden. En ella se muestran las cuentas de cargo utilizadas en la orden, pudiendofacturarse unas y dejar otras pendientes (P.Ej. podemos facturar una parte de lostrabajos con cargo a cliente y dejar pendientes otros con cargo a garantía).

Pulse [F1] para facturar la partida seleccionada. Se imprimirá una copia de la factura.Si en los parámetros de la empresa así se indicó, la factura será contabilizada. Puedetambién obtener una copia de la factura sin necesidad de emitirla, mediante la opción[F3] (pre-factura). Si únicamente desea comprobar los importes, pulse [F5] (verimportes):

Si la factura emitida no está aún contabilizada, podrá modificarle la fecha de emisión[Intro].

También puede desfacturar [F8] una factura emitida: en este caso, si la factura noestá contabilizada, se anulará el número utilizándose en la próxima factura emitida delmismo tipo; si la factura estuviera contabilizada, se generará una orden y factura deabono, que será contabilizado e impreso en el acto, solicitándose confirmación paraabrir una nueva orden con las mismas partidas anuladas de la original (si se trata deanular una factura, no se abrirá una nueva orden, pero si se pretende corregir unafactura, esta opción le permitirá partir de la base de la factura errónea original), y semostrará el número de orden en que se ha generado el abono y, en su caso, el númerode orden abierta para modificación.

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Ver también:Apertura de O.R.Imputación de tiemposImputación de recambios

IV.C.6. Confirmación de O.R.

Mediante esta opción se confirman, en caso necesario, las facturas emitidas. Laconfirmación de una factura supone pasarla a una situación de "no modificable" comopaso previo a su contabilización.

Únicamente deberá utilizar esta opción si en los parámetros de empresa indicó "F" ensituación de facturas.

Al entrar en esta opción podremos ver una relación de las facturas emitidas que estánen situación de pendientes de contabilización.

En esta relación, junto a los datos identificativos de la factura, podemos ver la situaciónen que se encuentra actualmente:

• Abierta (N) : Indica que, aunque la factura ha sido emitida, se ha modificado conposterioridad y debe reimprimirse; en esta situación, la factura no podráconfirmarse.

• Emitida (F) : La factura ha sido emitida y está pendiente de confirmación.• Confirmada (S) :La factura ya ha sido confirmada y está pendiente de

contabilización.

En esta situación podemos confirmar [F1] o desconfirmar [F3] una factura, o ver eldetalle de la misma [F5] de forma análoga a lo explicado en la consulta del historial.

Podemos también confirmar las facturas por fecha de emisión [F8], de forma que seconfirmarán todas las facturas que estén en situación "F" entre dos fechas dadas.

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Ver también:Datos de empresaCierre de O.R.

IV.D. Consultas y listados

IV.D.1. Consulta del historial

Mediante esta opción se accede a los datos del historial de reparaciones de unvehículo, pudiendo obtenerse copias de las facturas emitidas y obtener un listado delmismo:

• Vehículo : Matrícula del vehículo cuyo historial desea consultar. Pulse [F5] paraobtener una relación de las matrículas existentes.

• Fecha : Fecha a partir de la cual se mostrarán las reparaciones efectuadas alvehículo.

Las reparaciones efectuadas al vehículo en el plazo establecido, incluidas aquellas queactualmente estén en curso, se mostrarán en orden de antigüedad creciente (primerolas más recientes). Pulse [F1] para acceder al detalle de averías de la facturaseleccionada, o [F3] si desea obtener una copia de la misma. Nótese que se muestrauna línea por cada factura emitida, por lo que al acceder al detalle de averías se veránúnicamente las asignadas a la factura seleccionada.

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A partir de aquí, puede accederse al detalle de operaciones [F1], marcadas yrecambios de forma análoga a lo explicado en el cierre de órdenes de reparación.

Al abandonar [Esc] la consulta del historial, se solicitará confirmación para obtener unlistado de los movimientos vistos en pantalla.

Ver también:Cierre de O.R.Listado del historial

IV.D.2. Historial de taller

Mediante esta opción se puede obtener un listado del historial de reparaciones de losvehículos:

• Desde / Hasta matrícula : Rango de matrículas a listar; por defecto se muestran laprimera y la última definidas. Pulse [F5] para obtener una relación de las matrículasdefinidas.

• Desde / Hasta fecha : Rango de fechas a listar (ambas fechas inclusive).

Ver también:Consulta del historial

IV.D.3. Consulta de facturas

Esta opción nos permite consultar las facturas emitidas en un periodo determinado,pudiendo además seleccionar por tipo de factura y por cuenta de cargo.

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• Desde / Hasta fecha : Rango de fechas de emisión de las facturas a consultar.• Serie de facturas : Código del tipo de facturas a consultar. Deje [*] para todos los

tipos. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de factura definidos.• Cuenta de cargo : Selección por tipo y/o número de cliente de las facturas a

consultar. Deje [*] en cualquier caso para todos los tipos y/o números. Pulse [F5]para obtener una relación de los valores disponibles.

Una vez se muestran las faturas seleccionadas, podemos obtener un listado [F6] de lasmismas, o bien acceder al detalle [F1] de los trabajos facturados, de forma análoga a loexplicado en el cierre de órdenes de reparación. Pulse [F5] si desea localizar unafactura en concreto en la relación.

Ver también:Cierre de O.R.

IV.D.4. Diario de ventas

Mediante esta opción obtendremos un listado de las facturas emitidas en un plazo detiempo determinado, pudiendo además restringirlo por tipo de factura, y que podráutilizarse como origen de datos para un listado de etiquetas o un listado "a medida" dedatos de clientes o de matrículas.

• Fecha inicial / final : Rengo de fechas de emisión de las facturas a listar.• Tipo de facturas : Código del tipo de facturas a listar. Deje [*] para todos los tipos.

Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de factura definidos.• Etiquetas : Indica si se guardarán los datos de terceros asociados a las facturas

listadas para su utilización como origen de datos en un listado a medida.• Datos : En caso de guardar los datos, indicar si deben guardarse los de la cuenta de

cargo (cliente) o los del propietario del vehículo (matrícula) asociado a la factura.• Fichero : En caso de guardar los datos, nombre del fichero en que se guardarán y

que podrá utilizarse como origen de datos en la emisión de etiquetas o listados amedida.

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Ver también:Diario detalladoDiario resumidoResumen contable

IV.D.5. Diario detallado

En este listado, similar al diario de ventas, se desglosan las facturas por partidas,identificadas por los tipos de venta y códigos de familia de los recambios utilizados.


Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de factura definidos.

Al pie de la relación de facturas, se listará un resumen por partidas de los importesfacturados y de coste.

Ver también:Diario de ventasDiario resumidoResumen contable

IV.D.6. Diario resumido

Mediante esta opción se obtiene un listado del número de facturas emitidas por tipo ydía. No es una relación de facturas, como la vista en el diario de ventas, sino untotalizador de la facturación diaria del periodo seleccionado.


Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de factura definidos.

Ver también:Diario de ventasDiario detalladoResumen contable

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IV.D.7. Resumen contable

Mediante esta opción se obtiene un listado de los apuntes contables que generan lasfacturas emitidas en un periodo determinado. Difiere del diario contable en que aquí selistan las facturas emitidas, aunque no estén contabilizadas, y en que las cuentas semuestran de forma agrupada, en una única línea para cada cuenta.

• Fecha inicial / final : Rengo de fechas de emisión de las facturas a listar.

Ver también:Diario de ventasDiario detalladoDiario resumido

IV.D.8. Presencia

Listado de la presencia teórica y real por empleado y día. Puede restringirse a unempleado.

• Año y mes : Mes del que se obtiene el listado.• Empleado : Código del empleado a listar. Deje [*] para listar todos. Pulse [F5] para

obtener una relación de los códigos de empleado definidos.

Ver también:Reloj de marcajeMantenimiento de presencia

IV.D.9. Productividad

Mediante esta opción obtenemos un listado en el que, empleado por empleado, seanalizan sus ratios de productiviidad, eficiencia, empleo y absentismo en un periododeterminado. El listado puede restringirse a una sección de las definidas en elmantenimiento de personal. La información de este listado se obtiene de la presenciapor un lado y de las marcadas de operarios por otro; no tiene sentido, por tanto,obtener el listado para secciones no productivas.

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• Desde / Hasta fecha : Rango de fechas a listar.• Sección : Sección a listar. Deje [*] para listarlas todas.

Datos en el listado

Operario : Código y nombre del empleado.Horas previstas : Horas definidas como presencia teórica para el empleado en elperiodo seleccionado.Horas reales : Horas entradas como presencia real para el empleado en el periodoseleccionado.Horas trabajadas : Total de horas imputadas durante el periodo, ya sea a trabajoscerrados como a trabajos en curso ( = horas curso + horas coste).Horas en curso : Total de horas imputadas durante el perido a trabajos que no hansido aún cerrados.Horas de coste : Total de horas imputadas durante el perido a trabajos que ya hansido cerrados.Horas vendidas : Horas vendidas durante el periodo, desglosadas por tipo defactura.Eficiencia : Ratio de eficiencia ( = 100 * horas venta / horas coste).Empleo : Ratio de empleo ( = 100 * horas trabajadas / presencia real).Productividad : Ratio de productividad ( = eficiencia * empleo / 100).Absentismo : Ratio de absentismo ( = 100 * [1 - presencia real / presenciateorica]).

Ver también:PresenciaImputación de tiemposCierre de O.R.

IV.D.10. Marcadas

Mediante esta opción obtenemos un listado de las marcadas realizadas en un periodoestablecido por los operarios seleccionados.

• Desde / Hasta fecha : Rango de fechas a listar.• Desde / Hasta mecánico : Códigos de operario inicial y final a listar. Pulse [F5] para

obtener una relación de los códigos de operario definidos.

Datos en el listado

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Fecha : Fecha en que se realizó la marcada.Orden : Tipo y número de la orden de reparación en que se imputó la marcada.Hora de inicio / fin : Horas de inicio y final de la marcada.Incidencias : Una o más letras indicando lo siguiente :

M : Marcada iniciada antes de la hora de inicio de jornada, según el horarioteórico del empleado.D : Marcada que se prolonga durante el descanso de mediodía, según elhorario teórico del empleado.T : Marcada que finaliza después de la hora de cierre de jornada, según elhorario teórico del empleado.S : La marcada se solapa con otra del mismo mecánico y fecha.? : La presencia teórica del empleado no ha sido definida.

Horas de coste : Horas empleadas, si la marcada pertenece a un trabajo yacontabilizado.Horas de venta : Horas de venta de la marcada.Horas en curso : Horas empleadas, si la marcada pertenece a un trabajo nocontabilizado.Venta - coste : Diferencia entre venta y coste o curso.

Ver también:Imputación de tiemposProductividad

IV.D.11. Trabajos en curso

Mediante esta opción obtendremos un listado valorado de los recambios y tiemposimputados en trabajos no facturados. Puede restringirse por tipo de orden dereparación, a efectos de separar las órdenes reales de los presupuestos de reparación.

Se listarán únicamente las órdenes abiertas durante el periodo indicado,considerandose en curso aquelas que no estén facturadas o cuya factura se emitió conposterioridad a la fecha final indicada: el listado mostrará, por lo tanto, la situación delos trabajos en curso a la fecha final indicada.

• Desde / Hasta fecha : Fechas de apertura inicial y final de las órdenes a considerar.Además, la fecha final servirá como referente para determinar la situación del trabajo.

• Tipo de orden : Código del tipo de orden de reparación a considerar. Deje [*] paralistar todas. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de orden dereparación definidos.

Ver también:

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Listado de órdenes abiertas

IV.D.12. Órdenes abiertas

De forma similar al listado de trabajos en curso, esta opción nos permite obtener unarelación de las órdenes de reparación abiertas en un plazo determinado quepermanecen, al menos parcialmente, sin facturar. A diferencia del listado de trabajos encurso, aquí no se detallarán materiales ni tiempos imputados, ni se considerará lasituación a la fecha final sino a la fecha actual. El objetivo de este listado es lalocalización de órdenes noutilizadas para su posterior anulación.

• Desde / Hasta fecha : Fechas de apertura inicial y final de las órdenes a considerar.• Tipo de orden : Código del tipo de orden de reparación a considerar. Deje [*] para

listar todas. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de orden dereparación definidos.

Ver también:Trabajos en curso

IV.D.13. Seguimiento post-venta

Mediante esta opción podemos obtener un listado de órdenes de reparación filtrado pordiversos criterios, pudiendo utilizar además el resultado para obtener una relación deetiquetas o un listado a medida de las matrículas asociadas a estas órdenes.

• Selección por datos de la orden de reparación : Los siguientes filtros se aplicaránsobre las órdenes de reparación:

• Tipo de orden : Selección por código del tipo de orden de reparación. Puedeutilizar comodines. Deje [*] para no aplicar este filtro. Pulse [F5] para obtener unarelación de los codigos de tipo de orden de reparación definidos.

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• Rango de números de orden : Selección por número de orden, que deberá estarentre los indicados.

• Rango de fechas de apertura de orden : Selección por fecha de apertura de laorden, que deberá estar entre las indicadas. Deje en blanco para no aplicar estefiltro.

• Selección por datos del vehículo : Los siguientes filtros se aplicarán sobre elvehículo asociado a la orden :

• Rango de fechas de última visita : Selección por fecha de última visita delvehículo asociado a la orden, que deberá estar entre las indicadas. Deje enblanco para no aplicar este filtro.

• Rango de fechas de venta : Selección por fecha de venta del vehículo asociadoa la orden, que deberá estar entre las indicadas. Deje en blanco para no aplicareste filtro.

• Rango de fechas de final de garantía : Selección por fecha de final de garantíadel vehículo asociado a la orden, que deberá estar entre las indicadas. Deje enblanco para no aplicar este filtro.

• Modelo de vehículo : Selección por modelo de vehículo. Puede utilizarcomodines. Deje [*] para no aplicar este filtro.

• Código de concesionario vendedor : Selección por concesión vendedora.Puede utilizar comodines. Deje [*] para no aplicar este filtro.

• Selección por datos de los trabajos realizados : Los siguientes filtros se aplicaránsobre los trabajos realizados en la orden :

• Tipo de venta : Selección por tipo de venta utilizado. Puede utilizar comodines.Deje [*] para no aplicar este filtro. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de tipo de venta definidos.

• Código de pieza utilizada : Selección por recambio utilizado. Puede utilizarcomodines. Deje [*] para no aplicar este filtro. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de pieza definidos.

• Código de pieza no utilizada : Selección por recambio no utilizado. Deje enblanco para no aplicar este filtro. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de pieza definidos.

• Operario : Selección por código de operario implicado. Puede utilizar comodines.Deje [*] para no aplicar este filtro. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de operario definidos.

• Etiquetas / Fichero : Indica si se guardarán (y, en su caso, el nombre del fichero enque se hará) los identificativos de las matrículas asociadas a las órdenes dereparación listadas para su utilización como origen de datos en un listado deetiquetas o listado a medida.

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V. Recambio

V.A. Introducción

El módulo de gestión de recambios cubre todas las actividades de este departamento,desde la compra del material hasta su venta, pasando por la gestión simultánea unnúmero indefinido de almacenes. manteniendo en cada uno de ellos un stockindependiente, con su propio perfil, manteniendo siempre una visión global delinventario de la empresa.

De acuerdo con los fabricantes y distribuidores, puede también realizarse la tramitaciónde pedidos, actualización de tarifas y todo tipo de comunicaciones relacionadas con laactividad del departamento.

V.B. Parámetros

V.B.1. Familias de recambios

Las familias de recambios son agrupaciones de materiales con característicascomunes, ya sean contables o de otro tipo. En función del código de familia que unareferencia tenga asignada, se hará la contabilización de sus compras y ventas, por loque para contabilizar dos materiales por separado será imprescindible asignarlescódigos de familia distintos. Por otra parte, pueden definirse familias distintas con unmismo destino contable, a efectos de obtener determinada información (diarios deventas, informes de familias, etc.) de forma desglosada, sin llegar a reflejar éstedesglose en el plan contable.

Puede crear [F9] nuevas familias, o modificar [F1] o eliminar [F10] alguna de lasexistentes. Si utiliza [Ctrl-A] para copiar una familia, se creará también el desglose decuentas por familia y tipo de venta para la nueva familia en función del de la familiaoriginal.

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• Familia : Código de la familia. Los códigos que comienzan por "$" se reservan parasu uso en la definición de conceptos de facturación diversos, no correspondientes amateriales, y sin movimiento de stock.

• Descripción : Descripción de la familia.• Cuenta / Subcuenta de compras : Cuenta y subcuenta contable para las compras

del material que se asigne a la familia. Pulse [F5] para obtener una relación de lascuentas / subcuentas definidas.

• Cuenta / Subcuenta de albaranes pendientes : Cuenta y subcuenta contable parala contabilización de las compras del material asignado a la familia cuando no se harecibido factura. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentasdefinidas.

• Cuenta / Subcuenta de analítica de compras : Cuenta y subcuenta analítica paralas compras del material que se asigne a la familia. Pulse [F5] para obtener unarelación de las cuentas / subcuentas definidas.

• Cuenta / Subcuenta de existencias analíticas : Cuenta y subcuenta analítica enque se cargarán en existencia las compras del material que se asigne a la familia.Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentas definidas.

Ver también:Cuentas por familia y tipo de venta

V.B.2. Descuentos por pieza

Permite definir los descuentos aplicados a la compra de materiales, en función del tipode pieza (código de descuento), el código de pieza (excepción) y el tipo de pedido.

Éstos descuentos se utilizan para la confección de pedidos valorados a proveedor, asícomo en la entrada manual de albaranes de compra.

Para definir un descuento en compra, cumplimente los siguientes datos:

• Código de descuento : Código de descuento para el que se definen los porcentajesde descuento a aplicar.

• Excepción : Grupo de piezas (por código de pieza) para el que se aplicarán losdescuentos indicados. En el ejemplo, las referencias que comiencen por "112BB" y

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tengan como código de descuento "A" utilizarán los porcentajes indicados para cadatipo de pedido. Si excepción está en blanco, las condiciones se aplicarán a todas laspiezas cuyo código de descuento sea el indicado y para las que no se hayaestablecido un descuento distinto mediante el código de excepción.

• Tipo de pedido : Código del tipo de pedido para el que se aplicará el descuentoindicado. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de pedidodefinidos.

• Descuento : Porcentaje de descuento que se aplica a los pedidos de cada tipo parael código y excepción indicados.

En el caso de que el tipo de pedido utilizado no esté previsto para el código dedescuento y excepción correspondientes, se entenderá que la pieza en cuestión nopuede ser pedida por este tipo de pedido, debiendo utilizarse alguno de los previstos.

Ver también:Pedido de recambiosEntrada de albaranes

V.B.3. Descuentos por cliente

De forma similar a los descuentos por pieza, esta opción nos permite establecer losdescuentos a aplicar en la venta de recambios (ya sea por mostrador o por taller) enfunción del tipo de pieza (código de descuento) y del tipo de cliente.

• Tipo de cliente : Código de definición libre que se asigna a un grupo de clientes a losque se quiere aplicar un descuento.

• Código de descuento : Código de descuento de las piezas afectadas por eldescuento indicado para el grupo de clientes seleccionado. Puede utilizarse tambiénel código de función de las referencias.

• Descuento : Porcentaje de descuento que se aplicará en las ventas del material delgrupo y a los clientes seleccionados.

El hecho de que un cliente tenga predeterminado un descuento no implica que, enúltima instancia, este descuento sea modificado en el momento de hacer la venta. El

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programa de facturación propondrá la aplicación del descuento predeterminado,pudiendo éste ser modificado - o anulado - por el operador.

Ver también:Imputacion de recambiosVentas por mostrador

V.C. Compras

V.C.1. Propuesta de pedido

Esta opción permite obtener un pedido automátco de recambios, basado en la situaciónactual del inventario, el perfil de cada almacén y la evolución de las ventas en losúltimos meses. Para este cálculo, se considera el almacén a nivel de empresa,agrupando los stocks de los distintos almacenes y sus perfiles para conseguir un únicopedido.

• Tipo de pedido : Código del tipo de pedido que se generará. Téngase en cuenta queel tipo de pedido actúa como filtro en la selección de las referencias a pedir, pues notodas podrán pedirse por determinados tipos de pedido. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de tipo de pedido definidos.

• Proveedor : Código del proveedor al que va destinado el pedido. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de proveedor definidos.

• Fecha de pedido : Fecha en que se realiza el pedido.• Fecha de venta : La propuesta se hará teniendo en cuenta únicamente los

recambios vendidos a partir de esta fecha o, dicho de otro modo, basándose en losrecambios que han tenido movimiento desde la fecha indicada.

• Factor : Multiplicador que permite variar la propuesta de forma proporcional. Lapropuesta "estándar" (factor=1) se calcula para cubrir las necesidades deconsumo de un mes. Variando el factor, podemos adecuar la propuesta a lasnecesidades del momento.

• Guardar pedido : Indicar si se desea asignar número definitivo de pedido a lapropuesta, de forma que pueda ser modificada y enviada a proveedor.

Ver también:Pedido de recambios

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V.C.2. Pedido de recambios

Mediante esta opción pueden crearse nuevos pedidos de recambio, así como modificarlos existentes - siempre que éstos no hayan sido enviados. Los pedidos enviadospodrán consultarse, pero no modificarse.

• Tipo de pedido : Código del tipo de pedido que se desea entrar o modificar. Puse[F5] para obtener una relación de los códigocs de tipo de de pedido definidos.

• Número de pedido : Si desea modificar un pedido existente, entre el número delmismo; pulse [F5] para obtener una relación de los pedidos no enviados. Para entrarun nuevo pedido, deje esta casilla en blanco.


Una vez cumplimentados los datos anteriores, aparecerá la ventana de líneas delpedido. Si el pedido es nuevo, se entrará en modo de edición; si por el contrario setrata de un pedido ya existente, se entrará en modo de selección.

En modo de edición, cumplimente los datos siguientes:

• Referencia : Código del recambio que se pide. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los códigos de recambios definidos.

• Cantidad : Cantidad que se pide.

Pulse [Esc] para finalizar el modo de edición y pasar al modo de selección.

Para cada referencia de recambio introducida, puede verse en la parte derecha unaventana en la que se detallan algunos datos de interés: entre otros, se muestran elstock actual, las unidades pendientes de recibir y servir, y las cantidades máximas ymínimas establecidas para la referencia, todo ello tanto para el almacén local comopara el conjunto de la empresa. Puede observarse también que, en cada línea derecambio aparece la cantidad que del mismo se ha recibido ya.

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En modo de selección puede crear [F9] nuevas líneas de pedido, o modificar [F1] oborrar [F10] las existentes (siempre que el pedido no haya sido ya enviado). La opción[Ctrl-B] "Borrar ceros" permite que, en lugar de dar de baja una por una, todas laslíneas con cantidad pedida cero se eliminen del pedido. Esto es particularmente útil almodificar una propuesta de pedido larga, en la que debamos eliminar muchas de laslíneas propuestas: en lugar de borrarlas una por una, las pondremos a cero paradespués borrarlas conjuntamente.

Pulse [Esc] para finalizar el tratamiento del pedido. Se solicitará confirmación para sulistado.

Ver también:Propuesta de pedidoEntrada de albaranes

V.C.3. Entrada de albaranes

Aunque lo habitual para la entrada de albaranes, al menos de proveedores habituales,será establecer un sistema de recepción automatizado, esta opción nos permitirá entrarmanualmente albaranes de compra de recambios, así como modificar los ya existentes(siempre y cuando éstos no hayan sido ya facturados o contabilizados).

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Tanto para entrar un nuevo albarán como para modificar uno existente, será necesariointroducir los siguientes datos:

• Proveedor : Código del proveedor que envía el material. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de proveedor definidos.

• Albarán : Número del albarán.• Fecha del albarán : Fecha del albarán.

Si el albarán solicitado existe, se mostrará por pantalla; en caso contrario se solicitaráconfirmación para su creación.

Se entrará en modo de selección. Puede añadir [F9] nuevas líneas al albarán, omodificar [F1] o eliminar [F10] alguna de las existentes.

Si las referencias entradas corresponden a un pedido entrado anteriormente, puedeutilizar las teclas [F6] para añadir o [F4] para eliminarlas. Al añadir referenciascorrespondientes a un pedido, puede optar por hacerlo por copia "total", en cuyo casose supondrán las referencias como recibidas en su totalidad, o "parcial", generándoseentonces las líneas con cantodad recibida cero; en cualquier caso, el resultadoobtenido puede modificarse posteriormente, en particular utilizando [Ctrl-B] paraeliminar aquellas líneas en que las cantidad recibida sea cero.

• Tipo y número de pedido : Si la línea corresponde a la recepción de materialsolicitado en algún pedido, identifiquelo. De esta forma se descontará la cantidadrecibida de "pendientes de recibir".

• Referencia : Código de la pieza recibida. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de referencia definidos. Si la referencia entrada no existe, se solicitarán losdatos básicos para la creación de la misma:

• Familia : Código de la familia de recambio a que se asigna la referencia. Pulse[F5] para obtener una relacion de los códigos de familia definidos.

• Descripción : Deascripción del recambio.• Ubicación : Ubicación del recambio en el almacén en que se da entrada. La

ubicación es de codificación libre.• Modelo : Código de modelo para el que se utiliza la referencia (Sin uso).• P.V.P. : Precio de venta del recambio.• Coste tarifa : Precio de coste del recambio.• Código de descuento : Código de descuento en compra. Pulse [F5] para obtener

una relación de los códigos de descuento definidos. Por defecto, se mostrará el

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descuento aplicable a la referencia entrada según el tipo de pedido.

Si, por contra, el código de recambio introducido corresponde a una referenciareemplazada, se mostrará un mensaje de aviso y se sustituirá el código entrado porel de la pieza reemplazante.

• Cantidad pedida : (No modificable) Si la línea se ha identificado como pertenecientea un pedido, se indicará la cantidad solicitada.

• Cantidad recibida : Indicar la cantidad que se recibe en el presente albarán.• Cantidad pendiente : Si la línea se ha identificado como perteneciente a un pedido,

aparecerá la cantidad pendiente de recibir. Indicar si debe mantenerse comopendiente de recibir o se cancela.

• Precio : Por defecto se mostrará el precio de venta (PVP) de la referenciaintroducida. Pulse [Tab] para indicar un importe total de línea y dejar que el programacalcule el descuento aplicado.

• Descuento : Descuento aplicado por el proveedor.• Total de línea : Importe total de la línea.

En caso de que deba reflejar conceptos que no corresponden a ninguna referencia derecambio (P.Ej. portes, descuentos, etc.), utilice la opción "otros cargos y abonos" [F7]para introducirlos en el albarán:

• Concepto : Código del concepto de cargo o abono. Los conceptos así introducidosdeben haber sido previamente definidos en el mantenimiento de familias, de dondese tomarán las cuentas para su contabilización. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los códigos de conceptos definidos.

• Importe : Importe que se carga por el concepto indicado. En caso de abonos, indicarel signo negativo.

Puede también modificar [F3] los datos de cabecera (proveedor, albaran y fecha) delalbarán, o eliminar [F8] el albarán en su totalidad. Algunas de estas opciones no sonvisibles en el área de mensajes, por razones de espacio, y únicamente se mostrarán sise pulsa [+].

Pulse [Esc] para finalizar el tratamiento del albarán. Se solicitará confirmación para sulistado.

Ver también:Pedido de recambiosValidación de facturas

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V.C.4. Validación de facturas

El proceso de validación de facturas corresponde a la recepción de la factura resumendel proveedor de recambios, su verificación con los albaranes entrados y sucontabilización. Aunque se trata de un proceso más contable que de gestión derecambios, se explica aquí siguiendo la secuencia lógica de trabajo de estedepartamento.

El primer paso para la validación de una factura es la identificación de la misma:

• Proveedor : Código del proveedor que remite la factura. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de proveedor definidos.

• Factura : Número del documento (factura) recibido.• Fecha de factura : Fecha del documento (factura) recibido.• Fecha de contabilización : Fecha con que se contabilizará la factura.

Una vez identificada la factura, se cumplimentarán sucesivamente los siguientesapartados, seleccionando la opción correspondiente el la parte inferior de la ventana (elorden en que se cumplimenten los diferentes apartados es indiferente):

Albaranes

En este apartado deberán identificarse los albaranes incluidos en la factura resumen.En previsión de que esta relación pueda ser extensa, se ha dispuesto la opción deseleccionarlos por fecha [F5], de forma que se incluyan todos los albaranes delproveedor que, no habiendo sido todavía facturados, estén en el rango de fechasseleccionado.

Pueden también añadirse [F9] o eliminarse [F10] albaranes manualmente (laeliminación de un albarán de la relación de albaranes incluidos en la factura nosupone la eliminación del albarán, tan sólo su no inclusión en la factura). En caso de

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discrepancias en la valoración del albarán, puede accederse a éste [F1] para, en casonecesario, realizar las oportunas correcciones.

Una vez relacionados todos los albaranes, pulse [Esc] para regresar al menú deselección.

Desglose IVA

Indicar, tal y como se recogen en la factura, las bases imponibles, porcentajes de IVAaplicados y cuotas resultantes.

Una vez detallado el IVA, pulse [Esc] para regresar al menú de selección.

Vencimientos

Indicar, tal y como se recogen en la factura, los vencimientos e importes a pagar.

Una vez detallados los vencimientos, pulse [Esc] para regresar al menú de selección.

Cuentas

Conforme se ha cumplimentado el apartado de albaranes, en la ventana de cuentashabrá aparecido la contabilización correspondiente al desglose de cada albarán(recambios y otros conceptos). En caso necesario, pueden indicarse otras cuentas degasto, indicando partidas que, viniendo en factura, no corresponden a ninguno de losalbaranes (P.Ej. Transporte, descuentos, etc.).

Una vez detalladas las cuentas, pulse [Esc] para regresar al menú de selección.

Final

Si los anteriores apartados han sido debidamente cumplimentados, en la ventana dediferencia debería quedar un valor 0 (cero). En tal caso, se solicitarán los datosnecesarios para la contabilización de la factura:

• Diario contable : Código del diario en que se contabilizará el asiento. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de diario definidos.

• Registro de IVA : Código del registro de IVA en que se realizarán las anotacionescorrespondientes a esta factura. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigosde registro de IVA definidos.

• Registro de terceros : Código del registro de relación con terceros en que serealizará la anotación correspondiente a esta factura. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de registro de terceros definidos.

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Si intenta abandonar el programa de validación sin haber dejado a cero la casilla dediferencia, una ventana como la siguiente le advertirá de ello. Si decide salir, la facturano se contabilizará y los albaranes quedarán de nuevo en situación de "pendientes defacturar".

Ver también:Entrada de albaranes

V.D. Ventas

V.D.1. Pedidos de clientes

Mediante ésta opción pueden registrarse los pedidos de material hechos por clientes,así como modificarse pedidos entrados con anterioridad. Estos pedidos quedanregistrados como cantidades pendientes de servir en las referencias correspondientes,por lo que afectan al cálculo de la propuesta de pedido de las mismas.

• Pedido : Si se pretende modificar un pedido existente, introducir su número. Paraabrir un nuevo pedido, pulsar [Intro]

• Vendedor : Código del empleado que registra el pedido. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de empleado definidos.

• Fecha : Fecha de entrada del pedido.• Cliente : Tipo y número del cliente que hace el pedido. Pulse [F5] para obtener una

relación de los códigos de cliente definidos.• Comentarios : Cualquier comentario u observación que se quiera anotar sobre este

pedido.

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Una vez cumplimentados los datos anteriores, aparecerá la ventana de líneas delpedido. Si el pedido es nuevo, se entrará en modo de edición; si por el contrario setrata de un pedido ya existente, se entrará en modo de selección.

En modo de edición, cumplimente los datos siguientes:

• Referencia : Código del recambio que se pide. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los códigos de recambios definidos.

• Cantidad : Cantidad que se pide.• P.V.P. : Precio de venta del recambio.• Descuento : Porcentaje de descuento que se aplicará sobre el PVP. Por defecto, si

algún descuento es aplicable al cliente por la referencia solicitada, se mostrará

Para cada referencia de recambio introducida, puede verse en la parte derecha unaventana en la que se detallan algunos datos de interés: entre otros, se muestran elstock actual y las unidades pendientes de recibir y servir.

Pulse [Esc] para finalizar el modo de edición y pasar al de selección.

En modo de selección puede añadir un comentario [F8] a cualquiera de las líneas delpedido, o modificar [F6] los datos de cabecera (vendedor, fecha del pedido, cliente ocomentario) del mismo.


Ver también:Ventas por mostrador

V.D.2. Ventas por mostrador

Mediante esta opción se registran todas las ventas de materiales que se hagan pormostrador (o sea, que no requieran de la apertura de una orden de reparación), ya setrate de ventas al contado o a crédito. Asimismo puede utilizarse esta opción pararealizar aquellas facturaciones de servicios diversos que no correspondan propiamentea la venta de recambios ni estén recogidas en ningún otro módulo de la aplicación.

Para realizar una venta por mostrador, cumplimente los datos siguientes:

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• Tipo de venta : Código del tipo de venta que se aplica. Pulse [F5] para obtener unarelación de los tipos de venta definidos.

• Vendedor : Código del empleado que realiza la venta. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de empleado definidos.

• Cliente : Tipo y número del cliente al que se realiza la venta. Pulse [F5] para obteneruna relación de los códigos de cliente definidos.

Si el código de cliente seleccionado así lo requiere, deberán cumplimentarse los datosidentificativos (nombre, nif, etc.) del mismo. Esta opción se utiliza especialmente paraventas a clientes "de paso", a los que no se les abre un código propio. Si el código decliente introducido no existe, se solicitará confirmación para crearlo.

En caso de que el cliente seleccionado disponga de más de una dirección de envío,aparecerá una ventana en la que podremos seleccionar a qué dirección debe remitirseel material.

Para la modificación de un albarán o factura ya emitido, utilice la opcióncorrespondiente, identificando el documento que desea modificar:

• Tipo de factura : Código del tipo de documento a modificar. Pulse [F5] para obteneruna relación de los códigos de tipo de documento definidos.

• Número de factura : Número del documento a modificar.

Una vez confirmados los datos anteriores entraremos en la ventana de líneas derecambios, donde deberemos detallar los materiales vendidos; pulsar [F9] para añadirnuevas líneas, o [F6] si quiere seleccionar los recambios de un pedido previo delcliente. En el primer caso, deberá cumplimentar los datos siguientes:

• Referencia : Código del recambio que se vende. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los códigos de recambio definidos.

• Descripción : Descripción del recambio vendido. Por defecto se mostrará laasignada a la referencia en el catálogo.

• Cantidad : Unidades vendidas. Si en los parámetros de empresa así lo haespecificado, se verificará que la cantidad vendida esté disponible en el stock,apareciendo un mensaje en caso contrario.

• P.V.P. : Precio de venta que se aplica. Por defecto se mostrará el asignado a lareferencia en el catálogo.

• Descuento : Porcentaje de descuento a aplicar. Por defecto se mostrará el aplicableal cliente y referencia seleccionados.

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• Tipo de IVA : Código del tipo de IVA a aplicar para la referencia entrada. Por defectose mostrará el asignado al tipo de venta. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de tipo de IVA definidos.

Una vez introducido el código de referencia a vender, puede obtener informaciónadicional [F5] sobre la pieza.

Pulse [Esc] para finalizar el modo de edición y regresar al modo de selección.

En modo de selección puede añadir [F9] nuevas líneas, o modificar [F1] o eliminar[F10] las existentes. Puede también añadir un comentario [F3] que se imprimirá en eldocumento de venta.

Pulse [Esc] para finalizar la venta. Aparecerá una ventana en la que se indican losimportes totales de la misma:

Si confirma, se imprimirá el documento de venta correspondiente (albarán o factura) y,si así se indicó en los parámetros de la empresa, se contabilizará la factura.

Ver también:Facturación de créditos

V.D.3. Facturación de créditos

El proceso de facturación de créditos consiste en la clasificación por cliente de losalbaranes emitidos durante un periodo determinado, y de la generación de una únicafactura para cada cliente por el total de los mismos. Puede realizarse de formaperiódica para todos los clientes, o de forma eventual para un cliente en concreto.

En la aplicación este proceso se separa en dos pasos:

Preparación de facturas de crédito

En este paso se generan y, en caso de que los parámetros de la empresa así loindiquen, se contabilizan las facturas resumen:

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• Tipo de factura : Código del tipo de factura de crédito a generar. Se agruparán todoslos albaranes que tengan asociado (como tipo de factura de crédito) el tipo indicado.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de factura definidos.

• Fecha de facturación : Fecha con que se generarán las facturas resumen.Normalmente será la última del mes.

• Fecha inicial / final de albaranes : Rango de fechas en el que deben estarcomprendidos los albaranes que se facturarán.

• Desde / hasta cliente : Rango de clientes a los que se emitirá factura resumen. Pordefecto se muestran el primero y el último, aunque puede hacerse la preparación defacturas para un único cliente. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos decliente definidos.

Listado de facturas de credito

Una vez preparadas las facturas resumen, procederemos a su impresión:

• Tipo de factura : Código del tipo de factura de crédito a generar. Se agruparán todoslos albaranes que tengan asociado (como tipo de factura de crédito) el tipo indicado.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de factura definidos.

• Número de factura inicial / final : Rango de números de factura a imprimir. Pordefecto se mostrarán la primera y la última facturas que no han sido aún listadas.

• Albaranes con detalle : Indica si debe o no imprimirse, junto a la relación dealbaranes agrupados en la factura, el detalle de materiales de cada uno de ellos.

Ver también:Ventas por mostrador

V.D.4. Albaranes de depósito

En las instalaciones con más de un almacén, el traspaso de materiales entre unos yotros se realiza mediante albaranes de depósito. Estos albaranes no sólo traspasanmateriales entre almacenes, sino que también pueden ser contabilizados de forma quequede constancia contable (en cuentas de inventario permanente) de este movimiento.

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• Centro de origen / destino : Identificación de los centros emisor y receptor delmaterial; el número de almacén se mostrará al introducir el código correspondiente.Pulse [F5] para obtener una relación de los centros de trabajo definidos.

Una vez identificados los centros emisor y receptor, pasaremos a detallar los materialesque se traspasan:

• Referencia : Código de la pieza que se traspasa. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de recambio definidos. Una vez entrado el código delrecambio se mostrará su descripción, así como el stock en el almacén de origen y elde destino.

• Cantidad : Cantidad que se traspasa.

Podemos agregar [F9] nuevas líneas, modificar [F1] las líneas existentes o eliminarlas[F10]; también puede copiar [F3] un albarán de compra, eliminar las líneas quecorrespondan a un albarán de compra determinado [F4] o borrar el albarán de depósitoen su totalidad;[F8]. Algunas de estas opciones no son visibles en el área de mensajes,por razones de espacio, y únicamente se mostrarán si se pulsa [+].

Pulse [Esc] para finalizar el tratamiento del albarán. Se solicitará confirmación pararealizar el traspaso y se listará el albarán entrado. En este momento, si así estáparametrizado, se llevará a cabo la contabilización del albarán de depósito.

V.E. Almacén

V.E.1. Listado del inventario

Mediante esta opción obtendremos una relación valorada de las referencias quecomponen el stock de recambios. El listado permite recalcular la situación del inventarioa una fecha anterior, u obtener el inventario de un único almacén o de todos enconjunto.

Puede utilizarse también para verificar el posible desvío de los costes medios respectoa los de tarifa, por si fuera necesario hacer algún tipo de regularización.

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• Fecha del listado : Fecha a la que se calcula la situación del inventario.• Almacén : Número del almacén para el que se lista el inventario. Deje [*] para listar

todos.• Revisar costes : Indica si debe revisarse el desvío de los costes medios.• Porcentaje de desvío : Porcentaje de desvío del coste medio respecto al de tarifa

admisible. Las referencias cuyo coste medio quede por encima (CM > CT + x%) o pordebajo (CM < CT - x%) de los valores definidos por este porcentaje seránconsiderados anómalos.

• Fichero : Nombre de fichero en que se guardarán los resultados del filtrado. Estefichero puede utilizarse como origen de datos de un listado a medida.

El listado del inventario se valorará a coste medio, clasificando y totalizando por familia.

Ver también:Valoración del inventarioInventario por ubicación

V.E.2. Valoración del inventario

Esta opción permite obtener una valoración instantánea del inventario, sin detallar losrecambios que lo componen, totalizada por familias. La valoración puede hacerse acoste medio, último o de tarifa, y el resultado puede obtenerse por pantalla o impreso.

• Almacén : Número del almacén para el que se lista el inventario. Deje [*] para listartodos.

• Coste : Tipo de coste a aplicar en la valoración : Medio (M), Último (U) o Tarifa (T).• Salida : Seleccione Pantalla o Impresora.

El resultado obtenido, tanto por pantalla como por impresora, será como el mostrado acontinuación:

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Ver también:Listado del inventario

V.E.3. Inventario por ubicación

Mediante esta opción obtendremos una relación valorada de las referencias quecomponen el stock de recambios. El listado se ordenará por ubicación, pudiéndoserestringir a un rango de ubicaciones determinado.

El objetivo principal de este listado es el de facilitar la realización de inventarios físicoso punteos del inventario.

• Desde / Hasta ubicación : Define el rango de ubicaciones a listar. Por defecto semuestran la primera y la última.

• Piezas sin stock : Indica si deben o no incluirse en el listado las referencias cuyostock actual sea cero.

• Tipo de coste : Tipo de coste a aplicar en la valoración : Medio (M), Último (U) oTarifa (T).

Ver también:Listado del inventario

V.E.4. Listado de obsoletas

Esta opción permite obtener una relación valorada de las referencias de recambio queno han tenido movimiento en un periodo de tiempo determinado. La clasificación porgrados de obsolescencia dependerá de la definición del usuario: puede obtener un

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único listado con todas las piezas obsoletas, o listados separados según el gradodefinido por el rango de fechas:

• Fecha inicial / final de última venta : Define el rango de fechas en que la referenciatuvo actividad por última vez.

• Número de almacén : Número del almacén del que se obtiene el inventario deobsoletas. Deje [*] para todos los almacenes.

• Tipo de coste : Tipo de coste a aplicar en la valoración : Medio (M), Último (U) oTarifa (T).

Para evitar que se consideren obsoletas referencias que han sido compradasrecientemente pero no se han vendido todavía, la fecha de última compra de una piezaobsoleta deberá ser siempre inferior al margen superior del rango de fechas definido.En otras palabras, si la fecha de última compra de una referencia es posterior a lafecha final de última venta, la pieza NO se considerará obsoleta.

P.Ej.: Supongamos que la fecha actual es 01/06/04, y deseamos obtener los siguienteslistados:

• Obsoletas de más de un año : Fecha inicial = 01/01/1901 Fecha final =01/06/2003

• Obsoletas de uno a dos años : Fecha inicial = 01/06/02 Fecha final =01/06/03

• Obsoletas de dos a cuatro años : Fecha inicial = 01/06/00 Fecha final =01/06/02

• Piezas activas (no obsoletas) : Fecha inicial = 01/06/03 Fecha final =01/06/04

V.E.5. Regularización del inventario

La regularización del inventario es un proceso que se realiza en dos fases:

Entrada de diferencias

En la primera fase se registran las diferencias localizadas en el punteo del inventario:

• Desde / Hasta ubicación : Define el rango de ubicaciones para el que se van aentrar diferencias. Por defecto se muestran la primera y la última.

Se mostrará uina ventana en la que aparecen las referencias cuya ubicación

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corresponde al rango seleccionado. Utilice las teclas de cursor para moverse por larelación, [F5] para localizar una referencia en particular o [F1] para entrar o modificar ladiferencia:

• Diferencia : Diferencia entre las unidades que marca el stock de máquina y lasencontradas en el inventario manual. Debe entrarse el valor de la diferencia, NO elstock real. Esto permite que la entrada de diferencias se prolongue en el tiempo sininterrumpir la actividad del departamento.

P.Ej. Si el stock de máquina es 4, pero en el inventario real aparecen 6, la diferencia aentrar será 2. Si el stock de máquina es 4, pero en el inventario real aparecen 2, ladiferencia a entrar será -2.

Listado y regularización

En la segunda fase del proceso, se imprimirá el listado de diferencias y se realizará laregularización de las unidades en stock. Se generará un albarán de regularización.

Ver también:Inventario por ubicaciónAplicaciones para dispositivos inalámbricos

V.E.6. Distribución de costes pendientes

Cuando se trabaja con la posibilidad de vender referencias de las que no hay stock("stock negativo") puede darse el caso de que después de entrar una compra,resultando el stock cero, el coste de la misma sea distinto al aplicado en las ventas queocasionaron el stock negativo. A esto es a lo que llamamos "coste pendiente", y es unvalor que queda como pendiente de aplicar en futuras operaciones con el recambio.

P.Ej.: Después de comprar y vender la pieza X durante cierto tiempo, tenemos un stockde 1 unidad con coste medio 100:

Stock = 1 Coste medio = 100 Coste Pendiente = 0

• Vendemos 2 unidades, aplicando el coste medio 100 para cada una de ellas (coste

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de la venta=200), resultando un stock de -1 unidad. (El coste medio no se modifica enlas ventas):

Stock = -1 Coste medio = 100 Coste pendiente = 0

• Compramos 1 unidad a 120; se genera un coste pendiente de 20, que es el valor decoste que debíamos haber aplicado en la venta de la segunda unidad (de hecho, dehaber entrado la compra antes que la venta, hubiéramos aplicado un coste de 110 encada una de ellas):

Stock = 0 Coste medio = 100 Coste pendiente = 20

• Si existe una compra posterior que resulte en un valor de stock positivo, el costependiente se distribuirá entre las unidades que queden en el stock; por ejemplo,compramos 2 unidades a 115:

Stock = 2 Coste medio = 125 (115 + 10) Coste pendiente = 0

El coste pendiente de las piezas "activas" se regulariza por sí mismo; no sucede asícon el de las piezas obsoletas, que deberá ser regularizado mediante su distribuciónentre piezas activas o mediante un asiento contable al efecto. Para comprobar y en sucaso distribuir el coste pendiente, deberemos utilizar los listados de piezas obsoletas ycostes pendientes.

V.F. Consultas y listados

V.F.1. Consulta del historial

Mediante esta opción podremos conocer el historial de movimientos de una referenciade recambios en un periodo de tiempo determinado. La consulta puede ademásfiltrarse por el código de la cuenta utilizada para cada movimiento (compra o venta).

• Referencia : Código del recambio cuyo historial desea consultar. Pulse [F5] paraobtener una relación de los códigos de recambios definidos.

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• Almacén : Número del almacén del que se consultan los movimientos. Deje [*] paraverlos todos.

• Cuenta y Subcuenta : Indicar, si se desea, la cuenta y/o subcuenta por la que sedeben filtrar los movimientos. Pueden utilizarse códigos parciales. Pulse [F5] paraobtener una relación de las cuentas / subcuentas definidas.

• Desde / Hasta fecha : Rango de fechas de los movimientos a consultar.

El resultado de la consulta nos mostrará, en orden creciente de fechas (los másantiguos primero), los movimientos del recambio seleccionado, indicando para cadauno de ellos la fecha, el tipo (Orden de reparación, venta por mostrador o compra),documento de referencia, almacén, situación del documento, unidades de entrada osalida y cuenta asociada.

Una vez finalizada la consulta, se solicitará confirmación para la impresión de losresultados.

Ver también:Listado del historial

V.F.2. Listado del historial

De forma similar a la consulta del historial, esta opción nos permite obtener un listadodel historial de movimientos en un periodo de tiempo dado de un grupo de referenciasde recambio. También en este caso pueden filtrarse los resultados mediante el códigode la cuenta asociada a los movimientos del recambio.

• Desde / Hasta referencia : Códigos inicial y final de los recambios cuyo historialdesea listar. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de recambiosdefinidos.

• Almacén : Número del almacén del que se listan los movimientos. Deje [*] paralistarlos todos.

• Cuenta y Subcuenta : Indicar, si se desea, la cuenta y/o subcuenta por la que sedeben filtrar los movimientos. Pueden utilizarse códigos parciales. Pulse [F5] paraobtener una relación de las cuentas / subcuentas definidas.

• Desde / Hasta fecha : Rango de fechas de los movimientos a listar.

El listado así obtenido se ordena por código de pieza y fecha de movimiento crecientes,Indicando para cada movimiento la fecha, el tipo (Orden de reparación, venta por

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mostrador o compra), documento de referencia, almacén, situación del documento,unidades de entrada o salida y cuenta asociada.


V.F.3. Consulta de compras

Mediante esta opción podemos consultar las compras realizadas a un proveedor en unrango de fechas determinado.

• Proveedor : Código del proveedor del que se desea consultar los movimientos. Pulse[F5] para obtener una relación de los códigos de proveedor definidos.


Una vez obtenidos los resultados, podemos desplazarnos por la relación de albaranesde compra mediante las teclas de cursor y paginado, y seleccionar [F1] un albarán paraacceder al detalle de sus líneas. Si la situación del albarán lo permite, podremostambién modificarlo.

Concluida la consulta, se solicitará confirmación para mostrar un resumen de losconsumos por familia de recambio para el proveedor y rango de fechas seleccionados.

Ver también:Entrada de albaranesResumen de compras

V.F.4. Resumen de compras

Esta opción nos permite obtener un listado de los totales de consumo por proveedor yfamilia de recambios en un periodo de tiempo dado, y un resumen de los consumostotales del periodo por família de recambios. No se detallan albaranes, sino que

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únicamente se muestra un total desglosado por família de recambio para cadaproveedor.

• Fecha inicial / final : Determina el rango de fechas de las compras a listar.

Ver también:Consulta de compras

V.F.5. Consulta de ventas

Mediante esta opción podemos consultar las ventas por mostrador realizadas a uncliente en un rango de fechas determinado.

• Cliente : Código del cliente del que se desea consultar los movimientos. Pulse [F5]para obtener una relación de los códigos de cliente definidos.


Una vez obtenidos los resultados, podemos desplazarnos por la relación de albaranesde venta mediante las teclas de cursor y paginado, y seleccionar [F1] un albarán paraacceder al detalle de sus líneas.

Ver también:Ventas por mostradorResumen de ventas

V.F.6. Resumen de ventas

Esta opción nos permite obtener un listado de los totales de consumo por cliente yfamilia de recambios en un periodo de tiempo dado, y un resumen de los consumos

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totales del periodo por família de recambios. No se detallan albaranes, sino queúnicamente se muestra un total desglosado por família de recambio para cada cliente.

• Fecha inicial / final : Determina el rango de fechas de las ventas a listar.

Ver también:Consulta de ventas

V.F.7. Consulta de consumos

Mediante esta opción podremos conocer el total de movimientos de una referencia derecambios durante los últimos 12 meses.

• Referencia : Código del recambio cuyos movimientos desea consultar. Pulse [F5]para obtener una relación de los códigos de recambios definidos.

• Almacén : Número del almacén del que se consultan los movimientos. Deje [*] paraverlos todos.

El resultado de la consulta nos mostrará las unidades compradas y vendidas por elalmacén seleccionado durante los últimos 12 meses, los totales y la media de losmismos, permitiéndonos seleccionar cualquiera de ellos para consultar el detalle de losmovimientos.


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V.F.8. Diario de ventas

Mediante esta opción obtendremos un listado de las facturas emitidas en un plazo detiempo determinado, pudiendo además restringirlo por tipo de venta, y que podráutilizarse como origen de datos para un listado de etiquetas o un listado "a medida" dedatos de clientes.

• Fecha inicial / final : Rango de fechas de emisión de las facturas a listar.• Tipo de venta : Código del tipo de venta utilizado en las facturas a listar. Deje [*] para

todos los tipos. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de ventadefinidos.

• Etiquetas : Indica si se guardarán los datos de terceros asociados a las facturaslistadas para su utilización como origen de datos en un listado a medida.

• Fichero : En caso de guardar los datos, nombre del fichero en que se guardarán yque podrá utilizarse como origen de datos en la emisión de etiquetas o listados amedida.

Ver también:Diario detalladoResumen contable

V.F.9. Diario detallado

En este listado, similar al diario de ventas, se desglosan las facturas y los materialesvendidos en cada una de ellas.

• Fecha inicial / final : Rengo de fechas de emisión de las facturas a listar.• Tipo de venta : Código del tipo de venta utilizado en las facturas a listar. Deje [*] para

todos los tipos. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de ventadefinidos.

Ver también:Diario de ventasResumen contable

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V.F.10. Resumen contable

Mediante esta opción se obtiene un listado de los apuntes contables que generan lasfacturas emitidas en un periodo determinado. Difiere del diario contable en que aquí selistan las facturas emitidas, aunque no estén contabilizadas, y en que las cuentas semuestran de forma agrupada, en una única línea para cada cuenta.

• Fecha inicial / final : Rengo de fechas de emisión de las facturas a listar.

Ver también:Diario de ventasDiario detallado

V.F.11. Informe de familias

Mediante esta opción obtenemos un listado de los valores mensuales de ventas,compras, stock y costes por familia de recambios, sus valores medios así como losratios de margen y rotación de las mismas en los 12 meses anteriores delseleccionado.

• Mes : Mes de cálculo.

Ver también:Familias de recambio

V.F.12. Listado de piezas vendidas

Esta opción nos permite obtener un listado de las referencias de recambio vendidasdurante un periodo de tiempo determinado.

• Fecha inicial / final : Rango de fechas de venta de los recambios a listar.

Ver también:Listado de piezas más vendidas

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V.F.13. Listado de piezas más vendidas

Esta opción nos permite obtener un listado de las referencias de recambio másvendidas durante un periodo de tiempo determinado.

• Desde / Hasta mes : Mes inicial y final a considerar.• Número de referencias : Cantidad de referencias que se mostrarán.

Ver también:Listado de piezas vendidas

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VI. Vehículos

VI.A. Introducción

El módulo de vehículos de la aplicación Auto-Task gestiona todo el tratamiento decompra, venta y seguimiento comercial de vehículos nuevos y de ocasión.

Toda la actividad del departamento enlaza con la del de servicio, donde se crean losvehículos recién comprados y de donde se obtienen los costes de acondicionamientopara su venta, de forma que el expediente del vehículo recoge todas las operacionesrealizadas sobre el mismo.

Los procesos de compra y venta de vehículos nuevos y de ocasión siguencaminos paralelos: sin ser los mismos, guardan gran cantidad de similitides. Enlos apartados siguientes, estos procesos se explican de forma conjunta.

VI.B. Parámetros

VI.B.1. Familias de vehículos

Las familias de vehículos son agrupaciones de vehículos con característicascomunes, ya sean contables o de otro tipo. En función del código de familia que unmodelo tenga asignado, se hará la contabilización de sus compras y ventas, por loque para contabilizar dos modelos de vehículo por separado será imprescindibleasignarles códigos de familia distintos. Por otra parte, pueden definirse familiasdistintas con un mismo destino contable, a efectos de obtener determinada informaciónde forma desglosada, sin llegar a reflejar éste desglose en el plan contable.

Puede crear [F9] nuevas familias, o modificar [F1] o eliminar [F10] alguna de lasexistentes.

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• Familia : Código de la familia.• Descripción : Descripción de la familia.• Subcuenta : Código de subcuenta que se utilizará en aquellas contabilizaciones en

que se indique que la subcuenta depende del modelo.• Cuentas de Promoción : Cuentas a utilizar en las operaciones de extensión de

garantía implícitas a la venta del vehículo:• Cuenta / Subcuenta de coste : Cuenta y subcuenta contable para el coste de la

operación. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentasdefinidas.

• Cuenta / Subcuenta de venta : Cuenta y subcuenta contable para la venta.Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentas definidas.

• Cuenta / Subcuenta de previsión : Cuenta y subcuenta contable para laprevisión. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentasdefinidas.

• Cuentas de Adhesión : Cuentas a utilizar en las operaciones de extensión degarantía solicitadas por el cliente:

• Cuenta / Subcuenta de coste : Cuenta y subcuenta contable para el coste de laoperación. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentasdefinidas.

• Cuenta / Subcuenta de venta : Cuenta y subcuenta contable para la venta.Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentas definidas.

• Cuenta / Subcuenta de previsión : Cuenta y subcuenta contable para laprevisión. Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas / subcuentasdefinidas.

VI.B.2. Modelos de vehículos

Mediante esta opción definiremos el catálogo de modelos de vehículos nuevosutilizado por el concesionario. En el mantenimiento de modelos se definen, además dela descripción, gama de colores y opciones disponibles para cada modelo, y suasignación a una famillia de vehículos. También se definen los valores iniciales paraalgunos de los conceptos utilizados en los expedientes de venta (habitualmente,"Precio F.F,", "Coste del Vehículo" y "Trabajos internos")..

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Puede crear [F9] nuevos códigos o modificar [F1] o eliminar [F10] los existentes:

• Código de modelo, tipo y opción : Código del modelo que se define. Los códigosde tipo y opción forman parte del código único de un modelo.

• Descripción : Descripción del modelo definido.• Familia : Código de familia de vehículos a la que se asigna el modelo definido. Pulse

[F5] para obtener una relación de los códigos de familia de vehículo definidas.• Modelo tarifario : Código que se utilizará en el cálculo de tiempos y asignación de

recambios de las operaciones automáticas de taller para los vehículos de estemodelo.

• Marca : Marca del vehículo definido.• Código Eurotax : (Sin uso).• Opciones : Códigos de las opciones disponibles para los vehículos de éste código.

Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de opciones definidos.• Colores : Códigos de los colores disponibles para los vehículos de éste código. Pulse

[F5] para obtener una relación de los códigos de color definidos.• Duración de la garantía : Duración en días de la garantía de los vehículos del

modelo definido.• Duración de la extensión de la garantía : Duración en días de la extensión opcional

de la garantía de los vehículos del modelo definido.• Promoción : Indica si la extensión de garantía para el modelo está o no en

promoción.

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• Tipo de IVA : Código del tipo de IVA aplicable a la facturación de las extensiones degarantía para los vehículos del modelo definido. Pulse [F5] para obtener una relaciónde los códigos de tipo de IVA definidos.

• P.V.P. extensión : Precio de venta de la extensión de la garantía para los vehículosdel modelo definido.

• Coste extensión : Precio de coste de la extensión de la garantía para los vehículosdel modelo definido.

• Conceptos e importes : Códigos de los conceptos de venta ue se abriránautomáticamente al iniciar un expediente de venta sobre un vehículo del modelodefinido. Habitualmente se incluyen en esta lista los conceptos correspondientes a"Precio F.F.", con el valor correspondiente, y los de "Coste de vehículo" y "Trabajosinternos" con valor cero (que se calculará en función de las facturas de compra yacondicionamiento del vehículo respectivamente). Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de concepto de venta definidos.

Ver también:Familias de vehículosConceptos de ventaExpediente de venta

VI.B.3. Conceptos de compra

Mediante esta opción se definen los conceptos a utilizar en la entrada de facturas decompra de vehículos, así como la forma en que éstos se contabilizarán:

• Tipo de compra : Código del tipo de compra en que se agrupa el concepto definido.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de compra definidos.

• Concepto de compra : Código del concepto de compra definido.• Descripción : Descripción del concepto de compra.• Tipo de IVA : Código del tipo de IVA a aplicar al concepto de compra definido. Pulse

[F5] para obtener una relación de los códigos de tipo de IVA definidos.• Afecta al coste : Indica si el concepto forma parte del coste del vehículo o no.• Concepto automático : (Sin uso).• Código de concepto automático : (Sin uso).• Porcentaje sobre el importe : (Sin uso).• Cuenta / Subcuenta / Signo : Cuentas contables y signo a utilizar en la

contabilización del concepto de compra. En cada caso, la subcuenta "M" indica quedebe utilizarse la definida para la familia del modelo de vehículo que se compra.Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas contables definidas.

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Ver también:Entrada de facturas de compra

VI.B.4. Conceptos de venta

Mediante esta opción se definen los conceptos a utilizar en la entrada de expedientesde venta de vehículos, así como la forma en que éstos se contabilizarán:

Puede añadir [F9] nuevos conceptos de venta, o modificar [F1] o eliminar [F10] algunode los existentes.

• Concepto : Código del concepto de venta. Se agrupan según su uso de la siguienteforma:

• del 100000 al 199999 conceptos de venta y coste (P.Ej. precio de venta,descuentos, base imponible, IVA, .coste, trabajos internor, etc.)

• del 200000 al 299999 conceptos de suplidos (P.Ej. impuesto de matriculación,cambio de nombre, gastos de gestoría, etc.)

• del 300000 al 399999 conceptos de cobro (P.Ej. paga y señal, cobros,valoración V.O., etc.)

• del 400000 al 499999 otros conceptos a considerar en el expediente (P.Ej.rappels, aportaciones de la marca, etc.)

• del 500000 al 599999 conceptos de totales, no utilizados de forma directa en elexpediente de venta (P.Ej. total de factura, total a cobrar, etc.)

• Descripción : Descripción del concepto de venta.

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• Tipo de venta : Indica si el concepto se utiliza para algún tipo de venta en particular(n) o para todos en general (0). Al hacer el expediente, se utilizará, si existe, ladefinición de cada concepto para el tipo de venta elegido; si no existe ésta, se tomarála definición general. La definición de los tipos de venta de vehículos es libre, ynormalmente está establecida por la marca. Consultar con [F2] los valorespreestablecidos.

• Tipo de factura : Indica si el concepto definido debe o no aparecer en la factura deventa impresa. Pulse [F5] para obtener una relación de los tipos de factura de ventade vehículo definidos.

• Tipo de base : Indica si el concepto definido forma o no parte de la base imponible y,en tal caso, de qué tipo de IVA. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigosde tipo de IVA definidos.

• Código de modelo : Sin uso.• Número de orden : Indica el orden de impresión de los conceptos de venta utilizados

en factura. Si no se indica los contrario, se imprimirán según el códgo de concepto.• Tipo de IVA : Indica si el concepto definido corresponde o no a una cuota de IVA y,

en tal caso, de qué tipo. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de tipode IVA definidos.

• Porcentaje sobre concepto : El valor del concepto definido puede calcularse comoporcentaje del de otro concepto.; en tal caso, indicar el porcentaje a aplicar.

• Código de concepto : El valor del concepto definido puede calcularse comoporcentaje del de otro concepto.; en tal caso, indicar el código de concepto al que seaplicará el porcentaje.

• Importe fijo : Si el valor del concepto definido es fijo, indíquelo.• Cuenta / Subcuenta : Cuentas y subcuentas a utilizar en la contabilización del valor

del concepto. Pueden utilizarse los valores "C" para indicar que se utilizará la cuentadel cliente, o "M" para indicar que se utilizará la subcuenta indicada en la familia delmodelo de vehículo.

• Documento : En los conceptos que se contabilizan, indica el valor que se utiliazrácono referencia del apunte. Pueden utilizarse valores fijos, "F" para indicar el númerode factura de venta, "M" para la matrícula, "U" para la matrícula del VO entrado acambio, "B" para el bastidos (chasis) del vehículo, o "E" para el número de existenciadel vehículo,

• Conceptos y porcentajes : Conceptos a los que afecta la variación del valor delconcepto que se define, y proporción en que los afecta.

Ver también:Expediente de venta

VI.B.5. Cuentas internas

Mediante esta opción definimos el enlace entre las cuentas utilizadas en la facturaciónde trabajos en taller y los conceptos de venta de vehículos que recogen sus valores.

En particular, utilizaremos este enlace para lograr que los trabajos realizados con cargoa un vehículo en stock se recojan en su expediente dentro de un concepto de

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"Trabajos internos":

Concepto de venta : Concepto en el que se recojerá el valor de los trabajos asociadosal vehículo. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de concepto de ventadefinidos.Cuenta / Subcuenta : Cuentas contables a las que se facturan los trabajos que seasociarán al concepto antes definido. Pueden utilizarse cuentas / subcuentas parciales.Pulse [F5] para obtener una relación de las cuentas contables definidas.Descripción : Descripción de la asociación concepto - cuenta.

Ver también:Conceptos de venta

VI.C. Compras de vehículos

VI.C.1. Pedido de compra

Mediante esta opción pueden crearse nuevos pedidos de vehículos, así como modificarlos existentes - siempre que éstos no hayan sido enviados. Los pedidos enviadospodrán consultarse, pero no modificarse.

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• Número de pedido : Si desea modificar un pedido existente, entre el número delmismo; pulse [F5] para obtener una relación de los pedidos no enviados. Para entrarun nuevo pedido, deje esta casilla en blanco.


• Fecha : Fecha del pedido

Si se accede a modificar o consultar un pedido existente, se mostrarán las líneas delmismo en modo de selección; en función de la situación del pedido (enviado o noenviado) se permitirá o no la modificación [F1] o eliminación [F10] de las mismas, asícomo la creación [F9] de nuevas líneas. Si crea un nuevo pedido, entrara directamenteen modo de edición:

• Modelo / Tipo / Opción : Código del modelo que se solicita. Puse [F5] para obteneruna relación de los códigos de modelo definidos.

• Color : Código de color para el vehículo solicitado. Puede seleccionar entre loscolores disponibles para el modelo mediante las teclas de cursor, o acceder a larelación completa de códigos de color pulsando [F5].

• Situación de venta : Indica si el vehículo solicitado está ya reservado, vendido, etc.Codificación libre.

Además, para cada línea del pedido puede ser necesario (según el proveedor)cumplimentar otros datos como los mostrados en la pantalla de ejemplo.

Pulse [Esc] para finalizar el modo de edición y pasar a modo de selección. En estemodo puede duplicar [F3] alguna línea o eliminar el pedido en su totalidad [F8].


VI.C.2. Recepción de vehículos

El proceso de recepción de vehículos crea las nuevas entradas en stock, asignándolessu correspondiente número de existencia.

Según la configuración de las comunicaciones con el proveedor, este puede ser unproceso manual o automático.

VI.C.3. Entrada de facturas de compra

Mediante esta opción se da entrada y se contabilizan las facturas de compra devehículos remitidas por los proveedores.

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• Proveedor : Código del proveedor que remite la factura. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de proveedor definidos. En el caso de facturas de compra deV.O., el código del proveedor podrá crearse en el momento.

• Factura : Número del documento (factura) recibido. En el caso de compras de V.O. aparticulares, se sugerirá siempre un número de documento de entrada quecorresponderá al número de existencia del V.O. entrado.

• Fecha de factura : Fecha del documento (factura) recibido.• Fecha de contabilización : Fecha con que se contabilizará la factura.

A continuación deberán identificarse los vehículos incluidos en la factura

• Bastidor : Número de bastidor (chasis) del vehículo. En el caso de compras de V.O.,se solicitará la matrícula.

• Modelo / Tipo / Opción : Código del modelo de vehículo. Pulse [F5] para obteneruna relación de los códigos de modelo definidos. En el caso de compras de V.O., sesolicitará el código de familia.

• Color : Código del color del vehículo. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de color definidos. Este dato no se solicita para las compras de V.O.

• Tipo de compra : Código del tipo de compra. Pulse [F5] para obtener una relación delos códigos de tipo de compra definidos.

y los importes de compra para cada uno de los conceptos de la factura asociados altipo de compra utilizado:

Pulse [Esc] para finalizar la relación de los vehículos. Puede agregar [F9] nuevaslíneas, o modificar [Intro] o eliminar [F10] las existentes.

Finalizado el tratamiento de las líneas, pulse [F6] para cumplimentar los datos del pie

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de factura (Cuotas de IVA y vencimientos):

Pulse [Intro] para modificar los datos mostrados, o [F1] para confirmarlos.

Para concluir el tratamiento de la factura y contabilizarla, pulse [F1]

Si intenta abandonar el programa sin contabilizar la factura, una ventana como lasiguiente le advertirá de ello:

VI.D. Ventas de vehículos

VI.D.1. Expediente de venta

El expediente (o resumen) de venta de un vehículo es el conjunto de todas las accionesque sobre el mismo se han realizado. En la aplicación, el expediente de venta agrupatodos los datos con relevancia contable asociados al vehículo que se vende, desde lapropia factura de venta a su cobro, pasando por la información sobre costes (delvehículo, del acondicionamiento...), suplidos, rappels, promociones, etc.

Mediante esta opción se crean nuevos expedientes o se modifican los existentes: Elprimer paso es identificar el vehículo con el que se desea trabajar:

• Existencia : Número de existencia asociado al vehículo.• Matrícula : Número de matrícula del vehículo.• Bastidor : Número de bastidor ( o chasis) del vehículo.

Bastará con introducir uno de los datos anteriores para localizar el vehículo deseado.

A continuación se mostrarán los expedientes de venta asociados al vehículointroducido. Pulse [F9] para crear uno nuevo, [F1] para modificar uno existente o [F10]para anularlo.

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• Tipo de expediente : Tipo de expediente de venta. Pulse [F5] para obtener unarelación de los tipos de expediente de venta definidos.

• Tipo de venta : La definición de los tipos de venta de vehículos es libre, ynormalmente está establecida por la marca. Consultar con [F2] los valorespreestablecidos.

• Código de cliente : Código del cliente al que se cargará el importe de la factura deventa. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de cliente definidos.

• Comentario : Anotación libre sobre el expediente de venta.

Una vez seleccionado el expediente a tratar, cumplimentar sucesivamente lossiguientes apartados, seleccionando la opción correspondiente en el menú:

Datos del cliente

En este apartado se introducirán los datos identificativos del qe será el propietario delvehículo, así como otros datos no contables relativos a la venta.

• Código de cliente : Identificación del cliente que figurará como propietario delvehículo. Por defecto, se sugiere el código introducido en la apertura del expediente.Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de cliente definidos.

• Matrícula : Matrícula asignada al vehículo. Este dato deberá introducirse una vezmatriculado el vehículo.

• Fecha de venta : Fecha en que se realiza la venta. Será también la fecha de lafactura de venta.

• Fecha de matriculación : Fecha en que se matriculó el vehículo.• Vendedor y punto de venta : Código del vendedor asignado a la operación y

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número del punto de venta. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos devendedor definidos.

• Matrícula V.O. : Identificación del V.O. entregado en la operación de venta, si existe.• Avisador : Referencia a comisionistas en la operación de venta.

Venta

En este apartado se detallarán, mediante conceptos de venta, los importescorrespondientes a partidas de venta y coste. Pulse [F9] para añadir nuevas líneas, o[F1] para modificar o [F10] para eliminar alguna de las existentes. Puede tambiénañadir un comentario ampliado para el concepto [F7] o para la factura de venta [F3].

• Código de concepto : Código del concepto de venta. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de concepto de venta definidos.

• Descripción : Descripción del concepto.• Importe : Importe asignado al concepto. Nótese que en determinados conceptos, la

modificación del importe ocasiona que el importe de otros conceptos también semodifique.

Suplidos, Cobros y Otros

De forma similar a lo antes explicado, en estos apartados se detallarán los importescorrespondientes a partidas de suplidos, cobros y otros conceptos.

Listado

Permite obtener un listado del expediente de venta, con detalle de los conceptosutilizados y sus importes, así como de las facturas de trabajos internos asociadas alvehículo.

Ver también:Conceptos de ventaFactura de venta

VI.D.2. Factura de venta

Mediante esta opción se generan, imprimen y contabilizan las facturas de venta devehículos. El primer paso es la identificación del vehículo a facturar:

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• Existencia : Número de existencia asociado al vehículo.• Matrícula : Número de matrícula del vehículo.• Bastidor : Número de bastidor ( o chasis) del vehículo.

Bastará con introducir uno de los datos anteriores para localizar el vehículo deseado.

A continuación, deberá seleccionarse [F1] el expediente de venta a facturar (puedenexistir varios) y, siguiendo las opciones marcadas en el menú, completar los procesossiguientes:

Generar facturas

Realiza el cálculo de importes de las facturas de venta, así como la asignación denúmeros de factura (si ésta no había sido ya previamente calculada).

Edición facturas

Imprime las facturas de venta asociadas al expediente seleccionado. En el caso defacturas de venta de V.O., se da opción a imprimir la factura con o sin desglose delI.V.A. (REBU).

Contabilización

Realiza el traspaso a contabilidad del asiento generado según los conceptos de ventautilizados en el expediente. En el caso de ventas de V.N., en este momento se realizael traspaso a taller de la información asociada el vehículo vendido (datos delpropietario, matrícula del vehículo, fechas de venta, matriculación, etc.).

Ver también:Expediente de venta

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VI.E. Consultas y listados

VI.E.1. Seguimiento de pedidos

Esta opción nos permite conocer la situación de los pedidos de vehículos en curso.Para su utilización será necesario que el proveedor proporcione información sobre laevolución de los pedidos enviados.

• Modelo / Tipo / Opción : Código del modelo a consultar. Puede utillizar comodines, odejar en blanco para consultar todos. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de modelo definidos.

• Color : Código del color a consultar. Puede utilizar comodines o dejar en blanco paraconsultar todos. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de colordefinidos.

• Orden : Indicar el orden en que se presentarán los resultados de la consulta: porcódigo de modelo (M), por fecha de llegada (L) o por número de pedido (P).

Puede consultar en detalle [F1] las líneas de pedido para obtener información adicional:

Pulse [Esc] para finalizar la consulta. Se solicitará confirmación para imprimir los

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resultados.

Ver también:Pedido de compra

VI.E.2. Consulta de stock en red

Mediante esta opción podemos conocer la situación de stock de toda la red deconcesionarios así como la del distribuidos de la marca. Para utilizarla será necesarioque el proveedor proporcione esta información.

A la vista de los resultados, podemos filtrarlos [F3] por código de modelo y color paraobtener únicamente una relación del modelo / color buscados:

• Modelo / Tipo / Opción : Código del modelo a consultar. Puede utillizar códigosparciales, o dejar en blanco para consultar todos. Pulse [F5] para obtener unarelación de los códigos de modelo definidos.

• Color : Código o descripción del color a consultar. Puede utilizar códigos parciales odejar en blanco para consultar todos. Pulse [F5] para obtener una relación de loscódigos de color definidos.

El resultado de la consulta puede imprimirse [F6].

VI.E.3. Listado de stock

Los listados de stock de vehículos nos proporcionan una imagen de la situación de losinventarios de V.N. o V.O. a la fecha dada. En estos listados se recogerán únicamentelos vehículos comprados y no vendidos con anterioridad a esa fecha, con suvaloración correspondiente calculada también a la fecha (sólo se recogerán losreacondicionamientos facturados con anterioridad).

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A diferencia del listado de disponibilidad de vehículos, en éste no aparecerán vehículosque no son propiedad del concesionario (vehículos en depósito, etc) y sí aquellos cuyaventa no haya sido aún contabilizada.

• Fecha : Fecha a la que se calculará la situación del inventario. Se tendrán en cuentalas fechas de facturas de compra, venta y reacondicionamiento a la hora dedeterminar la presencia o no en stock de un determinado vehículo, así como suvaloración a la fecha.

Ver también:Listado de disponibilidad

VI.E.4. Listado de disponibilidad

Los listados de disponibilidad de vehículos nos proporcionan una visión más comercialde la situación de los inventarios de V.N. o V.O.

En estos listados se recogerán todos los vehículos presentes en la concesióndisponibles para la venta, incluidos vehículos en depósito. No aparecerán aquellosvehículos para los que se ha iniciado un expediente de venta.

El listado de disponibilidad puede obtenerse por impresora o en pantalla.

• Pantalla / Impresora : Indicar si se desea obtener los resultados listados(Impresora) o en pantalla.

• Confirmación : Confirma el listado o consulta.

Ver también:Listado de stock

VI.E.5. Listado de ventas

Mediante esta opción obtendremos un listado de las ventas realizadas durante unperiodo de tiempo dado, con posibilidad de filtrarlas por el código de modelo, y quepodrá utilizarse como origen de datos para un listado de etiquetas o un listado "amedida" de datos de clientes.

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• Desde / Hasta fecha de venta : Rango de fechas de venta a listar.• Modelos : Lista, separada por comas, de códigos de modelo a considerar. Puede

utilizar comodines.• Etiquetas : Indica si se guardarán los datos de terceros asociados a las ventas

listadas para su utilización como origen de datos en un listado a medida.• Fichero : En caso de guardar los datos, nombre del fichero en que se guardarán y

que podrá utilizarse como origen de datos en la emisión de etiquetas o listados amedida.

Ver también:Listado de ventas por concepto

VI.E.6. Listado de ventas por concepto

Esta opción nos permite obtener una relación de los valores asignados a determinadosconceptos de venta utilizados en los expedientes abiertos en el periodo seleccionado,pudiendo ademas restringirlo por el código del vendedor asignado al expediente (el usomás común de este listado es el del cálculo de comisiones por ventas):

• Fecha inicial / final : Rango de fechas de venta a listar.• Vendedor : Código del vendedor cuyas ventas se desea listar. Deje en blanco para

listar todos. Pulse [F5] para obtener una relación de los códigos de vendedordefinidos.

A continuación se mostrará la relación de conceptos de venta definidos, de la quedeberemos selaccionar [Espacio] aquellos que consideremos necesario:

una vez seleccionados los conceptos deseados, pulse [F1] para confirmar el listado.

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En el listado así obtenido se obtendrá, expediente por expediente, una relación de losconceptos seleccionados y sus valores, un resumen total de los conceptosseleccionados y sus valores medios, y otro resumen de los conceptos seleccionados ysus valores medios por familia de vehículo.

Ver también:Listado de ventas

VI.E.7. Registro de entradas V.O.

Este listado detalla las compras de vehículos de ocasión realizadas entre las fechasindicadas, indicando para cada caso los datos de la factura de compra, propietarioanterior, orígen del vehículo y datos generales del mismo.

• Fecha inicial / final : Rango de fechas de compra a listar.

Ver también:Registro de salidas V.O.Registro de I.V.A. V.O.

VI.E.8. Registro de salidas V.O.

Este listado detalla las ventas (y bajas) de vehículos de ocasión realizadas entre lasfechas indicadas, indicando para cada caso los datos de la factura de venta,comprador, costes del vehículo, margen de la operación e IVA aplicado.

• Fecha inicial / final : Rango de fechas de venta a listar.

Ver también:Registro de entradas V.O.Registro de I.V.A. V.O.

VI.E.9. Registro de I.V.A. V.O.

Este listado detalla las ventas de vehículos de ocasión realizadas entre las fechasindicadas, indicando para cada caso los datos de las facturas de compra y venta, datosdel propietario anterior y del comprador, e importes del coste, venta e IVA aplicado.

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• Fecha inicial / final de venta: Rango de fechas de venta a listar.

Ver también:Registro de entradas V.O.Registro de salidas V.O.

VI.F. Comercial

El módulo comercial permite realizar el seguimiento de los clientes potenciales,indicando en cada momento las acciones a realizar de acuerdo con una estructura deacciones (pre-venta y post-venta) definible.

Consta de una agenda del vendedor, entrada / histórico de acciones, consulta deacciones a realizar y confección de presupuestos, interconectados entre sí.

Agenda comercial del vendedor

Consiste básicamente de un calendario en el que quedan registradas las accionesrealizadas así como las próximas acciones a realizar en función de los parámetrosestablecidos y la relación última-acción / próxima-acción.

Desde la agenda del vendedor, puede accederse a la consulta de las acciones arealizar en el día.

Consulta de acciones

Permite conocer las acciones que deberá llevar a cabo un vendedor en un plazodeterminado.

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Desde la consulta de acciones a realizar, puede obtenerse un listado de las mismas, obién acceder al historial de acciones de alguno de los expedientes relacionados.

Entrada de acciones

Permite registrar las acciones realizadas, así como conocer el historial de accionesanteriores de un expediente. Una vez entrada una nueva acción, aparecerá de formaautomática una próxima acción a realizar si así está establecido.

También se tiene acceso a la relación de presupuestos del expediente, donde sepodrán consultar los presupuestos realizados para éste cliente, o abrir nuevospresupuestos.

Confección de presupuestos

Permite la elaboración de presupuestos asociados a un expediente comercial. Desdeesta opción podrán también consultarse los presupuestos previos elaborados para elcliente.

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VII. Otros módulos

VII.A. Comunicaciones

Las siguientes opciones de comunicación están disponibles en función de losrequerimientos de la marca:

Comunicaciones de concesionario a marca

•••• Pedidos de recambio.•••• Pedidos de vehículos nuevos.•••• Reclamación de garantías.•••• Informes de gestión.• Comunicación de ventas.

Comunicaciones de marca a concesionario

•••• Confirmación de pedidos de recambio.•••• Albaranes de recambio.•••• Actualización de tarifas de recambio.•••• Garantías aceptadas / rechazadas.•••• Seguimiento de pedidos de vehículos nuevos.•••• Situación del stock en la red de concesionarios.•••• Albaranes de vehículos nuevos.•••• Actualización de tarifas de vehículos nuevos.

Comunicaciones entre almacenes

•••• Albaranes de depósito.•••• Existencias de vehículos.•••• Envío de ventas (*).•••• Envío de altas (*).•••• Envío de costes medios (*).• Regularizaciones de inventario (*).

(*) Únicamente en instalaciones no conectadas.

VII.B. Envío de SMS

VII.B.1. Configuración

Mediante esta opción se establecen las características de conexión entre el servidor yla red GSM, así como las carpetas del sistema utilizadas.

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• Tipo de conexión : Indicar 1 para conexión por internet, 2 para conexión vía módemGSM.

Para conexión por internet

• Código de usuario : Usuario para la conexión.• Clave de acceso : Clave de acceso para la conexión. (El texto introducido NO se

mostrará).

Para conexión por módem

• Código PIN : PIN de activación del módem.• Puerto : Puerto en el que está conectado.• Transmisión : Indicar 0 para modo PDU, 1 para modo texto. Consulte el manual de

su módem para conocer los modos de transmisión soportados.

Carpetas comunes

• Fichero de registro : Ruta de acceso y nombre del fichero en que se guardará elregistro de llamadas. Si se deja en blanco, no se conservará registro de llamadas.

• Pendientes de envío : Indica dónde se generarán los mensajes previamente a suenvío. Una vez enviados serán borrados de esta carpeta y pasados a la de historialde envíos.

• Historial de envíos : Indica dónde se conservarán los envíos realizados.• Archivos temporales : Indica dónde se generarán los archivos temporales utilizados

en el envío de SMS.

Las carpetas definidas deben crearse antes de su utilización.

VII.B.2. Definición de mensajes

El módulo de envío de SMS permite la definición de mensajes para su uso en envíos

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tanto individuales como colectivos; en estos mensajes pueden utilizarse algunasvariables que en el momento del envío serán sustituidas por los datos correspondientesa cada uno de los destinatarios.

Debe tener presente que la longitud máxima de un SMS es de 160 caracteres;cualquier texto más allá de esta longitud será descartado.

Puede crear [F9] nuevos mensajes, o modificar [F1] o eliminar [F10] alguno de losexistentes.

• Area : Identificación del área o departamento en el que se clasifica el SMS.• Número de SMS : Número identificador del SMS.• Descripción del SMS : Texto descriptivo del SMS.• Remite : Opcionalmente, puede indicar el remitente que aparecerá en la cabecera

del SMS recibido.• Texto : Texto del mensaje. Puede utilizar variables como $MARC$, $MODE$, etc.

quese sustituirán por los valores correspondientes a cada destinatario. Consulte laayuda del programa [F2] para obtener una relación de las variables utilizables.

Dado el funcionamiento del editor de texto, deberá pulsar [F1] y no [Intro] para salir delmismo y confirmar el mensaje.

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VII.B.3. Envío de mensajes predefinidos

Mediante esta opción se realizará el envío, ya sea individual o colectivo, de mensajespredefinidos.

Para realizar un envío, seleccione la categoría de destinatarios deseada y pulse [F1]para un envío individual o [F8] para un envío colectivo.

• Envío individual : Deberá identificar al destinatario, según su categoría, mediante elcódigo de cliente, número de matrícula o código de proveedor.

• Envío colectivo : Deberá introducir el nombre del fichero en que se ha guardado laselección previa (estadística) de casos.

A continuación, deberá seleccionar el mensaje a enviar:

• Area : Identificación del área o departamento en el que se clasifica el SMS.• Nº SMS : Número identificador del SMS. Pulse [F5] para obtener una relación de los

SMS definidos.

Finalizado el proceso, recibirá información sobre el resultado del envío.

VII.B.4. Envío libre de mensajes

Mediante esta opción podrá realizar envíos de SMS no predefinidos a números deteléfono no registrados.

• Remite : Identificación del remitente que aparecerá en la cabecera del SMS recibido.• Móvil : Número de móvil del destinatario del mensaje.• Texto : Texto del mensaje. Nótese que aquí NO podrá utilizar variables, pues el

destinatario no está asociado a ningún registro de datos (cliente, matrícula, etc.).

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• Confirma : Confirma o no el envío del SMS.

Dado el funcionamiento del editor de texto, deberá pulsar [Tab] y no [Intro] para salirdel mismo y confirmar el mensaje.

Finalizado el proceso, recibirá información sobre el resultado del envío.

VII.B.5. Registro de llamadas

Esta opción permite revisar el historial de llamadas realizadas por el sistema de envíode mensajes SMS, informando de la fecha, hora, usuario, número de teléfono al que seenvió el SMS y resultado del envío.

Pulse [F5] para acceder directamente a una fecha concreta, [F10] para eliminar elregistro hasta una fecha dada, [F6] para guardar los cambios realizados al registro o[F4] para salir sin guardarlos.

El registro de llamadas se conserva en un fichero de texto del sistema operativo,definido en la configuración del sistema de envío de mensajes SMS.

VII.C. Enlace con MS Excel

Esta aplicación permite la definición de informes, estableciendo para cada uno de ellosuna estructura de datos convenientemente ordenada, que son extraidos de las cuentascontables o de conceptos de los informes financieros (FRS), para su exportación aExcel, donde pueden ser objeto de elaboración y presentación posterior.

Definición Básica de un Informe

Cada informe, se compone, en primer lugar, de una definición básica en la que

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aparecen los datos identificativos, así como los parámetros de exportación de datos ahojas Excel, tal y como se muestra en la siguiente ventana de ejemplo:

Estructura de cuentas y conceptos FRS que componen un Informe

En segundo lugar, para cada Informe, se define la estructura ordenada de importes queprovienen de cuentas contables o conceptos FRS, cuyos datos serán objeto deexportación a hojas Excel para su procesamiento y presentación posterior. La definiciónde esta estructura se muestra en la siguiente ventana:

Emision del Informe

Finalmente, para la obtención de datos del Informe, la exportación de datos a Excel, suprocesamiento posterior, visualización y emisión por impresora, se utilizará el proceso

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visualizado en la siguiente ventana:

Menu de la Aplicacion

Todas las funciones anteriores, estan accesibles desde el menu principal de laaplicación, mostrado en la siguiente pantalla:

VII.D. Aplicaciones para dispositivos inalámbricos

Recepción de vehículos mediante PDA (Apertura de órdenes de trabajo)

Éste es un procedimiento simplificado de apertura de órdenes de reparación. Medianteel uso de un PDA se puede realizar la apertura de una orden de reparación a la vistadel vehículo, sin necesidad de tomar notas manuales para luego traspasarlas a laaplicación.

Identifique el vehículo (dándolo de alta en caso necesario), actualice el kilometraje ydescriba los trabajos a realizar. Concluida la apertura, se imprimirá la correspondienteorden de reparación.

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Inventario físico mediante lector de códigos de barras (Entrada de diferencias)

Permite agilizar la realización de inventarios físicos mediante el uso de pistolas lectorasde códigos de barras. Símplemente pase la lectora sobre el código de la piezas ycorrija, en caso necesario, las unidades en stock. Las discrepancias encontradas serecogerán en ña casilla de diferencia para su posterior regularización.

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VII.E. PrintWin

La utilidad PrintWin está escrita en Progress y hace uso de las funciones del API deWindows (32 bits), para la generación de documentos con características gráficasde presentación (tipos y tamaños de letra, figuras geométricas e imágenes) y suprocesamiento posterior mediante edición por impresora, envío por fax (usando WinFax Pro), o generación de una página HTML para su visualización con un navegador oenvío por e-mail (usando Outlook).

Puede utilizarse para la emisión de todo tipo de documentos y listados de la aplicación,sea por impresora, fax o e-mail.

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VII. Sugerencias

Sabía Ud.

• Cómo llevar sus listados a un programa de tratamiento de textos u hoja de cálculo ?vea Listados

• Cómo restringir el acceso de usuarios a determinadas opciones ? vea Seguridad• Cómo predefinir la asignación de impresora y tipo de letra a un programa o puesto de

trabajo ? vea Asignación a programas y Asignación a terminales• Cómo ver un listado por pantalla ? vea teclas de función• Cómo establecer un ejercicio de trabajo habitual o por defecto? vea Actividades• Cómo impedir la entrada de movimientos en un ejercicio ? vea Ejercicios• Cómo localizar una cuenta o subcuenta a partir de su descripción? vea Contabilidad -

introducción• Cómo evitar la venta de recambios cuando el stock es insuficiente? vea Datos de

empresa

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IX. Apéndices

IX.A. Cálculo del coste medio

• El coste medio únicamente se modifica en la entrada de compras. Ni las ventas ni lasdevoluciones de ventas (abonos) afectan al coste medio.

• Para evitar grandes desvíos en el coste medio, es recomendable no admitir ventaspor debajo de stock cero.

• El uso incorrecto de unidades de compra y de venta también afectará a la valoracióndel coste medio

Ver también:Parámetros de empresa

IX.B. Facturación de conceptos diversos

El programa Auto-Task V6 permite la utilización del módulo de ventas de recambiopara la emisión de facturas diversas que no tienen salida desde ningún otro módulode la aplicación. Mediante la definición de unos tipos de venta adecuados a nuestrasnecesidades, conseguiremos no sólo imprimir la factura deseada, sino también queésta se contabilice correctamente.

Para la definición de los parámetros necesarios, seguiremos los siguientes pasos:

1.- Planteamiento del formato de Factura y su asiento contable.

Identificaremos los siguientes componentes de la factura:

• Numeración : Ver qué numerador vamos a utilizar. Podemos utilizar alguno delos existentes o definir uno nuevo (ver punto 2).

• Cliente: A quién va destinada la Factura; deberá estar definido en elMantenimiento de Clientes, si bien esto podrá hacerse en el momento de hacer

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la venta.• Conceptos : Líneas que aparecerán en la Factura, y cuentas contables a las que

se traspasarán; si algún concepto se va a desglosar en más de una cuentacontable, será necesario que se desglose también en la factura.

• I.V.A. : Ver si la Factura deberá llevar IVA o no, cuál es el tipo que le correspondey cómo está definido en el sistema.

2.- Definición de una Serie de Facturas.

Si hemos decidido utilizar un numerador propio para el tipo de facturas que vamos adefinir, deberemos darlo de alta en el Mantenimiento de Tipos de documento, poniendoespecial cuidado en las asignaciones a Diario Contable (Diario al que pasará la facturaal contabilizarse), Registro de IVA (Registro al que pasará, en caso necesario) yRelación de Terceros (Relación a la que pasará, en caso necesario). Todos estosdatos deberán estar definidos en contabilidad antes de que se pueda contabilizar laprimera factura de esta serie.

3.- Definición de un tipo de Venta.

En un tipo de venta se enlazan los tipos de factura con las cuentas de venta y tipos deIVA que se utilizarán; normalmente será necesario (y por claridad inclusorecomendable) definir un tipo de venta para cada tipo de factura que queramos utilizar.

En el caso de que los conceptos que vayan a aparecer en nuestra factura debancontabilizarse en cuentas de venta diferentes, podremos dejar en blanco las cuentas deventa, coste y existencias en la definición del tipo de venta, pues la asignación de estascuentas la haremos por Familia.

Inversamente, si todos los conceptos se contabilizan a la misma cuenta de ventas (y ensu caso de coste y existencias), podremos hacer la asignación en el tipo de venta, enlugar de hacerla por familia.

4.- Definición de Familias.

La contabilización de los recambios imputados a una factura se hace en función de sufamilia y del tipo de venta que se utiliza. Utilizando esta característica del programa,podremos conseguir que en una factura se contabilicen de forma separada (a cuentasde venta distintas) los conceptos que se incluyan.

Deberemos definir una Familia para cada concepto que se vaya a contabilizarseparadamente; para la definición de estas familias "especiales" (por cuanto no serefieren a verdaderos recambios y no deben, por tanto, efectuar movimiento alguno destock), únicamente deberemos tener en cuenta que el código que les asignemoscomience por "$" (el signo del Dólar). No será necesario cumplimentar ninguna de lascuentas de compra que se solicitan.

5.- Definición de Referencias.

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Los conceptos o lineas que deban aparecer en factura, deberemos definirlospreviamente como referencias (recambios) en el mantenimiento correspondiente. Paraesta definición será necesario únicamente asignarle un código (preferentementemnemotécnico y que comience por algún carácter –".", "_" ...- a efectos de que todosestos códigos especiales queden agrupados), una descripción (modificable en elmomento de hacer la venta).

6.- Asignación de las cuentas contables en función de las Familias y los Tipos deVenta.

En el caso de que en la factura aparezcan conceptos que deban contabilizarseseparadamente, será necesario hacer la asignación de las cuentas en función del tipode venta y la familia; crearemos tantas lineas nuevas como sea necesario, indicandoen cada una de ellas el Tipo de Venta (el definido en el punto 3), la familia asignada alconcepto (punto 4), y las cuentas a las que se deberá traspasar el importecorrespondiente.

Ver también:Tipos de facturaTipos de ventaFamilias de recambioVentas por mostrador

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Indice3347 96349 96

AAbsentismo 145, 164Acceso Restricción de 17, 19Actividad 24 Selección de 47Activo 68, 82, 128 Amortización 138 Bajas 141 Categoría 129 Conjunto 130 Contabilización 129, 131, 136, 138, 142 Departamento 131 Fichas de 133, 139 Grupo 129 Inventario 138 Movimientos 136, 140 Tablas de amortización 133 Traspaso de parámetros 132Agenda del vendedor 215Agrupación 94Albarán 39 de compra 174 de depósito 183 de venta 180Almacén 183 Inventario 184 Número de 6, 183 Obsoletas 186 Regularización 186-187, 224 Ubicación 186 Valor de Stock 185Analítica 60Año natural 24Apertura de ejercicio 58 de existencias 60 de O.R. 148, 224Apunte 48Area de mensajes 6Area de trabajo 6Asiento 48 definible 30 Entrada y modificación de 48 predefinido 30, 48Asignación de cuentas a informes 52Ayuda 9

BBalance Balances trimestrales 92 Cierre de 58 Consolidar balances 54 de comprobación 67, 81, 92 de situación 68, 82 Libro de 90Banco 103Base de datos 11

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CCampaña 148Carta 105, 111-112Cartera 24, 27, 33, 99 Clase de previsión 100 Entidad 103 Formatos 104 Impagados 122 Módulo de 48 Orden de pago 110 Plazos 101 Previsión 118, 121-122 Recibo 110 Remesa 106 Riesgo 119-120, 123 Riesgos 116 Soporte magnético 113 Talón 110 Textos para cartas 105 Tipo de documento 100Categoría 129Centro de trabajo 6, 42, 183Cierre 33 de balance 58 de O.R. 154 de recambios 60 de resultados 57Cierre y apertura 57-58, 60, 132Clase de previsión 100Clave de operación 29-30Cliente 52 potencial 215Codificación de trabajos 143Código de barras 224Código postal 37Colores de menú 19 de programas 20 de vehículos 198Columnas Selección de 13Comercial 215Comisión 213Compra Albarán de 174 Concepto de 200 Consulta de compras 191 Contabilización 177 Contabilización de 204 de vehículo 204 Descuento en 170 Pedido de 172-173, 203 Resumen de compras 191 Validación de factura 177Comunicaciones 37, 218Concepto codificado 37, 48 de compra 200, 204 de venta 201, 206, 213Concesionario 37Condición 14Confirmación de O.R. 159Conjunto 130Consolidar balances 54Consumo 191-192Contabilidad 47Contabilización Albaranes de depósito 183 Compra de recambio 177 Compra de vehículo 197, 200, 204

Créditos 182 de amortizaciónes 138 de movimientos de activo 136 de ventas 39, 41 de ventas de servicio 154 Resumen contable 164, 195 Venta de vehículo 201, 208 Ventas por mostrador 180Contado 180Contraseña 5, 17, 19Convenciones 5Coste medio 229 pendiente 188, 229 Tipo de 37Crédito 180, 182Cuenta 52 Asignación a informes 52 Cuentas internas 202 Cuentas para módulos 33 de explotación 35, 69, 83-84, 91 de pérdidas y ganancias 69, 83, 91 Definición de cuentas 52 Extracto de 63, 79 Plan de cuentas 52, 74, 87 Saldo de 66 Saldos anteriores 92Curso 166

DDatos Base de 11 de terceros 52 Origen de 13-14Departamento 35, 84, 131Descuento en compra 170, 174, 177 en venta 39, 171Diario 39, 48 auxiliar 61, 76 de ventas 162, 194 detallado 163, 194 en columnas 27 general 62, 78 resumen 65, 80 resumido 163Diarios 27 definición de 27Diskette 112-113Disponibilidad 212Dispositivos inalámbricos 224Divisa 103Documento 226 Longitud de 37 Tipo de 39

EEdición Modo de 8Efecto 106, 113Eficiencia 164Ejercicio 24 Apertura de 58 Cierre de 57-58 de trabajo 6 Selección de 47e-mail 226Empleado 42

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Empleo 164Empresa 21-24, 37 Clase de 24 Código de 47 Copiar 22 Crear 21-22 Selección de 47Enlace 222Entidad 103Estadística 14Estimación objetiva 27Estructura 4Euro 103Excel 16, 222, 228Expediente de venta 206Explotación 35, 69, 83-84, 91Extensión de garantía 198Extracto bancario 55 de cuenta 63, 79

FFactura 39, 226 Consulta 161 de compra 177 de compra de vehículo 204 de crédito 182 de servicio 154 de venta de vehículo 208 de venta por mostrador 180 Facturas diversas 229 Facturas varias 229 Membrete de 37 proforma 39 resumen 177, 182Familia 41 de recambios 169, 195 de vehículos 197Fax 226Fecha de trabajo 6Fichero 113 de texto 16Filtro 14Fiscal 23Forma de cobro y pago 52, 100-101

GGarantía 154, 198Grupo 129GSM 218

HHistórico de recambios 189-190 de taller 160-161Hoja de cálculo 16, 222, 228Hora 6Horario 145, 164HTML 226

IIdentificación 23Impagado 122Impreso 226

Impresora 42Impresos oficiales 23Informes contables 36, 52, 70Introducción 1-2, 4-5Inventario 89 de activos 138 de recambios 184 de vehículos 211 permanente 60 por ubicación 186 Regularización 187 Regularización de 186, 224 Valoración del 185IVA 24, 29, 33, 41, 93 Libro de 29 Régimen de 24 Registro de 27, 29, 39, 48, 71, 84 Registro de IVA V.O. 214 Tipo de 41

LLibro de balance 90 diario 88 mayor 89Libros oficiales 88-90Linux 5Liquidaciones 24Listado 13, 226 a fichero 16Login 5

MMantenimiento 11, 13-14Marcada 151, 154, 165Mayor 89Mecánico 42, 151Membrete de facturas 37, 226Menú 7 Colores del 19 Mantenimiento del 19 principal 7Módem 218módem GSM 218Modo de edición 8 de selección 8Moneda 103Mostrador 180

NNaturaleza 39Norma 19 106, 113Norma 32 106, 113Norma 34 110, 113Norma 43 55Norma 58 106, 113

OO.R. 167 Apertura 148 Cierre 154 Confirmación 159 Facturación 154

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Imputación de recambios 153 Imputación de tiempos 151 Reserva de hora 146Obsoletas 186ODBC 222Opciones 198Operador de bloque 14 de campo 14Operario 42, 151Orden de pago 110, 112-113Orden de reparación 39, 148 Apertura de 224Ordenante 112Otros cargos y abonos 174, 177

PPagos fraccionados 24Pantalla 6Parámetros 19Paro 145, 164Pasivo 68, 82Password 5, 17, 19PDA 224PDU 218Pedido de clientes 179 de compra 173 de compra de vehículo 203 Propuesta de 172 Seguimiento de 210Pendiente de recibir 173 de servir 179Pérdidas y ganancias 57Perfil 172Personal 42Personalidad 24PGCE 52, 74, 87PIN 218Plan de cuentas 52, 74, 87Plazo 101Población 37Portes 174, 177Post-venta 143Predefinido 30, 48Presencia real 145, 151, 164 teórica 145, 164Presentador 112Presupuesto 39 de reparación 148 de venta 215Previsión 100, 118, 121-122PrintWin 226Privilegios 17, 19Productividad 164Propietario 206Propuesta de pedido 172Prorrata 24, 29Proveedor 52 Consumo 191 habitual 37Provincia 37

RRatios Agrupación 94

Definición de 93 Listado de 96 Textos de análisis 95Reacondicionamiento 202REBU 214Recambio 169 Familia de 169, 195 Imputación en O.R. 153 Obsoletos 186 Pendiente de recibir 173 Pendiente de servir 179 Piezas vendidas 195-196Recargo de equivalencia 33Recibo 104, 106, 110Red de concesionarios 211Régimen de prorrata 24Registro 11 de estimación objetiva 27 de IVA 27, 29, 39, 48, 71, 84 de retenciones 27 de suplidos 27 de terceros 27, 30, 48, 73, 86 ed terceros 39 mercantil 37Regularización 186-187, 224Relación con terceros Registro de 30Reloj de marcaje 151Remesa 106, 111, 113Repercutido 29, 41Reserva de hora 146Resultado del ejercicio 57Retención 33Retenciones 24 Registro de 27Riesgo 115-116, 119-120, 123

SSaldo 66Sección 42Secuencia de control 42Seguimiento post-venta 167Seguridad 17, 19Selección Modo de 8Servicio 143Sesión Inicio y fin de 5Sistema de ayuda 9SMS 218-219, 221Soportado 29, 41Soporte magnético 112-113Stock de recambios 184 de vehículos 211 por ubicación 186 Regularización de 186, 224 Valoración del 185Subarrendado 154Subcontratado 154Submenú 7, 19Sumas y saldos 67, 81, 92Suplidos 24, 33 Registro de 27

TTabla 11Taller 143

Auto-Task V6


Talón 104, 110Tarifa 39Tarifario 143Teclas de ayuda rápida 8 de función 8Tempario 143Terceros 24, 33 Datos de 52, 98 Hojas de cuadre 99 Registro de 27, 30, 39, 48, 73, 86 Relación de operaciones con 96Texto 16, 105 Documento de 228Textos de análisis 95Tiempo Imputación de 151Tipo de documento 100Tipo de impresora 42Tipo de letra 42Tipo de venta 39, 41Trabajos en curso 166Trabajos internos 202Transporte 174, 177

UUbicación 186-187Unix 5Usuario 5, 17, 19

VV.N. 197V.O. 197Vehículo 197 Colores 198 Compra 204 Disponibilidad de 212 Expediente 206 Extensión de garantía 198 Familia 197 Garantía 198 Opciones 198 Pedido de compra 203, 210 Recepción de VN 204 Seguimiento de pedido 210 Stock de vehículos 211 Stock en red 211 Venta de 206, 212Vendedor 42 Agenda del 215Venta Comisión de 213 Concepto de 201, 213 Consulta de 192 de recambios 180, 182 de vehículo 206 de vehículos 212 Descuento 171 Diario de 162-163, 194 en garantía 154 Factura de servicio 154 interna 154 Modificación de venta de recambio 180 Pedido 179 por mostrador 180 Resumen de 192 Seguimiento post-venta 167

Trabajo subcontratado 154VO Registro de Entradas 214 Registro de IVA 214 Registro de salidas 214

WWindows 5Word 16, 228

Auto-Task V6


manual auto-task v6

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