manual almacenes 2009

8/4/2019 Manual Almacenes 2009

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Lic. Luis Antonio Hevia Jimnez, Oficial Mayor del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estadode Yucatn, con las atribuciones y facultades que me confieren los artculos 27 fraccin IIIy 31 fracciones II, IX, X y XI del Cdigo de la Administracin Pblica de Yucatn, artculo11 apartado A fraccin XVI y apartado B fracciones I y XV del Reglamento del Cdigode Administracin Pblica del Estado de Yucatn, expido el siguiente documento:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARALA ADMINISTRACIN Y CONTROL DEALMACENES GENERALES.

Enero 2009


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NDICEPg.

1. Glosario de Trminos 4

2. Marco Legal 5

3. Propsito 6

4. Alcance 7

5. De las Disposiciones Generales 8

6. De los Recursos Humanos 9

7. Del Encargado de Almacn 10

8. Del Equipo de Trabajo del Almacenista 11

9. De la Operacin del Almacn 12

10. De la Entrada y Salida del Almacn 13

11. De las Mermas Mercanca ya Caducada 14

12. Inventario Fsico 15

12.1 De las Condiciones del Almacn para el Conteo Fsico del Inventario 15

13. De la Seguridad Fsica 16

13.1 Custodia Fsica 16

13.2 Robos Siniestros 16

14. De los Requisitos de los Formatos de Control 18

15. De las Atribuciones de la Oficiala Mayor 19

16. Cumplimiento 20


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17. Transitorios 21

18. Anexos 22

18.1. Anexo 1 22

18.2 Anexo 2 23


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1. Glosario de Trminos.En los trminos de este manual se entender por:

Almacenes Generales: Inmuebles para depsito, recepcin, revisin, manejo, guarda,expedicin, suministro y control de recursos materiales de las Dependencias o Entidades.

Base de datos: Hoja de registro en donde se vaca informacin (manual oelectrnicamente.)

Dependencias: Organismos centralizados del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.DCPIA: Direccin de Control Patrimonial, Inmobiliario y Almacenes de la Oficiala Mayordel Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.

Entidades: Lo conforman los Organismos Pblicos Descentralizados, las Empresas deParticipacin Estatal Mayoritaria y los Fideicomisos Pblicos.

Encargado de Almacn: Servidor pblico responsable de la administracin de losrecursos materiales del almacn general.

Inventario: Relacin de recursos materiales existentes en un almacn.Marbete: Etiqueta para adherir a los recursos materiales para identificar el contenido,precio, caractersticas y en su caso caducidad de los mismos.

Nivel ptimo de inventario: Existencia recomendable de recursos materiales para elfuncionamiento en un almacn.

Obsoleto: Recursos materiales que se encuentran en desuso, inadecuados o anticuados.O.M.: Oficiala Mayor.Recursos materiales: Todos los bienes muebles y consumibles que las Dependencias yEntidades utilizan para realizar sus funciones.

Siniestro: Todo suceso que conlleve a la prdida parcial o total de los recursos materialesy que puede ser por caso fortuito o de fuerza mayor.Sistema de Almacn: Proceso establecido por la Oficiala Mayor para la administraciny control de los almacenes generales.

Va Oficio: Escrito impreso o medio magntico autorizado a travs del cual lasDependencias o Entidades se dirigen hacia la O.M.


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2. Marco Legal. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Bienes del Estado de Yucatn. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios relacionados con

Bienes Muebles. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico de Yucatn. Ley de Acceso a la Informacin Pblica para el Estado y los Municipios de Yucatn. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Yucatn. Ley de Proteccin al Ambiente del Estado de Yucatn. Cdigo de la Administracin Pblica del Estado de Yucatn. Reglamento del Cdigo de la Administracin Pblica del Estado de Yucatn. Decreto nmero 684 publicado el 16 de junio de 2006 en el Diario Oficial del

Gobierno del Estado de Yucatn.


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3. Propsito.Establecer las normas y procedimientos de aplicacin general para todas las Dependenciasy Entidades de la Administracin Pblica Estatal que administren y controlen AlmacenesGenerales contenidos en el presente manual.


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4. Alcance.El presente manual tendr aplicacin obligatoria para las Dependencias y Entidades de laAdministracin Pblica del Estado de Yucatn referidas en los artculos 22 Y 48 delCdigo de la Administracin Pblica de Yucatn.


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5. De las Disposiciones Generales.Se entendern como atribuidas a las Dependencias y Entidades las disposicionesnormativas que se establecen en el presente manual, sin perjuicio de las que les confieranotros ordenamientos.

El Director de Administracin o equivalente de cada una de las Dependencias y Entidadestendr las siguientes responsabilidades:

Implementar el sistema de almacn establecido por la O.M. Designar al encargado de almacn de la Dependencia o Entidad. Facilitar a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad la

inspeccin fsica del inventario del almacn de la Dependencia o Entidad.

Vigilar el correcto funcionamiento del almacn de la Dependencia o Entidad. Cumplir con lo establecido en el presente manual.

El Director de Administracin o equivalente de las Dependencias o Entidades tendr lassiguientes facultades:

Podr delegar en las unidades administrativas de su Dependencia o Entidad,mediante va oficio, las responsabilidades asignadas en el presente manual.


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7. Del Encargado de Alm acn.Es obligacin del encargado de almacn:

Recibir, identificar y revisar el estado fsico de los recursos materiales queentren al almacn.

Revisar que los requerimientos de informacin de los recursos materiales poralmacenar estn completos; debiendo de cumplir los siguientes requisitos:

a) Concepto.b) Folio.c) Fecha.d) Capacidad.e) Caducidad.f) Firmas de revisin y aprobacin de las entradas y salidas de los bienes.g) Distribucin de copias de las requisiciones.

Tener un registro actualizado de movimientos del almacn de la Dependencia oEntidad.

Exhibir al momento en que la O.M. le requiera o en quien sta decida delegardicha responsabilidad el registro actualizado de movimientos de almacn.

Generar y enviar a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidadun reporte de inventario trimestral segn formato anexo (anexo 1).

Controlar las entradas y salidas de producto del almacn. Custodiar todo los recursos materiales guardados en el almacn tanto en su

cantidad como de su buen estado.


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8. Del Equipo de Trabajo del Al macenista. Deber contar de manera enunciativa y no limitativa con los siguientes recursosmateriales:

Un rea administrativa con:a. Instalaciones amplias y seguras para el manejo del inventario.b. Activos fijos como: bscula, tarimas, anaqueles, escritorios, sillas, equipo de

cmputo, mquina de escribir, mesa de trabajo, sumadoras y todos aquellos bienesque faciliten o permitan su labor de acuerdo a la naturaleza de los bienesalmacenados.

c. Bienes de consumo como: papelera, material de limpieza, fumigantes, insecticidas.d. Equipo de seguridad e higiene: extintores, botas, guantes, delantales y fajas.


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9. De la Operacin D el Almacn.El encargado tendr el nivel ptimo de inventario de conformidad con lo aprobado por laDireccin Administrativa a la cual est adscrito.


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10. D e la Entr ada y Salida del Al macn.Los conceptos de entrada de los recursos materiales son:

Compras. Transferencias recibidas de otras Dependencias o Entidades. Devoluciones. Donaciones. Comodatos.

Los conceptos de salida de los recursos materiales son:

Transferencias otorgadas a otras Dependencias o Entidades. Devoluciones. Mermas (Mercanca daada u obsoleta). Consumo interno. Robo o siniestro. Donaciones. Comodatos.


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11. De las Merm as o Mercan ca y a Caducada.El manejo de artculos considerados de alto riesgo como medicamentos, lubricantes,combustibles y otros deber apegarse a lo establecido en las regulaciones ambientales ysanitarias estatales y federales vigentes.

El encargado de almacn dar aviso al Director Administrativo o su equivalente de laDependencia o Entidad, para que tramite el destino o en su caso, la destruccin de

mercancas o artculos y productos de consumo obsoletos, en caducidad o en mal estado.Es responsabilidad del Director Administrativo o su equivalente de la Dependencia oEntidad:

Solicitar por escrito a la Secretara de Salud o a la Secretara de Desarrollo Urbano yMedio Ambiente, segn sea el caso, una evaluacin tcnica que d soporte administrativo yseguridad a la destruccin de materiales considerados nocivos o altamente contaminantes.

Informar por escrito a Contralora Interna y a la O.M. o en quien sta decida delegar dicharesponsabilidad, sobre el proceso de destruccin de materiales que se le haya autorizadorealizar.

La destruccin de materiales nocivos deber estrictamente apegarse a lo establecido en

las disposiciones normativas y legales vigentes en la materia y ser respaldado con un actaadministrativa que indique la evaluacin tcnica y el finiquito de este proceso.

Se deber anexar al acta administrativa de destruccin de material y suministros en malestado la evaluacin tcnica de las Secretaras de Salud y/o de Desarrollo Urbano y MedioAmbiente.

Las Dependencias o Entidades que cuenten con recursos materiales que por razonesjustificadas fuesen dados de baja y que queden catalogados como obsoletos y cuenten conun inventario debern de informar por va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegardicha responsabilidad.

La O.M. podr decidir si los recursos materiales obsoletos son objeto de transferencia a

otra Dependencia o Entidad.El proceso de transferencia de los recursos materiales obsoletos se har de conformidadcon lo que establezca la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad.


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12. Inventario Fs ico .El conteo fsico al cien por ciento del inventario del almacn de la Dependencia o Entidadse har de manera obligatoria cuando menos dos veces al ao; uno al final del primersemestre y el segundo al cierre de cada ejercicio, as como cuando exista cambio deautoridad administrativa o cuando la O.M. o en quien sta decida delegar dicharesponsabilidad lo requiera.

El procedimiento que deber seguir es:1. El Director de Administracin o su equivalente en la Dependencia o Entidad

designar al personal que realizar el inventario.

2. La O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad llevar a cabo unsegundo conteo del inventario del almacn en la Dependencia o Entidad con el finde identificar cualquier error cometido en el primer conteo.

12.1 De las condiciones del almacn para el conteo fsico delinventario .Previo a la realizacin del inventario fsico del almacn debern haber estado cumplidas lassiguientes indicaciones:

Todos los recursos materiales estarn ordenados y separados de acuerdo a suscaractersticas fsicas y funcionales con el fin de facilitar la toma fsica de inventarios.

Las cajas, envases y dems empaques de recursos materiales cerrados de origen, deben deostentar en un lugar visible el marbete de identificacin, ya sea en el anaquel en el queestn contenidos o en el mismo estante.

Determinar el manejo de la recepcin y entrega de las mercancas antes de la fecha del dadel inventario por parte del responsable del almacn, tratando de evitar las entregas el da

del inventario.Al trmino del inventario fsico se levantar una constancia de hechos en la queintervendrn el Director Administrativo o su equivalente en la Dependencia o Entidad, laO.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad, y la Secretara de la ContraloraGeneral del Estado, y el encargado del almacn.

La constancia de hechos del inventario fsico se har en el formato anexo del presentemanual (anexo 2).


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Enviar por va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidadcopia del acta de hechos citada en el prrafo que antecede.

El acta de hechos deber contener como requisitos mnimos los siguientes:

a) Fecha y hora del levantamiento del acta.b) Nombre y firma de los funcionarios pblicos que intervienen.c) Descripcin de los hechos.d)

Relacin de recursos materiales afectados.

e) Acuerdos, ya) Elaborar y resguardar un expediente el cual contenga la relacin de los recursos

materiales siniestrados, la baja respectiva y copia del acta de hechos.


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15. D e las Atri bucion es de la Oficiala MayorLa Oficiala Mayor por su conducto o en quien decida delegar dicha responsabilidad tendrlas siguientes atribuciones:

I. Supervisar el cumplimiento de las normas establecidas en este documento.II. Difundir el presente manual a las dependencias y entidades.


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16. CumplimientoEl seguimiento y verificacin del cumplimiento del presente manual est a cargo delTitular de la Dependencia o Entidad correspondiente o en quien se delegue dicharesponsabilidad y de la Oficiala Mayor.


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17. Transitorio sI. El presente manual entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario

Oficial del Gobierno del Estado de Yucatn.

II. Quedan sin efecto todos los manuales, polticas, lineamientos y criteriosadministrativos que al respecto se hayan emitido con anterioridad o que se opongana este manual.

GOB IERNO DEL ESTADO DE YUCATN

( RB RICA )_________________________LIC. LUIS ANTONIO HEVIA JIMNEZ

OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO


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18. An exos.18.1 Anexo 1

SECRETARA

DIRECCIN

DEPARTAMENTO

INFORME TRIMESTRAL DE EXISTENCIAS DE ALMACN

TIPO DE REGISTRO DIARIO: TIPO DE ARTICULOS

SISTEMA DECOMPUTO

TARJETAS KARDEX PERODO REPORTADO

FOLIOS DEENTRADA

FOLIOS DESALIDA

CLAVE DESCRIPCIN DEL

ARTCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

EXISTENCIAS IMPORTE OBSERVACIONES

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4

5

6

7

#


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18.2 Anexo 2CONSTANCIA DE HECHOS:

Lugar y Fecha:En la ciudad de Mrida, Yucatn, estando presentes en el lugar que ocupa el Almacn de

________________________________________________________, siendo las ______ horas del da ______ de___________________ de 20__.

Motivo:Hacer constar el resultado obtenido en el Inventario Fsico del Almacn de la Dependencia o Entidad o

Direccin antes mencionado, esto en cumplimiento con lo establecido en el Manual de Procedimientos para laAdministracin y Control de Almacenes Generales.

Intervienen:Por la Dependencia, Entidad o Direccin el o la C. __________________________________________

Responsable del Almacn el o la C. _______________________________________________________

Por la Oficiala Mayor __________________________________________________________________

Por la Secretara de la Contralora General del Estado__________________________________________

Para hacer constar los siguientes hechos:Con fecha antes mencionada se procedi a realizar el Inventario Fsico en el almacn de recursos materiales de laDependencia, Entidad o Direccin, observndose lo siguiente:

______________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

Cierre de la Constancia.No habiendo otro asunto que tratar, se cierra la presente constancia, siendo las _______ horas del da de su

inicio, firmando al margen y al calce, todos los que en ella intervinieron para dejar constancia Legal y Administrativa.

____________________________ ____________________________

C. C.Responsable de Almacn Jefe de Recursos Materiales

_______________________________ ____________________________C. C.Por la Oficiala Mayor Por la Contralora General del Edo.

______________________________________

C.

Director Administrativo

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