manejo de cubos

IMPORTACIONES Y ASESORIAS TROPI S.A.S. Manual de políticas y procedimientos usuario del sistema Siesa Enterprise

MANEJO DE CUBOS

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1. CASOS DE USO Personalización de consultas con varias dimensiones (Cubos)

2. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO Todos los usuarios del sistema que requieran consultas de este tipo

INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES: Ninguna 3. GLOSARIO DE TERMINOS

CUBOS: Es una colección de datos, con los cuales se pueden formar consultas multidimensionales. Para entender los cubos se deben entender dos conceptos básicos que son las dimensiones y las medidas.

DIMENSIÓN: Es una clasificación de alguna actividad que se quiere medir en su desempeño, y que están dispuestos en niveles jerárquicos o simplemente niveles y subniveles, por ejemplo, la ubicación geográfica se podría analizar consolidadamente por país o detalladamente por estado y/o ciudad.

MEDIDAS: Son los números que aparecen al cruzar las dimensiones seleccionadas, por ejemplo, en un cubo de ventas, se podría escoger las ventas, el número de artículos vendidos, ganancia, costo, etc.


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FORMULA: Es una ecuación que relaciona constantes o variables matemáticas y que se expresa mediante una expresión algebraica.

CONTADOR (COUNT): Cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un número entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

SUMATORIA (SUM): Calcula la suma de los valores indicados en el argumento. Los datos que se suman deben ser de tipo numérico

MÍNIMOS (MIN): Determinan los valores menores. Los cuales pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numérico MIN() devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto MIN() devuelve el primer valor en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, MIN() devuelve la fecha más antigua.

MÁXIMOS (MAX): Determinan los valores mayores. Los cuales pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numérico MAX() devuelve el valor mayor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto MAX() devuelve el último valor en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, MAX() devuelve la fecha más reciente.

PROMEDIO (AVERAGE): Calcula el promedio (la media aritmética) de los valores indicados en el argumento, también se aplica a datos numéricos.

DESVIACIÓN MEDIA (AVERAGE DEVIATION): Es la diferencia en valor absoluto entre cada valor de la variable estadística y la media aritmética.

DISCREPANCIA PARCIAL (BIASED VARIANCE): Ocurre cuando se observan diferencias en los valores reportados para un mismo indicador y para un mismo punto de observación, respecto de un territorio específico, al comparar los reportes producidos por los países, las agencias regionales y/o globales

DESVIACIÓN PARCIAL (BIASED ESTÁNDAR DEVIATION): La desviación estándar nos da como resultado un valor numérico que representa el promedio de diferencia que hay entre los datos y la media. Para calcular la desviación estándar basta con hallar la raíz cuadrada de la varianza, por lo tanto su ecuación sería:

RAÍZ CUADRADA (ROOT-MEAN-SQUARE): Se llama raíz cuadrada de un número a aquel otro que siendo mayor o igual que cero, elevado al cuadrado, es igual al primero.

FILA ASCENDENTE (ASCENDING RANK): Organiza en forma ascendente los valores de la columna

FILA DESCENDENTE (DESCENDING RANK): Organiza en forma descendente los valores de la columna


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4. POLITICAS CORPORATIVAS PARA ESTE PROCESO

Tener en cuenta que la información de los cubos saldrá actualizada hasta el momento en que se acumuló

Tener especial cuidado al momento de compartir las consultas, sobre todo cuando son informes gerenciales, que pueden contener información confidencial

5. EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (SECUENCIA DE PASOS) Existen varias rutas en el sistema para acceder a los cubos, las cuales son, entre otras: Modulo comercial / compras/ acumulados/ cubo de compras Modulo comercial/ ventas/ acumulados/ cubo de facturación Modulo comercial/ ventas/ acumulados/ cubo de facturación clientes ocasionales Modulo comercial/ ventas/ presupuesto/ consultas/ ejecución presupuestal Modulo comercial/ inventarios/ acumulados/ cubo de inventarios Modulo comercial/ inventarios/ cubo de existencias por bodega Modulo comercial/ inventarios/ cubo de existencias por instalación Una vez ingresemos por cualquiera de estas opciones, encontraremos algo similar a la siguiente pantalla

Figura 1


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En todos los cubos podremos ver los filtros que varían dependiendo de la información que se puede mostrar, es decir el cubo de ventas tiene unos filtros diferentes o adicionales a los que tiene el cubo de compras o de inventarios. Por ejemplo el cubo de ventas, como podemos ver en la anterior imagen tiene los siguientes filtros: C.O, vendedor, facturar a, despachar a, grupo de bodega, instalación, bodega, grupo motivo, ítem, tipo de inventario, plan ítem 1, criterio ítem 1, plan ítem 2, criterio ítem 2, plan cliente 1, criterio cliente 1, plan cliente 2, criterio cliente 2 Para lograr que el resultado de la consulta sea lo más exacta posible, se utilizan estos filtros, sin embargo no es obligatorio llenarlos Una característica común entre los cubos es el rango de períodos, como mínimo se debe ingresar el primer rango. La ventaja de tener varios períodos es que se pueden intercalar, por ejemplo: en el primer rango se puede ingresar todo el mes de enero y en el segundo todo el mes de junio, de esta manera el sistema generará la información únicamente de enero y de junio, no de enero hasta junio Una vez se hayan ingresado todos los filtros necesarios y los períodos, se debe dar clic en consultar, el sistema mostrará la pantalla de resultado Explicación de los iconos Modo analítico : Este icono se utiliza para ocultar o mostrar los iconos del final, observemos la diferencia de la figura 2 vs la figura 3, al dar clic en este icono la pantalla queda como en la figura 3 y al volver a dar clic queda como la figura 2 (Ver lo señalado en rojo).


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Figura 2

Figura 3


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Además, si la consulta esta en modo analítico no permite desplazarme hasta la última dimensión, observemos en la figura 2, en el campo código vendedor cliente dando clic en el “+” abrimos el detalle de esa dimensión, esto es posible porque está en modo normal, pero en modo analítico como en el figura 3, no es posible llegar hasta ese detalle.

Selector de campos : Con este icono se puede personalizar la consulta, al dar clic aparece una pantalla como la siguiente

Figura 4

En Titulo se ingresa el nombre que se le desea dar a la consulta, este sale en la parte superior del papel cuando se imprime, pero no es obligatorio digitarlo En Notas se ingresa alguna característica o descripción de la consulta, el contenido de este campo se visualiza en la parte inferior del papel cuando se imprime, tampoco es un campo obligatorio Es importante aclarar que los campos que aparecen en las dimensiones y en medidas pueden variar dependiendo si es un cubo de ventas, de compras o de inventarios, pero el manejo es el mismo.


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o Dimensiones: Contiene todos los campos que se pueden desplazar hacia dimensión afuera, dimensión vertical o dimensión horizontal. Se debe dar clic en el campo que se desea desplazar para seleccionarlo y luego con clic sostenido lo arrastro con el mouse hacia alguna de las 3 dimensiones mencionadas. Observemos que en la parte inferior de esta dimensión se encuentra criterios ítem y criterios clientes, para verlos se da clic en estos botones y también se pueden adicionar los campos que estos muestren a alguna de las dimensiones

Figura 5

Para volver a las dimensiones iníciales se da clic en el botón Dimensiones (señalado con rojo en la figura 5) y nuevamente queda como la Figura 4

o Dimensión afuera: En esta dimensión se llevan los campos por los cuales se

desea agrupar o Dimensión vertical: Representan los campos que se muestran verticalmente o Dimensión Horizontal: Representan los campos que se muestran

horizontalmente o Medidas: Son los valores que se muestran en la consulta, tales como cantidades,

valor bruto, etc.


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A continuación se muestra una imagen en la que se puede visualizar cada uno de los campos anteriores

Figura 6

Al dar clic en la flecha de la dimensión afuera (seleccionada en rojo en la figura 7) observamos la lista de todos los proveedores que tiene la empresa, allí podemos seleccionar cuales no queremos que hagan parte de la consulta, por defecto aparecen todos, pero dando clic en el cuadrito con la “X” los sacamos de la lista, tal como se ve a continuación

Figura 7


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Según el ejemplo, en este informe no aparecerán Pernod Ricard y 3M de Colombia. Lo mismo sucede con las demás dimensiones, al dar clic en la flecha podemos elegir que clientes, vendedores, ítems, etc. no van en el listado Expandir / cerrar dimensión : Observemos la figura 3, la dimensión está cerrada. Dando clic en este icono se expande la dimensión como se observa a continuación:

Figura 8

Si se quiere volver a cerrar, simplemente se vuelve a dar clic en este icono, y si solo se quieren cerrar algunas dimensiones, puede dar clic en el “-” de cada campo, y los demás quedan expandidos Intercambiar dimensión : Con este icono se cambia la dirección de las dimensiones, las que estaban horizontales quedan verticales, y viceversa, observemos al dar clic en este icono lo que sucede


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Figura 9

Ajustar texto : Este icono es usado para visualizar más claramente los títulos, ampliando la celda, observemos lo señalado en rojo

Figura 10


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Vista tabla : Cuando existe una consulta con grafica, este icono se utiliza para ver únicamente la tabla, sin mostrar el grafico

Vista tabla y grafica : Cuando existe una consulta con grafica, este icono se utiliza para ver simultáneamente la tabla y el grafico.

Vista grafica : Cuando existe una consulta con grafica, este icono se utiliza para ver únicamente el grafico

Página de propiedades : Se tiene el ícono de "propiedades" como mecanismo de configuración de aspectos estéticos como colores de letra, colores de fondo y tipos de línea para cada una de las áreas que compone la pantalla de un cubo (encabezado, dimensiones, pie, título, etc.). Este es el mecanismo mediante el cual se particulariza la presentación de los cubos multidimensionales. Al dar clic en este icono el sistema muestra la siguiente pantalla:

Figura 11

Dimensión calculadas : Esta opción sirve para mostrar la información en diferentes medidas de tiempo, si se quiere ver por trimestres por ejemplo se selecciona esta opción como se ve a continuación


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Figura 12

Medidas calculadas : Esta es una de las grandes bondades que nos ofrecen los cubos, podemos crear nuevas medidas, según las variables que tengamos en la fuente de datos. A continuación podemos observar la pantalla que el sistema nos muestra al dar clic en este icono

Figura 13

o Medidas: En este campo se encuentran todas las medidas que hemos creado


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o Titulo: Ingresamos el nombre de la medida que vamos a crear o Tipo dato: Existen 3 tipos de dato: Cantidad, dinero y tasa, se debe elegir

dependiendo de la medida que se va a crear o Decimales: Se ingresa el número de decimales que va a tener este tipo de dato o Tipo: Existen varios tipo de medidas, los cuales son: formula, count (contador), sum

(sumatoria), Min (mínimos), Max (máximos), average (promedio), average deviation (desviación media), biased variance (discrepancia parcial), biased standar deviation (desviación parcial estándar), root-mean-square (raíz cuadrada), ascending Rank (Fila ascendente), descending Rank (Fila descencedente). En el glosario de este manual se da una breve explicación de estos términos, aunque es posible que muchos de ellos no se usen.

La mayoría de los términos anteriores son estadísticos, y para poder armar la medida, se requiere de un mínimo conocimiento de estos conceptos. En fuente de datos podemos encontrar todas las variables presentes en esta consulta y con las cuales se puede crear la nueva medida. Para pasar el campo le damos doble clic y automáticamente pasa al panel derecho que está en la figura 13 y muestra f_valor_subtotal_local, es de aclarar que las variables que aparecen en la fuente de datos ya vienen predefinidas en el sistema, no es posible crear más. Una vez armada la medida, se da clic en el botón Aceptar

Figura 14


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El campo ITEMS que vemos en la figura 14, es una medida creada como contador (count) Exportar : Al dar clic en este icono el sistema muestra la siguiente pantalla:

Figura 15

Se elige la ruta en la cual deseo guardar el archivo, se le da un nombre y se da clic en Guardar. Es importante tener en cuenta que para abrir este archivo desde la ruta donde se guardó, el equipo debe tener Excel. Imprimir tabla : Este opción se utiliza para imprimir el informe, al dar clic en este icono, el sistema muestra la siguiente pantalla

Figura 16


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En nombre se escoge la impresora correspondiente y se da clic en Aceptar Vista previa tabla : Cuando se da clic en este icono el sistema muestra una pantalla con la vista previa del informe, tal cual como quedará impresa

Figura 17

Ordenar las filas por filas del hecho : Ordena las filas de las medidas de forma ascendente o descendente. Para poder ver el efecto de esta opción deben existir dos o más dimensiones horizontales

Ordenar las columnas por las columnas del hecho : Ordena las columnas de las medidas de forma ascendente o descendente. Para poder ver el efecto de esta opción deben existir dos o más dimensiones verticales Escala de datos : Este icono cambia la manera como se visualizan las medidas, al dar clic allí aparecen varias opciones: Escala 1 x 1, Escala 1 x 10. Escala 1 x 100 y Escala 1 x 1000, como vemos a continuación Escala 1 x 1: Es la normal, por defecto el sistema trae esta


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Figura 18

Escala 1 x 10, observemos como van cambiando la forma de visualizar los valores

Figura 19

Y así sucesivamente con las demás escalas.


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Nombre de la consulta : En este campo aparecen los nombres de todas las consultas guardadas, para verlas o para seleccionar una de ellas, damos clic en la flechita y escogemos la que deseemos

Ver todos los informes : Al dar clic en este icono permite al usuario filtrar las consultas creadas en el sistema, de tal manera que si aparece una cara se visualizan solo las consultas diseñadas por el usuario, pero si salen dos caras se podrán visualizar tanto las consultas propias como las de los otros usuarios del sistema. Salvar : Este botón se utiliza para guardar un informe personalizado y pueden volver a visualizarse solamente invocando el nombre del reporte. Este icono se complementa con el anterior de tal forma que si hay activa una sola cara el informe se guarda solo para el usuario que la creo, pero si hay dos caras la consulta queda disponible para los demás usuarios. Eliminar : Cuando una consulta diseñada por el usuario ya no se utiliza, se tiene el botón de eliminar con el fin de removerla del sistema, esto solo lo puede hacer el administrador del sistema o el propietario de la consulta, es decir quien la creo. 6. OBSERVACIONES La información saldrá actualizada hasta el momento en que se acumuló, este es un proceso que debe estar a cargo de una solo persona Los cubos no tienen la funcionalidad de drill down como algunas consultas Flex

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