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1

"MADRE DE DIOS, CAPITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL

RESOLUCIÓN EJECUTIVA REGIONAL N;i33 -2015-GOREMAD/GR

Puerto Maldonado,

VISTOS: El Oficio N" 223-2015-GOREMAD/GRPPYAT de fecha 19 de marzo del 2015; Informe

Técnico N" 022-2015-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI de fecha 18 de marzo del 2015; Oficio N" 019-2015-GOREMAD-ARMDD-DR de fecha 24 de febrero del 2015; Oficio N" 60-2015-GOREMAD/GRPYAT, de fecha 09 de febrero del 2015; Informe N" 037-2015-GOREMAD­GRPPYAT/SGDIEI, de fecha 06 de febrero del 2015; Oficio N" 520-2014-GOREMAD/ORAJ de fecha 29 de diciembre del 2014; Oficio N" 177-2014-GOREMAD/PR-SG-UAI, de fecha 21 de noviembre del 2014; Reglamento General del Sistema de Archivo Institucional de fecha 25 de agosto del2014; Informe Legal N" 911 -2015-GOREMAD/ORAJ, de fecha 31 de julio del2015, y,

CONSIDERANDO:

Que, el Gobierno Regional de Madre de Dios, es un organismo público descentralizado, con autonomfa política, económica y administrativa que tiene por finalidad esencial fomentar el desarrollo regional integral y sostenible, promoviendo la inversión pública y privada, organiza su gestión en torno a los proyectos que beneficien a la región y tiene como funciones administrativas el desarrollo de infraestructura debidamente priorizado dentro de los proyectos de la región .

Que, mediante Oficio N" 177-2015-GOREMAD/PR-SG-UAI, de fecha 21 de noviembre del 2014 el Jefe de Unidad de Archivo Institucional de la Gerencia General Regional del Gobierno Regional de Madre de Dios señala que el Reglamento General del Sistema de Archivos del Gobierno Regional de Madre de Dios, aprobado con Resolución Ejecutiva Regional N" 321 -2008-GOREMAD/PR de fecha 23 de mayo del 2008 ha quedado desactualizado, debiendo dejarse sin efecto, debido a que e evo reglamento se podrá integrar estructuralmente y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito regional, adscritas al GOREMAD (actualmente se viene haciendo en forma independiente con normas emitidas por el Archivo General de la Nación el año 1985); asf mismo el Órgano de Administración de Archivos (Archivo Central) del GOREMAD, como ente rector del Sistema Institucional de Archivos es responsable de la Dirección y Administración del mismo, aplicando los procesos técnicos archivísticos emitidos por el AGN y las normas internas que el Sistema Institucional de Archivos elabore para un mejor manejo y conducción a nivel institucional.

Que, de igual modo, mediante Informe Técnico N" 022-2015-GOREMAD­GRPPYAT/SGDIEI de fecha 18 de marzo del 2015; la Sub Gerente de la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informática de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial del Gobierno Regional de Madre de Dios, concluye al señalar que es conveniente la actualización del Reglamento del Sistema de Archivos del GOREMAD aprobado por Resolución Ejecutiva Regional N" 321 -2008/PR, debido a que se ha modificado el ROF en el año 2012, la que se ajusta a la norma S.N.A. 01 Administración de Archivos ; siendo entonces necesario la actualización, opinando en consecuencia favorablemente para la aprobación del "Reglamento del Sistema de Archivos del GOREMAD".

UCJ+~?.f---:-:=-:-:~~~~Eltle-;--mediante Oficio N" 223-2015-GOREMAD/GRPPYAT de fecha 19 de marzo del 2015, el Gerente Regional de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial del Gobierno Regional de Madre de Dios solicita la Aprobación del Reglamento General del Sistema de Archivos .

Que, de la misma ms:mera, mediante Oficio N" 019-2015-GOREMAD-ARMDD-DR de fecha 24 de febrero del 2015 el Silector Regional del Archivo Regional Madre de Dios del Gobierno Regional de Madre de Dios, señala que el Sistema Archivfstico Institucional del Gobierno Regional de Madre de Dios, las Direcciones Regionales Sectoriales por su naturaleza especializada en su competencia y complejidad, deben seguir manteniendo en contar con un Archivo Central aparte de contar con los Arch ivos de Gestión y Archivos; por lo que es conveniente que sea actu <:¡~ li zadcr el

OFICINA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Av. Alfonso Ugarte N• 873 6to. Piso- Lima 1 Telefax : (0051) (01) 4244388

E-mall: ocalgoremad@reglonmadrededlos.gob.pe

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GOB I ER N O REG I O NAL DE M ADRE DE D I OS Jirón Cusco N' 350 - Puerto Maldonado

Teléf.: (0051 ) (082) 5711¡99 / 572646, Fax: (0051) (082) 571199 Website: www. regionmadrededios.gob.pe- E-mail: regionmddp@ragionmadrededios.gob.pa

"AÑO DE LA DIVERSIFICACION PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACION" "MADRE DE DIOS, CAPITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL PERÚ"

Reglamento del Sistema de Archivos del GOREMAD, por motivos de que se ha aprobado un nuevo ROF del GOREMAD.

Que, el Sistema de Archivos del Gobierno Regional de Madre de Dios, tiene por finalidad la aplicación de normas técnicas y métodos que d~ manera estructurada integra y coordinada asegure la organización y custodia integral del acervo documentario del Gobierno Regional de Madre de Dios y sus dependencias, de acuerdo a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación, como ente rector.

Que, siendo ello asf, y estando a que toda entidad del Estado, tiene la necesidad de realizar trabajo de archivo de la documentación que sustenta las diversas actividades que desarrolla en cumplimiento de sus objetivos, para lo cual requiere complementar el trabajo de sus órganos de línea, con la labor de otros de apoyo, los cuales entre otras cosas se encargan del seguimiento, supervisión y asesoramiento a los archivos de gestión y periféricos a fin de fortalecer el sistema de archivo institucional y asegurar el cumplimiento de la normatividad archivística. En consecuencia un cambio organizacional de esta envergadura permitirá reunir las funciones de tramite documentaría y del Sistema de Archivo Institucional, vinculadas a la gestión documental, en un solo órgano administrativo con la finalidad de fortalecer el cumplimiento de las funciones archivísticas y la aplicación de los principios, procedimientos y técnicas apropiadas, orientadas a garantizar la conservación de los documentos y satisfacción de los usuarios que hacen uso de los servicios archivísticos en todos los niveles de archivos del Gobierno Regional de Madre de Dios; debiendo en consecuencia dejarse sin efecto la Resolución Ejecutiva Regional W 321 -2008-GOREMAD/PR, de fecha 23 de mayo del 2008 y Aprobarse el "Reglamento General del Sistema de Archivo Institucional del Gobierno Regional de Madre de Dios".

Con las visaciones de la Oficina Regional de Asesoría Jurídica, Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial y la Gerencia General Regional del Gobierno Regional de Madre de Dios, y en uso de las facultades y atribuciones conferidas por la ley W 27783, Ley de Bases de la Descentralización, Ley W 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos

egionales, la Resolución W 3801 -2014-JNE y la Credencial de fecha 22 de diciembre del2014 emitida por el Jurado Nacional .cte Elecciones.

ARTICULO PRIMERO.- DEJAR SIN EFECTO la Resolución Ejecutiva Regional W 321-2008-GOREMAD/PR, de fecha 23 de mayo del 2008.

ARTICULO SEGUNDO.- APROBAR el "Reglamento General del Sistema de Archivo Institucional del Gobierno Regional de Madre de Dios".

ARTICULO TERCERO. - PONER en conocimiento el contenido de la presente resolución a los interesados y a las instancias correspondientes, para los fines legales consiguientes.

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

OFICINA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Av. Alfonso Ugarte N° 873 6to. Piso- Urna 1 Telefax: (0051) (01) 4244388

E-mall: ocalgoremad@reglonmadrededios.gob.pe

' . ' ...

GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

REGLAMENTO GENERAL DEL SISTEMA

DE ARCHIVO INSTITUCIONAL

SAl- GOREMAD

25/08/2014

REGLAMENTO GENERAL DEL SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE

DIOS "SAl- GOREMAD"

TITULO 1

DISPOSICIÓNES GENERALES

DEL CONTENIDO, ALCANCE, DOMICILIO Y DURACION

Artículo 1°.- El presente Reglamento establece la organización del Sistema de Archivos Institucional, determinando su finalidad, objetivos, estructura orgánica y sus relaciones internas y externas.

Artículo 2.- El presente Reglamento es de aplicación en todos los órganos administrativos del Gobierno Regional, y cumplimiento obligatorio de Autoridades, Gerentes Regionales, Gerentes Sub Regionales, Directores Regionales Sectoriales, Sub Gerentes de los órganos de línea, Directores de Oficinas, y personal administrativo que tengan responsabilidad en el manejo documentario, bajo responsabilidad.

Artículo 3.- El presente Reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación ~;=:~ en la página Web del Gobierno Regional de Madre de Dios . .,o Re-g¡o

~,. 1) 'f~~ ~?J'é~ER4¿ ~/ o/ a- -f'«G> ~

fJ UNIDf,D OE . ~ 1

CAPITULO 11 1 lio ARD4!'10 1:

<:> INSTITúCIOt<AL DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO REGIONAL 1~ ·o"'/' . . . . ~Artículo 4.- el Sistema de Archivos del Gobierno Regional de Madre de Dios- GOREMAD,

tiene por finalidad la aplicación de normas técnicas y métodos que de manera estructurada integral y coordinada asegure la organización y custodia integral del acervo documentario del Gobierno Regional y sus dependencias, de acuerdo a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación "AGN" como ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

Articulo 5.- el Sistema de Archivo Institucional, esta integrado por tres niveles:

a) Primer nivel.-b) Segundo NiveL­e) Tercer Nivel.-

Archivos de Gestión Archivos Periféricos Archivo Central.

Artículo 6°.- Por la especialidad, complejidad de actividades y ubicación física de las Direcciones Regionales del Gobierno Regional de Madre de Dios, quedan establecidos como Archivos Periféricos del Sistema de Archivo Institucional- SAl, manteniendo su organización interna, es decir que estarán conformados por los Archivos de Gestión, Archivos Periféricos y Archivo Central ..

Artículo r.- la estructura orgánica del Sistema de Archivos Institucional, queda establecida de la siguiente manera:

NIVEL CENTRAL

1.- los Archivos de Gestión de la Sede del Gobierno Regional de Madre de Dios.

11

2.- Los Archivo~ Periféricos (Comprobantes de ~ago) y Oficina Administrativa de Enlace Lima) de la Sede del Gobierno Regional de Madre de Dios.

3.- El Archivo Periférico- Dirección Regional de Agricultura

4.- El Archivo Periférico- Dirección Regional de Comercio Exterior y Turismo 5.- El Archivo Periférico- Dirección Regional de Educación

6.- El Archivo Periférico- Dirección Regional de Energía, Minas e Hidrocarburos 7.- El Archivo Periférico- Dirección Regional de Forestal y Fauna Silvestre 8.- El Archivo Periférico- Dirección Regional de la Producción 9.- El Archivo Periférico- Dirección Regional de Salud

·10-EI Archivo Periférico- Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo 11-EI Archivo Periférico- Dirección Regional de Transportes y Comunicaciones 12-EI Archivo Periférico- Dirección Regional de Vivienda, Construcción y Saneamiento

NIVEL DESCONCENTRADO:

1.- El Archivo Central de la Gerencia Sub Regional de Manu 2.- El Archivo Central de la Gerencia Sub Regional de Tahuamanu 3.- El Archivo Central del Archivo Regional

4.- El Archivo Central de la Cuna Jardín Las Ardillitas 5.- El Archivo Central de la Aldea Infantil Santa Rita de Casia 6.- El Archivo Central del Proyecto Especial Madre de Dios 7.- El Archivo Central del Centro de Desarrollo Ganadero-CEDEGA

\ \

Artículo 8°.- El Órgano de Administración de Archivos (Archivo Central) de la Sede del Gobierno Regional de Madre de Dios, se constituye en el ente rector del Sistema de Archivo Institucional; siendo el responsable de la dirección y administración del mismo; aplicando los

~(\O Reg. procesos técnicos archivísticos emitidos por el Archivo General de la Nación-AGN, ente rector ~~ GENER4/ 0

_,<;» del Sistema Nacional de Archivos-SNA. Y las normas internas que se elaboren para un mejor '·~ ·~ . ~ ~ anejo y conducción a nivel Institucional. § · VIV/D~lJ DE % <'.>

<!> ARCHiVO i: 1 INST!ruc,owAL" rtículo go .- Las Direcciones Regionales, por su nivel de especialidad, complejidad de

·.%lY,..e .0

, funciones y ubicación física, se constituyen como ARCHIVOS PERIFERICOS del Sistema de de O\ Archivo Institucional; los que estarán compuestos a su vez por los tres niveles de archivos,

conforme a lo señalado en el Artículo so del presente Reglamento.

Artículo 10.- los Procesos Técnicos Archivísticos son:

10.1 Orgar,.ización documental: Proceso que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y codificar los documentos de cada entidad.

10.2 Descripción documental: Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres de los documentos, a fin de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.

10.3 Selección Documental: Proceso archivístico que consiste en Identificar, analizar y evaluar las series documentales de cada entidad para predeterminar sus periodos de retención.

10.4 Conservación Documental: Proceso archivístico que consisten en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

10.5 Servicios Archivísticos: Proceso que consiste en poner a disposición de lo§ usuarios la documentación de cada entidad con fines de información.

Artículo 11.- Entiéndase por documento a todo sop01te material que contiene información, generados o recibidos en las dependencias del Gobierno Regional, ya sean: textuales, gráficos,

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cartográficos, s.onoros, audiovisual, automatizado, táctil y otros de naturaleza similar y de tecnología avanzada, que se generen como testimonio de la gestión institucional.

Artículo 12.- El Archivo de Gestión (o Archivo de Oficina) es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación producida y recibida por la unidad orgánica respectiva en cumplimiento de sus funciones, hasta la transferencia al Archivo Central.

Artículo 13.- Le corresponde al Archivo de Gestión (Primer Nivel):

13.1 Organizar la documentación, agrupándola por asuntos, de acuerdo a las Series Documentales, establecidas en el documento denominado "Cuadro de Clasificación de Series Documentales".

13.2 Cuidar el orden, seguridad y conservación de los documentos.

13.3 Revisar, con autorización del jefe de la dependencia, la documentación una vez concluido su trámite para su traslado al Archivo Central, si así corresponde; de conformidad al procedimiento de transferencia de documentos y del Programa de Control de Documentos- PCD.

Artículo 14.- El Archivo Periférico es responsable de la conservación, mantenimiento y uso de la serie documental asignada a su cargo, hasta su transferencia al Archivo Central.

Artículo 15.- Le corresponde al Archivo Periférico:

15.1 Organizar la documentación, agrupándola por asuntos, de acuerdo a las series documentales, establecidas en el "Cuadro de Clasificación de Series Documentales"

15.2 Garantizar la conservación y uso de las series documentales a su cargo. 15.3 Tomar las medidas de seguridad para la conservación de la serie documental asignada. 15.4 Coordinar con el Archivo Central de acuerdo al Artículo 6° del presente Reglamento,

para las consultas y apoyo archivístico.

Articulo 16.- El Órgano de Administración de Archivos, como parte de la Secretaría General, está a cargo de un Jefe y depende de la Presidencia Regional; es responsable de la administración, custodia y conservación de la documentación administrativa recibida en transferencia y el de brindar los servicios archivísticos de información.

Articulo 17.- Le corresponde al Órgano de Administración de Archivos:

17.1 Conducir, orientar, evaluar y supervisar las acciones archivísticas que se realizan en los Archivos de Gestión.

17.2 Regular y facilitar el acceso a la documentación requerida por el usuario, previo registro.

17.3 [ntegrar el Comité Evaluador de Documentos "CEO" y coordinar las acciones para la transferencia y eliminación ante el Archivo General de la Nación, y/o Archivo Regional.

17.4 Aplicar los procesos técnicos archivísticos mencionados en el Artículo 11° y otros emanados del Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos- (Archivo General de la Nación).

17.5 Proponer directivas para aprobación por la Presidencia Regional sobre precisiones e instrucciones normativas, condiciones idóneas de locales, instalaciones de equipos y materiales para una adecuada conservación y seguridad de los documentos.

17 .6 Recibir la documentación generada, recibida y transferida por los Archivos de Gestión de las diferentes unidades orgánicas del Gobierno Regional de Madre de Dios- Sede.

17.7 Entregar opottunamente la documentación e información requerida para la toma de decisiones.

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CAPITULO III

PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

SUB CAPITULO 1

DE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Articulo 18.- La organización del Patrimonio Documental del Gobierno Regional, se realizará teniendo como base la "Clasificación de la Serie Documental" (anexo 01).

Artículo 19.- La organización documental se ejecuta desde los Archivos de Gestión, ciñéndose a las series documentales establecidas para cada unidad orgánica.; éstas, serán ordenadas con el sistema más conveniente (alfabético, numérico, mixto) y, de generarse nuevas series se coordinara con el Archivo Central.

Articulo 20.-. Entiéndase por "Cuadro de Clasificación de Series Documentales" al conjunto de series referidas al mismo tipo y/o asunto, como fiel reflejo de las funciones que cumple cada unidad orgánica.

Artículo 21.- La documentación será identificada (etiquetada) en hoja completa A-4, en los documentos anillados, fólderes, sobres, paquetes, etc. Y en los archivadores de palanca se etiquetarán en los lomos del archivador; con los datos siguientes:

FONDO DOCUMENTAL:

SECCIÓN:

SERIE

FECHA

NÚMERO

MODELO:

(GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS)

(Dependencia, unidad orgánica u Oficina que genera o recibe la documentación)

La que corresponda: Correspondencia (oficio, memorando, carta), Planilla de Remuneraciones y Jornales, Perfil de Inversión Pública, Balance Constructivo, ROF, CAP, TUPA, Expediente Técnico de obra, etc.)

Año y mes de producción (en el caso por ejemplo de planillas de remuneraciones).

Número correlativo de la unidad de conservación: files de manila, archivos de palanca, paquetes, caja, etc.)

4

GOBIERNO REGIONAL MADRE DE DIOS

SECCIÓN

OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION

OFICINA DE PERSONAL

SERIES DOCUMENTALES

Informes Técnicos

Planillas de Remuneraciones

Papeletas de vacaciones

AÑO

2010

1

Articulo 22°.- En el caso de las series documentales como son: Comprobantes de pago, ordenes de servicios, órdenes de compra, resoluciones, etc. Además de lo señalado se indicarán la cantidad de documentos archivados:

Ejemplo:

5

Series Documentales:

SERIE: ORDENES DE COMPRA SERIE: COMPROBANTES DE PAGO DEL: 001 AL 089 DEL: 001 AL 120 SERIE : ORDENES DE SERVICIOS 00 1 SERIE : RESOLUCIONES GERENCIALES 906 AL 056 AL 1253 AÑO: 2000 AÑO: 2005 NUMERO: 001 NUMERO. 003

SUB CAPITULO 11

DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Articulo 23.- La transferencia de los documentos de archivos de gestión o periférico, se efectuará en el mes que le corresponde, conforme a lo establecido en el "Cronograma de Remisión o Transferencia de Documentos".

La transferencia tiene por finalidad:

23.1 Descongestionar los archivos de gestión y periférico. 23.2 Desconcentrar la documentación generada en las diferentes unidades orgánicas. 23.3 Aprovechar la disponibilidad de espacios físicos, equipos y materiales. 23.4 Garantizar la integridad y custodia del acervo documental del Gobierno Regional

rticulo 24.- Previo al proceso de transferencia se tendrá en cuenta lo siguiente:

4.1.- Se transferirán al Archivo Central documentos y/o expedientes que no se requieren para la gestión administrativa; en el caso de expedientes, deberán remitir solo aquellos que han concluido su trámite, con el proveído de pase al Archivo Central.

· 24.2.- Se transferirán los documentos formando series, ordenados y foliados , con rótulo, según el Artículo 19° del presente Reglamento, con un resumen general impresos y grabado en USB o similares para su incorporación en la base de datos del Archivo Central.

24.3 .- Para los documentos gráficos, fotográficos, audiovisuales, y de avanzada tecnología, se transferirán cuidando un orden lógico, organizado y descrito en sobres por eventos y/o actividades, así como el asunto de que tratan.

Etapas del Procedimiento de Transferencia:

24.4.-E1 responsable del Archivo de Gestión o Periférico coordinara con el Jefe del Órgano de Administración der Archivos la transferencia documentaría, a fin de efectuarla correctamente y disponer de espacios físicos respectivos.

24.5.-EI responsable de la transferencia, llenará el formato de remisión de documentos en soporte de papel en original y copia y en diskette o similar.

24.6.-EI personal del Archivo Central encargado de la recepción, verificará la correcta transferencia, ingresando la información a la computadora y devolviendo el diskette y la copia del formato firmada en señal de conformidad.

24. 7.-EI original del formato será conservado en el Archivo Central, para futuras consultas sobre las transferencias realizadas. PARA LA TRANSFERENCIA DEBERAN LOS ARCHIVOS DE GESTION ESTABLECER LA BASE DE DA TOS QUE TRANSFIEREN.

Articulo 25.- El jefe del Archivo Central, una vez realizada la recepción de la transferencia de la documentac ión, dispondrá la colocación de las unidades de archivamiento en la estantería o en el lugar mas adecuado, de acuerdo al principio de procedencia, orientados por la estructura

6

orgánica del G9bierno Regional, de acuerdo al cronograma de remisión de documentos (Anexo 02) y con el formato de remisión de documentos (Anexo 3).

Articulo 26.- La descripción documental es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.

Articulo 27.- Los auxiliares o instrumentos descriptivos elaborados por Archivo Central, son los medios que permiten conocer, localizar y controlar los Fondos Documentales de' cada unidad orgánica

Articulo 28.- La selección documental es el proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada unidad orgánica, para determinar sus periodos de retención en las dependencias del Gobierno Regional

Articulo 29.- El periodo de retención de la documentación se determina por la "Tabla de Retención de Series Documentales" (Anexo 04); este instrumento contiene los plazos de retención de documentos en los Archivos de Gestión para su transferencia y/o eliminación o conservación en el Archivo Central. Artículo 30.- De conformidad al Artículo de la Ley N° 19414, la entidad deberá establecer sin excepción su respectiva Tabla de Clasificación de Documentos hasta por un periodo no mayor de 30 años, para su conocimiento público.

Artículo 31.- El jefe del Órgano de Administración de Archivos, es el único responsable de la conducción de la eliminación de documentos, en coordinación y con autorización del Archivo General de Nación

Queda prohibida la eliminación total o p~rcial de la documentación en los Archivos de Gestión, bajo responsabilidad.

La eliminación tiene por finalidad.

32.1 Garantizar la eliminación de los documentos considerado innecesarios 32.2 Conservar aquellos estrictamente necesarios e importantes. 32.3 Descongestionar anualmente los archivos, para una adecuada utilización de los espacios

físicos.

Artículo 32.- El jefe del Órgano de Administración de Archivos, propondrá al Comité Evaluador de Documentos "CEO", la eliminación de aquellos documentos considerados innecesarios, y que no ameritan continuar conservándose, por haber concluido su vigencia administrativa, contable, tributaria y legal, conforme a lo establecido en la "Tabla General de Retención de Serie Documentales".

Artículo 33.- El Gobierno Regional mantendrá constituido el Comité Evaluador de Documentos (CEO), el mismo que estar integrado por:

a) Un representante de la Alta Dirección, quien la presidirá. b) Un representante de Asesoría Jurídica. e) El jefe de la unidad orgánica cuya documentación será eliminada. d) El jefe del Archivo Central, quién actuará de Secretario.

Etapas del procedimiento de eliminación de documentos:

33.1 Seleccionar la documentación propuesta para eliminar 33.2 Elaborar el inventario de eliminación por triplicado, y separar las muestras documentales. 33.3 Elevar al Comité Evaluador de Documentos (CEO), quienes en primera instancia acordarán

la aprobación respectiva a través de un Acta.

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33.4 El CEO propondrá de oficio al Archivo General de la Nación o al Archivo Regional, solicitándole la supervisión y autorización de eliminación conforme a la Ley, para tal efecto adjuntará lo siguiente:

33.4.1 Acta del Comité Evaluador de Documentos. 33.4.2 Inventario de eliminación (anexo 05). 33.4.3 Muestras documentales. 33.4.4 Copia de la Resolución del Comité Evaluador de Documentos. 33.4.5 Queda bajo responsabilidad del Archivo General de la Nación y/o del Archivo Regional,

emitir la autorización oficial de eliminación y tras lado de documentos de cuyo acto constará en un Acta.

Articulo 34.- La Conservación Documental es un proceso técnico archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

Artic.ulo 35.- El Archivo Central adoptará medidas preventivas de conservación, para evitar el deterioro de los documentos, mantenerlos en buenas cond iciones y asegurar su integridad de los mismos, recomendará el uso de equipos y mobiliarios mas acfecuados para los depositarios, propondrá medidas de seguridad de los documentos a través del control de condiciones del medio ambiente, iluminación, ventilación, instalaciones eléctricas y sanitarias; y estudiará y propondrá el uso de nuevas tecnologías, así como la restauración de aquellos documentos determinados y que por su importancia así lo amerita.

Articulo 36.- El servicio archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada unidad orgánica con fines de información.

SUB CAPITULO 111

DEL ACCESO DE LA INFORMACIÓN

Articulo 37.- El jefe del Órgano de Administración de Archivos, garantizará el acceso a los documentos y a la información que ellos contienen. ·

El acceso a los documentos será abierto a los usuarios, tanto internos como externos, de acuerdo a las normas administrativas vigentes, con excepción de aquellos que puedan atentar contra los intereses y seguridad nacional o contra la privacidad o intimidad personal, conforme a Ley.

El servicio de información tiene por finalidad:

37.1 Faci litar al usuario la información, garantizando el uso adecuado de los documentos, así como dar fe de los mismos.

3 7.2 Establecer las condiciones del servic io de información, a través de consultas, préstamos y expedición de copias simples o certificadas.

Articulo 38.- Los usuarios tendrán acceso a la consu lta y búsqueda de la información contenida en los documentos, y de asistirles el derecho so licitarán copias de ellos. La consulta se realizará en el local del Archivo Central; para lo cual se requerirá, de una papeleta de servicio (anexo 06) y registro de los usuarios; los usuarios de la institución presentarán su carnet de identidad y los usuarios externos presentarán el documento nacional de identidad y otros que disponga la entidad.

Artículo 39.- Los documentos so lo serán prestados internamente, a so licitud del funcionario, por un periodo máximo de 30 días, debiendo devolverlos bajo responsabilidad del funcionario sol icitante, en las mismas cond iciones como salieron del Archivo respectivo; siendo para ello la papeleta de servicio.

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Ningún docume¡üo podrá salir fuera de la sede del Gobierno Regional de Madre de Dios y sin la debida autorización, salvo que sea requerido por el Poder Judicial, cuando requieren ser sometidos a proceso de restauración y para la realización de exposiciones culturales.

En todos los casos se llevará registros y se adoptarán medidas para garantizar la seguridad y adecuada conservación de los documentos, así como la devolución respectiva. ·

Los documentos solicitados por el Poder Judicial, serán enviados en fotocopia certificada; en caso de requerir los originales, quedará la copia certificada, y luego se exigirá la devolución.

Artículo 40.- El servicio de expedición de copias de documentos se brindará previa verificación, . si les asiste el derecho. Tratándose de usuario interno, bastará la papeleta de servicio; y en el caso del usuario externo, presentará solicitud y acreditarse con documento nacional de identidad y/o carta poder y recibo de pago, según TUPA.

SUB CAPITULO IV

DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS.

Artículo 41. Conforme al Artículo 6° del Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación, aprobado por la Resolución Jefatura! N° 076-2008-AGN/J, se considera infracción administrativa, respecto al presente Reglamento, toda conducta por acción u omisión que implique el incumplimiento de las obligaciones dictaminadas por el Archivo General de la

.~~(1.0 Re lo/J Nación, la normatividad aplicable a la administración de los archivos y la defensa y protección ~$ ~NER,q¿ 1'~""~ del Patrimonio Documental Archivístico. El incumplimiento generado por caso fortuito o fuerza ~ uNJo;,ooE % co ayor, debidamente comprobado, no se considera infracción. Las infracciones será 'tS ARCHIVO ~ 1 eterminadas en forma objetiva y pueden ser calificadas como:

INSTITUCIONAL

\f.~ . r:. ~edeú'0 a) Leves.- Cuando los incumplimientos afecten a obligaciones de la gestión documental o

al ámbito meramente formal. b) Grave.- Cuando el acto u omisión sean contrarios a la legislación archivística,

patrimonial, administrativa o se incumplan obligaciones que trasciendan el ámbito formal, así como las referidas en materia de archivos.

e) Muy Graves.- Los que tengan una especial trascendencia por la naturaleza del deber infringiendo o afectando el Patrimonio Documental.

A cada infracción corresponde una sanción, los mismos que están establecidos en el Reglamento que aprueba Resolución Jefatura! N° 076-2008-AGN/J, publicado en el Diario Oficial "El Peruano" el 26 de febrero de 2008.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIÓN FINAL

UNICA.- Forman parte del presente Reglamento los documentos técnicos siguientes.

• Cuadro de clasificación de serie documentales (anexo 01).

• Cronograma de remisión de documentos (anexo 02).

• Formato de transferencia de documentos (anexo 03).

• Tabla de retención de series documentales (anexo 04).

• Inventario de documentos para eliminar (anexo 05).

• Formato papeleta de servicio (anexo 06).

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Anexo 001

CUADRO DE CLASIFICACIÓN D.E DOCUMENTOS "CCD"

CODIGOU.O. CODIGO SERIE NOMBRE SERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL

PERS 00 PERSONAL

lO

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Anexo 002

CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA INICIO TERMINO

ENERO ENE R. O

l. CONSEJO REGIONAL 2. SECRETARIA DEL CONSEJO 3. PRESIDENCIA REGIONAL 4.VICEPRESIDENCIA REGIONAL 5. OFICINA REGIONAL DE CONTROL INTERNO 6. PROCURADURIA REGIONAL 7. OFICINA DE DEFENSA NACIONAL Y DEFENSA CIVIL 8. OFICINA DE COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL 9. GERENCIA GENERAL REGIONAL 10. OFICINA DE TRAMITE DOCUMENT ARIO Y ARCHIVO INSTITUCIONAL 11. OFICINA DE COORDINACION ADMINISTRATIVA LIMA 12.0FICINA DE RELACIONES PUBLICAS 13. OFICINA REGIONAL DE ASESORIA JURÍDICA

FEBRERO FEBRERO

14. OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN 15. OFICINA DE PERSONAL 16. OFICINA DE TESORERIA 17. OFICINA DE CONTABILIDAD 18. OFICINA DE ABASTECIMIENTO Y PATRIMONIO 19. GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL 20. SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO 21. SUB GERENCIA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA 22. SUB GERENCIA DE PRESUPUESTO Y TRIBUTACIÓN 23. SUB GERENCIA DE ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL 24. SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL E INFORMÁTICA 25. GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 26. SUB GERENCIA DE DESARROLLO PRODUCTIVO

11

(YUI

27. SUB GERENCIA DE PROMOCION DE LA INVERSIÓN PRIVADA

MARZO MARZO

28. GERENCIA REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL 29. SUB GERENCIA DE PARTICIP ACION CIUDADANA Y COMUNIDADES NATIVAS 30. SUB GERENCIA DE PROGRAMAS SOCIALES Y PROYECTOS 31. GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA 32. SUB GERENCIA DE OBRAS 33. SUB GERENCIA DE SUPERVISION Y LIQUIDACIÓN DE OBRAS 34. SUB GERENCIA DE ESTUDIOS DE INFRAESTRUCTURA 35. SUB GERENCIA DE EQUIPO MECANICO 36. GERENCIA REGIONAL DE RECURSOS NATURALES Y GESTIÓN DEL MEDIO AMBIENTE 37. SUB GERENCIA DE AREAS PROTEGIDAS Y MEDIO AMBIENTE 38. SUB GERENCIA DE RECURSOS NATURALES Y CONCESIONES FORESTALES 39. SUB GERENCIA DE MANEJO PRODUCTIVO DE ECOSISTEMAS

12

Anexo 003

FORMATO INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

INFORMACIÓN GENERAL

l.-Sector 2.-Entidad 3.-Unidad Orgánica 4.-Datos de Remisión 4.l.Código 4.2.Año 4.3.Remisión N° S.-Descripción general de documentos a transferirse:

6.-Metros lineales de documentos a transferirse:

Pág. 1 de ........ . Págs.

7.-Lugar y Fecha 8.-Lugar y Fecha

Jefe del Archivo remitente ( Archivo Gestión o Periférico)

INVENTARIO REGISTRO

Jefe del Archivo Receptor (Archivo Central)

Pág. 2 de Págs.

9.-Numero de orden 10.-Descripción de !l.-Fechas extremas 12.-Ubicación ! J. -Observaciones de las unidades de documentos o serie (inicio y término) topográfica (uso archivamiento documental sólo de Archivo

Central)

13

Anexo 004

TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS

Pág. 1.. ...... . de .. .. ........ .. págs.

2. Nombre de la 1. Sector Entidad

3. Asunto principal de la serie documental :

7. Periodo de 4. Código 5. Título de 6. Valor de Retención

la serie la serie doc. AG. A. P. O .A. A Total años retención

14

oo3

Anexo 005

INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN

Pág. 1 de .. . ...... págs.

INFORMACIÓN GENERAL !.Sector : 7. Autorización de Eliminación de Documentos de l 2. Entidad : Archivo General de la Nación: 3.Unidad Orgánica: 4. Jefe del Órgano de Administración de Archivos 7.1. R.J. (Archivo Central o Institucional):

7.2. Sesión de la Comisión Técnica de Archivos

5. Dirección : 6. Teléfono :

8. Descripción general de documentos a eliminarse:

9. Metros lineales a eliminarse:

10. Lugar y fecha:

Jefe del Órgano de Administración de Archivos ~ (Archivo Central o Institucional)

~NER,;¿ ~""Q>/d~.\\---------------------------------_J 5'/g o (1) UNJO;,[) Di: o .

<!> ARCHf'./0 k 1 INSTITUCIO~Al

1

~-INVENTARIO DE REGISTRO

11. Numero de orden de 12. Descripción de las 13. Fechas 14. Observaciones las unidades de Series Documentales Externas archivamiento

15

Anexo 006

GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS ARCHIVO CENTRAL O INSTITUCIONAL

FORMATO PAPELETA DE SERVICIO NO:

SENOR : JEFE DEL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DEL "GOREMAD"

l. DATOS GENERALES DEL USUARIO:

Yo,:

Identificado con DNI. N°

DomiciliadÓ en :

Trabajador en la institución: Cargo:

Dependencia :

11. SOLICITO A USTED SE ME EXPIDA, CERTIFIQUE O FACILITE FOTOCOPIA DE LA DOCUMENTACION SIGUIENTE: a) b) e)

111. COMPROMISO DEL USUARIO: En caso de préstamo de documentos, la lectura será en el local del Archivo Central y si

es fuera del local del Archivo Central, será devuelto en el mismo dia; sa~vo orden judicial; previa autorización del Jefe

.del Archivo Central. - .. . ·

IV. LUGAR Y FECHA:

V. FIRMA DEL USUARIO

VI. FIRMA DE AUTORIZACION DEL JEFE DE ARCHIVO CENTRAL

VIl. PROVEIDO DE ATENCION.

VIII. ESTADÍSTICA DE ATENCIÓN: SI ( ) NO ( )

16

ESTRUCTURA ORGANICA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

ARCHfVOS DE r­GE..STrON

'---------'

PRESIDENCIA REGIONAL

ARCHfVO PERIFERICO

(Comprobantes de Pago)

()~f7AN() DI: ADMINIST~ACI()N ()1:

A~CtiiVüS

ARCHfVO PERIFERICO OEC- LIMA

1---

R 0::: 1-­z w u

¡ ....1 , w : ~ ~

(

1

\. .___---!

ARCHIVO PERIFERICO D. R. DE AGRICULTURA

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE EDUCACION

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE ENERGIA, MINAS E

HIDROCARBUROS

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE COMERCIO EXTERIOR Y

TURISMO

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE FORESTAL Y FAUNA SILVESTRE

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE LA PRODUCCION

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE SALUD

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE TRABNO Y PROMOCION DEL

EMPLEO

ARCH IVO PERIFERICO D.R. DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

ARCHIVO PERIFERICO D.R. DE VIVIENDA, CONSTRUCCION Y

SANEMIENTO

1 GERENCIA SUB REGIONAL DE MANU

GERENCIA SUB REGIONAL DE TAHUAMANU

ARCHIVO CENTRAL DEL ARCHIVO

REGIONAL

CUNA JARDIN LAS ARDILLITAS

ALDEA INFANTIL SANTA RITA DE

CASIA

17

o e <( 0::: 1-­z w u z o u V) w e ...J w ,> ~

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