los sobres y la correspondencia comercial
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SONIA LARRÁN COSTAS
I.E.S. RICARDO MELLA
JESSICA GIRÓNRAISA CANCELASANDREA PENELASSANDRA VÁZQUEZ
1. ¿QUÉ ES EL SOBRE? .................................................................................................................. 4
2. EVOLUCIÓN E HISTORIA DEL SOBRE ......................................................................................... 4
A) Del “sobrescrito” al “sobre”: ................................................................................................ 4
B) El primer sobre: .................................................................................................................... 4
C) Cartas bajo sobre: ................................................................................................................ 5
D) Sobre y sello: ........................................................................................................................ 6
E) El primer sobre pre franqueado: .......................................................................................... 6
F) Sellos obligados, pero sobres libres: ..................................................................................... 7
G) Sobres, todo lo imaginable: ................................................................................................. 7
3. EL SOBRE Y SUS TIPOS. ............................................................................................................. 8
A) Diferencias entre sobres: .................................................................................................... 8
4. CLASIFICACIÓN DE SOBRES ....................................................................................................... 9
A) Los sobres según su tamaño: .............................................................................................. 9
B) Los sobres según su papel: .................................................................................................. 9
C) Ventanilla: los sobres también se pueden distinguir por llevar o no ventana ..................... 9
D) Los sobres según su cierre: ................................................................................................ 9
E) Los sobres según su solapa: pueden tener o solapa recta o solapa en pico. .................... 10
5. BOLSAS ................................................................................................................................... 11
6. CARTERILLAS ........................................................................................................................... 11
7. DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS EN EL SOBRE ........................................................................... 11
8. PARTES DEL SOBRE ................................................................................................................. 12
A) Las solapas ....................................................................................................................... 12
B) Engomados ........................................................................................................................ 13
C) Pliegues ............................................................................................................................. 13
D) Ventanas ........................................................................................................................... 13
9. NOMENCLATURA DE LAS SERIES ............................................................................................ 14
10. NORMALIZACIÓN DE LOS SOBRES ........................................................................................ 15
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A) Envíos normalizados: ......................................................................................................... 15
B) Envíos no normalizados: ..................................................................................................... 15
C) Tamaños normalizados ...................................................................................................... 15
11. DOCUMENTOS ...................................................................................................................... 17
A) Introducción de los documentos en los sobres .................................................................. 17
B) Ubicación del destinatario en la carta ................................................................................ 18
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1. ¿QUÉ ES EL SOBRE?
Es una cubierta, generalmente de papel, que se utiliza para meter cartas, tarjetas, documentos, etc., y que se envían por correo.
El sobre está diseñado para introducir el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso la parte frontal es lisa quedando la solapa por detrás.
Se adquieren en papelerías y en tiendas de materiales para oficinas. Y si se quieren personalizar, se encargarán en una imprenta.
2. EVOLUCIÓN E HISTORIA DEL SOBRE
A) Del “sobrescrito” al “sobre”:
En francés la palabra “enveloppe”, y su préstamo al inglés “envelope”, se refiere al sobre como “envoltorio” o cubierta.
En español la palabra “sobre” es deudora del “sobrescrito” o texto que identificaba al destinatario sobre el propio pliego cerrado de la carta.
En portugués, se ha mantenido la palabra “sobrescrito” para referirse al sobre.
B) El primer sobre:
El primer sobre fue hecho de barro cocido. Lo utilizaban los babilonios en el 2000 A.C., para hacer inviolables los mensajes oficiales.
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C) Cartas bajo sobre:
La carta plegada se usaba en la Edad Media, pero hubo que esperar hasta el siglo XVII para que la sociedad europea viera la conveniencia de usar la carta desnuda, siendo la corte de Francia referente de moda para las clases dirigentes europeas.
Ya, en el siglo XVIII, la utilización de sobres se extendió por toda Europa, principalmente en las familias de clase alta.
Y, en el siglo XIX, se empezaron a utilizar sobres de colores y membretados.
Sin embargo, con la aparición de Internet, los sobres variaron un poco, ya que el envío de notas o documentos se hace por Internet, quedando como los paquetes grandes como el exponente principal de los sobres.
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D) Sobre y sello:
La Asamblea francesa tuvo que obligar a poner la dirección del destinatario para que el agente gubernativo no tuviera que abrir el pliego para ver a quién iba dirigida la carta.
En 1820, la Asamblea decidió darle nombres a las calles de París y rotularlas, pero hasta 1830 no se puso en marcha el correo a domicilio.
En 1837, Rowlan Hill publicó en Londres la introducción de la cubierta uniforme para el franqueo, dando lugar al sello más famoso de la historia, el de la Reina Victoria.
E) El primer sobre pre franqueado:
La idea de una cubierta uniforme con espacio para la dirección y el franqueo facilitaba el servicio de correos.
En Inglaterra, Mulready puso en marcha la idea de la cubierta estándar de franqueo pagado. Aunque fracasó por su estética, abrió un camino de libertad que ha durado hasta hoy.
En Francia, se obligó a pegar sellos en los sobres en el ángulo superior derecho de los objetos franqueados.
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F) Sellos obligados, pero sobres libres:
Durante el siglo XIX surgieron en Europa y EE.UU creadores que hicieron posible la manera de pasar las manualidades a procesos mecanizados y así, conseguir un producto más complejo que un simple pliego.
&
La “manufactura de sobres” lo consiguió describir con precisión Marx, manteniéndose vigente hasta la entrada del siglo XX.
G) Sobres, todo lo imaginable:
Se comprobó que hasta mediados del siglo XX, el mundo del sobre era lo más parecido a lo que Marx describía 100 años antes. Sin embargo, a partir de mediados de este siglo, aparecían nuevas técnicas en los procesos de plegado, impresión y engomado, y una gama amplia de papeles y otros materiales. También aparecían nuevas maneras de usar el sobre, como por ejemplo, como soporte publicitario y de ventas.
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Plegado De impresión Engomado
Gama de colores Soporte
publicitario
Proceso de fabricación simplificado en máquina de pliego
3. EL SOBRE Y SUS TIPOS.
(Breve introducción)
A) Diferencias entre sobres:
Para empezar a hablar de los tipos de sobres, debemos distinguir entre sobre, bolsa y carterilla.
a) El sobre suele tener la solapa de cierre mayor que las solapas laterales y se suele abrir por el lado mayor.
b) La bolsa suele tener la solapa de cierre recta y menor que las laterales.
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c) La carterilla, es generalmente rectangular; su solapa de cierre suele ser más alta que las de los sobres y bolsas y no llevan engomado ni circulan por correo. Podría considerarse como la transformación entre un sobre y una bolsa, disponiendo de uno o más compartimentos para guardar documentos.
4. CLASIFICACIÓN DE SOBRES
Los sobres se pueden clasificar por sus diferentes características.
A) Los sobres según su tamaño:
El tamaño de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel, sin embargo, aunque para el papel existen unas medidas estandarizadas los sobres tienen infinidad de variaciones en cuanto a sus medidas
B) Los sobres según su papel:
Podemos entender esta clasificación de dos maneras:
a) El papel que compone el sobre: puede ser de infinidad de colores y de texturas. No existe una norma que excluya ningún tipo de material.
b) El papel que debe ir dentro del sobre: Al igual que existen clasificaciones de tamaño para los sobres y los papeles por separado, también hay una norma que los une, pues si usamos un sobre determinado debemos utilizar también su equivalente en papel. Por ejemplo, si utilizamos la medida de sobre del formato DL - 110x220(mm) el papel que debemos utilizar es el A4 doblado 3 veces.
C) Ventanilla: los sobres también se pueden distinguir por llevar o no ventana
a) Los sobres sin ventana son en los que hay que escribir la dirección del destinatario.
b) Los sobres con ventana son aquellos que llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.
D) Los sobres según su cierre:
a) Engomado: hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua o bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.
b) Autoadhesivos: aquellos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de autocierre han sustituido casi por completo a los anteriores.
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E) Los sobres según su solapa: pueden tener o solapa recta o solapa en pico.
a) Solapa recta: es aquella cuya solapa se extiende a lo largo del sobre en línea recta y que no sobrepasa la mitad del sobre. Podemos verlo en los siguientes ejemplos:
- SOBRE KONSTANCIA: Tiene la solapa de cierre recta y más larga que las laterales.
- SOBRE RETORNO-ALEMÁN: Así llamado porque su solapa de Cierre prolongada lleva un perforado en el límite de la zona engomada para utilizar como cupón o bono de respuesta la parte de solapa desprendible.
- SOBRE “BANGTAIL”: De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar como cupón o bono de pedido en una oferta publicitaria.
- SOBRE DE SOLAPA RECTA PARA ENSOBRADORA.
b) Solapa en pico: es aquel cuya solapa tiene forma triangular y pasa de la mitad del sobre. Algunos ejemplos de los mismos:
- SOBRE AMERICANO: además de la solapa de cierre en forma de pico o angular, solapa de fondo de un ángulo de 90%.
- SOBRE MINISTRO: sola de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y medidas 120x176mm.
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- SOBRE “ROMBO”: denominación corriente del sobre con solapa de cierre en pico que resulta de un formato en rombo.
c) Por otro lado cabe destacar el Open plus, que es un sistema de apertura que incorpora una línea de trepado en la solapa de fondo que, por simple tracción, se abre limpiamente sin necesidad de abrecartas.
5. BOLSAS
La bolsa se diferencia del sobre en que se abre por la parte más estrecha y las solapas montan unas sobre otras de manera distinta.
Como en los sobres, la forma y tamaño de las solapas y las combinaciones que con ellas pueden y suelen hacerse diferencian a las distintas bolsas.
- Bolsa simple. Su solapa de cierre proporcional a la bolsa suele ser algo mayor que la de fondo (22mm).
- Si las solapas laterales son iguales son, obviamente, de pegue central.
- Si son desiguales (lo más frecuente) se denominan despegue lateral.
6. CARTERILLAS
Considerando la carterilla como la transformación de un sobre bolsa, las variadas combinaciones de plegados especiales, postizos de papel o plástico y ventanas dan origen a las diferentes carterillas para usos especiales.
7. DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS EN EL SOBRE
A) El sello siempre se sitúa en la esquina superior derecha del anverso
B) El remitente se escribe en el reverso del sobre en la solapa superior.
C) El destinatario se escribe en la parte inferior del sobre centrado o a la derecha
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Sin embargo en un sobre preimpreso el remitente se situará en la parte superior lo mas alejado del sello posible para evitar que lo tape el matasellos
8. PARTES DEL SOBRE
La norma UNE (Una Norma Española) define el sobre como "envoltura plana, de forma rectangular, obtenida generalmente a partir de una hoja de papel plegada de tal forma que se obtiene un anverso único y un reverso formado por cuatro solapas que montan entre sí.
A) Las solapas
Son las partes del sobre que constituyen el reverso del sobre: la solapa de cierre, la de fondo y las laterales, también llamadas solapillas. Hay varias formas y tamaños.
Con las solapillas laterales se forman bolsillos interiores con nombre propio, "coin-pocket", monederos .En el sobre-bolsa las solapas laterales pueden ir pegadas por encima o por debajo de la solapa de fondo.
Podemos hacer talones desprendibles con prolongaciones de la solapa de fondo o de la solapa de cierre.
La forma de la solapa de cierre puede ser de diferentes formas: Pico administrativa, comercial,Trapezoidal, recta, circular etc.
En general las solapas aportan confidencialidad a los contenidos del sobre.
".
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B) Engomados
Los engomados mantienen la integridad del sobre en los envíos y aseguran la confidencialidad de su contenido.
Cada tipo de engomado se adapta a un tipo de correo y en algunos casos son imperativos técnicos de las ensobradotas
Tipos de engomados:
- El humectable: es el engomado tradicional y el indicado para "mailings" que se van a ensobrar automáticamente, muy extendido también para la correspondencia particular.
- El autopegue protegido, hoy muy corriente, por la comodidad y simplicidad de uso, en correspondencia administrativa.
- Autopegue y multipegue son dos soluciones cómodas para los usuarios; y el multipegue, en particular, permite la reutilización del sobre, útil para el correo interno y para el franqueo económico.
Algunos engomados sirven para detectar la apertura del sobre por terceras personas
C) Pliegues
Los pliegues son necesarios para el perfecto juego de las solapas y condicionan la forma final del producto.
Los pliegues sirven para innovar, dando lugar a sobres con formas especiales. Pueden emplearse para aumentar la capacidad del sobre.
los pliegues pueden ser sencillos o simples y múltiples.
D) Ventanas
A través de una ventana sencilla aparece la dirección de un destinatario. Ventanas complejas permiten anticipar los contenidos del envío.
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Las ventanas pueden tener cualquier forma; su número sólo está limitado por las medidas del sobre. Pueden ir sin recubrir. Para cubrirlas hay varias soluciones: con plástico normal de diferentes espesores; brillante, con plástico de color, con múltiples gamas de color, formas, tamaño y posición.
Hay algunas normas para las ventanas:
Para situarlas fuera de las zonas exigidas por la reglamentación de cada país hay que obtener permisos. Cada país tiene definido el estándar de ventana de los sobres de uso habitual. Para todos los países de Europa el estándar es la ventana rectangular con ángulos de radio 4.
9. NOMENCLATURA DE LAS SERIES
A parte de la serie A, existen otras series de tamaños normalizados, que son las series B, C y D.
La serie A sirve para productos terminados, como cartas, folletos, etc. La serie C sirve para contener los productos terminados de la serie A, y serían los sobres, bolsas, cubiertas, etc. La serie B sirve para contener los productos de la serie C, y serían cajas para libros, archivadores, etc.
Todos estos formatos tienen unos lados cuyas longitudes son las medias geométricas de los lados de los formatos contiguos. La serie B es intermedia de dos formatos de la serie A (el B4 es la media de un A3 y un A4). Las series C y D son intermedias de un formato de la serie A y otro de la serie B (el C4 es la media de un B4 y un A4, y el D4 es la media de un A4 y un B5). Por lo tanto, las series B y C para el mismo numeral son mayores que la serie A, y la serie D para el mismo numeral es de tamaño más pequeño que la serie A.
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Nos vamos a centrar en la serie C, que es la correspondiente a los sobres. Los tamaños C, como ya comentamos anteriormente, se usan para los sobres que contendrán los formatos de la serie A. Todo ello, entendiendo que se introducen los documentos sin ningún tipo de pliegue.
Además, tenemos el sobre DL que es algo más alargado (teniendo en cuenta su proporción ANCHO x ALTO) que los demás y, por ello, puede contener una hoja A4 con dos pliegues paralelos en horizontal.
10. NORMALIZACIÓN DE LOS SOBRES
A) Envíos normalizados:
Son aquellos que Correos puede franquear y clasificar mecánicamente, suponiendo, por ello, un menor coste. Para considerarse un envío normalizado y que así disfruten del franqueo mínimo, los sobres deben tener las siguientes características:
- Un tamaño comprendido entre un mínimo de 90x104 mm y un máximo de 120x235mm
- Un peso que no debe superar los 20 grs
B) Envíos no normalizados:
Son aquellos cuyas medidas son superiores a 120x235mm, por lo que su franqueo pertenece a la segunda escala. También se consideran no normalizados, cuando el peso del envío es superior a 20 grs., independientemente de la medida que tengan. Su franqueo, en este caso, se rige por el peso.
Correos no admite medidas inferiores a 90x140mm, ni pesos superiores a 2 kg. Para más aclaraciones, recomendamos consultar la normativa de Correos, por ser la única entidad que valida cualquier tipo de envío. www.correos.es
C) Tamaños normalizados
Sus medidas, en milímetros, son:
C0 – 917x1297 mm
C1 – 648x917 mm
C2 – 458x648 mm
C3 – 324x458 mm
C4 – 229x324 mm
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C5 – 162x229 mm
C6 – 114x162 mm
C7 – 81x114 mm
C8 – 57x81 mm
C9 – 40x57 mm
C10 – 28x40 mm
DL – 110x220 mm
Además de la serie C, tenemos otras medidas estandarizadas de sobres, que se detallan a continuación:
Sobre comercial: 97x162 mm
Sobre comercial: 120x176 mm
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Sobre americano pequeño: 110x220 mm
Sobre americano grande: 115x225 mm
Sobre americano máximo normalizado: 120x235 mm
Sobre oficio prolongado: 145x200 mm
Sobres cuartillas: 176x231 mm
Sobres cuadrados
Sobres cuartillas prolongado: 190x250 mm
Sobre folio: 250x324 mm
Sobre folio prolongado: 260x360 mm
11. DOCUMENTOS
A) Introducción de los documentos en los sobres
Como ya se comentó anteriormente, los documentos se introducirán en sobres de su misma numeración (p.e.: una hoja DIN A4 se introducirá en un sobre DIN B4), siempre y cuando no queramos plegar el citado documento. Pero, en el caso de que éste se introduzca en un sobre de tamaño inferior, se plegará de diferente manera según el tipo de sobre que se vaya a utilizar.
Si se emplean cuartillas, deberá utilizarse únicamente el que tiene la mitad de su tamaño (sobre ministro) para doblarla en dos. Mientras que que si se utilizan folios, el sobre puede ser alargado (sobre americano) para doblarlos en tres secciones, o sobre ministro para doblarlos en cuatro, con dos dobleces en distinto sentido.
Los sobres con ventana se utilizan para la correspondencia comercial, pero no para la personal.
Al meter la carta en el sobre, conviene hacerlo de modo que las dobleces queden en el fondo y en el lateral, para evitar romperla al abrirla con el abrecartas.
A continuación se detallan las formas más comunes de plegado de un documento:
a) Plegado carta: el documento se pliega dos veces dividiéndolo así en tres secciones. Las caras externas se doblan hacia adentro y se envuelven de ese modo, quedando el centro de la carta en el interior.
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caras externas del plegado se va alternando de tal modo que, vista transversalmente, la hoja muestra un perfil en “z”.
d) Pliegue en cuatro: en el cual la hoja se dobla primero verticalmente y después horizontalmente.
e) Plegado sencillo: también llamado simple, paralelo o por la mitad. Consiste en doblar la hoja por la mitad, haciendo la doblez de manera perpendicular al lomo de la hoja.
g) Plegado paralelo tipo ventana: el documento se pliega dos veces, creando tres secciones, de las cuales, dos secciones exteriores tienen cada una la mitad del tamaño de la sección central. Estas dos secciones exteriores se pliegan hacia adentro, y se encuentran al ras en el centro. Es más común utilizarlo en mailings y envíos publicitarios.
En este enlace se pueden encontrar más tipos de plegados: http://www.fuerzagrafica.com.mx/acabados.php
B) Ubicación del destinatario en la carta
Además de elegir el tipo de doblez según el sobre que vayamos a utilizar, tal y como se indicó en el apartado anterior, debemos tener en cuenta la distancia, con respecto a los márgenes, a la que deberemos escribir los datos del destinatario para aquellas cartas que vayamos a introducir en sobres con ventanilla.
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a) Sobre americano con ventanilla izquierda: el destinatario deberá escribirse a 3,5 – 4,5 cm (margen izquierdo) y a 4 – 5 cm (margen superior)
b) Sobre americano con ventanilla derecha: el destinatario deberá escribirse a 3,5 – 4,5 cm (margen derecho) y a 4 – 5 cm (margen superior)
c) Sobre C-4 y sobre folio: el destinatario deberá escribirse a 3,5 – 4,5 cm (margen derecho) si el sobre tiene ventanilla derecha; y a 3,5 – 4,5 cm (margen izquierdo) si el sobre tiene ventanilla izquierda. En ambos casos, la distancia del margen superior será de 4 – 5 cm.
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d) Sobre C-5 y sobre cuartilla: el destinatario deberá escribirse entre 4,5 – 5,5 mm (margen superior) y 3,5 – 4,5 mm (margen izquierdo o margen derecho según situación de la ventanilla).
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90 – 100
35 – 45 mm
60 – 70 mm
15 – 30 mm
En el caso de que el documento que se introduzca en este sobre sea una hoja DIN A5 o una cuartilla, se utilizará un sobre tipo bolsa con la ventanilla en la parte superior izquierda del lado de la solapa. Los márgenes a dejar en este documento serán de 2 cm, tanto superior como izquierdo.
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